Author
sharfex
View
273
Download
0
Embed Size (px)
8/8/2019 Fail Meja n1
1/48
8/8/2019 Fail Meja n1
2/48
Pegawai
Penguatkuasa N41
Semua arahan
pentadbiran yang
berkaitan dengan
Bahagian
Penguatkuasaaan
dan Kawal Selia
syarikat konsesi
Penolong Pegawai
penguatkuasa N 27
Semua arahan
pentadbiran yang
berkaitan dengan
Bahagian
Penguatkuasaaan
dan Kawal Selia
syarikat konsesi
6. Bertanggungjawab
menguruskan proses surat-
menyurat seperti urusan
pos.
7. Bertanggungjawab
menguruskan pantri dan
keceriaan pejabat.
8. Menerima dan
melaksanakan
arahan dari semasa ke
semasa.
8/8/2019 Fail Meja n1
3/48
PROSES KERJA 1 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKANTUGAS-TUGAS AM SEPERTI FOTOSTAT, FAKS DANSEBAGAINYA
BIL PROSES KERJA PEGAWAIYANG
MELULUSKAN
SEKSIUNDANG-UNDANG/
PERATURAN
1 Menerima arahan daripadaKetua Unit.
Ketua Unit
2 Mengambil maklumat daripada
Ketua Unit berhubung tugasan
yang diberikan.
Ketua Unit
3 Melaksanakan tugas seperti
yang diarahkan.
4 Menjilid dan menyusun
dokumen yang telah di
fotostat.
5 Menyerahkan kepada KetuaUnit
Ketua Unit
6 Selesai.
8/8/2019 Fail Meja n1
4/48
CARTA ALIRAN KERJA
BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN AM
SEPERTI FOTOSTAT, FAKS DAN SEBAGAINYA
Mula
Terima Arahan
Mengambil maklumat
Melaksanakan tugas
Jilid dan susun dokumen yang telahdifotostatkan
Serahkan kepada Ketua Unit
Tamat
8/8/2019 Fail Meja n1
5/48
SENARAI SEMAK TUGAS
BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN AM SEPERTIFOTOSTAT, FAKS DAN SEBAGAINYA
TINDAKAN TANDA( ) CATATAN
1. Menerima arahandaripada Ketua Unit.
2. Mengambil maklumat daripadaKetua Unit berhubung tugasanyang diberikan .
3. Melaksanakan tugas sepertiyang diarahkan.
4. Menjilid dan menyusun dokumenyang telah difotostat.
5. Menyerahkan kepada Ketua Unit.
8/8/2019 Fail Meja n1
6/48
NORMA KERJA
BERTANGGUNJAWAB DALAM MELAKSANAKAN AM SEPERTIFOTOSTAT, FAKS DAN SEBAGAINYA
NAMA : HASMILA BINTI HALIM
JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM
BIL JENIS KERJA MASA YANG
DIAMBIL
JUMLAH UNIT YANG BOLEH
DIJALANKAN SEMINGGU
1 Menerima arahan daripada
Ketua Unit untuk
melaksanakan tugas.
1 minit Mengikut keadaan
2 Mendapatkan maklumat
daripada Ketua Unit. 5 minit 5 unit/ mengikut keadaan
3 Melaksanakan tugas
30 minit/ mengikut
keadaan
5 unit/ mengikut keadaan
4 Menjilid dan menyusun
dokumen yang telah di fotostat 10 minit 5 unit/ mengikut keadaan
5 M Menyerahkan kepada Ketua
Unit 1 minit Mengikut arahan/ keadaan
JUMLAH
40 minit/
mengikut
keadaan
5 unit/ mengikut arahan
8/8/2019 Fail Meja n1
7/48
SENARAI TUGAS HARIAN
Nama : HASMILA BINTI HALIM
Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
Tarikh :
Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan
1 Menerima arahan daripada Ketua Unit
2 Mengambil maklumat berhubung tugasan yang diberikan
3 Melaksanakan tugas
4 Menjilid dan menyusun dokumen yang telah difotostat
5 Penyerahan kepada Ketua Unit
6 Selesai
8/8/2019 Fail Meja n1
8/48
PROSES KERJA 2 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN
MEMO/ SURAT DAN FAIL
BIL PROSES KERJA PEGAWAI
YANGMELULUSKAN
SEKSI
UNDANG-UNDANG/PERATURAN
1 Menerima arahan daripada Ketua Unit. Ketua Unit
2 Merekod ke dalam buku rekod dan
buku penghantaran.
3 Menyerahkan dan menghantar kepada
pegawai atau bahagian yang
berkenaan.
4 Mengambil pengesahan penerimaan
dari bahagian/ pegawai yang
menerima.
5 Selesai.
8/8/2019 Fail Meja n1
9/48
CARTA ALIRAN KERJA
BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/SURAT DAN FAIL
Tamat
Mula
Terima arahan
Merekod ke dalam buku rekod dan bukupenghantaran
Serahkan dan hantar kepada pegawai/bahagian yang berkenaan
Ambil pengesahan penerimaan dari pegawai/bahagian yang menerima
8/8/2019 Fail Meja n1
10/48
SENARAI SEMAK TUGAS
BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/SURAT
DAN FAIL
TINDAKAN TANDA( ) CATATAN
1. Menerima arahandaripada Ketua Unit
2. Merekod ke dalam buku rekod danbuku penghantaran
3. Menyerahkan/ menghantar kepadapegawai/ bahagian yang berkenaan
4. Mengambil pengesahan penerimaan
8/8/2019 Fail Meja n1
11/48
NORMA KERJA
BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/
SURAT DAN FAIL
NAMA : HASMILA BINTI HALIM
JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM
BIL JENIS KERJA MASA YANG
DIAMBIL
JUMLAH UNIT
YANG BOLEH
DIJALANKAN
SEMINGGU1 Me Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk
penghantaran
1 minit 30 unit/ mengikut
keadaan
2 Merekod ke dalam buku rekod dan buku
penghantaran
5 minit 10 unit/ mengikut
keadaan
3 Menyerahkan/ menghantar kepada pegawai
yang berkenaan
15 minit 30 unit/ mengikut
keadaan4 Mengambil pengesahan penerimaan dari
pegawai/ bahagian yang menerima
10 minit 30 unit/ mengikut
keadaan
JUMLAH 30 minit 30 unit/ mengikut
keadaan
8/8/2019 Fail Meja n1
12/48
SENARAI TUGAS HARIAN
Nama : HASMILA BINTI HALIM
Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT N1
Tarikh :
Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan
1 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk penghantaran
2 Merekod maklumat
3 Menyerahkan/ menghantar kepada yang berkenaan
4 Mengambil pengesahan penerima
5 Selesai
8/8/2019 Fail Meja n1
13/48
PROSES KERJA 3 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DANMEREKOD SURAT/ MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMOKELUAR
BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANGMELULUSKAN
SEKSIUNDANG-UNDANG/
PERATURAN
1 Menerima arahan daripadaKetua Unit.
Ketua Unit
2 Menerima surat/ memo daripada
Bahagian lain/ dari pejabat luar.
3 Merekod ke dalam buku rekod
4 Menyerahkan kepada kerani fail
untuk diminitkan sebelum
dihantar kepada pegawai yang
berkenaan
5 Hantar kepada pegawai
berkenaan
6 Selesai
8/8/2019 Fail Meja n1
14/48
CARTA ALIRAN KERJA
BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURATMEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR
Mula
Terima arahan
Terima surat/ memo
Merekod ke dalam buku rekod
Hantar kepada pegawai berkenaan
Serahkan kepada kerani fail untuk diminitkan
Tamat
8/8/2019 Fail Meja n1
15/48
SENARAI SEMAK TUGAS
BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT/MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR
TINDAKAN TANDA( ) CATATAN
1. Menerima arahandaripada Ketua Unit.
2. Menerima surat/ memo daripadaBahagian lain/ dari pejabat luar.
3. Merekod ke dalan buku rekod.
4. Menyerahkan kepada kerani fail.
5. Menghantar kepada pegawaiberkenaan.
8/8/2019 Fail Meja n1
16/48
NORMA KERJA
BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT/
MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR
NAMA : HASMILA BINTI HALIMJAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM
Bil Jenis Kerja Masa Yang
Diambil
Jumlah Unit Yang
Boleh Dijalankan
Dln Seminggu
1 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk
melaksanakan tugas.
1 minit Mengikut keadaan
2 Menerima surat/ memo 1 minit 20 unit/ mengikut
keadaan
3 Merekod 5 minit 20 unit/ mengikut
keadaan
4 Menyerahkan kepada kerani fail 5 minit 20 unit/ mengikut
keadaan
5 Menghantar kepada pegawai berkenaan 5 minit 20 unit/ mengikut
keadaan
JUMLAH 15 minit 20 unit/ mengikut
keadaan
8/8/2019 Fail Meja n1
17/48
SENARAI TUGAS HARIAN
Nama : HASMILA BINTI HALIM
Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
Tarikh :
Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan
1 Menerima arahan
2 Menerma surat/ memo
3 Merekodkan
4 Menyerahkan kepada kerani fail untuk diminitkan
5 Menghantar kepada pegawai yang berkenaaan
6 Selesai
8/8/2019 Fail Meja n1
18/48
PROSES KERJA 4 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARANSURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN
BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANGMELULUSKAN
SEKSIUNDANG-UNDANG/
PERATURAN
1 Menerima arahan daripada Ketua Unit Ketua Unit
2 Mengumpul semua surat/ memo
PPSPPA untuk dihantar
3Mengenalpasti semua surat yang
dihantar
4 Merekodsemua surat/ memo keluar diBuku Surat/ Memo Keluar (serahantangan sahaja)
5 Melaksanakan tugasan
6 Mendapatkan cop terima/tandatangan penerima (serahan
tangan sahaja)
7 Selesai
8/8/2019 Fail Meja n1
19/48
CARTA ALIRAN KERJA
BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARANSURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN
Tamat
Dapatkan cop terima/ tandatangan
Mula
Mengumpul semua sutat/ memo PPSPPAuntuk dihantar
Mengenalpasti semua surat
Rekod ke dalam Buku Surat/ MemoKeluar
Laksanakan tugasan
8/8/2019 Fail Meja n1
20/48
SENARAI SEMAK TUGAS
BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN
TINDAKAN TANDA( ) CATATAN
1. Menerima arahan daripadaKetua Unit
2. Mengumpulkan semua surat/ memo
3. Mengenalpasti semua surat yangdihantar
4. Merekod semua surat/ memoke dalam Buku Surat/ Memo Keluar
5. Melaksanakan tugasan
6. Mendapatkan pengesahan terima
8/8/2019 Fail Meja n1
21/48
NORMA KERJA
BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN
NAMA : HASMILA BINTI HALIMJAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM
Bil Jenis Kerja Masa Yang
Diambil
Jumlah Unit Yang
Boleh Dijalankan
Dln Seminggu1 Menerima arahan daripada Ketua Unit
untuk melaksanakan tugas
1 minit 10 unit/ mengikut
arahan
2 Mengumpulkan semua surat/ memo
PPSPPA
5 minit 10 unit/ mengikut
arahan
3 Mengenalpasti semua surat 1 minit 10 unit/ mengikut
arahan
4 Merekod semua surat/ memo ke dalam
Buku Surat/ Memo Keluar
10 minit 10 unit/ mengikut
arahan
5 Melaksanakan tugasan 30 minit/ mengikut
keadaan
10 unit/ mengikut
arahan
6 Mendapatkan pengesahan terima 5 minit 10 unit/ mengikut
arahan
JUMLAH 1 jam/ mengikut
keadaan
10 unit/ mengikut
arahan
8/8/2019 Fail Meja n1
22/48
SENARAI TUGAS HARIAN
Nama : HASMILA BINTI HALIM
Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
Tarikh :
Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan
1 Menerima arahan daripada Ketua Unit
2 Mengumpulkan semua surat/ memo
3 Mengenalpasti
4 Merekodkan surat/ memo keluar
5 Melaksanakan tugas
6 Mendapatkan pengesahan
7 Selesai
8/8/2019 Fail Meja n1
23/48
PROSES KERJA 5 : MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARATSEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT
BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANGMELULUSKAN
SEKSIUNDANG-UNDANG/
PERATURAN
1 Menerima arahan daripada Ketua
Unit.
Ketua Unit
2 Menyusun atur dan mengurus bilik
mesyuarat yang akan diadakan.
3 Mernyediakan minuman/ makanan
sebelum mesyuarat bermula (jikadiarahkan).
4 Mengemas dan menyusun atur
semula bilik mesyuarat selepas
mesyuarat selesai.
5 Selesai.
8/8/2019 Fail Meja n1
24/48
CARTA ALIRAN KERJA
MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUMDAN SELEPAS MESYUARAT
Mula
Terima arahan
Susun atur dan mengemas biliksebelum mesyuarat diadakan
Sediakan minuman/ makanan(jika diarahkan)
Tamat
Kemas dan menyusun atur semula bilik mesyuara
setelah mesyuarat selesai
8/8/2019 Fail Meja n1
25/48
SENARAI SEMAK TUGAS
MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS
MESYUARAT
TINDAKAN TANDA( ) CATATAN
1. Terima arahan
2. Menyusun atur dan mengemasbilik mesyuarat
3. Menyediakan minuman danmakanan (jika diarahkan)
4. Mengemas dan menyusun atursemula bilik setelah mesyuaratselesai
8/8/2019 Fail Meja n1
26/48
NORMA KERJA
MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUMDAN SELEPAS MESYUARAT
NAMA : HASMILA BINTI HALIM
JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM
Bil Jenis Kerja Masa Yang
Diambil
Jumlah Unit Yang
Boleh Dijalankan
Dln Seminggu
1 Menerima arahan daripada Ketua Unit
untuk melaksanakan tugas
1 minit 5 unit/ mengikut
keadaan
2 Menyusun atur dan mengemas bilik
sebelum mesyuarat bermula
10 minit 5 unit/ mengikut
keadaan
3 Menyediakan minuman/ makanan (jika
diarahkan)
15 minit 5 unit/ mengikut
keadaan
4 Mengemas dan menyusun atur semula
bilik setelah mesyuarat selesa
10 minit 5 unit/ mengikut
keadaan
JUMLAH 25 minit/ mengikut
keadaan
5 unit/ mengikut
keadaan
8/8/2019 Fail Meja n1
27/48
SENARAI TUGAS HARIAN
Nama : HASMILA BINTI HALIM
Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
Tarikh :
Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan
1 Terima arahan
2 Menyusun atur dan mengemas bilik sebelum mesyuarat
bermula
3 Menyediakan minuman/ makanan (jika diarahkan)
4 Mengemas dan menyusun atur semula bilik setelah mesyuaratselesai
5 Selesai
8/8/2019 Fail Meja n1
28/48
PROSES KERJA 6 : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSESSURAT-MENYURAT SEPERTI URUSAN POS
BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG
MELULUSKAN
SEKSI
UNDANG-UNDANG/PERATURAN
1 Menerima arahan daripada Ketua Unit. Ketua Unit
2 Menerima surat daripada pegawai
Bahagian.
3 Merekod ke dalam buku rekod.
4 Melipat dan memasukkan ke dalam
sampul surat mengikut saiz.
5 Mengisi borang pos laju/ setem.
6 Lengkapkan borang penghantaran surat
untuk semakan Bahagian Pentadbiran.
7 Hantar ke Bahagian Pentadbiran untuk
proses penghantaran.
8 Selesai.
8/8/2019 Fail Meja n1
29/48
CARTA ALIRAN KERJA
TUGAS: BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURAT-MENYURAT SEPERTI URUSAN POS
Mula
Terima arahan
Terima surat daripada pegawai Bahagian
Melipat dan memasukkan ke dalam sampul surmengikut saiz
Rekod ke dalam buku rekod
Mengisi borang pos laju/ setem
Lengkapkan borang penghantaran surat untuksemkan Bahagian Pentadbiran
Hantar kepada Bahagian Pentadbiran
Tamat
8/8/2019 Fail Meja n1
30/48
8/8/2019 Fail Meja n1
31/48
NORMA KERJA
BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURAT-MENYURATSEPERTI URUSAN POS
NAMA : HASMILA BINTI HALIM
JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM
Bil Jenis Kerja Masa Yang
Diambil
Jumlah Unit Yang
Boleh Dijalankan
Dln Seminggu1 Menerima arahan daripada Ketua Unit
untuk melaksanakan tugas
1 minit 3 unit/ mengikut
keadaan
2 Menerima/ mengambil surat
daripada pegawai Bahagian
5 minit 3 unit/ mengikut
keadaan
3 Merekod maklumat 5 minit 3 unit/ mengikut
keadaan
4 Melipat dan memasukkan ke dalam
samput surat mengikut saiz
10 minit 3 unit/ mengikut
keadaan
5 Mengisi borang pos laju/ setem 5 minit 3 unit/ mengikut
keadaan6 Lengkapkan borang penghantaran untuk
semakan Bahagian Pentadbiran
5 minit 3 unit/ mengikut
keadaan
7 Hantar kepada Bahagian Pentadbiran 5 minit 3 unit/ mengikut
keadaan
JUMLAH 20 minit/ mengikut
keadaan
3 unit/ mengikut
keadaan
8/8/2019 Fail Meja n1
32/48
SENARAI TUGAS HARIAN
Nama : HASMILA BINTI HALIM
Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
Tarikh :
Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan
1 Terima arahan
2 Menerima/ mengambil surat
3 Merekod
4 Melipat dan mesukkan ke dalam sampul surat mengikut saiz
5 Isi borang pos laju/ setem
6 Lengkapkan borang penghantaran
7 Hantar ke Bahagian Pentadbiran
8 Selesai
8/8/2019 Fail Meja n1
33/48
PROSES KERJA 7 : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRIDAN KECERIAAN PEJABAT
BIL PROSES KERJA PEGAWAIYANG
MELULUSKAN
SEKSYEN /SEKSI
UNDANG-UNDANG/
PERATURAN
1 Menerima arahan daripadaKetua Unit.
Ketua Unit
2 Melaksanakan tugas yang telah
diberikan.
3 Memaklumkan kepada Ketua
Unit.
Ketua Unit
4 Selesai.
8/8/2019 Fail Meja n1
34/48
CARTA ALIRAN KERJA
BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRI DAN KECERIAANPEJABAT
Mula
Terima arahan
Laksanakan tugas
Maklumkan kepada Ketua Unit
Tamat
8/8/2019 Fail Meja n1
35/48
SENARAI SEMAK TUGAS
BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRY DAN KECERIAANPEJABAT
TINDAKAN TANDA( ) CATATAN
1. Menerima arahan daripadaKetua Unit
2. Laksanakan tugas yang diberikan
3. Maklumkan kepada Ketua Unit
8/8/2019 Fail Meja n1
36/48
NORMA KERJA
BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRIDAN KECERIAAN PEJABAT
NAMA : HASMILA BINTI HALIM
JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM
Bil Jenis Kerja Masa Yang
Diambil
Jumlah Unit Yang
Boleh Dijalankan Dln
Seminggu1 Menerima arahan daripada Ketua Unit
untuk melaksanakan tugas
1 minit Mengikut keadaan
2 Laksanakan tugas yang diberikan Mengikut keadaan Mengikut keadaan
3 Maklumkan kepada Ketua Unit 5 minit Mengikut keadaan
JUMLAH Mengikut keadaan Mengikut keadaan
8/8/2019 Fail Meja n1
37/48
SENARAI TUGAS HARIAN
Nama : HASMILA BINTI HALIM
Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1)
Tarikh :
Bil Tugas Saya Hari Ini Catatan
1 Terima arahan
2 Melaksanakan tugas
3 Merekod
4 Melaksanakan tindakan
5 Merujuk kepada Ketua Unit
6 Selesai
8/8/2019 Fail Meja n1
38/48
SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN
1) Akta 672-Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam
2) Akta 673-Akta Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam
3) Arahan Perbendaharaan
4) Perintah-perintah Am
5) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perkhidmatan
6) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)
7) Akta Kerajaan Tempatan 1976
8/8/2019 Fail Meja n1
39/48
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
- Tiada-
8/8/2019 Fail Meja n1
40/48
SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
1. Borang Thumbprint
2. Borang Permohonan Cuti Rehat
3. Borang Permohonan Cuti Kecemasan
4. Borang Perakuan Cuti Sakit
5. Borang permohonan kelulusan menggunakan kenderaan sendiri/ menukar
kenderaan bagi tujuan menjalankan tugas-tugas rasmi (psp/bk/bd3)
6. Borang permohonan untuk melakukan perjalanan ke luar pejabat/ stesen atas
tugas-
tugas rasmi (psp/bk/bd4)
7. Borang tuntutan perjalanan dalam negeri & luar negara (psp/bk/bd5)
8. Borang Log Perjalanan
9. Borang tuntutan elaun pertukaran ke luar stesen
10. Borang menggunakan kenderaan milik PPSPPA
11. Borang tempahan untuk penggunaan bilik mesyuarat
12. Borang laporan harian pemeriksaan keselamatn pejabat
13. Borang aduan penyelenggaraan
14. Borang transmisi
15. Borang laporan mesyuarat/ khusus/ bengkel/ seminar
8/8/2019 Fail Meja n1
41/48
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/SURAT DAN FAIL
1. Sentiasa memastikan semua memo/ surat direkodkan sebelum
penghantaran.
2. Memastikan pegawai yang menerima menandatangani pengesahan terima
setelah mendapat surat/ memo.
3. Memastikan surat/ memo yang hendak dihantar dibuat 1 salinan untuk
salinan Bahagian.
4. Sentiasa menjaga keselamatan surat/ memo yang dihantar berada dalam
keadaan yang baik dan kemas.
8/8/2019 Fail Meja n1
42/48
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKODSURAT/ MEMO MASUK DAN SURAT/MEMO KELUAR
1. Memastikan surat/ memo yang masuk direkod di dalam Buku Surat/ Memo
Masuk/ Keluar
2. Hendaklah menyerahkan surat/ memo yang diterima kepada pegawai yang
berkenaan dengan segera untuk tindakan.
3. Menjaga keselamatan surat/ memo yang diterima.
8/8/2019 Fail Meja n1
43/48
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN TUGAS-TUGAS AM SEPERTI FOTOSTAT, FAKS DAN SEBAGAINYA
1. Sentiasa memastikan semua kerja-kerja am dilaksanakan mengikut masa
yang ditetapkan.
2. Menjaga peralatan yang digunakan contohnya mesin fotostat, mesin faks,
scanner, mesin pencetak dan sebagainya.
3. Mengamalkan sikap berjimat cermat dalam penggunaan kertas
4. Melaksanakan kerja mengikut arahan yang diberikan.
8/8/2019 Fail Meja n1
44/48
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN
1. Memastikan dokumen yang hendak dihantar direkodkan sebelum
penghantaran
2. Pastikan alamat penghantaran surat/ memo tersebut adalah betul.
3. Pastikan setelah penerimaan, perlu mendapatkan cop/ tandatangan terima
dari pegawai berkenaan.
4. Sebelum keluar dari PPSPPA untuk urusan rasmi seperti penghantaran,
seseorang pegawai hendaklah menulis masa keluar dan balik di Buku
Keluar/ Masuk Anggota Bahagian Atas Urusan Rasmi.
8/8/2019 Fail Meja n1
45/48
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
AKTIVITI : MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUMDAN SELEPAS MESYUARAT
1. Pastikan bilik mesyuarat ditempah sebelum mesyuarat diadakan.
2. Sentiasa memastikan bilik mesyuarat berada dalam keadaan yang bersih
dan kemas.
3. Hendaklah memastikan segala peralatan yang digunakan semasa
mesyuarat dibersih dan dikemaskan selepas mesyuarat selesai.
4. Melaksanakan kerja mengikut arahan yang diberikan.
8/8/2019 Fail Meja n1
46/48
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURAT-MENYURAT SEPERTI URUSAN POS
1. Memastikan borang penghantaran yang diisi dengan lengkap/ betul
contohnya nama penerima, alamat dan nombor telefon penerima.
2. Memastikan bungkusan yang hendak dipos dalam keadaan kemas dan baik.
3. Membuat salinan borang penghantaran untuk simpanan Bahagian
8/8/2019 Fail Meja n1
47/48
PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRI DANKECERIAAN PEJABAT
1. Memastikan Bahagian Penguatkuasaan dan Kawal Selia sentiasa dalam
keadaan bersih, ceria dan terkawal.
2. Sentiasa memastikan setiap peralatan yang telah digunakan, dibersih dan
disimpan ditempat yang telah disediakan.
3. Setiap anggota perlu mempraktikkan amalan kitar semula.
4. Sentiasa bertanggungjawab mengamalkan nilai-nilai murni di kalangan
anggota.
8/8/2019 Fail Meja n1
48/48
NAMA : HASMILA BINTI HALIM
JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT N1
UNIT : PENTADBIRAN
SENARAI TUGAS
1. Bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas-tugas pembantu am pejabatseperti fotostat,faks,menghantar surat dan memo.
2. Bertanggungjawab menjaga kebersihan dan keceriaan Bahagian.
3. Menerima dan melaksanakan arahan dari masa ke semasa.