-
Solu ții pentru reducerea costurilor și optimizarea proceselor
de business: FACTURAREA ȘI ARHIVAREA ELECTRONIC Ă
e-SoluŃii pentru perform@nŃă
-
1
2
3
Arhivarea electronică
Profil TransFonD
Facturarea electronică
Agenda
-
BVB-ROCLEAR
SSIF
Trezoreria Statului
DS-CLEAR
Companii, institu Ńii, public
TransFonD - operator al Sistemului Electronic de Pl ăŃi
Bănci
SEP
-
Servicii și produse TransFonD
� 2005 – Sistemul Electronic de PlăŃi (SEP);
� 2009 - Servicii de Arhivare Electronică (e-Arhiv@ )
� 2009 - Linia de UrgenŃă pentru Carduri (LUC)
� 2010 - Servicii de Facturare Electronică (e-Factur@ )
SENT
-
1
2
3
Arhivarea electronică
Profil TransFonD
Facturarea electronică
Agenda
-
Serviciul de arhivare electronic ă oferit de TransFonD <
e-Arhiv@>
ARHIVAREA ELECTRONICA, in sensul legii 135/2007ARHIVAREA
ELECTRONICA, in sensul legii 135/2007
� Asigura respectarea legalitatii in domeniul pastrar ii
documentelor generate electronic in activitatea persoanelor
juridice din Romania
� Economie de timp/spa Ńiu/resurse alocate în prezent organiz
ării arhivei pe suport hârtie;
� Eliminarea cheltuielilor cu stocarea internă a documentelor
electronice, care isi pierd valoarea juridică;
� Creşterea securit ăŃii datelor; Asigurarea protec Ńiei în
cazul dezastrelor;
� Documentele arhivate pe suport electronic de date n u se
deterioreaz ă în timp;
� Acces la distan Ńă, din sediul beneficiarului, c ătre informa
Ńiile arhivate;
� Regăsirea rapidă a informaŃiei;
� Informa Ńiile sunt accesibile simultan pentru toti utilizato
rii autoriza Ńi.
� Asigura respectarea legalitatii in domeniul pastrar ii
documentelor generate electronic in activitatea persoanelor
juridice din Romania
� Economie de timp/spa Ńiu/resurse alocate în prezent organiz
ării arhivei pe suport hârtie;
� Eliminarea cheltuielilor cu stocarea internă a documentelor
electronice, care isi pierd valoarea juridică;
� Creşterea securit ăŃii datelor; Asigurarea protec Ńiei în
cazul dezastrelor;
� Documentele arhivate pe suport electronic de date n u se
deterioreaz ă în timp;
� Acces la distan Ńă, din sediul beneficiarului, c ătre informa
Ńiile arhivate;
� Regăsirea rapidă a informaŃiei;
� Informa Ńiile sunt accesibile simultan pentru toti utilizato
rii autoriza Ńi.
e - Arhiv@e - Arhiv@
TRANSFOND a devenit furnizor autorizat de servicii de arhivare
electronic ă în conformitate cu
prevederile legii 135/2007 privind arhivarea docume ntelor în
form ă electronic ă (este acreditat ca
administrator de arhiv ă electronic ă și autorizat ca centru de
date pentru g ăzduirea de arhive,
fiind înscris la Nr. 1 în Registrul administratorilor de arhiv ă
electronic ă men Ńinut de MCSI ).
TRANSFOND a devenit furnizor autorizat de servicii de arhivare
electron ică în conformitate cu
prevederile legii 135/2007 privind arhivarea docume ntelor în
form ă electronic ă (este acreditat ca
administrator de arhiv ă electronic ă și autorizat ca centru de
date pentru g ăzduirea de arhive,
fiind înscris la Nr. 1 în Registrul administratorilor de arhiv ă
electronic ă men Ńinut de MCSI ).
-
Tipuri de servicii de arhivare electronic ă oferite de
TransFonD
Clasic e-ArchiveClasic e-Archive
Serviciul de arhivare manual ă, căutare şi reg ăsire a
documentelor electroniceServiciul de arhivare manual ă, căutare şi
reg ăsire a documentelor electronice
Exclusive e-Archive Exclusive e-Archive
Servicii personalizate de arhivare a
documentelorelectroniceServicii personalizate de arhivare a
documentelorelectronice
TransFonD Data center
e-Storagee-Storage
Servicii de stocare/ depozitare, c ăutare şi reg ăsire a
documentelor generate electronic sau a documentelor transpuse de pe
suport hârtie în format electronic
Servicii de stocare/ depozitare, c ăutare şi reg ăsire a
documentelor generate electronic sau a documentelor transpuse de pe
suport hârtie în format electronic
-
Arhivare vs. Stocare
2 Stocarea
1 Arhivarea electronic ă � organizarea şi păstrarea pe termen
lung, pe baza unor criterii uniforme şi recunoscute de legislaŃia
în
vigoare, a documentelor în format electronic ale unei
companii. Documentele păstrate în arhivă sunt
documente în forma lor finală, cu valoare juridic ă.
�păstrarea unor documente în format electronic,
organizate pe baza unor criterii stabilite de către
posesorul documentelor sau simplu back-up de date.
Nu necesită semnarea documentelor, acestea
putând să se afle în diferite stadii ale elaborării lor şi
nu au valoare legal ă în instan Ńă.
-
Caracteristici e-Arhiv@
�Arhivarea documentelor - Nomenclatorul arhivistic al
participantului, avizat de Arhivele NaŃionale (AN).
� Păstrarea documentelor - pe perioada stabilită în
Nomenclatorul arhivistic
�Acțiunile utilizatorilor în sistem - jurnalizate şi
arhivate.
� Biblioteca de programe informatice - menŃinută şi actualizată
ori de câte ori este necesar de către TransFonD
� Sistemul de arhivare electronic ă (e-Arhiv@)este dezvoltat pe
o platforma IBM Content Manager
�Accesul pentru căutare şi regăsire este asigurat printr-un VPN
(conform cerinŃelor legale în vigoare)
�Fiecare client are un domeniu propriu definit in e-Arhiv@,
inviolabil in raport cu ceilalti clienti
Tipuri de documente arhivate în e-Arhiv@
�Documente create în form ă electronic ă (originale) cărora li
s-a aplicat de către titularul dreptului de dispoziŃie o semnătură
electronică extinsă cu certificat calificat;
� Documente transpuse în form ă electronic ă (copii) cărora li
s-a aplicat de către titularul dreptului de dispoziŃie o semnătură
electronică extinsă cu certificat calificat;
� Documente de uz intern şi/sau confiden Ńiale .
� Nu se arhivează în e-Arhiv@ documente clasificate şi documente
cu regim de acces public.
Sistemul de arhivare TransFonD
-
e-Arhiv@ are incluse facilit ăŃi care asigur ă preluarea, de c
ătre un centru de recuperare în caz de dezastru , a opera Ńiunilor
de consultare a arhivei electronice în cazul unui dezastru la
sediul principal de procesare (se realizeaz ă replicarea întregii
arhive la sediul secundar al TransFonD)
e-Arhiv@
Beneficiarii nu sunt nevoi Ńi să se acrediteze ca administratori
de arhiv ă electronic ă şi nici s ă îşi autorizeze centrele de
date
Existen Ńa unui nivel înalt de securitate în ceea ce prive şte
accesul la e-Arhiv@, fapt asigurat prin utilizarea structurii PKI.
Toate opera Ńiile efectuate în e-Arhiv@ sunt jurnalizate
AVANTAJELE Sistemului de arhivare electronic ă al TransFonD
e-Factur@
Arhivarea electronică este şi parte integrantă a fluxului
conŃinând FACTURAREA ELECTRONICĂ
-
Sistemul de arhivare TransFonD
Sist
em d
e ar
hiva
re
conf
orm
legi
i 135
/200
7C
entre de date de înaltă
fiabilitate şi siguranŃă
Sistemul de
arhivare
electronică
TransFonD
ORICE TIP de document electronic sau transpus de
pe suport hârtie
-
� definirea de până la 500 de utilizatori , beneficiind
nelimitat de serviciile e-Arhiv@;
� 10 acŃiuni simultane fără nicio diminuare de performanŃă;
� integrare facil ă cu sisteme automatizate care genereaz ă
documente electronice , în vederea arhivării electronice;
� metodă de regăsire rapid ă a documentelor arhivate electronic
(utilizând criterii de căutare specifice fiecărui tip de document
arhivat); regasirea într-un interval de timp variind de la câteva
secunde la maxim 3 minute (asumate contractual) a documentelor
arhivate, inclusiv vizualizarea acestora sau salvarea lor pe staŃia
de lucru a utilizatorului).
Toate acestea prin intermediul unei interfe Ńe web u șor de
utilizat
Caracteristici de performan Ńă e-Arhiv@
-
1
2
3
Arhivarea electronică
Profil TransFonD
Facturarea electronică
Agenda
-
Economia de cost la emitent
-
Factura clasic ă vs. Factura electronic ă
Sistem de producție ERP e-Factur@ Încasare
Sistem de
producțieÎmplicuireTipărireERP
Arhivare
10 aniExpediere Încasare
SEP
• OP
• DD
STP
Factura Clasic ă
Factura Electronic ă
STP
Resursa umană
sau
STP
Resursa umanăsau
STP
Resursa umană Resursa umană Resursa umană
-
e-Invoicing în Europa
Conform raportului de monitorizare a situa Ńiei factur ării
electronice în UE, cele mai avansate state în ceea ce prive şte
adoptarea acestei m ăsuri sunt:
Finlanda - Guvernul şi agenŃiile guvernamentale acceptă doar
facturi electronice începând cu 1
Ianuarie 2010 şi vor emite doar facturi electronice până cel mai
târziu în Decembrie 2010.
AdministraŃia publică din Italia refuză să accepte alt tip
de facturi pentru serviciile achiziŃionate, în afară de cele
electronice.
Spania - facturarea electronică în relaŃia cu administraŃia
publică va
deveni obligatorie pentru toŃi furnizorii, începând cu Noiembrie
2010.
Guvernul spaniol a stabilit un format standard pentru toate
facturile
electronice primite de către administraŃiile naŃionale (FACTURAE
)
ce au fost adoptate începând cu 1 august 2009.
Danemarca - Guvernul danez a implementat deja e-invoicing
şi estimează o reducere a costurilor cu facturile de 100
milioane de euro anual.
În Grecia , începând cu 1 ian 2011, pentru sume mai mari de 3000
Euro, nu vor mai fi
acceptate decât facturi în format electronic, în toată
economia
-
România
� Legea 571/2003 – Codul Fiscal
� Legea 455/2001 – Semnătura Electronică
� Legea 135/2007 – Arhivarea Electronică
� Legea 82/1991 – Legea ContabilităŃii
-
Recunoa şterea juridic ă a facturii electronice
� Solu ția dezvoltat ă de TransFonD asigur ă complet legalitatea
parcursului facturilor.
“O persoan ă impozabil ă […] nu trebuie s ă emit ă facturile şi
pe suport
hârtie pentru ca acestea s ă fie considerate documente
justificative
valabile.” (DirecŃia de legislaŃie în domeniul TVA,
Ministerul FinanŃelor Publice, 18.02.2010)
-
e-Factur@
-
e-Factur@ - Serviciul
-
e-Factur@ – fluxul de procesare
Emitere facturi
Client al emitentului
Client al emitentului/
client al băncii
Transmitere fişiere
�
Transmitere factură prin
bancă
Validare format
Internet banking
XML/ PDF
Plată(OP, DD)
Transmiterenotificare
prin e-mail
Plată(OP, DD)
Acces către factură
Semnare electronică
Arhivare electronică
Cont bancar emitent facturi
Reconciliere
Emitent facturi
-
e-Factur@ - Beneficiile serviciului
Beneficii destinatari facturiBeneficii destinatari
facturiBeneficii emiten Ńi facturiBeneficii emiten Ńi facturi
�Livrare garantat ă şi în timp redus
� Diminuarea riscului apariŃiei erorilor de procesare asociate
intervenŃiei umane
� Creşterea eficien Ńei managementului fluxului de numerar
� Diminuarea volumului de hârtie manevrată
� Posibilitatea de arhivare electronic ă a facturilor
primite
� Regăsirea facil ă a facturii originale
� Posibilitatea de recep Ńionare şi plat ă a facturilor prin
intermediul băncii
� Managementul centralizat al administr ării profilului de
utilizator (printr-un punct unic de acces - aplica Ńia e-Factur@
)
�Livrare garantat ă şi în timp redus
� Diminuarea riscului apariŃiei erorilor de procesare asociate
intervenŃiei umane
� Creşterea eficien Ńei managementului fluxului de numerar
� Diminuarea volumului de hârtie manevrată
� Posibilitatea de arhivare electronic ă a facturilor
primite
� Regăsirea facil ă a facturii originale
� Posibilitatea de recep Ńionare şi plat ă a facturilor prin
intermediul băncii
� Managementul centralizat al administr ării profilului de
utilizator (printr-un punct unic de acces - aplica Ńia e-Factur@
)
Optimizarea proceselor pentru emitentul de facturi
Reducerea costurilor aferente procesului tradiŃional de
facturare:
Emitere (consumabile)
Livrare (taxe curierat)
Arhivare, în conformitate cu cerinŃele legale în vigoare
Posibilitatea împerecherii informațiilor de facturare cu
instrucțiunile de debit direct
Eficientizarea timpilor de reconciliere a proceselor de
recepŃionare a facturilor şi a fluxului de numerar
Posibilitatea interfa Ńării aplicaŃiilor interne cue-Factur@
pentru automatizarea importului facturilor în sistem
Reducerea timpului de transmitere
Validarea datelor în momentul transmiterii
Confirmarea livr ării şi a vizualiz ării facturii
Regăsirea facil ă a facturii originale
Optimizarea proceselor pentru emitentul de facturi
Reducerea costurilor aferente procesului tradiŃional de
facturare:
Emitere (consumabile)
Livrare (taxe curierat)
Arhivare, în conformitate cu cerinŃele legale în vigoare
Posibilitatea împerecherii informațiilor de facturare cu
instrucțiunile de debit direct
Eficientizarea timpilor de reconciliere a proceselor de
recepŃionare a facturilor şi a fluxului de numerar
Posibilitatea interfa Ńării aplicaŃiilor interne cue-Factur@
pentru automatizarea importului facturilor în sistem
Reducerea timpului de transmitere
Validarea datelor în momentul transmiterii
Confirmarea livr ării şi a vizualiz ării facturii
Regăsirea facil ă a facturii originale
-
Caracteristici de performan Ńă e-Factur@
� Tipuri de rapoarte : Raport „Facturi procesate” (dată emitere,
livrare, vizualizare, transmitere spre arhivare), Raport de audit,
Raport statistic, Jurnal e-Factur@, Raport beneficiar (client
destinatar), Raport excepŃii facturi arhivate
�Disponibilitate vizualizare facturi : 24/7
� Suport e-Factur@: [email protected]
�Disponibilitate serviciu (SLA – Service Level Agreement) -
97,98%
pentru un volum de 50 000 - 500 000 facturi/ zi – scalabil
nelimitat.
-
Întreb ări?
-
Vă mul Ńumesc,
Cristina [email protected]
