IBM Cognos Disclosure Management Automatisieren Sie Ihre Berichterstattung im internen und externem Reporting

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IBM Cognos Disclosure Management ist eine um-

fassende Lösung für alle Unternehmensanfor-

derungen an die Berichterstattung. Sie automatis-

iert die Erstellung von publizitätspflichtigen Do-kumenten wie Geschäfts- und Lageberichten,

Zwischenberichten, sowie beliebigen anderen

gesetzlich oder behördlich vorgeschriebenen

Meldungen genauso wie die Ergänzung der in-

ternen Management Berichtserstattung um quali-

tative, also textliche, Informationen wie zum

Beispiel Erörterungen zur Abweichungsanalyse

oder zu einem Projektstatus.

IBM Cognos Disclosure Management stellt eine gemeinsame Plattform zur Verfügung, auf der alle

Beteiligten an der Erstellung der zu veröf-

fentlichenden Dokumente sowie für das Manage-

ment Reporting zusammenarbeiten können. Der

Prozess findet zentral, in einer sicheren, work-

flowbasierten Umgebung, mit automatischem

Aktivitätenprotokoll und direkter Verknüpfung zu

den Ursprungsdaten statt.

IBM Cognos Disclosure Management ermöglicht eine effizientere, kollaborative Erstellung von

(Finanz)dokumenten mit transparenten

Steuerungsmöglichkeiten zur Reduzierung von

Kosten, Prozessbrüchen und inhaltlichen Fehlern

sowie zur Einhaltung der Compliance.

DIE HERAUSFORDERUNG Der Berichtssprozess, vom Periodenende bis zur Vorlage der Berichte, ist in der Regel nicht aus

einem Guss und umfasst häufig manuelle Ein-

griffe. Dieser wiederkehrende Prozess ist nicht

nur eine Belastung für das Personal, er erfordert

auch ein erhebliches Maß an Kooperation, Über-

wachung und Genauigkeit, um reibungslose

Abläufe und exakte Berichte zu gewährleisten.

Unzusammenhängende Prozesse Gerade in der externen Berichterstattung behan-

deln die meisten Unternehmen Finanzkon-

solidierung, Berichtserstellung, und kontinuier-liche Kontrollen als separate Prozesse. Ähnliches

findet sich auch in der internen Berichterstattung

für z.B. Management-, Risiko- oder Pro-

jektberichte.

Dieser unzusammenhängende Ansatz stützt sich

auf diverse proprietäre Softwareprodukte, auf

Microsoft® Excel® und Word® und auf eine Viel-

zahl von E-Mails. Dies erhöht das Risiko, denn an

den Schnittstellen der einzelnen Prozesse müssen Daten häufig neu eingegeben werden. Ohne eine

zentrale Steuerung des gesamten Abschlusspro-

zesses müssen Unternehmen mit einer Reihe von

Problemen zurechtkommen. Dazu zählen unter anderem:

• Ineffizienzen durch aufwendige, manuelle Pro-

zesse

• Höheres Risiko durch Datenübergabe an den

Schnittstellen der Prozesse

• Dateninkonsistenzen

• Fehlender Audit-Trail innerhalb von oder

zwischen Prozessen

• Minimale Kooperation der Beteiligten zwischen

den einzelnen Prozessen • Begrenzte Übersicht und Steuerung des Ge-

samtprozesses

Höhere Kosten Da jeder Prozess manuell durchgeführt wird,

steigen der Personalbedarf, die Gesamtkosten

sowie die Risiken für die Endfassung der Berichte.

CFOs leiden in mehrerlei Hinsicht unter den

unzusammenhängenden Prozessen des Berichts-

wesens: • Höhere Personalkosten

• Fehlerpotenzial bei veröffentlichten Berichten

mit möglichen

• Auswirkungen auf die Glaubwürdigkeit und

unter Umständen sogar auf den Aktienkurs des

Unternehmens.

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Höheres Risiko Der Abschlussprozess steckt voller Risiken.

Isolierte Funktionen. Verständigungsschwierig-

keiten zwischen internen und externen Beteilig-ten. Mögliche Kalkulationsfehler in Tabellen. Un-

saubere Übergaben zwischen den verschiedenen

Prozessen. Sicherheitskontrollen. Und weil der

Abschluss aus einer Reihe von nacheinander

geschalteten Einzelprozessen besteht, können

Verzögerungen an einer Stelle die gesamte Durch-

laufzeit und damit auch das Risiko von Frist-

versäumnissen erhöhen. Kurz gesagt: CFOs

müssen diverse Risikoquellen in den Griff bekom-

men. Dazu zählen zum Beispiel:

• Risiko von Fehlern

• Risiko von zu spät vorgelegten Berichten

• Risiko, dass diverse Vorschriften nicht beachtet werden

• Risiko, dass Insiderinformationen offengelegt

werden

DIE LÖSUNG IBM Cognos Disclosure Management kann

Unternehmen dabei helfen, unzusammen-

hängende Abschlussprozesse zusammenzuführen, um Kosten und Risiken zu senken. Voll integrierter Abschlussprozess IBM Cognos Disclosure Management bietet eine

einheitliche Plattform, die Finanzkonsolidierung, kontinuierliche Kontrollen, externes Fi-

nanzberichtswesen und interne Berichtsbücher

zusammenführt. IBM Cognos Disclosure Manage-

ment stellt eine voll integrierte Lösung bereit, die

sich direkt an Ihr ERP-System, Ihr IBM Cognos

TM1 oder BI und andere Quellen anbinden lässt

und den gesamten Abschlussprozess automatis-

iert. Das Ergebnis ist ein Prozess aus einem Guss

mit mehreren Ausgabeoptionen. Integration von Quell- und Berichtsdaten Jede Zahl im endgültigen Bericht ist direkt mit

einer einzigen Datenquelle verlinkt. So wird si-

chergestellt, dass keine widersprüchlichen Zahlen

in den Bericht einfließen. Wenn die Aus-

gangsdaten verändert werden, erfolgen diese

Änderungen automatisch auch in den Tabellen,

Diagrammen und den Werten zwischen dem

Fleißtext im Bericht. Dies gewährleistet, dass es

nur „eine Version der Wahrheit“ innerhalb des

Berichtes gibt. Benutzerfreundlich Microsoft® Word, Microsoft Excel® und Microsoft

PowerPoint® kennen die meisten. IBM Cognos

Disclosure Management bietet eine Benutz-eroberfläche, die auf die Formatierungsfunk-

tionen von Microsoft Word und die Kalkulation-

stools von Microsoft Excel zurückgreift. Microsoft

PowerPoint ist ebenfalls als ein Ausgabemedium

in das System integriert. So können die mit den

Quelldaten verknüpften Berichtsobjekte auch um-

gehend für die Präsentationen verwendet wer-

den.

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Alte Berichte als Vorlage für neue Neue Berichte beinhalten in der Regel dieselben

Abschnitte wie die vorangegangenen, nutzen

dieselben Datenquellen (z. B. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) und orientieren sich in der ge-

samten Aufmachung des Berichts an den Vor-

gängerversionen. IBM Cognos Disclosure Manage-

ment macht sich das zunutze, um bei der Bericht-

serstellung wertvolle Zeit zu sparen. Die jüngsten

Daten werden automatisch in das neue, vorfor-

matierte Berichtsformular geladen, sodass der

Anwender das Dokument lediglich editiert und

nicht erst Daten zusammentragen, konsolidieren

und formatieren muss. Audit-Trail IBM Cognos FSR bietet einen umfassenden Audit-

Trail und erfasst sämtliche Änderungen am Do-

kument. Mit dem IBM Cognos Disclosure Man-agement Audit-Trail können Anwender problem-

los zwei Versionen eines Dokuments miteinander

vergleichen und auf einen Blick sehen, wer, wann,

welche Änderungen vorgenommen vorgenom-

men hat.

Validierung und Abstimmung IBM Cognos Disclosure Management automatis-

iert die Abstimmung und Validierung. In der

Berichtserstellung kommt es nicht selten vor, dass die gleichen Daten (Werte) aus zwei unter-

schiedlichen Datenquellen stammen. IBM Cognos

Disclosure Management ermöglicht es Werte aus

verschiedenen Datenquellen oder Werte, die

mehrfach im Dokument in unterschiedlen Ab-

schnitten von unterschiedlichen Verantwortlichen

auftreten, zu vergleichen, und mittels einer

Validierungsregel festzustellen, ob die Werte

identisch und darauf basierende Berechnungen

und Kennzahlen stimming sind - ob zum Beispiel der Umsatz der GuV mit der Summe und

Verteilung der Segmentberichterstattung

übereinstimmt. Workflow Ein Workflow-Prozess innerhalb von IBM Cognos

Disclosure Management erfasst den Status säm-

tl icher Abschnitte eines Dokuments,

einschließlich Termin und Name der verant-

wortlichen Person. Dank des Workflow-

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Dashboard sieht der Berichtseigentümer auf

einen Blick den Status alle einzelnen Berichtsab-

schnitte. Er sieht, welche Abschnitte überfällig

sind und wer bzw. welche Gruppe für den jeweili-gen Abschnitt verantwortlich ist. Ein Autor, Lektor

oder eine Gruppe sieht jeweils in seinem

Dashboard nur die Dokumente sieht, die an ihn

übergeben wurden, bzw. die momentan in seiner

Verantwortung liegen. Ausgabeformate IBM Cognos FSR unterstützt eine Vielzahl von

Ausgabeformaten, unter anderem Microsoft

Word, Microsoft PowerPoint®, Adobe® PDF. DIE VORTEILE Weniger Personalaufwand Die Möglichkeit, Daten aus mehreren Quellen zu

beziehen, zentral mit mehren Anwendern zeit-

gleich am Dokument zu arbeiten, die integrierte

Workflow-Prozeßunterstützung, die vielfältigen Ausgabeformate und die einfache, vertraute Be-

nutzeroberfläche, die sämtliche Formatierungs-

funktionen von Microsoft Word und Microsoft

Excel nutzt, sorgen für mehr Effizienz und mehr

Effektivität beim Erstellen der Finanzberichte.

• Weniger Arbeitsaufkommen durch effizientere

Prozesse

• Weniger Überstunden

• Gut bezahlte Beschäftigte konzentrieren sich auf besonders gewinnbringende Aktivitäten

• Mehr Zeit für die Prüfung der Berichte führt zu

besser nutzbaren geschäftlichen Erkenntnissen

Weniger interne und externe Kosten Mit dem Audit-Trail, den Vallidierungsmöglich-

kteiten und der Workflow-Prozeßunterstützung

bringt IBM Cognos Disclosure Management Unternehmen erhebliche Einsparungen, denn

interne und externe Ressourcen müssen für das

Prüfen und Erstellen der verschiedenen Berichte

weniger Zeit aufwenden.

• Geringere Erstellungsdauer und weniger

Überstunden

• Niedrigere Prüfungshonorare

• Niedrigere Layoutkosten und Druckkosten Weniger Risiko IBM Cognos Disclosure Management minimiert

mit seiner Berichtserstellungsunterstützung das

Risiko, dass durch inhaltliche Fehler, Frist-

versäumnisse, Bekanntwerden vertraulicher Daten und Verstöße gegen regulatorische Aufla-

gen entstehen.

• Geringeres Fehlerrisiko

• Geringeres Verspätungsrisiko

• Geringeres Risiko von Prozessbrüchen

• Geringeres Risiko von Compliance-Verstößen Kürzere Durchlaufzeiten Die Automatisierung des gesamten Prozesses für

das interne und externe Berichtswesen verkürzt

die Produktionsfrist und schafft Freiräume für

umfassende interne Prüfungen, Diskussionen und

Analysen. Die Berichtsfristen lassen sich mühelos

einhalten. Mehrfaches Anwenden von Formeln, wiederholtes Eingeben von Zahlen und Ähnliches

entfällt, weil die Daten immer einheitlich sind.

Dies erhöht das Vertrauen in „die Zahlen“. • Weniger manuelle Prozesse • Weniger Risiken und Fehler

• Weniger Prüfungszeit

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Über IBM Business Analytics IBM Business Analytics Software bietet umfas-

sende, einheitliche und exakte Informationen, auf

die sich Entscheidungsträger verlassen, um das Unternehmen voranzubringen. Ein umfassendes

Anwendungsportfolio, das die Bereiche Business

Intelligence, Predictive Analytics, Finanzperfor-

mance, Strategiemanagement und Analytik ab-

deckt, schafft klare, zeitnahe und verwertbare

Einblicke in die aktuelle Leistung des Unterneh-

mens sowie die Möglichkeit, künftige Ergebnisse

zu prognostizieren. Mit umfassenden

Branchenlösungen, bewährten Verfahren und

professionellen Dienstleistungen können Unternehmen jeder Größe die höchste Produk-

tivität erzielen, Entscheidungen mit gutem Gewis-

sen automatisieren und bessere Ergebnisse er-

wirtschaften.

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