Guía de aprendizaje 2

SENA REGIONAL BOGOTA-CUNDINAMARCACENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

GUIA DE APRENDIZAJE 2Esta guía lo ayudará y orientará en el proceso auto formativo que le permitirá conocer e incrementar sus conocimientos respecto a los registros de la información contable por medio de la utilización del Plan Único de Cuentas PUC. Es por eso que se ha desarrollado un compacto resumen para que el aprendiz estudie el tema, pero donde él también debe poner de su empeño por medio de la investigación para conocer a fondo del tema, y además elaborará unas actividades recomendadas para poner en práctica lo aprendido.Recuerde que todo método de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de estudio, además de dedicación disciplina y responsabilidad.

Objetivos: Reconoce el concepto y las partes de una cuenta. Clasifica las cuentas de acuerdo con su naturaleza. Diferencia los débitos y créditos de cada cuenta, de acuerdo a su nomenclatura. Maneja el Plan Único de Cuentas PUC. Valora la importancia de las cuentas, para el registro de las operaciones mercantiles. Reconoce el principio universal de la partida doble. Registra y codifica las cuentas en los asientos contables. Aplica la ecuación patrimonial en ejercicios contables.

1Guía elaborada por: Liceth Paola Peña. Gloria Martínez.Deyanira Ruiz. Juan Carlos Garzón. Diego Bustos


LAS CUENTASPor cuenta se entiende como el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que realiza una empresa. Al asignar un nombre a una cuenta, este debe ser tan claro, explícito y completo, que por el solo nombre se identifique lo que representa.

Esquema de la cuenta “T”La forma más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es mediante el esquema de la cuenta “T”. Sus partes son:

Nombre completo de la cuenta.Debe, el lado izquierdo, para registrar los débitos.Haber, el lado derecho, para registrar los créditos.

Registros en la cuenta “T”Debitar una cuenta es registrar el valor en el lado izquierdo, es decir en el Debe.Acreditar una cuenta es registrar el valor en el lado derecho, es decir en el Haber.Movimiento débito es la suma de los valores registrados en el Debe de una cuenta.Movimiento crédito es la suma de los valores registrados en el Haber de una cuenta.

Saldos en la cuenta “T”Saldo de una cuenda es la diferencia entre los valores registrados en la columna del Debe y los registrados en la columna del Haber.

Saldo débito. Una cuenta tiene saldo débito cuando el movimiento débito es mayor que el movimiento crédito.



Saldo crédito. Una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento crédito es mayor que el movimiento débito.

CLASIFICACIÓN, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTASLas cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los ingresos, los costos, los gastos y las utilidades en un período determinado.De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y pérdidas, y de orden.

Cuentas reales o de balanceEstas cuentas representan valores tangibles como las propiedades y las obligaciones con terceros y los intangibles como el good will y el know how; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser Activo, Pasivo o Patrimonio.

Activo.Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.El activo se caracteriza por:

Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.Ser de propiedad de la empresa.Generar un derecho de reclamación, el cual debe estar causado.



Movimiento de las cuentas del Activo. Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber, en su mayoría, su saldo es débito.

Pasivo.Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente en el ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud del cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.El pasivo se caracteriza por:

La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago.Existe una deuda con un beneficiario cierto.

Movimiento de las cuentas del Pasivo. Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber, disminuyen y se cancelan en el Debe, en su mayoría, su saldo es crédito.

Patrimonio.El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.El patrimonio se caracteriza por:

Está constituido por el aporte inicial y los aportes adicionales de los dueños de la empresa.



Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.

Movimiento en las cuentas del patrimonio. Su movimiento es similar a las cuentas del Pasivo.

Ejemplo. Para la constitución de una empresa tres socios aportan $2’000.000, $5’000.000 y $6’000.000 respectivamente.Al contabilizar esos aportes se registran en el Haber, por ser aumento el Patrimonio.El socio que aportó $2’000.000 se retira, por ser una disminución del Patrimonio, el valor se registra en el Debe.Para calcular el saldo de una cuenta del Patrimonio se establece la diferencia entre débitos y créditos, así: $13’000.000-$2’000.000=$11’000.000. Son mayores los créditos, su saldo es crédito.

Cuentas nominales, de resultados o transitoriasLas cuentas nominales son llamadas también de resultado, porque al final de un ejercicio contable dan a conocer utilidades o pérdidas, ingresos, costos y gastos; son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable.Comprende las cuentas del estado de resultados; Ingresos, Gastos, Costo de ventas y Costo de producción y operación.

Ingresos.Los ingresos representan los flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminución del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos del patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de



servicios o la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital.Movimiento de las cuentas de Ingresos. Estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber, normalmente no se debitan sino al final del ejercicio, para cancelar su saldo.

Gastos.Los gastos representan flujos de salida de recursos en forma de disminuciones del activo , incremento del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades excedentes.Movimiento de las cuentas de Gastos. Estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber, su saldo es débito.

Costo de ventas.Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.Movimiento de las cuentas de Costo de ventas. Estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber, normalmente no se acreditan, su saldo es débito.



Costo de producción y operación.Agrupa el conjunto de cuentas que representan las erogaciones asociadas, clara y directamente, con la elaboración o la producción de bienes, o la prestación de servicios, de los cuales el ente económico obtiene sus ingresos. El movimiento de estas cuentas se registra similar al de las cuentas de Costo de ventas.

Cuentas de ordenAgrupa los valores que reflejan los hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa, así como las cuentas que sirven para efectos de control interno o información general, además de las que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa y las declaraciones tributarias.

Cuentas de orden deudoras.Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de Orden Deudoras, se manejan como las cuentas del Activo, por tanto, su saldo es débito, ejemplo; Bienes y Valores Entregados en Custodia o en Garantías.

Cuentas de orden acreedoras.Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación constituyen el grupo de cuentas de Orden Acreedoras, se manejan como las cuentas del Pasivo, por tanto su saldo es crédito, ejemplo; Bienes y Valores Recibidos en Custodia o en Garantía.



PLAN UNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES P.U.CObjetivoEl plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.ContenidoEl PUC está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.Catálogo de cuentasEl catálogo de cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costo de producción y operación y cuentas de orden, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.Campo de aplicaciónEl PUC deberá ser aplicado en todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio.

La codificación del PUC está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:Clase: El primer dígito.Grupo: Los dos primeros dígitos.Cuenta: Los cuatro primeros dígitos.Subcuenta: Los seis primeros dígitos.



LA PARTIDA DOBLELa contabilidad solo podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.

Asientos contablesAsiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad.

Procedimiento para registrar las operaciones mercantilesPara registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, se cambia el esquema de la cuenta “T” por los asientos de Diario en forma horizontal.El proceso para registrar correctamente una operación mercantil es el siguiente:1.º. Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción, para ello se

plantean interrogantes: Al comprar: ¿Qué se compra?, ¿Cómo se paga? Al vender: ¿Qué se vende?, ¿Cómo se cobra? Al pagar una deuda: ¿Qué tipo de deuda se paga?, ¿Cómo se paga su valor?

2.º. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita, para ello, primero debe identificarse el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo en cuenta sus aumentos o disminuciones, luego se procede a debitar o acreditar cada una.

Ejercicios de aplicaciónVenta de mercancíasVenta de mercancías al contado por $1’500.000.¿Qué se vende?: Mercancías 4135 Comercio al por mayor y al por menor.¿A quién se vende? Clientes 1305 Clientes.¿Cómo se paga? Contado 1105 Caja.



Venta de mercancías a crédito

Consignación en entidades financieras o control internoComo una medida de control de efectivo, el dinero que recibe la empresa debe consignarse en una cuenta corriente o depositarse en una cuenta de ahorros. Al efectuar pagos se giran cheques, excepto cuando se trate de gastos de poco valor, que se cancelan de caja menor.Consignación en el BanCoñac por $720.000.¿En donde se consigna? En el banco 1110 Bancos.¿De dónde sale el dinero? De la empresa 1105 Caja.

Compra de mercancíasCompra de mercancías por $900.000 de contado.



Compra de mercancías por $900.000 a crédito.

Compra de activos fijosCompra a crédito equipo de cómputo por $1’200.000.

Aportes de capitalEn la constitución de una empresa el socio 1 aportó $32’000.000 en efectivo y el socio 2 aportó un lote por $41’000.000.

Gastos pagados por anticipadoLa empresa gira cheque por $500.000 correspondientes a 5 meses de arriendo anticipado.

Ingresos recibidos por anticipadoLa empresa recibe $100.000 por concepto de intereses anticipados.



Comprobación de saldosAl terminar de registrar los asientos contables, debe comprobarse la aplicación de la partida doble; para ello se resume el desarrollo del ejercicio en una sola cuenta “T”. al final se suman los débitos y los créditos, valores que deben ser iguales.

LA ECUACION PATRIMONIALContablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales, es decir, del Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una fórmula matemática conocida con el nombre de ecuación patrimonial. Esta fórmula da a conocer, independientemente, el valor del Activo, Pasivo o Patrimonio.Activo = Pasivo + Patrimonio.Pasivo = Activo - Patrimonio.Patrimonio = Activo - Pasivo.Ejemplo; La empresa Akelarres Ltda. suministra la siguiente información:

PATRIMONIO=$6’600.000-$1’400.000 PATRIMONIO=$5’200.000.



Trabajo a entregar.Mencione la naturaleza de cada Clase del PUC.Mencione los grupos que pertenecen a las cuentas reales, nominales y de orden.¿Con qué intención el Gobierno estableció el PUC para comerciantes?La cuenta caja presenta el siguiente movimiento: Débito; $130.000, $120.000, $150.000 y $80.000. Créditos; $78.000, $126.000 y $199.000. Determine el valor del saldo en una cuenta “T”.La cuenta proveedores presenta el siguiente movimiento: Débito; $138.000 y $201.500. Crédito; $161.000, $97.500 y $101.100. Determine el saldo en cuenta “T”.Clasifique en reales, nominales o de orden, codifique y mencione la naturaleza de las siguientes cuentas: Caja, Bonos, Clientes, Aportes sociales, Gastos de personal (ADMON), Proveedores, Costo de ventas (Ind. Manufactureras), Comercio al por mayor y al por menor, Bancos, Reservas obligatorias, Ingresos recibidos por anticipado, Gastos Diversos (ADMON), Terrenos, Devoluciones en ventas, Salarios por pagar, Materias Primas, Mercancías no fabricadas por la empresa.¿Qué diferencia hay entre las cuentas 4220 y 5220?Defina: Ente económico, Continuidad, Unidad de medida, Período, Valuación, Causación, Prudencia, Revelación plena, Esencia sobre la forma, Moneda funcional, Provisiones y contingencias, Diferidos, Ajustes, Cierre contable, Descripciones, Dinámicas.¿Qué se entiende por Principios de contabilidad generalmente aceptados?Registre los asientos:

En el inicio de un negocio una persona aporta $10’000.000 en efectivo, otra persona un terreno por $5’000.000 y $5’000.000 en efectivo.Se consigna en BanCoñac $15’000.000.Se compran mercancías a crédito por $3’000.000.Se compran mercancías de contado por $2’000.000, paga con cheque.Se compran mercancías por $3’800.000, paga el 50% con cheque, el saldo a 60 días.Se vende mercancías de contado por $9’000.000.Se vende mercancías por $4’400.000, $400.000 con cheque, el saldo a 30 días.Se compra a crédito para uso de la empresa, un computador por $3’400.000.La empresa entrega a un empleado un cheque por $700.000 por concepto de préstamo.La empresa obtiene un préstamo de BanCoñac por $8’900.000, consignados en la cuenta de la empresa.Un cliente abona $2’000.000 de la deuda, en la segunda venta.Se consigna en BanCoñac la suma de $9’000.000.



La empresa gira cheque a BanCoñac por $2’300.000 por concepto de abono del préstamo.La empresa gira cheque por $4’900.000 por concepto de la deuda de mercancía.La empresa gira cheque por $300’000 por concepto de energía.La empresa recibe $560.000 por concepto de arrendamiento de bodega.La empresa paga seguro anticipado por 12 meses por $1’200.000.


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