Galimybių studija v2.0

KAZLŲ RŪDOS SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJA

DOKUMENTŲ APSKAITOS IR PROJEKTŲ VALDYMO SISTEMOS GALIMYBIŲ STUDIJA

Vilnius – 2011 UAB “Informacijos saugumo agentūra”

1

Vieningos dokumentų apskaitos sistema Dokumentų apskaitos ir projektų valdymo sistemos galimybių studija

2011-05-31 Versija: 2.00

DOKUMENTO VERSIJOS KONTROLĖ

Versija

Data Komentarai dokumentai Autorius

v.1.0. 2011-04-31 Pirminė dokumento versija Galimybių studija v1.0.docx

?

v.2.0. 2011-05-31 Galutinė dokumento versija Galimybių studija v2.0.docx

?

PATVIRTINTA

Pareigos Vardas Pavardė Data Parašas

UAB “Informacijos saugumo agentūra”, 2011 2


2011-05-31 Versija: 2.00

TurinysSANTRAUKA..................................................................................................................................................................... 4ĮVADAS............................................................................................................................................................................5NAUDOJAMI SUTRUMPINIMAI..............................................................................................................................................6

1. BENDRIEJI DOKUMENTŲ RENGIMO IR REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI...........................................................15

1.1. SAVIVALDYBĖS PARENGTI DOKUMENTAI.................................................................................................................151.2. SAVIVALDYBĖS GAUTI DOKUMENTAI......................................................................................................................151.3. SAVIVALDYBĖS PERIMTI DOKUMENTAI....................................................................................................................151.4. KITI DOKUMENTŲ RENGIMO IR REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI.....................................................................................16

2. GAUTŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMAS IR REGISTRAVIMAS...................................................................................17

3. SAVIVALDYBĖS VADOVŲ UŽDUOTYS IR JŲ VYKDYMO KONTROLĖ...................................................................19

4. SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ RENGIMAS...................................................................................................... 22

5. VYKDYTOJŲ SUPAŽINDINIMAS SU PRIIMTAIS TEISĖS AKTAIS.........................................................................24

6. SAVIVALDYBĖS SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR IŠSIUNTIMAS.................................................24

7. DOKUMENTŲ TVARKYMAS, APSKAITA IR SAUGOJIMAS.................................................................................26

8. INTERENSANTŲ APTARNAVIMAS, PILIEČIŲ PRAŠYMAI IR SKUNDAI................................................................29

9. SAVIVALDYBĖS SUTARČIŲ IR SUSITARIMŲ VALDYMO TVARKOS APRAŠAS......................................................34

10. PROCESŲ APRAŠYMAI................................................................................................................................... 38

10.1. ANALIZUOJAMO OBJEKTO APIBŪDINIMAS...............................................................................................................3810.2. DVS INFORMACIJOS SRAUTAI...............................................................................................................................3810.3. DVS VIDINIAI INFORMACIJOS SRAUTAI...................................................................................................................3810.4. GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR PLATINIMAS...............................................................................................4010.5. SIUNČIAMŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS...................................................................................................................4210.6. REZOLIUCIJŲ RAŠYMAS.......................................................................................................................................4510.7. SKUNDŲ IR PRAŠYMŲ TVARKYMAS........................................................................................................................4610.8. VIDAUS TVARKOMŲJŲ DOKUMENTŲ (TVARKOMIEJI, ORGANIZACINIAI IR INFORMACINIAI) TVARKYMAS................................4910.9. SUTARČIŲ TVARKYMAS.......................................................................................................................................5210.10. NORMINIŲ DOKUMENTŲ TVARKYMAS...............................................................................................................5310.11. PROJEKTŲ APSKAITA IR TVARKYMAS..................................................................................................................5410.12. DOKUMENTŲ DERINIMAS IR TVIRTINIMAS..........................................................................................................5810.13. PAIEŠKA......................................................................................................................................................5910.14. ATASKAITOS................................................................................................................................................5910.15. Archyvų tvarkymas..................................................................................................................................59



2011-05-31 Versija: 2.00

Santrauka

Dokumentų valdymo sistema yra įdiegta Kazlų Rūdos savivaldybėje, kurios:

Adresas – Atgimimo g. 12

Telefonas - (8 343) 95 276

Faksas – (8 343) 95 276

Elektroninis paštas – [email protected]

Interneto svetainė – http://www.kazluruda.lt/

Įdiegtos informacinės sistemos pavadinimas yra “Dokumentų valdymo sistema Kontora”.

Trumpas šios sistemos pavadinimas “DVS”.

Sistema apima dokumentų registravimo, kaupimo ir saugojimo bei su tuo susijusios veiklos

organizavimo tematiką.

Pagrindiniai turimos dokumentų valdymo sistemos privalumai:

informacinės sistemos centrinės duomenų bazės kolektyvinis naudojimas;

parinktas duomenų modelis įgalina kaupti, tvarkyti ir kontroliuoti duomenis iš kelių

kompiuterizuotų darbo vietų;

numatomi duomenų teikimo būdai - kompiuteriniu tinklu bei spausdintame pavidale;

sistemos naudotojų tvarkymas;

duomenų paieška reikalinga tarp registracinių kortelių metaduomenų ir dokumentų failų

turinio.

duomenų iš ankščiau naudotos dokumentų tvarkymo sistemos importavimas.

Šiame dokumente pateikiami dokumentų valdymo sistemos vertinimo ataskaitos rezultatai

apibūdina DVS Kontora panaudojimo scenarijus savivaldybės dokumentų tvarkymo procesuose.


http://www.kazluruda.lt/

mailto:[email protected]


2011-05-31 Versija: 2.00

Įvadas

Šis DVS vertinimo dokumentas parengtas remiantis LR viešojo sektoriaus apskaitos standartais, teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų tvarkymo, rengimo ir apskaitos procesus, Savivaldybės vidaus dokumentais ir kita informacija. Darbiniuose susitikimuose su Savivaldybės tarnautojais buvo išskirti, analizuojami ir detalizuojami dokumentų valdymo, apskaitos ir rengimo procesai, išskirtos atskiros procedūros, apibūdinančios skirtingus vieno proceso aspektus, analizuojama turima dokumentų valdymo sistema Kontora.

Pagal dokumentų valdymo ir apskaitos procedūrose išskirtus vartotojų vaidmenis bus formuluojami reikalavimai vartotojų vaidmenims naujuose moduliuose. Pagal šiame dokumente aprašytas procedūras bus nustatomi pagrindiniai funkciniai reikalavimai (dokumentas ,,Techniniai projektai“) naujiems moduliams.

Rengiant techninius projektus naujiems dokumentų valdymo sistemos moduliams šis dokumentas padės informacinių sistemų diegimo grupės nariams suprasti, kaip naujieji moduliai turi būti parametrizuoti, kad palaikytų jau patvirtintas tvarkas, procedūras bei užtikrintų kontrolę.

Įdiegus naujus modulius, parengtas dokumentas taip pat bus naudojamas, nes:

Pateiks vadovybei formalizuotą dokumentų apskaitos ir projektų valdymo procesų vaizdą bei galimą jų poveikį kitiems procesams, o taip nurodys DVS vaidmenį procesuose;

Pateiks aiškius dokumentų apskaitos ir projektų valdymo proceso vykdymo žingsnius;

Padės naujiems tarnautojams / darbuotojams susipažinti su įstaigoje veikiančiais dokumentų apskaitos ir projektų valdymo procesais, skatins jų mokymąsi.



2011-05-31 Versija: 2.00

Naudojami sutrumpinimai

Administracinė paslauga – viešojo administravimo subjekto veiksmai išduodant asmenims leidimus (licencijas) ar dokumentus, patvirtinančius atitinkamus juridinius faktus, teikiant įstatymų nustatytą informaciją, vykdant administracinę procedūrą.

Administracinės procedūros sprendimas – administracinis sprendimas, kurio priėmimu baigiama administracinė procedūra.

Administracinis aktas – viešojo administravimo subjekto išleistas nustatytos formos teisės aktas.

Administracinis reglamentavimas – viešojo administravimo subjekto veikla leidžiant nuostatus, taisykles, reglamentus ir kitus norminius teisės aktus įstatymams įgyvendinti.

Administracinis sprendimas – administracinis aktas ar nustatyta tvarka priimtas kitas nustatytos formos dokumentas, kuriame išreikšta viešojo administravimo subjekto valia.

Archyvas – Savivaldybės administracijos struktūrinis dalinys, atsakingas už dokumentų tvarkymą, apskaitą ir saugojimą.

Asmuo – fizinis ar fizinių asmenų grupė, juridinis asmuo, kitas subjektas, neturintis juridinio asmens teisių (komisija, visuotinis narių susirinkimas, nuolatinis pasitarimas).

Atsakymas – atsižvelgiant į prašymo turinį, žodžiu, raštu ar elektroniniu būdu asmeniui (interesantui) teisės aktų nustatyta tvarka suteikta administracinė paslauga, pateikta informacija, įteikta prašomo administracinio akto kopija, nuorašas ar išrašas, išdėstyta institucijos nuomonė apie asmens kritiką, pasiūlymus ar pageidavimus.

Atsarginės kopijos – naudoti skirtos dokumentų kopijos, pagamintos mikroformos ar skaitmeninėje laikmenoje.

Byla – pagal nustatytus ar pasirinktus požymius kartu sudėti, sugrupuoti ir susisteminti dokumentai.

Bylų apyrašas (sąrašas) – Savivaldybės institucijų ir Savivaldybės administracijos, Savivaldybės administracijos padalinio sudarytų bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.

Blankas – spausdinta ar kitaip parengta dokumento forma su joje išdėstytais dokumento rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus.

Dokumentacijos planas – Savivaldybės institucijų ir Administracijos veiklos dokumentų susisteminimo planas.



2011-05-31 Versija: 2.00

Dokumento išrašas – oficialiai įforminta dokumento ištrauka. Dokumento išrašai daromi, kai reikia pateikti dokumento dalį, susijusią su konkrečiu faktu ar sprendimu. Dokumento išrašas įforminamas ne blanke. Išrašui įforminti taip pat reikalinga specialioji žyma. Specialiosios žymos rekvizito vietoje rašomas žodis „Išrašas“, iš dokumento pateikiamas dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, reikiama dokumento teksto dalis ir parašo rekvizito dalys (be parašo).

Dokumentas – juridinio ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.

Dokumento kopija – techninėmis dauginimo, fotokopijavimo, faksimilinio perdavimo ir kitomis operatyviosios poligrafijos priemonėmis padarytas teksto atgaminys, reprodukcija.

Dokumento konvertavimas – programinės ir (ar) techninės aplinkos ar pateikimo būdo pakeitimas užtikrinant dokumentuose užfiksuotos informacijos išsaugojimą.

Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be jame ranka parašytų rekvizitų ir jų dalių (rezoliucijos, vizų, parašų). Kitaip tariant, iš kompiuterio kartotinai spausdintas dokumentas be jokių ranka rašytų rekvizitų.

Dokumento kopija tvirtinama atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu, kuris dedamas taip, kad liestų dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą, teisės aktais tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu.

Dokumentų kopijos, nuorašai, išrašai turi turėti specialiąją žymą. Specialioji žyma nurodoma viršutinės paraštės dešinėje pusėje paryškintomis mažosiomis raidėmis.

Dokumento nuskaitymas – dokumento elektroninis nuskaitymas į skaitmenines laikmenas.

Dokumento priedas – dokumento atskirai įforminta jo turinio sudedamoji dalis.

Dokumento priedėlis – pagrindinį dokumentą papildantis ir išplečiantis priedas.

Dokumento rekvizitas – dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas.

Dokumentų registras – registravimo ir apskaitos dokumentas (popieriuje ar skaitmeninėje laikmenoje).

Dokumento sudarytojas – Savivaldybės taryba, Savivaldybės tarybos narys, Savivaldybės

meras ir mero pavaduotojas, Savivaldybės tarybos sekretorius, Administracijos direktorius ir Administracijos direktoriaus pavaduotojas, Savivaldybės administracija, Savivaldybės administracijos struktūrinis padalinys ar filialas (seniūnija), Savivaldybės struktūrinio padalinio ar filialo vadovas, Savivaldybės valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, turintys teisės aktų suteiktus įgaliojimus sudaryti dokumentus.



2011-05-31 Versija: 2.00

Dokumentų apyvarta – Savivaldybės dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo ar gavimo iki įdėjimo į bylą.

Dokumentų ekspertų komisija (DEK) – Savivaldybės administracijos direktoriaus patariamoji komisija dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams nagrinėti.

Dokumentų naudojimas – dokumentuose esančios informacijos naudojimas komerciniais ir nekomerciniais tikslais.

Dokumentų valdymas – Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos, Savivaldybės administracijos padalinio vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą.

Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti ar naikinti procesas.

Elektroninė byla – pagal tam tikrus kriterijus susisteminta elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos rinkmena.

Elektroninis dokumentas – Savivaldybės veiklos procese informacinių technologijų priemonėmis gauta ar parengta, perduodama ir saugoma informacija.

Elektroninio dokumento rengimo ir tvarkymo posistemis – Savivaldybės elektroninių dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta rengti ir tvarkyti elektroninius dokumentus.

Elektroninių dokumentų saugojimo posistemis – Savivaldybės elektroninių dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta saugoti elektroninius dokumentus teisės aktų nustatytą laiką.

Elektroninio dokumento turinys – elektroninio dokumento dalis, kurioje tekstine, vaizdine ar kitokia forma pateikiama informacija, išskyrus elektroninio dokumento metaduomenis.

Įgaliotas asmuo – Savivaldybės valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, Savivaldybės tarybos, Savivaldybės mero, Savivaldybės administracijos direktoriaus, Savivaldybės administracijos padalinio vadovo teisės aktu (sprendimu, potvarkiu, įsakymu) įgaliotas atlikti juridinius veiksmus.

Individualus administracinis aktas – vienkartinis teisės taikymo aktas, skirtas konkrečiam asmeniui ar nurodytai asmenų grupei.

Informacija – žinios, kuriomis disponuoja Savivaldybė ir Savivaldybės padaliniai.

Informacijos teikimas – informacijos atskleidimas perduodant ar kitu būdu padarant ją prieinamą pareiškėjams, užtikrinant pareiškėjams teisę laisvai susipažinti su dokumentais ir (ar) panaudoti komerciniais arba nekomerciniais tikslais.



2011-05-31 Versija: 2.00

Informacinė paslauga – paslauga, kuria suteikiama informacija interesantui, nereikalaujanti jokių veiksmų Savivaldybėje.

Interesantas – Lietuvos Respublikos pilietis, valstybės, pasirašiusios Europos ekonominės erdvės susitarimą, pilietis, užsienietis, turintis leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje, ar šių asmenų grupė, Lietuvos Respublikos juridinis asmuo, juridiniai asmenys ar kitos organizacijos, įregistruotos valstybėje, pasirašiusioje Europos ekonominės erdvės susitarimą, ar jų atstovybės ir filialai, įsteigti Lietuvos Respublikoje, įteikę ar atsiuntę Savivaldybei rašytinį dokumentą.

Interesanto atstovas – asmuo, turintis teisę civilinių įstatymų nustatyta tvarka atstovauti interesantui.

Interesantų aptarnavimas – veikla, apimanti interesantų aptarnavimą jiems atvykus į Savivaldybę, aptarnavimą telefonu, prašymų ir skundų, gautų tiesiai iš interesantų ar atsiųstų paštu, įskaitant ir elektroninį būdą (kurjerių paštu, faksu, elektroniniu paštu ar kitomis elektroninėmis priemonėmis), nagrinėjimą, priimtų sprendimų įforminimą ir perdavimą interesantams.

DVS „Kontora“ – Savivaldybės informacinė dokumentų valdymo sistema.

Įvestis – elektroninių dokumentų įtraukimo į elektroninių dokumentų valdymo sistemą procesas, apimantis dokumentų registravimą ir sisteminimą.

Kalendoriniai metai – dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius metus arba per dvylika iš eilės einančių mėnesių.

Kontekstinė informacija – informacija apie dokumento sandarą, turinį ir aplinką, sudaranti būtinas ir pakankamas sąlygas dokumento autentiškumui ir prieinamumui užtikrinti.

Metaduomenys – neatsiejama elektroninio dokumento dalis, kurioje pateikiama elektroninių dokumentų rengimo, registravimo, sisteminimo, priėjimo, saugojimo ir naikinimo procedūras aprašanti struktūrizuota kontekstinė informacija.

Nevalstybinės organizacijos – politinės partijos, asociacijos, kitos organizacijos ir susivienijimai, sudaryti narių poreikiams ir viešiesiems interesams tenkinti.

Norminis administracinis aktas – teisės aktas, nustatantis elgesio taisykles, skirtas individualiai neapibrėžtai asmenų grupei.

Nuolatinio saugojimo dokumentai – dokumentai (bylos), kuriems dėl išliekamosios vertės nustatytas neribotas saugojimo terminas.

Ilgo saugojimo dokumentai – dokumentai (bylos), kuriems nustatyti saugojimo terminai nuo 26 iki 100 metų.



2011-05-31 Versija: 2.00

Laikino saugojimo dokumentai – dokumentai (bylos), kuriems nustatyti saugojimo terminai nuo 1 iki 25 metų.

Oficialus dokumentas – Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos, Savivaldybės administracijos padalinio ar įgalioto asmens vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į DVS „Kontora“ apskaitą arba į kitais teisės aktais nustatytas apskaitos informacines sistemas ar registrus.

Oficialus elektroninis dokumentas – vykdant norminių teisės aktų nustatytus įgaliojimus informacinių technologijų priemonėmis Savivaldybės sudarytas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu ir įtrauktas į elektroninių dokumentų valdymo sistemą.

Pareigūnas – valstybės politikas, valstybės tarnautojas ar kitas asmuo, atliekantis viešojo administravimo funkcijas ir pagal įstatymus turintis įgaliojimus duoti nepavaldiems asmenims teisės aktų nustatytus privalomus vykdyti nurodymus.

Pareiškėjas – Lietuvos Respublikos pilietis, valstybės, pasirašiusios Europos ekonominės erdvės susitarimą, pilietis, užsienietis, turintis leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje, ar šių asmenų grupė, Lietuvos Respublikos juridinis asmuo, juridiniai asmenys ar kitos organizacijos, įregistruotos valstybėje, pasirašiusioje Europos ekonominės erdvės susitarimą, ar jų atstovybės ir filialai, įsteigti Lietuvos Respublikoje, įteikę ar atsiuntę Savivaldybei rašytinį dokumentą.

Pareiškėjo atstovas – asmuo, turintis teisę civilinių įstatymų nustatyta tvarka atstovauti pareiškėjui.

Paslauga (administracinė paslauga) – viešojo administravimo subjekto veiksmai išduodant asmenims leidimus (licencijas) ar dokumentus, patvirtinančius atitinkamus juridinius faktus, teikiant įstatymų nustatytą informaciją, vykdant administracinę procedūrą.

Paslaugų klasifikatorius – hierarchinis (medžio tipo) paslaugų grupių (sričių) sąrašas, kurio paskirtis – padėti interesantui greičiau rasti pageidaujamą paslaugą arba informaciją apie ją internete ar interesantų aptarnavimo skyriuje.

Paslaugos specifikacija – konkrečios (unikalios) paslaugos teikimą, atlikimą, valdymą, interesanto informavimą aprašančių bei reglamentuojančių dokumentų visuma.

Paslaugos byla – dokumentų, susijusių su paslaugos valdymu DVS „Kontora“, saugojimo vieta (aplankas ar segtuvas).

Paslaugos kūrimas (tobulinimas) – planuojamų teikti arba jau Savivaldybės teikiamų paslaugų specifikacijų parengimas, jų tobulinimas, derinimas, įteisinimas ir įvedimas į DVS.

Paslaugos administratorius – Savivaldybės administracijos darbuotojas, turintis įgaliojimus paslaugos vadovo pavedimu sukurti, keisti ar papildyti konkrečios paslaugos specifikacijas DVS „Kontora“ (paslaugos vadovas gali būti paslaugos administratoriumi).



2011-05-31 Versija: 2.00

Paslaugos operatorius – Priimamojo arba Savivaldybės struktūrinio padalinio darbuotojas, priimantis interesanto užsakymą atlikti paslaugą, suteikiantis pradinę informaciją, registruojantis prašymą atlikti paslaugą DVS „Kontora“, atlikus paslaugą išduodantis interesantui nustatytos formos dokumentą, taip pat registruojantis interesantų atsiliepimus dėl paslaugų tobulinimo.

Paslaugos atlikėjas (vykdytojas) – Savivaldybės administracijos darbuotojas ar darbuotojai, atliekantys visus numatytus veiksmus, reikalingus paslaugai suteikti.

Pranešimas – asmens rašytinis kreipimasis į viešojo administravimo subjektą (Savivaldybę), kuriame nurodoma, kad yra pažeistos kito asmens teisės ar teisėti interesai, ir prašoma juos apginti.

Prašymas – su asmens teisių ar teisėtų interesų pažeidimu nesusijęs asmens kreipimasis į viešojo administravimo subjektą (Savivaldybę) prašant priimti administracinį sprendimą arba atlikti kitus teisės aktuose nustatytus veiksmus (priimti administracinį sprendimą).

Prašymams prilyginami interesantų kreipimaisi, kai išdėstoma asmens nuostata tam tikru klausimu, pranešama apie Savivaldybės veiklos pagerėjimą ar trūkumus ir pateikiami pasiūlymai jiems ištaisyti, informuojama apie valstybės tarnautojų ar darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartį ir gaunančių darbo užmokestį iš Savivaldybės biudžeto, piktnaudžiavimą ar neteisėtus veiksmus, nesusijusius su konkretaus asmens interesų ar teisių pažeidimu, kai atkreipiamas dėmesys į tam tikrą padėtį, ir kiti asmeniniai kreipimaisi į Savivaldybę.

Prašymo nagrinėjimas – valstybės tarnautojo ar darbuotojo, dirbančio pagal darbo sutartį, veikla, apimanti asmens prašymo priėmimą ir įregistravimą, jo esmės išaiškinimą, atsakymo parengimą ir jo įteikimą interesantui.

Priėjimas prie dokumentų – teisė susipažinti su dokumentais įstatymų ir kitų teisės norminių aktų nustatyta tvarka.

Privati informacija – ypatingi fizinio asmens duomenys, kaip juos nustato Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas (duomenys, susiję su fizinio asmens rasine ar etnine kilme, politiniais, religiniais, filosofiniais ar kitais įsitikinimais, naryste profesinėse sąjungose, sveikata, lytiniu gyvenimu, taip pat informacija apie asmens teistumą), informacija apie jo asmenį ir jo šeimos gyvenimą, su fizinio asmens garbe ir orumu susijusi informacija.

Registravimas – dokumento įrašymas į Savivaldybės kompiuterinės informacinės dokumentų valdymo sistemos apskaitą ar kitą Savivaldybėje nustatyta tvarka įteisintą informacinę dokumentų valdymo sistemą, kuri užtikrina jo oficialumo įrodymą.

Saugojimo terminas – laikas, kurį dokumentas turi būti išsaugotas.

Saugojimo vienetas – kartu sudėtų, sugrupuotų ir susistemintų dokumentų fizinis apskaitos vienetas.

Savivaldybė – įstatymo nustatytas valstybės teritorijos administracinis vienetas, kurio bendruomenė turi Konstitucijos laiduotą savivaldos teisę, įgyvendinamą per to valstybės teritorijos



2011-05-31 Versija: 2.00

administracinio vieneto nuolatinių gyventojų išrinktą savivaldybės tarybą ir jos sudarytas, jai atskaitingas vykdomąja ir kitas savivaldybės institucijas ir įstaigas. Savivaldybės yra viešas juridinis asmuo.

Savivaldybės administravimo subjektai – Savivaldybės institucijos ir įstaigos, kiti subjektai, turintys teisės aktų suteiktus įgaliojimus, atliekantys jiems pavestas administravimo funkcijas ir atskaitingi už šių funkcijų įgyvendinimą.

Savivaldybės blankas (Savivaldybės administracinio teisės akto blankas) – spausdinta ar kitaip parengta dokumento forma su išdėstytais dokumento rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju: Savivaldybės tarybos, Savivaldybės tarybos nario, Savivaldybės mero, Savivaldybės administracijos, Savivaldybės administracijos skyrių, teritorinių padalinių, turinčių teisės aktų suteiktus įgaliojimus.

Savivaldybės dokumentai – Savivaldybės veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos (raštai, lydraščiai, pažymos, aktai, protokolai, išvados, tarnybiniai pavedimai, tarnybiniai pranešimai, planai, ataskaitos ir kt. popierinio ar skaitmeninio formato dokumentai).

Savivaldybės institucijos – už savivaldos teisės įgyvendinimą Savivaldybės bendruomenės interesais atsakingos institucijos:

- Savivaldybės atstovaujamoji institucija – Savivaldybės taryba, turinti vietos valdžios ir viešojo administravimo teises ir pareigas;

- Savivaldybės vykdomosios institucijos – Savivaldybės administracijos direktorius, Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojas, turintys viešojo administravimo teises ir pareigas.

Savivaldybės įstaigos, įmonės ir organizacijos – Savivaldybės administravimo subjektai ir Savivaldybės kontroliuojamos įmonės.

Savivaldybės kontroliuojamos įmonės – Savivaldybės įmonės, veikiančios pagal Lietuvos Respublikos valstybės ir savivaldybės įmonių įstatymą, akcinės bendrovės, kurių akcijos, suteikiančios daugiau kaip ½ balsų visuotiniame akcininkų susirinkime, nuosavybės teise priklauso Savivaldybei, ir įmonės, kuriose Savivaldybė gali paskirti daugiau kaip pusę įmonės administracijos, valdymo arba priežiūros tarybos narių.

Savivaldybės padaliniai – Savivaldybės tarybos ir Savivaldybės administracijos struktūriniai padaliniai ir filialai (seniūnijos).

Savivaldybės teisės aktas – Savivaldybės leidžiami individualūs (vienkartiniai teisės taikymo aktai, skirti konkrečiam asmeniui ar nurodytai asmenų grupei), norminiai (nustatantys elgesio taisykles, skirtas individualiai neapibrėžtai asmenų grupei) teisės aktai – Savivaldybės tarybos sprendimai, Savivaldybės mero potvarkiai ir Savivaldybės administracijos direktoriaus, Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojo ir Savivaldybės administracijos padalinių vadovų įsakymai.



2011-05-31 Versija: 2.00

Savivaldybės tvirtinami teisės aktai – Savivaldybės teisės aktais tvirtinami dokumentai (nuostatai, taisyklės, reglamentai, koncepcijos, pareigybių aprašymai ir kt.).

Savivaldybės vadovybė – Savivaldybės meras, Savivaldybės mero pavaduotojas, Savivaldybės tarybos sekretorius, Savivaldybės administracijos direktorius, Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojas.

Skundas – asmens rašytinis kreipimasis į viešojo administravimo subjektą (Savivaldybę), kuriame nurodoma, kad yra pažeistos jo teisės ar teisėti interesai, ir prašoma juos apginti.

Specialios įrangos priemonės – dokumentų saugojimo ir (ar) peržiūros programinė ir techninė įranga.

Tarnybinė pagalba – viešojo administravimo subjekto veikla teikiant informacinę ir kitokią pagalbą kitam viešojo administravimo subjektui šio prašymu.

Tarnybinės veiklos dokumentai – Savivaldybės vadovybės, Savivaldybės valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių ar filialų (seniūnijų) ar padalinių vadovų parengti dokumentai, kuriuose aprašomas koks nors įvykis, keliamas, derinamas klausimas, adresuotas Savivaldybės vadovybei, Savivaldybės administracijos struktūriniams padaliniams ir filialams (seniūnijoms), Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių vadovams.

Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos, įmonės – valstybės ir savivaldybių institucijos ir įstaigos, finansuojamos iš valstybės ar savivaldybių biudžetų, valstybės pinigų fondų, valstybės ir savivaldybių įmonės.

Valstybės tarnautojai ir darbuotojai – Savivaldybės valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis.

Veiklos dokumentai – Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos, Savivaldybės administracijos struktūrinio padalinio ar filialo (seniūnijos), vykdant veiklą, sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai.

Vertinamoji analizė – veikla, atliekama analizuojamo dalyko tinkamumui, adekvatumui ir rezultatyvumui nustatyti, siekiant užsibrėžtų tikslų.

Vidaus administravimas – veikla, kuria užtikrinamas viešojo administravimo subjekto savarankiškas funkcionavimas (struktūros tvarkymas, dokumentų, personalo, turimų materialinių ir finansinių išteklių valdymas), kad jis galėtų atlikti viešąjį administravimą.

Viešasis administravimas – įstatymų ir kitų teisės aktų reglamentuojama viešojo administravimo subjekto Kazlų Rūdos savivaldybės veikla, skirta įstatymams ir kitiems norminiams teisės aktams įgyvendinti priimant norminius administracinius aktus ir kitus sprendimus, atliekant įstatymų ir administracinių sprendimų įgyvendinimo kontrolę, teikiant įstatymų nustatytas



2011-05-31 Versija: 2.00

administracines paslaugas, administruojant viešųjų paslaugų teikimą ir atliekant viešojo administravimo subjekto vidaus administravimą.

Viešojo administravimo subjektas – institucija (Savivaldybės taryba, Savivaldybės meras, Administracijos direktorius), įstaiga (Savivaldybės administracija), pareigūnas, valstybės tarnautojas, kitas fizinis ar juridinis asmuo, kuriuos įstatymai įgalioja leisti norminius administracinius aktus.

Viešoji paslauga – Savivaldybės kontroliuojamų juridinių asmenų (įmonių, įstaigų, organizacijų) veikla teikiant asmenims socialines, švietimo, mokslo, kultūros, sporto ir kitas įstatymų numatytas paslaugas. Įstatymų numatytais atvejais ir tvarka viešąsias paslaugas gali teikti ir kiti asmenys.

Viešojo administravimo institucija – kolegialus ar vienvaldis viešojo administravimo subjektas, pagal įstatymus turintis įgaliojimus leisti norminius administracinius aktus (Savivaldybės taryba, Savivaldybės meras, Administracijos direktorius).

Viešojo administravimo įstaiga – valstybės ar Savivaldybės biudžetinė įstaiga, pagal įstatymus turinti įgaliojimus atlikti viešąjį administravimą.

Viešųjų paslaugų teikimo administravimas – viešojo administravimo subjektų veikla nustatant viešųjų paslaugų teikimo taisykles ir režimą, steigiant viešąsias įstaigas arba išduodant leidimus teikti viešąsias paslaugas kitiems asmenims, taip pat viešųjų paslaugų teikimo priežiūra ir kontrolė.

Viešųjų paslaugų teikimo režimas – teisės aktų nustatytas atlygintinas ar nemokamas viešųjų paslaugų teikimas nustatytais terminais ir tvarka.



2011-05-31 Versija: 2.00

1. Bendrieji dokumentų rengimo ir registravimo reikalavimai

Savivaldybės veiklos dokumentai skirstomi į kelias grupes (1 pav.)

1 pav. Veiklos dokumentų skirstymas

1.1. Savivaldybės parengti dokumentai

Savivaldybės parengti dokumentai:o Savivaldybės teisės aktai – tai Savivaldybės leidžiami individualūs (vienkartiniai

teisės taikymo aktai, skirti konkrečiam asmeniui ar nurodytai asmenų grupei), norminiai (nustatantys elgesio taisykles, skirtas individualiai neapibrėžtai asmenų grupei) teisės aktai – Savivaldybės tarybos sprendimai, Savivaldybės mero potvarkiai ir Administracijos direktoriaus, Administracijos direktoriaus pavaduotojo, Savivaldybės padalinių vadovų įsakymai.

Savivaldybės teisės aktais tvirtinami kiti teisės aktai, nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, taisyklės, reglamentai, tvarkos ir pan.);

o Savivaldybės dokumentai – dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su Savivaldybės veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, lydraščiai, pažymos, aktai, protokolai, išvados, tarnybiniai pavedimai, tarnybiniai pranešimai, planai, ataskaitos ir kt.).

Daugiau apie Savivaldybės parengtus dokumentus 5 skyriuje ir 6 skyriuje.

1.2. Savivaldybės gauti dokumentai

Savivaldybės gauti dokumentai – gauti su Savivaldybės veikla susiję dokumentai;Daugiau apie Savivaldybės gautus dokumentus 2 skyriuje.

1.3. Savivaldybės perimti dokumentai



2011-05-31 Versija: 2.00

Savivaldybės perimti dokumentai – Savivaldybės iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai.

1.4. Kiti dokumentų rengimo ir registravimo reikalavimai

a) Savivaldybės teisės aktų (sprendimų, potvarkių, įsakymų) blankų rekvizitai yra: herbas, dokumento sudarytojas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, tekstas, parašas.Savivaldybės teisės aktai gali būti papildyti šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, rezoliucija.

b) Savivaldybės teisės aktais tvirtinamų kitų teisės aktų (nuostatų, taisyklių, reglamentų, pareigybių aprašymų), nustatančių teisės aktų įgyvendinimo normas, rengimo ir įforminimo rekvizitai yra: dokumento tvirtinimo žyma, dokumento pavadinimas, dokumento tekstas.Savivaldybės teisės aktais tvirtinami kiti teisės aktai įforminami ne blanke, be parašo rekvizito. Jie nėra Savivaldybės teisės aktų (sprendimų, įsakymų) priedai, todėl priedo žyma nerašoma.Savivaldybės teisės aktais tvirtinamų kitų teisės aktų, nustatančių teisės aktų įgyvendinimo normas, teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, kuris brėžiamas po tekstu ties jo viduriu.

c) Savivaldybės parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas, oficialumas Savivaldybėje ir užtikrinta dokumento paieška. Dokumentai registruojami atitinkamuose registruose DVS „Kontora“ arba kitose Savivaldybėje nustatyta tvarka naudojamose dokumentų informacinėse sistemose.

d) Savivaldybėje oficialiai gautais ir siunčiamais dokumentais pripažįstami tik tie dokumentai, kurie Reglamento nustatyta tvarka yra užregistruoti Priimamajame arba Savivaldybės administracijos padalinyje, kuriam suteikta dokumentų registratoriaus teisė DVS „Kontora“ ar kitose teisės aktais nustatytose ir Savivaldybėje naudojamose dokumentų informacinėse sistemose.Dokumentų registratoriaus teises DVS „Kontora“ suteikia Informacinių technologijų skyrius. Kitų Savivaldybės administracijos padalinių darbuotojams, kuriems suteikta dokumentų registratoriaus teisė DVS „Kontora“, išduodamas vienodo pavyzdžio spaudų komplektas su asmeniniu registratoriaus numeriu. Už šių dokumentų (registruojamų ne DVS „Kontora“, o kitose teisės aktais nustatytose ir Savivaldybėje nustatyta tvarka naudojamose dokumentų informacinėse sistemose) registravimą atsakingas struktūrinio padalinio vadovas.

e) Dokumentai Savivaldybėje registruojami vieną kartą:o Priimamajame – siunčiamieji jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną; gautieji – jų

gavimo dieną ;o Dokumentų ir ryšių su visuomene skyriuje – Savivaldybės tarybos sprendimai

Tarybos reglamento nustatyta tvarka ir terminais;



2011-05-31 Versija: 2.00

o Dokumentų ir ryšių su visuomene skyriuje – Mero potvarkiai ir Administracijos direktoriaus įsakymai – jų pasirašymo dieną.

o Dokumentų ir ryšių su visuomene skyriuje – mero ar direktoriaus pasirašytos sutartys – jų pasirašymo dieną

f) Kol dokumentas neužregistruotas, jokios kitos procedūros negali būti atliekamos.g) Dokumentai, pateikti registruoti Priimamajam, Dokumentų ir ryšių su visuomene

skyriui ar kitam įgaliotam dokumentų registratoriui, Priimamojo vedėjo (teisės aktams ir sutartims – Dokumentų valdymo skyriaus vedėjo) leidimu gali būti registruojami kitą darbo dieną, apie tai pažymint specialiu asmeniniu spaudu su užrašu „Leista dokumentą registruoti kitą darbo dieną“.

h) Savivaldybės veiklos dokumentus, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, teisės aktų nustatyta tvarka tvarko ir apskaito už įslaptintos informacijos administravimą atsakingi valstybės tarnautojai.

2. Gautų dokumentų priėmimas ir registravimas

a) Savivaldybėje gautus paštu, kurjerių paštu, elektroniniu paštu, faksu, taip pat piliečių ir kitų asmenų atneštus dokumentus (raštus, prašymus, pareiškimus, skundus) (toliau – gauti dokumentai) priima Priimamojo darbuotojai pagal darbo vietoms paskirstytas funkcijas.Savivaldybės darbuotojas, tiesiogiai gavęs Savivaldybei adresuotą dokumentą, ne vėliau kaip kitą darbo dieną privalo jį pristatyti dokumentų registratoriui Reglamento nustatyta tvarka. Neregistruotų dokumentų Savivaldybės vadovybės rezoliucijos ir užduotys įvedamos tik po jų registravimo DVS „Kontora“.

b) Paštu gauti vokai atplėšiami (išskyrus vokus su žyma ,,Asmeniškai‘‘ ir vokus, adresuotus Tarybos nariams ir Savivaldybės kontrolės ir audito tarnybai) Priimamajame laikantis nustatytų saugos reikalavimų. Nustačius, kad gautas atplėštas vokas arba kad gautame voke trūksta nurodytų dokumento priedų ar pridedamų dokumentų, dokumente nesant parašo rekvizito, datos ar registracijos numerio, apie tai pažymima gauto dokumento pirmame lape.Kai dokumento tekstas neįskaitomas, kai nebaigti forminti dokumentai (nesant parašo rekvizito, trūkstant priedų), įstatymų nustatyta tvarka dokumentas grąžinamas jį pateikusiam asmeniui ar siuntėjui.Jei kartu su gautu dokumentu Savivaldybei pateikiami asmens dokumentų (gimimo arba santuokos liudijimas, mokslo baigimo pažymėjimas, diplomas ir kt.) arba kitų svarbių dokumentų originalai, šie dokumentai, padarius jų kopijas, su aktu grąžinami siuntėjui.

c) Vokai išsaugomi ir pridedami prie dokumentų tik tais atvejais, kai pašto antspaudas turi reikšmę išsiuntimo arba gavimo datai užfiksuoti arba kai siuntėjo adresas yra tik ant voko.

d) Neregistruojama periodinė spauda, proginiai sveikinimai, kvietimai, reklaminiai lankstinukai, reklaminiai-komerciniai pasiūlymai, privataus pobūdžio laiškai su nuoroda „Asmeniškai“, kita korespondencija, adresuota Savivaldybei, bet nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįrašymo DVS „Kontora“. Šios pašto siuntos paskirstomos į Savivaldybės vadovybės ir kitų Administracijos padalinių asmenines pašto dėžutes. Įvairios sąskaitos ir sąskaitos faktūros, sąskaitų (likučių) suderinimo aktai, raštai pateikiami Buhalterinės apskaitos skyriui registruoti ir toliau tvarkyti.



2011-05-31 Versija: 2.00

e) Lietuvos Respublikos teisės aktų ir Reglamento nustatytų reikalavimų neatitinkanti gauta korespondencija gali būti neregistruojama. Sprendimą dėl atsisakymo registruoti gautą korespondenciją priima Priimamojo vedėjas.

f) Gauti dokumentai registruojami Reglamento nustatyta tvarka Savivaldybės DVS „Kontora“ ir tvarkomi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių, patvirtintų Lietuvos archyvo departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88, nustatyta tvarka.

g) Tarybos narių paklausimai Savivaldybės vadovybei (Savivaldybės merui, mero pavaduotojui, Administracijos direktoriui ir jo pavaduotojui bei Tarybos sekretoriui) registruojami Priimamajame pagal priskirtas darbo vietai funkcijas. Atsakymus į gautus dokumentus registruoja Priimamojo specialistai pagal priskirtas darbo vietai funkcijas.

h) Registruojant gautą dokumentą (interesanto raštą, prašymą, pareiškimą, skundą, kitą dokumentą) pirmojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe dedamas registratoriaus spaudas su nustatyta dokumento gavimo data, dokumentas registruojamas DVS „Kontora“, dokumento gavimo registracijos žymoje įrašomas dokumento registracijos numeris, dokumentas nuskaitomas ir prisegamas DVS „Kontora“ registro registracijos kortelėje. Gauti dokumentai nuskaitomi ir registruojami DVS „Kontora“ dokumentų registruose pagal dokumento rūšį.

i) Kai techninėmis priemonėmis neįmanoma dokumento nuskaityti arba gautas dokumentas yra labai didelės apimties arba įrištas, įsegtas, specialiu Priimamojo leidimu DVS „Kontora“ gali būti įvedamas tik pirmas dokumento lapas arba lydraštis, pažymint apie tai DVS „Kontora“ komentare.Savivaldybės administracijos padalinių pageidavimu Priimamojo vedėjui leidus tam tikros dokumentų rūšys gali būti nenuskaitomos. Šis leidimas įforminamas padalinio vadovo tarnybiniu raštu.

j) Užsienio kalba gautus dokumentus registruoja, išverčia į lietuvių kalbą, nuskaito ir teikia adresatams Savivaldybės administracijos Švietimo, kultūros ir sporto skyrius.

k) Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gauti oficialūs dokumentai registruojami bendra tvarka. Jei vėliau gaunamas dokumento originalas, jis registruojamas gautos dienos data, bet tuo pačiu numeriu.

l) Elektroniniu paštu gauti dokumentai registruojami bendra tvarka, jei dokumentai gauti oficialiais Savivaldybės elektroninio pašto adresais, yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėją.Lietuvos Respublikos teisės aktais ir Reglamentu nustatytos tvarkos neatitinkantys elektroniniu paštu gauti dokumentai gali būti neregistruojami. Sprendimą dėl šių dokumentų registravimo priima Priimamojo vedėjas. Neregistruoti elektroniniu paštu gauti dokumentai persiunčiami adresatui.

m) Vadovaujantis Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu, dokumentui gali būti nustatytas peržiūros apribojimas (viešo (vidaus) naudojimo dokumentas).

n) Dokumento peržiūros apribojimus nustato:o gautiesiems dokumentams – Priimamojo vedėjas (pagal Lietuvos Respublikos

asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo reikalavimus ir gauto dokumento turinį);

o Savivaldybės teisės aktų projektams – teisės akto rengėjas;



2011-05-31 Versija: 2.00

o Savivaldybės teisės aktams – teisės akto (dokumento) sudarytojas (Savivaldybės taryba, meras, Administracijos direktorius);

o siunčiamiesiems dokumentams – Savivaldybės padalinio, rengusio dokumentą (dokumento rengėjo), vadovas.

o) Priimamojo vedėjo įsakymu (viza) gali būti nustatomas peržiūros apribojimas visiems gautiems tam tikros rūšies dokumentams (pvz., teismo procesiniams dokumentams ar jų dalims, įvaikinimo dokumentams, administracinėms byloms, kitiems dokumentams). Peržiūros apribojimas gaunamiesiems tam tikros rūšies dokumentams įforminamas Priimamojo vedėjo rezoliucija pagal motyvuotus Administracijos padalinių vadovų prašymus.

p) Peržiūros apribojimus DVS „Kontora“ įveda:o gautiems dokumentams – dokumento registratorius;o Savivaldybės teisės aktų projektams ir teisės aktams – Dokumentų ir ryšių su

visuomene skyrius;o siunčiamiesiems dokumentams – Savivaldybės padalinio, rengusio

dokumentą (dokumento rengėjo), vadovas arba Priimamojo vedėjas;o peržiūros apribojimus panaikina apribojimus nustatęs asmuo ar institucija.

r) Piliečių ir kitų asmenų prašymus į priėmimą pas Savivaldybės vadovybę, Savivaldybės padalinių vadovus, kuriems yra nustatytas gyventojų priėmimo laikas, registruoja Priimamasis bendra tvarka.

Piliečio pageidavimu ant gauto dokumento kopijos dedamas gavimo faktą patvirtinantis spaudas su nuoroda apie gavimo fakto patvirtinimą, dokumento gavimo data, gauto dokumento registracijos numeriu (įrašomas interesantui pageidaujant įvedus dokumentą į DVS „Kontora“), dokumento registratoriaus darbo vietos numeriu ir nuoroda, kaip pareiškėjas gali gauti informaciją apie dokumento vykdymo eigą, arba išduodama pažyma apie dokumento priėmimą.Užregistravus piliečio ar kitų asmenų prašymą į priėmimą pas Savivaldybės vadovus (Savivaldybės merą, mero pavaduotoją, Tarybos komitetų, komisijų pirmininkus, Administracijos direktorių, jo pavaduotoją, Savivaldybės padalinių vadovus), dokumento registratorius interesantui įteikia kortelę, kurioje nurodyta Savivaldybės pareigūno vardas, pavardė, pareigos, kada ir kur priims interesantą (nurodomas kabineto numeris, priėmimo data ir laikas).Pasikeitus interesantų priėmimo laikui arba atidėjus interesantų priėmimą, Priimamojo darbuotojai informuoja apie tai pareiškėją paštu arba jo nurodytu telefonu (elektroniniu paštu).

s) Vidaus tarnybinio susirašinėjimo dokumentus (tarnybinius pavedimus, tarnybinius pranešimus, tarnybinius raštus) registruoja patys dokumentų rengėjai, prireikus ir (ar) Teisės ir personalo skyriaus specialistas, atsakingas už personalo dokumentų tvarkymą, tarnybinio susirašinėjimo registre. Vidaus tarnybinio susirašinėjimo dokumentų gavėjai gautų tarnybinės veiklos dokumentų neregistruoja. Šie dokumentai rengiami elektroniniu formatu.

3. Savivaldybės vadovų užduotys ir jų vykdymo kontrolė



2011-05-31 Versija: 2.00

a) Priimamasis tvarko Savivaldybės vadovybės užduočių vykdymo laiku apskaitą ir kontrolę DVS „Kontora“ pagal gaunamuosius dokumentus, vadovybės interesantų priėmimą ir Savivaldybės teisės aktus.

b) Užregistruoti ir paskirstyti pagal vadovybės kuruojamus struktūrinius padalinius ir sritis dokumentai perduodami adresatams. Savivaldybės vadovybė, Savivaldybės padalinių vadovai gautus ir siunčiamus dokumentais vizuoja DVS „Kontora“ (ir, jei reikia, popieriniame dokumento variante), paskiria vykdytojus, užduotis, nustato užduočių vykdymo terminus ir kontrolės tipą tą pačią darbo dieną, o didelės apimties dokumentus – ne vėliau kaip per 3 darbo dienas.Žymas DVS „Kontora“ apie Savivaldybės vadovybės vizuotus dokumentus įveda Dokumentų ir ryšių su visuomene skyrius. Žymas DVS „Kontora“ apie dokumento pasirašymą įveda siunčiamojo dokumento registratorius (Priimamasis arba Savivaldybės padalinys, turintis nustatyta tvarka suteiktas dokumento registratoriaus teises).

c) Padaliniai vykdo tik tuos pavedimus, įpareigojimus ar užduotis, kurios skiriamos mero, mero pavaduotojo, Administracijos direktoriaus ir padalinius kuruojančio Administracijos direktoriaus pavaduotojo.Sprendimus dėl pavedimų, įpareigojimų ar užduočių, kurie suformuluoti kitų asmenų (komisijų, komitetų ar kt.), vykdymo priima padalinių vadovai, suderinę su meru ar Administracijos direktoriumi, nustato jų vykdymo ypatumus, atsižvelgdami į prioritetines sritis ar strategines veiklos kryptis.

d) Užduočių įvykdymo terminas nustatomas pagal galiojančius Lietuvos Respublikos teisės aktus.

e) Pagal užduočių kontrolės tipą užduotys skirstomos į nekontroliuojamąsias, paprastos kontrolės ir ypatingos kontrolės užduotis:

o Nekontroliuojamosios užduotys – tai užduotys, kurių vykdymas sprendžiamas vykdytojo nuožiūra, baigiamos DVS „Kontora“ automatiškai užregistravus atsakymą (siunčiamąjį dokumentą) arba įrašius užduoties įvykdymo rezultatą (kai užduoties vykdymas nereikalauja parengti dokumento).Jei nekontroliuojamoji užduotis įvykdoma pateikiant informaciją telefonu, vykdytojas tai užrašo gauto dokumento paskutiniame lape (virš apatinės paraštės), pasirašo ir nurodo datą bei įveda DVS „Kontora“ dokumento įvykdymo nuorodą.Nekontroliuojamosios užduotys vykdomos DVS „Kontora“ teisės aktuose šiai dokumento rūšiai n ustatytu įvykdymo terminu.

o Paprastos kontrolės užduotys – tai užduotys, įpareigojančios vykdytoją nustatytu terminu atlikti vadovybės užduotį ir apie jos įvykdymą informuoti vadovą. Šių užduočių vykdymo kontrolė baigiama DVS „Kontora“ automatiškai užregistravus parengtą atsakymą (siunčiamąjį dokumentą) iš suformuotos užduoties, jei dokumentą pasirašė užduoties kuratorius (kompetentingas pareigūnas). Kai parengtas atsakymas registruojamas netinkamai arba pasirašo ne užduotį pavedęs vadovas, užduoties vykdymo kontrolė baigiama Priimamajam pateikus užduoties kuratoriaus pasirašytą nustatytos formos pranešimą.Dokumentuose kontroliuojamos užduotys žymimos raide „K“.

o Ypatingos kontrolės užduotys nustatomos:– vadovybės kontroliuojamoms užduotims, pažymėtoms raudonos spalvos spaudu su raide „K“;



2011-05-31 Versija: 2.00

– visiems Europos Sąjungos struktūrinių fondų dokumentams ir Savivaldybės vadovybės gyventojų priėmimo metu suformuotoms užduotims. Savivaldybės vadovybė šio tipo kontrolę gali nustatyti ir kitų dokumentų vykdymo užduotims. Šių užduočių vykdymo kontrolė baigiama Priimamajam pateikus užduoties kuratoriaus pasirašytą nustatytos formos pranešimą. Šios užduotys žymimos raudonu spaudu su raide „K“.

Visų tipų užduočių atidėjimas vykdomas Priimamajam pateikus užduoties kuratoriaus pasirašytą nustatytos formos pranešimą apie užduoties pratęsimą ir užduotį vykdančio padalinio vadovo pasirašytą tarpinį atsakymą pareiškėjui (išskyrus užduotis, kurių vykdymas nereikalauja parengti dokumento).Savivaldybės vadovybės užduočių kontrolę pagal gautus dokumentus ir vadovybės interesantų priėmimą vykdo (atideda, baigia užduoties vykdymą) Priimamasis.Savivaldybės mero, mero pavaduotojo, Administracijos direktoriaus ir Administracijos direktoriaus pavaduotojo užduotis DVS „Kontora“ įveda Dokumentų ir ryšių su visuomene skyrius.Įvedant užduotį DVS „Kontora“, perrašomas vadovo rezoliucijos tekstas ir įvedamas užduoties įvykdymo terminas (data), rezoliucijos autorius, vykdytojas (vykdytojai), kiti užduoties duomenys.

f) Gauti Lietuvos Respublikos Seimo priimti teisės aktai, Lietuvos Respublikos Prezidento dekretai, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimai ir Ministro Pirmininko potvarkiai nuskaitomi, registruojami Priimamajame ir pateikiami Savivaldybės vadovybei. Kas turi vykdyti ar būti supažindintas su dokumentais, nustatoma Savivaldybės vadovybės rezoliucijoje.Savivaldybės padalinių vadovams ir darbuotojams šie dokumentai vykdyti ar susipažinti pateikiami Savivaldybės vadovybės pavedimu elektroniniu būdu per DVS „Kontora“.

g) Jei dokumento rezoliucijoje nurodomas tik vykdytojas (vykdytojai), nenustatant užduoties ar nurodant, kad dokumentas pateikiamas susipažinti, Dokumentų ir ryšių su visuomene skyrius į DVS „Kontora“ rezoliucijos neįveda ir užduočiai kontrolė nenustatoma.

h) Vadovybei susipažinti pateikti dokumentai grąžinami per dvi darbo dienas Priimamojo dokumentų registratoriams pagal darbo vietos priskirtas funkcijas ir saugomi pagal dokumentacijos plane nustatytas funkcijas ir veiklos sritis.

i) Savivaldybės vadovų rezoliucijų pagrindu suformuotos užduoties atsakingas vykdytojas yra atitinkamo padalinio vadovas.

j) Jei dokumento rezoliucijoje nurodomi keli vykdytojai – dokumento originalas pateikiamas pirmajam, kitiems – kopijos. Atsakymą įstatymų nustatyta tvarka rengia pirmasis vykdytojas, o kiti informaciją sprendžiamu klausimu pateikia tarnybiniu raštu.

k) Savivaldybės administracijos padalinių vadovai, kaip atsakingi vykdytojai, Savivaldybės vadovybės rezoliucijų pagrindu gali formuoti užduotis pavaldiems padalinių darbuotojams.

l) Struktūrinių padalinių vadovų užduotis pavaldiems darbuotojams įveda DVS „Kontora“ ir jas kontroliuoja padalinių vadovai ar jų paskirti darbuotojai.Jei vienoje rezoliucijoje nustatytos atskiros užduotys skirtingiems vykdytojams, jiems formuojamos atskiros užduotys.

m) Savivaldybės administracijos direktorius ir (ar) jo pavaduotojas gali nustatyti užduotis Savivaldybės administracijos darbuotojams pagal nustatytas kuravimo sritis. Tuo atveju DVS „Kontora“ tiesioginiams užduoties vykdytojų vadovams įvedama užduotis susipažinti su



2011-05-31 Versija: 2.00

suformuota Savivaldybės vadovybės užduotimi. Savivaldybės padalinio vadovas su užduotimi susipažįsta pažymėdamas DVS „Kontora“ susipažinimo faktą.

n) Visi rezoliucijų ir (ar) pavedimų vykdytojai, atlikę jiems pavestą užduotį, privalo apie tai pažymėti DVS „Kontora“.

o) Užduotį, suformuotą Savivaldybės tarybos sprendimuose, Savivaldybės mero potvarkiuose, DVS „Kontora“ įveda Dokumentų ir ryšių su visuomene skyrius.

p) Užduotį, suformuotą Administracijos direktoriaus įsakymuose, ne vėliau kaip kitą darbo dieną po teisės akto pasirašymo DVS „Kontora“ įveda Dokumentų ir ryšių su visuomene skyrius.

r) Jei rezoliucijos (užduotys) DVS „Kontora“ įvedamos nenustatytu laiku (pavėluotai) arba jei dokumento įvykdymo terminas yra trumpesnis nei dvi darbo dienos, Dokumentų ir ryšių su visuomene skyrius, įvedęs DVS „Kontora“ dokumento rezoliuciją, deda darbo vietos spaudą ar užduoties kontrolės antspaudą ir įvedimo DVS „Kontora“ spaudą su data, o prireikus nurodo įvedimo valandą ir minutes.

4. Savivaldybės dokumentų rengimas

a) Savivaldybės dokumentai – dokumentai, kuriuose pateikiami su Savivaldybės veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, lydraščiai, pažymos, aktai, protokolai, tarnybiniai pavedimai, tarnybiniai pranešimai, planai, ataskaitos, patikrinimo pažymos ir kt.), įforminami pagal Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymą Nr. 19 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ ir Reglamento reikalavimus, nustatytus dokumentų įforminimui.

b) Savivaldybės dokumentų sudarytojai yra:o Savivaldybės taryba;o Savivaldybės tarybos narys;o Savivaldybės meras ir mero pavaduotojas;o Administracijos direktorius ir Administracijos direktoriaus pavaduotojas;o Savivaldybės administracija;o Savivaldybės administracijos struktūrinis padalinys ar filialas (seniūnija),

Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas;o Savivaldybės valstybės tarnautojai ir darbuotojai, turintys teisę sudaryti

dokumentus.Vidaus susirašinėjimui naudojami vidaus tarnybinio susirašinėjimo blankai. Savivaldybėje naudojami Savivaldybės padalinio ir padalinio vadovo vidaus tarnybinio susirašinėjimo blankai.

c) Savivaldybės raštai, lydraščiai rengiami DVS „Kontora“ ir įforminami nustatytos formos blanke (DVS „Kontora“ šablone).

d) Savivaldybė naudoja tik šių institucijų ir Savivaldybės administracijos padalinių rašto ir teisės aktų blankus:

o Savivaldybės taryba:- Kazlų Rūdos savivaldybės tarybos blankas;- Kazlų Rūdos savivaldybės tarybos sprendimo blankas;



2011-05-31 Versija: 2.00

- Kazlų Rūdos savivaldybės mero blankas;- Kazlų Rūdos savivaldybės mero potvarkio blankas;- Kazlų Rūdos savivaldybės tarybos komitetų, komisijų blankai;- Kazlų Rūdos savivaldybės tarybos nario blankas;

o Savivaldybės administracija:- Kazlų Rūdos savivaldybės administracijos blankas;- Kazlų Rūdos savivaldybės administracijos direktoriaus blankas;- Kazlų Rūdos savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo blankas;- Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovo įsakymo blankai;- Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių blankai.

Visų Savivaldybėje naudojamų blankų etalonai turi būti suderinti su Dokumentų ir ryšių su visuomene skyriumi. Visi blankų šablonai įrašomi DVS „Kontora“.

e) Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos ir Savivaldybės padalinių raštų ir lydraščių (blankų) rekvizitai yra: herbas, dokumento sudarytojo pavadinimas, Savivaldybės duomenys, adresatas, dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose), teksto antraštė, dokumento tekstas, parašas, rengėjo nuoroda (išskyrus atvejus, kai dokumento rengėjas yra raštą pasirašantis asmuo).Vidaus susirašinėjimo dokumentų blankas yra be Savivaldybės herbo, įmonės kodo ir adreso nuorodos (nurodomas kabineto numeris (aukštas ir numeris), ne Savivaldybės administraciniame pastate esantys padaliniai nurodo adresą).

f) Kai Savivaldybės rašto sudarytojai yra Savivaldybė ir kitos institucijos, įstaigos ar įmonės, raštas įforminamas ne blanke, o sudarytojų pavadinimai kartu su duomenimis rašomi vienas po kitu ir atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.

g) Savivaldybės užsienio korespondentams siunčiamų dokumentų (raštų, kvietimų) sudarytojo pavadinimas blanke gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba, kiti rekvizitai – lietuvių kalba. Dokumento sudarytojo pavadinimas pasirinkta užsienio kalba rašomas po pavadinimo lietuvių kalba. Visų Savivaldybėje dviem kalbomis naudojamų blankų šablonai turi būti suderinti su Švietimo, kultūros ir sporto skyriumi.

h) Savivaldybės vadovybės, Savivaldybės padalinių, Savivaldybės valstybės tarnautojų ir darbuotojų tarpusavio susirašinėjimas įforminamas Savivaldybės tarnybinės veiklos dokumentais, kurie rengiami DVS „Kontora“ ir įforminami nustatytos formos (DVS „Kontora“ šablone) blankuose. Tarnybinės veiklos dokumentai yra: tarnybinis pavedimas, tarnybinis pranešimas ir tarnybinis raštas.

i) Tarnybinius pavedimus rengia Savivaldybės vadovybė ir Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovai.

j) Tarnybinius pranešimus rengia Savivaldybės valstybės tarnautojai ir darbuotojai. Tarnybinį pranešimą gali rengti du ar daugiau Savivaldybės darbuotojų.

k) Tarnybinius raštus rengia Savivaldybės padaliniai. Tarnybinį raštą gali rengti keli Savivaldybės padalinių vadovai (padaliniai).

l) Tarnybinės veiklos dokumentų – tarnybinio pavedimo, tarnybinio pranešimo ir tarnybinio rašto rekvizitai yra: dokumento sudarytojas (tarnybiniame pranešime ir tarnybiniame rašte – duomenys apie dokumento sudarytoją), adresatas, dokumento pavadinimas, data, registracijos numeris (tarnybiniame pavedime – dokumento sudarymo vieta), tekstas, parašas, rengėjo nuoroda (tarnybiniame pranešime ar tarnybiniame rašte rengėjo nuoroda nerašoma, kai dokumento rengėjas yra dokumentą pasirašantis asmuo).



2011-05-31 Versija: 2.00

m) Tarnybiniai pranešimai ir tarnybiniai raštai gali būti rengiami vykdant žodinius Savivaldybės vadovybės pavedimus.

n) Jei Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos padalinių raštų, lydraščių, tarnybinės veiklos dokumentų tekste įvardijama, kad siunčiami ir kiti dokumentai, teksto paskutinėje pastraipoje nurodomas jų lapų skaičius. Pastraipa spausdinama ne daugiau kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu ,,PRIDEDAMA“.

o) Savivaldybės dokumentai – pažymos, aktai, protokolai, planai, ataskaitos, patikrinimo pažymos ir kt. (išskyrus raštus ir lydraščius) – gali būti įforminami blanke arba ne blanke.

p) Savivaldybės dokumentų rekvizitai yra: herbas (jei dokumentai rengiami blanke), dokumento sudarytojo pavadinimas, Savivaldybės duomenys (jei dokumentas rengiamas blanke), adresatas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, dokumento tekstas, parašas.Parašo rekvizitą sudaro vadovo pareigos, parašas, vardas ir pavardė.Kai dokumentą pasirašo ne vadovas, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis vadovą, atliekantis vadovo funkcijas ar kt.), tai nurodoma parašo rekvizite (pvz.: Savivaldybės mero pavaduotojas, pavaduojantis Savivaldybės merą, arba Priimamojo vyriausiasis specialistas, vykdantis skyriaus vedėjo funkcijas).

r)Savivaldybės dokumentai (išskyrus raštus ir lydraščius) gali turėti priedų, kurie nurodomi dokumento tekste.

s) Savivaldybės dokumentai gali būti papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais: specialiąja žyma, rezoliucija, vizomis, dokumento paieškos nuoroda, o aktai, sąrašai ir panašūs dokumentai – tvirtinimo žyma.Protokolai gali būti papildomi tik specialiąja žyma ir dokumento paieškos nuoroda.

5. Vykdytojų supažindinimas su priimtais teisės aktais

a) Teisės aktai (sprendimai – per tris dienas, įsakymai, potvarkiai – pasirašymo dieną) skelbiami Savivaldybės internetinės svetainės nuorodoje „Teisinė informacija“, išskyrus tuos, kuriuose nurodyti asmens kodai, bankų sąskaitos. Teisės aktų vykdytojai per DVS „Kontora“ ar kita informacine sistema elektroniniu paštu informuojami apie dokumento priėmimą ir paskelbimą Savivaldybės internetinėje svetainėje. Išimties atvejais vykdytojams išduodamos Savivaldybės atsakingų darbuotojų tikrumo žyma patvirtintos dokumentų kopijos.

b) Kai teisės akto užduočių vykdytojas neturi elektroninio pašto, kopijos išsiunčiamos paštu teisės akto rengėjui parašius apie tai informuojantį raštą.

c) Teisės aktais sudarytų komisijų, darbo grupių nariai, neturintys elektroninio pašto, skubos atvejais gali būti informuojami telefonu. Tuo pasirūpina teisės akto rengėjas.

6. Savivaldybės siunčiamų dokumentų registravimas ir išsiuntimas

a) Savivaldybės siunčiami dokumentai – tai raštai, lydraščiai ir kiti dokumentai, parengti Savivaldybės oficialiame rašto blanke ir turintys adresato rekvizitą.Savivaldybės siunčiami dokumentai registruojami po to, kai jie pasirašomi.



2011-05-31 Versija: 2.00

b) Savivaldybės siunčiamų dokumentų registravimui Priimamojo dokumentų registratoriui (pagal paskirstytas darbo vietų funkcijas) teikiama tiek dokumento egzempliorių, kiek jų pasirašytų bus siunčiama, ir vienas rengėjo vizuotas egzempliorius. Siunčiamo dokumento bylos indeksą kompiuteriu užrašo dokumento rengėjas. Rengėjo nuoroda nerašoma ir dokumentas nevizuojamas, kai dokumento rengėjas yra dokumentą pasirašantis asmuo.

c) Už siunčiamų dokumentų išsiuntimą per elektronines ryšio priemones yra atsakingas dokumento rengėjas.

d) Visi Savivaldybės siunčiami dokumentai (raštai, lydraščiai ir kiti dokumentai įforminti Savivaldybės oficialiame rašto blanke ir turintys adresato rekvizitą) registruojami DVS „Kontora“ Priimamajame.Ne Savivaldybės administraciniame pastate esantys Savivaldybės padaliniai pagal suteiktas dokumentų registratoriaus teises savo siunčiamuosius dokumentus DVS „Kontora“ registruoja patys. Kai kurių rūšių siunčiamus dokumentus, suderinęs su Priimamojo vedėju, pagal suteiktas dokumentų registratoriaus teises registruoja Architektūros ir kraštotvarkos skyrius specialiose kompiuterinėse dokumentų informacinių sistemų laikmenose.

e) Parengtas siunčiamas dokumentas, kuriam suteiktas laikinas registracijos numeris, perduodamas registruoti Priimamojo dokumento registratoriui pagal darbo vietai priskirtas funkcijas. Kai siunčiamo atsakymo į gautą dokumentą projektas lieka Priimamajame, dokumento rengėjas, perduodamas registruoti atsakymą, privalo pristatyti dokumento registratoriui rašto, į kurį yra atsakoma, originalą.

f) Savivaldybės mero, Savivaldybės mero pavaduotojo, Savivaldybės administracijos direktoriaus ir jo pavaduotojo, taip pat Savivaldybės administracijos padalinių vedėjų pasirašytus dokumentus užsienio kalba registruoja Savivaldybės administracijos Švietimo, kultūros ir sporto skyrius ir perduoda išsiųsti Priimamajam.

g) Įslaptinti ir konfidencialūs siunčiamieji dokumentai registruojami ir išsiunčiami Priimamajame šiai dokumentų kategorijai nustatyta tvarka ir šis Reglamentas taikomas tiek, kiek jis neprieštarauja kitais teisės aktais nustatytai dokumentų registravimo tvarkai.

h) Tarnybinės veiklos dokumentai (tarnybiniai raštai, pranešimai, pavedimai, aktai, kiti vidaus dokumentai), registruojami DVS „Kontora“ dokumentų registruose Savivaldybės padaliniuose.Tarnybiniai raštai ir tarnybiniai pranešimai rengiami elektroninio tarnybinio rašto šablonuose, pasirašomi, registruojami DVS „Kontora“ tarnybiniame registre ir perduodami adresatams tik elektroniniu formatu per DVS „Kontora“. Šių dokumentų popierinės kopijos tvirtinamos bendra tvarka su nuoroda žymoje, kad tvirtinamo elektroninio dokumento kopija parengta ir pasirašyta DVS „Kontora“.

i) Užregistruoti Savivaldybės siunčiamų dokumentų originalai išsiųsti paliekami siunčiamo dokumento registracijos vietoje, o rengėjų vizuoti siunčiamųjų dokumentų nuorašai su įrašytu registracijos numeriu patvirtinami dokumentų registratoriaus žalios spalvos apvaliu spaudu su išsiuntimo data ir sudedami į dokumentų bylas pagal dokumentacijos planą Priimamajame (susirašinėjimo dokumentai), arba perduodami rengėjui (administracinių paslaugų dokumentai). Gautų susirašinėjimo dokumentų originalus Priimamasis nustatyta tvarka perduoda į Archyvą (Dokumentų ir ryšių su visusomene skyriui):



2011-05-31 Versija: 2.00

- nustatyta tvarka užregistravus DVS „Kontora“ siunčiamą dokumentą (atlikus užduotį parengti siunčiamąjį dokumentą);

- gavus pranešimą apie kontroliuojamos užduoties įvykdymą (atlikus užduotį, kai nereikia rengti siunčiamojo dokumento);

- gavus pranešimą apie rezoliucijos „Susipažinti“ įvedimą į DVS „Kontora“.Spaudas dedamas taip, kad liestų dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą, Savivaldybės teisės aktais patvirtintuose kitose teisės aktuose – po baigiamuoju brūkšniu.Užklijuotuose vokuose dokumentai išsiųsti nepriimami. Visos išsiųsti priimtos pašto siuntos išsiunčiamos tą pačią darbo dieną. Jei dėl nenumatytų aplinkybių siunta tą pačią dieną neišsiunčiama, apie tai surašomas aktas.

j) Už DVS „Kontora“ užregistruotų, tačiau išsiųsti nepriimtų (neperduotų išsiųsti), siunčiamųjų dokumentų išsiuntimą atsakingi dokumento rengėjai. Šie dokumentai registruojami bendra tvarka, o rengėjų vizuoti siunčiamųjų dokumentų nuorašai su įrašytu registracijos numeriu antspauduojami dokumentų registratoriaus juodos spalvos stačiakampiu spaudu su įvedimo į DVS „Kontora“ data.Priimamojo darbuotojas, priimdamas išsiųsti registruotą pašto siuntą, ją patikrina, rengėjų vizuotą siunčiamojo dokumento nuorašą pažymi specialiu spaudu.

k) Reglamento nustatyta tvarka patvirtinti išsiųstų dokumentų nuorašai dedami į bylas pagal registracijos numeryje skliaustuose nurodytą bylos indeksą.

l) Skubūs arba didelės apimties siunčiamieji dokumentai Lietuvos Respublikos Seimui, Lietuvos Respublikos Vyriausybei, Valstybės saugumo departamentui, Specialiųjų tyrimų tarnybai, Seimo kontrolierių tarnybai, Lygių galimybių kontrolieriui, Vaiko teisių apsaugos kontrolieriui, teismų ir policijos institucijoms, o esant būtinumui ir kitoms valstybės institucijoms, taip pat įslaptinta, konfidenciali korespondencija siunčiama ir paimama per Savivaldybės administracijos paskirtą darbuotoją.

m) Telekomunikacijos įrenginiais siunčiamo dokumento rengėjas ar siuntėjas rašto pabaigoje nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas / bus papildomai išsiųstas.

n) Savivaldybės teisės aktų (jais patvirtintų kitų teisės aktų, nustatančių teisės aktų įgyvendinimo normas) ar kitų dokumentų patvirtintos kopijos siunčiamos su lydraščiais.

7. Dokumentų tvarkymas, apskaita ir saugojimas

a) Savivaldybės veiklos dokumentams tvarkyti ir valdyti parengiamas kalendorinių metų dokumentacijos planas.

b) Savivaldybės institucijų ir administracijos dokumentacijos planas rengiamas, derinamas ir tvirtinamas teisės aktų ir šio Reglamento nustatyta tvarka.

c) Dokumentacijos planas parengiamas kasmet, likus mėnesiui iki naujų kalendorinių metų pradžios. Dokumentacijos plane bylos, į kurias bus segami dokumentai, surašomos pagal Savivaldybei nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų (dokumentų) sudarymą atsakingi Savivaldybės padaliniai ar jų darbuotojai.

d) Savivaldybės institucijų ir Administracijos dokumentacijos planą sudaro ir administruoja (tvarko ir per metus papildo) ir patvirtinto Savivaldybės institucijų ir administracijos einamųjų kalendorinių metų dokumentacijos plano įgyvendinimo priežiūrą vykdo



2011-05-31 Versija: 2.00

Dokumentų ir ryšių su visuomene skyrius. Papildymai įforminami šio skyriaus vedėjo įsakymu. Papildymų sąrašas derinamas ir tvirtinimas kartu su ateinančių kalendorinių metų dokumentacijos planu.Struktūriniai padaliniai privalo pateikti Dokumentų ir ryšių su visuomene skyriui bylų, kurias ketina sudaryti ateinančiais metais, sąrašą ir informaciją apie tas bylas, kurių į planą nebereikia įtraukti.

e) Dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, dedami į bylas pagal dokumentacijos planą. Bylos sudaromos pagal bendruosius bylų sudarymo principus:

o bylos sudaromos iš dokumentų, parengtų, patvirtintų ar gautų per vienus metus Savivaldybės institucijose, Savivaldybės administracijoje, Savivaldybės padaliniuose, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu;

o dokumentai dedami į atskiras bylas pagal jų saugojimo terminus;o dokumentai, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, dedami į atskiras bylas;o bylos sudaromos pagal dokumentų rūšis, temas, dokumentų sudarytojus,

pasirenkant vieną požymį ar jų derinį.f) Dokumentai per kalendorinius metus į dokumentacijos plane numatytas bylas dedami

laikantis šių reikalavimų:o dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti dokumentacijos plane numatytos sudaryti

bylos antraštę; o bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant bylos segtuvo;o į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius.Jei faksimilinio ryšio ar kitokiais

telekomunikacijų įrenginiais gautas dokumentas nustatyta tvarka užregistruojamas ir jame parašoma rezoliucija ir/ar pavedimas, o vėliau gaunamas dokumento originalas, į bylą dedamas originalas ir anksčiau gauto dokumento lapas su jame parašytais rekvizitais;

o dokumentai byloje dedami chronologine tvarka, jei tai dokumentų rūšiai nenustatyta kita sisteminimo tvarka;

o vardiniai dokumentai byloje sisteminami pagal pavardes abėcėlės tvarka;o priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso.

Jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jie gali būti dedami į atskirą bylą;o į bylas gali būti dedama vaizdinė medžiaga, Savivaldybės padaliniuose parengti

leidiniai, susiję su jų atliekamomis funkcijomis;o dokumentų juodraščiai ir grąžintini dokumentai į bylas nededami;o ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai dedami į bylas išėmus segtukus ir

sąvaržėles;o bylą sudaro ne daugiau kaip 200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaroma kita byla.

g) Savivaldybės užbaigtos bylos (dokumentai) tvarkomos ir apskaitos dokumentai sudaromi ir saugomi laikantis šio Reglamento skyriumi.

h) Savivaldybės administracijos Dokumentų ir ryšių su visuomene skyrius (toliau – Archyvas) nurodymai bylų tvarkymo, saugojimo ir jų perdavimo, bylų apskaitos klausimais yra privalomi visoms Savivaldybės institucijoms ir padaliniams.

i) Už sudarytų bylų tvarkymą ir saugojimą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai atsako struktūrinių padalinių darbuotojai, atsakingi už tų bylų (dokumentų) sudarymą. Savivaldybės



2011-05-31 Versija: 2.00

administracijos direktorius paskiria už bylų sutvarkymą atsakingus valstybės tarnautojus ar darbuotojus.

j) Bylos tvarkomos praėjus vieniems metams nuo jų užbaigimo. k) Už bylų sutvarkymą atsakingi darbuotojai bylose atlieka dokumentų vertės ekspertizę, teisės

aktų nustatyta tvarka sutvarko ilgo ir nuolatinio saugojimo bylas. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų pabaigos.

l) Jei nustatoma, kad dokumentų ar bylų trūksta, organizuojama jų paieška, o bylų ar dokumentų neradus, surašomas dingusių dokumentų aktas.

m) Dokumentai ilgo ir nuolatinio saugojimo bylose dedami chronologine tvarka, jei šiai dokumentų kategorijai nenustatyta kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio Savivaldybėje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos.

n) Bylų lapai sunumeruojami nustatyta tvarka, kiekvienos bylos lapas numeruojamas atskirai. Užbaigtų laikino saugojimo dokumentų bylų lapai paprastai nenumeruojami.

o) Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos baigiamos tvarkyti įforminimu: įforminamas bylos antraštinis lapas, rašomas bylos baigiamasis įrašas.

p) Užbaigtoms laikino saugojimo dokumentų byloms antraštinis lapas gali būti nerašomas, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo.

r)Suformuotos dokumentų bylos už už praėjusius metus perduodamos į Archyvą iki balandžio 1 d., laikantis šių reikalavimų:

o perduodant bylas į Archyvą, atsakingi darbuotojai parengia perduodamus dokumentus archyvavimui DVS „Kontora“ ir perduodami toliau archyvuoti Archyvui;

o perduodant bylas į Archyvą, dar kartą patikrinami dokumentai. Archyvo darbuotojai tikrina, ar byla tinkamai suformuota: susisteminti dokumentai, sunumeruoti lapai, užpildyti bylos titulinis ir baigiamasis lapai. Netinkamai sutvarkytos ir įformintos bylos grąžinamos į padalinį ištaisyti trūkumus;

o nustačius, kad trūksta dokumentų ar bylų, organizuojama jų paieška. Neradus surašomas dingusių dokumentų (bylų) aktas. Aktą tvirtina ir sprendimą dėl atsakomybės teisės aktų nustatyta tvarka priima Savivaldybės administracijos direktorius;

o bylos perduodamos pagal bylų perdavimo aktą. Aktas surašomas dviem egzemplioriais: vienas lieka struktūriniame padalinyje, antras – Archyve. Aktą tvirtina perduodančio bylas struktūrinio padalinio vadovas ir Archyvo vedėjas;

o Archyvo darbuotojai perdavimo aktą pasirašo po patikrinimo, nustačius, kad perduodamų dokumentų sutvarkymo trūkumų nėra, bylų kiekis atitinka akte nurodytą kiekį;

o pasirašius bylas perduodantiems darbuotojams ir bylas priimantiems Archyvo darbuotojams bei patvirtinus aktą perduodančio bylas struktūrinio padalinio vadovo ir Archyvo vedėjo parašais, aktas užregistruojamas;

o jei dokumentacijos plane struktūriniam padaliniui buvo numatytos sudaryti bylos ir jos nesusidarė, dokumentus perduodantis struktūrinis padalinys apie tai tarnybiniu raštu privalo informuoti Archyvą;

o perduodamų dokumentų pristatimą ar gabenimą į Archyvą užtikrina dokumentus perduodančio struktūrinio padalinio vadovas;



2011-05-31 Versija: 2.00

o vieno struktūrinio padalinio kalendoriniais metais suformuotos bylos perduodamos visos iš karto, t. y. dalimis neperduodamos;

o už dokumentų perdavimą Archyvui atsako Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas.

s) Už dokumentų išsaugojimą nuo jų perdavimo į Archyvą, už užbaigtų bylų apskaitos sudarymą atsako Archyvas.

T) Bylų apyrašų sąrašus svarsto DEK. DEK pirmininko vizuoti sąrašai teikiami derinti Alytaus apskrities archyvui. Suderintą bylų apyrašų sąrašą įsakymu tvirtina Administracijos direktorius.

u) Sutvarkytos ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentų bylos įrašomos į apyrašus, ir laikino saugojimo dokumentų bylų sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.

v) Sudarytus nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų bylų apyrašus svarsto DEK, po to teikia derinti Alytaus apskrities archyvui.

z) Suderintus bylų apyrašus nustatyta tvarka tvirtina Administracijos direktorius.Iš struktūrinių padalinių perimtus dokumentus Archyvas suarchyvuoja ir DVS „Kontora“. Įslaptinti dokumentai archyvuojami teisės aktų nustatyta tvarka.

aa) Byloms (dokumentams), kurių saugojimo terminas pasibaigęs, surašomas naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas.

bb) Aktas derinamas ir tvirtinamas, kai tų metų nuolatinio saugojimo bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į suderintus ir patvirtintus bylų apyrašus.Patvirtinus naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą, dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama.

cc) Įformintos bylos nuoseklia eilės tvarka sudedamos į dėžutes su etiketėmis. Etiketėje rašomas fondo numeris ir pavadinimas, apyrašo numeris, dėžutėje esančių bylų numeriai ir metai, saugojimo terminas. Laikino saugojimo bylos gali būti saugomos ne dėžutėse. Byloms (dokumentams), kurių saugojimo terminas pasibaigęs, surašomas naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas.

dd) Aktas derinamas ir tvirtinamas, kai tų metų nuolatinio saugojimo bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į suderintus ir patvirtintus bylų apyrašus.

Patvirtinus naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą, dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama.

ee) Nuolatinio saugojimo bylos Archyve saugomos iki 20 metų nuo jų įtraukimo į apskaitą. Per šį laikotarpį dokumentai teisės aktų nustatyta tvarka turi būti perduoti saugoti valstybės archyvui.Dokumentai laikinai perduodami naudotis teisės aktų nustatyta tvarka.

8. Interensantų aptarnavimas, piliečių prašymai ir skundai

a) Savivaldybės darbuotojai, aptarnaudami interesantus, nagrinėdami piliečių prašymus ir skundus, privalo vadovautis pagarbos žmogaus teisėms, teisingumo, sąžiningumo ir protingumo, taip pat Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme įtvirtintais įstatymo viršenybės, objektyvumo, proporcingumo, nepiktnaudžiavimo valdžia, tarnybinio bendradarbiavimo, efektyvumo, subsidiarumo ir vieno langelio principu, o teikdami interesantui informaciją – Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir



2011-05-31 Versija: 2.00

savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatyme nustatytais informacijos išsamumo, tikslumo, teisėtumo ir objektyvumo principais.

b) Savivaldybėje nagrinėjami tokie rašytiniai prašymai, pareiškimai ir skundai, kurie tvarkingai ir įskaitomai parašyti valstybine (lietuvių) kalba, yra pareiškėjo pasirašyti, nurodytas jo vardas, pavardė, gyvenamoji vieta (jeigu pareiškėjas – fizinis asmuo) arba pavadinimas, kodas (jeigu pareiškėjas fizinis asmuo, asmens kodą nurodyti nebūtina), buveinės adresas (jeigu pareiškėjas – juridinis asmuo) ir duomenys ryšiui palaikyti.Sprendimą dėl rašytinių prašymų, pareiškimų ir skundų, pateiktų nesilaikant Reglamento 154 punkto reikalavimų priima Priimamojo vedėjas.Siekdamas operatyviau pateikti nagrinėjimui ne valstybine kalba gautą skundą, Priimamasis gali pateikti gauto pareiškimo, prašymo ar skundo santrauką lietuvių kalba.Pareiškėjui atsakoma valstybine kalba.

c) Jeigu su prašymu ar skundu kreipiasi pareiškėjo atstovas, nurodomas atstovo vardas, pavardė, gyvenamoji vieta, atstovavimą liudijantis dokumentas ir pareiškėjas, kurio vardu jis kreipiasi. Neįskaitomi, nesuprantamai išdėstyti prašymai ir skundai grąžinami pareiškėjui, nurodant grąžinimo priežastį.

d) Pareiškėjas, prašydamas pateikti privačią informaciją apie save, prašyme turi nurodyti savo asmens kodą. Kai toks prašymas siunčiamas paštu ar per pasiuntinį, . Jeigu dėl tokios informacijos kreipiasi pareiškėjo atstovas, jis pateikia tapatybę ir atstovavimą liudijantį dokumentą.

e) Asmens nepasirašyti (anoniminiai) prašymai ir skundai nenagrinėjami. Jei anoniminiame skunde keliama problema yra aktuali ir reikalauja faktų patikrinimo, sprendimą dėl anoniminio skundo registravimo priima Priimamojo vedėjas.Skundai (ir anoniminiai) dėl galimai korupcinio pobūdžio veikų registruojami priimamajame ir perduodami Antikorupcijos komisijos pirmininkui.

f) Interesantų prašymai ir skundai, pateikti elektroniniu būdu, turi būti sudaryti taip, kad būtų galima suprasti prašymo turinį, taip pat turi būti nurodytas pareiškėjo vardas, pavardė, adresas, telefonas, kuriuo prireikus būtų galima susisiekti su interesantu.Interesantų prašymai ir skundai, pateikti elektroniniu būdu ir pasirašyti elektroniniu parašu (arba per Savivaldybėje naudojamą pareiškėjo identifikavimo sistemą), nagrinėjami taip pat, kaip rašytiniai prašymai ir skundai. Atsakymai į šiuos prašymus ar skundus pateikiami interesantui elektroniniu paštu, o jų pageidavimu siunčiami paštu prašyme ar skunde nurodytu adresu arba įteikiami.Sprendimą dėl internetu gautų ir automatizuotai apdorojamų piliečių skundų ir siūlymų priima Priimamojo vedėjas. Atsakymas elektroniniu būdu turi būti parengtas ir pasirašytas Savivaldybės vadovo arba jo įgalioto asmens saugiu elektroniniu parašu Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12, nustatyta tvarka.

g) Prašymai ir skundai, gauti paštu ar elektroniniu paštu, kuriuose nenurodytas (nurodytas ne visas) pareiškėjo vardas ir pavardė, gyvenamoji vieta (jeigu pareiškėjas – fizinis asmuo) arba pavadinimas, kodas, buveinės adresas (jeigu pareiškėjas – juridinis asmuo) arba prašymai, kurie sudaryti taip, kad negalima suprasti prašymo turinio, pareiškėjo nepasirašyti, paliekami nenagrinėti.Sprendimą dėl šių dokumentų priima Priimamojo vedėjas.



2011-05-31 Versija: 2.00

h) Priimamasis – specialus Savivaldybės interesantų aptarnavimo padalinys, kuriame aptarnaujami interesantai, prašantys Savivaldybės priimti tam tikrą individualų administracinį aktą, išduoti pažymą ar kitą dokumentą, patvirtinantį tam tikrus juridinius faktus, arba atlikti kitokį administracinį veiksmą ar administracinę paslaugą. Interesantus Savivaldybėje aptarnauja Priimamojo darbuotojai pagal darbo vietoms priskirtas funkcijas.

i) Priimamamojo darbuotojai:o priima raštu arba elektroniniu būdu pateiktus interesantų prašymus ir skundus.

Priimant prašymą ar skundą patikslinama jo esmė, patikrinama, ar pateikti visi dokumentai, kurių reikės sprendimui priimti, prireikus prašoma pateikti papildomus dokumentus. Iš interesanto negalima reikalauti papildomos informacijos, kuri yra Savivaldybės ar kitų institucijų informacinėse sistemose, registruose ar gaunamos Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme nustatyta tarnybinės pagalbos tvarka.

Už pateiktų dokumentų teisingumą atsako juos pateikęs asmuo;o suteikia informaciją apie klausimo sprendimo Savivaldybėje procedūrą (eigą);o priima sprendimą asmeniui rūpimu klausimu pagal nustatytą kompetenciją;o jeigu interesantui rūpimas klausimas yra ne Savivaldybės kompetencijos, paaiškina,

kuri institucija kompetentinga spręsti šį klausimą, nurodo jos adresą, telefoną ir prašymą ar skundą persiunčia nagrinėti kompetentingai institucijai.

Tuo atveju, kai nėra institucijos, kuri pagal savo kompetenciją turėtų nagrinėti prašymą ar skundą, prašymas ar skundas grąžinamas pareiškėjui, nurodant grąžinimo priežastį;

o išduoda interesantui užpildyti reikiamus dokumentus, pareikalavus suteikia informaciją apie dokumentų pildymą;

o teikia asmens prašomą informaciją, pažymas ir kitus oficialius dokumentus teisės aktų nustatyta tvarka;

o Priimamasis, vadovaudamasis Reglamentu, registruoja gautus Interesantų skundus skundų registre, analizuoja ir kaupia duomenis apie kiekybinius ir kokybinius skundų pokyčius ir teikia ataskaitą apie gautų skundų kiekybinius ir kokybinius pokyčius Administracijos direktoriui;

o suderinęs su Savivaldybės administracijos direktoriumi pateiktą ataskaitą apie gautų skundų kiekybinius ir kokybinius pokyčius (3 priedas). Priimamasis skelbia savavaldybės interneto tinklapyje http://www.kazluruda.lt/

o atlieka kitus teisės aktų nustatytus veiksmus. j) Prašymai ir skundai, gauti tiesiogiai iš asmens ar atsiųsti paštu, turi būti užregistruoti

atitinkamame Savivaldybės dokumentų registre ir tvarkomi pagal Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus patvirtintas Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles. Elektroniniu būdu gauti asmenų prašymai ir skundai registruojami ir jų valdymas institucijoje organizuojamas Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių nustatyta tvarka.

k) Ant gauto dokumento kopijos dedamas gavimo faktą patvirtinantis spaudas su nuoroda apie gavimo fakto patvirtinimą, apie dokumentą priėmusio darbuotojo darbo vietos numerį, su dokumento gavimo data ir nuoroda, kaip interesantas gali gauti informaciją apie dokumento vykdymo eigą.

l) Interesantų prašymų ir skundų nagrinėjimo terminai:


http://www.kazluruda.lt/


2011-05-31 Versija: 2.00

m) interesantų prašymai nagrinėjami vadovaujantis Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875;

o interesantų skundai nagrinėjami vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu;Jeigu prašymo ar skundo nagrinėjimas susijęs su komisijos sudarymu, posėdžio sušaukimu ar kitomis organizacinėmis priemonėmis, dėl kurių atsakymo pateikimas asmeniui gali užsitęsti ilgiau nei nustatyta įstatymuose, Savivaldybės padalinys, kuriam pavesta nagrinėti prašymą ar skundą, apie tai informuoja pareiškėją raštu arba elektroniniu būdu (išsiunčiamas tarpinis atsakymas), Administracinės procedūros terminą galima pratęsti ne ilgiau kaip 10-čiai darbo dienų.

n) Jeigu Savivaldybė neįgaliota spręsti prašyme išdėstytų klausimų, prašymas persiunčiamas kompetentingai institucijai ir apie tai nedelsiant pranešama interesantui.Jei gautą prašymą ir skundą pavesta nagrinėti Savivaldybės įmonei, įstaigai ar organizacijai, jie persiunčiami nagrinėti vykdytojams. Apie tai pranešama pareiškėjui.

o) Tuo atveju, kai nėra institucijos, kuri pagal kompetenciją turėtų nagrinėti prašymą ar skundą, prašymas ar skundas grąžinamas pareiškėjui (nurodoma grąžinimo priežastis).

p) Prašymai ir skundai, kuriuose yra privačios informacijos, persiunčiami nagrinėti kitiems vykdytojams tik atsiklausus pareiškėjo.

q) Draudžiama persiųsti prašymus ir skundus spręsti Savivaldybės institucijoms, įmonėms, įstaigoms, organizacijoms ar valstybės tarnautojams (darbuotojams), kurių veiksmai skundžiami.

r) Prašymo, adresuoto kelioms institucijoms ar padaliniams ir priklausančio kelių institucijų (padalinių) kompetencijai, nagrinėjimą organizuoja pirmasis adresatas. Kitos institucijos privalo be atskiro pirmojo adresato prašymo pateikti savo pasiūlymus dėl prašymo nagrinėjimo. Ši tvarka taikoma ir prašymams, adresuotiems Savivaldybės įmonėms, įstaigoms ar organizacijoms.

s) Prašymai, kuriais tas pats interesantas kreipiasi į instituciją tuo pačiu klausimu (kartotiniai prašymai, pareiškimai ir skundai) nagrinėjami tada, kai nurodomos naujos aplinkybės, sudarančios prašymo pagrindą, ar pateikiami papildomi teisiškai pagrįsti argumentai, leidžiantys ginčyti ankstesnį atsakymą.Kai kartotinis prašymas nenagrinėjamas, Savivaldybės padalinys praneša pareiškėjui, kodėl jo prašymas nenagrinėjamas ir nurodo tokio sprendimo apskundimo tvarką. Pranešimą apie atsisakymą nagrinėti kartotinį interesanto prašymą arba skundą pasirašo padalinio vadovas arba Priimamojo vedėjas.

t) Interesantas turi teisę susipažinti su duomenimis apie save, pateikęs asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą. Kai toks prašymas siunčiamas paštu ar per pasiuntinį, prie jo turi būti pridėta notaro patvirtinta asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija. Kai dėl informacijos apie asmenį kreipiasi jo atstovas, jis pateikia atstovavimą liudijantį dokumentą ir savo asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą.

u) Užregistruoti prašymai ir skundai perduodami nagrinėti Savivaldybės vadovybei arba Savivaldybės padalinių vadovams (pagal kompetenciją).

aa) Atsakymai į prašymą parengiami atsižvelgiant į prašymo turinį:o į prašymus priimti individualų administracinį aktą, administracinį sprendimą ar

atlikti kitus administracinius veiksmus atsakoma pasiunčiant Savivaldybės vadovo ar



2011-05-31 Versija: 2.00

jo įgalioto asmens (pagal kompetenciją) priimtą sprendimą, potvarkį, įsakymą arba kitokį šiuos veiksmus patvirtinantį dokumentą. Šis dokumentas siunčiamas su lydraščiu;

o į prašymus suteikti informaciją, išduoti leidimą (licenciją) ar kitą dokumentą, patvirtinantį tam tikrą juridinį faktą, atsakoma pateikiant informaciją, išduodant prašomus dokumentus ar atliekant administracinę paslaugą;

o į prašymus, kuriuose išdėstytos interesanto nuostatos tam tikru klausimu, pranešama apie Savivaldybės veiklos trūkumus, valstybės tarnautojų ar darbuotojų piktnaudžiavimą ar neteisėtus veiksmus, susijusius su daugelio žmonių, o ne konkretaus asmens interesų ir teisių pažeidimu; į prašymus, kuriuose pateikiami pasiūlymai ką nors gerinti, atkreipiamas dėmesys į tam tikrą būklę ir siūloma ką nors patobulinti, pakeisti, nuveikti ar susilaikyti nuo veiklos, atsakoma laisvos formos raštu, kuriame turi būti motyvuotai atsakyta į visus pareiškėjo keliamus klausimus, nurodyta, kokių priemonių buvo (ar bus) imtasi ir kas atsakingas už jų įgyvendinimą.

bb) Apie prašymo ar skundo išnagrinėjimą ir priimtą sprendimą pareiškėjui turi būti pranešta registruotu arba paprastu laišku, elektroniniu paštu (jeigu pareiškėjo prašymas ar skundas pateiktas elektroniniu būdu), arba atitinkamas dokumentas pareiškėjui įteikiamas asmeniškai.

cc) Interesantai prašymus (Interesanto prašymo registracijos kortelę) į priėmimą pas Savivaldybės vadovybę (Savivaldybės merą, Savivaldybės mero pavaduotoją, Savivaldybės tarybos komitetų ir komisijų pirmininkus, Administracijos direktorių) Priimamajam pateikia raštu laikydamiesi šių reikalavimų:

o prašymas į priėmimą registruojamas, jei parašytas valstybine kalba tvarkingai ir įskaitomai, jei yra interesanto pasirašytas, nurodytas jo vardas, pavardė ir tikslus adresas, kuriuo jis pageidautų gauti atsakymą, taip pat telefonas (jeigu interesantas jį turi).Pareiškėjas – juridinis asmuo nurodo savo įmonės identifikavimo kodą ir buveinės adresą. Pilietis operatyvesnei dokumentų paieškai organizuoti gali nurodyti savo asmens identifikavimo kodą. Jei pilietis asmens identifikavimo kodo nenurodo, jo dokumentų paieška turi būti vykdoma pagal kitus asmens identifikavimo duomenis;o prašyme turi būti nurodoma, į kurio Savivaldybės vadovo priėmimą interesantas pageidauja būti užregistruotas, nurodomos aplinkybės, dėl ko interesantas pageidauja susitikti su Savivaldybės vadovu, koks Savivaldybės administracijos padalinys, valstybės tarnautojas ar darbuotojas sprendė jo klausimą, kuo interesantas nepatenkintas ir kokio rezultato tikisi.Prie prašymo pridedamos interesanto turimos klausimo sprendimui reikšmingos dokumentų kopijos. Savivaldybėje turimų dokumentų kopijos nepridedamos; o nepriimami prašymai, pareiškimai ir skundai, kurie pateikti nesilaikant Reglamento 154 punkte nustatytų reikalavimų (netvarkingai ir neįskaitomai parašyti ne valstybine (ne lietuvių) kalba, yra pareiškėjo nepasirašyti, nenurodytas jo vardas, pavardė, gyvenamoji vieta (jeigu pareiškėjas – fizinis asmuo) arba pavadinimas, kodas (jeigu pareiškėjas fizinis asmuo, asmens kodą nurodyti nebūtina), buveinės adresas (jeigu pareiškėjas – juridinis asmuo) ir duomenys ryšiui palaikyti).o interesantų prašymai (registracijos kortelės) įvedamos DVS „Kontora“ bendra tvarka.



2011-05-31 Versija: 2.00

Kai asmuo nemoka ar nesupranta valstybinės kalbos, dėl sensorinio ar kalbos sutrikimo negali suprantamai išreikšti savo minčių, interesantą į priėmimą pas Savivaldybės vadovus registruojantis darbuotojas apie tai pažymi registracijos kortelėje.

dd) Interesantui, pateikusiam prašymą į priėmimą, išduodama Interesanto priėmimo registracijos kortelė. Kortelėje nurodoma, kada ir kur vyks priėmimas, kas priims interesantą (vardas, pavardė, pareigos), taip pat priėmimą organizuojančio Priimamojo telefono numeris.

ee) Priėmimui pas Savivaldybės vadovybę organizuoti Priimamasis suformuoja atitinkamų Savivaldybės administracijos padalinių vadovams užduotis – pateikti Priimamajam nustatytos formos pažymas apie interesanto klausimo sprendimo eigą Savivaldybėje ir teisiškai pagrįstus siūlymus, kaip spręsti interesanto klausimą.

ff) Rengėjų pasirašyta pažyma į vadovybės interesantų priėmimui pateikiama Priimamajam elektroniniu.

gg) Interesantų priėmimą vykdančiui vadovui Priimamojo specialistas pagal darbo vietai priskirtas funkcijas pateikia interesanto asmens bylą ir pažymą.

hh) Po Savivaldybės vadovybės priėmimo ne vėliau kaip kitą darbo dieną vadovybės priimamuosiuose dirbantys darbuotojai Dokumentų ir ryšių su visuomene skyriui pateikia vadovo suformuotas užduotis (rezoliucijas) Savivaldybės padalinių vadovams.Savivaldybės mero, mero pavaduotojo, Administracijos direktoriaus ir jo pavaduotojo užduotis DVS „Kontora“ įveda Dokumentų ir ryšių su visuomene skyrius.

ii) Po Savivaldybės tarybos komitetų pirmininkų interesantų priėmimo užduotys DVS „Kontora“ Savivaldybės administracijos padalinių vadovams neformuojamos.

jj) Į priėmimą pas Savivaldybės administracijos direktorių, jų pavaduotoją, kitus Savivaldybės padalinių vadovus, kuriems nustatytas gyventojų priėmimas Dokumentų ir ryšių su visuomene Vadovybės priimamajame, interesantai registruotis gali tą pačią dieną.

kk) Kartotinai tuo pačiu klausimu į priėmimą interesantas registruojamas tuo atveju, kai nurodomos naujos aplinkybės, sudarančios prašymo pagrindą, ar pateikiami papildomi teisiškai pagrįsti argumentai, leidžiantys ginčyti ankstesnį atsakymą.

Sprendimą kartotinai registruoti interesantą į priėmimą priima Priimamojo vedėjas. Kai į kartotinį priėmimą interesanto prašymas neregistruojamas, interesantui išdėstomi šio sprendimo motyvai arba interesanto pageidavimu ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo kartotinio prašymo gavimo Savivaldybėje dienos pranešama pareiškėjui raštu nurodant, kodėl jo prašymas nenagrinėjamas ir tokio sprendimo apskundimo tvarką.

9. Savivaldybės sutarčių ir susitarimų valdymo tvarkos aprašas

a) Savivaldybės sutarčių ir susitarimų valdymo tvarkos aprašas nustato Kazlų Rūdos savivaldybėje sudaromų sutarčių ir susitarimų registravimo, vizavimo, vykdymo, kontrolės ir saugojimo tvarką.

b) Savivaldybės sutartys ir susitarimai (toliau – sutartys ir susitarimai) skirstomi į:o Savivaldybės tarybos sprendimais, Savivaldybės mero potvarkiais ir Administracijos

direktoriaus įsakymais patvirtintas sutartis ir susitarimus;o Tarybos sprendimais, Savivaldybės mero potvarkiais ir Administracijos direktoriaus

įsakymais įgaliotų asmenų (mero, mero pavaduotojo, Administracijos direktoriaus



2011-05-31 Versija: 2.00

ir jo pavaduotojo) pasirašytas sutartis ir susitarimus (pagal anksčiau patvirtintas jų formas);

o terminuotas sutartis;o neterminuotas sutartis.

c) Tarybos sprendime, mero potvarkyje, Administracijos direktoriaus įsakyme, kuriais tvirtinama sutartis ar susitarimas, turi būti nurodytas sutarties ar susitarimo kontrolės terminas.

d) Tarybos sprendimais patvirtintas ar jais įgaliotų asmenų (šalių atstovų) pasirašytas sutartis ir susitarimus (Mero ir Tarybos įgaliotinių asmenų pasirašytų sutarčių registras - Ms), Savivaldybės administracijos direktoriaus sudarytos (Savivaldybės administracijos direktoriaus sudaromų darbų, paslaugų, autorinių sutarčių registras - S), (Savivaldybės administracijos direktoriaus programų finansavimo sutarčių registras -pf), (Negyvenamųjų pastatų ir patalpų, žemės sklypų ir kito turto nuomos ir panaudos sutarčių registras ns), (Pasaugos sutartys ir jų registras - pas), Struktūrinių padalinių vadovų, įgaliotų Administracijos direktoriaus įsakymu (Sutartys su mokyklomis dėl finansavimo; su NVO dėl socialinių paslaugų programų; su globos įstaigomis, dėl soc. globos paslaugų finansavimo; su banko įstaigomis, dėl skyriaus sąskaitų aptarnavimo ir jų registras Bs) sutartys registruojamos kompiuterinėje DVS „Kontora“, nurodoma sutarties rūšis ir dokumentas skenuojamas.

e) Registruojant terminuotas sutartis, nurodomas sutarties įvykdymo terminas ir vykdytojas.

f) Registruojant neterminuotas sutartis, nurodomas vykdytojas.

g) Vykdytojas, įvykdęs sutartį, uždaro pavedimą (dokumentų valdymo sistemoje kontroliuojamos sutartys pažymėtos raudonais šauktukais).

h) Dokumentų ir ryšių su visuomene skyrius kontroliuoja sutarčių terminus ir likus mėnesiui iki sutarties pabaigos pateikia vykdytojui, Savivaldybės vadovams informaciją.

i) Registruojant sutartis ir susitarimus atitinkamame registre nurodomas sutarties ar susitarimo pavadinimas, numeris, pasirašymo data, Tarybos sprendimo, mero potvarkio, Administracijos direktoriaus įsakymo, kuriuo patvirtinta sutartis ar susitarimas, data, numeris ir vykdytojas (Administracijos padalinys).

j) Visų netipinių (neturinčių patvirtintos formos) sutarčių ir susitarimų projektus vizuoja rengėjas, projektą rengusio Savivaldybės administracijos struktūrinio padalinio vadovas ir Teisės ir personalo skyriaus vedėjas ar jo įgaliotas asmuo. Kitų Administracijos struktūrinių padalinių vadovai vizuoja, kai sutarties ar susitarimo dalykas yra susijęs su jų veiklos sritimi. Savivaldybės administracijos Teisės ir personalo skyrius vizuoja visų tipinių (turinčių patvirtintas formas) sutarčių ir susitarimų pakeitimų, papildymų ir kt. projektus.

k) Sunumeruotas ir susiūtas sutartis ir susitarimus įgalioti asmenys (šalių atstovai) pasirašo paskutiniame lape ir patvirtina antspaudu, taip pat pasirašomi sutarties ar susitarimo priedai. Jeigu sutartis ar susitarimas nėra susiūtas, įgalioti asmenys (šalių atstovai) privalo pasirašyti ant kiekvieno sutarties ar susitarimo lapo, o paskutiniame lape pasirašyti ir patvirtinti antspaudu.

l) Nustatyta tvarka pasirašytas sutartis ir susitarimus (su priedais ir kitais sutarties ar susitarimo dokumentais, kurie yra neatskiriama sutarties ar susitarimo dalis) registruoti



2011-05-31 Versija: 2.00

pateikia Savivaldybės administracijos padalinio darbuotojas, rengęs sutartį ar susitarimą (toliau – rengėjas, t. y. Savivaldybės administracijos padalinių, Savivaldybės biudžetinių įstaigų, viešųjų įstaigų, akcinių bendrovių ir uždarųjų akcinių bendrovių darbuotojas, rengęs sutartį ar susitarimą), ne vėliau kaip per 10 kalendorinių dienų nuo sutarties ar susitarimo pasirašymo dienos.

m) Savivaldybės pasirašytas sutartis ir susitarimus registruoja DVS „Kontora ir sutarčių ir susitarimų vykdytojams nustatyta tvarka suformuoja kontroliuojamas užduotis Dokumentų ir ryšių su visuomene skyrius.

n) Dokumentų ir ryšių su visuomene skyriuje sutarčių ir susitarimų originalai saugomi ne ilgiau kaip vieną Tarybos kadencijos laikotarpį. Pasibaigus Tarybos kadencijai, sutvarkytos sutarčių ir susitarimų bylos perduodamos teisės aktų nustatyta tvarka į Archyvą.

o) Mero potvarkiais ir Administracijos direktoriaus įsakymais patvirtintas ir jais įgaliotų asmenų pasirašytas sutartis ir susitarimus registruoja DVS „Kontora ir sutarčių ir susitarimų vykdytojams nustatyta tvarka suformuoja kontroliuojamas užduotis Dokumentų ir ryšių su visuomene skyrius.

p) Dokumentų ir ryšių su visuomene skyriuje sutartys ir susitarimai saugomi vienus metus. Pasibaigus kalendoriniams metams, sutvarkytos sutarčių ir susitarimų bylos perduodamos teisės aktų nustatyta tvarka į Archyvą.

q) Savivaldybės administracijos padaliniuose, kurie yra atsakingi už Tarybos sprendimais, mero potvarkiais ir Administracijos direktoriaus įsakymais patvirtintų sutarčių ir susitarimų vykdymą, gali būti saugomos šių sutarčių ir susitarimų kopijos, kurios į Archyvą neperduodamos.

r) Savivaldybės administracijos padalinių sudarytos ir jų vadovų su kitos šalies atstovu pagal kompetenciją pasirašytos sutartys ir susitarimai (originalai) saugomi šiuose skyriuose. Padaliniai (padalinių vadovai) yra atsakingi už šių sutarčių ir susitarimų registravimą, jų kontroliuojamų užduočių suformavimą, sutartyse numatytų įsipareigojimų vykdymą ir kontrolę.

s) Už sutarčių ir susitarimų vykdymą atsako sutarties projektą rengusio Savivaldybės administracijos padalinio vadovas, jei Tarybos sprendime, mero potvarkyje, Administracijos direktoriaus įsakyme nenustatyta kitaip.

t) Savivaldybės administracijos padaliniai savo sudarytas sutartis ir susitarimus sistemina pagal veiklos rūšis ar temas ir formuoja jų atskiras bylas pagal kalendorinių metų dokumentacijos planą.



2011-05-31 Versija: 2.00



2011-05-31 Versija: 2.00

10. Procesų aprašymai

10.1. Analizuojamo objekto apibūdinimasAnalizuojamo objekto veiklos pobūdis yra gaunama, rengiama ir siunčiama

korespondencija, skiriamos užduotys bei su tuo susijusi Kazlų Rūdos savivaldybės veikla. Įdiegus

dokumentų valdymo sistemą pasikeitė kai kurie veiklos procesai. Paminėtini šie pasikeitimai:

galimybė dokumentų rengimą ir derinimą vykdyti DVS pagalba, neribotas skaičius registracijos

žurnalų, galimybė modifikuoti registracines korteles ir kt..

10.2. DVS informacijos srautai

Vidiniai informacijos srautai apdorojami pagal apibendrintą schemą.

1. pav. Vidinių informacijos srautų apibendrinta schema

10.3. DVS vidiniai informacijos srautaiSistemoje apdorojami šie vidiniai informacijos srautai:

Gautų dokumentų

Siunčiamų dokumentų

Vidaus dokumentų (tvarkomieji, organizaciniai ir informaciniai)

Skundų, prašymų ir pareiškimų

Sutarčių

Norminių dokumentų

Techninių sąlygų paraiškų

Dokumentų derinimo



2011-05-31 Versija: 2.00

Dokumentų tvirtinimo

Šiame skyriuje yra išdėstytas turimos DVS sistemos funkcionalumas. Šis skyrius aprašo, ką

Sistemoje galima vykdyti – kokias funkcijas gali vykdyti Sistemos vartotojai ir kokių funkcijų

vykdymo metu sistemos objektai keičia savo būseną. Sudėtingesni vidiniai informacijos srautai yra

pateikiami duomenų srautų schemose, kuriose naudojamas žymėjimas pateiktas Lentelė 1.

Sistemos naudojimo atvejis – sistemos vykdomų veiksmų seka, kuri duoda pastebimus

rezultatus, vertingus tam tikram Sistemos vartotojui. “Sistema veikia” reiškia, kad Sistema pateikia

sistemos naudojimo atvejus. Sistemos vartotojas bendrauja su Sistema sistemos naudojimo atvejų

pagalba.

Sistemai numatyti šie pagrindiniai naudojimo atvejai:

- gautų dokumentų registravimas ir platinimas;

- siunčiamų dokumentų tvarkymas;

- rezoliucijų rašymas;

- skundų ir prašymų tvarkymas;

- vidaus dokumentų (tvarkomieji, organizaciniai ir informaciniai) tvarkymo procesas;

- sutarčių tvarkymas;

- norminių dokumentų tvarkymas;

- techninių sąlygų paraiškų tvarkymas;

- dokumentų derinimas;

- dokumentų tvirtinimas;

- projektų apskaita ir tvarkymas;

- paieška;

- ataskaitos;

- archyvų tvarkymas.

Lentelė 1. Žymėjimas schemoseGrafinis vaizdavimas Aprašymas

Procesas.



2011-05-31 Versija: 2.00

Sudėtinis procesas apibrėžtas kita schema.

Išsaugoti duomenys.

Pasirinkimas. Priklausomai nuo sąlygų, galimas vienintelis perėjimas.

Būsenos perėjimas. Valdymo perdavimas iš vieno proceso į kitą.

Pabaiga.

Dokumentas.

10.4. Gautų dokumentų registravimas ir platinimas Visi gauti dokumentai registruojami į DVS aprašytus gautų dokumentų registracijos

žurnalus.Gautus dokumentus registruojantis naudotojas privalo turėti sistemoje tvarkytojo arba

autoriaus teisę į gautų dokumentų registracijos žurnalą. Kazlų Rūdos savivaldybėje gautus dokumentus registruoja Priimamojo darbuotojai.

Gautų dokumentų rekvizitai įrašomi į atitinkamo žurnalo registracijos kortelę.Užpildžius ir išsaugojus kortelės informaciją, DVS automatiškai išskaičiuoja ir suteikia gautam dokumentui registracijos numerį. DVS neleidžia redaguoti registracijos numerio.

Gautų dokumentų valdymo procesą sudaro du pagrindiniai veiksmai: registravimas ir perdavimas. Su šiais veiksmais DVS naudotojai įgyja teises matyti registruotus dokumentus. Naudotojai apie jiems perduotus dokumentus informuojami el.paštu. Gautų dokumentų registravimo ir perdavimo apibendrinta schema pavaizduota 2. pav;



2011-05-31 Versija: 2.00

2. pav. Gaunamų dokumentų tvarkymas

Toliau pateikiama procesų aprašymo lentelė.

Nr. Pavadinimas Aprašymas Rezultatas Vykdytojas1. Užregistruojamas

dokumentasPriimamasiss darbuojas registruoja ir skenuoja dokumentą

Dokumentas registruotas DVS. Numeris užrašytas dokumente (popieriniame). Dokumento failas nuskenuotas ir saugomas DVS saugykloje. Dokumentas perduotas rezoliuciją rašančiam asmeniui.

Priimamasis

2. Rezoliucijos rašymas

Iš DVS gauto el.laiško arba DVS sąsajos pakliūnama į dokumento kortelę ir susipažinus su dokumentu užrašoma rezoliucija. Jeigu rezoliucija rašoma ranka popieriuje, tai rezoliuciją DVS perregistruoja sekretorės referentės.

DVS registruota rezoliucija ir nurodyti vykdytojai. Vykdytojai informuoti el.paštu.

Priimamasis arba administracija

3. Gavėjų DVS Kontora elektroniniu Nurodytiems gavėjams DVS Kontora



2011-05-31 Versija: 2.00

informavimas el. paštu

paštu informuoja gavėjus apie jiems perduotą dokumentą. El. pašto žinutėje pateikiama tiesioginė nuoroda į gautą dokumentą.

išsiųsto el. pašto žinutės.

4. Susipažinimas su GD

Iš DVS gauto el.laiško arba DVS sąsajos pakliūnama į dokumento kortelę ir pažymimas susipažinimo faktas.

Sistemoje išsaugota informacija, kad gavėjas susipažino su dokumentu ir susipažinimo data.

Gavėjas

5. Pažymimas įvykdymas

Dokumente esančių reikalavimų įvykdymas pažymimas DVS Kontora.

Sistemoje išsaugota informacija, kad gavėjas įvykdė dokumente esančius reikalavimus ir įvykdymo data.

Gavėjas

10.5. Siunčiamų dokumentų tvarkymasVisi siunčiami dokumentai registruojami į DVS aprašytus siunčiamų dokumentų registracijos

žurnalus.Siunčiamus dokumentus registruojantis naudotojas privalo turėti sistemoje tvarkytojo arba

autoriaus teisę į siunčiamų dokumentų registracijos žurnalą.Siunčiamų dokumentų rekvizitai įrašomi į atitinkamo žurnalo registracijos kortelę.

Užpildžius ir išsaugojus kortelės informaciją, DVS automatiškai išskaičiuoja ir suteikia siunčiamam dokumentui registracijos numerį. DVS neleidžia redaguoti registracijos numerio. Siunčiamų dokumentų tvarkymo procesas bendra schema gali būti pavaizduotas taip, kaip pateikiama 3. pav. (GD – Gautas Dokumentas, SD – Siunčiamas Dokumentas).


3. pav. Siunčiamų dokumentų tvarkymas

43

Nr. Pavadinimas Aprašymas Rezultatas Vykdytojas6. Dokumento

parengimas Darbuotojas parengia dokumento projektą įprastinėmis priemonėmis arba DVS rengiamų dokumentų modulyje.

Parengtas dokumento projektas

Siuntėjas

7. Dokumento patvirtinimas

Dokumentą patvirtina tiesioginis arba atitinkamo lygio vadovas.

Surenkami derinimo įrašai ir vizos.

Tiesioginis vadovas

8. Dokumento perdavimas raštinei ir informavimas apie išsiuntimo būdą

Dokumentas perduodamas raštinei, kartu pateikiant informaciją kur ir kaip jis turi būti nusiųstas.

Siunčiamas dokumentas ir siuntimo instrukcijas.

Siuntėjas

9. Dokumentas užregistruojamas sistemoje

Užpildomi registracijos kortelės laukai, jei reikia – dokumentas nuskanuojamas.

Sistemoje išsaugotas siunčiamas dokumentas.

Priimamasis

10. Susiejimas su SD Dokumentas susiejamas su GD.

Išsaugota sąsaja su GD. Priimamasis

11. Išsiunčiamas faksu ir pažymimas išsiuntimas

Jei SD buvo nurodyta išsiųsti faksu – jis išsiunčiamas ir tai pažymima jo kortelėje.

Žyma apie išsiuntimą ir data.

Priimamasis

12. Dokumentas ir ataskaita atiduodami siuntėjui

Jei SD buvo nurodyta siųsti faksu – pats dokumentas ir ataskaita apie išsiuntimą yra atiduodami siuntėjui.

SD ir ataskaita apie išsiuntimą.

Priimamasis

13. Užrašomi vokai SD talpinami į vokus, ant kurių surašomi adresatai.

SD sudėti į vokus su adresais.

Priimamasis

14. Sudaromas registruotų laišku rejestras.

Pagal dokumento kortelėje sistemoje nurodytą siuntimo būdą sudaromi trys laiškų rejestrai: siunčiami registruotu paštu; siunčiami į užsienį; siunčiami su pirmumo žyma.

Trys SD rejestrai: siunčiami registruotu paštu; siunčiami į užsienį; siunčiami su pirmumo žyma. Visiems į rejestrus patekusiems SD uždedamos žymos apie išsiuntimą.

Priimamasis

15. Atiduodami vokai ir jei reikia rejestras

Suformuoti rejestrai pataisomi pagal poreikį ir atspausdinus įteikiami kurjeriui.

SD perduoti kurjeriui. Priimamasis

16. Pažymimas grįžęs dokumentas.

Jei registruotu laišku siunčiamas dokumentas grįžo – tai pažymima jo kortelėje.

Grįžimo žyma ir data dokumento kortelėje.

Priimamasis

17. Grįžusio dokumento atidavimas siuntėjui.

Grįžęs dokumentas perduodamas siuntėjui.

Siuntėjui atiduotas grįžęs SD.

Priimamasis

44


2011-05-31 Versija: 2.00

10.6. Rezoliucijų rašymasRezoliucijos sistemoje yra rašomos gaunamiems dokumentams, skundams, prašymams.

Bendra rezoliucijų rašymo schema Sistemoje pateikiama 4. pav.

4. pav. Rezoliucijų rašymas

Nr. Pavadinimas Aprašymas Rezultatas Vykdytojas18. Naudotojas

informuojamas apie jam perduotą dokumentą el. pašto žinute.

Prieš tai užregistruotas sistemoje dokumentas iš karto nukreipiamas rezoliuciją rašančiam asmeniui, kuriam išsiunčiama tiesioginė nuoroda į nukreiptą jam dokumentą.

Isiųstas el. pašto pranešimas.

DVS Kontora

19. Atidaroma dokumento kortelė.

DVS Kontora sistemoje arba gautoje el. pašto žinutėje esančiu adresu atidaroma dokumento kortelė.

Atidaryta dokumento kortelė.

Naudotojas

20. Atidaroma naujo perdavimo formavimo kortelė

Paspaudus atitinkamą mygtuką funkcijų laukelyje arba perdavimų medyje esančią nuorodą „Toliau“ atidaromas naujo perdavimo formavimo langas.

Atidaryta naujo perdavimo formavimo kortelė.

Naudotojas

21. Užpildomi laukai ir parašomas rezoliucijos tekstas.

Užpildomi reikalingi naujo perdavimo formavimo kortelėje esantys reikalingi laukai ir rezoliucijos tekstas. Perdavimas išsaugomas.

Išsaugotas naujas perdavimas, kuris matomas perdavimų medyje pagrindinėje kortelėje.

Naudotojas



2011-05-31 Versija: 2.00

Rezoliuciją rašyti galės arba naudotojas, kuriam nukreiptas dokumentas, arba naudotojas, kuris paveldi gavusiojo dokumentą naudotojo privilegijas. Pavyzdžiui sekretorė gali paveldėti direktoriaus privilegijas, tuomet DVS Kontora sistemoje rezoliucijas galėtų rašyti ne pats direktorius, o jo sekretorė, tuo pačiu nuskenuodama failą, kuriame rezoliuciją ranka parašė pats direktorius.

10.7. Skundų ir prašymų tvarkymasVisi skundai ir prašymai registruojami į DVS aprašytus skundų ir prašymų registracijos

žurnalus.Dokumentus registruojantis naudotojas privalo turėti sistemoje tvarkytojo arba autoriaus teisę į skundų ir prašymų dokumentų registracijos žurnalą.

Skundų ir prašymų dokumentų rekvizitai įrašomi į atitinkamo žurnalo registracijos kortelę.Užpildžius ir išsaugojus kortelės informaciją, DVS automatiškai išskaičiuoja ir suteikia dokumentui registracijos numerį. DVS neleidžia redaguoti registracijos numerio.

Skundų ir prašymų tvarkymo DVS Kontora sistemoje bendra schema pateikiama 4 pav. Toliau pateikta procesų aprašymų lentelė.

Nr. Pavadinimas Aprašymas Rezultatas Vykdytojas22. Užregistruojamas

dokumentasPriimamasisje gautas dokumentas yra užregistruojamas sistemoje, jei reikia nuskenuojamas, nurodomas atsakingas asmuo ir dokumentas išsaugomas.

Sistemoje užregistruotas dokumentas.

Priimamasis

23. Nurodomas asmuo, kuriam reikia perduoti dokumentą

Šis asmuo gali būti vadovas, kuris turi paskirti atsakingą už vykdymą asmenį, arba asmuo, kuris turi parašyti rezoliuciją.

Nurodytas asmuo, kuriam reikia perduoti dokumentą.

Priimamasis

24. Rezoliucijos rašymo procesas

Jei reikia – rašoma rezoliucija. Šis procesas detaliau aprašytas 3.5 punkte.

Sistemoje išsaugota rezoliucija.

Priimamasis arba administracija

25. El. paštu informuojamas asmuo, kuriam perduotas dokumentas

Asmuo, kuriam yra perduotas dokumentas, informuojamas el. pašto žinute, kurioje pateikiama ir tiesioginė nuoroda į dokumentą esantį sistemoje.

Išsiųstas el. pašto pranešimas.

DVS Kontora

26. Susipažinimas su dokumentu

Vadovas, kuris turi paskirti atsakingą asmenį, arba jo įgaliotas asmuo susipažįsta su gautu dokumentu ir nusprendžia, ar dokumentas teisingai perduotas. Jei ne – grąžina raštinei.

Priimtas arba grąžintas dokumentas.

Vadovas

27. Dokumentas perduodamas vykdytojui

Vadovas, arba jo įgaliotas asmuo, DVS Kontora priemonėmis nurodo atsakingą vykdytoją, kuriam turi būti perduotas dokumentas.

Sistemoje sukurtas ir išsaugotas perdavimas vykdytojui.

Vadovas



2011-05-31 Versija: 2.00

28. Susipažinimas su dokumentu

Vykdytojas, gavęs el. pašto pranešimą apie jam perduotą dokumentą atsidaro dokumento kortelę ir susipažinęs su dokumentu, tai pažymi.

Susipažinimo žyma ir data.

Vykdytojas

29. Nagrinėjimas Vykdytojas nagrinėja gautą dokumentą. Galimas papildomų dokumentų išsaugojimas sistemoje.

Papildomi su prašymu/skundu susiję dokumentai.

Vykdytojas

30. Atsakymo parengimas

Vykdytojas parengia atsakymą į gautą dokumentą. Atsakymo išsaugojimas sistemoje nėra būtinas.

Parengtas atsakymas. Vykdytojas

31. Atsakymo vizavimas

Vykdytojo vadovas vizuoja parengtą atsakymo dokumentą. Jei reikia –vizuotą dokumentą galima nuskanuoti ir patalpinti sistemoje.

Vizuotas atsakymas Vadovas

32. Atsakymo dokumento perdavimas raštinei

Atsakingas asmuo perduoda vizuotą atsakymą į raštinę.

Vizuotas atsakymas Priimamasisje.

Vykdytojas

33. Siunčiamų dokumentų tvarkymo procesas

Priimamasisje gautas atsakymas tvarkomas kaip siunčiamas dokumentas.

Atsakymas užregistruotas kaip siunčiamas dokumentas ir susietas su gautu skundu/prašymy.

Priimamasis

34. Atsakymo kopija su reg. numeriu gražinama atsakingam vykdytojui

Siunčiamas dokumentas nukopijuojamas ir užregistravus gražinamas atsakingam vykdytojui, kartu su registracijos numeriu.

Grąžinta atsakymo kopija su registracijos numeriu.

Priimamasis

35. Pažymimas įvykdymas

Atsidarius dokumento kortelę pažymimas įvykdymas.

Įvykdymo žyma ir data. Vykdytojas


5. pav. Skundų ir prašymų tvarkymas

48

10.8. Vidaus tvarkomųjų dokumentų (tvarkomieji, organizaciniai ir informaciniai) tvarkymas

Visi vidaus tvarkomieji dokumentai registruojami į DVS aprašytus vidaus tvarkomųjų dokumentų registracijos žurnalus. Dokumentus registruojantis naudotojas privalo turėti sistemoje tvarkytojo arba autoriaus teisę į skundų ir prašymų dokumentų registracijos žurnalą.

Vidaus tvarkomųjų dokumentų rekvizitai įrašomi į atitinkamo žurnalo registracijos kortelę.Užpildžius ir išsaugojus kortelės informaciją, DVS automatiškai išskaičiuoja ir suteikia dokumentui registracijos numerį. DVS neleidžia redaguoti registracijos numerio.

Vidaus tvarkomųjų dokumentų tvarkymo DVS Kontora sistemoje bendra schema pateikiama 6. pav. Visiems vidaus tvarkomiesiems dokumentams ši schema yra vienoda.

Nr. Pavadinimas Aprašymas Rezultatas Vykdytojas36. Parengiamas

dokumentasDokumento aprengimas gali būti vykdomas naudojantis DVS Kontora esančiomis priemonėmis.

Sukurtas dokumentas

Rengėjas

37. Reikalingų vizų sutikrinimas

Priimamasiss darbuotojai patikrina, ar dokumentas turi visas reikalingas vizas.

Priimamasis.

38. Dokumento registravimas sistemoj

Dokumentas registruojamas sistemoje, skanuojami arba prisegami kaip failai reikiami dokumentai.

Užregistruotas dokumentas

Priimamasis

39. Dokumentas siejamas su kitu dokumentu

Šiame etape, jei reikia dokumentai yra siejami su kitais susijusiais dokumentais. Pavyzdžiui toks poreikis gali iškilti registruojant Organizacinį dokumentą, kuris turi būti susietas su Tvarkomuoju dokumentu.

Sistemoje išsaugota sąsaja.

Priimamasis.

40. Pažymimas publikavimo požymis

Nusprendus, kad prisegtą dokumentą reikia publikuoti intrenete, turi būti pažymėta atitinkama varnelė dokumento kortelėje, o pats dokumentas išsaugotas sistemoje.

Dokumentas patalpintas intranete

Priimamasis.

41. Informuojami asmenys, kuriems buvo perduotas dokumentas

Pagal perdavimo sąrašą išsiunčiamos elektroninio pašto žinutės su tiesiogine nuoroda į dokumentą DVS Kontora sistemoje.

Išsiųstos el. pašto žintės.

DVS Kontora

42. Atsidarius kortelę pažymimas susipažinimas

Vartotojas gavęs el. pašto pranešimą apie jam perduotą dokumentą ir atsidaręs jo kortelę, pažymi kad susipažino su dokumentu.


Gavėjas

43. Dokumentas saugomas iki metų pabaigos

Originalas lieka Priimamasisje iki metų pabaigos, kol jis galioja.

Priimamasis.

49


2011-05-31 Versija: 2.00

44. Dokumentas perduodamas į archyvą

Pasibaigus metams vidaus dokumentai perduodami į archyvą.

Perdavimo į archyvą žyma ir data.

Priimamasis

45. Originalas saugomas archyve

Pagal dokumentacijos planą dokumentas saugomas archyve, kol nebus sunaikintas.

Archyvas


6. pav. Vidaus dokumentų tvarkymas

51

10.9. Sutarčių tvarkymasVisos sutartys registruojamos į DVS aprašytus sutarčių registracijos žurnalus. Dokumentus

sistemoje registruojantis naudotojas privalo turėti tvarkytojo arba autoriaus teisę į sutarčių registracijos žurnalą. Sutarčių rekvizitai įrašomi į atitinkamo žurnalo registracijos kortelę.

Užpildžius ir išsaugojus kortelės informaciją, DVS automatiškai išskaičiuoja ir suteikia dokumentui registracijos numerį. DVS neleidžia redaguoti registracijos numerio. Sutarčių tvarkymo DVS Kontora sistemoje bendra schema pateikiama 7. pav.

7. pav. Sutarčių tvarkymas

Toliau pateikiama procesų aprašymo lentelė.


parengimasRengėjas derina ir tvirtina sutarties dokumentą. Tam gali būti naudojamas ir DVS Kontora priemonės.

Suderintas ir patvirtintas dokumentas

Rengėjas

47. Perdavimas raštinei Rengėjas perduoda suderintą ir patvirtintą dokumentą raštinei.

Dokumentas Priimamasisje.

Rengėjas

48. Vizų tikrinimas Priimamasiss darbuotojai patikrina, ar surinktos reikalingos vizos.

Priimamasis.

49. Dokumento registravimas

Pildoma sutarties registracijos kortelė. Jei reikia – prikabinamas ir nuskanuotas sutarties vaizdas. Nurodomas gavėjas, kuris turi būti informuotas apie sutartį.

Sistemoje užregistruotas dokumentas.

Priimamasis.

50. El. paštu informuojamas gavėjas

Registruojant sutartį nurodytam gavėjui išsiunčiamas laiškas, su nuoroda į užregistruotą sutartį.

Išsiųstas el. pašto pranešimas

DVS Kontora

52

Vieningos dokumentų apskaitos sistema (DVS) DVS vertinimo ataskaita2011-05-31 Versija: 2.0

51. Originalas saugomas Priimamasisje iki metų pabaigos

Sutarčių originalai saugomi Priimamasisje.

Sutartys Priimamasisje

Priimamasis.

52. Metų pabaigoje pažymimas įvykdymas

Metų pabaigoje Priimamasis peržiūri turimas sutartis ir pažymi įvykdytas.

Sistemoje išsaugota įvykdymo žyma ir data.

Priimamasis.

53. Dokumentas perduodamas archyvui

Pažymėjus sutarties įvykdymą metų gale sutartis atiduodama į archyvą saugojimui.

Perdavimo archyvui žyma ir data.

Priimamasis.

54. Originalas saugomas archyve

Sutarties originalas saugomas archyve nustatytą metų skaičių.

- Archyvas.

10.10. Norminių dokumentų tvarkymasVisi norminiai dokumentai registruojami į DVS aprašytus norminių dokumentų registracijos

žurnalus.Dokumentus sistemoje registruojantis naudotojas privalo turėti tvarkytojo arba autoriaus teisę į sutarčių registracijos žurnalą.

Norminių dokumentų rekvizitai įrašomi į atitinkamo žurnalo registracijos kortelę.Užpildžius ir išsaugojus kortelės informaciją, DVS automatiškai išskaičiuoja ir suteikia dokumentui registracijos numerį. DVS neleidžia redaguoti registracijos numerio.Norminių dokumentų tvarkymo DVS Kontora sistemoje bendra schema pateikiama 8. pav.

8. pav. Norminių dokumentų tvarkymas DVS Kontora sistemoje

Nr. Pavadinimas Aprašymas Rezultatas Vykdytojas

UAB “Informacijos saugumo agentūra”,2011 53


55. Užregistruojamas dokumentas

Darbų saugos ir sveikatos tarnyba užregistruoja patvirtintą dokumentą. Esant reikalui – skanuojami ir prisegami failai.

Sistemoje užregistruotas dokumentas

DSST

56. Pažymimas publikavimo požymis

Kai dokumento kortelė išsaugota, reikalingi failai prisegti ir dokumentas paruoštas publikavimui, reikia pažymėti publikavimo požymį ir kortelę išsaugoti.

Talpinimo intranete požymis

DSST

57. Nurodomi dokumento gavėjai

Sukuriant perdavimus ir nurodant veiksmą „Susipažinti“ dokumentas išplatinamas gavėjams.

Dokumento kortelėje sukurtas perdavimas gavėjams.

DSST

58. Dokumento gavėjai informuojami el. paštu

Sistema darbuotojams išsiunčia el. pranešimus su nuorodomis į dokumento kortelę bei prisegtus failus.

Išsiųsti el. pašto pranešimai.

DVS Kontora

59. Pažymimas susipažinimas su dokumentu

Nuėjęs gautame el. pašto pranešime esančiu adresu gavėjas atsidaro dokumento kortelę ir pažymi susipažinimo veiksmą.


Gavėjas

10.11.Projektų apskaita ir tvarkymas

Dokumentų valdymo sistemos (DVS) Projektų valdymo modulis leidžia organizuoti dokumentų susijusių su projektais registravimą, kaupimą, paiešką, jų vykdymą organizacijos darbuotojams skirtingomis teisėmis. Yra galimybė planuoti ir stebėti projekto vykdymą bei biudžetą, nurodyti projekto vykdytojus, registruoti ir skirstyti darbus projekto vykdytojams, gauti ataskaitas susijusias su projektu. Projekto vadovas turi galimybę skaidyti projektą į darbus ir priskirti kiekvieną darbą bet kuriam asmeniui nurodant tikslią užduotį, darbo pradžios datą, pabaigos datą bei planuojamą laiką, o projekto vykdytojas turi galimybę keisti užduoties būseną bei darbo vykdymą. Projekto vadovui sistema leidžia patogiau stebėti visą projekto vykdymo procesą, bei kontroliuoti jo vykdymą.

Žemiau pateiktoje diagramoje pavaizduotas principinis projektų valdymo modulio veikimas.


Projektų valdymo modulis

Atsakingas už projekto dokumentaciją

Projektų vadovas

Administratorius

Dokumentų registrų sukūrimas

Visi dokumentai

Klasifikatorių redagavimas

Užduočių paskyrimas

Projektų registro sukūrimas

Tvarkytojo paskyrimas

Projekto grupė

Projekto registro tvarkytojas

Dokumentų registrų tvarkymas

Projekto grupės sukūrimas

Darbiniai registrai

El.paštai

Informacija apie projektą

Projekto registravimas

Informacija apie vykdymą

Vykdymo rezultatai

Ataskaitos


9 pav. Projektų valdymo modulio principinė schema

Veiklos kontekstasŽemiau pateiktoje diagramoje pavaizduotas projektų modulio veiklos kontekstas žmoginio kapitalo požiūriu.



10 pav. Veiklos konteksto schema

Eil.Nr.

Įvykio pavadinimas Įeinantys / išeinantysinformacijos srautai

1 Administratorius sukuria projektų registrą Projektų registro sukūrimas(in)

2 Administratorius priskiria registro tvarkytoją Tvarkytojo paskyrimas(in)3 Administratorius sukuria darbinius registrus Darbiniai registrai(in)4 Administratorius nustato el. pašto siuntimus El. paštas(in)5 Projekto registro tvarkytojas užregistruoja projektą Projekto registravimas (in)6 Projekto registro tvarkytojas sukuria dokumentų registrus Dokumentų registrų

sukūrimas (in)7 Projekto registro tvarkytojas sukuria projekto grupę Projekto grupės sukūrimas

(in)8 Projekto registro tvarkytojas gauna informaciją apie projekto

vykdymąInformacija apie vykdymą (out)

9 Projektų vadovas gauna informaciją apie projekto grupę. Projekto grupė(out)10 Projektų vadovas paskiria užduotis vykdytojams ir nurodo

atlikimo laikusUžduočių paskyrimas(in)

11 Projektų vadovas tvarko klasifikatorius Klasifikatorių redagavimas(in)

12 Projektų vadovas gauna informaciją apie projektą Informacija apie projektą (out)

13 Projektų vadovas tvarko informaciją apie vykdymą Vykdymo rezultatai14 Projektų vadovas formuoja ataskaitas Ataskaitos15 Atsakingas už projekto dokumentaciją gauna informaciją apie

visus dokumentus Visi dokumentai

16 Atsakingas už projekto dokumentaciją tvarko dokumentų registrus

Dokumentų registrų tvarkymas

Aktoriai ir jų teisės

Rolės

Veiksmai

Proj

ekto

vad

ovas

Atsa

king

as u

ž pr

ojek

to

doku

men

taci

ją

Proj

ekto

fina

nsin

inka

s (F

ES

)

Pava

duot

ojas

, nar

ys

DVS

pro

jekt

ų re

gist

ro

tvar

kyto

jas

Kiti

darb

uoto

jai

Projekto kortelės registravimas. Kodo ir stadijos nurodymas būtinas. Kiti laukai nurodomi priklausomai nuo stadijos.

- - - - Privalo -



Projekto kortelės redagavimas: darbo grupės registravimas ir redagavimas

- - - - Privalo -

Projekto kortelės redagavimas: fondas, dokumento numeris, proj. tipas, pavadinimas ir kt.

- - - - Privalo -

Projekto dokumentų registrų registravimas ir tvarkymas

Privalo Gali - - Gali -

Projekto dokumentų registravimas ir tvarkymas

Privalo Gali Gali - Gali -

Projekte registruotų dokumentų sąrašo matymas

Visą Visą Visą Visą Visą -

Projekte registruotų dokumentų kortelių matymas

Visų Pagal DVS teises

Pagal DVS teises

Pagal DVS teises

Visus

Projekto klasifikatorių redagavimas: Projekto dokumentų tipai, šifrai, fondai, proj. tipai.

Gali - - - Gali -

Projektų sąrašo matymas Visus Visus Visus Visus Visus Visus

Projektų dokumentų sąrašo matymas

Visus Visus Visus Visus Visus Visus

10.12.Dokumentų derinimas ir tvirtinimasVisi derinami/tvirtinami dokumentai registruojami į DVS aprašytus derinamų/tvirtinamų

dokumentų registracijos žurnalus.Dokumentus sistemoje registruojantis naudotojas privalo turėti tvarkytojo arba autoriaus teisę į derinamų/tvirtinamų dokumentų registracijos žurnalą.

Derinamų/tvirtinamų dokumentų rekvizitai įrašomi į atitinkamo žurnalo registracijos kortelę.Užpildžius ir išsaugojus kortelės informaciją, DVS automatiškai išskaičiuoja ir suteikia dokumentui registracijos numerį. DVS neleidžia redaguoti registracijos numerio. Derinamų/tvirtinamų dokumentų tvarkymo DVS Kontora sistemoje bendra schema pateikiama 10.



10 pav. Derinamų dokumentų tvarkymo procesas DVS Kontora sistemoje

Nr. Pavadinimas Aprašymas Rezultatas Vykdytojas60. Dokumentas

užregistruojamas sistemoje.

Rengėjas derinamą arba tvirtinamą dokumentą užregistruoja sistemoje užpildydamas reikiamus laukus.


Rengėjas

61. Sukuriama derinimo tvirtinimo veiksmų seka.

Specialiomis priemonėmis sukuriama derinimo arba tvirtinimo veiksmų seka. Nurodomi subjektai ir veiksmai, kuriuos jie turi atlikti (pvz. „vizuoti“).

Sistemoje išsaugota derinimo/tvirtinimo veiksmų seka.

Rengėjas

62. Informuojami asmenys galintys atlikti veiksmus.

Asmenys, kurie pagal esamą veiksmų seką gali atlikti atitinkamus veiksmus yra informuojami elektroninio pašto žinute.

Išsiųsti elektroninio pašto pranešimai.

DVS Kontora

63. Derinamas/tvirtinamas dokumentas

Elektroninio pašto žinute informuoti asmenys atlieka derinimo/tvirtinimo veiksmus ir pažymi tai sistemoje.

Atlikti derinimo/tvirtinimo veiksmai ir tai pažymėta sistemoje.

Derintojai

64. Rengėjas informuojamas apie atliktą veiksmą.

Derintojui/tvirtintojui išsaugojus savo sprendimą sistemoje apie tai pranešama dokumento rengėjui.

Išsiųsta elektroninio pašto žinutė.

DVS Kontora

65. Ar yra likusių veiksmų? Sistema patikrina, ar sukurtoje darbų sekoje atlikto veiksmo laukė kitas derintojas. Tokiu atveju pereinama prie žingsnio nr. 3, kitu atveju pereinama prie žingsnio nr. 7.

Priimtas sprendimas dėl tolimesnės darbų eigos.

DVS Kontora



66. Rengėjas informuojamas apie baigtą veiksmų seką.

Kai nebelieka asmenų, galinčių atlikti veiksmus su derinamu dokumentu – jo rengėjui išsiunčiama atitinkama elektroninio pašto žinutė.

Išsiųsta elektroninio pašto žinutė.

DVS Kontora.

67. Ar reikalingi papildomi veiksmai?

Rengėjas gavęs žinutę apie tai, kad visi veiksmai yra įvykdyti sprendžia ar reikalingi papildomi veiksmai. Jei taip – vykdomas žingsnis nr. 2, jei ne – procesas baigiamas.

Priimtas sprendimas. Rengėjas.

10.13.PaieškaDokumentų paieška sistemoje vykdoma dviem būdais: Iš paieškos lango, kurį turi visi dokumentų tipai. Bendras paieškai taikomas principas –

jei duomenys įvesti į kortelę tai pagal juos turi būti galima atlikti paiešką. Dokumentų sąraše pagal dokumento indeksą.

10.14.AtaskaitosKiekvienas dokumentų tipas turi specializuotas ataskaitas. Specifinės ataskaitos plačiau

šiame dokumente nėra aptariamos.

10.15.Archyvų tvarkymasVisi į archyvą patenkantys dokumentai turi būti įsegti į bylas. Bylos perkėlimo metu

segamos į archyvines bylas. Į archyvą įsegtus dokumentus galima atidaryti tik skaitymui. Dokumento archyvavimo schema pateikta 11.

11 pav. Dokumentų archyvavimo procesas DVS Kontora sistemoje




tvarkymasPrieš perkeliant į archyvą dokumentas yra tvarkomas pagal poreikius.


Vartotojas

69. Įsegimas į bylą Dokumentas prieš jam patenkant į archyvą turi būti įsegtas į bylą. Įsegimą galima daryti tiek registravimo metu tiek baigus tvarkymą.

Įsegimo į bylą informacija

Vartotojas

70. Byla perkeliama į archyvą

Byla, kurioje yra susegti dokumentai, yra perkeliama į archyvą.

Byla perkelta į archyvą

Vartotojas

71. Priėjimo teisių pakeitimas

Dokumentus, kurie yra archyve, leidžiama tik skaityti. Asmenys, kurie turi atitinkamas teises – gali išsegti dokumentą iš archyve esančios bylos.

Archyve esantys dokumentai gali būti tik peržiūrimi.

DVS Kontora


Documents

Galimybių studija v2.0