Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.4 1 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles

Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.41

CNRS – Projet BFC Etablissement

Support de formation

Formation Instituts et Directions fonctionnellesV2.4

Date : 29/09/09


1. Principes d’accès et d’utilisation des restitutions (Rappels)• Types de restitutions

• Modes d’accès et de navigation

• Structure d’une restitution

• Formats de sortie des restitutions

2. Cartographie des restitutions BFC• Budget• Dépenses• Recettes• Opérations (OTP)

3. Suivi des référentiels budgétaires

• Groupes de centres financiers

• Centres financiers

• Programmes CB

• Adresses budgétaires

Sommaire


4. Suivi et analyse de la mise en place du budget

• Disponibles budgétaires par stade

• Détail des mouvements budgétaires

5. Suivi et analyse de la consommation des crédits

• Disponible sur Autorisations d’Engagement en dotation globale

• Situation budgétaire (état budgétaire BW)

6. Suivi et analyse des recettes

• Prévision et exécution des recettes

7. Suivi des frais de mission FMCAC

• Suivi des frais de mission FMCAC

Sommaire


8. Consommation des crédits et détail des justificatifs de dépenses par unité (Historique laboratoire)

• Budget• Reports de crédits

• Réouvertures de crédits sur contrats

• Demandes d’achat

• Commandes d’achat

• Factures d’achat

• Missions

• Liquidations de mission

• Engagements individuels

• Liquidations d’engagements individuels

Sommaire




Formation Instituts et Directions fonctionnelles

Principes d’accès et d’utilisation des restitutions (Rappels)


Principes de navigationTypes de restitutions disponibles dans BFC

1. Des listes de détail, accessibles au travers des menus BFC et portant sur les données BFC (actualisées en « temps réel »).

2. Des tableaux de bord, accessibles au travers des menus BFC et portant sur les données BFC (actualisées en « temps réel »).

3. Des tableaux de bord BW, accessibles au travers des menus BFC et portant sur des données BFC du jour J-1 (données BFC de la veille).

4. Des requêtes (ou queries) accessibles au travers de « groupes utilisateurs » et portant sur les données BFC.


Principes de navigation Accès aux listes de détail des pièces

Exemple : accès aux listes de détail de pièces du menu Budget Reporting


Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces

Un premier écran dit de sélection permet de filtrer les données à interroger

Après avoir défini vos critères de sélection,

lancez l’état via le bouton « Exécuter »





Gestion de variantes de sélection pour définir et sauvegarder des filtres usuels.

Sauvegarde des filtres dans une

variante

Sauvegarde des filtres dans une

variante

Accès aux variantes déjà

enregistrés

Accès aux variantes déjà

enregistrés



A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de liste.

Possibilité via ce menu de paramétrer les options de mise en forme :- Liste des colonnes- Filtres- Tris et Totalisations

Possibilité via ce menu de paramétrer les options de mise en forme :- Liste des colonnes- Filtres- Tris et Totalisations



A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de liste.

Possibilité via ce menu d’imprimer la liste et d’exporter la liste sous Excel.Attention ! Choisir pour l’export Excel : Liste/Exportation/Fichier local puis option Calcul avec tableur

Possibilité via ce menu d’imprimer la liste et d’exporter la liste sous Excel.Attention ! Choisir pour l’export Excel : Liste/Exportation/Fichier local puis option Calcul avec tableur


Principes de navigation Accès aux tableaux de bord

Exemple : accès aux tableaux de bord du menu Budget Reporting


Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord

Un premier écran dit de sélection permet de filtrer les données à interroger

Sélection des données via le groupe

Sélection des données via le groupe

Sélection des données via les valeurs individuelles

Sélection des données via les valeurs individuelles

Après saisie des critères de sélection,


Après saisie des critères de sélection,




Les groupes permettent d’organiser par exemple les centres financiers en hiérarchies (structures du CNRS) et permettent ainsi d’effectuer des analyses transverses (par DR ou par Institut par exemple).

Au sein d’un groupe, les valeurs peuvent être hiérarchisées. Ces hiérarchies permettent de structurer la présentation des états d’analyse. Chaque groupe représente un niveau de totalisation.

L’analyse d’un tableau de bord à partir d’un groupe permet par ailleurs de sélectionner uniquement les éléments définis dans le groupe.



Exemples de types de groupes disponibles dans BFC :

Groupe de centres financiers : CNRS, Instituts, DR, Unités

Groupe de comptes budgétaires : DEPENSE, RECETTES, NA, NB, NC, R1, R2, R3 et R4

Groupe de domaines fonctionnels : A1, A2-A3, LOLF



A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de tableau.

Zone d’affichage de l’étatZone d’affichage de l’état

Zone de sélection des variations

supplémentaires

Zone de sélection des variations

supplémentaires

Zone de sélection des valeurs possibles pour une variation

Zone de sélection des valeurs possibles pour une variation



Dans l’exemple ci-dessous, le gestionnaire veut afficher le budget sur SE. Il sélectionne la variation « Fonds ». Les valeurs possibles s’affichent. Le gestionnaire clique sur la valeur « 0 » pour obtenir le résultat demandé.



Les tableaux de bord peuvent être imprimés via le menu

Menu/Etat/Imprimer

Et Exportés sous Excel via le menu

Menu/Etat/Exporter et exportés sous Excel via le menu

Sélectionnez les options « Calcul avec tableur » et « Seulement exporter »


Principes de navigationAccès aux requêtes (aux queries)

Accès aux requêtes en cliquant sur « Liste d’états SAP query »

Accès aux requêtes en cliquant sur « Liste d’états SAP query »

Accès à partir du menu RéférentielsAccès à partir du menu Référentiels


Principes de navigationAccès aux requêtes (aux queries)

Le choix du groupe d’utilisateurs s’effectue

en cliquant sur ce bouton

Le choix du groupe d’utilisateurs s’effectue

en cliquant sur ce bouton

Les queries sont accessibles à partir d’un groupe d’utilisateurs.


Principes de navigationPrincipes de navigation dans les queries

Le système propose la liste des queries disponibles.

Sélectionnez une query puis lancez l’état via le

bouton exécuter

Sélectionnez une query puis lancez l’état via le

bouton exécuter



Un premier écran dit de sélection permet de filtrer les données à interroger.







Le système édite le résultat sous forme de liste.

Boutons de fonction accessible via la barre de fonctions:• Trier par ordre croissant • Trier par ordre décroissant• Filtrer• Effectuer des totaux et sous-totaux• Imprimer• Exporter puis Fichier local puis option Calcul sur tableur•Ajuster la mise en forme des résultats

Boutons de fonction accessible via la barre de fonctions:• Trier par ordre croissant • Trier par ordre décroissant• Filtrer• Effectuer des totaux et sous-totaux• Imprimer• Exporter puis Fichier local puis option Calcul sur tableur•Ajuster la mise en forme des résultats





Cartographie des restitutions BFC


Cartographie des restitutions BFC

RestitutionsBFC

BUDGET

Suivi et analyse de l’exécution budgétaire

DÉPENSES

OPERATIONS (*)

Suivi des structures

OTP

RECETTESSuivi des

référentiel Clients et Articles

Suivi des Recettes sur commandes

Suivi de la mise en place du budget

Suivi et analyse des Frais

de mission

Suivi et analyse des Marchés et

Achats

Suivi des pré budgets et de

l’exécution financière

Suivi des OIP et opérations en

capital

Indicateurs d’activité

Suivi et analyse des Dépenses de personnel

Suivi des référentiels

Fournisseurs et Agents

Suivi des Recettes sur

contrats

Suivi des référentiels budgétaires

(*) Opérations nécessitant un suivi analytique via les Organigrammes Techniques de Projet (OTP)

Indicateurs

d’activité





Suivi des référentiels budgétaires


Suivi des référentiels budgétairesGroupes de centres financiers

Exercice : Visualisez les groupes de centres financiers suivants :

CNRS0004CNRS2INSTITUTS INEE


Suivi des référentiels budgétairesCentres financiers (1/3)

Exercices : Visualisez les centres financiers rattachés à la DR 0020. Visualisez le centre financier correspondant à l’UMR7217.



Utilisation de la requête « Liste des centres financiers » à partir du groupe utilisateur ZBUDGET



Exercices :

1. Visualisez les centres financiers rattachés à la DR 0020.

2. Visualisez le centre financier correspondant à l’UMR7217.

3. Comparez les résultats obtenus avec ceux du « Répertoire des Centres financiers »

4. Listez les centres financiers rattachés à votre institut et exportez la liste.


Suivi des référentiels budgétairesProgrammes budgétaires (Programmes CB)

Exercices : Visualisez les programmes CB relatifs aux PIR. Visualisez le programme CB relatif à un contrat de recherche.


Suivi des référentiels budgétairesAdresses budgétaires du plan de structure budgétaire

Exercice : Visualisez et analysez les adresses budgétaires rattachées à l’UMR7217.





Suivi de la mise en place du budget


Suivi de la mise en place du budgetDisponibles budgétaires par stade (Programme budget)

Cet état permet de visualiser par adresse budgétaire le budget disponible à un stade (ou type de budget) considéré.


Suivi de la mise en place du budgetDisponibles budgétaires par stade (Programme budget)

• Budget actuel : Budget disponible sur le stade considéré.• Transferts émetteurs : Crédits émis à partir du stade considéré.• Transferts récepteurs : Crédits reçus sur le stade considéré.

• Budget actuel : Budget disponible sur le stade considéré.• Transferts émetteurs : Crédits émis à partir du stade considéré.• Transferts récepteurs : Crédits reçus sur le stade considéré.


Suivi de la mise en place du budgetDisponibles budgétaires par stade

Exercices :

1. Recherchez les crédits restant à répartir à partir de l’enveloppe « Opérateur » de

votre institut ainsi que les répartitions de crédits déjà effectuées.

2. Recherchez les crédits restant à répartir à partir de l’enveloppe « Agence de

moyens » de votre institut.

3. Recherchez les crédits restant à mettre en place pour l’une de vos unités.

4. Recherchez les crédits restant à mettre en place pour l’ensemble des unités de

votre institut.


Suivi de la mise en place du budgetDétail des pièces de saisie de budget

Cet état permet de visualiser le détail des mouvements budgétaires.


Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires

3 requêtes permettant de suivre et détailler les mouvements budgétaires.



Requête permettant de suivre les descentes de crédits aux différents stades : AFF, REP, MEP, DEL.

Requête à exécuter avec variante

Requête à exécuter avec variante



Requête de suivi des descentes de crédits : 4 variantes => Affectations, Répartitions, Mises en place, Délégations.



Suivi des descentes de crédits : une liste étendue de critères de sélection.



Requête de suivi des remontées de crédits : 4 variantes => remontées d’Affectations, remontées de Répartitions, remontées de Mises en place, remontées de Délégations.



Requête de suivi des transferts de crédits aux différents stades : Affectation, Répartition, Mise en place, Délégation.


Suivi de la mise en place du budgetSuivi des mouvements budgétaires

Exercices :

1. Listez les répartitions de crédits reçues par l’une de vos unités.

2. Listez les répartitions de crédits reçues par toutes les unités de votre institut.

3. Listez les mises en place de crédits effectuées pour l’une de vos unités.





Suivi et analyse de la consommation des crédits


Suivi de la consommation des créditsDisponible sur AE mis en place en NB

Comparaison des crédits mis en place et de la consommation budgétaire par centre financier, fonds, domaine fonctionnel et programme CB.


Suivi de la consommation des créditsDisponible sur AE mis en place en NB

• AE mises en place : Autorisations d’engagement mises en place sur NB.• Engagés : Montant des engagements.• Montant disponible : AE Mises en place – Montant des engagements.

• AE mises en place : Autorisations d’engagement mises en place sur NB.• Engagés : Montant des engagements.• Montant disponible : AE Mises en place – Montant des engagements.

Exercice : Affichez le disponible sur AE pour l’ensemble des unités de votre institut.


Suivi de la consommation des créditsSituation budgétaire (état budgétaire BW)

Comparaison du disponible réparti, des crédits mis en place et de la consommation budgétaire (engagé, réalisé).

Situation par DS … et bientôt par Institut !

Situation par DS … et bientôt par Institut !


Suivi de la consommation des créditsSituation budgétaire (état budgétaire BW)

• Dispo Réparti : Crédits disponibles au stade Réparti• AE mises en place : Autorisations d’engagement mises en place.• Engagements : Montant des engagements.• Réalisé : Montant des réalisations.

• Dispo Réparti : Crédits disponibles au stade Réparti• AE mises en place : Autorisations d’engagement mises en place.• Engagements : Montant des engagements.• Réalisé : Montant des réalisations.

Date de chargement des données BFC

Date de chargement des données BFC

Exercices : Affichez et analysez la situation budgétaire de toutes les unités de votre institut. Présentez la situation budgétaire par unité et compte budgétaire.





Suivi et analyse des recettes


Suivi et analyse des recettesExécution des recettes par centre financier

Recettes réalisées par catégorie de recette et par centre financier.


Suivi et analyse des recettesExécution des recettes par centre financier

Recettes réalisées par catégorie de recette et par centre financier.

Exercice : Affichez et analysez les recettes réalisées par toutes les unités de votre institut.





Suivi des FMCAC


Suivi et analyse des FMCACRéférentiel des OTP et EOTP

Codification des codes de suivi des FMCAC

• Définition projet : 9CACCNRS

• EOTP Directions : 9CACxx où xx = no équipe de la direction qui convoque.

=> Consolidation des dépenses par DR

• EOTP DR : 9CACxxnn où nn = no de la délégation régionale.

• Définition projet : 9CACCNRS

• EOTP Directions : 9CACxx où xx = no équipe de la direction qui convoque.

=> Consolidation des dépenses par DR

• EOTP DR : 9CACxxnn où nn = no de la délégation régionale.



FMCAC : EOTP Directions



EOTP Directions (Niveau 2)



FMCAC : EOTP Directions (niveau 2) et Délégations régionales (niveau 3)



EOTP Directions (Niveau 2) et Délégations Régionales (Niveau 3)


Suivi et analyse des FMCACSuivi des dépenses sur FMCAC

Exemple : suivi des dépenses sur FMCAC de l’INEE


Suivi et analyse des opérationsSuivi des dépenses sur FMCAC

Engagements : Engagé non réalisé Réel : Réalisé Pré budget : Pré budget


Suivi et analyse des opérationsSuivi des dépenses sur FMCAC

Exercice : Affichez et analysez les dépenses sur FMCAC de votre institut.





Détail des justificatifs de dépenses par unité


Détail du budget et des dépenses d’une unitéListe des requêtes

Documents

Formation Instituts et Directions fonctionnelles – v2.4 1 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles