FYLKESLEIRINSTRUKS

Oppdatert 27.10.2014

Bruk instruksen som veiledning i forberedelsene, under og

etter leiren. Fylkesstyret mener det er viktig at en ser på

lokale forhold, og forholder seg til lokalmiljøet når en

arbeider med leiren.

2

INNHOLD:

LEIRINSTRUKS

1. ANSVAR 2. FORMÅL 3. FORDELING AV OVERSKUDD/UNDERSKUDD 4. 4H KONSULENT 5. PR/INFORMASJON 6. PLANLEGGING 7. LEIRKOMITEEN 8. MYNDIGHETSANSVAR UNDER LEIREN 9. MILJØTORG 10. AVTALER 11. KONTAKT MED LOKALE MYNDIGHETER 12. BUDSJETT OG REGNSKAP 13. LEDERE 14. GJESTER 15. FORSIKRING 16. EVT. ALVORLIGE ULYKKER

VEDLEGG 1. ANSVARSFORDELING

a. LEIRSJEF b. MAT c. TEKNISK d. FAGAKTIVITETER e. PROGRAM f. VAKT/TRANSPORT g. MILJØTORG h. KIOSK i. SPONSOR j. 4H KONSULENT

2. Varslingsrutiner i forkant av leiren

3. Beredskapsplan for arrangement (mal)

4. Varslingsplan under leiren (mal for oppslag)

3

Leirinstruks 1. ANSVAR

Fylkesstyret i 4H Rogaland har det økonomiske og formelle ansvaret for fylkesleiren, men overlater til de lokale 4H-klubbene i fylket å ta seg av den tekniske gjennomføringen av arrangementet.

Fylkesstyret er høyeste myndighet vedr. leirarrangementet.

2. FORMÅL Formålet med en 4H-leir: 4H-eren skal lære noe, og aktiviseres i samsvar med 4Hs målsetting.

3. FORDELING AV OVERSKUDD / UNDERSKUDD Følgende vedtak ble gjort på styremøtet 06.04.01: ”Etter at årsmøtet sitt krav til overskudd er oppnådd, og tilsvarende beløp til teknisk arrangør, da skal følgende fordelingsnøkkel tre i kraft:

Teknisk arrangør 75 % - 4H Rogaland 25 % ”

Eksempel: 4H Rogaland får de første 5000 kronene, teknisk arrangør de 5000 neste. Deretter trer fordelingsnøkkelen i kraft.

4. 4H Rogaland Daglig leder i 4H Rogaland stiller i leirkomiteen. Daglig leder fungerer som sekretær i gruppa og skiver referat fra alle leirmøtene. I tillegg kommer en del administrasjon som: registrering av påmeldte, sende ut informasjon til klubbene og andre aktuelle. Et av medlemmene i fylkesstyret har ansvar for å oppdatere styret rundt arrangementet. Denne vil også være med på noen av møtene i leirkomiteen.

5. PR/ INFORMASJON 4H kontoret har ansvaret for å markedsføre leiren blant 4H-medlemmene og drive aktivt PR-arbeid i ulike typer media, sammen med en eller flere lokale ressurspersoner. Leiren skal brukes til å presentere 4H i sin helhet. Det er viktig med både intern og ekstern informasjon før, under og etter leiren.

6. PLANLEGGING Dette må avklares tidlig;

- Leirkomiteens sammensetning - Leirsted - Dato (fastsettes på 4H Rogalands årsplan) - Fremdriftsplan for leirkomiteen

Budsjett og program må godkjennes av fylkesstyret senes 4 mnd før leiren.

Leirinvitasjon publiseres i Knask ca 3 mnd før leiren.

Påmeldingsfrist skal være senest 1 måned før leiren.

4

7. LEIRKOMITEEN Leirkomiteen bør bestå av ressurspersoner fra leirbygda/ byen og 4H nemnda. Det er viktig at personer som blir forespurt får et riktig bilde av hva oppgaven går ut på. I leirkomiteen sitter en representant for hver funksjon. Leirkomiteen har følgende funksjoner:

Leirsjef

Mat

Teknisk

Kiosk

Fagaktiviteter

Program

Vakt og transport

Miljøtorg

Sponsor

4H-konsulent Når en person har sagt seg villig til å sitte i leirkomiteen, må jobben fullføres. Etter at leiren er ferdig, sender leirkomiteen en rapport til fylkesstyret. Dette bl.a. for å lette arbeidet for neste års arrangører. Leirkomiteen holder et oppsummeringsmøte en tid etter at leiren er over, Både før, under og etter leiren vil det være bruk for en god dugnadsgjeng. De ansvarlige knytter til seg personer ut fra behov.

8. MYNDIGHETSANSVAR UNDER LEIREN

Leirledelsen har ansvar for gjennomføring av program, vakthold og beredskap ved ulykker.

Tunsjefmøter avholdes hver kveld.

Leirsjefen leder tunsjefmøtene.

Ledersamlinga holdes hver kveld. Leirsjefen leder ledersamlingene. Leirkomiteen deltar (har representanter) på begge disse møtene.

Morgensamling: Hver morgen holdes det en felles morgensamling med: ord for dagen, informasjon om dagen og flaggheising. Det norske flagget skal etter norsk flagglov heises kl.08.00. Det trekkes lodd om hvilke klubber som heiser flagget og har ord for dagen. Klubbene får beskjed om dette i forkant av leiren.

Vaktholdet i leiren arrangeres slik at det er både indre og ytre vakter. Behovet vurderes ut fra lokale forhold. Det settes opp vaktlister og instruks for vaktene.

9. MILJØTORG og KIOSK 4H-alumnklubben kan delta i oppbygging og drift av miljøtorg. Planlegging av aktiviteter, åpningstider, vareutvalg med mer må skje i samråd med leirkomiteen. Arrangørene kan selv ta på seg ansvaret for miljøtorg og kiosk eller gi ansvaret videre til alumnene. Dersom det finnes IFYE-er (International 4H Youth Exchange) på leiren bør disse få drive informasjon om utvekslingsprogrammet i miljøtorget.

5

10. AVTALER Alle avtaler som leveranser, leie av arealer, adkomstveier og parkering, lån av utstyr, arbeidsinnsats med mer, skal inngås skriftlig.

11. KONTAKT MED LOKALE MYNDIGHETER

Arrangørene ordner med skriftlige avtaler, godkjennelser og fortløpende kontakt med lokale myndigheter:

Brannstasjon - retningslinjer for avstand mellom telt. Tillatelse til bålbrenning/grilling.

Mattilsynet – regler for salg/servering av varm og kald mat og for godkjenning av alle hygieniske anlegg.

Beredskap – trenger ikke være til stede på selve leiren, men dersom de har mulighet og kapasitet er dette selvsagt ønskelig. Ordne avtaler med lokallag av Røde Kors eller Norsk Folkehjelp slik at disse vet om arrangementet. Dersom de skal være til stede på leiren plasseres de et sentralt og fast sted på leiren.

Kontakt også vakthavende lege og tannlege.

Teknisk etat – vann, sanitæranlegg og renovasjon. Veisperring, nedsatt hastighet på kommuneveier.

Veisjefen – sperring/nedsatt hastighet av riks-/fylkesveier.

Politi – ordensforskrifter. Beredskap ved problemer med utenforstående. Det er veldig fint om politiet kan stikke innom og vise seg på leiren i løpet av arrangementet.

Elektrisitetsverket – strøm.

12. BUDSJETT / REGNSKAP Budsjett, endringer av budsjett skal alltid godkjennes av fylkesstyret. Leirbudsjettet skal settes opp slik at den summen som er vedtatt til fylket på årsmøtet, skal legges inn som en fast utgiftspost. Etter leiren skal overskuddet deles etter vedtaket som står under punkt 1.3.

Leirbudsjettet skal settes opp i forhold til 4H Rogaland sine vedtak vedr. fylkesleir.

Leirkomiteen går selv ut og skaffer sponsorstøtte til leiren.

Det blir ikke betalt inn leirkontingent for: ledere fra klubben, 4H-alumner ansvarlig/e for miljøtorget. IFYE-er/ utenlandske gjester, fylkesstyret, ansatte ved 4H Rogaland og leirkomiteen.

Leirkomiteen avgjør hvor stor stab som trengs. Disse spiser samtidig med de andre på leiren, men det er greit å kjøpe inn litt ekstra til disse. Kaffe og te bør alltid være tilgjengelig, samt en vaffelrøre!

Utsendinger til leirkomiteens medlemmer skjer fra 4H-kontoret.

Beregnet overskudd på salg i kiosken tas ikke med i budsjettet, da dette varierer mye og bør være en liten ressurs.

Regnskapet skal være klart snarest mulig etter leirens avvikling.

13. LEDERE Deltakerne må ha med seg egne ledere. Disse har ansvar for sine deltagere og oppfølging av de reglene som til enhver tid gjelder på leiren. Det skal være minst 1 voksen pr. 10 deltakere fra klubben. (1-10 deltakere= 1 leder, 11-20 deltakere= 2 ledere osv.) Lederne kan bl.a. benyttes til enkle oppgaver av kortere varighet i forbindelse med aktiviteter og teknisk gjennomføring. Lederne skal ikke benyttes som nattevakter!

14. GJESTER Gjester fra vertskommunen/e, presse o.l. bør inviteres til åpning/avslutning av leiren. Flott for oss i 4H og få pressedekning på våre arrangementer!

6

15. FORSIKRING 4H-ere som har betalt medlemskontingenten for inneværende år, er forsikret på reise til og fra, samt under alle 4H-arrangement gjennom forsikringsselskapet Gjensidige. Det må tegnes forsikring for alt utstyr som lånes inn til leiren. Skal en ha en eller flere risikofylte aktiviteter på leiren, må det tegnes tilleggsforsikring i forbindelse med disse. Det skal fylles ut skademeldingsskjema til Gjensidige for hver enkelt skade.

16. RETNINGSLINJER DERSOM ALVORLIGE ULYKKER SKJER I

I FORBINDELSE MED 4H ROGALANDS FYLKESLEIR. EVT. AVLYSNING AV LEIR Dersom uforutsette hendelser skulle inntreffe like før arrangementet finner sted, for eksempel flom, leirstedet brenner ned etc. samles leirkomiteen snarest mulig for å finne ut hva som skal gjøres og hvilke kostnader som i tilfellet må betales. I forbindelse med alvorlige ulykker kontaktes fylkesstyret og daglig leder i 4H Rogaland slik

at avgjørelsen om videre behandling av saken kan tas i fellesskap. Vi følger 4H Norges

informasjonsplan hvis en ulykke skulle inntreffe. (Vedlegg 3)

7

Vedlegg 1

Ansvarsfordeling ved fylkesleir og dens planlegging

a. LEIRSJEF - Leirsjefen er øverste myndighet under leiren. Dersom leirsjefen ikke er tilgjengelig eller til stede, trer kontaktpersonen (ansatt i 4HR) inn i leirsjefens sted. - Leirsjefen kaller inn til leirkomitemøtene sammen med kontaktperson og leder disse. - Leirsjefen skal ha overoppsyn med planlegging og gjennomføring av hele leiren, sørge for at alle får den informasjon de trenger i planleggingsfasen og under leiren, ha ansvar for at budsjettet holdes innen for de gitte rammene og informerer 4H Rogaland v/kontoret om fremdriften av arbeidet. - Gaver til gode medhjelpere og andre som bør påskjønnes er også leirsjefens ansvar. Leirsjefen skal også lede:

Tunsjefmøtene (4H-medlemmenes møte) på leiren hvor man tar opp dagens hendelser, div. info., mottar forslag og ønsker om evt. endringer, ros/ris.

Ledersamlingene (de voksnes møte) hvor det gis informasjon om hva leirkomiteen har bestemt, spørsmål besvares, informasjon om neste dags program osv.

b. MAT Matsjefen har ansvar for alle fellesmåltider i forbindelse med leiren.

Innhente anbud på middag og grillmat, sørge for skriftlig avtale og pris.

Sette opp meny og beregne mengde.

Tilrettelegge brødmåltid, middagsserveringen og melkeutdelingen og sørge for at det er nok medhjelpere.

Tar seg av kaker/mat/varmt drikke til ytre og indre vakthold, og til ledersamlingene.

Har ansvar for grilling.

Er forplikta til å bruka sponsorene våre (Vedlegg 4)

c. TEKNISK Teknisk sjef har ansvaret for alt teknisk utstyr som trengs på stedet og for at det til enhver tid fungerer.

Toaletter og innhente avtale om tømming

Vannpost for drikkevann og oppvaskmuligheter

Søppeldunker og avtale om tømming

Strøm

Ansvar for merking av tuninndeling på leirområdet

Skilting

Avgrense leirområdet og planlegge arealet i forhold til aktivitetene

Sikring/avgrensing av badeplass

Sette opp oppslagstavler

Flaggstenger ved scenen, 2 stk. (3 stk. v/ besøk av IFYE og lignende)

Brannvernutstyr

Skaffe høyttalerutstyr og evt. mikrofoner

Vaskeliste for toalettene to ganger om dagen (det kan brukes voksne ledere til denne jobben)

Sørge for at samtlige i leirkomiteen og av nattevaktene har mobiltelefon

Snor til klestørk, dersom regn

Plastikk til teltene dersom regn

8

Lage beredskapsplan og varslingsplan

Ta kontakt med Røde kors el. Norsk Folkehjelp vedr. sikkerhet

Det er spesielt viktig for teknisk sjef å ha en stor dugnadsgjeng både før, under og etter leiren, slik at resten av leirkomiteen ikke blir belastet med det tekniske i tillegg til sine egne oppgaver.

d. FAGAKTIVITETER Fagaktivitetssjefen har ansvar for alle forberedelser og gjennomføring av fagaktivitetene. Fagaktivitetene bør ha en varighet på 6 timer, og gjennomføres en av dagene på leiren. Fagaktivitetssjefen skal:

Bestemme aktivitetene. Det bør innhentes ønsker fra 4H-medlemmene samtidig som en benytter seg av mulighetene på stedet.

Sette max/min antall og eventuelle aldersgrense på hvert enkelt kurs

Skaffe instruktører og plass til gjennomføring av fagaktivitetene. Husk å få alle avtalene skriftlige.

Avtale eventuelle godtgjørelse til instruktørene (Max. 4000 kroner pr. stk. pga. arbeidsgiveravgift. Dette må inn i budsjettet)

Lage en kort beskrivelse av de ulike aktivitetene som sendes ut i forbindelse med påmeldingen.

Gi alle kursinstruktørene nødvendig informasjon i forkant av leiren.

Klargjøre kurslokalene/stedene

Ta imot og orientere instruktørene før aktivitetene settes i gang

Sørge for oppslag om hvem som skal delta på hvilke kurs

Samla inn rette deltakerliste og evt. regninger/kontonummer ved kursavslutning.

Ta bilder når de ulike aktivitetene gjennomføres.

e. Program Programsjefen har ansvaret for planlegging og gjennomføring av tevlinger, idrett, dans, underholdning og andre aktiviteter. Finne en person som skal ha ansvaret som konferansier på scenen. (En person som lett får med seg 4H-erene)

Underholdning

Åpnings-/avslutningsseremoni osv.

Tevlinger Innhente forslag og sette opp aktuelle tevlinger til programmet. Det er opp til den enkelte leirkomite å bestemme hvilke tevlinger som skal gjennomføres og hvordan de skal premieres. Det er viktig å ta utgangspunkt i lokale forhold og eventuelt tema på leiren.

Faste aktiviteter:

Volleyball: Det bør være mulighet for trening og lek når banen ikke er i bruk til fagaktiviteter eller turneringer. Oppmerking av baner og oppsetting av nett. Det bør være 2-3 baner som rigges opp etter gjeldene regler. Skaffe baller og nett. Skaffe dommere. Lage kampoppsett til leirturneringa for juniorer og seniorer.

Underholdning.

Noen år er dette gjennomført som tevling: Organisere de som ønsker å delta. Skaffe dommere. Gjennomføre tevlingen på scenen (for eksempel lørdagsunderholdning).

Aktivitetsløype-/natursti: Bestemme og merke løype med mulighet til ca.15 poster. Utforme spørsmål eller aktiviteter til postene. Organisere start, innsamling og retting av kuponger. Henge opp svarene etterpå.

Forslag til andre:

9

Tautrekking: Bestemme sted til gjennomføring. Skaffe dommere. Organisere innledende og avsluttende runder. Premier.

Sekkeløp: Bestemme sted til gjennomføring. Skaffe dommere. Organisere innledende og avsluttende runder. Premier.

Plantekunnskap: Bestemme og merke løype som bør krysse flere plantesamfunn (ca.1 times varighet). Utforme spørsmål til posten. Organisere start, innsamling og retting av kuponger. Henge opp svarene når tevlingen er avsluttet.

Grovt og grønt: Bestemme sted til gjennomføring. Skaffe dommere. Sørge for råvarer og fordeling av disse. Salatene som blir laget, benyttes gjerne til grillkvelden.

Andre aktiviteter: hesteskokasting, potethenting, melkespannkasting, melkedrikking, revkrok, svampekasting, kjærlighetssti osv.

f. VAKT/ TRANSPORT Ha oversikt over transportmidler under planleggingen og hele leiren. Ha ansvar for at ankomst og avreise fungerer.

Koordinering av skyss. Dette vil variere mye fra leir til leir, men det er viktig at dette begrenses til et minimum.

Sørge for tilstrekkelige parkeringsplasser.

Lage vaktlister: Alle som skal være vakter må få en grundig innføring i sitt ansvar som vakt og hvordan en håndterer ulike situasjoner.

Vakter for indre og ytre vakthold, består av personer over 20 år. Kontinuerlig vakthold fra kl. 23.00 – 07.00.

Baderegler: beskrives i leirprogrammet, og det settes opp badetider med badevakter, badeområdet avgrenses, det settes opp et godt synlig skilt med baderegler ved badestedet.

Brannsikkerhet: Minst et brannslokningsapparat i hvert tun, i tillegg settes det ut apparater på sentrale steder. Retningslinjene fra det lokale brannvesenet må følges med hensyn til avstand mellom telt og lignende Sørg for demonstrasjon første dagen.

Orden og organisering av søppel og lignende på leirområdet.

Skaffe godt synlige vester til alle vakter og sørge for sambandsutstyr.

g. KIOSK Leirkomiteen må utnevne en kiosksjef som har ansvar for alt som har med kiosken og gjøre. Kiosken bør legges til et sted som kan låses av. Det samarbeides med Miljøtorget om åpningstider, vareutvalg o.l.

Bestemme varesortiment, bør også inneholde meieriprodukter og frukt.

Innhente tilbud

Skaffe utstyr som for eksempel mikrobølgeovn, frysedisker o.l.

Avvikle kiosksalget, sette opp vaktlister og informere disse om sine oppgaver.

Åpningstidene bestemmes i samarbeid med miljøtorgansvarlig

Telle opp kioskkassa hver kveld

h. MILJØTORG En alumnrepresentant har ansvaret for miljøtorget. Det er viktig at denne personen deltar på planleggingsmøtene, slik at leirkomiteen er klar over hvilke utstyr som trengs, og hvor miljøtorget skal holde til under leiren.

Miljøtorget skal ha et trivselskapende miljø og være et samlingspunkt for de som ikke ønsker å være på diskoteket.

Gi mulighet for selvaktivisering og ha åpne tilbud.

Ha gjerne felles leker, ”Spontanscene” med diverse underholdning, allsang m.m.

Planlegging og gjennomføring av salg av diverse varer. (Varm mat)

10

i. Sponsor Sponsorsjefen har ansvar for at det blir sendt ut og skaffet sponsorer til leiren.

Søke om støtte og vurdere andre inntektskilder

Sørge for at alle sponsorer får regning fra 4H kontoret

Sørge for at alle sponsorer leverer inn logo til leirhefte før dette trykkes

j. 4H-kontoret En fra 4H-kontoret fungerer som kontaktperson under planleggingsfasen, og samarbeider særlig med leirsjefen.

Betjener leirkontoret sammen med de andre i leirkomiteen, og har sin base på leirkontoret.

Under leiren skal det finnes en perm der alle nyttige og praktiske opplysninger står oppført: deltakerliste, liste med foresattes navn og telefonnummer, lederliste, fellesinformasjon som er sendt ut, transport (til og fra leiren / til og fra fagaktiviteter),

sikkerhetsinstruks, varslingsplan med telefonnummer, programoversikt, deltakerliste til de ulike fagaktivitetene, vaktlister, leirregler, tuninndeling, telefonliste til alle i leirkomiteen.

Sørge for at all informasjon vedr. leiren blir sendt ut til medlemmene og kursinstruktørene.

Være kontaktperson for ALLE i forkant av leiren

Skrive referat fra alle møter med leirkomiteen og sende dem ut i etterkant av møtet.

Sørge for at det er skademeldingsskjema på stedet og de eventuelt blir fylt ut på en tilfredsstillende måte.

Ha den fulle oversikt sammen med leirsjefen

11

Vedlegg 2

Varslingsrutiner i forkant av leiren Lensmann/ politi: Får melding om 4H-leir, tidspunkt og antall deltakere Nabohus: Gi melding om 4H leir og tidspunkter Brannsjef: Gi melding om 4H leir, tidspunkt og løyve til bålbrenning/grilling Gjensidige: Gi melding om 4H-leir, antall deltakere, tidspunkt og be om telefonnummer for varsling Andre ting: Varslingsplan må gjennomgås nøye Navn på pårørende må registreres ved påmelding, ligg på leirkontor Ansvarsavklaring i forhold til ant. Deltakere pr. voksen Ledermøte og tunsjefmøte kvar kveld Redningsvester/ hjelmer Nattevakter Innhente opplysninger vedr. allergi

12

Vedlegg 3

Beredskapsplan 4H Rogaland

Arrangement: Fylkesleir Dato/år: 25.-28. juni 2015 Beredskapsleder:

Innledning Dette er 4H Rogalands plan for beredskap og informasjon ved plutselige hendelser som ulykker eller konflikter. Til grunn for denne planen ligg 4H Norge sin overordna beredskapsplan.

Gjennomgang og utfylling av denne planen, samt av varslingsplan og branninstruks

blir dermed et arbeid for nedsatte komité forut for kurs/leir.

Viktige telefonnummer:

Telefon

Brann

110

Politi

112

Ambulanse

113

Organisering Styreleder og 4H konsulent har alltid det overordnede ansvaret for det som skjer i regi

av 4H Rogaland. Organisering for 4H Norge er nærmere beskrevet i 4H Norge sin overordnede beredskapsplan. For hvert arrangement setter 4H Rogaland en beredskapsleder og en informasjonsansvarlig.

Beredskapsleder telefon epost

Det skal alltid være en beredskapsleder på hvert arrangement i regi av 4H Rogaland. Beredskapsleder har ansvar for:

Du har ansvar for å forebygge ulykker

Kartlegg arbeidsoperasjoner, vurder risiko og gjennomfør tiltak

Vurder hvilken opplæring som er nødvendig og gjennomfør denne

Vurder om arbeidstiden er slik at den ivaretar sikkerhetshensyn

Ta særlig hensyn til unge dugnadsfolk

13

Før du starter, sjekk at:

Førstehjelpskrinet med nødvendig utstyr er med og ligger synlig og tilgjengelig

Som beredskapsleder har du kontroll på arrangementplassens sikkerhetsinstrukser

og at alt utstyr og midlertidige konstruksjoner som for eks. scene er trygge

Det er planlagt å ha våkne nattevakter (arrangement med barn/ungdom) Komplett og oppdatert deltagerliste med adresse og telefonnumre til foresatte er

tilgjengelig Varslingsplanen og branninnstruks for arrangementet er med, kjent for ledere,

dugnadsfolk og synlig for deltakerne Som beredskapsleder kjenner du både 4H Norge og 4H Rogaland sin

beredskapsplan godt.

Informasjonsansvarlig telefon epost

Risikovurdering

Tre enkle spørsmål er kjernen i risikovurderingen: Hva kan gå galt?

Hva kan vi gjøre for å hindre dette?

Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer?

Under dette arrangementet vurderes risikoen slik: Hendelse Sannsynlighet konsekvens Forebyggende tiltak

Fallulykke

Drukningsulykke

Brann

Oversvømmelse

Tyveri

Seksuelle overgrep

Kuttskader

Klemningsskade

San

nsyn

lig

het Svært sannsynlig

Sannsynlig

Mindre sannsynlig

Lite sannsynlig

usannsynlig

ufarlig En viss fare

farlig kritisk katastrofalt

Konsekvens

14

Informasjonsplan

1. Beredskapsleder får melding om ulykken Forsikrer seg om at den er ekte Brann: Politi: Sykehus: Nærmeste legevakt:

2. Beredskapsleder tar kontakt med: Politimester i aktuelt distrikt/redningstjeneste 4H konsulent i fylket

3. Beredskapsleder vurderer melding til: Forsikringsselskap (tlf: 03100), ( faks 515173 99 ) Presse: NRK-Rogaland, Stavanger Aftenblad, Rogaland Avis, Haugesunds Avis m.fl (Vurdere å sende ut ”priv til red” og be om varsomhet)

OBS: Før loggbok! Ps: Se media liste bak!

4. Beredskapsleder sørger for innsamling av: Aktuell informasjon, bilder, skisser m.v Informasjon fra politi, redningstjeneste, sykehus, myndigheter, egne ledd i organisasjonene m.v

OBS: Politiet har ledelse på ulykkesstedet!

5. Beredskapsleder holder nær kontakt med 4H Rogalands ledelse (ansatte/ fylkesstyret)

6. Beredskapsleder sørger for at pressemelding(er) blir sendt ut. I forståelse med politiet og ledelsen i 4H Rogaland.

7. Beredskapsleder besørger tilleggsinformasjon til disse

målgrupper:

Direkte berørte personer, 4H-medlemmer på arrangementet. Pårørende i samarbeid med politiet Intern informasjon

8. VÆR VARSOM-reglene

Årsak: Opplysninger om årsak gis av politiet IKKE av 4H Rogaland

Navnelister: Politiet frigir navnelister på eventuelle omkomne og skadede Politiet har ansvar for å varsle de pårørende (vi kan gi hjelp med navne-/adresselister) 4H Rogaland må bare gi slik informasjon i forståelse med politiet.

15

Varslingsliste En akutt situasjon/krise er en uvanlig situasjon som plutselig oppstår og som i stor grad påvirker disponeringen av ressurser (både mennesker og annet) i og til 4H Rogaland. 4H Rogaland og 4H Norge skal raskt varsles pr telefon i denne rekkefølge og alle personer på listen nedenfor skal ha varsel(det må avtales med den som gir varsel hvorledes videre varsling skjer- hvem som varsler hvem)

Følgende varsel gis av beredskapsleder:

1. Daglig leder i 4H Rogaland: Synnøve Jørgensen Mobil 416 17 198 Hvis hun ikke er å treffe, kontaktes:

2. Fylkesstyrets leder: Mobil:

3. Hvis hun ikke er å treffe, kontaktes organisasjonsrådgiver i 4H Rog.:

Navn: Katrine Sægrov Mobil: 922 56 029 De varslende avklarer så behov for videre varsling av

1. 4H Norge v/ Generalsekretær: Sølvi Egner-Kaupang Kontor: Mobil: 958 18 816

2. Klubbrådgiver i aktuell klubb

3. Øvrige i fylkesstyret

4. Presseliste

5. Telefonliste for 4H Norge

Forsikring Vurder hvilken forsikring som kan gjelde i ulykkessituasjoner. Rogaland 4H har alle sine forsikringer i Gjensidige. Medlemsforsikringen, forsikring mot rettslig erstatningsansvar, arrangementsforsikring, reiseforsikring eller kollektiv ulykkesforsikring av ansatte kan være aktuelle. 4H Norges ledelse tar kontakt med Gjensidiges Lillestrøm-kontor for videre oppfølging 4H-ere på utveksling er gjerne reiseforsikret på egenhånd.

Gjensidig sentralbord : 03100

16

Vedlegg 4

VARSLINGSPLAN

Beredskapsleder

Leirsjef

Beredskapsleder har hovedansvaret for å varsle redningsmannskap.

Kommer du først til ulykka ringer du følgende:

HVEM ringer?

HVA har hendt?

HVOR er ulykka?

HOLD LINJA, bekreft meldinga.

Andre viktige telefonnummer:

Namn Telefon

Legevakt

- OPPMØTE VED BRANN/ EVAKUERING: - FØRSTEHJELPSUTSTYR: leirkontoret, nattevaktene - BRANNSLANGE/BRANNSLUKKERE: teltleiren

AKUTT NAUD

Brann

110

Ambulanse

113

Politi

112