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Gestor documental Alfresco

Entrar en la aplicación con vuestro usuario y contraseña, en la dirección:

https://alfresco.hezkuntza.net/alfresco id.: adm-centro pass: Kt67Rst

Lo primero que se nos muestra es un espacio denominado “My Alfresco”.

En la parte superior, en una barra de herramientas, encontramos: (1) el acceso al espacio de trabajo, (2) las opciones de usuario, (3) mostrar u ocultar el panel lateral izquierdo, y la ayuda en inglés, (4) la desconexión, y más a la derecha (5) un buscador. También podemos ver los espacios de trabajo en el panel lateral izquierdo (3).

A la derecha, disponemos de un enlace ( ) que nos lleva a la configuración del escritorio o como se nos va a presentar de forma personalizada la información.

Alfresco. Si accedemos (2) a las opciones de usuario (User Options), tenemos la posibilidad de modificar los datos del administrador, o cambiar la contraseña,… No es lógico que lo hagamos, puesto que es la que se utilizará normalmente también en otras aplicaciones.

Más abajo, tenemos las diferentes opciones de Administración de elementos eliminados.

Tiene similares opciones a la papelera de Windows. Podemos buscar por nombre o contenido, y en un tiempo determinado. Después de encontrar lo que buscaba, puedo recuperar o borrar definitivamente. Arriba, a la derecha encontramos el botón “Close”, para volver al espacio anterior.

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Alfresco. Empezamos a trabajar en nuestra instancia. Tenemos 3 secciones: “Company Home”, “My Home”, “My Alfresco”.

• Company Home: Estructura de la raíz de Alfresco, es el acceso a la página principal de la “empresa”. De aquí cuelgan todos los otros documentos y Espacios de trabajo.

• My Home: Acceso directo a nuestro espacio personal. En este como somos los administradores, vemos toda la estructura de la “empresa”.

• My Alfresco: Alfresco Dashboard (concepto parecido a un portlet / panel de configuración). Como ya hemos visto, podemos personalizar /modificar la presentación de los contenidos.

La sección de trabajo y administración es “Company Home”.

En esta interface se presenta la información del propio espacio junto con una barra de herramientas, y la información que contiene separada en dos cajas: “Browse Spaces” – “Examinar espacios” (arriba) y “Content Items” - Elementos contenidos, más abajo. La pequeña barra de herramientas:

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Alfresco.

(0) muestra las Reglas que afectan a este espacio o documento de trabajo.

Add Content Añadir contenido (para subir todo tipo de documentos) al espacio de trabajo en cuestión. Create Crear (espacios, contenido y asistente avanzado)

More Actions Más acciones (depende de donde estemos tenemos más opciones).

Icon View Es el modo de visualización o presentación de los contenidos.

La barra lateral puede presentar los contenidos por lo menos de dos modos distintos:

1. modo de navegación por las distintas secciones (Navigator) 2. modo de trabajo en plataforma (Shelf) para la manipulación de la información

de las diferentes secciones. 3. Otra opción, (OpenSearch) nos permite contenidos. A diferencia de una barra de

herramienta de búsqueda solo de Alfresco, también nos permite optar por la búsqueda en diferentes repositorios (otros Alfrescos, …).

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Alfresco. En la imagen (1) el panel lateral nos muestra las carpetas o espacos con los que hemos trabajado (Navigator). En la imagen (2) nos muestra los últimos documentos, espacios o enlaces que hemos visitado o accedido (Shelf).

Espacios de trabajo

Los espacios de trabajo que “cuelgan” de nuestra raíz, tienen una serie de iconos / herramientas que, en función de los privilegios del usuario, permiten:

nos da la información de la carpeta o espacio de trabajo.

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Alfresco.

Importante: nos muestra los roles: Creator (creador), Modifier (modificado por…), y

Owner (propietario). Nosotros, los administradores debemos ser propietarios del espacio raíz de nuestro centro. Comprobarlo!

¿Cómo nos hacemos propietarios de una carpeta o espacio de trabajo?

Picamos sobre el icono Details;

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Alfresco.

1. Take Ownership Tomar posesión 2. Modify Modificar el nombre

3. Rules Reglas 4. RSS Canal de suscripción 5. Cambiar al siguiente espacio de trabajo. 6. Cuando vayamos avanzando en el sistema de distribución de la información –

directorios-, en la parte superior, tenemos un camino de migas, que facilita su navegación.

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Alfresco.

Acciones

Además de tomar posesión de un espacio, podemos borrarlo, copiarlo, cortarlo, crear un link al propio espacio (Create Shortcut), administrar los usuarios de este espacio, … Si creamos un link, tendremos el atajo en la navegación, (arriba a la izda.).

Como ayuda para estas labores también tenemos el Clipboard (portapapeles) en el panel lateral que nos muestra los últimos documentos, espacios o enlaces que hemos copiado o cortado (Shelf).

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Alfresco.

También podemos utilizar el Clipboard (portapapeles) para borrar, pegar, o pegar como enlaces, los elementos copiados, en otros espacios de trabajo.

Con esto sería suficiente para manipular, cambiar o modificar los espacios de trabajo sobre la marcha, de forma directa, utilizando los botones y enlaces que tenemos en nuestro espacio de Alfresco.

Estructura: organización del sitio Los contenidos de la gestión documental Alfresco, se montan en una estructura de árbol, organizados por carpetas o directorios. La raíz principal de esta carpeta es una carpeta llamada Company Home. A partir de ahí podemos encontrar colgadas, entre otras cosas, nuestra escuela, y dentro de ella:

Dentro de los Grupos de trabajo:

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Alfresco.

… y así, sucesivamente… Recuerda que lo más sencillo, una vez estemos en un espacio de trabajo; es actuar sobre: Create Create Space creamos nuevos espacios dentro de otros.

Create Create Content creamos contenidos (archivos de formato HTML), con la ayuda de un editor.

Add Content Añadir contenido (para subir todo tipo de documentos) al espacio de trabajo en cuestión.

Gestión de contenidos

Cuando se añaden contenidos, en función de estos contenidos, se puede:

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Alfresco.

Editar en línea (doc. de tipo HTML)

Editar en modo local o fuera de línea (.odt ,.doc, …)

Descargarlos

Ver detalles de las propiedades

En este modo se pueden cambiar el nombre, cortar, copiar, borrar, … ver Actions.

Copiar y mover contenidos Copia y corta desde la sección Actions. Utiliza siempre el portapapeles (Clipboard), tal y como se ha explicado en los espacios de trabajo para borrar, pegar, o pegar los documentos copiados, en otros espacios de trabajo.

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Alfresco.

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Alfresco.

Versiones de los documentos En la parte final de los detalles de las propiedades de un documento, se le puede asignar una versión a un documento. Con la opción Update se actualizaría el documento, y su versión…

Edición de contenidos Online y Offline. Proceso de Check-in y Check-out Si un archivo (de tipo HTML) se puede editar en línea;

Aparece duplicado, con la versión original bloqueada, y una copia de trabajo del mismo documento, el presenta las opciones de cancelar la edición y terminar de editarla.

Si deseamos trabajar con un documento, por ejemplo .doc, fuera de línea y queremos bloquearlo para que otro usuario con permisos de edición no lo pueda modificar, usaremos la opción de Check-out (Proteger).

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Alfresco.

Así, el documento original aparece bloqueado, y la copia de trabajo, aparece con la opción de Undo Check-out (quitar la protección)o Check-in (actualizar y dar como válida una nueva versión del documento).

Gestión de los permisos El modelo de permisos es heredable en el sistema de carpetas de Alfresco. Los roles que se pueden adjudicar a los usuarios se corresponden con:

• Consumer/Lector

Puede ver el sitio o documento indicado. Solo tiene permiso de lectura.

• Editor/Editor

Tiene permiso de lectura, y además, en los contenidos ya existentes del sitio puede editarlos, pero no puede crear nuevos contenidos.

• Contributor/Contribuyente

Tiene permiso de lectura, y además, puede crear y añadir nuevos contenidos. NO puede editar o cambiar contenidos ya existentes en el sitio de trabajo.

• Collaborator/Colaborador

Puede crear nuevo contenido o editar contenido ya existente. NO puede eliminar o mover este contenido. NO puede hacerse propietario de este espacio, y tampoco puede invitar a otros usuarios a este espacio.

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Alfresco. • Coordinator/Coordinador

Control total del espacio indicado. Puede mover los contenidos y puede compartirlos.

• Owner/Propietario

Es el propietario del contenido, y tiene todos los permisos sobre todos los archivos. Puede asignar permisos a otros usuarios.

CUIDADO!!! Este rol adquiere especial importancia en el caso de migración masiva de documentos (o en nuestro caso, cuando cargamos una estructura específica con documentos). Cuando realizamos una carga masiva, el usuario que la realiza, se convierte en su dueño (Owner) por defecto. Es por esto que para evitar problemas, es importante que el administrador de cada escuela se haga propietario de la carpeta raíz al principio del todo, ya que esta tiene un propietario distinto, que se corresponde con la persona que realizó la migración inicial de los espacios de trabajo.

• Administrator/Administrador

Tiene permisos de coordinación sobre todos los espacios. Puede realizar acciones especiales en las herramientas de funcionamiento de Alfresco.

En el momento de dar permisos, se pueden dar permisos persona a persona, o por grupos. La gestión de los permisos, de persona a persona, nos da una gran flexibilidad, pero se nos hace difícil el realizar el trabajo de mantenimiento de los permisos de los espacios. Por ejemplo para eliminar un permiso de un usuario concreto, tendríamos que eliminarlo de todos los espacios a los que tiene acceso. Pero, si a los espacios de trabajo, se les da permisos de grupos, bastaría con sacar del grupo en cuestión al usuario, para darlo de baja.

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