9/25/2012

1

ICD‐10‐CM Transition: Key Activities for Physician Practices

Deb Neville, RHIA, CCS‐P, Elsevier/MC StrategiesJudy Breuker, CPC, CPMA, CCS‐P, CHCA, PCS, CEMC, CHC, CHAP, AHIMA‐Approved ICD‐10‐CM/PCS Trainer

Clinical Practice Compliance Conference Oct 14, 2012

2

Objectives

• Provide background information to help build a transitional plan

• Determine methods for providing education

• Identify important similarities and differences between ICD‐9‐CM and ICD‐10‐CM/PCS

• Pinpoint key focus areas for education 

3

Setting the Stage

New code sets scheduled for implementation 10/1/14

Coding means changing clinical terminology to coded data

provides a picture of the patient’s condition

demonstrates that evidence‐based care plans were followed

used for quality reporting and payment 

identifies patterns that are helpful for planning  ‐ for instance, resource use by demographics; resource use by condition

Partial Code Freeze: ICD‐10‐CM remains draft

Applicable to all entities that now use ICD‐9‐CM

ICD‐10‐CM for diagnoses in all settings

ICD‐10‐CM Official Guidelines for Coding and Reporting: Section IV. Diagnostic Coding and Reporting Guidelines for Outpatient Services

9/25/2012

2

4

Setting the Stage

Dual Reporting

All services that are provided through 9/30/14 will be reported with ICD‐9‐CM

Will require knowledge of both code sets to process claims past 10/1/14

Some payers will continue to use ICD‐9‐CM

Affects or requires:

All systems that currently hold ICD‐9‐CM data

Changes to physician documentation ‐ consider physician office practice and needs of hospital (for MDs w/privileges)  Queries, templates

Coverage policies and/or payer communication (denial mgt)

Charge capture processes

5

Getting Started: Considerations for Developing a Plan

Plan for the future, not just up to the implementation date

Evaluate needs two years past implementation

Identify the staff’s current interaction with ICD‐9‐CM

Ascertain staff skill set 

Discover baseline skill sets and core deficiencies

Detect similarities and differences among staff

Across job functions

Within job functions

6

Getting Started: Considerations for Developing a Plan

Determine where positions will be redefined 

Need for cross‐training 

Workflow changes

Understand the results of inadequate knowledge or ineffectual preparation

Internal training

Vendor readiness

Payer readiness

9/25/2012

3

7

Identify Stakeholders and Their Unique Needs

Non‐clinical staff

Advance Beneficiary Notice (ABN)

Charge capture process

Modify forms or method

How to identify most specific diagnosis

Denial management activities

Coverage policies and payer requirements

Verification of coverage for beneficiaries

Medical necessity for services

Communicating with hospitals (preadmission, scheduling)

8

Identify Stakeholders and Their Unique Needs

Supervisors/Managers

Revising systems and data conversion

Reporting – dual reporting (trending & analysis)

Financial impact

Reimbursement (medical necessity)

Productivity & accuracy

A/R days

Payer, vendor and clearinghouse readiness

Clinical Staff/physicians/non‐physician practitioners

Changes in documentation requirements

Charge capture process

Quality reporting protocols

9

Preparing for Education – Recognize Learning Styles (structured, social, auditory, visual, interactive)

Engage and Understand!  Reduce Anxiety

Adult learners: build on experience, learn by doing, want to know why

Generational differences ‐ Traditionalists (1900‐1945), Baby Boomers 

(1946‐1964), Generation X (1965‐1980), Millenials (1981‐2000)

Objective (one way) ‐ Reading an article, lecture, webinar, computer‐

aided learning, symposium

Subjective (two way) ‐ Group discussion, role playing, problem 

solving, case studies

9/25/2012

4

10

Helpful Tips

Incorporate education into daily processes – provide pinpointed education “The right education at the right time to the right audience”

Be thoughtful about timing 

Revise & train on changes to charge capture forms, contracts, policies – consider collaborative arrangements

Assess payer readiness & model revenue impact according to plan

Implement aggressive retention & recruitment efforts or plan for outsourcing

Implement communication plans – engage employees

Understand perceptions

11

About ICD‐10‐CM and ICD‐10‐PCS

ICD‐10 used internationally ‐ United Kingdom (1995), France (1997), Australia (1998), Belgium (1999), Germany (2000), and Canada (2001)

ICD‐10‐CM (clinical modification) used for diagnosis coding in any setting

Introduction of 68,000+ new diagnosis codes

ICD‐10‐PCS (procedural coding system) used to report hospital  inpatient procedures

CPT will still be used to report outpatient procedures/services

12

Comparison of Coding Systems – Outpatient Similarities

Outpatient Similarities– Code what is known at time of encounter

– Signs/symptoms/other circumstances

– Can use radiology interpretation

– Encounter for therapy, report condition as secondary dx

– NEC, NOS, punctuation

– Coding process – alphabetic index and tabular list

9/25/2012

5

13

Comparison of Coding Systems ‐ Differences

Differences Alpha numeric, for example, an ICD‐9‐CM code might read 

250.50 but an ICD‐10‐CM code would read as E11.52 3‐7 characters versus 3‐5  (many to one ratio) ‐Categories 3 

characters, subcategories 4‐5 characters) Laterality, complications, placeholder of X for future expansion

7th character can be alpha or numeric, example: initial, subsequent with complication or sequela.

New Exclude notes Chapters renamed, rearranged, added No abbreviations, e.g. TIA, CVA

Where does the learning process start?

CMS and CDC Provider Resources

Understanding the Basics

Implementation Guides

Large Practices

Small Hospitals

Small/Medium Provider Practices

Official Guidelines for Coding and Reporting and International Classification of Diseases, Tenth Revision, Clinical Modification (ICD‐10‐CM) http://www.cdc.gov/nchs/icd/icd10cm.htm

9/25/2012

6

Understanding ICD‐10‐CM Coding

Read the ICD‐10‐CM Draft Official Guidelines for Coding and Reporting

Section I.  Conventions, general coding guidelines and chapter specific Guidelines

Section II.  Selection of Principles Diagnosis

Uniform Hospital Discharge Data Set (UHDDS) used by hospitals to report inpatient data

Section III.  Reporting Additional Diagnoses

Section IV.  Diagnostic Coding and Reporting Guidelines for Outpatient Services

Part of the Introduction…

These guidelines are a set of rules that have been developed to accompany and complement the official conventions and instructions provided within the ICD‐10‐CM itself.

Adherence to these guidelines when assigning ICD‐10‐CM diagnosis codes is required under the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). The diagnosis codes (Tabular List and Alphabetic Index) have been adopted under HIPAA for all healthcare settings.

• continued

Part of the Introduction……

A joint effort between the healthcare provider and the coder is essential to achieve complete and accurate documentation, code assignment, and reporting of diagnoses and procedures. These guidelines have been developed to assist both the healthcare provider and the coder in identifying those diagnoses and procedures that are to be reported. The importance of consistent, complete documentation in the medical record cannot be overemphasized. Without such documentation accurate coding cannot be achieved. The entire record should be reviewed to determine the specific reason for the encounter and the conditions treated.

9/25/2012

7

Notes / Excludes / 7th Characters

ftp://ftp.cdc.gov/pub/Health_Statistics/NCHS/Publications/ICD10CM/2013/

Notes

Two types of Excludes Notes

Extensions

Examples of Level of Detail

ftp://ftp.cdc.gov/pub/Health_Statistics/NCHS/Publications/ICD10CM/2013/

21

Key Educational Focus Areas – Things to Know

Fundamental education is necessary to understand documented clinical data for greater specificity

Medical Terminology – be able to read and understand an entry in the health record

Anatomy, Physiology, Pathophysiology – identify what is normal versus abnormal and may need clarification

Pharmacology – link medications to conditions being treated

Stage and laterality Kidney disease, ulcers

Laterality for any unilateral or bilateral site (e.g. musculoskeletal) e.g. L89.113 Pressure ulcer of right upper back, stage III

Terminology changes  Mental retardation is now intellectual disabilities 

Late effect is now sequela

9/25/2012

8

22

Key Educational Focus Areas – Things to Know

Similar guidelines between ICD‐9‐CM & ICD‐10‐CM

Refer to Official Coding and Reporting Guidelines

Guidelines for conditions are made more consistent such as sepsis and MRSA

Reclassification – some conditions are now moved to other chapters

hemorrhoids move from circulatory system to digestive system 

TIA moves from circulatory to nervous system

Combination codes – more combination codes are available to identify etiology and manifestation, complication, episode of care, outcome of care

I25.110 Atherosclerotic heart disease of native coronary arterywith unstable angina pectoris

E10.52 Type 1 diabetes mellitus with diabetic peripheral angiopathy with gangrene

23

Key Educational Focus Areas – Things to Know

Mass and growth are classified as signs/symptoms, or specific type of neoplasm

“Mass” is not assigned to a code from Chapter 2

Example: R22.1 Localized swelling, mass and lump, neck

“Growth” – follow the instructions and subterms in the Index:

Growth

adenoid (vegetative) J35.8

benign – see Neoplasm, benign, by site

malignant – see Neoplasm, malignant, by site 

secondary – see Neoplasm, secondary, by site

No hypertension table identify type, due to, with with kidney disease see cardiorenal and identify stage

I13.10 hypertensive heart and chronic kidney disease without heart failure with stage 1‐4 chronic kidney disease (use add’l code for stage)

24

Key Educational Focus Areas – Things to Know con’t

Musculoskeletal

Fractures – episode of care, site, type of fx (open, closed); malunion, non‐union, delayed healing, routine healing

Other: laterality, complications, manifestations, associated conditions

M16.31 Unilateral osteoarthritis resulting from hip dysplasia, right hip 

Trimesters for OB 1st trimester – less than 14 weeks 0 days

2nd trimester – 14 weeks 0 days to less than 28 weeks 0 days

3rd trimester – 29 weeks 0 days until delivery

Poisoning and Adverse Effects now include intent and underdosing

9/25/2012

9

25

Key Educational Focus Areas – Things to Know con’t

Myocardial Infarctions (MI)

Specific site and vessel involved

ST elevation (STEMI) and non‐ST elevation (NSTEMI) myocardial infarction

Timing (Ref: Guideline Section I.C.9.e. 1.)

Acute MI is within 4 week/28 day period

Greater than 4 weeks still under care, use aftercare

Old or healed without aftercare  I21

Subsequent – new MI within 4 weeks of previous MI

Mental, Behavioral and Neurodevelopmental disorders now have coding guidelines

Intraoperative or post operative complications – example: I97.610 Post‐procedural hemorrhage and hematoma of a circulatory system organ or structure following a cardiac catheterization 

26

Key Educational Focus Areas – Things to Know con’t

Use additional code to identify:

exposure to environmental tobacco smoke (Z77.22)

history of tobacco use (Z87.891)

occupational exposure to environmental tobacco smoke (Z57.31)

tobacco dependence (F17.‐)

tobacco use (Z72.0)

Applies to all codes in these categories:

• Hypertensive diseases (I10‐I15)         

• Ischemic heart disease (I20‐I25)                                     

• Cerebrovascular diseases (I60‐I69)

• Atherosclerosis (I70)

27

Example: Breast Cancer

Documentation elements necessary for coding:

• Type of cancer: Malignant primary, malignant secondary, in‐situ, benign, uncertain behavior, unspecified behavior

• Site:  specify site to lowest denominator, e.g. areola; inner, lower (quadrant), upper (quadrant), midline, skin, central, axillary tail, nipple, etc.

• Laterality and sex of patient: left, right, male, female

Guidelines: If reason for encounter is chemotherapy, sequence chemotherapy code first. Code also estrogen receptor status.

Example: 39‐year‐old female presents for chemotherapy for treatment of  malignant neoplasm of lower inner quadrant right breast  

Z51.11 Encounter for antineolpastic chemotherapy 

C50.311 Malignant neoplasm of lower‐inner quadrant of right female breast

Z17.0 Estrogen receptor negative status

9/25/2012

10

28

Example: Acute Sinusitis

Documentation elements necessary for coding:

• Site: maxillary, frontal, ethmoidal, sphenoidal, pansinusitis, other

• Acuity: acute, chronic Timing: recurrent or unspecified

Guidelines: 

• Excludes1 (not coded here‐conditions cannot exist together)  ‐ sinusitis NOS goes to chronic sinusitis

• Excludes2 (not included here) Chronic Sinusitis

• Use additional code to identify infectious agent

Example: acute recurrent maxillary sinusitis J01.01

29

Example: Pregnancy Complicated by Diabetes

Documentation elements necessary for coding:

• Trimester: first trimester less than 14 weeks 0 days; second trimester 14 weeks 0 days to less than 28 weeks 0 days; third trimester 28 weeks 0 days until delivery

• Number of pregnancies

• Additional information based on condition: pre‐existing, incidental, number of fetuses

Example: 15‐year‐old gravida 1, para 1, presents for routine prenatal care at 16 weeks gestation.

O09.612 Supervision of young primigravida, second trimester

Z3A.16 16 weeks gestation of pregnancy

30

Example: Traumatic Fracture of Radius

Documentation elements necessary for coding:

• Specific site: distal end, head, upper end, lower end, extra‐articular, intra‐articular, physeal, neck, shaft

• Type: displaced, non‐displaced (comminuted, greenstick, oblique, segmental, spiral, transverse), open, closed 

• Laterality and type of healing: left, right, routine, delayed, nonunion, malunion

• Episode of care: initial, subsequent, sequela

Example: Patient presented for follow‐up of  a healing displaced right radial neck fracture.

S52.131D Displaced fracture of neck of right radius, subsequent encounter for fracture with routine healing

*note: if pathological fracture, note etiology such as neoplasm or osteoarthritis

9/25/2012

11

31

Urinary Tract Infection and Urosepsis

Documentation elements necessary for coding:

The term urosepsis is a nonspecific term. It is not to be considered synonymous with sepsis. It has no default code in the Alphabetic Index. Should a provider use this term, he/she must be queried for clarification.

(Ref: Section C.1.d.1.a.ii). 

N39.0  Urinary tract infection, site not specified

Use additional code (B95‐B97), to identify infectious agent.

Excludes1:  candidiasis of urinary tract (B37.4‐)

neonatal urinary tract infection (P39.3)

urinary tract infection of specified site, such as:

cystitis (N30.‐)

urethritis (N34.‐)

32

Example: Diabetes

Documentation elements necessary for coding:

Type of diabetes – type 1, type 2, secondary, gestational, etc.

Poorly controlled – hyperglycemia (hypoglycemia)

Manifestations or complications (by system)

Guidelines: 

Section I.C.4.a.1‐6 of the ICD‐10‐CM Official Coding  & Reporting 

Assign as many codes within a particular category as are necessary to describe all of the complications of the disease. Sequencing is based on the reason for a particular encounter. 

If the documentation in a medical record does not indicate the type of diabetes but does indicate that the patient uses insulin, then assign the following: 

• E11.‐, Type 2 diabetes mellitus

• Z79.4, Long‐term (current) use of insulin, to indicate the patient uses insulin. However, do not assign code Z79.4 if insulin is given temporarily to bring a type 2 patient’s blood sugar under control during an encounter

E11.621 Type 2 diabetes mellitus with foot ulcer (use add’l code to identify site of ulcer (I.97.4‐, L97.5‐)

33

Overweight and Obesity (E66)

Documentation elements necessary for coding:

Obesity – drug induced, obesity, morbid (severe), other due to excess calories, alveolar hypoventilation

If drug induced, identify adverse effect, type of drug

Guidelines: Use additional code to identify body mass index (BMI), if known, (Z68.‐)

Note:  E66.01 maps to 278.01 Morbid obesity

E66.09, E66.1, E66.8, E66.9 map to 278.00 Obesity unspecified

E66.2 maps to 278.03 Obesity hypoventilation syndrome

9/25/2012

12

Thank You

Elsevier |MC Strategies :Your Partner in ICD‐10 Implementation

Deb Neville, RHIA, CCS‐Pd.neville@elsevier.comwww.ICD‐10online.com

_____________________________________________ 

Judy B Breuker, CPC, CPMA, CCS‐P, CHCA, PCS, CEMC, CHC, CHAP, 

AHIMA‐Approved ICD‐10‐CM/PCS Trainerjudy@judybreuker.com