GARIS PANDUAN - PANDUAN PERALATAN POLITEKNIK . KANDUNGAN ... harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang ... Peralatan Sukan, Peralatan dan perkakasan ICT

  • View
    222

  • Download
    4

Embed Size (px)

Text of GARIS PANDUAN - PANDUAN PERALATAN POLITEKNIK . KANDUNGAN ... harga dan penggunaan berdasarkan...

BAHAGIAN PEMBANGUNAN AKADEMIK JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

EDISI OKTOBER 2013

GARIS PANDUAN

PENYEDIAAN SPESIFIKASI

PERALATAN POLITEKNIK

KANDUNGAN

MUKA SURAT

Kata Aluan 1

1.0 Pendahuluan 2

2.0 Tujuan 3

3.0 Pemilihan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan 4

4.0 Prosedur Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik 7

5.0 Penyediaan Spesifikasi Peralatan 20

6.0 Ciri-Ciri Yang Perlu Diambil Perhatian Semasa Penulisan Spesifikasi

21

7.0 Penulisan Spesifikasi 22

8.0 Butir-butir Spesifikasi 23

9.0 Langkah Kerja Dalam Penyediaan Spesifikasi Peralatan 24

10.0 Panduan Penulisan Spesifikasi 27

11.0 Dokumen Lampiran C,D,E dan F 31

12.0 Dokumen Integriti Pact 37

13.0 Penutup 41

Senarai Penulis Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

1

KATA ALUAN

Dokumen ini disediakan oleh Bahagian Pembangunan Akademik, Jabatan Pengajian

Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia yang bertujuan untuk memberi panduan

kepada pegawai-pegawai di Kementerian Pendidikan Malaysia khususnya di

politeknik yang dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Politeknik untuk menyediakan spesifikasi peralatan politeknik bagi tujuan perolehan

peralatan politeknik. Dokumen ini dibangunkan selaras dengan Garis Panduan

Penilaian Tender oleh Kementerian Kewangan Malaysia dan selaras dengan Surat

Pekeliling Perbendaharaan Bil 5/2007.

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

2

BAB 1: PENDAHULUAN

Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik ini bertujuan untuk

memberi panduan dan rujukan kepada semua ahli jawatankuasa penyediaan

spesifikasi peralatan dalam melaksanakan dan menghasilkan dokumen spesifikasi

peralatan. Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan proses penyediaan

dokumen spesifikasi peralatan politeknik dapat dilaksanakan dengan lebih teratur bagi

menjamin ketelusan serta memberi nilai faedah terbaik kepada kerajaan Malaysia

disamping dapat mengelakkan ketidakpatuhan kepada mana-mana peraturan

perolehan yang berkaitan.

Garis Panduan ini juga diharap dapat memberi pengetahuan dan maklumat berguna

dalam merealisasikan tatacara penyediaan spesifikasi yang lebih cekap, teratur dan

seterusnya dapat meningkatkan kemahiran diri, prestasi dan profesionalisme

perkhidmatan awam khususnya dalam pengurusan kewangan serta pencapaian

indeks akauntabiliti yang lebih baik dan seterusnya dapat membantu dalam

mempercepatkan proses pembangunan negara. Garis Panduan ini hendaklah dibaca

bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil

5/2007 yang sedang berkuatkuasa. Walau bagaimanapun, Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Politeknik ini boleh menambah baik proses penyediaan

spesifikasi ini dengan menggunakan kaedah yang sedang berkuatkuasa.

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

3

BAB 2: TUJUAN

Tujuan garis panduan ini dibangunkan adalah:

i. Sebagai panduan umum dan bahan rujukan dalam proses penyediaan

spesifikasi bagi peralatan politeknik.

ii. Memberi pengetahuan dan maklumat tambahan serta memperjelaskan

tanggungjawab jawatankuasa-jawatankuasa yang terbabit dalam proses

berkaitan

iii. Memastikan urusan penyediaan spesifikasi dilaksanakan dengan lebih telus

dan utuh berdasarkan tadbir urus yang baik

iv. Memudahkan dan menyeragamkan proses penyedian spesifikasi agar dapat

dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin ketelusan serta nilai faedah

terbaik khususnya kepada Politeknik dan kerajaan Malaysia

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

4

BAB 3: PEMILIHAN JAWATANKUASA PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

3.1 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi

dan ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)

pegawai mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang boleh juga

terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan. Di Jabatan Pengajian

Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia, perlantikan Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan adalah berdasarkan kepada perkara-perkara

berikut:

i) Mengenalpasti pegawai/pensyarah yang akan menganggotai Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan.

ii) Bilangan jawatankuasa adalah bergantung kepada senarai dan pelbagai

kategori peralatan dan adalah baik jika dapat dianggotai oleh

pegawai/pensyarah yang sekurang-kurangnya :

mempunyai pengalaman dalam penulisan spesifikasi peralatan

pernah terlibat dalam penggubalan kurikulum program berkaitan

terlibat dalam proses pengajaran & pembelajaran (P&P) program

berkaitan

mempunyai pendedahan kepada industri yang berkaitan

3.2 Tugas Ahli Jawatankuasa

Di antara tugas-tugas Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan ini

adalah:

i. Menyemak semula senarai alat yang diperlukan dan memastikan

cadangan yang dibuat sesuai dengan kehendak kurikulum politeknik

ii. Memastikan jenis dan kuantiti alat yang dicadangkan adalah mengikut

norma yang lazim digunakan.

iii. Memastikan penggunaan alat yang dicadangkan adalah munasabah

dan maksimum.

iv. Membuat anggaran kos peralatan bagi program berkaitan. Jangka masa

perolehan pada lazimnya mengambil masa lebih kurang dua tahun (jika

ditender)

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

5

v. Mengesahkan format dokumen sebutharga dan tender yang akan

digunakan daripada Bahagian yang bertanggungjawab.

vi. Memastikan maklumat / hasil kerja adalah sulit dan selamat.

vii. Menyiapkan dokumen tender yang mengandungi lampiran-lampiran

berikut:

Jadual Harga (Lampiran C) Lihat Lampiran XIII

Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Lihat Lampiran XIV

Jadual Agihan (Lampiran E) jika diperlukan Lihat Lampiran XV

Jadual Anggaran Harga (Lampiran F) untuk kegunaan Bahagian

Lihat Lampiran XVI

3.3 Jenis-jenis Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Bagi penyediaan spesifikasi peralatan politeknik, 2 jawatankuasa

penyediaan spesifikasi peralatan yang akan terlibat iaitu:

i. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Akademik

- Adalah satu jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan

spesifikasi peralatan akademik bagi program yang ditawarkan di

sesebuah politeknik. Lazimnya, jawatankuasa ini akan dipilih

berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang

menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi

umum, harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang

akan dikeluarkan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum, Jabatan

Pengajian Politeknik, KPM

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Seksyen Pembangunan

Kurikulum, Jabatan Pengajian Politeknik dan seterusnya akan

dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi oleh Ketua

Setiausaha, KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

6

ii. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik

Termasuk Peralatan ICT

- Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi

peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik. Lazimnya,

jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan

pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi

spesifikasi umum, harga dan penggunaan berdasarkan kepada

norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan

Akademik, JPP. Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan

dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids, Peralatan Pejabat,

Perabot Terlerai, Peralatan Sukan, Peralatan dan perkakasan ICT

(Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus

- Selain itu, penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah

berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan

bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif

Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA)

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan

Akademik, JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha,

KPM

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

7

BAB 4 : PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational

Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola

kerja. Selain itu, SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci

bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. Jabatan Pengajian Politeknik telah

mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan

peralatan akademik dan sokongan akademik. Di dalam proses kerja tersebut

melibatkan panduan berkaitan keperluan