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Gestão de

Tesouraria

Tem possibilidade, no KeyInvoice, de fazer a gestão das suas

despesas, bem como a reconciliação bancária.

Deverá iniciar a configuração deste módulo com a criação dos Bancos

e das respetivas Contas Bancárias. Para criar o Banco vá ao menu

Gestão de Tesouraria -» Tabelas – Bancos.

Clique em “Novo” e introduza o nome do Banco no campo

“Designação”. Tem ainda a possibilidade de activar ou desactivar os

bancos criados. Clique em Gravar.

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De seguida deverá criar as suas “Contas Bancárias”. Vá de novo ao

menu Gestão de Tesouraria -» Tabelas -» Contas.

Clique em “Novo”. Preencha com a informação solicitada e escolha o

Banco (anteriormente criado) que deverá ficar associado a essa

conta.

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Dentro da Ficha da Conta, tem outros dois separadores, para além do

“Dados Gerais”: “Contactos” e “Saldo Inicial”.

- No separador Contatos, tal como o próprio nome indica, deverá

colocar a informação relativa à sua dependência bancária.

Os dados que aqui colocar são meramente informativos, cujo objetivo

principal é a consulta dos mesmos em caso de necessidade.

- Já no separador “Saldo Inicial” deve inserir o seu saldo actual para

que possa, por exemplo, iniciar a utilização da reconciliação bancária

no programa com o seu “saldo real”.

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Ao criar uma nova conta terá ainda o separador “Movimentos” onde

poderá consultar todos os movimentos (histórico) associados a essa

conta.

Ainda em Tabelas (no menu Gestão de Tesouraria) deverá criar as

Entidades.

Aqui o objectivo é criar as entidades às quais efectuam pagamentos,

como por exemplo, o seu fornecedor de eletricidade, de combustível,

à Autoridade Tributária, etc…

Ao clicar em “Novo” deverá preencher a Ficha de Entidade com a

informação pretendida e clicar em “Gravar”.

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Dentro da Ficha de Entidade terá ainda o separador Despesas, que irá

apresentar todo o histórico de despesas registadas associadas a esta

entidade.

Ainda nas Tabelas, terá a opção “Tipos de Despesa”.

Por defeito, o KeyInvoice já tem criados alguns tipos, no entanto

poderá criar os que pretender clicando em “Novo”.

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Dentro de cada ficha do Tipo de Despesa que criar terá os

separadores “Subdespesas” e “Movimentos” que irão apresentar o

histórico de cada um.

No separador das “Subdespesas” terá a possibilidade de criar novas.

A partir daqui tem a maioria das configurações efetuadas de forma a

começar a fazer a sua gestão.

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Menu Geral

No menu Geral, no que diz respeito à Gestão de Tesouraria, a

primeira opção que tem é a “Visão Geral”.

Tal como o nome indica, neste menu tem várias estatísticas que

permite obter informação através de gráficos e consultar os “Tops”.

Aqui poderá consultar graficamente os movimentos das contas

configuradas bem como das despesas registadas.

Poderá ainda consultar o Top das Despesas (relativamente ao ano e

mês) e da respetiva Entidade.

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Para registar uma Despesa vá ao menu Geral -» Despesas e clique em

Novo.

Introduza uma Referência e defina a Data desta despesa. Escolha o

Tipo de Entidade e de seguida escolha a Entidade ou Fornecedor

pretendido.

No separador “Detalhes” terá a possibilidade de colocar informação

adicional sobre esta Despesa que está a registar, como uma

Descrição ou uma Observação.

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Para discriminar a Despesa clique em “Adicionar Linha Despesa”.

A partir daqui já terá a possibilidade de registar o “Tipo de Despesa”,

colocar uma “Descrição” e a respetiva taxa de IVA e Valor.

Para adicionar mais despesas clique em “Adicionar Linha Despesas”.

Tem ainda a possibilidade de indicar se a despesa já se encontra ou

não liquidada.

Ao activar a opção “Pago” poderá descriminar a “Conta” de origem do

pagamento, a “Data/Movimento” (importante caso pretenda fazer a

conciliação bancária), a “Data do Valor” e a “Descrição”, caso

pretenda.

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No menu “Movimentos” tem a possibilidade de consultar, através de

um gráfico ou detalhadamente, o que registou no programa.

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Também tem à sua disposição o menu Extrato Bancário, onde tem a

possibilidade de importar o extrato do seu banco e efectuar a

respectiva reconciliação.

Caso tenha o ficheiro do extrato do seu banco na sua posse, clique

em “Importar Extrato”.

Aqui terá de definir a conta em questão e introduzir uma descrição.

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De seguida basta copiar as colunas do ficheiro do banco e colar na

área abaixo indicada.

Depois de clicar em “Continuar” terá de definir ao que corresponde

cada coluna introduzida e clique em “Concluir”.

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Depois de confirmar a importação será apresentada a informação de

acordo com as colunas definidas e terá possibilidade de fazer a

“Reconciliação Bancária”.

Ao clicar em “Reconciliação” poderá associar o seu extrato aos

movimentos registados no programa.

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Como associar um Tipo de Despesa a um documento de Compra?

Para associar um tipo de despesa a um Artigo ou Serviço inserido

num documento de compra vá (por exemplo) a Compras -» Compras -

» Faturas e crie uma nova Fatura.

Depois de inserir o Artigo ou “abrir” a linha de serviço terá o campo

“Despesa” que lhe permite definir a que tipo de despesa se refere o

mesmo.

O que significa que no programa tem duas formas de registar

despesas: através de um documento de compra ou através do menu

Gestão de Tesouraria -» Geral -» Despesas.

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Como associar um movimento bancário a uma venda?

Tem possibilidade de registar movimentos de tesouraria aos

documentos Fatura/Recibo, Fatura Simplificada e Recibo de Cliente.

Para o fazer entre no registo do documento em questão (depois de

finalizado) e terá o separador “Tesouraria”.

Neste registo deverá indicar a “Conta” pretendida, a “Data do

Movimento e a do Valor” e colocar uma “Descrição”. Finalize clicando

em “Gravar Movimento”.

Ao registar os movimentos já terá a possibilidade de, posteriormente,

efectuar a reconciliação bancária, através do extrato bancário.