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Das inet Transport Management System (TMS) KLARE ORIENTIERUNG IM FRACHTKOSTENMANAGEMENT.

inet Frachtkostenmanagement

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Page 1: inet Frachtkostenmanagement

Das inet Transport Management System (TMS)

Klare OrIeNTIerUNG IM FraCHTKOSTeNMaNaGeMeNT.

Page 2: inet Frachtkostenmanagement

Michaela Pazderkaoffice manager

Detaillierte Frachtkosten auf Knopfdruck

Globalisierung, internationalisierte Handelsbeziehungen,

neue Märkte, Verschiebung von Produktionsstandorten

und andere marktwirtschaftliche Trends führen zu kon-

tinuierlich steigendem Transportaufkommen. Folglich

erhöhen sich die Transportkosten erheblich, wenn es nicht

gelingt Kosten treiber zu identifizieren und zu reduzieren.

Verschärfte gesetzliche Verordnungen und Compliance-

Anforderungen sind weitere gute Gründe die eigenen

Transportlogistikkosten genau zu analysieren, regel-

mäßige Optimierungsmaßnahmen durchzuführen sowie

Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu garantieren. Das

zuverlässigste Instrument zur dauerhaften Senkung der

Frachtkosten ist ein wirksames und effizientes Frachtkos-

tenmanagement. Allein durch ganzheitliche und automa-

tisierte Prüfung korrekt verwendeter Konditionen, Zahlen

und Gewichte können bereits Kosten eingespart werden.

Als international agierendes Softwareunternehmen entwi-

ckeln wir ein integriertes, skalierbares und flexibles Trans-

port Management System (TMS) – mit Kompetenz, innovati-

ven Ideen und dem Mut neue Wege zu gehen. Das verschafft

unseren Kunden einen klaren Vorsprung – beyond standard.

Mit der Lösung Frachtkostenmanagement stellen wir Ihnen

effiziente Prozesse und Funktionen zur Verfügung, damit Sie

Ihre Ziele hinsichtlich der Abrechnung, Kontrolle und Auswer-

tung Ihrer Frachtkosten zuverlässig, schnell und kostenoptimal

erreichen und somit Ihren Wettbewerbsvorteil sichern.

DeN DIreKTeN WeG WÄHleN.

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Page 3: inet Frachtkostenmanagement

EINEINTEGRIERTE

REALTIME-DATENBASIS

ANALYSIEREN

PLANEN

STEUERN

ÜBERWACHEN

erFOlGreICHeS FraCHTKOSTeN- MaNaGeMeNT BraUCHT eINeN PlaN.

Von der einheitlichen Konditionsverwaltung bis zur täglichen Frachtkosten-Auswertung

Unsere Lösung Frachtkostenmanagement unterstützt

einfach und revisionssicher komplexe Frachtabrech-

nungsprozesse. Das System bildet unterschiedliche

Abrechnungsvarianten und Frachtkonditionen

für alle Trans portmodalitäten ab. Die notwendige

Transparenz zur Vermeidung von Fehl- oder Doppel-

abrechnungen sowie der Verrechnung unberechtigter

Zusatzkosten ist dadurch geschaffen. Die Erstellung

von Frachtkosten analysen in globalen Transportnetz-

werken wird somit vereinfacht.

Weltweite Kostenkontrolle ohne Manipulation

Globale Transportnetzwerke zu betreiben, bedeutet

unter anderem diverse länder spezifische Finanz-

anforderungen beachten und einhalten zu müssen.

Die Möglichkeit in einem System für diverse Partner

unterschiedliche Verrechnungsvarianten, wie z. B.

Gutschrifts- und Rechnungsverfahren, verwenden

zu können, stellt einen großen Vorteil dar. Unser

integrier tes Frachtkostenmanagement, die durch-

gängige Protokollierung von Datenänderungen,

workflow-basierte Autorisierungsprozesse, die

nachvollziehbare Versionsverwaltung der generier-

ten Belege und die Überwachung der elektronischen

Schnittstellen zum Finanzsystem erfüllen darüber

hinaus sämtliche Compliance-Anforderungen.

Das inet Frachtkostenmanagement bietet Ihnen:

Kostenoptimierung durch

Vermeidung von Mehrfachabrechnungen

Vermeidung der Verrechnung unberechtigter

Zusatzkosten

Automatisierung der Verrechnung und

der Frachtkostenkontrolle

verbesserte Verhandlungsgrundlage für

den Frachteinkauf

Erhöhte Zuverlässigkeit durch

Anwendung der aktuellen und korrekten

Konditionen

Vermeidung von Medienbrüchen

eine einheitliche und vollständige Datenbasis

KPI-Auswertungen

Erhöhte Sicherheit und Transparenz durch

Einhaltung von Genehmigungs- und

Autorisierungsvorgaben

verursachergerechte Aufteilung der Frachtkosten

Vermeidung von Belegstornierungen

Einsatz von digitalen Signaturen beim elektro-

nischen Datenaustausch

Transportauftrags-management

Behälterbedarfsplanung

Strategische Transportplanung

Frachteinkauf

Frachtkostenkalkulator

Netzwerkplanung

Dynamische Transportplanung

Transportdisposition

Global Trade Compliance

Behältergebühren-abrechnung

Frachtkosten berechnung

Behälterwartung und -schadens abwicklung

Transportation Analytics

Frachtkostensimulation

Frachtkosten- verrechnung

Frachtkostenprüfung

Mediation

Frachtkosten reklamation

Frachtkonditionen-verwaltung

Dock Management

Cross Docking

Continuous Replenishment

Frachtkostenaufteilung

Visibility

FrachtkostenkalkulationBehälterbestands-

führung

Behälterdisposition

Multi Parcel Shipping

Multi Carrier Communication

Closing the loop – Kompetenz in jeder Phase

DaS INeT TMS aUF eINeN BlICK

Die hervorgehobenen Module sind Teil der Lösung Frachtkostenmanagement. Ergänzende Informationen zu allen weiteren Lösungen und Serviceleistungen finden Sie in den jeweiligen Broschüren oder im Internet unter www.inet-logistics.com.

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Page 4: inet Frachtkostenmanagement

aUF DeM SCHNellSTeN WeG ZU eINeM OPTIMIerTeN FraCHTKOSTeNMaNaGeMeNT.

Die Lösung inet Frachtkostenmanagement im Detail

Die Module der Lösung Frachtkostenmanagement

sind einzeln und in Kombination einsetzbar. Die

serviceorientierte Architektur sowie zertifizierte

Schnittstellen stellen sicher, dass alle Prozesse mit-

einander kombiniert, in bestehende Transportlogistik-

Netzwerke implementiert und mit der bestehenden

Systemlandschaft verknüpft werden können.

Schnell, einfach und effizient.

Frachtkostenkalkulator

Frachtkosten punktgenau einschätzen

Ob im Angebotslegungsprozess, in der Auftragser-

fassung oder später in der Disposition, Frachtkosten

spielen immer eine große Rolle. Durch die einmalige

Eingabe der potentiellen Sendungsdaten erhalten Sie

die exakten Frachtkosten zur Angebotslegung.

Um die geeigneten Dienstleister für Ihre Transporte

zu bestimmen, ist es wichtig die Kosten der verschie-

denen Leistungsarten (Express, 10-Uhr-Zustellung

usw.) vergleichen zu können. Mit Hilfe des Moduls

Frachtkostenkalkulator können Frachtkosten für eine

Transportanfrage oder einen bestimmten Transport-

auftrag ermittelt werden. Neben verhandelten Kondi-

tionen mit den Transportdienstleistern können auch

Referenz- bzw. Hauskonditionen hinterlegt werden.

Frachtkonditionenverwaltung

Frachtkonditionen transparent verwalten und pflegen

Im Modul Frachtkonditionenverwaltung werden die

mit den einzelnen Transportlogistik-Dienstleistern

vereinbarten Konditionen detailliert und transparent

hinterlegt, unabhängig von Komplexität und Anzahl.

Dabei werden Konditionen und Preise für unter-

schiedliche Transportmodalitäten (Luft, See, Straße,

Bahn), unterschiedliche Kostentreiber (kg, Stück, km,

Lademeter usw.) und unterschiedliche Kostenarten

(Fracht, Standzeiten, Zustellversuche usw.) hinterlegt.

Die flexible Definition und Pflege von Zonen matrizen,

Mehrwertsteuer-Entscheidungstabellen, Berech-

nungsregeln und deren Gültigkeit ermöglicht eine

vollständige und verursachungsgerechte Ermittlung

von Frachtkosten. In Entscheidungs matrizen werden

Regeln für die Anwendung der Konditionsattribute in

den einzelnen Verrechnungsfällen definiert. Verschie-

dene Währungen und Kurse (Wechsel-, Waren-, Schiff-,

Zollkurse usw.) wie auch länderspezifisch anzuwen-

dende Steuer sätze werden unterstützt. Gleiches gilt für

den Abrechnungs modus, Mindest- und Maximalpreise,

Zu- und Abschläge sowie Kostenarten. Wechselkurse

werden automatisiert tagesaktuell abgerufen und bei

der Fracht kostenberechnung berücksichtigt.

Mediation

Verrechnungsdaten sammeln, Vorsysteme und

Supply Chain Partner integrieren

Im Modul Mediation wird eine valide Datenbasis für

das Frachtkostenmanagement aufbereitet und für

den automatisierten Prozess veredelt. Nur auf diese

Weise kann garantiert werden, dass Frachtkosten

korrekt be- und verrechnet werden. Aus den Bewe-

gungsdaten, die an das Modul übergeben werden,

werden in einem weiteren Schritt Verrechnungsfälle

generiert, welche die Basis für die Frachtkosten-

berechnung bilden.

Frachtkostenberechnung

Frachtkostenberechnung auf Basis

tatsächlicher Transporte

Unternehmen müssen für eine Vielzahl von Trans-

portarten und -modalitäten Frachtkosten ermitteln

und an diverse Partner verrechnen. Frachtkosten

für ein und dieselbe Lieferung können an mehrere

Beteiligte verrechnet werden. Die automatische und

verursachungsgerechte Frachtkostenverrechnung

erfolgt im Modul Frachtkostenberechnung auf Basis

hinterlegter Frachtkonditionen, Berechnungsvor-

schriften, Mehrwertsteuer-Entscheidungstabellen

usw. Es gibt eine Vielzahl von Berechnungsmethoden

für diese Frachtraten. In einem ersten Schritt werden

die übernommenen Transportdaten regelbasiert zu

Bewertungseinheiten zusammengefasst (z. B. nach

Touren mit gleichem Absender, Empfänger usw.). In

einem zweiten Schritt werden dann unter Berücksich-

tigung der hinterlegten Konditionen die effektiven

Fracht kosten berechnet.

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Page 5: inet Frachtkostenmanagement

Frachtkostenaufteilung

Verursachungsgerechte Aufteilung von Frachtkosten

Für die korrekte Ermittlung von Gewinn und Verlust

ist es unbedingt notwendig, Frachtkosten den tatsäch-

lichen Kostenverursachern zuordnen und verbuchen

zu können. Die Kosten müssen dem Kundenauftrag,

der Produktgruppe, der Ware und den involvierten

Unternehmensbereichen zugewiesen werden. Im

Modul Frachtkostenaufteilung werden folglich die

automatisch ermittelten Frachtkosten auf die jeweili-

gen Transportaufträge oder Waren aufgeteilt. Selbst

multimodale Transporte sind kein Problem: Die

Weiter verrechnung an unterschiedliche Empfänger ist

integraler Bestandteil des Frachtkostenmanagement.

Von dieser Funktionalität profitieren alle beteiligten

Partner gleichermaßen, da heutzutage entweder

Transportlogistik-Dienstleister Transportaufträge ver-

schiedener Kunden bündeln oder Kunden Ihre Trans-

porte mit denen anderer Unternehmen kombinieren,

um Transportkosten zu reduzieren. Artikel genau und

dem jeweils verursachten Aufwand entsprechend,

z. B. nach Volumen oder fracht pflichtigem Gewicht,

erfolgt die Aufteilung der entstandenen Frachtkosten.

Frachtkostenreklamation

Entstandene Zusatzkosten online geltend machen,

prüfen und genehmigen

Das Modul Frachtkostenreklamation ermöglicht es

Transportlogistik-Dienstleistern zusätzliche Auf-

wände, z. B. für erweiterte Weg strecken, Standzeiten

oder wiederholte Zustellung transportspezifisch

online anzumelden. Die Prüfung und darauffolgen-

de Genehmigung oder Ablehnung der Zusatzkosten

geschieht web-basiert. Dabei haben alle beteiligten

Partner jederzeit die Möglichkeit den Abrechnungs-

status der einzelnen Transporte einzu sehen. Die

Benachrichtigung über die Entscheidung zur Geneh-

migung der Zusatzkosten an den Transportlogistik-

Dienstleister erfolgt workflow-basiert im Modul

Frachtkostenreklamation. Autorisierung-Workflows

gewährleisten die Einhaltung von gesetz lichen und

betrieblichen Genehmigungsprozessen. Die beteilig-

ten Partner erhalten die Sicherheit, dass die jeweils

vereinbarten Transportkonditionen tatsächlich be-

rechnet werden und gegebenenfalls angefallene Zu-

satzkosten ohne aufwändige Prüfverfahren be glichen

werden. So werden entstandene Zusatzkosten

im Vorfeld abgehandelt und Reklamationen erfolgen

zeitnah zum physischen Transport. Rechnungen

werden folglich so gut wie nie storniert.

Frachtkostenverrechnung

Frachtkosten mittels Rechnungs- oder

Gutschriftsverfahren abwickeln

In der Frachtrechnungserstellung werden die

Rechnungen über die durchgeführten Transporte und

Dienstleistungen inklusive der bewilligten Zusatz-

kosten erstellt. Anschließend werden diese Belege

elektronisch an die beteiligten Finanz-IT-Systeme zur

weiteren Verarbeitung übermittelt. Zusätzlich können

die Rechnungen in elektronischer Form auch an den

Rechnungsempfänger übermittelt werden.

In der Frachtgutschriftserstellung erfolgt die Erstellung

von Gutschriften inklusive der bewilligten Zusatz-

kosten und ebenfalls die elektronische Übermittlung

an die Finanz-IT-Systeme der beteiligten Partner.

Im Modul Frachtkostenverrechnung ist stets gewähr-

leistet, dass ausschließlich Leistungen verrechnet

werden, welche gemäß den zugrundeliegenden Kon-

di tionen vereinbart und auch die jeweiligen Trans-

porte tatsächlich durchgeführt wurden.

Frachtkostenprüfung

Frachtabrechnungen nachvollziehbar machen,

manuelle Arbeitsschritte automatisieren

Im Modul Frachtkostenprüfung werden Eingangs-

belege (Rechnungen, Gutschriften) elektronisch

übernommen oder manuell erfasst. Anschließend

werden die Positionen der Eingangsbelege mit

den bereits kalkulierten Frachtkosten abgeglichen.

Eventuelle Ab weichungen werden in Differenzlisten

ausge wiesen und entsprechende Korrekturbuchun-

gen (z. B. Rückbelastung zu hoher Frachtkosten)

werden durchgeführt. Zum Zeitpunkt des Rechnungs-

oder Gutschriftseingangs stehen bereits alle erforder-

lichen Informationen für die Frachtkostenprüfung

zur Verfügung.

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Page 6: inet Frachtkostenmanagement

Transportation Analytics

Entscheidungen aufgrund fundierter Daten treffen

Das Modul Transportation Analytics ermöglicht die

übersichtliche Auswertung der Frachtkosten. Tägliche

Berichte, basierend auf Ihren vordefinierten Para-

metern, machen die Ergebnisse der Frachtkosten mit

den Zielvorgaben vergleichbar. Konfigurierbare Dash-

boards mit leicht verständlichen KPIs ermöglichen die

zentrale Kontrolle und einen einfachen Zugriff auf alle

relevanten Daten. Mit Hilfe dieser KPIs können Sie

vertraglich vereinbarte Frachtkosten, Zusatzkosten

und Sonderkosten kontrollieren und analysieren.

Frachtkostensimulation

Kostenveränderungen in der Transportlogistik

abschätzen

Das Modul Frachtkostensimulation erstellt zuver-

lässiges Datenmaterial für Auswertungen und

Szenarien, die Ihnen eine optimale Entscheidungs-

basis für die Planung liefern. Auch in der Aus-

schreibungsphase sind Auswertungen hilfreich,

um die zu erwartenden Zielkonditionen zu ermitteln.

Auf dieser Basis können eingeholte Angebote

bewertet und verglichen werden, so dass eine opti-

male Transportdienstleister-Einteilung nach Region,

Transportmodus oder -weg möglich ist.

Die Ergebnisse können in Tabellen, Grafiken und

Karten visualisiert sowie exportiert werden.

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AuF EInEn BLICK

inet Frachtkostenmanagement

Frachtkostenberechnung für alle

Transportarten und -modalitäten

automatische Erstellung von Rechnungen

und / oder Gutschriften

zuverlässige, transparente Frachtkosten-

reklamation

lückenlose Überprüfung aller ein- und

ausgehenden Frachtkostenbelege

Unterstützung internationaler Währungen und

deren Kurse, unterschiedlicher Maßeinheiten

und Steuersatzermittlungen

Durchgängigkeit und Skalierbarkeit von der

Planung bis zur KPI-Auswertung

Revisionssicherheit durch Erfüllung

internationaler Compliance-Anforderungen

valide Datenbasis für Verhandlungen, Reports

und Analysen

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sberba.com