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IGUIDA _ Office per MacTUTTO QUELLO CHE SERVE SAPERE SULLA PIÙ IMPORTANTE SUITE PER LA PRODUTTIVITÀ

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IGUIDA

Office per MacTUTTO QUELLO CHE SERVE SAPERE SULLA PI IMPORTANTE SUITE PER LA PRODUTTIVIT

Macitynet.it

Mac, iPad, iPhone e Hi-Tech

IGUIDA

Office per MacSUPPLEMENTO ALLEDIZIONE QUOTIDIANA DEL 10/10/2011 DI MACITYNET.IT PERIODICO REGISTRATO PRESSO LA CANCELLERIA DEL TRIBUNALE DI PESARO IN DATA 01/03/2002 AL N.RO 497

DIRETTORE RESPONSABILE:

FABRIZIO FRATTINI

PROGETTO EDITORIALE:

SETTIMIO PERLINI

A CURA DI:

MICHELE DISCARDI

PROGETTO GRAFICO ED IMPAGINAZIONE:

MICHELE DISCARDISUPERVISIONE:

MATTEO DISCARDIALCUNE IMMAGINI:

COURTESY OF APPLE COMPUTERS, INC.

INTRODUZIONEDA ANNI MICROSOFT OFFICE UNO FRA I SOFTWARE PI UTILIZZATI SULLA PIATTAFORMA MAC, EPPURE LE DOMANDE DEGLI UTENTI SONO SEMPRE LE STESSE...Ma funziona Office su Mac? E davvero tutti i file sono compatibili con la versione per Windows? ...quindi mi stai dicendo che posso leggere senza problemi i file Excel dellufficio marketing senza intoppi e posso gestire la posta Exchange direttamente dal mio Macbook Pro? E pure quelle bellissime presentazioni con i gattini parlanti che mi arrivano di tanto in tanto? Ovviamente la risposta a tutti questi quesiti s. Semplice, chiaro e diretto; proprio come lo stile della versione Mac. Se da sempre si usato Office nella sua incarnazione per Windows, ma ora si possiede uno splendido Macbook Air, passare alla versione per Mac la mossa pi logica da fare. Lunico fattore che potrebbe fermarci lesperienza utente e la valanga di novit che ci potremmo trovare di fronte nel caso si migri da una versione non molto recente: azioni come Riordina Oggetti, il salvataggio su SkyDrive e le magiche Sparkline potrebbero davvero impressionarci. In meglio ovviamente. Proprio per questo, il testo che andremo a leggere nelle prossime pagine ci guider prima nella scelta della versione giusta per noi per poi addentrarsi nelle singole applicazioni, scoprendo piccole gemme che rendono Microsoft Office per Mac il compagno ideale del proprio computer con la mela.

05

IDEE A PORTATA DI OFFICE

16

WORD IL PRIMO DI QUATTRO

12

EXCEL LECOLOGIA DEI NUMERI

47

POWERPOINT MUSICA MAESTRO

66

OUTLOOK IL LATO PRO DEL WEB

80OFFICE OVUNQUE

IDEE A PORTATA DI

OFFICE

Per definire un nuovo standard, non serve qualcosa che sia soltanto un po diverso; serve qualcosa che sia davvero innovativo e che catturi limmaginazione della gente. E il Macintosh, tra tutte le macchine che abbia mai visto, lunica che raggiunge questo obiettivo.-Bill Gates

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 5

Il mondo di Office

Il nome Microsoft Office porta i pi a pensare a un insieme di alcuni dei nomi pi famosi del mondo dellinformatica come Word, Excel e PowerPoint: eppure a un occhio pi attento il concetto di Office, da un punto di vista tipicamente informatico, rappresenta un concetto pi ampio, una forma di integrazione tra tipologie di software, piattaforme, tecnologie e tipologie di utenti perlopi unica nel panorama informatico attuale. Pi di altri nomi anche molto famosi, la suite Office di Microsoft lunica che riesce ad abbracciare praticamente tutti i settori dellinformatica, dal semplice lavoro dufficio fatto di modulistica e organizzazione a quello pi tecnico e contabile basato su flussi matematici, passando per i settori grafici (tanto cari alla piattaforma Apple) nei quali i documenti di Office sono uno dei canali principali per il reperimento dei contenuti. Il tutto seguendo i settori della ricerca, dove Office spesso impiegato per raccogliere e organizzare i dati, e quello studentesco nel quale sempre di pi il flusso operativo basato su documenti Office. Chiude il cerchio il settore privato, nel quale spessissimo Office rappresenta il primo software (e a volte lunico) dopo il sistema operativo ad essere utilizzato.

Il mondo di Office per Mac 2011

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Le confezioni di Office per Windows e Office per Mac, fratelli diversi

Un prodotto immancabile, in grado di offrire non solo ampie potenzialit nelle singole applicazioni, ma anche di integrarsi perfettamente sia al suo interno (lo scambio di documenti e di appunti tra le applicazioni un punto di forza molto importante di tutta la suite) sia verso lesterno, dato che oramai i formati di Office sono tra i pi diffusi e molte applicazioni di terze parti (come Adobe, Quark, Apple, Google) li gestiscono direttamente senza inutili conversioni. E se il mondo di Office oggi cos strettamente legato al nome Microsoft, qualcuno forse ricorder che non sempre stato cos: fu proprio su Mac che Word, Excel e PowerPoint videro la luce, verso la fine degli anni 80: di pi, il sistema operativo Windows nacque proprio per permettere a Microsoft una certa autonomia da Apple, in modo da poter operare in modo pi libero dal punto di vista commerciale con i propri software. Oggi il pacchetto Office si divide in due grosse linee di prodotto: Office 2010 per Windows e Office 2011 per Mac, che convergono da una parte per tutta una serie di funzionalit comuni, dallaltra per lutilizzo di formati di documento (OpenXML, di cui parleremo meglio tra qualche pagina) in modo da rendere del tutto trasparente la portabilit dei documenti tra una piattaforma e laltra. Dulcis in fundo, da qualche mese disponibile anche una versione online di Office, disponibile allinterno del portale Live.it di Microsoft, del tutto gratuita e semplificata nelle funzioni, in grado di interfacciarsi perfettamente con la controparte locale e di ospitare svariati documenti allinterno del proprio spazio web.

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Tutto lOffice per MacOffice per Mac 2011 lultima incarnazione della profilica serie di Office disponibili per la piattaforma Mac OS e OS X. Questa versione disponibile in due distinte proposte, pensate appositamente per diverse tipologie di utenti, e rintracciabili per il diverso colore della scatola. Vediamole nel dettaglio: Home&Student: la versione pi economica, pensata come dice il nome per gli utenti privati ed il settore studentesco, caratterizzata da versioni complete di Word, Excel e PowerPoint. Unica limitazione risiede nellutilizzo del pacchetto in ambiti non commerciali: le potenzialit, il tipo di documento e le caratteristiche collaborative dei vari software sono le stesse della versione dedicata al business. Home&Business: la vera incarnazione di Office per Mac, propria delle stesse versioni di Word, Excel e PowerPoint della versione Home&Student, ma con in pi Outlook per Mac, un software tutto nuovo che eredita tutte le caratteristiche della precedente incarnazione Entourage per Mac (presente sino alla versione 2008). Outlook stato completamente riscritto per poter utilizzare a fondo le potenzialit introdotte dalle ultime architetture di OS X, oltre ad un nuovo Home&Student Family Pack: identico supporto per Exchange (2007 e 2010) alla versione precedente, ma installabile di Microsoft, la famosa suite di servizi sino a tre computer (dello stesso nucleo online tipica dellambiente business. familiare). Questa versione, inoltre, non prevede alcuna limitazione di utilizzo nella licenza duso e pu essere impiegata nellambiente privato, studentesco e ovviamente anche per scopi commerciali. Rispetto alla versione Home&Student, nella Home&Business il supporto telefonico post installazione di un anno (invece che novanta giorni). Home&Business 2 Pack: identico alla versione precedente, ma installabile sino a due computer (dello stesso utente, tipicamente un fisso e un portatile).

Le due versioni di Office per Mac

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La pagina del sito Microsoft dove poter scaricare la versione trial del software

Per procedere allacquisto di una copia di Office per Mac 2011 basta recarsi in un qualsiasi rivenditore Apple, oppure in un AppleStore, oppure attraverso uno dei diversi canali di vendita online (in base al periodo, possibile anche trovare alcune offerte con interessanti sconti). Tuttavia, attraverso il portale Microsoft dedicato al mondo OS X disponibile da tempo una versione dimostrativa del prodotto (http://bit.ly/ohAZol), previa registrazione gratuita, che garantisce il pieno funzionamento per un periodo di trenta giorni dalla data dinstallazione, durante i quali una finestra avverte lutente al primo avvio quotidiano del tempo rimanente. Al termine del periodo possibile attivare la propria copia di Office per Mac semplicemente inserendo il numero di serie reperibile allinterno della confezione direttamente nella versione di prova installata, che verr sbloccata e non sar necessaria alcuna reinstallazione.

Una volta scelta la giusta versione in base alle proprie esigenze, necessario appurare se il proprio Mac compatibile con lultima versione. Generalmente, tutti i Mac con processore Intel sono in grado di installare e operare correttamente con Office per Mac 2011, anche quelli pi vecchiotti, tuttavia bene controllare la reale disponibilit delle richieste minime, che sono:Un computer Mac con un processore Intel OS X versione 10.5.8 o successiva (Almeno) 1 GB di RAM (Almeno) 2.5 GB di spazio disponibile sul disco rigido Formato disco rigido HFS+ (conosciuto anche come Mac OS Extended o HFS Plus) Lettore DVD o connessione a una rete locale in caso di installazione in rete Monitor con risoluzione 1280 x 768 o superiore

Inoltre, per alcuni servizi aggiuntivi sono richiesti inoltre:Un Windows Live ID (gratuito, dal portale www.live.it) Exchange Il supporto per Exchange in Outlook per Mac 2011 richiede la connettivit a Microsoft Exchange 2007 SP1 RU4 o versione successiva Per laccesso ai file archiviati su un server SharePoint richiesta la connettivit a Microsoft Office SharePoint Server 2007 o versione successivaNota: il peso della versione trial di Office per Mac 2011 di poco meno di 1GB, quindi meglio munirsi di una connessione a banda larga.

Per la creazione condivisa richiesto Microsoft SharePoint 2010 oppure un Windows Live ID

Per installare Office per Mac 2011 basta un Mac Intel, anche se non nuovissimo

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Primi PassiPrima di elencare le parti pi importanti della suite e delle singole applicazioni meglio spendere qualche parola sulla fase di installazione, nonch su tutti i processi che seguono. Non esistendo una versione di aggiornamento di Office per Mac 2011, di conseguenza la presenza o meno di una versione precedente (Office per Mac 2004 o 2008) del tutto irrilevante ai fini dellinstallazione, e occorre specificare che le diverse versioni possono convivere luna con laltra nello stesso Mac senza alcun timore. Una volta aperto il documento Office. dmg (scaricato dal sito web) oppure inserito il DVD nel lettore del Mac, apparir una finestra con al centro un elemento chiamato Office installer: un

doppio clic sullicona fa partire lInstaller vero e proprio. In questa fase sar chiesto allutente di uscire da tutti i programmi di Office (anche quelli pi vecchi, ma solo provvisoriamente) e tutti i browser (come Safari, ma anche Firefox, Opera, Chrome se aperti), dopodich il processo dinstallazione sar svolto in modo del tutto automatico. Al termine del processo, una finestra chiede di inserire i dati dellutente (che determinano lidentit del proprietario e che saranno utilizzati di default per tutti i nuovi documenti di Word, Excel e PowerPoint, ma che possono essere modificati in qualsiasi momento), dopodich una seconda finestra cerca di rilevare vecchie copie di Office per Mac, chiedendo di rimuoverle (ma meglio lasciarle dove sono, non preoccupatevi). Al termine di questi processi, sar possibile avviare e utilizzare sin da subito una delle applicazioni: ma anche se non obbligatorio, sempre bene controllare se nel frattempo sono usciti degli

aggiornamenti che possono risolvere piccoli problemi di compatibilit o introdurre o migliorare alcune funzioni nuove via via introdotte dal team di sviluppo. A dire il vero, se il Mac collegato alla rete, la finestra Microsoft Update viene aperta subito chiedendo allutente in che modo vuole comportarsi con la verifica degli aggiornamenti: a nostro avviso, una Verifica automatica di una volta alla settimana pi che sufficiente per mantenere aggiornato il pacchetto. Gli utenti che non dispongono di una connessione ADSL ma navigano utilizzando connessioni 3G (magari tramite chiavette USB), possono spostare il controllo una volta al mese, senza particolari angosce: solitamente, non escono pi di tre o quattro update allanno, di cui mai pi di uno critico per il quale suggerita una certa urgenza, che tra laltro verrebbe annunciata a caratteri cubitali dai maggiori portali Mac italiani, come ad esempio Macitynet.it. Alternativamente al programma di aggiornamento automatico, tutti gli aggiornamenti sono scaricabili gratuitamente dal portale Microsoft Mac (http://bit.ly/pipLAK).

La finestra di aggiornamento software

La sezione del sito Microsoft per gli aggiornamenti manuali della suite

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La nuova interfaccia

piattaforma sulla quale deve operare. Nonostante questo, conseguentemente anche alla crescita della piattaforma Mac degli ultimi anni chiaro che sempre pi utenti sono portati a passare da Office per Windows (che magari utilizzano in ufficio, oppure sul vecchio PC) ad una copia di Office per Mac e probabilmente sembrato giusto offrire a questa fetta La prima cosa che colpisce alla di utenti una sorta di rimando allaltra prima apertura di una qualsiasi delle versione con elementi comuni in una applicazioni di Office per Mac senza interfaccia dalle caratteristiche pi dubbio linterfaccia: prima di parlare dedicate. di questa per bene fare un distinguo Questo aspetto si chiama Ribbon importante. (orribilmente tradotto con il termine di Il team che si occupa dello sviluppo di Barra multifunzione nella versione Office per Mac, che prende il nome di italiana), ed quello spazio presente Macintosh Business Unit (MacBU) non nella parte superiore di ogni finestra, lo stesso della versione per Windows, e che ospita la maggior parte dei comandi bench Microsoft mantenga delle linee dedicati allapplicativo, contestuali con il guida ben definite per omogenizzare i due contenuto presente o selezionato, molto pacchetti nelle funzioni pi importanti simile a quella presente sin dalla versione (come spesso vedremo nel proseguo di 2007 di Office per Windows (qui per queste pagine), i due team sono del tutto disegnata decisamente meglio). indipendenti e operano per rendere il I vantaggi della barra Ribbon sono pacchetto il pi possibile conforme alla molteplici: da una parte lutente mantiene

sotto controllo tutti gli strumenti di cui ha bisogno sempre ancorati alla finestra, senza la necessit di dover giocare con palette e pannelli (che pure ci sono, ma il loro utilizzo facoltativo ed pensato per gli utenti pi tradizionali oppure per specifiche funzioni il cui utilizzo perlopi sporadico), dallaltra la Ribbon progettata per essere discreta, con la possibilit di personalizzare la posizione dei vari pannelli, nonch di essere anche condensata (nascosta), laddove monitor di dimensioni contenute necessitano di ogni pixel disponibile. Per il resto, linterfaccia rispecchia appieno quelle che sono le linee guida di una applicazione per Mac, con i comandi pi importanti (Salva, Apri, Stampa, Copia, Torna indietro di un passo e visualizzazione) presenti nella parte alta della finestra, appena sotto il titolo a sinistra, e il comando di ricerca (che utilizza Spotlight) appena a destra. Alcune applicazioni, come Word e PowerPoint, mostrano un piccolo slide in basso a destra che permette di ridimensionare la visualizzazione del documento in modo molto veloce, anche se presente nella parte alta un menu a tendina che apre a pi precise percentuali di visualizzazione.

Linterfaccia di Office per Mac 2011 (qui in Word per Mac)

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Ribbon, quanto di meglio

La nuova Ribbon nella sua versione Word

La barra Ribbon, ribattezzata MacRibbon, ospita al suo interno la quasi totalit dei comandi, ripetendo gli stessi presenti nei vari menu in un formato di sicuro pi comodo e pratico: una delle note piacevoli della Ribbon che tutti gli strumenti comuni tra Word, Excel e PowerPoint si presentano nello stesso modo allinterno della Ribbon, in modo da facilitare la transizione tra un applicativo ed un altro. Essendo il numero di strumenti ed opzioni molto alto, la MacBU ha pensato di dividerli in diversi Pannelli (Tab per dirla allinglese, un po come in Safari e Firefox), ognuno dei quali riporta al suo interno un set di strumenti dedicati ad uno specifico settore operativo: troviamo quindi il set Inizio con i comandi principali, quello Grafici con, appunto, i grafici, quello SmartArt con i diagrammi dinamici e altri pi specifici (come ad esempio Revisione per Word, Presentazione per PowerPoint e Formule per Excel, pi ovviamente moltissimi altri). Alcuni

pannelli appaiono solamente quando si selezionano alcuni elementi, in quanto presentano opzioni particolari per quellelemento selezionato e non sarebbero attivi altrimenti: questi pseudo-pannelli appaiono di colore viola allinterno della Ribbon e rimangono attivi sino a che un determinato elemento rimane selezionato. Uno dei pi comuni in questo senso senza dubbio Formato Immagine, che mostra al suo interno tutte le opzioni di ritocco cromatico di una immagine e che per ovvi motivi compare solamente quando selezionata una immagine o un clip-art. I diversi pannelli presenti nella Ribbon si aprono con un clic sul titolo in alto, ma con un doppio clic sullo stesso la Ribbon viene condensata mostrando solamente il titolo dei pannelli (e non il contenuto): come anticipato precedentemente, questo favorisce i monitor pi piccoli facendo loro guadagnare pixel preziosi, dato che i comandi rimangono attivi con le scorciatoie da tastiera o tramite i comandi da menu.

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La nuova Ribbon come si presenta nei tre diversi software, con intenzioni singole ma nello stesso aspetto

Un altro modo per personalizzare la Ribbon quello di agire sul pulsante a destra in alto nella barra (a forma di ingranaggio), e tramite la voce Personalizza ordine di tabulazione barra multifunzione attivare la modalit di editing della Ribbon per poter muovere a piacere i vari pannelli ognuno prima o dopo gli altri, e tramite il pulsante x che compare accanto al titolo, nasconderli. La situazione pu essere ripristinata agendo nel modulo Barra multifunzione allinterno delle Preferenze dellapplicazione.

Il pannello delle Preferenze da dove poter personalizzare la Ribbon

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Grafici in erba

Una volta esplorata linterfaccia e le diverse funzioni delle applicazioni (o perlomeno le pi importanti), il momento di cominciare ad operare con applicazioni, documenti e lavori. Bench per ogni applicazione sia in grado di iniziare con un documento nuovo e vuoto (menu File > Nuovo documento vuoto), il mondo di oggi ci costringe sempre di pi a operare in tempi strettissimi e di conseguenza a trovare modi per produrre lavori di qualit in modo veloce e conciso. In questa ottica una delle funzioni pi importanti di Office per Mac 2011 la funzione Modelli, richiamabile dal comando da menu (menu File > Nuovo da modello) o dalla seconda icona in alto a destra nella barra del titolo di ogni documento.

La finestra che si apre offre diverse similitudini tra Word, Excel e PowerPoint, diversificandosi solamente nei contenuti al suo interno e per altri piccoli particolari: divisa in tre sezioni verticali, nella prima a sinistra trovano posto i gruppi di modelli suddivisi in base alla tipologia o al tema, nella parte centrale i modelli veri e propri presenti nel gruppo selezionato e allestrema destra una anteprima del modello selezionato, pi grande. I modelli sono ovviamente presenti in egual misura sia sulla versione Home&Student che su quella Home&Business, sono tutti stati progettati da importanti studi grafici statunitensi e specificatamente selezionati e provati dal team di sviluppo proprio per incontrare al meglio tutte le diverse esigenze degli utenti.

Diversi modelli possono essere personalizzati prima di essere aperti, modificando il set di colori e caratterip

Le tre finestre della raccolta modelli

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Selezionato il modello, basta un doppio clic su di esso oppure sul pulsante Scegli (in basso a destra) per aprirlo. Ma non finita qui: in alcuni casi, in particolare su alcuni modelli di Word e PowerPoint (le due applicazioni dal taglio pi grafico) alcuni modelli possono essere personalizzati gi dalla finestra di selezione, prima di aprirli: basta evidenziarli e nella parte pi a destra, appena sotto lanteprima, e da qui selezionare uno dei diversi set di colori dal primo menu a tendina (attenzione, non un solo colore, ma un intero set di colori) e un set di caratteri. Questo significa che bench la geometria del modello resti la stessa, il cambio di colore e di Font permetter di avere un

documento diverso ad ogni apertura, personalizzato a seconda delle intenzioni (pi vivace, pi classico, pi moderno, pi cupo). E se nemmeno la personalizzazione dei modelli basta, ecco che sempre dalla stessa finestra possibile accedere alla sterminata galleria di Modelli online, aggiornata direttamente tramite internet: questa galleria continua quella inserita allinterno dellapplicazione con inserimenti continui da parte degli utenti online. Tutti i modelli presenti allinterno di Word, Excel e PowerPoint sono liberamente utilizzabili anche per scopi commerciali, a seconda della licenza dutilizzo del software.

Ecco un esempio di personalizzazione: lo stesso modello con tre set di colori e altrettanti caratteri

In PowerPoint alcuni modelli propongono presentazioni intere, personalizzabili a piacere

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 15

Il nuovo che avanza

Nota: i documenti di Office in formato Open XML sono nativamente supportati in lettura anche dalla funzione QuickLook di OS X 10.6 e 10.7: le applicazioni della suite di iWork possono leggere il contenuto dei documenti OpenXML, anche se la fedelt non garantita.

piccola x al termine del nome dei rispettivi formati, che diventavano .docx (Word), .xlsx (Excel) e .pptx (PowerPoint). Un anno pi tardi anche Office per Mac 2008 abbracciava lo stesso formato, completando il cerchio che vede oggi lOpen XML come il formato standard La versione di Office per Windows del di default per tutte le versioni di Office, 2007 introduceva, tra le varie novit nonch nativamente supportato dalle di funzioni e interfaccia, anche un diverse applicazioni Microsoft e molte cambiamento epocale, il primo da altre di terze parti. circa ventanni in questo settore, Questo nuovo formato presenta notevoli inerentemente il formato dei documenti miglioramenti: innanzitutto basato di salvataggio. su di uno standard XML, il che significa Se sino al 2007 i formati .doc (Word), che sicuro, estendibile e robusto anche .xls (Excel) e .ppt (PowerPoint) si erano in caso di crash dellapplicazione, dato diffusi a macchia dolio praticamente in che le singole parti vengono registrate qualsiasi settore operativo informatico, singolarmente e separate dal contenuto divenendo di fatto degli standard del documento. Inoltre, Microsoft ha (seppure standard non erano, dato che provveduto a certificare lOOXML come si trattava di formati proprietari nativi Standard ISO (ISO/IEC DIS 29500) nel Microsoft, che non aveva mai rilasciato 2008, il che significa che il formato alcuna specifica pubblica), dal 2007 Office liberamente consultabile da tutti e che cominciava a introdurre il nuovo formato qualsiasi sviluppatore pu redarre codice di salvataggio, chiamato genericamente Open XML (o anche nella sua forma abbreviata OOXML) e proprio di una

che legga e scriva in questo formato correttamente (e non come nel caso del formato precedente, in cui si fatto largo uso di tecniche non sicure come reverse engineering). Ad oggi, Office per Mac 2011 utilizza il formato Open XML come formato di salvataggio standard per le sue applicazioni (.docx, .xlsx e .pptx), anche se ovviamente pu leggere e scrivere anche il formato precedente. I documenti creati in Open XML con Office per Mac 2011 sono nativamente gestiti da Office 2007 e 2010 per Windows e da Office 2008 per Mac. Gli utenti che non possiedono nessuno di queste applicazioni possono convertire i documenti nei vecchi formati .xls e .ppt (per Excel e PowerPoint) e .rtf (per Word) anche se non hanno installato Office semplicemente scaricando e installando Convertitore del formato di file Open XML per Mac gratuitamente dal sito web Microsoft (http://bit.ly/pipLAK).La finestra di Convertitore del formato di file Open XML per Mac

La pagina Microsoft che illustra alcune delle migliorie apportate nel nuovo formato Open XML

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IDEE A PORTATA DI OFFICE, PAGINA 16

WORD,-Marshall McLuhan

IL PRIMO DI QUATTROPer luomo tribale, lo spazio era il mistero incontrollabile. Per luomo tecnologico, il tempo a occupare lo stesso ruolo.

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 17

Il Dante che c in noi

Una delle applicazioni pi famose e probabilmente pi diffuse (se non la pi diffusa) al mondo oggi anche una delle pi versatili: nata per gestire testi strutturati, avanzati e dalle svariate peculiarit professionali, oggi Word per Mac 2011 un ottimo strumento per creare piccoli impaginati con elementi grafici, per prendere appunti ad una conferenza stampa oppure ad una lezione universitaria, per controllare e segnalare modifiche ad un testo in un lavoro di gruppo. Per strutturare un testo semplice, leggere e scrivere in modo discreto annullando tutte le distrazioni e ovviamente per massimizzare il Dante che c in noi in testi complessi, multilingua, con controlli grammaticali e ortografici pertinenti alla natura del testo trattato. Vi sembra tanto? Eppure sono solo le parti principali, arricchite poi da svariati altri strumenti pi o meno conosciuti. Come regolarsi dunque allinterno di un sistema cos vasto e potente tra diverse soluzioni di utilizzo e funzioni che potrebbero distrarre pi che aiutare? Microsoft ha pensato di suddividere lapplicazione in sette diversi Layout, che altro non sono che ambiti operativi, set di strumenti molto diversi presenti nella Ribbon appositamente pensati per il compito a cui sono destinati. Tutti e sette i layout sono selezionabili allinizio del menu Visualizza, ma i pi comuni sono rintracciabili anche in basso a sinistra di ogni finestra di Word, tramite sei pulsanti che, per, presentano qui un ordine pi di importanza che alfabetico. Vediamoli nel dettaglio nelle successive pagine.

Il Layout di stampa quello pi completo, nonch quello pi diffuso

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 18

Layout di stampa: quello di certo pi famoso e probabilmente il pi completo. Qui il testo ancorato alla pagina e la visualizzazione fedele alla stampa. Il documento creato cos come sar visualizzato da altri media (carta o digitale). In questo Layout sono presenti tutti i tipi di formattazione e trattamento dinamico del testo, gli stili, le immagini, i clip-art e le implementazioni di tabelle, grafici e formule, anche da Excel. Tipicamente, tutti gli elementi sono inglobati nel flusso di testo, anche se su richiesta possibile estraniarli per muoverli a piacere: questa funzione per abbastanza scomoda in questo layout e deve essere considerata uneccezione. Questo layout dedicato agli utenti che necessitano di un ambiente fedele, completo e pronto a qualsiasi flusso di lavoro. Layout di stampa la quarta voce nel menu, e la quarta icona partendo da sinistra in basso.

Bozza: in questa visualizzazione il testo trattato in modo pi certosino e privato del limite intrinseco dei bordi pagina (larea di testo va ad occupare tutta larea della finestra, ridimensionandosi dinamicamente con questa). Tutti gli elementi seguono il testo ed possibile correggerli, ma essi sono liberi e non seguono le regole di stampa finali ma sono posizionati allinterno del flusso. Questo layout pensato per la gestione dei contenuti al di l di quella che pu essere la loro forma nella versione finale, quindi adatto a giornalisti, editori, revisori di bozze e quanti utilizzano il testo in un flusso di lavoro composito. Bozza la prima voce nel menu, e la prima icona partendo da sinistra in basso.

Layout Bozza permette di editare il contenuto, al di la dellaspetto

Allinterno di Layout di stampa, tutti gli elementi vengono visualizzati cos come verranno stampati, come ad esempio i font, la cui forma viene resa anche allinterno del menu

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 19

Struttura: proseguo ideale del layout Bozza, qui non considerato n contenuto n grafica, ma solamente il rapporto gerarchico tra le varie parti di testo e lintreccio con gli Stili. Struttura molto utile per gestire testi molto lunghi, per operare tagli e modifiche nella fase che precede limpaginazione operando in senso logico e per dare un respiro a parti di testo grossolanamente tagliate. Struttura la seconda voce nel menu, e la terza icona partendo da sinistra in basso.

Layout Struttura ottimo per gestire testi lunghi e strutturati

Schermo intero: introdotto con la versione 2011, le funzioni di Schermo intero sono una versione pi leggera di Layout di stampa, con la particolarit di funzionare a pieno schermo, oscurando tutte le altre applicazioni (che pure rimangono attive e mostrano segnali di allerta, ma solamente quando necessario). Questo layout si divide in due parti, Lettura e Scrittura, selezionabili da un pulsante presente nella barra degli strumenti in alto a sinistra (la barra degli strumenti a scomparsa). Schermo Intero lultima voce nel menu, e la sesta icona partendo da sinistra in basso.

Schermo intero, funzione introdotta proprio con lultima versione, adatta a leggere e scrivere un testo senza alcun tipo di distrazione.

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 20

Layout blocco note: strutturato per la raccolta veloce di appunti, contestualmente a indicazioni visuali di vario tipo, inseribili direttamente sopra al testo con uno strumento simile ad una penna. Privo di pagine (il testo scorre allinterno di una finestra fissa), i capitoli vengono gestiti da schede. Blocco note la quinta voce nel menu e la quinta icona partendo da sinistra in basso.

Layout di pubblicazione: nato per offrire pi libert creativa agli utenti che necessitano di impaginati molto ricchi, con immagini, elementi vettoriali e altro, in questo layout Word si comporta similmente ad un piccolo impaginatore professionale, con estrema libert nel posizionamento degli oggetti, compreso il testo che non ancorato alla pagina ma che va posizionato manualmente allinterno dei box. Layout di pubblicazione la sesta voce nel menu, e la terza icona partendo da sinistra in basso.

Layout Web: visualizzazione in grado di offrire unanteprima dellimpaginato prima di pubblicarlo sul web. Utile solamente per una anteprima veloce, non mostra alcun pulsante in basso nella finestra ed selezionabile solamente tramite la seconda voce nel menu.

Quando in Layout Blocco note, Word si trasforma in un versatile taccuino dove inserire note testuali e visuali, piccoli inserti audio e altro

Layout di pubblicazione rende Word un perfetto strumento per creare piccole brochure, menu, flyer e quantaltro necessiti di contenuti grafici avanzati

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 21

Veloci, composti e ordinati

A parte gli utenti che utilizzano Word in modo occasionale, magari come applicazione di appoggio verso altre pi dedicate ( il caso del mercato grafico, nel quale i testi arrivano in Word ma vengono poi gestiti quasi interamente in InDesign o XPress), tutti gli altri notano sin dai primi passi che gestire un testo medio o medio lungo in modo del tutto manuale, senza utilizzare funzioni automatiche un lavoraccio che porta ben pochi benefici. Daltra parte la funzione Stili, presenti allinterno della Ribbon nella sezione Inizio nei layout di Stampa, Struttura e Bozza, stata rafforzata in questultima versione, proponendo al suo interno una anteprima in tempo reale del testo, in un menu a tendina che, una volta

aperto, si sovrappone in modo discreto al documento non occupando ulteriore spazio e sparisce una volta selezionato lo stile desiderato. Utilizzare gli stili in un testo significa da una parte parametrizzare diverse parti del testo stesso, per modificarle in seguito senza lesatta conoscenza della loro posizione, dallaltra arricchire il documento con elementi dinamici richiamabili poi da altre funzioni che vedremo successivamente.

Una volta assegnati gli stili ad un testo, facile reperire le varie istanze, come ovviamente controllarle ed editarle contemporaneamente

La finestra Stili, con il menu a tendina veloce e discreto, permette di arricchire il testo in modo facile e veloce

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 22

Ma che fare se lo stile desiderato non c oppure le sue caratteristiche non incontrano del tutto i nostri gusti? Beh, una volta associati testi e stili nelle diverse parti (selezionate, basta un clic sullo stile desiderato nella casella allinterno della Ribbon), un clic con il tasto destro nella voce dello stile apre la finestra Modifica stile, che mostra al suo interno le opzioni principali di formattazione del paragrafo, mentre tramite il menu a tendina in basso a sinistra, apriamo a tutte le varie zone dintervento dello stile stesso. Ma non finita qui: sempre con il tasto destro abbiamo la possibilit di selezionare al volo tutte le parti del testo allinterno del documento in primo piano associate ad un determinato stile (funzione molto comoda per un controllo veloce).

E se per caso volessimo formattare un testo in modo tradizionale (utilizzando tutti gli strumenti presenti nella Ribbon)? Sarebbe un peccato rispetto allutilizzo degli stili? Di certo una via pi lunga, ma si sa che non tutto il male viene per nuocere: una volta finita la formattazione e selezionato il testo modificato, un clic con il tasto destro apre il menu a tendina, dove con la prima voce possiamo eseguire il processo inverso, e cio trasformare lo stile in base ai criteri del testo selezionato. Tutte le altre istanze legate a quello stile cambieranno di conseguenza.

La finestra Modifica stile, con le sue diverse componenti, permette di editare laspetto di una parte di testo sin nei minimi particolari

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WORD, IL PRIMO DI QUATTRO, PAGINA 23

La sezione Temi una forma articolata e pi estesa di Stili

Come gli stili permettono di categorizzare parti del testo assegnando loro dei parametri astratti (font, colore, spaziatura, interlinea, sottolineatura eccetera), allargando la visuale troviamo i Temi, che a loro volta raggruppano set di stili in modo da diversificare laspetto generale di un documento lasciando inalterato il rapporto tra le singole parti (ad esempio, un titolo e il testo, un sottotitolo e una didascalia). Lutilizzo dei temi molto importante perch permette di cambiare al volo, e senza nessuna controindicazione, laspetto di un documento in modo quasi radicale, agendo sui colori, sulle font e sui dettagli delle font (ma non sul posizionamento), anche in modo continuo esplorando i vari temi a piacere. La funzione Temi, disponibile solamente per i documenti che utilizzano il nuovo

formato OpenXML (quindi con estensione .docx per Word, ma allo stesso modo per .xlsx per Excel e .pptx per PowerPoint) apre un menu a tendina in alto a destra nella Ribbon, dove trovano posto delle anteprima di set di font che mostrano la selezione di caratteri e il loro colore: bench non sia possibile editare nativamente i temi al pari degli stili, pur sempre possibile personalizzare un tema agendo sui singoli stili, per salvarlo poi tramite il comando Salva tema in basso nella finestra dei temi, applicandolo poi ad altri documenti. Detto questo, ovvio che per un utilizzo ottimale della funzione Temi necessario che il documento sia provvisto dellutilizzo di stili quasi perfetto, fattore che per diventa naturale dopo pochissimi utilizzi.

Ecco come si presenta un documento con tre diversi Temi assegnati

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C vita su Marte

Word per Mac non solo una applicazione per scrivere testi: esistono molte altri prodotti in grado di eseguire questo compito (compreso TextEdit, lutility di default inclusa in OS X): la potenza di Word appare chiara suLa finestra Propriet di un documento, popolata da una serie di metadati sul documento

funzioni che accompagnano lutente nella redazione di testi, da quelli corti a quelli lunghi e complessi, e tramite intelligenti strumenti in grado di automatizzare diverse fasi della realizzazione, con elementi automatici a volte utili, altre fondamentali. Gli Stili sono uno di questi strumenti, perch grazie agli stili lutente diversifica le varie parti del testo specificando il titolo, i vari paragrafi, le citazioni e cos via: ma altri strumenti molto pi sofisticati racchiusi nel pannello Elementi documento allinterno della Ribbon di Word, nel Layout di stampa, Struttura e in Bozza. Allinterno di questo pannello si trovano una serie di elementi che, una volta inseriti nel documento si adattano a

questo componendosi automaticamente in base alle informazioni che trovano: ad esempio lelemento Copertina (primo a sinistra) viene composto in molti campi tramite le informazioni allinterno del pannello Propriet (in fondo al menu File) e prevede una immagine di default, che pu essere modificata in automatico semplicemente trascinandone una direttamente dal Finder. Lelemento Copertina, una volta inserito, si posiziona come prima pagina del documento e vi resta per quante modifiche vengano eseguite sul documento stesso, ma in quanto elemento dinamico, pu essere modificato in ogni momento alloccorrenza selezionandolo dal menu apposito.

Il menu Copertina apre ad una serie di modelli gi pronti

Tre esempi di copertina, modificata nellaspetto ma identica nei contenuti

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Altro elemento dinamico fondamentale Sommario, una funzione tanto utile quanto semplice da applicare: se il documento stato trattato correttamente gli stili Titolo, Titolo 1, Titolo 2 eccetera, si creata al suo interno una struttura gerarchica facile da individuare, che Sommario sfrutta appieno per creare un indice delle pagine, con tanto di numero, posizionabile in qualsiasi punto del documento. Per inserire il Sommario, una volta controllato il documento e applicati gli Stili (Sommario una funzione da inserire tipicamente al termine del documento) basta un clic su uno dei diversi tipi presenti nella sezione Elementi documento nella Ribbon.

Sommario non una funzione statica, ma crea un collegamento vivo tra la posizione di tutte le parti di testo legati agli stili Titolo e lindice vero e proprio, tanto che una volta modificata una parte del testo, basta selezionare nuovamente il sommario e, dal menu a tendina che esce in alto, scegliere lopzione Aggiorna tabella. Sommario pu contenere al suo interno anche altri elementi come Bibliografia, raccolte di citazioni o frasi tratte da altre opere che Word raccoglie di volta in volta quando sono indicate dallutente tramite il comando (appunto) Bibliografia, sempre allinterno della sezione Elementi documento nella Ribbon.

La raccolta finale delle Bibliografie formattata in automatico tramite stili Titolo, e anchessa rientrer alla fine nella gestione del Sommario. Fanno parte degli elementi dinamici anche le Note a pie di pagina, il Numero di pagina e lIntestazione del documento, elementi che vengono modificati graficamente scegliendo il modello adatto nei menu allinterno di Elementi documento e che successivamente possono essere adattati alle esigenze dellutente con interventi anche manuali.

Il menu Sommario, che mostra alcuni template gi pronti da applicare al documento

Una volta assimilate le ( facili) funzioni, utilizzare gli elementi dinamici diventa un gioco da ragazzi

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Novit della versione 2011 anche una funzione molto apprezzata dagli studi universitari, dagli studenti (e professori) e da quanti operano con espressioni matematiche avanzate: Equazione, allinterno di Elementi documento, modifica laspetto di una espressione matematica selezionata rendendola un elemento dinamico: il cambiamento appare evidente sin da subito una volta attivata la funzione, in quanto la stringa di testo prima parte del flusso normale appare poi come un elemento dinamico circondato da una gabbia (visualizzata solamente quando selezionata). Una sottosezione nella Ribbon chiamata Strumenti equazione diviene attiva quando selezionata una

equazione (resa tale), tramite la quale possibile modificare la visualizzazione dellequazione stessa, inserire uno o pi caratteri tipici delle formule matematiche (selezionabili tramite un menu a tendina che mostra tutti i caratteri disponibili) nonch attivare una delle diverse strutture di rappresentazione di parti di equazione. Bench appaia complessa ad una prima vista, lintera sezione si mostra molto comoda e pronta per tutte le esigenze, tanto che sono disponibili dal menu Equazione presente nella prima icona a sinistra, una serie di soluzioni gi pronte da personalizzare.

Un esempio di Equazione, mediamente complessa, che Word riesce a gestire con regole tipografiche avanzate

Un comodo menu permette il reperimento di tutti i termini matematici tipici presenti nelle equazioni matematiche

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Un piccolo Photoshop

Se la gestione (avanzata) del testo sempre stata uno dei punti forti di Word, recentemente anche il trattamento delle immagini ha subito notevoli miglioramenti, avvicinando gli utenti che trovano in Word una applicazione completa, seppur non in grado di rivaleggiare con il nome pi famoso nel settore, Photoshop, ma in grado di mostrare strumenti potenti e semplici a utilizzare, perfetti per le esigenze anche pi spinte di tutti gli utenti di tipo Office. Per importare unimmagine allinterno di Word ci sono diverse strade: la prima consiste nellutilizzare il comando File dal menu Inserisci, che apre una finestra di dialogo dove localizzare i documenti da importare (tipicamente Jpeg, Gif, PSD, Png, Tiff), potendo decidere se copiarli allinterno del documento oppure attivando il flag in basso, semplicemente creando una anteprima dellimmagine,

che per punta al file originale (necessario in fase di stampa). Alternativamente, basta trascinare unimmagine dal Finder nella posizione desiderata allinterno del documento (limmagine sar cos sempre incorporata). Questa strada, pi comoda, prevede per che le immagini siano di propriet dellutente, oppure libere da diritti (oppure acquistate da uno dei diversi negozi di immagini): cercare le immagini su internet infatti non sempre una pratica corretta, dato che spesso tali sono scaricabili ma non pubblicabili, perch protette da diritti.

Un estratto di alcune immagini clip-art presenti in Office per Mac

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In questa ottica risulta molto comoda la libreria presente allinterno di Word (e di tutti le altre applicazioni di Office) nel pannello Browser Multimediale (dal menu Visualizza), che mostra la possibilit di importare risorse multimediali (quindi immagini, ma anche musica e video) dalle pi comuni risorse come iPhoto, iTunes e la cartella Filmati i progetti di iMovie, ma soprattutto per la sezione Clip Art, dove trovano posto suddivise per tema e tipo di documento diverse risorse fotografiche professionali e ad alta risoluzione pensate proprio per gli utenti di Office. Lutilizzo di queste risorse libero da diritti, sicuro e di qualit, offre un metodo alternativo e pi veloce alla ricerca attraverso i comuni portali (come Google e Ping) e aumenta di molto il valoro intrinseco del pacchetto Office (si tenga conto che il solo costo delle immagini ad alta risoluzione quasi pareggia il costo del software). Selezionata una immagine, allinterno della Ribbon appare un nuovo pannello, Formato immagine, dove trovano posto diversi controlli per la regolazione del colore, della forma, della cornice e delle dimensioni della foto importata. Vediamoli uno alla volta nella pagina seguente.

Il pannello File multimediali, vera e propria ricchezza di Word (e di tutte le applicazioni di Office)

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Correzioni: questo pannello, come i successivi due, apre un pannello a tendina che mostra lanteprima dellimmagine selezionata con diverse regolazioni; in particolare, qui viene mostrata nella parte alta il controllo sulla nitidezza (la forza dei particolari) mentre pi in basso la gestione della luce per rendere limmagine pi o meno chiara. Ricolora: in questo pannello le regolazioni sono addirittura tre. Nella prima in alto (Saturazione) possibile variare la quantit di colore applicabile allimmagine, portandola da una Scala di grigio ad una versione ipersatura,

nella seconda (Tonalit) troviamo una variazione della tonalit dellimmagine mentre la terza (Ricolora) rende limmagine prima in Scala di grigio e poi colorata con una unica tinta monocromatica, selezionabile tra quelle presenti. Questo effetto, in particolare, prevede una conoscenza dei programmi di fotoritocco non comune (qui invece risolta con un semplice clic).

Filtri: questo pannello forse il pi divertente dei tre, in quanto presenta una serie di alterazioni avanzate dei pixel dellimmagine tipiche dei programmi di fotoritocco, poco realistiche ma proprio per questo molto interessanti, utili per dare quel tocco personale ad ogni immagine.

Stanchi di foto troppo scure o troppo chiare? Con Word per Mac adesso un gioco da ragazzi

La sezione Filtri permette di rendere ogni scatto originale

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Il pulsante Ricampiona immagine, spesso malamente trascurato, permette di ottimizzare le immagini in base alle necessit, ottimizzando lo spazio e il peso del documento

E importante notare che tutti questi ritocchi non coinvolgono limmagine vera e propria e che in ogni momento possibile ritornare alla versione originale dellimmagine con un clic sul pulsante Reimposta appena a destra dei comandi di ritocco. Altro comando molto utile Rimuovi sfondo, che individua allinterno dellimmagine il soggetto, e lo isola mostrando la parte esterna allo stesso di colore Magenta, con una serie di maniglie che permettono di delineare meglio la zona da mascherare (nascondere). Questa funzione utile per rimuovere sfondi non voluti o per ottenere parti di immagini che non siano per forza rettangolari. Una volta delineato lo scontorno, un clic sul pulsante Rimuovi sfondo mostra il soggetto isolato: un successivo clic sul pulsante propone nuovamente la maschera attiva, con la possibilit di editarla. Gli altri comandi sono Ritaglia, per eliminare una parte dellimmagine o per meglio posizionare linquadratura, tramite una taglierina che muove gli assi del documento e Comprimi, funzione molto utile e spesso sottovalutata, che ricampiona il file importato in base alle reali esigenze (stampa, distribuzione sul web, lettura a video) del documento di Word.

La funzione Rimuovi Sfondo ottima per isolare parti di una immagine a piacere, senza alterare limmagine stessa

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Nota: le funzioni di ritocco delle immagini di Word sono identiche in PowerPoint e Excel

La sezione Stili permette di aggiungere una cornice allimmagine: per farlo basta selezionare una delle diverse cornici presenti nel pannello a tendina presente nella sezione omonima. La cornice applicata allistanza dellimmagine e, al pari degli Effetti e dei Filtri, reversibile in ogni momento. A piacimento possibile modificare tipo, spessore e colore del bordo della cornice con il comando apposito appena a destra dellelenco delle cornici, ma anche la trasparenza e alcuni effetti quali lombreggiatura o il riempimento (con i comandi omonimi).

Altro comando fondamentale Testo a capo (allinterno della sotto-sezione Formato Immagine, che appare nella Ribbon una volta selezionata una immagine), che estrae limmagine dal normale flusso del testo rendendola libera di spaziare per il documento senza vincoli: una volta attivato questo comando dal menu a tendina selezionando una delle diverse voci, si rende attivabile anche Modifica bordi disposizione testo, nello stesso menu, che fa apparire una gabbia di colore rosso posizionata sopra limmagine, tramite la quale viene definita, muovendola,

la posizione del testo che circonda limmagine in modo esatto. Dallo stesso menu sono presenti i comandi per posizionare limmagine anche al di sotto o al di sopra del testo. E sebbene le dimensioni dellimmagine siano editabili tramite le comode maniglie che appaiono selezionandola, le voci Altezza e Larghezza poste alla estrema destra della barra nella Ribbon offrono un modo per definirle in modo esatto.

Il posizionamento delle immagini pi facile senza lo sfondo

Il comando Modifica bordi permette di gestire la distanza tra lo sfondo dellimmagine e il testo in modo certosino

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Piccoli grafici crescono

La possibilit di utilizzare Word non solo come applicazione per scrivere ma anche come piccolo impaginatore, garantita dal layout di Pubblicazione, permette a tutta una serie di utenti di essere del tutto indipendenti nella creazione di piccole brochure, volantini, notiziari, menu e quantaltro, senza ricorrere a professionisti dedicati: la qualit e la economicit di molte soluzioni di stampa attuali inoltre permette di chiudere la fase di produzione anche internamente ad un ufficio o in casa. Le strade che portano a un layout di Pubblicazione possono essere diverse: una volta preparato un testo, un clic sul terzo pulsante in basso da sinistra apre una finestra che chiede se convertire il documento attuale in uno di pubblicazione, oppure di crearne uno nuovo (lasciando inalterato il precedente).

Diversi modelli di Layout di Pubblicazione permettono di ottenere degli impaginati dal look professionale, pronti per essere personalizzati

Allinterno di questo layout ogni elemento libero di muoversi senza vincoli, tanto che il testo, implicito negli altri layout, qui va inserito manualmente allinterno di box. Pubblicazione offre anche lopportunit di creare una Pagina Mastro, con la quale di sicuro gli utenti che operano nel campo grafico hanno dimestichezza, nella quale inserire (o modificare) elementi comuni a tutte le pagine. Ma tanto ricco e tanto avanzato pu sembrare Layout di pubblicazione, tanto semplice e immediato questo si presenta quando utilizzato non partendo da un documento vuoto, ma da uno dei modelli inclusi nella finestra Nuovo da modello > Visualizzazione Layout di pubblicazione. La diversit e qualit di modelli sono davvero incredibili, tutti sviluppati da un punto di vista prettamente professionale e molti anche specificamente pensati per il mercato Business. Molti modelli sono multipagina e presentano impaginati gi pronti per diversi tipi di pubblicazione: un doppio clic sui box di testo permette di riempirli con il testo precedentemente preparato (tramite un copia e incolla da altri documenti di Word), mentre trascinando una foto sopra una gi posizionata e propria di stili, ne sostituisce il contenuto senza alterare gli stili applicati. Insomma unimpaginazione che assomiglia pi ad un gioco che ad un flusso professionale, ma con risultati garantiti da soluzioni tecnologiche assolutamente davanguardia.

Lo strumento Pagina mastro, allinterno di Layout di Pubblicazione, permette di gestire in un solo punto elementi comuni a molte pagine

Nota: anche se Layout di pubblicazione si presenta in modo molto diverso dal classico documento di Word, si tratta sempre di un documento .docx, gestibile da tutte le versioni di Word dalla 2007 per Windows in poi.

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Doc Word

La fedelt nella resa uno dei fattori pi importanti e poco considerati nella gestione dei documenti: nellesempio il documento Word originale (al centro) come viene visto da TextEdit (che pure gestisce il formato .docx ma in solo testo) e PDF da Anteprima (perfetto, ma non editabile).

Nel primo capitolo abbiamo visto come dalla versione 2008 Office per Mac utilizza il formato di salvataggio previsto Open XML, nel caso di Word in documenti con estensione .docx. Questi possono essere aperti con tutte le versioni di Word dal 2007 in poi: uno dei vantaggi dellutilizzo di Word rispetto ad altri applicativi la garanzia di mantenimento dellaspetto del documento nel passaggio dalla versione di Office per Windows a quella per Mac, evenienza molto comune data lampia diffusione del sistema operativo concorrente e di Office in particolare. Ma il formato docx, per quanto moderno, robusto e capace possa essere, non di certo una scelta esclusiva: Word per Mac

perfettamente in grado di leggere e salvare i documenti anche nel vecchio formato .doc, pi compatibile con la totalit dei software oggi in commercio nonch con versioni di Office pi vecchie della 2007 (ancora molte, purtroppo). La finestra Salva con nome propone infatti un menu a tendina proprio di diverse voci, dove trovano posto i formati ottimizzati per i modelli e quelli per le versioni pi vecchie. Prima di salvare in un formato pi vecchio per forse utile verificare al volo la compatibilit con gli elementi inseriti con il formato di destinazione, tramite il pannello Report compatibilit (menu Visualizza), dove una volta scelto il formato di applicazione in cui si intende salvare dal menu a tendina, compare in basso un piccolo report che mostra tutti gli elementi non compatibili nonch i metodi pi veloci per ovviare ai relativi problemi. Ma non tutto: nel menu a tendina della finestra Salva con nome compare anche un comodo formato PDF (Portable Document Format), una sorta di stampa digitale del documento che molto utile da una parte per diffondere il documento a chiunque senza per questo preoccuparsi delle font, della versione dellapplicazione o del sistema operativo (per leggere un PDF basta una versione recente di Adobe Reader, scaricabile gratuitamente dal sito Adobe, oppure di Anteprima, inclusa in tutte le versioni recenti di OS X), dallaltra per essere sicuri che il documento non sar poi modificato una volta distribuito (modificare un PDF possibile, ma non cos facile come un documento .docx).

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EXCEL,

LECOLOGIA DEI NUMERISe tralasciate i casi veramente semplici, in tutta la matematica non c una singola serie infinita la cui somma sia stata rigorosamente determinata. In altre parole, le pi importanti aree della matematica restano in piedi senza un fondamento.-Niels H. Abel

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Tutti i numeri di Excel

Un limite del tutto teorico quindi, che evidenzia le grandi capacit di unapplicazione pienamente proiettata nel futuro e di conseguenza perfettamente a suo agio anche con quelli che anche il pi esigente tra gli utenti considererebbe un calcolo gravoso per il Mac e per Excel. La natura matematica di Excel, Proprio su questo punto poi si sono visti applicazione pensata per risolvere alcuni dei pi importanti miglioramenti (anche in modo grafico) nel modo pi in questa versione, per la quale stata veloce e semplice possibile formule riscritta gran parte del motore del basate su piccole e grandi mole di dati, programma, quella parte di software emerge in modo grottesco sin dalla parte dedita al calcolo puro, provvedendo ad un pi intima. Tra le caratteristiche pi incremento delle prestazioni incredibile, importanti di Excel ne spicca una che vale che pu notare solamente un utente di la pena sottolineare: si tratta dei limiti una versione precedente di Office per Mac dellapplicativo. Si, sono proprio i limiti (2004, 2008) che esegue gli stessi calcoli una delle caratteristiche pi importanti: sulla versione 2011. una pagina di un documento di Excel, Allinterno della suite Office Excel ha che vedremo poi chiamata Foglio, in anche un compito molto importante e grado di ospitare pi di 17 (diciassette) unico: la creazione e gestione della base miliardi di celle, ognuna contenente dati dei grafici, che sono si applicabili un singolo valore, o variabile, o formula in tutte e tre le applicazioni allo stesso o altro: un valore cos alto che nessun computer oggi in commercio, Mac o PC, sarebbe in grado di gestire in quanto a potenza di calcolo.

modo, ma che Word e PowerPoint delegano, chiamandolo proprio in causa, ad un Foglio di lavoro di Excel per la stesura dei dati (lapplicazione viene aperta da sola in secondo piano). Per questo abbiamo scelto proprio questa sezione per parlare dei grafici, come vedremo pi avanti. Infine, data la mancanza di una versione ufficiale di Access per Mac (il cui ruolo coperto egregiamente da FileMaker) alcune caratteristiche di Excel sono utilizzate dagli utenti Mac come inizio di database, per la traduzione oppure lordinamento di una serie di dati, per lassociazione e laccoppiamento di liste, anche in modo tridimensionale, grazie alla famosa funzione Tabelle Pivot, fondamentale in ambiente Business ed Enterprise.

Anche se possono ospitare diversi tipi di elementi, i documenti di Excel sono prettamente numerici

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Scheletri e celleDiversamente da Word, un documento di Excel non si compone di pagine, ma costituito da uno o pi piani di lavoro, chiamati Fogli, dalle dimensioni estremamente generose (sino a 1.048.576 righe per 16.384 colonne) la cui unit di misura la Cella, che il vero e proprio elemento operativo. Ogni cella pu ospitare allo stesso modo un valore numerico, una stringa di numeri, una funzione parametrica e nella versione 2011 anche un piccolo grafico (chiamato Sparkline, come vedremo pi avanti). Linterattivit tra le celle garantita dalla possibilit di eseguire funzioni che coinvolgono il contenuto delle altre celle, a prescindere da questo: questo significa che

possibile richiedere unoperazione tra due o pi celle, indipendentemente dal contenuto delle stesse, che a loro volta pu essere il risultato di altre operazioni. La concatenazione di questi risultati permette di ottenere sistemi di calcolo molto complessi, unitamente alla vastit di funzioni gi pronte presenti allinterno dellapplicazione. Per le operazioni pi semplici lutilizzo di un certo numero di celle pi che sufficiente: qualora per lutente necessiti di suddividere i valori in gruppi, anche solamente per un ordine personale, possibile creare ulteriori Fogli, che sono dei gruppi di celle, rappresentati in basso nella finestra del documento (per creare un nuovo foglio basta un clic sul pulsante + in basso, accanto al nome dei fogli). Linterazione tra le celle di diversi fogli possibile allo stesso modo di quella allinterno dello stesso foglio e la suddivisione da considerarsi perlopi soggettiva.

Per inserire valori allinterno di una serie di celle basta digitarli al loro interno, copiarli da altre celle di Excel o anche da sorgenti esterne e incollarli, o anche importarli direttamente da documenti esterni. Una funzione molto comoda di Excel permette di modificare automaticamente la presentazione di alcuni tipi di valori in base ad una pre-formattazione: selezionata una o pi celle e attivato il comando Celle (menu Formato) si apre un pannello dove trovano posto possibili standard di formattazione, selezionabili dallelenco a sinistra e personalizzabili dai menu in alto a destra. Questo permette, ad esempio di modificare un numero come 21/12/2012 in 21 Dicembre 2012 oppure 1600 in 1.600,00, in modo del tutto automatico al termine della digitazione. Pur mantenendo il valore immesso inalterato, in questo caso Excel modifica solamente laspetto della casella per una pi chiara comprensione da parte dellutente.

Il pannello Celle, che permette di alterare laspetto dei dati immessi, nonch di bloccare o nascondere alcune celle

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Alcune formattazioni condizionali applicate alla stessa base dati

La modifica dellaspetto ovviamente coinvolge anche la loro formattazione di base: selezionate una o pi celle (in modo consecutivo tramite il tasto Maiuscole o pi libero con il tasto Command) possibile alterarne le caratteristiche pi appariscenti come il tipo di carattere, il colore, la dimensione, lo stile, lallineamento orizzontale e verticale (allinterno della cella), nonch lo sfondo (della cella). Queste opzioni sono del tutto simili a quelle viste in Word, e che vedremo in PowerPoint: anche in Excel infatti sono presenti gli Stili (qui chiamati Stili cella), presenti nel gruppo Formato allinterno della sezione Inizio nella Ribbon: lapplicazione di uno o pi stili per le celle non fa altro che raggruppare diversi parametri di formattazione in modo contestuale, selezionabili in modo pi semplice e veloce. Come per Word, anche allinterno di Excel esiste il selettore Temi, che raggruppa assieme set di colori diversificando laspetto del documento mantenendo allo stesso tempo il rapporto tra le varie voci.

Con questa funzione si assegna un determinato stile di formattazione ad ogni cella (e contenuto) sulla base di regole precedentemente stabilite: ad esempio, possibile assegnare una serie di colori la cui tonalit varia al crescere del valore, oppure affiancare ad ogni valore una piccola icona che indica il crescere o il decrescere del valore, o anche una barra che, posizionata al di sotto del valore, ne indica la forza in base alla grandezza. Per attivare la Formattazione condizionale basta selezionare un range di valori e, aperto il menu omonimo nella Ribbon, selezionare la regola da imporre alle celle. La formattazione sar applicata allistante in modo dinamico: Excel rimarr in ascolto e ad ogni modifica di uno qualsiasi dei valori contenuti nel range, provveder a variare di conseguenza la formattazione generale (ad esempio, modificando un valore, questo potrebbe posizionarsi diversamente rispetto agli altri, cambiandone quindi le caratteristiche anche nellaspetto). Con la versione 2011 arrivata una funzione Alla fine del menu Formattazione molto importante che coinvolge laspetto contestuale si trova la voce Gestisci del documento, chiamata Formattazione regole che apre una finestra tramite la condizionale, presente allinterno della quale creare nuove regole personalizzate Ribbon nella sezione Inizio. di colore e presenza e tipi di icone.

Il menu Formattazione condizionale, con lelenco delle possibili influenze da applicare

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La presenza di diversi automatismi in Excel ha da sempre rappresentato uno degli aspetti pi importanti per lapplicazione, rendendo di fatto la gestione delle celle e dei fogli molto pi veloce e per alcuni aspetti quasi automatica. Questo aspetto emerge chiaro sin dai pi piccoli particolari: ad esempio per selezionare una intera colonna basta cliccare sulla casella del titolo in alto e per una riga nella prima riga a sinistra nella finestra, come per selezionare tutto il foglio di lavoro basta un clic sulla casella dangolo in alto a sinistra. Esistono interessanti aiuti anche in fase di composizione: selezionata una cella, basta trascinare langolo il basso della stessa (evidenziato da un piccolo quadrato) in senso orizzontale e verticale per riprodurre il contenuto della cella originale in tutte le altre celle incontrate. Lo stesso movimento eseguito con il tasto Opzione premuto permette di ottenere valori crescenti, se numerici. Ma questi automatismi funzionano anche con contenuti testuali: ad esempio, se il contenuto della cella ospita la parola Lunedi, i contenuti ottenuti tramite trascinamento mostreranno in modo sequenziale Marted, Mercoled e cos via. Diversi automatismi sono presenti anche in fase dimportazione di documenti esterni (menu File > Importa), dove una finestra presenta numerosi passaggi tramite i quali interpretare il contenuto del documento in modo corretto, dividendo i valori nel modo pi appropriato tra le varie colonne (in base alla presenza di caratteri tipici come tabulatori, virgole, spazi).La finestra Importa, che automatizza la discrezione dei vari campi

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E = mc

2

Un esempio di formula (semplice ) =D16+A9 Una volta definita la formula, Excel non la mostra allinterno della cella, visualizzando solamente il risultato: la formula rimane e pu essere localizzata nella Barra della formula (menu Visualizza).

Gli operatori pi comuni delle formule sono: + * / ^ % < > : addizione sottrazione (utilizzato anche per i valori negativi) moltiplicazione divisione esponente percentuale minore (di un altro valore) maggiore (di un altro valore) intervallo (ad esempio, A5:B8 indica lintervallo di celle da A5 a B8) operatore di unione

Tutto questo parlare di numeri non vi ha fatto venire fame? Per fortuna in Excel integrato un potente motore di calcolo che permette di eseguire calcoli a partire da uno o pi valori, con linclusione di variabili e risultati di altri calcoli. Questo strumento prende il nome di Formule. Ogni formula localizzata in una cella, ma fa generalmente riferimento ad altre, tracciate in base alle loro coordinate: per indicare ad una cella che il contenuto una formula (invece che un numero o un testo) tale contenuto deve cominciare con il carattere = (uguale) seguito da varie operazioni, numeri e riferimenti.

,

Un comodo menu in alto nella barra degli strumenti mostra una raccolta delle formule pi comuni

Nel mentre che vengono digitate le celle protagoniste della formula, Excel le evidenzia con colori diversi in base al contesto

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Generalmente, i valori inseriti allinterno delle funzioni non sono assoluti, poich le funzioni prendono il loro massimo significato quando attivate su altre celle (che fungono da variabili). Digitare le coordinate di ogni cella potrebbe per apparire quantomeno noioso, nonch fonte di inevitabili errori di digitazione. Cos, una volta attivata la modalit formula (digitando il carattere = allinizio di una cella), basta spostare il cursore allinterno del foglio di lavoro e cliccare su altre celle affinch le loro coordinate siano aggiunte alla formula. Cliccando e trascinando il cursore, Excel provvede a inserire un intervallo di celle, al posto di una sola.

Considerato lalto numero di formule contenute allinterno di Excel sarebbe impossibile per chiunque imparare a gestirle tutte, cos da qualche versione sono nati sistemi che possono facilitare, anche di molto, la creazione di formule anche complesse, aiutando lutente e accompagnandolo in quelle gi utilizzate in precedenza ma la cui sintassi prevede una rigorosit particolare. Il primo metodo per ottenere un aiuto in questo caso rappresentato da un menu che si apre a fianco ad una cella selezionata attivando il comando da menu contestuale Inserisci funzione, che mostra lelenco (imponente) di tutte le funzioni presenti allinterno di Excel, ordinato alfabeticamente, ma che mostra nella parte superiore le ultime cinque formule utilizzate (per una ricerca pi veloce).

Una volta selezionata la funzione, un piccola finestra mostra la sintassi corretta delle variabili: da qui, cliccando sul nome della funzione Excel apre la finestra dellaiuto in linea direttamente sulla specifica funzione, che mostra un esame attento del significato della funzione stessa, lanalisi delle variabili, un piccolo esempio e anche altre funzioni simili o correllate. Questo sistema molto comodo per attivare una funzione il cui nome non ricordato correttamente, magari per quelle funzioni il cui utilizzo perlopi sporadico, ma anche per quelle funzioni che presentano diverse varianti, a volte sottili, di uno stesso sistema di calcolo.

La finestra dellaiuto in line relativo alle funzioni, dove approfondire lo studio di ogni singola operazione

Il comando Inserisci funzione apre allincredibile serie di funzioni incluse in Excel

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EXCEL, LECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 41

Gli utenti che invece sono proprio a digiuno di funzioni, o che si trovano ad affrontarle di rado, trarranno ampio giovamento dal Generatore di formule, presente allinterno della casella degli strumenti (attivabile anche dal comando omonimo dal menu Visualizza). Questo inizialmente diviso in due parti: quella superiore apre ad un campo di ricerca, unitamente ad un elenco dove trovano posto tutte le funzioni pertinenti con la stringa digitata nella ricerca, dove sono riportate nella parte in alto quelle pi recenti, mentre pi in basso ospitata una breve descrizione della formula selezionata. Ma il bello arriva al doppio clic su di una funzione, subito riportata allinterno della cella selezionata: cos facendo il pannello cambia mostrando una ulteriore sezione in basso, dove trovano posto i valori della funzione, rimpiazzabili dalle coordinate di determinate celle reperibili con un clic sulle stesse nel documento di Excel e ogni singolo parametro della funzione. Inoltre, nel corso della digitazione la parte dedita alla descrizione della formula viene rimpiazzata dalla spiegazione, pi certosina, del campo selezionato con indicazioni sulle variabili. Il link Ulteriori informazioni sulla funzione riporta, come abbiamo visto nella pagina precedente, alla finestra dellaiuto in linea dove riportata la spiegazione ampia della funzione, con esempi e funzioni simili o correlate.

Il pannello Generatore di formule si modifica in automatico proponendo aiuti singoli via via che la funzione viene costruita

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EXCEL, LECOLOGIA DEI NUMERI, PAGINA 42

Fare di un numero unidea

La natura prettamente matematica di Excel pone il prodotto in un piano perlopi verticale verso gli utenti, e di certo meno facile da assimilare di Word, per il quale la scrittura rappresenta senza dubbio uno scalino pi morbido oppure PowerPoint, dove la grafica offre un approccio pi giocoso ai progetti. Eppure non tutto allinterno di Excel numeri e formule: esiste qualche cosa che punta sui colori e sulle forme per rappresentare una lista di numeri, il risultato di una formula o solamente lassociazione di entrambe queste espressioni.

Stiamo parlando dei Grafici, uno degli elementi di certo pi ben visto di Excel e di sicuro uno dei pi utilizzati sia in ambito privato che in quello business. Bench presenti anche in Word o in PowerPoint, la gestione dei grafici del tutto affidata ad Excel, che si occupa della base di dati di riferimento aprendosi in secondo piano automaticamente nel caso delle altre applicazioni. Per gestire un grafico serve una serie di numeri, di valori, di formule, in sequenza lineare o meno, che abbiano in qualche modo una qualsiasi relazione tra loro: selezionate queste celle e aperta la sezione Grafici nella Ribbon basta selezionare il grafico desiderato scegliendolo da uno di quelli presenti nei vari menu allinterno della sezione. Una volta creato, questo resta vincolato al range di dati indicato e cambia dinamicamente con il cambiare dei dati stessi, al pari di quanto succede con la Formattazione condizionale: tuttavia, la posizione di un grafico non vincolante e pu essere spostata liberamente allinterno del foglio di lavoro, ma allo stesso tempo copiato e incollato in altri fogli di lavoro o addirittura in altre applicazioni quali Word o PowerPoint, continuando a mantenere attivo il collegamento con la base dati originale (e quindi modificandosi di conseguenza).

Un grafico sempre la via migliore per mostrare landamento di una serie di valori

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Una volta creato un grafico, questo pu essere modificato nella forma semplicemente selezionandolo e muovendo langolo in basso a destra, e con un doppio clic editarne tutte le pi piccole caratteristiche dalla finestra che si apre. Anche la natura del grafico stesso pu essere modificata, semplicemente selezionandolo e aprendo un modello diverso di grafico da quelli presenti nella sezione della Ribbon, anche se in questo caso la modifica, pur possibile, potrebbe non avere senso in base al range di dati selezionati. Esistono diversi tipi di grafico allinterno di Excel, vediamoli tutti.

Istogramma: proprio di una rappresentazione a colonne, singole oppure formate dalla somma di pi valori; Linee: idealmente simile allIstogramma, qui vengono evidenziati solo i valori massimi di ogni fattore, unitamente a quelli precedenti e successivi; Torta: disegno circolare che mette in evidenza limportanza di un fattore proporzionalmente agli altri; Area: Lincrocio tra un grafico a linee e uno a torta, limportanza del singolo viene ampliata in relazione al picco del valore; Dispersione: mostra landamento statistico di diversi intervalli di valori; Bolle: versione tridimensionale del grafico a Dispersione, confronta valori ottenuti con tre variabili ciascuno; Azionario: evidenzia landamento di una serie di valori in relazione ad un valore indicato, basandosi su di un lasso di tempo; Anello: evoluzione del grafico a Torta, utile per rappresentare il confronto tra pi serie di dati con proporzioni singole; Superficie: diverse coppie di dati sono rappresentate in modo tridimensionale basandosi sulle variazione della posizione e del colore; Radar: analizza diverse serie di dati in relazione ad una o pi variabili predefinite.

Vari tipi di grafici

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I grafici Sparkline sono semplici ma altamente personalizzabili

Sebbene lutilizzo dei grafici proponga una pi chiara comprensione di una serie di numeri basandosi sulle specifiche relazioni tra gli stessi, spesso emerge lesigenza di porre laccento su di una specifica sequenza, osservandone landamento in modo pi diretto che tramite la creazione di un grafico piccolo, snello e veloce da creare. Questo compito svolto egregiamente dalla funzione Sparkline, a met strada tra un grafico vero e proprio e una Formula. Localizzabile allinterno di una cella (mentre i grafici sono posizionabili liberamente nel Foglio), la funzione Sparkline (menu Inserisci > Grafici sparkline) chiede, una volta attivata, di indicare un range di celle, che deve essere obbligatoriamente una riga orizzontale o verticale. Una volta creata la funzione Sparkline, questa pu essere rappresentata a Linea, a Colonna oppure a Positivi/Negativi, editata nei colori selezionando uno degli stili nella sezione aggiuntiva nella Ribbon ma soprattutto possono essere evidenziati anche eventuali valori: agendo sui vari Indicatori sono evidenziabili il valore massimo, minimo, il primo e lultimo ed eventuali negativi. Come per i grafici, anche le Sparkline sono sensibili ai dati a cui fanno riferimento e si modificano dinamicamente in base alle singole variazioni dei dati.

Allinterno di un foglio Excel possono convivere varie funzioni, come Sparkline e Formattazione condizionale

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Il ruolo del Pivot

Funzione sempre pi importante nel mondo business anche in realt dal profilo non sospetto, le Tabelle Pivot (o pi semplicemente Pivot) sono strumenti analitici e di reporting per la gestione e il filtraggio dei dati riassuntivi di un rapporto. In pratica, un metodo facile per osservare un report numerico da diversi punti di vista, in base ad uno o pi criteri selezionati.

In realt, un sistema di filtraggio dei dati in Excel esiste ed pure pi semplice da realizzare e da consultare rispetto alle tabelle Pivot: si tratta del comando Filtro, parte del menu Dati, che permette di celare parte dei risultati in base ad alcuni criteri selezionabili in automatico da parte dellutente. Questo comando, una volta attivato, mostra una serie di icone nella prima riga in alto, che se attivate aprono una finestra in sovraimpressione dove allinterno sono visualizzati tutti i parametri di filtraggio, sia alfabetico (in alto, anche al contrario) sia in base ai singoli valori tracciati allinterno. Una volta attivato un filtro qualsiasi, la colonna dei numeri alla estrema sinistra diventa di colore blu (invece che grigia) indicando che i dati mostrati sono solo una parte di quelli totali. Una volta identificato un range di caselle tramite un Filtro, questo pu essere meglio evidenziato convogliandolo in una Tabella, tramite uno Stile tabella nella sezione omonima allinterno della Ribbon. Una tabella offre diverse opportunit aggiuntive come la possibilit di inserire alla fine una riga del totale, o di modificare levidenziazione delle varie righe in modo alternativo (cambiando anche i colori, manualmente oppure selezionando uno dei diversi Stili tabella disponibili). Le opzioni di filtraggio rimangono le stesse anche quando la tabella attiva.

La sezione Dati nella Ribbon presenta strumenti molto potenti per il filtraggio e monitoraggio di grandi quantit di dati

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Un passo decisamente pi verticale offerto invece dalle Tabelle Pivot, veri e propri sistemi dinamici non solo di filtraggio ma anche di rappresentazione dei dati. Per creare una tabella Pivot necessario selezionare una base dati in Excel, che pu essere anche un insieme di celle e attivare il comando Tabella Pivot nel menu Dati. Una piccola finestra guida da qui lutente alla creazione chiedendo conferma del range di dati catturato e se la tabella vera e propria debba essere posta nello stesso Foglio oppure (sicuramente meglio) in un nuovo Foglio. Cos facendo viene creata una tabella vuota, con un nuovo pannello in sovraimpressione (simile a quello dei filtri) contenente, allinterno, lelenco

di tutti i campi individuati nelle caselle di riferimento (in alto) e i vari sistemi di filtraggio pi in basso. Per rendere operativa la tabella Pivot, basta trascinare uno dei campi in alto nei campi Etichette di riga, Etichette di colonna, Valori e Filtro rapporti, popolando cos la tabella. Linsieme dei valori dinamico, per cui ad ogni spostamento di un fattore nei vari campi corrisponde un ridisegno dinamico della tabella stessa, con conseguente cambio del punto di vista. Allo stesso modo, la tabella sensibile al cambiamento dei valori delle celle originali (dalle quali prende i dati), e come per i Grafici, possibile intervenire dinamicamente anche sui singoli valori modificandoli manualmente, con modifiche dinamiche della tabella Pivot.

Una volta selezionata una tabella Pivot compare la sottosezione omonima allinterno della Ribbon, dove poter operare per modificare tutte le informazioni, aggiungere campi dinamici e editare la tabella nei colori e nei dettagli (sono previsti degli Stili tabella gi preconfezionati).

Ecco la prima Tabella pivot, utilizzando una prima visione dei dati

La parte pi interessante delle Tabelle pivot che possono essere modificate semplicemente alterando la posizione dei vari fattori

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Salviamo Excel

Anche per quanto riguarda Excel, il formato di documento standard per la versione 2011 lOpen XML, quindi tutti i documenti sono salvati con lestensione .xlsx. E ovviamente possibile leggere e salvare anche nel vecchio formato .xls, per una pi ampia compatibilit sia con le versioni pi vecchie di Office che con altre applicazioni di terze parti che ancora non supportano il nuovo formato. Come per Word, anche se in questo caso laspetto meno importante, disponibile il salvataggio nel formato PDF, che permette una diffusione davvero globale (anche a chi non possiede una copia di Excel installata) e soprattutto non modificabile. Excel prevede per sistemi di salvataggio dei documenti in formati tipicamente numerici, come ad esempio fogli in formato Testo la cui separazione tra le varie celle qui riportata per mezzo di caratteri predefiniti (Testo con valori delimitati da tabulazioni oppure Testo delimitato da spazio): questi tipi di documento sono molto utili allinterno di flussi di lavoro dove necessario importare ed esportare da un database. Excel rappresenta spesso proprio lapplicazione ideale per convertire, filtrare, correggere e tradurre basi dati da e verso database (come FileMaker, oppure Access), in quanto la struttura a celle riporta in modo facilitato la struttura interna di un database.

La finestra di salvataggio di Excel per Mac 2011, con tutti i formati disponibili per il salvataggio

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POWERPOINT,MUSICA MAESTROConosciamo unet pi vividamente attraverso la sua musica che attraverso i suoi storici.-R. Brown

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Un mondo di slide

PowerPoint ha una chiara interfaccia, rimasta immutata praticamente dalla sua creazione

PowerPoint indubbiamente un nome di spicco, impostosi nel corso del 21esimo secolo nel panorama dei software pi conosciuti ed apprezzati, sia in ambito amatoriale che professionale. Tale successo dovuto allestrema semplicit di utilizzo e al divertimento che questultimo sa procurare. Creare uno slideshow divenuto sempre pi semplice, e con il tempo migliorata molto anche la qualit degli strumenti offerti e del risultato, rendendo questo software uno fra i pi usati oggigiorno nel mondo.

Insegnanti, agenti commerciali, responsabili, ma anche molti semplici utenti privati, lo usano in maniera assidua giornalmente e, nonostante il software non si possa di certo definire un editor dimmagini, la soddisfazione di creare una composizione grafica piacevole divenuta ormai abitudine e alla portata di tutti. In pochissimi clic con gli strumenti messi a disposizione, facile automatizzare un intero flusso di lavoro ed proprio per questo motivo che PowerPoint per Mac il software di riferimento nellambiente. Nella grande famiglia Office, ognuno svolge il proprio ruolo. Word ha lo scopo di creare e mostrare tesi, brochure, testi e relazioni. Excel finalizzato alla realizzazione di complessi elaborati per contabili, scienziati o agenti di marketing. PowerPoint, artistico ed eclettico, adempie perfettamente al suo compito di vero e proprio presentatore della sera. Il programma Microsoft un sistema dinamico di presentazione basato su slide (schermate o diapositive in lingua italiana), che organizza il lavoro secondo la gerarchia presentatore-utente singolo/ utenti multipli. Il secondo caso di utilizzo probabilmente quello pi esteso, nellambito di Internet, dove il fattore umano viene spesso (ovviamente solo in certi casi) meno. Chiunque abbia un indirizzo email utilizzato e qualche amico un po troppo compagnone, si sar sicuramente visto recapitare nella propria casella una o pi presentazioni virali, perlopi a sfondo ironico che dimostrano come lo strumento sia davvero efficace per chiunque voglia esprimere una propria idea, malgrado la sua distribuzione vada a cozzare contro quella che in gergo si chiama netiquette.

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Appartenente alla suite Office, PowerPoint ha molti pi tratti comuni con Word che non con Excel. La somiglianza con il primo risiede nel Layout di pubblicazione, mentre il secondo richiede gabbie, oggetti e vincoli ben precisi; ma anche tra i fratelli pi simili vi sono delle differenze, piccole ma radicali: le slide, ossia diapositive. Mentre in Word vi il concetto di pagina, per PowerPoint si usa parlare di schermate, che descrivono lidea di prospetto, ma in maniera molto pi labile. Pi chiaramente, Word nasce essenzialmente per lintento di scrivere, ed finalizzato alla stampa di documenti cartacei, duraturi nel tempo. Al contrario, PowerPoint vive nel formato puramente digitale: il suo scopo quello di comunicare in maniera veloce, diretta e coinvolgente dei concetti che si rivelano essere utili e importanti solo a brevissimo termine. Per iniziare a lavorare seriamente con i documenti, come nel caso di Word, Raccolta Presentazioni una delle migliori basi dappoggio: nella parte a sinistra della finestra sono presenti Temi e Modelli, che possono essere molto importanti soprattutto per chi alle prime armi.

Lutilizzatissima finestra Raccolta presentazioni di PowerPoint, da qui nasceranno presentazioni stupende

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I Temi offrono documenti vuoti, con semplici associazioni di colori, font e pagine mastro per garantire una base solida di partenza; i Modelli invece sono presentazioni complete di immagini, testi e transizioni, in cui ovviamente modificare il contenuto in base al proprio gradimento o alle necessit, ma pronte per lutilizzo. Questi template sono davvero importanti, sia per gli utenti esperti che per i neofiti dellambiente, in quanto permettono di creare presentazioni davvero incantevoli in pochi passaggi, senza andare a disturbare per ogni idea lamico grafico e senza consultare continuamente manuali o guide cartacee che mostrano e spiegano le funzioni base del software.

Malgrado il processo di realizzazione della presentazione sia personale, i temi e i modelli offerti permettono di dedicare molto pi tempo ai contenuti che si sceglie di inserire piuttosto che alla forma di questultimi; per questo motivo infatti avremo gabbie preimpostate e campi di testo standard, e, rovescio della medaglia, forse inizieremo a notare che i colleghi hanno presentazioni simili alla nostra. Proprio per questo motivo, il consiglio rimane sempre quello di partire dai Modelli, riempirli dei contenuti scelti e poi fare un passo indietro per personalizzare totalmente la presentazione finale e non rischiare di presentarsi con una copia, certamente molto elegante ma sempre una copia, del collega accanto a noi.

Diversi Temi per una stessa presentazione: valutare quello che meglio la valorizza molto importante

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I primi contenuti

Nuova Diapositiva, allinterno della Ribbon nella scheda Diapositive: comparir una semplice finestra popup che illustra quali tipologie di slide possibile creare e quindi allutente rimarr la sola scelta finale. Creata questa Anche i pittori pi famosi e ispirati hanno o queste successive diapositive, esse appariranno proprio come la prima, cio certamente avuto dei momenti di crisi davanti alla tela bianca. Da artista esperto con campi preimpostati, facili da essere riempiti con file appropiati o modificati e consumato, al suo avvio PowerPoint sempre con laiuto del software stesso. toglie lutente da questo pericolo: se Visto lassistenza che PowerPoint si non sono stati preventivamente scelti propone di dare inutile cercare di creare dei modelli prefeconfezionati, presenta infatti una prima slide. Questa diapositiva di volta in volta campi personalizzati, ma appare pi semplice accettare il supporto comprende due campi predefiniti, uno del programma dal comando Layout, per il titolo e laltro per il sottotitolo. posto accanto a Nuova Diapositiva, che Nuove slide possono essere aggiunte permette di modificare la disposizione subito dopo, tramite il comando

della slide selezionata, senza andare ad alterare i campi inseriti manualmente. Novit della versione 2011 di PowerPoint per Mac la funzione Sezioni, capace di raggruppare elenchi di slide, che cos possono essere gestite in maniera migliore in caso esse siano molto