Gestor Documental electrónico integrado en una Plataforma de Preservación digital

Gestor Documental integrado en una Plataforma de Preservación

Digital (archivo electrónico)

Francisco Dodero BroullónResponsable de Productos Archivos/ECM

BARATZ MÉXICO

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índice

2

1. BARATZ

2. INTRODUCCIÓN

3. PLAN EJECUCIÓN

4. PROYECTO BARATZ:1. Gestor Documental

2. Archivo Electrónico y Plataforma de Preservación Digital

3. Gestor de Archivos

4. Metabuscador y difusor

6. CONCLUSIONES.


índice

INTRODUCCIÓN


índiceINTRODUCCIÓN

En la incorporación masiva de las TIC en la gestión electrónica de la documentación, se ha diferenciado la gestión de la documentación en su fase viva de su gestión en la fase pasiva. Pero en la actualidad, la gestión documental es entendida como un proceso global, corporativo e integral del proceso documental de una organización, pública o privada, desde el momento de la entrada en el sistema hasta su conservación o destrucción.

Es por ello, más acertado, hablar de Gestión Integrada de la Documentación Electrónica, para controlar la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información de forma electrónica.


índiceSituación Actual

Conjunto diverso de aplicaciones para la organización y gestión de la documentación dependiendo de su fase en el ciclo vital.

+ + + …..

Estas aplicaciones:

no están orientadas a la e-administraciónno interoperan entre ellasdistintos fabricantes = distinta filosofía

Consecuencias: ruptura del ciclo vital de la documentaciónmultiplicación de esfuerzos y gastosmultiplicación impresión, almacenamiento, correos electrónicos

Gestor Documental

Gestor Documental

Webs consultas

Correspondencia / RegistroCorrespondencia / Registro

Gestor ArchivosGestor

Archivos


índiceOferta Baratz

Para satisfacer las necesidades manifestadas Baratz está trabajando en un producto innovador, integral y transversal, que permita gestionar eficazmente tanto la documentación de la gestión administrativa como la documentación de archivo, desde la entrada en el Registro hasta su destrucción o conservación histórica.

La oferta de Baratz se compone de cuatro partes:

Gestor documental transversal para gestión de documentos electrónicos .

Gestor del Archivo físico tradicional.

Sistema de Archivo electrónico integrado en una Plataforma de preservación digital. Cubrir las necesidades que están surgiendo con el nuevo soporte de la documentación y garantizando la seguridad, conservación y el acceso.

Metabuscador, recolector y difusor de activos.


índiceCaracterísticas

Este sistema se distingue por las siguientes características:

GESTOR INTEGRAL DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA


GESTOR DOCUMENTAL

Servicios

ARCHIVO ELECTRÓNICO


Servicios comunesServicios comunes

REPOSITORIO DOCUMENTALREPOSITORIO DOCUMENTAL

TRAMITADORTRAMITADOR

REGISTROREGISTRO

PLATAFORMAFIRMA

PLATAFORMAFIRMA

ERPERP

PLATAFORMA PLATAFORMA

Gestor de Archivos

ALBALANET

Gestor de Archivos

ALBALANET

Colaboración Búsqueda G. AlmacenamientoSeguridad Administración

Media SearchMedia Search


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Gestor Documental como Único Repositorio de toda la documentación que se genere, con las siguientes funcionalidades:

Capacidad de gestionar expedientes con carácter administrativos.

Inclusión progresiva de los procedimientos el Gestor de Contenidos. Incorporación gradual

Control del ciclo de vida con información facilitada por cada una de las aplicaciones. Cada una de estas aplicaciones irá alimentando de información el expediente según la acción realizada.

Integración con herramientas archivísticas (autoridades, CC, normas de conservación) para conocer desde la entrada del documento al Gestor cuál es su ciclo de vida, clasificación, etc.

Archivo Electrónico integrado en la solución que recibirá los expedientes y documentos de archivos según norma de conservación:

Gestor Integral de Archivos físicos.

Interfaz de consulta única para localizar tanto documentación de gestión como de archivo

VISIÓN GLOBAL


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PLAN DE EJECUCIÓN

Gestor DocumentalGestor Documental

Archivo Electrónico Archivo Electrónico

ArchivoArchivo

I + D + I

HITOS BKM + 1.0INTEGRACIÓN

GESTOR DOCUMENTAL CON ARCHIVO ELCTRONICO

1ª Entrega Archivo ElectrónicoAlbala Net v 6.3

SGDAESGDAE

Evolución hacia la Gestión integral de ArchivosEvolución hacia la Gestión integral de Archivos

Gestión de ExpedientesGestión de Expedientes

DESARROLLO ARCHIVO ELECTRÓNICODESARROLLO ARCHIVO ELECTRÓNICO

SOLUCIÓN UNICA PARA LA GESTIÓN DE TODO EL CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA

SOLUCIÓN UNICA PARA LA GESTIÓN DE TODO EL CICLO DE VIDA DE LA DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA

AÑO 2014 – AÑO 2015

Metabuscador Integrado con Gestor Documental/Archivo

MediaSearch


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PLAN DE EJECUCIÓN

EVOLUCIÓN + DESARROLLO (I+D+I)

El plan para esta evolución se enmarca en cuatro grandes hitos:

BKM: Evolución hacia el control de los procesos y su gestión de expedientes.

ALBALANET-ARCHIVOS: Evolución hacia la integración con Archivo Electrónico para gestión de archivos mixtos.

ARCHIVO ELECTRÓNICO: Desarrollo nuevo para satisfacer las necesidades de gestión a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos.

SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA: Integración de los productos para una gestión completa de documentos durante todo su ciclo de vida.


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GESTOR DOCUMENTAL



GESTOR DOCUMENTAL

Servicios



REGISTROREGISTRO

PLATAFORMAFIRMA

PLATAFORMAFIRMA

ERPERP


OTRASOTRAS

GESTIÓN DE EXPEDIENTES

Gestión de documentos y expedientes derivados de las aplicaciones de negocio/gestión:

Sistema de captura: Digitalización, integración, conversión formatos

Plan de Clasificación: Proceso automático o manual.

WorkFlow: Control y automatización de los flujos de trabajo

Gestión documental.

Descripción de documentos

Edición, Modificar, Actualización

Firma electrónica avanzada y sellado de tiempo

Control de versiones.

Repositorio centralizado para la gestión de varias BBDD documentales

Interfaz de búsqueda y recuperación ágil y eficaz.

Entorno colaborativo. Duplicados virtuales.

Control del acceso y gestión según grupos y usuarios

Traza y auditoría

BKM es un software con las siguientes beneficios documentales:

Gestión del almacenamiento de grandes cantidades de documentación electrónica

Repositorio centralizado para la gestión de varias BBDD documentales

Organización y clasificación del contenido

Búsqueda rápida y Recuperación eficaz de los documentos

Gestión de usuarios y Control de la seguridad

Gestión del flujo de los procesos documentales

BENEFICIOS

ARCHIVO ELECTRÓNICO Y PLATAFORMA PRESERVACIÓN





REGISTROREGISTRO

PLATAFORMAFIRMA

PLATAFORMAFIRMA

ERPERP


OTRASOTRAS

ARCHIVO ELECTRÓNICO Y PLATAFORMA PRESERVACIÓN



- El gestor de archivo se integra con el gestor documental o con las aplicaciones de negocio para la recepción de los documentos electrónicos, los transforma en documentos de archivo y los gestiona de forma posterior.

- Establecer el ciclo de vida, políticas y normas de archivo definitivo de los documentos y expedientes, que permite cerrar el ciclo completo del documento.

- Se apoya en un repositorio de objetos digitales de largo plazo, un componente orientado a la preservación a largo plazo de los objetos digitales (incluyendo documentos y expedientes electrónicos), de acuerdo con las políticas y normas de archivo establecidas por el gestor de archivo,…


Ingesta. Aportará funcionalidades básicas que permitan recibir transferencias automatizadas de documentos y expedientes de las unidades productoras.

Repositorio de Objetos Digitales. Lugar donde se encontrarán almacenados todos los objetos.

Módulo de Gestión de la Conservación. Ejecutará las políticas de preservación y disposición asociadas a cada serie documental.

Motor de índices y buscador. Permitirá la indexación de los metadatos así como las búsquedas contra ellos y la visualización de los registros recuperados en la consulta.

Módulo de Acceso. Gestionará la interfaz de consultas controlando que el Archivo proporcione la información en el formato de difusión adecuado y de que se cumplen las limitaciones de acceso en función de los permisos del solicitante.

Módulo de Administración. Gestiona el alta y mantenimiento de los objetos

Módulo de seguridad y auditoría: Donde quedarán reflejadas las trazas de las acciones realizadas en los datos.

ARCHIVO ELECTRÓNICOMÓDULOS

Plataforma de Preservación Objetivos

Objetivos:

Ofrecer una plataforma de preservación digital que permita mantener la documentación en

el largo plazo:

- Obsolescencia de los soportes físicos

- Obsolescencia de los formatos

Asegurar la integridad del documento

Autenticidad del documento

Legibilidad y accesibilidad del documento

No repudio de la firma electrónica, a través de los sellados de tiempo.

Plataforma Preservación

¿Cómo?

PRESERVACIÓN DIGITAL ACTIVA

Resellado de documentos, para dar validez a la firma y así verificar la integridad del documento.

Comprobación regular de firmas, para controlar la integridad y validez de los documentos. Una firma no válida provocaría la invalidez del documento

Normalización de formatos que conllevará la migración de formatos para posibilitar la legibilidad y accesibilidad a los documentos, independientemente del formato original.

Repositorio seguro, al cual solamente accedan aquellas personas que tengan permiso y en el cual quedarán trazas de todos los accesos, modificaciones, impresiones….

VALIDEZ, AUTENTICIDAD e INTEGRIDAD

GESTOR DE ARCHIVOS





REGISTROREGISTRO

PLATAFORMAFIRMA

PLATAFORMAFIRMA

ERPERP


GESTOR DE ARCHIVOS

Gestor de Archivos

ALBALANET

Gestor de Archivos

ALBALANET

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES

Descripción manual de metadatos de documentos y expedientes (ISAD-G)

Gestión de Autoridades (ISAAR)

Gestión documental (ordenaciones, actualizaciones, transferencias, recepciones, eliminaciones,…)

Gestión de expedientes híbridos.

Gestión de depósitos.

Módulo de circulación.

Valoración, selección y baja documental

Gestión de objetos multimedia: documentos electrónicos.

Reportes: CADIDO, Índice expedientes clasificados, Guía Simple, Portada de expedientes, carátulas, etc.

Protección de Datos: Control de acceso a los datos y auditorías pertinentes

GESTOR DE ARCHIVOS

METABUSCADOR Y DIFUSOR DE ACTIVOS DE GESTIÓN Y DE

ARCHIVO





REGISTROREGISTRO

PLATAFORMAFIRMA

PLATAFORMAFIRMA

ERPERP


Media SearchMedia Search

Recolector de datos compatible con cualquier sistema de gestión a través del protocolo OAI

Novedosas funcionalidades relacionadas con la recolección en diferentes bases de datos.

Incluye listados propios de descriptores/autoridades.

Búsquedas rápidas y efectivas:

- Facetadas, a través de caja única..

- Búsquedas avanzada, personalización de formularios…

Potente visor de imágenes Flash: modo lista, modo mosaico,…

Características Web 2.0:

- Favoritos

- Votaciones

- Comentarios

- Nube de etiquetas

METABUSCADOR

CONCLUSIONES

Producto innovador, integral y transversal, que permita gestionar eficazmente tanto la documentación de la gestión administrativa como la documentación de archivo

Proyecto gradual y escalable.

Única solución para necesidad múltiple.

Disminución de los tiempos de búsqueda de información interna

Colaboración entre los empleados de una organización en un único sistema.

Preservar documentos sin ocupar ingentes cantidades de espacio.

Cumplimiento de las normas de seguridad.

Reducción de los costes de la organización.

CONCLUSIONES


índice

Entendemos este proyecto como la Implantación de un

Sistema de Gestión Documental y Gestión de

Archivo, integrado con una Plataforma de Preservación

Digital que garantice el control de todo el ciclo de vida

documental, el acceso controlado, y la disponibilidad,

legibilidad y conservación a largo plazo de los

documentos y las firmas que los contengan.

CONCLUSIONES


índice

www.baratz.es

Francisco Dodero Broulló[email protected]

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