FIDELITY Hotel Management System · v praksi izkazana poslovna koristnost informatizacije. Minimalne tehnične zahteve Programska in strojna oprema mora biti ustrezne kvalitete. Optimalna

FIDELITY Hotel Management System

OPIS IN LASTNOSTI PROGRAMA

2 Fidelity Hotel Management System - MAiS

Celovita rešitev Fidelity za vodenje hotelske dejavnosti

Fidelity HMS (Hotel Management

System) je visoko fleksibilen sistem, ki

lahko pomembno sooblikuje poslovni

uspeh vsakega hotela, ne glede na

specifičnost potreb oz. zahtev. Izpolnjuje

potrebe tako majhnih in srednjih hotelov

kot tudi letoviških hotelov in hotelskih

verig.

Je integriran rezervacijsko-recepcijski

sistem, ki pokriva potrebne funkcije na

vsebinsko in tehnološko najsodobnejši

način. S programskimi in strojnimi

vmesniki omogoča integracijo različnih hotelskih podsistemov v enovit

informacijski sistem (Pay-TV, zdraviliški program, računovodski program,

gastro, energetski sistem, minibar, idr.) Fidelity je izjemno učinkovita

hotelska rešitev, ki temelji na bogatih izkušnjah hotelskega poslovanja

(vodenje, prodaja, rezervacije, recepcija, blagajna, vzdrževanje, idr.) ter

strokovnega znanja s področja IT rešitev.

Fidelity je namenjen povečanju učinkovitosti hotelskega osebja in s tem tudi

zadovoljstva hotelskega gosta. Izpolnjuje najvišje zahteve hotelskega osebja

glede učinkovitosti in fleksibilnosti, pri tem pa je uporabniku prijazen, saj s

standardiziranimi uporabniškimi vmesniki omogoča enostavno uporabo in

uvajanje v uporabo. Program je prav tako v celoti prilagojen slovenski

specifiki in zakonodaji, pri tem pa ohranja koncept standardiziranega

produkta, kakršni so v veljavi drugod po svetu. Uporabljena tehnologija

omogoča doseganje najvišjih standardov pri zagotavljanju zanesljivosti in

varnosti sistema.

Fidelity ima več kot 300 programskih vmesnikov, ki se jih lahko

uporabi glede na želje naročnika.

Fidelity ponuja sistem rezervacij, upravljanje oz. vodenje kapacitet (delo z

agencijami), prijavo in odjavo gostov, kartoteko gostov, blagajno,

akontacijo, fakturiranje, gotovinsko in negotovinsko poslovanje, grafični

pregled rezervacij, vodenje vzdrževanja sob, poročilo ob zaključku dneva,

negovanje osnovnih podatkov ter t. i. hitre funkcije, ki omogočajo najhitrejši

možen način dostopa do pomembnih delov programa.

Poleg naštetih vključuje Fidelity še vrsto dodatnih možnosti, ki sicer ne

sodijo v osnovni paket, vendar se jih lahko doda na željo naročnika. To so:

prodajna pisarna (z agencijskimi pogodbami, alotmani), možnost prodaje in

rezervacije prostorov in opreme za izvedbo seminarjev, možnost prodaje oz.

rezervacij npr. športnih objektov ali miz v restavraciji, hotelsko fakturiranje

(kreditnih kartic, naročilnic, voucherjev, agencije, podjetja, posredniki).

KLJUČNE LASTNOSTI:

Rezervacijsko-recepcijske aktivnosti (prijava, odjava gosta).

Dodelitev sob in pregled zasedenosti sob.

Funkcionalni in pregledni sobni plan omogoča ažurno spremljanje in načrtovanje zasedenosti hotela.

Napredne individualne in skupinske rezervacije.

Profil in zgodovina gosta.

Obračun gosta.

Med izvajanjem dnevnih zaključkov dela hotelsko osebje brez vmesne prekinitve.

Poenostavljeno vodenje in vzdrževanje sob (housekeeping).

Fleksibilen sistem poročil za učinkovit kontroling in pirhodkovni menedžement.

Standardizirani uporabniški vmesniki za enostavno in uporabniku prijazno uporabo (učinkovita obravnava hotelskega gosta.

Sočasna uporaba v več jezikih in različnih valutah.

Dejanska Windows aplikacija, odprta k standardom MS Office (Excel, Explorer).

Integracija več kot 300 različnih hotelskih podsistemov, kot npr. Pay-TV, PBX, Doorlocking idr.

Večstopenjska uporabniška zaščita.


Dodatne možnosti

Fidelity – ODR naprava (optični čitalec dokumentov);

Fidelity Prodajna pisarna (agencijske pogodbe, alotmaji);

Fidelity Frequent Flyer Guest (posebni statusi gostov);

Fidelity Invoicing – hotelsko fakturiranje (fakturiranje kreditnih kartic, naročilnic, voucherjev, agencije, podjetja,

posredniki);

E-gost (prenos podatkov o prihodu gostov na policijo).

Povezovanje na druge sisteme

Gastro sistemi (RMS, Unipos, TC POS, PC Cash,…)

- prenos potroškov iz restavracije na hotelski račun (bremenitev/dobavnica);

- kontrola, ali je gost prijavljen v določeni sobi (pri opciji optični čitalec vizualno);

- uporaba dlančnikov v gospodinjstvu za izbiro statusa sobe;

video sistemi ( M.E.N., Ulysse, BeeSmart, …)

- prenos potroškov na račun (plačljivi programi);

- dobrodošlica;

- sporočila za gosta;

- pregled računa;

- video Check-Out,

- izbira statusa sobe;

- room service;

- info kanal;

- blokada TV aparatov v sobah, kjer ni prijavljenih gostov.

Telefonske centrale (Iskra SI 2000, Siemens, Alcatel, Erricson,…)

- prenos potroškov na račun (tel. pogovori, minibar);

- izbira statusa sobe;

- blokada/deblokada.

sistem magnetnih kartic, mehanskih ključev (TESA, VingCard, …);

minibar sistemi;

računovodski sistemi (SAP, Baan, SAOP, Minimax, Largo,…).

* funkcije in cena so odvisne od izbranega sistema (telefonska centrala, Pay-TV, minibar)


Poslovno-organizacijske prednosti

Modularnost (funkcionalna organizacijska modularnost, tako gradnikov kot tudi opreme);

popolna in hkratna večjezičnost (istočasno lahko delamo v več jezikih);

določanje podatkovne kompleksnosti skladno z rastjo usposobljenosti uporabnika;

popolna izraba grafičnih možnosti;

organizacijska tipizacija ob izjemni prilagodljivosti na način komfortne parametrizacije (višji uporabniški nivo);

vsebovane pomembne lastnosti za informatizacijo hotelsko-gostinskih verig (standardizacija, tipizacija, bogat nabor

funkcionalnih možnosti za podporo doslej znanih metod gospodarjenja na tem tržnem segmentu);

v praksi izkazana poslovna koristnost informatizacije.

Minimalne tehnične zahteve Programska in strojna oprema mora biti ustrezne kvalitete. Optimalna konfiguracija opredeli v skladu s stanjem na trgu in

velikostjo projekta.

Minimalne tehnične zahteve so:

operacijski sistem delovne postaje: MS Windows 2000, MS Windows XP, MS Windows 7;

operacijski sistem strežnik: MS Windows 2000, 2003, 2008, …;

strojna oprema:

- Strežnik: Minimalno 2G RAM 2 x 50G SCSI trdi disk;

- Delovne postaje: primerna za MS Office;

daljinska podpora On-Line (internet, programska oprema za daljinsko diagnostiko).

ZA UPORABO HOTELSKE PROGRAMSKE OPREME NA SPLETU (SAAS) ZAGOTOVI NAROČNIK ADSL PRIKLJUČEK IN DELOVNO POSTAJO S PRIPADAJOČIM TISKALNIKOM, KI

NIMA POSEBNIH ZAHTEV – TAKŠNE, KOT JO UPORABLJATE NPR. ZA INTERNET, E-MAIL, WORD. PRIPOROČAMO BOLJŠI MONITOR.

Tehnološke prednosti

Grafično Windows okolje;

večopravilno okolje;

najnovejša razvojna okolja;

učinkovita relacijska podatkovna baza;

visoka stopnja zanesljivosti in varnosti podatkov;

stabilizacija platform in posledično daljša doba eksploatacije materialne opreme;

integracija sodobnih orodij za pisarniško poslovanje (MS WORD, MS EXCEL);

uporaba sodobnih komunikacijskih storitev: internet, e-mail;

Crystal Reports (Eden najboljših paketov za kreiranje tekstovnih, grafičnih in kombiniranih poročil. Popolna

integracija v Fidelity programski paket.)


MODUL REZERVACIJE

Mogoči so različni tipi rezervacij: o individualne rezervacije o skupinske rezervacije o rezervacije podjetij o rezervacije s portalov o rezervacije turističnih agencij o rezervacije prek posrednikov o rezervacije na čakalni listi o kombinirane rezervacije.

uporabniško definiran zaslon (profil, rezervacije, check-in);

profil/ kartoteka gosta, podjetij, turističnih agencij, posrednikov in skupin;

v poljih vedno na voljo izbor možnih vrednosti (prednastavljene in izračunane vrednosti, izbira vrednosti s padajočega menija, izbirni gumbi);

neomejeno število sob in cenikov; delitev sobe in delitev cene; pregled razpoložljivosti sob, tipov sob,

cenovnih kod; sumarni in specifični tipi sob; status rezervacije (dokončna, nedokončna,

ponudba) izračun razpoložljivosti in rezervacije za

neomejeno obdobje rezervacije na hotel, tip sobe, na številko sobe

ali brez; avtomatska dodelitev cen in paketov; uporabniško definirana potrdilna pisma; avtomatsko kreiranje potrdilnih pisem; individualna sprememba standardnega

potrdilnega pisma med urejanjem rezervacije potrdilna pisma za posameznika, podjetje,

turistično agencijo, posrednike; skupinsko zaseganje in vodenje kapacitet

(alotmaji); več rezervacij in računov na isto sobo; obračunska navodila avtomatski prenos bremenitev na drug račun

ali sobo; poizvedovanje rezervacij po različnih

postavkah (ime, priimek, podjetje);

odpovedovanje rezervacij z vnosom razlogov,

obnova rezervacije, možne spremembe; vodenje skupinskih dogodkov, opozorila pri

rezervacijah; pregled zasedenosti po različnih ključih; poljubno zaporedje pregleda rezervacij po

poljubnih kriterijih in po poljubnem vrstem redu;

vse rezervacije so povezane z zgodovino gosta;

vnos posameznih opomb o rezervaciji; prikaz valute cenika na rezervaciji in prikaz VIP

statusa gosta; funkcija bujenja avtomatska dodelitev sob - možnost izbire

termina, tipa in lastnosti sobe; zaklepanje številke sobe na rezervaciji; izračun statistike gosta na letni oz. skupni

osnovi; izpis sporočila, da ima gost rojstni dan; fotografija gosta v kartoteki / vizualna

identifikacija gosta. Poleg skupinskih rezervacij omogoča modul za delo s skupinami tudi naslednje: o avtomatsko prireditev sob in tipov sob z

upoštevanjem zahtev; o statistiko; o kreiranje rooming liste za člane skupine; o različno število nočitev za vsakega člana; o avtomatsko prijavo celotne skupine; o obračunavanje posameznikom ali celotni

skupini na skupen račun; o odjavo skupine ali posamezno.


ONLINE REZERVACIJE Modul Fidelity WebRes

Ker je na svetovnem spletu množica rezervacijskih portalov, se vsak

hotelir vsakodnevno sooča z dilemo, kateremu portalu naj nameni

svoje kapacitete ter koliko. Kapacitet, ki so rezervirane za prodajo

prek določenega portala, namreč hkrati niso proste za prodajo prek

drugih kanalov. Fidelity WebRes omogoča prav to – prosto

prodajo vaših kapacitet na trgu!

Fidelity Webres je rezervacijski mehanizem, namenjen prodajni službi hotela.

Njegova inovativna moč je v tem, da hotelirju ni treba več razdeljevati prostih

kapacitet različnim svetovnim rezervacijskim portalom. Fidelity Webres deluje tako,

da v trenutku povpraševanja gosta sam dosega proste kapacitete hotela, ki so

namenjene internetni prodaji in jih nato tudi ponudi kot razpoložljivost hotela v

realnem času.

Hotelirjem ponuja dinamičen proces, ki podpira izvedbo rezervacije neposredno

v hotelski rezervacijsko-recepcijski sistem. Rezervacija je izvedena neposredno s portala

in/ali s spletne strani hotela. Sistem, ki omogoča gostu online rezervacijo s takojšnjo

potrditvijo, je namreč lahko integriran v obstoječe internetne informacijske strukture, kar

pomeni, da so hotelski rezervacijski obrazci na internetu neposredno povezani z bazami

hotela.

Internetni uporabnik prejme, le v nekaj sekundah po uspešno izvedeni rezervaciji,

potrdilno pismo hotela o rezervaciji na svoj zaslon in po e-mailu. Potrjena rezervacija je

takoj shranjena v hotelski sistem. Hotelir s tem dobi pomočnika v svoji prodajni službi, ki

na podlagi njegovih navodil izvaja internetne rezervacije 24 ur na dan, 7 dni v tednu,

vse leto.

Ključne prednosti Fidelity WebRes: o inovativna moč Fidelity WebRes je v racionalizaciji tako človeških kot stroškovnih resursov hotelske prodaje; o gost ima takojšen vpogled do trenutne hotelske ponudbe oz. razpoložljivosti; o izvedba rezervacije v realnem času s takojšnjo potrditvijo in neposredno zabeležbo v hotelski informacijski sistem; o WebRes odgovarja na povpraševanja portalov o prostih kapacitetah in sprejema naročila za izvedbo rezervacij

dinamično in v realnem času; o zmanjšanje administrativnih stroškov, povečana direktna prodaja ter posledično večja zasedenost hotela; o varnostni mehanizimi za preprečevanje prezasedenosti, ki povzroča nepotrebne stroške.

Spletni rezervacijski portal: www.hotel.si


Zaseganje kapacitet/ delo z agencijami

Kreiranje skupine sob (alotma);

iskanje, vnos in vzdrževanje alotmanov;

vnos datumov in časov zaseganja ter sproščanja kapacitet (opcija št. dni oz. datum);

določitev vodje skupine ali povezava na agencijo ali podjetje;

statistika rezervacij in realizacij;

vnos pogodb z agencijami.

Prijava gosta

Uporabniško definiran zaslon za prijavo gosta;

avtomatski prenos ustreznih podatkov za policijo po internetu (z dodatnim programom);

uporaba kartoteke za posamezne goste;

prijava gostov brez rezervacij;

prijava skupin po članih ali skupaj;

prijave posameznikov s svojimi računi ali s skupnimi računi na sobo;

enostavna prijava, ko se uporablja delitev sobe;

pregled prihodov po različnih ključih;

možnost sprememb rezervacij razen datuma prihoda (po prijavi);

različni računi za posameznega gosta, v različnih jezikih;

možnost dodatne obremenitve računa;

navodila za obračun gosta;

možnost avtomatske ali ročne prireditve sobe;

selitev;

nastavitev akcij, ki se avtomatsko izvedejo v času bivanja gosta;

vodenje sporočil za goste v različnih jezikih.

Kartoteka gostov

Uporabniško definiran zaslon in polja za vzdrževanje kartoteke;

poleg obveznih podatkov in statistik o gostu ponuja sistem množico koristnih dopolnilnih podatkov po izbiri

uporabnika;

posebne funkcije za vodenje kartoteke podjetij, agencij in posrednikov;

vnos oznak in beležk za posameznega gosta;

naslavljanje gosta v različnih jezikih;

tiskanje nalepk z naslovi (integracija v okolje MS Office oz. Crystal Reports);

statistični podatki:

- prihodki

- število obiskov

- število nočitev

- število "neprihodov"

- število odpovedi;

možnost obnovitve statistike za vsakega gosta posebej;

iskanje kartoteke po poljubnih kriterijih (polja kartoteke);

vnos preferenc (št. sobe, ceniki, …)

pregled statistike gosta za do tri leta nazaj.


Odjava gosta

Pri odjavi so na računu vsi potroški do tega dne:

- osnovne storitve

- dodatne storitve iz cenika (paketi)

- telefonski pogovori

- Pay-TV

- Minibar

- dodatne bremenitve (npr. prodaja razglednic);

možnost spremembe besedila na računu;

tiskanje računov v več jezikih;

uporabniško določljivi računi v različnih jezikih;

vnos dodatnega besedila na posameznem računu;

poskusni, vmesni, vnaprejšnji računi;

delitev računov glede na različne stroške z avtomatskimi obračunskimi navodili (drag and drop);

dodatne bremenitve na račun pri odjavi;

prenos računa na drugo sobo ali drugo ime;

neomejeno število tipov plačil posameznega računa;

posebna skupinska odjava za vse člane skupine;

enostavno storniranje bremenitev in računov;

različne oblike računov (združevanje po oddelkih, gostih);

popusti, ugodnosti sistema kartice zvestobe.

Blagajna

Vodenje različnih blagajnikov;

določljiv način dela blagajnikov (prijava, hkratnost, začetno stanje blagajne, gesla);

obračun blagajne (gotovina, tuje valute, kreditne kartice);

obremenitev računov s telefonskimi impulzi, bremenitvami iz POS-a, Pay-TV-ja;

enostavno dnevno spreminjanje tečajev, možna uporaba provizije;

možnost uporabe različnih tečajev za obračun storitev in za menjalnico;

prijava in odjava, zaključek blagajnikov večkrat na dan;

vodenje stanja posameznih blagajn.

menjalnica (odkup deviz), žurnal, rekapitulacija tujih sredstev - v skladu z zakonodajo;

uporaba ustreznih menjalniških poročil za banko ter tiskanje odkupnih lističev s številčenjem;

pregled starih računov,

beleženje tečajnih razlik in stotinske izravnave;

prikaz VIP statusa gosta;

možnost avtomatskega kreiranja popustov.


Akontacije

Obračunavanje in vnos prejetih akontacij za rezervacije v različnih valutah.

Vodenje plačanih in neplačanih akontacij;

vodenje prenešenih in vrnjenih akontacij;

poročila glede na definiran datum;

avtomatski prenos depozita na račun gosta pri prijavi;

možnost prikaza starih akontacij (iskanje po aktivnih/preteklih rezervacijah, po računih, po datumu, po tipu

rezervacije, po imenu).

Fakturiranje

Možnost avtomatskega generiranja faktur za podjetja (naročilnice, kreditne kartice);

tiskanje faktur po pogodbi (agencije);

bremepisi, dobropisi, splošne fakture, poročila;

uporaba tujih valut;

uporabniško prilagodljiva oblika fakture in številčenje;

možnost prenosa na knjigovodski sistem.

Negotovinsko poslovanje

Avtomatski prenos bremenitev za agencije (voucherji) na ustrezen konto;

različna poročila;

iskanje kontov glede na ime, številka računa, datum ali znesek;

vodenje plačil s kreditnimi karticami in naročilnicami, voucherji;

avtomatski prehod v modul za fakturiranje.


Grafični pregled in obdelava rezervacij

Sobni načrt - pregledno grafično orodje za

načrtovanje in obvladovanje tako rezervacij,

kot gostov, ki so že v hotelu;

grafični prikaz zasedenosti hotela – možnost

izbire več načinov prikaza (različne barve za

posamezen način prikaza): po tržnih kodah,

po tipu rezervacije, po cenikih, po kodi

posrednika, po statusu rezervacije, po

potrjenih/ nepotrjenih rezervacijah.

enostavna selitev rezervacij;

sprememba datuma prihoda oz. odhoda;

pregled, popravljanje rezervacij in kartotek;

vnos novih rezervacij;

brisanje rezervacij;

odpoved rezervacij;

obračun;

sporočila, lokatorji;

ZOOM funkcija (en mesec oz. dva naenkrat

na ekranu, različno število sob hkrati);

Quick Info funkcija;

posebni indikatorji za prijavljene goste in

sporočila.

Vodenje sob - vzdrževanje

Posebna poročila za gospodinjstvo.

Možnost spremembe statusa sobe preko telefonske centrale, POS sistema, Pay-TV;

možnost različnih oznak sob: čista, umazana, ni v uporabi, pleskanje;

poročila o statusu sob;

vnos dovoljene prezasedenosti po dnevih;

pregled prihodnje zasedenosti sob po tipih sob in po dnevih;

zgodovina sob.

rezervacije;


Sistemi poročil

Več kot 500 standardnih poročil;

porazdelitev poročil glede na skupine:

- gosti v hotelu;

- rezervacije;

- zgodovina gosta;

- finančna poročila;

- zaključek dneva;

- statistični izpisi;

- konfiguracija;

- drugo;

uporabniško določljivi ključi za izbiranje in urejanje;

uporaba generatorja poročil omogoča hitro kreiranje dodatnih/spremenjenih poročil;

nadzor nad tiskalnikom;

možnost primerjav podatkov s prejšnjim letom (dan, mesec, leto);

dodatni seznami za restavracijo, policijo, banko;

dodatne statistike in poročila:

- statistika turističnih taks,

- statistika nacionalnosti,

- statistika storitev,

- poročilo za restavracijo,

- dnevna zasedba,

- poročila za gospodinjstvo,

- prijava za policijo (internet);

grafični prikazi, statistike;

Marketinška poročila

Manager report

možnost prevajanja poročil (eno poročilo za več jezikov).

Zaključek dneva

Zaključek dneva ne prekinja 24/365 dela recepcije

uporabniško določljiv zaključek dneva;

opozorila za pomankljive podatke v kartotekah gostov;

neomejeno število avtomatskih poročil in statistik;

poročila za računovodstvo;

avtomatska bremenitev računov (nočitve);

statistika po državah;

programiranje poročil (izbor, sortiranje);

možnost dodatnih obdelav na željo uporabnika (prenosi podatkov);

možnost dnevnega izračunavanja statistike gosta,

možnost preračunavanja celotne statistike gosta za odjavljene goste.


Negovanje osnovnih podatkov

Tipi sob, sumarni tipi sob, oznake hotelov, oznake sob, opis v različnih jezikih;

neomejeno število sob, neomejeno število oznak in lastnosti;

neomejeno število različnih tipov rezervacij;

vzroki odpovedi;

države;

ceniki v različnih valutah,

oblikovanje paketnih elementov in povezava na cenike;

tržni segmenti;

izvori rezervacij;

kanali rezervacij;

oddelki, stroškovna mesta, tipi obračunov, tuje valute;

blagajniki;

navodila za bremenitve računov;

parametri za prilagajanje programa uporabniku;

uporabniki, skupine uporabnikov s pooblastili;

neomejeno število uporabnikov sistema;

pozdravne kode v različnih jezikih;

oblikovanje računov za goste v različnih jezikih;

oblikovalec ekrana - uporabniško določljivi ekrani za naslove gostov, podjetij, agencij, kartoteko, rezervacije,

prijavo in odjavo, različne preglede;

določitev zaključka dneva;

možnost brisanja posameznih zapisov iz kartoteke gostov, podjetij, turističnih agencij - pod določenimi pogoji;

določitev barv ekranov, zapisov, oken.

Hitre funkcije Hitre funkcije nam omogočajo hiter dostop do pomembnih delov programa, z izbiro ikone v orodni vrstici ali s pritiskom

na funkcijsko tipko.

Pomoč - sistem pomoči, ki omogoča tudi on-line dogajanje in negovanje;

pregled zasedenosti hotela;

pregled števila prostih sob;

Fidelity pregledni ekran;

razpoložljivost po tipih sob, s prihodom, odhodom;

sobni načrt z možnostjo spreminjanja trajanja, zamenjave sob za goste, pregled zapisa gosta, vnos sporočila -

pregled za en ali dva meseca;

status hotela;

ceniki;

prihodi, odhodi, gosti v hotelu;

rezervacije;...


Za več informacij nas,

prosimo, kontaktirajte:

MAiS Informacijski sistemi d.d. Leskoškova cesta 10 1000 Ljubljana Slovenija TEL: +386152100 FAX: +386152130 E-mail: [email protected] www.fidelity.si Fidelity to Hospitality

Documents

FIDELITY Hotel Management System · v praksi izkazana poslovna koristnost informatizacije. Minimalne tehnične zahteve Programska in strojna oprema mora biti ustrezne kvalitete. Optimalna