ICT-en cloudevoluties in de CGG...Drupal, via rechtenbeheer GDocs, Sosius, …. • Gemeenschappelijkheid Gdocs? Voordelen van eenvoudige uitwisselingen over CGG heen. Online samenwerking

Presentatiemoment 12 juni 2013

SAP Belux (Evere)

ICT- en cloudevoluties

in de CGG

12 juni 2013 ICT- en cloudevoluties in de CGG

INTRODUCTIE

• Overzicht van de namiddag

- Introductie

- Scope

- Applicaties / Software

- Cloud

PAUZE

- Infrastructuur

- Conclusies

- Vraagstelling en bespreking


INTRODUCTIE (vervolg)

• Een vraag in de sector – FDGG-ZnV – Vraag naar en rol voor voorgaande FDGG-directeur (2011)

• Opportuniteit (opgepikt door CGG-IT’ers) (2012)

� Projectaanvraag i.f.v. inbreng consultancy/deskundigheid vanuit

corporate social responsibility SAP m.a.w. zeer beperkt kostenplaatje

� Verkenning en verheldering van de projectvraag in overleg met SAP

� Operationalisering naar opstart projectgroep (o.a. projectfiche met

toelichting over doelstelling, welke CGG stappen in, …)


INTRODUCTIE (vervolg)

• Opstart ICT-werkgroep met als eerste agendapunt ‘SAP-/cloud-project’,

in eerste instantie onder FDGG-‘vlag’ (november 2012-juni 2013)

Participerende CGG: Ahasverus, Andante, Brussel, De Drie Stromen, Eclips,

Noord-West-Vlaanderen (+ FDGG zelf)

4 bijeenkomsten + vandaag (12/6)

• Vandaag = tussenstation

- Verslag over ons kennis- en ervaringsdelen inzake ICT(-evoluties)

- Cloud-insteek maar ook een pak breder

- Aanzetten van analyse en tonen van venster van mogelijkheden

- Hoe gaan we nu verder? (bijkomende CGG, werkstructuur, mandatering, …)


‘SCOPE’Administratieve applicaties

EPD

INFRASTRUCTUUR

CLOUD N-CLOUD


APPLICATIES

CMS

Testings

Agendabeheer

Patiëntendossier

Bankverrichtingen

DB beheer

Mail

HR (loonadm., tijdsregistratie)

Boekhouding

Office applicaties


APPLICATIES (1) – Office-apps

• Wat ?

MS , Openoffice, Gdocs

• Gemeenschappelijkheid

Geen, vooral afhankelijk van keuze cloud of lokaal


APPLICATIES (2) - Boekhouding

• Wat ?

ProAc, Fidupac, Exact, Venice (mdb), Exper/m+ (Kluwer), POPSI, …


– Richten op onlinebeheer, nood aan analytisch denken (rapportage naar

externen). Flexibele export voor eindgebruiker i.f.v. beleidsvragen.

– Dit bepaalt keuze van software + modulair opgebouwde soft.

• Bedenkingen …

Nu teveel vanuit individuele momentele noden, weinig toekomstgericht


APPLICATIES (3) – H.R. (loonadministratie,tijdsregistratie,..)

• Wat ?

Kelio, Sofista, HDP link, Tango, Partena, …


Een vorm van digitale tijdsregistratie, mét koppeling aan verwerkingsprogramma

(berekening verlofrechten, loonadministratie) en koppeling aan sociaal

secretariaat.


APPLICATIES (4) - Mail

• Wat ?

Outlook, Gmail, Thunderbird, ….


Afhankelijk van keuze basisplatform, vereiste is maximale integratie van diverse

pakketten (Office en agendabeheer)


APPLICATIES (5) – D.B. beheer

• Wat ?Access, ….

• Gemeenschappelijkheid Uniforme en geïntegreerde samenwerking met EPD (cfr. MARAP-tools)

• Bedenkingen …– Samenhangend met EPD-evolutie.

– Lijkt vooral restcategorie voor individuele CGG behoeften


APPLICATIES (6) - Bankverrichtingen

• Wat ?

Isabel, bankafhankelijk


Integratie in boekhoudingpakket


APPLICATIES (7) - Patiëntendossier

• Wat ?

EPD


Gebruiken als core met output gedeelde data naar andere software (boekhouding,

kassa, agenda, ….)


APPLICATIES (8) - Agendabeheer

• Wat ?EPD, Outlook, Gcal, …

• Gemeenschappelijkheid Integratie (sync)

• Bedenkingen …Afhankelijk van individuele medewerker.


APPLICATIES (9) - Testings

• Wat ?

Zeer divers, onvoldoende overzicht


Online- georiënteerd + koppeling aan Outcomemeting


APPLICATIES (10) – CMS/Doc.-beheer

• Wat ?

Drupal, via rechtenbeheer GDocs, Sosius, ….


Gdocs? Voordelen van eenvoudige uitwisselingen over CGG heen. Online

samenwerking.


APPLICATIES

• Algemene bedenkingen

� Modulair: software moet kunnen genereren wat nodig is. Niet een

ongebruikte verzameldoos van data (annex workload)

� Online: verbinding moet gegarandeerd zijn – Backup offline voorzien.

• Gemeenschappelijke ontwikkelingen in de toekomst

(niet elders vermeld)

� Online databank van logistieke topics (Gdocs, ….)

� Rapportage EPD-data: centraal

� Digitale archivering (documentbeheer)

� Bijkomend in EPD: ALLES enkel digitaal (standaard ontwikkelen +bijkomende

standaardformulieren of geselecteerde export gegevens)

� Videoconference : standaard


APPLICATIES

• Kosten / Baten

� Efficiëntie vanuit uniformiteit

� Tijdswinst (uit wegvallen routinematige repetitieve taken)

� Bij identieke software-installatie is eenvoudige backup van externe ICT’er

mogelijk

� Zelfde software (of overkoepelende auto-rapportage) laat toe om sneller te

reageren op maatschappelijke vragen en/of overheden

� Cliënten: cfr. pre-traject met uniforme datavergaring/testing: cliënt voelt zich

in behandeling, data is klaar bij intake + (na informed consent) is uniforme

uitwisseling mogelijk tussen CGG (en evt. belendende sectoren)

� Kosten: investeringskost opmaak/inkoop software. Onderhoudscontracten

meestal goedkoper dan inhouse loonkost.


CLOUD

Public

Private

http://www.youtube.com/watch?v=nV6hcBxY5Nw


CGG-toepassing: Google Cloud (1)

• Toepassing CGG Noord-West-Vlaanderen – Lut Maes

� Alle niet EPD gerelateerde bestanden worden gemaakt of geüpload in de

google cloud.

Hierdoor kunnen deeltaken van ≠ disciplines en ≠ locaties gecentraliseerd

/vereenvoudigd worden.

• Korte demo

� ‘Aanvraag verlof’



• Voordelen:

– Virtuele omgeving, alle bestanden zijn altijd en overal beschikbaar.

– Gebruiksvriendelijk

– Kortdurende opleiding volstaat

– Google drive voorziet virusscan

– Steeds laatste versie, geen onderhoud locale versies op PC’s



• Nadelen:

– Afhankelijk van internetverbinding

– Externe medewerkers dienen een Gmail account te hebben

– Access bestanden moeilijk te mappen met Google doc’s



• Toepassing CGG Eclips – Intranet:

– Meerwaarde:

� Portaal voor medewerkers (interne communicatie, documenten,

formulieren, kennisdelen…)

� Steeds up-to-date informatie

� Altijd, overal en voor iedereen beschikbaar (virtuele omgeving)

– Kritische succesfactoren:

� Stabiele internetverbinding

� Heldere overzichtelijke structuur

� Regelmatig nieuwe en relevante content

� Informatie die medewerkers regelmatig gebruiken

� Intranet als startpagina



• Toepassing CGG Eclips - Google Sites:

– Sterke punten:

� Eenvoudig intuïtief systeem voor beheerder én eindgebruiker

� Eenvoudig beheer van rechten maakt decentraal beheer mogelijk

(centrale opvolging wijzigingen + historiek)

� Integratie met andere Google applicaties (agenda – documenten –

intranet – website)

� Mogelijkheid om externe applicaties (bijv. EPD) te integreren

� Steeds meer functionaliteiten

– Beperkingen:

� Geen toeters en bellen zonder specifieke expertise (invoegtoepassingen)



• Toepassing CGG Eclips: intranet (demo)


CGG-toepassing:Sharepoint en Access toepassing in private cloud werking

• Kenmerk:

– Eigen beheer:• alle toepassingen in de organisatie

• Voor alle medewerkers : logistiek + therapeuten

– Eenzelfde agenda, mail, telefonie

– Social Ware:• goedkoop in aanschaf

– SHAREPOINT server: intranet

– Office 2013: Remote Applications: cloudoplossing

– Exchange Server Outlook - Agenda

Exchange

server

Sharepoint

server

Interne

communi-

catie

SQL server

Gehuurde of Eigen locatie

Personal computer:

-Duur in onderhoud

-Onafhankelijkheid van werken

Thincliënts:

-goedkoop in aankoop

-Goedkoop in onderhoud

Laptops

-Plaats onafhankelijk

-Thuiswerk-verplaatsing

-duur in aankoop,onderhoud

Backup

EPD

andere

Outlook

Mailbeheer

Telefonie

Document-

beheer

I

N

T

E

R

N

E

T

B

R

O

W

S

E

R

Telefonie

--centrale aanmelding, screaning

-aanwezigheid medewerker

-efficiënte inzet medewerker

-samenhang met agenda

Nieuws

enquetes

werkstromen

agenda

Contacten

…..

Toepassingen

Remote Applic

Word, excell

Access,

powerpoint

etc

Basisconfiguratie


• INTRANET: Sharepoint� Alle medewerkers:

– Inloggen: beveiligd

– Iedereen hetzelfde openingsscherm

– Alle relevante gebieden CGG

� Beoogde voordelen:

– Nieuws direct in het oog

– Eenzelfde communicatie

– Alle info beschikbaar-duidelijke versies

– Integratie tools: enquete, agenda, contacten



Openingsscherm



• Sharepoint onderhoud

Beheerders

• Technische ondersteuning

•Ontwerpondersteuning: € 3000 eenmalig

•Gebruiksondersteuning: € 1000/jaar

• Gebruikersbeheer: 3 u/week secret

• Ontwerpbeheer 1 u/week secret

• Aansturing geheel:

•Stafmedewerker 1 u/week

Divisie: werkgebieden

•Voorzitter en werkgroep

•Voorbeelden

• dagelijks bestuur

• -kopp

• -kwaliteit

• -diagnostiek

• …



• Databeheer met Accessvan op Server

1. Personeelsbeheer

2. Diagnostiek

3. Opvolgbord

4. Cliënttevredenheid

5. Privétherapeuten

server

Backend

frontend

snelkoppeling

snelkoppelingUitwisseling met server



(1) Personeelsbeheer met Access 3,5 jaar operationeel

Werknemer

a. Vakantie, VPM, Recup, Sociaal verlof, Overuren

b. Vervoer

c. Directe feedback en overzicht

Beheerder (personeelsdienst,staf,boekhouding)

a. Sociaal secretariaat

b. Contractenbeheer

c. Werkopdrachtenbeheer

d. Verzekering

e. Export naar andere databases



(2) Personeelsbeheer met Access



(3) Personeelsbeheer met Access



(1) Opvolgbord met Access 3,5 jaar operationeel in VDIP versie

Implementatie fase voor integratie CGG



(2) Opvolgbord met Access



(1) Diagnostiek met Access Testfase voor integratie CGG

• Vraag naar psychometrische ondersteuning

• Voordelen van eigen beheer– Kostenbeheersing

– Eenvoudige verwerking: computer / sessie

• beperkte belasting van secretariaat

• Beperkte belasting van therapeut

• Rechtstreekse feedback naar opvolgbord

Benaming in Database Ahas Officiële testnaamAF, Algemeen Functioneren OQ-45 (Outcome Questionnaire)

Depressie BDI- II-NL (Beck Depression Inventory)

Evaluatie afgelopen week ORS (Outcome Rating Scale, Scott D. Miller)

Evaluatie therapie sessie SRS (Session Rating Scale, Scott D. Miller)

CT, Cliënt tevredenheid Trimbos GGZ Thermometers



(1) KPI en functionering

• Marap (EPD) + Access (PeMo)(ziekte,vorming…) + Excel

� Verwerking

-2 x per jaar KPI berekening : info voor bijsturing DB + functionering

-eigen normering

-geïndividualiseerd



(2) Andere data verwerking

• KPI berekening en functionering

• Privétherapeuten

� Doelgroep

� Plaats, prijs, opleiding

• Cliënt evaluatie: vragenlijsten + verwerking

� Vb onthaal

� Trimbos thermometer



(1) TELEFONIE en internet

Doelen:

1. Cliëntvriendelijk systeem:

– kwaliteit (screening, tijd) en kwantiteit (permanentie)

2. Medewerkers vriendelijk systeem:

– talenten focus - kwaliteit - kwantiteit - onderhoud/aanpassing

3. Kosten en prestatie efficiënt systeem:

– Integratie met internet, software (agenda,…)

– plaatsonafhankelijk: vestiging, thuiswerk, Outreachend werk

– geïndividualiseerd: eenvoudige instelling



(2) Telefonie voor Ahasverus

KOSTPRIJS

Vestigingsplaatsen + thuiswerk 6 + thuiswerk

Gebruikers 70-100 gebr

Kostprijs per gebruiker € 450-320

Investering jaarkost

Systeem-materiaal 5000 6000

Personeel intern 8000

Externe expertise 3000

Internetverbindingen (ook voor servers:computers à)+

telefonie

13000

Beperkt gsm verkeer 2000

€ 32.000


PAUZE


INFRASTRUCTUUR

� CONCLUSIE : het maakt voor de infrastructuur (buiten de servers en de backup) niet zoveel uit voor welk systeem men kiest.

• Migraties bij de overstap naar een nieuw systeem?

� CONCLUSIE: Is altijd een werk van langere adem, op technisch vlak altijd vrij eenvoudig en stapsgewijs uit te voeren, voor de gebruikers is het vaak wat wennen.

• Complexiteit van (de consequenties voor) de infrastructuur

� Het leek ons niet opportuun , ondanks de complexiteit van sommige systemen (routers, firewalls) om mensen zich te laten specialiseren tot ”experts-in een-ding” voor alle CGG’s.

� Wel zeer opportuun is het uitwisselen van informatie betreffende ervaring met verschillende systemen (thin clients/telefoons/social ware/…).

Zelf verantwoordelijkAanwezigServers en Backup

OKOKThin Clients

WenselijkAanwezigVPN Tunneling, SSL, …

Zorg zelf voor backupBELANGRIJKERG BELANGRIJKInternet

Eigen beheerCloud


INFRASTRUCTUUR

• Opportuniteit van groepsaankoop

Dit haalt alle snelheid en flexibiliteit uit het aankoop proces en de behoeftes van

de verschillende CGG's zijn te verschillend en winstmarges leveranciers te laag om

daar voordeel uit te halen.

• Simulatie kost google-apps vs. microsoft in eigen beheer

Zie rekenblad.


INFRASTRUCTUUR (vervolg)


INFRASTRUCTUURICT - investering vanuit Directie standpunt

• Uitdaging - vraagstelling:

� Wat is:

de meest gunstige investering om het geheel van processen en vragen in het

CGG te kunnen beheren:

• Met een zo groot mogelijke performantie

• Met een zo klein mogelijke investering

» In technische middelen

» In personeel: ICT, Logistiek en andere medewerkers

⇒Samenwerking:

Kunnen we dit versterken door gezamenlijke actie, convergentie na te streven en

ervaring uit te wisselen ?



• BATEN:

– Rapportage:

• In- en extern

• Boekhouding

• Personeel

– Informatie beheer: documenten , archief, info

– EPD en analyses

– Samenwerking:

• In- en extern: vb enquêtes

• Communicatie: nieuwsbrief,websites, ontwikkeling applicaties



• KOSTEN (1):

1 Apparatuur (hardware): over

– Telefoniecentrale en toestellen

– Thincliënts

– Laptops

– Personal computers

– Servers

– Fiewalls, routers….



• KOSTEN (2):

2 Applicaties en software

3 Gegarandeerde en beveiligde verbindingen

4 Personeelsinzet voor:

– Opvolging van ICT: markt -mogelijkheden

– Aankoop van ICT

– Installatie van ICT

– Onderhoud van hardware

– Onderhoud van programma’s: nieuwe mogelijkheden,

gebruikersbeheer

– Ontwikkeling van programma’s,toepassing (vragenlijst…)

– Herstelling van ICT

– Opleidingskost medewerkers


KOSTENVOORBEELDJaarafschrijving

PC-laptops-thincliënts (50 st) 4000

Coaching systeem, aansturing en ontwikkeling 5000

Onderhoud pc’s intern 4000

Software –Microsoft

servers/office 365 /exchange/

Sharepoint

symantic

2000

Huur andere externe software (boekh, EPD…,firewals 9000

Eigen Ontwikkeling software ontwikkeling 2000

Eigen Ontwikkeling programma ontwikkeling 15000

Externe ondersteuning Sharepoint 3000

Interne ondersteuning Sharepoint 6000

Servers (4 stuks) en andere netwerk hardware 3000

Onderhoud servers 10000

AK onderhoud gebruikers intern 10000

Telefonie toestellen en systeem 7000

Service contract telefonie 2500

Internet lijn+ telefoons 13000

Gsm 2000

40000 57500

2,85 % van het jaarlijks budget 100000



• Tijdspad:

� Investeringsmoment:

Wellicht voor een periode van 5 jaar

� Aanpassingsperiode:

Nieuwe dringende evoluties: vraagt soepelheid



• Voorstel voor actie (1)

1) Investeringscyclus afstemmen verschillende CGG’s:- voorbeeld:

2014 Cyclus 1 Google –Sharepoint-Telefonie

2014-2016 Ontwikkeling en gebruik

2017 + Evaluatie en oriëntatie naar nieuwe integratie

2018 + Ontwikkeling van bruggen voor opstap

2019 Cyclus 2 etc

2023 Cyclus 3 etc

2) Interne strategie in het CGGDoel: onderhoud en ontwikkeling worden proactief betrokken in ontwikkeling

Frequentie: regelmatig (vb. tweemaandelijks) verslag met directie comité

Wie: personeelsleden met ICT opdrachten



• Voorstel voor actie (2)

3) Extern CGG’s: Werkgroep ICTInhoud/doel: Platform om wegen naar een maximale convergentie te ontwerpen in de diversiteit

van ontwikkelingen

Frequentie: 4 x per jaar + huiswerk

Wie : ICT werkgroep (ict medewerkers, Adm. Krachten met Ict opdracht, directie-staflid)

4) Platform CGGInhoud/doel: Stand van zaken, verslag van evaluatie en ontwikkeling

Investeringsopties voorgesteld en beslist.

Frequentie: 1 x per jaar

Wie: Alle directies-middenkader (ICT,staf)


CONCLUSIES

• ICT-werkgroep = uitwisselings-/kennisdelingsplatform

(laten circuleren wat bestaat)

= platform dat het mogelijk maakt om in de rijkdom

van de verscheidenheid te zoeken en toe te

groeien naar (opportuniteiten voor) convergentie

met aandacht voor investeringscyclus (ca. 5 jaar?) / ‘keerpunt’

m.a.w. instapritme / strategisch ritme van de (sub-)werkgroep(en)

• Draagvlak verbreden

• Met plaats voor de verschillende perspectieven/betrokkenheden (gebruikers, directies, IT’ers)

• In een degelijke beheer- en werkstructuur met passende procesaansturing en planning, dus slagkrachtig


CONCLUSIES (vervolg)

• Enkele voorbeelden van uitdagingen voor de werkgroep

- Voorzitterschap

- Andere naam dan ‘ICT-werkgroep’

- Kunnen we TCO (total cost of ownership) in kaart brengen?

- Faciliteren en realiseren van convergentie

- Sociale media

- …


CONCLUSIES (vervolg)

• Basisvoorwaarde = corporate governance

CGG 1 CGG 2 CGG 3 …

DIRECTIE STUURGROEP (beleidsmatige verbindingen,

financieel, vorderingen, …) jaarlijks

GEBRUIKERS

ITers

APPLICATIES/SOFTWARE WERKGROEP (twee-)maandelijks

INFRASTRUCTUUR WERKGROEP (twee-)maandelijks


VRAAGSTELLING EN BESPREKING

Documents

ICT-en cloudevoluties in de CGG...Drupal, via rechtenbeheer GDocs, Sosius, …. • Gemeenschappelijkheid Gdocs? Voordelen van eenvoudige uitwisselingen over CGG heen. Online samenwerking