BAHAGIAN PEMBANGUNAN AKADEMIK JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
EDISI OKTOBER 2013
GARIS PANDUAN
PENYEDIAAN SPESIFIKASI
PERALATAN POLITEKNIK
KANDUNGAN
MUKA SURAT
Kata Aluan 1
1.0 Pendahuluan 2
2.0 Tujuan 3
3.0 Pemilihan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan 4
4.0 Prosedur Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik 7
5.0 Penyediaan Spesifikasi Peralatan 20
6.0 Ciri-Ciri Yang Perlu Diambil Perhatian Semasa Penulisan Spesifikasi
21
7.0 Penulisan Spesifikasi 22
8.0 Butir-butir Spesifikasi 23
9.0 Langkah Kerja Dalam Penyediaan Spesifikasi Peralatan 24
10.0 Panduan Penulisan Spesifikasi 27
11.0 Dokumen Lampiran C,D,E dan F 31
12.0 Dokumen Integriti Pact 37
13.0 Penutup 41
Senarai Penulis Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
1
KATA ALUAN
Dokumen ini disediakan oleh Bahagian Pembangunan Akademik, Jabatan Pengajian
Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia yang bertujuan untuk memberi panduan
kepada pegawai-pegawai di Kementerian Pendidikan Malaysia khususnya di
politeknik yang dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan
Politeknik untuk menyediakan spesifikasi peralatan politeknik bagi tujuan perolehan
peralatan politeknik. Dokumen ini dibangunkan selaras dengan Garis Panduan
Penilaian Tender oleh Kementerian Kewangan Malaysia dan selaras dengan Surat
Pekeliling Perbendaharaan Bil 5/2007.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
2
BAB 1: PENDAHULUAN
Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik ini bertujuan untuk
memberi panduan dan rujukan kepada semua ahli jawatankuasa penyediaan
spesifikasi peralatan dalam melaksanakan dan menghasilkan dokumen spesifikasi
peralatan. Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan proses penyediaan
dokumen spesifikasi peralatan politeknik dapat dilaksanakan dengan lebih teratur bagi
menjamin ketelusan serta memberi nilai faedah terbaik kepada kerajaan Malaysia
disamping dapat mengelakkan ketidakpatuhan kepada mana-mana peraturan
perolehan yang berkaitan.
Garis Panduan ini juga diharap dapat memberi pengetahuan dan maklumat berguna
dalam merealisasikan tatacara penyediaan spesifikasi yang lebih cekap, teratur dan
seterusnya dapat meningkatkan kemahiran diri, prestasi dan profesionalisme
perkhidmatan awam khususnya dalam pengurusan kewangan serta pencapaian
indeks akauntabiliti yang lebih baik dan seterusnya dapat membantu dalam
mempercepatkan proses pembangunan negara. Garis Panduan ini hendaklah dibaca
bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil
5/2007 yang sedang berkuatkuasa. Walau bagaimanapun, Jawatankuasa Penyediaan
Spesifikasi Peralatan Politeknik ini boleh menambah baik proses penyediaan
spesifikasi ini dengan menggunakan kaedah yang sedang berkuatkuasa.
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
3
BAB 2: TUJUAN
Tujuan garis panduan ini dibangunkan adalah:
i. Sebagai panduan umum dan bahan rujukan dalam proses penyediaan
spesifikasi bagi peralatan politeknik.
ii. Memberi pengetahuan dan maklumat tambahan serta memperjelaskan
tanggungjawab jawatankuasa-jawatankuasa yang terbabit dalam proses
berkaitan
iii. Memastikan urusan penyediaan spesifikasi dilaksanakan dengan lebih telus
dan utuh berdasarkan tadbir urus yang baik
iv. Memudahkan dan menyeragamkan proses penyedian spesifikasi agar dapat
dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin ketelusan serta nilai faedah
terbaik khususnya kepada Politeknik dan kerajaan Malaysia
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
4
BAB 3: PEMILIHAN JAWATANKUASA PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN
3.1 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan
Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi
dan ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)
pegawai mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang boleh juga
terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan. Di Jabatan Pengajian
Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia, perlantikan Jawatankuasa
Penyediaan Spesifikasi Peralatan adalah berdasarkan kepada perkara-perkara
berikut:
i) Mengenalpasti pegawai/pensyarah yang akan menganggotai Jawatankuasa
Penyediaan Spesifikasi Peralatan.
ii) Bilangan jawatankuasa adalah bergantung kepada senarai dan pelbagai
kategori peralatan dan adalah baik jika dapat dianggotai oleh
pegawai/pensyarah yang sekurang-kurangnya :
mempunyai pengalaman dalam penulisan spesifikasi peralatan
pernah terlibat dalam penggubalan kurikulum program berkaitan
terlibat dalam proses pengajaran & pembelajaran (P&P) program
berkaitan
mempunyai pendedahan kepada industri yang berkaitan
3.2 Tugas Ahli Jawatankuasa
Di antara tugas-tugas Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan ini
adalah:
i. Menyemak semula senarai alat yang diperlukan dan memastikan
cadangan yang dibuat sesuai dengan kehendak kurikulum politeknik
ii. Memastikan jenis dan kuantiti alat yang dicadangkan adalah mengikut
norma yang lazim digunakan.
iii. Memastikan penggunaan alat yang dicadangkan adalah munasabah
dan maksimum.
iv. Membuat anggaran kos peralatan bagi program berkaitan. Jangka masa
perolehan pada lazimnya mengambil masa lebih kurang dua tahun (jika
ditender)
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
5
v. Mengesahkan format dokumen sebutharga dan tender yang akan
digunakan daripada Bahagian yang bertanggungjawab.
vi. Memastikan maklumat / hasil kerja adalah sulit dan selamat.
vii. Menyiapkan dokumen tender yang mengandungi lampiran-lampiran
berikut:
Jadual Harga (Lampiran C) Lihat Lampiran XIII
Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Lihat Lampiran XIV
Jadual Agihan (Lampiran E) jika diperlukan Lihat Lampiran XV
Jadual Anggaran Harga (Lampiran F) untuk kegunaan Bahagian
Lihat Lampiran XVI
3.3 Jenis-jenis Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan
Bagi penyediaan spesifikasi peralatan politeknik, 2 jawatankuasa
penyediaan spesifikasi peralatan yang akan terlibat iaitu:
i. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Akademik
- Adalah satu jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan
spesifikasi peralatan akademik bagi program yang ditawarkan di
sesebuah politeknik. Lazimnya, jawatankuasa ini akan dipilih
berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang
menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi
umum, harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang
akan dikeluarkan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum, Jabatan
Pengajian Politeknik, KPM
- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Seksyen Pembangunan
Kurikulum, Jabatan Pengajian Politeknik dan seterusnya akan
dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi oleh Ketua
Setiausaha, KPM
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
6
ii. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik
Termasuk Peralatan ICT
- Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi
peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik. Lazimnya,
jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan
pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi
spesifikasi umum, harga dan penggunaan berdasarkan kepada
norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan
Akademik, JPP. Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan
dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids, Peralatan Pejabat,
Perabot Terlerai, Peralatan Sukan, Peralatan dan perkakasan ICT
(Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus
- Selain itu, penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah
berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan
bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif
Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA)
- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan
Akademik, JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan
Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha,
KPM
| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
7
BAB 4 : PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK
Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational
Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola
kerja. Selain itu, SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci
bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. Jabatan Pengajian Politeknik telah
mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan
peralatan akademik dan sokongan akademik. Di dalam proses kerja tersebut
melibatkan panduan berkaitan keperluan
