Fiche Ressource Sage

document.docx - 1 2 novembre 2004

FICHE RESSOURCE SAGE : GESTION COMMERCIALE 100 VERSION 11

1. PRESENTATION GENERALE DE LA GESTION COMMERCIALE 100SAGE Gestion Commerciale 100 est un logiciel dédié à la gestion des ventes, achats et stocks d'articles. Il doit permettre le transfert en comptabilité des écritures comptables issues de la facturation et des règlements.Il assure :

GESTION DES ACHATS ET DES FOURNISSEURS

Gestion de la chaîne des achats : commandes, livraisons, factures, règlements, transfert des écritures d’achat en comptabilité, retours et avoirs, réapprovisionnement, gestion des tarifs d’achat.

GESTION DES VENTES ET DES CLIENTS

Gestion de la chaîne de facturation : devis, commandes, livraisons, factures, règlements, transfert des écritures de vente en comptabilité, retours et avoirs, gestion des tarifs de vente.

GESTION DES STOCKS

Gestion des entrées et des sorties de stock, saisie de l’inventaire.

Traitements dans le logiciel de gestion commerciale de sage ligne 100Les opérations courantes d'Achats, Ventes, Livraisons, Facturations, Mise à jour des stocks, se font dans le menu

, (principalement avec le bouton AJOUTER du menu). Les divers documents (bons de commandes, de

livraisons, factures...), évoluent les uns vers les autres en cliquant sur le bouton TRANSFORMER . De même

un bouton VALORISER permet de calculer la valeur globale d'un document.Les documents, (commandes, factures...), sont constitués d'un en-tête, dans lequel on détermine la date et le tiers concerné, (client ou fournisseur), et d'un corps de document, (avec une ligne par article contenant ses références, désignation, quantité, prix, remise...). Pour passer de la zone d'en-tête à la 1° ligne de corps, il faut avoir validé avec la touche ENTREE la dernière zone renseignée dans l'en-tête de l’écran.

2. RECOMMANDATIONS PEDAGOGIQUESIl est nécessaire de respecter les étapes suivantes après la création ou l’ouverture du dossier pour pouvoir tenir une gestion commerciale et donc pour pouvoir créer un dossier exploitable par les étudiants ou les élèves. Seules les étapes 3 et 6 (création de catégories de clients et reprise des stocks initiaux) ne sont pas obligatoires. Si vous souhaitez faire créer et paramétrer un dossier par vos étudiants ou vos élèves, vous devez au minimum respecter ces étapes après la création du dossier.

PREMIÈRE ÉTAPE : CRÉATION DES CATÉGORIES COMPTABLES ASSOCIÉES À LA GESTION

COMMERCIALE

Pour pouvoir transférer les opérations commerciales, il est nécessaire de créer des catégories comptables pour les achats, les ventes et les stocks et d’affecter un journal comptable aux achats, ventes et règlements. Dans le cas de la librairie fournier, nous créons pour la catégorie comptable :

- vente : ventes en France- achat : achats de bandes dessinées- stock : stocks de bandes dessinées

et pour les journaux comptables :- ventes : code VTE- achats : code ACH- règlements ventes et achats : BQ1


DEUXIÈME ÉTAPE : CRÉATION D’UN DÉPÔT DE STOCKAGE

Il est nécessaire d’avoir au moins un lieu de stockage des marchandises ou des fournitures consommables. Il faut donc créer un dépôt de stockage. Si l’entreprise possède plusieurs lieux de stockage, cela lui permettra de suivre les stocks des articles dans chaque lieu de stockage.

TROISIÈME ÉTAPE : CRÉATION DES CATÉGORIES DE CLIENTS OU

CATEGORIES TARIFAIRES

Les clients peuvent être classés en plusieurs catégories à lesquelles on applique des tarifs ou barèmes différents suivant la famille d’article ; il est donc indispensable de créer des catégories tarifaires. Dans le cas de la librairie fournier, nous créons pour les catégories tarifaires suivantes :

- professionnel - particulier

QUATRIÈME ÉTAPE : CRÉATION DES FAMILLES D’ARTICLES

Une famille d’articles est un ensemble d’articles présentant des caractéristiques communes. Exemple : bandes dessinées. Il faut entendre par caractéristiques communes : les mêmes méthodes de valorisation des stocks, les mêmes catégories comptables , les mêmes conditions de ventes (remise ou coefficient); il faut donc créer des familles d’articles. Dans le cas de la librairie fournier, nous créons la famille Bandes Dessinées avec les coefficients tarifaires appliqués sur le prix d’achat HT suivants :

- professionnel : coefficient 1- particulier : coefficient 1,2

CINQUIÈME ÉTAPE : CRÉATION DES ARTICLES

Un article est une référence, achetée ou vendue, qui appartient OBLIGATOIREMENT à une famille, (une famille peut contenir un ou plusieurs articles, mais un article n'appartient qu'à une et une seule famille). Il faut entendre par référence à la fois un produit physique, le port,, l’escompte, les rabais, les remises et les ristournes etc…. Si les articles présentent des comptabilisations différentes de la famille, il est nécessaire de leur créer un plan de compte en fonction de leur catégorie comptable. Il est donc nécessaire de créer une fiche par article

SIXIÈME ÉTAPE : REPRISE DES STOCKS INITIAUX

Il est nécessaire de reprendre lors de la création d’un nouveau dossier ou lors du paramétrage du dossier de

reprendre les stocks initiaux. Cela s’effectue dans le menu de la fenêtre principale. Ce menu est réservé à la mise à jour MANUELLE uniquement des stocks, suite à une entrée ou une sortie sans document. Cette commande ne devrait être utilisée que dans les cas suivants : pour constater le stock initial sans qu’il y ait eu d’Achat, ou pour constater des sorties, (inexplicable) sans qu’il y ait eu Ventes.

3. CREER UN DOSSIER Vous avez à votre disposition pour vous aider dans l’utilisation de Sage Gestion Commerciale100 :

L’aide en ligne en cliquant sur l’icône :

1 - METTRE EN OEUVRE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100- LANCER WINDOWS


- DANS puis sélectionner , puis

2 - LA FENETRE PRINCIPALE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 VERSION 11Lors de l’ouverture de Sage Gestion Commerciale 100 vous obtenez l’écran suivant :

Celle-ci se compose de 2 barres d’outils :- Une barre horizontale classique identique à la version 10 (ou de celle de windows jusqu‘à la version

XP)- une barre verticale plus proche de l’interphase graphique windows XP

3 - LA BARRE VERTICALE DE LA FENETRE PRINCIPALEEn cliquant avec le bouton droit de la souris dans la barre verticale, vous pouvez modifier les paramètres de celle-ci :

- en cliquant sur , vous changez l’apparence des icônes :

La barre d’outils horizontale

La barre d’outils verticale ou barre verticale est composée :- De groupes

Gestion de ventes Gestion des achats Gestion des articles et stocks Paramètres comptables Gestion avancée

- de fonctions. Par exemple, pour la gestion des ventes : Saisir un devis client Saisir une commande client Saisir un bon de livraison client Saisir une facture client Liste des documents de ventes Saisir un règlement client Liste des clients Interroger un client

Il suffit de cliquer sur le bouton du groupe pour faire apparaître ses fonctions


- en cliquant sur , vous pouvez créer un groupe qui vous soit personnel :

- en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le groupe, vous pouvez ou

- si vous ajoutez des fonctions en les sélectionnant, vous obtenez :

vous confirmez la fonction sélectionnée en cliquant sur le bouton si vous ajoutez un raccourci, il faut lui indiquer le chemin et sélectionner le dossier comme dans l’exemple ci-

dessous en confirmant grâce à :

Vous pouvez donner un nom à votre nouveau groupe

Vous pouvez développer une branche en cliquant sur ou la

réduire en cliquant sur


vous obtenez au final :

4 - MASQUER LA BARRE VERTICALEVous pouvez si vous le souhaitez masquer la barre verticale bien que celle-ci soit très pratique car elle regroupe toutes les opérations les plus courantes. Pour cela, il suffit de cliquer dans la barre verticale avec le bouton droit de la souris, vous obtenez :

en cliquant sur , celle-ci disparaîtra et vous obtenez uniquement la barre horizontale :

pour faire réapparaître la barre verticale, il suffit dans de la barre horizontale de cliquer sur

5 - CREATION D’ UN NOUVEAU DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE

Pour créer un nouveau dossier de Gestion Commerciale, il faut cliquer sur ,apparaît alors l’écran suivant :


En général, on ouvre un dossier Gestion Commerciale à partir d’un dossier comptable existant, on laisse donc l’option

cliquée par défaut, puis on clique sur . Vous obtenez l’écran suivant :

Vous cliquez sur vous obtenez l’écran suivant :

Permet de sélectionner le répertoire de sauvegarde de votre fichier LIBRAIRIE_FOURNIER.mae, il s’agit généralement de votre répertoire personnel sur le réseau local


Après avoir recherché et mis en surbrillance votre fichier de comptabilité, vous cliquez sur , vous obtenez l’écran suivant :

Vous pouvez, si vous vous êtes trompé revenir sur le nom et le répertoire en cliquant à nouveau sur et rectifier votre ou vos erreurs.

Vous cliquez sur pour ouvrir le dossier comptable, vous obtenez l’écran suivant :

Cet écran n’est autre que l’écran de saisie des coordonnées de l’entreprise. Vous cliquez sur . Vous revenez à l’écran de création du fichier de Gestion Commerciale suivant :


Vous cliquez sur . Vous revenez à l’écran de création du fichier Gestion Commerciale suivant :

Vous cliquez sur vous obtenez l’écran suivant :


Après avoir sélectionner le répertoire de sauvegarde et nommer votre fichier de Gestion commerciale, vous cliquez

sur , vous obtenez l’écran suivant :

Vous pouvez, si vous vous êtes trompé revenir sur le nom et le répertoire en cliquant à nouveau sur et

rectifier votre ou vos erreurs. Vous cliquez sur pour enregistrer définitivement votre nouveau dossier.

Vous arrivez sur la page principale de comme suit :

Vous tapez dans cette zone le nom de votre fichier de gestion commerciale ici LIBRAIRIE_FOURNIER.gcm

Vérifier le chemin et le répertoire de création du fichier de Gestion Commerciale

Page d’accueil de


4. LES ETAPES DE CREATION D’UN DOSSIER

1 - POUR OUVRIR UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE EXISTANT

Cliquez sur puis Vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez le répertoire ou le fichier dans lequel se trouve votre dossier de gestion commerciale

(Normalement celle-ci doit se trouver dans votre répertoire personnel sur le réseau local) puis

2 - CREER DES CATÉGORIES COMPTABLES ASSOCIÉÉS À LA GESTION COMMERCIALEPour créer des catégories comptables, obligatoires pour calculer la TVA ou lorsqu’on veut exporter les opérations commerciales vers le logiciel de comptabilité, il est nécessaire de créer les catégories comptables. Pour cela, il suffit

dans de sélectionner , l’écran obtenu est le suivant :

vous cliquez sur l’onglet apparaît alors l’écran suivant :

En cliquant sur cet onglet vous pouvez créer les options par défaut du logiciel de Gestion Commerciale


vous obtenez après avoir sélectionné , l’écran suivant :

vous sélectionnez et vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez

Vous sélectionnez


Vous tapez votre Catégorie Comptable soit « ventes en France » et vous validez votre création avec la touche Entrée. Vous créez les autres Catégorie Comptable, Achat et stock. Vous fermez la boîte de dialogue en cliquant sur

.

3 - AFFECTER DES JOURNAUX COMPTABLES À LA GESTION COMMERCIALE

Vous pouvez indiquer si vous utilisez uniquement un seul journal de vente et un seul journal d’achat des journaux par

défaut. Pour cela, , il suffit dans de sélectionner , l’écran obtenu est le suivant :

Zone de saisie de la Catégorie

Comptable

En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les journaux par défaut du logiciel de Gestion Commerciale



Libellé ventes

Cette zone permet de paramétrer le libellé des écritures qui seront transférées en comptabilité lors de la mise à jour comptable des écritures de ventes.L’insertion, dans le texte, du caractère @ suivi d’une lettre code permet d’insérer automatiquement une donnée. Ces codes sont les suivants :

@I : affiche l’intitulé du client ou du fournisseur, @P : affiche le numéro de pièce de la facture, @R : affiche le contenu de la zone Référence de l’en-tête de pièce. @T : affiche le type du document : « Facture » si la valorisation est positive, « Avoir » si elle est négative.

Dans notre exemple, on saisira comme libellé ventes : @T n° @P @I.

Libellé achatsCette zone se paramètre de façon identique à celle des ventes. Après avoir paramétré les différentes rubriques, vous devez obtenir l’écran suivant :

Vous sélectionnez le journal par défaut des achats ACH et pour les ventes VTE

Vous entrez un libellé des ventes et des achats pour le transfert en comptabilité (voir ci-dessous)


Paramètres comptables par défaut des règlements

Cet encadré ainsi que le suivant réunissent toutes les options utilisées par la mise à jour comptable.

Règlements ventes

Cette zone à liste déroulante saisissable permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jour comptables du domaine vente (il pourra cependant être modifié au moment de la passation comptable).Elle affiche la liste des journaux de type Trésorerie existant dans le fichier comptable.

Règlements achats

Cette zone à liste déroulante saisissable permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jour comptables du domaine achat (il pourra cependant être modifié au moment de la passation comptable).Elle affiche la liste des journaux de type Trésorerie existant dans le fichier comptable.

Un même journal peut être utilisé aussi bien pour les règlements ventes que les règlements achats.

Il est nécessaire de prévoir les différences de règlements. Pour cela, il est nécessaire de prévoir les comptes de différences de règlement :

il suffit dans de sélectionner , l’écran obtenu est le suivant :

vous cliquez sur l’onglet et dans l’écran de dialogue , vous cliquez sur l’onglet

apparaît alors l’écran suivant :

En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les journaux par défaut du logiciel de Gestion Commerciale


4 - CRÉER UN DÉPÔT DE STOCKAGE

Pour créer un dépôt de stockage, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône pour créer votre premier dépôt de stockage, vous obtenez alors l’écran suivant :

En tapant le premier chiffre de la classe, vous accèdez à la liste déroulante et vous sélectionnez le compte adéquate

En général, les écarts de règlement figure dans le journal des OD

Vous complétez les différentes rubriques comme dans cet écran

Ne pas oublier de cocher pour l’entrepôt qui est le principal lieu de stockage


5 - CREER DE CATEGORIES TARIFAIRESLes clients peuvent être classés en plusieurs catégories à lesquelles on applique des tarifs ou barèmes différents suivant la famille d’article ; Il est possible créer plusieurs catégories de clients qui possèdent des tarifs différents. Pour

cela, il suffit dans de sélectionner , l’écran obtenu est le suivant :




Vous sélectionnez


Vous créez les différentes catégories tarifaires (attention les taux de remise éventuels ou les coefficients seront saisis ultérieurement dans les familles d’articles)

6 - CREER DES FAMILLES D’ARTICLES

Pour créer des familles d’articles, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner ou

vous pouvez dans la barre verticale cliquer sur , l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône pour créer votre première famille d’articles, vous obtenez alors l’écran suivant :il est nécessaire de respecter un certain nombre d’étape indiqué par un numéro

Vous complétez la zone Intitulé et vous validez votre saisie avec la touche Entrée

Vous pouvez choisir des tarifs différentiels à appliquer sur le prix HT ou TTC


Remarque : il est indispensable pour créer une famille d’articles de respecter les étapes 1 à 4.Vous devez obtenir cet écran :

7 - CREER DES COEFFICIENTS OU DES REMISES PAR FAMILLE D’ARTICLESPour créer un taux de remise et le coefficient qui permettra de déterminer le prix de vente d’une famille d’article, il faut sélectionner la famille d’articles concernée :

1 - Vous entrez le premier code famille ici BD

2 - Vous entrez l’intitulé de la famille ici Bandes Dessinées

3 - Vous choisissez la méthode de suivi de stock ici CMUP pour la famille Bandes Dessinées

4 - Vous choisissez la première catégorie comptable concernant la famille Bandes dessinées ici Ventes en France puis vous remplissez le cadre en dessous

5 - Vous tapez les premiers chiffres du compte général de ventes soit ici 707 puis vous sélectionnez avec la liste déroulante le compte 70710000 et vous validez avec la touche Entrée

7 - Vous vous positionnez sur code taxe 1 puis dans la liste déroulante vous sélectionnez le code taxe V05 et vous validez votre choix avec la touche Entrée. Vous pouvez ensuite passer à la seconde catégorie comptable soit ici achats de bandes dessinées et vous recommencez à partir de l’étape 5 et ainsi de suite


puis dans l’écran principal de la famille d’articles :

vous sélectionnez l’onglet , vous complétez les lignes des catégories tarifaires comme dans l’exemple ci-dessous en cliquant deux fois sur la ligne sélectionnée :

vous cliquez sur pour valider vos saisies et vous passez à la catégorie suivantes

Cet onglet permet d’introduire les taux de remise et les coeffIcients à appliquer par catégories tarifaires

Deux cliques rapides permettent de faire apparaître la boîte de dialogue qui suffit de compléter

Vous introduisez le taux de remise

Vous introduisez le coefficient


8 - CREER DES ARTICLES

Pour créer un article, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône pour créer votre premier article, ou vous pouvez dans la barre verticale

cliquer sur vous obtenez alors l’écran suivant :

le fait d’inscrire le va valider votre saisie de la référence comme dans l’exemple ci-dessous :

Vous complétez les différentes zones


le fait de cliquer sur un onglet quelconque va effectuer le calcul des prix de vente comme dans l’exemple ci-dessous :

il est nécessaire ensuite d’indiquer pour chaque le fournisseur habituel grâce à l’onglet et de compléter l’écran qui est apparu :

pour compléter la zone , il suffit de cliquer sur l’icône après vous êtes positionné dans la zone fournisseurs avec la souris , vous obtenez alors l’écran suivant :

Votre référence a été validée

Les catégories tarifaires sont apparues

Il faut compléter cette zone fournisseur en se positionnant dans cette zone


puis vous cliquez sur l’onglet , apparaît l’écran suivant :

9 - REPRENDRE LES STOCKS INITIAUX

Il est nécessaire de reprendre les stocks initiaux des articles. Pour cela, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous choisissez le fournisseur grâce à la liste déroulante Attention le fournisseur doit exister sinon il faut le créer au préalable

Il s’agit de la référence du fournisseur et non la vôtre

Vous sélectionnez le lieu de stockage

Vous entrez les stocks mini et maxi que vous validez avec la touche Entrée

Vous entrez le taux de remise

Vous devez absolument saisir le prix d’achat HT et non comme ici le prix TTC


vous cliquez sur l’icône ou dans la barre verticale , , vous obtenez l’écran suivant :

puis, vous validez avec , vous obtenez alors l’écran suivant :

vous validez la référence avec la touche Entrée de façon à pouvoir remplir la première ligne comme dans l’écran ci- dessous :

Vous laissez cocher

Vous changez la date et vous indiquez 01/01/04

Vous inscrivez la référence de l’entrée ici stock initial


vous faites apparaître la liste des articles grâce à la touche F4 comme dans l’écran ci-dessous :

après avoir sélectionner le premier article ici ALIX001, vous faites ,vous pouvez alors compléter la quantité du stock initial de l’article ici 30 et vous validez votre saisie avec la touche Entrée, vous devez obtenir l’écran ci-dessous :

En vous positionnant sur cette zone et appuyant sur la touche F4 vous voyez apparaître la liste des articles

Il suffit de sélectionner l’article dans la liste


Vous validez votre saisie avec la touche Entrée, vous devez obtenir l’écran ci-dessous :

vous pouvez entrer les autres lignes des stocks initiaux des articles

5. LES TRAITEMENTS

LES OPERATIONS SUR LES ACHATS

1 - DE LA COMMANDE AU RÈGLEMENT DU FOURNISSEUR : TRAITER LES ACHATS

Pour traiter les achats, il faut se positionner dans de la fenêtre principale , puis sélectionner

l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,

, vous obtenez l’écran suivant :


1.1. CRÉATION D’UN BON DE COMMANDE

En cliquant sur , ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,

on obtient l’écran suivant :

après avoir sélectionné le fournisseur vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il suffit de compléter :

Vous cochez

Vous indiquez la date de la commande

Vous indiquez le numéro du bon

Vous sélectionnez le fournisseur

La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :

Vous indiquez la date de livraison souhaitée


Vous sélectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur , avec la touche TAB, vous vous

positionnez sur et vous entrez le bon prix d’achat (attention dans notre exemple le prix affiché est le prix

TTC) si nécessaire, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous positionnez sur et vous entrez la bonne quantité. Vous validez votre ligne avec la touche EntréeVous obtenez alors l’écran suivant :

le logiciel peut vous demander de recalculer le prix de revient :

vous répondez , vous entrez les lignes suivantes si nécessaire, vous cliquez sur et vous obtenez la valorisation de votre bon de commande :

vous fermez l’écran en cliquant sur

Le bouton vous permet de choisir un modèle de bon de commande et de l’imprimer. Vous obtenez l’écran suivant et il est nécessaire de retrouver le bon document dans le bon répertoire :


après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :

lorsque est sélectionné vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors l’écran suivant :

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans :C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\AchatOu C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

Vous sélectionnez


vous cliquez sur le bouton , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la bonne imprimante

Doit être cliqué


en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de commande.

1.2.TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISONPour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit après avoir sélectionné le bon de commande comme dans l’écran ci-dessous :

de cliquer sur l’icône , vous obtenez l’écran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton , l’écran suivant apparaît :

vous cliquez sur , et l’écran suivant vous indique que le document d’achat a changé :

Ne pas oublier de changer la date

Ne pas oublier de changer le numéro


1.3.TRANSFORMER UN BON DE LIVRAISON EN FACTURE D’ACHAT

Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit après avoir sélectionné le bon de livraison comme dans l’écran ci-dessous :



Bon de livraison à la place de Bon de Commande



1.4. RÈGLER UNE FACTURE D’ACHATATTENTION : lorsque vous avez réglée une facture, il est impossible de modifier la facture ou son règlement.

Pour constater le règlement d’un fournisseur, il suffit de se positionner dans de la fenêtre principale puis de

sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,


vous cliquez sur l’icône et vous obtenez alors l’écran suivant :

Ne pas oublier de changer la date

Vous sélectionnez la facture que nous avons réglée

Ne pas oublier de changer le numéro


vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :

vous cliquez sur le bouton , vous obtenez :

puis vous cliquez sur , votre règlement est enregistré ; pour le vérifier vous pouvez éditer le journal des règlements

2 - CREER DIRECTEMENT UNE FACTURE D’ACHAT La création d’une facture d’achat repose sur au minimum 4 étapesPremière étape : créer une facture

Pour créer une facture d’achat, il faut se positionner dans de la fenêtre principale de sélectionner


Vous complétez en fonction des renseignements concernant le règlement


vous cliquez sur l’icône , vous obtenez l’écran suivant :

Deuxième étape : créer l’en-tête de la facture

En cliquant sur , ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,

,on obtient l’écran suivant :

Vous cochez

Vous indiquez la date de la facture

Vous indiquez le numéro de la facture


Vous indiquez la date de livraison


Troisième étape : créer le corps de la factureaprès avoir sélectionné le fournisseur vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il suffit de compléter :

Vous sélectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur , avec la touche TAB, vous vous positionnez sur et vous entrez le bon prix d’achat, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous

positionnez sur et vous entrez la bonne quantité, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous

positionnez sur et vous entrez le taux de remise si nécessaire. Vous validez votre ligne avec la touche Entrée

Quatrième étape : créer le pied de factureVous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur et vous obtenez la valorisation de votre facture :



3 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC ESCOMPTEPour créer un document d’achat avec escompte (généralement une facture), il suffit d’entrer le taux d’escompte lors de la valorisation du document comme dans l’exemple ci-dessous :

après avoir validé avec la touche Entrée, vous obtenez la valorisation définitive de votre facture d’achat comme dans l’écran ci-dessous :

Il est alors possible en cliquant sur l’icône d’imprimer la facture d’achat. Vous pouvez créer les factures suivantes

en cliquant directement sur le l’icône et vous êtes revenu à la première étape.

4 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC PORT OU EMBALLAGEPour créer un document d’achat (préparation de commande, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec port ou emballages, il faut saisir le port et les emballages comme étant des articles comme dans l’exemple c-dessous :

Vous entrez le taux d’escompte et vous validez avec la touche Entrée

Vous pouvez vérifier que les totaux sont justes


Vous devez obtenir une saisie semblable à celle-ci

5 - CREER UN DOCUMENT D’ACHAT AVEC ACOMPTEPour créer un document d’achat (préparation de commande, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec

acompte, il suffit de cliquer sur l’icône , vous obtenez l’écran ci-après :


Vous entrez la valeur du port ou de l’emballage consigné


vous validez l’acompte grâce à la touche Entrée. Vous quittez l’écran précédent en cliquant sur l’icône .

6 - AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE D’ACHAT EXISTANTE

Pour ajouter une remise supplémentaire obtenue à notre fournisseur sur un article, il suffit dans de la

fenêtre principale de sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale

, l’écran obtenu est alors le suivant :

vous sélectionnez la facture sur laquelle figure l’article dont le fournisseur nous a accordé une remise puis vous

cliquez sur l’icône , vous obtenez l’écran suivant :

vous sélectionnez l’article et vous entrez le taux de remise :

Vous entrez la date de l’acompte

Vous entrez le montant


vous validez le taux de remise avec la touche Entrée, la boîte de dialogue suivant apparaît :

vous répondez et vous obtenez l’écran suivant :

le calcul avec remise a été effectué

7 - CALCUL ET IMPRESSION D’UNE FACTURE D’ACHATIl est souvent nécessaire pour une entreprise de vérifier les factures reçues. Pour cela, la gestion commerciale de SAGE autorise le calcul et éventuellement l’impression d’une facture d’achat. Si l’on souhaite effectuer le calcul d’une

facture d’achat, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner ou vous pouvez

directement dans la barre verticale , ,l’écran obtenu est alors le suivant :

vous sélectionnez la facture en cliquant deux fois sur la ligne de la facture à calculer. L’écran obtenu est alors le suivant :


vous cliquez sur le bouton , le logiciel valorise la facture, il est alors facile de vérifier avec la facture reçue du fournisseur :

L’impression d’une facture d’achat doit être peu courante car en général, une entreprise se contente de comptabiliser les factures reçues. Si l’on souhaite effectuer quand même cette impression, il suffit après avoir vérifié le calcul de cliquer sur , l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur , l’écran est alors le suivant :


vous cliquez sur le bouton , apparaît alors l’écran suivant :


Vous sélectionnez






Doit être cliqué


en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur la facture.

8 - CREER UN NOUVEAU FOURNISSEUR EN COURS DE SAISIEPour créer un nouveau fournisseur lors du traitement d’un achat, il suffit lorsque l’on constate son absence dans la liste des fournisseurs de taper son nom comme dans l’exemple ci-dessous :

Après avoir saisi les divers renseignements du document d’achat (date de livraison, référence etc….) au moment de la validation apparaît l’écran suivant :

vous cliquez sur le bouton , vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le fournisseur comme dans l’écran ci-dessous :

Vous pouvez compléter l’onglet


en cliquant sur , vous pouvez commencer la saisie des articles achetés, livrés ou commandés.

9 - CREER UN NOUVEAU ARTICLE EN COURS DE SAISIEPour créer un nouvel article lors du traitement d’un achat, il suffit lorsque l’on constate son absence dans la liste des

articles de cliquer sur comme dans l’exemple ci-dessous :

vous obtenez :

vous devez obtenir l’écran suivant :



vous devez compléter l’onglet :

ainsi que l’onglet :


10 - LES FACTURES D’AVOIR SUR ACHATS

10.1. LES RETOURS DE MARCHANDISES Pour créer une facture d’avoir concernant un retour de marchandises, il suffit dans de la fenêtre principale

de sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,

sélectionner la facture d’achat qui fait l’objet d’un retour :

ici, il s’agit de la facture XXHA1,vous ouvrez la facture puis vous cliquez sur l’icône et vous obtenez l’écran suivant :

Vous cliquez sur l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous cochez

Vous indiquez le numéro du bon de retour ainsi que la date


vous fermez la facture principale en cliquant sur et vous obtenez :

vous sélectionnez et ouvrez le bon de retour que vous modifiez en fonction de votre retour de marchandises :

vous validez avec la touche Entrée l’en-tête du bon de retour puis vous remplissez le corps du bon de retour comme dans l’écran ci-après :

Vous indiquez la date de la facture d’avoir




vous validez la ligne avec la touche Entrée. Vous pouvez rajouter un texte complémentaire en cliquant sur le bouton

:

vous cliquez sur , vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton , le logiciel valorise le bon de retour, il est alors facile de vérifier avec la facture d’avoir reçue du fournisseur :

L’impression du bon de retour se fait en cliquant sur le bouton , apparaît alors l’écran suivant :

Vous entrez votre commentaire




Vous sélectionnez





Doit être cliqué


en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de retour. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de retour.REMARQUE :Un bon de retour n’est pas une facture d’avoir ; il est donc nécessaire de transformer le bon de retour en facture

d’avoir. Pour cela, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner ou vous

pouvez directement dans la barre verticale , l’écran obtenu est alors le suivant :


vous sélectionnez le bon de retour en cliquant deux fois sur la ligne, l’écran est alors le suivant :

vous cliquez sur le bouton , vous obtenez l’écran suivant :

vous confirmez la transformation en cliquant sur . Vous pouvez ensuite l’imprimer si vous le souhaitez.10.2. LES FACTURES D’AVOIR

Pour créer une facture d’avoir concernant un rabais, une ristourne, une remise ou un escompte obtenu hors facture

de doit , il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner ou vous pouvez

directement dans la barre verticale , l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez le Bon de retour à transformer

Vous changez le numéro de la facture de retour

Vous indiquez la date de la facture de retour


vous cliquez sur l’icône et vous obtenez l’écran suivant :


vous validez avec la touche Entrée l’en-tête du bon d’avoir financier puis vous remplissez le corps du bon d’avoir financier comme dans l’écran ci-après :

Vous cochez





vous validez la ligne avec la touche Entrée. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton , le logiciel valorise le bon de retour, il est alors facile de vérifier avec la facture d’avoir reçue du fournisseur :

L’impression du bon d’avoir financier se fait en cliquant sur le bouton , apparaît alors l’écran suivant :

Ne pas oublier de modifier le P.U HT en tapant de la remise exceptionnelle





Vous sélectionnez





Doit être cliqué


en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de retour. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de retour. Vous devez transformer votre bon de retour en avoir

11 - RECTIFIER UNE ERREUR SUR UN DOCUMENT D’ACHAT (BON DE COMMANDE, DE LIVRAISON , FACTURE)

Si l’erreur se situe dans une zone non grisée comme dans l’écran ci-dessous, il suffit de modifier les renseignements erronés en les sélectionnant :

sinon il faut supprimer la ligne d’article complètement ou éventuellement le document d’achat

12 - RECTIFIER UNE ERREUR LORS DE LA TRANSFORMATION D’UN DOCUMENT D’ACHAT

Si l’erreur (date de livraison ou de facturation, numéro du document etc…) se situe lors de la transformation du document d’achat (exemple Bon de commande en Bon de livraison), il suffit de sélectionner le document à rectifier,

puis de cliquer sur apparaît alors la boîte de dialogue suivante :

en cliquant sur apparaît la proposition suivante que vous acceptez en cliquant sur

votre document de départ est recréé.

13 - REGLER UN FOURNISSEUR (PLUSIEURS FACTURES)

Pour constater le règlement d’un fournisseur, il suffit de se positionner dans de la fenêtre principale puis de

sélectionner et , ou vous pouvez directement dans la

barre verticale , l’écran obtenu est alors le suivant :


vous validez avec la touche Entrée, vous obtenez :

vous retrouvez les montants en cliquant sur , vous obtenez :

vous pouvez sélectionner les factures concernées par le règlement ici XXHA1 ET XXHA1R en validant avec la touche Entrée, vous obtenez :

Vous permet de sélectionner le fournisseur ici DARGAUD

Il faut sélectionner et valider avec la touche Entrée dans


vous pouvez cliquer sur , vous obtenez :

après avoir complété la ligne, vous validez avec la touche Entrée. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer

uniquement le règlement après l’avoir sélectionnée grâce au bouton , vous obtenez :

Vous complétez la ligne notamment la date

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans :C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\RèglementOu C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Règlement


vous pouvez cliquer sur , et vous obtenez :



Doit être cliqué


en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le document.

14 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS FOURNISSEURS

Pour éditer le journal des règlements Fournisseurs, il suffit de se positionner de la fenêtre principale puis de

sélectionner , l’écran est alors le suivant :

puis vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :


Vous sélectionnez dans la liste


Doit être cliqué



LES OPERATIONS SUR LES VENTES

1. DE LA COMMANDE AU RÈGLEMENT DU CLIENT : TRAITER LES VENTES

Pour traiter les ventes, il faut se positionner dans de la fenêtre principale puis sélectionner



vous cliquez sur l’icône ou vous pouvez directement dans la barre verticale , et vous obtenez l’écran suivant :

1.1. CRÉATION D’UN BON DE COMMANDE

En cliquant sur , on obtient l’écran suivant :

après avoir sélectionné le client vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il suffit de compléter :

Vous cochez

Vous indiquez la date de la commande

Vous indiquez le numéro du bon

Vous sélectionnez le client


Vous indiquez la date de livraison souhaitée



positionnez sur et vous entrez la bonne quantité comme dans l’exemple ci-dessus. Vous validez votre ligne avec la touche Entrée

Vous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur et vous obtenez la valorisation du bon de commande :

vous pouvez revenir à l’écran précédent grâce à l’icône maintenant le bouton vous permet de choisir un modèle de bon de commande et de l’imprimer. Vous obtenez l’écran suivant et il est nécessaire de retrouver le bon document dans le bon répertoire :

Vous pouvez éventuellement indiquer ou modifier le taux de remise

Vous pouvez taper un taux d’escompte




Vous sélectionnez

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans :C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\VenteOu C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente




Doit être cliqué


en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de commande.

1.2.TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISONPour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit après avoir sélectionné le bon de commande comme dans l’écran ci-dessous :



vous cliquez sur , et l’écran suivant vous indique que le document de vente a changé :

Bon de livraison à la place de Bon de Commande

Ne pas oublier de changer la date et le numéro de bon


1.3.TRANSFORMER UN BON DE LIVRAISON EN FACTURE DE VENTE

Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit après avoir sélectionné le bon de livraison comme dans l’écran ci-dessous :




1.4. RÈGLER UNE FACTURE DE VENTE

Pour constater le règlement d’un client, il suffit de se positionner dans de la fenêtre principale puis de

sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

Ne pas oublier de changer la date et le numéro de la facture



vous cliquez sur , vous obtenez :

vous cliquez sur , pour accéder au règlement :

vous validez votre règlement en cliquant sur

2. CREATION D’UNE FACTURE DE VENTE AVEC OU SANS REMISE, AVEC OU SANS ESCOMPTE

La création d’une facture de vente repose sur au minimum 4 étapesPremière étape : créer la facture

Vous sélectionnez la facture que le client nous a réglée

Vous entrez le libellé du règlement et vous sélectionnez le mode de règlement


Pour créer une facture de vente, il faut se positionner dans de la fenêtre principale de sélectionner



ou vous pouvez directement dans la barre verticale cliquer sur Deuxième étape : créer l’en-tête de la facture

En cliquant sur , on obtient l’écran suivant :

Troisième étape : créer le corps de la factureaprès avoir sélectionné le fournisseur vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il suffit de compléter :

Vous cochez

Vous indiquez la date de la facture



Vous indiquez la date de livraison



positionnez sur et vous entrez la bonne quantité. Vous validez votre ligne avec la touche Entrée

Quatrième étape : créer le pied de factureVous obtenez alors l’écran suivant :

vous cliquez sur et vous obtenez la valorisation de votre facture :


Le taux de remise s’applique automatiquement, vous le changez si nécessaire


Il est alors possible en cliquant sur l’icône d’imprimer la facture de vente. Vous pouvez créer les factures suivantes

en cliquant directement sur le l’icône et vous êtes revenu à la première étape.

3. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC PORT OU EMBALLAGEPour créer un document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec port, emballage ou tout autre frais divers, il faut saisir le port et les emballages comme étant des articles comme dans l’exemple c-dessous :

Vous devez obtenir une saisie semblable à celle-ci


Vous entrez la valeur du port ou de l’emballage consigné

il suffit d’entrer le taux d’escompte et de valider avec la touche Entrée


4. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC ACOMPTEPour créer un document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec acompte, il suffit de

cliquer sur l’icône , vous obtenez l’écran ci-après :

vous validez l’acompte grâce à la touche Entrée. Vous quittez l’écran précédent en cliquant sur l’icône et vous obtenez alors l’écran suivant :

Vous entrez la date de l’acompte

Vous entrez le montant


Il est alors possible d’imprimer directement le document de vente

5. IMPRESSION D’UNE FACTURE DE VENTE

Pour imprimer une facture de vente, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner

ou vous pouvez directement dans la barre verticale cliquer sur


vous sélectionnez la facture en cliquant deux fois dessus. L’écran obtenu est alors le suivant :


vous cliquez sur le bouton , apparaît alors l’écran suivant :






Vous sélectionnez


Doit être cliqué


en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur la facture.

6. AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DE VENTE EXISTANTE

Pour ajouter une remise supplémentaire sur un article à un de vos clients, il suffit dans de la fenêtre

d’accueil de sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale

cliquer sur , l’écran obtenu est alors le suivant :


vous sélectionnez la facture sur laquelle figure l’article dont vous accordez une remise puis vous cliquez sur l’icône

, vous obtenez l’écran suivant :

vous sélectionnez l’article et vous entrez le taux de remise :

vous validez le taux de remise avec la touche Entrée. Le calcul avec remise a été effectué

7. CREER UN NOUVEAU CLIENT EN COURS DE SAISIEPour créer un nouveau client lors du traitement d’une vente, il suffit lorsque l’on constate son absence dans la liste des clients de taper son nom comme dans l’exemple ci-dessous :

Après avoir saisi les divers renseignements du document de vente (date de livraison, référence etc….) au moment de la validation apparaît l’écran suivant :


vous cliquez sur le bouton , vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le client comme dans l’écran ci-dessous :

Ne pas oublier d’affecter le représentant au client l’onglet .Vous devez affecter le client particulier à la

catégorie tarifaire correspondante. Pour cela, vous cliquez sur l’onglet , vous obtenez l’écran suivant :

En cliquant sur , vous pouvez commencer la saisie des articles achetés.

Vous sélectionnez avec la liste déroulante la bonne catégorie tarifaire ici Professionels


8. LES FACTURES D’AVOIR SUR VENTES

8.1.LES RETOURS DE MARCHANDISES Pour créer une facture d’avoir concernant un retour de marchandises, il suffit dans de la fenêtre d’accueil

de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :



vous validez avec la touche Entrée l’en-tête du bon d retour d’avoir puis vous remplissez le corps du bon de retour comme dans l’écran ci-après :

Vous cochez




Ne pas oublier de modifier le quantité

Ne pas oublier la remise initiale

Vous sélectionnez la facture concernée par le retour de marchandises


vous validez la ligne avec la touche Entrée. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton , le logiciel valorise le bon de retour, il est alors facile de vérifier avec la facture d’avoir reçue du fournisseur :

Vous pouvez quitter la boîte de dialogue en cliquant sur .

REMARQUE :Un bon de retour n’est pas une facture d’avoir ; il est donc nécessaire de transformer le bon de retour en facture

d’avoir. Pour cela, il suffit dans de la fenêtre d’accueil de sélectionner ou vous pouvez

directement dans la barre verticale cliquer sur , l’écran obtenu est alors le suivant :

vous sélectionnez le bon de retour en cliquant deux fois sur la ligne, l’écran est alors le suivant :

vous cliquez sur le bouton , vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez le Bon de retour à transformer


vous confirmez la transformation en cliquant sur . Vous pouvez ensuite l’imprimer si vous le souhaitez en le sélectionnant dans la liste des factures.

8.2.LES FACTURES D’AVOIR SUR VENTESPour créer une facture d’avoir concernant un rabais, une ristourne, une remise ou un escompte accordé hors facture

de doit, il suffit dans de la fenêtre d’accueil de sélectionner ou vous pouvez

directement dans la barre verticale cliquer sur , l’écran obtenu est alors le suivant :


Vous changez le numéro de la facture d’avoir




vous validez avec la touche Entrée l’en-tête du bon d’avoir financier puis vous remplissez le corps du bon d’avoir financier comme dans l’écran ci-après :

vous validez la ligne avec la touche Entrée. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton , le logiciel valorise le bon de retour, il est alors facile de vérifier la facture d’avoir :

Vous cochez




Ne pas oublier de modifier le P.U HT en tapant de la remise exceptionnelle



L’impression du bon d’avoir financier se fait en cliquant sur le bouton , apparaît alors l’écran suivant :


Vous sélectionnez






Doit être cliqué


en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer l’avoir. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur ou agrandir l’aperçu en cliquant sur l’avoir.REMARQUE :Un bon avoir financier n’est pas une facture d’avoir ; il est donc nécessaire de transformer le bon avoir financier en facture d’avoir.

9 - RÈGLER UNE FACTURE DE VENTE

Pour constater le règlement d’un client, il suffit de se positionner dans de la fenêtre d’accueil puis de

sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale

cliquer sur , l’écran obtenu est alors le suivant :


vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors :

vous cliquez sur le bouton , vous obtenez :

Vous sélectionnez la facture qui nous a été réglée


puis vous cliquez sur , votre règlement est enregistré ; pour le vérifier vous pouvez éditer le journal des règlements

10 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS CLIENTS

Pour éditer le journal des réglements Clients, il suffit de se positionner de la fenêtre d’accueil puis de

sélectionner , l’écran est alors le suivant :


Vous complétez en fonction des renseignements concernant le règlement

Vous sélectionnez dans la liste




Doit être cliqué



11 - LES PROBLEMES DE STOCKS : STOCK INSUFFISANT POUR SATISFAIRE UNE COMMANDE

Il est possible lors d’une vente que le niveau du stock soit insuffisant ; vous avez alors un écran de ce type :

vous pouvez forcer la livraison et la commande auprès du fournisseur :

Pour traiter le réapprovisionnement, il faut se positionner dans de la fenêtre principale , puis sélectionner

ou vous pouvez directement dans la barre verticale cliquer sur


vous constatez qu’une ligne s’est rajoutée :

Stock réel : stock en magasin ici 60Stock à terme : stock réel – livraison en cours ici dans l’exemple 48 à M.CHALAMEL à livrer le 25/01 ; il est donc possible de livrer la commande mais il sera nécessaire de passer un réapprovisionnement auprès de notre fournisseur


vous sélectionnez la ligne et vous ouvrez la fenêtre suivante :

vous transformez votre préparation de commande en bon de commande en cliquant sur de façon à pouvoir compléter correctement votre bon de commande :

vous cliquez sur , vous obtenez :

,

Normalement, le logiciel a dû vous mettre le bon numéro de document


le logiciel vous calcule la quantité à commander avec le stock minimum :vérification stock initial = 60 quantité livrée = 36 reste à livrer = 48 donc quantité nécessaire 36 + 48 = 84 donc il en manque 84 – 60 = 24 plus la reconstitution du stock minimum 30 soit 24 + 30 = 54.

Vous pouvez donc cliquer sur , vous obtenez :

vous pouvez imprimer et envoyer votre bon de commande à votre fournisseur sans oublier de changer la date de livraison souhaitée.

6. COMPLEMENTS

1. CREER DE CATEGORIES DE PRODUITSLes produits regroupés par famille d’articles peuvent faire l’objet ou non d’un suivi de gestion de stock, par exemple les prestations ou les travaux ne font pas l’objet d’une gestion de stock puisqu’il n’y a en pas. Il est possible de créer plusieurs catégories de produits en fonction du fait qu’ils possèdent des suivis de stockage ou pour des raisons

d’analyse. Pour cela, il suffit dans de sélectionner , l’écran obtenu est le suivant :





Vous créez les différentes catégories de produits.

2. CREER D’UNE NOMENCLATUREUn article peut être intégré au sein d'une composition, qu'on appellera alors nomenclature, (par exemple une parure est une nomenclature contenant plusieurs stylos en nombre variable : un bille,un plume ou un roller). Si certain article entre dans la composition d’une nomenclature, il est nécessaire de créer une nomenclature qui sera en fait un article supplémentaire.

Vous sélectionnez

Vous complétez la zone Intitulé et vous validez votre saisie avec la touche Entrée

Vous cochez la case Suivi en gestion si la catégorie de produits doit être suivi en gestion de stock


Pour créer une nomenclature, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur l’icône pour créer votre nomenclature article ou vous pouvez dans la barre verticale

cliquer sur , vous obtenez alors l’écran suivant :

puis vous cliquez sur l’onglet , vous obtenez alors l’écran suivant :



Vous sélectionnez dans la liste déroulante puis vous sélectionnez dans la liste déroulante de la référence de l’article entrant dans la nomenclature et vous entrez la quantité comme dans l’exemple ci-dessous :

Finalement pour la parure FONTANGES TRIO NOIR, vous devez obtenir l’écran suivant pour la nomenclature :

Vous sélectionnez dans la liste déroulante

Vous validez votre choix d’article et votre quantité grâce à la touche Entrée


et pour l’écran :

vous pouvez si vous le souhaitez insérer une photo de la parure

3. INCLURE LA PHOTO D’UN ARTICLE

Pour inclure la photo d’un article, il suffit après avoir sélectionné l’article de cliquer sur l’onglet apparaît l’écran suivant :


vous cliquez sur l’onglet apparaît l’écran suivant :

vous cliquez sur le bouton , l’écran suivant apparaît :


vous sélectionnez la photo de votre article ici parker_sonnet.jpg et vous cliquez sur , la photo est incluse dans votre fiche article comme dans l’exemple ci-dessous :

vous procédez de la même façon pour les autres articles.

4. CREER UN REPRESENTANT ET SON POURCENTAGE DE COMMISSION

Pour créer ou ajouter un représentant, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

Icône qui permet de retrouver le dossier images qui contient les photos des articles


nous pouvons ajouter un nouveau représentant grâce à l’icône ou le modifier en cliquant deux fois sur la ligne à modifier, nous obtenons :

Pour créer ou modifier une commission, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner

, puis l’écran obtenu est alors le suivant :

Il existe un représentant, en le sélectionnant et en appuyant sur la touche entrée, vous pouvez modifier ses coordonnées

Nous pouvons saisir ses coordonnées ou les modifier


nous pouvons ajouter une nouvelle commission grâce à l’icône ou la modifier en cliquant deux fois sur la ligne à modifier, nous obtenons :

il suffit ensuite grâce à l’onglet de la fiche du représentant d’attribuer la commission comme dans l’exemple ci-dessous :

Il existe dans l’exemple une commission sur les bandes dessinées

Nous entrons ou nous modifions le nom de la commission

Nous pouvons sélectionner grâce aux listes déroulantes :

- la famille- le représentant- l’objectif, le domaine, le

calcul, la base de calcul

Vous pouvez saisir dans cette zone le pourcentage de remise par tranche maximum que peuvent accorder les représentants (vous validez avec la touche Entrée)


5. VERIFIER LES CATÉGORIES COMPTABLES ET LEUR PLAN DE COMPTE

Pour vérifier les catégories comptables et les comptes, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner


vous cliquez rapidement deux fois sur l’article à vérifier et vous obtenez l’écran suivant :

Vous sélectionnez la commission dans la liste déroulante que vous validez avec la touche Entrée


Vous cliquez sur l’onglet , vous obtenez :

6. AFFECTATION DE L’ARTICLE ESCOMPTE À LA CATÉGORIE COMPTABLE ESCOMPTE

Lorsque les articles ont été créés, il peut être nécessaire d’affecter certains articles DIVERS comme l’ESCOMPTE à la catégorie comptable ESCOMPTE appelée dans le logiciel Article passerelle comptable. Pour cela, il suffit dans

de sélectionner , l’écran obtenu est le suivant :

Cette liste déroulante permet de vérifier les différentes catégories comptables et les comptes associés

Comptes associés à la catégorie comptable


vous cliquez sur l’onglet et dans l’écran de dialogue , vous cliquez sur l’onglet

apparaît alors l’écran suivant :

vous devez obtenir l’écran suivant :

En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les paramètres Généraux par défaut du logiciel de Gestion Commerciale

Vous cliquez sur la liste déroulante et vous sélectionnez l’article ESCOMPTE (il faut maintenir appuyer) en cas de fausse manœuvre, il faut effacer et recommencer


7. SUPPRIMER UNE FAMILLE D’ARTICLES

Pour supprimer une famille d’articles, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

Vous sélectionnez la famille d’articles à supprimer et vous cliquez sur l’icône pour supprimer celle-ci

8. SUPPRIMER UN ARTICLE

Pour supprimer un article, il suffit dans de la fenêtre principale de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :

vous sélectionnez l’article à supprimer et vous cliquez sur l’icône la boîte de dialogue suivante apparaît :

vous confirmez la suppression en cliquant sur le bouton


9. SUPPRESSION OU MODIFICATION D’UNE LIGNE D’UN MOUVEMENT D’ENTRÉE

Pour supprimer ou modifier une ligne d’un mouvement d’entrée, il suffit dans de la fenêtre principale de

sélectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale cliquer

sur , l’écran obtenu est alors le suivant :

Après avoir sélectionné le mouvement, il suffit de cliquer sur l’icône vous obtenez l’écran suivant :

et vous sélectionnez la ligne à supprimer ou à modifier, puis si vous souhaitez la supprimer vous cliquez avec le

bouton de la souris ou avec l’icône , vous obtenez l’écran suivant :

vous confirmez la suppression avec la touche , si par contre vous souhaitez uniquement modifier la ligne, il suffit de la sélectionner et de modifier les zones erronées comme dans l’écran ci-dessous :

Vous sélectionnez le document des stocks dans lequel vous souhaitez modifier une ligne


10.CRÉER UN PLAN DE COMPTE ATTACHÉS À UN ARTICLE ET A UNE CATÉGORIE COMPTABLE

Lorsqu’un article est rattaché à une famille d’articles qui ne possède pas de plan de comptes ou un plan de compte

différents, il est nécessaire de le créer. Pour cela, au moment de la création de l’article, il faut dans l’onglet de la fiche article compléter la partie suivante :

Pour le PORT par exemple nous obtenons l’écran suivant :

11.MODIFIER OU CREER UNE CATEGORIE TARIFAIRE SUR UN ARTICLEPour modifier ou pour créer des conditions particulières pour un article différent de la famille d’articles, il suffit dans

de la fenêtre principale de sélectionner puis de sélectionner l’article à modifier,l’écran obtenu est alors le suivant :

Cette liste déroulante permet de sélectionner les différentes catégories comptables et les comptes associés

Comptes associés à la catégorie comptable

Ne pas oublier de cocher pour le port


vous cliquez sur la ligne de la catégorie tarifaire ici Particuliers que vous souhaitez modifier ou créer, vous obtenez alors l’écran suivant :

le prix et le coefficient apparaissent comme dans l’écran ci-dessous :

12.EDITER LES JOURNAUX DE FACTURE DE VENTE OU D’ACHAT

Pour éditer le journal des Factures des ventes ou celui des Achats, il suffit de se positionner de la fenêtre

d’accueil puis de sélectionner , l’écran est alors le suivant :

Vous entrez le coefficient ici puis vous fermez la boîte de dialogue




Vous sélectionnez dans la liste le journal que vous souhaitez éditer


Doit être cliqué



13.TRANSFERER LES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALEPour transférer les factures et les règlements du dossier Gestion Commerciale vers le dossier Comptabilité, il suffit de

se positionner dans de la fenêtre d’accueil puis de sélectionner l’écran obtenu est alors le suivant :


Vous cliquez sur le bouton (mise à jour directe comptabilité) et le transfert s’effectue, vous pouvez vérifier que

le transfert s’est bien effectué en choisissant de la fenêtre d’accueil puis de sélectionner , cela vous ouvre la comptabilité générale et vous pouvez ouvrir le journal correspondant.

Bien vérifier qu’il s’agit du bon dossier comptable

Vous sélectionnez soit :

Ne pas oublier de sélectionner le bon journal

Attention, il faut sélectionner la bonne catégorie comptable avec le bon code journal