Reprinted  from  Financial  Operations  Matters  magazine  Q4  2012,  www.financialops.org  Created  by  Cheryl  Clancy  and  Chrys  Olson    

2012  Year-­‐End  Checklist  for  Accounts  Receivable      CLOSING  OUT  2012                  Purchase  orders    

p Close  POs  for  year-­‐end.    p Issue  new  POs  for  the  upcoming  year.    

Pricing    p Update  price  tables  for  the  new  year.    

Receivables    p Make  a  final  attempt  to  collect  on  items  that  are  very  past  due.    p Write  off  uncollectable  items.    p Send  potential  collectables  to  collection  agency.    p Review  credit  balances  for  customers  based  on  yearly  usage,  and  adjust  limits.    p Enter  all  shipment,  tooling,  pro  forma,  and  manual  invoices  into  the  system.  p Request  an  invoice  selection  list  from  external  and  Sarbanes-­‐Oxley  auditors  and  

do  as  much  preparation  as  possible  before  the  year  ends.  p Ensure  that  all  documents  are  either  imaged  or  filed  for  easy  access.  

Customer  master  file    p Make  any  corrections  necessary  to  the  customer  master  file.    p Enter  new  customers  and  employees  into  the  customer  master  file.    p Assign  hold  status  to  any  customers  not  active  in  the  past  year.  

Cash  flow    p Complete  cash  flow  out  through  the  end  of  the  month.    p Complete  cash  flow  out  through  the  end  of  the  calendar  year.    p Complete  cash  flow  out  through  the  first  month  of  the  new  year.    

Reporting  p Produce  an  AR  aging  report  as  of  the  last  day  of  the  year.    p Complete  all  requests  for  AR  balances  for  customers  who  are  being  audited.    

Policies  and  procedures    p Jot  down  ideas  for  next  year  to  flesh  out  later  (including  year-­‐end  and  daily  

activities).    p Update  process  steps  for  current  activity  items.    p Create  a  wish  list  of  potential  automatic  enhancements.    

 KICKING  OFF  2013    

p As  shipments  and  expenses  take  place  after  the  first  of  the  new  year,  follow  the  procedures  in  your  company  for  booking  them  to  the  general  ledger.  

p Prepare  metrics  schedules  and  run  information  reports  on  the  previous  year’s  activities  for  management.  

p Work  with  external  auditors  to  provide  and  explain  documents  they  select  for  audit.