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HiperDOC !!

GESTIÓN DOCUMENTAL.GESTIÓN DOCUMENTAL.GESTIÓN DOCUMENTAL.GESTIÓN DOCUMENTAL.ArchivaTech / ArchivaDOC.

Cualquier Empresa o Institución que precise de:

Gestión Documental y la LOPD.

Gran parte de la información que se guarda en losordenadores de cualquier empresa, oficina,despacho o administración pública (por no hablar dejuzgados, notarías, registros…) tiene carácterconfidencial o está sujeta a la aplicación de la LeyOrgánica de Protección de Datos, más conocida por sus siglas, LOPD.

La correcta protección de estos documentos en formato electrónico se puederealizar por muchos medios, con numerosas herramientas, y una de las másadecuadas es un programa de Gestión Documental que, además deorganizar y clasificar estos archivos asigne a cada uno el nivel de seguridadadecuado de forma que solamente puedan acceder a ellos las personasdebidamente autorizadas.

Gestión Documental y la normas ISO.

Los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) se han convertido en unanecesidad para empresas e instituciones en la búsqueda de la excelencia enla ejecución de sus procesos, de la satisfacción del cliente y del aumento delos niveles de competitividad en el mercado, a partir del cumplimiento derequisitos definidos para cada tarea.

Paralelamente, el mercado ha evolucionado en el desarrollo de soluciones deGestión Documental para que las empresas e instituciones dinamicen lagestión administrativa, den soporte a la misión de negocio y evidencien susacciones ante los entes de control y vigilancia autonómicos y/o estatales.

Teniendo en cuenta esto, este software le permitirá diseñar e implementar unSistema de Gestión Documental a partir de los requisitos legales, de laorganización de su empresa y del cliente en general desde la apropiaciónmetodológica de los Sistemas de Gestión de la Calidad ISO9000 / ISO14000.

La Oficina SIN papel.

Transforme sus documentos en formato papel a formato electrónico digital,facilitando de forma segura el acceso a los mismos a todos sus empleados,reduciendo significativamente sus costes y sus riesgos.

Características del Sistema:

• Organización de documentos (expedientes) estructurada.

• Rápida y Ágil inserción de nuevos documentos en cualquier formato.

• Potente sistema de búsqueda de información.

• Interfaz amigable e intuitivo, tipo “Explorador de Windows”.

• Seguridad personalizable.

• Interfaz Web de consulta opcional.

Organización:

“Indexe” sus documentos con la información adecuada y concreta deidentificación del mismo, organizandolos en carpetas de documentos.

Inserción:

Incorpore nuevos documentos o expedientes en sus sistema de gestióndocumental de forma ágil y simple, directamente desde su escaner en lacarpeta que en ese momento tenga abierta o en la carpeta de “Entrada” delsistema para indexarlo posteriormente.

Búsqueda:

Localice la información directamente en su estructura de documentos obúsquela en todo su archivo, bien mediante las palabras clave con las queindexó el mismo o con las que están dentro del texto del mismo.

Interfaz:

Gestione sus documentos mediante un interfaz amigable e intuitivo similar aldel “Explorador de Windows”, organizando su información en carpetas, dedistintos colores, y abriendo sus documentos con un simple click.

Seguridad:

El uso del potente motor de Base de Datos ORACLE, así como un simple perocompleto sistema de seguridad a través de la definición de perfiles y usuariosle permite garantizar la seguridad de acceso y copia de sus documentos.

Opcionalmente puede dotarse a la aplicación de los módulos necesarios paradar soporte a Certificación, Encriptación e incluso e-Factura.

Interfaz Web de Acceso:

Como opción se podrá disponer de una aplicación Web de consulta pararealizar accesos remotos via Internet a su base de datos documental.

BENEFICIOS:BENEFICIOS:BENEFICIOS:BENEFICIOS:

• Ahorro de costes por reducción detareas físicas de documentos.

• Independencia del papel, evitedeterioro o pérdida de documentos.

• Mayor seguridad en el acceso a suinformación, al ser independiente de suspuestos Windows.

• Gestión del conocimiento, a teneracceso a la misma de forma inmediata.

• Mejora de la calidad de sus procesosdocumentales, optimizando el flujo detrabajo entre servicios y usuarios.

• Implantación de normas de segurdadacordes a la LOPD.

• Implantación de Sistemas de Gestiónde Calidad bajo estándares ISO.

Funcionalidades:Funcionalidades:Funcionalidades:Funcionalidades:

• Digitalización rápida y de calidad,mediante lotes.

• Campos de indexación mínimoscreados y configurados (Nº deExpediente, Tipo de Documento,Fechas, etc..).

• Almacenamiento rápido y seguro enOracle.

• Acceso centralizado desde la propiaaplicación, inserción y extracción dedocumentos mediante el simplemecanismo de arrastras y soltar.

• Visualización en un simple click.

• Almacenamiento y búsqueda sobremillones de documentos.

• Seguridad centralizada en su ActiveDirectory de Windows Server.

• Control y trazabilidad del sistema.

Servicios Asociados:Servicios Asociados:Servicios Asociados:Servicios Asociados:

• Escaneo y digitalización dedocumentos.

• Definición de las metodologías,procedimientos, normativas y tareaspara la correcta gestión documental.

• Elaboraciones de planes de calidad.

• Control de calidad de los procesos.