Ghid pentru initializarea sistemului Abacuswingsconsulting.ro/abacusnews/GhidPentruInitializareaSistemuluiAbacus.pdf · lor aferente le vedem deja in partea de sus. Produsele trebuie

Pag. 1 - Versiune documentatie 21 martie 2016

Ghid pentru initializarea sistemului Abacus

1. Deschiderea unei firme noi pentru care se va tine evidenta:

Descrierea procesului de deschidere a unei firme noi pentru care se va tine evidenta porneste de la ideea ca aveti deja definita cel putin o firma si doriti sa mai adaugati una. Operarea este similara si daca nu aveti nicio firma definita in baza de date.


Daca se alege „Yes”, veti alege luna si anul pentru care initializati (in exemplul urmator, am ales decembrie

2015, asta inseamna ca voi initializa solduri la 31 decembrie 2015 si voi incepe sa operez tranzactii incepand cu

1 ianuarie 2016:

Operati datele firmei (cele mai importante campuri au fost colorate in galben in imaginea urmatoare):


Primul pas acum va fi acela prin care stabiliti setarile firmei: daca aplica TVA la incasare sau nu. Pentru operare

mergeti acum in Administrare nomenclatoare/Setari implicite unde veti gasi setari pe perioade. De exemplu,

daca firma aplica TVA la incasare pentru o perioada si apoi, de la o anumita data nu mai aplica, daca de la o

anumita data se modifica cotele implicite de TVA, etc. pentru toate aceste cazuri va trebui sa setati sistemul:


Este foarte important sa setati TVA la incasare pentru perioadele in care firma aplica acest sistem, chiar si

pentru perioadele din urma!

2. Definiti nomenclatoarele

Tipurile de nomenclatoare sunt cele definite in marginea stanga a imaginii, pe verticala:


a. Nomenclatorul de parteneri: se pot adauga partenerii unul cate unul folosind butonul Adauga (sistemul

admite import automat din internet a datelor firmelor in functie de CUI pentru 20 de incercari/zi/IP), sau

se pot importa dintr-o tabela Excel (nomenclatoare suplimentare pentru definirea unei firme: tari,

localitate, zona, tip partener; toate se definesc din aceasta pagina). Voi descrie modul de lucru pentru

import nomenclatoare din Excel, acest mod fiind similar ulterior in tot sistemul Abacus:

a.1. Folositi butonul „Importa”:

Apoi se apasa pe butonul „Selecteaza”. Veti obtine un fisier Excel cu capul de tabel pe care trebuie sa il

respectati atunci cand introduceti firmele:

Coloanele care au o steluta in antet sunt coloane obligatorii. Unicitatea se face dupa campul CUI(*) colorat in

antet in galben. Dupa cum se vede, sunt doua Sheet-uri definite: unul pentru operare si altul cu

nomenclatoare (Nomenclatoare localitati). NU MODIFICATI ANTETUL ACESTUI FISIER INTRUCAT ABACUS NU

IL VA MAI RECUNOASTE!

In Sheet-ul nomenclatoare veti gasi tarile, judetele si localitatile din afara Romaniei pe care le veti utiliza

atunci cand importati firme (nu puteti sa importati o firma pentru care nu folositi un nume de tara/judet/oras

deja cunoscute de sistem):


In cazul in care aveti nevoie de o tara noua sau de o localitate noua, atunci va trebui sa va intoarceti la operare

in Abacus si sa definiti elementul, apoi sa generati un nou fisier.

Ce este important este versatilitatea acestui mod de operare:

- Puteti sa importati nomenclatorul de mai multe ori fara teama ca datele se vor multiplica, deoarece

elementul unic trebuie sa fie CUI-ul (sau CNP-ul daca e persoana fizica);

- Importand de mai multe ori nomenclatorul veti putea sa corectati eventuale greseli (singurul camp care

nu trebuie schimbat este CUI-ul (sau CNP-ul pentru persoane fizice). Daca veti schimba acest camp, atunci

se va mai adauga o linie noua fata de linia importata initial;

- La fiecare generare a fisierului excel, puteti sa optati pentru exportul datelor importate initial, astfel incat

sa le puteti modifca direct in Excel.

Exemplu de date completate corect:

Fisierul se salveaza intr-o locatie pe calculator. Folositi salvari partiale pentru ca sa nu pierdeti munca in caz de

pene de curent sau alte opriri neplanificate ale sistemului de operare!

Importul efectiv al datelor:

Se foloseste acelasi buton „Importa”:

Se apasa pe „Selecteaza” (de aceasta data nu ati mai folosit optiunea „Emite capul de tabel”) si se cauta fisierul

in locatia in care l-ati salvat:


Daca vor exista probleme de corelare localitate.judet, se poate ajunge intr-o fereastra de unde se fac echivalari

pentru localitati (aceasta fereastra ar putea sa nu apara daca ati operat bine localitatile, folosind nomenclatoarele

existente):

Daca aveti mai multe locaitati de echivalat, puteti sa faceti o parte din echivalari, apoi sa salvati munca (butonul

„Salvare”), apoi cand reveniti sa reluati munca restaurand fisierul salvat.

Daca aveti toate localitatile echivalate corect, atunci veti primi la final urmatorul mesaj:


Iar cand veti reintra in menului pentru nomenclatoare veti gasi firma/firmele importate:

Voi genera de aici analiticul pentru contul 401 pentru firma selectata si il veti vedea cum trebuie sa arate in planul

de conturi!


b. Nomenclatorul pentru locatii (implicit orice firma noua va avea locatia SEDIU):

c. Nomenclatorul de gestiuni (pentru locatia selectata in pasul anterior, aici se definesc gestiunile):


Implicit, pentru o firma noua aveti definite gestiunile:

Pentru gestiunile de materiale aici puteti sa definiti un gestionar (Abacus va permite sa validati livrarile din depozit

de catre un gestionar).

Gestiunea de marfuri este destinata comertului zilnic.

Gestiunea MIJLOACE FIXE este destinata aprovizionarii cu mijloace fixe.

Gestiunea OBIECTE DE INVENTAR este destinata aprovizionarii cu obiecte de inventar.

Gestiunea REGII este destinata operarii serviciilor, a transportului marfii, etc.

NU ESTE SUFICIENT SA ADAUGATI O GESTIUNE NOUA, TREBUIE SA SETATI SI TIPUL GESTIUNII; IN EXEMPLUL DE

MAI SUS, PRIMELE 3 GESTIUNI SUNT GENERALE IAR ULTIMA INTRA LA REGII!

Daca aveti tranzactii de tip custodie la terti veti opta pentru tipul „Custodie”. Daca aveti produse comercializate

la pret cu amanuntul, va trebui sa definiti o gestiune de tip „amanunt”.

d. Nomenclatorul de produse si servicii

Nu incepeti operarea produselor pana cand nu intelegeti conceptul de grupa de produs!


IMPORTANT: Toate produsele trebuie sa apartina unei grupe de produse! Puteti sa definiti oricate grupe de

produse. Pentru fiecare grupa de produse, se predefineste structura contabila pe gestiuni si pozitionarea coloanei

in jurnalele de cumparari si de vanzari in functie de tipul tranzactiei (intern, UE, export/import).

Structura unei grupe de produse pe conturi se poate opera foarte usor daca se apasa butonul „Detaliaza”:

Functia de limitare din cadrul unei grupe de produse poate preveni operarea gresita pe gestiuni! Astfel, daca stiu

sigur ca aceasta va fi o grupa numai pentru marfuri, voi putea sa bifez limitare pentru gestiunile MIJLOACE FIXE si

OBIECTE DE INVENTAR. Aceasta inseamna ca nu voi putea sa operez prousele din grupa MARFURI decat in

gestiunea MARFURI.

Faptul ca avem in acest exemplu atat o gestiune „MARFURI” cat si o grupa de produse cu acelasi nume este numai

o intamplare.

Operarea se poate face cod cu cod, dar si se poate activa functia „Importa” pe care am prezentat-o in cazul

partenerilor. Sigur ca aici coloanele si nomenclatoarele adiacente vor fi altele!

In cazul serviciilor, structura nomenclatorului este putin schimbata:

Si nomenclatorul de servicii se poate importa din Excel!


Trebuie sa intelegeti faptul ca o structura de nomenclatoare definita cat mai complet posibil, va face viata mai

usoara ulterior in operare! Este preferabil sa munciti o data cu maxima atentie pentru ca ulterior sa va limitati

catre zero sansele de operare eronata!

Gasiti in Anexa1 si Anexa 2, exemple practice pentru importul de produse si servicii.

e. Nomenclatorul plan de conturi

Important in planul de conturi este sa faceti legatura intre anumite conturi si clientii/furnizorii pe care i-ati definit

la pasul 1. Pentru aceasta aveti campul partener pentru fiecare cont, veti apasa pe butonul cu cele 3 puncte si

veti selecta partenerul. Nu este totuna daca veti scrie numele firmei de mana in dreptul informatiei „denumire

cont”, pentru ca este important sa faceti legatura intre ID-ul partenerului din baza de date si cont si acest lucru

nu se poate face decat selectand partenerul.

De ce este important acest lucru? Pentru ca atunci cand se vor genera notele contabile, Abacus va cauta (de

exemplu) contul analitic 411 al clientului de pe factura dupa cheia „contul care incepe cu 411 si are ID-ul

clientului”. Daca analiticul clientului exista in planul de conturi dar nu are ID-ul corect setat, atunci Abacus va

genera un nou analitic 411 care de aceasta data va avea ID-ul de client. Veti ajunge astfel sa va multilicati

analiticele si rezolvarea ulterioara a acestei probleme va fi mai complicata.

Pentru salvarea modificarii veti apasa butonul „Update & adaugare cont nou”. Acest buton functioneaza in functie

de cont, daca contul exista, se face modificarea datelor, daca contul este nou se face adaugare.



f. Nomenclatoare pentru agenti (persoane fizice din cadrul firmei care pot sa faca vanzari, achizitii, sa

foloseasca masinile firmei etc.), masinile firmei, centre de cost si tipuri de facturi de vanzare:

Nomenclatorul de agenti suporta functii de import din Excel (butonul Importa). Totusi in aceste cazuri cel mai

frecvent folosite sunt functiile Abacus pentru operare.

Tot aici va puteti defini un nomenclator pentru masinile din firma. Puteti chiar sa atasati pentru fiecare masina

adaugata si fisiere scanate cum ar fi talonul, asigurarile obligatorii etc. Definind greutate maxim admisa si volumul

de incarcare, puteti sa beneficiati de functii de calcul a restului de incarcat pe masina in momentul facturarii.

Centrele de cost sunt optionale. Daca nu definiti centre de cost, nu va veti complica operarea cu aceste detalii de

analiza.

Tipurile de facturi de vanzare pot ajuta analiza ulterioara a vanzarilor firmei. De exemplu, un produs poate fi

vandut ca atare sau poate sa faca parte dintr-o operatiune de service ca piesa de schimb. Daca veti opera aceste

detalii pe facturi veti putea sa aflati ulterior cate si care produse au fost necesare pentru vanzare si cate produse

au fost folosite pentru alte operatiuni.


3. Initializarile firmei

Acestea sunt foarte importante pentru ca:

- Fara initializarile de stocuri nu veti putea sa vindeti produsele din oferta;

- Fara initializarile facturilor de client nu veti putea sa operati incasarile (acestea se vor repartiza pe

facturi);

- Fara initializarile facturilor de furnizor nu veti putea sa operati platile pentru ca nu veti putea sa

selectati facturile platite;

- Fara initializarea balantei nu veti putea sa obtineti prima balanta dupa ce veti termina de operat

tranzactiile din prima luna, nu veti putea sa verificati in prima luna operata soldurile la casa sau la

banca;

- Fara initializarile casa-banca in valuta nu veti putea sa verificati soldurile pe valute.

3.a. Initializare stocuri (Initializari pentru firma selectata/Stocuri)

Pentru o locatie si o gestiune selectate, operarea se poate face manual sau se poate importa din Excel, structura

produselor pe loturi, departajate de pretul de aprovizionare. Asta inseamna ca un produs se poate regasi de mai

multe ori in initializare, avand diverse preturi si diverse stocuri initiale.


Oricand, puteti sa reinitializati in cazul in care considerati ca ati gresit si ca ar fi mai bine daca reluati operatiunea

de la zero.

Aici incepeti sa descoperiti deja de ce este necesar sa aveti nomenclatoarele puse la punct: locatiile si cu gestiunile

lor aferente le vedem deja in partea de sus. Produsele trebuie selectate si ele atunci cand se opereaza tabelul sau

atunci cand se importa stocul, deci trebuie sa existe deja! Agentul trebuie sa fie neaparat operat in cazul

obiectelor de inventar!

Gasiti in Anexa 3 un exemplu practic pentru importul unui stoc dintr-un fisier Excel.

3.b. Initializare parteneri (Initializari pentru firma selectata/Clienti si furnizori)

Aveti disponibila functia de import din Excel.

Important este sa nu uitati ca, in functie de situatia in care se afla firma pe care o initializati, la facturile de vanzare

trebuie sa operati sau nu TVA la incasare ramasa in sold!

La facturile de achizitie unele facturi probabil ca vor avea TVA la incasare iar altele nu (pentru firmele care NU

aplica TVA la incasare) iar daca firma aplica TVA la incasare, atunci toate facturile de achizitie din sold vor avea

TVA la incasare pe care trebuie sa il operati!


3.c. Initializare balanta financiar contabila (Initializari pentru firma selectata/Balanta de verificare)


Initializarea balantelor financiar contabile tine cont de luna care este preluata. Astfel, daca se preia luna

decembrie, se vor prelua solduri iar pentru orice alta luna se vor prelua rulaje.

Recomand operarea din Abacus in acest caz.

Totusi, daca acest lucru este prea anevoios, se poate folosi functia de import din Excel.

O balanta se considera preluata corect atunci cand totalurile pe coloane sunt egale (stopul din ecran devine verde

in acest caz).

Pentru analiticele de clienti si furnizori folositi functia de generare de analitice din nomenclatorul de parteneri (va

pozitionati pe firma si generati analticul pentru 401,411 etc., urmand ca ulterior sa il gasiti disponibil pentru

initializare in balanta.


3.d. Initializare solduri in valuta (Initializari pentru firma selectata/Solduri initiale casa-banca valuta)

In balanta financiar contabila gasiti numai sume in lei. Prin urmare, soldurile in valuta vor trebui sa fie declarate

in alt loc:

Informatia va fi folosita inclusiv pentru reevaluarea soldurilor in valuta.

3.e. Initializare mijloace fixe din patrimoniu pentru balanta de amortizari lunare

Pentru aceasta aveti nevoie de user si parola pentru operare. Accesati modulul Abacus Operare. Pentru a putea

sa operati in acest modul, va trebui sa aveti deschisa prima luna de lucru (Administrare/Administrare

nomenclatoare/Administrare perioade de lucru) si bineinteles sa aveti drepturi de acces si operare.

Inainte de toate este important sa va asigurati ca aveti mijloacele fixe definite in nomenclatorul de produse! Apoi

accesati Abacus Operare/Contabilitate/Operare tranzactii/Administrare contabilitate/Mijloace fixe:


Va rezulta un fisier Excel cu 2 Sheet-uri, asa cum v-ati obisnuit deja (sper): unul cu nomenclatoarele pe care trebuie

sa le folositi si altul cu mijloacele fixe pe care le veti importa. In principal coloanele cu (*) sunt obligatorii.

In cazul in care nu ati definit in nomenclator un mijloc fix, veti putea sa il adaugati direct din aceasta functie cu

conditia sa operati exact numele grupei de produse (aceasta va trebui sa fi fost definita deja).

Coloanele din fisierul Excel colorate cu galben si cu (*) sunt obligatorii. Coloana (*) care nu este colorata cu galben

este necesara numai in cazul in care mijlocul fix nu este predefinit in nomenclatorul de produse. In acest caz,

grupa de produse operata in acest caz va ajuta la adaugarea automata a numelui mijlocului fix in nomenclatorul

Abacus.


Anexa 1: Exemplu pentru importul nomenclatorului de produse


Fisierul Excel care va fi completat (coloanele cu * sunt obligatorii):

Sheet-ul nomenclatoare contine:

Am adaugat o linie:

Se salveaza fisierul.

Acum urmeaza sa se incarce in Abacus fisierul:

Se selecteaza fisierul salvat:


Daca totul decurge normal, la final veti primi mesajul:

Dupa care se va iesi din fereastra. Cand veti reveni, veti gasi cele doua produse:



Anexa 2: Exemplu pentru importul nomenclatorului de servicii

Selectati Yes.

Selectati Yes, din 2 motive: unul pentru ca puteti sa modificati eventuale greseli, si celalalt pentru ca puteti folosi

modelul operarilor anterioare!


Se salveaza fisierul, si se recomanda salvarea ca fisier XLS VERSIUNEA 5.0/95 Workbook.

Se importa fisierul:

Selectati No. Urmeaza instructiuni in legatura cu pasul urmator:


Daca totul este in regula, la final veti primi urmatorul mesaj:

Iata cum trebuie sa asate ecranul dupa importul serviciilor (am o modificare de nume si o adaugare):


Anexa 3: Exemplu pentru importul stocului pentru o gestiune

Capul de tabel obtinut:

In acest caz, coloanele B,C si D sunt obligatorii!

Sheet-ul pentru nomenclatoare:


Stocul operat:

Se salveaza fisierul.

Se importa acum:

Se apasa „Selecteaza”:


Stiind ca este prima „transa” de date importate pot sa selectez direct „Yes”:

Daca as fi avut operari anterioare pe care le-am corectat, as fi putut selecta Yes.

Rezultatul obtinut:



Anexa 4: Exemplu pentru importul facturilor de incasat dintr-un fisier Excel

Nomenclatoarele:

Fisierul operat:

Se salveaza fisierul Excel.

Se importa:


Rezultatul corect:


Anexa 5: Exemplu pentru importul unei balante financiar contabile dintr-un fisier Excel


Fisierul XLS trenuie sa fie salvat ca Microsoft Excel 5.0/95 Workbook.


Pasul (2), dupa ce s-a apasat butonul „Importa”:


Pasul (3) – se face legatura intre campurile Abacus (cele din partea stanga-jos) si coloanele din Excel prin operare

directa in tabel:

Pasul (4) – Se valideaza setarile cu „Transfer in Abacus” si ar trebui sa obtineti o balanta cu solduri echilibrate

(daca soldurile nu sunt echilibrate, atunci va trebui sa le verificati)! Daca ati importat analitice de clienti si

furnizori, va trebui sa le setati MANUAL ID-ul de partener in planul de conturi!

Documents

Ghid pentru initializarea sistemului Abacuswingsconsulting.ro/abacusnews/GhidPentruInitializareaSistemuluiAbacus.pdf · lor aferente le vedem deja in partea de sus. Produsele trebuie