garis panduan penyediaan spesifikasi peralatan politeknik

BAHAGIAN PEMBANGUNAN AKADEMIK JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

EDISI OKTOBER 2013

GARIS PANDUAN

PENYEDIAAN SPESIFIKASI

PERALATAN POLITEKNIK

KANDUNGAN

MUKA SURAT

Kata Aluan 1

1.0 Pendahuluan 2

2.0 Tujuan 3

3.0 Pemilihan Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan 4

4.0 Prosedur Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik 7

5.0 Penyediaan Spesifikasi Peralatan 20

6.0 Ciri-Ciri Yang Perlu Diambil Perhatian Semasa Penulisan Spesifikasi

21

7.0 Penulisan Spesifikasi 22

8.0 Butir-butir Spesifikasi 23

9.0 Langkah Kerja Dalam Penyediaan Spesifikasi Peralatan 24

10.0 Panduan Penulisan Spesifikasi 27

11.0 Dokumen Lampiran C,D,E dan F 31

12.0 Dokumen Integriti Pact 37

13.0 Penutup 41

Senarai Penulis Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik

| GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

1

KATA ALUAN

Dokumen ini disediakan oleh Bahagian Pembangunan Akademik, Jabatan Pengajian

Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia yang bertujuan untuk memberi panduan

kepada pegawai-pegawai di Kementerian Pendidikan Malaysia khususnya di

politeknik yang dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Politeknik untuk menyediakan spesifikasi peralatan politeknik bagi tujuan perolehan

peralatan politeknik. Dokumen ini dibangunkan selaras dengan Garis Panduan

Penilaian Tender oleh Kementerian Kewangan Malaysia dan selaras dengan Surat

Pekeliling Perbendaharaan Bil 5/2007.


2

BAB 1: PENDAHULUAN

Garis Panduan Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik ini bertujuan untuk

memberi panduan dan rujukan kepada semua ahli jawatankuasa penyediaan

spesifikasi peralatan dalam melaksanakan dan menghasilkan dokumen spesifikasi

peralatan. Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan proses penyediaan

dokumen spesifikasi peralatan politeknik dapat dilaksanakan dengan lebih teratur bagi

menjamin ketelusan serta memberi nilai faedah terbaik kepada kerajaan Malaysia

disamping dapat mengelakkan ketidakpatuhan kepada mana-mana peraturan

perolehan yang berkaitan.

Garis Panduan ini juga diharap dapat memberi pengetahuan dan maklumat berguna

dalam merealisasikan tatacara penyediaan spesifikasi yang lebih cekap, teratur dan

seterusnya dapat meningkatkan kemahiran diri, prestasi dan profesionalisme

perkhidmatan awam khususnya dalam pengurusan kewangan serta pencapaian

indeks akauntabiliti yang lebih baik dan seterusnya dapat membantu dalam

mempercepatkan proses pembangunan negara. Garis Panduan ini hendaklah dibaca

bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil

5/2007 yang sedang berkuatkuasa. Walau bagaimanapun, Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Politeknik ini boleh menambah baik proses penyediaan

spesifikasi ini dengan menggunakan kaedah yang sedang berkuatkuasa.


3

BAB 2: TUJUAN

Tujuan garis panduan ini dibangunkan adalah:

i. Sebagai panduan umum dan bahan rujukan dalam proses penyediaan

spesifikasi bagi peralatan politeknik.

ii. Memberi pengetahuan dan maklumat tambahan serta memperjelaskan

tanggungjawab jawatankuasa-jawatankuasa yang terbabit dalam proses

berkaitan

iii. Memastikan urusan penyediaan spesifikasi dilaksanakan dengan lebih telus

dan utuh berdasarkan tadbir urus yang baik

iv. Memudahkan dan menyeragamkan proses penyedian spesifikasi agar dapat

dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin ketelusan serta nilai faedah

terbaik khususnya kepada Politeknik dan kerajaan Malaysia


4

BAB 3: PEMILIHAN JAWATANKUASA PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

3.1 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi

dan ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3)

pegawai mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang boleh juga

terdiri daripada wakil-wakil agensi lain yang berkaitan. Di Jabatan Pengajian

Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia, perlantikan Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan adalah berdasarkan kepada perkara-perkara

berikut:

i) Mengenalpasti pegawai/pensyarah yang akan menganggotai Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan.

ii) Bilangan jawatankuasa adalah bergantung kepada senarai dan pelbagai

kategori peralatan dan adalah baik jika dapat dianggotai oleh

pegawai/pensyarah yang sekurang-kurangnya :

mempunyai pengalaman dalam penulisan spesifikasi peralatan

pernah terlibat dalam penggubalan kurikulum program berkaitan

terlibat dalam proses pengajaran & pembelajaran (P&P) program

berkaitan

mempunyai pendedahan kepada industri yang berkaitan

3.2 Tugas Ahli Jawatankuasa

Di antara tugas-tugas Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan ini

adalah:

i. Menyemak semula senarai alat yang diperlukan dan memastikan

cadangan yang dibuat sesuai dengan kehendak kurikulum politeknik

ii. Memastikan jenis dan kuantiti alat yang dicadangkan adalah mengikut

norma yang lazim digunakan.

iii. Memastikan penggunaan alat yang dicadangkan adalah munasabah

dan maksimum.

iv. Membuat anggaran kos peralatan bagi program berkaitan. Jangka masa

perolehan pada lazimnya mengambil masa lebih kurang dua tahun (jika

ditender)


5

v. Mengesahkan format dokumen sebutharga dan tender yang akan

digunakan daripada Bahagian yang bertanggungjawab.

vi. Memastikan maklumat / hasil kerja adalah sulit dan selamat.

vii. Menyiapkan dokumen tender yang mengandungi lampiran-lampiran

berikut:

Jadual Harga (Lampiran C) Lihat Lampiran XIII

Jadual Spesifikasi (Lampiran D) Lihat Lampiran XIV

Jadual Agihan (Lampiran E) jika diperlukan Lihat Lampiran XV

Jadual Anggaran Harga (Lampiran F) untuk kegunaan Bahagian

Lihat Lampiran XVI

3.3 Jenis-jenis Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan

Bagi penyediaan spesifikasi peralatan politeknik, 2 jawatankuasa

penyediaan spesifikasi peralatan yang akan terlibat iaitu:

i. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Akademik

- Adalah satu jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan

spesifikasi peralatan akademik bagi program yang ditawarkan di

sesebuah politeknik. Lazimnya, jawatankuasa ini akan dipilih

berdasarkan kepada kemahiran dan pengetahuan yang

menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi spesifikasi

umum, harga dan penggunaan berdasarkan kepada norma yang

akan dikeluarkan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum, Jabatan

Pengajian Politeknik, KPM

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Seksyen Pembangunan

Kurikulum, Jabatan Pengajian Politeknik dan seterusnya akan

dilantik sebagai Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi oleh Ketua

Setiausaha, KPM


6

ii. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik

Termasuk Peralatan ICT

- Adalah jawatankuasa yang terlibat dalam penyediaan spesifikasi

peralatan sokongan akademik bagi sesebuah politeknik. Lazimnya,

jawatankuasa ini akan dipilih berdasarkan kepada kemahiran dan

pengetahuan yang menyeluruh mengenai sesuatu peralatan dari segi

spesifikasi umum, harga dan penggunaan berdasarkan kepada

norma yang akan dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan

Akademik, JPP. Antara kategori yang terlibat di dalam penyediaan

dokumen ini adalah Kategori Audio Visual Aids, Peralatan Pejabat,

Perabot Terlerai, Peralatan Sukan, Peralatan dan perkakasan ICT

(Sokongan Akademik) dan Sistem Rangkaian Kampus

- Selain itu, penentuan bagi penyediaan bilangan peralatan adalah

berdasarkan kepada unjuran perjawatan pegawai dan staf sokongan

bagi sesebuah politeknik yang terkandung dalam dokumen Brif

Projek dan Schecdule of Accomodation (SOA)

- Jawatankuasa ini akan dipilih oleh Bahagian Pembangunan

Akademik, JPP dan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi Peralatan Sokongan Akademik oleh Ketua Setiausaha,

KPM


7

BAB 4 : PROSEDUR PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN POLITEKNIK

Prosedur penyediaan spesifikasi atau dikenali sebagai Standard Operational

Procedure (SOP) adalah tatacara untuk menjamin keseragaman proses sesuatu pola

kerja. Selain itu, SOP juga adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci

bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. Jabatan Pengajian Politeknik telah

mengeluarkan SOP iaitu merangkumi Bab 5 bagi proses penyedian keperluan

peralatan akademik dan sokongan akademik. Di dalam proses kerja tersebut

melibatkan panduan berkaitan keperluan peralatan akademik dan sokongan akademik

bagi politeknik bermula dari membangunkan norma peralatan, penyediaan spesifikasi

sehingga proses perolehan. Lihat Lampiran I XII


8

LAMPIRAN I


9

LAMPIRAN II


10

LAMPIRAN III


11

LAMPIRAN IV


12

LAMPIRAN V


13

LAMPIRAN VI


14

LAMPIRAN VII


15

LAMPIRAN VIII


16

LAMPIRAN IX


17

LAMPIRAN X


18

LAMPIRAN XI


19

LAMPIRAN XII


20

BAB 5 : PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Semasa proses penyediaan spesifikasi dilaksanakan, terdapat beberapa perkara yang

perlu diambilkira untuk memastikan penyediaan spesifikasi mematuhi peraturan-

peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa. Antaranya adalah:

a) Masa yang mencukupi.

b) Butiran spesifikasi yang jelas.

c) Tidak mengkhusus kepada jenama atau buatan tertentu, bagaimanapun jika

tidak dapat dielakkan penggunaan ungkapan atau persamaan boleh

digunakan

d) Spesifikasi yang disediakan hendaklah ditanda araskan (benchmark) dengan

barangan buatan tempatan yang memenuhi piawaian yang diiktiraf.

e) Bagi perolehan peralatan yang melibatkan teknologi maklumat, spesifikasi

teknikal hendaklah diluluskan oleh MAMPU, Jabatan Perdana Menteri

f) Mematuhi tatacara proses perolehan yang telah ditetapkan oleh Kementerian

Kewangan Malaysia


21

BAB 6: CIRI-CIRI YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA PENULISAN

SPESIFIKASI

Dalam penulisan spesifikasi peralatan politeknik ini, beberapa ciri yang perlu diambil

perhatian untuk memastikan dokumen yang dihasilkan menepati matlamat:

a) Bahasa yang digunakan adalah senang difahami, padat dan ringkas. Pada

lazimnya, tender yang menggunakan peruntukan Bank Dunia adalah ditulis

dalam bahasa Inggeris.

b) Spesifikasi peralatan mestilah tidak terikat kepada sesuatu ukuran / saiz

sahaja. Penggunaan istilah approximately boleh digunakan dan ini akan

memberi sedikit kelonggaran.

c) Spesifikasi peralatan hendaklah merupakan peralatan yang terdapat di

pasaran dan tidak usang serta tidak outdated.

d) Spesifikasi mestilah berdasarkan kepada fungsi penggunaan dan sekurang-

kurangnya memenuhi piawaian atau Malaysia Standards (MS) atau piawaian

antarabangsa yang diiktiraf oleh Kerajaan.

e) Penggunaan lukisan/rajah di dalam spesifikasi untuk menjelaskan kehendak

politeknik/jabatan/kementerian boleh digunakan.

f) Semua peralatan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut.

Ruang yang diperuntukkan (rujuk kepada brif projek politeknik)

Kapasiti dan punca kuasa yang disediakan

Keperluan M&E lain seperti punca air, udara yang diperlukan oleh alat

berkenaan

Utiliti alat dan implikasi kos

g) Alatan yang memerlukan kerja-kerja pembinaan di tapak perlu dikeluarkan

daripada senarai peralatan. Ianya adalah lebih praktikal dijadikan sebagai

peralatan terbina dan seharusnya dinyatakan semasa penyediaan projek brif.


22

BAB 7: PENULISAN SPESIFIKASI

7.1 Tujuan Penulisan Spesifikasi

Tujuan penulisan sesuatu set spesifikasi peralatan adalah untuk membolehkan

perolehan peralatan seperti yang dikehendaki oleh penggubal spesifikasi

berdasarkan kepada keperluan kurikulum seiring dengan penggunaan industri

semasa. Oleh yang demikian, maksudnya haruslah jelas dan tepat. Walau

bagaimanapun, kenyataan yang menyentuh sesuatu jenama tidak seharusnya

dinyatakan di dalam spesifikasi tersebut. Selain daripada itu, penyediaan

spesifikasi ini digunakan bagi tujuan penyediaan dokumen tender.

7.2 Pendekatan Penulisan Spesifikasi

Beberapa pendekatan boleh diikuti dalam penulisan spesifikasi peralatan dan

setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Set

spesifikasi sesuatu peralatan biasanya mengandungi bahagian-bahagian

berikut :

Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Ciri-Ciri Istimewa (Special Features) - sekiranya ada

untuk peralatan yang besar dan yang memerlukan pengujian

(Installation and Commissioning)

Perkara yang disebut di atas kadangkala tidak akan wujud sebagai bahagian

yang berasingan atau kadangkala akan bertindih. Untuk peralatan yang kecil

atau biasa, beberapa bahagian mungkin tidak diperlukan.


23

BAB 8 : BUTIR-BUTIR SPESIFIKASI

Di dalam penyediaan spesifikasi peralatan, perkara-perkara yang berikut perlu

dititikberatkan agar tidak timbul kekeliruan semasa proses tender dijalankan.

Lazimnya spesifikasi peralatan perlu mempunyai ciri-ciri berikut:

8.1 Ciri-ciri wajib

Ini adalah ciri-ciri yang mesti ada pada peralatan tersebut. Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu memastikan ciri-ciri ini termasuk di

dalam Jadual Spesifikasi (Lampiran D). Di dalam lampiran ini, penyedia

spesifikasi perlu menyatakan ciri-ciri wajib yang perlu ada berdasarkan

kepada keperluan peralatan tersebut. Seperti contoh penyedia spesifikasi

akan meletakkan keperluan bagi ciri-ciri wajib ini di dalam General

Requirement atau pada kod item spesifikasi peralatan tersebut seperti

contoh:

All items are certified with Malaysian Standard or International Standard

recognized by the Malaysian government

atau

Peralatan ini perlu mendapat kelulusan daripada Jabatan Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjan(JKKP)

8.2 Ciri-ciri Sampingan

Ciri-ciri ini adalah ciri-ciri tambahan yang perlu diletakkan di dalam

spesifikasi peralatan namun ianya bukanlah satu ciri yang penting dan

perlu ada di dalam sesuatu peralatan. Antara ciri-ciri sampingan adalah

berdasarkan kepada:

Jenis, warna, saiz, berat

Bentuk/ukuran, kualiti, perolehan secara pukal

Pembungkusan, Cara penghantaran

Nisbah kandungan, tempoh masa, bilangan yang diperlukan

Jumlah tenaga manusia, tahap kepakaran/ kelulusan, keupayaan

minimum

Butir-butir lain yang berkaitan.


24

9.0 LANGKAH KERJA DALAM PENYEDIAAN SPESIFIKASI PERALATAN

Dalam penyediaan spesifikasi peralatan bagi setiap program yang dirancang

terutamanya bagi politeknik-politeknik baharu, terdapat beberapa perkara yang perlu

diambilkira, diketahui dan ditetapkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

sebelum menulis dokumen spesifikasi peralatan antaranya ialah:

9.1 Kategori dan Kod Peralatan

Semua peralatan bagi keperluan program-program baharu dibahagikan

kepada beberapa kategori seperti berikut yang mana setiap kategori

diberikan kod. Kod yang diberi seharusnya tidak bertindih antara satu

program dengan program yang lain. Contoh;

Kategori Kod

Kejuruteraan Mekanikal (Loji)

LOJI (ML)

Kejuruteraan Mekanikal (Tekstil) TEXTILE (MT)

Kejuruteraan Mekanikal (Plastik) PLASTIC (MC)

9.2 Mengenalpasti Peralatan Yang Diperlukan

Sebelum melaksanakan proses penulisan dokumen spesifikasi, satu

senarai peralatan yang lengkap mestilah dipersetujui oleh semua ahli.

Bagi Jabatan Pengajian Politeknik, KPM, penyediaan senarai peralatan

akademik akan disediakan oleh Seksyen Pembangunan Kurikulum, JPP

manakala senarai peralatan sokongan akademik akan disediakan oleh

Bahagian Pembangunan Akademik, JPP. Kepastian ini boleh dilakukan

berpandukan kepada:

keperluan kurikulum semasa

norma peralatan terkini

brif projek pembangunan

butiran Arkitek, Mekanikal & Elektrikal yang disediakan


25

9.3 Kod Item

Setiap peralatan perlu disusun menggunakan KOD ITEM bagi program

berkenaan. Kod item adalah bersambungan terus hingga ke pakej dan

item terakhir. Contoh kod item bagi program adalah seperti berikut:

Program Kod Item

Kej. Mekanikal (Pertanian) [ contoh: MA 1, MA 2, MA 3 ]

Kej. Mekanikal (Plastik) [ contoh: MK1, MK 2, MK 3 ]

# boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

9.4 No Pakej

Kelompokkan peralatan tersebut kepada beberapa pakej yang sesuai

dan setiap pakej tersebut diberikan NO PAKEJ. No Pakej bagi setiap

program adalah seperti berikut:

Kursus No Pakej

Kej. Mekanika l(Bahan) [ contoh: 1MB, 2MB, 3MB]

Kej. Mekanikal (Tekstil) [ contoh: 1MT, 2MT, 3MT ]

Kej. Mekanikal (Pembungkusan) [ contoh: 1MP, 2MP, 3MP .]

# boleh dilihat di dalam contoh format Jadual Spesifikasi dan juga Jadual Harga

9.5 Penentuan kelompok/bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej

Peralatan-peralatan di dalam sesuatu kategori biasanya dibahagikan

kepada beberapa pakej yang sesuai. Bilangan pakej dan bilangan

peralatan di dalam sesuatu pakej bergantung kepada beberapa kriteria

yang boleh diambilkira. Antaranya adalah:

Jenis peralatan yang sama

- seperti komputer, mesin, perabot, peralatan pejabat dsb.

Bidang fungsi yang sama

- seperti kelompok measuring tools, marking-out tools, hand tools,

dan lain-lain


26

Nilai pakej sepatutnya mestilah cukup dan bersesuaian daripada

aspek nilai bagi menarik minat pembekal untuk memasuki tender

peralatan tersebut

Peralatan yang memerlukan perincian tertentu dan saling berkait

rapat dengan satu alat yang lain dan mesti sesuai bersesuaian

dengan alat tersebut sepatutnya berada di dalam pakej yang sama.

Bilangan peralatan di dalam sesuatu pakej perlu dimuktamadkan

bersesuaian dengan norma dan kurikulum semasa


27

10.0 PANDUAN PENULISAN SPESIFIKASI

Semasa menulis spesifikasi peralatan, perkara yang berikut harus

dipertimbangkan sebagai panduan :

10.1 Kenyataan Tujuan (Statement of Purpose)

Untuk peralatan yang mahal/besar, spesifikasi peralatan ini biasanya

diperkenalkan dengan satu Kenyataan Tujuan (Statement of

Purpose). Kenyataan Tujuan ini ialah untuk memperkenalkan peralatan

tersebut yang akan menerangkan perkara seperti yang berikut :

tujuan peralatan yang berkenaan

di mana peralatan ini akan diguna/konteks penggunaan peralatan

peringkat penggunaannya; aplikasinya dan penggunaannya dalam

jenis/peringkat latihan atau ujikaji yang dicadangkan;

Contoh :

Bench Drilling Machine

This bench drilling machine is to be used for light duty work for drilling up

to a capacity of 13 mm diameter. It is to be driven by a single phase AC

motor and its spindle is to be driven by pulley system.

Rockwell Hardness Testing Machine

This is a bench model to be used to carry out Rockwell Hardness

Testing. It is to have a standard prelimainary test force of 10 kg and a

range of test force from 60 kgf to 150 kg.


28

10.2 Ciri-Ciri Teknikal (Technical Features)

Setiap peralatan biasanya mempunyai Ciri-Ciri Teknikal (Technical

Features) pada perinciannya. Ciri-ciri ini biasanya berperanan untuk

memberi maklumat seperti:

a) saiz mesin tersebut.

Contoh: Radial Drilling Machine

Techical Specifications:

- Max. drilling diameter - 25 mm.

- Distance between spindle axis and column - 800 mm.

- Spindle taper - MT 3

b) Kemampuan peralatan tersebut.

Contoh: the machine should be able to cut metal up to 6mm

thickness.

c) perincian keperluan elektriknya

Contoh :

Lathe Machine Bench Drill

Electrical Specifications: Electrical Specifications:

- Motor 2 - 3.5 kW - Motor 0.5 kW

- 415V/ 3phase/ 50Hz A.C supply - 240V/ 1 phase / 50 Hz


29

10.3 Ciri-Ciri Istimewa (Special Features)

Sebilangan peralatan juga mempunyai Ciri-Ciri Istimewa (Special

Features) yang kadangkala terdapat pada sebilangan jenama peralatan

dan ada juga ciri-ciri ini hanya terdapat pada satu jenama peralatan

sahaja. Dalam keadaan kedua, di mana ciri-ciri istimewa hanya terdapat

pada satu jenama sahaja, ciri-ciri istimewa tersebut tidak seharusnya

dimasukkan ke dalam perincian kerana ianya akan diskriminasikan

penender-penender lain di dalam sesuatu proses tender. Contoh yang

terdapat pada kebanyakan alat

safety switches for guards ( most machines )

pilot lights (most machines)

backlash eliminator (lathes, milling m/c dsb..)

overload and no-volt protection (lathe machines dsb..)

power factor correction (plasma cutting machine dsb..)

safety clutch (to protect the motor of angle grinders due to undue

overload)

10.4 Pemasangan dan Pengujian (Installation and Commissioning)

Pemasangan dan Pengujian biasanya dimasukkan ke dalam perincian

peralatan besar yang memerlukannya. Ini dilakukan atas sebab berikut:

pemasangan alat tersebut memerlukan kepakaran khusus pihak

pembekal /pengeluar

pemasangan alat tersebut akan melibatkan kerja-kerja sivil dan

elektrik di mana pihak politeknik tidak akan menanggung kosnya

untuk mempastikan peralatan tersebut berjalan lancar sebelum

pihak politeknik menandatangani dan mengesahkan Sijil

Pemasangan Dan Pengujian (SPP) bagi tujuan pembayaran


30

Contoh :

(i) Positioning, levelling and bolting down of machine.

(ii) Final electrical connection from machine to electrical point

provided nearby by under-floor rigid conduit in accordance

with local electrical regulations

(iii) Testing and commissioning of machine including alignment

checks and demonstration to show the functioning and full

operation of the machine.

10.5 Komponen Latihan (Training Component)

Komponen Latihan (Training Component) hanya perlu dimasukkan

sebagai sebahagian daripada perincian bagi peralatan yang besar/

sophisticated/mahal di mana pengguna memerlukan satu sesi latihan

ringkas menggunakan mesin/peralatan tersebut. Bagi alat-alat yang

kecil/mudah digunakan, komponen ini tidak perlu dimasukkan kerana

ianya akan meningkatkan kos peralatan tersebut. Komponen latihan

dengan jelas perlu menyatakan perkara-perkara berikut untuk

membolehkan semua penender membuat anggaran kos berpandukan

kepada skop kerja/perkhidmatan yang sama.

jangka masa latihan (contoh: 3 working days.... )

tempat latihan ( contoh: training to be provided on site...)

bilangan pensyarah (contoh: four (4) lecturers....)

skop latihan (jika dapat nyatakan dengan jelas/munasabah)


31

11.0 DOKUMEN LAMPIRAN C,D,E DAN F

Dokumen Lampiran C, D, E dan F adalah lampiran yang diperlukan semasa

proses penyediaan dokumen tender. Dokumen ini juga adalah dokumen yang

perlu dibangunkan dan dihasilkan oleh Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

Peralatan. Lampiran XIII XVI yang dilampirkan merupakan contoh dokumen

yang diperlukan di dalam dokumen tender.

a) Lampiran C Jadual Harga

Jadual ini adalah jadual yang perlu dilengkapkan dengan tawaran harga

oleh pihak petender semasa iklan tender dikeluarkan oleh Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (Pengajian Tinggi), KPM. Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi hanya menyediakan No Pakej, Kod Item, Item dan

Kuantiti sahaja.

b) Lampiran D Jadual Spesifikasi

Jadual spesifikasi adalah jadual yang disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kemahiran jawatankuasa terhadap

sesuatu peralatan yang diperlukan berdasarkan kepada kurikulum

politeknik. Penyediaan spesifikasi peralatan ini boleh dirujuk pada bab-bab

sebelum ini. Di dalam lampiran ini, ruang negara asal, jenama dan no

model serta spesifikasi peralatan akan dilengkapkan oleh petender.

c) Lampiran E Jadual Agihan

Jadual Agihan adalah jadual yang perlu disediakan oleh Jawatankuasa

Penyediaan Spesifikasi dalam penentuan pengagihan peralatan yang akan

dibekalkan oleh pembekal. Bagi proses penyediaan jadual ini,

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada keperluan

peralatan berdasarkan norma peralatan dan dokumen brif projek yang

disediakan oleh Jabatan Pengajian Politeknik, KPM. Selain itu,

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi perlu melihat kepada as built

drawing (sekiranya ada) bagi penentuan lokasi peralatan tersebut. Jadual

Agihan ini adalah sinonim dengan Jadual Anggaran Harga dan Jadual

Harga.


32

d) Lampiran F Jadual Anggaran Harga

Jadual ini merupakan anggaran harga jabatan yang disediakan oleh

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan berdasarkan kepada

harga pasaran semasa dengan mengambilkira faktor pengangkutan,

proses pembekalan dan penghantaran serta lain-lain kos yang berkaitan.

Kuantiti peralatan di dalam Jadual Anggaran Harga ini perlu selari dengan

Jadual Harga yang akan dilengkapkan oleh petender.


33

LAMPIRAN C

JADUAL HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH, KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI: SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO. PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL / JENAMA

DAN MODEL NO. KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

F.O.B. C.I.F F.O.B C.I.F

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

- Stand alone 7

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

Server 1

Camera 70

Complete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA

PERHATIAN

1. KEUTAMAAN : a. Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2. Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM50,000.00.

3. Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat:

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM50,000.00 dan barang tempatan. Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran.

4. Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9).

Tarikh:

LAMPIRAN XIII


34

LAMPIRAN XIV


35

LAMPIRAN XV


36

LAMPIRAN F

JADUAL ANGGARAN HARGA

TENDER BAGI MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJI (DIMANA BERKENAAN)

PERALATAN ICT DAN RANGKAIAN KAMPUS KE POLITEKNIK MUADZAM SHAH, KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

KATEGORI: SISTEM RANGKAIAN KAMPUS

NO. PAKEJ

KOD ITEM NAMA ITEM NEGARA ASAL / JENAMA

DAN MODEL NO. KUANTITI

HARGA SEUNIT (RM) JUMLAH HARGA (RM)

F.O.B. C.I.F F.O.B C.I.F

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1JEL PERKAKASAN

1JELKEL1 SERVER SYSTEM 5

40,000.00

200,000.00

1JELKEL2 DATA STORAGE SYSTEM 1

60,000.00

60,000.00

1JELKEL3 NETWORK TAPE BACKUP SYSTEM 1

45,000.00

45,000.00

1JELKEL4 UNINTERUPTABLE POWER SUPPLY SYSTEM

- Centralized (For server system at data center) 2

20,000.00

40,000.00

- Stand alone 7

10,000.00

70,000.00

1JELKEL5 CCTV Security Surveillance System

500,000.00

500,000.00

Server 1

Camera 70

Complete Monitoring and Recording hardware and software

1

JUMLAH HARGA 915,000.00

PERHATIAN

1. KEUTAMAAN : a. Column (4) -barang-barang buatan tempatan

Tandatangan Petender

2. Column (6) - Petender hendaklah menawarkan harga FOB bagi barang import sekiranya jumlah harga

[(6) x (7)] melebihi RM50,000.00.

3. Column (7) Petender hendaklah menawarkan harga CIF bagi semua barang import yang jumlah harga

Nama dan Cop Syarikat:

[(6) x (8) ] tidak melebihi RM50,000.00 dan barang tempatan. Harga CIF hendaklah termasuk semua cukai dan kos penghantaran.

4. Jumlah harga adalah jumlah harga FOB dan jumlah harga column ( 8)+(9).

Tarikh:

LAMPIRAN XVI


37

12.0 Dokumen Integriti Pact

Semasa menyediakan spesifikasi peralatan, Integrity Pact perlu dilaksanakan

untuk meningkatkan ketelusan dalam perolehan Kerajaan yang dijangka akan

mengurangkan dan membasmi gejala rasuah. Umumnya, Integrity Pact

merupakan satu proses pengisytiharan oleh pegawai Kerajaan yang

menandatangani satu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan

rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-

tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak

tersebut. Pelaksanaan Integrity Pact merupakan salah satu inisiatif utama di

bawah National Key Result Area Corruption.

Kementerian Kewangan Malaysia telah mengeluarkan Surat Arahan

Perbendaharaan (SAP) bertarikh 1 April 2010 yang memaklumkan mengenai

pelaksanaan Integrity Pact dalam perolehan Kerajaan. Dokumen Integriti Pact

bagi Lampiran B dan Lampiran C adalah borang-borang yang akan diedarkan

oleh urusetia pada sebelum dan selepas bengkel penyediaan spesifikasi

peralatan dijalankan. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan perlu

melengkapkan dan mengembalikan dokumen ini kepada urusetia untuk difailkan

dan dilampirkan bersama laporan yang berkaitan.

a) Lampiran B

Lampiran B adalah borang mengenai akuan bagi perlantikan sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi berdasarkan kepada dokumen

spesifikasi yang akan dibangunkan. Di dalam dokumen ini,

jawatankuasa akan membuat pengakuan bahawa tiada penglibatan

dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa dokumen

yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta Rahsia Rasmi

1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009

(Akta 694). Lihat Lampiran XVII


38

b) Lampiran C

Manakala Lampiran C adalah borang pengakuan bahawa

jawatankuasa yang terlibat telah menyelesaikan tugas sebagai Ahli

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi dan mengakui bahawa tiada

penglibatan dalam mana-mana amalan rasuah dan mengakui bahawa

dokumen yang dibangunkan adalah sulit dan terikat dengan Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) dan Akta Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah 2009 (Akta 694). Lihat Lampiran XVIII


39

LAMPIRAN XVII


40

LAMPIRAN XVIII


41

BAB 13: PENUTUP

Garis panduan ini merupakan dokumen yang menjadi panduan kepada pegawai

yang dilantik oleh Ketua Setiausaha , Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai

Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi Peralatan Politeknik dalam

menghasilkan dokumen spesifikasi. Dokumen ini juga menyentuh secara

menyeluruh tentang tatacara dan prosedur yang perlu dilaksanakan oleh

jawatankuasa berdasarkan kepada dasar kementerian khususnya Prosedur

Operasi Standard (SOP) yang diamalkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik.

Dengan adanya dokumen garis panduan ini, diharapkan agar semua pegawai

yang terlibat di dalam proses perolehan ini dapat melaksanakan proses

perolehan berdasarkan kepada peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa

seperti yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia.

Penaung

Datuk Haji Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

Penasihat

Haji Azizi bin Lin Pengarah

Bahagian Pembangunan Akademik, JPP

Penulis

Puan Hafizah Rina binti Abas Penolong Pengarah


Puan Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah


Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PjH, Aras 3-5, Jalan P4W

Persiaran Perdana, Presint 4 62100 PUTRAJAYA

Tel : 03-8891 9000

Faks : 03-8891 9316 Laman Web : http://.politeknik.gov.my

Facebook : politeknik.edu

Cetakan Pertama: Oktober 2013

http://.politeknik.gov.my/

COVERPENYEDIAAN SPESIFIKASI

Documents

garis panduan penyediaan spesifikasi peralatan politeknik