HRIS Compensation and Benefit Presentation

OlehLipi Fahrizal

Poin Presentasi

General Information

General Information

• Mampu memahami tentang HRIS• Mengimplementasikan SOP yang berkaitan

dengan HRIS (Pengajuan cuti, overtime, permit, on duty dan modul lain yang terkait)

• Mampu memahami tentang konsep Kompensasi dan Benefit secara umum

General InformationNo Uraian Target Target Hasil

1 Update master data Karyawan (include flow approval, struktur organisasi dll)

100% 98% (Perubahan struktur belum di update)

2 Training SOP HRIS kepada ESS User 100% Perlu re-sosialisasi

3 Pengiriman weekly and monthly productivity report

Weekly = 100% terkrim sebelum hari RabuMonthly = 100% H+4 hari kerja bulan berjalan

100% (per tiga bulan Juni – September)

4 Pengiriman attendance and overtime analysis report

Weekly = 100% terkrim sebelum hari RabuMonthly = 100% H+4 hari kerja bulan berjalan mulai di bulan November

Awal November mulai distribusi

5 Optimalisasi fitur – fitur HRIS Input surat peringatanInput SKHitung pesangonNotifikasi karyawan pension, masa perocobaan, kontrakInput jadwal supervisi sebagai hari kerja

Belum bisaBelum bisaBelum bisaBisa mulai Juni 2016

Sudah bisa

6 Penanganan Komplain di divisi HRD 100% (2x24 Jam harus di respon)

92% (complain per bulan Juli – September)

Current ConditionI. Master data tidak update :A.Dari Total karyawan 977 ada 1 karyawan masih menggantung yaitu Pak Radjin.

B.Beberapa nama jabatan di Divisi HRD belum sesuai dengan SO baru, menunggu SK.

Kondisi A : Belum Ok karena seharusnya Pak Radjin sudah tidak ada di dalam systemKondisi B : Belum OK, nama jabatan tidak sesuai dengan SO yang baru.

II. Training kepada ESS user yang baru

• Sudah dilakukan bulan Juli 2016• Dan akan re-sosialisasi bulan Oktober 2016 week 3(data ESS user Juni – Oktober before after)Materi : SOP overtime, leave, on duty

Current Condition

III A. Weekly Productivity Report Sering Terlambat

a. Sebelum bulan Juni 2016 weekly productivity report masih manual belum menggunakan HRIS.

IMPROVEMENT : Berkoordinasi dengan HRIS Expert dan SunFish untuk mengakftifkan menu Productivity report.

b. Mulai bulan Agustus laporan produktivitas menggunakan HRIS sehingga sudah bisa dikirimkan setiap hari Selasa sebelum jam 14.00 WIB

Current Condition

III B. Monthly Productivity Report Masih Manual

HRIS masih belum bisa digunakan karena ada clustering organisasi yang belum sesuai dan menunggu update SO.

Current Condition

IV. Attendance and Overtime Analysis Report : Belum ada

a. Mulai bulan Januari – Oktober 2016 Attendance and Overtime analysis report (plan, unplan and unscheduled) menu belum aktif

IMPROVEMENT : Mengaktiftkan menu E-SPL Report dan attendance status analyst

b. Mulai bulan November 2016 week 3 sudah mulai distribusi ke masing – masing Division Head

Current Condition

V. Respon Komplain lambat

A. Sebelum bulan Juni komplain disampaikan melalui telepon, email atau PIC datang langsung ke HRD dan rekap data complain belum rapi. Belum ada complain management

IMPROVEMENT : Mulai bulan Juni di buat system manajemen complain dengan memberlakukan VoE

B. Komplain yang masuk sudah bisa di data dan di pilah.

Statistik complain bulan Juli : 54 Komplain

Current Condition

VI. Analisa Komplain

Current Condition

PROJECT ASSIGMENT REPORTPROJECT ASSIGMENT REPORT

Rencana & Realisasi Kerja

W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4Menentukan Tema Plan

ActualMenetapkan Target Plan

ActualAnalisa Kondisi yang Ada Plan

ActualMencari Root Cause Plan

ActualMerencanakan Perbaikan Plan

ActualEvaluasi Hasil Plan

ActualStandarisasi & Rencana Berikutnya Plan

Actual

SeptemberKegiatan Mei Juni Juli Agustus

Time table project activity

Dari LCP Payroll belum ada report tentang rekapitulasi complain karyawan ke HR services

PENCAPAIAN TARGET PENCAPAIAN

2015 2016 2016Main Second TQ1 1 2 3 Q1 TQ2 4 5 6 Q2 TQ3 7 8 9 Q3 TQ4 10 11 12 Q4 (Year-to-Date)

1 10 % 100 0 0 0- Akurasi data Payroll Bulanan dibanding dengan DS 2 % 100 100 100 - - - - -- Akurasi data cuti 2 % 100 100 100 100 100 100 99.80% 99.69% 100- Akurasi data karyawan 2 % 100 100 100 100 100 100 100 100 100- Akurasi data Absensi 2 % 100 100 100 100 100 100 100 100 100- Akurasi perhitungan PPh 21 2 % 100 100 100 100 100 100 100 100 100

2 Reminder status cuti tahunan dan cuti besar 3Min 1

kali/bulan 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

- Akurasi status dan jumlah saldo Cuti 1.5 Min 1 kali/bulan 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

- Daftar nama karyawan yang sudah berhak CB 1.5 Min 1 kali/bulan 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100

3 Complain HR - Payroll 10 Jumlah1 Internal 8

- Distribusi Slip Gaji 1 0 0 0 0 0 0 0 0- Laporan Productivity 4 0 0 1 0 0 0 0 0- Laporan Rekap Pph Bulanan 1 0 0 0 0 1 0 0 0- Pendaftaran BPJS Kesehatan 1 0 0 7 0 4 2- Pendaftaran dan Klaim Asuransi 1 2 1 1 1 4 0

NO ITEM CHECK SATUANPENCAPAIAN

Bobot (%) QUARTER 1 QUARTER 2 QUARTER 3 QUARTER 4

I. CUSTOMER SATISFACTIONImplementasi SOP HRIS

Patuh Sulistiyanto

PT. Wavin Duta JayaLEMBAR CONTROL POINT 2016

DIBUAT OLEH, DISETUJUI OLEH,

DIVISI/DEPARTMENT HRD/HR & GA - Payroll REVISI KE : 0 ; TGL. : -DIBUAT TANGGAL 30-Nov-15 HALAMAN 1 dari 1 Dewi Juliana

Menentukan TemaKondisi sekarang : di LCP tidak ada rekapitulasi penanganan komplain

• Mei = belum ada metode pengumpulan • Juni = Belum ada metode pengumpulanSehingga complain tidak bisa di analisa

Project 1 (Ibu Dewi) : Menurunkan Jumlah Komplain

Menentukan Tema

Project 2 (Lipi) : Meningkatkan Kecepatan respon Komplain

Tema Project Improvement :

Meningkatkan Kecepatan Respon dalam Meningkatkan Kecepatan Respon dalam Penanganan Komplain untuk Divisi HRDPenanganan Komplain untuk Divisi HRD

Menentukan Tema

Menentukan Tema

Menentukan Target

ANAKONDAProses What Should be

HappenWhat Actually Happen Result

Penyampaian complain

Media yang digunakan harus lewat email

Tidak melalui email Not OK

Waktu kecepatan respon

2x24 Jam Tidak 2x24 jam Not Ok

Dokumentasi komplain

Harusnya ada dashboard monitoring

Belum ada Not OK

Media komplain Harusnya ada media complain

Saat ini belum media komplain Not Ok

Notifikasi komplain

Ada notifikasi ke user terkait komplain

Belum ada notifikasi Not Ok

PICA Komplain ada Ada Ok

Mencari Root CauseWhy (1)

Chec

k

Why (2)

Chec

k CORRECTIVE ACTION / WHEN / WHO

PREVENTIVE ACTION / WHEN / WHO

Penyampaian komplain tidak melalui email

belum ada standar Y MetodeDibuat memo internal

penyampaian komplain/Juni/Dewi

Dibuat IK untuk respon

komplain/Oktober/Dewi

belum ada sosialisasi seluruh

karyawanY Metode

Sosialisasi ke karyawan/Juni/Dewi

-

Respon komplain lebih dari 2x24 jam

belum ada standar waktu penanganan

komplainY Metode

Dibuat IK untuk respon

komplain/Oktober/Dewi

Dibuatkan SOP VOE/Nov/Lipi

Belum ada dokumentasi komplain

belum ada dashboard monitoring komplain

Y belum ada standard Y Metode -Dibuatkan dashboard

monitoring komplain/Juni/Lipi

Media komplain belum ada belum ada standard Y Metode

Dibuatkan form standard/Juni/Lipi

Dibuatkan memo internal penggunaan

form/Juni/Dewi

notifikasi komplain belum ada

belum ada standar dalam

menyampaikan notifikasi

Y metode

Dibuatkan notifikasi report setelah

komplain selesai ke user/Agustus/Lipi

Dibuat IK untuk respon

komplain/Oktober/Dewi

Defect ModePotential Causes

4MActions

Perencanaan Perbaikan5W + 1H

No Faktor WHAT HOW WHO WHERE WHEN

WDJ/HRDAgustus & OktoberLipiMetode5

belum ada standar dalam menyampaikan notifikasi atau report

Dibuatkan notifikasi report setelah komplain selesai ke user

Dibuat IK untuk respon komplain

Lipi WDJ/HRD JuniMetode4 belum ada standar media penyampaian komplainDibuatkan form standard

Dibuatkan memo internal penggunaan form

Lipi WDJ/HRDOktober & November

3 belum ada standar dokumentasi rekap komplain Dibuatkan dashboard monitoring komplain Lipi WDJ/HRD

2 belum ada standar waktu penanganan komplain

Juni

Dibuat IK untuk respon komplain

Dibuatkan SOP VOE

Belum ada standar penyampaian komplain Lipi WDJ/HRD JuniDibuat IK untuk respon komplain

Dibuat memo internal penyampaian komplainMetode

Metode

Metode

1

1. Memo Internal Penggunaan VoE

Pelaksanaan Perbaikan

No. Dokumen : IK-HR-S-01 Revisi : 00 Tgl Efektif : 1 Oktober 2016 Hal : 1 dari 2

No Instruksi Alat Target Komplain internal HRD terbagi

menjadi 2 jenis yaitu : A. Komplain terkait HRIS B. Komplain non HRIS

A. Komplain terkait HRIS

1 Karyawan mengisi form VoE

Form VoE diisi dengan lengkap, jelas, dan disertai dokumen pendukung non confidential (data pengajuan lembur/cuti) dan yang confidential langsung diserahkan ke bagian Payroll

2 HRD melakukan pengecekan data/dokumen

Program Absensi-Lembur dan dokumen pendukung perubahan data (SK)

Support program dan data pendukung tersedia & teridentifikasi maksimal 1x24 jam (hari kerja)

3 HRD memberikan respon awal bahwa komplain sedang ditangani

Email respon awal ke user User mendapatkan informasi bahwa komplain sedang ditangani di hari H komplain masuk

4 HRD melakukan analisa penyebab komplain, corrective action & preventive action

RCFA VoE User mendapatkan informasi : 1. Penyebab komplain 2. Penyelesaian komplain (due

date & mekanisme) 3. Langkah preventive

selanjutnya 5 HRD menginformasikan ke user

bahwa komplain sudah ditangani & sudah dilakukan tindakan corrective & preventive

Email konfirmasi User mendapatkan informasi bahwa komplain sudah terselesaikan dan hak karyawan sudah diterima sesuai ketentuan yang berlaku

B. Komplain non HRIS 1 Karyawan mengisi form VoE

Form VoE diisi dengan lengkap dan jelas

Instruksi Kerja

PT Wavin Duta Jaya

Penanganan Komplain Internal HRD

Referensi : SOP-HR-15

2. IK Penyampaian KomplainPelaksanaan Perbaikan

Pelaksanaan Perbaikan

3. Pembuatan Form VOE (Voice of Employee)

WAREHOOUSETopik TEAM WAREHOUSE ADA YANG LEMBUR BELUM TERBAYAR & POTONGAN GAJ I POKOK

DeskripsiAda beberapa team Warehouse pipa yang lembur belum terbayar & ada potongan pada gaji pokok, antara lain : (1). Bambang Pamungkas (1012994) = lembur tgl 13 J uni 2016, (2). Daromi (1068111) potongan gaji = minus Rp.306.305.

F-HR-34

Form HR & GAVoice of Employee

Nama IWAN MARANTIKADepartemen

Pembuatan Form VoE agar complain yang masuk ke HRD bisa terlacak history dan mudah untuk di rekap

Pelaksanaan Perbaikan4. Sistem Monitoring Penanganan VoE4. Sistem Monitoring Penanganan VoE

Komplain

No VOE Topik Komplain Deskripsi

1 VOEOKT011016 3093013 Agung Slamet Waluyo Produksi Fitting (KRW)

01-Oct-2016 Lembur

yang bersangkutan lembur pada tabel tanggal dibawah ini dan dalam system HRIS semuanya sudah closed tetapi untuk total jamnya masih ada kekurangan dalam hitungan kami 77 Jam dan yang terbayar 44.5

Jam.

2 VOEOKT021016 Teguh Budi W Warehouse 01-Oct-2016 Lembur

ASDI – NIK. 1090312 POTONGAN GAJI POKOK SEBESAR RP 148.481, ANDANG YUDHA WISESA – 1091412 LEMBUR TGL. 22

AGUSTUS 2016 BELUM DIBAYAR (8 JAM) – MENGGANTIKAN ASAN ABDULLAH, SLAMET RIYADI LEMBUR TGL. 29 AGUSTUS 2016

BELUM DIBAYAR (7 JAM) – MENGGANTIKAN FAJAR NUR

3 VOEOKT031016 Andy Apri Produksi Pipa Cibitung

01-Oct-2016 Potongan GajiTolong untuk di tinjau dan koreksi kembali menggenai padapenggajian

bulan september 2016 ada pemotongan gaji sebanyak 1 kali pada tanggal 28 agustus 2016 . Sekian dan Terima kasih

No NIK Nama User Dept. Tgl Komplain

Penanganan Target Selesai Target days Tanggal Selesai

Actual Days Status Achive

ment

Setelah di cek tidak ada masalah pada attendance report, akan di follow up ke vendor Sunfish

Lipi Done 1 25-Oct-2016 24 25-Oct-2016 0 On Time 1

Sudah di cek dan ada beberapa keasalahan dari user dalam input lembur Lipi Done 1 25-Oct-2016 24 25-Oct-2016 0 On Time 1

Di cek pada tanggal tersebut karyawan pindah shift dan belum di update untuk shift yang barunya sehingga ada pemotongan gaji dan pengembalian akan dibayarkan di

bulan OktoberLipi Done 1 25-Oct-2016 24 25-Oct-2016 0 On Time 1

PIC Status Progres AchievementTarget Penyelesaian

Email dari user ke Dept. HR Services mengenai komplain

Pelaksanaan Perbaikan

Email Respon ke User

Email report ke user setelah complain selesai

Pelaksanaan Perbaikan

Evaluasi Hasil

Komplain yang masuk per bulan Juli 2016

Catatan :Pada bulan Juli penanganan complain 83% tetapi pada bulan berikutnya meningkat, masing – masing bulan Agustus 92% dan September 98%

Kendala :1.Untuk complain di HRIS terkait payroll masih ada bugs yang terjadi2.Perubahaan policy terkait pembayaran lembur yang belum terbayar

Evaluasi Hasil

ITEM MANFAAT PROJECT (QCDSME)Quality Dengan adaya VoE proses penyampaian komplan menjadi terstandar dan

penanganannya bisa lebih tepat waktu sekaligus mencegah complain yang sama terulang di kemudian hari

Delivery Dengan system penanganan yang termonitor ketepatan serta respon yang cepat dari PIC ke user yang menyampaikan complain

Room for ImprovementRoom for Improvement

Support implemetasi manajemen overtime :Latar belakang :1.Overtime rate seluruh divisi bulanan sudah

ada namun belum ada deployment plan, unplan dan unscheduled

2.Berkoordinasi dengan pihak SunFish untuk mengaktifkan menu e-spl report

Improvement

Improvement

Keterangan Definisi Target setiap Divisi

Plan Request overtime dilakukan H-7 sebelum pelaksanaan lembur

70%

Unplan Request overtime dilakukan <H-7 sampai dengan hari H pelaksanaan lembur

20%

Unscheduled Request overtime dilakukan setelah pelaksanaan lembur

10%

Definisi dan target request overtime

Improvement

Pemanfaatan Fitur E-SPL di HRIS dan Pemanfaatan Fitur E-SPL di HRIS dan Mengirimkan Mengirimkan weekly Overtime weekly Overtime untuk Setiap untuk Setiap

Divisi dan DepartemenDivisi dan Departemen

Summary Weekly E-SPL report

Improvement

Departemen Regu Alasan Lembur Planned Unplanned Unschedule Total OT Request

Acct&Tax CBT Total 0 5 1 6

D. F Jakarta Total 1 2 0 3

Finance Total 0 0 9 9

Fitting Maint. Total 0 415 87 502

Produksi Fitt. Total 2 54 200 256

Workshop Total 0 191 11 183

HR & GA Total 18 19 170 97

Org. Dev & CI Total 2 0 1 3

Internal Sales Total 0 1 3 4

Marketing Comm. Total 0 1 2 3

Pipa Maint. Total 0 232 329 561

Pipa PE/PPR/HM Total 0 0 36 36

Pipa PVC CBTNG Total 0 384 430 814

QA Total 2 19 54 75

Plan.&Delivery Total 31 4 16 8

Warehouse Total 77 565 487 1129

Grand Total 133 1892 1836 3689

Grafik Weekly E-SPL Report

Improvement

Improvement

Contoh Email ke Divisi/Departemen

No NIK Employee Name Divisi Departemen Regu Overtime Reason Planned Unplanned Unschedule Total Overtime Request

1 1008586 BARINO Fitting Fitting Maint. NS Holiday 0 6 0 6

2 1027002 ABDUL HADI Fitting Fitting Maint. NS Holiday 0 7 0 7

3 1137813 IMAM SHOIB Fitting Fitting Maint. NS Holiday 0 5 0 5

4 1138413 DANI RAMDANI Fitting Fitting Maint. NS Holiday 0 6 0 6

5 1008586 BARINO Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 37 7 44

6 1020900 FAIZAL IBROHIM Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 17 4 21

7 1027002 ABDUL HADI Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 37 9 46

8 1050305 AMIN MUDASIR Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 22 7 29

9 1051006 ESO SUKARSO Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 31 8 39

10 1051806 DEDE KUSTIANA Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 42 7 49

11 1052106 HARRIS NAINGGOLAN Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 36 1 37

12 1059307 LAPUDIN Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 37 2 39

13 1061609 SUPONO Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 40 6 46

14 1067411 ANDRI IRAWAN Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 19 6 25

15 1109212 MULYANI Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 38 3 41

16 1133213 DONI Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 32 3 35

17 1133313 DIRGANTARA KUSUMA Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 17 8 25

18 1137713 ABDUL WAHID Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 39 5 44

19 1137813 IMAM SHOIB Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 25 5 30

20 1138413 DANI RAMDANI Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 31 10 41

21 1138713 OKY KUSUMA TRIYANTO Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 39 3 42

22 1143215 EFENDI Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 29 5 34

23 1143315 AGUNG PRASETYA Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 33 2 35

0 625 101 726Total

Improvement

Breakdown Weekly E-SPL report per Divisi/Departemen

Improvement

Nama PengertianPlan Pengajuan lembur yang dibuat diata H-7 (seminggu sebelum aktual lembur)Unplan Pengajuan lembur yang dibuat dibawah H-7 tetapi sebelum aktual pelaksanaan lemburUnshcedule Pengajuan lembur dibuat setelah pelaksanaan lembur atau H + 1

Nama Alasan Lembur PengertianAbsent Menggantikan orang yang tidak masuk/cuti/sakitHoliday Lembur di hari libur/off/libur nasionalMaintenance PerbaikanMeeting MeetingNot Well Organized Activity Pekerjaan yang tidak bisa diselesaikan saat jam kerja normalOB Services Pekerjaan yang dilakukan oleh OBOverworkloaded (Seasonality) Pekerjaan yang banyakProject ProjectRework Pekerjaan yang dilakukan berulangTraining TrainingVacant Position Mengisi SO yang kosongDriver Services pekerjaan driver

Improvement

FUTURE PLANFUTURE PLAN

Improvement On Progress

1. Pembuatan Buku Manual HRIS untuk ESS User (on progress)

2. Dashboard Employee Benefit (on progress)

Improvement On Progress

3. Pembuatan Customize Request untuk penambahan running text announcement di HRIS

Improvement On Progress

NO Request Number NIK Requestor Name Requestor NIK Requeste Requestee Name Request Date Leave Date Approve date Approver Name

4. Pembuatan Customize Request untuk Approval Report

Future Plan

Rencana Selanjutnya :

1.Pembuatan SOP Penyampaian VoE agar bisa lebih baik2.Membuat system berbasis Website untuk penyampaian dan penanganan VoE agar bisa lebih termonitor dengan baik3.Pengukuran efektifitas penggunaan form VoE dan mengukur Service Level Agreement, dengan penentuan dan penyusunan parameter atau tools terkait