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2017 Javier Casado Cadarso Técnico de administración general [email protected] Asesoría jurídica Diputación Provincial de Huesca Herramientas del gestor documental Alfresco

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2017Javier Casado CadarsoTécnico de administración [email protected]

Asesoría jurídicaDiputación Provincial de Huesca

Herramientas del gestor documental Alfresco

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Javier Casado Cadarso - DPH 2Octubre 2017

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Javier Casado Cadarso - DPH 3Octubre 2017

Herramientas del gestor documental Alfresco

Normativa de carácter básico

Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de frma electrónica.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas

Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público

Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica

Esquema Nacional de Seguridad (ENS)Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica

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Javier Casado Cadarso - DPH 4Octubre 2017

Herramientas del gestor documental AlfrescoNormativa

Normativa de desarrollo

NTI Documento electrónicoResolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico

NTI Expediente electrónicoResolución de 19 de julio de 2011 (BOE de 30 de julio), de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico

Política de gestión de documentos electrónicosResolución de 28 de junio de 2012 (BOE de 26 de julio), de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos.

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Javier Casado Cadarso - DPH 5Octubre 2017

“Las Administraciones Públicas se relacionarán entre sí y con sus órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes a través de medios electrónicos [...]”.

― Art. 3.2 LRJSP

“Los expedientes tendrán formato electrónico [...]”.

― Art. 70.2 LPAC

Administración electrónica

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Javier Casado Cadarso - DPH 6Octubre 2017

Deposite aquí sus expedientes en papel

¡Gracias!

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Javier Casado Cadarso - DPH 7Octubre 2017

Herramientas del gestor documental Alfresco

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Javier Casado Cadarso - DPH 8Octubre 2017

Herramientas del gestor documental AlfrescoMetadatos

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Javier Casado Cadarso - DPH 9Octubre 2017

Herramientas del gestor documental AlfrescoMetadatos

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Javier Casado Cadarso - DPH 10Octubre 2017

Herramientas ENI

Necesidades a cubrir● Gestión de metadatos● Generación e importación de documentos ENI● Generación e importación de expedientes ENI● Obtención de copias electrónicas auténticas

Otras funcionalidades derivadas● Remisión interna fehaciente de documentos

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Javier Casado Cadarso - DPH 11Octubre 2017

Herramientas ENI

Mejoras asociadas● Funcionalidades propias de un gestor documental● Versionado● Gestión de usuarios y permisos● Introducción de la clasifcación funcional (series

documentales)

Herramientas del gestor documental Alfresco

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Javier Casado Cadarso - DPH 12Octubre 2017

Herramientas ENI

Herramientas a desarrollar● Gestión de documentos ENI● Gestión de expedientes ENI● Copias electrónicas auténticas● Bedel electrónico

Herramientas del gestor documental Alfresco

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13Octubre 2017

Herramientas del gestor documental AlfrescoPlan de administración electrónica DPH

Plan de administración electrónica DPH

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Herramientas del gestor documental AlfrescoPortafrmas

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Javier Casado Cadarso - DPH 15Octubre 2017

Firma e identifcación electrónica

Herramientas corporativas de frma electrónica

Portafrmas de DPHCódigo Seguro de VerifcaciónDocumentos frmados y justifcantes

Herramientas del gestor documental AlfrescoPortafrmas

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Javier Casado Cadarso - DPH 16Octubre 2017

Portafrmas de DPHhttp://extranet.portafrmas.dph.es

Herramientas del gestor documental AlfrescoPortafrmas

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Javier Casado Cadarso - DPH 17Octubre 2017

Código Seguro de VerifcaciónHerramienta de verifcación

Herramientas del gestor documental AlfrescoPortafrmas

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Javier Casado Cadarso - DPH 18Octubre 2017

Novedades del Portafrmas 02/2017en la puesta de documentos a la frma

● Bandejas de frma por cargos con delegación● Número de frmantes máximo: pasa a 3● Establecimiento del orden de frma● Incorporación de documentación adicional al documento a

frmar● Posibilidad de retirada de un documento● Emisión de justifcante para todos los documentos frmados

Herramientas del gestor documental AlfrescoPortafrmas

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Javier Casado Cadarso - DPH 19Octubre 2017

Herramientas del gestor documental AlfrescoPortafrmas

Solución multientidad disponible para EELLIntegrada con el gestor documental

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Herramientas del gestor documental AlfrescoClasifcación orgánica + funcional

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21Octubre 2017

Herramientas del gestor documental AlfrescoClasifcación

Clasifcación orgánica + funcional

El almacenamiento de los documentos sigue la lógica orgánica que ya se está utilizando en las unidades de tramitación

Se incorpora el enfoque funcional a la estructura de almacenamiento (series documentales)

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22Octubre 2017

Herramientas del gestor documental AlfrescoClasifcación orgánica

Intervención:Control internoContabilidadHaciendaAsesoramiento económico financiero a municipios

Tesorería:TesoreríaGestiónInspecciónTributariaRecaudaciónUnidad Central de EmbargosUnidad territorial de FragaUnidad territorial de BarbastroUnidad territorial de BinéfarUnidad territorial de BoltañaUnidad territorial de JacaUnidad territorial de Monzón

Secretaría General:PersonalRegistroInteriorContrataciónJurídicaArchivo

Obras Públicas y Patrimonio:ObrasContratación ObrasTécnicos Obras

Cooperación y Planes:Cooperación PlanesCooperación Subvenciones

Cultura:Cultura

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23Octubre 2017

Herramientas del gestor documental AlfrescoClasifcación orgánica

Promoción, Desarrollo y Medio ambiente:DesarrolloTurismoProtección Civil/Perrera/Gestión AmbientalMedio AmbienteVivero/AulaNaturaleza/Féliz de AzaraJefe Sección Desarrollo

Iniciativas Locales:Iniciativas

Tecnología y comunicaciones:Tecnología y comunicaciones

Instituto de Estudios Altoaragoneses:IEA

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24Octubre 2017

Herramientas del gestor documental AlfrescoClasifcación funcional

Cuadro de clasifcación de la DPH

Serie documental

Se identifca con un número correlativo de dos dígitos que sigue a los dígitos indicativos de la subfunción. En el caso que no se hayan establecido subfunciones dentro de una función se indica esta circunstancia con dos ceros (ejemplo A010001).

A ACCIÓN Y ÓRGANOS DE GOBIERNOA01 FUNCIÓN EJECUTIVA / DIRECTIVA

A010002 Expedientes de constitución de la CorporaciónExpedientes de constitución de la CorporaciónNombramiento diputados (producidos a lo largo de la legislatura)Renuncia / Cese de diputados (producidos a lo largo de la legislatura)

A010006 Delegaciones de competencias y funcionesExpedientes de delegación de competencias y funciones a diputados o funcionarios de la Diputación

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Javier Casado Cadarso - DPH 25Octubre 2017

Repositorio documental de DPH

Carpeta de expedientes

Se basa en una estructura predefnida en la carpeta de expedientes, determinada por el cuadro de clasifcación de DPH

X 99 99 99Nivel Función Subfunción Serie documental

A ACCIÓN Y ÓRGANOS DE GOBIERNOA01 FUNCIÓN EJECUTIVA / DIRECTIVA

A010005 Decretos y resoluciones

Herramientas del gestor documental AlfrescoRepositorio documental

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Javier Casado Cadarso - DPH 26Octubre 2017

Estructura orgánica DPH

Unidad deTrabajo 1

Unidad deTrabajo 2

Catálogode

procedimientos

Cuadrode

clasificacióndocumental

ProcedimientosUT1

ProcedimientosUT2

Seriesdocumentales

UT1

Seriesdocumentales

UT2

EXP UT1 EXP UT2

Unidad deTrabajo 3

ProcedimientosUT3

Seriesdocumentales

UT3

EXP UT3

Herramientas del gestor documental AlfrescoRepositorio documental

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27Octubre 2017

Modelo de Unidad de trabajo de DPHUbicación de los expedientes electrónicos

Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica

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28Octubre 2017

Documentos y expedientes electrónicos ENIClasifcación orgánica

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Herramientas del gestor documental AlfrescoRepositorio documental

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Javier Casado Cadarso - DPH 30Octubre 2017

Repositorio documental de DPHAcceso a preproducción

http://alfresco5pre.dph.es/share/page/

Herramientas del gestor documental AlfrescoRepositorio documental

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Javier Casado Cadarso - DPH 31Octubre 2017

Repositorio documental de DPH

Herramientas

● Digitalización certifcada

● Bedel electrónico

● Documento electrónico

● Expediente electrónico

Herramientas del gestor documental AlfrescoGestor documental

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Javier Casado Cadarso - DPH 32Octubre 2017

Repositorio documental de DPH

Digitalización certifcada

● Opción disponible en el menú de cada documento● Para personal habilitado (art. 27 LPAC)

Herramientas del gestor documental AlfrescoGestor documental

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Javier Casado Cadarso - DPH 33Octubre 2017

Repositorio documental de DPHDocumento electrónico digitalizado

Herramientas del gestor documental AlfrescoGestor documental

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Javier Casado Cadarso - DPH 34Octubre 2017

Repositorio documental de DPH

Bedel electrónico

● Opción disponible para unidades administrativas1)De unidad a persona2)De persona a unidad3)De unidad a unidad

Herramientas del gestor documental AlfrescoGestor documental

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Javier Casado Cadarso - DPH 35Octubre 2017

Repositorio documental de DPH

Documento electrónico

● Conversión de documento pdf en documento electrónico administrativo

Herramientas del gestor documental AlfrescoGestor documental

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Javier Casado Cadarso - DPH 36Octubre 2017

Herramientas del gestor documental AlfrescoGestor documental

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Metadatos obligatorios del documento

electrónicoAnexo I de la NTI

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Javier Casado Cadarso - DPH 38Octubre 2017

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Javier Casado Cadarso - DPH 39Octubre 2017

Repositorio documental de DPH

Documento electrónico

Exportación de documento electrónico a fchero xml eni

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Javier Casado Cadarso - DPH 40Octubre 2017

Repositorio documental de DPH

Expediente electrónico

● Creación de expediente electrónico● Conversión de carpeta del espacio de trabajo en

expediente electrónico administrativo● Inclusión de documentos electrónicos en expedientes● Creación de expedientes en formato xml eni para

intercambio

Herramientas del gestor documental AlfrescoGestor documental

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Javier Casado Cadarso - DPH 41Octubre 2017

Herramientas del gestor documental AlfrescoGestor documental

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Javier Casado Cadarso - DPH 42Octubre 2017

Herramientas del gestor documental AlfrescoMetadatos

Metadatos obligatorios del expediente

electrónicoAnexo I de la NTI

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Javier Casado Cadarso - DPH 43Octubre 2017

Muchas gracias por su atención

Herramientas del gestor documental AlfrescoDigitalización certifcada