HORUS Sistema Integral Administrativo y Financiero de

HORUS

Sistema Integral Administrativo y Financiero de Pequeñas

Empresas

CAMILO ANDRÉS ESPITIA AGUILERA

Universidad de los Andes

Facultad de Ingeniería

Departamento de Sistemas y Computación

Bogotá D. C.

2004

HORUS

Sistema Integral Administrativo y Financiero de Pequeñas

Empresas

CAMILO ANDRÉS ESPITIA AGUILERA

Tésis para optar por el título de Ingeniero de Sistemas y

Computación

Asesor: José Abásolo Prieto

Universidad de los Andes

Facultad de Ingeniería

Departamento de Sistemas y Computación

Bogotá D. C.

2004

A mis padres, por darme las herramientas

para encontrar el camino y a mi abuelita

que no alcanzo a verme al final de él.

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a mi asesor de tesis José Abásolo por haberme ayudado cuando lo necesité

durante el largo proceso de definición y desarrollo de este proyecto.

Quiero agradecer también al Contador Pedro Umbarila Umbarila, quien desinteresadamente

me brindó su ayuda para entender como funcionan las diferentes aplicaciones que aquí se

presentan y a mi padre que siempre estuvo dispuesto a aclararme las dudas de última hora.

Finalmente reconozco a mis padres el esfuerzo realizado por ayudarme en la revisión final

del documento, como a mis hermanos por tener paciencia durante las incontables horas de

computador acaparadas por mi trabajo.

Tabla de Contenidos

1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................. 6 2. OBJETIVO GENERAL...................................................................................................... 7 3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................. 8 4. JUSTIFICACIÓN............................................................................................................... 8 5. ALCANCE ......................................................................................................................... 8 6. MARCO TEÓRICO........................................................................................................... 9

6.1 ERP............................................................................................................................... 9 6.2 ESTADO DEL ARTE.................................................................................................. 9

6.2.1 SAP...................................................................................................................... 10 6.2.2 SIIGO................................................................................................................... 10 6.2.3 Helisa ................................................................................................................... 11

6.3 CONCEPTOS............................................................................................................. 12 6.3.1 Cartera.................................................................................................................. 12 6.3.2 Clientes ................................................................................................................ 12 6.3.3 Facturas................................................................................................................ 13 6.3.4 Inventario............................................................................................................. 14 6.3.5 Nómina ................................................................................................................ 15 6.3.6 Contabilidad......................................................................................................... 16

7. HORUS: Sistema Integral Administrativo y Financiero de Pequeñas Empresas............. 18 7.1 USUARIOS DEL SISTEMA..................................................................................... 18 7.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES .................................................................... 18

7.2.1 Cartera.................................................................................................................. 18 7.2.2 Clientes ................................................................................................................ 23 7.2.3 Facturas................................................................................................................ 31 7.2.4 Inventario............................................................................................................. 36 7.2.5 Nómina ................................................................................................................ 49 7.2.6 Contabilidad......................................................................................................... 59

7.3 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES.............................................................. 71 7.4 DISEÑO...................................................................................................................... 72

7.4.1 Diagrama de clases .............................................................................................. 72 7.4.1.1 Inventario...................................................................................................... 72 7.4.1.2 Contabilidad.................................................................................................. 73

7.4.2 Diagramas de secuencia....................................................................................... 74 7.4.2.1 Inventario...................................................................................................... 74 7.4.2.2 Contabilidad.................................................................................................. 79

7.4.4 Arquitectura de la aplicación ............................................................................... 85 7.4.5 Base de datos ....................................................................................................... 86

7.4.5.1 Inventario...................................................................................................... 86 7.4.5.2 Contabilidad.................................................................................................. 92

8. CONCLUSIONES............................................................................................................ 99 9. REFERENCIAS ............................................................................................................. 100

6

1. INTRODUCCIÓN

Los programas contables han ido evolucionando con el tiempo para abarcar no solo la

información financiera de la empresa sino también la administrativa, llevando a mejorar la

productividad y la gestión. Estos programas ahora llamados ERP (Enterprise Resource

Planning) buscan ser una herramienta que va más allá de almacenar diferentes movimientos

contables, ya que permiten a la gerencia tomar decisiones más fácilmente al presentar la

información de una manera más intuitiva.

Un reto para las empresas que desarrollan estos programas es que no todas las compañías

son iguales, ya sea por la forma como manejan la información o por su actividad

económica, debido a esto todos los esfuerzos están enfocados a desarrollar aplicaciones lo

suficientemente genéricas y parametrizables como para que se puedan adaptar a los

diferentes tipos de organizaciones, creando módulos especiales para cada caso especial.

Otra característica fundamental que deben tener estos productos es que deben poder crecer

con la empresa, ya que estas con el tiempo aumentarán sus necesidades de almacenamiento

de información y número de usuarios.

La popularidad de estos programas ha llevado a que sea más difícil para los empresarios

escoger entre las múltiples opciones, no solo porque pueden ofrecerles funciones que no

necesiten sino por los precios que pueden llegar a alcanzar estos productos.

Teniendo en cuenta lo anterior, se busca desarrollar un sistema enfocado a MiPymes, que

las ayude en el manejo administrativo y financiero más no en el “core” del negocio. Se

enfoca además en empresas comerciales debido al manejo que se hace del inventario, ya

que para el caso de las empresas industriales habría que distinguir entre productos

terminados y materias primas, y para las empresas de servicios el manejo del inventario es

demasiado exhaustivo.

El sistema permite manejar algunas aplicaciones básicas, la contabilidad y otro módulo que

permite la generación de reportes dinámicos por medio de tablas y cuadros.

7

La contabilidad básica permitirá manejar todas las cuentas que se relacionen con los

módulos de la empresa que se utilicen; por ejemplo, para nómina se manejarán las cuentas

cesantías, intereses de cesantías, primas de servicio, etc., que son las que se necesitan para

el manejo de los empleados. Este módulo permitirá también la generación de balances,

estado de resultados y cierres de período. Además permite que se carguen los valores

iniciales cuando se comienza a usar del sistema.

Las aplicaciones adicionales que se incluyen son la de cartera que permite llevar un control

de las deudas de los clientes y del calendario tributario. El módulo de clientes facilita la

inserción de información en el módulo de facturas y además permite la generación de

reportes que se pueden usar por ejemplo en mercadeo. El módulo de facturación, ayudado

con la información disponible en los módulos de inventario y clientes. El módulo de

inventario permite llevar un registro de la mercancía disponible así como de su precio de

venta. El módulo de nómina permite llevar el control de toda la información contable para

el manejo de usuarios.

La generación de reportes se podrá realizar tanto sobre la información almacenada por cada

módulo como por la almacenada por la contabilidad y como indiqué anteriormente los

reportes que se generen pueden ser tablas o cuadros.

2. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un sistema para el manejo integrado de aplicaciones administrativas y

financieras de pequeñas empresas, enfocándolo principalmente a empresas comerciales,

pero con posibilidad de extenderse para el uso de empresas industriales o de servicios.

8

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Documentar los requerimientos funcionales y no funcionales para cada uno de los

procesos que se van a apoyar.

• Definir una arquitectura modular organizada alrededor de una base de datos común,

por medio del uso de interfaces.

• Tener un sistema que pueda ser instalado y usado tanto en Linux como en Windows.

• Desarrollar dos módulos básicos que soporten o faciliten el uso de otros.

• Hacer un sistema con código abierto que permita a cada empresa agregarle mayor

funcionalidad o ajustarlo aun más a su medida.

4. JUSTIFICACION

Cada día las empresas pequeñas han visto la necesidad de acceder a programas que les

ayuden con el manejo financiero y administrativo. Además un informe del DANE del año

2002 muestra que hay un amplio mercado para este tipo de aplicaciones no solo porque hay

496.963 MiPymes comerciales, lo que representa más del 90% de las empresas existentes

en el país, sino porque al menos la mitad no lleva una contabilidad [1].

Se busca también poder ayudarles a estas empresas a integrar en un solo sistema toda la

información financiera y administrativa, para permitirle a esta organizarse mejor y así

ayudarle a conocer exactamente con que recursos dispone.

5. ALCANCE El sistema se constituirá de los siguientes módulos que serán llevados hasta la etapa de

análisis a excepción de los módulos de inventario y contabilidad que serán llevados hasta la

etapa de pruebas: nómina, flujo de caja, facturas, cartera, presupuesto, generador de

reportes y contabilidad.

9

Los módulos de contabilidad y de inventario serán documentados e implementados en su

totalidad y se realizaran pruebas sobre ellos. La documentación incluye diagramas de

secuencia, diagrama de clases y casos de uso. También se documentaran las bases de datos

usadas en la implementación de los mismos y una explicación de la arquitectura escogida

para la implementación de la aplicación.

6. MARCO TEORICO

6.1 ERP Los ERP (Enterprise Resource Planning) o Aplicaciones de Planificación de Recursos

Empresariales son sistemas que están interrelacionados entre si, formando un único sistema

integral que busca abarcar todas las áreas de información de la organización entre las que

están: compras, ventas, producción, recursos humanos y finanzas, que a su vez tiene las

siguientes áreas: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios y activos fijos [2].

Los ERP han ido evolucionando desde el manejo de inventarios en los años 60`s, pasando

luego en los 70’s a planificar la necesidades de manejo de materia prima en la empresa,

siguiendo en los 80’s, el concepto de integración fue evolucionando no solo para abarcar

los procesos de producción sino también los de logística y finalmente los ERP se llamaron

como tal cuando abarcaron todas las áreas de información de la empresa [2].

El líder mundial en este tipo de aplicaciones es el gigante alemán SAP que fue en parte el

creador del concepto, seguido por Oracle Corp, PeopleSoft Inc., Baan Co. NV, J.D.

Edwards & Co y Navision comprado por Microsoft [3].

6.2 ESTADO DEL ARTE

A continuación se muestran algunos ERP, entre los que están el mejor a nivel mundial y

dos sistemas colombianos reconocidos.

10

6.2.1 SAP El sistema mySAP buscar redefinir los ERP con características y funciones que buscan dar

soporte a las siguientes actividades del negocio como:

• Ofrecer herramientas que permitan a cada empleado desarrollarse en su entorno de

trabajo [4].

• Herramientas de análisis que brinden soporte a la administración estratégica la empresa,

análisis operacional, análisis de la fuerza de trabajo y análisis financiero [4].

• Tiene utilidades que buscan automatizar el manejo contable y financiero que permiten

tener un conocimiento más profundo de la empresa [4].

• Trae funciones que dan soporte al manejo del ciclo de vida del empleado, al despliegue

de la fuerza de trabajo y manejo de la nomina con el fin de maximizar la fuerza de

trabajo [4].

• Permite manejar el flujo logístico de los ciclos del negocio, como son el de realizar una

compra o un pedido [4].

• Manejo de servicios corporativos como: servicios centralizados y descentralizados para

manejar las propiedades inmobiliarias; ambientes, salud, y seguridad; incentivos y

comisiones; y viajes corporativos [4].

Como se puede ver mySAP ofrece una amplia funcionalidad soportada por su vasta

experiencia y aunque esta puede ser la salvación para una empresa, su costo es bastante

elevado llegando a ser de 500 mil dólares aproximadamente contando servicios,

entrenamiento y consultoría, lo que lo deja absolutamente fuera del alcance de las pequeñas

y medianas empresas [5].

6.2.2 SIIGO

SIIGO es una aplicación administrativa que permite llevar un registro detallado de las

operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la

administración de negocios [6]. Algunas de sus características son:

11

• Se compone de 14 módulos que le permiten controlar con sumo detalle todas las áreas

de la empresa [6].

• Es un sistema integral que maneja toda la información de la empresa, lo que permite

tener toda la información actualizada cada vez que se inserta un documento. Además de

ser integral permite obtener rápidamente consolidadas todas las cifras lo que evita tener

hacer las digitaciones solo una vez y no varias en diferentes módulos independientes

[6].

• Almacena información histórica del comportamiento de las cifras a través del año,

además permite que se puedan actualizar los movimientos de cualquier mes sin tener

que realizar procesos engorrosos [6].

• Permite hacer proyecciones sobre la información almacenada para poder determinar el

impacto de las decisiones, además se pueden importar los datos a Excel para poder

hacer un manejo más cómodo de la información [6].

• Puede manejar múltiples empresas y diferentes monedas, permitiendo mostrar

información de manera individual o consolidada [6].

• Ofrece seguridad a los datos al permitir que solo personal autorizado tenga acceso o

pueda manipular la información [6].

Finalmente es un producto bastante robusto dado por la experiencia de estar 15 años en el

mercado, lo que le permite tener un conocimiento muy vasto del mercado colombiano.

6.2.3 Helisa

Finalmente Helisa es otro ERP que ha ido evolucionando desde 1988, también con una

amplia experiencia en el mercado, pero menos reconocido que el anterior [7]. Entre sus

principales características se encuentran:

• Es un sistema que soporta las siguientes plataformas en ambientes monousuario o

multiusuario: DOS, Windows, NT y Novell [7].

• Permite manejar hasta 99 empresas, permitiendo consolidar la información de todas las

empresas o todos los módulos, presentando una contabilidad independiente [7].

12

• Incluye un editor de texto que permite definir todo tipo de documentos [7].

• Es parametrizable y permite modificar la información de períodos anteriores [7].

• Permite exportar e importar información a través de archivos planos [7].

• Los módulos existentes son: contabilidad, facturación, inventario, administración

kardex, cuenta cero y nomina [7].

6.3 CONCEPTOS

6.3.1 Cartera El módulo de cartera se encarga de manejar tanto las deudas que tiene la empresa como las

que adquieren los clientes con esta y se manejan dos tipos de documentos: las letras de

cambio y los pagarés [8].

La contabilización de las deudas se hace dependiendo si se tiene un documento legal que

las soporte o no; las que tienen un documento legal de soporte se almacenan en cuentas por

cobrar o cuentas por pagar corrientes, y las que no se almacenan en cuentas por pagar o

cobrar ordinarias [8].

El módulo de cartera permitirá hacer un análisis de las cuentas por cobrar o pagar,

totalizado por cliente, por zona, por vendedor, por proveedor, o por clasificación de cliente.

Manejará también para efectos tributarios un calendario con información sobre IVA,

descuentos, retenciones y acumulado bimensual del IVA.

6.3.2 Clientes El módulo de clientes fue pensado inicialmente para poder facilitar el manejo de los

clientes que se tienen a la hora de agregar una factura, pero dado que su manejo es muy

similar al de los proveedores se extendería su uso y pasaría a llamarse terceros.

La flexibilidad de este módulo permite que se le puedan agregar los campos de información

que se deseen por lo que es altamente configurable.

13

Adicionalmente permitirá generar reportes sobre los mismos con el fin de organizarlos por

ejemplo: por zona, por vendedor, por incumplimiento, por vencimiento o cualquier otra que

se encuentre dentro de los campos del mismo o relacionada con los demás módulos.

6.3.3 Facturas

En el módulo de facturas permitirá manejar todas las ventas de la empresa y en conjunto

con el módulo de cartera podrá manejar las ventas a plazos y a crédito. Este módulo estará

estrechamente ligado también con el de inventario y con el de clientes. Junto con el módulo

de inventario, permitirá a la empresa vender productos que se encuentren efectivamente en

bodega y facilitará al usuario al igual que el módulo de clientes el llenado de las facturas.

En el siguiente cuadro se muestra una definición de lo que son las ventas y cómo están

conformadas. Se muestra a dónde pueden estar destinadas las ventas, también cómo puede

ser la forma de pago de un cliente y además el plazo en cual puede realizar el pago. En

general el cuadro muestra lo que debería incluir todo ERP que desee incluir un módulo de

ventas, por lo pronto el sistema diseñado en este trabajo no soporta como medio de pago la

permutación por otro bien o servicio [9].

14

A continuación se muestra como están conformadas las ventas de una empresa:

Figura 1. Definición ventas [9]

El módulo de facturas permitirá guardar los registros de la mercancía comprada por los

clientes. El módulo permitirá crear o modificar sus campos1, hacer un seguimiento histórico

de movimientos, podrá generar estadísticas de ventas por cliente o por campos

personalizados y por último generar un informe de los clientes inactivos.

El módulo tendrá por sentado los siguientes parámetros inmodificables por ser estos

obligatorios: número consecutivo, régimen, autorización DIAN para numeración, nombre,

apellido, discriminando el valor unitario, total e IVA.

6.3.4 Inventario

La función primordial de módulo inventario es la de brindar apoyo al módulo de facturas ya

que el usuario escoge un producto del catálogo y éste le genera la factura correspondiente.

1 A excepción de los campos obligatorios que se relacionan más adelante.

Ventas

Lugar de destino

Plazo para el pago

Medio de pago

Nacionales

Exportaciones

De contado A crédito

A plazos

Con dinero o cheque

Permuta por otro bien o servicio

15

El módulo tiene las siguientes características: maneja tres formas de valoración de

mercancías que son: PROMEDIO, FIFO y LIFO; permite tener un registro de toda la

mercancía entrante y saliente, clasificándola como venta, compra, robo, etc. y el usuario

tiene la libertad además de poder definir las unidades en las cuales venderá su mercancía.

La taxonomía usada para la clasificación de la mercancía que permite tener tres niveles de

clasificación que pueden ser definidas de acuerdo a las necesidades de cada empresa [10]:

Figura 2. Taxonomía productos

6.3.5 Nómina

El módulo de nómina permitirá el manejo de toda la información relacionada con el pago

de salarios a empleados.

Para poder tener un manejo completo de la nómina de una empresa y poder manejar la

mayoría de las alternativas que se puedan presentar en el mercado, se deben tener en cuenta

los siguientes campos: nombre, cargo, fecha de ingreso, sueldo mensual, días trabajados,

comisiones, básico, horas extras, dominicales y festivos, auxilio de transporte, total

devengado, EPS, ARS, retención en la fuente, aportes a pensiones, anticipos, descuentos

por libranza, total deducciones y neto a pagar.

También hay que tener en cuenta quien debe pagar los aportes y el porcentaje, además de

cuándo se le deben pagar algunas prestaciones. Por ejemplo, para el pago de intereses por

cesantías el empleador debe pagar el 12% del salario al final del año, las primas de

16

servicios se deben pagar a mitad y al final del año, los aportes a la EPS corresponden al

12% del salario y lo pagan 1/3 el trabajador y 2/3 el empleador, los aportes a pensiones

corresponden al 14.5% del salario y lo pagan 25% el trabajador y 75% el empleador, los

seguros de riesgos profesionales (ARS) los paga el empleador dependiendo del tipo de

riesgo y finalmente las prestaciones extralegales son las que decida el empleador. Hay que

tener en cuenta que estos no son los únicos descuentos y que los montos de descuento y de

pago pueden cambiar por lo que el módulo debe poder soportarlos.

Adicionalmente el módulo permitirá discriminar los descuentos generados por los aportes,

hará un cálculo de los aportes y un cálculo de las cesantías y sus correspondientes intereses.

6.3.6 Contabilidad

El módulo de contabilidad permitirá registrar todos los movimientos contables que se

generen debido a las transacciones que se realicen en la aplicación. Estas transacciones

serán todas las que se generen en los módulos descritos anteriormente como el de cartera,

nómina, inventario y facturas.

El registro de estas transacciones será transparente para el usuario ya que él no tendrá que

actualizar los registros contables luego de cada transacción, estos se harán

automáticamente. Para esto, el usuario deberá definir previamente al uso de la aplicación

las cuentas temporales que se usarán para organizar y contabilizar las transacciones

generadas. La razón de esto es que por ejemplo si en el caso del inventario se desea tener

por separado un registro de las compras, las ventas y en otra cuenta las pérdidas de

mercancía por concepto de robo o pérdidas, este registro se debe hacer en cuentas

separadas. Debido a que no hay un estándar que defina exactamente a que cuenta deben ir

los registros generados por estos conceptos, el usuario podrá asignar libremente la cuenta

en la que serán cargados.

El usuario podrá también consultar los registros por día, mes o año y adicionalmente podrá

organizar esta información para poder verla por cuenta, en forma de un balance o de Estado

de Resultados.

17

Para la organización del catálogo de cuentas se usarán los siguientes niveles [11]:

Clase: El primer dígito.

Grupo: Los dos primeros dígitos.

Cuenta: Los cuatro primeros dígitos.

Subcuenta: Los seis primeros dígitos.

De acuerdo a lo anterior las clases que identifican al primer dígito son [11]:

Clase 1: Activo

Clase 2: Pasivo

Clase 3: Patrimonio

Clase 4: Ingresos

Clase 5: Gastos

Clase 6: Costos de ventas

Clase 7: Costos de producción o de operación

Clase 8: Cuentas de orden deudoras

Clase 9: Cuentas de orden acreedoras

Finalmente se podrá hacer el cierre de las cuentas de acuerdo al período definido por el

usuario, este cierre consiste en sacar los totales de las cuentas temporales generadas por el

manejo de inventarios, impuestos, ajustes por inflación, etc. y que pertenezcan a las clases

4, 5, 6 y 7 para poder armar el Estado de Resultados. Con los totales obtenidos se arma el

Balance General con las clases 1, 2 y 3.

18

7. HORUS: Sistema Integral Administrativo y Financiero

de Pequeñas Empresas 7.1 USUARIOS DEL SISTEMA Básicamente hay dos tipos de usuarios que interactuarán con la aplicación:

• Administrador: Es la persona encargada de brindar soporte a la aplicación, además de

ajustar todos los parámetros necesarios para el funcionamiento de la aplicación acorde a

las necesidades de la empresa.

• Auxiliar contable: Se encarga de registrar y obtener listados de toda la información en

el sistema.

• Usuario generador de reportes: Es el que solamente puede consultar la información

disponible en la aplicación.

7.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES 7.2.1 Cartera

Administrador

CU 1 Agregar Fecha

CU 2 Modificar Fecha

CU 3 Agregar Cuenta

CU 4 Modificar Cuenta

Auxiliar Contable

Figura 3. Casos de uso módulo cartera

Nombre del Caso

de Uso

Agregar Fecha

Actores Administrador y Auxil iar contable

Resumen Agrega una fecha al calendario tributario que puede ser IVA, descuentos,

retenciones y acumulado bimensual del IVA

19

retenciones, y acumulado bimensual del IVA.

Curso básico de

eventos

• Se ingresa al sistema con el usuario y la contraseña.

• Se selecciona en el menú el módulo de cartera y luego la función de

agregar fecha.

• Se selecciona la fecha del calendario en la que se desea agregar el

evento.

• Se coloca el nombre del evento que aparecerá en el calendario y luego

una descripción del mismo.

• Se hace click en el botón enviar para procesar la información.

• Se ha agregado el evento al calendario y se le informa al usuario que fue

exitosa la operación.

Caminos

alternativos

El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.

Caminos de

excepción

• El usuario selecciona un día o un mes que no corresponden al día o mes

seleccionados, por lo que el sistema le indicará que debe seleccionarlos

de nuevo. • El usuario selecciona un año inferior al año en curso, por lo que el

sistema le indicará el error para que lo corrija. • El usuario no coloca ningún nombre al evento, por lo que el sistema le

informará del error y le permitirá insertar un nombre.

Puntos de

Extensión

No aplica

Suposiciones El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder ingresar al

sistema.

Precondiciones true

PostCondiciones Se habrá agregado un evento al calendario.

Criterios de

aceptación

Habrá una pantalla de confirmación que le indicará que el evento fue

agregado al calendario satisfactoriamente.

Nombre del Caso

de Uso

Modificar Fecha


Resumen Modifica una fecha del calendario tributario que puede ser de IVA,

descuentos, retenciones, y acumulado bimensual del IVA.

20

Curso básico de

eventos



modificar fecha.

• Se selecciona la fecha en el calendario que se desea modificar.

• Si se desea se modifica el nombre y la descripción del evento.


• Se ha modificado el evento del calendario y se le informa al usuario que

fue exitosa la operación.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

• El usuario no coloca ningún nombre al evento por lo que el sistema le

informará del error y le permitirá insertar un nombre.

Puntos de

Extensión

No aplica

Suposiciones El usuario debe tener un login y una contraseña valida para poder ingresar al

sistema.

Precondiciones true

PostCondiciones Se habrá modificado un evento del calendario.

Criterios de

aceptación

Habrá una pantalla de confirmación que le indicara que el evento fue

modificado en el calendario satisfactoriamente.

Nombre del Caso

de Uso

Agregar Cuenta


Resumen Agrega una cuenta por cobrar de un cliente.

Curso básico de

eventos



agregar cuenta.

• Si el cliente no existe se le pide que inserte los datos básicos del mismo,

de lo contrario selecciona un cliente existente.

• Selecciona la fecha de pago de la cuenta.

• Inserta el monto de la deuda.


21

• Se ha agregado la cuenta y se le informa al usuario del éxito de la

operación.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción


seleccionados, por lo que el sistema le indicará que debe seleccionarlos

de nuevo. • El usuario selecciona un año inferior al año en curso por lo que el

sistema le indicará el error para que lo corrija. • El usuario no coloca ningún monto del valor de la deuda o coloca un

valor negativo o inválido (números y letras), por lo que el sistema le

informa del error y le permite corregir el problema.

• El cliente no existe en el sistema por lo que se le indica al usuario que

debe crearlo primero.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones El cliente del que se va a registrar la cuenta debe haber sido previamente

creado.

PostCondiciones Se habrá agregado una nueva cuenta a un cliente.

Criterios de

aceptación

Habrá una pantalla de confirmación que le indicará que la cuenta fue

agregada al cliente satisfactoriamente.

Nombre del Caso

de Uso

Modificar Cuenta


Resumen Modifica la fecha de pago de una cuenta por cobrar de un cliente.

Curso básico de

eventos



agregar cuenta.

• Se selecciona el cliente del que se quiere modificar la cuenta.

• Selecciona la fecha de pago de la cuenta.


22

• Se ha agregado la cuenta y se le informa al usuario del éxito de la

operación.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción


seleccionados, por lo que el sistema le indicara que debe seleccionarlos

de nuevo. • El usuario selecciona un año inferior al año en curso por lo que el

sistema le indicará el error para que lo corrija.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones El cliente del que se va a registrar la cuenta debe haber sido previamente

creado, al igual que la cuenta.

PostCondiciones Se habrá modificado la cuenta de un cliente.

Criterios de

aceptación

Habrá una pantalla de confirmación que le indicará que la cuenta fue

modificada satisfactoriamente.

23

7.2.2 Clientes

CU 4 Agregar Cliente

CU 5 Modificar Cliente

CU 6 Cambiar Estado ClienteAuxiliar Contable

Administrador

CU 7 Agregar Campo Cliente

CU 8 Modificar Campo Cliente

CU 9 Cambiar Estado CampoCliente

CU 2 Consultar Clientes

CU 1 Listar Clientes

CU 3 Mostrar Informacion Cliente

Usuario Generador de Reportes

<<include>>

<<include>>

Figura 4. Casos de uso módulo clientes

Nombre del Caso

de Uso

Listar Clientes

Actores Administrador, Auxil iar contable y Usuario Generador de Reportes

Resumen Permite organizar los clientes por zona, por vendedor, por cumplimiento, y

por otra clasificación personalizada.

Curso básico de

eventos


• Se selecciona en el menú el módulo de clientes y luego la función de

listar clientes.

• Se selecciona el fi l tro a usar para mostrar los clientes.


• Se muestra una lista de los clientes de acuerdo al fi l tro aplicado.

Caminos

alternativos


24

Caminos de

excepción

• El usuario coloca una combinación de fi ltros inválida, por lo que se le

informa del error y se le da la oportunidad para que pueda modificar los

fi ltros.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones Hay clientes registrados en el sistema.

PostCondiciones Se habrá mostrado una lista con los clientes indicados por el fi l tro.

Criterios de

aceptación

Si la selección de fi ltros es correcta y hay clientes que cumplan con los

criterios indicados, se mostrará un listado con los nombres de los clientes

sobre los cuales se podrá consultar información adicional haciendo clic en el

nombre.

Nombre del Caso

de Uso

Consultar Clientes


Resumen Permite hacer búsquedas en las que el usuario debe introducir algún texto

para que este sirva como criterio para realizar las búsquedas.

Curso básico de

eventos



consultar clientes.

• Se introduce el texto que servirá para realizar la búsqueda.

• Se selecciona sobre que campo se quiere realizar la búsqueda.


• Se muestra una lista de los clientes de acuerdo al criterio aplicado.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

25


PostCondiciones Se habrá mostrado una lista con los clientes indicados por el criterio de

búsqueda.

Criterios de

aceptación

Si el criterio de búsqueda arroja resultados se mostrará un listado con los

nombres de los clientes sobre los cuales se podrá consultar información

adicional haciendo clic en el nombre.

Nombre del Caso

de Uso

Mostrar Información Cliente


Resumen Muestra la información disponible del cliente, como dirección, teléfono, etc.

Curso básico de

eventos



mostrar información cliente.

• Se entra a los casos de uso listar clientes y consultar clientes, para

luego aplicar algún criterio de búsqueda para finalmente mostrar una

tabla de clientes.

• Se hace click sobre el nombre del cliente.

• Se despliega la información básica del cliente.

Caminos

alternativos


Se puede acceder desde los casos de uso listar y consultar clientes.

Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.


PostCondiciones Se habrá mostrado toda la información básica disponible del cliente.

Criterios de

aceptación

Se abre una página con la información disponible del cliente.

26

Nombre del Caso

de Uso

Agregar Cliente


Resumen Agrega un cliente

Curso básico de

eventos



agregar cliente.

• Se pide al usuario que llene los campos de texto requeridos de acuerdo

a la información solicitada

• Se hace click sobre le botón enviar para procesar la información.

• Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el cliente fue

ingresado satisfactoriamente.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

El formato de la información insertada en los campos de texto no

corresponde al formato existente en la base de datos, por lo que se le pide al

usuario que rectifique la información suministrada.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá desplegado una página que indicará que la inserción ha sido

satisfactoria.

Criterios de

aceptación

Se muestra una página que indica que la inserción fue satisfactoria.

Nombre del Caso

de Uso

Modificar Cliente

Actores Administrador y Auxil iar Contable

Resumen Modifica un cliente

Curso básico de

eventos



modificar cliente.

27

• El usuario selecciona un cliente del que desee modificar la información.




• Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el cliente fue

modificado satisfactoriamente.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción




Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá modificado la información del cliente.

Criterios de

aceptación

Se muestra una página que indica que la modificación fue satisfactoria.

Nombre del Caso

de Uso

Cambiar Estado Cliente

Actores Administrador

Resumen Modifica el estado de un cliente.

Curso básico de

eventos



cambiar estado cliente.

• El usuario selecciona un cliente del que desee modificar el estado.

• El usuario modifica el estado del cliente.


• Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el estado del

usuario fue modificado satisfactoriamente.

Caminos El usuario puede decidir si cambiar de función o de módulo.

28

alternativos

Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá modificado el estado del cliente.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Agregar Campo Cliente


Resumen Agrega un campo a un cliente.

Curso básico de

eventos



agregar campo cliente.

• El usuario inserta el nombre del campo a almacenar.

• El usuario selecciona el tipo de campo de datos.

• El usuario selecciona el orden en que va a ser mostrado el campo.


• Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el campo del

cliente fue creado satisfactoriamente.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

Si el usuario no inserta o selecciona algún campo se le pide que lo haga.

Si el usuario no coloca caracteres alfanuméricos o coloca espacios en el se

le pide que rectifique la información.

Puntos de

Extensión

No aplica

29


sistema.

Es deseable que la creación de campos de clientes se haga con la tabla de

clientes vacía, para evitar huecos en la información almacenada.

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá agregado un campo al cliente.

Criterios de

aceptación

Se muestra una página que indica que creación del campo fue satisfactoria.

Nombre del Caso de Uso

Modificar Campo Cliente


Resumen Modificar un campo de un cliente.

Curso básico de eventos



modificar campo cliente.

• El usuario puede modificar el nombre del campo a almacenar.

• El usuario puede seleccionar el orden en que va a ser mostrado el

campo.



cliente fue modificado satisfactoriamente.

Caminos alternativos


Caminos de excepción




Puntos de Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá modificado el campo del cliente.

Criterios de aceptación


30

Nombre del Caso

de Uso

Cambiar Estado Campo Cliente


Resumen Modifica el estado de un campo de un cliente para dejarlo inactivo o activo

para mostrarlo o no, cuando se consulte la información del mismo.

Curso básico de

eventos



Cambiar Estado Campo Cliente.

• El usuario puede modificar el estado del campo.



cliente fue modificado satisfactoriamente.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá modificado el campo del cliente.



31

7.2.3 Facturas

Administrador

CU 1 Agregar Camp

CU 2 Modificar Camp

CU 3 Agregar Factur

CU 4 Anular Factur

CU 5 Listar Factura Auxiliar Contable

CU 6 Mostrar Informacion Factu

Usuario Generador de Reporte

Figura 5. Casos de uso módulo facturas

Nombre del Caso

de Uso

Agregar Campo


Resumen Agrega un campo a una factura.

Curso básico de

eventos


• Se selecciona en el menú el módulo de facturas y luego la función de

agregar campo.

• El usuario inserta el nombre del campo a almacenar.

• El usuario selecciona el tipo de campo de datos.

• El usuario selecciona el orden en que va a ser mostrado el campo.



cliente fue creado satisfactoriamente.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción




32

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Es deseable que la creación de campos de las facturas se haga con la tabla

de facturas vacía, para evitar huecos en la información almacenada.

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá agregado un campo a la factura.

Criterios de

aceptación

Se muestra una página que indica que la creación del campo fue

satisfactoria.

Nombre del Caso

de Uso

Modificar Campo


Resumen Modificar un campo de una factura.

Curso básico de

eventos



Modificar Campo.

• El usuario puede modificar el nombre del campo a almacenar.

• El usuario puede seleccionar el orden en que va a ser mostrado el

campo.

• El usuario puede cambiar el estado del campo para decidir si este va a

ser mostrado en la factura o no.


• Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que el campo de

la factura fue modificado satisfactoriamente.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción




Puntos de

Extensión

No aplica

33


sistema.

Precondiciones Trae

PostCondiciones Se habrá modificado el campo de la factura.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Agregar Factura


Resumen Agrega una factura.

Curso básico de

eventos



agregar factura.




• Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que la factura fue

ingresada satisfactoriamente.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción




Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá desplegado una página que indicara que la inserción ha sido

satisfactoria.

Criterios de

aceptación

Se muestra una página que indica que la inserción fue satisfactoria.

34

Nombre del Caso

de Uso

Anular Factura


Resumen Anula una factura, con lo que esta no queda registrada en la contabilidad.

Curso básico de

eventos



anular factura.

• El usuario selecciona la factura que desee anular. No se muestran las

facturas que ya han sido anuladas.

• Anula la factura con el fin de que no quede registrada en la contabilidad.


• Se despliega una pantalla de confirmación para indicar que la factura fue

anulada satisfactoriamente.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá anulado la factura.

Criterios de

aceptación

Se muestra una página que indica que la factura fue anulada.

Nombre del Caso

de Uso

Listar Facturas


Resumen Muestra una lista de las facturas que puede ser fi ltrada de acuerdo criterio o

criterios seleccionados.

35

Curso básico de

eventos



listar facturas.

• Si se desea se puede seleccionar uno o varios fi ltros, o insertar una

cadena para hacer alguna búsqueda sobre los campos de la factura.


• Se muestra una lista de las facturas de acuerdo al fi l tro aplicado.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

• El usuario coloca una combinación de fi ltros invalida, por lo que se le

informa del error y se le da la oportunidad para que pueda modificar los

fi ltros.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones Hay facturas presentes en el sistema.

PostCondiciones Se habrá mostrado una lista con las facturas indicadas por el fi l tro.

Criterios de

aceptación

Si la selección de fi ltros es correcta y hay facturas que cumplen con los

criterios indicados, se mostrará un listado con la información básica sobre la

cual se podrá profundizar haciendo click sobre la misma.

Nombre del Caso

de Uso

Mostrar Información Factura


Resumen Muestra la información disponible de una factura como número consecutivo,

régimen, etc.

Curso básico de

eventos



mostrar información factura.

• Se entra a los casos de uso listar facturas, para luego aplicar algún

criterio de búsqueda para finalmente mostrar una tabla de facturas.

• Se hace click sobre la factura.

• Se despliega la información disponible de la factura.

36

Caminos

alternativos


Se puede acceder desde los casos de uso listar facturas.

Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones Hay facturas registradas en el sistema.

PostCondiciones Se habrá mostrado toda la información básica disponible de la factura.

Criterios de

aceptación

Se abre una página con la información disponible de la factura.

7.2.4 Inventario

Auxiliar Contable Administrador

CU 1 Registro de Mercancia

CU 2 Ajuste Registro deMercancias

CU 3 Creacion de Karde

CU 4 Modificacion del Karde

CU 5 Consultar Producto

CU 6 Mostrar informacion Produc

CU 7 Agregar Clasificacion

CU 8 Modificar Clasificacio

CU 9 Agregar Unidad

CU 10 Eliminar Unidad

CU 10 Cargar Archiv

CU 11 Ver Arvhivos Pendient


<<include>>

Figura 6. Casos de uso módulo inventario

37

Nombre del

Caso de Uso

Registro de mercancía


Resumen Registra toda la mercancía que entra o sale del inventario para la venta,

clasificándola por compra, venta, robo, donación, devolución de un cliente,

devolución a un proveedor, daños o siniestro.

Curso básico de

eventos


• Se selecciona en el menú el módulo de inventario y luego la función de

registro de mercancía.

• Se selecciona el tipo de registro a ingresar.

• Dependiendo del tipo de registro se le muestra al usuario el campo

tercero, los demás campos se le muestran para que llenar la información.

• El usuario coloca la fecha de entrada de la mercancía.

• El usuario coloca el número del documento con que se registro el

movimiento de la mercancía.

• El usuario coloca el costo unitario de la mercancía que va a ser

registrada.

• El usuario coloca la cantidad de mercancía que va a ser registrada.

• Dependiendo del caso si se coloca el tercero que puede ser un cliente o

un proveedor.

• Se coloca el código del articulo del cual se está registrando el movimiento

en el inventario.

• Se hace click en el botón enviar para proceder al procesar los datos-

• Se muestra una pantalla de confirmación en la que se le dice al usuario

que la operación fue exitosa.




Si coloca un día que no corresponde a un mes entonces el sistema le indica el

error y le insta a corregirlo.

Si el usuario inserta valores que no corresponden al formato disponible en la

base de datos el sistema le indicará el error al usuario y le permite cambiarlo.


No aplica


sistema.

Debe haber definidos previamente tanto productos como tipos de registros

para que se pueda llevar a cabo la operación.

38

Precondiciones Hay productos registrados en el sistema y se ha definido un sistema de

valoración de mercancía.

PostCondiciones Se habrá insertado un registro de mercancía


Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación.

Nombre del Caso

de Uso

Ajuste registro de mercancía


Resumen Si se cometen errores al registrar la cantidad de mercancía que fue

registrada se puede modificar la misma mediante un ajuste.

Curso básico de

eventos



ajuste registro de mercancía.

• Se selecciona el artículo del que se quiere ajustar el registro.

• Se selecciona el tipo de registro a ajustar.

• Se selecciona el registro a ajustar.

• El usuario modifica la cantidad de mercancía registrada.




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción


base de datos el sistema le indica el error al usuario y le permite cambiarlo.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Debe haber definidos previamente productos, tipos de registros y registros

para que se pueda llevar a cabo la operación.

Precondiciones Hay productos registrados en el sistema y registros, además se ha definido

un sistema de valoración de mercancía.

39

PostCondiciones Se habrá insertado un ajuste de un registro de mercancía.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Creación de Kárdex


Resumen Crea un producto que será sobre el que se realizarán las operaciones de

registro de entrada y salida de mercancía.

Curso básico de

eventos



creación de kárdex.

• Se ingresa el nombre del producto.

• Se ingresa una descripción del producto.

• Se ingresa un código de referencia para el producto.

• El usuario seleccionará la unidad de medida que se usará para la venta

del producto.

• El usuario coloca la cantidad de mercancía máxima o que necesita en

bodega de acuerdo a los promedios de entrada y salida.

• El usuario coloca la cantidad mínima que debe haber en bodega antes

que se deba realizar un nuevo pedido.

• Se coloca la clasificación del producto.

• Se selecciona el tipo de mercancía que indica si esta estará disponible al

público o no.

• Se selecciona el estado del producto que indica si este aun está a la

venta o no.

• Se hace click en el botón enviar para proceder al procesar los datos.



Caminos

alternativos


Caminos de

excepción



40

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Debe haber definidos previamente unidades de medida y una clasificación

para el producto a ingresar.

Precondiciones Hay una clasificación predefinida para el producto a crear.

PostCondiciones Se habrá insertado un producto.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Modificación de Kárdex


Resumen Crea un producto que será sobre el que se realizarán las operaciones de

registro de entrada y salida de mercancía.

Curso básico de

eventos



modificación de kárdex.

• Se selecciona el producto a modificar.

• Se modifican los datos que se deseen del producto.




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción



Si el usuario coloca una clasificación inválida se le informa al usuario y se le

permite corregir el error.

Puntos de

Extensión

No aplica

41


sistema.

Debe haber definidos previamente productos a modificar

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá modificado un producto.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Consultar productos

Actores Administrador, Auxil iar Contable y Usuario Generador de Reportes

Resumen Permite buscar productos por el nombre o por clasificación para luego

mostrar una tabla con la información básica del mismo.

Curso básico de

eventos



consultar productos.

• Se inserta el criterio y/o la cadena para realizar la búsqueda.


• Se muestra un listado con el resultado de la búsqueda.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá mostrado un listado con los resultados de la búsqueda.

Criterios de

aceptación

Se habrá mostrado un listado con los resultados de la búsqueda.

42

Nombre del Caso

de Uso

Mostrar información producto


Resumen Muestra toda la información disponible del producto.

Curso básico de

eventos

• Se selecciona un producto de la l ista mostrada en el caso de uso

consultar productos.

• Se muestra la información del producto.

Caminos

alternativos

El usuario solo puede acceder a esta función por medio de la consulta de los

productos.

Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

No aplica

Suposiciones No aplica

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá mostrado toda la información del producto.

Criterios de

aceptación

Se habrá mostrado toda la información del producto.

Nombre del Caso

de Uso

Establecer método de valoración de inventario


Resumen Establece el método de valoración que se usara para costear la mercancía.

Este método puede ser UEPS, PEPS; promedio.

Curso básico de

eventos



establecer método de valoración de inventario.

• Se selecciona el método de valoración a usar.





43

alternativos

Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se habrá establecido el método de valoración de los productos.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Agregar Clasificación


Resumen Agrega una clasificación que servirá para la organización de los productos.

Curso básico de

eventos



agregar clasificación

• Se selección si es el caso el padre del ítem de clasificación.

• Se coloca el nombre del ítem de clasificación.




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

Si no coloca un nombre se le pide al usuario que lo haga.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

44

Precondiciones True

PostCondiciones Se agregado una nueva clasificacion.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Modificar Clasificación


Resumen Agrega una clasificación que servirá para la organización de los productos.

Curso básico de

eventos



modificar clasificación.

• Se selecciona el ítem de clasificación a modificar.

• Se modifican los valores que se necesiten.




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción


Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se modificado una clasificación.

Criterios de

aceptación


45

Nombre del Caso

de Uso

Agregar Unidad


Resumen Agrega una unidad, que se util izara para determinar cuanto será lo mínimo

que se venderá de un producto.

Curso básico de

eventos



agregar unidad.

• Se coloca el nombre de la unidad.




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción


Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se agregado una nueva unidad

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Modificar Unidad


Resumen Modifica una unidad que servirá para identificar la unidad mínima de venta.

Curso básico de

eventos



modificar unidad

• Se selecciona una unidad a modificar.

46

• Se modifica el nombre si es necesario.




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción


Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se modificado una unidad.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Cargar Archivo

Actores Administrador y auxil iar contable

Resumen Función que permite el cargue masivo de registros de entrada y salida de

mercancía o de artículos, en formato texto o Excel.

Curso básico de

eventos


• Se selecciona en el menú el módulo de contabil idad y luego se

selecciona la función cargar archivo.

• Se selecciona el tipo de información a subir. Se debe indicar si se va a

subir un archivo que contenga información sobre el movimiento de

mercancía o sobre nuevos artículos.

• Se selecciona el archivo que se va a cargar.

• El usuario hace click en el botón enviar.

• Se le muestra al usuario una pantalla confirmando que el archivo fue

subido satisfactoriamente, mientras otro proceso se encarga de leer el

archivo y cargar en al base de datos todos los registros. El archivo es

borrado luego de ser cargado en la base de datos.

47

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

No se permitirá subir archivos con extensión diferente de txt o xls, así mismo

no se permitirán archivos con una organización diferente a la especificada

en el apéndice 1.

Si alguno de los registros de los archivos tiene un error de llave primaria o

foránea, esta en el formato incorrecto o genera cualquier error durante la

inserción, es almacenado en un archivo por separado indicando la línea y el

mensaje de error.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se han insertado los registros del archivo en la base de datos.

Criterios de

aceptación


El usuario deberá posteriormente revisar el estado de la carga de archivos

en el caso de uso ver archivos pendientes, para saber si hicieron falta

registros por cargar o por lo contrario no hubo ningún problema.

Nombre del Caso

de Uso

Ver archivos Pendientes


Resumen Función que permite manipular los archivos pendientes. Hay dos tipos de

archivos pendientes los que se generan si ocurre un error mientras se

cargan los archivos y los que se suben por ftp o son copiados en la carpeta

donde se almacenan los archivos ftp. El primer tipo permite descargar los

archivos para poder ver los errores y corregirlos para luego si es el caso

volver a subirlos de nuevo. El segundo tipo permite cargar los archivos. En

ambos casos se permite borrar los archivos para ahorrar espacio.

48

Curso básico de

eventos



selecciona la función ver archivos pendientes.

• Se selecciona el tipo de archivos pendientes a revisar.

• Dependiendo del caso el usuario hace click sobre la operación

disponible.

• Se le muestra al usuario una pantalla confirmando el éxito de la

operación, en caso de tener que descargar el archivo, se le mostrara un

menú de confirmación para iniciar la descarga.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

En caso de los archivos existentes en el directorio ftp no se permitirá subir

archivos con extensión diferente de txt o xls, así mismo no se permitirán

archivos con una organización diferente a la especificada en el apéndice 1.

Si alguno de los registros de los archivos tiene un error de llave primaria o

foránea, esta en el formato incorrecto o genera cualquier error durante la

inserción, es almacenado en un archivo por separado indicando la línea y el

mensaje de error.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se han mostrado los archivos pendientes y se habrán realizado las

operaciones disponibles dictadas por el usuario.

Criterios de

aceptación


El usuario deberá posteriormente revisar el estado de la carga de archivos,

en caso de haber cargado los archivos existentes en el directorio ftp, en el

caso de uso ver archivos pendientes, para saber si hicieron falta registros

por cargar o por lo contrario no hubo ningún problema.

49

7.2.5 Nomina

Auxiliar Contable CU 1 Establecer Parametro

CU 2 Crear Empleado

CU 3 Editar Empleado

CU 7 Calculo Cesantias

AdministradorCU 4 Calculo AportesTrabajadores

CU 5 Asignacion de PrimasExtralegales

CU 6 Asignacion Vacacione

CU 8 Editar Prestamos

CU 9 Agregar Prestamos

CU 10 Editar Horas Extra

CU 11 Agregar Horas Extra

Figura 7. Casos de uso módulo nomina

Nombre del Caso

de Uso

Establecer Parámetros


Resumen Establece los parámetros que se usarán como base para el cálculo del

salario y de los descuentos de un trabajador. Entre los parámetros que se

pueden modificar están: salario mínimo, intereses a pagar por conceptos de

mercancía, fechas de pago, primas y fechas de pago de las mismas, tablas

para el cálculo de la retención en la fuente y porcentajes por concepto de los

pagos parafiscales.

Curso básico de

eventos


• Se selecciona en el menú el módulo de nómina y luego se selecciona la

función de establecer parámetros.

• Se establecen los parámetros necesarios para la realización de los

cálculos de la nómina.





50

alternativos

Caminos de

excepción

Si el usuario no coloca algún dato en el formato especificado en la base de

datos se le informa del error y se le permite corregirlo.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se han establecido los parámetros para el funcionamiento del módulo de

nómina.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Crear empleado


Resumen Se crea un nuevo empleado con los datos básicos: nombre, cargo, fecha de

ingreso y salario básico.

Curso básico de

eventos


• Se selecciona en el menú el módulo de nomina y luego se selecciona la

función de crear empleado.

• Se insertan los datos básicos de un empleado.




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción



Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

51

Precondiciones Trae

PostCondiciones Se ha agregado un nuevo empleado.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Crear empleado


Resumen Se crea un nuevo empleado con los datos básicos: nombre, cargo, fecha de

ingreso, salario básico, EPS y primas legales.

Curso básico de

eventos



función de crear empleado.

• Se insertan los datos básicos de un empleado.




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción



Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se ha agregado un nuevo empleado.

Criterios de

aceptación


52

Nombre del Caso

de Uso

Editar empleado


Resumen Se modifican los siguientes datos de un empleado: nombre, cargo, fecha de

ingreso, salario básico, EPS y primas legales.

Curso básico de

eventos



función de editar empleado.

• Se modifican los datos básicos que se deseen de un empleado.

• Se hace click en el botón enviar para proceder a procesar los datos.



Caminos

alternativos


Caminos de

excepción



Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se ha modificado un empleado.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Cálculo aportes trabajadores


Resumen Se calculan todos los aportes que realiza cada trabajador, así como el

empleador. Estos aportes incluyen: cesantías, pensiones, EPS y ARS.

Curso básico de

eventos



función de cálculo aportes trabajadores.

53


• El sistema realiza el cálculo de los aportes que realiza cada trabajador

así como lo que debe pagar el empleador por cada uno.



Caminos

alternativos



No aplica


No aplica


sistema.

Precondiciones Trae

PostCondiciones Se han calculado los aportes de los empleados.



Nombre del Caso

de Uso

Asignación primas extralegales


Resumen Se asignan a cada trabajador las primas.

Curso básico de

eventos



función de cálculo asignación primas extralegales.

• Se asigna al trabajador una prima que le será pagada con el sueldo.




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

No aplica

54


sistema.

Debe hacer empleados registrados en el sistema.

Precondiciones Trúe

PostCondiciones Se ha asignado una prima a un empleado.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Asignación vacaciones


Resumen Se indica cuando un empleado toma sus vacaciones y si es el caso también

cuantos días toma con el fin de hacer el cálculo de cuando deberá tomar los

siguientes.

Curso básico de

eventos



función de asignación vacaciones

• Se coloca la fecha en que el empleado empezó o empezará a tomar sus

vacaciones.




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

Si el usuario coloca un día que no corresponde a un mes se le indica el error

y se le permite corregirlo.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.


Precondiciones Trae

55

PostCondiciones Se han asignado las vacaciones a un empleado.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Cálculo cesantías


Resumen Se calcula para un empleado en específico cuanto ha aportado por concepto

de cesantías y cuanto ha ganado de intereses sobre las mismas.

Curso básico de

eventos



función de asignación vacaciones

• Se coloca la fecha hasta la que se quiere hacer el corte de las cesantías.




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

Si el usuario coloca un día que no corresponde a un mes se le indica el error

y se le permite corregirlo.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.


Precondiciones True

PostCondiciones Se han mostrado el monto de las cesantías ahorradas por el empleado.

Criterios de

aceptación

Se han mostrado el monto de las cesantías ahorradas por el empleado y un

listado con los últimos movimientos.

Nombre del Caso

de Uso

Agregar préstamos


56

Resumen Cuando el empleado pide un préstamo y estos son pagados por libranza o el

préstamo es asignado directamente por la empresa, se coloca cuantas

cuotas se van a pagar y el monto de las mismas.

Curso básico de

eventos



función de agregar préstamos.

• Se insertan los datos básicos para registrar un préstamo.




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción



Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se ha agregado un nuevo préstamo a un empleado.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Editar préstamos


Resumen Si el empleado realiza aportes mayores, menores o no puede pagar se

reajusten el monto y/o el plazo en el que se debe pagar la deuda.

Curso básico de

eventos



función de editar préstamos.

• Se modifican los datos básicos de un préstamo.



57


Caminos

alternativos


Caminos de

excepción



Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones Trae

PostCondiciones Se ha modificado un préstamo de un empleado.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Agregar horas extras


Resumen Se asignan horas extras trabajadas por un empleado, que luego serán

tenidas en cuenta a la hora de calcular el salario.

Curso básico de

eventos



función de agregar horas extras.

• Se insertan el número de horas extras trabajadas y las horas de las

mismas.

• Se hace click en el botón enviar para proceder a procesar los datos.



Caminos

alternativos


Caminos de

excepción



Puntos de

Extensión

No aplica

58


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se han agregado horas extras a un empleado.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Editar horas extras


Resumen Se ajustan las horas extras y las horas de las mismas si se cometió un error

con las mismas a la hora de su ingreso.

Curso básico de

eventos



función de editar préstamos.

• Se modifican los datos que se deseen de las horas extras..




Caminos

alternativos


Caminos de

excepción



Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se han modificado las horas extras de un empleado.

Criterios de

aceptación


59

7.2.6 Contabilidad

Administrador

CU 2 Agregar Registr

CU 3 Consultar Registros

CU 4 Balance Genera

CU 6 Estado de Resultado

CU 5 Cierre de Balanc

CU 8 Establecer Parametro

CU 1 Anular Registr CU 7 Establecer correspondenciaentre cuentas y transacciones

CU 9 Establecer saldos iniciale

CU 12 Establecer consecutivodocumento

CU 10 Agregar cuent

CU 11 Modificar cuenAuxiliar Contable


<<include>>

<<include>>

<<include>>

Figura 8. Casos de uso módulo contabilidad

Nombre del Caso

de Uso

Anular Registro


Resumen Cuando se registra en la contabil idad una transacción inválida esta puede

ser anulada. Esta anulación consiste en no tener en cuenta esta transacción

a la hora de realizar el cierre del período. Las transacciones no se borran

debido a que en el caso de la facturación se debe seguir una numeración

estricta sin saltos en ella, por lo que si se da el caso en que se deba anular

una, ésta debe registrarse para poder conservar la numeración

Curso básico de

eventos



selecciona la función de anular registro.

• Se aplican los fi ltros disponibles con el fin de encontrar la transacción

deseada.

• Se hace click sobre la transacción para ver el detalle.

• Se hace click en la opción de anular registro y se le pide al usuario que

confirme la operación. El usuario puede también deshacer una anulación

anterior que haya realizado.

60



Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

Usa el caso anular consultar registro.


sistema.

Precondiciones Deben haber transacciones registradas en el sistema.

PostCondiciones Se ha anulado una transacción.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Agregar Registro


Resumen Cada transacción generada por la aplicación se registra en la contabilidad.

Este registro debe contener un tipo de documento, un consecutivo por tipo

de documento, fecha, cuenta, concepto, beneficiario, valor y se debe indicar

si es debito o crédito. Cada transacción debe tener un valor igual en debito y

crédito, por lo que mínimo se verán afectadas dos cuentas en cada

transacción.

Curso básico de

eventos


• Se realiza cualquiera de las operaciones disponibles en los módulos.

• Se registra la transacción automáticamente en el módulo de

contabil idad.

• Al final de la operación se le indica al usuario que la transacción fue

exitosa.

Caminos

alternativos

No aplica

61

Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se ha registrado una transacción.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Consultar Registro


Resumen Permite consultar los registros disponibles por rango de fechas, permitiendo

además ver los detalles del registro.

Curso básico de

eventos



selecciona la función de consultar registro.

• Se aplican los fi ltros disponibles con el fin de mostrar los registros de la

manera deseada.

• Se hace click sobre la transacción para ver el detalle.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

No aplica

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.


62

PostCondiciones Se ha mostrado el contenido de una transacción.

Criterios de

aceptación

Se ha mostrado el contenido de una transacción.

Nombre del Caso

de Uso

Crear balance general


Resumen En el balance general se coloca el total de las cuentas que pertenecen a la

clase 1, 2 y 3.

Curso básico de

eventos



selecciona la función crear balance general.

• Se especifica el período del cual se desea ver el balance.

• Se especifica hasta que nivel se desea ver el balance general.

• Se muestra un listado con los totales de acuerdo al nivel especificado.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

Si no hay transacciones en el sistema no se le muestra ninguna información

al usuario.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.


PostCondiciones Se ha mostrado el balance general del período seleccionado.

Criterios de

aceptación

Se ha mostrado el balance general del período seleccionado.

Nombre del Caso

de Uso

Establecer correspondencia entre cuentas y transacciones


Resumen Debido a que cada operación de los módulos de la aplicación debe ser

registrada en la contabil idad, el usuario debe decidir que cuentas se verán

63

afectadas en cada transacción. Aunque se le sugerirán al usuario las

cuentas donde podría registrar las transacciones, éste tendrá la l ibertad de

colocar sus propias cuentas.

Curso básico de

eventos



selecciona la función de establecer correspondencia entre cuentas y

transacciones.

• Se selecciona la transacción a modificar.

• Se coloca el código de la cuenta y el nombre de la misma. También se

pueden escoger entre las opciones disponibles

• Se envían los cambios realizados.



Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

Los códigos colocados por el usuario no podrán comenzar por 0, ni podrán

tener más de 6 dígitos. Si el usuario coloca una subcuenta y la cuenta

correspondiente no ha sido creada se le indicara que debe crear esta

primero para poder crear la subcuenta luego.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones Trae

PostCondiciones Se ha asignado una cuenta a una transacción.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso



Resumen Algunas transacciones requieren de algunas constantes que pueden variar

por el tiempo, por lo que se le da la opción al usuario de que las coloque.

Esto con el fin de que la aplicación realice automáticamente los cálculos

64

necesarios sin que tenga que estarle preguntando al usuario estas

constantes. Los valores que se requieren son el IVA, ICA, Impuesto de

Renta y el PAAG.

Curso básico de

eventos



selecciona la función de establecer registros.

• Se colocan o modifican los valores disponibles.

• Se hace click el botón enviar datos.



Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

Como todos los valores corresponden a promedios, estos no pueden ser

negativos.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se han modificado o agregado los parámetros estipulados por el usuario.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Cierre balance


Resumen El cierre del balance consiste en armar el Estado de Resultados con las

cuentas de las clases 4, 5, 6 y 7. Luego el resultado anterior se suma a las

cuentas del balance que son las de clase 1, 2 y 3. El cierre de operaciones

las puede realizar el usuario de manera diaria, mensual o anual.

Curso básico de

eventos



selecciona la función de cierre de balance.

• Se especifica si se quiere hacer el cierre diario, mensual o anual.

65

• Se hace click sobre el botón enviar para realizar la operación en el

período especificado.

• Se muestra el balance general de acuerdo al período especificado y se

muestra una pantalla de confirmación en la que se le dice al usuario que

la operación fue exitosa.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

Solo se le mostrarán al usuario los datos del balance en los que haya

transacciones. En caso de que el usuario seleccione un período sin

transacciones se le informará de esto y no se le mostrará ningún balance.

Puntos de

Extensión

Extiende del los casos de uso balance general y Estado de Resultados


sistema.


PostCondiciones Se ha efectuado el cierre del período especificado por el usuario.

Criterios de

aceptación

Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación y el

balance correspondiente el período.


Estado de Resultados


Resumen El Estado de Resultados consiste en sumar las cuentas de las clases 4, 5, 6

y 7. Dependiendo de la periodicidad escogida por el usuario, se puede

generar un reporte o se pueden afectar las cuentas del balance

automáticamente.

Curso básico de

eventos



selecciona la función de Estado de Resultados.

• Se especifica si se quiere hacer el Estado de Resultados diario, mensual

o anual.

• Se hace click sobre el botón enviar para realizar la operación en el

período especificado.

• Se muestra el Estado de Resultados de acuerdo al período especificado

y se muestra una pantalla de confirmación en la que se le dice al usuario

66


Caminos

alternativos



Solo se le mostraran al usuario los datos del Estado de Resultados en los

que haya transacciones. En caso de que el usuario seleccione un período

sin transacciones se le informará de esto y no se le mostrara ningún reporte.


No aplica


sistema.


PostCondiciones Se ha mostrado el reporte correspondiente el Estado de Resultados.


Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación, y el

Estado de Resultados correspondiente al período.


Establecer saldos iniciales


Resumen Cuando se usa por primera vez la aplicación, se deben establecer unos

valores iniciales para las cuentas principales. Esto debe hacer si se necesita

cambiar de un programa de contabil idad a otro o cuando se desea

sistematizar la contabil idad, para poder tener continuidad con los datos que

se manejaban antes. Otra razón es que si se comienza una nueva empresa

se deben establecer los saldos con que se cuentan en capital, caja y otras

cuentas.

Curso básico de eventos



selecciona la función establecer saldos iniciales.

• Se muestran todas las cuentas que aparecen en el balance.

• El usuario coloca los valores iniciales de las cuentas en los espacios

asignados para cada una.

• El usuario hace click en el botón aceptar.

• Se le muestra al usuario una pantalla de confirmación de la operación.



67


• Solo se permitirá el ingreso de valores numéricos para las cuentas. Solo

se permitirán separadores decimales (,) y de signo negativo (-).

• Se debe cumplir que PatrimonioPasivoActivo += por lo que no se

le permitirá al usuario colocar valores que al final no cumplan con la

ecuación.


No aplica

Suposiciones • El usuario debe tener un login y una contraseña válida para poder

ingresar al sistema.

• El usuario debe tener un balance general previo al uso de la función

para evitar inconsistencias en los valores de las cuentas.

Precondiciones True

PostCondiciones Se ha creado un documento del tipo saldos iniciales, con sus registros para

colocar los saldos iniciales a las cuentas del balance.


Se muestra una página con una confirmación del éxito de la operación y se

muestra el balance inicial.

Nombre del Caso

de Uso

Establecer consecutivo documento


Resumen Debido a que cada documento tiene su propia numeración esta debe ser

establecida previo al primer uso de la aplicación. Esta función reviste de

importancia sobretodo cuando se debe llevar una numeración establecida

por una entidad como la DIAN. La razón de esto es que el sistema

automáticamente asigna la numeración a los documentos, por lo que se

necesita que el usuario defina los rangos a usar.

Curso básico de

eventos



selecciona la función establecer consecutivo documento.

• Se muestra un listado con los tipos de documentos disponibles.

• El usuario coloca los valores máximo y mínimo que debe tener la

numeración de cada tipo de documento.


• Se le muestra al usuario una pantalla con la confirmación de la

operación.

68

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

Solo se permitirá el ingreso de valores numéricos.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones Trae

PostCondiciones Se han asignado los valores máximo y mínimo para los tipos de documento

a usar.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Agregar cuenta


Resumen El usuario puede a voluntad agregar cuentas o subcuentas diferentes a las

que ya se incluyen con la aplicación.

Curso básico de

eventos



selecciona la función agregar cuenta.

• Es usuario coloca el código de la cuenta y luego el nombre de la misma.

• Se valida que la cuenta no exista y que pertenezca a una clase, grupo o

cuenta válidos.



operación.

Caminos

alternativos


69

Caminos de

excepción

• Solo se permitirá el ingreso de valores numéricos para el código de la

cuenta o subcuenta.

• El usuario podrá ingresar la cuenta o subcuenta solo si existe la

correspondiente clase, grupo o cuenta según sea el caso.

Puntos de

Extensión

No aplica


sistema.

Precondiciones La clase, grupo o cuenta a la que pertenezca la cuenta o subcuenta deben

existir.

PostCondiciones Se ha creado la cuenta o subcuenta definida por el usuario.

Criterios de

aceptación


Nombre del Caso

de Uso

Modificar cuenta


Resumen El usuario puede a voluntad modificar los nombres de las cuentas o

subcuentas existentes en el sistema.

Curso básico de

eventos



selecciona la función modificar cuenta.

• El usuario selecciona la cuenta o subcuenta a modificar.

• El usuario modifica el nombre de la cuenta o subcuenta.



operación.

Caminos

alternativos


Caminos de

excepción

No se permitirá el ingreso de caracteres diferentes a los alfanuméricos.

Puntos de

Extensión

No aplica

70


sistema.

Precondiciones True

PostCondiciones Se ha modificado el nombre de la cuenta o subcuenta.

Criterios de

aceptación


71

7.3 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

Nombre Descripción Criterios de Aceptación Sistema Operativo La aplicación puede ser

instalada en los sistemas operativos Windows y Linux.

Para poder instalar la aplicación se necesita Windows 98 o superior, o Linux.

Java Se debe tener instalado JAVA 1.4.2 o superior para poder correr el servidor de aplicaciones.

Para poder ejecutar la aplicación se debe tener instalado JAVA 1.4.2 o superior.

Postgres Se debe tener instalado Postgres 7.3.4 o superior para poder almacenar la base de datos.

Para poder ejecutar la aplicación se debe tener instalado Postgres 7.3.4 o superior.

Servidor de Aplicaciones Se debe tener instalado Tomcat 4.1 para poder ejecutar la aplicación.

Para poder ejecutar la aplicación se necesita tener instalado Tomcat 4.1 o también Jboss 3.0 junto con Tomcat.

Excel Los cargues masivos se pueden hacer en Excel 97 o superior.

Para poder realizar los cargues masivos de información se puede hacer en Excel.

72

7.4 DISEÑO 7.4.1 Diagrama de clases

7.4.1.1 Inventario

atiende inventario

pi:puente_inventario

+atiende_inventario+entradaMercancia:boolean+crearProducto:boolean+crearUnidad:boolean+modificarUnidad:boolean+modificarProducto:boolean+consultarProducto:boolean+agregarClasificacion:boolean+modificarClasificacion:boolean+subirarchivo:boolean+verarchivo:boolean+borrararchivo:boolean

beans+tiporegistro+segmento+articulo+familia+registro+clase+valoracion+tipoarticulo+unidad

HttpServletServletInventario

+doGet:void+doPost:void+processRequest:void+showError:void+forward:void+cargarentradaMercancia:void+entradaMercancia:void+cargarCrearProducto:void+crearProducto:void+cargarCrearUnidad:void+crearUnidad:void+cargarModificarUnidad:void+modificarUnidad:void+cargarModificarProducto:void+modificarProducto:void+cargarconsultarProducto:void+consultarProducto:void+cargaragregarclasificacion:void+agregarclasificacion:void+cargarmodificarclasificacion:vo+modificarclasificacion:void+cargarsubirarchivo:void+subirarchivo:void+cargarverarchivo:void+verarchivo:void+bajararchivo:void+borrararchivo:void

BD Interfaz

-conexion:Connection-stmt:Statement-pstmt:PreparedStatement-res:ResultSet-cs:CallableStatement-driver:String-url:String-user:String-pass:String-dbname:String

+BD_Interfaz+asignarValorPreparedStatem+ejecutarConsulta:boolean+ejecutarUpdatePstm:int+ejecutarUpdate:int+cargarBatch:void+ejecutarBatch:int[]+crearConexion:void+crearConexionPool:void+cerrarConexion:void+hacerCommit:void+autoCommit:void+rollback:void+ejecutarProcedure:Object+darResultado:ResultSet-verificarConexion:boolean

autoCommit:boolean

puente inventario

conexion:BD_Interfazfilas:Object[][]columnas:String[]numcolumnas:intnumfilas:intrsmd:ResultSetMetaData

+puente_inventario+entradaMercancia:void+crearProducto:void+crearUnidad:void+modificarUnidad:void+modificarProducto:void+agregarClasificacion:void+modificarClasificacion:void+hacerCommit:void+rollback:void+consultarProducto:void+verarchivo:void+imprimir2:void+darRs:ResultSet+cerrarConexion:void+ejecutar:void+darConexion:BD_Interfaz+almacenarResultSet:boolea

Figura 9. Diagrama de clases módulo inventario

En el diagrama anterior se puede ver cuales son las clases que intervienen en la para darle

respuesta a las peticiones de los usuarios. La clase ServletInventario se encarga de recibir

todas las peticiones del usuario y llamar el método que corresponda de la clase

atiende_inventario. La clase atiende_inventario se encarga de recoger la información

suministrada por el usuario y validarla para llamar la función correspondiente de

puente_inventario. La clase puente_inventario se encarga de armar la sentencia SQL que se

usara para realizar la operación requerida por el usuario. Finalmente la clase BD_Interfaz se

encarga de manejar todo lo referente a la base de datos.

73

El paquete bean tiene unas clases que facilitan la visualización de algunas tablas mediante

el uso de Java Beans, permitiendo una implementación Web más rápida y reutilizable.

7.4.1.2 Contabilidad

atiende contabilidad

pc:puente_contabilidad

+atiende_contabilidad+consecutivodocumento:boolea+agregarcuenta:boolean+modificarcuenta:boolean+transaccioncuenta1:boolean+transaccioncuenta2:boolean+establecerparametros:boolean

BD Interfaz

-conexion:Connection-stmt:Statement-pstmt:PreparedStatement-res:ResultSet-cs:CallableStatement-driver:String-url:String-user:String-pass:String-dbname:String

+BD_Interfaz+asignarValorPreparedStatem+ejecutarConsulta:boolean+ejecutarUpdatePstm:int+ejecutarUpdate:int+cargarBatch:void+ejecutarBatch:int[]+crearConexion:void+crearConexionPool:void+cerrarConexion:void+hacerCommit:void+autoCommit:void+rollback:void+ejecutarProcedure:Object+darResultado:ResultSet-verificarConexion:boolean

autoCommit:boolean

beans+tipotransaccion+cuentatransaccion+tipodocumento+parametros+cuenta

inter+transaccion

puente contabilidad

conexion:BD_Interfaz

+puente_contabilidad+consecutivodocumento:vo+agregarcuenta:void+modificarcuenta:void+transaccioncuenta2:void+establecerparametros:void

HttpServleServletContabilidad

+doGet:void+doPost:void+processRequest:void+showError:void+forward:void+cargarconsecutivodocumento:v+consecutivodocumento:void+cargaragregarcuenta:void+agregarcuenta:void+cargarmodificarcuenta:void+modificarcuenta:void+cargartransaccioncuenta:void+transaccioncuenta1:void+transaccioncuenta2:void+cargarestablecerparametros:vo+establecerparametros:void

Figura 10. Diagrama de clases módulo contabilidad

En el diagrama anterior se puede ver cuales son las clases que intervienen en la para darle

respuesta a las peticiones de los usuarios. La clase ServletContabilidad se encarga de recibir

todas las peticiones del usuario y llamar el método que corresponda de la clase

atiende_contabilidad. La clase atiende_ contabilidad se encarga de recoger la información

suministrada por el usuario y validarla para llamar la función correspondiente de puente_

contabilidad. La clase puente_ contabilidad se encarga de armar la sentencia SQL que se

usara para realizar la operación requerida por el usuario. Finalmente la clase BD_Interfaz se

encarga de manejar todo lo referente a la base de datos.

El paquete bean tiene unas clases que facilitan la visualización de algunas tablas mediante

el uso de Java Beans, permitiendo una implementación Web más rápida y reutilizable.

La clase transacción es la interfaz del módulo de contabilidad que permite la inserción de

registros contables cuando se realice una operación que lo amerite.

74

7.4.2 Diagramas de secuencia

7.4.2.1 Inventario

Agregar Clasificación

conexionBD_Interfaz

interprete_inventarInterprete_Inventario

Bodega

servletServlet_Inventario

atiende_inventariAtiende_Inventario

1.2.2: agregarClasificacion(int,int,String):void

1.2.1: <constructor>()1.2: agregarClasificacion(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServlet...

1.1: <constructor>()

1: doPost(javax.servlet.http.HttpServletRequest,javax.servlet.http.HttpS...

1.2.2.2: ejecutarUpdate(String):void

1.2.2.1: <constructor>()

Entrada de Mercancía (Registro de Mercancía)


atiende_inventarioAtiende_Inventario

interprete_inventarioInterprete_Inventario

conexionBD_Interfaz

Bodega




1.2.1: <constructor>()

1.2.2: entrada(Calendar,int,long,int,int,int):void

1.2: entrada(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletResponse):v...


75

Método de Valoración

conexionBD_Interfaz

servletServlet_Inventari

interprete_inventariInterprete_Inventario

Bodega


1.2.2: metodoValoracion(int):void





1.2: metodoValoracion(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletRe...


Creación Kardex

Bodega



conexionBD_Interfaz




1.2.2: creacionKardex(String,String,String,int,int,int,int,long,int,boolean)...


1.2: creacionKardex(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletResp...



76

Modificar Clasificación


Bodega

interprete_inventariInterprete_Inventario


conexionBD_Interfaz

1.2: modificarClasificacion(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServl...





1.2.2: modificarClasificacion(int,String,int):void


Modificación Kardex

Bodega




conexionBD_Interfaz

1.2.2: modificacionKardex(String,String,String,int,int,int,int,long,int,bool...




1.2: modificacionKardex(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletR...



77

Consultar Productos

Bodega




conexionBD_Interfaz

1.2.3:

1.2.2: consultarProductos(String,int):void


1.2.2.3: almacenarResultado(ResultSet):void

1.2.2.2: ejecutarConsulta(String):void


1.2: consultarProductos(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletR...



{session.setAttribute(nombre:String,objeto:Object)}

Información Producto


Bodega

conexionBD_Interfaz




1.2.2.3: almacenarResultado(ResultSet):void

1.2.2.2: ejecutarConsulta(String):void


1.2: informacionProducto(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServlet...


1.2.2: informacionProducto(int):void


{session.setAttribute(nombre:String,objeto:Object)}1.2.3:

78

Cargar Archivo

ConexionBD_Interfaz

ServletServletInventario

Puente_Inventariopuente_inventario

ThreadThreadInventario

Atiende_Inventarioatiende_inventario

Usuario

1: doPost(HttpServletRequest,HttpServletResponse):void

1.2.2: run():void

1.2.1: <constructor>(File,int,String,String)

1.2.2.1: entradaMercancia(Vector):void


1.2.2.1.2: ejecutarConsulta(String):boolean

1.2.2.1.1: <constructor>()

1.2: subirarchivo(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletRespon...


Ver Archivos Pendientes

Usuario

Puente_Inventaripuente_inventario

ServletServletInventari

Atiende Inventariatiende_inventario


1.2.2: verarchivo():void

1.2.1: <constructor>()1.2: verarchivo(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletResponse)...


79


Anular Registro

servletcontabilidadServletContabilidad

atiendecontabilidadatiende_contabilidad

puenteinventariopuente_contabilidad

Usuario

bdinterfazBD_Interfaz

1.2.2: anularregistro(Vector):void


1.2.2.2: ejecutarUpdate(String):int



1.2: anularregistro(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletRespo...


Agregar Registro

Usuario





1.2: agregarregistro(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletResp...




1.2.2.1: <constructor>()1.2.2: agregarregistro(Vector,Vector):void


80

Consultar Registros


Usuario

servletcontabilidaServletContabilidad




1.1: <constructor>()1: doPost(HttpServletRequest,HttpServletResponse):void

1.2.2.2: ejecutarConsulta(String):boolean


1.2: consultarregistro(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletRes...

1.2.2: consultarregistro(Vector):void

Balance General


Usuario



puenteinventariopuente_contabilidad1.2.1: <constructor>()





1.2: balancegeneral(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletResp...

1.2.2: balancegeneral(Vector):void

81

Cierre de Balance

Usuario






1.2: cierrebalance(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletRespo...



1.2.2.1: <constructor>()1.2.2: cierrebalance(Vector):void





Usuario





1.2: estadoresultados(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletRe...



1.2.2: estadoresultados(Vector):Vector


82

Establecer Correspondencia entre Cuentas y Transacciones



Usuario



1.2: transaccioncuenta2(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletR...


1.2.2: transaccioncuenta2(Vector):void









Usuario



1.2: establecerparametros(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServl...



1.2.2.1: <constructor>()1.2.2: establecerparametros(Vector):void


83

Establecer Saldos Iniciales


Usuario




1.2: saldosiniciales(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletResp...



1.2.2.1: <constructor>()1.2.2: saldosiniciales(Vector,Vector,Vector,String):void


Agregar Cuenta



Usuario




1.2.2.1: <constructor>()1.2.2: agregarcuenta(Vector):void



1.2: agregarcuenta(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletRespo...


84

Modificar Cuenta

Usuario





1.2: modificarcuenta(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServletRes...




1.2.2.1: <constructor>()1.2.2: modificarcuenta(Vector):void


Establecer Consecutivo Documento




Usuario


1.2: consecutivodocumento(HttpSession,HttpServletRequest,HttpServl...


1.2.2: consecutivodocumento(Vector):void




85

7.4.4 Arquitectura de la aplicación

Base de Datos

SMBD

Interprete

EIP

Contabilidad

Nomina

Flujo de Caja

Facturas

Agregar Movimiento

Consultar Cuenta

CarteraGenerador de Reportes

Generar

Diseñar

Manejo Empleados

Registro

Registrar

Configurar

Configurar


Manejo financiero

Manejo clientes

Informacion Tributaria

Crear cuenta

Presupuesto

Configurar

ConfigurarInventario

Registro Mercancia

Figura 11. Diagrama de nodos sistema

La funcionalidad básica de la aplicación es la siguiente: los módulos de la empresa nomina,

flujo de caja, facturas, cartera, inventario y presupuesto se comunican directamente con la

base de datos para almacenar sus registros, pero adicionalmente se comunican con el

módulo de contabilidad para modificar las cuentas que se necesiten mediante la creación de

registros en las mismas que permitan hacer un seguimiento contable a las actividades que se

realicen en los módulos. Por otro lado el módulo de contabilidad permitirá manejar y

generar reportes básicos sobre las cuentas que manejen los módulos y se comunicará

además con la base de datos para el manejo de las cuentas. Por último el módulo de

reportes se comunicará con el módulo de contabilidad para la generación de los reportes y

para la siguiente entrega se diseñara su interacción con los demás módulos que permita

generar reportes por la información manejada por estos.

86

7.4.5 Base de datos

7.4.5.1 Inventario

metodovaloracionidmetodovaloracionnombreestado

taxonomiaidtaxonomianombrepadre

tipoarticuloidcodigoarticulonombre

tiporegistroidtiporegistronombretercero

unidadidunidadnombre

articuloidarticulonombredescripcionreferenciaunidad.idunidad(FK)cantidadnecesariacantidadminimareservadadisponiblevalorclasificacion.idtaxonomia(FK)tipo.idcodigoarticulo(FK)estadovaloracion.idmetodovaloracion(FK)

registroidregistrofechadocumentocostounitariocantidadtercerotipo.idtiporegistro(FK)idarticulo(FK)disponible

unidadfktipoarticulofk

taxonomiafk

valoracionfk

articulofk

registrofk

Figura 12. Diagrama de base de datos módulo inventario

87

1. Método valoración

Esta tabla indica cuales son los diferentes tipos de valoración de mercancía disponibles.

Columna Llave Descripción

idmetodovaloracion PK Identifica el método de valoración

Nombre Asigna un nombre al método de valoración.

estado Indica si el tipo de valoración esta activo o inactivo, en

otras palabras dice si el este tipo de valoración se puede

usar o no.

2. Articulo

Los artículos son los productos de los que se disponen para colocar a la venta.


idarticulo PK Identifica el método de valoración

Nombre Asigna un producto.

Descripción Describe el tipo de artículo que saldrá a la venta.

Referencia Indica un código único del artículo ya sea asignado por

el proveedor o el usuario. Este código puede ser

alfanumérico.

Unidad FK Identifica la unidad mínima de venta.

Cantidadnecesaria Es el tope la cantidad de mercancía que se debe tener de

acuerdo al promedio de entradas y salidas.

Cantidadminima Cuando la cantidad disponible de mercancía llegue a

este valor significa que se necesita hacer un nuevo

pedido

reservada Cuando se reserva una mercancía o esta no ha sido

pagada aun se considera como reservada.

Disponible La cantidad disponible corresponde a la mercancía lista

88

para la venta. La mercancía total es la cantidad

disponible más la reservada.

Valor Es el valor unitario de la mercancía de acuerdo a al

unidad de medida utilizada.

Clasificación FK Indica la clase a la que pertenece este producto dentro

de la clasificación de productos.

tipo FK Indica si la mercancía estará disponible para la venta.

estado Indica si el producto se encuentra activo (aun está

disponible) o inactivo (definitivamente no se vende ese

producto más)

valoración FK Identifica el método de valoración

3. Tipo articulo

Indica los diferentes estados para mostrar que el artículo esta disponible para la venta o no.


Idcodigoartículo PK Identifica el tipo de artículo.

Nombre El nombre del tipo de artículo.

4. Unidad

Indica la unidad mínima de venta de un producto.


Idunidad PK Identifica la unidad de venta.

Nombre Nombre de la unidad de venta.

89

5. Taxonomia

Representa la clasificación de los productos. Los productos se clasifican por segmento,

luego por familia y por ultimo por clase.


Idtaxonomia PK Identifica la clasificación

Nombre Nombre de la clasificación

Padre FK Identifica el nivel inmediatamente superior de la

clasificación que puede se o un segmento o una familia.

6. Registro

En esta tabla se registran los diferentes tipos de entradas o salidas de mercancía.


Idregistro PK Identifica el número del registro.

Fecha Indica la fecha en que se registra la entrada o salida de

mercancía.

Documento Indica el documento con el que se registro el


Costounitario Representa el costo de cada mercancía por unidad de

venta.

Cantidad Representa la cantidad de mercancía que ingreso por

unidad de venta.

Tercero Puede ser un cliente o un proveedor al que se le entrega

o se le recibe la mercancía.

Tipo Indica el tipo de registro si es de venta, compra,

devolución, robo, etc.

Idartículo Indica el articulo del cual se está registrando el


Disponible Indica cuanto queda del producto en inventario de cada

lote.

90

7. Tipo Registro

Almacena el tipo de registro de movimiento de mercancía.


Idtiporegistro PK Identifica le tipo de registro.

Nombre Nombre del tipo de registro.

Para las tablas usadas en este módulo se descartó el uso de índices ya que las consultas en

su mayoría son del tipo like es decir que hacen una búsqueda secuencial dentro de la base

de datos para encontrar una cadena, por lo que un índice sobre el campo nombre de la tabla

artículo no mejora los tiempos de búsqueda. Por otro lado el tamaño de las tablas sobre las

que se realiza la búsqueda es pequeño por lo que estas quedan en el mismo bloque y las

búsquedas son más rápidas.

A continuación de muestra los tiempos de respuesta por medio del comando explain:

Sin índice sobre el nombre

reportes=# explain select * from articulo where nombre like '%the%';

QUERY PLAN

------------------------------------------------------------

Seq Scan on articulo (cost=0.00..22.50 rows=41 width=174)

Filter: ((nombre)::text ~~ '%the%'::text)

(2 rows)

reportes=# explain select * from articulo where nombre = 'Estranged';

QUERY PLAN

-----------------------------------------------------------


Filter: ((nombre)::text = 'Estranged'::text)

(2 rows)

91

Con índice sobre el nombre

reportes=# explain select * from articulo where nombre like '%the%';

QUERY PLAN

------------------------------------------------------------


Filter: ((nombre)::text ~~ '%the%'::text)

(2 rows)

reportes=# explain select * from articulo where nombre = 'Estranged';

QUERY PLAN

----------------------------------------------------------------------------------------

Index Scan using articulo_nombre_idx on articulo (cost=0.00..37.48 rows=10 width=174)

Index Cond: ((nombre)::text = 'Estranged'::text)

(2 rows)

92


parametros

icaivaimporentapaagtimbre

documentoiddocumentoidtipodocumento(FK)consecutivofechatotalestado

registrocidregistroidcuenta(FK)conceptotercerovalortipovaloriddocumento(FK)

cuentaidcuentaclasegrupocuentasubcuentanombre

tipodocumentoidtipodocumentonombremaxconminconactual

cuentatransaccionidcuenta(FK)idtipotransaccion(FK)tipovalorconceptoidtipodocumento(FK)porcentaje

tipotransaccionidtipotransaccionnombre

fkdocumento

fkcuenta

fktipotransaccion

fkcuentatransaccion

fktipodocumento

fk_ct_tipodocumento

Figura 13. Diagrama de bases de datos módulo contabilidad

1. Parámetros

Esta tabla indica almacena algunos parámetros básicos que se necesitan a la hora de realizar

el cierre contable de cada período.

• ICA:”El Impuesto de Industria y Comercio es un gravamen directo que recae sobre las

actividades industriales, comerciales y de servicios que realicen las personas

naturales, jurídicas, y sociedades de hecho en forma permanente u ocasional, a

través de establecimientos de comercio o sin ellos.” [12]

• IVA:”Es el gravamen establecido sobre toda venta de bienes y servicios en el territorio

Nacional.” [13]

93

• Imporenta:”Es un tributo de orden nacional aplicado a los contribuyentes que cumplan

con los requisitos establecidos en las leyes tributarias, y liquidado sobre la

base de la renta liquida gravable.” [13]

• PAAG:”Este indicador se utiliza para ajustar, por efectos de la inflación, la

información financiera en Colombia.” [14]

• Timbre:” Impuesto generado en la protocolización de todo contrato o instrumento

público incluído los títulos valores que se otorguen o acepten en el país

suscritos entre particulares con el estado o entre particulares.” [13]


ica Impuesto de Industria y Comercio

iva Impuesto al Valor Agregado

imporenta Impuesto de Renta y Complementarios

paag Porcentaje de Ajuste del Año Gravable

timbre Impuesto de Timbre Nacional

2. Cuenta

Esta tabla almacena el plan único de cuentas. Este plan único de cuentas corresponde a las

cuentas que se usarán para contabilizar los movimientos financieros de la empresa.


Idcuenta PK Identifica la cuenta

Clase Primer dígito de la cuenta

Grupo Segundo dígito de la cuenta

Cuenta Tercer y cuarto dígito de la cuenta

subcuenta Quinto y sexto dígito de la cuenta

nombre Nombre de la cuenta

94

3. Registroc

En esta tabla se almacenan todos los registros contables generados por los movimientos

financieros de la empresa.


idregistro PK Identifica el registro

idcuenta FK Identifica la cuenta a la cual se va a cargar el

movimiento

concepto Corresponde a la descripción del movimiento contable

tercero Corresponde a la persona o entidad que generó l

movimiento contable.

valor Es el valor que va a ser cargado a la cuenta

tipovalor Indica si el valor es de tipo débito(0) o crédito(1)

fecha Es la fecha en la que se realizó el movimiento

iddocumento FK Identifica el tipo de documento a usar para almacenar el

registro contable. Este número es único para cada

movimiento.

4. Cuentatransaccion

Debido a que los módulos almacenan automáticamente los registros contables que se

generan durante su uso, el usuario deberá asignar previamente las cuentas que se serán

afectadas por estos. Para esto el usuario debe indicar el porcentaje en que se vera afectada

cada cuenta, cual será la descripción que aparecerá en el documento y el documento que se

usará para almacenar el movimiento.


idcuenta PK, FK Identifica la cuenta a la cual se va a cargar el

movimiento

idtipotransaccion PK, FK Identifica el tipo de transacción que genero el

95

movimiento en el módulo

tipovalor Cada registro la tabla indica en que cuenta se debe

colocar el registro por lo que este campo muestra si éste

registro es crédito o débito.

concepto Describe el movimiento contable generado por al

transacción.

idtipodocumento FK Es el tipo de documento donde se registrará el

movimiento contable.

porcentaje Cuando en debito o crédito hay más de una cuenta se

debe establecer qué porcentaje se debe cargar a cada

una, para que al final débito o crédito den sumas

iguales.

5. Tipodocumento

Cada movimiento contable debe registrarse en un documento como una nota crédito o una

factura. Estos documentos deben tener sumas iguales en débito y crédito, además cada uno

debe tener mínimo un movimiento.


idtipodocumento PK Identifica el documento al cual se va a cargar el

movimiento

nombre Nombre del documento

maxcon Número máximo hasta el cual va la numeración del

documento.

mincom Número mínimo hasta el cual va la numeración del

documento.

actual Ultimo número consecutivo asignado.

96

6. Tipotransaccion

Indica cuales son los tipos transacciones que se manejan en los diferentes módulos.


idtipotransaccion PK Identifica las transacción

nombre Nombre del documento

7. Documento

Agrupa los movimientos contables realizados en una transacción.


iddocumento PK Identifica el documento al cual se va a cargar el

movimiento o transacción.

idtipodocumento FK Identifica el tipo de documento usado para almacenar

los movimientos.

consecutivo Cada documento debe tener un consecutivo cuyo rango

es asignado por el usuario.

fecha Indica la fecha en la que se realizó la transacción.

total Indica el monto total del documento.

estado Indica si el documento es válido o ha sido anulado. Si el

documento es anulado no se tendrá en cuenta en los

cierres de Balance, Estados de resultado y balances.

Para las tablas usadas en este módulo se descartó el uso de índices, ya que la mayoría de las

consultas se realizan sobre la tabla de cuentas y en esta sobre las columnas clase, grupo,

cuenta, subcuenta. Se descartó el uso de índices porque los tiempos de repuesta se

mantienen constantes usando índices sobre cada columna o usando un solo índice para las

97

cuatro. Por otro lado el tamaño de las tablas sobre las que se realiza la búsqueda es

pequeño, por lo que estas quedan en el mismo bloque y las búsquedas son más rápidas.

La mayoría de las búsquedas de hacen para relacionar los códigos de las cuentas con sus

respectivos nombres, por lo que a continuación se muestran algunas de las consultas más

usadas mostrando los tiempos de respuesta por medio del comando explain:

Sin índice sobre ninguna columna de la tabla cuenta

reportes=# explain select * from cuenta where clase = 1;

QUERY PLAN

----------------------------------------------------------

Seq Scan on cuenta (cost=0.00..60.26 rows=685 width=49)

Filter: (clase = 1)

(2 rows)

reportes=# explain select * from cuenta where clase = 1 and grupo = 1;

QUERY PLAN

----------------------------------------------------------


Filter: ((clase = 1) AND (grupo = 1))

(2 rows)

reportes=# explain select * from cuenta where clase = 1 and grupo = 1 and cuenta = '05';

QUERY PLAN

---------------------------------------------------------------------------


Filter: ((clase = 1) AND (grupo = 1) AND ((cuenta)::text = '05'::text))

(2 rows)

reportes=# explain select * from cuenta where clase = 1 and grupo = 1 and cuenta = '05' and

subcuenta = '05';

98

QUERY PLAN

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Filter: ((clase = 1) AND (grupo = 1) AND ((cuenta)::text = '05'::text) AND

((subcuenta)::text = '05'::text))

(2 rows)

Con índice sobre las columnas de la tabla cuenta clase, grupo, cuenta, subcuenta

reportes=# explain select * from cuenta where clase = 1;

QUERY PLAN

----------------------------------------------------------


Filter: (clase = 1)

(2 rows)

reportes=# explain select * from cuenta where clase = 1 and grupo = 1;

QUERY PLAN

----------------------------------------------------------


Filter: ((clase = 1) AND (grupo = 1))

(2 rows)

reportes=# explain select * from cuenta where clase = 1 and grupo = 1 and cuenta = '05';

QUERY PLAN

---------------------------------------------------------------------------


Filter: ((clase = 1) AND (grupo = 1) AND ((cuenta)::text = '05'::text))

(2 rows)


subcuenta = '05';

99

QUERY PLAN

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Filter: ((clase = 1) AND (grupo = 1) AND ((cuenta)::text = '05'::text) AND

((subcuenta)::text = '05'::text))

(2 rows)

Con un índice sobre las columna clase, grupo, cuenta, subcuenta de la tabla cuenta


subcuenta = '05';

QUERY PLAN

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Filter: ((clase = 1) AND (grupo = 1) AND ((cuenta)::text = '05'::text) AND ((

subcuenta)::text = '05'::text))

(2 rows)

8. CONCLUSIONES Los ERP han cogido fuerza últimamente debido a su versatilidad y facilidad de uso, lo que

abre un amplio mercado para este tipo de aplicaciones.

Aunque la mayoría de ERP existentes, son comerciales y enfocadas a todo tipo de

empresas, existe sólo una en Colombia de código libre pero se encuentra en su mayoría en

la etapa de diseño debido a la falta de programadores que dediquen su tiempo a sacar

adelante este tipo de iniciativas.

En el proceso de desarrollo de este proyecto aprendí cuales son los pasos que se deben

seguir para poder hacer un seguimiento a los movimientos contables de una empresa.

También vi que no es fácil automatizar un proceso que normalmente se realiza de manera

manual como son la contabilización de los impuestos y los cierres de balance, esto se debe

100

a que un programa de este tipo debe tener en cuenta todas, o si no la mayoría de las posibles

opciones que hay para registrar una transacción y las personas consultadas para el

levantamiento de requerimientos en su mayoría sólo nombran las más comunes, lo que

obliga a ser muy exhaustivo en la investigación del funcionamiento del proceso.

Finalmente el futuro de los programas administrativos y financieros está en la integración

de todos sus sistemas de información, con el objetivo final de ayudarle al usuario de una

manera cada vez más intuitiva, a manejar su empresa.

9. REFERENCIAS

[1] DANE; Microestablecimientos; Disponible en

http://www.dane.gov.co/inf_est/cont_microestab.htm (Diciembre de 2004)

[2] MARTÍNEZ, Julio; ERPs: Una aproximación conceptual a la integración de los

sistemas corporativos; Disponible en

http://www.tecnomarkets.com/servicios/tecnonews/research10.htm (Diciembre de 2004)

[3] BAQUIA; ¿ERP? ¿Entiendes Realmente el Problema?; Disponible en

http://www.baquia.com/com/20030121/art00001.html (Diciembre de 2004)

[4] SAP ; mySAP ERP: Features & Functions; Disponible en

http://www.sap.com/solutions/business-suite/erp/featuresfunctions/index.aspx (Diciembre

de 2004)

[5] PC-NEWS; El CNTI elige MySap.com como software de gestión de negocios;

Disponible en http://www.pc-news.com/detalle.asp?sid=6&id=43&Ida=287 (Diciembre de

2004)

[6] SIIGO; Disponible en http://www.siigo.com (Diciembre de 2004)

[7] HELISA; Disponible en http://www.helisa.com (Diciembre de 2004)

[8] HARGADON, Bernard; MUNERA, Armando. Principios de contabilidad, 1997,

Editorial Norma S.A., 649p

[9]MANEJO CONTABLE DE SALIDA DE MERCANCÍAS, SENA, 56p

[10]http://www.pindarsystems.com/docs/whitepapers/Classification%20Standards%20Whit

epaperESP.pdf

101

[11]REGLAMENTO GENERAL DE LA CONTABILIDAD Y PLAN ÚNICO DE

CUENTAS PARA COMERCIANTES, 1998, Legis, 374p

[12] IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, AVISOS Y TABLEROS; Disponible

http://www.shd.gov.co/servicios/ciudadanos/impuestos/impuestos/ica/ica02_imp_imp_ciu_

ser.htm (Diciembre de 2004)

[13] Tributación (Impuestos Nacionales); Disponible en

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006862/lecciones/capitulo%208/cap8_

b_b.htm (Diciembre de 2004)

[14] CETA; ¿Qué es el PAAG?; Disponible en http://www.ceta.org.co/html/tabla_paag.asp

(Diciembre de 2004)

[15] PLAN UNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES; Disponible en

http://66.34.26.72/Site/legisla/PUC.htm (Diciembre de 2004)

Documents

HORUS Sistema Integral Administrativo y Financiero de