Guía metodológica pisam

Servicio de Evaluación Institucional

Ebaluazio Instituzionalerako Zerbitzua

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PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES

DE MEJORA:

GUÍA METODOLÓGICA

Vicerrectorado de Calidad e Innovación Docente Kalitate eta Ikasketa Berrikuntzako Errektoreordetza

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a ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETO DE LA GUÍA

3. ESTRUCTURA DE LA GUÍA

4. PLAN DE ACCIONES DE MEJORA Y ACCIONES DE MEJORA

5. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA

5.1. FASE 1: FORMACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO 5.2. FASE 2: PLANIFICACIÓN 5.3. FASE 3: DESARROLLO

6. SEGUIMIENTO Y REVISIÓN PERIODICA DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA

6.1. SEGUIMIENTO Y REVISIÓN INTERNO 6.2. SEGUIMIENTO EXTERNO

7. ELABORACIÓN DE LA MEMORIA DE DESARROLLO

8. ANEXO 1: FICHAS

9. ANEXO 2: PROTOCOLO PARA LA ELABORACIÓN DE LA MEMORIA DE DESARROLLO.


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1. INTRODUCCIÓN Un plan de acciones de mejora surge como resultado de un proceso previo de análisis y reflexión entorno a la realidad de una titulación, centro, o servicio determinado, es decir, mediante un proceso de autoevaluación. Mediante dicho proceso de autoevaluación, la organización conoce su situación real con respecto al modelo propuesto, determinando cuáles son sus fortalezas, cuáles son sus debilidades y dimanando de tal análisis, resultan propuestas de mejora, lo que constituye el elemento de partida para la realización del plan de acciones de mejora. El plan de acciones de mejora se constituye en un objetivo del proceso de mejora continua y en él, se recogen y formalizan los objetivos de mejora y las correspondientes actuaciones dirigidas a fortalecer los puntos fuertes y resolver los puntos débiles de manera priorizada y temporalizada. Por ello, la elaboración de dicho plan requiere el respaldo y la implicación de todos los responsables que, de una u otra forma, tengan relación con la unidad objeto de análisis. Un plan de acciones de mejora permite:

- Repensar la unidad para adaptarse a los nuevos cambios que presenta el contexto.

- Definir los objetivos que se quieren alcanzar a corto y medio plazo. - Establecer prioridades en las líneas de actuación. - Incrementar la eficiencia en la gestión. - Motivar a la comunidad universitaria a mejorar el nivel de calidad.

Para que un plan de acciones de mejora resulte eficaz, las acciones de mejora propuestas deben ser consensuadas, coherentes con la estrategia de la institución en la que se integran, viables y operativizadas, es decir, deben estar lo más detalladas posible, de forma que antes de poner en marcha la propia acción de mejora, se conozca qué tareas va a conllevar dicha acción, quién es el responsable de las mismas, en qué período aproximado se va a llevar a cabo, qué recursos van a ser necesarios, etc.


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Las principales virtudes de los planes de acciones de mejora son:

- Flexibilidad: no es un método cerrado y prefijado, facilita variaciones y adaptaciones.

- Utilidad: es un instrumento útil y eficaz para el logro de los objetivos

fijados y para mantener la razón de ser de la organización.

No obstante, los planes de acciones de mejora también tienen algunos riesgos, tales como:

- Dar más peso a los procesos de planificación y desarrollo que a los resultados deseados.

- Considerarlos como un fin y no como un medio para la mejora

continua. En este sentido, es aconsejable priorizar las acciones de mejora empezando por las acciones más viables y sencillas de llevar a cabo.


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2. OBJETO DE LA GUÍA Teniendo como referencia el contexto de profundos cambios en el que nos encontramos en este camino hacia el Espacio Europeo de Educación Superior (EEES), el Servicio de Evaluación Institucional/Ebaluazio Instituzionalerako Zerbitzua (SEI/EIZ) ha elaborado la presente guía con el objeto de proporcionar a las titulaciones, centros y servicios una herramienta metodológica útil a la hora de implementar los cambios o acciones de mejora detectadas a través del proceso de autoevaluación, acciones de mejora que van a ayudar a adaptarse mejor al nuevo Espacio Europeo de Educación Superior (EEES).

Así pues, los principales objetivos de esta guía son:

- Proporcionar a la comunidad universitaria un instrumento útil para el

desarrollo y seguimiento de los planes de acciones de mejora. - Impulsar la puesta en marcha de los planes de acciones de mejora

derivados de los procesos de autoevaluación. - Armonizar las acciones de las distintas comisiones de calidad en una

misma dirección. - Introducir cambios en la cultura organizativa universitaria basados en

la mejora continua. Para la elaboración de la presente guía se ha tenido en cuenta:

- La experiencia del SEI/EIZ en el Plan de Implementación y

Seguimiento de Acciones de Mejora, llevado a cabo durante el curso 2005/06.

- El documento “Marco general para el establecimiento, el seguimiento

y la revisión de los planes de acciones de mejora” elaborado por la Agència per a la Qualitat del Sistema Universitari de Catalunya.

- El documento “Plan de acciones de mejora” de ANECA para la

elaboración de los planes de acciones de mejora derivados del Programa de Evaluación Institucional PEI/EIP.


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a 3. ESTRUCTURA DE LA GUÍA

En cuanto a la Estructura de la guía, en ella se abordan los siguientes apartados:

- Implementación del plan de acciones de mejora: se describen las tres fases principales para poner en marcha el plan, es decir, la fase de formación del equipo de trabajo, la fase de planificación y la de desarrollo. En este apartado se hace referencia a una serie de fichas que sirven de apoyo al proceso y que constituyen otro apartado.

- Seguimiento y revisión periódica del Plan de acciones de

mejora: se describe la diferencia entre el seguimiento y la revisión del Plan de acciones de mejora y se distinguen dos tipos de seguimiento: seguimiento interno del propio grupo de trabajo y seguimiento externo, por parte de los responsables de la universidad.

- Elaboración de la memoria de desarrollo: se describen las

características y el contenido que debe tener la memoria final del plan de acciones de mejora.

- Anexo 1: Fichas: para facilitar la implementación y seguimiento del

plan de acciones de mejora, se incluyen una serie de fichas en un formato estándar que deben ser cumplimentadas y presentadas como anexo de la memoria.

- Anexo 2: Protocolo para la elaboración de la memoria de

desarrollo del plan de acciones de mejora: se explica de forma más detallada el contenido que debe aparecer. Es el formato en el que se debe presentar la memoria y permite organizar la información y realizar las valoraciones semicuantitativas pertinentes.


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a 4. PLAN DE ACCIONES DE MEJORA Y ACCIONES DE

MEJORA 4.1. El Plan de Acciones de Mejora Un plan de acciones de mejora es un conjunto de actuaciones, con indicación de etapas o acciones, responsables, fechas previstas, recursos necesarios y método o indicadores de seguimiento, resultante de un diagnóstico estructurado de una unidad, en el que se han detectado debilidades y fortalezas de la misma, cuyo objetivo es la mejora continua de dicha unidad.

El concepto de unidad es amplio y puede hacer referencia, por un lado, a una entidad organizativa como sería la propia universidad, un centro, un servicio o bien una titulación. En este sentido, en los últimos años se ha considerado la titulación universitaria como la principal unidad de evaluación, pero conviene tener presente que los procesos de evaluación institucional se están haciendo extensivos a los servicios o procesos que tengan carácter instrumental (por ejemplo, el servicio de Bibliotecas, las Oficinas de Relaciones Internacionales, etc.). La variedad de posibles unidades a evaluar hace que


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a los planes de acciones de mejora puedan presentar igualmente rasgos

diferenciales. El plan de acciones de mejora pretende dar credibilidad al proceso de evaluación y no debe ser un objetivo en sí mismo, es decir, un proceso burocrático, que no arraigue o que se vuelva repetitivo, sino que debe ser una herramienta realmente enfocada hacia la acción, y para ello, hay que evitar que se convierta en un gran documento formalista o, simplemente, en una declaración de buenas intenciones. Por esta razón, los planes de acciones de mejoras deben ser concretos, realistas, con una clara asignación de responsabilidades y con unos precisos mecanismos de ejecución y de seguimiento; necesitan unas condiciones de actuación y un seguimiento periódico que permita realizar las reasignaciones de recursos y responsabilidades, deben estar enmarcados en una adecuada política de comunicación interna, que informe de la finalidad del proceso, de su progresivo desarrollo y de los resultados alcanzados y sobre todo, deben converger con los planes generales de la universidad, con los planes sectoriales y con las políticas determinadas por los órganos de gobierno de la universidad. 4.2. Las Acciones de Mejora La acción de mejora se define como aquella actuación o conjunto de actuaciones con las que se prevé resolver una de las áreas de mejora determinadas en el proceso de reflexión interna de la unidad. Una vez que la unidad evaluada ha realizado su autoevaluación, conoce las principales fortalezas y debilidades en relación al entorno que la envuelve. En este documento de reflexión ya han quedado identificadas las áreas de mejora teniendo en cuenta que, para ello se deben superar las debilidades encontradas apoyándose en sus principales fortalezas. Una vez se han identificado las principales áreas de mejora y se conocen las causas del problema, se ha de designar un responsable de llevarlas a cabo, las fases que se van a seguir, sus indicadores de seguimiento y fijar el período de tiempo para su consecución.


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Para resultar eficaces, las acciones de mejora propuestas en el plan deben ser:

- Consensuadas: La autoevaluación de la unidad se ha realizado bajo el consenso y la participación, por lo cual parece razonable que las propuestas de actuación también tengan que ser debatidas y consensuadas.

- Coherentes: Una propuesta de mejora debe guardar coherencia con

el diagnóstico realizado en la autoevaluación.

- Operativizadas: Las acciones de mejora deben estar estructuradas: Esto es, tienen que identificarse los objetivos clave que las unidades consideran prioritarios y tienen que instrumentalizarse por medio de un conjunto de acciones concretas, con unos determinados recursos, si fuesen necesarios, y responsables para llevar a cabo su ejecución. Además, se debe establecer un sistema de indicadores que sirvan para valorar el cumplimiento de las acciones programadas y su seguimiento.

- Realistas y Viables: Las acciones que se formulen tienen que ser

viables en el contexto en el que se plantean para poder cumplir los objetivos programados.

- Acotadas, tanto en tiempo como en grado de cumplimiento.

- Flexibles: susceptibles de modificación ante contingencias no

previstas sin apartarse del enfoque inicial.


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a - Obligatorias: existir voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario

para su consecución


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5. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA

5.1. Fase 1: Constitución Del Equipo De Trabajo/Comité De Calidad En la elaboración del plan de acciones de mejora tienen que ser llamados a participar los distintos colectivos implicados. Ahora bien, la responsabilidad final de la elaboración, desarrollo y seguimiento recae en los máximos órganos de dirección de la unidad. El equipo de trabajo es el encargado de impulsar y facilitar la consecución del plan de acciones de mejora. Por lo tanto, la selección y constitución del mismo es de gran importancia. Es aconsejable que el equipo esté liderado por una persona con responsabilidad dentro del centro, la titulación o servicio ya que esta será la persona encargada de liderar y coordinar todo el proceso. Para la selección de los miembros del equipo de trabajo se tendrán en cuenta las siguientes recomendaciones:

Incluir en su composición miembros pertenecientes al equipo directivo y profesionales con experiencia y un gran conocimiento del centro, titulación o servicio.

El número no será elevado (máximo recomendado 10 personas) para

garantizar la operatividad del trabajo. Que sus componentes tengan capacidad para trabajar en equipo.

Entre las funciones del equipo de trabajo, destacar las siguientes:

Leer con detenimiento la presente guía. Elaborar un plan de trabajo a llevar a cabo durante el proceso de

ejecución del plan de acciones de mejora. Impulsar y desarrollar la puesta en marcha de las diferentes acciones

de mejora. Asignar los recursos que sean necesarios para cada acción de mejora.

Resolver eventuales obstáculos.

Realizar el seguimiento interno de las acciones de mejora.


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a Elaborar la memoria de desarrollo del plan de acciones de mejora.

Tras la constitución del equipo de trabajo, su coordinador, informará a los demás miembros acerca de sus funciones y procederá al reparto de tareas entre los mismos. Para un reparto eficaz de las tareas es aconsejable dividir el grupo en subgrupos formados por 2 ó 3 personas encargadas de 1 o varias acciones de mejora, dependiendo de la complejidad de las mismas. En estos pequeños subgrupos también deberá asignarse una persona responsable de la acción de mejora y su coordinación y seguimiento interno.

Para la puesta en marcha y ejecución del plan de acciones de mejora, se recomienda realizar reuniones periódicas de una hora u hora y media de duración máxima, que pueden ser mensuales en el caso del equipo de trabajo al completo y semanales en el caso de los subgrupos encargados de las acciones de mejora. Así mismo, se aconseja levantar acta de todas y cada una de las reuniones a través de la ficha 1 “Modelo de acta”. La constitución definitiva del equipo de trabajo y sus correspondientes subgrupos se formalizará mediante el envío al Servicio de Evaluación Institucional (SEI/EIZ) de la ficha 2 “Constitución del equipo de trabajo” aprobada por Junta de Centro.


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a 5.2. Fase 2: Planificación

Para conseguir la máxima eficiencia en el proceso, se ha de realizar una doble planificación, es decir, por un lado una planificación general del plan de acciones de mejora y por otro lado, una planificación detallada de cada acción de mejora.

- Planificación general del plan de acciones de mejora: se elaborará un

calendario de reuniones de coordinación a lo largo del curso en el que se hará una planificación aproximada de las acciones de mejora a tratar en las mismas, teniendo en cuenta las prioritarias y los plazos de ejecución previstos. Esta información se recogerá en la ficha 3 “Calendario de reuniones”.

- Planificación detallada de las acciones de mejora: se elaborará un

calendario de reuniones (ficha 3) durante el periodo estimado para la ejecución de la acción de mejora en el que se incluirán los temas a tratar teniendo en cuenta las fases indicadas en la descripción de la acción de mejora, se distribuirán las fases o tareas entre los miembros del subgrupo y se asignarán los recursos humanos y materiales necesarios. Además, para cada una de las acciones de mejora se deberá rellenar la ficha 4, “Descripción de la acción de mejora”, en la que siendo lo más realistas posible se establecerán los plazos para su ejecución, fases o tareas a desarrollar dentro de la acción y los indicadores de seguimiento que permitan comprobar la evolución del proceso iniciado.

5.3 Fase 3: Desarrollo

La fase de desarrollo variará en función de la acción de mejora que se esté llevando a cabo, aunque en la mayor parte de los casos el esquema a seguir es el siguiente:

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

RECOGIDA DE INFORMACIÓN

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN


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a Durante la fase de desarrollo, es muy importante que se cumpla en la

medida de lo posible con las fases planificadas, ya que a partir del cumplimiento de dichas fases se obtendrán los indicadores de seguimiento que permitirán ir comprobando el logro de los objetivos de la acción de mejora. Por otro lado, se debe prestar especial atención para no perder la perspectiva de lo que se quiere conseguir, es decir, el objetivo principal no es el proceso, sino la acción de mejora en sí misma. Por ello, es aconsejable que para poner en marcha el plan de acciones de mejora se prioricen las acciones en función de su complejidad y viabilidad. En esta fase de desarrollo, además de la ejecución de la acción de mejora, se lleva a cabo un proceso paralelo de seguimiento tanto interno por parte del propio equipo de trabajo, como externo por parte del Servicio de Evaluación Institucional (SEI/EIZ).


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6. SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA

El seguimiento y la revisión periódica son procesos diferenciados pero a la vez coordinados. El seguimiento a través de indicadores permite obtener información sobre el grado de logro de los objetivos del plan, los recursos utilizados para ejecutar las acciones, así como las incidencias detectadas a lo largo del proceso de implantación del plan y puede ser interno o externo. Por su parte, la revisión periódica del plan de acciones de mejora tiene como objetivo adaptarlo a los cambios y necesidades de la unidad y de la institución durante su periodo de vigencia.

6.1. Seguimiento Y Revisión Interno: El seguimiento interno es imprescindible y debe efectuarse siempre, independientemente de que la universidad realice o no un seguimiento externo ya que sino, el plan de acciones de mejora pierde validez y se pone en peligro su correcto desarrollo. Los objetivos del seguimiento interno son:

- Rendir cuentas del estado de ejecución del plan de acciones de mejora a todas las partes comprometidas.

- Proporcionar información para la revisión periódica del plan de

acciones de mejora. - Proporcionar información para la elaboración de la memoria de

desarrollo del plan de acciones de mejora. La responsabilidad del seguimiento interno y la revisión periódica del plan de acciones de mejora recae en los responsables de las diferentes acciones de mejora. Durante la fase de implementación, el seguimiento interno debe formalizarse a través de la cumplimentación mensual de la ficha 5 “Ficha de seguimiento interno”. Sin embargo, será necesario que el coordinador del equipo de trabajo asuma la coordinación y sea el responsable del proceso de seguimiento y revisión del plan de acciones de mejora en su conjunto. El proceso de seguimiento debe tener en cuenta un mínimo de elementos comunes para garantizar que sirve al objetivo de retroalimentación del plan:


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- Todas las acciones de mejora tendrán un responsable de implantación, que será también el encargado de proporcionar la información para el seguimiento.

- Para cada una de las acciones deberá comprobarse el cumplimiento

de los plazos, la correcta utilización de los recursos asignados y el estado de los indicadores de seguimiento fijados.

Un indicador o punto de control es una expresión cualitativa o cuantitativa para comprobar el grado de consecución de los objetivos fijados previamente. A lo largo del proceso de seguimiento pueden detectarse desviaciones con respecto a los resultados esperados, bien porque las acciones se han planificado y realizado correctamente pero no han conseguido los objetivos planteados, o bien porque no se han planificado o implantado adecuadamente. En ambos casos, es necesario efectuar una revisión de las acciones, plazos y resultados esperados del plan de acciones de mejora. Además, hay que tener en cuenta que, si bien es cierto que las formulaciones de los planes de acciones de mejora tienen un importante componente estratégico, también lo es que el contexto de la unidad está sometido a cambios que pueden aconsejar una revisión de los objetivos y previsiones realizadas en el momento de establecer el plan. Así, pues, la revisión periódica del plan nos permitirá adaptarlo a las circunstancias. Pero también hay que dejar claro que la revisión periódica debe tener una incidencia esporádica en el plan. Es decir, que se pueden hacer modificaciones de algunos de los elementos que lo forman, pero no cambiarlo radicalmente, puesto que eso querría decir que el diagnóstico fue erróneo o que, en las circunstancias actuales, ya no es válido. En este último caso, es más recomendable realizar un nuevo diagnóstico y, por lo tanto, un nuevo plan. En cuanto a la temporalidad, la introducción de la revisión tiene que ser flexible. La principal cuestión no es en qué momento pueden revisarse algunos de los elementos que integran el plan, sino que la revisión se realice en el marco de los mecanismos de seguimiento previstos y que las modificaciones propuestas sean oportunas en el tiempo, de manera que puedan llevarse a cabo. Otro aspecto formal a tener en cuenta es el carácter exclusivamente interno de la revisión. Y, por otro lado, que la revisión del plan, igual que el establecimiento, tiene que ser consensuada y llevarse a cabo en el marco del acuerdo entre todos los implicados en el proceso.


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a Por último, cabe destacar la importancia de formalizar y dar a conocer a la

comunidad universitaria las revisiones que se efectúen del plan y los motivos que las han propiciado. De este modo se asegura una percepción transparente del plan de acciones de mejora y sus implicaciones.

6.2. Seguimiento Externo: Además del seguimiento interno, es aconsejable que la universidad realice un seguimiento externo del plan de acciones de mejora otorgándole así un carácter más formalista y garantizando la puesta en marcha del mismo. Los objetivos del seguimiento externo son:

a) Fomentar la implantación de los planes de acciones de mejoras derivados de los procesos de evaluación institucional.

b) Velar por el adecuado desarrollo de las acciones de mejora según lo

planificado. c) Conocer las incidencias detectadas en el proceso de implementación

de las acciones de mejora. d) Ayudar a solventar las dudas e incidencias surgidas a lo largo del

proceso de implementación. e) Hacer una reflexión en el seno del servicio, al equipo de gobierno y

otras estructuras implicadas, que permita seguir adelante con el proceso de mejora. Además, el seguimiento permite consolidar la cultura de la calidad, conocer la satisfacción de los ejecutores y receptores de las mejoras y asegurar la continuidad de la evaluación y la mejora.

La responsabilidad del seguimiento externo del plan de acciones de mejora recaerá en el Servicio de Evaluación Institucional (SEI/EIZ) quien establecerá reuniones periódicas, en función de la naturaleza de cada acción, con los responsables de las diferentes acciones de mejora. El seguimiento externo, al igual que el interno, se formalizará mediante la cumplimentación, por parte del SEI/EIZ, de la ficha 6 “Ficha de seguimiento externo” para cada acción en la que, en base a la información obtenida en la visita y a las evidencias aportadas (documentación, ficha de seguimiento interna…), se valorará fundamentalmente el cumplimiento de los plazos propuestos y el estado de los indicadores de seguimiento.


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7. ELABORACIÓN DE LA MEMORIA DE DESARROLLO DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA

Los planes de acciones de mejora tienen una duración variable en función de la complejidad de las acciones que quieran acometerse. No obstante, y a pesar de que el plan de acciones de mejora no se haya finalizado en su totalidad, se elaborará una memoria de desarrollo de acuerdo con el protocolo anexado a la presente guía. Dicha memoria, será entregada al SEI/EIZ antes del plazo indicado en la convocatoria anual.

La elaboración de la memoria recaerá en el coordinador del plan de acciones de mejora, informado en todo momento por los responsables de las diferentes acciones de mejora, y teniendo en consideración las fichas de seguimiento cumplimentadas por los mismos. La memoria de desarrollo tendrá una extensión máxima de 30 páginas (anexos no incluidos) y recogerá los siguientes puntos (más información en el protocolo de elaboración de la memoria):

1. Introducción: equipo humano, selección del equipo y planificación

del trabajo. 2. Desarrollo del plan de acciones de mejora: fases de desarrollo

seguidas, resultados obtenidos e indicadores, incidencias y dificultades encontradas.

3. Valoración global: valoración de cada acción de mejora y valoración

global del plan de acciones de mejora en su conjunto.

4. Breve memoria económica: balance de gastos por acción de mejora y gastos totales.

5. Anexo: incluir como anexo las fichas 2 a 5 cumplimentadas.


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8. ANEXO 1:

FICHAS


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RELACIÓN DE FICHAS

FICHA 1: Modelo de acta. FICHA 2: Constitución del equipo de trabajo. FICHA 3: Planificación general del plan de acciones de mejora. FICHA 4: Descripción de la acción de mejora. FICHA 5: Ficha de seguimiento interno. FICHA 6: Ficha de seguimiento externo.


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a FICHA 1: MODELO DE ACTA

Fecha: Hora: Lugar: Duración Real: Personas Asistentes: - - - - - -

Personas Ausentes: - - - - - -

ASUNTOS TRATADOS: 1. 2. 3. 4. 5. ACUERDOS ALCANZADOS: 1. 2. 3. 4. 5. ORDEN DEL DÍA DE LA SIGUIENTE REUNIÓN: 1. 2. 3. 4. 5. Fecha de la próxima reunión: Lugar: Hora: Firmado: V. B.º


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a FICHA 2: CONSTITUCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

APELLIDOS NOMBRE CATEGORÍA TELÉFONO E-MAIL

COORDINADOR SUBGRUPO 1

NOMBRE Y APELLIDOS

ACCIÓN DE MEJORA 1 RESPONSABLE*

SUBGRUPO 2

NOMBRE Y APELLIDOS


SUBGRUPO 3

NOMBRE Y APELLIDOS


(*) marcar con una X al responsable de la acción de mejora.


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FICHA 3: CALENDARIO DE REUNIONES*

CALENDARIO DE REUNIONES

FECHA HORA LUGAR TEMA A TRATAR

* Rellenar un calendario de reuniones para el plan de acciones de mejora y un calendario para cada una de las acciones de mejora.


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a FICHA 4: DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE MEJORA

(a rellenar por cada acción de mejora) TITULACIÓN/SERVICIO: CENTRO: GRUPO DE TRABAJO: -

- -

RESPONSABLE: DENOMINACIÓN DE LA ACCIÓN DE MEJORA:

• RELACIÓN DE FASES E INDICADORES* DE SEGUIMIENTO

FASES/TAREAS PLAZO INDICADOR

(PUNTO DE CONTROL) 1.

-

2.

-

3.

-

4.

-

5.

-

6.

-

* Incluir tantas filas como fases/tareas y/o indicadores se necesiten. * Indicador: Expresión cualitativa o cuantitativa para medir hasta qué punto se consiguen los

objetivos fijados previamente.


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FICHA 5: “FICHA DE SEGUIMIENTO INTERNO”

FECHA: GRUPO DE TRABAJO: -

- -


- FASES O TAREAS A DESARROLLAR

FASES/TAREAS SITUACIÓN ACTUAL*

A B C

INCIDENCIAS/ COMENTARIOS

*Código gráfico de relaciones: A: En ejecución; B: Finalizada con éxito; C: Sin iniciar.


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a - INDICADORES DE SEGUIMIENTO (PUNTOS DE CONTROL)

INDICADOR (PUNTO DE CONTROL)

SITUACIÓN ACTUAL*

A B C


*Código gráfico de relaciones: A: En proceso de consecución; B: Conseguido; C: No conseguido.

VALORACIÓN DEL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA TEMPORALIZACIÓN PLANIFICADA

A B C

*Código gráfico de relaciones: A: Totalmente; B: Suficientemente; C: Insuficientemente.


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a

• INCIDENCIAS Y COMENTARIOS SOBRE LA ACCIÓN DE MEJORA:


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a

FICHA 6: FICHA DE SEGUIMIENTO EXTERNO

(A cumplimentar por el SEI/EIZ)

FECHA:

TITULACIÓN/SERVICIO: CENTRO: GRUPO DE TRABAJO: -

- -


- FASES O TAREAS A DESARROLLAR

FASES/TAREAS SITUACIÓN ACTUAL*

A B C


*Código gráfico de relaciones: A: En ejecución; B: Finalizada con éxito; C: Sin iniciar.


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a - INDICADORES DE SEGUIMIENTO (PUNTOS DE CONTROL)

INDICADOR (PUNTO DE CONTROL)

SITUACIÓN ACTUAL*

A B C


*Código gráfico de relaciones: A: En proceso de consecución; B: Conseguido; C: No conseguido.

VALORACIÓN DEL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LA TEMPORALIZACIÓN PLANIFICADA

A B C



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a

- INCIDENCIAS Y COMENTARIOS SOBRE LA ACCIÓN DE MEJORA:


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a - INCIDENCIAS Y COMENTARIOS GENERALES:


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a

9. ANEXO 2:

PROTOCOLO PARA LA ELABORACIÓN DE LA MEMORIA DE DESARROLLO DEL PLAN DE

ACCIONES DE MEJORA


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itzu

a Este protocolo tiene como objetivo servir de orientación al equipo de

trabajo/comité de calidad, en su tarea de elaborar la memoria de desarrollo del plan de acciones de mejora a partir de su implementación y seguimiento.

Se propone la elaboración de un documento con una extensión máxima de 30 páginas y que recoja los siguientes apartados:

1- Introducción: se ha de realizar una descripción del equipo de

trabajo incluyendo los nombres de los miembros del equipo, cómo se realizó la selección de los mismos así como el papel desempeñado y el cargo que ocupan. Por otra parte, se debe realizar una breve presentación del plan de trabajo seguido durante el período de ejecución (distribución del trabajo, periodicidad de las reuniones, temporalización etcétera.)

2- Desarrollo del Plan de acciones de mejora: en este apartado se

debe realizar una descripción de las fases de desarrollo seguidas, así como comprobar la consecución o no de los indicadores (puntos de control) previstos en cada fase. Así mismo, se hará alusión a las incidencias y/o dificultades encontradas tanto en el inicio, como en el desarrollo del plan de acciones de mejora.

3- Valoración global: en este apartado habrá que realizar una

descripción del grado de cumplimiento de cada una de las acciones de mejora propuestas, así como una valoración semicuantitativa, teniendo en cuenta los siguientes valores: A: Totalmente; B: Suficientemente; C: Insuficientemente. Estas valoraciones servirán de base para la realización de un balance global del cumplimiento del plan en su conjunto.

4- Breve memoria económica: en este apartado habrá que elaborar

un pequeño balance de los gastos que ha conllevado la puesta en marcha de cada acción de mejora, así como el total de todo el plan de acciones de mejora.

5- Anexo: incluir las fichas 2-5 cumplimentadas. Incluir una ficha 3

para el plan de acciones de mejora y tantas fichas 3 como acciones de mejora haya.


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a

MEMORIA DE DESARROLLO DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA

Titulación/Servicio: Centro: Coordinador/a: Dirección: Teléfono: E-mail:


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a

1. INTRODUCCIÓN

Descripción del equipo de trabajo

Presentación del plan de trabajo


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a

2. DESARROLLO DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA

Descripción de las fases de desarrollo y comprobación de la consecución o no de los indicadores previstos

Incidencias y/o dificultades encontradas


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a

3. VALORACIÓN GLOBAL: Descripción del grado de cumplimiento de la Acción de Mejora 1 Valoración Semicuantitativa de la Acción de Mejora 1 A B C Descripción del grado de cumplimiento de la Acción de Mejora 2 Valoración Semicuantitativa de la Acción de Mejora 2 A B C *Código gráfico de relaciones: A: Totalmente; B: Suficientemente; C: Insuficientemente.


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a

Descripción del grado de cumplimiento de la Acción de Mejora 3 Valoración Semicuantitativa de la Acción de Mejora 3 A B C *Código gráfico de relaciones: A: Totalmente; B: Suficientemente; C: Insuficientemente.


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a Valoración global del plan de acciones de mejora

Valoración Semicuantitativa del Plan de acciones de mejora A B C



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a

4. BREVE MEMORIA ECONÓMICA

*Balance de gastos de la Acción de Mejora 1 Actividad Presupuesto Gasto real

TOTAL *Balance de gastos de la Acción de Mejora 2

Actividad Presupuesto Gasto real TOTAL *Balance de gastos de la Acción de Mejora 3

Actividad Presupuesto Gasto real TOTAL * Agregar tantas filas como sea necesario.

BALANCE TOTAL DEL PLAN DE ACCIONES DE MEJORA Presupuesto Gasto real TOTAL


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- Eb

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5. ANEXO: FICHAS


41

Documents

Guía metodológica pisam