48
Bucureşti 2012 UNIVERSITATEA TITU MAIORESCU BUCUREŞTI FACULTATEA DE PSIHOLOGIE INFORMATICA PSIHOLOGICĂ CURSUL 1 MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR IN SISTEM TIC MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR IN SISTEM TIC Autor: Autor: Prof.univ.dr. Prof.univ.dr. ing. ing. Titi Titi PARASCHIV PARASCHIV

GESTIUNEA DOCUMENTELOR

Embed Size (px)

DESCRIPTION

doc

Citation preview

Bucureşti2012

UNIVERSITATEA TITU MAIORESCU BUCUREŞTIFACULTATEA DE PSIHOLOGIE

INFORMATICA PSIHOLOGICĂCURSUL 1

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR IN SISTEM TICMANAGEMENTUL DOCUMENTELOR IN SISTEM TIC

Autor:Autor:Prof.univ.dr.ing.Prof.univ.dr.ing.Titi PARASCHIVTiti PARASCHIV

1. Organizatia si fluxurile informationale;

2. Probleme actuale in gestionarea documentelor;

3. Sisteme pentru managementul electronic al documentelor

(EDMS);

4. Conditii pe care trebuie sa le indeplineasca un EDMS;

5. Functiile unui EDMS;

6. E-Guvernare

7. Semnatura electronica.

CUPRINS

Organizatia si fluxurile informationale

Date. Informatii. Decizii

SISTEM DECIZIONAL

SISTEM INFORMAŢIONAL

SISTEM OPERAŢIONAL

informaţii

date

decizii

decizii

MEDIUL EXTERIOR

ORGANIZAŢIA

Date

Date + Date = Informatii

Informatii + Informatii = Decizii

SISTEM INFORMATIONAL

Ansamblul organelor care genereaza, transmit si prelucreaza informatii, al metodelor, tehnicilor, procedurilor, limbajelor si mijloacelor ce sunt utilizate intr-o conceptie unitara, in vederea asigurarii fondului necesar de informatii pentru organele de conducere, cat si pentru cele de executie.

Conditii ale succesului

Documente primare (DATE)

Grafice de analiza / Situatii

centralizatoare(INFORMATII)

(DECIZII)

Culegere +

Prelucrare

Analiza+

Transmitere

min Ti + min Td + min Thmin Ti + min Td + min Th

Implementare+

Rezultate

$ (PROFIT)

Ti Td Th

Ti – durata procesului informationalTd – durata procesului decizionalTh – durata obtinerii rezultatelor

Informatia

- oferă suportul deciziei manageriale în orice sistem şi în cadrul oricărei

organizaţii;

- are ca principal suport documentul;

- este transmisă pe fluxuri şi circuite informaţionale;

- este generată de, şi generează date;

- datele se regăsesc în: formă structurată (baze de date) + formă

nestructurată (fişiere).

=

???

Document netipizat Document tipizat

Eficienta creste atunci cand folosim…

DateInformatii

Managementul inregistrarilor

Managementul documentelor

Documentul

Semantic

1. Act prin care se adevereşte, se recunoaşte sau se preconizează un fapt, se confer un drept, se recunoaşte o obligaţie.

2. Text scris sau tiparit, inscriptie sau alta marturie servind la cunoasterea unui fapt real sau actual sau din trecut

Documentul clasic (pe hârtie) - coli de hărtie (originale sau copii), pe care sunt trecute (tipărite, caligrafiate, desenate etc.) informaţiile, care sunt validate prin semnături, ştampile etc. şi care îndeplinesc anumite funcţiuni (corespondenţă, decizii, înstiinţări, contracte etc.).

Documentul digital - orice fel de suport (coli de hârtie, fişiere electronice de orice format – text, rapoarte, proiecte, desene, audio, video etc.), pe care sunt trecute (tipărite, caligrafiate, desenate etc.) informaţiile, care sunt validate prin semnături, ştampile etc. şi care îndeplinesc anumite funcţiuni (corespondenţă, decizii, înstiinţări, contracte etc.).

Ciclul de viata al documentelor

APARITIE PRELUCRARE

ARHIVA

Managementul documentelor

Importanta managementului documentelor

- monitorizarea şi controlul documentelor;- organizarea documentelor de provenienţă internă şi externă;- organizarea proceselor;- rapiditatea luării deciziilor la nivel de conducere şi la nivel departamental.

Management eficient

Informatizarea proceselor

EDMS

Probleme actuale in gestionarea Probleme actuale in gestionarea documentelordocumentelor

1. Gestionarea unei cantitati mari de documente;1. Gestionarea unei cantitati mari de documente;2. Directionarea documentelor catre factorii responsabili;2. Directionarea documentelor catre factorii responsabili;3. Continutul informational al documentelor si 3. Continutul informational al documentelor si transmiterea transmiterea informatiilor; informatiilor;4. Cautarea documentelor;4. Cautarea documentelor;5. Arhivarea documentelor;5. Arhivarea documentelor;6. 6. Actualizarea şi prelucrarea documentelor (lucrul cu Actualizarea şi prelucrarea documentelor (lucrul cu versiuni sau copii)versiuni sau copii);;7. Securitatea documentelor.7. Securitatea documentelor.

Sisteme pentru managementul Sisteme pentru managementul electronic al documentelorelectronic al documentelor

- EDMS - - EDMS -

Electronic Document Management System (EDMS) = sistem informatic (sau un set de programe informatice), utilizat pentru a urmări şi stoca documente digitale şi/sau imagini ale documentelor pe hârtie.

Managementul electronic al documentelor

- reducerea cheltuielilor bugetare;

- protejarea mediului (Green Technology);

- eficienta in gestionarea documentelor;

- incurajarea automatizarii proceselor;

- cresterea eficientei si productivitatii proceselor organizationale;

- imbunatatirea comunicarii si colaborarii la nivel inter-departamental;

- reducerea timpului alocat procesului decizional;

- performanţă decizională;

- securitate sporită.

-

AVANTAJE

EDMS

- gestioneaza milioane de documente si gaseste un document

in cateva secunde;

- partajeaza documentele cu colegii în timp ce protejeaza informațiile

confidențiale;

- permite accesarea documentelor in timpul unei calatorii;

- publica documentele pe suport hard (CD, DVD etc.);

- realizeaza back-up pentru recuperarea documentelor si informatiilor

in caz de dezastru.

AVANTAJE

EDMS

EDMS in cifre- 40% din timpul de lucru al unui angajat se pierde prin gestionarea unor documente care nu legatura cu obiectevele muncii sale.

- Un angajat petrece in medie… …12 minute pentru a procesa un document, din care… …9 minute pentru a-l cauta, identifica si a-l accesa, si …3 minute pentru a-l prelucra efectiv.

…Studiu “PriceWaterhouseCooper“

EDMS in cifreSTATISTICA:

- 19 copii pentru fiecare document;- 20$ cheltuiti pentru procesarea fiecarui document;- 1 din 20 de documente se pierde;- 120$ cheltuiti pentru cautarea fiecarui document pierdut;- 250$ cheltuiti pentru refacerea unui document pierdut;- 25.000$ cheltuiti pentru a umple un sertar cu documente si 2.000$ pentru a-l gestiona anual.

…Studiu “IDC“

EDMS in cifreEsantion – 550 companii de marime mijlocie, mare si exterprise

- 68% au afirmat ca initiativele eficiente de management al documentelor genereaza imbunatatiri competitionale, profituri si venituri;- Managementul eficient al documentelor influenteaza serviciile pentru clienti;- Mai mult de jumatate din informatiile pe care companiile la pun la dispozitia clientilor se prezinta sub forma unor documente pe hartie;- In medie, acesti respondenti estimeaza ca vor obtine reduceri ale costurilor cu 20%. …studiu IDC, 2007

Conditii pe care trebuie Conditii pe care trebuie sa le indeplineasca un sa le indeplineasca un

EDMSEDMS

- - IntroducereaIntroducerea documentelor, de orice tip şi de pe orice format, în sistem; documentelor, de orice tip şi de pe orice format, în sistem;- - Posibilitatea Posibilitatea indexăriiindexării automate a acestora; automate a acestora;- - RegăsireaRegăsirea rapidă a documentelor; rapidă a documentelor;- - Introducerea pe Introducerea pe fluxurifluxuri prestabilite sau ad-hoc; prestabilite sau ad-hoc;- - ClasificareaClasificarea automată a documentelor; automată a documentelor;- - Posibilitatea Posibilitatea arhivăriiarhivării documentelor precum şi gestionarea atât a arhivelor cât şi a documentelor precum şi gestionarea atât a arhivelor cât şi a mediilor de stocare ale acesteia;mediilor de stocare ale acesteia;- - Posibilitatea aplicării Posibilitatea aplicării politicii de securitate politicii de securitate a organizaţiei;a organizaţiei;- - Folosirea facilă Folosirea facilă de către membrii organizaţiei;de către membrii organizaţiei;- - Posibilitatea personalizării Posibilitatea personalizării cu resurse proprii;cu resurse proprii;- - Posibilitatea accesului de la distanţă Posibilitatea accesului de la distanţă prin intermediul browser-elor web;;prin intermediul browser-elor web;;- - Să nu necesite Să nu necesite resurse hardware resurse hardware deosebite;deosebite;- - Să permită Să permită interconectarea cu alte aplicaţii informatice interconectarea cu alte aplicaţii informatice ale beneficiarului (SAP, ale beneficiarului (SAP, ERP, CRM, BI etc.).ERP, CRM, BI etc.).

AAriile de cuprindere ale unui EDMSriile de cuprindere ale unui EDMSMedical/SănătateMedical/Sănătate EducaţieEducaţie AdministraţieAdministraţie FinanciarFinanciar GuvernamentalGuvernamental IndustrieIndustrie

SpitaleSpitale UniversităţiUniversităţi LocalăLocală BănciBănci MilitarMilitar MetalurgieMetalurgie

PolicliniciPoliclinici Centre de Centre de

pregătirepregătire

PublicăPublică Companii de Companii de

asigurăriasigurări

JuridicJuridic TransportTransport

Case de asigurări de Case de asigurări de

sănătatesănătate

LiceeLicee RegiiRegii Organizaţii de Organizaţii de

controlcontrol

Construcţii de Construcţii de

maşinimaşini

FarmaciiFarmacii InspectorateInspectorate Resurse umaneResurse umane ExtractivăExtractivă

Agenţii naţionale şi Agenţii naţionale şi

internaţionaleinternaţionale

Electronică şi Electronică şi

telecomunicaţiitelecomunicaţii

Ce presupune Ce presupune implementarea unui implementarea unui

EDMS ?EDMS ?

1. Realizarea unei analize complete a nevoilor informaţionale ale organizaţiei

Sistemul de management al documentelor trebuie

să fie 100% particularizabil si sa nu constranga organizatia

sa-si schimbe fluxul informational

2. Analiza fluxurilor informaţionale şi de documente

Echipa de implementare trebuie sa fie calificata si

sa aiba experienta in domeniul analizei

sistemelor informationale

3. Achizitia unor solutii adaptate la cerintele organizatiei

Cunoasterea nevoilor organizatiei;

Cunoasterea solutiei pe care doriti sa o achizitionati SAU achizitionarea unei

solutii 100% particularizabila.

4. Existenta functiilor pentru personalizarea solutiei

Achizitionarea unei solutii 100% particularizabila;

Modul de particularizare sa nu implice modificarea

codului sursa al programului si sa fie la

indemana oricarui angajat cu cunoastinte medii de

IT.

5. Estimarea costurilor totale de proprietate

Estimarea tuturor costurilor;

Includerea in contract a obligatiilor firmelor furnizoare

referitoare la serviciile de mentenanta, suport si training;

Actualizari gratuite de soft.

Funcţiile sistemului de Funcţiile sistemului de management electronic al management electronic al

documentelordocumentelor

1. Instrumente pentru captura si importul documentelor in

sistem;

2. Metode pentru pastrarea si arhivarea documentelor;

3. Instrumente pentru indexarea si regasirea documentelor;

4. Instrumente pentru distribuirea in interiorul/afara sistemului;

5. Instrumente pentru asigurarea securitatii la nivel de

document.

COMPONENTE

EDMS

Captura documentelor

CAI DE INTRARE

- Scanare;- Fax;- E-mail;- Import de fisiere;- Tiparire din alte aplicatii.

INDEXARE

- Manuala;- Automata;- OCR; OMR; ICR;- Drag and Drop;- OMR;- Coduri de bare.

Managementul documentelor1. Căutarea, se poate face:• normal – documentul este căutat după informaţiilor conţinute în forma care îi este asociată;• full-text – se face în toate formatele sistemului propriu (taguri, ataşamente, casete de text OCR), dar şi în interiorul documentelor native (ex. Word, Adobe);• forţat – se face în conţinutul documentului, adnotaţii, marcaje, taguri, index, text captat prin OCR etc.

2. Verificare intrare/ieşire (check in/check out)

Check Out – trimiterea documentului într-un director în vederea prelucrării;

Check In – salvarea modificărilor făcute asupra documentului.

Folder iniţial

Folder DEPOZIT

Folder DESTINAŢIE

Folder iniţial

(alt folder)

mutare

Document iniţiial

Check Out

Check Out

Check In

Check In

Document versiunea 1

Document versiunea 2

Document versiune

finală

3. Versionare – în urma unei operaţii de check in se obţine o nouă versiune a documentului; toate versiunile sunt păstrate într-un repository.

4. Vizualizare - este permisă doar de utilizatorii cu drepturi.

5. Colaborare – se realizeaza la orice nivel, intre operatori si aplicatii.

6. Extensii Web – se utilizeaza browser-ele web pentru accesul la resurse.

7. Fluxuri de lucru – automatizarea proceselor cu respectarea procedurilor (Rutare + Distribuire); urmarirea sarcinilor.

8. Marcaje si adnotari

Odata ce documentele sunt indexate si stocate utilizatorii pot folosi optiunile de marcare si adnotare:

- Stampile;- Semnaturi;- Casete de text;- Evidentieri;- Atasari de documente.

Arhivarea documentelor--- Permite conservarea fidelă a documentului în conformitate cu normativele caracteristice arhivelor

--- Permite conservarea fidelă a documentului în conformitate cu normativele caracteristice arhivelor

- Se face: Manual sau Automat- Se face: Manual sau Automat

• Obţinerea informaţiilor reale, concrete, complete, integrate din activitatea curentă a instituţiei şi a compartimentelor sale, în care se implementează sistemul, precum şi folosirea datelelor de către alte instituţii autorizate;• Viteza mare de acces la documentele stocate;• Sistemul trebuie să permită stocarea atât a documentelor fiscale cât şi a unor descriptori ai acestor documente folosiţi la regăsirea informaţiei;

• Posibilitatea accesării în timp real şi într-o formă identică cu a originalului a documentului regăsit;

• Posibilitatea regăsirii atât a documentelor fiscale de raport în forma raportată către instituţiile abilitate, cât şi a documentelor constitutive a acestor raportări;

• Posibilitatea cererii şi transmiterii documentelor în format electronic către alte instituţii micşoreaza timpul de procesare şi ajută la eficientizare activităţii;

• Organizarea colecţiilor de documente digitizate într-o structură ierarhică în conformitate cu schemele de indexare;

• Posibilitatea utilizării schemelor de indexare multiple;

• Posibilitatea moştenirii metadescriptorilor conform ierarhiilor de obiecte definite conform schemelor de indexare;

- Arhivarea documentelor electronice, semnate digital prezintă o serie de avantaje printre care putem enumera:

- Posibilitatea menţinerii datelor într-o formă coerentă, respectând standardele moderne de tranzacţionare, structurare şi reprezentare a datelor;- Posibilitatea folosirii din plin a datelor descriptive ale documentelor fiscale (metadescriptorii asociaţi sunt preluaţi şi folosiţi nativ);- Manevrabilitatea sporită rezultată din folosirea unei forme de reprezentare digitală care poate fi uşor exploatată în formă nativă sau tiparită;- Stocarea metadescriptorilor în baze de date, folosind nomenclatoare pentru relaţionarea datelor;- Introducerea o singură dată a informaţiei, în momentul în care documentul a apărut, şi folosirea acesteia în toate domeniile de interes.

EE-Guvernare -Guvernare

Guvernarea electronică Guvernarea electronică sausau e-Guvernare e-Guvernare sausau e-Government e-Government constă în constă în interacţiunea interacţiunea dintre guvern, parlament şi alte instituţii publice dintre guvern, parlament şi alte instituţii publice cu cetăţenii prin intermediul tehnologiei cu cetăţenii prin intermediul tehnologiei informaţiei.informaţiei.

Guvernarea electronica

1. 1. sporirea gradului de interoperabilitate a sistemelor informatice în exploatare;sporirea gradului de interoperabilitate a sistemelor informatice în exploatare;2. 2. consolidarea bazelor de date;consolidarea bazelor de date;3. 3. realizarea unor nomenclatoare unice pentru toate sistemele informatice într-realizarea unor nomenclatoare unice pentru toate sistemele informatice într-o administrația publică; o administrația publică; 4. 4. asigurarea exploatării eficiente a aplicaţiilor informatice (cursuri de asigurarea exploatării eficiente a aplicaţiilor informatice (cursuri de specializare a utilizatorilor etc.);specializare a utilizatorilor etc.);5. 5. îmbunătăţirea accesului la informaţii şi servicii publice în conformitate cu îmbunătăţirea accesului la informaţii şi servicii publice în conformitate cu legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal şi liberul acces la legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal şi liberul acces la informaţiile de interes public. informaţiile de interes public.

Obiectivele guvernarii electronice

e-e-Guvernare Guvernare

Sistemul Electronic National (SEN)

Portalul e-Guvernare.ro

Semnatura electronicaSemnatura electronica

Semnatura electronică Semnatura electronică reprezintă un reprezintă un set de date care set de date care caracterizează documentele sau mesajele transmise pe caracterizează documentele sau mesajele transmise pe InternetInternet..

Semnatura electronica

Semnatura electronica

simpla Semnatura electronica

extinsa

- Gestionarea semnaturilor electronice (server intern de - Gestionarea semnaturilor electronice (server intern de certificare sau server extern de certificare);certificare sau server extern de certificare);- Validarea cheiilor publice a unei persoane gazduite pe - Validarea cheiilor publice a unei persoane gazduite pe terţe servere în tranzacţiile fiscale bazate pe semnături terţe servere în tranzacţiile fiscale bazate pe semnături electronice;electronice;- Cheia Electronică - mijloc intern simplu, sigur şi eficient - Cheia Electronică - mijloc intern simplu, sigur şi eficient de validare a tranzacţiilor cu documente fiscale pe baza de validare a tranzacţiilor cu documente fiscale pe baza fluxurilor de aprobare;fluxurilor de aprobare;

Facilitati (Legea 455/2001)

- Regăsirea informaţiei despre semnatării unui document - Regăsirea informaţiei despre semnatării unui document fiscal şi despre funcţia ocupată în momentul semnării fiscal şi despre funcţia ocupată în momentul semnării documentului, regăsirea traseului funcţional.documentului, regăsirea traseului funcţional.- Admiterea ca probă judiciară a unui document semnat - Admiterea ca probă judiciară a unui document semnat electronic;electronic;- Un document fiscal semnat electronic este mult mai - Un document fiscal semnat electronic este mult mai sigur din punct de vedere al posibilităţii falsificării şi sigur din punct de vedere al posibilităţii falsificării şi impersonării de semnatură.impersonării de semnatură.

Facilitati (Legea 455/2001)

Certificatul digitalCertificatul digital este, de regulă, corespondentul este, de regulă, corespondentul actului de identitate în mediul digital. Acesta este un actului de identitate în mediul digital. Acesta este un fișier care conține atribute de identificare a persoanei fișier care conține atribute de identificare a persoanei și date tehnice necesare verificării semnăturii și date tehnice necesare verificării semnăturii electronice.electronice.

Certificatul digital

Verificarea cunostintelor

1. Considerati ca fiind util implementarea unui EDMS intr-o unitate de invatamant? Justificati.

2. Realizati o paralela intre un EDMS si un sistem de e-Learning.