PEJABAT PERBENDAHARAAN

NEGERI TERENGGANU

FAIL MEJA

Kemaskini : Januari 2013

JAWATAN :

PENOLONG PEGAWAI KEWANGAN NEGERI

(TEKNOLOGI MAKLUMAT) F41

KANDUNGAN FAIL MEJA

JAWATAN: PEN. PEGAWAI KEWANGAN NEGERI (TEKNOLOGI MAKLUMAT)

BIL.

KANDUNGAN

MUKA SURAT

1. OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT 1

2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT (KOMPUTER) 2

3. CARTA ORGANISASI PEJABAT PERBENDAHARAAN NEGERI 3

4.

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI (KOMPUTER)

4

5. SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN 5

6. PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN 6

7. PROSES KERJA 7 - 12

8. CARTA ALIRAN KERJA 13 - 19

9. SENARAI SEMAK/CHECKLIST 20 - 25

10. SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN 26

11. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 27

12. SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN 28

13. NORMA KERJA 29 - 35

14. TUGAS HARIAN 36

Pada umumnya Objektif Pejabat Perbendaharaan Negeri ialah untuk mengurus

hal-hal kewangan negeri secara berkesan dan cekap serta menepati kaedah-

kaedah dan prosedur kewangan. Objektif-objektif berkenaan ialah seperti

senarai di bawah:-

1. Meningkatkan prestasi pentdbiran Kewangan Negeri ke tahap yang

lebih produktif.

2. Memberi perkhidmatan berbentuk kewangan dan kawalan secara

langsung atau tidak langsung kepada jabatan-jabatan negeri

selaras dengan peraturan kewangan.

3. Memastikan sumber-sumber kewangan negri digunakan dengan

cekap dan berkesan.

4. Memastikan pemberian dan pembayaran balik pinjaman Kerajaan

Negeri diurus dengan teratur.

5. Memberi perkhidmatan perakaunan yang lengkap dan cekap bagi

urusan kewangan negeri dan menyelaraskan semua pungutan Hasil

Negeri.

6. Memberi, merancang dan melaksanakan sistem-sistem berkomputer

yang ada kaitan khususnya dalam hal-hal kewangan bagi seluruh

jabatan di bawah Perkhidmatan Kerajaan Negeri.

OBJEKTIF

JABATAN / PEJABAT

MENINGKATKAN INTEGRITI DATA, TAHAP

KECEKAPAN PERKHIDMATAN PERAKAUNAN

MELALUI PENGGUNAAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

OBJEKTIF

BAHAGIAN/ UNIT

CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

(BAHAGIAN KOMPUTER)

Y.B. DATO’ PEGAWAI KEWANGAN

NEGERI JUSA B

BAHAGIAN KOMPUTER

PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT F32 KUP(1/1)

PENOLONG PEGAWAI KWANGAN NEGERI (TM) F41(1/1)

OPERATOR KOMPUTER F22 KUP(1/1)

PEMBANTU TADBIR PERKERANIAN & OPERASI N17 (2)

BENDAHARI NEGERI W54

PEMBANTU TADBIR KESETIAUSAHAAN

N32

SENARAI TUGAS JAWATAN

NAMA : ABD. AZIZ BIN CHIK

JAWATAN : PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT

BAHAGIAN : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

BERTANGGUNGJAWAB

KEPADA : BENDAHARI NEGERI

TUGAS-TUGAS :-

1. Mengurus dan menyelia tugas-tugas yang dijalankan oleh kakitangan Bahagian

Komputer.

2. Pengurusan Server SPEKS.

3. Mengurus, menyelia & menjalankan tugas-tugas rangkaian.

4. Perlaksanaan Modul-modul SPEKS dan tindakan pembetulan terhadap permasalahan

sistem SPEKS.

5. Mengemaskini pindaan dan peningkatan ke atas modul-modul dalam sistem SPEKS.

6. Melaksanakan lain-lain tugas yang diarahkan oleh pegawai atasan

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

BAHAGIAN : BAHAGIAN KOMPUTER

JAWATAN : PENOLONG PEG. KEWANGAN NEGERI (TEKNOLOGI MAKLUMAT)

Tugas Pegawai Atasan Yang ada

Hubungan Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai-Pegawai Lain Yang

Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

Pegawai Kewangan Negeri

Arahan berkaitan pembangunan,

penambahbaikan dan perlaksanaan sistem-

sistem yang berkaitan kewangan dan dan

arahan semasa.

Timbalan Pegawai Kewangan Negeri

Arahan-arahan semasa.

Bendahari Negeri

Arahan terkini dari pihak Jabatan Akauntan

Negara berkaitan perlaksanaan Sistem SPEKS

, sub-sub sistem yang berkaitan perakaunan

dan arahan semasa.

Penolong Bendahari

Semua Arahan dari pihak Bendahari Negeri

1. Mengurus, menyelia dan memantau sistem

SPEKS dan lain-lain sistem beroperasi

dengan baik.

2. Mengurus, menyelia, memantau dan

memastikan Server-Server di bawah

kawalan beroperasi dengan baik.

3. Mengurus, menyelia dan menyelenggara

capaian ke atas sistem SPEKS.

4. Menyelia tugas-tugas yang dilakukan oleh

kakitangan Bahagian Komputer.

5. Mengemaskini pindaan dan peningkatan

ke atas sistem SPEKS dan lain-lain sistem.

6. Melaksana lain-lain tugas yang diarahkan

oleh Pegawai atasan.

Pen. Peg. Teknologi Maklumat

Membantu menjalankan ujian

penambahanbaikan modul-modul sistem-sistem

dan membantu dalam mengenalpasti dan

menyelesaikan masalah yang timbul berkaiatan

sistem-sistem yang dilaksanakan.

OPERATOR KOMPUTER

Membantu dalam menyelenggara dan

mengenalpasti permasalahan berkaiatan

perisian/ perkakasan komputer dan rangkaian

Pembantu Tadbir Kewangan (Naziran SPEKS)

Menerima dan mengesahkan pemasalahan

aplikasi SPEKS dan khidmat bantuan

perlaksanaan sistem SPEKS.

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

TIADA

PROSES KERJA

TUGAS 1 : MENGURUS, MENYELIA DAN MEMANTAU SISTEM SPEKS DAN LAIN-LAIN SISTEM

BEROPERASI DENGAN BAIK

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI

YANG

MELULUSKAN /

DIRUJUK

SEKSI

UNDANG-

UNDANG

/PERATURAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Memantau semua sistem yang di install beroperasi

dengan baik termasuklah semua skrin dan laporan

yang disediakan boleh digunakan.

Dapatkan maklumbalas dari pengguna berkaitan

sistem yang digunakan dari segi response time atau

kelemahan-kelemahan yang diperlu dibuat

penambahbaikan.

Lakukan pengujian terhadap masalah yang

dilaporkan untuk pengesahan.

Lakukan penganalisaan permasalahan yang

dilaporkan untuk mengenalpasti punca masalah

samada dari kesilapan pengguna, masalah data

atau bug program.

Tangani masalah berlaku secara dalaman sekiranya

mampu diuruskan.

Rekod dan laporkan permasalahan yang tidak dapat

selesainya dan permohonan penambaikan kepada

pihak help desk Jabatan Akauntan Negara dan pihak

syarikat yang bertanggungjawab untuk tindakan

selanjutnya .

Dapatkan no rujukan permasalahan yang dilaporkan

Ambil tindakan pembetulan/ penambahbaikan

berasaskan arahan yang diterima.

Laporkan maklumbalas status tindakan pembetulan/

penambahbaikan kepada pihak yang

bertanggungjawab untuk tindakan selanjutnya

PROSES KERJA

TUGAS 2 : MENGURUS, MEYELIA, MEMANTAU DAN MEMASTIKAN SERVER-SERVER DI BAWAH

KAWALAN BEROPERASI DENGAN BAIK

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG

MELULUSKAN /

DIRUJUK

SEKSI

UNDANG-

UNDANG

/PERATURAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Membuat pengawasan berkala terhadap server-

server dibawah kawalan untuk memastikan ianya

beropersai dengan baik.

Rekodkan mesej system error yang dipaparkan.

Mempastikan ruangan yang menempatkan file

system mencukupi (kurang dari 90%) untuk

membolehkan server beroperasi dengan baik.

Lakukan proses house keeping terhadap table-table

dan fail-fail sementara yang tidak digunakan.

Lakukan siasatan punca masalah dan ambil

tindakan pembetulan sekiranya mampu.

Laporkan masalah yang berlaku kepada pihak

Jabatan Akauntan Negara dan jurutera syarikat

yang bertanggungjawab.

Dapatkan no rujukan permasalahan yang

dilaporkan

Mengawasi tindakan pembetulan yang dilakukan .

Laporkan maklumbalas status tindakan pembetulan

kepada pihak yang bertanggungjawab untuk

tindakan selanjutnya

PROSES KERJA

TUGAS 3 : MENGURUS, MEYELIA DAN MENYELENGGARA CAPAIAN KE ATAS SISTEM SPEKS

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG

MELULUSKAN /

DIRUJUK

SEKSI

UNDANG-

UNDANG

/PERATURAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Mempastikan pengguna boleh mencapai dan

menggunakan sistem SPEKS dari Pusat-Pusat

Tanggungjawab (PTJ).

Rekodkan semua aduan PTJ berkaitan masalah

penggunaan dan capaian ke atas sistem SPEKS.

Lakukan pengujian lanjut berkaitan masalah yang

dilaporkan untuk mengenalpasti punca masalah

samaada dari berkaitan rangkaian atau sistem.

Laporkan masalah yang berkaitan rangkaian

terengganu*net kepada pihak Unit Pengurusan

Maklumat Negeri (UPMN) untuk tindakan

selanjutnya.

Maklumkan kepada kakitangan Bantuan Teknikal

untuk mengambil tindakan pembetulan sekiranya

masalah berpunca dari rangkaian yang dibawah

kawalan.

Tangani masalah berlaku secara dalaman

sekiranya mampu diuruskan.

Laporkan permasalahan yang berlaku kepada

pihak help desk Jabatan Akauntan Negara dan

pihak syarikat yang bertanggungjawab.

Dapatkan no rujukan masalah yang dilaporkan.

Ambil tindakan pembetulan berdasarkan arahan

dari pihak yang bertanggungjawab.

Laporkan maklumbalas status tindakan pembetulan

kepada pihak yang bertanggungjawab untuk

tindakan selanjutnya.

PROSES KERJA

TUGAS 4 : MENYELIA TUGAS-TUGAS YANG DILAKUKAN OLEH KAKITANGAN BAHAGIAN KOMPUTER

SEKSI

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG

MELULUSKAN /

DIRUJUK

UNDANG-

UNDANG

/PERATURAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Membuat perancangan kerja bersama kakitangan

tentang tugas-tugas sepanjang tahun.

Mengadakan mesyuarat dan perbincangan untuk

mengenalpasti masalah dan tidakan penyelesaian

yang perlu dilakukan.

Mengawasi perlaksanaan tugas-tugas yang telah

ditetapkan dan minta laporan kemajuan

perlaksanaan.

Mengadakan perbincangan berkaitan keperluan

pindaan sasaran kerja.

Menyediakan laporan penilaian semua kakitangan

unit komputer berdasarkan pencapaian setiap

kakitangan.

Memaklumkan pencapaian sebenar kepada setiap

kakitangan bahagian komputer.

PROSES KERJA

TUGAS 5 : MENGEMASKINI PINDAAN DAN PENINGKATAN KE ATAS SISTEM SPEKS DAN LAIN-LAIN

SISTEM

PEGAWAI YANG

SEKSI

UNDANG-

BIL PROSES KERJA MELULUSKAN /

DIRUJUK

UNDANG

/PERATURAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Memuat turunkan patches yang dihantar berkaitan

pindaan dan peningkatan sistem SPEKS dan sistem

Perakaunan LTAWNT.

Cetak dan fahami arahan dalam dokumen yang

disertakan.

Failkan dokumen tersebut.

Buat backup ke atas fail-fail asal yang terlibat untuk

perubahan.

Muat Naikkan patches yang terlibat ke dalam server

menggunakan kaedah File Transfer Protocol (FTP).

Larikan skrip yang diterima bagi perubahan yang

melibatkan pengubahansuaian struktur table dan

pembaikian data.

Lakukan pengujian ke atas skrin dan laporan yang

buat perubahan bagi memastikan ianya tidak

menimbulkan masalah.

Laporkan maklumbalas status tindakan pindaan/

penambahbaikan kepada pihak yang

bertanggungjawab untuk tindakan selanjutnya.

PROSES KERJA

TUGAS 6 : MELAKSANA LAIN-LAIN TUGAS YANG DIARAHKAN OLEH PEGAWAI ATASAN

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG

MELULUSKAN /

DIRUJUK

SEKSI

UNDANG-

UNDANG

/PERATURAN

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 1 : MENGURUS, MENYELIA DAN MEMANTAU SISTEM SPEKS DAN LAIN-LAIN SISTEM

BEROPERASI DENGAN BAIK

mula

Memantau sistem yang di install

beroperasi dengan baik

Dapatkan maklumbas pengguna

berkaitan response time dan

penambahbaikan yang perlu

Lakukan ujian untuk pengesahan

Analisa masalah untuk kenalpasti punca

masalah

Menangani masalah secara dalaman

Masalah selesai ?

Rekod dan laporkan masalah kepada

help desk Jabatan Akauntan Negara dan

pihak syarikat yang bertanggungjawab.

Dapatkan no rujukan permasalahan

Ambil tindakan pembetulan/

penambahbaikan

Laporkan maklumbalas status tindakan

pembetulan/ penambahbaikan kepada

pihak yang bertanggungjawab

Tamat

ya

tidak

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 2 : MENGURUS, MEYELIA, MEMANTAU DAN MEMASTIKAN SERVER-SERVER DI

BAWAH KAWALAN BEROPERASI DENGAN BAIK

mula

Lakukan pengawasan ke atas server

Mesej system error?

Rekodkan mesej system error tersebut

Lakukan proses house keeping

ruang file system mencukupi (< 90%)?

Lakukan siasatan lanjut punca masalah

Ambil tindakan secara dalaman

Masalah selesai ?

Rekod dan laporkan masala kepada help

desk Jabatan Akauntan Negara dan

pihak syarikat yang bertanggungjawab.

Dapatkan no rujukan permasalahan

Ambil tindakan pembetulan

Laporkan maklumbalas status tindakan

pembetulan kepada pihak yang

bertanggungjawab

Tamat

ya

tidak

ya

tidak

tidak

ya

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 3 : MENGURUS, MEYELIA DAN MENYELENGGARA CAPAIAN KE ATAS SISTEM

SPEKS

mula

Pastikan pengguna boleh mencapai &

menggunakan sistem SPEKS

Terima aduan masalah SPEKS?

Rekodkan aduan

Kenalpasti punca masalah

Masalah berkaitan rangkaian?

Rangkaian di bawah kawalan?

Minta kakitangan Bantuan Teknikal ambil

tindakan

Laporkan kepada UPMN untuk tindakan

Tangani masalah secara dalaman

Selesai?

Rekod dan laporkan masala kepada help

desk Jabatan Akauntan Negara dan

pihak syarikat yang bertanggungjawab.

Dapatkan no rujukan masalah yang

dilaporkan.

Ambil tindakan pembetulan

Laporkan maklumbalas status tindakan

pembetulan kepada pihak yang

bertanggungjawab

ya

ya

tidak

ya

tidak

tidak

ya

tidak

1 2 3 4 5

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 3 : MENGURUS, MEYELIA DAN MENYELENGGARA CAPAIAN KE ATAS SISTEM

SPEKS

Tamat

1 2 3 4 5

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 4 : MENYELIA TUGAS-TUGAS YANG DILAKUKAN OLEH KAKITANGAN BAHAGIAN

KOMPUTER

mula

Membuat perancangan kerja tahunan

kakitangan

Adakan mesyuarat dan perbincangan

berkaitan masalah yang belum selesai

Mengawasi perlaksanaan tugas

Sasaran kerja perlu pindaan?

Adakan perbincangan keperluan

pindaan sasaran kerja

Sediakan laporan penilaian berdasarkan

pencapaian

Memaklumkan pencapaian sebenar

kepada setiap kakitangan bahagian

komputer.

Tamat

ya

tidak

ya

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 5 : PINDAAN DAN PENINGKATAN KE ATAS SISTEM SPEKS DAN LAIN-LAIN

SISTEM

mula

Memuat turun patches sistem SPEKS dan

sistem Perakaunan LTAWNT

Cetak dan fahami arahan

Failkan dokumen

Buat backup ke atas fail-fail asal.

Muat naik patches menggunakan kaedah

File Transfer Protocol (FTP)

Larikan skrip yang melibatkan

pengubahansuaian struktur table dan

pembaikian data

Lakukan pengujian

Laporkan maklumbalas status tindakan

pindaan/ penambahbaikan kepada

pihak yang bertanggungjawab

Tamat

CARTA ALIRAN KERJA

TUGAS 6 : MELAKSANA LAIN-LAIN TUGAS YANG DIARAHKAN OLEH PEGAWAI

ATASAN

SENARAI SEMAK/CHECK LIST

TUGAS 1 : MENGURUS, MENYELIA DAN MEMANTAU SISTEM SPEKS DAN LAIN-LAIN SISTEM

BEROPERASI DENGAN BAIK

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Pastikan sistem yang di install

beroperasi

Dapatkan maklumbalas dari segi

response time atau kelemahan-

kelemahan sistem

Kenalpasti punca masalah

Rekod masalah yang dilaporkan

Dapatkan no rujukan permasalahan

yang dilaporkan

maklumbalas status tindakan kepada

pihak yang bertanggungjawab

SENARAI SEMAK/CHECK LIST

TUGAS 2 : MENGURUS, MEYELIA, MEMANTAU DAN MEMASTIKAN SERVER-SERVER DI BAWAH

KAWALAN BEROPERASI DENGAN BAIK

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Lakukan house keeping

Pastikan ruangan file system

mencukupi

Rekodkan system error

Laporkan masalah yang berlaku

Dapatkan no rujukan permasalahan

yang dilaporkan

maklumbalas status tindakan kepada

pihak yang bertanggungjawab

SENARAI SEMAK/CHECK LIST

TUGAS 3 : MENGURUS, MEYELIA DAN MENYELENGGARA CAPAIAN KE ATAS SISTEM SPEKS

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

2.

3.

4.

Rekodkan masalah capaian ke atas

sistem SPEKS

Laporkan masalah yang berlaku

Dapatkan no rujukan masalah yang

dilaporkan

maklumbalas status tindakan kepada

pihak yang bertanggungjawab

SENARAI SEMAK/CHECK LIST

TUGAS 4 : MENYELIA TUGAS-TUGAS YANG DILAKUKAN OLEH KAKITANGAN BAHAGIAN

KOMPUTER

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

2.

3.

4.

Adakan mesyuarat dan perbicangan

keperluan pindaan sasaran kerja

Sediakan laporan penilaian

pencapaian setiap kakitangan

Memaklumkan pencapaian sebenar

SENARAI SEMAK/CHECK LIST

TUGAS 5 : MENGEMASKINI PINDAAN DAN PENINGKATAN KE ATAS SISTEM SPEKS DAN

LAIN-LAIN SISTEM

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Memuat turunkan patches yang

diterima

Cetak dan fahami arahan

Backup fail-fail asal yang terlibat untuk

perubahan

Muat naikkan patches ke Server

Larikan skrip yang melibatkan

pengubahansuaian struktur table dan

pembaikian data

Lakukan pengujian semula

Maklumbalas status tindakan kepada

pihak yang bertanggungjawab

SENARAI SEMAK/CHECK LIST

TUGAS 6 : MELAKSANA LAIN-LAIN TUGAS YANG DIARAHKAN OLEH PEGAWAI ATASAN

BIL.

TINDAKAN

TANDA ( / )

CATATAN

SENARAI UNDANG-UNDANG/ PERATURAN

TIADA

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. JAWATANKUASA PEMANDU ICT NEGERI

2. JAWATANKUASA KEMAJUAN SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER

STANDARD KERAJAAN NEGERI (SPEKS)

3. JAWATANKUASA TEKNIKAL SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER STANDARD

KERAJAAN NEGERI (SPEKS)

4. JAWATANKUASA KEUTUHAN PENGURUSAN KERAJAAN (JKP) NEGERI

5. JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN PEJABAT

PERBENDAHARAAN NEGERI TERENGGANU

6. JAWATANKUASA TEKNIKAL TERENGGANU ELECTRONIC GOVERMENT (T-eG)

7. JAWATANKUASA INDUK PERLAKSANAAN

8. JAWATANKUASA PERLAKSANAAN MS-ISO 9001 : 2008

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

1. BORANG LAPORAN MASALAH SPEKS

2. BORANG PENGWUJUDAN ID BAGI MAKLUMAT PENGGUNA SPEKS

3. BORANG PENGWUJUDAN KOD PEMBEKAL SPEKS

4. BORANG PENYELENGGARAAN PERKAKASAN DAN PERISIAN KOMPUTER

5. BORANG ADUAN KEROSAKAN (PERINGKAT DALAMAN)

6. BORANG PERMOHONAN KELUAR PERALATAN KOMPUTER

NORMA KERJA

JAWATAN : PENOLONG PEGAWAI KEWANGAN NEGERI (TEKNOLOGI MAKLUMAT)

BIL.

JENIS KERJA

MASA

YANG

DIAMBIL

JUMLAH

UNIT

DALAM

SEMINGGU

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Mengurus, menyelia dan memantau sistem SPEKS dan

lain-lain sistem beroperasi dengan baik.

Mengurus, menyelia, memantau dan memastikan

Server-Server di bawah kawalan beroperasi dengan

baik.

Mengurus, menyelia dan menyelenggara capaian ke

atas sistem SPEKS.

Menyelia tugas-tugas yang dilakukan oleh kakitangan

bahagian komputer.

Mengemaskini pindaan dan peningkatan ke atas

sistem SPEKS dan lain-lain sistem.

Melaksana lain-lain tugas yang diarahkan oleh

Pegawai atasan.

255 min

245 min

150 min

295 min

100 min