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Tabla de contenido

Tabla de contenido....................................................................................................2 Introducción ...........................................................................................................3 ¿Qué es Google Docs? .........................................................................................3 Registrarse en Google Docs.................................................................................4 Subir un documento..............................................................................................9 Editar un documento...........................................................................................15 Compartir y colaborar .........................................................................................21 Otras plataformas ................................................................................................32

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Introducción

¿Te gustaría que tus documentos queden almacenados en un servidor de Google para que estén disponibles desde cualquier ordenador? De esta forma no necesitarías un medio de almacenamiento portátil (memoria USB, disco duro, CD, etc.) para transportarlos.

¿Te imaginas compartir tus documentos con compañeros para que puedan trabajar en ellos? ¿Qué te parece configurar tu documento para que automáticamente te informe cuando un colaborador realice algún cambio? Incluso podrás crear reglas para ser notificado sobre cambios en lugares específicos del documento. ¿Imaginas hacer todo esto y mucho más? Ahora, con Google Docs puedes hacerlo de manera muy fácil. La forma de hacerlo es a través de Google Docs

¿Qué es Google Docs?

Google Docs es una herramienta gratuita basada en Web para crear documentos online con la posibilidad de colaborar en grupo.

Google Docs permite:

o Crear, editar y subir documentos: Se pueden cargar tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones existentes o crear otros nuevos desde cero y descargar los que estén online. Incluso se puede utilizar Google Docs para crear un formulario online para recoger datos de los demás.

o Acceder y editar desde cualquier parte: Los documentos se almacenan online de forma segura. Así que se puede acceder a ellos en cualquier momento, desde cualquier lugar.

o Compartir los cambios en tiempo real: Se puede invitar a otros usuarios a visualizar tus documentos y realizar modificaciones conjuntamente y de forma simultánea. Mantener un registro de quién hizo cambios a un documento y cuándo, y volver a cualquier versión. Publicar documentos online para todo el mundo, como páginas Web o documentos publicados en tu blog.

Las principales ventajas de Google Docs son:

o Los documentos se almacenan online: esto permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a Internet, y compartirlos con quienes quieras, permitiendo su edición o llegar a publicarlos para que todo el mundo pueda verlos.

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o La gran cantidad de formatos que soporta: documentos de Word, Open office, .rtf, HTML, .txt o texto plano... presentaciones en .ppt y .pps y hojas de cálculo en .xls, .csv…Y .pdf.

o Su precio: Google Docs es una herramienta gratuita.

Registrarse en Google Docs

Para poder utilizar Google Docs necesitas ser usuario registrado de Google. Debes tener una cuenta Google (por ejemplo una cuenta de correo Gmail). Si no tienes cuenta Google, puedes obtener una totalmente gratuita siguiendo los pasos que se explican en el vídeo. Una vez obtenido tu cuenta Google, es muy sencillo empezar a utilizar Google Docs: debes entrar en la página http://docs.google.com o en cualquiera de los enlaces a Docs que puedes encontrar en los servicios de Google.

Para acceder a Google Docs, se debe tener una cuenta de Google Si no dispones de una, debes crearla pulsando en "Comenzar"

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Se completan todos los datos solicitados

Y se pulsa en "Acepto. Crear mi cuenta."

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Ahora vas a verificar la dirección de correo electrónico que ha sido enviada a tu email para finalizar el proceso de alta. Para ello entra en www.kzgunea.net

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Se pulsa en la opción apropiada para acceder al correo electrónico

Se completan el nombre de usuario y la contraseña Se pulsa en el botón "Inicio de sesión"

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Se abre el mensaje de Google

Se pulsa en el enlace para activar la cuenta y verificar la dirección de correo electrónico

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Para acceder a Google Docs se pulsa en "Haga clic aquí para continuar."

Sabrás que estás identificado en Google Docs, porque la dirección de correo electrónico aparecerá en la zona superior de la página ¡Enhorabuena! ya sabes cómo acceder a Google Docs

Subir un documento

Google Docs permite subir archivos para trabajar con ellos online.

Se puede optar por dos opciones a la hora de subir un archivo:

- Abrir un archivo ubicado en una dirección de Internet: Puedes usar un archivo de algún sitio de Internet, si conoces su dirección. Para hacerlo debes escribir la

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URL o dirección del archivo. - Subir un archivo de tu equipo.

Para acceder a Google Docs debes escribir tu correo electrónico y la contraseña Se pulsa en el botón "Acceder"

Se accede y se gestionan todos los documentos desde la pantalla de inicio En el árbol de la izquierda aparecen las distintas clasificaciones de los documentos, que permiten organizarlos Por ejemplo, pulsando en "Soy el propietario" se muestran sólo los documentos de los que eres autor La marca de estrella, "Marcados con estrella", es una opción que permite resaltar aquellos documentos o carpetas a los que se les quiere prestar una especial atención, o para recordar que se debe hacer algo en ellos Pulsando en alguna carpeta de "Mis carpetas", se muestran sólo los documentos que tenga esa carpeta

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También puedes ver sólo los que cumplan los requisitos de una búsqueda guardada, en "Búsquedas guardadas"

Los documentos aparecerán en el recuadro de la derecha En la columna "Nombre" se muestra el nombre del documento En la columna "Carpetas/Uso compartido" aparece el nombre de la carpeta que lo contiene, si la hay, y los usuarios que comparten el documento En "Fecha" se muestra la fecha de la última modificación Por defecto, aparecen ordenados por fecha, el más reciente primero. Pero se pueden ordenar por cualquier columna, pulsando sobre el encabezado, y volviendo a pulsar para invertir el orden

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Las acciones que se pueden realizar en Google Docs aparecen en la parte superior En "Ocultar" se encuentran documentos que no se utilizan pero que no se desean borrar. Cuando un documento o una carpeta deje de ser útil, se puede eliminar, seleccionando el archivo y pulsando en "Suprimir". Y para renombrar uno los documentos, se pulsa en "Cambiar Nombre" "Mover a" permite mover los archivos que se encuentran en Google Docs y colocarlos en las diferentes carpetas creadas "Nuevo" permite crear archivos nuevos y carpetas Para subir un archivo a Google Docs y trabajar con él online se pulsa en "Subir"

Se muestran los tipos de archivos permitidos por Google Docs y el tamaño máximo Para buscar el archivo en tu equipo se pulsa en el botón "Examinar"

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Se selecciona el documento Y se pulsa en el botón "Abrir"

En la casilla "¿Qué nombre quieres asignarle?" se puede poner el nombre que se quiera al documento. Si se deja en blanco tomará el nombre del archivo original Se pulsa en el botón "Subir archivo"

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Ten en cuenta la siguiente advertencia

Se abre la pantalla de edición. Se puede ver el documento subido y empezar a trabajar con él de forma muy parecida a un programa de ofimática estándar A través de la barra de herramientas, de formato y de menús se puede modificar el documento, por ejemplo colores, alineaciones, listas, enlaces, imágenes, etc. Para volver a ver todos los documentos se pulsa en "Docs Página principal"

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¡Enhorabuena! ya sabes cómo subir un documento

Editar un documento

Google Docs te permite editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Durante la edición de los documentos, éstos se guardan automáticamente para evitar pérdida de información.

Puedes realizar todas las tareas básicas, como crear listas con viñetas, ordenar por columnas, añadir tablas, imágenes, comentarios o fórmulas y cambiar la fuente, entre otras muchas cosas.

La edición se realiza de manera similar a cómo lo harías con las herramientas ofimáticas equivalentes en Open Office o Microsoft Office...

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Una vez que has accedido a Google Docs puedes modificar tus documentos de forma sencilla

Para acceder al documento se pulsa en "Factura incompleta, mes julio"

En este ejemplo se añadirán más artículos en la factura que se copiarán de la hoja llamada "Inventario"

Para ir a la hoja se pulsa en "Inventario"

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Se seleccionan las celdas a copiar

Se pulsa en "Editar"

Se selecciona "Copiar"

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A continuación, pulsando en "Factura" se regresa a la hoja donde se desea pegar lo seleccionado

Se selecciona la celda de destino, donde se desea pegar los datos

Se pulsa en "Editar"

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Se selecciona "Pegar"

Se hace lo mismo para completar los correspondientes datos de la columna "Descripción"

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Y para guardas los cambios realizados en el documento se pulsa en "Archivo"

Y por último se hace clic en "Guardar y cerrar"

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¡Enhorabuena! ya sabes cómo editar un documento

Compartir y colaborar

Una de las mayores ventajas que ofrece Google Docs es poder compartir los documentos con otros usuarios (con tus amigos, familiares o compañeros de trabajo). Se puede hacer desde la lista de documentos o directamente desde el documento.

Los tipos de participantes a la hora de compartir son:

- Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento. - Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento.

- Lectores: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no editarlo.

Puedes compartir un documento con un máximo de 200 usuarios, pero solo 10 personas pueden editar y/o verlo simultáneamente.

Además, se puede realizar un seguimiento de los cambios y de la persona que los hizo, e incluso volver a una versión anterior.

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Una vez que has accedido a Google Docs puedes compartir tus documentos de forma sencilla

Existen dos formas de compartir documentos:

1- Desde la lista de documentos; se pueden compartir varios documentos a la vez desde el listado de la pantalla de inicio

2- Directamente desde un documento, es decir, compartir el documento que se está editando

En el primer caso, se selecciona previamente el documento a compartir a través de la casilla de verificación

Y después se pulsa en el botón "Compartir"

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Se pulsa en "Invitar a usuarios..."

En la caja de texto, se escriben las direcciones de correo de todos los usuarios a los que se desea invitar, separadas por comas si hay más de una

Se puede invitar como colaborador o como lector ("Para editar" o "Para ver"), dependiendo de las funciones a otorgar a los usuarios invitados

En "Elegir de los contactos", se accede a una lista con tus contactos de Gmail, para poder añadir esas direcciones con un clic

Se puede personalizar el aviso escribiendo en el campo "Mensaje:"

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Para enviarte una copia de la invitación se selecciona la casilla de verificación "Enviarme una copia"

Se pulsa en el botón "Enviar"

Una vez enviada la invitación, Google muestra la pestaña "Usuarios con acceso", donde se resumen los permisos que tiene cada usuario

Además se puede enviar un correo electrónico a los colaboradores e incluso permite organizar un evento, por ejemplo una cita, con colaboradores o lectores. Para esto se utiliza Google Calendar

Para configurar los permisos de acceso se pulsa en "Cambiar”

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"Permitir que los usuarios visualicen sin acceder" permite que tanto colaboradores como lectores puedan ver el documento sin iniciar sesión. Y "Permitir que los usuarios editen sin acceder" hace que los colaboradores puedan modificar el documento sin necesidad de iniciar sesión

Para que tanto colaboradores como lectores tengan que iniciar sesión para acceder al documento se pulsa en "Solicitar acceso siempre"

Para ver el resto de permisos se pulsa en la pestaña "Permisos avanzados"

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Por defecto está marcado "Permitir que los editores inviten a otros usuarios a editar o ver", lo que permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se desmarca, los colaboradores pierden ese privilegio. Se puede modificar en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva invitación. La segunda opción permite que un usuario pueda ser invitado indirectamente a través de una lista de correo

Para guardar los cambios se pulsa en el botón "Guardar y cerrar"

Ahora vamos a ver cómo compartir un documento desde la pantalla en la que lo estamos editando. Primero se pulsa en el documento

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Y después se pulsa en el botón "Compartir"

Desde el documento se pueden definir las reglas de notificación. Se pulsa en esa opción para acceder

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En este cuadro de diálogo se configura qué cambios van a ser notificados y cuándo se hará esa notificación

Para recibir una notificación a través del correo electrónico ante cualquier modificación realizada por el colaborador se selecciona la casilla de verificación correspondiente

Para recibir una notificación a través del correo electrónico ante cualquier modificación realizada por el colaborador se selecciona la casilla de verificación correspondiente

Se pulsa en el botón "Guardar"

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Y para acabar el proceso se hace clic en el botón "Finalizado"

¡Enhorabuena! ya sabes cómo compartir un documento. A continuación se muestra cómo acceder al historial de revisiones

El "Historial de revisiones" de un documento es el conjunto de todas las versiones que se han generado de dicho documento

Para acceder al "Historial de revisiones" se pulsa en "Archivo"

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Se pulsa en "Historial de revisiones"

El Historial de revisiones permite acceder a todas las revisiones acumuladas para un documento, con una breve vista de lo que se ha modificado en cada una de ellas Los botones "Más Antigua y Más reciente" nos permiten, respectivamente, retroceder o avanzar una revisión partiendo de la que visualizamos en ese momento Si se decide recuperar alguna revisión, se pulsa el botón "Recuperar esta"

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Para visualizar otras versiones del documento, por la fecha y el autor, se pulsa en la lista despegable

Las modificaciones realizadas respecto a la versión anterior del documento se resaltan en color naranja

¡Enhorabuena! ya sabes cómo compartir y ver el historial de revisiones de un documento

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Otras plataformas

Existen otras plataformas online. Las más destacadas son:

http://office.microsoft.com/es-es

http://www.neooffice.org/neojava/es/index.php

http://www.openoffice.org/

http://live.gnome.org/GnomeOffice