HAFIFATUL AULIYA RAHMY

MANAJEMEN PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BAHAN

MAKANAN DI RUMAH SAKIT HAJI JAKARTA TAHUN 2011

LAPORAN MAGANG

Oleh:

HAFIFATUL AULIYA RAHMY

NIM: 107101002796

PEMINATAN GIZI

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

2011

PERNYATAAN PERSETUJUAN

Judul Magang


MAKANAN

DI RUMAH SAKIT HAJI JAKARTA TAHUN 2011

Telah disetujui, diperiksa dan dipertahankan dihadapan Tim Penguji Magang

Program Studi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Jakarta, 5 April 2011

Mengetahui

Ir. Febrianti, M.Si Hasanudin, AMG

Pembimbing Fakultas Pembimbing

Lapangan

PANITIA SIDANG UJIAN MAGANG



UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Jakarta, 5 April 2011

Penguji I,

Ir. Febrianti, MSi

Penguji II,

Yuli Amran, SKM, MKM



Magang, Maret 2011

Hafifatul Auliya Rahmy, NIM 107101002796


MAKANAN DI RUMAH SAKIT HAJI JAKARTA TAHUN 2011

xix + 97 halaman, 6 tabel, 5 gambar, 3 bagan, 15 lampiran

ABSTRAK

Rumah Sakit Haji Jakarta termasuk Rumah Sakit kelas C+ beralamat di

Jalan Raya Pondok Gede Jakarta Timur. Sub Unit Instalasi Gizi merupakan salah

satu unit fungsional pada Rumah Sakit Haji Jakarta yang mempunyai tugas pokok

yaitu penyelenggaraan makan pasien dan karyawan, penyelenggaraan gizi rawat

inap, konsultasi dan penyuluhan gizi serta penelitian dan pengembangan gizi

terapan. Salah satu tahapan pada penyelenggaraan makanan di Rumah sakit Haji

Jakarta adalah penerimaan dan penyimpanan bahan makanan.

Langkah awal penerapan prinsip manajemen dalam penyelenggaraan

makanan institusi dan jasa boga, yaitu menentukan strategi yang akan diterapkan

dalam penyelenggaraan kegiatan tersebut. Penerapan prinsip manajemen itu

berarti penerapan berbagai fungsi manajemen dalam pelaksanaan oprasional

penyelenggaraan yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, penggerakan,

dan pengawasan. Manajemen penyelenggaraan makanan sendiri sebenarnya

berfungsi sebagai sistem dengan tujuan untuk menghasilkan makanan yang

berkualitas baik. Untuk itu dilaksanakan PKL di Rumah Sakit Haji Jakarta pada

bulan Februari–Maret 2011, untuk mengetahui manajemen penerimaan dan

penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2011.

Perencanaan pada tahap penerimaan dan peyimpanan bahan makanan

adalah perencanaan operasional (operational planning) berupa pedoman atau

petunjuk dalam melaksanakan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan.

Dalam pembuatan berpedoman kepada pedoman pelayanan gizi rumah sakit,

pedoman penyelenggraan makanan rumah sakit 2007 dan Kepmenkes

1204/Menkes/SK/X/2004 Tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah

Sakit. Secara umum dalam SOP atau POB yang ada belum memasukkan tentang

pencatatan dan pelaporan.

Pengorganisasian dalam penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di

Rumah Sakit Haji Jakarta terdiri dari pengorganisasian kegiatan dan

pengorganisasian tenaga pelaksana.

Pelaksanaan penerimaan dan penanganan bahan makanan di sub instalasi

gizi telah sesuai dengan SOP dan POB yang ada. Bentuk atau cara menerima

bahan makanan yaitu Conventional atau konvensional. Pemasukan dan

pengeluaran bahan makanan serta berbagai pembukuan di bagian penyimpanan

bahan makanan dilakukan sebulan sekali. Kartu/buku stock dan pengeluaran

bahan makanan pengisiannya belum begitu baik. Penggunaan sistem kunci

gudang belum bisa diterapkan di sub unit instalasi gizi ini. Adanya pemeriksaan

suhu chiller dan freezer diperiksa 2x sehari, yaitu pada saat gudang dibuka dan

ditutup sehingga keamanan bahan makanan didalamnya dari danger zone dapat

dikontrol.

Pengawasan penerimaan dan penyimpanan melalui observasi, melalui

analisis terhadap laporan–laporan yang masuk dan evaluasi kinerja karyawan.

Secara umum manajemen penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di

Rumah Sakit Haji Jakarta telah sesuai dengan pedoman penyelenggaraan

makanan rumah sakit menurut Depkes, namun masih terdapat kekurangan yaitu

belum adanya SOP atau POB terkait pengawasan, standar gudang bahan makanan

segar, pemberian tanda tanggal penerimaan kecuali beras untuk mempermudah

sistem FIFO dan pembersihan gudang.

Daftar bacaan: 21 (1967–2009)

KATA PENGANTAR

السال م عليكن ورحمة ا هلل و بر كا ته

Segala puji dan syukur kepada sumber dari suara–suara hati yang bersifat

mulia yakni ALLAH SWT yang telah memberikan limpahan rahmat dan nikmat-

Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan magang dan laporan

magang ini dengan baik. Shalawat serta salam teruntuk Nabi Muhammad SAW

semoga kita senantiasa menjalankan sunnah nya hingga akhir zaman. Laporan

magang yang berjudul “Manajemen Penerimaan dan Penyimpanan Bahan

Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2011” ini dibuat sebagai salah satu

syarat untuk menyelesaikan mata kuliah magang yang dilaksanakan pada

semester 8 (delapan).

Diatas ketidaksempurnaan sebagai seorang manusia sejati, penulis

menyadari bahwa laporan ini tidak akan diselesaikan dengan baik tanpa bantuan,

dukungan dan motivasi dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin

mengucapkan terima kasih kepada:

1. Kedua orang tua, ayahanda Munir, MA dan ibunda Zulfahnum S.Pd yang

tanpa lelah mendoakan, serta semua keluarga yang di Payakumbuh dan

Depok yang memberikan dukungan yang sangat besar baik dalam bentuk

material maupun spiritual.

2. Bapak Prof. DR. dr. M.K Tajuddin, Sp.And selaku Dekan fakultas

Kedokteran dan ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak dr. Yuli Prapanca Satar, MARS selaku kepala Program Studi

Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Dan Ilmu Kesehatan UIN

Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Ibu Febrianti, Msi selaku penanggung jawab peminatan gizi Program

Studi Kesehatan Masyarakat dan selaku dosen pembimbing magang dari

fakultas yang telah memberikan bimbingan selama proses magang dan

penyusunan laporan.

5. Ibu Yuli Amran, S.KM, M.KM selaku penanggung jawab mata kuliah

magang

6. Ibu Cut Kemala, AMG selaku koordinator sub unit inslatasi gizi Rumah

Sakit Haji Jakarta

7. Bapak Hasanudin, AMG selaku pembimbing lapangan yang telah

memberikan bimbingan selama proses magang serta penyusunan laporan.

8. Seluruh staff sub unit inslatasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta yang telah

banyak membantu selama proses magang.

9. Teman-teman GEER Together Forever (Farida Hidayati, Karbella

Kuantanades Hasty, Melli wulandari dan Lisa Ellizabet Aula) yang telah

memberikan semangat dan saling berbagi.

10. Keluarga LDK Syahid dan LDK KOMDA FKIK yang senantiasa saling

menasehati dalam kebenaran dan kesabaran.

11. Teman-teman Kesmas 2007 peminatan gizi dan K3 yang memberikan

semangat ketika magang sampai laporan ini selesai, juga perhatian, saran,

doa, dan dukungannya

Penulis menyadari penulisan ini masih kurang dari sempurna,

sehingga sangat diharapkan saran dan masukannya. Semoga laporan ini

dapat bermanfaat bagi semua pihak.

و ا لسال م عليكن ورحمة ا هلل و بر كا ته

Ciputat , Maret 2011

Penulis

RIWAYAT HIDUP

DATA DIRI

Nama : Hafifatul Auliya Rahmy

Tempat / Tanggal Lahir : Koto Tinggi, 31 Juli 1989

Alamat Asal :Koto Tinggi, Kec. Gunuang Omeh, Kab. Lima

Puluh Kota, Sumatera Barat, 26256

Alamat sekarang : Komplek BPK V Blok P No 12 P Kelurahan

Gandul Kec. Limo Depok

Agama : Islam

Status : Belum Menikah

Telepon / Hand Phone : 081363962598/ 08818196566

Email : [email protected]

RIWAYAT PENDIDIKAN

Tahun 1994 – 1995 : TK Pertiwi Koto Tinggi, Sumatera Barat

Tahun 1995 – 2000 : SDN 31 Koto Tinggi, Sumatera Barat

Tahun 2000 – 2004 : SMPN 1 Kec. Gunuang Omeh, Sumatera Barat

Tahun 2004 – 2007 : SMAN 1 Kota Payakumbuh, Sumatera Barat

Tahun 2007 – sekarang : Peminatan Gizi Jurusan Kesehatan Masyarakat

Fakultas Kedokteran Dan Ilmu Kesehatan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

mailto:[email protected]

RIWAYAT ORGANISASI

Bendahara OSIS SMP N 1 Kec. Gunuang Omeh

Bendahara ROHIS SMA N 1 Kota Payakumbuh

Staff Keputrian ASSALAM Kota Payakumbuh

Staff PSDM LDK Komda Fkik Uin Syarif Hidayatullah Jakarta

Staff Kaderisasi LDK Uin Syarif Hidayatullah Jakarta

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

LEMBAR PERSETUJUAN ..................................................................................... ii

ABSTRAK ................................................................................................................ iv

RIWAYAT HIDUP .................................................................................................. v

KATA PENGANTAR .............................................................................................. vi

DAFTAR ISI .......................................................................................................... viii

DAFTAR TABEL ..................................................................................................... xi

DAFTAR BAGAN ................................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ xiii

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2 Tujuan ...................................................................................................... 4

1.2.1. Tujuan umum .............................................................................. 4

1.2.2. Tujuan Khusus ............................................................................ 5

1.3 Manfaat .................................................................................................... 5

1.3.1. Manfaat bagi mahasiswa ............................................................ 5

1.3.2. Manfaat bagi program studi kesehatan masyarakat .................... 6

1.3.3. Manfaat bagi institusi magang .................................................... 6

1.4 Ruang lingkup .......................................................................................... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................... 7

2.1 Pengertian Manajemen Penyelenggaraan Makanan ................................. 7

2.1.1 Pengertian Perencanaan .............................................................. 8

2.1.2 Pengertian Pengorganisasian ..................................................... 10

2.1.3 Pengertian Pelaksanaan .............................................................. 11

2.1 4 Pengertian Pengawasan .............................................................. 11

2.2 Kegiatan Penyelenggaraan Makanan Di Rumah Sakit ........................... 14

2.2.1 Penerimaan Bahan Makanan ...................................................... 16

2.2.1.1 Pengertian Penerimaan Bahan Makanan ........................ 16

2.2.1.2 Prinsip Penerimaan Bahan Makanan .............................. 16

2.2.1.3 Bentuk Atau Cara Penerimaan Bahan Makanan ............ 18

2.2.1.4 Sarana dan Prasarana Penerimaan Bahan Makanan ....... 19

2.2.2 Penyimpanan Bahan Makanan ................................................... 20

2.2.2.1 Pengertian Penyimpanan Bahan Makanan ..................... 20

2.2.2.2 Prinsip Penyimpanan Bahan Makanan .......................... 21

2.2.2.3 Penyimpanan Bahan Makanan Dalam Prinsip

Food Higiene .................................................................. 27

2.3 Pengawasan dan Pengendalian Bahan Makanan ..................................... 33

BAB III ALUR DAN JADWAL MAGANG ............................................................ 37

3.1 Alur Kegiatan Magang ............................................................................. 37

3.2 Jadwal Kegiatan Magang ......................................................................... 38

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................................... 46

4.1 Gambaran Umum Rumah Sakit Haji Jakarta ........................................... 46

4.1.1 Sejarah Rumah Sakit Haji Jakarta ............................................. 42

4.1.2 Profil Rumah Sakit Haji Jakarta ................................................ 46

4.1.3 Struktur organisasi Rumah Sakit Haji Jakarta ........................... 48

4.1.4 Visi dan Misi Rumah Sakit Haji Jakarta ................................... 48

4.1.5 Fasilitas dan Ketenagaan Rumah Sakit Haji Jakarta ................. 49

4.2. Gambaran Sub Unit Instalasi Gizi Rumah Sakit Haji Jakarta ................ 50

4.2.1 Fungsi dan Wewenang Sub Unit Instalasi Gizi ........................ 50

4.2.2. Visi dan Misi Sub Unit Instalasi Gizi ...................................... 51

4.2.3. Struktur Organisasi dan Ketenagaan Sub Unit Instalasi Gizi .. 51

4.2.4. Fasilitas di Sub Unit Instalasi Gizi ........................................... 53

4.3. Manajemen Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di

Rumah Sakit Haji Jakarta ...................................................................... 55

4.3.1. Perencanaan Penerimaan dan Penyimpanan bahan

makan Di Rumah Sakit Haji Jakarta ...................................... 55

4.3.1.1.Standar Operasional Prosedur Dalam

Perencanaan Kebutuhan Bahan Makanan ..................... 57

4.3.1.2.SOP Penerimanaan, Penyimpanan Dan

Penanganan Bahan Makanan ....................................... 58

4.3.1.3.Prosedur Operasional Baku Penerimaan

Permintaan, Penyiapan dan Penyaluran Makan

Pasien ............................................................................ 60

4.3.1.4. Standar Gudang Bahan Makanan Kering ...................... 60

4.3.1.5. Prosedur Mutu Pelayanan Gizi ...................................... 61

4.3.1.6. Prosedur Baku Penggunaan Alat Pelindung

Diri (APD) Rumah Sakit Haji Jakarta........................... 64

4.3.2. Pengorganisasian Penerimaan Dan Penyimpanan

Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta ........................ 64

4.3.2.1. Koordinator Pengendalian Lingkungan ......................... 66

4.3.2.2. Koordinator Gizi ............................................................ 67

4.3.2.3. PJ Administrasi dan Perbekalan .................................... 68

4.3.2.4. Petugas Gudang ............................................................. 70

4.3.3. Pelaksanaan Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan

Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta ..................................... 72

4.3.3.1. Pelaksanaan Kebutuhan Bahan Makanan ...................... 72

4.3.3.2.Pelaksanaan SOP Prosedur Penyimpanan Dan

Penanganan Bahan Makanan ....................................... 73

4.3.3.3. Pelaksanaan POB Penerimaan Permintaan, Penyiapan

Dan Penyaluran Makan Pasien .................................... 76

4.3.3.4. Pelaksanaan Standar Gudang Bahan Makanan Kering .. 80

4.3.3.5. Pelaksanaan Penyimpanan Bahan Makanan Segar ...... ...83

4.3.3.6. Pelaksanaan Prosedur Mutu Pelayanan Gizi ................ 84

4.3.3.7.Pelaksanaan Prosedur Baku Penggunaan Alat

Pelindung Diri .............................................................. 85

4.3.4. Pengawasan Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan

Di Rumah Sakit Haji Jakarta ................................................. 87

BAB V SIMPULAN DAN SARAN ......................................................................... 91

5.1 Simpulan ................................................................................................. 91

5.2 Saran ....................................................................................................... 93

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 96

LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat izin magang

Lampiran 2 Struktur organisasi rumah sakit haji Jakarta

Lampiran 3 Denah sub instalasi gizi

Lampiran 4 Form pemesanan kering makanan segar

Lampiran 5 Form pemesanan bahan makanan segar

Lampiran 6 Form grafik kartu suhu lemari es

Lampiran 7 Form DPMP

Lampiran 8 Form kekuatan makan pasien

Lampiran 9 Form menu dan rincian bahan makanan

Lampiran 10 Standar bahan makanan pasien

Lampiran 11 Form permintaan gudang harian

Lampiran 12 Form pengeluaran bahan makanan segar

Lampiran 13Kartu stock

Lampiran 14 Laporan Stock bahan makanan basah dan bahan makanan kering

Lampiran 15 Form laporan pemakaian bahan makanan

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jadwal Kegiatan Magang di RS Haji Jakarta Tahun 2011................. 37

Tabel 4.1 Kapasitas Tempat Tidur Rumah Sakit Haji 2011………………….. 48

Tabel 4.2 Ketenagaan Rumah Sakit Haji 2011……………………………….. 49

Tabel 4.3 Ketenagaan Di Sub Unit Instalasi Gizi Rumah Sakit Haji 2011…… 52

Tabel 4.4 Prosedur Mutu Pelayanan Gizi di Rumah Sakit Haji Jakarta 2011... 62

Tabel 4.5 APD Yang Digunakan Pada Bagian Penyimpanan………………... 63

DAFTAR BAGAN

Bagan 3.1 Alur Kegiatan Magang ........................................................................36

Bagan 4.1 Stuktur Organisasi Sub Unit Instalasi Gizi Rumah sakit Haji Jakarta.51

Bagan 4.2 Pengorganisasian Tenaga Pada Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan

Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta…………………………… 65

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Kegiatan Penerimaan Bahan Makanan Segar ……………………...77

Gambar 4.2 Kegiatan Penimbangan dan Penyaluran Bahan Makanan Segar …..78

Gambar 4.3 Termometer di Ruang Penyimpanan Bahan Makanan Kering …….79

Gambar 4.4 Ruang Penyimpanan Bahan Makanan Kering Sub Instalasi Gizi …80

Gambar 4.5Fasilitas Ruang Penyimpanan Bahan Makanan Segar Sub Instalasi

Gizi………………………………………………………………...82

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 latar Belakang

Berdasarkan Undang–Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009

tentang kesehatan dinyatakan bahwa penyelenggaraan upaya kesehatan

dilaksanakan antara lain melalui kegiatan pengamanan makanan dan minuman,

kesehatan lingkungan, pemberantasan penyakit, penyembuhan penyakit dan

pemulihan kesehatan maupun melalui kegiatan penyuluhan kesehatan masyarakat

didukung oleh sumber daya kesehatan.

Rumah sakit berfungsi sebagai sarana pelayanan kesehatan bagi

masyarakat luas yang diharapkan dapat mewujudkan kesehatan masyarakat. Akan

tetapi, di dalam fungsinya tersebut tidak sedikit permasalahan yang dihadapi.

Peranan rumah sakit untuk mempercepat penyembuhan dan pemulihan penderita

sebagaimana yang diharapkan, belum diselenggarakan secara optimal. Sehingga

dapat menimbulkan dampak negatif. Dampak negatif ini menjadikan tujuan

utama rumah sakit memberi pelayanan yang berkualitas tinggi bagi pasien belum

dapat tercapai secara optimal, salah satu penyebab adalah kurangnya perhatian

terhadap sanitasi dan higiene rumah sakit. Salah satu hal penting dalam sanitasi

rumah sakit adalah penyelenggaraan makanan terutama bagi penderita yang

dirawat inap, sebab kebutuhan akan makanan merupakan kebutuhan dasar yang

juga bisa berperan untuk membantu proses penyembuhan.

Pelayanan pendukung medis seperti instalasi gizi di suatu rumah sakit

merupakan suatu kegiatan yang membantu dalam upaya penyembuhan dan

pemulihan penderita, yang kegiatannya dapat dari usaha dapur sampai

pengolahan diet bagi penderita. Dalam petunjuk tentang ukuran akreditas rumah

sakit, dinyatakan bahwa pelayanan gizi merupakan salah satu fasilitas dan

pelayanan yang harus ada di rumah sakit. Bagian ini harus diatur dengan

mempertimbangkan kebutuhan klinis, kebutuhan masyarakat, keamanan,

kebersihan, sumber-sumber dan manajemen tepat guna. Dalam proses

penyembuhan pasien perlu dibantu dengan adanya makanan yang memenuhi

syarat, baik dari segi kualitas maupun kuantitas (Andry Hartono, 2000).

Rumah sakit merupakan tempat umum yang memberikan pelayanan

kesehatan masyarakat dengan kegiatan berupa pelayanan medis yang

diselenggarakan melalui pendekatan preventif, kuratif, rehabilitatif, dan promotif.

Untuk menunjang pelayanan medis bagi pasien yang diselenggarakan rumah

sakit, perlu adanya pengolahan makanan yang baik dan memenuhi syarat hygiene

dan sanitasi makanan (Djarismawati, 2004). Menurut Moehyi (1992) rumah sakit

juga merupakan salah satu institusi yang menyelenggarakan makanan kelompok

yang bersifat non komersial (institutional food service).

Instalasi gizi adalah unit fungsional di rumah sakit. Instalasi gizi bertujuan

untuk memberikan makanan yang bermutu, bergizi, higiene dan sanitasi yang

baik pada instalasi gizi yang sesuai dengan standar kesehatan bagi pasien,

sekaligus untuk mempercepat proses penyembuhan pasien. Untuk mencapai

tujuan tersebut, maka penting diterapkan manajemen dalam penyelenggaraan

makanan sehingga menghasilkan makanan yang bermutu dan kebersihan

makanan yang memenuhi syarat kesehatan (Rachmat, R Hapsara Habbit, 2004).

Manajemen penyelenggaraan makanan sendiri sebenarnya berfungsi sebagai

sistem dengan tujuan untuk menghasilkan makanan yang berkualitas baik.

Fungsi-fungsi manajemen dalam gizi institusi mencakup perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan (Mukrie, 1990).

Dalam penyelenggaraan makanan, terdapat tahapan-tahapan yang apabila

dilakukan dengan tepat dapat menghindari terjadinya kerusakan pada makanan

baik secara fisik, kimia, maupun cita rasa (Moehyi, 1992). Penyelenggaraan

makanan di rumah sakit yang meliputi pengadaan bahan makanan, penyimpanan

bahan makanan, pengangkutan makanan masak, penyimpanan makanan masak

dan penyajian makanan, hendaknya memperhatikan syarat higiene dan sanitasi,

mengingat permasalahan dari suatu makanan ditentukan oleh ada tidaknya

kontaminasi terhadap makanan (Soediano, 2009). Sedangkan menurut Mukrie

(1990) pelaksanaan penyelenggaraan makanan meliputi perencanaan anggaran

belanja makanan, perencanaan menu, perencanaan kebutuhan bahan makanan,

penyediaan, penerimaan, penyimpanan, dan penyaluran bahan makanan,

persiapan, pengolahan, penyaluran makanan hingga pencatatan dan pelaporan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Berdasarkan tahap-tahapan penyelenggaraan makanan tersebut, terdapat

bagian penting bagi keberlanjutan proses penyelenggaraan makanan yaitu proses

peneriman dan penyimpanan bahan makanan. Proses penerimaan dan

penyimpanan bahan makanan dapat menentukan kualitas makanan yang akan

diolah kemudian. Proses penerimaan memastikan apakah bahan makanan yang

dipesan sesuai dengan kriteria pada saat pemesanan atau tidak. Sedangkan proses

penyimpanan sangat menentukan kualitas bahan makanan dalam selang waktu

sebelum proses pengolahan makanan dimulai (Moehyi, 1992). Bahan makanan

yang digunakan dalam proses produksi, baik bahan baku, bahan tambahan

maupun bahan penolong, harus disimpan dengan cara penyimpanan yang baik

karena kesalahan dalam penyimpanan dapat berakibat penurunan mutu dan

keamanan makanan (Depkes RI, 2004).

Dalam upaya untuk mengendalikan faktor tempat, peralatan, orang dan

makanan yang dapat atau mungkin menimbulkan gangguan kesehatan atau

keracunan makanan, maka perlu diketahui enam prinsip higiene sanitasi makanan

yang tujuannya adalah untuk mencapai tersedianya makanan sehat atau

membahayakan kesehatan dan harus memenuhi standar mutu yamg ditetapkan.

Prinsip pertama dan kedua dalam food hygiene adalah pemilihan bahan makanan

dan penyimpanan bahan makanan.

Dari uraian tersebut, saya selaku mahasiswi kesehatan masyarakat

peminatan gizi berniat untuk melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di

Rumah Sakit Haji Jakarta pada bulan Februari–Maret 2011, untuk mengetahui

manajemen penyelenggaraan makanan, khususnya manajemen penerimaan dan

penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2011.

1.2 Tujuan

1.2.1 Tujuan Umum

Diketahuinya Gambaran Manajemen Penerimaan Dan Penyimpanan

Bahan Makanan Di Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2011

1.2.2 Tujuan Khusus

a. Diketahuinya gambaran umum Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2011

b. Diketahuinya gambaran umum Instalasi Gizi Rumah Sakit Haji Jakarta

Tahun 2011

c. Diketahuinya gambaran perencanaan penerimaan dan penyimpanan bahan

makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2011

d. Diketahuinya gambaran pengorganisasian penerimaan dan penyimpanan

bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2011

e. Diketahuinya gambaran pelaksanaan penerimaan dan penyimpanan bahan


f. Diketahuinya gambaran pengawasan penerimaan dan penyimpanan bahan


1.3 Manfaat

a. Bagi Mahasiswa

a) Mampu mengaplikasikan ilmu yang telah didapatkan selama

perkuliahan secara langsung di lapangan.

b) Mampu mengembangkan kompetensi diri serta adaptasi didunia

kerja.

c) Mendapatkan pengalaman kerja dalam tim (team work) untuk

memecahkan berbagai masalah kesehatan sesuai bidang.

b. Bagi Program Studi Kesehatan Masyarakat

a) Terlaksananya salah satu upaya untuk

mengimplementasikan Tri Dharma perguruan Tinggi, yaitu

akademik, penelitian, dan pengabdian masyarakat.

b) Terbinanya suatu jaringan kerja sama yang

berkelanjutan dengan institusi magang dalam upaya meningkatkan

keterkaitan dan kesepadanan antara substansi akademik dengan

kompetensi sumber daya manusia yang kompetitif dan dibutuhkan

dalam pembangunan kesehatan masyarakat.

c) Meningkatnya kapasitas dan kualitas pendidikan dengan melibatkan

tenaga terampil dari lapangan dalam kegiatan magang.

c. Bagi Institusi Magang

Membantu kegiatan di institusi magang, khususnya dalam mencari

solusi masalah kesehatan masyarakat yang ada di institusi magang.

1.4 Ruang Lingkup

Kegiatan magang ini dilaksanakan oleh mahasiswa Peminatan Gizi

Program Studi Kesehatan Masyarakat FKIK UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta selama 26 hari kerja dimulai tanggal 01 Februari-02 Maret 2011

yang bertempat di Rumah Sakit Haji Jakarta. Kegiatan magang dilakukan

untuk mengetahui manajemen penerimaan dan penyimpanan bahan

makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tahun 2011.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Manajemen Penyelenggaraan Makanan

Banyak ahli yang telah membuat batasan tentang manajemen, berikut ini

batasan-batasan manaejemen menurut para ahli dalam Notoadmodjo (2003)

antara lain:

1) Manajemen adalah pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan

dengan menggunakan orang lain (Robert D. Terry)

2) Manajemen adalah proses dimana pelaksanaan dari suatu tujuan

diselenggarakan dan diawasi (encyclopasdia of social sciences)

3) Manajemen adalah membuat tujuan tercapai melalui kegiatan-kegiatan

orang lain dan fungsi-fungsinya dapat dipecah sekurang-kurangnya 2

tanggung jawab utama, yakni perencanaan dan pengawasan.

4) Manajemen adalah suatu proses yang dilakukan oleh satu orang atau lebih

untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan orang lain guna mencapai

hasil (tujuan) yang tidak dapat dicapai oleh hanya satu orang saja.

Dari batasan-batasan tersebut dapat diambil suatu kesimpulan umum

bahwa manajemen adalah suatu kegiatan untuk mengatur orang lain guna

mencapai tujuan dan menyelesaikan pekerjaan (Notoadmodjo,2003). Manajemen

merupakan suatu kegiatan, pelaksanaannya adalah “managing” -pengelolaan-,

sedangkan pelaksananya disebut manajer atau pengelola (Terry dan Rue, 2009).

Langkah awal penerapan prinsip manajemen dalam penyelenggaraan

makanan institusi dan jasa boga, yaitu menentukan strategi yang akan diterapkan

dalam penyelenggaraan kegiatan tersebut. Penentuan strategi itu merupakan dasar

penerapan prinsip manajemen dalam penyelenggaraan kegiatan selanjutnya.

Penerapan prinsip manajemen itu berarti penerapan berbagai fungsi manajemen

dalam pelaksanaan oprasional penyelenggaraan yang mencakup perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan (Moehyi,1992).

2.1.1 Pengertian Perencanaan

Perencanaan merupakan inti kegiatan manajemen, karena semua kegiatan

manajemen diatur dan diarahkan oleh perencanaan tersebut. Perencanaan adalah

suatu kegiatan atau proses menganalisis dan pemahaman sistem, penyusunan

konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan–tujuan demi

masa depan yang baik (Notoadmodjo, 2003). Menurut Moehyi (1992)

perencanaan dapat diartikan sebagai serangkaian tindakan yang dilakukan untuk

mencapai suatu hasil yang diinginkan.

Perencanaan atau rencana itu sendiri banyak macamnya, antara lain:

a. Dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana

1) Rencana jangka panjang (long term planning), yang berlaku lebih dari 10

tahun.

2) Rencana jangka menengah (medium range planning), yang berlaku antara

5-7 tahun.

3) Rencana jangka pendek (short range planning), umumnya berlaku hanya

untuk satu tahun.

b. Dilihat dari tingkatannya

1) Rencana induk (master plan), lebih menitikberatkan uraian kebijakan

organisasi. Rencana ini mempunyai tujuan jangka panjang dan

mempunyai ruang lingkup yang luas.

2) Rencana operasional (operational planning), lebih menitikberatkan pada

pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program.

3) Rencana harian (day to day planning) ialah rencana harian yang sifatnya

rutin.

c. Ditinjau dari ruang lingkupnya

1) Rencana strategis (strategic planning), berisikan uraian tentang kebijakan

tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama.

2) Rencana taktis (tactical planning) ialah rencana yang berisikan uraian

jangka pendek.

3) Rencana menyeluruh (comprehensive planning) ialah rencana yang

mengandung uraian secara menyeluruh dan lengkap.

4) Rencana terintegrasi (integrated planning) ialah rencana yang

mengandung uraian yang menyeluruh yang bersifat terpadu.

2.1.2 Pengertian pengorganisasian

Yang dimaksud dengan pengorganisasian menurut Notoadmodjo (2003)

adalah mengatur personal atau staf yang ada di dalam institusi tersebut agar

semua kegiatan yang telah ditetapkan dapat berjalan dengan baik, yang akhirnya

semua tujuan dapat dicapai. Dengan kata lain pengorganisasian adalah

pengkoordinasian kegiatan–kegiatan yang akan dilakukan suatu institusi, guna

mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Organisasi penyelenggaraan makanan

biasanya mencakup unit-unit kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab

tersendiri (Moehyi, 1992).

Pengorganisasian mencakup beberapa unsur pokok, antara lain:

1) Bentuk pengorganisasian yang meliputi pengorganisasian kegiatan dan

pengorganisasian tenaga pelaksana. Pengorganisasian kegiatan berupa

pengaturan berbagai kegiatan yang ada di dalam rencana sehingga

membentuk satu kesatuan yang terpadu untuk mencapai tujuan.

Pengorganisasian tenaga pelaksana berupa langkah–langkah yang harus

dilakukan oleh tenaga pelaksana

2) Proses pengorganisasian ialah langkah–langkah yang harus dilakukan

sedemikian rupa sehingga semua kegiatan dan tenaga pelaksana dapat

berjalan sebaik-baiknya.

3) Hasil pengorganisasian, ialah terbentuknya wadah atau sering disebut

dengan struktur organisasi yang merupakan visualisasi kegiatan dan

pelaksana kegiatan di dalam suatu institusi.

2.1.3 Pengertian Pelaksanaan

Pelaksanaan merupakan proses implementasi program agar bisa

dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar

semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh

kesadaran dan produktivitas yang tinggi. Rangkaian kegiatan pelaksanaan

penyelenggaraan makanan dimulai dari perencanaan menu, pengadaan bahan

makanan, penerimaan bahan makanan, penyimpanan bahan makanan, penyiapan

bahan makanan, pengolahan dan pembagian makanan (Moehyi, 1992).

2.1.4 Pengertian Pengawasan

Fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dengan perencanaan dan

pengorganisasian adalah fungsi pengawasan dan pengarahan. Tujuan pokok dan

fungsi pengawasan dan pengarahan adalah agar kegiatan atau pelaksanaan

kegiatan suatu program yang selanjutnya memberikan pengarahan–pengarahan

sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Menurut Notoadmodjo

(2003), agar pengawasan dapat berjalan dengan baik, sekurang–kurangnya tiga

hal yang diperhatikan, yakni:

1. Objek pengawasan

Yaitu hal –hal yang harus diawasi dalam pelaksanaan suatu rencana.

Secara garis besar objek pengawasan dapat dikelompokkan menjadi empat,

yakni:

a) Kuantitas dan kualitas program yakni barang dan jasa yang dihasilkan

oleh kegiatan tersebut. Untuk program kesehatan yang diawasi adalah

pelayanan yang diberikan oleh unit kerja tersebut.

b) Biaya program, dengan menggunakan tiga macam standar, yakni modal

yang dipakai, pendapatan yang diperoleh, dan harga program. Dalam

bidang kesehatan yang dijadikan ukuran pengawasan adalah pembiayaan

kegiatan atau pelayanan, hasil yang diperoleh dari pelayanan dan

keuntungan kegiatan atau pelayanan.

c) Pelaksanaan (implementasi) program, yaitu pengawasan terhadap waktu

pelaksanaan, tempat pelaksanaan dan proses pelaksanaan, apakah sesuai

dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

d) Hal–hal yang bersifat khusus, yaitu pengawasan yang ditujukan kepada

hal–hal khusus yang ditujukan kepada hal–hal khusus yang ditetapkan

oleh pimpinan.

2. Metode pengawasan

Tujuan pokok pengawasan bukanlah mencari kesalahan, namun yang

lebih utama adalah mencari umpan balik (feedback) yang selanjutnya

memberikan pengarahan dan perbaikan–perbaikan apa bila kegiatan tidak

berjalan semestinya. Pengawasan dapat dilakukan dengan berbagai macam, antara

lain:

a) Melalui observasi terhadap objek yang diawasi.

b) Melalui analisis terhadap laporan–laporan yang masuk.

c) Melalui pengumpulan data atau informasi yang khusus ditujukan terhadap

objek–objek pengawasan.

d) Melalui tugas dan tanggung jawab para petugas khususnya para pemimpin

3. Proses pengawasan

Pengawasan adalah suatu proses, yang berarti bahwa pengawasan itu

sendiri terdiri dari beberapa langkah, yakni:

a. Menyusun rencana pengawasan yang mencakup tujuan pengawasan, objek

pengawasan, cara pengawasan dan sebagainya.

b. Pelaksanaan pengawasan yaitu melakukan kegiatan pengawasan sesuai

dengan rencana yang telah disusun.

c. Menginterpretasikan dan menganalisis hasil–hasil pengawasan. Hasil

pengawasan berupa catatan, dokumen foto dan sebagainya diolah,

dinterpretasikan dan dianalisis.

d. Menarik kesimpulan dan tindak lanjut.

Kegiatan pengawasan dalam penyelenggaraan makanan mencakup dua

aspek yaitu pengawasan terhadap cita rasa dan keamanan makanan yang

dihasilkan dan pengawasan terhadap penggunaan faktor produksi yaitu

penggunaan biaya, penggunaan bahan makanan, penggunaan peralatan dan

pengunaan tenaga. Untuk memungkinkan terselenggaranya pengawasan dengan

baik. Pencatatan dan pelaporan terkait penerimaan dan penggunaan bahan

makanan harus terselenggara dengan tertib dan teratur.

Manajemen penyelenggaraan makanan sendiri sebenarnya berfungsi

sebagai sistem dengan tujuan untuk menghasilkan makanan yang berkualitas

baik. Fungsi-fungsi manajemen dalam gizi institusi mencakup perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Fungsi perencanaan meliputi

perencanaan ruangan, perencanaan peralatan, perencanaan menu, dan

perencanaan anggaran. Fungsi pengorganisasian meliputi struktur organisasi,

kepegawaian serta pengarahan dan koordinasi. Fungsi pelaksanaan meliputi

pembelanjaan, penerimaan, penyimpanan, pengolahan, penyajian/pendistribusian

serta higiene dan sanitasi pangan. Fungsi pengawasan meliputi pengawasan

makanan, pegawai dan biaya (Mukrie, 1990).

Menurut Soeroso (2003) setiap pemimpin harus dapat melakukan

penilaian objektif terhadap kinerja karyawan sehingga perlu dikembangkan

intrumen-instrumen penilaian kinerja. Penilaian kinerja dalam organisasi adalah

proses ketika organisasi mengevaluasi hasil kerja atau prestasi kerja para

pemegang jabatan. Ada beberapa alasan dan pertimbangan untuk hal itu, yaitu:

1. Penilaian kinerja memberikan informasi bagi pertimbangan pemberian

promosi dan penetapan gaji

2. Penilaian kinerja memberikan umpan balik bagi para manager maupun

karyawan untuk melakukan introspeksi dan meninjau kembali perilaku

selama ini, baik perilaku positif atau negatif

3. Penilaian kinerja diperlukan untuk pertimbangan pelatihan dan

pengembangan

2.2. Kegiatan Penyelenggaraan Makanan Di Rumah Sakit

Fungsi rumah sakit adalah menyediakan dan menyelenggarakan

pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, pelayanan perawatan, pelayanan

rehabilitasi, pencegahan dan peningkatan kesehatan, sebagai tempat pendidikan

atau latihan tenaga medis dan paramedis, dan sebagai tempat penelitian dan

pengembangan ilmu dan teknologi bidang kesehatan (Wiyono, 1999).

Penyelenggaraan makanan di rumah sakit adalah suatu rangkaian kegiatan

mulai dari penetapan peraturan pemberian makan rumah sakit, perencanaan

menu, sampai distribusi makanan pada pasien/konsumen dalam rangka

pencapaian status kesehatan yang opimal melalui pemberian diet yang tepat.

Tujuan penyelengaaraan makanan di rumah sakit untuk menyediakan makanan

dengan kualitas yang baik dan jumlah sesuai kebutuhan serta pelayanan yang

layak dan memadai bagi pasien/konsumen yang membutuhkan (Depkes, 2007).

Tujuan dari penyelenggaraan makanan di Rumah Sakit adalah untuk

menyediakan makanan yang kualitasnya baik dan jumlah yang sesuai kebutuhan

serta pelayanan yang layak dan memadai bagi konsumen yang membutuhkannya.

Sasaran penyelenggaraan makanan di rumah sakit yaitu konsumen/pasien dan

karyawan (dokter dan pegawai). Sesuai dengan kondisi rumah sakit dapat juga

dilakukan penyelenggaraan makan bagi pengunjung (pasien rawat jalan atau

keluarga pasien).

Kegiatan penyelenggaraan makanan meliputi: penetapan peraturan

pemberian makanan rumah sakit, penyusunan standar makanan, perencanaan

anggaran bahan makanan, perencanaan menu, perhitungan taksiran kebutuhan

bahan makanan, perhitungan harga makanan, pengadaan bahan makanan,

pemesanan bahan makanan, penerimaan bahan makanan, penyimpanan bahan

makanan, distribusi bahan makanan, persiapan bahan makanan, pengolahan

bahan makanan dan distribusi makanan (Depkes, 2007)

2.2.1 Penerimaan Bahan Makanan

2.2.1.1 Pengertian Penerimaan Bahan Makanan

Penerimaan bahan makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi

pemeriksaan/penelitian, pencatatan dan pelaporan tentang macam, kualitas dan

kuantitas bahan makanan yang diterima sesuai dengan pesanan serta spesifikasi

yang telah ditetapkan dalam perjanjian jual beli. Langkah penerimaan bahan

makanan harus disesuaikan dengan sistem pembelian yang dilakukan, apakah

melalui tender atau sistem pembelian lainnya (Depkes, 2007).

2.2.1.2 Prinsip Penerimaan Bahan Maknan

Prinsip penerimaan bahan maknan adalah jumlah yang diterima harus

sesuai dengan yang dipesan, mutu yang diterima harus dengan spesfifikasi yang

disepakati dalam perjanjian dan harga bahan makanan yang tercantum dalam

faktur pembelian harus sama dengan harga bahan makanan yang tercantum dalam

perjanjian jual beli.

Syarat penerimaan bahan makanan antara lain:

1) Tersedianya rincian pesanan bahan makanan harian berupa macam dan

jumlah bahan makanan yang akan diterima.

2) Tersediannya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan.

Langkah penerimaan bahan makanan

1) Bahan makanan diperiksa sesuai dengan daftar pesanan (yang memuat

satuan dan jumlah volume) dan spesifikasi bahan makanan.

2) Bahan makanan basah langsung didistribusikan ke bagian pengolahan,

bahan makanan kering disimpan di gudang/penyimpanan kering.

3) Bahan makanan yang tidak langsung dipergunakan saat itu dilakukan

penyimpanan di ruang pendingin (freezer/chiller)

Proses dasar pada penerimaan menurut Sue Grossbauer (2001), adalah

1) Memeriksa kembali daftar pemesanan bahan makanan

2) Memeriksa spesifikasi bahan makanan

3) Memutuskan menerima atau menolak bahan makanan yang datang

4) Memeriksa kembali daftar penerimaan bahan makanan

5) Membuat laporan penerimaan bahan makanan

6) Menyalurkan bahan makanan ke gudang

Orang yang bertanggung jawab untuk menerima makanan dan persediaan

harus terbiasa dengan spesifikasi. Setiap makanan yang ditentukan oleh berat

harus dipertimbangkan seperti yang disampaikan. Produk segar dan beku harus

diperiksa untuk kualitas, suhu daging dan produk susu dinilai, dan setiap item

dihitung. Setelah memastikan semua barang diterima dalam kondisi memuaskan,

slip pengiriman dari pemasok harus ditandatangani. Pengiriman tidak boleh

diterima tanpa berat memverifikasi atau menghitung, kualitas, dan harga (Baltzer,

1992).

Tugas dan tanggung jawab tim penerima bahan makanan menurut Moehyi

(1992), adalah sebagai berikut:

a. Meneliti apakah bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok sesuai

dengan ketentuan-ketentuan (spesifikasi) sebagaimana tercantum dalam

kontrak kerja.

b. Mencocokan jumlah dan jenis bahan makanan yang diserahkan oleh

pemasok apakah sudah sesuai dengan pesanan yang tercantum dalam

Daftar Pesanan Bahan Makanan.

c. Mengambil keputusan menerima atau tidak menerima bahan makanan

yang diserahkan oleh pemasok.

2.2.1.3 Bentuk Atau Cara Menerima Bahan Makanan

Bentuk atau cara menerima bahan makanan secara umum ada dua macam,

yaitu :

1). Blind receiving atau cara buta

Dimana petugas penerimaan bahan makanan tidak menerima spesifikasi

bahan makanan serta faktur pembelian dari penjualan/vendor. Petugas

penerimaan langsung mengecek, menimbang dan menghitung bahan makanan

yang datang di ruang penerimaan kemudian mencatat di buku laporan atau

formulir yang telah dilengkapi dengan jumlah, berat dan spesifikasi lain jika

diperlukan. Pihak vendor mengirim faktur pengiriman bahan makanan langsung

ke bagian pembayaran dan bagian penerimaan mengirim lembar formulir bahan

makanan yang diterima untuk dicocokkan oleh bagian pembelian/pembayaran.

2). Conventional atau konvensional

Dimana petugas penerimaan bahan makanan menerima faktur dan

spesifikasi satuan dan jumlah bahan makanan yang dipesan. Jika jumlah dan mutu

tidak sesuai, petugas penerima berhak mengembalikannya. Namun petugas

penerima harus mencatat semua bahan makanan yang dilaporkan kepada bagian

pembelian atau pembayaran. Prosedur pengembalian bahan makanan, sebaiknya

petugas pengiriman bahan makanan ikut mengakui adanya ketidakcocokan

pesanan dengan pengiriman yang ditandai dengan membubuhkan tanda tangan di

formulir pengembalian bahan makanan. Disamping itu perlu diberi catatan bahwa

makanan yang dikembalikan tersebut harus segera diganti atau mengubah isi

faktur pengiriman.

Pencatatan bahan makanan yang diterima harus dilakukan secara teliti,

sistematis dan teratur. Hal ini merupakan salah satu faktor penting sebagai

dokumentasi tertulis tentang jumlah, mutu bahan makanan yang diterima. Data

tersebut dapat dijadikan bahan monitoring, pengawasan dan pengendalian

kegiatan atau bahkan dapat dijadikan bahan perencanaan kebutuhan yang akan

datang.

2.2.1.4 Sarana Dan Prasarana Penerimaan Bahan Makanan

Receiving area adalah tempat yang secara spesifik digunakan untuk

menerima dan mengontrol barang yang telah dipesan oleh bagian pembelian.

Pemeriksaan terhadap barang yang masuk meliputi: berat, temperatur, kuantitas,

ukuran, dan kualitas barang. Lantai daerah penerimaan barang harus memiliki

permukaan yang rata untuk memudahkan pembersihan dan mencegah

mikroorganisme untuk berkembang biak. Barang–barang yang masuk seharusnya

tidak diletakkan dilantai, minimal barang-barang diletakkan 10 cm dari lantai.

Petugas penerima barang harus menguasai penggunaan berbagai macam

peralatan utama, antara lain timbangan, dimana keakuratan timbangan sangat

penting. Petugas penerimaan harus mengukur berat dari semua barang dan

membandingkannya dengan berat yang tetera pada nota pembelian. Timbangan

harus diperiksa ulang keakuratannya sekurang-kurangnya setiap 6 bulan sekali.

Dalam buku Seri Perencanaan Pedoman Teknis Sarana Dan Prasarana Rumah

Sakit Kelas C, fasilitas yang harus ada di ruang penerimaan bahan makanan

adalah meja dan timbangan (Depkes, 2009)

Selain peralatan yang cukup, untuk penerimaan bahan makanan juga

diperlukan ruangan atau jarak penerimaan. Idealnya, ruang penerimaan harus

dekat dari pintu pengiriman bahan makanan, gudang penyimpanan, lemari es dan

freezer untuk meminimalisir waktu dan usaha memindahkan ke dalam tempat

penyimpanan.

2.2.2 Penyimpanan Bahan Makanan

2.2.2.1 Pengertian Penyimpanan Bahan Makanan

Penyimpanan bahan makanan merupakan suatu tata cara menata,

menyimpan, memelihara keamanan bahan makanan kering dan basah baik

kualitas maupun kuantitas digudang bahan makanan kering dan basah serta

pencatatan dan pelaporannya (Depkes,2007). Penyimpanan yang tepat dari

makanan yaitu segera setelah bahan makanan diterima dan diperiksa merupakan

faktor penting dalam pencegahan dan pengendalian kerusakan kualitas dari bahan

makanan tersebut (West, 1967).

Pengetahuan dasar tentang berbagai bahan makanan mencakup berbagai

aspek seperti: jenis bahan makanan, mutu bahan makanan, cara penyimpanan dan

mengolah bahan makanan yang bertalian dengan sifat-sifat fisik bahan makanan

sangat penting karena untuk menghasilkan makanan dengan cita rasa yang

memuaskan harus menggunakan bahan makanan yang berkualitas (Moehyi,

1992).

2.2.2.2 Prinsip Penyimpanan Bahan Makanan

Fungsi dari penyimpanan bahan makanan adalah menyelenggarakan

pengurusan bahan makanan agar setiap waktu diperluka dapat melayani dengan

tepat, cepat dan aman digunakan dengan cara yang efisien. Sesuai dengan jenis

barang dalam suatu proses industri, terdapat empat jenis gudang yaitu gudang

operasional, gudang perlengkapan, gudang barang jadi dan gudang musiman.

Dalam sistem penyelenggaraan makanan yang terkait dengan bahan makanan

adalah gudang operasional. Prinsip dasar dalam penyimpanan bahan makanan

adalah: tepat tempat, tepat waktu, tepat mutu, tepat jumlah dan tepat nilai.

Syarat penyimpanan bahan makanan secara umum antara lain:

a) Adanya sistem penyimpanan barang

b) Tersedianya fasilitas ruang penyimpanan bahan makanan sesuai

persyaratan.

c) Tersedianya kartu stock/ buku catatan keluar masuknya bahan makanan.

Langkah-langkah penyimpanan bahan makanan:

a) Setelah bahan makanan yang memenuhi syarat diterima, harus segera

dibawa ke ruangan penyimpanan, gudang atau pendingin ruangan.

b) Apabila bahan makanana langsung digunakan, setelah ditimbang dan

diawasi oleh bagian penyimpanan bahan makanan setempat dibawa ke

ruang persiapan bahan makanan. Untuk semua kelas rumah sakit diperlukan

ruang penyimpanan untuk bahan makanan kering (gudang bahan makanan)

dan ruang pendingin, serta ruang pembeku (freezer). Luas macam dan

jenisnya berbeda menurut rumah sakit masing-masing. Freezer (pembeku)

umumnya dimiliki oleh instansi yang besar yang dimaksudkan untuk

menyimpan bahan makanan dalam jangka waktu yang agak lama.

Sedangkan tahapan dalam proses penyimpanan dalam National

Restaurant Association, (2004) adalah

a) Food labeling

Semua makanan yang mempunyai potensi bahaya, makanan siapa jadi,

dan bahan makanan yang telah dipersiapkan untuk diolah 24 jam

mendatang atau lebih, harus diberi label tanggal, bulan dan tahun

makanan diterima sampai bahan makanan tersebut diolah maka label

harus dibuang.

b) Perputaran barang

Untuk memastikan barang yang lebih lama harus dipakai terlebih dahulu,

atau lebih sering kita sebut dengan istilah FIFO.

c) Membuang barang yang telah mencapai tanggal kadaluarsa.

d) Membuat jadwal pengecekan barang.

Untuk memastikan bahwa makanan yang telah mencapai tanggal

kadaluarsa harus dikosongkan dari kontainer kemudian membersihkan

dan mengisi ulang dengan bahan makanan yang baru.

e) Memindahkan makanan antar kontainer dengan cara yang benar

f) Hindari bahan makanan dari temperatur danger zone (temperatur dimana

bakteri dapat hidup dan berkembang biak dengan cepat).

g) Mengecek temperatur bahan makanan yang disimpan dan area tempat

penyimpanan.

h) Simpan bahan makanan di tempat yang didesain untuk penyimpanan bahan

makanan.

i) Menjaga semua area penyimpanan tetap kering dan bersih.

Sesuai jenis bahan makanan gudang operasional dapat dibedakan menjadi

dua, yaitu :

1) Gudang bahan makanan kering

Merupakan tempat menyimpan bahan makanan kering yang tahan lama

seperti: beras, gula, tepung-tepungan, kacang hijau, minyak, kecap, makanan

dalam kaleng dan lain-lain.

Syarat utama untuk menyimpan bahan makanan kering adalah ruangan

khusus kering, tidak lembab, pencahayaan cukup, ventilasi dan sirkulasi udara

baik, serta bebas dari serangga dan binatang pengerat lainnya. Penyimpanan

bahan makanan dalam kondisi gelap dan lembab akan mendorong pertumbuhan

organisme tertentu seperti jamur. Suhu ruangan yang dianjurkan adalah 19-20oC,

yang harus sering dikontrol untuk menjaga kestabilan.

Dalam penataan/penempatan barang, bahan makanan harus disusun

beraturan, diberi tanggal penerimaan dan setiap jenis bahan makanan diberi

pembatas. Bahan makanan yang peraturannya cepat, diletakkan dekat dengan

tempat penyaluran dan sebaliknya. Bahan makanan yang berbau tajam seperti

terasi, harus dipisahkan dn tidak berdekatan dengan bahan makanan yang mudah

menyerap bau seperti tepung-tepungan.

Syarat penyimpanan bahan kering (gudang) menurut Depkes 2007:

a) Bahan makanan harus ditempatkan secara teratur menuntut macam,

golongan ataupun urutan pemakaian bahan makanan.

b) Menggunakan bahan yang diterima lebih dahulu (FIFO= First In First

Out). Untuk mengetahui bahan makanan yang diterima diberi tanda

tanggal penerimaan.

c) Pemasukan dan pengeluaran bahan makanan serta berbagai pembukuan di

bagian penyimpanan bahan makanan ini, termasuk kartu stock bahan

makanan harus segera diisi tanpa ditunda, diletakkan pada tempatnya,

diperiksa dan diteliti secara kontinyu.

d) Kartu/buku stock dan pengeluaran bahan makanan, harus segera diisi dan

diletakkan pada tempatnya

e) Gudang dibuka pada waktu yang telah ditentukan.

f) Semua bahan makanan ditempatkan dalam tempat tertutup, terbungkus

rapat dan tidak berlobang.Di letakkan di atas rak bertingkat yang cukup

kuat dan tidak menempel pada dinding.

g) Pintu harus selalu terkunci pada saat tidak ada kegiatan serta dibuka pada

waktu-waktu yang ditentukan. Pegawai yang masuk dan keluar gudang

juga hanya pegawai yang ditentukan.

h) Suhu ruangan harus kering hendaknya berkisar antara 19-210C.

i) Pembersihan ruangan secara periodik, 2 kali seminggu.

j) Penyemprotan ruangan dengan insektisida hendaknya dilakukan secara

periodik dengan mempertimbangkan keadaan ruangan.

k) Semua lubang yang ada digudang harus berkasa, serta bila terjadi

pengerusakan oleh binatang pengerat, harus segera diperbaiki.

2) Gudang bahan makanan segar

Merupakan tempat penyimpanan bahan makanan yang masih segar

seperti: daging, ikan unggas, sayuran dan buah. Bahan makanan yang mudah

rusak, sehingga perlu dilakukan perlu dilakukan tindakan untuk untuk

memperlambat kerusakkan terutama disebabkan oleh mikroba.

Secara umum setiap jenis bahan makanan segar memiliki suhu

penyimpanan tertentu yang optimal untuk menjaga kualitas. Pengelompokkan

bahan makanan segar sesuai dengan suhu penyimpanan adalah:

a) Penyimpanan segar (Fresh cooling), bahan makanan disimpan dalam

lemari pendingin dengan suhu yang berkisar antara 1-40C.

b) Penyimpanan dingin (chilly), bahan makanan disimpan di lemari es

dengan suhu antara suhu (-5)-00C. Suhu ini dibutuhkan untuk menyimpan

daging ikan atau unggas tidak lebih dari 3 (tiga) hari.

c) Penyimpanan beku (Freezer), suhu di ruang penyimpanan ini sangatlah

dingin yaitu sekitar (-10)oC, dapat digunakan untuk menyimpan daging

dalam waktu lama.

Suhu makanan gudang bahan makanan segar diperiksa 2x sehari, yaitu

pada saat gudang dibuka dan ditutup sehingga keamanan bahan makanan

didalamnya dapat terkontrol.

Syarat penyimpanan bahan makanan segar:

Bahan makanan segar mudah sekali rusak dalam suhu tingi atau sinar

matahari, maka bahan makanan ini harus disimpan dalam temperatur yang dingin

sesuai dengan suhu yang diperlukan. Adapun beberapa syarat penyimpanan di

ruangan atau lemari pendingin, adalah:

a) Suhu tempat harus betul-betul sesuai dengan keperluan bahan

makanan, agar tidak menjadi rusak.

b) Pengecekan terhadap suhu dilakukan dua kali sehari dan pembersihan

lemari es/ruangan pendingin dilakukan setiap hari.

c) Pencairan lemari es harus segera dilakukan setelah terjadi pengerasan.

Pada beberapa lemari es tertentu pencairan terdapat alat otomastis di

dalam alat pendingin tersebut.

d) Semua bahan yang akan dimasukkan ke lemari/ruang pendingin

sebaiknya dibungkus plastik atau kertas timah.

e) Tidak menempatkan bahan makanan yang berbau keras bersama

bahan makanan yag berbau.

f) Khusus untuk sayuran, suhu penyimpanan harus betul-betul

diperhatikan. Untuk buah-buahan, ada yang tidak memerlukan

pendingin, perhatikan sifat buah tersebut sebelum dimasukkan ke

dalam ruang/lemari pendingin. (Depkes, 2007).

2.2.2.3 Penyimpanan Bahan Makanan Dalam Prinsip Food Hygiene

Penyimpanan bahan makanan merupakan satu dari 6 prinsip higiene dan

sanitasi makanan. Penyimpanan bahan makanan yang tidak baik, terutama dalam

jumlah yang banyak (untuk katering dan jasa boga) dapat menyebabkan

kerusakan bahan makanan tersebut.

Adapun tata cara penyimpanan bahan makanan yang baik menurut higiene

dan sanitasi makanan adalah sebagai berikut:

a) Suhu penyimpanan yang baik

Setiap bahan makanan mempunyai spesifikasi dalam penyimpanan

tergantung kepada besar dan banyaknya makanan dan tempat penyimpanannya.

Sebagian besar dapat dikelompokkan menjadi:

1. Makanan jenis daging, ikan, udang dan olahannya

a) Menyimpan sampai 3 hari: -50

sampai 00C

b) Penyimpanan untuk 1 minggu: -190 sampai -5

0C

c) Penyimpanan lebih dari 1minggu: dibawah -100C

http://putraprabu.wordpress.com/2008/12/27/higiene-dan-sanitasi-makanan/

http://putraprabu.wordpress.com/2008/12/27/higiene-dan-sanitasi-makanan/

2. Makanan jenis telur, susu dan olahannya

a. Penyimpanan sampai 3 hari: -50 sampai 7

0C

b. Penyimpanan untuk 1 minggu: dibawah -50C

c. Penyimpanan paling lama untuk 1 minggu: dibawah -50C

3. Makanan jenis sayuran dan minuman dengan waktu penyimpanan paling

lama 1 minggu yaitu 70 sampai 10

0C

4. Tepung, biji-bijian dan umbi kering pada suhu kamar (250C).

b) Tata cara penyimpanan

1. Penyimpanan suhu rendah dapat berupa:

a. Lemari pendingin yang mampu mencapai suhu 100-15

0C untu

penyimpanan sayuran, minuman dan buah serta untuk display penjualan

makanan dan minuman dingin.

b. Lemari es (kulkas) yang mampu mencapai suhu 10-4

0C dalam keadaanisi

bisa digunakan untuk minuman, makanan siap santap dan telur.

c. Lemari es (Freezer) yang dapat mencapai suhu -50C, dapat digunakan

untuk penyimpanan daging, unggas, ikan, dengan waktu tidak lebih dari 3

hari.

d. Kamar beku yang merupakan ruangan khusus untuk menyimpan makanan

beku (frozen food) dengan suhu mencapai -200C untuk menyimpan daging

dan makanan beku dalam jangka waktu lama.

2. Penyimpanan suhu kamar

Untuk makanan kering dan makanan terolahan yang disimpan dalam suhu

kamar, maka rak penyimpanan harus diatur sebagai berikut:

a. Makanan diletakkan dalam rak-rak yang tidak menempel pada dinding,

lantai dan langit-langit, maksudnya adalah: untuk sirkulasi udara agar

udara segar dapat segera masuk keseluruh ruangan, mencegah

kemungkinan jamahan dan tempat persembunyian tikus, untuk

memudahkan pembersihan lantai dan untuk mempermudah dilakukan

stok opname

b. Setiap makanan ditempatkan dalam kelompoknya dan tidak bercampur

baur

c. Untuk bahan yang mudah tercecer seperti gula pasir dan tepung,

ditempatkan dalam wadah penampungan sehigga tidak mengotori lantai

c) Cara penyimpanan

Setiap bahan makanan yan disimpan diatur ketebalannya, maksudnya agar

suhu dapat merata keseluruh bagian. Setiap bahan makanan ditempatkan secara

terpisah menurut jenisnya, dalam wadah (kontainer) masing-masing.Wadah dapat

berupa bak, kantong plastik atau lemari yang berbeda.

Makanan disimpan didalam ruangan penyimpanan sedemikian hingga

terjadi sirkulasi udara dengan baik agar suhu merata keseluruh bagian. Pengisian

lemari yang terlalu padat akan mengurangi manfaat penyimpanan karena suhunya

tidak sesuai dengan kebutuhan.

Penyimpanan didalam lemari es:

1) Bahan mentah harus terpisah dari makanan siap santap.

2) Makanan yang berbau tajam harus ditutup dalam kantong plastik yang

rapat dan dipisahkan dari makanan lain, kalau mungin dalam lemari yang

berbeda, kalau tidak letaknya harus berjauhan.

3) Makanan yang disimpan tidak lebih dari 2 atau 3 hari harus sudah

dipergunakan.

4) Lemari tidak boleh terlalu sering dibuka, maka dianjurkan lemari untuk

keperluan sehari-hari dipisahkan dengan lemari untuk keperluan

penyimpanan makanan.

Penyimpanan makanan kering:

a. Suhu cukup sejuk, udara kering dengan ventilasi yang baik

b. Ruangan bersih, kering, lantai dan dinding tidak lembab

c. Rak-rak berjarak minimal 15 cm dari dinding lantai dan 60 cm dari langit-

langit

d. Rak mudah dibersihkan dan dipindahkan

e. Penempatan dan pengambilan barang diatur dengan sistem FIFO (Firs In

First Out) artinya makanan yang masuk terlebih dahulu harus dikeluarkan

lebih dulu

Persyaratan hygiene dan sanitasi makanan pada penyimpanan bahan

makanan menurut Kepmenkes No 1204 Tahun 2004 Tentang Persyaratan

Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit adalah sebagai berikut:

a. Bahan Makanan Kering

1. Semua gudang bahan makanan hendaknya berada di bagian yang tinggi

2. Bahan makanan tidak diletakkan di bawah saluran/pipa air (air bersih

maupun air limbah) untuk menghindari terkena bocoran.

3. Tidak ada drainase disekitar gudang makanan.

4. Semua bahan makanan hendaknya disimpan pada rak-rak dengan

ketinggian rak terbawah 15 cm–25 cm.

5. Suhu gudang bahan makanan kering dan kaleng dijaga kurang dari 22°C.

6. Gudang harus dibuat anti tikus dan serangga.

7. Penempatan bahan makanan harus rapi dan ditata tidak padat untuk

menjaga sirkulasi udara.

b. Bahan Makanan Basah/Mudah Membusuk dan Minuman

1. Bahan makanan seperti buah, sayuran, dan minuman, disimpan pada suhu

penyimpanan sejuk (cooling) 10°C–15°C

2. Bahan makanan berprotein yang akan segera diolah kembali disimpan

pada suhu penyimpanan dingin (chilling) 4°C–10°C

3. Bahan makanan berprotein yang mudah rusak untuk jangka waktu sampai

24 jam disimpan pada penyimpanan dingin sekali (freezing) dengan suhu

0°C–4°C.

4. Bahan makanan berprotein yang mudah rusak untuk jangka waktu kurang

dari 24 jam disimpan pada penyimpanan beku (frozen) dengan suhu <

0°C.

5. Pintu tidak boleh sering dibuka karena akan meningkatkan suhu.

6. Makanan yang berbau tajam (udang, ikan, dan lain-lain) harus tertutup.

7. Pengambilan dengan cara First in First Out (FIFO), yaitu yang disimpan

lebih dahulu digunakan dahulu, agar tidak ada makanan yang busuk.

d) Administrasi penyimpanan

Setiap barang yang dibeli harus dicatat dan diterima oleh bagian gudang

untuk ketertiban administrasinya. Setiap jenis makanan mempunyai kartu stock,

sehingga bila terjadi kekurangan barang dapat segera diketahui

(Purawidjaja,1995).

Untuk menciptakan informasi dan pengendalian persediaan bahan baku

sangat diperlukan adanya: prosedur penerimaan barang, prosedur penyimpanan

dan pengeluaran barang, fasilitas gudang, metode penilaian persediaan, kartu

persediaan dan metode pencatatan persediaan.

Desain dan lay out store room berpengaruh pada proses cleaning

maintenance. Persyaratan desain dan lay out yang baik adalah sebagai berikut:

1) Rak penyimpanan, bahannya stainless steel karena anti karat, kuat, tahan lama

dan mudah dibersihkan

2) Lantai, harus terbuat dari bahan yang tahan lama, tidak menyerap air, mudah

dibersihkan

3) Dinding, harus dicat dengan warna terang untuk mengetahui apakah dinding

kotor

4) Langit-langit, harus bersih, berwarna terang dan sudutnya berhubungan

dengan dinding/tidak ada celah

5) Ventilasi, untuk memindahkan panas, uap, pengembunan dengan cepat.

6) Pencahayaan, pencahayaan yang kurang akan menyulitkan pengenalan jenis

barang.

2.3 Pengawasan Dan Pengendalian Bahan Makanan

Pengawasan adalah salah satu fungsi manajemen yang merupakan proses

kegiatan pimpinan untuk memastikan bahwa tujuan dan tugas-tugas organisasi

akan terlaksana dengan baik sesuai dengan kebijakan (Depkes, 2007).

Hasil pengawasan harus dijadikan masukan oleh pimpinan dalam

pengambilan keputusan dengan tujuan:

a) Menghentikan dan meniadakan kesalahan, penyimpangan,

penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidaktertiban

b) Mencegah terulang kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,

pemborosan, hambatan dan ketidaktertiban

c) Mencari cara lebih baik atau membina yang lebih baik untuk mencapai

tujuan dan melaksanakan tugas organisasi

Pengendalian adalah suatu fungsi yang mengarahkan semua kegiatan yang

telah ditetapkan dalam melaksanakan tujuan program, sehingga dapat dicapai

hasil secara efisien dan efektif. Dalam penyelenggaraan makanan, pengawasan

dan pengendalian terus menerus dilaksanakan pada setiap proses penyelenggaraan

makanan mulai dari perencanaan anggaran, perencanaan menu, perencanaan

kebutuhan bahan makanan, pengadaan bahan makanan, penerimaan bahan

makanan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan sapai dengan makanan

diterima oleh konsumen. Pengawasan dan pengendalian dapat dilakukan dengan

baik apabila sistem pencatatan dan pelaporan ditata dengan sempurna.

Persediaan diperlukan karena adanya selang waktu tertentu untuk

melakukan proses produksi, pemindahan dan penyaluran barang. Apabila dikaji

lebih dalam lagi kegiatan pengendalian, persediaan bahan makanan di rumah

sakit ditujukan untuk:

a) Menjaga agar jangan sampai rumah sakit kehabisan pesediaan, sehingga

mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi dan konsumen tidak

dilayani

b) Menjaga agar penyediaan barang persediaan tidak terlalu besar atau

berlebihan, sehingga biaya tidak terlalu besar. Disini dapat diwujudkan

dengan mengatur kapan pesanan bahan makanan berikutnya dilakukan

c) Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena

dapat berakibat biaya pemesanan menjadi besar

d) Menjaga agar biaya penerimaan, penyimpanan dapat ditekan dengan

sistem kerja yang seefisien mungkin

e) Menjaga kualitas bahan makanan yang diterima sebagai barang persediaan

Untuk tercapainya tujuan di atas, frekuensi pembelian/pemesanan dapat

dilakukan just in time yang disesuaikan dengan siklus menu yang ada. Just in time

adalah waktu memesan bahan makanan tepat sesuai kebutuhan sehingga tidak

membebani biaya penyimpanan, tetapi juga keberadaan bahan makanan

senantiasa siap pakai dan tidak mengganggu proses produksi makanan. Perkiraan

waktu pemesanan atau kapan bahan makanan diterima yang disesuaikan dengan

jenis bahan makanannya antara lain untuk:

a) Bahan makanan segar lauk pauk sperti daging, sayuran buah dapat

dilakukan minimal 1 hari sebelumnya

b) Bahan makanan segar sayuran daun diterima sekitar 2-3 jam sebelum

dimasak

c) Buah–buahann, makanan siap saji diterima 2-3 jam sebelum digunakan

d) Bahan makanan kering dapat dipesan dengan 1 ½-2 putaran siklus menu

Kegiatan inventaris dalam proses penyimpanan ini perlu dilakukan secara

periodik, bisa harian, mingguan atau bulanan. Inventaris dilakukan untuk

mengetahui secara pasti bahan makanan apa saja yang masih tersedia. Menurut

Atang Sabur Safary dalam Prihastuti (2008) teknik inventaris ini ada 2 macam

yaitu: Book Inventory dan Psysical Inventory. Book inventory yaitu control bahan

makanan melalui catatan, sedang psysical inventory adalah kontrol yang

dilakukan langsung dengan mendatangi gudang, menghitung bahan makanan

yang masih tersedia

Format–format pemesanan bahan makanan yang dibuat oleh bagian-

bagian tertentu dengan persetujuan yang berwenang sangat membantu dalam

mengendalikan pengeluaran bahan makanan dari gudang. Format tersebut dapat

dijadikan alat untuk mengontrol pengeluaran barang. Pengawasan yang lemah

pada aspek pengeluaran barang dapat menyebabkan hilangnya bahan makanan

tersebut. Laporan pengeluaran bahan (Isuing Report) dapat berisi tentang jenis

bahan, keterangan bahan, banyaknya, harga, banyaknya yang dikeluarkan, dan

jumlah bahan yang tersisa. Laporan kerusakan dan kadaluarsa di gudang perlu

dicatat dan dilaporkan. Pentingnya pencatatan ini sebagai input bagi perencanaan

dan pelaksanaan penyedia bahan selanjutnya. Dengan pencatatan kerusakan dapat

dievaluasi bahan apa saja yang mudah rusak serta apa penyebabnya.

BAB III

ALUR DAN JADWAL KEGIATAN MAGANG

3.1 Alur Kegiatan Magang

Bagan 3.1 Alur Kegiatan Magang

Persiapan

1. Membuat proposal magang

2. Menyerahkan proposal magang ke dosen penanggungjawab magang

peminatan gizi

3. Mencari institusi atau perusahaan tempat magang

4. Membuat surat pengantar magang dari Program Studi Kesehatan

Masyarakat

5. Memberikan surat pengantar magang dan menunggu keputusan dari tempat

magang

6. Penentuan pembimbing lapangan oleh pihak institusi

Pelaksanaan

1. Pelaksanaan kegiatan magang selama 26 hari kerja mulai tanggal 01

Februari–2 Maret 2011

2. Mengikuti alur kerja institusi magang

3. Pengambilan data-data yang diperlukan untuk laporan

4. Pemantauan pelaksanaan magang oleh pembimbing lapangan dan

pembimbing fakultas

5. Bimbingan dengan dosen pembimbing

6. Bimbingan dengan pembimbing lapangan

Tahap Evaluasi dan Presentasi Laporan :

1. Menyusun laporan magang di bimbing pembimbing lapangan dan pembimbing

fakultas

2. Pendaftaran presentasi laporan magang

3. Presentasi laporan magang yang dihadiri oleh tim penguji yang terdiri atas

pembimbing akademik, pembimbing lapangan, dan seorang penguji lain yang

ditunjuk oleh panitia magang.

3.2 Jadwal Kegiatan Magang

Tabel 3.1 Jadwal Kegiatan Magang di RS Haji Jakarta Tahun 2011

No Hari/Tanggal Kegiatan Tempat

1

Selasa,

01 Feb 2011

09.00–15.00

- Pre test

- Orientasi magang ”Pelayanan Gizi Rumah Sakit”

- Perkenalan dengan pembimbing lapangan dan

pegawai instalasi gizi dan pegawai dapur

- Ruang Koor

Sub Unit Gizi

RSHJ

2

Rabu,

02 Feb 2011

08.00–15.00

- Orientasi magang “SOP GIZI RSHJ”

- Mengambil data tentang SOP instalasi gizi

penyelenggaraan makanan

- Mengamati tempat penerimaan, penyimpanan bahan

makanan (BM), persiapan, pengolahan, pewadahan/

pendistribusian BM

- Membantu persiapan BM

- Membantu persiapan snack sore pasien dan karyawan

- Ruang Koor

Sub Unit Gizi

RSHJ

Ruang produksi

Ruang persiapan

3

Kamis,

03 Feb 2011

08.00–15.00

- Mengamati dalam penerimaan dan penyimpanan BM

- Membantu penimbangan dan penyaluran BM yang

dibutuhkan ke ruang persiapan BM


- Membantu persiapan snack sore pasien dan karyawan

- Wawancara dengan petugas gudang terkait pengadaan,

penerimaan BM dan mekanisme penyimpanan BM

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang persiapan

Penyimpanan BM

kering

4

Jumat,

04 Feb 2011

08.00–15.00

- Mengamati penerimaan dan penyimpanan BM


dibutuhkan

- Membantu persiapan BM yang akan diolah

- Membantu penyiapan snack pasien dan karyawan

- Melakukan observasi tempat penyimpanan BM:

penyimpanan kering, penyimpanan basah, dan

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

Ruang persiapan

Ruang penyimpanan

penyimpanan harian.

- Mempelajari administrasi gudang

BM kering, segar

dan harian

5

Minggu,

06 Feb 2011

08.00–15.00



dibutuhkan

- Mengamati dan ikut serta penyiapan BM


- Mengamati dan ikut serta dalam pewadahan/

pemorsian makanan

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang persiapan

Ruang pewadahan

-

6

Senin,

07 Feb 2011

08.00–15.00


- Membantu penimbangan dan penyaluran BM ke

tempat persiapan



- Mempelajari cara merekap daftar permintaan makan

dan pemantauan pasien

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang persiapan

7

Selasa,

08 Feb 2011

13.00–20.00

- Mempelajari dan menulis etiket makan pasien


pemorsian makanan

- Membantu penyiapan snack pasien baru


- Menginput data porsi makan pasien bulan Januari dan

Februari

Ruang PAG

Ruang pewadahan

makanan

Ruang persiapan

Ruang PAG

8

Rabu,

09 Feb 2011

13.00–20.00

- Ikut serta dalam pewadahan/ pemorsian makanan

- Wawancara dengan petugas gudang terkait mekanisme

penerimaan BM dan penyimpanan BM

- Pengumpulan data terkait formulir permintaan gudang

harian


- Menulis etiket makan pasien

Ruang pewadahan

Ruang penyimpanan

BM

Ruang administrasi

Ruang persiapan

Ruang PAG

9

Kamis,

10 Feb 2011

08.00–15.00



tempat persiapan BM


pemorsian makanan snack pagi pasien

- Membantu penyiapan snack sore pasien dan karyawan


-

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang persipan

snack

Ruang persiapan

BM

10

Jumat,

11 Feb 2011

06.00–13.00



tempat persiapan BM

- Wawancara dengan petugas gudang untuk mengetahui

pembagian tugas SDM yang ada di gudang

- Ikut serta persiapanan BM

- Membantu pewadahan snack pasien buah VIP

-

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang persiapan

Ruang persiapan

snack

11

Sabtu,

12 Feb 2011

08.00–15.00

- Melakukan penerimaan dan penyimpanan BM


tempat persiapan BM

- Melakukan persiapan BM


pemorsian makanan

- Membantu persipan snack pasien dan karyawan

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang pewadahan

makanan

Ruang persiapan

snack

12 Senin, - Melakukan penerimaan dan penyimpanan BM Ruang penerimaan

14 Feb 2011

08.00–15.00

- Mengamati dan ikut serta dalam persiapan BM


- Membantu persiapan snack pagi pasien dan karyawan

- Wawancara terkait pencatatan dan pelaporan dalam

permintaan dan penyimpanan BM

dan penyimpanan

BM

Ruang persiapan

Ruang administrasi

13

Selasa,

15 Feb 2011

13.00–20.00

- Mengamati dan ikut serta dalam pengolahan makan

siang


pemorsian makanan.


- Menyusun menu untuk penunggu VIP

Ruang pengolahan

Ruang pewadahan

Ruang persiapan

Ruang PAG

14

Rabu,

16 Feb 2011

13.00–20.00


- Mengamati dan ikutserta dalam penerimaan BM

kering

- Membantu pemberian label dan penyimpanan BM

kering

- Membuat revisi master menu

Ruang persiapan

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang PAG

15

Kamis,

17 Feb 2011

20.00–07.00

- Membantu pengolahan BM


- Membantu persiapan snack buah potong untuk pasien

- Membantu distribusi makan pagi pasien

Ruang pengolahan

Ruang persiapan

Ruang pewadahan

16

Sabtu,

19 Feb 2011

08.00–15.00



tempat persiapan BM


pemorsian makanan

- Membantu penyiapan snack buah pasien VIP

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang pewadahan

Ruang persiapan

17 Minggu, - Membantu pewadahan snack pagi pasien

- Mengamati dan ikut serta dalam penerimaan dan

Ruang pewadahan

20 Feb 2011

08.00–15.00

penyimpanan BM


tempat persiapan BM


- Mempelajari cara pembuatan pemesanan BM

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang persiapan

Ruang administrasi

18

Senin,

21 Feb 2011

08.00–15.00


penyimpanan BM


tempat persiapan BM



- Menyalurkan BM ke gudang harian sesuai permintaan

- Penulisan kartu stock BM kering

- Wawancara terkait evaluasi kegiatan penerimaan dan

penyimpanan BM

- Bimbingan dengan pembimbing lapangan terkait

laporan

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang persiapan

Ruang penyimpanan

BM kering

19

Selasa,

22 Feb 2011

08.00–15.00


penyimpanan BM


tempat persiapan BM


pemorsian makanan


- Wawancara terkait prosedur penyimpanan dan

pengeluaran barang serta metode penilaian persedian

barang

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang pewadahan

Ruang persiapan

Ruang administrasi

20

Rabu,

23 Feb 2011

13.00–20.00

- Melakukan persiapan BM

- Melakukan pendistribusian BM kering untuk

karyawan sesuai permintaan


pemorsian makanan


- Membantu menyiapkan makanan untuk penunggu

Ruang persiapan

Ruang penyimpanan

Ruang pewadahan

Ruang persiapan

pasien

21

Kamis,

24 Feb 2011

15.00–20.00


- Ikut serta dalam pengolahan BM


- Menyiapkan makanan cair untuk pasien diit

- Bimbingan terkait laporan

Ruang persiapan

Ruang pengolahan

Ruang persiapan

Ruang diit khusus

Ruang administrasi

22

Jumat,

25 Feb 2011

08.00–15.00


penyimpanan BM


tempat persiapan BM

- Melakukan pemorsian susu untuk pasien



pemorsian snack pagi pasien

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang persiapan

Ruang pewadahan

-

23

Sabtu,

26 Feb 2011

08.00–15.00

- Membantu pewadahan snack pagi pasien


penyimpanan BM


tempat persiapan BM


Ruang pewadahan

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

Ruang persiapan

24

Senin,

28 Feb 2011

08.00–15.00

- Melakukan penerimaan BM


tempat persiapan BM

- Persiapan snack pagi pasien

- Bimbingan dengan pembimbing lapangan

- Diskusi dengan petugas gudang

- Melengkapi data – data yang kurang

- Pemeriksaan stock BM kering

Ruang penerimaan

dan penyimpanan

BM

Ruang persiapan

Ruang administrasi

Ruang penyimpanan

25

Selasa,

01 Mar 2011

08.00–15.00

- Diskusi dengan pembimbing lapangan terkait laporan

- Persiapan snack pagi pasien

- Melakukan penerimaan BM


Ruang administrasi

Ruang persiapan

Ruang penerimaan

Sumber: Dokumentasi Pribadi

Berdasarkan tabel 3.2 jadwal kegiatan magang yang dijadikan acuan

dalam mencari data-data serta ikut serta dalam kegiatan yang ada di instalasi gizi

terutama tentang manajemen penerimaan dan penyimpanan BM yang ada di

tempat tersebut. Kegiatan yang rutin dilakukan adalah membantu

penyelenggaraan makanan untuk pasien dan snack karyawan.

tempat persiapan BM

- Merekapitulasi snack karyawan bulan Februari

dan penyimpanan

BM

26

Rabu,

02 Mar 2011

08.00–15.00

- Diskusi dengan pembimbing lapangan terkait laporan

- Persiapan snack pagi pasien dan karyawan

- Mengisi form pengeluaran BM segar


tempat persiapan BM

- Perpisahan dengan pihak terkait

Ruang administrasi

Ruang persiapan

Ruang

penyimpanan BM

Instalasi Gizi RSHJ

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Rumah Sakit Haji Jakarta

4.1.1 Sejarah Rumah Sakit Haji Jakarta

Pada tahun 1990/1410 H, telah terjadi musibah yang menimpa para

jemaah haji Indonesia. Peristiwa tersebut dikenal dengan peristiwa Mina, lebih

dari 600 jemaah haji Indonesia menjadi korban. Pembangunan dimulai pada 1

Oktober 1993 M, yang diresmikan oleh Menteri Agama Dr.H.Tarmizi Taher dan

Gubernur DKI Soerjadi Soedirja. Kemudian diterbitkan surat keputusan bersama

tiga menteri yaitu Menteri dalam negeri, Menteri kesehatan dan Menteri Agama

tentang pembentukan panitia pembangunan Rumah Sakit Haji. Rumah Sakit Haji

Jakarta diresmikan oleh Presiden RI Soeharto pada 12 November 1994.

4.1.2 Profil Rumah Sakit Haji Jakarta

Rumah sakit Haji Jakarta terletak tepat bersebelahan dengan kompleks

asrama haji Pondok Gede, yang beralamat di Jalan Raya Pondok Gede Jakarta

Timur. Rumah Sakit ini dibangun dengan standar Rumah Sakit kelas C+ diatas

lahan seluas 1 Ha dengan luas bangunan 14.000 m2 yang terdiri dari 6 lantai,

yaitu merupakan bagian dari sistem pelayanan kesehatan masyarakat.

Pada tahun 1994 hingga 1997 statusnya merupakan Unit Pelaksana Teknis

(UPT) Dinas Kesehatan Pemda DKI Jakarta berdasarkan keputusan Gubernur

DKI Jakarta No. 1504 Tahun 1994. Pada tahun 1997 hingga 2004 status badan

hukum RS Haji Jakarta berubah menjadi yayasan RS Haji Jakarta berdasarkan SK

Gubernur DKI Jakarta No. 1524 Tahun 1997 dan Akte Notaris Sutjipto No.28

Tanggal 5 Maret 1997.

Pada tahun 2004 hingga kini statusnya berupa Perseroan Terbatas (PT)

berdasarkan Perda DPRD DKI No.13 Tahun 2004 dan Akte Notaris Sutjipto

No.71 Tanggal 17 September 2004. Saat ini dalam proses pembubaran PT

berdasarkan Putusan Mahkamah Agung Republik Indonesia Reg.No.05

P/HUM/2005, Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta No.5

Tahun 2006. Selanjutnya akan menuju bentuk Badan Layanan Umum (BLU). Izin

operasional RS.Haji Jakarta adalah Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor

HK.07.06/III/4102/2009 tentang pemberian izin penyelenggaraan rumah sakit

umum dengan nama “Rumah Sakit Haji Jakarta” Propinsi DKI Jakarta tertanggal

15 Oktober 2009.

Tujuan pengelolaan Rumah Sakit: untuk meningkatkan derajat kesehatan

masyarakat dengan memberikan pelayanan kesehatan yang paripurna, bermutu,

terjangkau dan akuntabel kepada seluruh lapisan masyarakat, dengan jalan:

a. Menyelenggarakan praktek bisnis yang sehat, berorientasi pada prinsi

ekonomis dan produktivitas, melalui pengelolaan RS yang menerapkan

kaidah Good Coorporate Governance. Dengan tetap melaksanakan fungsi

sosial RS dan tidak semata-mata mencari keuntungan.

b. Melaksanakan pelayanan yang prima dengan kaidah Good Clinical

Governance.

c. Menunjang kegiatan pendidikan dan penelitian secara berkesinambungan

dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan secara terpadu.

4.1.3 Struktur Organisasi Rumah sakit Haji Jakarta

Struktur organisasi Rumah Sakit Haji Jakarta, dipimpin oleh seorang

direktur dan memiliki wakil direktur pelayanan dan SDM dan wakil direktur

administrasi dan keuangan. Direktur utama tersebut membawahi beberapa bagian,

yaitu: ketua komite medik, ketua komite keperawatan, MK3L, kepala program

keperawatan, bagian pelayanan klinik, kepala bagian SDM, kepala bagian SIM,

kepala bagian pemasaran, kepala bagian keuangan dan akutansi dan kepala

bagian umum (Struktur organisasi lihat dilampiran 2).

4.1.4 Visi dan Misi Rumah Sakit Haji Jakarta

Adapun Visi dari Rumah Sakit Haji Jakarta yaitu menjadi Rumah Sakit

Islami berkelas dunia dengan misinya sebagai berikut:

a. Meningkatkan kualitas hidup manusia sebagai ibadah

b. Melaksanakan layanan kesehatan islami, paripurna dan berkualitas

c. Mempersiapkan dan meningkatkan sumber daya untuk mencapai rumah

sakit berkelas dunia.

4.1.4 Fasilitas dan Ketenagaan Rumah Sakit Haji Jakarta

Fasilitas yang tersedia di RS Haji Jakarta terdiri dari poliklinik umum dan

spesialis, poliklinik bedah, poliklinik gigi, pelayanan 24 jam (meliputi gawat

darurat, radiologi, farmasi, laboratorium, bank darah, ambulance, kamar ruang

bersalin, kamar operasi dan pemulasaran jenazah), sedangkan pelayanan

penunjang klinik terdiri dari: perawatan intensif, pelayanan darah, gizi, farmasi,

rekam medik dan pelayanan penunjang non klinik terdiri dari: laundry, jasa boga,

teknik dan pemeliharaan fasilitas, pengelolaan limbah, gudang, ambulance,

komunikasi, pemulasaran jenazah, pemadam kebakaran, pengelolaan gas medik,

penampungan air bersih.

Tabel 4.1 Kapasitas Tempat Tidur Rumah Sakit Haji 2011

Pelayanan keperawatan &

kebidanan

Jumlah

Super VIP 4 TT

VIP 16 TT

Kelas I 30 TT

Kelas II 102 TT

Kelas III 32 TT

ICU/ICCU 7 TT

Neonatus 12 TT

RB 9 TT

Total 212 TT

Sumber : Profil Rumah Sakit Haji Tahun 2010

Untuk fasilitas penunjang kesehatan lainnya terdiri dari: endoscopy,

esofagoscopy, audio metri, USG, EEG, fisioterapi, terapi wicara, treadmill, klinik

kecantikan, klinik edukasi diabetes, klinik keluarga berencana dan laktasi, klinik

perawatan luka, pelayanan dan konsultasi kesehatan calon haji, hemodialisa,

klinik konsultasi gizi, medical check up, senam kesehatan (diabetes, asma,

osteoporosis, senam hamil).

Tabel 4.2 Ketenagaan Rumah Sakit Haji 2011

Berdasarkan status Jumlah

- Tetap 637 orang

- Kontrak 114 orang

Berdasarkan jenis tenaga

- Dokter + apoteker 28 orang

- Tenaga perawat/bidan 332 orang

- Tenaga penunjang 88 orang

- Tenaga non medis 303 orang

- Dokter tamu 74 orang

Sumber: Profil Rumah Sakit Haji Tahun 2010

Kegiatan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan untuk kegiatan

penyelenggaraan makanan untuk pasien dan karyawan di lakukan sub unit

instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta.

4.2 Gambaran Sub Unit Instalasi Gizi Rumah Sakit Haji Jakarta

Sub Unit Instalasi Gizi merupakan salah satu unit fungsional pada Rumah

Sakit Haji Jakarta yang mempunyai tugas pokok yaitu penyelenggaraan makan

pasien dan karyawan, penyelenggaraan gizi rawat inap, konsultasi dan

penyuluhan gizi serta penelitian dan pengembangan gizi terapan.

4.2.1 Fungsi Dan Wewenang Sub Unit Instalasi Gizi

Fungsi dan wewenang Sub Unit Instalasi Gizi dalam melakukan kegiatan

pelayanan gizi pasien, karyawan dan masyarakat dengan:

a. Membina administrasi, perencanaan dan tata laksana di lingkungan gizi

b. Merencanakan diet dan mengevaluasi gizi rawat inap

c. Merencanakan, menyiapkan, mengolah dan menyalurkan makanan untuk

pasien dan karyawan

Adapun tujuan pelayanan makan pasien dan karyawan adalah

a. Menyelenggarakan makan pasien sesuai dengan diitnya

b. Memonitor dan mengevaluasi asupan makan pasien

c. Melakukan edukasi dan konsultasi gizi

d. Menyelenggarakan penelitian aplikasi di bidang gizi dan dietetik.

4.2.2 Visi dan Misi Sub Unit Instalasi Gizi

Visi dari Sub Unit instalasi gizi adalah memberikan pelayanan gizi yang

maksimal, tepat sesuai kebutuhan pelanggan melalui penyelenggaraan makanan

yang professional, halal, berkualitas guna mempercepat proses penyembuhan

pasien dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Untuk mencapai visi

tersebut maka ditetapkan misi–misi yaitu: memberikan pelayanan yang

berkualitas, profesional dan islami kepada pelanggan dan karyawan Rumah Sakit

Haji Jakarta.

4.2.3 Struktur Organisasi dan Ketenagaan Sub Unit Instalasi Gizi

Sub instalasi gizi ini dipimpin oleh seorang koodinator yang bertanggung

jawab kepada direktur medik, perawatan dan penunjang.

Bagan 4.1 Stuktur Organisasi Sub Unit Instalasi Gizi Rumah sakit Haji

Jakarta

Sumber: Profil Rumah Sakit Haji Jakarta 2010

Koordinator gizi membawahi empat PJ yaitu PJ administrasi dan

perbekalan yang bertanggung jawab terhadap tersedianya bahan makanan, sarana

dan prasarana yang dibutuhkan dalam bahan-bahan pengolahan makanan pasien

serta menyediakan dan menyimpan administrasi kegiatan seluruh pelayanan di

instalasi gizi. PJ pengolahan bertanggung jawab terhadap tersedianya makanan

sesuai kebutuhan dan diit pasien. PJ terapi dan evaluasi bertanggung jawab

terhadap kebenaran dan ketepatan pelaksanaan kegiatan pelayanan makan pasien

rawat inap serta konsultasi gizi pasien rawat inap. PJ litbang dan TU bertanggung

jawab terhadap ketepatan, kebenaran laporan penelitian dan pengembangan gizi

terapan.

Dalam pelaksanaan penyelenggaraan makanan terdapat koordinasi antara

satu bagian dengan bagian lainnya. Dalam perencanaan anggaran koordinator gizi

melibatkan PJ-PJ yang ada dibawahnya. Dalam penentuan kebutuhan bahan

makanan PJ admistrasi dan perbekalan berkoordinasi dengan PAG dan PJ

pengolahan.

Tabel 4.3 Ketenagaan Di Sub Unit Instalasi Gizi Rumah Sakit Haji 2011

Jabatan Pendidikan Jumlah

Koordinator gizi D3 Gizi 1

PJ administrasi dan perbekalan D3 Gizi 1

PJ Pengolahan D3 Gizi 1

PJ Terapi dan evaluasi Rawat Inap D3 Gizi 1

PJ Litbang dan TU D3 Gizi 1

Petugas gudang D1 Perhotelan 1

Penata Gizi (PAG) D3 Gizi 3

Pemasak SMKK 9

Penata Gizi Ruangan D3 Gizi 2

Pekarya SMU 5

Petugas Administrasi SMKK 1

Penyaji SMU/SMKK 9

4.2.4 Fasilitas di Sub Unit Instalasi Gizi

Fasilitas di sub unit instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta terdapat sarana

dan prasana penyelenggaraan makanan berupa:

a. Ruang koordinator Sub unit Gizi

b. Ruang administrasi

c. Ruang diit khusus, digunakan untuk menyediakan makanan cair untuk diit

tertentu pasien.

d. Ruang/tempat penerimaan bahan makanan, digunakan untuk penerimaan

bahan makanan dan mengecek kualitas serta kuantitasnya barang yang

dipesan. Letaknya berdekatan dengan ruang penyimpanan serta persiapan

bahan makanan.

e. Tempat/ruang penyimpanan bahan makanan, terdiri dari dua jenis yaitu

penyimpanan bahan makanan segar dan penyimpanan bahan makanan

kering.

f. Tempat persiapan bahan makanan, teletak berdekatan dengan ruang

penyimpanan serta pemasakan. Tempat persiapan bahan makanan hewani

dipisah dengan persiapan bahan makanan nabati.

g. Tempat pemasakan makanan, dilengkapi dengan cerobong asap di atas

kompor

h. Tempat pengolahan snack, digunakan untuk memasak snack untuk pasien

dan karyawan.

i. Tempat persiapan snack, digunakan untuk menyiapkan dan pemorsian

snack untuk pasien dan karyawan

j. Tempat pengambilan snack karyawan yang terdiri dari snack pagi, sore

dan malam.

k. Tempat pewadahan makanan, terletak dekat dengan tempat pemasakan.

Pada tempat ini dilakukan pemorsian dan pembagian makanan ke dalam

alat makan.

l. Tempat penerimaan makanan, tempat pekarya dan pramusaji mengambil

makan untuk pasien dan karyawan

Desain letak ruangan sudah tepat, karena letak antar satu ruangan dengan

ruangan lain berdekatan sehingga hal ini dapat memudahkan pekerja. (Denah

ruang sub instalasi gizi lihat di lampiran 3).

4.3 Manajemen Penerimaan dan Penyimpanan Bahan Makanan Di Rumah

Sakit Haji Jakarta

Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari planning, organizing,

actuating dan controlling yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainnya (Terry,

2009).

4.3.1 Perencanaan Penerimaan dan Penyimpanan Bahan Makanan Rumah

Sakit Haji Jakarta

Perencanaan merupakan inti kegiatan manajemen, karena semua kegiatan

manajemen diatur dan diarahkan oleh perencanaan tersebut. Perencanaan adalah

suatu kegiatan atau proses penganalisa dan pemahaman sistem, penyusunan

konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan–tujuan demi

masa depan yang baik. Perencanaan atau rencana itu sendiri banyak macamnya,

antara lain: dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana, dilihat dari

tingkatannya dan dilihat dari ruang lingkupnya (Notoadmodjo, 2003).

Pada penerimaan dan penyimpanan bahan makanan perencanaan yang ada

dapat dikategorikan sebagai perencanaan yang dilihat dari tingkatannya yaitu

rencana operasional (operational planning) yang lebih menitikberatkan pada

pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program. Dalam pembuatan

pedoman atau pentunjuk dalam melaksanakan penerimaan dan penyimpanan

bahan makanan Rumah Sakit Haji Jakarta berpedoman kepada Pedoman

Pelayanan Gizi Rumah Sakit, Pedoman Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit,

Kepmenkes 1204/Menkes/SK/X/2004 Tentang Persyaratan Kesehatan

Lingkungan Rumah Sakit dan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 715/Menkes/SK/V/2003 Tentang Persyaratan Hygiene Dan Sanitasi

Jasaboga.

Proses perencanaan dalam suatu organisasi dimulai dari identifikasi

masalah, penentuan prioritas masalah, perencanaan pemecahan masalah,

implementasi dan evaluasi (Notoadmodjo, 2003). Proses perencanaan terkait

penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta tidak

dimulai dengan tahapan identifikasi masalah, penentuan prioritas masalah,

perencanaan pemecahan masalah, namun langsung dimulai dengan menetapkan

rencana kegiatan. Rencana kegiatan adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang

akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Notoadmodjo,

2003). Pada umumnya kegiatan tersebut mencakup tiga tahap pokok. Pertama,

kegiatan pada tahap persiapan berupa rapat-rapat koordinasi antara pihak yang

terlibat yaitu kepala Mutu Kesehatan Keselamatan Kerja dan Lingkungan,

koordinator pengendalian lingkungan dan koordinator gizi. Kedua, kegiatan pada

tahap pelaksanaan yakni kegiatan pokok program yang bersangkutan yaitu

kegiatan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan. Ketiga, kegiatan pada

tahap penilaian yakni kegiatan untuk mengevaluasi seluruh kegiatan dalam

rangka pencapaian program.

Bentuk perencanaan pada penerimaan dan penyimpanan bahan makanan

yang ada di Rumah Sakit Haji Jakarta berupa SOP (Standar Operasional

Prosedur) dan POB (Prosedur Operasional Baku). Di SOP dan POB tersebut

memuat definisi, tujuan dan prosedur pelaksanaan suatu kegiatan. Berikut ini

SOP dan POB yang terkait penerimaan dan penyimpanan bahan makanan yang

ada di Rumah Sakit Haji Jakarta:

4.3.1.1 Standar Operasional Prosedur Dalam Perencanaan Kebutuhan

Bahan Makanan

Definisi dari perencanaan bahan makanan telah sesuai dengan definisi

yang tercantum dalam Pedoman Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit tahun

2007. Perencanaan bahan makanan merupakan salah satu langkah penting dalam

kegiatan penyelenggaraan makanan dan dalam upaya mengendalikan harga

makanan pasien. Ketepatan dalam merencanakan bahan makanan sangat

membantu kelancaran terlaksananya pengadaan bahan makanan yang lancar dan

baik. Adapun tujuan SOP tersebut adalah tersedianya pedoman rencana

kebutuhan bahan makanan dalam satu periode di instalasi gizi.

Prosedur perencanaan kebutuhan bahan makanan pasien di Rumah Sakit

Haji Jakarta adalah Ka. Instalasi gizi/koordinator gizi menyusun standar kualitas

bahan makanan berisi spesifikasi bahan makanan yang dibutuhkan kemudian

menghitung rencana kebutuhan makanan dengan cara mengalikan semua jenis

dan bahan makanan yang dibutuhkan per orang sesuai dengan menu pasien yang

telah disusun dengan rencana jumlah pasien yang dilayani sesuai dengan POB

dan kapasitas ruang perawatan selama satu tahun. Demikian juga dengan

kebutuhan bahan makanan untuk karyawan. Caranya Ka. Instalasi

gizi/koordinator gizi mengalikan semua jenis dan jumlah bahan makanan yang

dibutuhkan perorangan sesuai menu karyawan yang telah disusun dengan rencana

jumlah karyawan yang akan diberi makan per tahun sesuai dengan jenis menu

yang diberikan. Cara lain untuk menghitung rencana kebutuhan bahan makanan

adalah dengan memperkirakan kebutuhan bahan makanan berdasarkan pemakaian

bulan sebelumnya per pasien atau karyawan dikalikan dengan jumlah pasien dan

karyawan yang diberi makan bulan berikutnya dikalikan 12 bulan. Ka. Instalasi

gizi/koordinator gizi menghitung rencana kebutuhan anggaran belanja bahan

makanan setahun sesuai jumlah bahan yang akan diadakan/ dibeli menurut harga

standar dan indeks kenaikan harga

4.3.1.2 SOP Penerimaan, Penyimpanan Dan Penanganan Bahan Makanan

Definisi Penerimaan bahan makanan adalah suatu proses mengevaluasi

dan menerima bahan makanan dari rekanan berdasarkan pesanan yang telah

dibuat sebelumnya. Definisi ini substansinya telah sama dengan definisi yang

ditetapkan oleh departemen kesehatan dalam PGRS yaitu penerimaan bahan

makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi pemeriksaan/penelitian,

pencatatan dan pelaporan tentang macam, kualitas dan kuantitas bahan makanan

yang diterima sesuai dengan pesanan serta spesifikasi yang telah ditetapkan

dalam perjanjian jual beli.

Penyimpanan bahan makanan adalah suatu proses penyimpanan bahan

makanan sesuai jenis barang, keamanan/wadah, tempat dan suhu yang telah

ditentukan sesuai standar yang berlaku. Penyimpanan dibedakan menjadi dua

kategori meliputi penyimpanan bahan makanan kering dan penyimpanan bahan

makanan segar. Definisi penyimpanan bahan makanan menurut Depkes (2007)

merupakan suatu tata cara menata, menyimpan, memelihara keamanan bahan

makanan kering dan basah baik kualitas maupun kuantitas digudang bahan

makanan kering dan basah serta pencatatan dan pelaporannya. Dalam definisi

yang terdapat dalam SOP belum memasukkan tentang pencatatan dan pelaporan.

Sedangkan pengawasan dan pengendalian dapat dilakukan dengan baik apabila

sistem pencatatan dan pelaporan ditata dengan sempurna. Jadi, sebaiknya pada

definisi yang tercantum pada SOP juga memuat tentang pencatatan dan pelaporan

sehingga dalam pelaksanaan terkait pengendalian bahan makanan dapat

dioptimalkan.

Penyaluran bahan makanan adalah suatu proses pengeluaran bahan

makanan dari gudang penyimpanan sesuai permintaan. Penyaluran bahan

makanan adalah tata cara dalam mendistribusikan bahan makanan yang

dibutuhkan sesuai menu yang telah ditetapkan (Depkes, 2007). Tujuannya yaitu

tersedianya bahan makanan siap pakai dengan kualitas dan jumlah yang tepat

sesuai kebutuhan.

Tujuan SOP adalah tersedianya pedoman kinerja dalam penerimaan,

penyimpanan dan penanganan bahan makanan di instalasi gizi sehingga

efektifitas dan kualitas bahan makanan yang baik. Definisi dan tujuan tersebut

telah sesuai dengan prinsip dasar dalam penyimpanan bahan makanan adalah:

tepat tempat, tepat waktu, tepat mutu, tepat jumlah dan tepat nilai.

Perencanaan prosedur penerimaan yang ada di instalasi gizi rumah sakit

haji telah sesuai dengan proses dasar pada penerimaan menurut Sue Grossbauer

(2001), yaitu memeriksa kembali daftar pemesanan bahan makanan, memeriksa

spesifikasi bahan makanan, memutuskan menerima atau menolak bahan makanan

yang datang, memeriksa kembali daftar penerimaan bahan makanan, membuat

laporan penerimaan bahan makanan dan menyalurkan bahan makanan ke gudang.

Namun terkait membuat laporan terkait penerimaan bahan makanan tidak terlalu

dijelaskan dalam prosedur penerimaan dan penanganan bahan makanan tersebut.

Pencatatan bahan makanan yang diterima harus dilakukan secara teliti, sistematis

dan teratur. Hal ini merupakan salah satu faktor penting sebagai dokumentasi

tertulis tentang jumlah, mutu bahan makanan yang diterima. Data tersebut dapat

dijadikan bahan monitoring, pengawasan dan pengendalian kegiatan atau bahkan

dapat dijadikan bahan perencanaan kebutuhan yang akan datang.

4.3.1.3 Prosedur Operasional Baku Penerimaan Permintaan, Penyiapan Dan

Penyaluran Makan Pasien

Pada prosedur operasional baku penerimaan permintaan, penyiapan dan

penyaluran makan pasien terdapat pengaturan terkait penerimaan permintaan

makan pasien, pemesanan dan penerimaan bahan makanan dan penyiapan bahan

makanan. Selain itu juga terdapat pengaturan/pengorganisasian petugas-petugas

yang terlibat dalam kegiatan penerimaan permintaan, penyiapan dan penyaluran

makan pasien yaitu antara PAG (Penata Gizi), PJ Pengolahan, PJ administrasi dan

perbekalan dan petugas gudang.

4.3.1.4 Standar Gudang Bahan Makanan Kering

Di dalam gudang bahan makanan kering Rumah Sakit Haji Jakarta

terdapat standar gudang makanan kering. Standar tersebut mencakup tentang:

pengaturan suhu dan kelembaban ruangan, cara penyimpanan dan cara

penyaluran bahan makanan.

Jika dibandingkan dengan syarat penyimpanan bahan makanan kering

yang dikeluarkan Depkes dengan standar gudang bahan makanan kering Rumah

Sakit Haji Jakarta masih terdapat kekurangan seperti standar yang terkait dengan

pengendalian bahan makanan yang berupa pemasukan dan pengeluaran bahan

makanan serta berbagai pembukuan di bagian penyimpanan bahan makanan.

Selain itu juga terkait pemberian tanda tanggal penerimaan bahan makanan

kecuali beras untuk mempermudah sistem FIFO dan pembersihan gudang belum

terdapat pada standar gudang bahan makanan kering Rumah Sakit Haji Jakarta.

Terkait suhu gudang bahan makanan kering terdapat perbedaan dengan Depkes

yang mencantumkan Suhu ruangan harus kering hendaknya berkisar antara 19-

210C.

Untuk memelihara keamanan bahan makanan kering baik kualitas maupun

kuantitas digudang bahan makanan kering serta pencatatan dan pelaporannya,

salah satu yang dapat dilakukan adalah dengan menetapkan standar gudang

kering di Rumah Sakit Haji sesuai dengan syarat penyimpanan bahan makanan

kering yang dikeluarkan Depkes dan Persyaratan hygiene dan sanitasi makanan

pada penyimpanan bahan makanan menurut Kepmenkes No 1204 Tahun 2004

Tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit. Selain itu juga perlu

adanya standar penyimpanan bahan makanan segar di Rumah Sakit Haji Jakarta.

4.3.1.5 Prosedur Mutu Pelayanan Gizi

Prosedur mutu pelayanan gizi yang ada di rumah sakit haji merupakan

suatu pedoman dalam memberikan pelayanan gizi yang bermutu. Prosedur mutu

penerimaan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan terdapat pada bagian

penyelenggaraan makanan. Hal itu untuk menjamin mutu dari bahan makanan.

Prosedur mutu pelayanan gizi tersebut menggambarkan sistem pelaksanaan

penerimaan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan. Pada tahap

penerimaan bahan makanan disebutkan bahwa salah satu kriteria prosesnya

adanya team penerimaan yang menyesahkan dokumen. Adapun tugas dan

tanggung jawab tim penerima bahan makanan menurut Moehyi (1992), adalah

sebagai berikut:

1. Meneliti apakah bahan makanan yang diserahkan oleh pemasok sesuai

dengan ketentuan-ketentuan (spesifikasi) sebagaimana tercantum dalam

kontrak kerja.

2. Mencocokan jumlah dan jenis bahan makanan yang diserahkan oleh

pemasok apakah sudah sesuai dengan pesanan yang tercantum dalam

Daftar Pesanan Bahan Makanan

3. Mengambil keputusan menerima atau tidak menerima bahan makanan

yang diserahkan oleh pemasok.

Setiap barang yang dibeli harus dicatat dan diterima oleh bagian gudang

untuk ketertiban administrasinya. Setiap jenis makanan mempunyai kartu stock,

sehingga bila terjadi kekurangan barang dapat segera diketahui

(Purawidjaja,1995). Untuk menciptakan informasi dan pengendalian persediaan

bahan baku sangat diperlukan adanya: prosedur penerimaan barang, prosedur

penyimpanan dan pengeluaran barang, fasilitas gudang, metode penilaian

persediaan, kartu persediaan dan metode pencatatan persediaan.

Terkait administrasi untuk menciptakan informasi dan pengendalian persediaan

bahan baku, di Rumah Sakit Haji Jakarta sudah terdapat prosedur penerimaan

barang, perosedur penyimpanan dan pengeluaran barang dan metode pencatatan

persediaan dengan melihat barang masuk dan keluar dan adanya kartu persediaan.

Tabel 4.4 Prosedur Mutu Pelayanan Gizi di Rumah Sakit Haji Jakarta 2011

Tahap

penyelenggara

an makanan

Input Proses Output Kriteria Proses Pelaksana

Penerimaan

bahan

makanan

Bahan

makanan

o Memeriksa

dokumen

pengiriman

barang

o Memeriksa

jumlah dan mutu

bahan makanan

o Menerima bahan

makanan dan

menandatangani

dokumen

penyerahan

bahan makanan

o Penyerahan

bahan makanan

dan dokumen ke

petugas gudang

o Dokumen sesuai

pemesanan

o Jumlah dan mutu

bahan makanan

sesuai dengan

spesifikasi

o Dokumen sudah

disahkan

o Bahan makanan

dan dokumen

penyerahan bahan

makanan

o Adanya dokumen

pemesanan

o Adanya

spesifikasi bahan

makanan

o Adanya team

penerimaan yang

mengesahkan

dokumen

o Bahan makanan

dan dokumen

o Supervisor

administrasi

dan

perbekalan

o Petugas

penerimaan

bahan

makanan

o Petugas

gudang

Penyimpanan

bahan

makanan

Bahan

makanan

o Pewadahan

sesuai dengan

jenis bahan

makanan

o Petempatan

barang sesuai

dengan

tempat/jenisnya

o Pencatatan bahan

makanan yang

masuk

o Bahan makanan

yang telah

ditempatkan sesuai

wadahnya

o Bahan makanan

disimpan di

tempatnya

o Buku/dokumen

o Adanya

wadah/tempat

sesuai dengan

tempat

o Adanya gudang

bahan makanan

kering dan segar

o Adanya buku

pencatatan bahan

makanan

Petugas

gudang

Penyaluran

bahan

makanan

Bahan

makanan

o Penyaluran

bahan makanan

o Pencatatan bahan

makanan keluar

o Bahan makanan

diberikan ke

pemakai

o Tanda terima

bahan makanan

o Adanya formulir

permintaan yang

telah disahkan

oleh yang

berwewenang

o Adanya buku

pencatatan bahan

makanan keluar

Petugas

gudang

Sumber: POB Prosedur Mutu Pelayanan Gizi di Rumah Sakit Haji Jakarta 2010

4.3.1.6 Prosedur Baku Penggunaan Alat Pelindung Diri (APD) Di Rumah

Sakit Haji Jakarta

Rumah Sakit Haji Jakarta menetapkan posedur baku penggunaan APD di

setiap unit dan sub unit yang ada di rumah tersebut. Berikut ini APD yang harus

digunakan pada bagian penyimpanan bahan makanan pada sub unit instalasi gizi.

Namun prosedur baku penggunaan APD pada ruang penerimaan tidak ada.

Tabel 4.5 APD Yang Digunakan Pada Bagian Penyimpanan

APD Gudang BM Segar Gudang BM kering

Sarung tangan disposable X X

Masker V X

Tutup kepala V V

Baju kerja / celemek V X

Sepatu alas karet V V

Sarung tangan kulit V X

Sumber: Standar Prosedur Penggunaan APD Rumah Sakit Haji Jakarta 2010

4.3.2 Pengorganisasian Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di

Rumah Sakit Haji Jakarta

Setelah perencanaan telah dilakukan atau telah selesai menjadi suatu

rencana atau ketetapan, maka selanjutnya harus dilakukan adalah

pengorganisasian. Yang dimaksud dengan pengorganisasian adalah mengatur

personal atau staf yang ada di dalam institusi tersebut agar semua kegiatan yang

telah ditetapkan dapat berjalan dengan baik, yang akhirnya semua tujuan dapat

dicapai. Pengorganisasian kegiatan berupa pengaturan berbagai kegiatan yang ada

di dalam rencana sehingga membentuk satu kesatuan yang terpadu untuk

mencapai tujuan. Pengorganisasian tenaga pelaksana berupa langkah–langkah

yang harus dilakukan oleh tenaga pelaksana. Pengorganisasian adalah suatu

proses yang menghasilkan struktur organisasi. Struktur organisasi adalah

visualisasi kegiatan dan pelaksana kegiatan di dalam suatu institusi

(Notoadmodjo, 2003).

Dalam penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji

Jakarta terdapat dua pengorganisasian yaitu pengorganisasian kegiatan dan

pengorganisasian tenaga pelaksana. Pengorganisasian kegiatan adalah pengaturan

berbagai kegiatan yang ada di dalam rencana sehingga membentuk satu kesatuan

untuk mencapai tujuan. Hal ini dapat dilihat dari adanya pedoman baku dalam

pelaksanaan kegiatan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan.

Pengorganisasian tenaga pelaksana adalah mencakup pengaturan hak dan

wewenang setiap tenaga pelaksana sehingga setiap kegiatan mempunyai

penanggung jawabnya. Tenaga pelaksana yang terlibat langsung dalam

penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta adalah

PJ administrasi dan perbekalan dan petugas gudang. Selain itu juga terdapat

petugas lain yang berfungsi melakukan monitoring dan pengawasan yaitu

koordinator gizi dan koordinator pengendalian lingkungan.

Bagan 4.2 Pengorganisasian Tenaga Pada Penerimaan dan Penyimpanan

Bahan Makanan Rumah Sakit Haji Jakarta


4.3.2.1 Koordinator Pengendalian Lingkungan

Ruang lingkup audit hygiene sanitasi makanan jasa boga termasuk rumah

sakit adalah: sumber makanan, suhu dan tempat penyimpanan, peralatan dan

tenaga penjamah makanan. Tugas bagian pengendalian lingkungan adalah

a. Pengawasan terhadap suhu dan waktu penyimpanan

b. Pengawasan terhadap peralatan penyimpanan

c. Pengawasan terhadap jenis makanan yang disimpan

d. pengawasan terhadap tenaga penanggung jawab penyimpanan

e. Pengawasan terhadap pencegahan kontaminasi silang

Dalam melaksanakan tugasnya, instrumen yang digunakan adalah tabel

ceklis pemantauan. Namun masih terdapat kekurangan yaitu belum adanya

kegiatan pengawasan pada saat penerimaan bahan makanan. Selain itu hasil dari

pemantauan yang dilakukan tidak disampaikan secara berkala kepada koordinator

gizi. Pemantauan terhadap suhu dan lama penyimpanan di lapangan dilakukan

oleh PJ administrasi dan perbekalan. Pemantauan yang dilakukan oleh

koordinator pengendalian lingkungan pada ruang penyimpanan adalah monitoring

bangunan fisik berupa cahaya, suhu dan kelembaban. Selain itu juga dilakukan

pemantauan terhadap vektor (tikus, kecoa,lalat).

4.3.2.2 Koordinator Gizi

Tugas pokok koordinator gizi adalah sebagai berikut:

a. Membangun dan memelihara kultur pelayanan islami sesuai tata nilai dan

Buku Pedoman Pelayanan Islami Rumah Sakit Haji Jakarta

b. Melakukan staffing (mengusulkan, mengatur, mengelola serta membina

personel) instalasi gizi untuk melaksanakan rencana kegiatan dan

anggaran tahunan sub bagian

c. Menyusun rencana kegiatan, anggaran tahunan, pengembangan,

monitoring, evaluasi dan standar pelayanan instalasi gizi

d. Meng-force (menjaga dan menegakkan) standar mutu dan prosedur mutu

yang relevan dengan instalasi gizi

e. Mendorong upaya perbaikan guna peningkatan kinerja dan pencapaian

target pada instalasi yang dikelola

f. Memberdayakan koordinator yang berada di bawah koordinasi

g. Mendampingi koordinator dalam menjalankan tugas yang kritikal

h. Menjaga keamanan asset instalasi gizi

i. Meningkatkan cost effectiveness (efektivitas biaya) instalasi gizi

j. Mengendalikan aktifitas dan kinerja sub bagian melalui rapat rutin,

laporan dan investigasi

k. Memimpin pemecahan masalah instalasi gizi

l. Mempertanggungjawabkan kinerja instalasi gizi kepada Direktur Medik,

Keperawatan, dan Penunjang

m. Melakukan pengecekan sesering mungkin pelaksanaan aktivitas di

lapangan

n. Melakukan analisa dan prioritas masalah bidang gizi

o. Mengontrol kelengkapan dan kesiapan peralatan di instalasi gizi

p. Mengawasi pelaksanaan tata tertib disiplin, kebersihan dan kenyamanan

untuk kelancaran tugas pelayanan gizi

q. Merencanakan, mengatur dan mengkoordinasi penyediaan bahan

makanan, sarana dan prasarana

Fungsi dari koordinator gizi dalam penerimaan dan penyimpanan bahan

makanan adalah mengecek pelaksanaan aktivitas di lapangan termasuk kegiatan

penerimaan dan penyimpanan bahan makanan dan merencanakan, mengatur dan

mengkoodinasikan penyediaan bahan makanan, sarana dan prasarana.

Koordinator gizi juga melakukan pemesanan bahan makanan jika Pj administrasi

dan perbekalan berhalangan hadir.

4.3.2.3 PJ Administrasi dan Perbekalan

Merupakan salah satu jabatan yang ada pada bagian instalasi gizi Rumah

Sakit Haji Jakarta yang secara struktural secara langsung berada di bawah

koordinator gizi. Tujuan dari jabatan tersebut adalah untuk terlaksana, terjamin,

terpenuhi dan terdokumentasinya proses kegiatan administrasi dan perbekalan

bahan makanan di instalasi gizi secara efektif dan efisien sesuai dengan prosedur

yang berlaku.

Dalam menjalankan terdapat tugas pokoknya PJ administrasi dan

perbekalan yaitu:

a. Menjamin tersedianya bahan makanan, sarana dan prasarana yang

dibutuhkan dalam bahan-bahan pengolahan makanan pasien

b. Memeriksa, menerima bahan makanan dari pasien

c. Membuat dan mengirimkan pesanan bahan makanan ke rekanan

d. Membuat laporan keadaan bahan makanan secara berkala ke koordinator

gizi

e. Menyediakan dan menyimpan administrasi kegiatan seluruh pelayanan di

instalasi gizi

f. Menyediakan data–data pelayanan gizi yang dibutuhkan oleh bagian

terkait

Pj administrasi dan perbekalan telah melaksanakan semua tugas pokok

yang diberikan. Tugas pokok dan tanggung jawab Pj administrasi dan perbekalan

telah sesuai dengan dengan tugas pokok dan tanggung jawab dari koordinator

ADM, SDM dan perbekalan yang dikemukan oleh Aritonang (2009) yaitu

bertanggung jawab dalam bidang administrasi instalasi gizi. Seharusnya seorang

koordinator ADM, SDM dan perbekalan membawahi unit administrasi dan SDM

dan unit perbekalan. Namun di instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta, Pj

administrasi dan perbekalan langsung membawahi petugas gudang. Jadi pada

Rumah Sakit Haji Jakarta tugas dari unit administrasi dan perbekalan dijalankan

oleh Pj administrasi dan perbekalan langsung.

Pendidikan dari Pj administrasi dan perbekalan adalah D3 Gizi, hal ini

telah sesuai kualifikasi tenaga untuk supervisor dalam Pedoman Pelayanan Gizi

Rumah Sakit 2005 untuk RS Kelas C adalah lulusan S1-Gizi/Kes dengan dasar

D3-Gizi, lulusan D4-Gizi atau minimal D3-Gizi, lulusan D3-Perhotelan, atau

minimal SMK Tataboga + pengalaman kerja ≥ 3 tahun.

4.3.2.4 Petugas Gudang

Petugas gudang merupakan jabatan pelaksana yang bertujuan untuk

terlaksana , terjamin, terpenuhi dan terdokumentasinya proses kegiatan pelayanan

instalasi gizi secara efektif sesuai prosedur yang berlaku. Petugas gudang

mempunyai aktifitas penunjang tugas pokok yaitu memantau dan melaporkan

sarana dan prasarana penunjang kualitas bahan makanan. Selain itu petugas

gudang juga mempunyai wewenang dan tanggung jawab dalam menjalankan

tugas.

Tugas pokok petugas gudang:

1) Menerima dan menyimpan bahan makanan segar dan kering sesuai

tempatnya

2) Mencatat semua bahan makanan yang masuk dan keluar gudang

3) Mendistribusikan bahan makanan sesuai permintaan

4) Menyimpan atau mengarsipkan dokumen pemasukan dan pengeluaran

barang

5) Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran barang

6) Melakukan stock bahan makanan di gudang

Dalam melaksanakan tugas pokoknya, petugas gudang dibantu oleh Pj

administrasi dan perbekalan seperti dalam kegiatan penerimaan bahan makanan,

membuat laporan pemasukan dan pengeluaran barang dan melakukan stock bahan

makanan di gudang.

Menurut Aritonang (2009) secara umum misi dari petugas gudang adalah

untuk menyelenggarakan kelancaran kegiatan penyimpanan dan penyaluran

bahan makanan dengan cara yang dapat dipertanggungjawabkan. Tugas pokok,

wewenang dan tanggung jawab petugas gudang di instalasi gizi Rumah Sakit Haji

Jakarta sejalan dengan misi tersebut. Terkait Bertanggungjawab keamanan bahan

makanan, petugas gudang belum bisa bertanggungjawab sepenuhnya. Hal ini

disebabkan karena belum diterapkannya sistem kunci gudang sehingga petugas

lain yang ada di instalasi gizi bebas keluar masuk gudang untuk mengambil bahan

makanan. Petugas gudang berada di ruang penyimpanan hanya dari pukul 08.00–

15.00 WIB. Sehingga petugas gudang tidak bisa sepenuhnya mengontrol bahan

makanan yang ada di gudang tersebut.

Untuk itu sangat perlu adanya petugas lain yang diberi wewenang dan

tanggung jawab mengontrol bahan makanan yang ada di gudang pada saat

petugas gudang tidak ada. Selain itu upaya yang bisa diterapkan juga adalah

optimalisasi gudang harian dan sosialisasi terkait fungsi gudang harian pada

petugas lainnya. Diharapkan dengan optimalnya penggunaan gudang harian

sehingga semua bahan makanan untuk kebutuhan harian dapat diambil dari

gudang harian. Selain itu pencatatan terkait bahan makanan pada ruang

penyimpanan bahan makanan kering yang masuk dan keluar dapat berjalan

dengan baik.

Pendidikan dari petugas gudang lulusan D1-perhotelan. Kualifikasi

tenaga untuk pelaksana urusan gudang dalam Pedoman Pelayanan Gizi Rumah

Sakit 2007 untuk RS Kelas C adalah D1-Gizi, atau SMU.

4.3.3 Pelaksanaan Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di


Pelaksanaan merupakan proses implementasi program agar bisa

dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar

semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh

kesadaran dan produktivitas yang tinggi. Rangkaian kegiatan pelaksanaan

penyelenggaraan makanan dimulai dari perencanaan menu, pengadaan bahan

makanan, penerimaan bahan makanan, penyimpanan bahan makanan, penyiapan

bahan makanan, pengolahan dan pembagian makanan (Moehyi, 1992).

4.3.3.1 Pelaksanaan Penentuan Kebutuhan Bahan Makanan

Merupakan salah satu langkah penting dalam kegiatan penyelenggaraan

makanan dan dalam upaya mengendalikan harga makanan pasien. Perencanaan

anggaran bahan makanan adalah rangkaian kegiatan perhitungan anggaran

berdasarkan laporan penggunaan anggaran bahan makanan tahun sebelumnya

dengan mempertimbangkan fluktuasi harga, fluktuasi konsumen dan tren

penyakit. Adanya rencana anggaran belanja berfungsi untuk mengetahui

perkiraan jumlah anggaran bahan makanan yang dibutuhkan selama periode

tertentu (1 bulan, 6 bulan, 1 tahun, dan sebagainya) (Depkes, 2007).

Kegiatan Perencanaan Anggaran Belanja Bahan Makanan diperlukan

sebagai dasar penyusunan biaya untuk pengadaan bahan makanan dalam bentuk

Rencana Anggaran Belanja (RAB) bahan makanan (Depkes, 2007). Tujuannya

yaitu tersedianya usulan anggaran yang cukup untuk pengadaan bahan makanan

sesuai dengan standar kecukupan gizi yang ditetapkan.

Pada sub instalasi gizi, penentuan kebutuhan bahan makanan telah sesuai

dengan SOP yang ada tentang penentuan kebutuhan bahan makanan tersebut.

Prosedur perencanaan kebutuhan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta

adalah Ka. Sub Instalasi gizi/koordinator gizi menyusun standar kualitas bahan

makanan berisi spesifikasi bahan makanan yang dibutuhkan kemudian untuk

menghitung rencana kebutuhan bahan makanan adalah dengan memperkirakan

kebutuhan bahan makanan berdasarkan pemakaian bulan sebelumnya per pasien

atau karyawan dikalikan dengan jumlah pasien dan karyawan yang diberi makan

bulan berikutnya dikalikan 12 bulan dan selanjutnya Ka. Sub Instalasi

gizi/koordinator gizi menghitung rencana kebutuhan anggaran belanja bahan

makanan setahun sesuai jumlah bahan yang akan diadakan/dibeli menurut harga

standar dan indeks kenaikan harga

4.3.3.2 Pelaksanaan SOP Prosedur Penyimpanan Dan Penanganan Bahan

Makanan

Berikut ini uraian terkait pelaksanaan SOP Prosedur penerimaan dan

penanganan bahan makanan

1. Bahan makanan yang diterima di instalasi gizi dikelompokkan menjadi

dua kelompok yaitu bahan makanan kering dan bahan makanan segar.

2. Bahan makanan kering dipesan setiap 15 hari sekali dengan mengisi

formulir pemasan bahan makanan kering oleh Pj administrasi dan

perbekalan (Form pemesanan kering makanan kering lihat dilampiran 4)

3. Bahan makanan segar dipesan ke rekanan setiap hari oleh PJ administrasi

dan perbekalan dengan menggunakan formulir pemesanan bahan makanan

segar (Form pemesanan bahan makanan segar lihat dilampiran 5).

Pemesanan bahan makanan dilakukan 2 hari sebelum bahan makanan

tersebut diolah. Penerimaan bahan makanannya dilakukan 1 hari sebelum

makanan diolah, namun untuk bahan makanan tertentu seperti baby

kalian, tauge, hati ayam dan lainnya dilakukan pemesanan 1 hari

sebelumnya dan penerimaannya pagi sebelum pengolahan bahan makanan

tersebut. Hal itu dilakukan untuk mengurangi efek pada kualitas bahan

makanan tersebut apabila dilakukan penyimpanan.

4. Bahan makanan datang sekitar Pukul 08.30 pagi. Petugas penerima

barang, menerima dan mengevaluasi pemesanan bahan makanan yang

dikirim oleh rekanan dengan cara mencocokkan fisik bahan makanan

yang datang dengan spesifikasi bahan makanan yang dipesan serta

menimbang, menghitung jumlah barang yang datang sesuai dengan bon

pembelian yang dikirim.

5. Apabila terjadi ketidaksesuaian barang dengan kualitas maupun jumlah

yang dipesan maka barang tersebut dikembalikan dan segera diganti

dengan barang yang sesuai selambat-lambatnya pukul 13.00 WIB pada

hari yang sama.

6. Petugas penerima barang melakukan evaluasi terhadap ketepatan waktu

kedatangan bahan makanan, jumlah serta cara pengiriman barang. Hasil

evaluasi dilaporkan ke instalasi pengadaan setiap bulan sebagai evaluasi

rekanan terhadap kinerja rekanan. Selain evaluasi waktu, penilaian kinerja

rekanan juga meliputi ketepatan spesifikasi, ketepatan jumlah, dan

ketepatan dalam menangani komplain.

7. Bahan makanan segar yang diterima dan tidak segera disalurkan,

dibersihkan dari kotoran yang ada dan ditempatkan pada wadah yang

sesuai kemudian disimpan di freezer untuk hewani -10°C, chiller 0-5°C.

Sedangkan untuk bahan makanan segar yang langsung disalurkan,

dibersihkan dan ditimbang, di tempatkan pada wadah yang sesuai

kemudian didistribusikan sesuai permintaan ke tempat persiapan bahan

makanan.

8. Semua bahan makanan kering ditempatkan pada rak penyimpanan di

dalam gudang bahan makanan sesuai jenis barang setelah diberi label

tanda tanggal kedatangan barang yang awalnya pemberian label hanya

digunakan pada bahan makanan tertentu yaitu beras.

9. Cara penyimpanan dilakukan sedemikian sehingga memudahkan sistem

pendistribusian FIFO. Berdasarkan observasi dengan melihat hasil

pemantauan suhu pada termometer ruang yang ada ruang penyimpanan

bahan makanan kering adalah rata–rata 25°C.

10. Suhu ruangan penyimpanan bahan makanan segar dan kering dipantau

dan dicatat setiap hari untuk menjaga kualitas bahan makanan. Suhu

lemari es dipantau 2 kali sehari (Form grafik kartu suhu lemari es lihat

dilampiran 6).

11. Pembersihan ruangan penyimpanan dilakukan setiap hari untuk menjaga

kemungkinan adanya serangga dan hewan pengganggu. Pembersihan

ruangan dilakukan oleh cleaning service yang bertugas di sub unit

instalasi gizi. Pembersihan ruangan secara periodik, 2 kali seminggu.

Secara umum pelaksanaan penerimaan dan penanganan bahan makanan di

sub instalasi gizi telah sesuai dengan SOP yang ada terkait prosedur penerimaan

dan penanganan bahan makanan tersebut. Namun pemesanan bahan makanan

kering cukup dilakukan 15 hari sekali dan pemesanan bahan makanan tersebut

memperhatikan jumlah stock bahan makanan yang ada di tempat penyimpanan

bahan makanan kering.

Bentuk atau cara menerima bahan makanan yaitu conventional. Dimana

petugas penerimaan bahan makanan menerima faktur dan spesifikasi satuan dan

jumlah bahan makanan yang dipesan. Jika jumlah dan mutu tidak sesuai, petugas

penerima berhak mengembalikannya. Namun petugas penerima harus mencatat

semua bahan makanan yang dilaporkan kepada bagian pembelian atau

pembayaran. Pencatatan bahan makanan yang diterima harus dilakukan secara

teliti, sistematis dan teratur. Hal ini merupakan salah satu faktor penting sebagai

dokumentasi tertulis tentang jumlah, mutu bahan makanan yang diterima. Data

tersebut dapat dijadikan bahan monitoring, pengawasan dan pengendalian

kegiatan atau bahkan dapat dijadikan bahan perencanaan kebutuhan yang akan

datang.

4.3.3.3 Pelaksanaan POB Penerimaan Permintaan, Penyiapan Dan

Penyaluran Makan Pasien

Pada prosedur operasional baku penerimaan permintaan, penyiapan dan

penyaluran makan pasien terdapat pengaturan terkait penerimaan permintaan

makan pasien, pemesanan dan penerimaan bahan makanan dan penyiapan bahan

makanan.

a. Penerimaan permintaan makan pasien

1) Pengatur gizi mengecek kelengkapan daftar permintaan makan pasien

(DPMP) dari tiap ruang rawap dengan cara melihat kesesuaian diet

dengan diagnosa (Form DPMP dilihat dilampiran 7)

2) Pengatur gizi mengecek kebenaran dan kelengkapan penulisan etiket

makan pasien

3) Pengatur gizi mengarsipkan dokumen DPMP tiap ruang inap, UGD, ICU,

VK,HD

4) Pengatur gizi membuat laporan/dokumen jumlah porsi makan pasien

rawat inap berdasarkan kelas perawatan dan tiap waktu makan

5) Pengatur gizi melaporkan data kekuatan makan pasien per hari ke PJ

Pengolahan untuk menentukan jumlah bahan makanan yang dibutuhkan

(Form kekuatan makan pasien lihat dilampiran 8).

b. Pemesanan dan penerimaan bahan makanan

1) PJ administrasi dan perbekalan membuat pesanan bahan makanan segar

sesuai daftar kekuatan makan pasien dan dihitung berdasarkan jadwal

menu yang dipakai (Form menu dan rincian bahan makanan yang

dibutuhkan lihat dilampiran 9). Selain itu di Rumah Sakit haji Jakarta juga

terdapat Standar bahan makanan pasien, dapat dilihat pada lampiran 10.

Untuk membuat pesanan bahan makanan kering memperhatikan rata-rata

jumlah pemakaian dan stock di gudang penyimpanan bahan makanan

kering.

2) PJ administrasi perbekalan membuat pesanan bahan makanan basah atau

kering lalu menyerahkan pada rekanan dan melaporkan pada sub

pembelian

3) Rekanan mengantarkan bahan makanan pesanan dan diperiksa oleh PJ

administrasi perbekalan/petugas gudang. Namun jika PJ administrasi

perbekalan/petugas gudang berhalangan hadir, penerimaan dan

pemeriksaan dilakukan oleh Pj pengolahan atau Pj litbang

4) Apabila datang sesuai dengan spesifikasi dan jumlah pesanan maka

membuat tanda ceklis pada surat jalan

5) Mencatat kinerja rekanan pada buku catatan kinerja dan melaporkan ke

sub bagian pembelian setiap bulan.

Gambar 4.1 Kegiatan Penerimaan Bahan Makanan Segar


c. Penyiapan bahan makanan

1) Pengatur gizi memasukkan data kebutuhan makanan pasien dan cadangan

dengan cara menulis jumlah pasien dan bentuk makanan ditambah

cadangan di form permintaan bahan makanan ke PJ pengolahan

2) PJ pengolahan menghitung kebutuhan tiap jenis bahan makanan yang

akan digunakan per resep makanan pada lembar menu yang berlaku saat

itu dengan cara mengalikan jumlah porsi yang akan diolah dengan standar

resep

3) PJ pengolahan mengajukan permintaan bahan makanan segar dan kering

ke petugas gudang dengan menggunakan form permintaan bahan makanan

dengan cara: bahan makanan segar diajukan setiap hari dan bahan

makanan kering diajukan setiap 3 hari (seminggu 3 kali) yaitu hari Senin,

Rabu dan Sabtu (form permintaan gudang harian lihat dilampiran 11)

4) Petugas gudang mengecek kebenaran dan kelengkapan form permintaan

5) Petugas gudang menyiapkan dan mendistribusikan bahan makanan segar

sesuai permintaan ke pemasak. (Form Pengeluaran bahan makanan segar

oleh petugas gudang lihat dilampiran 12)

Gambar 4.2 Kegiatan Penimbangan dan Penyaluran Bahan Makanan

Segar

Sumber: Dokumen Pribadi

Untuk bahan makanan kering pemasak dapat mengambilnya langsung ke

gudang harian. Namun kenyataannya pemasak atau petugas gizi lainnya dapat

mengambil bahan makanan sendiri di gudang bahan makanan kering. Hal ini

dapat menyebabkan kurang bisanya pengontrolan terhadap bahan makanan yang

keluar dari gudang. Terkait hal ini sudah coba disiasati dengan menyediakan

fasilitas seperti buku, pulpen dan kartu stock untuk menulis setiap bahan makanan

yang keluar dari gudang. Namun hal itu masih belum bisa dilaksanakan

sepenuhnya karena kurangnya kesadaran untuk mengisi buku atau kartu stock

tersebut. Salah satu solusi yang bisa diterapkan adalah memaksimalkan fungsi

gudang harian dengan menyediakan kebutuhan bahan makanan harian yang

digunakan oleh pemasak atau petugas lainnya.

4.3.3.4 Pelaksanaan Standar Gudang Bahan Makanan Kering

Hasil observasi dan wawancara dengan petugas gudang terkait

penyimpanan bahan makanan kering:

a. Suhu dan kelembaban

Terdapat termometer untuk memantau suhu ruangan. Suhu

ruangan penyimpanan bahan makanan kering adalah 250C . suhu gudang

bahna makanan kering dan kaleng dijaga kurang dari 220C untuk

mengurangi pertumbuhan serangga, bakteri atau kerusakan kaleng. Reaksi

enzimatis yang merusak bisa terjadi pada suhu yang lebih tinggi. syarat

penyimpanan bahan kering (gudang) menurut Depkes (2007) suhu

ruangan harus kering hendakya berkisar antara 19-210C. Kelembaban

relatif dijaga pada tingkat 40% atau kurang untuk menjaga mutu biji-biji

dan bahan sejenisnya.

Gambar 4.3 Termometer di Ruang Penyimpanan Bahan Makanan

Kering

Sumber: Dokumentasi pribadi

b. Cara penyimpanan bahan makanan

Harus dalam keadaan tertutup rapat/dalam dus. Setiap bahan

makanan ditempatkan sesuai dengan rak yang telah disesuaikan. Bahan

makanan yang telah terlebih dahulu datang ditempatkan di bagian

atas/depan sehingga mudah dijangkau khususnya beras diberi kode

tanggal kedatangan. Namun untuk saat ini sudah semua bahan makanan

yang datang diberi kode tanggal kedatangannya.

Semua bahan makanan ditempatkan dalam tempat tertutup,

terbungkus rapat dan tidak berlobang. Diletakkan di atas rak bertingkat

yang cukup kuat dan namun masih ada yang menempel pada dinding.

Makanan diletakkan dalam rak-rak yang tidak menempel pada dinding,

lantai dan langit-langit, maksudnya adalah: untuk sirkulasi udara agar

udara segar dapat segera masuk keseluruh ruangan, mencegah

kemungkinan jamahan dan tempat persembunyian tikus, untuk

memudahkan pembersihan lantai dan untuk mempermudah dilakukan

stock opname.

Gambar 4.4 Ruang Penyimpanan Bahan Makanan Kering Sub Instalasi Gizi


c. Cara penyaluran

Penyaluran bahan makanan dengan sistem FIFO yaitu

Menggunakan bahan yang diterima lebih dahulu. Untuk mengetahui

bahan makanan yang diterima diberi tanda tanggal penerimaan.Bahan

makanan yang memiliki tanggal kadaluarsa yang lebih awal di letakkan

disusunan paling depan.

Pemasukan dan pengeluaran bahan makanan serta berbagai

pembukuan di bagian penyimpanan bahan makanan dilakukan sebulan

sekali yaitu dilakukan pada akhir bulan. Kartu/buku stock dan

pengeluaran bahan makanan pengisiannya belum begitu baik Penggunaan

sistem kunci gudang belum bisa diterapkan di sub unit instalasi gizi ini

(Kartu Stock lihat dilampiran 13). Prinsip gudang menurut Depkes (2007)

yaitu gudang dibuka pada waktu yang telah ditentukan dan pintu harus

selalu terkunci pada saat tidak ada kegiatan serta dibuka pada waktu-

waktu yang ditentukan dan pegawai yang masuk dan keluar gudang juga

hanya pegawai yang ditentukan belum dapat dilakukan. Petugas gudang

berada di ruang penyimpanan hanya dari pukul 08.00–15.00 WIB.

Sehingga petugas gudang tidak bisa sepenuhnya mengontrol bahan

makanan yang ada di gudang tersebut.

Untuk itu sangat perlu adanya petugas lain yang diberi wewenang

dan tanggung jawab mengontrol bahan makanan yang ada di gudang pada

saat petugas gudang tidak ada. Selain itu upaya yang bisa diterapkan juga

adalah optimalisasi gudanng harian dan sosialisasi terkait fungsi gudang

harian pada petugas lainnya. Diharapkan dengan optimalnya penggunaan

gudang harian, pencatatan terkait bahan makanan pada ruang

penyimpanan bahan makanan kering yang masuk dan keluar dapat lebih

baik.

4.3.3.5 Pelaksanaan Penyimpanan Bahan Makanan Segar

Hasil observasi dan wawancara terkait ruang penyimpanan bahan

makanan segar: fasilitas yang terdapat pada ruang penyimpanan ini adalah:

a) Wastafell untuk mencuci bahan makanan segar

b) Timbangan untuk menimbang bahan makanan yang akan disalurkan

c) Tempat sampah untuk membuat sampah

d) Chiller 4 pintu dua buah untuk menyimpan bahan makanan nabati

e) Freezer satu buah untuk menyimpan bahan makanan hewani

f) Wadah tempat penyimpanan bahan makanan

g) Rak penyimpanan

Gambar 4.5 Fasilitas Ruang Penyimpanan Bahan Makanan Segar Instalasi

Gizi

Sumber:Dokumentasi Pribadi

Suhu chiller dan freezer diperiksa 2x sehari, yaitu pada saat gudang

dibuka dan ditutup sehingga keamanan bahan makanan didalamnya dapat

terkontrol. Secara umum setiap jenis bahan makanan segar memiliki suhu

penyimpanan tertentu yang optimal untuk menjaga kualitas. Pengelompokkan

bahan makanan segar sesuai dengan suhu penyimpanan adalah:

a. Penyimpanan segar (Fresh cooling), bahan makanan disimpan dalam

lemari pendingin dengan suhu yang berkisar antara 1-40C.

b. Penyimpanan dingin (Chiller), bahan makanan disimpan di lemari es

dengan suhu antara suhu (-5)-00C. Suhu ini dibutuhkan untuk menyimpan

daging ikan atau unggas tidak lebih dari 3 (tiga) hari.

c. Penyimpanan beku (Freezer), suhu di ruang penyimpanan ini sangatlah

dingin yaitu sekitar (-10)oC dapat digunakan untuk menyimpan daging

dalam waktu lama.

4.3.3.6 Pelaksanaan Prosedur Mutu Pelayanan Gizi

Prosedur mutu pelayanan gizi di Rumah Sakit Haji Jakarta merupakan

suatu pedoman dalam memberikan pelayanan gizi yang bermutu. Prosedur mutu

pelayanan gizi tersebut yang meliputi tentang asuhan gizi, penyelenggaraan

makanan, penelitian dan pengembangan. Prosedur mutu penerimaan,

penyimpanan dan penyaluran bahan makanan terdapat pada bagian

penyelenggaraan makanan.

Pada pelaksanaan prosedur mutu tersebut ada kriteria proses yang belum

terpenuhi yaitu adanya team penerimaan yang mengesahkan dokumen. Selama ini

yang bertugas dalam penerimaan bahan makanan adalah PJ administrasi dan

perbekalan/petugas gudang. Diharapkan dengan adanya team penerimaan barang

dapat lebih memaksimalkan periksaan baik mutu, kualitas dan kuantitas bahan

makanan yang diterima. Terkait pencatatan bahan makan yang masuk dan bahan

makanan yang keluar (stock) direkap selama satu bulan sekali yaitu setiap akhir

bulan. (Format laporan Stock bahan makanan basah dan bahan makanan kering

lihat dilampiran 14).

Bagian penyimpanan juga menyalurkan bahan makanan untuk karyawan

yang didistribusikan ke masing-masing ruangan pelayanan. Karyawan

mengajukan jumlah kebutuhan makanan harian seperti teh, gula, kopi dan lainya

dengan menghitung jumlah karyawan dan pasien yang ada ditulis pada form

laporan pemakaian bahan makanan (lampiran 15). Pengajuan dilakukan pada hari

Senin setiap minggunya. Lalu meminta persetujuan Pj Administrasi dan

perbekalan. Setelah mendapatkan persetujuan maka petugas gudang menyalurkan

bahan makanan sesuai dengan permintaan. Permintaan bahan makanan tersebut

dapat diambil pada hari Rabu pada minggu yang sama.

4.3.3.7 Pelaksanaan Prosedur Baku Penggunaan Alat Pelindung Diri Di

Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2010

Dalam prosedur operasional baku tentang penggunaan APD, sarung

tangan yang digunakan untuk petugas gudang bahan makanan segar. APD yang

harus digunakan adalah masker, baju kerja/celemek, sarung tangan kulit, tutup

kepala dan sepatu alas karet. Berdasarkan observasi petugas APD yang

digunanakan oleh petugas pada saat penimbangan dan penyaluran bahan makanan

segar adalah sarung tangan, baju kerja/celemek, tutup kepala dan sepatu alas

karet.

Menurut direktorat surveilan dan penyuluhan keamanan pangan, deputi

III–BPOM (2004), Penggunaan masker penting dilakukan karena daerah-daerah

mulut hidung dan tenggorokan dari manusia normal penuh dengan mikroba dari

berbagi jenis. Dari beberapa mikroba yang ada salah satunya adalah mikroba

staphylococcus aureus yang berada dalam saluran pernapasan dari manusia. Di

lapangan petugas tidak menggunakan masker pada saat penimbangan dan

penyaluran bahan makanan segar.

Sarung tangan yang digunakan petugas bukan sarung tangan kulit namun

petugas menggunakan sarung tangan disposable. Di Sub unit instalasi gizi tidak

tersedia sarung tangan kulit. Rumah Sakit Haji Jakarta hanya menyediakan

sarung tangan disposable untuk di sub instalasi gizi. Pada POB terkait

penggunaan APD, di ruang penyimpanan bahan makanan di sub instalasi gizi

salah satuAPD yang digunakan adalah sarung tangan kulit. Untuk itu, diharapkan

Rumah Sakit Haji Jakarta juga menyediakan sarana untuk melaksanakan

peraturan yang telah dibuat, seperti penyediaan sarung tangan kulit

Dari hasil observasi di istalasi gizi RSHJ menggunakan peci untuk laki-

laki dan jilbab. Untuk perempuan kemungkinan rambut untuk jatuh kemakanan

kecil namun untuk laki-laki penutup kepala yang digunakan tersebut masih

kurang baik karena masih ada rambut yang tidak tertutup semua dan

kemungkinan rambut untuk jatuh ke dalam makanan masih cukup besar.

Menurut depkes (2003) berdasarkan keputusan menteri kesehatan Republik

Indonesia nomor 715/Menkes/SK/V/2003 tentang persyaratan hygiene dan

sanitasi jasaboga tanggal 23 Mei 2003, menyatakan bahwa semua penjamah

makanan hendaknya memakai topi atau penutup rambut untuk mencegah

jatuhnya rambut kedalam makanan dan mencegah mengusap/menggaruk rambut

atau melindungi pencemaran terhadap makanan. Namun jika yang digunakan

adalah peci maka tidak semua rambut tertutupi sehingga kemungkinan rambut

untuk jatuh ke dalam makanan masih sangat besar.

4.3.4 Pengawasan Penerimaan Dan Penyimpanan Bahan Makanan Di


Fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dengan perencanaan dan

pengorganisasian adalah fungsi pengawasan dan pengarahan. Tujuan pokok dan

fungsi pengawasan dan pengarahan adalah agar kegiatan atau pelaksanaan

kegiatan suatu program yang selanjutnya memberikan pengarahan–pengarahan

sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Menurut Notoadmodjo

(2003), agar pengawasan dapat berjalan dengan baik, sekurang–kurangnya tiga

hal yang diperhatikan, yakni:

1. Objek pengawasan

Yaitu hal–hal yang harus diawasi dalam pelaksanaan suatu rencana.

Secara garis besar objek pengawasan dapat dikelompokkan menjadi empat, yakni:

a. Kuantitas dan kualitas program yakni barang dan jasa yang dihasilkan oleh

kegiatan tersebut. Untuk program kesehatan yang diawasi adalah

pelayanan yang diberikan oleh unit kerja tersebut. Dalam penerimaan dan

penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta pengawasan

terkait kualitas dan kuantitas bahan makanan dilakukan terhadap bahan

makanan yang diterima, ketepatan perencanaan dan pengadaan bahan

makanan, kelengkapan jumlah bahan makanan segar dan kering yang

masuk / diterima dan dikeluarkan oleh sub unit instalasi gizi, ketepatan

jumlah stock bahan makanan di gudang dan pelaksanaan monitoring suhu

lemari es yang ada di gudang bahan makanan segar.

b. Biaya program, dengan menggunakan tiga macam standar, yakni modal

yang dipakai, pendapatan yang diperoleh, dan harga program. Dalam

bidang kesehatan yang dijadikan ukuran pengawasan adalah pembiayaan

kegiatan atau pelayanan, hasil yang diperoleh dari pelayanan dan

keuntungan kegiatan atau pelayanan. Pada sub unit instalasi gizi Rumah

Sakit Haji Jakarta bagian penerimaan dan penyimpanan bahan makanan,

pengawasan biaya dilakukan terhadap harga stock yang telah direkap

setiap bulannya bahan makanan kering dan basah serta laporan

penerimaan bahan makanan 10 hari sekali

c. Pelaksanaan (implementasi) program, yaitu pengawasan terhadap waktu

pelaksanaan, tempat pelaksanaan dan proses pelaksanaan, apakah sesuai

dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Pengawasan yang

dilakukan di Rumah Sakit Haji Jakarta terkait implementasi perencanaan

yang ada yaitu baik berupa SOP, POB atau standar yang telah ditetapkan

di rumah sakit tersebut. Secara garis besar pengawasan dilakukan terhadap

tenaga pelaksana yaitu PJ administrasi dan perbekalan dan petugas

gudang setiap tahunnya, laporan bulanan terkait bahan makanan segar dan

kering yang masuk/keluar dan laporan bulanan kinerja rekanan.

d. Hal–hal yang bersifat khusus, yaitu pengawasan yang ditujukan kepada

hal–hal khusus yang ditujukan kepada hal–hal khusus yang ditetapkan

oleh pimpinan.

2. Metode pengawasan

Tujuan pokok pengawasan bukanlah mencari kesalahan, namun yang

lebih utama adalah mencari umpan balik (feedback) yang selanjutnya

memberikan pengarahan dan perbaikan–perbaikan apa bila kegiatan tidak

berjalan semestinya. Pengawasan dapat dilakukan dengn berbagai macam, antara

lain:

a. Melalui observasi terhadap objek yang diawasi. Metode ini dilakukan

pada saat penerimaan bahan makanan, apakah bahan makanan baik segar

maupun kering yang datang dari rekanan sesuai dengan spesifikasi yang

telah ditetapkan oleh sub unit instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta.

Selain itu juga pengawasan terhadap kelengkapan APD tenaga pelaksana

pada penerimaan dan peyimpanan bahan makanan.

b. Melalui analisis terhadap laporan–laporan yang masuk. Laporan tersebut

berupa laporan stock bahan makanan segar dan kering dan laporan kinerja

rekanan yang dilaporkan setiap bulannya. Laporan pengeluaran bahan

(Isuing Report) itu berisi tentang jenis bahan, keterangan bahan,

banyaknya, harga, banyaknya yang dikeluarkan, dan jumlah bahan yang

tersisa.

c. Melalui pengumpulan data atau informasi yang khusus ditujukan terhadap

objek–objek pengawasan. Ini terkait sikap tenaga pelaksana terhadap

komplian baik komplian pasien, karyawan atau pun komplien teman kerja.

d. Melalui tugas dan tanggung jawab para petugas khususnya para

pemimpin. Metode ini dilakukan oleh koordinator gizi Rumah Sakit Haji

Jakarta kepada PJ administrasi dan perbekalan dan PJ administrasi dan

perbekalan kepada petugas gudang.

3. Proses pengawasan

Pengawasan adalah suatu proses, yang berarti bahwa pengawasan itu

sendiri terdiri dari beberapa langkah, yakni:

a) Menyusun rencana pengawasan yang mencakup tujuan pengawasan, objek

pengawasan, cara pengawasan dan sebagainya

b) Pelaksanaan pengawasan yaitu melakukan kegiatan pengawasan sesuai

dengan rencana yang telah disusun

c) Menginterpretasikan dan menganalisis hasil–hasil pengawasan. Hasil

pengawasan berupa catatan, dokumen foto dan sebagainya diolah,

dinterpretasikan dan dianalisis.

d) Menarik kesimpulan dan tindak lanjut.

Kegiatan inventaris dalam proses penyimpanan ini perlu dilakukan secara

periodik yaitu bulanan. Inventaris dilakukan untuk mengetahui secara pasti bahan

makanan apa saja yang masih tersedia. Teknik inventaris yang dilakukan adalah

psysical inventory adalah kontrol yang dilakukan langsung dengan mendatangi

gudang, menghitung bahan makanan yang masih tersedia. Pentingnya pencatatan

ini sebagai input bagi perencanaan dan pelaksanaan penyedia bahan selanjutnya.

Dengan pencatatan kerusakan dapat dievaluasi bahan apa saja yang mudah rusak

serta apa penyebabnya.

Pada rumah sakit haji belum terdapat prosedur baku terkait pengawasan

terhadap kegiatan penerimaan dan peyimpanan bahan makanan, namun

sebenarnya prosedur mutu pelayanan gizi dapat dijadikan sebagai acuan dalam

melakukan pengawasan. Pengawasan tersebut dapat dilakukan pada komponen

yang ada pada prosedur tersebut yaitu input, proses, output, kriteria proses dan

pelaksana. Rencana pengawasan yang akan dibuat sebaiknya mencakup tujuan

pengawasan, objek pengawasan, cara pengawasan dan sebagainya.

Setiap pemimpin harus dapat melakukan penilaian objektif terhadap

kinerja karyawan sehingga perlu dikembangkan intrumen-instrumen penilaian

kinerja. Penilaian kinerja atau evaluasi kinerja karyawan yang ada di Rumah

Sakit Haji Jakarta dilakukan untuk mengevaluasi hasil kerja atau prestasi kerja

para pemegang jabatan. Hasil evaluasi tersebut mempengaruhi penetapan

penambahan gaji karyawan dan pertimbangan untuk diikutkan pada pelatihan dan

pengembangan.

Agar penyelenggaraan pengelolaan makanan di rumah sakit berjalan

sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan perlu dilakukan pengawasan dan

penilaian yang dilakukan dengan mengadakan pemeriksaan dengan

observasi/pengukuran yang dianggap perlu. Memberikan feedback dari

pengawasan dan penilaian yang dilakukan juga sangat perlu untuk dilakukan.

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

1. Manjemen penerimaan dan penyimpanan bahan makanan melibatkan sub

unit instalasi gizi dan unit MK3L Rumah Sakit Haji Jakarta yang dimulai

dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan.

Namun masih terdapat kekurangan pada fungsi pengorganisasian dan

pengawasan.

2. Rumah sakit Haji Jakarta beralamat di Jalan Raya Pondok Gede Jakarta

Timur. Rumah Sakit ini dibangun dengan standar Rumah Sakit kelas C+.

Rumah Sakit Haji Jakarta dipimpin oleh seorang direktur dan tersebut

membawahi beberapa bagian, yang salah satunya yaitu ketua komite

keperawatan yang membawahi koordinator sub unit instalasi gizi Rumah

Sakit Haji Jakarta.

3. Kegiatan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan untuk kegiatan

penyelenggaraan makanan untuk pasien dan karyawan di lakukan sub unit

instalasi gizi Rumah Sakit Haji Jakarta. Sub Unit Instalasi Gizi merupakan

salah satu unit fungsional pada Rumah Sakit Haji Jakarta yang

mempunyai tugas pokok yaitu penyelenggaraan makan pasien dan

karyawan, penyelenggaraan gizi rawat inap, konsultasi dan penyuluhan

gizi serta penelitian dan pengembangan gizi terapan. Sub instalasi gizi ini

dipimpin oleh seorang koodinator yang bertanggung jawab kepada

direktur medik, perawatan dan penunjang.

4. Perencanaan pada tahap penerimaan dan penyimpanan bahan makanan

dapat dikategorikan sebagai perencanaan yang dilihat dari tingkatannya

termasuk rencana operasional (operational planning) yang lebih

menitikberatkan pada pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu

program. Proses perencanaan langsung dimulai dengan tahapan

penyusunan rencana kegiatan.

5. Dalam penerimaan dan penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji

Jakarta terdapat dua pengorganisasian yaitu pengorganisasian kegiatan

dan pengorganisasian tenaga pelaksana. Pengorganisasian kegiatan dapat

dilihat dari adanya pedoman baku dalam pelaksanaan kegiatan

penerimaan, penyimpanan dan penyaluran bahan makanan.

Pengorganisasian tenaga pelaksana yaitu pengorganisasian terhadap

tenaga pelaksana yang terlibat langsung dalam penerimaan dan

penyimpanan bahan makanan di Rumah Sakit Haji Jakarta

6. Secara umum pelaksanaan penerimaan dan penanganan bahan makanan di

sub instalasi gizi telah sesuai dengan SOP dan POB yang ada. Bentuk atau

cara menerima bahan makanan yaitu Conventional. Pemasukan dan

pengeluaran bahan makanan serta berbagai pembukuan di bagian

penyimpanan bahan makanan dilakukan sebulan sekali yaitu dilakukan

pada akhir bulan. Kartu/ buku stock dan pengeluaran bahan makanan

pengisiannya belum begitu baik. Karena SOP atau POB yang ada belum

memasukkan tentang pencatatan dan pelaporan. Sehingga pengawasan

dan pengendalian bahan makanan belum dapat sepenuhnya dilakukan

dengan baik. Penggunaan sistem kunci gudang belum bisa diterapkan di

sub unit instalasi gizi ini. Adanya pemeriksaan suhu chiller dan freezer

diperiksa 2x sehari, yaitu pada saat gudang dibuka dan ditutup sehingga

keamanan bahan makanan didalamnya dari danger zone dapat dikontrol.

7. Pengawasan yang dilakukan dengan berbagai macam, antara lain: melalui

observasi pada saat penerimaan bahan makanan, kelengkapan APD tenaga

pelaksana pada penerimaan dan peyimpanan bahan makanan. Pengawasan

melalui analisis terhadap laporan–laporan yang masuk yaitu laporan

pengeluaran bahan (Isuing Report) itu berisi tentang jenis bahan,

keterangan bahan, banyaknya, harga, banyaknya yang dikeluarkan, dan

jumlah bahan yang tersisa. Pengawasan melalui pengumpulan data atau

informasi yang khusus ditujukan terhadap objek–objek pengawasan. Ini

terkait sikap tenaga pelaksana terhadap komplian serta pengawasan

melalui tugas dan tanggung jawab para petugas khususnya para

pemimpin. Contohnya adalah evaluasi kinerja karyawan. Metode ini

dilakukan oleh koordinator gizi Rumah Sakit Haji Jakarta kepada PJ

administrasi dan perbekalan dan PJ administrasi dan perbekalan kepada

petugas gudang. Kegiatan inventaris dalam proses penyimpanan ini perlu

dilakukan secara periodik yaitu bulanan melalui psysical inventory adalah

kontrol yang dilakukan langsung dengan mendatangi gudang, menghitung

bahan makanan yang masih tersedia.

5.2 saran

1. Perlu adanya peninjauan kembali terkait tugas pokok petugas yang terlibat

dalam kegiatan penerimaan dan penyimpanan bahan makanan untuk

memaksimalkan fungsi pengorganisasian dan pengawasan

2. Perlunya penambahan pada perencanaan yang ada (SOP/POB) terkait

pencatatan dan pelaporan sehingga dalam pelaksanaan terkait

pengendalian bahan makanan dapat dioptimalkan. Selain itu perlu adanya

SOP penyimpanan bahan makanan segar dan menambahkan pada SOP

penyimpanan bahan makanan kering terkait penerapan food labeling

untuk semua bahan makanan.

3. Jumlah ketenagaan yang ada masih kurang karena ada beberapa petugas

yang mempunyai fungsi ganda seperti PJ administrasi dan perbekalan juga

menjadi petugas administrasi. Untuk perlu kerja sama yang baik antara Pj

administrasi dan perbekalan dengan petugas gudang sehingga pengadaan,

pengawasan dan pengendalian bahan makanan di sub instalasi gizi dapat

berjalan dengan baik.

4. Petugas gudang tidak bisa sepenuhnya mengontrol bahan makanan yang

ada di gudang tersebut. Untuk itu sangat perlu adanya petugas lain yang

diberi wewenang dan tanggung jawab mengontrol bahan makanan yang

ada di gudang pada saat petugas gudang tidak ada. Selain itu upaya yang

bisa diterapkan juga adalah optimalisasi gudang harian dan sosialisasi

terkait fungsi gudang harian pada petugas lainnya. Diharapkan dengan

optimalnya penggunaan gudang harian, pencatatan terkait bahan makanan

pada ruang penyimpanan bahan makanan kering yang masuk dan keluar

dapat lebih baik.

5. Belum adanya tercantum pada SOP dan POB yang ada tentang

pengawasan. Prosedur mutu pelayanan gizi dapat dijadikan sebagai acuan

dalam melakukan pengawasan. Pengawasan tersebut dapat dilakukan pada

komponen yang ada pada prosedur tersebut yaitu input, proses, output,

kriteria proses dan pelaksana. Rencana pengawasan yang akan dibuat

sebaiknya mencakup tujuan pengawasan, objek pengawasan, cara

pengawasan dan sebagainya.

6. Hasil pemantauan yang dilakukan oleh koordinator pengendalian

lingkungan sebaiknya juga dilaporkan kepada koordinator gizi sehingga

koordinator gizi juga dapat memberikan feedback terhadap pemantauan

yang dilakukan kepada petugas baik berupa reward ataupun punishment.

DAFTAR PUSTAKA

Aritonang, Irianton, dan Endah Priharsiwi. Manajemen Penyelenggaraan

Makanan dan Asuhan Gizi. Yogyakarta: CEBIO dan Jurusan gizi dan

Politeknik Kesehatan Depkes Yogyakarta. 2009

Baltzer, Lynne E and Shirley A. Gilmore. Food Preparation Study Course. The

United States of America : Lowa State University Press. 1992

Departemen Kesehatan Republik Indonesia. “Seri Perencanaan Pedoman

Teknis Sarana Dan Prasarana Rumah Sakit Kelas ” Jakarta: Direktorat

Jenderal Bina Pelayanan Medik, Departemen Kesehatan Republik

Indonesia, 2009

-------------------------------------------------------------.“Pedoman Penyelenggaraan

Makanan Rumah Sakit.” Jakarta : Direktorat Jenderal Bina Pelayanan

Medik, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2007

------------------------------------------------------------.“Pedoman Pelayanan

GiziRumah Sakit” Jakarta: Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik,

Departemen Kesehatan Republik Indonesia,2005

------------------------------------------------------------.“Pedoman Penyelenggaraan

Makanan Rumah Sakit.” Jakarta : Direktorat Jenderal Bina Pelayanan

Medik, Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2003

Djarismawati dkk,“Pengetahuan Dan Perilaku Penjamah Tentang Sanitasi

Pengolahan Makanan Pada Instalasi Gizi Rumah Sakit Di Jakarta.”

Media Litbang Kesehatan Volume XIV Nomor 3 Tahun 2004

Ekawatiningsih , Prihastuti. Kokom Komariah dan Sutriyati Purwanti. Restoran

Jilid 1 untuk SMK Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional, 2008

Grossbauer, Sue. Managing Foodservice Operations: A Systems Approach for

Healthcare and Institutions. Kendall Hunt. 2001

http://digilib.petra.ac.id/NationalRestaurantAssociation,2004viewer.php?page=24

&submit.x=13&submit.y=13&submit=next&qual=high&submitval=ne

xt&fname=%2Fjiunkpe%2Fs1%2Fhotl%2F2009%2Fjiunkpe-ns-s1-

2009-33405004-12105-janggala-chapter2.pdf diakses 12 Februari 2011

pukul 20.18 WIB

Kepmenkes No 1204 Tahun 2004 Tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan

Rumah Sakit

http://digilib.petra.ac.id/NationalRestaurantAssociation,2004viewer.php?page=24&submit.x=13&submit.y=13&submit=next&qual=high&submitval=next&fname=%2Fjiunkpe%2Fs1%2Fhotl%2F2009%2Fjiunkpe-ns-s1-2009-33405004-12105-janggala-chapter2.pdf




Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

715/Menkes/SK/V/2003 Tentang Persyaratan Hygiene Dan Sanitasi

Jasaboga

Moehyi, Sjahmien. Penyelenggaraan Makanan Industri dan Jasa Boga. Jakarta:

Bhratara Karya Aksara, 1992

Mukrie, A.B. Ginting, I. Ngadiarti, A. Hendrorini, N. Budiarti, Tugiman

A.Manajemen Pelayanan Gizi Institusi Dasar. Akademi Gizi, Depkes

RI, Jakarta. 1990

Notoadmodjo, Soekidjo,. Ilmu Kesehatan Masyarakat . Jakarta : PT Rineka

Cipta. 2003

Purawidjaja, Enam Prinsip Dasar Penyediaan Makan di Hotel, Restoran dan

Jasaboga, 1995

http://putraprabu.wordpress.com/2009/01/05/penyimpanan-bahan-

makanan-prinsip-food-hygiene/ diakses 1 Februari 2011 pukul 15.37

WIB

Soeroso, Santoso. Manajemen Sumber Daya Manusia Di Rumah Sakit. Jakarta.

EGC .2003

Terry, George R. dan Leslie W. Rue. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: PT. Bumi

Aksara. 2009.

Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang kesehatan

West, Bessie Brook, et al. Food Service in Institutions Fourth Edition. New York.

John Miley & Sons, Inc 1967

Wiyono, Djoko. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan, Teori Strategi dan

Aplikasi, Vol 2, Jakarta. 1999

http://putraprabu.wordpress.com/2009/01/05/penyimpanan-bahan-makanan-prinsip-food-hygiene/

http://putraprabu.wordpress.com/2009/01/05/penyimpanan-bahan-makanan-prinsip-food-hygiene/

Documents

HAFIFATUL AULIYA RAHMY