0

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kegagalan dan Kesuksesan

Pembangunan Sistem Informasi di Perusahaan

TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Gustiyan Taufik Mahardika P056111501.48

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2012

0

DAFTAR ISI

DATAR ISI ................................................................................................................ i

DAFTAR GAMBAR ............................................................................. ................. ii

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ..................................................................................................... 1

1.2 Tujuan ................................................................................................................. 1

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi Manajemen ........................................................................... 2

2.2 Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis .......................................................... 6

III. PEMBAHASAN

3.1 Kesuksesan Sistem Informasi ............................................................................. 8

3.2 Kegagalan Sistem Informasi ............................................................................... 9

IV. PENUTUP

4.1. Kesimpulan .......................................................................................................... 12

V. DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 13

i

0

DAFTAR GAMBAR

Gambar Nomor Halaman

Gambar 1. Komponen-komponen dalam SI .................................................. 4

ii

1

I. PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang

menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan

berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu

kegiatan manajemen. ERP merupakan salah satu bagian dari komponen sistem

manajemen informasi. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem

informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber

daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.

Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis banyak dimanfaatkan

untuk mendukung kecepatan dan ketepatan proses bisnis tersebut. Namun dalam

penerapan sistem informasi di dalam suatu perusahaan pasti terdapat faktor-faktor

yang dapat menghambat atau melancarkan penerapan sistem informasi tersebut.

Dalam makalah ini akan dibahas mengenai faktor-faktor yang dapat

memperlancar atau menghambat pengintegrasian SI ke dalam perusahaan.

1.2.Tujuan

Penulisan makalah ini bertujuan untuk:

1. Menjelaskan tentang Sistem Informasi Manajemen beserta komponen-

komponennya secara sederhana

2. Menjelaskan mengenai hubungan SI dengan perusahaan.

3. Berharap dengan diidentifikasinya masalah yang terjadi, maka solusi

untuk masalah tersebut dapat ditemukan.

2

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang

menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan

berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu

kegiatan manajemen.

Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen :

Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga

pokok jasa, produk,dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,

pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwamanajer dan pengguna lainnya

perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui

bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat

membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan

mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam

semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan

keputusan).

Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan,

karena tidak semuainformasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara

lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis.Aspek utama dari sistem informasi

akan selalu ada di luar sistem komputer.

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang

menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan

berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuantertentu dalam suatu

kegiatan manajemen. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer

memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama

dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang

3

gagal membangun SIM karena :1.Kurang organisasi yang wajar 2. Kurangnya

perencanaan yang memadai 3. Kurang personil yang handal 4. Kurangnya

partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam

merancangsistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi

seluruh personil yang terlibat. SIM yang baik adalah SIM yang mampu

menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan

menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari

informasi yang sangat bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka

cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan

menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya

dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan

memberikan keuntungan dan uang. Secara teoritis komputer bukan prasyarat

mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada

tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer.

Prinsip utama perancangan SIM: SIM harus dijalin secara teliti agar

mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah

memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau

dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi

pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model

matematika

4

Gambar 1. Komponen-komponen dalam SI (Sumber: O’Brien, 2007)

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok

bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model,

komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen

software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan.

Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk

suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1) Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,

yang dapat berupa dokumendokumen dasar.

2) Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik

yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data

dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang

diinginkan.

3) Komponen output

5

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4) Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5) Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi

sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database

atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk

memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6) Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan

memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu

informasi.

7) Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan

berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer

dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu

disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya

informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga

berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau

dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS

(Database Management System).

8) Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,

te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu

sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal

6

yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi

kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

9) Komponen Jaringan

Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah

kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software

sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan

terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan

berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media

penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router.

Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter

drive, dan protokol jaringan.

2.2. Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis

Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan

lingkungan dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus

tersebut terdiri dari input, process, dan output (IPO). Siklus IPO menggambarkan

bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga

menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai

information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi:

Data yang mendukung informasi

Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi

Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat

keputusan dan menggunakan sistem informasi

Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi)

hingga penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran

utama:

1. Mendukung proses bisnis dan operasional

2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen

3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif

Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen

dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu,

sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu

7

mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Namun

sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level manajemen

dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu.

Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen

tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan

pegawai non-manajemen.

Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah

manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis.

Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali

menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Manajemen tingkat menengah

(atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab

terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang

mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen

tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-

kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian

sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu

dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak

termasuk dalam manajemen.

Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara

vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi

vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa

strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa

ringkasan kinerja organisasi.

8

III. PEMBAHASAN

Dengan adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai

organisasi telah mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem informasi.

Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor apa saja yang menunjang

sistem informasi yang bagus. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem

informasi untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun

tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi

gagal. Kegagalan tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah

diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif.

3.1. Kesuksesan Sistem Informasi

Peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis

komputer sangat besar, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus

melalui proses yang tepat.

Salah satu tantangan yang dihadapi sistem informasi adalah teknologi dan

keadaan perusahaan yang terus mengalami perkembangan sehingga menimbulkan

masalah-masalah yang lebih kompleks. Oleh karena itu perusahaan perlu

mengetahui langkah-langkah yang tepat agar sistem informasi bisa terus

diterapkan dengan sukses mengikuti perkembangan perusahaan. Fuadi (1995)

menyebutkan empat langkah-langkah yang perlu diketahui perusahaan untuk

penyempurnaan suatu sistem informasi.

Langkah pertama adalah analisa sistem. Pada langkah ini dilakukan survei

intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan data informasi di masa

depan. Suatu analisa dilakukan atas informasi yang diperoleh dalam survei.

Selanjutnya, analisa tersebut mencoba untuk mengetahui apa masalah-masalah

utama yang terdapat dalam sistem yang telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese

system, yaitu pengumpulan hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi

bagi revisi sistem yang telah ada atau mengembangkan suatu sistem baru. Analisa

tersebut harus mencakup evaluasi mengenai kebutuhan informasi bagi para

manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan begitu, akan diketahui

kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem tersebut.

9

Langkah kedua dalam penyempurnaan sistem informasi adalah desain

sistem. Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci

untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana

pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus

dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi,

format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi

dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkah-

langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk

menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru.

Langkah ketiga dalam penyempurnaan sistem informasi adalah

implementasi sistem. Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan

aktivitas implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu,

dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta

realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap

prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas

sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu

dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan

untuk periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk

meyakinkan bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama.

Tahap akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru.

Langkah keempat dalam penyempurnaan sistem informasi adalah review

sistem. Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan

untuk mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini

dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat

penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara

periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian

yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah

pertama.

3.2. Kegagalan Sistem Informasi

Tidak perlu diragukan lagi bahwa sebuah perusahaan mengharapkan suatu

sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di

10

perusahaan lebih meningkat dan perusahaan akan memperoleh keuntungan yang

besar dari penerapan sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan banyak

perusahan mengeluarkan dana yang sangat besar untuk investasi dalam

pengembangan dan penerapan sistem informasi. Berikut kegagalan penerapan

sistem informasi menurut Rosemary Cassafo dalam O’Brien (1999):

1. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen

Pihak eksekutif perusahaan menyerahkan seluruh penerapan sistem

informasi pada bagian TI, dan enggan untuk mempelajari sistem informasi

yang baru atau mereka tidak mengerti sama sekali. Hal ini dapat menjadi

faktor penghambat atau kegagalan dalam penerapan SI dalam suatu

perusahaan yang besar. Hal ini diakibatkan karena rasa kurang memilki

terhadap sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan. Hal ini akan

menyebabkan banyak satuan kerja dalam perusahaan belum dapat

mengoptimalkan fungsi dan potensi SI untuk mempermudah komunikasi

antar satuan kerja, transfer informasi, dan data perusahaan, serta sharing

pengetahuan dan teknologi yang bertujuan untuk memajukan perusahaan.

2. Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang

harus dilakukan

Dalam hal ini penerapan sistem informasi dalam perusahan tidak

didukung dengan perencanaan yang matang dan tidak dapat menjembatani

keinginan dan kepentingan orang-orang dalam perusahaan dengan pihak

yang mengerti dan membuat sistem informasi tersebut. Hal ini

menyebabkan sistem yang akan dijalankan menjadi tidak terarah sesuai

dengan tujuan perusahaan.

3. Inkompetensi secara teknologi

Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang digunakan oleh

perusahaan untuk menjalankan TI dan kurangnya inisiatif dan keaktifan

SDM dalam mensosialisasikan keuntungan dan kemudahan dari sistem

informasi yang ada akan menyebabkan sistem yang diterapkan tidak akan

11

berjalan seperti yang diinginkan. Hal ini sering terjadi terutama pada

perusahaan yang pengetahuan di bidang TI-nya masih rendah.

Kesalahannya adalah perusahaan sering memaksakan SDM yang ada

untuk menjalankan investasi TI, padahal SDM tersebut belum mampu.

4. Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi

Kebanyakan pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa visi, misi,

strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan implementasi

sistem informasi pada perusahaannya. Strategi dan tujuan merupakan

faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang

diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu. Tanpa strategi dan

tujuan yang jelas maka apapun yang dilakukan menjadi tidak terarah

karena tidak ada batasan dimana sistem yang digunakan dapat dianggap

berhasil ataupun tidak.

5. Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem

Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu

perusahaan merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang

merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan.

Implementasi sistem tertentu harus dapat membantu perusahaan mencapai

tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif,

mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan

teknologi dalam perusahaan.

12

IV PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan tidak selalu berhasil

dengan baik. Supaya dapat berhasil dengan baik maka perusahaan harus

melakukan langkah-langkah yang tepat ketika akan mengimplementasikan sistem

informasi. Langkah-langkah ini harus dilakukan dalam sebuah cara yang

sistematis dan mengikuti kaidah-kaidah yang ada. Walaupun hal ini tidak

menjamin kesuksesan pengimplementasian sebuah sistem informasi ke dalam

perusahaan, namun pengerjaan yang telah mengikuti kaidah akan mendekatkan

kepada hasil yang lebih baik.

Selain kesuksesan, dalam penerapan sistem informasi juga terdapat

kegagalan. Kegagalan ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya yang

penting adalah rasa memiliki perusahaan yang kurang bersama, ketidakmampuan

teknisi TI yang dipekerjakan oleh perusahaan, dan ketidakcocokan TI yang

dikembangkan oleh teknisi dengan tujuan perusahaan akibat ketidaktahuan

manajer perusahaan mengenai TI yang ingin dikembangkan. Maka, untuk

memastikan bahwa pengimplementasian TI dan SI dapat berhasil dengan baik

dibutuhkan partisipasi oleh pihak perusahaan dan mempekerjakan tenaga TI yang

handal, profesional, dan beretika.

13

DAFTAR PUSTAKA

Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi.

Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober.

Kroenke, David M. 1994. Management Information System. McGraw Hill

O’Brien, James A. 1999. Management Information Systems: Managing

Information Tecnology in The Networked Enterprice, forth Edition,

IRWIN, USA.

O’Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.

O’Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information Sistem. Ninth

Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston.

O’Brian dan Marakas. 2008. Management Information System. McGraw Hill.

Windarto, A. 2003. Mantra Baru Investasi Teknologi Informasi. Majalah

Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari 2003. No. 02/XIX/23.