OBRAČUN POTNIH NALOGOV 

na UL FE 

    

Ljubljana, september 2011

OBRAZCI za izstavitev PN: 

1. PROŠNJA za odsotnost in izdajo PN (Priloga 2*)

 2. NALOG za službeno potovanje (obrazec DZS)

 3. OBRAČUN potnih stroškov (Priloga 3*) – sestavni del so:

o poročilo o opravljeni službeni poti (Priloga 4*)o originalna dokazila o nastanku stroškov (računi, potrdila)

*Priloge: Računovodska pravila FE z dne 12.10.2010

NAVODILAza pripravo prošnje za odobritev odsotnosti in obračun potnih

stroškov na UL FE

dostop na:http://www.fe.uni-lj.si/obvestila/splosni_oglasi/ (29.10.2010)

1. PROŠNJA za odsotnost in izdajo PN:  

IZPOLNI predlagatelj službene poti (elektronsko ali v papirni obliki)

  Dostop: http://www.fe.uni-lj.si/obvestila/splosni_oglasi/ (29.10.2010)

 • Dosledno izpolnjene vse rubrike (stroški potovanja, vsi podpisi)

  Oddati PRED potovanjem (2 dni oz. 3 dni prej v primeru izplačila akontacije)

POZOR!

 Načrtovanje daljše odsotnosti (nad 30 dni)

Odsotnost obravnava: senat (za pedagoge) ali upravni odbor (za raziskovalce, zaposlene v tajništvu)

ROKOVNIK SEJ je na voljo pri tajnicah kateder!

2. NALOG za službeno potovanje:

Izstavi tajništvo dekanata (najkasneje 1 dan pred pričetkom služb. poti)

Obrazec DZS: Nalog za službeno potovanje

3. OBRAČUN potnih stroškov (OPS):

Po končani službeni poti zaposleni pravilno izpolni in preko tajnice katedre odda v FRS (v 5. za Slovenijo oz. 7. delovnih dneh za ujino)

  Obračun potnih stroškov + Poročilo o opravljeni službeni

poti + priloge (izvirniki!) Dostop: http://www.fe.uni-lj.si/obvestila/splosni_oglasi/ (29.10.2010)

STROŠKI potnega naloga:  

1. DNEVNICE ( = povračilo stroškov za prehrano)

2. PREVOZNI STROŠKI (kilometrina, cestnina, parkirnina,…)

 3. STROŠKI ZA PRENOČIŠČE (v višini plačanega hotelskega

računa upoštevaje načelo dobrega gospodarjenja z javnimi sredstvi)

 4. DRUGI STROŠKI, nastali zaradi službene poti

POZOR! 

Za službeno potovanje v tujino se lahko izplača upravičencu AKONTACIJA v višini, predvidenih stroškov,

ki morajo biti v nalogu za službeno potovanje natančno razčlenjeni.*

 

(*18. člen URL RS, št. 38/94)

OBRAČUN potnega naloga v FRS:  

Strokovni delavec v FRS opravi:o računsko točnost odsotnosti;o kontrolo obračunanih stroškov (glede na: trajanje potovanja,

priloženo dokumentacijo, odobrene pogoje potovanja);o s podpisom potrdi kontrolo obračunanega naloga.

  Vodja FRS kot likvidator podpiše pravilno obračunan PN

POZOR! 

Če delavec ne upošteva navodil in ne predloži zahtevane dokumentacije, strokovni delavec v FRS obračun in izplačilo

naloga za službeno potovanje zadrži in o tem obvesti prodekana za finančne zadeve,

da odloči o izplačilu.* 

(*tretji odstavek 31. člena Računovodskih pravil UL FE, 12.10.2010)

Seznanitev s postopkom   dostop: http://www.fe.uni-lj.si/obvestila/splosni_oglasi/ (29.10.2010) Navodila (PRILOGA 5)

POSTOPEK OBRAČUNA PN ROK (dni)/OSEBA OPRAVILO OBRAZEC

PRED ODHODOM NA SLUŽBENO POT1. Prošnja za odsotnost 2 dni/3 dni (30 dni) dostop: http://www.fe.uni-lj.si/obvestila/splosni_oglasi/ (29.10.2010)

Prošnja (PRILOGA 2)-izpolni vlogo zaposleni -izpolni vse postavke (predvideni vsi stroški, sredstva/naloga…)-kontrola sredstev tajnica katedre -kontrola oz. odobritev sredstev: raziskovalni sektor (R, S ...), FRS (P, A)2. Izstavitev PN 1 dan/2 dni tiskovina: obrazec Obr. DZS

Nalog za službeno potovanje (Obr. DZS)

-izstavi PN tajništvo dekanata -preveri ustreznost prošnje (sredstva, stroški, podpisi, izplačilo akontacije …)-izplačilo akontacije strokovni delavec FRS -nakazilo na osebni bančni račun zaposlenega (1-2 dni pred sl. potjo)-dostava PN zaposlenemu interna pošta -prejem PN (najkasneje 1 dan pred sl. potjo)

PO VRNITVI IZ SLUŽBENE POTI3. Obračun potnih stroškov 5 dni/7 dni dostop: http://www.fe.uni-lj.si/obvestila/splosni_oglasi/ (29.10.2010)

Obračun (PRILOGA 3)+ priloge-izpolni Obračun

(oz. dopolni Obračun)zaposleni(oz. tajnica katedre)

-izpolni vse postavke Obračuna-priloži vse dokumente (originale)-kopira neobstojne dokumente (pozor: neobstojnost termo papirja)-označi priloge (zaporedna št. )-označi/vpiše vnaprej plačane račune (PFA, JN)-označi/vpiše vnaprej plačane kotizacije (pozor: obvezno RAČUN!!)-označi/vpiše prejeto akontacijo-dopolni dokumentacijo obračuna PN-odda v FRS (nespeto, v prosojni mapi)

4. Poročilo o opravljeni sl. poti 5 dni/7 dni dostop: http://www.fe.uni-lj.si/obvestila/splosni_oglasi/ (29.10.2010)Poročilo (PRILOGA 4)-napiše/izpolni Poročilo zaposleni -opredeliti vsebino dogodka službene poti

-navesti morebitne posebnosti, izjeme (razlaga oz. utemeljitev stroška)5. Obračun PN do 20. v mesecu celotna dokumentacija (Nalog, Obračun, Poročilo) + priloge celotna dokumentacija

obračuna-kontrola PN strokovni delavec FRS -kontrola potnega naloga po vsebini in vrednosti-kontrola sredstev/naloge raziskovalni sektor, FRS -kontrola sredstev/naloge/projekta5. Izplačilo PN do 5. v mesecu plačilna lista

plačilna lista-izplačilo PN strokovni delavec FRS -izplačilo na osebni račun zaposlenega skupaj z izplačilom plače-arhiv PN -hranjenje celotne dokumentacije obračuna PN v arhivu FRS

POSTOPEK OBRAČUN POTNEGA NALOGA

Novi obrazec OPS (Excel): 

• Namen: obračun potnih stroškov za tujino (Excel, verzija 2007->)

 • 4-delovni listi:

• PODATKI (npr. datum obračuna, priimek in ime, datum in ura potovanja, …),• STROŠKI (vnos posamezne vrste stroška, po načinu plačila),• IZPIS_PN_tujina (izpis),• NAVODILA (napotki, primer obračuna).

 

Primer novega obr. OPS: podatkovni del (1. list)

5.9.2011 Datum obračuna

NOVAK P. JANEZ Predlagatelj obračuna (Priimek in ime)

2222/primer Številka potnega naloga

NEMČIJADržava

55 EUR

MUNCHEN Kraj

KONFERENCA ANOVA 2011, BNOVA 2011 Z nalogo

R-2222 Stroški bremenijo nalogo

55 Dnevnice (€) (če dnevnice plača gostitelj, vpišeš 0 (nič)

300,00 € Prejeta AKONTACIJA na TRR (€) (če je bila prejeta akontacija vpišeš znesek, drugače pustiš prazno)

PN-tujina Kraj: Datum: Ura:Trajanje odsotnosti:

Odhod: CELJE 28.8.2011 13:00 dni: ur: minut:

Prihod: CELJE 2.9.2011 19:30 5 6 30

Št. nočitev brez Z 1 1 ni znižanja dnevnice- 100% dnevnice

Št. nočitev + Z 4 4 znižana dnevnica-prehrana 1-obrok (Z: -10%)

Št. nočitev Z+K/V (10%,35%)

Št. nočitev Z+K+V (10%,35%,35%)

Št. nočitev skupaj: 4 5

Opomba:

Primer novega obr. OPS: stroškovni del (2. list)

SPECIFIKACIJA OBRAČUNA POTNIH STROŠKOVPN št. 2222/primer, NOVAK P. JANEZ

ZAP. ŠT. NAČINPL.

VRSTA STROŠKA(izbereš iz seznama)

OPIS STROŠKA(vpisati: npr. relacija, JN, PFA, datum…)

VALUTA(vpisati)

KOLIČINA(vpisati)

CENA(vpisati)

TEČAJ BS(vpisati)

ZNESEK(€)

1 GOT Nočnina brez prehrane HOTEL A, 28.08.11 EUR 70,00 70,00

2 GOT Kilometrina CELJE-ZAGREB-CELJE KM 240 0,37 88,80

3 GOT Parkirnina Letališče, Zagreb, 2.9.11 HRK 210,00 7,486 28,05

4 PFA Letalo LJ-MUNCHEN-LJ EUR 455,20 455,20

5 GOT Taksi letališče-hotel A, 28.08.11 EUR 12,00   12,00

6 JN FE Kotizacija ANOVA 2011, pl. FE EUR 200,00 200,00

7 PK FE Kotizacija BNOVA 2011, 31.08.11 USD 250,00 1,445 173,01

8 PFA Nočnina s prehrano HOTEL B, 2.09.11 EUR 240,00 240,00

9 GOT Taksi hotel B-letališče, 2.9.11 EUR 17,00 17,00

10 GOT Taksi hotel A - hotel B EUR 10,00 10,00

11 GOT Mestni prevoz metro, hotel-konf., 29.8.11 EUR 5,00 5,00

12 GOT Mestni prevoz metro, hotel-konf., 30.8.11 EUR 5,00 5,00

13 GOT Mestni prevoz metro, hotel-konf., 31.8.11 EUR 7,50 7,50

14 GOT Mestni prevoz metro, hotel-konf., 1.9.11 EUR 7,50 7,50

15 GOT Telekomunikacijske storitve internet, rč. hotel 30.8.11 EUR 15,00 15,00

16 PFA Ostali stroški zdr. zavarovanje Coris - PFA EUR 21,00 21,00

17 GOT Cestnina Zagreb, 28.8.11 HRK 5,00 7,4833 0,67

18 GOT Cestnina Zagreb, 2.9.11 HRK 5,00 7,486 0,67

18 SKUPAJ: 240 1.356,40

Datum: 5.9.2011

NOVAK P. JANEZ

Predlagatelj: Predstojnik: (podpis) (podpis)

Primer novega obr. OPS: obračunski del (3. list)OBRAČUN POTNIH STROŠKOV

Številka potnega naloga: 2222/primer Stroški bremenijo:R-2222

Predlagatelj obračuna: NOVAK P. JANEZ

Podatki o potovanju: NEMČIJA, MUNCHEN

Z nalogo: KONFERENCA ANOVA 2011, BNOVA 2011

Kraj: Datum: Čas: Trajanje odsotnosti:

Odhod: CELJE 28.8.2011 13:00 dni: ur: minut:

Prihod: CELJE 2.9.2011 19:30 5 6 30

1 dnevnica po: 55,00 EUR

Izpolni

blagajna Postavka Opomba oz. zap. št. dokumenta Št. Vrednost Skupaj (€)

Dnevnice (nad 14 do 24 ur) 100% 5 55,00 275,00

Dnevnice (nad 8 do 14 ur) 75%

Dnevnice (nad 6 do 8 ur) 25% 1 13,75 13,75

Dnevnice - znižane 4 -60,50 DNEVNICE SKUPAJ: 228,25

Nočnina brez prehrane 1 1 70,00

Nočnina s prehrano 8 in 2x pl. Organiz. 4 240,00

NOČNINE SKUPAJ: 310,00

Kilometrina 2 240 km 0,37 88,80

Najem vozila

Gorivo

Cestnina 17, 18 1,34

Parkirnina 3 28,05

Letalo 4-PFA 455,20

Avtobus

Vlak

Taksi 5, 9, 10 39,00

Mestni prevoz 11, 12, 13, 14 25,00

Ostali prevoz PREVOZI SKUPAJ: 637,39

Telekomunikacijske storitve 15 15,00

Ostali, tukaj navedeni stroški 16 21,00

Kotizacija 6 (PFA), 7 373,01 SKUPAJ stroški službene poti: 1.584,65

AK Prejeta akontacija 300,00 173,01 200,00 673,01

PFA Znesek vnaprej plačanih faktur 716,20 716,20 IZPLAČILO RAZLIKA za izplačilo/vračilo po obračunu (€): 195,44

Datum: 5.9.2011

Odredbodajalec: ______________________ Predlagatelj: ___________________(podpis) (podpis)

Likvidatura: __________________________ Za blagajno: ____________________(podpis) (podpis)

Spoštovani! 

Za konec predstavitve Vas vabimo k izpolnitviANKETNEGA VPRAŠALNIKA.

Za mnenja, pripombe in nove predloge se zahvaljujemo.Veseli bomo vsake nove pobude.

UL FE, FRS