FUNCIONES BÁSICAS OPERATIVAS PARA EL DESARROLLO DEL MANTENIMIENTO EN EDIFICIOS

PRELUDIO

Es difícil en un entorno tan tecnificado como el actual, pretender bajar a pie de operación, para experimentar en detalle aquellos aspectos, que son la realidad de la ejecución material de unos trabajos. La teoría nos ha convertido casi en concepto, como si las operaciones hubieran desaparecido físicamente, como si se volatilizaran. Pero todos sabemos que no es así, que cuando algo se estropea, hay que solucionarlo para que funcione, para que sirva. No olvidemos que el fin último y único del mantenimiento es el confort del usuario. Ya hemos explicitado en muchas ocasiones las personas vinculadas al mundo del mantenimiento de los edificios, las circunstancias que concurren en un buen sistema. Todos los autores coinciden en la necesidad de potenciar el mantenimiento preventivo, para así evitar el correctivo y el conductivo. Es obvio que la sustitución sistemática y organizada evitará el repaso y la urgencia. Se ha demostrado en numerosos informes económicos, que el coste de un buen mantenimiento preventivo tendrá una alta rentabilidad en todos los sentidos, alargará en mucho la vida del edificio, dará un mayor confort al usuario y evitará costos, facilitando balances positivos a medio plazo. ALGUNAS REFLEXIONES ECONÓMICAS En esta ocasión también queremos dejar a un lado la conceptualización de sistemas y procesos, tanto del proyecto como del resultado -con el convencimiento que es un ejercicio que hay que hacer en todos los edificios desde su proyecto básico-, para centrarnos en lo operativo en que se hace y como se hace. La disposición de operaciones fijas de cualquier edificio serán quizá, el punto de partida para establecer visitas, por ejemplo, los mantenimientos obligatorios por normativa que nos provocan una serie de asistencias, pueden ser realmente aprovechados para la realización de mantenimientos complementarios. No olvidemos que en las grandes ciudades los costes indirectos más importantes en sistemas rotativos de visitas, de todo tipo de mantenimientos, son los desplazamientos. El optimizar la logística de toda la operativa es una parte esencial en los resultados de costes en cualquiera de los mantenimientos de un edificio. Los procesos operativos que se desarrollaban como procedimientos en las actividades del mantenimiento, siempre estaban vinculados a los oficios, esto significa sin ninguna duda, un elemento importante en los resultados económicos, de cualquier intervención. Insistimos, si el proceso ha de ser que para una misma acción intervengan diferentes personas, los resultados desde un punto de vista de precio serán realmente lamentables. ¿Cuál es el objetivo real en estos momentos para minimizar los efectos comentados? Sin duda la interdisciplinariedad, los operarios de hoy en un gran número de sus intervenciones tendrán de conocer varias técnicas, para poder alcanzar un nuevo título: el de mantenedores, esa polivalencia acompañada de un estudio logístico de movimientos y de rutas diarias nos facilitarán la acción desde todos los puntos de vista.

Desde la propiedad, hemos de seguir y conocer cuál es la estrategia del mantenedor, cuáles son sus sistemas, métodos y tiempos que destina a nuestro servicio y desde luego, cual es su nivel de eficiencia. Pero este último, será una actividad ligada a otro tipo de cuestiones, que en otro momento comentaremos. En la actualidad, no debe ser suficiente una relación basada sólo en la confianza ciega hacia la empresa ejecutora, existe la posibilidad de establecer sistemas de control que por un lado nos evidenciarán la calidad del sistema y de los trabajos y por otro también, serán significativos para ver la conservación del valor patrimonial de nuestros edificios. ASPECTOS DE FUNCIONAMIENTO Para que los edificios funcionen, deben tenerse en cuenta una serie de prescripciones, cada una con su complejidad, algunas de gran trascendencia y otras simplemente de puesta en marcha. En el segundo caso, como ejemplo, hay que poner todas las instalaciones a régimen de trabajo con todos sus valores previos y consignas ajustados de forma óptima, en definitiva, lograr como ya decíamos el confort de los usuarios. Al final de la jornada dejar el edificio en espera para el día siguiente y realizar el proceso de régimen mínimo durante el fin de semana y días festivos, para que la puesta en marcha del lunes no resulte especialmente molesta, por estar fuera de los niveles de confort. Enumerando esta operativa tenemos: Operaciones:

Puesta en marcha. Régimen de trabajo. Comprobación de consignas, situación optima. “Hell dess” de los edificios. Centro de procesos de incidencias. Realizar procesos de régimen mínimos.

El ejemplo al que nos vamos a referir en este trabajo, del que tendremos una continuada toma de datos o de referencias, está compuesto por un conjunto de edificios de un total de 27.187m² y cuyo esquema adjuntamos más adelante. TEMÁTICAS BÁSICAS PRESCRIPTIVAS DE LA OPERATIVA Independientemente de las operaciones de puesta en marcha que hemos comentado sucintamente, podríamos considerar algunas operaciones y prevenciones a realizar en cada uno de los elementos de los edificios. Se ha de establecer una especial atención en su respuesta, se trata de instituir un manual de prescripciones, que se cumpla con normalidad y asumido culturalmente en el trabajo de todos. En relación a ello apuntamos pequeños ejemplos, con el fin de que se entienda como recordatorio, de aspectos a tener en cuenta al plantearnos la gestión operativa y su acción sobre los edificios.

Estructura Para no alterar el comportamiento de la estructura, es necesario que se mantengan las condiciones de carga tipológicas para las cuales se construyó el edificio y las contempladas, si fuese el caso, en el Proyecto de rehabilitación del edificio. Los elementos que forman parte de la estructura del edificio, paredes de carga incluidas, no se pueden alterar sin que un técnico competente asuma la responsabilidad. Esta prescripción incluye también entre otras, la realización de regatas y apertura de agujeros en paredes de carga, la redistribución de espacios interiores por cambio de tabiques, la superposición de un nuevo pavimento al existente y la apertura de agujeros de techos por intercomunicación de plantas. Los elementos estructurales no han de recibir humedades, ni directas (agua y fugas de instalaciones) ni indirectas (condensaciones del vapor de agua y capilaridad del terreno), ya que afectan a su durabilidad. Cubiertas Las cubiertas, incluidas las no transitables, se han de mantener limpias (especialmente los canales, los sumideros y las alcachofas) y libres de hierbas, evitando especialmente la acumulación de hojas y la broza en los desagües. Sólo se han de utilizar para el uso que han estado proyectadas, así, hay que evitar el almacenaje de materiales y el vertido de productos químicos agresivos, como: aceites, disolventes, lejías, etc. Las cubiertas inclinadas y las tablas no transitables sólo son accesibles para tareas de mantenimiento y cuando se transite, se ha de ir con mucho cuidado para evitar que se produzcan desperfectos. Si en la cubierta se instalan antenas, equipos de aire acondicionado, vallas o en general, aparatos que requieren ser fijados, la sujeción no ha de afectar la impermeabilización. Si además, estas nuevas instalaciones necesitan un mantenimiento periódico, habrá que prever a su alrededor, las protecciones adecuadas para evitar daños en la impermeabilización durante las operaciones de mantenimiento. Fachadas exteriores No es conveniente la alteración de la configuración compositiva de las fachadas exteriores, colocando elementos ajenos a éstas, y/o abriendo agujeros en ellas.Las terrazas se han de mantener limpias (especialmente los desagües). No está permitido la colocación de elementos extraños (aparatos de aire acondicionado, almacenaje de materiales, etc.) que puedan interrumpir la correcta evacuación de las aguas pluviales, embozar los desagües, representar pesos excesivos para la estructura y alterar la composición de la fachada. Las barandillas metálicas se han de mantener protegidas contra la oxidación y se han de repintar cuando presenten signos de que empiecen a oxidarse. Los herrajes de las puertas, balconadas y las ventanas se han de engrasar periódicamente para que funcionen con suavidad. Los canales y agujeros de recogida y salida de agua de las ventanas y las balconadas han de mantenerse limpios. No se han de dar golpes fuertes a las puertas y a las ventanas. Las cintas de las persianas enrollables se han de revisar cada 5 años y hay que cambiarlas si muestran signos de deterioro.

Distribución interior El colgamiento de objetos en los tabiques de ladrillo se ha de hacer mediante tacos y tornillos. Si se cuelgan o clavan objetos en los tabiques no han de afectar a las instalaciones encastadas (redes de electricidad, agua, calefacción y desagües). Antes de perforar un tabique hay que fijarse si pasa alguna conducción por ese punto. No es conveniente hacer regatas en los tabiques para hacer pasar las instalaciones, especialmente las de trazado horizontal o inclinado, ya que puede peligrar su estabilidad. En los falsos techos no es posible colgar objetos. En los otros techos se ha de hacer mediante tacos y tornillos. No es conveniente anular las trampillas de registro de los falsos techos. Para evitar humedades de condensación en la cara interior de los cerramientos exteriores del edificio, hay que ventilar las estancias cada día durante 30 minutos. Los elementos interiores pintados o barnizados del edificio, se han de repintar de manera periódica: Superficies pintadas con pintura plástica, cada 7 años. Superficies interiores pintadas al esmalte, cada 7 años. Superficies exteriores pintadas al esmalte, cada 3 años. Barnizados interiores, cada 7 años. Barnizados exteriores, cada 2 años. Los herrajes de las puertas se han de engrasar periódicamente para que funcionen con suavidad. Para evitar que las manivelas de las puertas al abrirlas golpeen la pared y la estropeen, hay que utilizar topes. En los baños y cocinas, hay que rejuntar las juntas entre piezas cerámicas cuando presenten deficiencias en los mismos y además, habrá que revisar las juntas en las entregas entre los aparatos sanitarios y los pavimentos y/o paramentos. Los elementos se han de limpiar correctamente no sólo para mejorar el aspecto sino también sus condiciones de uso y funcionamiento. Se ha de vigilar que los productos de limpieza que ofrece el mercado sean especialmente indicados para el material que se quiere limpiar. Antes de limpiar aparatos eléctricos hay de desenchufarlos. Los techos no se han de limpiar, hay que quitar sólo el polvo y las telarañas. Si un techo está muy sucio, es mejor pintarlo de nuevo. Para limpiar los suelos hay que tener en cuenta que hay que fregar los suelos con poco agua, sin formar charcos de agua, no utilizando ácidos fuertes y ventilar posteriormente ya que, a largo plazo, pueden generar lesiones en los forjados. Instalación de agua No es aconsejable utilizar las tuberías como elementos de contacto de las instalaciones eléctricas con la tierra. En caso de temperaturas de helada, hay que hacer correr el agua por las tuberías para evitar que se hiele. Se han de revisar y si es el caso, cambiar las junturas de goma o estopada de los grifos cada 2 años, o después de un largo periodo de no ser puestas en funcionamiento.

En caso de reparación de la instalación del edificio, hay que cerrar la llave de paso. La sustitución de las tuberías se ha de realizar con un mismo material, no se puede alternar acero galvanizado con cobre. Hay que evitar el goteo de los grifos ya que pueden suponer un despilfarro de agua de 5 litros de agua. Para desembozar tuberías no se pueden utilizar objetos puntiagudos, ya que podrían perforarlas. Además habrá que seguir las instrucciones de uso y mantenimiento de los aparatos conectados, proporcionadas por sus fabricantes. Instalación de electricidad La instalación eléctrica está formada por los contadores, por la derivación individual, por el cuadro general de mando y protección y por los circuitos de distribución interior. Los cuadros de mando y protección han de cumplir la normativa vigente y estar formados por un interruptor de control de potencia (ICP), un interruptor diferencial (ID) y los pequeños interruptores automáticos (PIA). El ICP es el mecanismo que controla la potencia que suministra la red de la compañía. El ICP desconecta la instalación cuando la potencia consumida es superior a la contratada o bien cuando se produce un cortocircuito (contacto directo de dos conductores) y no se dispara antes el PIA de su circuito. El ICP protege contra las fugas accidentales de corriente, como por ejemplo, las que se producen cuando un dedo se mete en un enchufe o cuando un hilo eléctrico toca una tubería de agua. El ID es absolutamente indispensable para evitar accidentes. Siempre que se produzca una fuga, salta el interruptor. De una manera periódica se ha comprobar si el interruptor diferencial desconecta la instalación. Para cada circuito de distribución interior hay un PIA que salta cuando el consumo en el correspondiente circuito es superior al previsto. Este interruptor protege contra los cortocircuitos y las sobrecargas. Si se produce un cortocircuito, se ha de desconectar el circuito donde se haya producido para evitar un incidente más grave. No se ha de tocar ningún mecanismo ni aparato eléctrico con el cuerpo, las manos mojadas o húmedas. Antes de manipular la red hay que desconectarla. También hay que tomar todas las medidas posibles para evitar que los niños toquen los mecanismos y los aparatos eléctricos. Las clavijas de los enchufes han de estar bien fijadas para evitar que hagan chispas. Las malas conexiones originan calentamientos que pueden generar un incendio. La desconexión de aparatos se ha de hacer estirando del enchufe, nunca del cable. Se ha de tener especial cuidado en los cuartos de baño, donde es obligatorio que el volumen correspondiente a las duchas y hasta un metro de distancia a éste no haya interruptores, enchufes ni aparatos de iluminación, a excepción de los mecanismos específicos determinados por el reglamento eléctrico vigente. Además hay que seguir las instrucciones de uso y mantenimiento de los aparatos conectados proporcionadas por sus fabricantes.

Red de desagües No se permite la alteración de la red de desagües sin la dirección de un técnico competente. El water no se puede utilizar como vertedero de basuras. Se ha de hacer una labor de concienciación. Para desembozar un water y los desagües en general no se pueden utilizar ácidos o productos que perjudiquen los desagües o objetos puntiagudos, ya que podrían perforarlos. Las cámaras de descarga, los sumideros, las arquetas y las alcachofas han de mantenerse limpias. Los sifones del fregadero, lavamanos, entre otros, se han de revisar periódicamente para comprobar que están limpios y no falta agua y siempre que se note que el agua no evacua con la rapidez habitual. Ventilación Los espacios interiores de los edificios se han de ventilar periódicamente para evitar humedades de condensación. La ventilación se ha de hacer preferentemente en horas de sol, durante 20 ó 30 minutos. En los cuartos de baño se ha de ventilar siempre después de utilizar las duchas. No se puede anular ni cerrar ninguna rejilla de ventilación, sin que un técnico o empresa competente asuma la responsabilidad. Además habrá que seguir las instrucciones de uso y mantenimiento de los aparatos conectados, proporcionadas por sus fabricantes. Ascensores Los ascensores están sometidos a mantenimiento obligatorio, pero como usuarios vale la pena establecer alguna recomendación. Los ascensores no se pueden utilizar como montacargas. No se puede fumar en los ascensores. Excepto el personal especializado, está prohibido el acceso al cuarto de máquinas y los niños no pueden subir sin ir acompañados. Si se observa que falla un mecanismo, se ha de parar el servicio, colocar un cartel de “No funciona” y avisar al encargado del mantenimiento. Aire condicionado Las instalaciones de climatización están muy reguladas por el RITE, Reglamento de Instalaciones Térmicas en los edificios, que controla perfectamente los mantenimientos obligatorios y preventivos de la instalación. Este Reglamento se aplica a partir de un tipo determinado de situación, por lo que en edificios donde no disponen de una instalación de climatización centralizada, es decir en equipos individuales, utilizaremos los mantenedores del edificio. Por ello, este mantenedor deberá conocer la instalación para poder detectar las posibles averías de funcionamiento y poder realizar las operaciones de rearme de protecciones. También revisará los equipos individuales, realizando un plan de operaciones sistemáticas de control de estos equipos.

Redes de voz y datos Es una instalación estática, no necesita de un mantenimiento preventivo. Será necesario el mantenimiento de la información, así como una homologación preventiva de que el cableado guarda la categoría a que fue certificada. Son instalaciones que por su función, se producen movimientos y cambios de usuarios realizados por los técnicos de sistemas. Normalmente son rápidos de ejecución, con un buen resultado técnico, pero que dejan los repartidores y latiguillos de los puestos de trabajo no siempre correctamente. Es en estos casos, cuando los equipos de mantenimiento diario, en sus visitas a los centros comprueban, si se han producido cambios o modificaciones, recogiendo o pidiendo la información de estos movimientos. Será necesario que los repartidores y sala de servidores estén organizados correctamente, y que además comprueben los puntos de trabajo, por si todo esta correcto. PROCESO DE MODERNIZACIÓN EN EL SISTEMA DE CONTROL Cualquier proceso de modernización de los procedimientos operativos ya comentados, pasa sin duda por su control y estudio de resultados. Para ello será necesario disponer de un “hell dess”, centro de incidencias del edificio o conjunto de edificios. Por esta razón se ha desarrollado una aplicación informática, cuyas características más esenciales las comentaremos. Pretende ser una guía rápida para el usuario, donde pueda hacer una consulta rápida de los procedimientos definidos en la aplicación y al mismo tiempo ejercitar un sistema de control, seguro y fiable en los estándares de métodos, procesos de realización de los trabajos y tiempos de intervención en cada uno de los parámetros. La aplicación permite, además de lo comentado, la gestión de peticiones clasificables en tres tipos:

Incidencias (mantenimiento activo de los edificios) Traslados (traslado de puestos de trabajo, etc.) Transportes (transporte de material de oficina, mantenimiento, etc.)

con el objetivo de establecer el procedimiento a seguir en la resolución de las averías e incidencias en los edificios e instalaciones (mantenimiento correctivo, conductivo y otras incidencias), estableciendo acciones reparadoras e investigando la causa de los problemas con el fin de establecer acciones que las eviten.

Detección de las incidencias Comunicación de las incidencias Clasificación y análisis del impacto y urgencia de la incidencia Asignación de trabajos Seguimiento de la resolución Solución y cierre

Cada tipo de acontecimiento viene implementado mediante un flujo, para automatizar todo el proceso. Esto implica que en el transcurso de cada flujo se verán implicadas diferentes figuras, las cuales tomarán las respectivas acciones pertinentes. Las diferentes figuras vienen determinadas por la estructura administrativa: Esta estructura implica las siguientes figuras: El responsable de centro, persona autorizada para intervenir en todo tipo de incidencias aglutinando así esta tarea en una sola persona del grupo. Esta figura, aún teniendo acceso a todos los documentos no es una figura activa dentro de los procedimientos definidos para los acontecimientos de Incidencias, Traslados y Operaciones. El responsable de Operarios, es la figura que hará efectivas las órdenes de trabajo que le lleguen del Responsable de Centro. El usuario introductor, es la figura del usuario que introduce en la aplicación un acontecimiento. Sólo tendrá acceso a los documentos que haya creado. Todos los procedimientos se implementan sobre tres documentos: Petición (Incidencia, Traslado o Transporte), Parte de trabajo, Solución. El conjunto visual se ha dividido en 4 secciones bien definidas, para facilitar la navegación por la aplicación entre las diferentes secciones y vistas.

Gestor DGE

Centro A Centro B Centre C Centre N

Edificio A1 Edificio A2

Edificio B1 Edificio B2 Edificio B3

Edificio C1 Edificio N1 Edificio N2

Acceso a la aplicación:

La presentación de la información específica se hace a través de los documentos, aunque en este caso las diferentes áreas de información de los documentos se han reorganizado mediante pestañas.

Las pestañas permiten acceder rápidamente a la información de cada área, sin tener que usar la barra de desplazamiento. COMO CREAR UNA PETICIÓN El documento básico de la última versión es el documento de “Petición”, que agrupa a los de “Incidencia”, “Traslado” y “Operaciones” de la versión anterior. De esta forma, al crear una nueva petición, será necesario indicar el tipo, siendo obligatorio seleccionar una de las tres opciones disponibles: “Incidencia”, “Traslado” y “Transporte”. La opción de “Operación” de la anterior versión ya no se contempla y desaparece.

Para crear una nueva petición, hay que situarse en alguna de las vistas del desplegable “Peticiones” y para hacer click sobre el botón “Crear Petición”.

Una vez con el formulario abierto, es necesario informar de una serie de campos para permitir la creación y el envío de la petición. Siempre que se cree una nueva petición, es obligatorio indicar el tipo, seleccionando una de las tres opciones disponibles: “Incidencia”, “Traslado” y “Transporte”. En el área general, todos los campos se informan automáticamente, aunque hay que prestar atención al campo “Fecha de creación”. Por defecto, éste informa con la fecha real de la creación, pero ésta se puede modificar por si se quiere crear una petición que haga referencia a una incidencia, traslado o transporte ya realizado. En el área descripción todos los campos, excepto el campo “Comentarios”, son obligatorios. En el área localización todos los campos de esta área son obligatorios. Si es una petición tipo “Incidencia”, será obligatorio informar del edificio y planta de origen y el edificio y planta de destino. Una vez todos los campos obligatorios estén informados, el formulario mostrará el botón “enviar Incidencia” o “enviar Traslado” o “enviar Transporte”, según sea el caso.

Cuando se selecciona este elemento, se introduce la petición en el sistema, se cambia el estado de la petición en “Enviada” y se envía una notificación al responsable del centro del que depende el edificio seleccionado y se asigna un código a la petición. A partir de aquí el usuario introductor de la petición ya no ha de realizar ninguna otra tarea, que no sea consultar el estado de su petición en cualquiera de las vistas correspondientes. Cuando la petición es introducida en el sistema, el responsable de centro o sus delegados pueden efectuar la operación de lectura de la incidencia de la siguiente manera: Abrir la petición Editar la petición Seleccionar la opción de “leída”, y en este caso se admite en funcionamiento y se envía una notificación de lectura al usuario introductor y se cambia el estado de esta incidencia. Un parte de trabajo es una tarea de los usuarios con perfil de responsable de centro. Una vez una petición se encuentra en estado de “Leída” el responsable del centro o sus delegados pueden crear partes de trabajo con el siguiente procedimiento: Abrir la petición Seleccionar “Editar” Seleccionar “Parte de Trabajo” Activando el “Parte de Trabajo” se cambia el estado de la petición en “En Ejecución” y se inicia un formulario para crear un nuevo parte de trabajo.

Una vez se presenta el formulario del parte de trabajo, éste se puede guardar en cualquier momento. Si se quiere enviar el parte de trabajo al responsable de operarios y ponerlo en ejecución, será necesario informar todos los campos obligatorios. Una vez se muestra el formulario del nuevo parte de trabajo, al igual que en el caso de las peticiones, el sistema no dejará enviar el parte de trabajo hasta que toda la serie de campos hayan estado convenientemente informados. Área general Es obligatorio informar los campos: “Realizado por” “Empresa" ejecutora del parte de trabajo “Imputación” en el orden contable del control de gestión “Descripción” Igual que en la creación de peticiones, hay que prestar atención al campo de “fecha de creación”. Este campo se informa automáticamente con la misma fecha de creación de la petición original, pero es modificable por el usuario.

Datos operarios Esta es una pestaña que sólo aparece si se selecciona “Personal Propio” a “Realizado por”. Para poder enviar el parte de trabajo, habiendo seleccionado “Personal Propio a “Realizado por”, es necesario informar además los campos “Fecha”, “Ramo” y “Operario” al menos la primera línea.

Si una vez se han informado todos los campos obligatorios, el botón “En Ejecución” no aparece, sólo hay que cambiar la posición del cursor a otro campo. Ejecución de un parte de trabajo Tarea reservada para los responsables de centro, para poner un parte de trabajo en ejecución es necesario: Tener todos los campos obligatorios correctamente informados Editar el documento Seleccionar “En Ejecución” Es entonces cuando se cambia el estado del parte a “En Ejecución” y se envía en el caso de haber seleccionado “Personal Propio” una notificación al responsable de operarios del edificio. En el caso de haber seleccionado “Personal Exterior” se envía un correo a la empresa seleccionada, en el que se incluye una descripción del parte y de todos los datos necesarios.

Es necesario cerrar un parte de trabajo y esta tarea está reservada para el responsable de operarios y sus delegados. Para poder cerrar un Parte de Trabajo, es necesario que se encuentre en el estado de “En Ejecución” y que tenga todos los campos obligatorios correctamente informados. Si el parte ha estado asignado a “Personal Propio”, será obligatorio informar al menos uno de los campos referentes a las horas y los minutos de la primera línea del área de los Datos Operarios. Si el parte está asociado a un traslado o transporte, una vez estén todos los campos obligatorios correctamente informados, y el parte se encuentre “En Ejecución”, será necesario “Cerrar” la barra de botones. Para cerrar el parte sólo será necesario seleccionar el botón “Cerrar”

Al hacerlo se pedirá confirmación de cierre. Si el parte es el último de la petición que queda abierto, se pedirá también si se quiere cerrar la petición a la cual está asociada. Si el parte está asociado a una incidencia, no se puede cerrar directamente si no que se ha de cerrar creando una solución y guardarla en estado “Ejecutada”. Crear una solución sólo lo puede hacer los responsables de los operarios y sus delegados. Los documentos de Solución sólo son aplicables a los partes asociados a incidencias. Para crear una es necesario que el parte esté en “ En ejecución” y que tenga todos los campos obligatorios, descritos en el punto anterior, convenientemente informados. En estas condiciones hay que seguir el siguiente procedimiento: Abrir el parte de trabajo Editar el parte de trabajo seleccionando “Editar” Seleccionar “Crear Solución”

Si la solución se guarda en estado “Ejecutada” se cambia el estado del parte de trabajo a “Cerrado”. Si la solución se guarda en estado “Anulada” se cambia el estado del parte de trabajo a “Anulada”. Si el parte de trabajo era el último que quedaba en “En Ejecución” se pide si se quiere cerrar la Incidencia correspondiente

REGISTRO DE ACCIONES El diseño de la aplicación que analizamos permite registrar todos los movimientos y/o modificaciones que sufra cualquier documento, sea una petición, un parte de trabajo o una solución. En la parte inferior de todos los documentos se encuentra el registro de acciones, el cual registra cualquier modificación o cambio de estado, indicando el día y la hora, la persona que ha realizado la modificación y la acción realizada.

Todos estos aspectos desarrollarán una serie de estadísticas de los resultados, propios al registro de acciones como comentábamos por lo que en esta ocasión vamos a analizar estos resultados en una superficie de 27.187m² en varios edificios de distintas antigüedades con el sistema siguiente: ANÁLISIS DE RESULTADOS Para compartimentar en el tiempo y poder establecer un análisis explícito de los datos almacenados en la aplicación descrita, hemos establecido una reflexión gráfica, para que el capítulo de conclusiones sea algo compartido, sin demasiada opinión por nuestra parte, ya que estaríamos todos de acuerdo, que el futuro está en la prevención y hay que estudiar la operativa bajo este punto de vista, mucho más planificado. Pero entendemos que en estos temas, tan ligados a la coordinación de las cosas, antes de alcanzar los objetivos finales, hay que pasar ineludiblemente por estados intermedios, donde se potencie la coordinación y el orden. Evidentemente se pueden estimar resultados.

Gráficos de los edificios estudiados y vinculados al sistema

Al tratarse de diferentes edificios, como hemos grafiado, comporta una situación totalmente distinta respecto a la movilidad del personal, recursos, subcontrataciones y todo tipo de comportamientos en cuanto a resultados del mantenimiento y su eficacia. Ya decíamos, que no pretendemos presentar un ejemplo de concentración sino al contrario una realidad viva y palpable, ni tampoco un mantenimiento idóneo exento de problemas. Lo que intentamos transmitir una realidad vinculada a un proceso de mantenimiento en un periodo de transformación entre la prioridad tradicional del correctivo conductivo y vinculada también a la potenciación y estudio del preventivo, pasando por aquellas partes obligatorias del mismo. Superficies existentes, por edificios 3.354 m2 5.881 m2 759 m2 807 m2 3.374 m2 169 m2 559 m2 534 m2 1.684 m2 5.036 m2 445 m2 1.185 m2 1.480 m2 1.920 m2 TOTAL 27.187 m2

Consecuencias del sistema:

Potenciar el confort del usuario. Diálogo con el usuario e información. Menor tiempo de intervención. Mejor conocimiento de las instalaciones. No permite el contacto directo del mantenedor con el usuario. La intervención operativa es programable. Informa al usuario del estado de su incidencia. Se minimizan las urgencias de incidencias.

El programa de mantenimiento no evita los preventivos obligatorios que se tendrán que incorporar en el sistema o gestionarlos manualmente. CONCLUSIONES Para concluir, aún cayendo en la reiteración, entendemos muy interesante recordar algunos conceptos que nos parecen importantes. Se parte de disponer de un sistema para varios edificios, que denominamos mantenimiento primario, en que el equipo de mantenimiento realiza las actuaciones en días determinados y en programaciones económicamente optimizadas. Si al capítulo de la prevención le sumamos el desarrollo de los correctivos debidamente programados y estructurados, así como el de preventivos obligatorios, estamos poniendo sólidamente las bases técnicas de control, gestión e información para poder efectuar en el futuro un buen mantenimiento preventivo, partiendo siempre de edificios antiguos, sin una adecuada toma de datos, ni documentación pretérita a la puesta en marcha de la gestión del mantenimiento. El conjunto del valor de todos los mantenimientos tendrá una optimización económica con un mejor servicio y atención al usuario. Finalmente no aburriremos con un despliegue de resultados, que en definitiva tienen poco interés para el público en general. Hemos descrito el método. Adjuntamos algún dato para relacionar parámetros cuantitativos siempre interesantes para la comprensión general. INCIDENCIAS TOTALES POR MESES. AÑO 2003

Existe bastante igualdad en la cantidad de incidencias por mes.

INCIDENCIAS POR RAMOS INDUSTRIALES

Se manifiesta la diversidad de incidencias de distintos industriales y se ratifica la necesidad de la interdisciplinariedad en los oficios BALANCE DE CIERRE. DICIEMBRE 2003

El cierre final de año nos evidencia un espacio residual de incidencias pendientes. Las acciones encaminadas a fortalecer las aplicaciones que permitan la realización sistemática de órdenes de trabajo, dan a conocer repuestas sobre métodos y tiempos, que son elementos básicos para poner de relieve las faltas en la organización de las actividades y la comprensión definitiva del mantenimiento preventivo, como elemento esencial para minimizar costes a medio plazo.