GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH (GPPA) ??Peralatan dan Kelengkapan Makmal 004 ... Peralatan dan Kelengkapan Bengkel/ Kejuruteraan 008 ... peranan dan tanggungjawab pengurusan aset

  • View
    395

  • Download
    50

Embed Size (px)

Text of GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH (GPPA) ??Peralatan dan Kelengkapan Makmal 004 ... Peralatan dan...

  • GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH

    (GPPA)

    UNIVERSITI MALAYSIA SABAH

  • M.S. 2 drpd 179

    KANDUNGAN Bab

    I PENDAHULUAN

    1. Tujuan ...... 6 2.

    3.

    Pengenalan

    Pengurusan Aset UMS

    ......

    ...... 6

    7 4. Definisi dan Tafsiran ...... 10

    II PEGAWAI ASET 5. Pelantikan Pegawai Aset ...... 13 6. Tugas dan Tanggungjawab Pegawai Aset ...... 13 - Lampiran 1 Format Surat Lantikan Pegawai Aset ...... 16

    III PENERIMAAN 7. Objektif Panduan Penerimaan ...... 18 8. Peraturan Penerimaan ...... 18 9. Peraturan Penerimaan Hadiah ...... 19 10. Carta Aliran dan Proses Kerja Penerimaan ...... 20 - Lampiran 2 Jadual 1: Proses Kerja Penerimaan ...... 21 - Lampiran 2 Jadual 2: Carta Aliran Penerimaan Aset Peringkat

    JFPIU

    ...... 22

    - KEW.PA-1 Borang Laporan Penerimaan Aset Alih ...... 23

    IV PENDAFTARAN 11. Objektif Proses Pendaftaran ...... 25 12. Tempoh Pendaftaran ...... 25 13. Pendaftaran Aset Hadiah ...... 26 14.

    15. 16.

    17.

    18. 19.

    Pendaftaran Aset Lucut Hak

    Aset yang Dibekalkan Bersekali dengan Bangunan Aset Yang Disewa Beli

    Aset Yang Disewa

    Pindahan Aset Penempatan Aset Ke JFPIU Lain

    ......

    ......

    ......

    ......

    ......

    ......

    26

    26 26

    27

    27 28

    20. Punca Maklumat ...... 28 21. Dokumen Pendaftaran ...... 28 22. Butiran Maklumat ...... 28 23. Pengesahan Pendaftaran ...... 29 24. Urusan Pendaftaran Aset Alih ...... 29 25. Laporan Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah ...... 31 26. Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran ...... 31 - Lampiran 3 Panduan Menyediakan Label Aset Alih ...... 32 - Lampiran 4 Jadual 1: Proses Kerja Pendaftaran ...... 33 - Lampiran 4 Jadual 2: Carta Aliran Pendaftaran Aset

    Peringkat JFPIU ...... 34

    - Appendix 1 Sistem Klasifikasi Kod Harta Modal dan Aset Alih

    Bernilai rendah

    ...... 35

    - KEW.PA-2 Bah.A: Daftar Harta Modal ...... 85 - KEW.PA-2 Bah.B: Daftar Harta Modal Butir-Butir

    Penambahan, Penggantian dan Naiktaraf

    86

    - KEW.PA-3 Daftar Aset Alih Bernilai Rendah ...... 87 - KEW.PA-4 Senarai Daftar Harta Modal ...... 88 - KEW.PA-5 Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah ...... 89 - KEW.PA-6 Rekod Pinjaman dan Pergerakan Aset Alih ...... 90 - KEW.PA-7 Senarai Aset Alih Kerajaan ...... 91 - KEW.PA-8 Laporan Tahunan Aset Alih ...... 92

    V PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN 27. Objektif ...... 94 28. Penggunaan ...... 94 29. Penyimpanan ...... 95

  • M.S. 3 drpd 179

    KANDUNGAN 30. Pematuhan ...... 95 31. Pemeriksaan ...... 95 32. Carta Aliran dan Proses Kerja Pemeriksaan Aset ...... 97 - Lampiran 5 Format Penyediaan Log Penggunaan Peralatan

    Harta Modal ...... 98

    - Lampiran 6 Jadual 1: Proses Kerja Pemeriksaan ...... 99 - Lampiran 6 Jadual 2: Proses Pemeriksaan Aset ...... 100

    - KEW.PA-9 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih ...... 101 - KEW.PA-10 Laporan Pemeriksaan Harta Modal ...... 102 - KEW.PA-11 Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah ...... 103 Ringkasan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset

    Alih Bernilai Rendah ...... 104

    - KEW.PA-12 Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah

    ...... 105

    VI PENYELENGGARAAN 33. Objektif Proses Penyelenggaraan ...... 107 34. Jenis Penyelenggaraan ...... 107 35. Manual Penyelenggaraan ...... 107 36.

    37.

    38. 39.

    Panduan Penyelenggaraan

    Kebenaran Membawa Keluar Aset Alih Bagi Penyelenggaraan

    Penggantian Aset Alih Oleh Syarikat Penyelenggaraan Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA-14(A)

    ......

    ......

    ......

    ......

    107

    108

    108 109

    - KEW.PA-13 Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan

    ...... 110

    -

    -

    KEW.PA-14

    KEW.PA-14(A)

    Daftar Penyelenggaraan Harta Modal

    Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih

    ......

    ...... 111

    112

    VII PELUPUSAN 40. Objektif Pelupusan ...... 114 41. Justifikasi Pelupusan ...... 114 42. Permohonan Pelupusan ...... 114 43. Urusetia Pelupusan ...... 115 44. Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 ...... 116 45. Lembaga Pemeriksa Pelupusan ...... 116 46. Tempoh Tindakan Pelupusan ...... 117 47. Pelanjutan Tempoh ...... 117 48. Pinda Kaedah Pelupusan ...... 117 49.

    50. Kaedah Pelupusan Kuasa Melulus Pelupusan

    ......

    ...... 117 118

    51. Pelaksanaan Kaedah Pelupusan ...... 118 52. Pelupusan Melalui Kontrak Pusat ...... 127 53. Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan ...... 128 54. Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan ...... 128 - Lampiran 7 Jadual 1: Proses Kerja Pelupusan ...... 129 - Lampiran 7 Jadual 2: Carta Aliran Pelupusan Aset Alih ...... 137 Senarai Semak Dokumen Permohan Pelupusan ...... 138

    - KEW.PA-15 Surat Lantikan Ahli Lembaga Pemeriksa ...... 139 - KEW.PA 16 Perakuan Pelupusan (PEP) ...... 140 - KEW.PA-17 Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan ...... 141 - KEW.PA-18 Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih ...... 142 - KEW.PA-19 Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan ...... 143 - KEW.PA-20 Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan ...... 144 - KEW.PA-21 Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Alih ...... 145 - KEW.PA-22 Borang Tender Pelupusan Aset Alih Kerajaan ...... 146 - KEW.PA-23 Jadual Tender Pelupusan Aset Alih Kerajaan

    ...... 147

  • M.S. 4 drpd 179

    KANDUNGAN - KEW.PA-24 Kenyataan Tawaran Sebutharga Pelupusan Aset

    Alih Kerajaan ...... 148

    - KEW.PA-25 Borang Sebutharga Pelupusan Aset Alih ...... 150 - KEW.PA-26 Jadual Sebutharga Pelupusan Aset Alih Kerajaan ...... 151 - KEW.PA-27 Kenyataan Jualan Lelongan Aset Alih ...... 152 - KEW.PA-

    27(A) Senarai Aset Yang Dilelong ...... 153

    - KEMBARAN A Aset Yang Boleh Dikeluarkan PEP Oleh JKR ...... 154 - KEMBARAN B Senarai Perkakasan Komputer ...... 158

    VIII KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA 55. Objektif Kehilangan dan Hapuskira ...... 161 56. Urusetia Kehilangan dan Hapuskira ...... 161 57.

    58.

    Proses Hapuskira

    Kuasa Melulus Kehilangan dan Hapuskira

    ......

    ...... 162

    164 59.

    60. 61.

    62. 63.

    64.

    Tindakan JFPIU Selepas Kelulusan

    Keselamatan Aset Menarik/Bernilai Tinggi Keselamatan Kawasan Bangunan

    Keselamatan Kunci Kad Keselamatan Pengenalan Individu

    Perlindungan Insurans

    ......

    ......

    ......

    ......

    ......

    ......

    165

    166 166

    167 168

    169

    65. Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan dan Hapuskira ...... 169 - Lampiran 8 Jadual 1: Proses Kerja Hapuskira ...... 170 - Lampiran 8 Jadual 2: Carta Aliran Kehilangan dan Hapuskira ...... 172 Senarai Semak Dokumen Kes Kehilangan ...... 173

    - KEW.PA-28 Laporan Awal Kehilangan Aset Alih ...... 174 - KEW.PA-29 Pelantikan Jawatankuasa Penyiasatan ...... 175 - KEW.PA-30 Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih ...... 176 - KEW.PA-31 Sijil Hapuskira Aset Alih ...... 178 -

    KEW.PA-32

    APPENDIKS

    Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira

    Aset Alih, Tindakan Surcaj/Tatatertib bagi Aset

    Alih

    Senarai Pindaan Garis Panduan Pengurusan Aset Alih UMS

    ...... 179

  • Bab I PENDAHULUAN

    GARIS

    PANDUAN PENGURUSAN

    ASET ALIH (GPPA)

    UNIVERSITI

    MALAYSIA SABAH

    VERSI 2017

  • M.S. 6 drpd 179

    BAB I - PENDAHULUAN

    1. TUJUAN

    1.1 Menetapkan Garis panduan dan bahan rujukan bagi Pengurusan Aset Alih di Universiti Malaysia Sabah (UMS) dan menambahbaik sistem kawalan dan pemantauan di dalam pengurusan aset di UMS.

    1.2 Menerangkan peranan dan tanggungjawab dalam pengurusan aset di

    Universiti Malaysia Sabah.

    2. PENGENALAN 2.1. Garis Panduan Pengurusan Aset Alih (GPPA) UMS Versi 2017 ini adalah

    sebagai panduan dan rujukan bagi menguruskan Harta Modal dan Aset Allih Bernilai Rendah di setiap JFPIU yang meliputi:-

    Bab I : Pendahuluan Bab II : Pegawai Aset Bab III : Penerimaan Bab IV : Pendaftaran Bab V : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Bab VI : Penyelenggaraan Bab VII: Pelupusan Bab VIII: Kehilangan dan Hapuskira

    2.2. Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan

    Universiti yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Universiti, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

    2.3. Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu

    tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

    2.4. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

    (a) Harta Modal

    (b) Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan)

    2.5. Pembelian berikut tidak dikategorikan sebagai aset alih:-

    (a) Stok Bekalan; atau (b) Kos alat ganti aset untuk tujuan penyelenggaran yang disediakan oleh

    pihak penyelenggara; atau

    (c) Pembelian untuk barang guna habis yang dibeli bersama aset contohnya seperti toner yang dibeli bersama mesin pencetak.

  • M.S. 7 drpd 179

    2.6. Kategori aset alih dan Kod piawai bagi pelaksanaan pekeliling ini adalah seperti berikut:-

    Peralatan dan Kelengkapan ICT 001 Peralatan dan Kelengkapan Pejabat 002 Peralatan dan Kelengkapan Dapur 003 Peralatan dan Kelengkapan Makmal 004 Peralatan dan Kelengkapan Telekomunikasi 005 Peralatan dan Kelengkapan Penyiaran & Musik 006 Peralatan dan Kelengkapan Keselamatan 007 Peralatan dan Kelengkapa