Formation Microsoft®Access®

2010Créer des tables pour une nouvelle base de données

Contenu du cours• Vue d’ensemble : le composant essentiel• Leçon : inclut sept sections d’instructions• Suggestions de tâches de travaux

pratiques• Test• Aide-mémoire

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Vue d’ensemble : le composant essentiel

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Les tables sont le composant essentiel de toute base de données. Sans elles, vous n’avez pas de base de données. Dans ce cours, vous allez apprendre à créer des tables pour une nouvelle base de données.

Si vous êtes quelque peu intimidé, soyez sans crainte. Nous partons du principe que vous êtes débutant, et nous allons vous montrer comment créer des tables étape par étape.

Objectifs du cours1. Créer une table en mode Feuille de données 2. Définir les types de données pour les champs

dans la table 3. Créer une table en mode Création, et définir la

clé primaire et les types de données pour la table

4. Créer un champ Liste de choix (un champ qui fournit une liste de choix)

5. Utiliser le mode Création pour changer les valeurs dans un champ Liste de choix existant

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Créer des tables

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Façons de créer des tables

Vous devez créer une base de données de suivi des biens et délaisser la feuille de calcul volumineuse que vous utilisiez. Vous savez peut-être déjà concevoir des tables de votre nouvelle base de données, les champs, les types de données, les clés primaires et les clés étrangères. À présent, il est temps de créer les tables.

Créer des tables

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Façons de créer des tables

Pour rappel, dans une base de données relationnelle, les tables stockent vos données. Vos données ne « résident » nulle part ailleurs, et cela fait des tables le composant central de votre base de données.Sans tables, il n’y a pas de base de données. Ce cours montre comment utiliser les outils les plus courants pour créer des tables : le mode Feuille de données et le mode Création.

Créer des tables

Créer des tables pour une nouvelle base de données

•Façons de créer des tables

Voici comment procéder :En mode Feuille de données, créez une table comme suit : cliquez sur un en-tête de champ vide, sélectionnez un type de données, puis entrez un nom de champ. Il vous suffit juste de cliquer et de taper, et nous allons vous montrer comment. Pour la création de certaines tables, vous pouvez gagner du temps en utilisant des champs Démarrage rapide, des groupes prédéfinis de champs qui répondent à plusieurs besoins commerciaux courants, tels que la saisie d’adresses, de dates de début et de dates de fin. Tout ce que vous devez faire c’est sélectionner un groupe de champs à partir d’un menu.  

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Créer des tables

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Façons de créer des tables

Voici comment procéder :Par opposition au mode

Feuille de données, le mode Création vous permet de contrôler chaque champ et propriété dans une table. Dans ce cours, vous l’utiliserez pour créer une table et pour changer les valeurs dans un champ Liste de choix, à savoir un champ qui contient une liste de choix.

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Enfin, n’oubliez pas que si vous voulez publier vos bases de données sur SharePoint, vous devez utiliser le mode Feuille de données pour créer vos tables.

Créer une table en mode Feuille de données

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Procédure à suivre en mode Feuille de données

Le mode Feuille de données offre une façon visuelle de créer une table.

Commencez par créer une nouvelle base de données vierge ou par ajouter une nouvelle table à une base de données existante. Les deux méthodes permettent d’ouvrir une nouvelle table en mode Feuille de données.Remarquez que la nouvelle table contient un champ appelé N°. C’est votre clé primaire, vous ne devez donc pas en créer une.

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Créer une table en mode Feuille de données

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Procédure à suivre en mode Feuille de données

Le mode Feuille de données offre une façon visuelle de créer une table.

Pour ajouter vos champs, cliquez sur la première en-tête de champ vide, où se trouvent les mots Cliquer pour ajouter. Cette action affiche un menu de types de données. Sélectionnez un type de données pour ce champ. Après cela, l’en-tête de champ est accessible en écriture, par conséquent...

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Créer une table en mode Feuille de données

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Procédure à suivre en mode Feuille de données

Le mode Feuille de données offre une façon visuelle de créer une table.

Tapez simplement le nom du champ et appuyez sur Entrée. Cette action active le champ suivant, pour lequel vous pouvez répéter la procédure. Rappelez-vous que si vos noms de champs comportent plusieurs mots, vous ne devez pas utiliser d’espaces entre les mots.

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Créer une table en mode Feuille de données

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Procédure à suivre en mode Feuille de données

Le mode Feuille de données offre une façon visuelle de créer une table.

Une fois que vous avez fini, appuyez sur Ctrl+S ou accédez à la barre d’outils Accès rapide et cliquez sur Enregistrer. Cette action lance la boîte de dialogue Enregistrer sous, où vous pouvez entrer un nom pour la table, puis l’enregistrer.

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Aller plus vite avec les champs Démarrage rapide

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Ajout de champs Démarrage rapide dans une table

champs Démarrage rapide constituent un moyen plus rapide de créer les parties d’une nouvelle table. Les champs capturent les données pour les besoins professionnels courants, et tous les noms de champs et types de données sont définis pour vous.

Aller plus vite avec les champs Démarrage rapide

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Ajout de champs Démarrage rapide dans une table

Une table étant ouverte en mode Feuille de données, cliquez sur l’onglet Champs, puis dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur Autres champs. Une liste s’affiche.Faites défiler la liste jusqu’à accéder à la section Démarrage rapide, cliquez sur le type de champs que vous voulez utiliser, tels que Adresse ou Nom, et... Access ajoute les champs pour vous, avec les types de données des noms de champs déjà définis.

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Aller plus vite avec les champs Démarrage rapide

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Ajout de champs Démarrage rapide dans une table

Vous pouvez utiliser les nouveaux champs directement (commencez simplement à entrer des données) ou vous pouvez les renommer ou supprimer les champs dont vous n’avez pas besoin. En outre, vous avez peut-être remarqué ce qui semble être des espaces dans le nom des champs.Ne vous inquiétez pas, ce ne sont en fait pas des noms de champs. Ce que vous voyez, ce sont les du texte convivial associé à légendes , chaque nom de champ.

Créer une table en mode Création

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Utilisation du mode Création

Le mode Création vous permet de créer une table à partir de zéro et de définir ou modifier chaque propriété disponible pour chaque champ. Vous pouvez également ouvrir des tables existantes en mode Création et ajouter, supprimer ou modifier des champs.

Créer une table en mode Création

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Utilisation du mode Création

Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Création de table.Dans la colonne Nom de champ du concepteur, entrez le nom de vos champs de table. En règle générale, le premier champ que vous créez doit être votre champ de clé primaire. Gardez à l’esprit que vous ne devez pas ajouter les champs de clé primaire maintenant. Vous pouvez le faire lorsque vous créez vos relations.

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Créer une table en mode Création

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Utilisation du mode Création

Dans la colonne Type de données, utilisez la liste en regard d’un nom de champ pour choisir un type de données pour ce champ.

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Comme toujours, enregistrez vos modifications et donnez à votre nouvelle table un nom qui décrit les données qu’elle contient.

Vous pouvez éventuellement utiliser le volet Propriétés du champ pour définir les propriétés de champs individuels.

Ajouter et enregistrer les données

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Processus d’enregistrement des données

Lors de la finalisation de vos tables, vous entrerez probablement quelques enregistrements. C’est une bonne façon de tester vos tables et de vous assurer que vous capturez les données appropriées.Essayez de mémoriser quelques règles au passage.

Ajouter et enregistrer les données

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Processus d’enregistrement des données

Lorsque vous entrez ou modifiez des données, inutile de cliquer sur Enregistrer pour valider les nouvelles informations dans votre base de données. Tout ce que vous devez faire, c’est activer un autre enregistrement. Pour ce faire dans une feuille de calcul, ou dans un type de formulaire appelé formulaire à éléments multiples, vous pouvez cliquer sur une autre ligne. Vous pouvez également utiliser la touche Tab ou les touches de direction pour activer un nouvel enregistrement. Toutes ces actions ont pour effet de valider de nouvelles données. 

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Ajouter et enregistrer les données

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Processus d’enregistrement des données

Cela s’applique également aux formulaires. Entrez des données dans le formulaire, et lorsque vous accédez à un autre enregistrement, vos données sont automatiquement validées.

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Utiliser les boutons de navigation dans des enregistrements

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Boutons de navigation dans les enregistrements Access

Une fois que vous avez créé vos tables, il vous faudra savoir comment utiliser les boutons de navigation dans les enregistrements. Vous les trouverez dans le coin inférieur gauche de vos tables, et vous les verrez également dans vos résultats de requête, ainsi que sur la plupart de vos formulaires.

Utiliser les boutons de navigation dans des enregistrements

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Boutons de navigation dans les enregistrements Access

Les boutons vous permettent de localiser des données.

Utilisez le bouton Premier enregistrement pour accéder au premier enregistrement dans une table ou les résultats d’une requête.Utilisez le bouton Enregistrement précédent pour accéder à l’enregistrement précédent.La zone Enregistrement actuel indique les enregistrements dans l’ordre séquentiel, et elle vous indique l’enregistrement que vous avez sélectionné. Utilisez le bouton Enregistrement suivant pour accéder à l’enregistrement suivant.

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Utiliser les boutons de navigation dans des enregistrements

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Boutons de navigation dans les enregistrements Access

Les boutons vous permettent de localiser des données.

Utilisez le bouton Dernier enregistrement pour accéder au dernier enregistrement, et ...

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Si vous devez ajouter des données, cliquez sur le bouton Nouvel enregistrement (vide).

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Ajouter un champ Liste de choix à une table

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Utilisation de l’Assistant Liste de choix

Vous pouvez parfois utiliser un champ Liste de choix au lieu d’une table. Par exemple, supposons que vous deviez enregistrer les emplacements des biens de votre société. Si vous disposez d’un nombre important d’emplacements, tels que des bureaux sur plusieurs étages, vous stockerez ces données dans une table parce qu’elles seront plus faciles à gérer de cette façon. Mais, si vous disposez de seulement quelques emplacements, il peut être judicieux de stocker ces options dans un champ de Liste de choix.

Ajouter un champ Liste de choix à une table

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Utilisation de l’Assistant Liste de choix

Un champ Liste de choix permet de stocker une liste d’options en interne, ou il permet de rechercher des données dans un champ figurant dans une autre table.Cette procédure vous explique comment créer un champ Liste de choix qui stocke des options en interne, dans ce qu’Access appelle une listede valeurs.

Ajouter un champ Liste de choix à une table

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Utilisation de l’Assistant Liste de choix

Votre table étant ouverte en mode Feuille de données, cliquez sur l’onglet Champs, puis dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur Autres champs.Dans le menu, cliquez sur Liste de choix et relation. Cette action démarre l’Assistant Liste de choix.Dans la première page de l’Assistant, cliquez sur Je taperai les valeurs souhaitées et cliquez sur Suivant.

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Ajouter un champ Liste de choix à une table

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Utilisation de l’Assistant Liste de choix

Dans la page suivante de l’Assistant, vérifiez que la zone Nombre de colonnes contient un 1, puis entrez vos options dans la grille, une option par ligne.

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5 Dans la troisième page de l’Assistant, entrez un nom pour le nouveau champ, puis cliquez sur Terminer.

Suggestions de travaux pratiques

1. Créer une table Fournisseurs en mode Feuille de données

2. Créer une table Support en mode Création3. Créer une table Biens4. Créer des champs Liste de choix en mode Feuille

de données5. Créer des champs Liste de choix en mode Création

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Travaux pratiques en ligne (nécessite Access 2010)

Test - Question 1Lorsque vous créez une nouvelle table en mode Feuille de données, vous devez définir un champ de clé primaire. (Choisissez une réponse.)

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1. Vrai.2. Faux.

Test - Question 1

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Le champ « N° » dans la nouvelle table fait office de clé primaire. Vous pouvez changer le nom du champ, ou remplacer le champ par une autre clé primaire, mais une nouvelle feuille de données contient toujours une clé primaire.

Lorsque vous créez une nouvelle table en mode Feuille de données, vous devez définir un champ de clé primaire.

Réponse :2. Faux.

Test - Question 2Vous ne pouvez pas utiliser l’Assistant Liste de choix pour modifier une liste de valeurs existante. (Choisissez une réponse.)

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1. Vrai.2. Faux.

Test - Question 2

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Vous utilisez le mode Création pour modifier une liste de valeurs.

Vous ne pouvez pas utiliser l’Assistant Liste de choix pour modifier une liste de valeurs existante.

Réponse :1. Vrai.

Test - Question 3Lorsque vous utilisez les champs Démarrage rapide pour faciliter la création d’une table, vous devez définir les types de données pour ces champs. (Choisissez une réponse.)

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1. Vrai.2. Faux.

Test - Question 3

Créer des tables pour une nouvelle base de données

Vous pouvez modifier les types de données si vous le souhaitez, mais ils sont déjà définis pour vous.

Lorsque vous utilisez les champs Démarrage rapide pour faciliter la création d’une table, vous devez définir les types de données pour ces champs.

Réponse :2. Faux.

Test - Question 4Parmi les syntaxes suivantes, laquelle est correcte pour une liste de valeurs ? (Choisissez une réponse.)

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1. ’Option 1’,’Option 2’,’Option 3’2. “Option 1”;”Option 2”;”Option 3”3. “Option 1”:”Option 2”:”Option 3”

Test - Question 4

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Placez chaque option entre des guillemets doubles et séparez chaque option à l’aide d’un point-virgule.

Parmi les syntaxes suivantes, laquelle est correcte pour une liste de valeurs ?

Réponse :2. “Option 1”;”Option 2”;”Option 3”

Aide-mémoirePour obtenir une synthèse des tâches traitées dans ce cours, consultez l’ Aide-mémoire.

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