I

BUŞE FLORIAN

INFORMATCA MANAGERIALĂ

PETROŞANI 2010

MANUAL UNIVERSITAR

pentru învăţământul la distanţă

II

CUPRINS

CUVÂNT ÎNAINTE TEMA I. ORGANIZAREA INFORMAŢIEI

1.1. Date şi informaţii 1.2. Concepte cu care operează sistemul de operare 1.2.1. Difereţa dintre MS-DOS şi WINDOWS 1.2.2. Fişierul 1.3. Directoare şi dosare (foldere) în sistemele de operare 1.3.1. Directorul (directory) 1.3.2. Dosarul (folderul) 1.4. Dispozitive de calcul 1.5. Tipologia datelor aflate pe suporturile specifice 1.6. Date despre mediul sistemului informatic Test de evaluare

TEMA II. INFORMAŢIA ŞI MANAGEMENTUL ÎN FIRMĂ 2.1. Rolul informaţiilor în fundamentarea deciziei

manageriale 2.2. Tipologia informaţiilor pentru manageri 2.3. Elaborarea unui sistem de informare proprie

managerului 2.3.1. Definirea domeniilor şi exigenţelor informaţionale ale managerului 2.3.2. Obiectivele de informare proprie a managerului 2.3.3. Cod de etică pentru informarea proprie a managerului 2.3.4. Determinarea necesarului informaţional pentru

manageri 2.3.5. Identificarea surselor şi metodelor de informare

proprie a managerului şi elaborarea listei individuale de informaţii 2.3.6. Stocarea informaţiilor pentru manager 2.3.7. Diminuarea risipei în gândirea managerială Test de evaluare

TEMA III. FUNDAMENTELE ORGANIZAŢIONALE ALE SISTEMELOR INFORMAŢIONALE/INFORMATICE

3.1. Perspective actuale ale organizaţiei economice din punct de vedere managerial 3.2. Concepte utilizate în sistemele bazate pe resursele informaţionale ale organizaţiei economice 3.3. Rolul Internetului în societatea informaţională - societatea cunoaşterii

3.4. Baza progresului resurselor informaţionale ale organizaţiei economice

3.5. Sisteme de management informaţional 3.6. Tendinţe globale care redefinesc rolul sistemelor

informaţionale/informatice în management şi afaceri 3.7. Compunerea formală a sistemului informatic al organizaţiei

economice

Pagina 7 7 8 8 9 12 12 12 12 15 17

20

20 21

22

22 22 24

24

25 25 25

28

28

28

35

36 37

43

III

3.8. Gestionarea informaţiei Test de evaluare

TEMA IV. SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT 4.1. Locul, rolul şi obiectivele sistemelor informatice pentru management în cadrul sistemelor informatice pentru management informaţional 4.2. Avantajele şi dezavantajele folosirii sistemelor informatice pentru management

4.3. Clasificarea sistemelor informatice pentru management 4.4. Subsistemele componente ale sistemelor informatice pentru

management 4.4.1. Subsistemul informatic pentru activitatea de producţie 4.4.2. Subsistemul informatic contabil 4.5. Sisteme informatice inteligente pentru management 4.5.1. Managementul cunoştinţelor în organizaţie 4.5.2. Informaţia şi sistemul de lucru cu cunoştinţe (KWS) Test autoevaluare

TEMA V. REŢEAUA DE CALCULATOARE CA INFRASTRUCTURĂ INFORMAŢIONALĂ A FIRMEI 5.1. Strutura reţelei de calculatoare 5.2. Reţele de calculatoare interne

5.3. Topologii de reţele locale 5.4. Reţeaua INTERNET şi reţeaua WWW 5.5. Avantajele tehnologiei client/server 5.6. Avantajele utilizării reţelelor de calculatoare 5.7. Importanţa reţelelor de calculatoare pentru

îmbunătăţirea performanţelor economice ale unei firme Test de evaluare

TEMA VI. TEORIA BAZELOR DE DATE SI A SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE

6.1. Definiţia bazelor de date 6.2. Arhitectura bazelor de date 6.3. Modele de date 6.3.1. Modelul ierarhic 6.3.2. Modelul reţea 6.3.3. Modelul relaţional 6.3.4. Modelul orientat-obiect 6.4. Abordarea relaţională 6.4.1. Baza de date relaţională 6.4.2. Operatori relaţionali 6.4.3. Proprietăţi ale bazelor de date relaţionale 6.4.4. Proprietăţile relaţiilor tabelare 6.5. Baze de date ORACLE 6.5.1. Ce este baza de date ORACLE? 6.5.2. Opţiuni ORACLE 6.5.3. Produsele ORACLE

45 47

57

57

59 61

62 62 65 66 66 67

76 76 77 80 82 83 84

86

89 89 90 91 91 92 93 93 93 93 95 96 96 96 96 96

IV

6.5.4. Mediul de dezvoltare auxiliar(CDE) 6.5.5. Facilităţi ORACLE 6.6. Tendinţe în managentul datelor 6.7. Aspecte privind analiza şi interpretarea datelor 6.8. Noi modele de date şi aplicaţiile lor Test de evaluare

TEMA VII. MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE DIN CADRUL FIRMEI

7.1. Noţiunea de document electronic 7.2. Conceptul de management al documentelor electronice 7.2.1. Elementele şi structura unui sistem de management al

documentelor 7.2.2. Avantajele utilizării unui sistem de management al

documentelor electronice 7.2.3. Implementarea unui sistem de management al

documentelor 7.3. Managementul fluxurilor de lucru Teste de evaluare

TEMA VIII. TEHNOLOGIILE WORKFLOW ŞI APLICAŢII IN GESTIONAREA DOCUMENTELOR

8.1. Terminologia tehnologiilor workflow 8.2. Concepte de bază workflow 8.2.1. Procese şi activităţi 8.2.2. Instanţe 8.2.3. Specificaţii 8.3. Structura unui sistem workflow 8.4. Cerinţele unui produs informatic workflow 8.5. Taxonomia aplicaţiilor workflow 8.6. Tipuri de workflow 8.7. Jucătorii pieţei Teste de evaluare

TEMA IX. TEHNOLOGIA CLIENT/SERVER 9.1. Definirea tehnologiei client/server

9.2. Pasivitate şi calcul pasiv 9.3. Altă definiţie a activităţii client/server 9.4. Restricţii determinate de tehnologia client/server 9.5. O trecere în revistă a aplicaţiilor client/server 9.6. Tipuri de servere în tehnologia client/server 9.7. Caracteristicile tehnologiei client/server 9.8. Particularităţile sistemelor file-server şi client/server în

reţelele de calculatoare Teste de evaluare

TEMA X. SISTEMELE ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) 10.1. Necesitatea implementării aplicaţiilor ERP 10.2. Ce este un software ERP?

97 98 99 99 100 102

107 107 108

109

110

110 113

117 117 119 120 121 122 123 124 124 129 130

133 133 133 134 135 136 140 141

143

148 148 148

V

10.3. La ce serveşte un ERP? 10.4. Justificarea investiţiei într-un sistem ERP 10.5. Beneficii ale utilizării ERP 10.6. Caracteristicile de bază alu unui ERP performant 10.7. Tehnologie necesară pentru un software ERP 10.8. ERP în România 10.9. Tendinţe ERP

TEST AUTOEVALUARE

149 149 149 151 152 153 155

156

VI

CUVÂNT ÎNAINTE

Prezentul manual se adresează studenţilor de la Facultatea de Ştiinţe, la forma de învăţmânt la distanţă (.I.D.), pe care îi orientează pe drumul cunoaşterii riguroase a organizării informaţiei la nivel de firmă cât şi a tehnologiilor actuale de managementul documentelor electronice din cadrul firmei.

În cadrul cărţii, demersul ştiinţific întreprins a urmărit organizarea informaţiei, informaţia şi managementul în firmă, fundamentele organizaţionale ale sistemelor informaţionale/ informatice, sisteme informatice pentru management, reţeaua de calculatoare ca infrastructură informaţională a firmei, teoria bazelor de date si a sistemelor de gestiune a bazelor de date, managementul documentelor electronice din cadrul firmei, tehnologiile workflow şi aplicaţii in gestionarea documentelor, tehnologia client/server, sistemele ERP (Enterprise Resource Planning)

Manualul doreşte să ţină seama de marile schimbări din activitatea economică apărută la începutul mileniului trei, ca rezultat al transformărilor în viaţa social politică a unor state din Europa centrală şi de Est, dar şi de progresul ştiinţei şi tehnicii, de creşterea bogăţiei concomitent cu cea a sărăciei, amplificarea proceselor de cunoaştere şi transformare a naturii şi societăţii.

IINFORMATICA MANAGERIALĂ, în calitate de manual universitar, este o lucrare menită să contribuie la mai buna instruire a studentului economist, în acord cu exigenţele profesiei pe care doresc să o exercite şi cu exigenţele etapei actuale, când investiţia în om este considerată cea mai importantă şi decisivă pentru dezvoltarea economiei şi societăţii în prezent şi viitor.

Organizaţiile sunt sufocate de abundenţa informaţiei. Secretul depăşirii acestei situaţii este relativ simplu: să ştii ceea ce cauţi şi de ce cauţi, sau altfel spus să nu stochezi în mod pasiv orice informaţie care parvine în organizaţie. Trebuie raţionat de o manieră ofensivă. Într-o organizaţie toată lumea trebuie să se simtă investită cu o misiune de supraveghere, dar sinteza şi decizia trebuie să aparţină managerului.

Informatica managerială utilizată ca sistem interactiv de predare şi învăţare în mediul academic constituie una din temele acestui curs.

Studenţii vor studia în cadrul cursului de Informatica managerială instrumente informatice care facilitează procesul comunicare şi control a informaţiei.

În elaborarea manualului am valorificat lucrările de specialitate din ţară şi străinătate, tradiţiile gândirii informatice româneşti, lucrările apărute în ţara noastră, precum şi experienţa şi lucrările membrilor Catedrei de Management şi Catedrei de Ştiinţe Economie. Cercetarea ştiinţifică a vieţii economice la nivel de firmă utilizând tehnologia informaţiei, deşi a făcut paşi importanţi în ţara noastră, considerăm că se află încă la început, iar cartea de faţă reprezintă o modestă încercare în această direcţie.

De aceea, orice sugestii, consideraţii, observaţii şi critici sunt de natură să ne atragă atenţia asupra unor aspecte ce pot să ducă la îmbunătăţirea conţinutului manualului, pentru care aducem cititorilor mulţumirile noastre.

Autorul

7

TEMA I ORGANIZAREA INFORMAŢIEI

Unităţi de învăţare: - Date şi informaţii - Tipuri de fişiere - Directoare şi dosare (foldere) în sistemele de operare - Dispozitive de calcul Obiectivele temei: - înţelegerea conceptelor şi formarea perspectivei asupra informaticii

manageriale; - cunoaşterea conceptelor de date, informaţii, fişiere (extensii, clasificare,

proprietăţi) directoare şi foldere; - prezentarea caracteristicilor dispozitivelor de calcul. Timpul alocat temei: 2 ore Bibliografie recomandată: BUŞE Florian, Informatica managerială, Ed. Călăuza, Deva, 1998 BUŞE Florian, Utilizarea tehnologiei informaţiei în domeniul managerial,

Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002 LAFORE Robert, Structuri de date şi algoritmi în Java. Editura Teora,

1999 PURCĂRU Ion, Informaţie şi corelare. Editura ştiinţifică şi enciclopedică,

1988 1.1. Date şi informaţii

Datele privesc evenimentele primare, colectate pentru informare sau

rezolvarea unor probleme sau situaţii. Informaţiile sunt mesaje obţinute prin prelucrarea datelor, calcule, sortări,

clasificări. Pentru a deveni informaţii, datele privitoare la obiectul de activitate

trebuie prelucrate în concordanţă cu cerinţele informaţionale, adică culegerea datelor şi prelucrarea lor şi apoi distribuirea lor la factorii de decizie.

Datele supuse prelucrării sunt introduse în calculator sub formă de date numerice (cifre) şi date alfanumerice (litere, cifre şi alte caractere speciale).

Informatica se defineşte ca ştiinţa care prelucrează datele prin mijloace electronice.

In dezvoltarea informaticii se pot distinge patru etape: - Etapa 1940…1960, în care informatica are un caracter de noutate şi

pătrunde în statele majore ale armatei americane, universităţi şi institute de cercetare.

- Etapa 1960…1970, în care informatica a pătruns în întreprinderi şi mai ales în companii comerciale şi petroliere.

- Etapa 1970…1990, în care informatica s-a bazat mai ales pe realizarea şi utilizarea calculatoarelor de medie capacitate. Informatica a pătruns în toate domeniile vieţii cotidiene, dar mai ales în activitatea militară, economică, cercetare ştiinţifică şi învăţământ.

- Etapa 1990…2000 şi continuare, când au luat amploare utilizarea PC-lor care au pătruns în toate domeniile de activitate economică şi socială, inclusiv în

8

casele oamenilor. Totodată au apărut calculatoarele inteligente care îşi dezvoltă programele proprii de organizare şi de recunoaşterea mediului inclusiv vocile şi scrisurile oamenilor cu care sunt în contact.

Intrucât calculatoarele lucrează cu circuite integrate care nu cunosc decât două stări distincte (deschis – off, închis – on), cea mai mică unitate care este prezentată în informatică se numeşte bit (BInary digiT).

In prezent calculatoarele lucrează cu cea mai mică unitate de date ce este adresată memoriei calculatorului, şi care se numeşte byte sau octet, care este o succesiune de 8 biţi.

Multipli unui byte, folosiţi în mod obişnuit în literatura de specialitate sunt:

- 1 KiloBytes (KB) = 1.024 bytes; - 1 MegaBytes (MB) = 1.024 KB; - 1 GigaBytes (GB) = 1.024 MB; - 1 TeraBytes (TB) = 1.024 GB. Reprezentarea în memorie a datelor şi informaţiilor se realizează la nivel

de: - byte – semicuvânt de 8 biţi; - cuvânt de memorie –reprezentat prin 2 byte, respectiv 16 biţi; - dublu cuvânt – reprezentat prin 4 bytes, respectiv 32 biţi; - cvadriplu cuvânt – reprezentat prin 8 bytes. 1.2. Concepte cu care operează sistemul de operare Sistemul de operare foloseşte următoarele concepte: - fişier; - nume de dispozitiv; - director; - cale de director; - dispozitiv implicit; - director curent; - referirea fişierelor - dosar. 1.2.1. Difereţa dintre MS-DOS şi WINDOWS Sistemul de operare MS-DOS este un sistem de operare rezident pe disc,

compus din trei straturi: - BIOS (Basic Input-Output System) - componenta care tratează intrările

si ieşirile din sistem; - BDOS (Basic Disk Operating System) – componenta care tratează

operaţiile cu discul; - SHELL – asigură interfaţa dintre sistem şi utilizator (command.com). Sistemul de operare WINDOWS include: 1. Un sistem de fişiere cu rol de organizare a muncii utilizatorului: poate

gestiona operaţii de tipărire, trimitere sau primire a mesajelor prin fax sau e-mail, permite rularea mai multor programe în acelaşi timp (multitasking).

2. Facilităţi grafice, meniuri, comenzi şi casete de dialog. Componente ale sistemului de operare WINDOWS: - program manager - file manager - print manager

9

- accessories - control panel. WINDOWS este un sistem de operare construit pe scheletul vechiului

DOS (Disk Operating Sistem) de către Microsoft. Sistemul de operare WINDOWS este evident superior MS-DOS-ului,

astfel: - Microsoft ia schimbat în totalitate aspectul şi nu numai; - pe lângă ergonomie Microsoft pune accentul şi pe folosirea optimă a

resurselor; - facilitează utilizarea memoriei RAM la maxim nemaifiind limitată ca

în cazul DOS-ului; - utilizarea reţelelor de calculatoare; - utilizarea internetului; - utilizarea mult mai eficientă a dispozitivelor şi a aplicaţiilor

multimedia; - utilizarea şi a altor operaţii menite să ajute utilizatorul în activitatea sa

şi să-i satisfacă acestuia majoritatea nevoilor. Dintre avantajele MS-DOS-ului am putea aminti faptul că acesta foloseşte

o parte mult mai mică din resursele sistemului de calcul decât WINDOWS-ul. Pe parcursul utilizării DOS-ului nu vom întâlni nici „obişnuitele” “blue-screen-uri” ale WINDOWS-ului.

Windows-ul are ca avantaje multitasking-ul (rularea mai multor programe în acelaşi timp), multiuser-ul (utilizarea sistemului în acelaşi timp de către mai mulţi utilizatori), interfeţele grafice, meniurile, pictogramele, facilitatea plug&play şi facilităţi destinate satisfacerii unei game tot mai bogate de cerinţe ale utilizatorului şi apariţiei de noi componente hardware şi software ce solicită sistemul de operare.

Ca dezavantaje am putea aminti blocările de sistem, care îşi fac apariţia datorita unor erori apărute în execuţia unor programe sau datorită suprasolicitării prin lansarea în execuţie a prea multor aplicaţii.

1.2.2. Fişierul La nivelul software-ului entitatea informaţională fundmentală este fişierul

(file). Fişierul este o colecţie de informaţii, omogenă din punctul de vedere al

naturii informaţiilor şi al cerinţelor de prelucrare a acestora, colecţie care poate fi memorată pe un suport de informaţie.

Indentificatorul fişierului este format din două elemente: - numele; - extensia. In cazul sistemului de operare MS-DOS, el este un şir de maxim 8

caractere alfanumerice şi extensia un şir de 3 caractere, tipul fişierului se foloseşte pentru a aprecia apartenenţa fişierului la o clasă de fişiere. Pentru separarea numelui de extensie se foloseşte punctul.

Sistemul de operare Windows (9x, 200x, XP) acceptă nume lungi de fişiere, care pot avea până la 255 de caractere şi astfel se permite definirea mai bună a conţinutului fişierului, implicit se preiau primele caractere care-l fac unic definit în arborescenţă.

Nu pot fi folosite pentru denumirea fişierelor: - caracterele: . “ \ / : | > < + = ; , )

10

- spaţiile; - numele de dispozitiv (cuvinte rezervate de către sistem pentru

dispozitivele periferice), de exemplu: - CON - consola sistem - PRN, LPT1, LPT2, LPT3 - interfeţe paralele - COM1, COM2, COM3, COM4 – interfeţe seriale - USB1, USB2, USB3, USB4 – unităţi de schimburi multiple - A:, B:, C:, D: etc. - unităţile de discuri (literele A şi B sunt rezervate

discurilor flexibile, C pentru hard-disc, D pentru CD-ROM). Extensii standard Există o serie de extensii standard recunoscute de sistem şi o altă serie de

extensii care s-au standardizat prin tradiţie; acestea au fost impuse de firmele producătoare ale unor produse software sau pur şi simplu au fost adoptate de utilizatori.

Se menţionează câteva din extensii: • standard MS-DOS: - .com, .exe - program executabil, încărcat în memoria internă şi lansat în

execuţie; - .bat (batch) - fişier de comenzi, conţine secvenţe de comenzi MS-DOS

care se execută în bloc; - .sys (system) - pentru fişiere sistem; - .obj (object) - fişier obiect; • produse de firmă: - .zip, .rar - pentru fişiere arhivate cu programul Winzip, respectiv

Winrar. - .dbf - fişiere bază de date de tip dBase sau Fox - .xls - fişiere cu tabele tip Excel - .acc - fişier de bază de date de tip ACCES - .pdf – reprezintă un standard pentru editarea independentă de suport pe

hârtie, CD-ROM şi Internet Formatul .pdf (Portable Document Format) a fost dezvoltat de Adobe,

asigură un schimb de documente al căror aspect (Layout, grafică, font) rămâne neschimbat, independent de sistemul de operare folosit, fie acesta Windows (9x, 200x, XP) sau Unix, Lynux.

Pentru citirea/tipărirea documentelor în format .pdf (pe paginile de Internet sunt astfel de fişiere ca de exemplu prospecte şi date tehnice) este nevoie de software-ul Adobe Acrobat Reader.

• formate grafice: .pcx - creat cu Paintbrush din Windows .msp - fişiere tip Microsoft Windows .gif - fişiere cu format tip Graphic Image Format .bmp - fişiere cu format tip bitmap .jpg – fişiere cu format grafic

• fişiere ASCII (text): .c - program sursa C .pas - program sursa PASCAL .bas - program sursa BASIC .for - program sursa FORTRAN .doc - text tip document .txt - texte .jar – program sursă Java

11

Formatul .jar (Java Archive) permite împachetarea mai multor fişiere într-o singură arhivă. Un fişier .jar va conţine în mod tipic fişiere .class şi alte fişiere auxiliare (de exemplu imagini, fişiere audio, etc.)

Fişierele .jar sunt arhive de tip .zip deci ele păstrează caracteristicile formatului .zip, şi anume: compresia datelor fără pierdere de informaţii, arhivare, decompresie.

Sistemul de operare şi aplicaţiile existente ştiu să gestioneze fişierele după aceste extensii, însă aceste extensii au o valoare informativă şi pentru utilizatori.

Clasificarea fişierelor Din punctul de vedere al informaţiilor pe care le conţine, fişierele se

împart în: • Fişiere executabile, sunt acele fişiere care după un minim de operaţii

pregătitoare (încărcarea, rezervarea zonelor din memorie, iniţializările necesare), constituie un program executabil. Informaţia din cadrul fişierului executabil este o înşiruire de instrucţiuni cod maşină.

• Fişiere neexecutabile, care conţin informaţii care vor fi prelucrate de fişierele executabile. Din această categorie fac parte:

- Fişiere de date, care conţin date ce vor fi prelucrate de un fişier executabil sau care s-au obţinut în urma prelucrării. Fişierele de date tip .dbf conţin de obicei date omogene, de exemplu fişa de evidenţă a angajaţilor dintr-o firmă, conţine: numele şi prenumele, data şi locul naşterii, salariu de încadrare etc. Fiecare fişă din evidenţă devine în fişier o înregistrare (record).

- Fişiere sursă, care conţin programe sursă, scrise într-un limbaj de programare;

- Fişiere de texte, care conţin texte. Fişierul conţine atât coduri de caractere, cât şi coduri de comenzi pentru formatarea textului şi aranjarea lui în pagină;

- Fişiere de imagini, care conţin imagini. Imaginile sunt reprezentate prin coduri care descriu vectorial sau prin formule matematice imaginile, determinând pixelii şi codurile de culori care vor fi afişate pe ecran sau tipărite.

- Fişiere de sunet, care conţin sunete. Sunetele sunt reprezentate digital. Proprietăţile fişierelor Antetul fişierelor mai conţine şi alte informaţii utile: - ora şi data la care a fost creat/modificat fişierul; - dimensiunea (mărimea pe disc); - atributele asignate. Din punctul de vedere al tratării de sistemul de operare, atributele asignate

pot avea următoarele valori: • R - Read Only - pentru a preciza că fişierul este protejat la scriere; • A - Archive - pentru a marca că s-a creat pentru fişier o copie de

siguranţă; • S - System - pentru a preciza că fişierul aparţine sistemului de operare

şi deci nu trebuie folosit în operaţii curente; • H - Hidden - pentru a preciza că fişierul este ascuns pentru operaţiile

cu fişiere şi directoare. Programele utilitare cu care se exploatează fişierele existente pe calculator

permit ordonarea listelor cu nume de fişiere: - alfabetic; - după alte informaţii din antet (dată, tip, mărime).

12

1.2.3. Directoare şi dosare (foldere) în sistemele de operare 1.2.3.1. Directorul (directory) Directorul (directory) este un catalog, un tabel, un repertoar al discului. In

el sunt memorate informaţii despre fişierele care sunt înregistrate pe disc, astfel că oricare fişier poate fi găsit pe disc.

La formatarea discului sau dischetei se creează directorul rădăcină (Root Directory). În acesta sunt memorate: numele fiecărui fişier cu extensia sa, spaţiul ocupat de acesta pe disc în octeţi, data şi ora la care a fost creat sau modificat.

Arborele de directoare (tree) este o structură arborescentă de directoare creată în zona de Boot a discului pornind de la directorul rădăcină.

In construirea arborelui de directoare, se respectă următoarele reguli: • Un director are un singur director de origine, numit director părinte

(parent directory), situat pe nivelul imediat ierarhic superior. Un director care are un director părinte se mai numeşte subdirector. Astfel se poate obţine un arbore cu un director şi mai mulţi subdirectori.

• Un director poate avea mai multe directoare copii (child directories). Aceste directoare sunt în directa lui subordonare şi se găsesc pe nivelul imediat inferior.

1.2.3.2. Dosarul (folderul) Dosarul (folder) este folosit în sistemul Windows (9x, 200x, XP) pentru a

defini un container în care se pot păstra fişiere, aplicaţii sau chiar alte dosare. Dacă directorul reprezintă un mecanism prin care sunt organizate fizic fişierele pe disc, dosarul reprezintă un mecanism de organizare logică, la nivelul interfeţei a diferitelor entităţi cu care lucrează sistemul de operare, inclusiv a fişierelor.

Directoarele/folderele suportă următoarele comenzi: • Citirea conţinutului (parcurgere, afişare); • Navigarea (căutarea altui director, echivalentă cu schimbarea

directorului curent); • Crearea unui director (denumire); • Schimbarea denumirii (redenumire); • Mutarea directorului cu tot cu conţinut (se mută în altă locaţie,

însemnând de fapt în alt director);copierea directorului (se copiază conţinutul în alt director);

• Ştergerea directorului (dispariţia definiţiei sale şi a conţinutului de fişiere şi subdirectoare).

1.3. Dispozitive de calcul Calculatorul electronic (PC) stochează informaţiile pe unităţile de hard-

disc. O unitate de hard-disc este un dispozitiv ce permite înregistrarea magnetică a datelor, alcătuit din unul sau mai multe discuri rigide, capete de citire/scriere şi mecanisme mecanice protejate de o carcasă metalică, închisă etanş. Capacitatea de stocare a unui hard-disc normal este de câteva zeci sau sute de gigabytes. Un calculator poate avea unul sau mai multe hard-discuri, de tipuri şi capacităţi diferite.

13

Figura 1.1. Calculator Personal – PC

Calculatoarele portabile sunt calculatoare concepute pentru a putea fi

mutate cu uşurinţă. Datorită performanţelor la care au ajuns, unele dintre acestea pot fi folosite

de utilizatori ca staţie de lucru permanentă. Tipurile de calculatoare portabile sunt: • transportabile; • laptop; • ultra-uşoare; • de mână (se mai numesc Poket PC-uri, Palm-uri sau PDA-uri - personal

digital assistant);

Figura 1.2. Laptop

Calculatoarele portabile fi folosite pentru stocarea unor date, posibil

confidenţiale. În ultima vreme, datorită posibilităţilor tehnice de a miniaturiza

dispozitivele de calcul, acestea au fost integrate în echipamente portabile de mici dimensiuni. Cel mai bun exemplu în acest sens este telefonul mobil, care a căpătat caracteristici de mini-calculator. Pe lângă jurnalele ultimelor convorbiri, un telefon modern poate conţine liste de adrese, calendarele întâlnirilor, documente şi notiţe etc. având capacităţi superioare chiar PC-urilor fabricate acum câţiva ani.

Figura 1.3. Smartphone

14

Echipamentele periferice: • tastatura nu are funcţia de stocare de informaţii, fiind doar un dispozitiv

de introducere a datelor. Totuşi există anumite dispozitive care se pot ataşa tastaturilor şi care pot să înregistreze secvenţele de taste apăsate de utilizatori. Deşi sunt răspândite foarte puţin, aceste dispozitive sunt foarte uşor de procurat.

• monitoarele afişează imagini sau text pe ecran. • imprimantele pot imprima pagini cu text sau grafice. Unele imprimante

laser dispun de un hard-disc de buffer pe care sunt stocate informaţiile ce urmează a fi imprimate. Capacitatea unui astfel de disc este între 2 şi 10 Mb.

Figura 1.4. Imprimantă

Mediile externe de stocare a informaţiilor sunt: • unităţile de CD-ROM (acronim de la Compact Disc-Read Only Memory -

memorie numai pentru citire de pe compact-disc) sunt dispozitive de stocare a datelor pe discuri optice, folosind tehnologia compact-discului. Datele sunt citite cu un sistem bazat pe raze laser, iar nu pe mijloacele magnetice folosite în cazul celorlalte metode de stocare a datelor informatice. Unele unităţi de tip CD-ROM (CD-recorder) pot fi folosite şi pentru înregistrarea datelor pe suport optic.

Figura 1.5. CD – Disc Compact

• dischetele. Cel mai comun tip de dischete folosite astăzi sunt dischetele

de 3,5” (ţoli). Dischetele constituie un mediu de stocare selectivă a datelor de către utilizatori. Salvarea datelor pe dischetă este realizată de utilizatori din diferite motive, cum ar fi: crearea de copii de siguranţă a unor fişiere importante, înregistrarea de date pe care utilizatorul nu doreşte să le stocheze pe calculatorul întreprinderii, copierea unor fişiere în vederea transferării lor pe alt calculator etc.

Figura 1.6. Dischete - Floppy Disks

• discurile de salvare de siguranţă. Informaţiile din copiile de siguranţă

sunt create pentru evitarea pierderii informaţiilor în cazul unei pene a sistemului.

15

Informaţia de siguranţă este salvată de obicei pe discuri optice de capacitate mare, cu această destinaţie, cum ar fi discurile de tip Zip sau Jazz, produse de Iomega dar poate exista pe orice tip de mediu de stocare. În ultima perioadă au devenit foarte populare memoriile flash, foarte mici ca dimensiuni, cu capacităţi destul de mari (cuprinse între 32 de megabytes şi câţiva gigabytes). Discurile optice (cele mai populare fiind CD) sunt suporturi de stocare de mare capacitate a datelor digitale. Capacitatea unor astfel de discuri este de la 650 Mb (CD-urile) la 4 Gb (DVD-urile).

Discurile optice pot fi de tip normal (numai pentru citire, fără a exista posibilitatea înregistrării de date), înregistrabile (este posibilă citirea şi scrierea de date pe disc, fără a fi posibilă ştergerea datelor), sau cu posibilitate de rescriere (este posibilă citirea, scrierea şi ştergerea datelor pe disc).

• hard-discurile detaşabile sunt de asemenea un mediu de stocare a informaţiei. Ele au capacităţi similare cu cele fixe, şi sunt folosite în general pentru transferul fişierelor de mari dimensiuni.

Figura 1.7. Unitate de stocareUSB (Flash)

Figura 1.8. Hard disc detaşabil

1.4. Tipologia datelor aflate pe suporturile specifice Sisteme de fişiere Funcţia primară a sistemelor informatice este să stocheze şi să proceseze

date. Datele procesate şi stocate de sistemele informatice pot fi clasificate în patru mari categorii: date active, date arhivate, date salvate de siguranţă şi date reziduale.

Datele active sunt informaţii disponibile şi accesibile utilizatorilor. Ele se prezintă sub forme foarte variate, cum ar fi: documente realizate de procesoarele de text, calendare electronice, liste de adrese, fişiere grafice, fişiere audio, etc.

O particularitate o reprezintă faptul că în cazul datelor de natură informatică copia şi originalul sunt absolut identice (prin copiere nu se schimbă nimic). Evidenţa datelor active poate fi făcută cu ajutorul unor programe speciale denumite gestionare de fişiere, sau prin executarea unor comenzi specifice sistemelor de operare.

Datele arhivate sunt informaţii care nu mai sunt utilizate în mod curent, fiind stocate în mod separat, pentru a elibera spaţiul de pe hard-disc. Datele

16

arhivate cuprind şi fişierele duplicat. Fişierele duplicat sunt fişierele create automat de calculator în cazul apariţiei unor probleme tehnice (cum ar fi blocarea sistemului, întreruperea alimentării cu energie electrică etc.), având rol de recuperare a datelor. Ele au terminaţii de fişier specifice, şi sunt stocate de obicei în locaţii diferite de fişierele originale. Importanţa lor constă în crearea unor copii multiple ale documentelor, copii pe care utilizatorul nu le poate şterge şi de a căror existenţă, de cele mai multe ori, nici nu are cunoştinţă. Prin compararea copiilor duplicate cu originalul pot fi făcute observaţii asupra modificărilor intervenite între diferitele variante ale documentului.

Datele salvate de siguranţă (sau datele de backup) sunt informaţii copiate pe medii de stocare portabile, cu scopul punerii la dispoziţia utilizatorilor a datelor lor în cazul apariţiei unei pene la sistem. Frecvenţa de realizare a copiilor de siguranţă depinde atât de tipul sistemelor informatice (calculator neconectat în reţea, sau reţea de calculatoare) cât şi de procedurile utilizatorilor.

În cazul reţelelor, o practică tipică este realizarea unei copii de siguranţă complete o dată pe săptămână, de obicei în ultima zi lucrătoare, şi realizarea zilnică a unei copii suplimentare, vizând salvarea datelor modificate în ziua respectivă; în aceste cazuri, se copiază de obicei numai informaţia aflată pe serverul reţelei, nu şi cea aflată pe calculatoarele (staţiile de lucru) utilizatorilor individuali. La sfârşitul lunii este realizată copia de siguranţă lunară, care este stocată separat, şi este păstrată o perioadă de timp variind de la câteva săptămâni la câteva luni. În practică mediile pe care se realizează copiile lunare se reutilizează după o anumită perioadă de timp.

Pentru calculatoarele ce nu sunt conectate în reţea, în lipsa unui sistem de copiere de siguranţă propriu, posesorii lor copiază, de regulă, fişierele cărora le atribuie mai mare importanţă, pe medii de stocare, cum ar fi hard-discuri detaşabile, CD-uri inscriptibile, discuri flash, etc.

Folosirea informaţiilor de pe mediile de stocare pentru copiile de siguranţă este utilă datorită păstrării informaţiei un timp mai îndelungat. Cu toate acestea, lipsa unei organizări a datelor aflate pe aceste medii, precum şi faptul că de obicei fişierele salvate de siguranţă sunt comprimate din economie de spaţiu, fac mai dificilă investigaţia.

Datele reziduale sunt informaţii ce aparent au fost eliminate din sistem dar care mai persistă în forme specifice, putând fi recuperate. Astfel de date reziduale sunt: fişierele şterse care se mai află pe disc, fişierele temporare, fişierele de schimb, datele aflate în spaţiul inactiv, datele din buffer şi clipboard.

În cazul ştergerii normale a unui fişier, datele nu sunt eliminate de pe disc, ci calculatorul marchează porţiunile pe care s-a aflat fişierul respectiv ca libere, putând fi deci rescrise. În cazul în care suprascrierea nu are loc (în cazurile în care ştergerea a fost recentă, sau dacă există suficient spaţiu liber pe disc, şi nu au avut loc operaţiuni de rutină privind întreţinerea sistemului, cum ar fi defragmentări sau optimizări), fişierul, sau porţiuni ale acestuia se află încă pe disc, putând fi recuperate. Pentru recuperare se utilizează programe speciale. De fapt, datele devin nerecuperabile abia după ce spaţiul de pe disc pe care se aflau au fost suprascrise de 7 ori. Există programe speciale care pot face această operaţiune (suprascrierea de 7 ori), pentru a şterge definitiv anumite date.

Fişierele temporare sunt fişierele create de sistemul de operare sau de un alt program pentru a fi utilizate în timpul sesiunii de lucru. În multe cazuri fişierele temporare nu sunt şterse de pe disc, putând fi astfel recuperate informaţiile conţinute în ele.

Fişierele de schimb (sau fişierele swap) sunt fişiere ascunse, create de sistemul de operare pentru a fi folosite la păstrarea de porţiuni ale fişierelor de

17

program şi de date care nu încap în memorie. Fişierele de schimb sunt o formă de memorie virtuală. Informaţia din fişierele de schimb poate fi analizată cu ajutorul unor programe speciale.

Figura 1.9. Accesul unui fişier de schimb

Spaţiul „inactiv” (slack space) reprezintă spaţiul, aflat în cadrul unei

unităţi fizice de stocare a datelor pe disc (cluster), ce nu este acoperit de porţiunea de fişier ce ocupă unitatea respectivă. Cum sistemul de operare DOS nu permite stocarea a mai mult de un fişier în cadrul unei unităţi de stocare, diferenţa între mărimea fişierului curent şi mărimea unităţii de stocare este considerată spaţiu „inactiv”, neutilizat. Acest spaţiu poate conţine informaţii ce pot fi recuperate folosind programe specifice. De asemenea, acest spaţiu, ca şi unităţile de stocare considerate avariate, pot fi folosite de utilizatori avansaţi ai sistemelor informatice în scopul ascunderii de informaţii.

Buffer-ul este o zonă de memorie rezervată utilizării ca depozit intermediar, în care sunt păstrate temporar datele ce aşteaptă să fie transferate dintr-o locaţie în alta. Datele aflate în buffer pot fi recuperate cu ajutorul unor programe speciale.

Clipboard-ul este o porţiune de memorie, cu caracter special, întreţinută de sistemele de operare bazate pe modul de lucru cu ferestre (cum ar fi Windows). În clipboard sunt stocate datele ce sunt transferate dintr-un program în altul. Datele copiate prin clipboard au un caracter static, ele nereflectând modificările ulterioare, şi pot fi obiectivate prin metode obişnuite de lucru.

1.5. Date despre mediul sistemului informatic Fişierele de date nu constituie sigurele posibilităţi de relevare a

informaţiilor aflate în sistemele informatice. În categoria datelor despre sistemul informatic intră evidenţele de auditare, jurnalul activităţilor calculatorului, lista de control a accesului, precum şi alte informaţii ce nu pot fi imprimate.

Evidenţele de auditare sunt un mijloc de urmărire a tuturor activităţilor ce afectează anumite date, începând din momentul creării lor până la eliminarea din sistem. Ele sunt folosite de majoritatea programelor de gestiune a reţelelor de calculatoare. Aceste evidenţe, precum şi jurnalul calculatorului (computer log) pot oferi informaţii despre cine şi când a accesat sistemul, de unde şi pentru cât timp, precum şi operaţiunile făcute de acesta (modificări, copieri, ştergeri, etc.).

Pe lângă evidenţele de auditare, un număr mare de întreprinderi au instalate programe speciale de monitorizare a utilizării de către un angajat a sistemelor informatice proprii.

18

Aceste programe pot furniza informaţii despre programele accesate, fişierele utilizate, mesajele de poştă electronică trimise şi primite, sit-urile de Internet vizitate, etc.

Figura 1.10. Program care permite lucrul cu spaţiu „inactiv”

Lista de control a accesului (ACL) este lista asociată unui fişier, ce conţine

numele utilizatorilor şi grupurilor ce au permisiunea să acceseze şi să modifice acel fişier.

Nivelul de acces a utilizatorilor la fişierele respective depinde de atribuţiile sau poziţia angajatului în cadrul întreprinderii.

Informaţiile ce nu pot fi imprimate sunt, de asemenea, surse importante pentru investigatori. Astfel de informaţii sunt: data şi timpul, ataşate fiecărui fişier, informaţiile despre crearea, accesarea şi modificarea unor fişiere (furnizate, de exemplu, de editoarele de text), comentariile şi notele ce nu sunt destinate imprimării, etc.

TEST DE EVALUARE

1. Ce sunt datele?

Răspuns:

2. Ce sunt informaţiile? Răspuns: Exerciţii Exemplu 1 rezolvat:

1. Pentru a deveni informaţii, datele privitoare la obiectul de activitate al firmei trebuie prelucrate în concordanţă cu cerinţele informaţionale, adică:

a. utilizarea tehnologiei informaţiei; b. culegerea datelor; c. prelucrarea datelor;

Informaţiile sunt mesaje obţinute prin prelucrare datelor, calcule, sortări, clasificări. Datele supuse prelucrării sunt introduse în calculator sub formă de date numerice (cifre) şi date alfanumerice (litere, cifre şi alte caractere speciale)

Datele privesc evenimentele primare, colectate pentru informare sau rezolvarea unor probleme sau situaţii.

19

d. distribuirea datelor la factorii de decizie; e. cunoaşterea universului în care se lucrează. Rezolvare O • • • O Exemplu 2 rezolvat: 2. Directorul (directory) folosit în sistemul de operare MS-DOS

conţine: a. un catalog; b. un tabel; c. un repertoar al discului; d. un CD-ROM; e. o structură arborescentă. Rezolvare • • • O • De rezolvat 1. Dosarul (folder-ul) este folosit în sistemul de operare WINDOWS

pentru a defini un container în care se pot păstra: a. fişiere; b. aplicaţii; c. alte dosare; d. organizarea fizică a fişierelor pe disc; e. resursele sistemului de calcul Rezolvare O O O O O O

REZUMATUL TEMEI

Pentru asigurarea un management modern al firmei şi a contribui la integrarea optimală şi cu performanţe superioare în mediul pieţei concurenţiale a agenţilor economici se impune, cu necesitate, ca la toate nivelele organizatorice să se utilizeze informatica managerială.

În vederea utilizării corecte a informaticii manageriale la toate nivelele organizatorice ale firmelor este necesară utilizarea corectă a noţiunilor şi entităţilor de bază din domeniul informaticii referitoare la: date şi informaţii, fişiere şi tipuri de fişiere, directoare şi dosare (foldere) în sistemele de operare, caracteristici ale dispozitivelor de calcul.

20

TEMA II INFORMAŢIA ŞI MANAGEMENTUL ÎN FIRMĂ

Unităţi de învăţare:

• rolul informaţiilor în fundamentarea deciziei manageriale • tipologia informaţiilor pentru manageri • elaborarea unui sistem de informare proprie managerului

Obiectivele temei:

• înţelegerea rolului informaţiilor în fundamentarea deciziei manageriale; • formularea unei tipologii globale care să permită înţelegerea conceptului

de informaţie; • elaborarea unui sistem de informare proprie managerului;

Timpul alocat temei: 2 ore Bibliografie recomandată:

• BUŞE Florian, Utilizarea tehnologiei informaţiei în domeniul managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002

• AVGERON C.,CONFORD T., Developing Information System, Editura Macmillan, London, 1993.

• ONETE B., Sisteme informatice, Editura A.S.E Bucureşti, Bucureşti, 2000 2.1. Rolul informaţiilor în fundamentarea deciziei manageriale Succesul activităţii unui manager depinde de capacitatea lui de a selecta

informaţii esenţiale, concentrate, concludente şi actuale, despre mediul economic şi social, despre publicul consumator, despre competitorii, furnizorii şi asociaţii potenţiali.

În sens managerial, informaţia este o ştire (înştiinţare) ce declanşează anumite acţiuni. În esenţă, este un mesaj care, în urma prelucrării şi interpretării, suscită decizii şi conduite adecvate din partea receptorului. Alături de materia primă şi energie, informaţia este una din resursele fundamentale ale societăţii. Pentru secolul XXI se previzionează că informaţiile vor fi chiar mai importante decât banii. Pentru a se adapta unui univers informaţional din ce în ce mai complex şi mai dinamic, managerii trebuie să-şi însuşească tehnicile şi să-şi dezvolte abilităţile de a culege informaţii, de a le prelucra, analiza, păstra şi valorifica în momente decisive pentru dezvoltarea întreprinderii lor. În contextul economiei concurenţiale „dezvoltarea este sinonimă cu supravieţuirea ...”.

În funcţie de finalitatea demersului se recurge la următoarele categorii de mesaje:

- de cunoaştere şi relaţionare; - de planificare şi prognoză; - de management; - de promovare şi publicitate. Chiar din momentul lansării unei afaceri, managerii trebuie să-şi pună

următoarele întrebări: - Ce fel de informaţii sunt necesare în procesul managementului? - Din ce surse se pot obţine? - Cu ce mijloace financiare/tehnice? - Cu ce resurse umane? - Cum se prelucrează informaţiile?

21

- Cine şi cum le interpretează? - Ce decizii se pot lua pe baza fiecărei categorii de informaţii? Pe lângă informaţiile obiective despre fenomenele care pot influenţa piaţa,

obţinute din surse documentare accesibile şi prin cercetarea directă a publicului consumator, managerii sunt interesaţi şi de informaţii confidenţiale (despre furnizori şi asociaţi) sau secrete (relative la competitori).

Calitatea furnizorilor este un indicator indispensabil prognozei de profitabilitate. Ea se evaluează pe baza informaţiilor despre:

- caracteristici ale produselor/serviciilor oferite de ei; - condiţii de vânzare; - preţuri; - credite angajate; - termene de livrare; - pieţe pe care acţionează etc. Pentru atragerea unor segmente de public ce aparţin competitorilor,

managerii se informează despre patrimoniul de care ei dispun şi dificultăţile pe care le întâmpină, despre pieţele lor şi reţelele de distribuţie, despre contractele pe care le-au încheiat şi politicile comerciale pe care le practică, despre intenţiile de extindere şi fidelitatea clienţilor lor.

Eficienţa demersului managerial depinde de cunoaşterea cererii de produse şi servicii la nivelul pieţelor vizate. Cunoaşterea cererii, ofertei şi consumului se realizează cu ajutorul studiilor de piaţă.

2.2. Tipologia informaţiilor pentru manageri Informaţia pregăteşte şi constată acţiunile şi deciziile, fiind un element

esenţial al funcţionării oricărei organizaţii. Este cunoscut faptul că „informaţia este un ingredient al deciziei” iar „managementul este procesul de conversie a informaţiei în acţiune, proces pe care-1 numim decizie”.

Activitatea de management nu este separabilă de informaţie. Sistemul informaţional este strâns legat de sistemul de management, întrucât managementul presupune o bună cunoaştere a universului în care se lucrează, în care se iau decizii, cunoaştere care este mediată de sistemul informaţional.

Pentru a contribui la integrarea optimală şi cu performanţe superioare în mediul pieţei concurenţiale a agenţilor economici se impune, cu necesitate, ca la toate nivelele organizatorice să se utilizeze informatica managerială.

Informatica managerială este un domeniu dinamic care trebuie să asigure un management modern al firmei având ca obiect de activitate:

• dotarea cu tehnică de calcul (calculatoare, reţele de calculatoare); • crearea sistemului informatic propriu organizaţii prin dezvoltarea de

software-uri la nivelul organizaţiei pentru salarii, contabilitate, stocuri etc, cu centralizarea informaţiei într-o concepţie unitară asupra reorganizării şi distribuirii informaţiei;

• transformarea software-ului şi a cheltuielilor cu dotarea în costuri fără recuperarea imediată a investiţiei;

• adoptarea standardelor internaţionale în domeniul calităţii software; • evaluarea autorizată prin organizarea activităţii de auditare internă şi

externă; • integrarea, customizarea sistemelor informatice pentru companii

transnaţionale; • crearea unor servere de baze de date specializate; • suport tehnic pentru fundamentarea deciziei de alegere a unui software

22

sau de dezvoltare a acestuia; • transformarea software-ului dintr-un element de cost într-o achiziţie

strategică; • modelarea econometrică, în elaborarea şi fundamentarea deciziilor, ca

sistem intern de reglare al derulării acţiunilor în condiţii de profitabilitate. Se poate ajunge la formularea unei tipologii globale care să permită

înţelegerea conceptului de informaţie după următoarele trei dimensiuni: • informaţie de funcţionare; • informaţie de influenţă (relaţională); • informaţie de evoluţie (anticipativă). Informaţiile de funcţionare reprezintă ansamblul informaţiilor care sunt

mai mult sau mai puţin indispensabile funcţionării cotidiene a organizaţiei şi componentelor sale. Cu ajutorul acestor informaţii se asigură apropierea, cunoaşterea şi rezolvarea problemelor cu care se confruntă în mod curent întreprinderea (comenzile către furnizori, comenzile de la clienţi, controlul de gestiune al cheltuielilor şi costurilor, operaţiile privind gestiunea personalului, gestiunea stocurilor etc). Fără informaţiile de funcţionare, aceste activităţi, operaţii curente ale organizaţiei, nu ar putea fi realizate şi controlate.

Această categorie de informaţii se caracterizează prin aceea că sunt foarte formalizate şi prezentate sub forme standardizate iar cea mai mare parte a acestora este gestionată cu ajutorul mijloacelor şi tehnicilor informaticii. De remarcat că aceste informaţii reprezintă cca 80% din informaţiile vehiculate şi gestionate într-o organizaţie.

Ca urmare a rolului lor, numai acest tip de informaţii au fost prezentate de către o parte de autori în literatura despre managementul modern ca o resursă a organizaţiei, subliniindu-se însă inexistenţa unor instrumente de măsurare a acestor informaţii şi a influenţei lor asupra performanţelor organizaţiei.

Aceiaşi autori, prezentând informaţiile de funcţionare ca o resursă a organizaţiei, au remarcat absenţa unui management global al acestor informaţii.

In formularea obiectivelor la care trebuie să răspundă informaţia şi chiar în conceperea sistemului informaţional este bine să se facă abstracţie de compartimentarea strictă a organizaţiei, pentru ca numai în funcţie de acest criteriu de ansamblu să se aprecieze şi să se stabilească modul de prelucrare şi valorificare a informaţiei. Ca urmare, fragmentarea informaţiei, lipsa de coerenţă şi responsabilitate privind fluxurile de informaţii conduc la disfuncţionalităţi cu consecinţe economico-financiare uneori grave pentru organizaţie. Se poate semnala că recent, în unele întreprinderi din ţările Uniunii Europene, apare un nou responsabil denumit „managerul fluxurilor de informaţii”.

Informaţiile de evoluţie sunt informaţiile care permit întreprinderii să anticipeze evoluţia sa în cadrul mediului în care îşi desfăşoară activitatea sesizând tot ce poate favoriza perspective profitabile şi evitând totodată ceea ce ar putea dăuna sau frâna evoluţia viitoare:

- informaţia asupra eforturilor celui mai potenţial concurent referitoare la posibila scoatere pe piaţă a unui nou produs;

- informaţia asupra preferinţelor clienţilor potenţiali şi care nu pot încă să fie satisfăcute de piaţă;

- informaţii asupra unor reglementări legale în curs de elaborare care ar putea avea unele impacturi asupra activităţii întreprinderii etc.

Aceste informaţii permit plasarea întreprinderii, la timpul „viitor” asigurându-se o cât mai bună adaptare la schimbările mediului exterior şi adoptarea unor măsuri tehnico-economice, financiare preventive şi anticipate.

Corespunzător naturii şi rolului lor, informaţiile de evoluţie au un caracter

23

anticipativ sau prospectiv şi care privesc în principal mediul în care îşi desfăşoară activitatea o organizaţie.

Aceste informaţii se caracterizează prin aceea că sunt puţin codificate, formalizate concretizându-se în forme foarte diverse. Aceste informaţii, nu par apriori obligatorii, ci rezultă din voinţa deliberată a managerilor organizaţiei de a dispune de asemenea informaţii şi a le delimita cât mai precis posibil de informaţiile de funcţionare. Experienţa unor întreprinderi din ţări cu economie dezvoltată de piaţă arată că dispunând de bogate şi variate informaţii de evoluţie, pe care le exploatează raţional şi eficient stăpânesc permanent un orizont tehnologic, concurenţial, comercial etc. Dimpotrivă, lipsa sau insuficienta preocupare pentru această categorie de informaţii, pot pune unele organizaţii în situaţii dificile, grave, chiar de dispariţie.

Informaţiile de influenţă, de convivialitaie, sau relaţionale, care prin al căror caracter de influenţare asupra indivizilor ce compun o organizaţie, asigură convergenţa, stimularea şi coordonarea eforturilor subordonate obiectivelor prosperităţii şi perenităţii organizaţiei respective. Aceste informaţii sunt în mare măsură informale şi foarte diverse; întreprinderile care fac eforturi pe planul acestor informaţii dispun de cele mai bune şanse de coerenţă socială, de spirit de echipă, de motivaţie distribuită cu consecinţe reale şi durabile asupra performanţelor economico-financiare.

Referitor la aceste trei tipuri de informaţii se pot pune, pentru ştiinţele de gestiune, o serie de probleme practice privind activitatea de management a organizaţiei cum ar fi:

- modul de definire a criteriilor concrete de delimitare clară a celor trei categorii (tipuri) de informaţii;

- modul de măsurare a calităţii informaţiilor dintr-o categorie, posibilităţi concrete de modelare a relaţiei între un tip (categorie) de informaţii şi indicatori privind performanţele economico-financiare ale organizaţiei etc.

2.3. Elaborarea unui sistem de informare proprie managerului

2.3.1. Definirea domeniilor şi exigenţelor informaţionale ale managerului Managerii, indiferent de nivelul ierarhic pe care se situează, se află într-un

mediu înzestrat cu o reţea de relaţii, care devine din ce în ce mai dură şi mai intensă. Această reţea de relaţii asigură legătura dintre manager şi domeniile informaţionale interne şi externe ale organizaţiei. Dintre principalele exigenţe manageriale menţionăm:

- să aprecieze situaţia actuală a organizaţiei; - să fixeze obiective realiste pentru organizaţie; - să sesizeze tendinţe de dezvoltare, posibilităţi de dezvoltare în sensul

acestor tendinţe; - să ia deciziile cele mai adecvate pentru dezvoltarea organizaţiei; - să planifice realist activitatea organizaţiei; - să învingă concurenţa şi să asigure organizaţiei succesul pe piaţă etc. 2.3.2. Obiectivele de informare proprie a managerului Un sistem de informare proprie pentru manager, reprezintă ansamblul de

informaţii ordonat după criterii proprii care să asigure sporirea gradului de

24

cunoaştere a managerului, bazat pe considerente personale. Acţiunile ce ar trebui întreprinse de către manager pentru propria sa informare sunt următoarele:

- formularea obiectivelor de informare proprie; - identificarea surselor de informare individuală; - conceperea unui cod de etică pentru informare; - stabilirea metodelor de informare proprie; - elaborarea listei informaţiilor proprii managerului. Obiectivele de informare individuală funcţie de tipurile de manageri sunt: • manager superior - reducerea timpului de informare proprie; - volum suficient de informaţii pentru luarea deciziilor etc. • manager funcţional - volum suficient de informaţii pentru analize şi sinteze ; - asigurarea informaţiilor proprii, necesare pentru întocmirea rapoartelor. • manager operaţional - informaţii corecte şi explicite pentru executanţi; - informaţii pentru decizii operaţionale, etc. 2.3.3. Cod de etică pentru informarea proprie a managerului Conţinutul propus pentru acest cod este următorul: - Să nu dau informaţii false. - Să nu şantajez cu informaţiile deţinute. - Să nu reţin informaţii necesare altora. - Să nu dau informaţii secrete. - Să nu dau informaţii dăunătoare. - Să nu forţez pe alţii să-mi furnizeze informaţii. - Să nu fur informaţii de la alţii. - Să particip în mod corect la schimbul de informaţii. - Să ofer la timp informaţiile necesare altora. - Să nu filtrez informaţiile. - Să preiau în mod corect informaţiile de la alţii. - Să nu dau interpretări tendenţioase informaţiilor primite sau transmise. - Să nu solicit informaţii care nu mă interesează. - Să nu transmit în mod tendenţios informaţii. - Să-mi asum răspunderea informaţiilor pe care le transmit. 2.3.4. Determinarea necesarului informaţional pentru manageri Din cercetările efectuate s-a ajuns la concluzia că metodologia de

dimensionare cantitativă şi calitativă a necesarului informaţional pentru manageri trebuie să cuprindă următoarele etape:

- identificarea centrelor de decizie; - precizarea obiectivelor specifice fiecărui centru de decizie; - determinarea atribuţiilor managerului centrului de decizie pentru

realizarea obiectivelor; - verificarea corelaţiei atribuţii - obiective; - aplicarea chestionarului pentru determinarea necesarului informaţional

managerilor centrelor de decizie; - înregistrare date pe centre de decizie; - analiza paralelă a datelor pentru centre de decizii şi punerea în evidenţă a

paralelismelor informaţional-decizionale;

25

- eliminarea paralelismelor informaţional-decizionale; - selectarea necesarului informaţional pentru manageri. 2.3.5. Identificarea surselor şi metodelor de informare proprie a

managerului şi elaborarea listei individuale de informaţii Problema cea mai importantă a managerului care doreşte să elaboreze un

sistem propriu de informare este să identifice toate sursele posibile de la care se poate informa. De asemenea, în momentul apariţiei unor probleme de rezolvat, este necesară o selecţie a surselor de informare urmărind principiul că pentru o bună informare nu trebuie ignorată nici o sursă. Informarea individuală, pentru a fi utilă managerului, e necesar să fie realizată prin toate metodele posibile de aplicat.

Lista generală de informaţii din punctul de vedere al conţinutului şi structurii este următoarea:

• Informaţii cunoscute Sunt cuprinse în cunoştinţele managerului sau sunt cuprinse în tabloul de

bord şi îi servesc acestuia pentru rezolvarea problemelor apărute ad-hoc: - importante - de importanţă medie - c)de mică importanţă - neimportante • Informaţii privind sursele de informare Sursele de informaţii la care managerul poate apela pentru completarea cu

informaţiile necesare rezolvării diverselor probleme: - cu acces imediat; - cu acces după un interval mediu de timp; - cu acces după un interval de timp îndepărtat; - cu acces nepermis.

• Informaţii privind posibilităţile de acces la sursele de informare Cunoaşterea posibilităţilor de acces la sursele de informare de către

manager fără ajutorul altor persoane: - de dificultate redusă; - de dificultate medie; - de dificultate înaltă; - ce nu pot fi aplicate. 2.3.6. Stocarea informaţiilor pentru manager Stocarea informaţiilor se va efectua astfel: - în memoria managerului; - în documente; - în memoria calculatorului. 2.3.7. Diminuarea risipei în gândirea managerială Manifestările evidente ale risipei de gândire pot fi de următoarele forme: - un surplus de informaţii în soluţionarea problemelor, ceea ce necesită un

plus de gândire pentru selectarea şi reţinerea celor mai importante (gândire cu surplus de idei).

- risipă de gândire pentru găsirea de informaţii în cazul unui volum insuficient de informaţii (gândire cu lipsă de idei)

26

- risipă de gândire când problemele sunt abordate greşit (gândire cu idei greşite)

Reguli pentru diminuarea risipei de gândire: - înainte de a acţiona, gândeşte. - impune-ţi şi formează-ţi o ordine în gândire. - cultivă un raţionament de anticipaţie, gândire preventivă. - gândeşte metodic, fără a face risipă de idei. - alege de la început cea mai bună variantă de rezolvarea problemei. - însuşeşte-ţi un sistem de comunicare cu economie de cuvinte dar cu

mesaje precise, uşor de înţeles şi de pus în aplicare. - orice idee care nu se poate aplica acum, poate fi utilă în viitor, de aceea

reţine-o. - desfăşoară-ţi activitatea după un plan de lucru flexibil, uşor de adaptat la

problemele neprevăzute. - în rezolvarea unei probleme cercetează şi analizează faptele şi nu opiniile

şi acţionează asupra cauzelor şi nu a efectelor. TEST DE EVALUARE

1. Ce este informaţia în sens managerial ? Răspuns: 2. Ce sunt informaţiile de funcţionare? Răspuns: Exerciţii Exemplu 1 rezolvat: 1. Cu ajutorul informaţiilor de funcţionare se asigură: a. utilizarea tehnologiei informaţiei; b. culegerea datelor; c. prelucrarea datelor; d. distribuirea datelor la factorii de decizie; e. apropierea, cunoaşterea şi rezolvarea problemelor cu care se confruntă

în mod curent întreprinderea (comenzile către furnizori, comenzile de la clienţi, controlul de gestiune al cheltuielilor şi costurilor, operaţiile privind gestiunea personalului, gestiunea stocurilor etc).

Rezolvare O O O O • Exemplu 2 rezolvat: 2. Un sistem de informare proprie pentru manager, reprezintă

ansamblul de informaţii ordonat după criterii proprii care să asigure:

Informaţiile de funcţionare reprezintă ansamblul informaţiilor care sunt mai mult sau mai puţin indispensabile funcţionării cotidiene a organizaţiei şi componentelor sale.

Informaţia, în sens managerial, este o ştire (înştiinţare) ce declanşează anumite acţiuni. În esenţă, este un mesaj care, în urma prelucrării şi interpretării, suscită decizii şi conduite adecvate din partea receptorului.

27

a. sporirea gradului de cunoaştere a managerului, bazat pe considerente personale;

b. deciziile cele mai adecvate pentru dezvoltarea organizaţiei; c. obiective realiste pentru organizaţie; d. să învingă concurenţa; e. organizaţiei succesul pe piaţă. Rezolvare • O O O O De rezolvat 1. Problema cea mai importantă a managerului care doreşte să

elaboreze un sistem propriu de informare este: a. să identifice toate sursele posibile de la care se poate informa; b. o selecţie a surselor de informare urmărind principiul că pentru o bună

informare nu trebuie ignorată nici o sursă; c. informarea individuală, pentru a fi utilă managerului, e necesar să fie

realizată prin toate metodele posibile de aplicat; d. organizarea fizică a fişierelor pe disc; e. resursele sistemului de calcul Rezolvare O O O O O O

REZUMATUL TEMEI

Informaţia pregăteşte şi constată acţiunile şi deciziile, fiind un element

esenţial al funcţionării oricărei organizaţii. Este cunoscut faptul că „informaţia este un ingredient al deciziei” iar „managementul este procesul de conversie a informaţiei în acţiune, proces pe care-1 numim decizie”.

Activitatea de management nu este separabilă de informaţie. Sistemul informaţional este strâns legat de sistemul de management, întrucât managementul presupune o bună cunoaştere a universului în care se lucrează, în care se iau decizii, cunoaştere care este mediată de sistemul informaţional.

Pentru a contribui la integrarea optimală şi cu performanţe superioare în mediul pieţei concurentiale a agenţilor economici se impune, cu necesitate, ca la toate nivelele organizatorice să se utilizeze informatica managerială.

Informatica managerială este un domeniu dinamic care trebuie să asigure un management modern al firmei.

Având în vedere caracterul informaţional al activităţii manageriale este absolut necesar ca managerii să aibă preocupări în constituirea unui sistem de informare proprie.

Cercetările astfel structurate pot fi utilizate ca instrument de autoanaliză a activităţii desfăşurate de managerii de pe diferite nivele ierarhice.

Prin parcurgerea etapelor prezentate se pot înlătura diferitele disfuncţionalităţi manageriale.

28

TEMA III FUNDAMENTELE ORGANIZAŢIONALE ALE SISTEMELOR

INFORMAŢIONALE/INFORMATICE Unităţi de învăţare: - perspective actuale ale organizaţiei economice din punct de vedere

managerial - concepte utilizate în sistemele bazate pe resursele informaţionale ale

organizaţiei economice - rolul Internetului în societatea informaţională - societatea cunoaşterii - baza progresului resurselor informaţionale ale organizaţiei economice - sisteme de management informaţional - tendinţe globale care redefinesc rolul sistemelor informaţionale/

informatice în management şi afaceri - compunerea formală a sistemului informatic al organizaţiei economice Obiectivele temei: - necesitatea cunoaşterii şi utilizării resurselor informaţionale ale

organizaţiei - concepte utilizate în sistemele bazate pe resursele informaţionale ale

organizaţiei economice - rolul Internetului în societatea informaţională - societatea cunoaşterii - baza progresului resurselor informaţionale ale organizaţiei economice - sisteme de management informaţional - tendinţe globale care redefinesc rolul sistemelor informaţionale/

informatice în management şi afaceri - compunerea sistemului informatic din punct de vedere al resurselor

umane şi sisteme informatice dedicate domeniilor de gestiune ale organizaţiei economice.

Timpul alocat temei: 4 ore Bibliografie recomandată: 1. Andone, I., Sisteme inteligente hibride, Editura Economică, Bucureşti,

2002 2. Davenport, Th., Prusak, L., Working Knowledge, Cambridge, Ma.,

Harvard University Press, 1998 3. Drăgănescu, M., Societatea informaţională şi a cunoaşterii. Vectorii

societăţii cunoaşterii, Studiu tematic, Academia Română, www.academiaromana.ro

4. Laudon, K&J, Essentials of Management Information Systems, Organization and Technology in the Networked Enterprise, Fourth Edition, JWS, New York, 2001

5. Sabău, G. L., Premise ale procesului tranziţiei de la societatea industrială la societatea cunoaşterii, Studiu tematic, Academia Română, www.academiaromana.ro

3.1. Perspective actuale ale organizaţiei economice din punct de vedere

managerial O organizaţie este o structură socială formală, stabilă care primeşte resurse

de la mediul socio-economic şi le prelucrează pentru a produce anumite ieşiri

29

(produse sau servicii). Această definiţie tehnică presupune capitalul şi munca drept factori fundamentali de producţie. Organizaţia transformă aceste intrări în produse şi servicii printr-un proces de producţie.

Produsele şi serviciile sunt consumate de mediu în schimbul furnizării altor intrări. Organizaţiile sunt entităţi formale legale cu reguli şi proceduri care trebuie respectate. Ele pot fi privite şi ca structuri sociale, deoarece reprezintă o colecţie de elemente sociale.

Din punct de vedere comportamental, o organizaţie reprezintă o colecţie de drepturi, privilegii, obligaţii şi responsabilităţi bine echilibrate pe parcursul unei perioade de timp.

Definiţia tehnică este focalizată asupra influenţelor pe care modificările tehnologice (deci şi progresele tehnologiei informaţiei şi a comunicaţiilor, IT&C) le au asupra mediului în care intrările sunt transformate în ieşiri.

În cazul definiţiei comportamentale, construirea sau reconstruirea sistemului informatic al organizaţiei presupune mai mult decât o nouă configuraţie a staţiilor de lucru (workstations) sau o nouă aplicaţie informatică.

Organizaţiile, în general, pot fi de tip: - structură antreprenorială; - birocratic; - maşină birocratică cu diviziuni; - maşină birocratică profesională; - adocraţie. Organizaţiile cu structură antreprenorială sunt de mică amploare, de

regulă firme mici cu structuri simple şi conduse de un antreprenor. Un exemplu de astfel de organizaţie este o croitorie.

Organizaţiile de tip birocratic (bureaucracy) sunt organizaţii formale, de dimensiuni medii, cu o diviziune clară asupra muncii, cu proceduri şi reguli de lucru prestabilite şi un proces de luare a deciziei imparţial, cu promovarea angajaţilor pe baza calificărilor tehnice şi a profesionalismului. Acest tip de organizaţie are ca principale caracteristici ale managementului: o echipă centralizată de management, un proces de management centralizat şi un proces de luare a deciziei centralizat. Un exemplu de astfel de tip de organizaţie este firma Softwin SA.

Organizaţiile de tip maşină birocratică cu diviziuni prezintă combinaţii de maşini birocratice multiple, fiecare realizând produse sau servicii distincte, toate conduse de un cartier general central. Se pot da aici ca exemplu firmele Microsoft.

Organizaţiile de tip maşină birocratică profesională se bazează pe cunoştinţe, iar produsele şi serviciile depind de cunoştinţele specialiştilor. Acest tip de organizaţie este dominat de şefi de departamente cu o slabă autoritate centrală. La acest tip de organizaţie se poate da ca exemplu firma de impresariat artistic.

Adocraţiile (adhocracy) sunt organizaţii de forţă majoră create pentru a rezolva situaţii de moment şi care trebuie să răspundă unor schimbări rapide ale mediului socio-economic. Acest tip de organizaţie are în compunere un mare număr de specialişti organizaţi în echipe multidisciplinare, funcţionează pe o durată scurtă de timp şi au un management central slab. Ca exemplu se menţionează firmele de consultanţă.

Toate organizaţiile dezvoltă proceduri de lucru standard, politici şi culturi organizaţionale.

Procedurile de lucru standard sunt reguli precise, proceduri şi practici dezvoltate de organizaţie pentru a face faţă cvasitotalităţii situaţiilor posibile viitoare.

30

Politicile organizaţionale iau în considerare faptul că oamenii în organizaţii ocupă diferite poziţii, au diferite specialităţi, preocupări şi perspective. Ca urmare, aceştia prezintă diferite puncte de vedere despre distribuirea resurselor, despre modul de recompensare a rezultatelor muncii şi despre modul de sancţionare. Aceste puncte de vedere diferite afectează atât pe manageri, cât şi pe angajaţi şi se materializează în existenţa unor dispute şi a unei competiţii în cadrul organizaţiei.

În mod virtual, toate sistemele informaţionale/sistemele informatice care aduc modificări semnificative în scopurile organizaţiei, în procedurile de lucru, în productivitate şi personal vor ridica o serioasă opoziţie unei astfel de politici organizaţionale.

Cultura organizaţională reprezintă un ansamblu de principii fundamentale despre ceea ce reprezintă organizaţia ca particularităţi, ca produse sau servicii oferite, ca atitudine de coeziune din partea angajaţilor săi. De exemplu, o parte din aceste principii, în cazul unei organizaţii economice, se referă la faptul că managerii cunosc mai multe decât lucrătorii din secţiile productive, iar persoanele de reprezentare a organizaţiei în exterior prezintă calităţile specialiştilor proprii etc.

Sub denumirea de organizaţie economică, în accepţiunea prezentului curs, se înţelege organizaţia (de exemplu, o societate comercială care realizează produse sau asigură servicii) care desfăşoară activităţi, potrivit obiectivelor sale, pentru obţinerea unui profit, în condiţii de eficienţă a folosirii tuturor categoriilor de resurse, pe o durată prestabilită.

Organizaţiile economice, în concordanţă cu evoluţia mediului socio-economic, sunt supuse astăzi mai multor provocări legate de:

- reorganizările interne frecvente în pas cu evoluţia mediului socio-economic;

- creşterea riscurilor operaţionale şi a cerinţelor directe şi conexe mediului procedural;

- integrarea tuturor activităţilor de management al relaţiilor interumane, inclusiv cu clienţii;

- asigurarea eficienţei activităţilor organizaţionale şi corelarea acestora cu evoluţia mediului de afaceri şi cu tendinţele omului modern de a utiliza produse şi servicii potrivite stilului său de viaţă;

- câştigarea de noi clienţi cu ajutorul analizei economico - financiare şi de marketing.

Orice organizaţie economică funcţionează pe baza celor patru categorii de resurse: umane, materiale, financiare şi informaţionale. În ultimii ani, ponderea resurselor informaţionale în organizaţie a crescut considerabil odată cu progresele tehnologiei informaţiei şi a comunicaţiilor (Information Technology and Communications - IT&C), astfel că, în prezent, se poate afirma că această categorie de resurse din organizaţie a devenit un factor de succes şi un vector important în ansamblul direcţiilor de evoluţie specifice societăţii informaţionale - societăţii cunoaşterii.

Managementul unei organizaţii economice, presupune cu necesitate cunoaşterea şi utilizarea resurselor informaţionale ale organizaţiei, care, în accepţiunea modernă, implică gestionarea acestor resurse în cadrul unui sistem informatic integrat (reţea organizaţională) al organizaţiei economice, sistem conceput şi folosit din perspectiva afacerilor. Pentru folosirea acestor resurse informaţionale, managerul are datoria însuşirii conceptelor şi principiilor generale de realizare a sistemelor informatice dedicate, dar şi a unor instrumente informatice cu ajutorul cărora se poate realiza asistarea procesului managerial şi

31

a deciziei manageriale. Imaginea acestui manager aflat, de exemplu, la o întâlnire internaţională, oriunde în lumea societăţii informaţionale, este asociată cu un telefon mobil de ultimă generaţie şi cu laptop-ul conectabil în orice moment la reţeaua organizaţională din ţara pe care o reprezintă. Managerul dispune pe calculatorul de tip laptop de toate informaţiile despre concurenţă, despre legislaţia la zi a domeniilor abordate sub formă de baze de date exploatabile prin instrumente specifice. Prin aceasta, eficienţa activităţilor organizaţionale creşte în mod semnificativ, concomitent cu alinierea la practicile existente pe plan mondial.

Sistemul informatic integrat al organizaţiei economice este supus unor modernizări şi consolidări continue pentru a fi capabil să realizeze continuitatea, coerenţa, oportunitatea, confidenţialitatea şi securitatea datelor, informaţiilor şi cunoştinţelor, a tuturor proceselor şi tranzacţiilor.

3.2. Concepte utilizate în sistemele bazate pe resursele informaţionale

ale organizaţiei economice Noţiunea de societate informaţională (Information Society) descrie o

economie şi o societate în care colectarea, stocarea, prelucrarea, transmiterea, diseminarea şi utilizarea informaţiilor şi cunoştinţelor, inclusiv dezvoltarea tehnicilor de comunicaţie interactivă, au un rol decisiv. Factorii semnificativi în această dezvoltare sunt: înalta tehnologie (HighTech), industria, lumea lucrului (Work World), precum şi toate formele de cultură în societate.

Societatea informatică este o parte a societăţii informaţionale care foloseşte progresele tehnicii de calcul în toate domeniile de activitate economico-socială.

Societatea bazată pe cunoştinţe (Knowledge-Based Society) este o parte a societăţii informatice care utilizează IT&C preponderent pentru prelucrarea datelor şi informaţiilor sub formă de cunoştinţe. Considerând un nivel superior (pe modelul de dezvoltare în spirală al societăţii umane), cel mai cuprinzător concept este cel de societate a cunoaşterii (Knowledge Society). Societatea cunoaşterii este fundamentată pe acumularea şi utilizarea de date sub formă de informaţii şi cunoştinţe la nivel social. După acad. Mihai Drăgănescu, societatea cunoaşterii reprezintă mai mult decât societatea informaţională şi decât societatea informatică, înglobându-le de fapt pe acestea. Societatea cunoaşterii foloseşte elemente (pieces) ale cunoaşterii.

Societatea informaţională are la bază sistemele informaţionale, societatea informatică - sistemele informatice, iar societatea bazată pe cunoştinţe se fundamentează pe sistemele bazate pe cunoştinţe (Knowledge-Based Systems). Sintagma folosită de Romano Prodi, este de economie bazată pe cunoştinţe (Knowledge-Based Economy, KBE); această KBE reprezintă cea mai rafinată parte a noii economii (New Economy), prin noua economie înţelegând economia specifică societăţii informaţionale - societăţii cunoaşterii (SI - SC).

În Dicţionarul explicativ al limbii române, sistemul este definit ca fiind un ansamblu de elemente dependente (componente, principii, reguli, relaţii etc.) care formează un întreg organizat, pe baza unui plan prestabilit, cu scopul realizării unui anumit obiectiv.

Sistemul informaţional reprezintă acel sistem de prelucrare a informaţiilor, împreună cu resursele organizaţionale asociate, cum sunt resursele umane, tehnice şi financiare ce furnizează şi distribuie informaţia. Ierarhia informaţională a SI-SC este prezentată în figura 3.1.

Sistemul informatic reprezintă partea automatizată a sistemului informaţional ce realizează prelucrarea datelor şi informaţiilor folosind un sistem

32

de calcul; este un ansamblu de echipamente şi programe pe calculator (software) care asigură prelucrarea datelor.

Sistemul bazat pe cunoştinţe este o parte a sistemului informatic care procesează cunoştinţe într-o cantitate determinantă şi semnificativă. După acad. Mihai Drăgănescu, cunoştinţa este informaţie cu înţeles şi informaţie care acţionează. Cunoştinţa semnifică ceea ce este cunoscut.

La modul general, datele sunt reprezentate convenţional prin numere, mărimi, relaţii etc. şi sunt folosite la rezolvarea problemelor sau sunt obţinute printr-o activitate de cercetare.

Informaţia reprezintă elementele de noutate despre un fenomen, proces etc. Noutatea caracteristică noţiunii de informaţie este percepută de utilizator numai în momentul intrării în contact cu această informaţie. Ca urmare, din punct de vedere informatic, datele sunt informaţii sau cunoştinţe reprezentate simbolic şi înregistrate în vederea gestionării (evidenţei) şi/sau prelucrării. Rezultatul prelucrării este tot o dată, care, prin interpretare, se transformă iniţial în informaţie şi apoi (nu întotdeauna) în cunoştinţă.

Caracterul de dată, informaţie sau cunoştinţă este relativ (adică se schimbă în funcţie de contextul ce defineşte însuşirea de noutate pentru informaţie şi de înţeles şi utilitate prin acţiune pentru cunoştinţă).

Delimitarea între cele trei concepte înrudite - informaţii, cunoştinţe şi date - este fundamentală pentru clarificările conceptuale ale SI-SC. Sistemele de calcul electronic (calculatoarele electronice) au prelucrat, încă de la apariţia lor, date care, uneori s-au prezentat sub formă de informaţii, alteori sub formă de cunoştinţe. Se apreciază1 că în ultimii 20 de ani preocupările privind îmbunătăţirea fluxului de informaţii în derularea afacerilor, au determinat generalizarea utilizării conceptului de informaţie. La acest lucru au contribuit, în principal, evoluţiile tehnologice care au făcut posibilă înregistrarea masivă a informaţiilor în baze de date, folosind sistemele de calcul, trecându-se astfel direct de la conceptul de informaţie la conceptul de dată şi reciproc, prin obţinerea de noi informaţii prin interpretarea datelor înregistrate şi prelucrate prin utilizarea sistemelor de calcul.

În anul 1995 lucrarea The Knowledge-Creating Company, concepută de Ikujoro Nonaka şi Hirotaka Takeuchi, a dus la fundamentarea delimitării celor trei noţiuni (dată, informaţie şi cunoştinţă). În concepţia celor doi autori, cunoaşterea semnifică credinţă şi implicare (beliefs and commitment), generate de experienţele obţinute pe baza informaţiilor oferite de societate.

Centrul de studierea limbii şi informaţiei de la Stanford University, apreciază că informaţia reprezintă o “substanţă cu o anumită structură care poate fi produsă, stocată, aflată în proprietatea fie a unei persoane, fie a unui grup de persoane şi transmisă de la persoană la persoană sau de la grup la grup". Ca substanţă, informaţia prezintă o anumită stabilitate şi există în conştiinţa colectivă a unei societăţi. Valoarea informaţiei constă în potenţialul acesteia de a fi transformată în cunoaştere, prin interpretarea la nivel de individ sau grup de indivizi. Atunci când o persoană interpretează informaţia în aşa fel încât să o poată utiliza, informaţia se transformă în cunoaştere.

33

Figura 3.1. Ierarhia informaţională a societăţii informaţionale-societăţii

cunoaşterii Cunoaşterea reprezintă un amestec dinamic de experienţe sociale, valori

spirituale şi informaţii contextuale, precum şi experienţă personală profesionalizată ce formează cadrul de evaluare şi încorporare de noi experienţe şi informaţii. Cunoaşterea îşi are începuturile şi se foloseşte în mintea cunoscătorilor. În organizaţii, cunoaşterea este materializată adesea nu numai prin datele din documente sau arhive, ci şi în cutumele, rutina, procesele, practicile şi normele organizaţionale.

Acumularea de informaţii şi cunoştinţe conduce, la nivel social, la cunoaştere (în vederea gestionării, prelucrării şi utilizării). Cunoaşterea reprezintă informaţie tezaurizată în experienţa unui individ sau a unei colectivităţi. Ceea ce are mai valoros experienţa umană este depozitat, în acelaşi timp, sub formă de date pe diferitele mijloace de stocare care, interpretate, generează noi informaţii care îmbogăţesc cunoaşterea ca proces social.

Cunoaşterea nu reprezintă o creaţie originală, ci este procesul de descoperire treptată a complexităţii universului real reprezentat de realitatea înconjurătoare, naturală şi socială, şi de reconfigurare, re-relaţionare continuă a componentelor acesteia descoperite anterior cu informaţii nou primite, în încercarea de a se ajunge la cunoaşterea întregului pe care îl reprezintă realitatea aceasta atât de complexă. Produsele anterioare ale cunoaşterii devin elemente componente ale unei cunoaşteri din ce în ce mai vaste.

„Oceanul" informaţional actual necesită nu numai eforturi de stocare a datelor, informaţiilor şi cunoştinţelor, dar mai cu seamă de selecţie, la momentul oportun a celor mai relevante şi utile dintre acestea. Aceasta este, de fapt, sarcina prioritară a sistemelor şi tehnologiilor moderne aferente SI-SC.

Statele Unite au trecut de la societatea industrială la societatea informaţională în anii '50 când numărul angajaţilor în prelucrarea informaţiei a

SOCIETATEA INFORMAŢIONALĂ

SOCIETATEA INFORMATICĂ

SOCIETATEA BAZATĂ PE CUNOŞTINŢE

SISTEME INFORMAŢIONALE SISTEME BAZATE PE CUNOŞTINŢE

SISTEME INFORMATICE

SOCIETATEA CUNOAŞTERII

34

depăşit numărul celor din sectorul industrial. În viitor, aceştia vor depăşi numărul angajaţilor în toate cele trei sectoare luate împreună: agricultură, industrie şi servicii.

Aşa cum s-a arătat, societatea cunoaşterii reprezintă mai mult decât societatea informaţională şi decât societatea informatică, înglobându-le de fapt pe acestea. Cunoaşterea este informaţie cu înţeles şi informaţie care acţionează. De aceea societatea cunoaşterii nu este posibilă decât inclusă în societatea informaţională şi nu poate fi separată de aceasta (figura 3.1). În acelaşi timp, ea este mai mult decât societatea informaţională prin rolul major care revine informaţiei-cunoaştere în societate. Cel mai bun înţeles al societăţii cunoaşterii este probabil acela de societate informaţională şi a cunoaşterii.

Este interesant de precizat că odată cu apariţia tehnologiei politice se conturează un domeniu nou care studiază consecinţele sociale ale noilor tehnologii informaţionale (informatice şi de comunicaţii) şi examinează tehnologiile posibile sau de dorit a se realiza, pentru a ajuta societatea actuală să evolueze spre o fază superioară. În acelaşi timp, tehnologia politică are menirea să cerceteze consecinţele noilor tehnologii microelectronice, informatice şi cibernetice asupra psihologiei omului şi de aici asupra societăţii, mutaţiile care se produc şi se vor produce în structura forţei de muncă, în utilizarea timpului oamenilor în producţie şi în viaţa lor particulară. Tehnologia politică poate recomanda adaptarea din timp a societăţii la noile procese informaţionale. Tehnologia politică poate formula cerinţe faţă de tehnologie şi chiar faţă de ştiinţă, pentru a satisface, în perspectivă, nevoile societăţii, stabilind o serie de funcţiuni sociale pe care sistemele tehnice urmează să le îndeplinească, cercetând modul în care aceste funcţiuni pot fi realizate. De aceea ea se adresează şi oamenilor de ştiinţă şi creatorilor de tehnologie şi sisteme tehnice. Aşadar, tehnologia politică cuprinde două mari aspecte, unul care se adresează modului de conducere a societăţii, iar altul modului de inovare. Societatea cunoaşterii are în vedere:

■ extinderea şi aprofundarea cunoaşterii ştiinţifice şi a adevărului despre existenţă;

■ utilizarea şi managementul cunoaşterii existente sub forma cunoaşterii tehnologice şi organizaţionale;

■ producerea de cunoaştere tehnologică nouă prin inovare; ■ diseminarea fără precedent a cunoaşterii către întreaga societate prin

mijloace noi, folosind cu prioritate Internetul şi cartea electronică; utilizarea metodelor de învăţare prin procedee electronice (e-learning).

În societatea cunoaşterii se formează o nouă economie, (New Economy sau e-economy) care cuprinde şi economia Internet sub forma afacerilor electronice (e-business). De aceea, economia nouă este economia societăţii informaţionale şi a cunoaşterii.

Societatea cunoaşterii reprezintă o nouă economie în care procesul de inovare (capacitatea de a asimila şi converti cunoaşterea nouă pentru a crea noi servicii şi produse) devine determinant. Inovarea, în societatea cunoaşterii, urmăreşte îmbunătăţirea productivităţii concomitent cu prezervarea mediului natural.

Conferinţa de la Rio a consacrat conceptul de dezvoltare durabilă care include şi dezvoltarea SI-SC. Societatea cunoaşterii este fundamental necesară pentru a se asigura o societate durabilă din punct de vedere ecologic, deoarece fără cunoaştere ştiinţifică, cunoaştere tehnologică şi gestionarea atentă a mediului nu se vor putea produce acele bunuri, organizări şi transformări tehnologice (poate chiar biologice) şi economice necesare pentru a salva omenirea de la dezastru în secolul XXI.

35

Richard Boulton caracterizează diferenţa dintre vechea şi noua economie astfel: în prima contează bunurile tangibile, în a doua, activele intangibile care creează valoare. Intangibilul este nematerial, greu de descris şi mai ales de cuantificat şi măsurat. Activul (bunul) intangibil are valoare şi creează valoare.

Societatea cunoaşterii, prin ambele componente, informaţională şi durabilitate, are caracter global şi este un factor al globalizării.

Acad. Mihai Drăgănescu apreciază, de asemenea, că societatea cunoaşterii va reprezenta şi o etapă nouă în cultură, pe primul plan va trece cultura cunoaşterii, care implică toate formele de cunoaştere, inclusiv cunoaşterea artistică, literară etc. Astfel se va pregăti terenul pentru ceea ce poate fi denumit societatea conştiinţei, a adevărului, moralităţii şi spiritului.

Au fost definite două clase mari de vectori ai societăţii cunoaşterii: vectori tehnologici şi vectori funcţionali. Un vector al societăţii cunoaşterii reprezintă un instrument care transformă societatea informaţională într-o societate a cunoaşterii. Pentru a intra în societatea cunoaşterii este necesară declanşarea unui număr minim de vectori de tipul precizat.

Din categoria vectorilor tehnologici ai societăţii cunoaşterii, se menţionează:

■ Internet dezvoltat; ■ tehnologia cărţii electronice (e-book); ■ agenţi inteligenţi, ce reprezintă sisteme expert (din domeniul

inteligenţei artificiale), utilizaţi, de exemplu, pentru „mineritul” datelor (data mining) şi chiar pentru descoperiri formale de natura cunoaşterii (knowledge discovery);

■ mediu externinteligent pentru activitatea şi viaţa omului; ■ nanoelectronica. Din categoria vectorilor funcţionali ai societăţii cunoaşterii, se amintesc: ■ managementul utilizării morale a cunoaşterii la nivel global; ■ managementul cunoaşterii organizaţionale; ■ sistemul de sănătate, de educaţie fizică şi sport, la nivel social şi

individual; ■ aprofundarea cunoaşterii despre existenţă; ■ implementarea unui sistem de învăţământ bazat pe metodele societăţii

informaţionale şi a cunoaşterii (e-learning); ■ protejarea mediului înconjurător şi asigurarea societăţii durabile; ■ generarea de cunoaştere nouă tehnologică; ■ dezvoltarea unei culturi a cunoaşterii şi inovării etc. 3.3. Rolul Internetului în societatea informaţională - societatea

cunoaşterii Evoluţia societăţilor moderne, precum şi ritmul schimbărilor sunt

determinate de tehnologie. Se apreciază5 că în secolul XX, cel mai mare eveniment tehnologic şi

social în acelaşi timp a fost apariţia Internetului. În domeniul tehnologiilor informaţiei şi comunicaţiilor (Information Technology and Communication -IT&C), mari evenimente tehnologice cu importante consecinţe sociale au fost descoperirea tranzistorului, a circuitului integrat şi a calculatorului electronic.

Internetul nu reprezintă numai un fenomen tehnologic, ci şi unul social, prin participarea utilizatorilor, din ce în ce mai numeroşi, la structurarea şi evoluţia lui actuală.

36

Odată inserat în societate, Internetul are un impact deosebit. Cel mai important dintre acestea este procesul de globalizare. Acad. Mihai Drăgănescu apreciază că, „în esenţă, societatea informaţională este societatea care se bazează pe Internet. De asemenea, globalizarea este o consecinţă, cu prioritate a Internetului. Atunci se poate spune că globalizarea este un fenomen specific societăţii informaţionale”.

În ceea ce priveşte progresul de ansamblu al tehnologiilor de reţele de calculatoare şi de comunicaţii pentru prelucrarea şi transmiterea datelor pe canalele de comunicaţii, se detaşează câteva repere importante ale evoluţiei istorice:

■ comutarea pachetelor de date (data switching) ce a fost inventată, independent şi simultan, de Paul Baran (Rand Corporation) în SUA şi Donald Davies (National Physical Laboratory-NPL) în Anglia, în anii 1964-1965. Donald Davies a introdus termenul de 'packet switching' pentru tehnologia divizării unui mesaj în pachete de date de lungime standard transmise printr-o reţea de calculatoare electronice, fiecare pachet purtând la începutul lui datele de serviciu necesare pentru a ajunge la destinaţie şi a fi încadrat în ordinea necesară mesajului întreg;

■ apariţia ARPANET-ului, ca precursoare a Internetului, ca prima reţea importantă bazată pe comutarea de pachete ce a fost realizată de ARPA (AdvancedResearch Projects Agency) din cadrul Departamentul Apărării al SUA. Activităţile ARPANET, începute în anii 1967-1968, au dus în 1969 la instalarea a patru noduri iar în anii imediat următori au fost dezvoltate serviciile telnet (telecommunications network) şi sistemul ftp pentru transferul de fişiere. În anul 1972, proiectul original ARPANET avea deja 15 noduri;

■ poşta electronică (e-mail), a fost introdusă, în anul 1972, în sistemul ARPANET;

■ constituirea Internetului ca sistem de reţele interconectate (reţea de reţele), începând cu anul 1990, având ca principali realizatori pe Robert Kahn şi Vinton Cerf. Astăzi s-a ajuns în situaţia ca nimeni să nu poată pretinde că deţine o autoritate totală asupra Internetului, nici chiar sectorul privat. Internetul reprezintă astfel o resursă universală şi o piaţă internaţională;

■ dezvoltarea tehnologiei World Wide Web, ca aplicaţie a Internetului, dar cu rol determinant în dezvoltarea actuală a acestei reţele globale.

3.4. Baza progresului resurselor informaţionale ale organizaţiei

economice Se poate afirma că elementele din sectorul informaţional a căror evoluţie

afectează astăzi societatea şi afacerile, în ansamblul lor şi progresul resurselor informaţionale ale organizaţiei economice, în particular, sunt:

■ sporirea cunoştinţelor în domeniul informaticii ale managerilor şi ale unui număr din ce în ce mai mare al angajaţilor;

■ dezvoltarea telecomunicaţiilor prin fibre optice, sateliţi, reţele de calculatoare şi de comunicaţii globale şi baze de date;

■ dezvoltarea şi proliferarea calculatoarelor personale (PC-urilor); managerul şi angajatul dispun de calculatoare personale la birou şi acasă, conectate la un calculator central, la o bază de date sau la alte calculatoare personale;

■ calculatoarele sunt percepute şi utilizate ca „gânditori analitici” (analog funcţiei îndeplinite de emisfera stângă a creierului uman);

37

■ crearea unui front comun împotriva infracţiunilor în domeniul calculatoarelor (împotriva criminalităţii informatice);

■ folosirea dispozitivelor cu laseri pentru scrierea şi citirea informaţiei de pe disc;

■ comunicarea om-calculator prin voce; ■ evoluţia tehnologiilor în domeniul fabricării microcipurilor electronice

care a dus la micşorarea consumului energetic. Aceste elemente de progres sunt în concordanţă cu vectorii societăţii

cunoaşterii care au fost prezentaţi în paragraful 3.3. 3.5. Sisteme de management informaţional Pe măsură ce cantitatea de informaţie pusă la dispoziţia managerilor

organizaţionali creşte, fluxul informaţional trebuie să devină mult mai selectiv. Sistemele informatice moderne furnizează managerilor atât informaţii

despre mediul socio-economic în care lucrează organizaţia, cât şi informaţii şi cunoştinţe generate intern în organizaţie.

Aşa cum s-a arătat mai sus, sistemul reprezintă un grup de elemente care funcţionează împreună pentru a realiza anumite obiective comune.

Era sistemelor a început în timpul celui de-al doilea război mondial. Producerea de sute de mii de avioane anual de către o economie care mai înainte realiza numai câteva sute a fost o adevărată revoluţie în management. Dezvoltarea sistemelor tehnice mari şi complexe a fost posibilă prin efortul conjugat al oamenilor de ştiinţă şi laboratoarelor din întreaga lume.

În ultimele decade ale secolului XX au apărut sistemele globale ca Banca Mondială şi corporaţiile multinaţionale. Aceste sisteme necesită imense fluxuri informaţionale care trebuie susţinute de o infrastructură adecvată.

Aplicând teoria sistemelor, orice organizaţie economică (firmă, întreprindere, bancă etc) este un sistem format din mai multe subsisteme care acţionează, împreună, pentru realizarea produselor sau serviciilor specifice domeniului său de activitate:

■ producţie: bunuri de larg consum, maşini şi utilaje etc. ■ servicii: telecomunicaţii, transporturi, asistenţă medicală, reparaţii etc. ■ comerţ: en gros, en detail, ambulant etc. ■ financiar-contabil etc. Definită ca sistem economic, orice organizaţie economică cuprinde,

generic, trei subsisteme interconectate (figura 3.2): 1. subsistemul productiv, condus, operaţional sau operativ, care realizează

funcţia organismului economic (producţie sau prestări servicii) - este factorul de execuţie;

2. subsistemul informaţional care asigură: ■ comunicarea între celelalte două subsisteme ale organizaţiei economice; ■ legătura organizaţiei economice cu mediul exterior acestuia (economic,

financiar-bancar). 3. subsistemul de management sau decizional care controlează şi conduce

sistemul operativ prin intermediul sistemului informaţional. Fluxul informaţional reprezintă totalitatea informaţiilor necesare

desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi. Pot exista: ■ fluxuri informaţionale externe (totalitatea informaţiilor provenite din

exteriorul organizaţiei economice, la orice nivel ierarhic);

38

■ fluxuri informaţionale interne (totalitatea informaţiilor vehiculate în interiorul organizaţiei economice). Aceste fluxuri informaţionale interne, la rândul lor, pot fi:

- descendente (totalitatea informaţiilor transmise de la nivelul ierarhic superior la nivelul ierarhic inferior; exemple: decizii, ordine, hotărâri, dispoziţii);

- ascendente (totalitatea informaţiilor transmise de la nivelul ierarhic inferior la nivelul ierarhic superior; exemple: dări de seamă, rapoarte, situaţii de sinteză, reclamaţii de la clienţi);

- orizontale (totalitatea informaţiilor transmise între unităţi organizaţionale situate pe acelaşi nivel ierarhic; exemple: fluxuri informaţionale de cooperare);

- oblice (totalitatea informaţiilor transmise între unităţi organizaţionale situate pe nivele ierarhice diferite).

Între mai multe tipuri de fluxuri informaţionale pot exista circuite informaţionale. Dacă se consideră şi celelalte resurse ale organizaţiei economice (materiale, financiare şi umane), se definesc fluxurile materiale, financiare şi umane, astfel:

■ fluxul material: totalitatea materiilor prime şi materialelor consumabile necesare desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.

■ fluxul financiar: totalitatea resurselor financiare (băneşti) necesare desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.

■ flux uman: totalitatea resurselor umane (acţionari, angajaţi, colaboratori) necesare desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.

Sistemul informaţional are rolul de a sintetiza datele din documentele primare de evidenţă şi control în informaţii şi de a descompune deciziile în ordine. Informaţiile de tip dată, primite de la celelalte componente ale organizaţiei economice şi din exteriorul acesteia, se prelucrează la nivelul sistemului informaţional. Informaţiile rezultate în urma acestor prelucrări fundamentează deciziile sistemului decizional. Aceste decizii sunt transmise sistemului informaţional, care le descompune în ordine, acţiuni obligatorii care au loc la nivelul sistemului operativ şi care generează datele ce se consemnează în documente primare, întocmite la faţa locului. Acestea se transmit către sistemul informaţional care le prelucrează împreună cu altele şi le transmite la nivelul superior etc.

Sistemul informatic, aşa cum s-a arătat deja, este partea automatizată a sistemului informaţional. Sistemul informatic are funcţia de prelucrare automată a datelor pentru obţinerea informaţiilor necesare procesului de conducere sau de informare. Sistemul informatic este deci inclus în sistemul informaţional al organizaţiei economice, pentru că la nivelul acestuia se vehiculează atât informaţii gestionate, prelucrate şi distribuite folosind sistemul de calcul, cât şi alte tipuri de informaţii care sunt procesate manual sau mental (de exemplu, cele extrase din documentele de arhivă neelectronică).

Creşterea exponenţială a volumului de informaţii înregistrate în baze de date pentru a fi gestionate, prelucrate şi distribuite folosind sistemul de calcul, a determinat generalizarea utilizării conceptului de sistem informatic, în detrimentul celui de sistem informaţional.

39

Figura 3.2. Subsistemele componente ale organizaţiei economice

Sistemul informatic care monitorizează şi recuperează datele din mediul

socio-economic, culege datele din tranzacţiile şi operaţiile organizaţiei, filtrează, organizează şi selectează datele şi le prezintă ca informaţii managerilor şi furnizează mijloacele necesare managerilor pentru a genera informaţia în forma dorită se numeşte sistem informatic de management, MIS (Management Information System) şi face parte din categoria sistemelor informatice de management informaţional, IMS (Information Management Systems).

Fenomenul de globalizare a determinat creşterea competiţiei în toate sferele activităţii economic-sociale. Concurenţa deschisă între companii determină noi raporturi informaţionale între competitori. „Information is power” - informaţia reprezintă putere consacră rolul determinant al acesteia în obţinerea succesului în afaceri („Al treilea val" al lui A. Toffler).

Pentru a vedea locul şi rolul sistemelor informatice de management informaţional ale unei organizaţii economice informatizate, se porneşte de la schema organizaţională structurată pe niveluri de management şi pe domenii de gestiune (funcţiuni) ale organizaţiei (figura 3.3).

În figura 3.3. este prezentată o modalitate de descriere a tipurilor de sisteme informatice care se întâlnesc într-o organizaţie economică.

Organizaţia economică este împărţită pe mai multe nivele: strategic, management de nivel mediu, al lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe şi operaţional care apoi sunt divizate în domenii funcţionale sau de gestiune ca servicii-produse bancare, comercial-marketing, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil şi resurse umane.

Sistemele de nivel operaţional (de exploatare) sprijină managementul operaţional prin gestionarea activităţilor elementare şi a tranzacţiilor în organizaţia economică cum ar fi: vânzări, achiziţii, depozite cash, acordare şi obţinere credite, materii prime şi materiale, toate acestea specifice unei organizaţii economice. Rolul acestor sisteme este de a răspunde la întrebări de rutină şi de a ţine evidenţa fluxurilor tranzacţionale prin organizaţie. Exemple de astfel de sistem pot fi cel

SUBSISTEMUL DECIZIONAL

SUBSISTEMUL INFORMAŢIONAL

FLUX

INFORMAŢIONAL DESCENDENT

(hotărâri, dispoziţii)

CIRCUIT INFORMAŢIONAL

FLUX INFORMAŢIONAL

ASCENDENT (rapoatre, dări de seamă)

FLUX INFORMAŢIONAL

OBLIC

SISTEMUL OPERAŢIONAL (DE EXECUŢIE)

FLUX INFORMAŢIONAL

ORIZONTAL

40

care ţine evidenţa numărului de ore lucrate zilnic de către angajaţii unei firme de producţie.

Sistemele destinate lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe sunt realizate pentru a sprijini organizaţia cu instrumente profesioniste de procesare a datelor ca atare sau sub formă de informaţii sau cunoştinţe. Aceste sisteme sub forma staţiilor de lucru şi a sistemelor de birotică (OAS) conţin aplicaţiile informatice cu cel mai mare ritm de dezvoltare.

Sistemele la nivel de management mediu sunt destinate pentru a sprijini cu rapoarte periodice managerii de nivel mediu şi activităţile de monitorizare, control, luarea deciziei şi administrative ale organizaţiei.

Sistemele de nivel strategic sprijină managerii generali în rezolvarea problemelor strategice şi prefigurarea tendinţelor pe termen lung atât în cadrul organizaţiei cât şi al mediului socio-economic exterior. Aceste sisteme asigură adaptarea capacităţilor reale prezente ale organizaţiei cu schimbările din mediul exterior.

Sistemele informaţionale/informatice pot fi diferenţiate după funcţiuni, constituind obiectul subsistemelor dedicate din compunerea sistemului informatic integrat (global) şi care corespund cu principalele domenii de gestiune ale organizaţiei (producţie-servicii, comercial-marketing, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil şi resurse umane).

Figura 3.3. Tipuri de sisteme informaţionale/informatice O organizaţie economică eficientă dispune de sisteme de nivel strategic, de

management de nivel mediu, al lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe şi operaţional pentru fiecare domeniu de gestiune (funcţional). Spre exemplu, într-o organizaţie economică de servicii, furnizarea de servicii are corespondentă la nivel operaţional o componentă pentru a înregistra serviciile şi a prelua comenzile. Un

Manager general

Management strategic

Management de nivel mediu

Lucrători cu date, informaţii şi cunoştinţe

Management operaţional (de exploatare)

Comercial Marketing

Producţie Servicii

Cercetare-Dezvoltare

Financiar-Contabil

Resurse umane

ESS

DSS, MIS

OAS, KWS

TPS

41

sistem la nivel de cunoştinţe realizează site-ul Web de prezentare a serviciilor furnizate de organizaţie, iar un sistem informatic pentru managementul de nivel mediu monitorizează caracteristicile lunare ale serviciilor asigurate de organizaţia economică în diferite zone şi prezintă rapoarte despre entităţile unde aceste servicii au depăşit nivelul prestabilit sau au scăzut sub acest nivel. Sistemul informatic destinat nivelului de management strategic asigură previziunea evoluţiei organizaţiei şi evaluează tendinţele pe nivel mediu şi lung ale mediului specific în care se integrează organizaţia respectivă.

În figura 3.3 se prezintă categoriile specifice de sisteme informaţionale/informatice corespunzătoare fiecărui nivel de management organizaţional:

- la nivelul managementului strategic - sisteme informatice de sprijin a executivului, ESS (Executive Support Systems);

- pentru managementul de nivel mediu: sisteme informatice de management, MIS (Management Information Systems) şi sisteme informatice de asistare a deciziei, DSS (Decision Support Systems);

− la nivelul lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe – sistemul informatic de lucru cu cunoştinţe, KWS (Knowledge Work System) şi sistemul informatic de automatizare a lucrărilor de birou, numit şi sistem informatic de birotică, OAS (Office Automation System);

− la nivelul managementului operaţional (de exploatare) – sisteme informatice de prelucrare a tranzacţiilor, TPS (Transaction Proccessing Systems).

Sistemele informatice de management, MIS – deservesc nivelul de management mediu al organizaţiei economice, furnizând managerilor rapoarte, acces online la rezultate şi înregistrări mai vechi. MIS deservesc şi nivelul managementului strategic susţinând funcţiile de planificare, control şi luare a deciziilor prin rezumate de rutină şi rapoarte în situaţii deosebite. De regulă, MIS sunt la dispoziţia managerilor care sunt interesaţi de rezultatele săptămânale, lunare sau anuale obţinute în organizaţia economică. În dezvoltarea MIS, trei elemente au fost determinante: introducerea sistemelor de calcul electronic, teoria managementului şi dezvoltarea teoriei contabilităţii.

Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, la nivelul managementului de nivel mediu, îmbină datele şi modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate şi nestructurate. Deşi DSS utilizează, în cea mai mare parte, date şi informaţii provenite de la TPS şi MIS, de multe ori recepţionează date şi informaţii de la surse externe ca, de exemplu, valorile de piaţă ale anumitor produse sau servicii.

Sistemele informatice de sprijin al executivului, ESS, deservesc nivelul de management strategic şi sunt destinate pentru asistarea luării deciziilor nestructurate prin elemente de mare sinteză, prezentări grafice şi comunicaţii avansate. ESS sunt folosite de managerii generali, se adresează deciziilor nestructurate şi, mai mult, creează mediul general de lucru şi de comunicare, adresându-se mai puţin aplicaţiilor specifice, de detaliu, necesare organizaţiei economice.

Aceste sisteme informatice sunt proiectate pentru a încorpora, în principal, date despre evenimente externe ca, de exemplu, noi elemente despre competitorii de pe piaţă, dar primesc şi date interne de la MIS şi DSS. ESS filtrează, comprimă şi urmăresc datele critice, punând accentul pe micşorarea timpului de execuţie a activităţilor şi pe reducerea efortului necesar pentru obţinerea informaţiei utile şi relevante pentru întregul management organizaţional. Interconectarea sistemelor informatice organizaţionale este prezentată în figura 3.4.

42

Se observă menţinerea ierarhiei organizaţionale şi poziţionarea relevantă pentru fiecare rol îndeplinit în ansamblul sistemului informatic integrat.

O sinteză a caracteristicilor acestor sisteme informatice este prezentată, după Laudon, în tabelul 3.1.

Tabelul 3.1. Caracteristicile sistemelor informatice organizaţionale

Sistemul informatic

Intrări Procesare Ieşiri Utilizatori

ESS Date agregate (interne, externe)

Grafică, prelucrări interactive, simulări

Analize, interogări, proiecţii

Managerii de nivel strategic

MIS Date despre tranzacţii, modele simple

Modele simplificate, analize parţiale, prelucrări repetitive

Rapoarte, situaţii de sinteză

Managerii de nivel mediu

DSS Modele analitice, date de la MIS, KWS şi TPS

Modele de analiză

Rapoarte, analize decizionale, interogări

Factorii de decizie

KWS Baze de cunoştinţe, specificaţii pentru proiectare

Modelare şi simulare

Modele de toate tipurile, proiecte

Profesionişti, tehnicieni

OAS Documente, date primare sub toate formatele electronice

Documente, planificări, comunicaţii

Documente, planuri, corespondenţă electronică

Funcţionar

TPS Date primare referitoare la tranzacţii

Sortări, listări, actualizări, fuziuni

Rapoarte, liste, rezumate, sinteze

Personal de operare

În ultima perioadă în organizaţiile mai avansate au loc următoarele

schimbări:

43

1. managementul devine orientat spre sistem şi foloseşte tehnici din ce în ce mai complicate;

3. informaţia este planificată şi pusă la dispoziţia managerilor după nevoi. Un sistem informaţional asigură legătura dintre planificarea şi controlul

efectuate de manageri cu sistemul operaţional de implementare. Implementarea acestuia se realizează sub formă de sisteme informatice integrate (globale, totale) ce reunesc tehnologiile de procesare online a tranzacţiilor, OLTP cu tehnologiile de prelucrare analitică online, OLAP.

În organizaţiile mari, implementarea sistemelor informatice integrate se realizează sub forma sistemelor informatice totale (abordarea Kampas) ce au ca specific cinci niveluri ale legăturii funcţionale ce le asigură o primă caracteristică de sisteme inteligente (figura 3.5).

Figura 3.4. Modul de interconectare a sistemelor informatice ale

organizaţiei economice 3.6. Tendinţe globale care redefinesc rolul sistemelor

informaţionale/informatice în management şi afaceri Abordarea sistemelor informaţionale/sistemelor informatice ale

organizaţiilor economice trebuie să ţină seama de cele trei tendinţe importante care redefinesc rolul acestora în management şi afaceri:

1. Internetul şi alte reţele de comunicaţii globale leagă participanţii cheie: vânzători, producători, distribuitori şi clienţi. Sunt realizate, în timp real, organizaţii globale care să includă întreprinderi, birouri, distribuitori şi clienţi.

2. Globalizarea pieţii pune într-o altă lumină proiectarea organizaţiei economice şi managementul.

3. Transformarea SUA şi a altor ţări industrializate în societăţi informaţionale (economii informaţionale) accentuează importanţa productivităţii angajaţilor educaţi, micşorarea ciclului de viaţă şi a cunoştinţelor şi informaţiei ca surse de avantaj competiţional.

Schimbările produse de cele trei tendinţe în mediul de afaceri sunt: 1. Globalizarea - adică apariţia economiei globale, caracterizate de: - managementul şi controlul într-o competiţie şi o piaţă globală; - competiţia pe o piaţă mondială;

SISTEME DE SPRIJIN AL EXECUTIVULUI (EES)

SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT (MIS)

SISTEME INFORMATICE PENTRU ASISTAREA DECIZIEI (DSS)

SISTEME DE LUCRU CU CUNOŞTINŢE (KWS)

SISTEME INFORMATICE DE BIROTICĂ (OAS)

SISTEME INFORMATICE PENTRU PROCESAREA TRANZACŢIILOR (TPS)

44

- grupuri de lucru globale - răspândite pe întregul glob; - sisteme de livrare globale. Sistemele informaţionale/informatice asigură comunicarea partenerilor în

diferite medii naţionale şi internaţionale. 2. Transformările în economiile industriale sunt puse în evidenţă de: - economii bazate pe cunoştinţe; - productivitate mărită; - noi produse şi servicii; - considerarea cunoştinţelor drept cel mai important bun strategic şi

productiv; - competiţia bazată pe timp; - micşorarea ciclului de viaţă al produselor şi serviciilor asigurate; - baza de cunoştinţe a angajaţilor limitată. Se apreciază că, în prezent, în statele dezvoltate ale lumii aproximativ 75%

din produsul naţional brut provine din activităţi de informaţii şi cunoştinţe care ocupă 70% din forţa de muncă.

Figura 3.5. Nivelurile legăturii funcţionale specifice sistemelor informatice totale

Sistemele informatice sunt necesare pentru a optimiza fluxurile de informaţii şi cunoştinţe din organizaţie şi pentru a ajuta managementul să maximizeze resursele de cunoştinţe ale firmei.

3. Transformarea organizaţiilor, în general, şi a organizaţiilor economice, în special, este apreciată prin aria de întindere, gradul de descentralizare şi de

NIVEL 4: APLICAŢIE ŞI CONŢINUT ( (date, informaţii şi cunoştinţe, medii de prezentare)

NIVEL 3: INFRASTRUCTURĂ (structură internă, interfeţe cu utilizatorul, , interfeţe externe cu alte sisteme)

NIVEL 2: PROCESARE (numerică, logică, simbolică)

NIVEL 5: INTELIGENŢĂ: (învăţare, creativitate, raţionament artificial, inferenţiere)

NIVEL 1: FIZIC (echipamente, alte materiale, utilităţi) şi STOCARE (memorii)

FUNCŢII DE ORDIN INFERIOR

FUNCŢII DE ORDIN SUPERIOR

45

flexibilitate, independenţa faţă de locaţie, costuri de coordonare şi tranzacţionare mici, frecventa delegare de autoritate, munca de colaborare şi de echipă.

Organizaţia tradiţională a fost şi încă există ca o structură ierarhică centralizată pe specialişti care se bazează pe un set de proceduri standard pentru a desface produse sau de a asigura servicii. Noul tip de organizaţie economică este o structură întinsă descentralizată, flexibilă şi condusă de manageri care se bazează pe informaţia de moment pentru a furniza produse şi a asigura servicii realizate după dorinţele beneficiarului. Această nouă direcţie, în evoluţie acum, este de neconceput fără IT&C.

Grupul de management tradiţional se baza şi încă se bazează pe planuri formale, o diviziune rigidă a muncii, reguli formale şi apelul la loialitate pentru a asigura funcţionarea corectă a organizaţiei economice.

Managerul de tip nou se bazează pe întâlniri sau angajamente informale şi echipe pentru a stabili obiective (faţă de planificarea formală), o componentă flexibilă a echipelor şi indivizilor care lucrează, coordonarea angajaţilor orientată spre client şi apelul la profesionalism şi cunoştinţe pentru a asigura funcţionarea corespunzătoare a organizaţiei economice .

IT&C creează schimbări majore în organizaţia economică care o fac chiar mai dependentă decât în trecut de cunoştinţe, învăţare şi luarea deciziilor de către angajaţii individuali.

3.7. Compunerea formală a sistemului informatic al organizaţiei

economice Organizaţia economică care dispune de un sistem informatic are în

compunere, din punct de vedere al resurselor umane, în mod formal următoarele: ■ un director IT&C al organizaţiei economice, numit şi CIO (Chief

Information Officer); ■ un departament de informatică - unitatea organizatorică formală care

este responsabilă pentru funcţionarea sistemului informatic integrat în organizaţia economică;

■ analişti de sistem - prin analiza problemelor de rezolvat prin aplicaţiile informatice transformă cerinţele organizaţiei economice în cerinţe informaţionale şi de sistem informatic; aceştia stabilesc algoritmii de calcul pentru rezolvarea problemelor stabilite; sunt persoane cu studii superioare de specialitate sau cu studii postuniversitare de specializare;

■ programatori, adică specialişti care scriu instrucţiunile programelor de calcul pe baza algoritmilor rezultaţi din activităţile de analiză de sistem (asigură activitatea de programare);

■ analiştii-programatori - reprezintă specialiştii care rezolvă atât analiza de sistem, cât şi programarea;

■ asistenţi de analişti-programatori - persoane cu studii medii care cunosc bine utilizarea calculatorului şi sprijină pe analiştii programatori în rezolvarea problemelor prin introducerea de la tastatură a instrucţiunilor şi în efectuarea unor activităţi de rutină cu calculatorul;

■ managerul de proiect (Project Manager, PM) reprezintă specialistul responsabil cu planificarea, organizarea, coordonarea şi controlul unei aplicaţii informatice realizate sub formă de proiect în cadrul departamentului de informatică;

■ administrator de reţea - reprezintă persoana responsabilă cu gestionarea reţelei de calculatoare din compunerea sistemului informatic integrat al organizaţiei economice;

46

■ administrator al bazei de date - este persoana care răspunde de gestionarea sistemelor de baze de date din compunerea sistemului informatic integrat;

■ inginerul de sistem - de regulă, inginer de calculatoare - răspunde de buna funcţionare şi exploatare a părţii hardware a sistemului informatic integrat.

Utilizatorii finali (End Users) reprezintă beneficiarii tuturor facilităţilor informaţionale oferite de sistemul informatic integrat al organizaţiei economice. Interacţiunile dintre sistemul informatic şi membrii organizaţiei economice sunt extrem de complexe şi aflate într-o continuă dinamică (figura 3.6).

Înţelegerea sistemelor informatice integrate ale organizaţiei economice se realizează uşor dacă se realizează abordarea lor sistemică. Astfel, întregul reprezentat de sistemele informatice integrate are ca părţi sisteme informatice dedicate domeniilor de gestiune ale organizaţiei economice: producţie/servicii, comercial, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil, resurse umane.

Sistemul informatic dedicat producţiei/serviciilor conţine subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi ca: amplasarea optimă a utilajelor şi instalaţiilor de producţie, graficul optim de întreţinere şi de reparaţii pentru utilaje, calculul necesarului de utilităţi pentru organizaţia economică etc.

Sistemul informatic dedicat comercialului conţine subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi ca: marketingul activităţilor specifice ale organizaţiei economice, derularea contractelor, gestiunea serviciilor asigurate, gestiunea utilităţilor sub aspect comercial, gestiunea plăţilor la furnizori etc.

Sistemul informatic dedicat cercetării-dezvoltării conţine subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi precum sunt: comunicaţiile mobile, Internet-ul, tehnologii moderne care îmbunătăţesc calităţile materialelor folosite în producţie etc.

Sistemul informatic financiar-contabil are în compunere subsisteme informatice (aplicaţii informatice) pentru activităţi: contabilitate informatizată, plăţi, facturi încasate, costuri specifice, preţuri, intercorelarea activităţilor financiar-contabile cu activităţile celorlalte domenii de gestiune ale organizaţiei economice.

Figura 3.6. Relaţia dintre organizaţia economică şi sistemul informatic (IT&C)

Organizaţia economică

IT&C

Factori de influenţă Mediul Cultura organizaţională Structura organizaţională Procedurile standard Politica organizaţională Managementul deciziilor etc.

47

Sistemul informatic destinat managementului resurselor umane conţine subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi ca: gestiunea resurselor umane, salarii, asigurări etc.

Se cunoaşte faptul că informatica este ştiinţa prelucrării automate a datelor. Informatica managerială este acea parte a informaticii care prelucrează automat datele de evidenţă şi control vehiculate în cadrul unei organizaţii economice. Ca urmare, esenţa tuturor sistemelor informatice prezentate mai sus este gestionarea datelor care, interpretate de factorul uman, devin uneori, informaţii sau cunoştinţe.

3.8. Gestionarea informaţiei

Utilizarea tehnicii automate de prelucrare a informaţiei urmăreşte obiective

imediate şi de perspectivă în vederea optimizării procesului de comunicare. Ideile bune nu se nasc din nimic, ele sunt pretutindeni. În aceasta eră a

comunicării, nimic nu rămâne pentru mult timp ascuns. În publicaţii profesionale, în documentaţii tehnice, în sesiuni de comunicări ştiinţifice etc. poate fi găsită orice informaţie necesară pentru luarea unor decizii.

Organizaţiile sunt sufocate de abundenţa informaţiei. Secretul depăşirii acestei situaţii este relativ simplu: să ştii ceea ce cauţi şi de ce cauţi, sau altfel spus să nu stochezi în mod pasiv orice informaţie care parvine în organizaţie. Trebuie raţionat de o manieră ofensivă. Intr-o organizaţie toată lumea trebuie să se simtă investită cu o misiune de supraveghere, dar sinteza şi decizia trebuie să aparţină managerului. Pentru supravegherea concurenţei, toate sursele de informaţii, formale sau informale, sunt utile. Nici una nu este magică, nici măcar băncile de date. Unele sunt scumpe, altele sunt gratuite, preţul neavând neapărat o legătură cu pertinenţa informaţiei.

Desigur, se pune problema unde poate fi stocată această informaţie. Multe organizaţii au optat pentru o bancă internă de date care poate fi îmbogăţită de oricine. Există riscul de a cădea în mania documentării, ceea ce face ca supraabundenţa de informaţii stocate să se transforme în inamicul ei, nemaifiind utilizabilă.

Problema în gestionarea informaţiei, este găsirea de soluţii pentru documentele care încă vor rămâne în uz, deoarece folosirea suportului de hârtie, în toate fazele prin care trebuie să treacă un document, devine o activitate din ce în ce mai anevoioasă şi mai costisitoare.

Mai mult, timpul necesar transmiterii informaţiei dintr-un loc în altul este un mare inconvenient la care se mai adaugă şi imposibilitatea realizării unei formatări a documentelor tradiţionale cu facilităţi grafice, precum şi mixarea imagine-text.

Gestiunea informaţei presupune următoarele funcţii: • preluarea informaţiei în sistem; • memorarea şi regăsirea informaţiei; • prelucrarea informaţiei; • tipărirea sau publicarea; • controlul şi comanda sistemului .

1. Preluarea informaţiei în sistem presupune:

48

• preluarea informaţiei provenite din retelele de comunicatii nationale sau internationale, publice sau private;

• preluarea informaţiei provenite din reteaua locala de date; • introducerea manuala a datelor şi textelor sau inregistrarea cu

echipament adecvat a convorbirilor, imaginii şi sunetului. Informaţia introdusa în sistem se prelucreaza imediat sau se memoreaza

pentru prelucrari ulterioare. 2. Memorarea şi regasirea informaţiei presupune: • memorarea interna pentru informaţia în curs de prelucrare; • memorarea externa, pentru informaţia care se consulta periodic; • arhivarea electronica, pentru informaţiile “istorice” sau care se

consulta foarte rar. Capacitatea de stocare a informaţiei şi viteza de acces la date constituie

criterii de baza pentru aprecierea performantelor unui sistem. Prin procesul de memorare, informaţia poate fi prelucrata sau valorificata prin consultare locala ori comunicarea solicitantilor prin intermediul retelelor de comunicatii.

3. Prelucrarea informaţiei presupune : • crearea şi incarcarea bazei informaţionale, ce presupune un ansamblu

de proceduri prin care se genereaza structura şi modul de organizare a informaţiei pe suportul tehnic, precum şi incarcarea efectiva a bazei informaţionale;

• actualizarea bazei informaţionale, presupune eliminarea informaţiilor devenite inutile, introducerea de informaţii noi, modificarea celor existente pentru a le pune de acord cu realitatea;

• tratarea propriu-zisa a informaţiei, presupune efectuarea celor mai variate operatii care privesc, fie forma în cazul prelucrarii textelor, documentelor şi imaginilor, fie continutul în cazul prelucrarii datelor.

• consultarea în timp real a informaţiei, se realizeaza cu ajutorul unor programe care permit selectarea şi transmiterea informaţiei solicitate catre un dispozitiv periferic de iesire (monitor, imprimanta, echipament de comunicatie în retea etc.)

Consultarea bazei informaţionale nu afecteaza continulul acesteia. • punerea în forma a informaţiei solicitate la iesire, presupune operatii

diferite în raport de natura informaţiei solicitate. De exemplu, în cazul prelucrarii datelor au loc operatii pentru obtinerea de rapoarte şi situatii complexe care vor fi transferare dispozitivelor de iesire în vederea tiparirii lor, afisarii pe monitor sau comunicarii locale ori la distanta, prin intermediul retelelor de date.

4. Tiparirea şi publicarea documentelor. Pentru realizarea cu mult profesionalism a celor doua functii, este necesara

infiintarea în cadrul organizaţiilor a unor compartimente specializate în publicistica electronica dotate cu minicalculatoare sau calculatoare medii-mari cu software adecvat şi suporturi care sa inlesneasca inmagazinarea unor mari cantitati de documente. Managerii s-au convins ca nu numai felul cum arata produsul poate sa influenteze clientela, ci şi calitatea prezentarii lor.

5. Controlul şi comanda sistemului presupune: • dirijarea şi reglarea functionarii intregului sistem, • alocarea optima a resurselor sistemului referitoare la echipament, • gestionarea memoriei interne şi a bazei de programe, • controlul proceselor de preluare, prelucrare şi iesire a informaţiei etc. Cea mai nou utilizare a PC-urilor la ora actuala este fara indoiala

multimedia. PC-urile echipate cu CD-ROM-uri, combina grafica cu sunetul şi dau utilizatorului senzatia de ceea ce va fi în viitorul digital - superautostrada informaţională - un mixaj de grafica, sunet stereo şi video.

49

In acest context, prin aparitia şi răspândirea sistemelor multimedia care imbina în mod optim telecomunicatiile, tehnica de calcul şi audiovizualul, prelucrarea informaţiei capata noi dimensiuni, atat calitative cat şi cantitative. Din punct de vedere calitativ, prelucrarea electronica a informaţiei numerice s-a imbogatit cu forme noi: texte, documente, grafica, voce, sunet şi imagine video. Sub aspect cantitativ, prin intermediul sistemelor moderne de comunicatii, centrul de greutate al informaţiei s-a deplasat de la specialistii în informatica spre utilizatorii de produse informatice.

Cantitatea de informaţie care inunda universul este aparent incontrolabila. în realitate, cei mai multi nu se pot apara de “bombardamentul” informaţional, şi nu-l pot transforma intr-un flux accesibil. Pentru a veni în sprijinul acestora, exista instrumente informatice care faciliteaza procesul comunicare şi control a informaţiei.

TEST DE EVALUARE

1. Pe ce tipuri de sisteme se bazează societatea informaţională, societatea informmatică şi societatea bazată pe cunoştinţe?

Răspuns: 2. Definiţi sistemul informaţional? Răspuns: 3. Care este rolul sistemelor de nivel operaţional (de exploatare)? 4. Care este rolul sistemelor destinate lucrătorilor cu date, informaţii

şi cunoştinţe?

Sistemul informaţional reprezintă acel sistem de prelucrare a informaţiilor, împreună cu resursele organizaţionale asociate, cum sunt resursele umane, tehnice şi financiare ce furnizează şi distribuie informaţia.

Societatea informaţională are la bază sistemele informaţionale, societatea informatică - sistemele informatice, iar societatea bazată pe cunoştinţe se fundamentează pe sistemele bazate pe cunoştinţe (Knowledge-Based Systems).

Sistemele de nivel operaţional (de exploatare) sprijină managementul operaţional prin gestionarea activităţilor elementare şi a tranzacţiilor în organizaţia economică cum ar fi: vânzări, achiziţii, depozite cash, acordare şi obţinere credite, materii prime şi materiale, toate acestea specifice unei organizaţii economice. Rolul acestor sisteme este de a răspunde la întrebări de rutină şi de a ţine evidenţa fluxurilor tranzacţionale prin organizaţie. Exemple de astfel de sistem pot fi cel care ţine evidenţa numărului de ore lucrate zilnic de către angajaţii unei firme de producţie.

Sistemele destinate lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe sunt realizate pentru a sprijini organizaţia cu instrumente profesioniste de procesare a datelor ca atare sau sub formă de informaţii sau cunoştinţe. Aceste sisteme sub forma staţiilor de

50

5. Care este rolul sistemelor de la nivelul de management mediu? 6. Care este rolul sistemelor de nivel strategic? Exerciţii Exemplu 1 rezolvat: 1. Organizaţiile economice, în concordanţă cu evoluţia mediului socio-

economic, sunt supuse astăzi mai multor provocări legate de: a. reorganizările interne frecvente în pas cu evoluţia mediului socio-

economic; b. creşterea riscurilor operaţionale şi a cerinţelor directe şi conexe

mediului procedural; c. integrarea tuturor activităţilor de management al relaţiilor interumane,

inclusiv cu clienţii; d. asigurarea eficienţei activităţilor organizaţionale şi corelarea acestora cu

evoluţia mediului de afaceri şi cu tendinţele omului modern de a utiliza produse şi servicii potrivite stilului său de viaţă;

e. câştigarea de noi clienţi cu ajutorul analizei economico - financiare şi de marketing.

Rezolvare • • • • • Exemplu 2 rezolvat: 2. Definită ca sistem economic, orice organizaţie economică cuprinde,

generic, trei subsisteme interconectate: a) subsistemul productiv, condus, operaţional sau operativ, care

realizează funcţia organismului economic (producţie sau prestări servicii) - este factorul de execuţie;

b) subsistemul informaţional care asigură pe de o parte comunicarea între celelalte două subsisteme ale organizaţiei economice iar pe de altă parte legătura organizaţiei economice cu mediul exterior acestuia (economic, financiar-bancar).

Sistemele la nivel de management mediu sunt destinate pentru a sprijini cu rapoarte periodice managerii de nivel mediu şi activităţile de monitorizare, control, luarea deciziei şi administrative ale organizaţiei.

Sistemele de nivel strategic sprijină managerii generali în rezolvarea problemelor strategice şi prefigurarea tendinţelor pe termen lung atât în cadrul organizaţiei cât şi al mediului socio-economic exterior. Aceste sisteme asigură adaptarea capacităţilor reale prezente ale organizaţiei cu schimbările din mediul exterior.

51

c) subsistemul de management sau decizional care controlează şi conduce sistemul operativ prin intermediul sistemului informaţional

d) subsistemul financiar, care realizează gestiuinea activităţii financiare e) subsistemul de personal, care realizează gestiunea personalului Rezolvare • • • O O Exemplu 3 rezolvat: 3. Fluxurile informaţionale interne reprezintă totalitatea informaţiilor

vehiculate în interiorul organizaţiei economice. Fluxurile informaţionale interne pot fi:

a) descendente (totalitatea informaţiilor transmise de la nivelul ierarhic superior la nivelul ierarhic inferior; exemple: decizii, ordine, hotărâri, dispoziţii);

b) ascendente (totalitatea informaţiilor transmise de la nivelul ierarhic inferior la nivelul ierarhic superior; exemple: dări de seamă, rapoarte, situaţii de sinteză, reclamaţii de la clienţi);

c) orizontale (totalitatea informaţiilor transmise între unităţi organizaţionale situate pe acelaşi nivel ierarhic; exemple: fluxuri informaţionale de cooperare);

d) oblice (totalitatea informaţiilor transmise între unităţi organizaţionale situate pe nivele ierarhice diferite).

e) financiare totalitatea resurselor financiare (băneşti) necesare desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.

Rezolvare • • • • O Exemplu 4 rezolvat: 4. Care sunt tipurile de sisteme informatice care se întâlnesc într-o

organizaţie economică având în vedere schema organizaţională structurată pe niveluri de management şi domeniile de gestiune (funcţiuni) ale organizaţiei ?

a) Sistemele de nivel operaţional (de exploatare) b) Sistemele destinate lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe c) Sistemele la nivel de management mediu d) Sistemele de nivel strategic e) Sistemele destinate utilizatorilor finali. Rezolvare • • • • O

Exemplu 5 rezolvat: 5. Categoriile specifice de sisteme informaţionale/informatice

corespunzătoare fiecărui nivel de management organizaţional sunt: a) la nivelul managementului strategic - sisteme informatice de sprijin a

executivului, ESS (Executive Support Systems). Sistemele informatice de sprijin al executivului, ESS, deservesc nivelul de

management strategic şi sunt destinate pentru asistarea luării deciziilor nestructurate prin elemente de mare sinteză, prezentări grafice şi comunicaţii avansate. ESS sunt folosite de managerii generali, se adresează deciziilor nestructurate şi, mai mult, creează mediul general de lucru şi de comunicare, adresându-se mai puţin aplicaţiilor specifice, de detaliu, necesare organizaţiei economice.

52

Aceste sisteme informatice sunt proiectate pentru a încorpora, în principal, date despre evenimente externe ca, de exemplu, noi elemente despre competitorii de pe piaţă, dar primesc şi date interne de la MIS şi DSS. ESS filtrează, comprimă şi urmăresc datele critice, punând accentul pe micşorarea timpului de execuţie a activităţilor şi pe reducerea efortului necesar pentru obţinerea informaţiei utile şi relevante pentru întregul management organizaţional.

b) pentru managementul de nivel mediu: sisteme informatice de management, MIS (Management Information Systems) şi sisteme informatice de asistare a deciziei, DSS (Decision Support Systems).

Sistemele informatice de management, MIS – deservesc nivelul de management mediu al organizaţiei economice, furnizând managerilor rapoarte, acces online la rezultate şi înregistrări mai vechi. MIS deservesc şi nivelul managementului strategic susţinând funcţiile de planificare, control şi luare a deciziilor prin rezumate de rutină şi rapoarte în situaţii deosebite. De regulă, MIS sunt la dispoziţia managerilor care sunt interesaţi de rezultatele săptămânale, lunare sau anuale obţinute în organizaţia economică.

Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, îmbină datele şi modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate şi nestructurate. Deşi DSS utilizează, în cea mai mare parte, date şi informaţii provenite de la TPS şi MIS, de multe ori recepţionează date şi informaţii de la surse externe ca, de exemplu, valorile de piaţă ale anumitor produse sau servicii.

c) la nivelul lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe – sistemul informatic de lucru cu cunoştinţe, KWS (Knowledge Work System) şi sistemul informatic de automatizare a lucrărilor de birou, numit şi sistem informatic de birotică, OAS (Office Automation System);

d) la nivelul managementului operaţional (de exploatare) – sisteme informatice de prelucrare a tranzacţiilor, TPS (Transaction Proccessing Systems).

e) financiare totalitatea resurselor financiare (băneşti) necesare desfăşurării unui anumit proces, unei anumite acţiuni sau activităţi.

Rezolvare • • • • O Exemplu 6 rezolvat: 6. Precizati tipul sistemului informatic organizaţional crare are

următoarele caracteristici: - Intrări: Date agregate (interne, externe) - Procesare: Grafică, prelucrări interactive, simulări - Ieşiri: Analize, interogări, proiecţii - Utilizatori: Managerii de nivel strategic a) ESS b) MIS c) DSS d) KWS e) OAS Rezolvare • O O O O O

Exemplu 7 rezolvat: 7. Precizati tipul sistemului informatic organizaţional crare are

următoarele caracteristici:

53

- Intrări: Date despre tranzacţii, modele simple - Procesare: Modele simplificate, analize parţiale, prelucrări

repetitive - Ieşiri: Rapoarte, situaţii de sinteză - Utilizatori: Managerii de nivel mediu a) ESS b) MIS c) DSS d) KWS e) OAS Rezolvare O • O O O O

Exemplu 8 rezolvat: 8. Precizati tipul sistemului informatic organizaţional crare are

următoarele caracteristici: - Intrări: Modele analitice, date de la MIS, KWS şi TPS - Procesare: Modele de analiză - Ieşiri: Rapoarte, analize decizionale, interogări - Utilizatori: Factorii de decizie a) ESS b) MIS c) DSS d) KWS e) OAS Rezolvare O O • O O O

Exemplu 9 rezolvat: 9. Precizati tipul sistemului informatic organizaţional crare are

următoarele caracteristici: - Intrări: Baze de cunoştinţe, specificaţii pentru proiectare - Procesare: Modelare şi simulare - Ieşiri: Modele de toate tipurile, proiecte - Utilizatori: Profesionişti, tehnicieni a) ESS b) MIS c) DSS d) KWS e) OAS Rezolvare O O O • O

Exemplu 10 rezolvat: 10. Precizati tipul sistemului informatic organizaţional crare are

următoarele caracteristici: - Intrări: Documente, date primare sub toate formatele electronice

54

- Procesare: Documente, planificări, comunicaţii - Ieşiri: Documente, planuri, corespondenţă electronică - Utilizatori: Funcţionar a) ESS b) MIS c) DSS d) KWS e) OAS Rezolvare O O O O •

Exemplu 11 rezolvat: 11. Precizati tipul sistemului informatic organizaţional crare are

următoarele caracteristici: - Intrări: Date primare referitoare la tranzacţii - Procesare: Sortări, listări, actualizări, fuziuni - Ieşiri: Rapoarte, liste, rezumate, sinteze - Utilizatori: Personal de operare a) MIS b) DSS c) KWS d) OAS e) TPS Rezolvare O O O O •

REZUMATUL TEMEI

Orice organizaţie economică funcţionează pe baza celor patru categorii de

resurse: umane, materiale, financiare şi informaţionale. În ultimii ani, ponderea resurselor informaţionale în organizaţie a crescut considerabil odată cu progresele tehnologiei informaţiei şi a comunicaţiilor (Information Technology and Communications - IT&C), astfel că, în prezent, se poate afirma că această categorie de resurse din organizaţie a devenit un factor de succes şi un vector important în ansamblul direcţiilor de evoluţie specifice societăţii informaţionale - societăţii cunoaşterii.

Managementul unei organizaţii economice, presupune cu necesitate cunoaşterea şi utilizarea resurselor informaţionale ale organizaţiei, care, în accepţiunea modernă, implică gestionarea acestor resurse în cadrul unui sistem informatic integrat (reţea organizaţională) al organizaţiei economice, sistem conceput şi folosit din perspectiva afacerilor. Pentru folosirea acestor resurse informaţionale, managerul are datoria însuşirii conceptelor şi principiilor generale de realizare a sistemelor informatice dedicate, dar şi a unor instrumente informatice cu ajutorul cărora se poate realiza asistarea procesului managerial şi a deciziei manageriale.

Societatea informaţională are la bază sistemele informaţionale, societatea informatică - sistemele informatice, iar societatea bazată pe cunoştinţe se fundamentează pe sistemele bazate pe cunoştinţe (Knowledge-Based Systems).

Elementele din sectorul informaţional a căror evoluţie afectează astăzi societatea şi afacerile, în ansamblul lor şi progresul resurselor informaţionale ale organizaţiei economice, în particular, sunt:

55

■ sporirea cunoştinţelor în domeniul informaticii ale managerilor şi ale unui număr din ce în ce mai mare al angajaţilor;

■ dezvoltarea telecomunicaţiilor prin fibre optice, sateliţi, reţele de calculatoare şi de comunicaţii globale şi baze de date;

■ dezvoltarea şi proliferarea calculatoarelor personale (PC-urilor); managerul şi angajatul dispun de calculatoare personale la birou şi acasă, conectate la un calculator central, la o bază de date sau la alte calculatoare personale;

■ calculatoarele sunt percepute şi utilizate ca „gânditori analitici”; ■ crearea unui front comun împotriva infracţiunilor în domeniul

calculatoarelor (împotriva criminalităţii informatice); ■ folosirea dispozitivelor cu laseri pentru scrierea şi citirea informaţiei

de pe disc; ■ comunicarea om-calculator prin voce; ■ evoluţia tehnologiilor în domeniul fabricării microcipurilor electronice. Definită ca sistem economic, orice organizaţie economică cuprinde,

generic, trei subsisteme interconectate: 1. subsistemul productiv, condus, operaţional sau operativ, care realizează

funcţia organismului economic (producţie sau prestări servicii) - este factorul de execuţie;

2. subsistemul informaţional care asigură: ■ comunicarea între celelalte două subsisteme ale organizaţiei economice; ■ legătura organizaţiei economice cu mediul exterior acestuia (economic,

financiar-bancar). 3. subsistemul de management sau decizional care controlează şi conduce

sistemul operativ prin intermediul sistemului informaţional. Pentru a vedea locul şi rolul sistemelor informatice de management

informaţional ale unei organizaţii economice informatizate, se porneşte de la schema organizaţională structurată pe niveluri de management şi pe domenii de gestiune (funcţiuni) ale organizaţiei.

Organizaţia economică este împărţită pe mai multe nivele: strategic, management de nivel mediu, al lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe şi operaţional care apoi sunt divizate în domenii funcţionale sau de gestiune ca servicii-produse bancare, comercial-marketing, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil şi resurse umane.

Sistemele de nivel operaţional (de exploatare) sprijină managementul operaţional prin gestionarea activităţilor elementare şi a tranzacţiilor în organizaţia economică cum ar fi: vânzări, achiziţii, depozite cash, acordare şi obţinere credite, materii prime şi materiale, toate acestea specifice unei organizaţii economice. Rolul acestor sisteme este de a răspunde la întrebări de rutină şi de a ţine evidenţa fluxurilor tranzacţionale prin organizaţie. Exemple de astfel de sistem pot fi cel care ţine evidenţa numărului de ore lucrate zilnic de către angajaţii unei firme de producţie.

Sistemele destinate lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe sunt realizate pentru a sprijini organizaţia cu instrumente profesioniste de procesare a datelor ca atare sau sub formă de informaţii sau cunoştinţe. Aceste sisteme sub forma staţiilor de lucru şi a sistemelor de birotică (OAS) conţin aplicaţiile informatice cu cel mai mare ritm de dezvoltare.

Sistemele la nivel de management mediu sunt destinate pentru a sprijini cu rapoarte periodice managerii de nivel mediu şi activităţile de monitorizare, control, luarea deciziei şi administrative ale organizaţiei.

56

Sistemele de nivel strategic sprijină managerii generali în rezolvarea problemelor strategice şi prefigurarea tendinţelor pe termen lung atât în cadrul organizaţiei cât şi al mediului socio-economic exterior. Aceste sisteme asigură adaptarea capacităţilor reale prezente ale organizaţiei cu schimbările din mediul exterior.

Categoriile specifice de sisteme informaţionale/ informatice corespunzătoare fiecărui nivel de management organizaţional sunt:

c) la nivelul managementului strategic - sisteme informatice de sprijin a executivului, ESS (Executive Support Systems);

d) pentru managementul de nivel mediu: sisteme informatice de management, MIS (Management Information Systems) şi sisteme informatice de asistare a deciziei, DSS (Decision Support Systems); − la nivelul lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe – sistemul

informatic de lucru cu cunoştinţe, KWS (Knowledge Work System) şi sistemul informatic de automatizare a lucrărilor de birou, numit şi sistem informatic de birotică, OAS (Office Automation System);

− la nivelul managementului operaţional (de exploatare) – sisteme informatice de prelucrare a tranzacţiilor, TPS (Transaction Proccessing Systems).

Sistemele informatice de management, MIS – deservesc nivelul de management mediu al organizaţiei economice, furnizând managerilor rapoarte, acces online la rezultate şi înregistrări mai vechi. MIS deservesc şi nivelul managementului strategic susţinând funcţiile de planificare, control şi luare a deciziilor prin rezumate de rutină şi rapoarte în situaţii deosebite. De regulă, MIS sunt la dispoziţia managerilor care sunt interesaţi de rezultatele săptămânale, lunare sau anuale obţinute în organizaţia economică. În dezvoltarea MIS, trei elemente au fost determinante: introducerea sistemelor de calcul electronic, teoria managementului şi dezvoltarea teoriei contabilităţii.

Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, la nivelul managementului de nivel mediu, îmbină datele şi modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate şi nestructurate. Deşi DSS utilizează, în cea mai mare parte, date şi informaţii provenite de la TPS şi MIS, de multe ori recepţionează date şi informaţii de la surse externe ca, de exemplu, valorile de piaţă ale anumitor produse sau servicii.

Sistemele informatice de sprijin al executivului, ESS, deservesc nivelul de management strategic şi sunt destinate pentru asistarea luării deciziilor nestructurate prin elemente de mare sinteză, prezentări grafice şi comunicaţii avansate. ESS sunt folosite de managerii generali, se adresează deciziilor nestructurate şi, mai mult, creează mediul general de lucru şi de comunicare, adresându-se mai puţin aplicaţiilor specifice, de detaliu, necesare organizaţiei economice.

Aceste sisteme informatice sunt proiectate pentru a încorpora, în principal, date despre evenimente externe ca, de exemplu, noi elemente despre competitorii de pe piaţă, dar primesc şi date interne de la MIS şi DSS. ESS filtrează, comprimă şi urmăresc datele critice, punând accentul pe micşorarea timpului de execuţie a activităţilor şi pe reducerea efortului necesar pentru obţinerea informaţiei utile şi relevante pentru întregul management organizaţional.

Înţelegerea sistemelor informatice integrate ale organizaţiei economice se realizează uşor dacă se realizează abordarea lor sistemică. Astfel, întregul reprezentat de sistemele informatice integrate are ca părţi sisteme informatice dedicate domeniilor de gestiune ale organizaţiei economice: producţie/servicii, comercial, cercetare-dezvoltare, financiar-contabil, resurse umane.

57

Sistemul informatic dedicat producţiei/serviciilor conţine subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi ca: amplasarea optimă a utilajelor şi instalaţiilor de producţie, graficul optim de întreţinere şi de reparaţii pentru utilaje, calculul necesarului de utilităţi pentru organizaţia economică etc.

Sistemul informatic dedicat comercialului conţine subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi ca: marketingul activităţilor specifice ale organizaţiei economice, derularea contractelor, gestiunea serviciilor asigurate, gestiunea utilităţilor sub aspect comercial, gestiunea plăţilor la furnizori etc.

Sistemul informatic dedicat cercetării-dezvoltării conţine subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi precum sunt: comunicaţiile mobile, Internet-ul, tehnologii moderne care îmbunătăţesc calităţile materialelor folosite în producţie etc.

Sistemul informatic financiar-contabil are în compunere subsisteme informatice (aplicaţii informatice) pentru activităţi: contabilitate informatizată, plăţi, facturi încasate, costuri specifice, preţuri, intercorelarea activităţilor financiar-contabile cu activităţile celorlalte domenii de gestiune ale organizaţiei economice.

Sistemul informatic destinat managementului resurselor umane conţine subsisteme informatice (aplicaţii informatice) care deservesc activităţi ca: gestiunea resurselor umane, salarii, asigurări etc.

57

TEMA IV SISTEME INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT

Unităţi de învăţare: • locul, rolul şi obiectivele sistemelor informatice pentru management în

cadrul sistemelor informatice pentru management informaţional • avantajele şi dezavantajele folosirii sistemelor informatice pentru

management • clasificarea sistemelor informatice pentru management subsistemele componente ale sistemelor informatice pentru management

(subsistemul informatic pentru activitatea de producţie, subsistemul informatic contabil)

• sisteme informatice inteligente pentru management (managementul cunoştinţelor în organizaţie, informaţia şi sistemul de lucru cu cunoştinţe - KWS)

Obiectivele temei: • înţelegerea locului, rolul şi obiectivele sistemelor informatice pentru management în cadrul sistemelor informatice pentru management informaţional; • cunoaşterea avantajelor şi dezavantajelor folosirii sistemelor informatice pentru management • cunoaştera tipologiei sistemelor informatice pentru management; • prezentarea subsistemelor componente ale sistemelor informatice pentru management

Timpul alocat temei: 4 ore Bibliografie recomandată: 1. Ioan I. Andone ş.a., Dezvoltarea sistemelor inteligente în economice,

Metodologie şi studii de caz, Editura Economică, Bucureşti, 2001; 2. Tiberiu Coroescu, Sisteme informatice pentru management, Editura

Lumina Lex, Bucureşti, 2002; 3. Ioan Andone, Alexandru Ţugui, Sisteme inteligente în management,

contabilitate, finanţe, bănci şi marketing, Editura Economică, Bucureşti, 1999. 4. Zaharie, D., Albescu, F., Bojan, F., Ivancenco, V., Vasilescu, C. - Sisteme

informatice pentru asistarea deciziei, Editura Dual Tech, Bucureşti, 2001 5. Somnea, D., Calciu, M. - Ghidul managerului pentru noile tehnologii

informatice şi de comunicaţie, Editura LUCMAN, Bucureşti, 2002. 4.1. Locul, rolul şi obiectivele sistemelor informatice pentru

management în cadrul sistemelor informatice pentru management informaţional

În prezent, sistemele informatice sunt utilizate la toate nivelurile ierarhice

şi în toate activităţile esenţiale ale unei organizaţii economice, dezvoltările cele mai semnificative fiind constatate în asistarea deciziilor manageriale atât la nivel operaţional, tactic sau strategic (de exemplu, identificarea de noi produse, clienţi sau furnizori, elaborarea şi evaluarea strategiilor de piaţă şi campaniilor de marketing etc.).

58

Sistemul informatic pentru management, MIS (Management Information System) reprezintă sistemul informatic care monitorizează şi recuperează datele din mediul socio-economic, culege datele din tranzacţiile şi operaţiile organizaţiei, filtrează, organizează şi selectează datele şi le prezintă ca informaţii managerilor. De asemenea, MIS furnizează mijloacele necesare managerilor pentru a genera informaţia în forma dorită la momentul oportun. Sistemul informatic pentru management face parte din categoria sistemelor informatice de management informaţional, IMS (Information Management Systems).

Sistemele informatice pentru management, MIS - deservesc nivelul de management mediu al organizaţiei economice, furnizând managerilor rapoarte, acces online la rezultate şi înregistrări mai vechi. MIS deservesc şi nivelul managementului strategic susţinând funcţiile de planificare, control şi luare a deciziilor prin rezumate de rutină şi rapoarte în situaţii deosebite. De regulă, MIS sunt la dispoziţia managerilor care sunt interesaţi de rezultatele săptămânale, lunare sau anuale obţinute în organizaţia economică.

Sistemele informatice de asistare a deciziei, DSS, la nivelul managementului de nivel mediu, îmbină datele şi modele analitice sofisticate pentru a asigura luarea deciziilor semistructurate şi nestructurate. Deşi DSS utilizează, în cea mai mare parte, date şi informaţii provenite de la TPS şi MIS, de multe ori recepţionează date şi informaţii de la surse externe ca, de exemplu, valorile de piaţă ale anumitor produse sau servicii.

Sistemele informatice de sprijin al executivului, ESS, deservesc nivelul de management strategic şi sunt destinate pentru asistarea luării deciziilor nestructurate prin elemente de mare sinteză, prezentări grafice şi comunicaţii avansate. ESS sunt folosite de managerii generali, se adresează deciziilor nestructurate şi, mai mult, creează mediul general de lucru şi de comunicare, adresându-se mai puţin aplicaţiilor specifice, de detaliu, necesare organizaţiei economice.

Aceste sisteme informatice sunt proiectate pentru a încorpora, în principal, date despre evenimente externe ca, de exemplu, noi elemente despre competitorii de pe piaţă, dar primesc şi date interne de la MIS şi DSS. ESS filtrează, comprimă şi urmăresc datele critice, punând accentul pe micşorarea timpului de execuţie a activităţilor şi pe reducerea efortului necesar pentru obţinerea informaţiei utile şi relevante pentru întregul management organizaţional.

Anumite componente ale sistemului de lucru cu cunoştinţe, KWS (Knowledge Work Systems) şi ale sistemului de automatizare a lucrărilor de birou, OAS (Office Automation Systems) intră în compunerea sistemelor informatice pentru management. Ca urmare, multe lucrări de specialitate separă o categorie specială de sisteme informatice pentru management, şi anume, sistemele informatice inteligente pentru management .

Sistemele informatice pentru management, MIS (Management Information System) au apărut la începutul anilor '80 în companiile americane, iar în ultimii ani, impactul noilor tehnologii informaţionale şi orientarea spre descentralizare şi reorganizare au determinat creşterea cererii de date, informaţii şi cunoştinţe furnizate de MIS şi la nivelul managerilor de nivel mediu.

Dintre condiţiile generale pe care trebuie să le îndeplinească un MIS se reamintesc aici următoarele:

• uşurinţa în utilizare, cu lucru în timp real, inclusiv cu acces în timp real la bazele de date interne şi externe;

• utilizarea intensivă a afişării în mod grafic;

59

• asigurarea datelor, informaţiilor şi cunoştinţelor despre starea curentă de fapte şi tendinţele estimate pentru factorii-cheie din procesul decizional organizaţional;

• reprezentarea datelor, informaţiilor şi cunoştinţelor conformă cu preferinţele managerului ce utilizează MIS.

În ceea ce priveşte rolul MIS, acesta este pus în evidenţă de funcţiile principale îndeplinite de aceste sisteme informatice:

- funcţia de prevedere; prin deducerea informaţiilor necesare într-o situaţie dată, presupunând elaborarea de previziuni funcţionale (bilanţ previzional, buget de venituri şi cheltuieli) şi dinamice (programe-mix) pe baza analizei şi sintezei datelor istorice ale organizaţiei economice;

- funcţia de interpretare; datele şi informaţiile recepţionate din mediul socio-economic real sunt interpretate în raport cu cele cunoscute din sistem, stabilindu-se astfel starea actuală a sistemului (de exemplu, prin analize economico-financiare);

- funcţia de prelucrare - a informaţiilor prin aplicaţia şi/sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive şi deductive de selecţie a unor alternative decizionale, realizarea interfeţelor dintre proceduri şi aplicaţii;

- funcţia de diagnoză - prin reflectarea situaţiilor de funcţionare defectuoasă a unor componente ale sistemelor;

- funcţia de instruire - prin familiarizarea unui cerc larg de nespecialişti prin dialoguri sub formă de meniuri ierarhizate;

- funcţia de proiectare - a unor obiective tehnice şi tehnologii; - funcţia de control - proprie sistemului prin subsistem propriu şi

monitorizare a interfeţelor. Actuala generaţie de MIS are o utilizare mult mai largă, iar aplicaţiile

depăşesc limitele ierarhiei organizaţiei economice. MIS sunt instalate pe microcalculatoare sau staţii de lucru dintr-o reţea şi reunesc informaţii stocate pe o multitudine de platforme (mainframe, minicalculatoare sau PC-uri). Cele mai recente sisteme exploatează avantajele arhitecturii client/server, care asigură accesul tuturor utilizatorilor la datele centralizate la nivel de întreprindere (de exemplu pentru top-manageri sunt prezentate informaţiile agregate privind situaţii economice şi financiare a întreprinderii, sub formă grafică etc.).

Obiectivele MIS pot fi sistematizate după cum urmează: • informarea managerilor cu privire la activităţile şi procesele economice

din întreprindere, precum şi la interacţiunea acesteia cu mediul extern; • accesul oportun la informaţii. Multe din informaţiile furnizate de MIS

pot fi obţinute şi prin metode tradiţionale (prelucrarea manuală sau semimanuală) care necesită eforturi mari de resurse şi timp pentru a corespunde cerinţelor utilizatorilor, iar uneori sunt furnizate cu întârziere, dar aceste limite sunt înlăturate de MIS.

• urmărirea performanţelor organizaţiei economice şi evidenţierea aspectelor care ascund eventualele probleme sau situaţii de criză.

4.2. Avantajele şi dezavantajele folosirii sistemelor informatice pentru

management Prin folosirea MIS se obţin următoarele avantaje: • asigurarea calităţii şi oportunităţii informaţiei necesare

managementului, fără a consuma cantităţi imense de hârtie, cu minimum de

60

rapoarte tipărite, concomitent cu asigurarea unei informări complete şi continue a top-managementului;

• MIS sunt croite pe nevoile informaţionale ale top-managerilor; • MIS oferă rapoarte consolidate, dar şi date privind aspecte şi probleme

concrete, detaliate; • asigurarea instrumentelor de analiză online, inclusiv analize asupra

tendinţelor de evoluţie, rapoarte de excepţie şi de data mining; • realizarea informării pe baza datelor interne, dar şi a datelor externe

organizaţiei economice; • uşurinţa în exploatare (se bazează pe interfeţe grafice, exploatate cu

ajutorul mouse-ului şi a ecranului tactil); • asistenţa de specialitate necesară este minimă; • informaţiile sunt prezentate cu precădere în formă grafică. Dintre dezavantajele MIS, se menţionează: • insuficienta cunoaştere a posibilităţilor MIS de către manageri; • necesitatea unor instruiri speciale ale personalului implicat de toate

categoriile; • necesitatea introducerii în sistem şi exploatării unor date de calitate şi

corecte; • necesitatea corelării metodelor şi tehnicilor înglobate în procedurile de

prelucrare şi reprezentare a datelor din sistem; • lipsa de încredere a unor manageri în MIS. Atunci când într-o organizaţie este implementat un MIS, pot să apară o

serie de probleme care duc la o scădere a eficienţei activităţilor de interes major. Aceste probleme se pot referi la:

- lipsa unei implicări corespunzătoare a managerilor în proiectarea MIS; - o atenţie insuficientă acordată posibilităţilor oferite de MIS; - un nivel necorespunzător de preocupare acordată aplicaţiilor de

procesare a datelor la nivelele inferioare ale managementului; - lipsa unor cunoştinţe informatice de profunzime din partea managerilor. - o evaluare greşită de către informaticieni a cerinţelor informaţionale

ale managerilor şi a problemelor specifice ale organizaţiei. - lipsa unui sprijin real şi convingător din partea managementului de vârf. În sinteză, rolul sistemelor informatice pentru management, MIS, constă în

creşterea eficienţei economice, mărirea potenţialului de creştere a afacerii şi automatizarea sau asistarea procesului decizional. Ca urmare, sistemele informatice pentru management trebuie să fie capabile să automatizeze procesul decizional (în cazul deciziilor programabile), respectiv să asiste managerul în procesul decizional (în cazul deciziilor neprogramabile). Un exemplu de decizie programabilă este decizia de aprovizionare cu materii prime şi materiale a producţiei, din luna următoare, la secţia a doua a întreprinderii, iar un exemplu de decizie neprogramabilă este, de exemplu, alegerea preţului de intrare pe piaţă pentru o marcă nouă de pantofi. În prima situaţie sistemul informatic utilizează procedura prestabilită pentru operaţiunile de aprovizionare cu materii prime şi materiale, iar în al doilea caz sistemul informatic procesează datele şi informaţiile referitoare la vânzările de pantofi pentru diferite niveluri de preţ şi generează, sub diverse forme grafice, şi statistici referitoare la vânzări în cazul preţurilor cuprinse între anumite limite. În final, în cazul deciziilor programabile, decizia este luată de sistemul informatic, iar în cazul deciziilor neprogramabile, decizia trebuie să fie luată de manager.

Noile strategii de management bazate pe implementarea sistemelor informatice pentru management au determinat transformări profunde în modul de

61

organizare şi funcţionare al organizaţiei economice, dintre care cele mai importante sunt:

• reducerea numărului de niveluri ierarhice ale organizaţiei, adică piramida organizaţională a fost aplatisată, iar nivelurile de mijloc ale managementului au fost eliminate. Deciziile corespunzătoare acestor niveluri au fost automatizate (pe baza de sisteme, reguli, proceduri etc.), sau au fost transferate nivelului operaţional (de execuţie) sau nivelului superior de management;

• apariţia preferinţelor pentru organizaţiile flexibile. Tehnologiile informatice şi de comunicaţii moderne (IT&C) asigură organizaţiilor posibilitatea de restructurare şi reorganizare la intervale scurte de timp, pentru adaptarea la schimbările mediului socio-economic şi creşterea competitivităţii lor;

• generarea organizaţiilor virtuale şi eliminarea distanţelor dintre diferitele verigi ale lanţurilor de management organizaţional. Globalizarea organizării şi conducerii afacerilor a influenţat toate nivelurile de management organizaţional, cu excepţia nivelului local care se păstrează doar pentru nivelul operaţional. Sistemele informatice pentru management sunt conectate în reţea (WAN, Intranet, Extranet sau VPN, Internet etc.) şi permit multor organizaţii economice foarte mari (cum sunt băncile, societăţile de asigurări, companiile transnaţionale etc.) să-şi coordoneze la nivel global tranzacţiile, producţia şi distribuţia bunurilor şi serviciilor, precum şi interfaţa cu partenerii de afaceri (clienţi sau furnizori) prin folosirea organizaţiilor virtuale. Sunt din ce în ce mai dese situaţiile în care întreaga organizaţie este gestionată cu ajutorul sistemelor informatice (calculatoare şi comunicaţii) distribuite;

• dezvoltarea afacerilor electronice, cu precădere a comerţului electronic. Sistemele informatice pentru management conectate în reţea asigură realizarea de tranzacţii online (de exemplu: vânzări, achiziţii, plăţi, transferuri) folosind reţelele de calculatoare şi de comunicaţii ca mediu de interconectare a unei companii cu clienţii, furnizorii sau distribuitorii săi;

• reconsiderarea structurii fluxurilor de documente, în sensul transferului de pe suportul de hârtie pe suportul electronic. Suportul electronic pentru documente asigură viteză mare de prelucrare, transfer, regăsire automată, precum şi capacităţi de lucru colaborativ şi integrare la costuri mici.

4.3. Clasificarea sistemelor informatice pentru management În majoritatea lucrărilor de specialitate, sistemele informatice pentru

management - MIS - sunt clasificate în trei grupe: MIS integrate, MIS în timp real, respectiv MIS distribuite.

MIS integrate asigură managerilor informaţii orientate spre decizii. Aceste informaţii sunt selectate astfel încât să fie utile managerilor în planificarea, organizarea, coordonarea şi controlul activităţilor majore ale organizaţiei. Un MIS integrat furnizează, de regulă, rapoartele care asistă managementul de pe nivelurile superioare ale piramidei organizaţionale. De asemenea, MIS integrat realizează pregătirea rapoartelor financiare periodice pentru asistarea planificării, organizării, coordonării şi controlării organizaţiei.

Avantajele MIS-ului integrat se referă la depăşirea problemelor apărute în sistemele informatice orientate spre controlul activităţilor şi la furnizarea feedback-ului prin formularea rapoartelor.

Dezavantajul acestor sisteme MIS integrate se referă la faptul că datele se acumulează într-o perioadă de timp anterioară procesării lor. Din acest motiv, aceste sisteme MIS integrate se mai numesc şi sisteme informatice cu „viziune

62

către trecut" (Backward-Looking Systems). De aici se desprinde concluzia că sunt necesare şi sisteme informatice cu „viziune în prezent si viitor (Forward-Looking Systems).

MIS în timp real răspund conceptului de răspuns aproape instantaneu atunci când acestor sisteme informatice li se solicită rezolvarea unei anumite probleme (li se adresează o anumită întrebare sau interogare). Managerii au nevoie, de cele mai multe ori, de un sistem informatic în timp real în care toate informaţiile sunt transmise online, adică datele sunt transpuse direct în calculator pe măsură ce sunt recepţionate. Datele sunt procesate şi transmise destinatarului într-un timp suficient de scurt pentru a putea schimba sau controla întregul mediu operaţional.

Datele integrate acumulate din mai multe tranzacţii online constituie elemente ale bazelor de date tranzacţionale (specifice nivelului de management operaţional sau de exploatare). De exemplu, datele din baza de date Clienţi pot fi folosite în mai multe domenii de activitate ale organizaţiei: aprovizionare, producţie, desfacere, marketing etc. MIS în timp real satisfac nevoile managementului de jos şi de mijloc pentru planificarea, organizarea, coordonarea şi controlul activităţilor conform unui plan prestabilit în conformitate cu misiunea şi obiectivele organizaţiei.

MIS distribuite prezintă drept caracteristică de bază predominanţa procesărilor distribuite de date. Aceste procesări distribuite de date sunt necesare datorită tendinţei de generalizare a companiilor cu distribuţie geografică, având drept consecinţă imediată dispunerea sistemului de calcul, în mod operativ, în locul unde este necesar într-o organizaţie, conectat în reţea, pentru procesarea eficientă şi economică a datelor. O alternativă fezabilă a acestei metode este reprezentată de centralizarea procesării datelor pentru a reduce costurile terminalelor programabile, microcalculatoarelor etc. În sistemele centralizate se pot produce ştrangulări de date sau situaţii în care este necesar feedback-ul, ceea ce creează întârzieri considerabile. Din acest motiv, se recomandă utilizarea în măsură tot mai mare a MIS distribuite prin aplicarea următoarei reguli: calculatoare se dispun în locul unde se desfăşoară 80% din activitate şi unde rezultatele prelucrărilor sunt utilizate imediat.

4.4. Subsistemele componente ale sistemelor informatice pentru

management Subsisteme componente ale MIS sunt clasificate în funcţie de domeniile de

gestiune ale organizaţiei economice: • Subsistemul informatic pentru activitatea de producţie (managementul

fabricaţiei); • Subsistemul informatic contabil; • Subsistemul informatic financiar; • Subsistemul informatic de marketing; • Subsistemul informatic de resurse umane şi informatice; • Subsistemul informatic de cercetare-dezvoltare etc. 4.4.1. Subsistemul informatic pentru activitatea de producţie Subsistemul informatic pentru activitatea de producţie cuprinde o ierarhie

de subsisteme şi aplicaţii informatice care se referă la:

63

• activitatea de fabricaţie (sortimente optimale, amplasarea optimă a utilajelor şi a locurilor de muncă manuală, optimizarea folosirii capacităţilor de producţie);

• programarea producţiei (determinarea momentului optim, determinarea lotului optim);

• lansarea în fabricaţie (necesar de materiale, necesar de manoperă); • urmărirea producţiei (monitorizarea contractelor, gestionarea livrărilor

restante sau în avans); • întreţinerea utilajelor (reducerea duratelor de intervenţie, moment

optim de intervenţie). Dacă se pune problema unei detalieri a subsistemului informatic pentru managementul fabricaţiei, trebuie precizat mai întâi că managementul fabricaţiei utilizează sistemele electronice de calcul atât ca sistem conceptual cât şi ca element al sistemului fizic de producţie. Atunci când calculatorul electronic joacă rolul de sistem conceptual, aplicaţiile informatice sunt de natura următoare:

- Material Resource Planning, MRP - pentru planificarea necesarului de materiale;

- Manufacturing Resource Planning, MRP - pentru planificarea resurselor de fabricaţie.

În cazul când calculatorul electronic îndeplineşte rolul de element al sistemului fizic de producţie, atunci aplicaţiile informatice se referă la:

- proiectarea asistată de calculator, CAD (Computer-Aided Design); - fabricaţia asistată de calculator, CAM (Computer-Aided

Manufacturing); - robotică. Sistemele integrate de fabricaţie prin calculator, CIM (Computer-

Integrated Manufacturing) combină cele două abordări de mai sus, facilitând lucrul împreună al tehnologiilor informatice cu tehnologiile de producţie. Conceptul CIM reprezintă o viziune sistemică asupra producţiei, integrând sistemul fizic de producţie cu sistemul informatic computerizat, CBIS (Computer-BasedInformation System).

Planificarea necesarului de materiale, MRP (Material Requirement Planning), ajută la realizarea unei prognoze a necesarului de materiale pentru fabricaţie (cantitatea şi datele calendaristice când vor fi necesare).

Sistemul MRP este compus din următoarele patru subsisteme: 1. subsistemul de programare a producţiei (fişierele Clienţi, Vânzări,

Inventar, Capacităţi de producţie); 2. subsistemul de planificare a necesarului de materiale (necesar brut şi

necesar net); 3. subsistemul de planificare a capacităţii necesare (la ieşire se obţine

programul comenzilor planificate); 4. subsistemul de lansare a comenzilor. Planificarea resurselor de fabricaţie, MRP II (Manufacturing Resource

Planning) reprezintă un concept ce aparţine lui O.Wight şi G. Plossl şi care integrează toate procesele din cadrul fabricaţiei (fig.5.1), inclusiv gestionarea materialelor necesare procesului de producţie.

Livrarea „chiar la timp", JIT (Just-In-Time) asigură menţinerea fluxurilor de materiale printr-o instalaţie tehnologică la nivel minim, prin programarea sosirii "chiar la timp" a materialelor la staţiile de lucru.

Avantajele folosirii sistemelor informatice de tipul MRP II se referă la o planificare mai judicioasă a priorităţilor, creşterea eficienţei economice în utilizarea resurselor necesare fabricaţiei, creşterea calităţii serviciilor asigurate

64

clienţilor, îmbunătăţirea angajării şi sporirea motivaţiei în muncă a salariaţilor, o mai bună informare a managementului de pe toate nivelurile şi o sporire a calităţii informaţiei necesare procesului decizional.

Fig. 4.1. Structura sistemului MRP II (Planificarea resurselor de fabricaţie) Pentru o mai bună înţelegere a subsistemului informatic pentru

managementul fabricaţiei, în fig. 4.2 se prezintă o schemă a modelului, punându-se în evidenţă intrările şi ieşirile din subsistem, precum şi baza de date care stochează toate datele necesare managementului fabricaţiei.

Fig.4.2 Modelul subsistemului informatic pentru managementul fabricaţiei

65

4.4.2. Subsistemul informatic contabil Subsistemul informatic contabil, AIS (Accounting Information System),

fig.4.3, realizează aplicaţiile contabile ale organizaţiei economice (culegerea datelor, manipularea datelor, clasificarea, sortarea, calcularea şi rezumarea datelor, stocarea datelor şi pregătirea documentelor) necesare departamentului contabil. Subsistemul informatic contabil este puternic orientat pe date (este un subsistem tipic al TPS, sistemului informatic pentru procesarea tranzacţiilor), dar asigură, într-un procent semnificativ şi informaţii necesare celorlalte subsisteme informatice (de exemplu, aşa cum s-a prezentat mai sus, în cazul subsistemului informatic pentru managementul fabricaţiei), inclusiv pentru fundamentarea asistării deciziei.

Subsistemul informatic contabil, AIS, prezintă următoarele caracteristici: • manipulează date detaliate; • realizează sarcini necesare organizaţiei; • foloseşte proceduri standardizate (conturile); • este axat pe stări trecute (se referă la evenimente petrecute în trecut); • lucrează cu informaţii minime de rezolvare a problemelor. În mod similar cu subsistemul informatic contabil, se pun şi problemele

pentru celelalte subsisteme informatice amintite la începutul paragrafului, cu evidenţierea unor elemente specifice legate de particularităţile activităţilor ce fac parte din obiectivul fundamental al acestor subsisteme informatice (subsistemele informatice financiar, de marketing, de resurse umane şi informatice, de cercetare ştiinţifică etc.).

În mod similar cu subsistemul informatic contabil, se pun şi problemele pentru celelalte subsisteme informatice amintite la începutul paragrafului, cu evidenţierea unor elemente specifice legate de particularităţile activităţilor ce fac parte din obiectivul fundamental al acestor subsisteme informatice (subsistemele informatice financiar, de marketing, de resurse umane şi informatice, de cercetare ştiinţifică etc.).

Fig.4.3 Modelul unui AIS

66

4.5. Sisteme informatice inteligente pentru management 4.5.1. Managementul cunoştinţelor în organizaţie Într-o organizaţie economică, managementul cunoştinţelor (Knowledge

Management) reprezintă procesul de gestionare şi moştenire sistematică şi activă a cunoştinţelor stocate ca experienţă a acelei organizaţii. Dezvoltarea procedurilor şi rutinelor destinate optimizării generării, fluidizării, învăţării, protecţiei şi partajării cunoştinţelor şi informaţiilor în organizaţie devine din ce în ce mai mult o responsabilitate centrală a managementului. Managementul cunoştinţelor este condus de către o persoană cu această responsabilitate denumită manager de cunoştinţe, CKO (Chief Knowledge Officer).

Managementul cunoştinţelor presupune o infrastructură IT&C cu reţele şi baze de date care facilitează colectarea şi partajarea cunoştinţelor organizaţionale, a instrumentelor hardware şi software ce fac informaţiile accesibile şi utilizabile. Aceste elemente sunt grupate în sistemele de lucru cu cunoştinţe, KWS (Knowledge Work Systems), sistemele de birotică, OAS (Office Automation Systems), sistemele colaborative de grup şi tehnicile de inteligenţă artificială, AI (Artificial Intelligence). O infrastructură IT&C destinată managementului cunoştinţelor este prezentată, după Laudon, în fig.4.4.

Baza de cunoştinţe poate conţine: • cunoştinţe interne structurate (manuale de produs sau serviciu asigurat,

rapoarte de cercetare etc.); • cunoştinţe externe (de exemplu, cercetarea competitivă); • cunoştinţe interne informale („cunoştinţe tacite"). În fig.4.4 se observă că sistemele de birotică, OAS (procesoare de cuvinte,

tehnoredactarea computerizată - DTP, Desktop Publishing, publicaţii pe Web - Web Publ, calendare de activităţi electronice - E-Calend, baze de date distribuite - DDB, Distributed DataBase) ajută la distribuirea cunoştinţelor şi coordonarea fluxurilor infomaţionale din organizaţie. Sistemele de lucru cu cunoştinţe, KWS (proiectarea asistată de calculator - CAD, Computer-Aided Design, realitatea virtuală - VR Virtual Reality etc.) sprijină activităţile lucrătorilor cu cunoştinţe şi ale profesioniştilor de înaltă calificare, în efortul lor de a genera noi cunoştinţe şi de a le integra în organizaţie.

Colaborarea de grup şi sistemele de sprijin asigură suportul pentru crearea şi partajarea cunoştinţelor pentru toţi membrii grupului (Groupware). Sistemele de inteligenţă artificială -AI, Artificial Intelligence (sistemele expert - ES, Expert Systems, reţelele neuronale artificiale -ANN, Artificial Neuronal Networks, algoritmii genetici - Alg Gen, sistemele fuzzy) furnizează organizaţiei şi managerilor cunoştinţe codificate care pot fi reutilizate de alte persoane din cadrul organizaţiei. Toate sistemele prezentate mai sus necesită o infrastructură IT&C compusă din procesoare puternice, reţele, baze de date, software şi instrumente Internet.

În economiile informaţionale, productivitatea organizaţională depinde de creşterea productivităţii lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe. În consecinţă, companiile importante au investit masiv în tehnologie pentru a sprijini munca în domeniul informaţional. La nivelul anului 2001, în SUA, investiţiile în IT&C au depăşit 40% din totalul investiţiilor în echipamente, cu precădere pentru birotică şi sectorul servicii4. Telefoanele celulare, faxurile, laptop-urile şi alte aplicaţii de înaltă tehnologie permit lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe să-şi mărească timpul de lucru, prelungindu-l cu timpul corespunzător muncii la

67

domiciliu. Dar îmbunătăţirea productivităţii lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe înseamnă ca oamenii să obţină rezultate performante în munca prestată pe unitatea specifică de timp şi nu să lucreze mai mult timp.

Concomitent cu reducerea costurilor, calculatoarele pot conduce la creşterea calităţii produselor şi serviciilor pentru consumatori. Aceste beneficii intangibile sunt dificil de măsurat şi, în consecinţă, nu pot fi adresate prin intermediul măsurătorilor productivităţii convenţionale. Mai mult, datorită competiţiei, valoarea creată de tehnica de calcul poate mai degrabă să se îndrepte către clienţi în detrimentul companiilor care au efectuat investiţiile (legea lui Brynjolfsson).

Introducerea IT&C nu garantează în mod automat creşterea productivităţii. Calculatoarele de birou, poşta electronică şi faxurile pot genera în prezent mai multe ciorne, notiţe, pagini de calcul tabelar şi mesaje, conducând la creşterea birocraţiei şi a lucrului ce foloseşte hârtia.

Investiţiile în IT&C se pot reîntoarce sub formă de profit către organizaţiile care au investit dacă se regândeşte întregul ansamblu de proceduri, procese şi scopuri ale organizaţiei sportive.

4.5.2. Informaţia şi sistemul de lucru cu cunoştinţe (KWS) Lucrul cu date sub formă de informaţii şi cunoştinţe presupune, în primul

rând, generarea sau prelucrarea acestora. Acesta este realizat de către lucrătorii cu date, informaţii şi cunoştinţe care, de regulă, sunt divizaţi în două subcategorii:

- lucrătorii cu date şi informaţii (prelucrează şi diseminează primar datele şi informaţiile);

- lucrătorii cu cunoştinţe (creează primar cunoştinţe). Se pot da ca exemple de lucrători cu date şi informaţii, secretarele,

personalul din vânzări şi bibliotecarii. Cercetătorii ştiinţifici, proiectanţii, arhitecţii, scriitorii şi judecătorii reprezintă exemple de lucrători cu cunoştinţe.

Lucrătorii cu date şi informaţii se disting de lucrătorii de cunoştinţe pentru că ultimii posedă, de regulă, cele mai înalte nivele de educaţie şi sunt membri ai organizaţiilor profesionale. În plus, lucrătorii de cunoştinţe emit în mod independent judecăţi de valoare ca un aspect de rutină al muncii lor.

Lucrătorii cu date, informaţii şi cunoştinţe dispun de cerinţe informaţionale şi de sisteme de sprijin diferite.

Lucrul cu date, informaţii şi cunoştinţe se desfăşoară în majoritatea timpului în birouri, incluzând şi cea mai mare parte a muncii desfăşurate de manageri. Biroul joacă un rol major în coordonarea fluxurilor informaţionale în cadrul întregii organizaţii economice. Biroul are trei funcţii de bază:

■ gestionarea şi coordonarea muncii lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe;

■ conectarea muncii lucrătorilor locali cu date, informaţii şi cunoştinţe, cu toate nivelurile şi funcţiunile organizaţiei;

■ conectarea organizaţiei la lumea exterioară ei, incluzând clienţii, furnizorii, organismele guvernamentale şi auditorii externi.

Lucrătorii din birou pot fi profesionişti IT&C, manageri, agenţi de vânzări şi pot lucra singuri sau în grupuri. Activităţile lor majore se referă la:

■ gestionarea documentelor, incluzând crearea documentului, memorarea, regăsirea şi diseminarea acestuia;

■ planificarea pentru persoane individuale sau grupuri;

68

■ comunicarea, cuprinzând iniţierea, receptarea şi gestionarea comunicaţiilor voce, digitale şi bazate pe documente pentru persoane individuale sau grupuri;

■ gestionarea datelor (de exemplu, despre angajaţi, sportivi, antrenori, clienţi, vânzători etc.).

Fig.4.4 Infrastructura IT&C pentru managementul cunoştinţelor Aceste activităţi pot fi sprijinite de sistemele de birotică (tabelul 4.1).

Sistemele de birotică se referă la orice aplicaţie a IT&C destinată să crească productivitatea lucrătorilor cu date, informaţii şi cunoştinţe în cadrul biroului. Cu 20 de ani în urmă, sistemele de birotică se refereau numai la crearea, prelucrarea şi gestionarea documentelor. Astăzi, munca cu date, informaţii şi cunoştinţe rămâne puternic centrată pe documente. Totuşi, prelucrarea imaginilor digitale - cuvinte şi documente - reprezintă, de asemenea, esenţa acestor sisteme de birotică, ca şi serviciile de comunicaţii digitale de viteză ridicată. Deoarece munca în birou implică mulţi oameni nemijlocit angajaţi în proiecte, sistemele de birotică (OAS) actuale dispun de instrumente puternice de asistare a muncii de grup, ca de exemplu, calendarele digitale în reţea.

Un mediu de birou ideal poate fi imaginat ca o reţea de maşini digitale ce conectează grupuri de profesionişti, birocraţi şi manageri şi care funcţionează cu o varietate de tipuri de software.

69

Deşi procesarea cuvintelor şi publicaţiile de birou (desktop publishing) se referă la crearea şi prezentarea documentelor, acestea exacerbează numai problema existentă a avalanşei de hârtie folosită pentru realizarea documentelor. Problemele fluxurilor de muncă pornind de la manipularea hârtiei sunt enorme. S-a estimat că până la 85% din datele şi informaţiile unei corporaţii sunt stocate pe hârtie. Localizarea şi actualizarea datelor şi informaţiilor în acest format reprezintă o sursă importantă de ineficienţă organizaţională. Una dintre căile de reducere a problemelor rezultate din existenţa fluxurilor de muncă bazate pe hârtie este reprezentată de folosirea sistemelor cu imagini ale documentelor.

Tabelul 4.1 Sisteme de birotică tipice

Nr. crt.

Activitatea de birou

Tehnologia

1. Gestionarea documentelor

Procesarea cuvintelor; publicaţii de birou (desktop publishing); imagini ale documentelor; publicaţii pe Web; managerii fluxurilor de muncă

2. Planificarea Calendare electronice; groupware; intranet. 3. Comunicarea Poştă electronică (e-mail); poştă vocală (voice mail);

sisteme cu răspuns digital; groupware; intranet 4. Gestiunea

datelor Baze de date de birou; pagini de calcul; interfeţe prietenoase cu bazele de date principale (mainframe)

Sistemele cu imagini ale documentelor reprezintă sistemele care

convertesc documentele şi imaginile în formă digitală, astfel încât ele pot fi memorate şi accesate de un calculator. Astfel de sisteme memorează, regăsesc şi manipulează o imagine digitizată a unui document, permiţând documentului însuşi să fie descărcat. Sistemul trebuie să conţină un scanner care converteşte imaginea documentului într-o imagine cu "hartă de biţi" (bit-mapped) şi memorează imaginea ca grafică. Dacă documentul nu este în folosire activă, el este, de regulă, memorat pe un sistem cu disc optic. Discurile optice necesită până la un minut pentru a regăsi un document în mod automat.

Un sistem cu imagini necesită, de asemenea, indecşi care permit utilizatorilor să identifice şi să regăsească documentele atunci când acestea sunt necesare. Datele index sunt introduse astfel încât un document poate fi regăsit într-o mulţime de moduri ce depind de tipul aplicaţiei. De exemplu, indexul poate conţine data de scanare a documentului, numele şi numărul clientului, tipul documentului şi câteva informaţii referitoare la subiect. În final, sistemul trebuie să conţină echipamentul de regăsire care constă din staţii de lucru capabile să manipuleze grafică şi din imprimante performante.

Sisteme tradiţionale de gestiune a documentelor pot fi scumpe, necesitând reţele client/server proprietare, software client special şi capacităţi sporite de stocare. Reţelele de tip Intranet asigură un preţ de cost scăzut şi o platformă disponibilă universal pentru publicarea documentelor de bază, multe companii folosindu-le pentru acest scop. Angajaţii pot publica date şi informaţii folosind instrumente de autor pe pagină Web, cu postarea pe un server Web de intranet unde se poate efectua partajarea şi accesarea din exteriorul companiei cu navigatoare Web standard. Aceste "documente" Web pot fi obiecte multimedia ce combină text, grafică, audio şi video cu hiperlegături. După ce un document a fost postat pe server, el poate fi indexat pentru un acces rapid şi legat cu alte documente (fig.4.5, după Laudon).

Pentru funcţiunile de gestionare a documentelor mult mai sofisticate, cum sunt controlul modificării documentelor, menţinerea istoriei activităţilor şi a

70

schimbărilor în documentele gestionate, ca şi abilitatea de a regăsi documente pe bază de conţinut sau de termeni index, sunt disponibile sistemelor comerciale bazate pe Web.

Pentru obţinerea câştigurilor de productivitate ridicată promise de tehnologia bazată pe imagini, organizaţiile trebuie să-şi reproiecteze în mod imperativ fluxurile lor de muncă. În trecut, existenţa unei singure copii a unui document limita drastic fluxul de muncă. Ca urmare, munca era prin excelenţă serială: doi oameni nu puteau lucra în acelaşi timp cu acelaşi document. O valoare semnificativă a timpului de lucru era consumată de conducere pentru regăsirea documentelor. După ce un document a fost memorat electronic, gestiunea fluxului de muncă poate modifica metodele tradiţionale de lucru cu documente.

Fig.4.5 Publicarea pe Web şi gestionarea documentelor

Lucrul cu cunoştinţe reprezintă acea parte a lucrului în domeniul

informaţional care creează noi cunoştinţe şi informaţii. Lucrul cu cunoştinţe este segmentat în mai multe domenii înalt specializate, astfel încât fiecare adună o colecţie diferită de sisteme de lucru cu cunoştinţe, KWS (knowledge work systems) ce sunt specializate pentru a sprijini acel domeniu. Lucrătorii cu cunoştinţe îndeplinesc trei roluri cheie care sunt critice în cadrul organizaţiei:

■ actualizează permanent şi conservă cunoştinţele în organizaţie pe măsură ce acestea se dezvoltă în lumea exterioară prin intermediul tehnologiilor, ştiinţei, vieţii sociale şi artelor;

■ servesc ca şi consultanţi interni în ceea ce priveşte domeniile lor de cunoaştere ;

■ acţionează ca agenţi de schimbare în evaluarea, iniţierea şi promovarea proiectelor de modificare.

Sistemele de lucru cu cunoştinţe, KWS, prezintă caracteristici care reflectă cerinţele speciale ale lucrătorilor cu cunoştinţe. Mai întâi, KWS oferă lucrătorilor cu cunoştinţe instrumentele specializate necesare, cum sunt cele pentru grafică avansată, instrumentele analitice, cele de comunicaţii şi cele de gestionare a documentelor. Aceste sisteme necesită mai multă putere de calcul cu scopul de a manipula rapid grafica sofisticată sau de a efectua calculele complexe necesare acestor lucrători cu cunoştinţe (cercetători ştiinţifici, proiectanţi de produse şi analişti financiari, de exemplu). Deoarece lucrătorii cu cunoştinţe sunt extrem de puternic focalizaţi pe cunoaşterea lumii exterioare, aceste sisteme, de asemenea, asigură lucrătorului cu cunoştinţe un acces rapid şi uşor la bazele de date externe.

O interfaţă prietenoasă a utilizatorului este foarte importantă pentru un sistem al lucrătorului cu cunoştinţe. Interfeţele prietenoase ale utilizatorului contribuie la economisirea timpului, permiţând utilizatorului să îndeplinească sarcinile necesare şi să obţină informaţia necesară fără a pierde timp cu învăţarea modului de utilizare a calculatorului. Economisirea de timp este mult mai

71

importantă pentru lucrătorii cu cunoştinţe în comparaţie cu alţi angajaţi deoarece lucrătorii cu cunoştinţe sunt plătiţi cu salarii mari; irosirea timpului lucrătorului cu cunoştinţe se prezintă, în consecinţă, ca prea scumpă.

Staţiile de lucru cu cunoştinţe sunt proiectate şi optimizate pentru realizarea unor sarcini specifice astfel încât un inginer proiectant va necesita o staţie de lucru diferită de aceea a unui avocat. Inginerii proiectanţi au nevoie de grafică cu suficientă putere de calcul pentru a manipula sistemele de proiectare asistată de calculator, CAD, (Computer-Aided Design) de tipul 3-D (sisteme tridimensionale). Pe de altă parte, analiştii financiari sunt mult mai interesaţi să aibă acces la bazele de date externe şi la tehnologia discurilor optice astfel încât să acceseze rapid cantităţi mari de date financiare.

Majoritatea aplicaţiilor specifice lucrului cu cunoştinţe cuprind sisteme de proiectare asistată de calculator, CAD, (Computer-Aided Design), sisteme de realitate virtuală destinate modelării şi simulării şi staţii de lucru financiare. Proiectarea asistată de calculator, CAD, automatizează crearea şi revizuirea proiectelor, folosind calculatoarele şi software sofisticat destinat graficii. Pe baza unei metodologii de proiectare fizică tradiţională, fiecare modificare a proiectului necesită crearea unui şablon şi a unui prototip care să fie testat fizic. Acest proces trebuie să fie repetat de mai multe ori, fapt ce generează consum mare de timp şi costuri ridicate. Prin utilizarea unei staţii de lucru CAD, este necesară numai construirea de către proiectant a unui prototip fizic la sfârşitul procesului de proiectare, deoarece proiectul pate să fie uşor testat şi modificat pe calculator. Abilitatea softului CAD de a asigura specificaţiile de proiectare pentru instrumentarea şi procesul de fabricaţie conduce la importante economii de bani şi timp, în timp ce se realizează un proces de fabricaţie cu probleme minime.

Sistemele de realitate virtuală, VR (Virtual Reality) dispun de capacităţi de vizualizare, renderizare şi simulare care sunt mai performante decât sistemele CAD convenţionale, furnizând beneficii în educaţie, ştiinţă, sport şi lumea afacerilor. Aceste sisteme VR folosesc software pentru grafică interactivă pentru a crea simulări generate de calculator care sunt extrem de apropiate de realitate astfel încât utilizatorii cred că ei participă nemijlocit la o activitate generată de lumea reală.

Industria financiară foloseşte staţiile de lucru de investiţii specializate cu scopul de a sprijini cunoaşterea şi timpul brokerilor, comercianţilor şi managerilor de portofoliu. Anterior, profesioniştii financiari consumau timp considerabil cu accesarea datelor provenind de pe sisteme separate şi cu corelarea acestor date pentru obţinerea informaţiei de care aveau nevoie. Astăzi, aceiaşi profesionişti obţin informaţia mult mai rapid şi cu mai puţine erori, staţiile de lucru conducând întregul proces de investiţii de la selecţia stocurilor până la actualizarea înregistrărilor despre clienţi. Tabelul 4.2 sintetizează tipurile majore de sisteme de lucru cu cunoştinţe.

Tabelul 4.2 Sisteme de lucru cu cunoştinţe (KWS) Nr. crt Sistem de lucru cu cunoştinţe Funcţia în organizaţie 1. CAD/CAM (proiectare asistată de

calculator/fabricaţie asistată de calculator)

Asigură inginerii, proiectanţii şi managerii de fabricaţie cu un control precis asupra proiectării şi fabricaţiei industriale

2. Sisteme de realitate virtuală, VR Asigură proiectanţii, arhitecţii, inginerii, antrenorii şi medicii cu simulări precise şi fotorealistice

3. Staţii de lucru de investiţii PC-uri de tip high-end folosite în sectorul financiar pentru analiza situaţiilor de comerţ

72

în timp real, precum şi pentru facilitarea managementului de portofoliu

Deşi multe dintre aplicaţiile de lucru cu date, informaţii şi cunoştinţe au

fost proiectate pentru lucru individual, organizaţiile prezintă o cerere crescândă de sprijin al lucrului în grup al personalului. Tehnologiile cheie care sprijină lucrul în grup al personalului sunt poşta electronică, teleconferinţa, conferinţele de date, videoconferinţele, groupware şi reţelele de tip Intranet.

Tabelul 4.3. Capabilităţile groupware de gestiune a cunoştinţelor

Nr. crt.

Capabilitatea Descriere

1. Publicaţii Postarea documentelor cu asigurarea lucrului simultan pe acelaşi document a utilizatorilor multipli printr-un mecanism de urmărire a modificărilor pe aceste documente

2. Replicare Menţinerea şi actualizarea datelor identice pe calculatoare şi servere multiple

3. Urmărirea discuţiilor

Organizarea discuţiilor pentru mai mulţi utilizatori pe subiecte diferite

4. Gestionarea documentelor

Memorarea informaţiei prin intermediul diferitelor tipuri de software într-o aceeaşi bază de date

5. Managementul fluxurilor de lucru

Mutarea şi urmărirea documentelor create de grupuri

6. Securitatea Prevenirea accesului neautorizat la date 7. Portabilitatea Disponibilitate software-ului pentru utilizări mobile

la accesarea reţelei organizaţionale din poziţii mobile 8. Dezvoltarea

aplicaţiilor Dezvoltarea aplicaţiilor software ale clientului

Deşi introdus recent ca şi concept, groupware a devenit rapid un

instrument de prim rang pentru crearea mediilor de lucru colaborative. Conceptul de groupware este construit în jurul a trei principii cheie: comunicarea, colaborarea şi coordonarea. El permite grupurilor să lucreze împreună cu documente, planuri de întâlniri, formulare electronice de drumuri, să acceseze foldere partajate, să dezvolte bazele de date partajate şi să transmită poşta electronică. Tabelul 4.3 prezintă posibilităţile produselor groupware comerciale importante pe care se bazează platforme puternice pentru căutarea şi regăsirea informaţiilor şi cunoştinţelor, coordonarea sarcinilor comune şi distribuirea lucrului în timp şi spaţiu.

Companiile ce folosesc intensiv datele, informaţiile şi cunoştinţele, cum sunt firmele de consultanţă, firmele de avocatură şi companiile de management financiar, au dezvoltat groupware ca un instrument valabil pentru sprijinirea cunoaşterii în organizaţie.

Reţelele Intranet servesc, alături de Internet, pentru colaborarea de grup, incluzând poştă electronică, grupuri de discuţii şi documente Web multimedia. Multe dintre aceste reţele Intranet sunt asigurate prin fundamentarea unui mediu de cunoştinţe în care informaţia de la o varietate de surse şi media (text, sunet, video, slide-uri digitale) poate fi partajată, afişată şi accesată într-o organizaţie prin intermediul unei simple interfeţe.

73

Fig.4.6 Mediu de cunoştinţe cu portal al unei organizaţii

Mediile de cunoştinţe pe reţelele Intranet sunt atât de bogate şi vaste, încât

multe organizaţii au construit portaluri specializate pentru a ajuta personalul să navigheze în cadrul diferitelor surse de cunoştinţe. Fig.4.6 arată conţinutul unui portal organizaţional (după Kilmer), iar în tabelul 4.4 este prezentată lista portalurilor Web pentru furnizorii de software ERP (Enterprise Resource Planning).

Tabelul 4.4 Lista portalurilor Web pentru furnizorii de software ERP

Nr. crt

Denumirea furnizorului de software ERP

Portalul Web de tip e-Business

Adresa portalului Web

1. SAP My SAP www.sap.com 2. Oracle Business Online www.oracle.com 3. People Soft People Soft Business

Network www.peoplesoft.com

4. J.D.Edwards One World www.oracle.com 5. Bann E-Enterprise www.oracle.com

Caracteristicile colaborative şi de partajare a cunoştinţelor specifice

reţelelor Intranet, combinate cu costurile lor scăzute, reprezintă o alternativă atractivă a groupware proprietar pentru lucrul colaborativ, în special în afacerile de dimensiune mică şi medie. Pentru rezolvarea sarcinilor simple cum sunt documentele partajate sau publicarea documentelor, o reţea Intranet este mai puţin scumpă de construit şi de menţinut decât aplicaţiile bazate pe produse groupware comerciale ce necesită software proprietar şi reţele client/server.

TEST DE EVALUARE

1. Ce este rolul funcţiei de prevedere a MIS ? Răspuns:

Funcţia de prevedere a MIS permite deducerea informaţiilor necesare într-o situaţie dată, presupunând elaborarea de previziuni funcţionale (bilanţ previzional, buget de venituri şi cheltuieli) şi dinamice (programe-mix) pe baza analizei şi sintezei datelor istorice ale organizaţiei economice.

74

2. Ce este rolul funcţiei de interpretare a MIS ?

3. Ce este rolul funcţiei de prelucrare a MIS ?

4. Ce este rolul funcţiei de diagnoză a MIS ?

5. Ce este rolul funcţiei de instruie a MIS ?

6. Ce este rolul funcţiei de proiectare a MIS ?

7. Ce este rolul funcţiei de control a MIS ?

Exerciţii Exemplu 1 rezolvat: 1. Condiţiile generale pe care trebuie să le îndeplinească un MIS sunt

următoarele: a) uşurinţa în utilizare, cu lucru în timp real, inclusiv cu acces în timp real

la bazele de date interne şi externe; b) utilizarea intensivă a afişării în mod grafic; c). asigurarea datelor, informaţiilor şi cunoştinţelor despre starea curentă

de fapte şi tendinţele estimate pentru factorii-cheie din procesul decizional organizaţional;

d). reprezentarea datelor, informaţiilor şi cunoştinţelor conformă cu preferinţele managerului ce utilizează MIS.

e) orientarea spre descentralizare şi reorganizare Rezolvare • • • • O Exemplu 2 rezolvat: 2. În ceea ce priveşte rolul MIS, acesta este pus în evidenţă de funcţiile

principale îndeplinite de aceste sisteme informatice:

Funcţia de interpretare a MIS permite ca datele şi informaţiile recepţionate din mediul socio-economic real să fie interpretate în raport cu cele cunoscute din sistem, stabilindu-se astfel starea actuală a sistemului (de exemplu, prin analize economico-financiare).

Funcţia de prelucrare – realizează prelucrareaa informaţiilor prin aplicaţia şi/sau procedurile privind: controlul datelor, algoritmizarea metodologiilor de lucru, generarea procedurilor inductive şi deductive de selecţie a unor alternative decizionale, realizarea interfeţelor dintre proceduri şi aplicaţii.

Funcţia de diagnoză se realizează prin reflectarea situaţiilor de funcţionare defectuoasă a unor componente ale sistemelor.

Funcţia de instruire - permite familiarizarea unui cerc larg de nespecialişti prin dialoguri sub formă de meniuri ierarhizate.

Funcţia de proiectare permite proiectarea unor obiective tehnice şi tehnologii.

Funcţia de control este proprie sistemului prin subsistem propriu şi monitorizare a interfeţelor.

75

a) funcţia de asistarea deciziilor manageriale b) funcţia de adresare deciziilor nestructurate c) funcţia pentru factorii-cheie din procesul decizional organizaţional d) funcţia de reducere a numărului de niveluri ierarhice ale organizaţiei e) funcţia de prevedere, funcţia de interpretare, funcţia de prelucrare,

funcţia de diagnoză, funcţia de instruire, funcţia de proiectare, funcţia de control Rezolvare O O O O •

REZUMATUL TEMEI Actuala generaţie de MIS are o utilizare mult mai largă, iar aplicaţiile

depăşesc limitele ierarhiei organizaţiei economice. MIS sunt instalate pe microcalculatoare sau staţii de lucru dintr-o reţea şi reunesc informaţii stocate pe o multitudine de platforme (mainframe, minicalculatoare sau PC-uri). Cele mai recente sisteme exploatează avantajele arhitecturii client/server, care asigură accesul tuturor utilizatorilor la datele centralizate la nivel de întreprindere (de exemplu pentru top-manageri sunt prezentate informaţiile agregate privind situaţii economice şi financiare a întreprinderii, sub formă grafică etc.).

Rolul sistemelor informatice pentru management, MIS, constă în creşterea eficienţei economice, mărirea potenţialului de creştere a afacerii şi automatizarea sau asistarea procesului decizional. Ca urmare, sistemele informatice pentru management trebuie să fie capabile să automatizeze procesul decizional (în cazul deciziilor programabile), respectiv să asiste managerul în procesul decizional (în cazul deciziilor neprogramabile). Un exemplu de decizie programabilă este decizia de aprovizionare cu materii prime şi materiale a producţiei, din luna următoare, la secţia a doua a întreprinderii, iar un exemplu de decizie neprogramabilă este, de exemplu, alegerea preţului de intrare pe piaţă pentru o marcă nouă de a unui produs. În prima situaţie sistemul informatic utilizează procedura prestabilită pentru operaţiunile de aprovizionare cu materii prime şi materiale, iar în al doilea caz sistemul informatic procesează datele şi informaţiile referitoare la vânzările de produsului pentru diferite niveluri de preţ şi generează, sub diverse forme grafice, şi statistici referitoare la vânzări în cazul preţurilor cuprinse între anumite limite. În final, în cazul deciziilor programabile, decizia este luată de sistemul informatic, iar în cazul deciziilor neprogramabile, decizia trebuie să fie luată de manager.

76

TEMA V REŢEAUA DE CALCULATOARE CA INFRASTRUCTURĂ

INFORMAŢIONALĂ A FIRMEI

Unităţi de învăţare : • Strutura reţelei de calculatoare • Reţele de calculatoare interne • Topologii de reţele locale • Reţeaua INTERNET şi reţeaua WWW • Avantajele tehnologiei client/server • Avantajele utilizării reţelelor de calculatoare • Importanţa reţelelor de calculatoare pentru îmbunătăţirea

performanţelor economice ale unei firme Obiectivele temei: • înţelegerea conceptelor şi formarea perspectivei asupra struturii reţelei

de calculatoare; • cunoaşterea conceptelor de reţele de calculatoare interne • cunoaşterea topologii de reţele locale; • prezentarea modalităţilor de utilizare a reţelei INTERNET şi reţeaua

WWW • prezentarea avantajelor utilizării reţelelor de calculatoare • prezentarea importanţei reţelelor de calculatoare pentru îmbunătăţirea

performanţelor economice ale unei firme.

Timpul alocat temei: 2 ore Bibliografie recomandată:

• BUŞE Florian, Utilizarea tehnologiei informaţiei în domeniul managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002

• AVGERON C.,CONFORD T., Developing Information System, Editura Macmillan, London, 1993.

• HALLBERG Bruce, Reţele de calculatoare. Ghidul începătorului, Editura Rosetti Educational, 2006

• TANENBAUM S.Andrew, Reţele de calculatoare (editia a IV-a), Editura Byblos, 2004

• NORTON Peter, Reţele de calculatoare, Ed. Teora, Bucureşti 2000 5.1. Strutura reţelei de calculatoare Tehnic vorbind, reţeaua de calculatoare înseamnă o colecţie de

calculatoare (cele mai multe cu funcţie de staţie de lucru - aflate la dispoziţia utilizatorilor - şi eventual câteva cu funcţie de server, adică de centralizare informaţională şi/sau cu funcţii specifice) care se leagă între ele prin medii fizice (conexiuni prin cabluri electrice, cabluri de fibră optică, linii telefonice, unde radio, susţinute de echipamente specifice: plăci de reţea, modem-uri, repetoare, hub-uri etc).

Principalul scop al constituirii reţelei este de a îngădui mai multor utilizatori să acceseze aceleaşi resurse (ceea ce se mai numeşte partajare). Iar resurse înseamnă, în primul rând, date/informaţii, dar şi echipamente (imprimante, calculatoare specializate pe diverse sarcini).

77

Accesarea informaţiei se traduce atât prin interogarea/actualizarea bazelor de date (centralizate sau distribuite), cât şi prin folosirea de documente preexistente în colecţiile de fişiere ale firmei (arhive cu contracte, documente tehnice, planuri, documente juridice, formulare tipizate, documente de secretariat, imagini, grafice, scheme etc.).

Iată câteva aspecte minimale ce trebuie înţelese de către personalul cu răspundere:

1. Topologia reţelei existente, care poate fi: plată (orizontală), arborescentă (cu unul sau mai multe puncte de centralizare) sau în diverse organizări mixte.

2. Când reţeaua este una cu peste zece calculatoare este necesar personal calificat însărcinat cu asigurarea funcţionalităţii (se numeşte administrator de reţea).

3. Fiecărui utilizator (membru al reţelei) - care se va conecta la reţea numai după declinarea identităţii - i se stabilesc regulile de acces, privitoare la resursele informaţionale pe care le poate accesa. Aceste reguli se referă în esenţă la dreptul de a accesa şi la tipul accesului.

Din punctul de vedere al tipului de acces există, în principiu, două situaţii: „full” şi „read only”, întâlnite însă în materializări ceva mai dataliate:

• full control: se permite atât citire, cât şi scriere (acces deplin la informaţii şi la aplicaţii);

• modify: este permisă numai modificarea aplicaţiilor; • read: când se permite doar citirea informaţiilor; • read & execute: se permite accesarea şi executarea programelor (dar

fără a îngădui modificarea lor); • write: se permite doar scrierea de informaţii; • list folder contents: când se îngăduie explorarea conţinuturilor de

directoare (parcurgerea numelor de fişiere/subdirectoare incluse). Dincolo de considerentele specifice folosirii clasice, reţeaua poate fi

văzută şi ca mediu de comunicaţie, respectiv ca infrastructură de întreprindere (pentru mesagerie sincronă sau asincronă, voce, videoconferinţe etc.)

Într-o reţea locală (LAN) se pot identifica mai multe staţii utilizator (zeci-sute), unul sau mai multe servere de fişiere (unde se centralizează documente/programe), servere de baze de date (pentru baze de date mari), servere de tipărire, servere de Internet, servere de comunicaţii sau alte servere specializate. Dacă întreprinderea se întinde pe o suprafaţă mai mare, vor fi de fapt mai multe LAN-uri interconectate fizic şi logic, dar care pentru utilizatori, vor putea funcţiona eventual ca una singură.

În reţeaua comunicaţională de întreprindere pot fi incluse şi legăturile stabilite între sediul central şi diverse filiale/sucursale sau puncte de lucru situate la distanţe mari, indiferent că transmisiile de date se realizează fizic prin reţeaua telefonică sau prin unde radio.

5.2. Reţele de calculatoare interne Multe companii, organizaţii şi agenţii guvernamentale au nevoie de reţele

de calculatoare foarte bine securizate, în care sunt stocate date sensibile. Accesul la informaţii este în mod obişnuit restricţionat la angajaţii organizaţiei şi utilizatorii autorizaţi ai acesteia.

Intranetul Arhitectura informatică a unei organizaţii este alcătuită din calculatoare,

software, conexiuni pentru telecomunicaţii, fişiere şi baze de date. Reţeaua internă a unei organizaţi (Intranetul) este o reţea, în general restricţionată la

78

utilizatorii din organizaţie. Intranetul oferă mai multe facilităţi şi servicii decât poate furniza Internetul. Site-urie intranet sunt similare site-urilor de pe World Wide Web (www), dar persoanele cu conexiuni la Internet nu pot accesa informaţiile stocate pe un site intranet.

Cauza principală care determină o organizaţie să realizeze o reţea de tip intranet este dorinţa de a pune la dispoziţia managerilor şi angajaţilor programe şi informaţii. Toate informaţiile destinate utilizatorilor din interiorul organizaţiei sunt furnizate pe o reţea intranet. Transferarea fişierelor printr-un intranet este mai eficientă şi mai comodă decât prin folosirea dischetelor sau a CD-urilor.

Majoritatea companiilor mari sunt interesate de instalarea intraneturilor, cu scopul de a facilita transferul de mesaje e-mail şi de documente între angajaţii conectaţi la reţea. Folosind facilităţile reţelelor intranet se pot organiza grupuri de lucru care folosesc în comun resursele informatice ale organizaţiei pentru realizarea diferitelor proiecte.

Un intranet lucrează în acelaşi mod ca o reţea locală care nu este conectată la alte reţele din afara organizaţiei. Stocarea informaţiilor este posibilă numai de către utilizatorii autorizaţi în cadrul organizaţiei şi anumite categorii de informaţii pot fi disponibile numai anumitor persoane, grupuri sau departamente din interiorul organizaţiei.

De exemplu, accesul la proiectele noilor produse poate fi restricţionat numai pentru angajaţii din compartimentul de cercetare-dezvoltare pentru care au fost create parole speciale de acces. În fugura 5.1 este iluatrat modul în care lucrează internetul. Din figură se observă că personalul autorizat din compartimentul de contabilitate, de exemplu, poate avea acces la datele din conturile contabile, dar nu poate accesa datele de marketing. Accesul persoanelor neautorizate este blocat de calculatorul firewall.

O organizaţie poate realiza o reţea intranet prin conectarea calculatoarelor pe care le deţine la unul sau mai multe calculatoare speciale, adesea numite servere. O reţea de calculatoare pe care programele, datele şi informaţiile sunt stocate împreună cu unul sau mai multe programe speciale, numite servere, oferă utilizatorilor acces la programele, datele şi alte informaţii stocate pe reţea. Tehnic vorbind, un server este un program de calculator. Cu toate acestea, mulţi profesionişti în informatică folosesc termenul server referindu-se atât la calculator cât şi la programul de calculator care face posibil pentru utilizatori accesul la programele, datele şi la informaţiile stocate în calculator. În concluzie, termenul server se referă atât la calculator, cât şi la softul de server rezident pe acel calculator.

Un server de fişiere este un calculator pe care sunt stocate programe, fişiere şi documente pentru a fi utilizate ulterior. Un program special permite programelor, fîşierelor şi documentelor stocate să fie folosite în comun de către celelalte calcularoare din intranet. Un intranet poate utiliza un server pentru poşta electronică, pe care sunt stocate şi dirijate (rutate) către alte destinaţii mesajele de e-mail. Alte servere, ca de pildă un server de securitate, pot fi adăugate într-o reţea intranet pentru a evita accesul neautorizat la programele şi fişierele stocate pe intranet. Mai există şi alte echipamente speciale, în funcţie de scopul urmărit, care pot fi instalate într-un intranet, cum sunt ruterele. Un ruter este un dispozitiv electronic specializat, ce reglementează fluxurile de informaţii prin intranet. Printre alte acţiuni, un ruter alege cea mai eficientă rută pe care pot fi transmise informaţiile.

Extranetul La început, reţelele intranet au fost realizate pentru a servi în special

nevoilor informaţionale interne ale unei companii sau organizaţii. Ulterior, a

79

apărut o variantă constructivă a intranetului, numită extranet Această dezvoltare a fost realizată cu scopul ca anumite informaţii sau facilităţi informatice să fie disponibile atât utilizatorilor din interiorul organizaţiilor, cât şi celor din afara acestora. Mii de organizaţii au instalat reţele pe care sunt stocate informaţii care pot fi utilizate atât în interiorul organizaţiei, cât şi în afara ei de către persoane sau grupuri de persoane autorizate.

Extranetul este o reţea privată, realizată de o organizaţie care permite anumitor utilizatori, ca de pildă angajaţilor unei organizaţii aflaţi în afara acesteia, clienţilor şi furnizoriilor autorizaţi, să aibă acces la aplicaţiile software ale organizaţiei şi la datele acesteia prin Internet. Anumite companii restricţionează accesul, solicitând unui utilizator să introducă numele utilizator şi parola.

Extraneturile sunt tehnologii excelente pentru domeniul afacerilor. De exemplu, un fabricant de confecţii poate lansa o cerere pentru achiziţia de materii prime necesare procesului de producţie. În acest scop, el va apela selectiv (licitaţie închisă) la anumiţi furnizori care au potenţialul necesar pentru a subscrie la oferta făcută.

Ulterior, fabricantul va selecta acel furnizor care a propus o ofertă ce răspunde cel mai bine cerinţelor sale.

Reţelele extranet sunt importante pentru aplicaţiile specifice lanţului de valoare. De exemplu, o reţea extranet poate asigura schimbul de informaţii dintre o companie şi furnizorii săi, o companie poate contacta un furnizor printr-o reţea extranet pentru a efectua o anumită comandă ş.a.m.d.

Figura 5.1. O reţea intranet

Agenţii de vânzări care operează în afara companiei îşi pot conecta

calculatoarele (notebook-urile) la reţeaua companiei prin intermediul unor linii telefonice sau radio. Apoi pot trimite sau primi mesaje electronice sau documente în format electronic.

80

Agenţiile şi instituţiile din administraţia publică folosesc adesea reţele extranet pentru a-şi îmbunătăţi serviciile sociale furnizate populaţiei. Folosind un calculator şi o conexiune extranet, un funcţionar public poate verifica veniturile reţinute, timpul nelucrat înregistrat, poate determina dacă un anumit automobil a dispărut (consultând rapoartele poliţiei) etc. Mai mult decât atât, reţelele extranet pot fi utilizate pentru informarea populaţiei cu privire la anumite măsuri adoptate de administraţia publică sau la principalele reglementări în vigoare de interes public, prin intermediul unor terminale numite infochioşcuri.

5.3. Topologii de reţele locale Reţeaua de calculatoare locală (Local Area Network - LAN) este o reţea

de comunicaţie folosită de o singură organizaţie, care acoperă o arie geografică relativ mică şi permite utilizatorilor săi să folosească în comun informaţiile şi resursele ei. O reţea LAN conectează echipamentele folosind canale dedicate proprii pe o distanţă limitată, în mod obişnuit o clădire sau câteva clădiri aflate în apropiere.

Pentru LAN-uri există mai multe topologii de reţele: liniară, stea, inel, ierarhică şi arborescentă.

Reţeaua liniară (bus) conectează mai multe calculatoare printr-o singură linie, numită magistrală (bus) şi are o structură de forma celei prezentate în figura 5.2.a. Reţelele liniare nu conţin un calculator gazdă. Un calculator A transmite datele direct, prin cablu, calculatorului C, fără ca acestea să fie preluate sau prelucrate de nici un calculator intermediar. Toate semnalele sunt transmise în ambele direcţii în întreaga reţea. Folosind un soft special se va putea identifica precis calculatorul care va recepţiona datele. Dacă un calculator din reţea se defectează, restul reţelei nu este afectat. O variantă a topologiei liniare este configuraţia arborescentă (branching tree). În cazul acestei variante, secţiuni liniare de cablu sunt interconectate arborescent, fără însă a forma o buclă.

Avantajele topologiei liniare sunt lipsa calculatorului gazdă şi simplitatea realizării; echipamentul de calcul trebuie doar cuplat la cablu. Principalul dezavantaj este faptul că există posibilitatea ca echipamentul să afecteze, dacă nu funcţionează corect, linia de comunicaţie. Din acest motiv, este necesară îndeplinirea anumitor proprietăţi electrice în momentul conectării.

Reţelele în stea constau dintr-un calculator gazdă (central) conectat la mai multe calculatoare mai mici sau terminale (staţii de lucru), prin care se realizează toate transferurile de date. O configuraţie de bază pentru acest tip de reţea este prezentată în figura 2.2.b. Astfel, dacă echipamentul A comunică cu echipamentul C, el va transmite datele spre echipamentul central, care le va transmite mai departe calculatorului C. În general, calculatorul gazdă (central) poate fi considerat un comutator inteligent, care dirijează fluxurile de date de la un calculator la altul. Un dezavantaj al topologiei stea este faptul că echipamentul central constituie un punct critic pentru a asigura funcţionarea corectă a reţelei. Dacă acesta se defectează, va fi afectată întreaga reţea.

O variantă a topologiei stea este cea ierarhică, prezentată în figura 2.2.c. În această configuraţie, calculatorul central şi celelalte calculatoare din reţea sunt organizate pe o structură ierarhică, pe mai multe niveluri, alcătuind astfel subreţele. Datele pot fi transferate prin unul sau mai multe echipamente pentru a ajunge la destinaţie.

Reţeaua inel (ring) se caracterizează prin faptul că fiecare calculator din reţea poate comunica direct cu oricare altul şi fiecare poate procesa propriile aplicaţii independent. În această topologie, calculatoarele sunt conectate într-o

81

buclă închisă, dar nu este necesar un calculator gazdă. Datele sunt transmise de la un calculator la altul şi fluxurile de date au o singură direcţie. În figura 2.2.d este prezentată o astfel de configuraţie de reţea.

În practică, topologia inel se utilizează într-o structură mai complexă, combinând caracteristicile topologiei inel cu cele ale topologiei stea. Echipamentele sunt conectate în topologie stea la un calculator gazdă şi acesta este conectat într-o topologie inel cu alte calculatoare gazdă, ca în figura 2.2.e. În cazul topologiei inel, fiecare echipament trebuie să fie fiabil sau să poată fi eliminat din reţea imediat, dacă se defectează. Numai în aceste condiţii se poate utiliza o reţea cu topologie mixtă.

Figura 2.2. Topologia reţelelor LAN

Accesul la mediul de comunicaţie în reţelele locale se poate realiza prin intermediul tehnicilor token (jeton de acces). Echipamentele conectate în reţea care doresc să comunice îşi transmit succesiv dreptul de acces la mediul de comunicare, sau pot utiliza o altă tehnică bazată pe sesizarea coliziunilor. Tehnica sesizării coliziunilor CSMA/CD (Carrier Sense Multiple Acces with Collision Detection) se caracterizează prin faptul că o staţie de lucru cuplată la mediul de comunicare ascultă canalul de comunicare chiar în timpul transmisiei şi întrerupe transmisia în cazul unor coliziuni, urmând să retransmită ulterior.

Metoda de acces aleator CSMA/CD permite obţinerea unor rezultate foarte bune în cazul în care anumite dispozitive din reţea transmit o mare cantitate de date la un anumit moment sau foarte des, în timp ce altele transmit o cantitate mult mai mică de date, cu o frecvenţă mult mai mică.

82

În cazul metodei deterministe de acces token numărul de staţii din reţea care participă la transmisia de date este cel mai important factor care poate afecta performanţele procesului de comunicare. Acest lucru se explică prin faptul că dreptul de transmitere (acces) trebuie acordat fiecărei staţii prin rotaţie, înainte ca o staţie dată să poată transmite din nou.

LAN are, în mod normal, o rată de transfer a datelor cuprinsă între 250 kilobiţi pe secundă până la peste 100 megabiţi pe secundă. Se recomandă pentru aplicaţii care necesită volume mari de date şi o viteză de transfer considerabilă, implicând totodată transmisii de imagini, grafice sau semnale video.

Cea mai obişnuită utilizare a reţelelor LAN vizează conectarea calculatoarelor personale dintr-o clădire sau din diferite birouri pentru a utiliza în comun programele, informaţiile şi echipamentele periferice, ca, de pildă, imprimantele laser. O altă aplicaţie a LAN-urilor în cadrul firmelor este conectarea calculatoarelor cu maşinile controlate prin calculator. In figura 2.3 este prezentată o reţea de calculatoare locală

O variantă mai simplă a unei reţele locale o constituie sistemul PBX (Private Branch Exchange). Acesta este un un calculator proiectat cu un scop special pentru a dirija şi a asigura comutarea liniilor telefonice dintr-un birou. Echipamentul PBX poate suporta (susţine) atât transmisii de voce cât şi de date pentru crearea unei reţele locale.

Figura 2.3. O reţea LAN

O configuraţie a unui sistem PBX este redată în figura 2.4. Un sistem PBX poate comuta digital şi apoi direcţiona informaţiile intre

telefoane şi între calculatoare, copiatoare, imprimante, faxuri şi alte dispozitive care creează o reţea locală, bazată pe conexiuni telefonice obişnuite. Avantajul principal al acestui sistem este faptul că utilizează liniile telefonice existente şi nu necesită conexiuni speciale Un alt avantaj apare din mobilitatea sistemului, ei putând fi mutat în orice loc din clădire.

5.4. Reţeaua INTERNET şi reţeaua WWW

Internet este o „reţea de reţele”, cu zeci sau sute de milioane de calculatoare,

dispuse pe întregul glob, staţionare sau mobile, reţea ce deţine cantităţi uriaşe de informaţii, din care foarte multe pot fi consultate fără restricţii, iar unele contra cost sau numai cu diferite parole de acces. Fiecare individ care posedă un calculator cu modem cu viteza de transmitere de cel putin 14,4 kbps (kilobiţi pe secundă, viteza indicată fiind cea minimă pentru Internet, se recomandă chiar o

83

viteza mai mare), o linie telefonică fixă sau mobilă, se poate conecta la această mare reţea prin intermediul unei firme furnizoare de servicii Internet. In cadrul reţelei Internet poate fi folosită poşta electronică sau pot fi consultate site-uri ale reţelei WWW.

Figura 2.4. Un sistem PBX

Reţeaua World Wide Web, denumită Web sau WWW, este partea cea mai

dezvoltată din internet. A fost creată în 1989, la centrul european de cercetări nucleare. Reţeaua este bazată pe grafică, fiind folosit un limbaj special, HTML (Hypertext Markup Language – limbaj de marcare pentru hipertext). Cu un click pe textul sau imaginea grafică cu o anumită codificare se ajunge la alte documente denumite pagini Web (Web pages), unde se pot vedea imagini, text, videoclipuri, se pot asculta mesaje vocale. Pe ecranul propriului calculator pot fi aduse imagini din toata lumea sau informaţii referitoare la orice domeniu de activitate. Totul este să se „salveze” pe hard-diskul calculatorului propriu. O altă modalitate de utilizare a internetului o reprezintă dialogul efectiv realizat cu ajutorul chat-ului.

Accesul la o pagină Web, a unui site Internet (site-urile fiind constituite din pagini Web) se poate face printr-un program, ca de exemplu Netscape Comunicator sau Microsoft Internet Explorer. Fiecare site are o adresa formată din grupuri de litere, ca de exemplu http://www.msn.com, pentru compania Microsoft. Deci folosind orice program care oferă posibilitatea de a naviga pe Internet, putem accesa orice adresă de site cunoscându-i, bineînţeles, numele prin introducerea acestuia pe bara de adresă din fereastra deschisă cu ajutorul programului respectiv. Ultimele două litere pot reprezenta ţara (ro pentru România, de pentru Germania, uk pentru Marea Britanie, etc.), tipul organizaţiei (com pentru comercială, edu de la education pentru instituţii de învăţământ, etc.). Pe diferite site-uri ale reţelei internet putem crea propriile adrese de e-mail, folosind diferite opţiuni: E-mail, Sign me up, etc. Numele adresei de e-mail are în componenţă un simbol @ (A rond) aflat între numele dat de utilizator adresei şi numele site-ului respectiv.

5.5. Avantajele tehnologiei client/server În majoritatea sistemelor client/server, rolul calculatorului client este de a

asigura o interfaţă grafică cu utilizatorul (GUI), astfel încât utilizatorul să poată avea acces cu uşurinţă la sistem. Interfata GUI este de obicei Windows, dar poate fi şi OS/2, Unix Motif sau chiar Macintosh. Totuşi, interfaţa GUI nu reprezintă o cerinţă a modelului client/server.

Într-o aplicaţie client/server tipică, calculatorul client asigură interfaţă GUI, iar calculatorul server asigură accesul la baza de date prin intermediul unui server SQL. Fără tehnologia client/server pentru o aplicaţie de baze de date, calculatorul trebuie să analizeze fiecare înregistrare doar pentru a selecta înregistrările care corespund unui criteriu de căutare şi fiecare înregistrare trebuie

84

transmisă prin reţea. În cazul client/server, calculatorul client trimite cererea SQL calculatorului

server, care o prelucrează şi înapoiază doar acele înregistrări care se potrivesc condiţiilor solicitate.

În majoritatea sistemelor client/server, clientul se ocupă cu detaliile interfeţei cu utilizatorul, iar serverul cu detaliile accesului la baza de date. Regulile afacerii însă, adică programul logic care formulează politica afacerii, pot fi implementate atât în porţiunea client, cât şi în cea de server. Dacă sunt localizate pe server, regulile afacerii pot fi implementate prin intermediul programelor care apelează un mecanism de apel al procedurilor la distanţă (RPC – Remote Procedure Call) sau proceduri stocate într-un sistem DBMS.

Programele care rulează pe calculatoarele client sunt, de obicei, realizate folosind unul dintre descendenţii instrumentelor de programare vizuală (Borland Delphi, Microsoft Visual Basic , Visual Foxpro, C++, Powersoft PowerBuilder).

5.6. Avantajele utilizării reţelelor de calculatoare Reţelele de calculatoare permit accesarea unor baze informaţionale cu

localizări geografice diverse şi constituie un mediu de comunicare între persoanele aflate la distanţă. Într-o instituţie/firmă cu mai multe compartimente, instalarea unei reţele de calculatoare facilitează schimbul şi corelarea informaţiilor (între diverse departamente sau în cadrul aceluiaşi departament). Importanţa reţelelor de calculatoare ca medii de comunicare va creşte tot mai mult în viitor.

Reţelele de calculatoare asigură partajarea resurselor de calcul fizice şi logice, astfel încât programele, echipamentele şi mai ales datele să fie disponibile pentru orice utilizator conectat la reţea, indiferent de localizarea lui. Această facilitate este foarte importantă în cadrul unei firme fiindcă permite, de exemplu, mai multor persoane aflate în puncte geografice diferite, să întocmească împreună un raport. O schimbare efectuată de un angajat într-un document poate fi vizibilă instantaneu şi celorlalti angajaţi. Astfel, colaborarea dintre grupuri de oameni aflaţi la distanţă devine foarte simplă. Practic, un utilizator cu orice localizare geografică (acoperită de reţea) poate utiliza datele ca şi când ar fi locale. Această caracteristică atinge scopul reţelelor, formulat plastic, de „distrugere a tiraniei geografice”.

Folosirea reţelelor de calculatoare este posibilă datorită costului redus. Astfel, a apărut un model de reţea în care fiecare utilizator să poată dispune de un calculator personal iar datele de reţea să fie păstrate pe unul sau mai multe servere partajate (folosite în comun). Modelul se numeşte client-server iar utilizatorii săi sunt numiţi clienţi. Se poate spune că pe maşina client se desfăşoară procesul client, care lansează o cerere pe maşina server (de care este legată). Mesajul „cerere” este prelucrată de procesul server, de pe maşina server, iar răspunsul este furnizat procesului client, sub forma unui mesaj de răspuns. Uzual, numărul de clienţi este mare iar numărul de servere este mic. Din punct de vedere soft, modelul client-server presupune existenţa unui program „server” care acceptă şi rezolvă cereri de la diverse procese/programe „client” (acestea se pot executa pe alte maşini decât procesul server).

Reţelele asigură o fiabilitate mare prin accesul la mai multe echipamente de stocare alternative (de exemplu, fişierele pot fi copiate pe două sau trei calculatoare astfel încât, dacă unul din ele nu este disponibil, să fie utilizate copiile fişierelor). Dacă un procesor se defectează, sarcina sa poate fi preluată de celelalte, astfel încât activitatea să nu fie întreruptă ci dusă la bun sfârşit, chiar dacă cu performanţe reduse. Acest lucru este esenţial pentru activităţi strategice

85

din domeniile militar, bancar, controlul traficului aerian, siguranţa reactoarelor nucleare etc.

O reţea de calculatoare poate să se dezvolte în etape succesive, prin adăugare de noi procesoare: pe măsură ce se face simţită această necesitate, se pot introduce noi calculatoare server sau client.

Se poate concluziona că utilizarea reţelelor de calculatoare de către instituţii şi firme este motivată economic şi tehnologic. Reţelele de calculatoare personale au devenit populare în anii '80, în momentul în care dezvoltarea lor tehnologică le-a făcut foarte avantajoase sub aspectul raportului preţ/performanţă.

În anii '90, reţelele de calculatoare au început să furnizeze inclusiv servicii la domiciliu, pentru persoane particulare.

Noile aplicaţii de acces la Internet sunt extrem de prietenoase, astfel încât încep să fie utilizate nu numai în sferele de cercetare, industriale sau comerciale, în care aduc o îmbunătăţire calitativă a proceselor de prelucrare şi transmitere a informaţiei, ci şi de către publicul larg, pentru care se deschide astfel accesul la Internet. Aceste facilităţi se referă la:

1. Accesul la baze informaţionale aflate la distanţă Prin intermediul reţelelor de calculatoare se pot accesa informaţii de natură

diversă. Cea mai eficientă modalitate de consultare a informaţiilor din domenii

diverse este sistemul World Wide Web, creat la CERN (Geneva). Aceste informaţii aparţin unor domenii foarte variate: artă, afaceri, politică, sănătate, istorie, recreere, ştiintă, sport, călătorii, hobby-uri etc.

În unele cazuri, se pot realiza nu numai consultări, ci, prin procedee interactive, se pot realiza acţiuni care uzual ar fi necesitat prezenţa fizică a persoanei într-un anumit loc (plăţi, rezervări de bilete, cumpărături etc). Un asemenea exemplu de domeniu, care este tot mai mult transformat de progresul electronic, este cel bancar. Se vorbeşte din ce în ce mai mult de banking virtual - băncile pun la dispoziţie produse (în special soft) prin care serviciile specifice îmbracă o formă nouă, electronică. Oamenii îşi pot plăti taxele sau îşi pot administra conturile la distanţă, prin metode electronice. Mii de firme îşi pun la dispoziţie cataloagele pentru consultări on-line astfel încât practica de a face cumpărături la domiciliu, prin metode electronice, devine tot mai răspândită. În acest sens, comerţul electronic a evoluat foarte mult, dezvoltând, prin mijloace electronice, anumite direcţii specifice: marketing, management, plăţi digitale, securitatea tranzacţiilor.

Presa începe să fie tot mai mult disponibilă direct, electronic. Trecerea de la cărţile tipărite la cărţile electronice poate fi comparată cu trecerea, în evul mediu, de la manuscrise la tipărituri.

În ultimii ani, se dezvoltă din ce în ce mai mult forme de educaţie la distanţă (învătământ electronic), care utilizează cel mai adesea facilităţile sistemului World Wide Web.

2. Comunicare între persoanele conectate la o reţea de calculatoare Poşta electronică sau e-mail-ul este un sistem de comunicare electronică

bazat pe mesaje scrise, care se adaugă astăzi la mijlocul clasic de comunicare verbală, prin intermediul telefonului. Menţionăm aici faptul că între facilităţile poştei electronice este inclusă şi posibilitatea ca anumite mesaje să fie trimise unui întreg grup de persoane. Mesajele electronice conţin deja în mod curent secvenţe audio şi video.

Dialogul direct on-line (aproape instantaneu) sau în timp real, implementat prin mecanisme de tip talk, chat, se va extinde de la varianta textuală, scrisă, pentru a permite utilizatorilor să se vadă sau să se audă unul pe celălalt. Această

86

tehnologie face posibile întâlnirile în timp real, numite videoconferinţe, între persoane aflate în poziţii geografice diferite. Întâlnirile virtuale pot fi folosite pentru educaţie la distanţă, sfaturi medicale, întâlniri de afaceri sau politice. Comunicaţiile vor prelua din ce în ce mai mult anumite tipuri de servicii realizate deocamdată prin intermediul transporturilor, aşa cum poşta electronică a înlocuit, în mare măsură, scrisorile obişnuite.

3.Divertisment interactiv. Divertismentul reprezintă la ora actuală o industrie în plină dezvoltare, în

care se dezvoltă noi tehnologii. Aplicaţia cu cel mai mare succes până acum este video-ul la cerere, prin care se va putea selecta orice film sau program de televiziune iar acesta să apară imediat pe ecran.

Un domeniu al divertismentului care a înregistrat un succes uriaş şi al cărui viitor se prevede la fel de promiţător este industria jocurilor. Există deja jocuri pentru mai multe persoane cu simulare în timp real. Realitatea virtuală, creată prin animaţie tridimensională de calitate, va putea deveni partajată.

Toate aceste aplicaţii noi sunt posibile prin tehnologiile moderne de comunicare, bazate pe reţele de calculatoare.

5.7. Importanţa reţelelor de calculatoare pentru îmbunătăţirea

performanţelor economice ale unei firme Pe măsură ce o companie devine mai mare, mai dispersată şi în linii mari,

mai diversificată, problemele ei de comunicare devin mai dificile şi mai complexe. Astfel, compania încearcă să presteze cele mai bune servicii clienţilor la un nivel al preţurilor cât mai redus, iar soluţiile cele mai bune pentru problemele de comunicaţii devin foarte importante.

Reţelele furnizează următoarele avantaje competiţionale esenţiale pentru succesul afacerilor:

• îmbunătăţesc timpul de răspuns; • asigură un suport organizaţional pentru procesul de adoptare a

deciziilor; • permit formarea de alianţe strategice. Îmbunătăţirea timpului de răspuns. Utilizarea unei reţele bine proiectate

permite unei organizaţii să obţină informaţii despre tranzacţiile efectuate în locuri îndepărtate (izolate) sau să furnizeze informaţii la o locaţie izolată într-un interval de timp foarte mic de la solicitarea acestora. Reducerea timpului de transmitere a informaţiilor micşorează distanţele dintre locaţiile îndepărtate. Îmbunătăţirea timpului de răspuns permite unei companii să-şi îmbunătăţească serviciile pentru clienţii, să reducă timpul necesar pentru adoptarea deciziilor şi să mărească productivitatea muncii.

Suport organizaţional pentru procesul de adoptare a deciziilor. Reţelele pot asigura atât centralizarea, cât şi descentralizarea proceselor de adoptare a deciziilor. Pentru o firmă care practică centralizarea adoptării deciziilor, toate deciziile importante sunt adoptate de managerii de la centru (sediul firmei), iar reţelele permit o optimizare a fluxurilor de informaţii care vin de la periferie. Pentru o firmă care preferă descentralizarea procesului decizional, delegarea autorităţii pentru adoptarea anumitor decizii la nivelul managerilor de nivel inferior poate fi susţinută de existenţa reţelelor de calculatoare.

Managerii de la nivelul local pot utiliza reţelele de calculatoare pentru a accesa datele şi informaţiile de la nivelul central şi vor asigura astfel procesul de adoptare locală a deciziilor. Reţelele pot fi utilizate, de asemenea, pentru comunicarea deciziilor la centru.

87

Formarea alianţelor strategice. Multe companii sunt interesate în a dezvolta relaţii de lucru superioare cu clienţii şi furnizorii lor, prin utilizarea reţelelor de calculatoare. Astfel reţelele de calculatoare dintre companii permit tuturor participanţilor să îmbunătăţească timpul de răspuns, să reducă costurile şi să elimine virtual distanţele geografice. Se obţin multe beneficii tangibile, cum ar fi legătura dintre baza de date cu privire la stocurile clienţilor şi nivelul stocurilor asigurate de furnizorii unei firme, care oferă posibilitatea de a opera cu stocuri mai mici.

TEST DE EVALUARE 1. Definiţi reţeaua de calculatoare?

Răspuns:

2. Ce este reţeaua internă a unei organizaţi (Intranetul)?

Răspuns: Exerciţii Exemplu 1 rezolvat:

Principalul scop al constituirii reţelei de calculatoare este de a: a. utiliza tehnologia informaţiei; b. îngădui mai multor utilizatori să acceseze aceleaşi resurse (ceea ce se

mai numeşte partajare); c. prelucra datele; d. distribui datele la factorii de decizie; e. cunoaşte universul în care se lucrează.

Rezolvare O • O O O Exemplu 2 rezolvat:

Resurse ale reţelei de calculatoare înseamnă: a. date/informaţii; b. echipamente (imprimante, calculatoare specializate pe diverse sarcini); c. baze de date (centralizate sau distribuite); d. echipamente specifice: plăci de reţea, modem-uri, repetoare, hub-uri

etc.; e. staţie de lucru şi server.

Rezolvare • • O O O De rezolvat

1. Accesarea resursei informaţie a reţelei de calculatoare se traduce prin:

a. interogarea/actualizarea bazelor de date (centralizate sau distribuite);

Reţeaua internă a unei organizaţi (Intranetul) este o reţea, în general restricţionată la utilizatorii din organizaţie

Reţeaua de calculatoare este o colecţie de calculatoare (cele mai multe cu funcţie de staţie de lucru - aflate la dispoziţia utilizatorilor - şi eventual câteva cu funcţie de server, adică de centralizare informaţională şi/sau cu funcţii specifice) care se leagă între ele prin medii fizice (conexiuni prin cabluri electrice, cabluri de fibră optică, linii telefonice, unde radio, susţinute de echipamente specifice: plăci de reţea, modem-uri, repetoare, hub-uri etc)

88

b. folosirea de documente preexistente în colecţiile de fişiere ale firmei (arhive cu contracte, documente tehnice, planuri, documente juridice, formulare tipizate, documente de secretariat, imagini, grafice, scheme etc.)

c. topologia reţelei; d. organizarea fizică a fişierelor pe disc; e. resursele sistemului de calcul

Rezolvare O O O O O

REZUMATUL TEMEI

O dată cu extinderea domeniilor de aplicare a calculatoarelor, a crescut şi

numărul utilizatorilor care doresc să facă schimb de date sau să prelucreze informaţiile comune.

Pentru a soluţiona problemele comune, au fost elaborate mijloace tehnice care permit calculatoarelor să comunice între ele.

Se face o prezentare introductivă riguroasă a noţiunilor de baza referitoare la retele. Din această temă invatati notiunile fundamentale ale lucrului în reţele cu şi fără fir.

Pentru a face shimb de informaţii se apelează la diferite dispozitive şi diferite arhitecturi de reţea. Reţelele pot fi de diverse tipuri şi fiecare îşi are specificitatea sa. În momentul de faţă firmele nu pot exista fără calculatoare, dar calculatoarele sunt conectate la o reţea de tip intranet, extranet şi Internet.

89

TEMA VI TEORIA BAZELOR DE DATE SI A SISTEMELOR DE GESTIUNE A

BAZELOR DE DATE Unităţi de învăţare: • definiţia, arhitectura bazelor de date • modele de date (modelul ierarhic, modelul reţea, modelul relaţional,

modelul orientat-obiect) • abordarea relaţională (baza de date relaţională, operatori relaţionali ,

proprietăţi ale bazelor de date relaţionale, proprietăţile relaţiilor tabelare) • baze de date ORACLE (ce este baza de date ORACLE?, opţiuni

ORACLE, produsele ORACLE, mediul de dezvoltare auxiliar -CDE, facilităţi ORACLE)

• tendinţe în managentul datelor • apecte privind analiza şi interpretarea datelor • noi modele de date şi aplicaţiile lor Obiectivele temei: • conceptul şi arhitectura bazelor de date • prezentarea modelelor de date (modelul ierarhic, modelul reţea,

modelul relaţional, modelul orientat-obiect) • abordarea relaţională (baza de date relaţională, operatori relaţionali,

proprietăţi ale bazelor de date relaţionale, proprietăţile relaţiilor tabelare)

• prezentarea bazei de date ORACLE (ce este baza de date ORACLE?, opţiuni ORACLE, produsele ORACLE, mediul de dezvoltare auxiliar – CDE, facilităţi ORACLE)

• tendinţe în managentul datelor • aspecte privind analiza şi interpretarea datelor • noi modele de date şi aplicaţiile lor

Timpul alocat temei: 4 ore Bibliografie recomandată: • BUŞE Florian, Utilizarea tehnologiei informaţiei în domeniul

managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002 • Lungu, I., Bodea, C., Bădescu, C., Ioniţă, C. – Baze de date:

organizare, proiectare şi implementare, Editura ALL, Bucureşti, 1995. • Velicanu, M., Lungu, I., Muntean, M., Iorga, M., Ionescu, S. – Oracle,

platformă pentru baze de date, Editura Petrion, Bucureşti, 2002 • Somnea, D., Calciu, M. – Ghidul managerului pentru noile tehnologii

informatice şi de comunicaţie, Editura LUCMAN, Bucureşti, 2002. 6.1. Definiţia bazelor de date Nucleul central al unui sistem de management al infirmaţiei (SMI) este

reprezentat de baza de date a organizaţiei. Datele sunt colectate deoarece reprezintă o sursă potenţială de informaţii valoroase. Interogarea şi analiza datelor pentru descoperirea informaţiilor de valoare sunt o sarcină dificilă. Este nevoie de modalităţi de stocare şi regăsire rapidă a datelor, dar şi a informaţiilor şi de dezvoltare de aplicaţii specifice.

90

Baza de date este o colecţie persistentă, coerentă logic, de date legate între ele. Spre deosebire de fişier, care reprezintă tot o colecţie de date, în cazul unei baze de date, datele sunt definite o singură dată şi sunt accesate de diferiţi utilizatori.

În cazul lucrului cu fişiere, fiecare utilizator îşi defineşte şi utilizează fişierele de care are nevoie. O bază de date este proiectată, construită şi populată cu date într-un scop precis. Un utilizatror al bazei de date trebuie să poată:

- adăuga fişiere noi, vide; - insera noi date în fişierele existente; - regăsi datele din fişiere; - actualiza date; - şterge date; - elimina fişiere din baza de date. Exemplu. O firmă realizează diferite proiecte, având resurse specifice. Se

va dori memorarea datelor despre proiecte, despre elementele folosite în proiecte şi furnizorii acestora, despre depozitele unde sunt memorate elementele proiectelor, despre angajaţi etc. Proiectele, elementele proiectelor, furnizorii, depozitele, angajaţii etc constituie entităţile de bază despre care firma vrea să memoreze informaţii. Pe lângă entităţi, este important de cunoscut relaţiile dintre entităţi. De notat că o relaţie poate să fie la rândul ei considerată o entitate.

6.2. Arhitectura bazelor de date Există diferite arhitecturi pentru sistemele di baze de date. Dintre acestea, arhitectura ANSI/SPARC este una dintre cele mai

cunoscute (figura 6.1).

Figura 6.1. Arhitectura ANSI/SPARC cu trei nivele O altă arhitectutră care s-a impus în ultimul deceniu este arhitectura

client/server: sistemul bazei de date poate fi considerat ca alcătuit dintr-un server (backend) şi mai mulţi clienţi (frontends). Serverul este sistemul de gestiune a bazei de date (SGBD) în sine. Clienţii sunt diferitele aplicaţii care sunt executate (figura 6.2.).

Sistemul de gestiune a unei baze de date (SGBD) este o colecţie de programe care permit crearea şi întreţinerea bazei de date. Un SGBD are trei componente importante:

- subsistemul de memorare care inregistrează şi regăseşte datele din fişiere;

Nivel extern (viziune utilizator individual)

Nivel conceptual viziune (comunitate de utilizatori)

Nivel intern (punct de vedere memorare)

91

- subsistemul de modelare şi manipulare a datelor care conţine procedurile de organizare a datelor şi de operare asupra lor (adăugare, modificare, ştergere) şi de control la partajarea datelor şi acces concurent (tranzacţii multi-user).

- interfaţa dintre SGBD şi utilizatori. End-users Clienţi Server Baza de date

Figura 6.2. Arhitectura client-server Structura detailată şi informaţiile despre organizarea fiecărui fişier din

baza de date sunt înregistrate într-un catalog. 6.3. Modele de date Modelul de date descrie o manieră de structurare şi manipulare a datelor

dintr-o bază de date. Partea de structură se referă la cum sunt reprezentate datele: tabele,

structuri ierarhice etc. Partea de manipulare a unui model specifică operaţiile ce se pot aplica

datelor pentru a realiza adăugare, inserare , modificare, ştergere, sortare, selecţie etc. Comenzile pentru realizarea unor astfel de operaţii sunt specificate într-un limbaj de interogare. Comenzile din limbajul de interogare sunt traduse în secvenţe de instrucţiuni maşină pe care subsitemul de memorare le foloseşte pentru manipularea datelor. Există diferite limbaje de interogare, unele fiind specializate pentru realizarea unor funcţii anume. Astfel limbajul Soundex este utilizat de unele companii aeriene pentru a lega numele unui pasager de rezervare. Numele sunt memorate fonetic şi pot fi regăsite chiar dacă sunt scrise greşit. Interfaţa cu utilizatorii este de tip limbaj natural cu un vocabular specializat şi cu reguli de interogare bazate pe vocabular.

Entitate = ⎨atribute⎬ ⇒ Articol = ⎨câmpuri⎬ 6.3.1. Modelul ierarhic Primele SGBD-uri foloseau un model ierarhic, articolele (înregistrările)

fiind aranjate într-o structură arborescentă. Modelul a fost dezvoltat deoarece în aplicaţiile comerciale, relaţiile ierarhice sunt frecvente. Structura unei organizaţii poate fi şi ea ierarhică (structura piramidală). În modelul ierarhic unele articole sunt articole rădăcină, iar celelalte au articole părinte unice. Structura arborelui coincide cu ordinea de utilizare a datelor: întâi se accesează articolul din rădăcină

Aplicaţii

SGBD

92

iar apoi cele de pe următorul nivel etc. SGBD-urile ierarhice utilizează un limbaj de interogare de tip navigator. Pentru a manipula anumite date se navighează pe structura de arbore până se ajunge la datele dorite (figura 6.3). Comenzile de navigare sunt proceduri care trebuie scrise de programatori. Segment

Rădăcină

Segmente subordonate

Figura 6.3. Modelul ierarhic

6.3.2. Modelul reţea Modelul reţea aranjează articolele într-o listă cu legături de tip graf

orientat. Un articol din baza de date poate avea mai mulţi părinţi. Ca şi modelul ierarhic, modelul de tip reţea foloseşte un limbsaj de interogare bazat pe navigare. Modelul a fost folosit în procese tranzacţionale în timp real cum sunt reţelele ATM.

. . .

Figura 6.4. Modelul reţea

Produs

CostDescriere

Furnizor 1

Nume

Furnizor 3 Furnizor 2

Nume Nume

Produs Descriere Cantitate Cost

Furnizor Nume

Furnizor Nume

Furnizor Nume

Produs Descriere Cantitate Cost

93

Atât în modelul ierarhic cât şi în modelul de tip reţea, bazele de date dezvoltate sunt specifice aplicaţiei. Dacă se dezvoltă o nouă aplicaţie trebuie să se dezvolte şi o nouă bază de date. Acest lucru este dezavantajos deoarece păstrarea consistenţei bazei de date în diferite aplicaţii este foarte dificilă.

6.3.3. Modelul relaţional În limbajul relaţional tabela este relaţia, linia este tuplul iar coloana

atributul. Astfel modelul relaţional este perfect fundamentat matematic de algebra relaţiilor. O tabelă este unic identificată de o cheie primară, respectiv o coloană (câmp, atribut) sau o combinaţie de coloane cu proprietatea că nu există două linii din tabelă care să aibe aceeaşi valoare pentru cheia primară. Un domeniu este o mulţime de valori posibile pentru atribute specifice relaţiei.

Cheia primară este un caz special de cheie candidată (candidate key). O cheie candidată pentru o relaţie R este o submulţime K de atribute ale lui R cu proprietatea de unicitate şi de ireductibilitate. Proprietatea de unicitate spune că nu există două tuple din R care să aibe aceaşi valoare pentru K, iar proprietatea deireductibilitate constă în faptul că nici un subset propriu al lui K nu are proprietatea de unicitate.

Structured Query Language (SQL) este limbajul de manipulare a datelor SQL este nonprocedural şi nedeclarativ. Utilizatorul trebuie să specifice numai o descriere în engleză a operaţiei dorite şi a articolelor implicate. Un modul de optimizare a interogării traduce descrierea într-o procedură care realizează manipularea cerută.

Bazele de date relaţionale nu trebuie să fie specifice aplicaţiei. Modelul relaţional asigură independenţa datelor, respectiv abilitatea bazei de date de a exista independent de aplicaţie.

6.3.4. Modelul orientat-obiect Modelul orientat-obiect reprezintă cea mai recentă abordare, în care

articolele sunt reprezentate de obiecte. Un obiect este o combinaţie de cod (funcţie) şi date (variabile) asociate într-o singură entitate. Funcţiile unui obiect sunt numite metode sau funcţii membru, iar datele se numesc proprietăţi sau date membru. Apelarea unei metode într-un obiect este deobicei denumită transmitere de mesaj (send). Un obiect aparţine unei clase de obiecte similare. Clasa este o descriere a modului de construcţie a unui obiect. Obiectele sunt încapsulate, adică utilizatorii obiectelor nu văd reprezentarea lor internă dar ştiu căle pot manipula prin metode. Se spune uneori despre obiecte că au memorie particulară şi interfaţă publică.

6.4. Abordarea relaţională 6.4.1. Baza de date relaţională Principiile modelului relaţional au fost pentru prima dată expuse de Dr. E.

F.Codd, care în iunie 1970 a publicat un articol numit „Un model relaţional de date pentru marile bănci de date”. În acest articol Dr. Codd a propus modelul „relaţional” pentru sistemele de baze de date.

Baza de date relaţională este percepută de utilizatorii săi ca o colecţie de tabele bidimensionale.

Sunt patru concepte cu care operează o bază de date relaţională:

94

• tabele; • coloane; • rânduri; • câmpuri. Modelul relaţional imită procesele unei ramuri a algebrei cunoscută sub

numele de „algebra relaţională”. Aceste procese implică: • o colecţie de obiecte cunoscute sub numele de Relaţi; • o mulţime de operatori ce acţionează asupra relaţiilor pentru a produce

noi relaţii. O Relaţie poate fi înţeleasă ca o Tabelă. Modificarea datelor este realizată

prin operaţiile relaţionale aplicate asupra tabelelor. ------------------------------------------- SELECTIE : | | (pe linii) | | | | |#########################################| | | | | | | |#########################################| | | |#########################################| ------------------------------------------- PROIECTIE : ------------------------------------------- (pe coloane) | ### ######## | | ### ######## | | ### ######## | | ### ######## | | ### ######## | | ### ######## | | ### ######## |

95

| ### ######## | | ### ######## | -------------------------------------------

6.4.2. Operatori relaţionali Operatorii relaţionali sunt definiţi mai jos: • Selecţia este o operaţie care preia şi afişează datele din relaţie. Este

posibil să se afişeze toate rândurile sau doar rândurile care îndeplinesc o condiţie sau mai multe condiţii. Aceasta este de multe ori numită „submulţime orizontală”

• Proiecţia este operaţia care afişează anumite coloane din relaţie şi de aceea este numită „submulţime verticală”.

• Produs este rezultatul obţinut când rândurile a două mulţimi de date sunt concatenate conform condiţiilor specificate.

• Join este rezultatul obţinut când rândurile a două mulţimi de date sunt concatenate conform condiţiilor specificate.

• Reuniunea afişează toate rândurile care apar în una, în cealaltă sau în ambele din cele două relaţii.

• Intersecţia afişează toate rândurile care apar în ambele din cele două relaţii.

• Diferenţa afişează rândurile care apar numai într-o singură relaţie (SQL utilizează operatorul minus). PRODUS ----------- ---------- ------------------- | SMITH | | CLERK | | SMITH | CLERK | | JONES | produs | MANAGER|------>| SMITH | MANAGER | | ADAMS | ---------- | | | ----------- | JONES | CLERK | | JONES | MANAGER | | | | | ADAMS | CLERK | | ADAMS | MANAGER | ------------------- JOIN --------------- ------------------- ------------------------------- | CLARK | 10 | | 10 | ACCOUNTING | | CLARK | 10 | 10 | ACCOUNTING|

96

| MILLER | 10 | J | 20 | RESEARCH | | MILLER| 10 | 10 | ACCOUNTING| | SMITH | 20 |-->| 30 | SALEH | | SMITH | 20 | 20 | RESEARCH | | TURNER | 30 | | 40 | OPERATIONHS| | TURNER| 30 | 30 | SALES | --------------- ------------------- -------------------------------

6.4.3. Proprietăţi ale bazelor de date relaţionale Proprietăţi ale bazelor de date relaţionale sunt următoarele: • O bază de date relaţională apare ca o colecţie de relaţii (tabele) către

utilizator. • Formatul coloanei/rândului este familiar şi uşor pentru vizualizarea

datelor . • Există o mulţime de operatori pentru partiţionarea şi combinarea

relaţiilor (selecţia, proiecţia, produsul, joinul, reuniunea, intersecţia, diferenţa). • Nu sunt pointeri expliciţi; conexiunile sunt făcute numai pe baza

datelor. • Limbajul utilizat pentru interogarea bazei de date este non-procedural

şi similar limbii engleze. • Utilizatorul nu specifică calea de acces şi nu are nevoie să ştie cum

este informaţia aranjată fizic. • Comenzile pentru refacerea datelor şi acelea pentru realizarea

schimbărilor în baza de date sunt incluse într-un singur limbaj SQL. • Există o independenţă totală a datelor. 6.4.4. Proprietăţile relaţiilor tabelare O singură tabelă are următoarele proprietăţi: • Nu există rânduri duplicate; • Nu există nume de coloană duplicate; • Ordinea rândurilor este neimportantă; • Ordinea coloanelor este neimportantă; • Valorile sunt atomice (nedecompozabile).

6.5. Baze de date ORACLE 6.5.1. Ce este baza de date ORACLE? Baza de date ORACLE constă dintr-un set complet de constructori de

aplicaţii şi produse pentru utilizatori, căutând să asigure soluţii complete în tehnologia informaţiei.

Aplicaţiile Oracle sunt portabile peste un număr mare de staţii de lucru şi sisteme de operare, de la calculatoare personale la procesoare paralele.

Oracle este înzestrat cu un flexibil Sistem de Management al Bazelor de Date (DBMS) - Serverul Oracle - pentru stocarea şi managementul informaţiei utilizate de aplicaţii.

97

Ultimul server Oracle ,ORACLE 7, conduce o bază de date cu toate avantajele unei structuri relaţionale, având în plus capacitatea de a stoca şi executa obiecte de tip bază de date precum proceduri şi mecanisme de siguranţă.

Despre Serverul ORACLE Serverul Oracle cuprinde un DBMS care controlează: • Stocarea de date în sfera bazelor de date dedicate; • Recuperarea de date pentru aplicaţii utilizând tehnici de optimizare

adecvate; • Securitatea bazelor de date şi a taskurilor permise pentru anumiţi

utilizatori; • Consistenţa şi protecţia datelor, incluzând arhivarea taskurilor şi

mecanisme de căutare; • Comunicarea şi integritatea informaţiilor, când bazele de date sunt

distribuite într-o reţea. Aplicaţiile Oracle trebuie rulate pe acelaşi calculator personal la fel ca şi

Serverul Oracle. Alternativ, aplicaţiile şi utilitarele utilizate de acestea pot să fie rulate pe

un sistem local pentru utilizator (sistemul „client”), în timp ce Oracle DBMS rulează pe un altul (sistemul „server”).

În acest mediu „client-server”, un număr mare de resurse de calcul pot fi rulate. De exemplu, o aplicaţie „Oracle Forms” poate rula pe un calculator personal client, în timp ce accesarea datelor este condusă convenţional de un Server Oracle pe un calculator central.

6.5.2. Opţiuni ORACLE Opţiuni Oracle Server În plus faţă de „Standard Oracle7” care dispune de o mulţime

comprehensivă de facilităţi asupra bazelor de date, mai sunt câteva facilităţi suplimentare.

Acestea includ: Opţiunea procedurală asigură un „motor” PL/SQL versiunea 2 în

interiorul serverului Oracle, care are abilitatea de a stoca proceduri baze de date, funcţii şi mecanisme de siguranţă pentru utilizarea de către aplicaţii.

Opţiunea distribuită suportă tranzacţii care actualizează informaţia din mai multe baze de date dintr-o reţea de baze de date distribuită, utilizând execuţia în două faze.

Paralel Server Option suportă sisteme cuplate liber. Oracle de încredere („Trusted Oracle”) pune la dispoziţie o mulţime

de facilităţi adiţionale de înaltă securitate. 6.5.3. Produsele ORACLE Printre multele dezvoltări de aplicaţii şi produse pentru utilizatori

accesibile în familia Oracle, există o posibilitate comună pentru a accesa baza de date: Limbajul cu Structura de Interogare(SQL).

Produsele Oracle conţin: Oracle TextRetrieval

O tehnologie care adaugă capabilităţi de refacere completă a textului într-o bază de date Oracle.

Pro*Oracle

98

O serie de precompilatoare care permit accesul bazelor de date Oracle la limbajele de programare C, Cobol, Fortran, PL/1, Pascal şi Ada.

Oracle Card O interfaţă utilizator pentru producerea aplicaţiilor cu baze de date uşor de

folosit ce încorporează grafice şi facilităţi multimedia. Oracle CASE

O familie de instrumente care ajută la analiza, designul şi generarea aplicaţiilor Oracle.

SQL*Plus Un instrument care permite o utilizare directă şi interactivă a limbajului

SQL pentru a accesa serverul Oracle, utilizând comenzi ad-hoc sau prin rularea fişierelor de comandă.

6.5.4. Mediul de dezvoltare auxiliar(CDE)

Instrumentul de dezvoltare a aplicaţiilor principale formează un set închis

integrat numit 'Mediul de Dezvoltare Auxiliar'. Elementele de bază ale CDE includ limbajul procedural al lui Oracle, PL/SQL, facilităţi grafice şi comunicare între produse.

Principalele instrumente CDE sunt: ♦ Oracle Forms V4 Permite ca aplicaţii sofisticate bazate pe utilizarea ecranului să fie

construite repede şi uşor şi permite utilizatorului să ceară şi să manipuleze date într-o structură cu forma convenabilă, la fel de bine ca afişarea imaginilor vizuale, si facilităţi de accesare prevăzute de alte produse CDE.

♦ Oracle Reports V2 Un puternic instrument de scriere a rapoartelor pentru construcţia şi

execuţia rapoartelor sofisticate cu fonturi de text şi imagini multiple. ♦ Oracle Graphics V2 Permite construirea şi afişarea aplicaţiilor vizuale, incluzând hărţi, grafice,

imagini şi desene.

Hard Disk

ORACLE 7 SERVER

Oracle Card Oracle Case SQL*Plus Pro*Oracle

Alte produse

Oracle Reports

Oracle Graphics

Oracle Forms

Oracle Book

Instrumente CDE

99

♦ Oracle Book V1 Prevede abilitatea de a crea şi vizualiza documente care includ hipertexte,

sunete digitale şi videoclipuri. 6.5.5. Facilităţi ORACLE SQL, SQL*PLUS şi PL/SQL sunt facilităţile Oracle care vor fi discutate în

acest curs. Este important de înţeles în fiecare caz diferenţele lor, rolul şi locul lor în familia Oracle.

*SQL • este limbajul utilizat pentru a accesa o baza de date relaţională, inclusiv

Oracle. • poate fi utilizat de fiecare instrument Oracle, când accesul la baza de

date este necesar. *PL/SQL • este limbajul Procedural al lui Oracle pentru scrierea aplicaţiilor şi

pentru manipularea datelor în afara bazei de date. • poate include un subset al comenzilor SQL, când accesul la baza de

date este cerut • este accesibil în fiecare din produsele CDE. De asemenea, în însuşi

serverul Oracle (dacă opţiunea procedurala este instalată). *SQL*Plus • este un produs Oracle în care limbajele SQL şi PL/SQL pot fi utilizate. • de asemenea, are propriul limbaj de comandă pentru controlul

comportării produsului şi pentru formatarea rezultatelor interogărilor SQL. În concluzie, SQL şi PL/SQL sunt limbaje care sunt utilizate într-un număr

de produse Oracle .SQL*PluS este unul din produsele pe care acestea se află. Oracle este un exemplu pentru bazele de date relaţionale. Pachete software pentru baze de date. Cele mai cunoscutre software-uri

pentru baze de date sunt: • pentru baze de date de dimensiuni mici şi medii: FoxPro, Access,

Excel, Delphi • pentru baze de date complexe: Oracle, Informix, SyBase 6.6. Tendinţe în managentul datelor Creşterea în mărime şi număr a bazelor de date depăşeşte pe de parte

abilităţile umane de a analiza datele. Azi, cele mai multe date sunt stocate în calculatoare şi un număr din ce în ce mai mare sunt administrate de sisteme de administrare a bazelor de date. Limbajele lor de interogare permit interogarea bazele de date, dar găsirea informaţiilor interesante rămâne adesea o problemă. Chiar şi utilizatorii experimentaţi pot avea dificultăţi în depistarea unor elemente semnificative.

Nevoia de a sprijinii procesul de interogare şi analiză a bazelor de date a fost larg recunoscută şi chiar a fost ridicată la rangul de prioritate în cercetare în anii ’90. Guvernul SUA, de exemplu, sponsorizează proiecte (cum este proiectul Sequoia) pentru dezvoltarea tehnicilor avansate de analiză a datelor aflate în depozite de baze de date foarte mari (data warehouses). Tehnicile avansate pentru analiza datelor nu sunt încă mature iar distanţa dintre cantitatea datelor ce trebuie analizate şi cantitatea de date ce poate fi analizată creşte pe zi ce trece.

100

Procesul de căutare şi analizare a cantităţi mari de date este numit data mining. Marile colecţii de date sunt potenţiale filoane de informaţii valoroase, dar ca şi mineritul real, căutarea şi extracţia pot fi procese dificile şi costisitoare. De aceea, uneltele adecvate şi eficiente de minerit sunt esenţiale pentru succes. Într-un anume sens data mining este ca munca unui radiolog. Scanarea bazei de date pentru identificarea fenomenelor care trebuie observate arătă structura regulată a datelor, dar ajută de asemenea la găsirea anomaliilor.

Fie D = {d1, … dn} setul de date supus analizei. Data mining este procesul de găsire a unui subset D’ a lui D şi ipotezelor Hu (D’, C) despre D’ pe care un utilizator U le consideră folositoare în contextul aplicat C. Această definiţie poate fi detaliată, de exemplu, prin definirea limbajului de descriere a ipotezelor, a descrierii contextelor etc.

6.7. Aspecte privind analiza şi interpretarea datelor Deşi marile companii producătoare de software de gestiune a bazelor de

date relaţionale fac eforturi deosebite în a actualiza şi îmbunătăţi performantele sistemului lor, există în continuare un decalaj semnificativ între realizările lor actuale şi evoluţia mult mai rapidă a tehnologiilor hardware şi de comunicaţie ce permit realizarea de medii eterogene complexe utilizând maşini din ce în ce mai performante.

Tehnologii de procesare paralelă. Marile companii producătoare de sisteme de gestiune a bazelor de date relaţionale se află în competiţie pentru a găsi cele mai bune soluţii care să satisfacă cererile noii generaţii de sisteme distribuite client/server, cereri legate îndeosebi de distribuirea unei mari varietăţi de tipuri de date pe o şi mai mare varietate de maşini cuplate în configuraţii de reţele eterogene.

Aplicaţiile tot mai complexe împing în prezent mediile de calcul la limita posibilităţilor de procesare. Mulţi utilizatori îşi bazează deciziile pe informaţii vechi de câteva zile deoarece sistemele lor nu au capacitatea de a furniza analize în timp real.

Pentru a face faţă noilor cerniţe, companiile producătoare de sisteme de calcul au evoluat de la sistemul uniprocesor la arhitecturi de multiprocesare simetrică, clustere şi chiar arhitecturi cu procesare paralelă masivă. Totodată, companiile de software situate în topul vânzărilor de sisteme de baze de date relaţionale - Oracle Corp., Sybase Inc., Informix Software Inc., IBM Corp. - au dezvoltat în ultimii ani noi versiuni ale sistemelor lor de baze de date care utilizează servere în multiprocesare simetrica (SMP), multiprocesare asimetrică sau procesare pe mai multe căi de control al execuţiei ("multithreading"). Aceste versiuni noi pun însă probleme complexe atât în ceea ce priveşte administrarea de sistem cât şi dezvoltarea de aplicaţii.

Este necesară clarificarea diferenţei dintre procesarea paralelă şi procesarea pe multiple căi de control al execuţiei (multithreading). Ambele modele implică executarea de task-uri multiple în paralel, dar în timp ce procesarea paralelă implică mai multe procese ce se executa pe mai multe unităţi de prelucrare, multithreading se referă la un singur proces ce poate rula pe mai multe căi de prelucrare simultan. Deci căile multiple de control al execuţiei sunt o formă mai simplă de paralelism, ele rulând sub un acelaşi proces şi utilizând în comun anumite elemente ale sistemului. Toate căile de execuţie comune unui proces împart resurse comune - date, memorie sau fişiere deschise - furnizând unei aplicaţii posibilitatea de a lansa task-uri multiple simultan în cadrul unui singur proces. În cazul proceselor paralele, atunci când unitatea centrală de

101

execuţie plasează un proces în aşteptare în timp ce un alt proces se execută, unitatea trebuie să "memoreze" într-o zonă de memorie temporară contextul de execuţie al respectivului proces; deci "overhead"-ul de menţinere a unui proces distinct include un spaţiu de adrese de memorie complet separat, spre deosebire de procesarea prin cai paralele de control al execuţiei în cadrul unui singur proces pentru care "overhead"-ul de sistem este considerabil mai mic. În multithreading, serverul de baze de date atribuie thread-uri cererilor aflate în execuţie, realizând şi schimbarea dinamică a căii pe care o cerere rulează la un moment dat; dacă o cerere se află în stare de aşteptare, serverul va realiza printr-un mecanism de "swapping" înlocuirea acestei cereri cu o altă cerere care va fi asignată aceleiaşi căi. Rezultatul se concretizează în optimizarea timpului de execuţie a cererilor şi deci îmbunătăţirea performantelor de interogare a bazelor de date în sisteme distribuite.

Tipuri de arhitecturi hardware paralele. Cele mai utilizate arhitecturi hardware paralele ce exploatează multiple

procesoare, memorii mari şi mai multe unităţi de disc sunt: • arhitectura "Shared nothing" în care fiecare procesor deţine propriile

sale unităţi de memorie şi disc. • arhitectura "Shared disks" utilizează multiple procesoare, fiecare cu

unitatea sa de memorie dar cu sistem de disc partajat. • arhitectura "Symmetric Multiprocessing" (SMP) utilizează procesoare

multiple care deţin în comun unităţile de memorie şi disc. In prezent, pentru a atinge performante ridicate din punctul de vedere al

procesării online a tranzacţiilor (OLTP - "Online Transaction Processing"), cele mai bune arhitecturi sunt considerate a fi cele uniprocesor şi cele în multiprocesare simetrică (SMP). Pe de altă parte însă, sistemele paralele masive sau sistemele "shared-nothing" sunt excelente pentru suport decizional pe scară largă. Arhitecturile în cluster, cum este şi HACMP/6000 al companiei IBM, oferă însă alte avantaje, cum ar fi de exemplu înaltul grad de disponibilitate; dacă un nod din cluster cade, un alt nod preia temporar sau definitiv lucrările primului. Un al doilea avantaj este creat de faptul că fiecare nod din cluster poate fi la rândul său o maşină în multiprocesare simetrică, asigurând cluster-ului o scalabilitate mult mai mare.

Soluţii de implementare. Cele mai multe dintre sistemele de gestiune a bazelor de date relaţionale

sunt în prezent îmbunătăţite pentru a beneficia de procesarea paralelă în sisteme eterogene, şi a permite rularea de aplicaţii complexe cu misiune critică. Compania de software care va veni cu un set de soluţii optime pentru a integra bazele de date cu noile tehnologii de distribuire a datelor, va deţine controlul asupra pieţei în acest domeniu. Distribuirea optimă a datelor este dificilă din punct de vedere tehnologic, acest proces fiind puternic dependent de crintele pentru asigurarea unui timp bun de răspuns la cereri, asigurarea integrităţii datelor, disponibilitate continuă, interoperabilitate etc.

Sistemele de gestiune a bazelor de date moderne utilizează o serie de noţiuni abstracte şi strategii asociate pentru a putea îndeplini cerinţele aplicaţiilor actuale. Tranzacţia, de exemplu, (definită ca o colecţie de operaţii care asigură trecerea unei baze de date dintr-o stare consistentă logic în alta), poate fi utilizată şi în cadrul datelor distribuite pentru a asigura în reţea trecerea unor grupuri de date şi operaţii asociate de la un post client la server sau de la un server la altul. Cea mai mare parte dintre producătorii de sisteme de baze de date au creat monitoare de procesare a tranzacţiilor (TP - "Transaction Processing") ce reprezintă utilitare evoluate care gestionează tranzacţiile distribuite în reţele

102

eterogene. Metoda de comunicaţie standard între monitoarele TP şi sistemele de baze de date a fost acceptată ca fiind protocolul X/A ce face parte din grupul de standarde X/Open. În prezent, serverele Sybase System 10 şi Oracle 7 suporta protocolul X/A, în timp ce Informix OnLine aderă indirect la acest protocol printr-un produs auxiliar, Informix TP/XA.

Din punctul de vedere al asigurării integrităţii datelor în sisteme client/server distribuite, producătorii de software de gestiune a bazelor de date recurg la mai multe strategii strategii.

- Tehnica "two-phase commit" prin care toate modificările impuse de o tranzacţie asupra unei baze de date sunt fie coSMIe (execuţia tranzacţiei este finalizată) fie sunt anulate, cu revenirea bazei de date în starea anterioară efectuării tranzacţiei. Această strategie nu este adecvată pentru reţelele eterogene complexe în care probabilitatea de cădere a unui nod este mare şi nici pentru sisteme cu SMIiune critică. Ea este utilizată ca o cale de a asigura faptul că toate serverele deţin copii identice ale bazei de date în orice moment.

- Strategia de replicare a datelor este în prezent soluţia adoptată de companiile Oracle, Sybase şi Informix. Replicarea este un proces în cadrul căruia mai multe servere deţin mai multe copii identice ale unei baze de date. Strategia de replicare a datelor diferă esenţial de "two phase commit" prin aceea ca replicarea garantează identitatea copiilor bazelor de date distribuite numai în anumite momente sau sub anumite condiţii. Tehnica de replicare a datelor utilizată de serverul Oracle 7 este denumită "Table Snapshots", prin care serverul central ("master") copiază la anumite momente de timp definite, numai acele părţi din baza de date care s-au modificat, propagând apoi aceste modificări în reţea. Mecanismul de replicare utilizat de serverul de baze de date Informix este similar metodei "snapshots" utilizată de Oracle. Informix utilizează fişiere "log" de "backup" pentru a determina datele din tabelele bazei de date ce trebuie replicate (care conţin modificări).

Serverele de replicare reprezintă numai începutul unei întregi generaţii de produse software care implementează concepte abstracte referitoare la distribuirea datelor în medii eterogene împreună cu tehnologii avansate de gestiune şi procesare paralelă, optimizată a tranzacţiilor.

6.8. Noi modele de date şi aplicaţiile lor Dezvoltarea fără precedent a aplicaţiilor bazate pe Internet a dus la apariţia

unor noi modele de date. Astfel, există surse de date, ca de pildă World-Wide-Web-ul, pe care am dori să le interogăm ca baze de date, dar care nu pot fi constrânse de o schemă. Majoritatea interogărilor web-ului folosesc tehnici de regăsire a informaţiei pentru a găsi pagini după conţinut. Sunt însă puţine posibilităţi de formulare a interogărilor în vederea exploatării structurii web-ului şi, deoarece aceasta nu este conformă cu nici un model de date standard, este necesară o metodă de descriere a acestei structuri.

Modelul de date semistructurat a fost propus în vederea satisfacerii acestei necesităţi. Ideea centrală în modelul semistructurat este de a reprezenta datele sub forma unui graf etichetat. Structura documentelor hipertext este captată interpretând arcele grafului drept legături. Etichetele arcurilor pot fi atât valori (de tip întreg, şir de caractere şi alte tipuri de bază, precum şi de tip de date abstract, ca video, audio, etc.) cât şi nume de atribute (Film, Titlu, Regizor, Actor), etc. modelând de exemplu cunoscuta bază de date cinematografică „The internet movie database”.

103

Există numeroase limbaje de interogare pentru modelul semistructurat. Toate aceste limbaje sunt construite pe baza ideii de expresii asociate căilor (path expressions). Acestea sunt expresii regulate ce exprimă căi generice în graful etichetat, permiţând astfel traversarea grafului şi colecţionarea tuturor etichetelor ce satisfac o anumită condiţie de selecţie. Dacă, de exemplu, condiţia de selecţie este “eticheta este un şir de caractere, şi arcul său este adiacent unui arc etichetat actor”, atunci rezultatul acestei interogări va conţine numele tuturor actorilor din baza de date (printre altele).

Limbajele semistructurate pot fi clasificate în două categorii, după strategia de calcul adoptată. Prima categorie, dezvoltată oarecum ad-hoc, se bazează pe modelarea grafurilor în modelul relaţional şi apoi pe interogarea lor într-un limbaj relaţional de tip SQL. A doua categorie porneşte de la un limbaj bazat pe o noţiune formală de calcul cu date semistructurate: limbajul UnQL (Unstructured Query Language) este reprezentantul acestei categorii. Acest limbaj porneşte de la “recursivitatea structurală”, forma naturală de recursivitate asociată cu tipul de date grafuri etichetate. Datorită bazei sale teoretice, UnQL este capabil de restructurări complexe, în adâncime, spre deosebire de limbajele din prima categorie, care se limitează la scoaterea la suprafaţă a datelor din graf, fără însă a crea noi structuri. Această capacitate de restructurare stă la baza proiectului STRUDEL care propune limbajul StruQL (Structured Querz Language) de gestiune a sit-urilor de web. Un alt avantaj al bazei teoretice a limbajelor UnQL şi StruQL este posibilitatea efectuării optimizărilor specifice acestui nou model de date. Limbajele din prima categorie pot beneficia doar de optimizările specifice modelului relaţional, deci dezvoltate pentru alt model de date şi în consecinţă nu atât de folositoare.

Integrarea datelor provenind din surse eterogene (cu scheme disparate sau, mai grav, modelate diferit), este un domeniu de cercetare care, deşi consacrat de mai bine de un deceniu, continuă să rămână în centrul atenţiei multor cercetători. Cercetarea în acest domeniu este motivată de absenţa unui model de date atotcuprinzător, fapt ce îngreuiază dezvoltarea de software care converteşte date între două modele diferite.

O complicaţie adiţională este reprezentată de faptul că majoritatea datelor stocate electronic nu se află în baze de date convenţionale, ci în sisteme de fişiere, programe de bibliotecă, de poştă electronică, foi de calcul etc., care prezintă capacităţi de interogare limitate.

Pentru a arăta tendinţele în domeniu să urmărim proiectul TsimSMI de la Stanford. Acesta îşi propune integrarea atât a surselor de date care sunt conforme cu modelele de date standard (relaţional, orientat pe obiecte), cât şi a surselor de date cu capacităţi de interogare limitate. Aceste surse neconvenţionale sunt împachetate în aşa-numiţi wrappers (înfăşurători). O astfel de înfăşurătoare asigură interfaţa între sursa de date cu capacităţi de interogare limitate şi aplicaţia care o interoghează. Aplicaţia trimite către sursă interogări într-un limbaj expresiv cum ar fi SQL sau OQL şi aşteaptă rezultatul într-un format numit OEM (Object Exchange Model).

OEM foloseşte grafuri etichetate, ca structură de date, care capturează majoritatea datelor folosite în aplicaţii de baze de date. În acelaşi timp, toate celelalte structuri de date pot fi codificate ca grafuri OEM. Rolul înfăşurătorii constă în:

- interceptarea interogării şi identificarea acelor părţi ale acesteia care pot fi efectuate de către sursă,

- translatarea acestor părţi în limbajul specific sursei,

104

- recepţionarea şi prelucrarea rezultatelor intermediare în vederea reconstituirii rezultatului interogării originale,

- codificarea rezultatului final în formatul OEM şi transmiterea acestuia către aplicaţie.

Evident, dacă interogarea originală este prea complexă, este posibil să nu poată fi efectuată pornind de la capabilităţile limitate ale sursei. Înfăşurătoarea detectează această situaţie şi anunţă sursa că nu îi poate satisface cererea. Cu cât creşte capacitatea de evaluare a interogărilor în cadrul înfăşurătorii(de exemplu, capacitatea de a efectua operaţii de tip join, proiecţii, selecţii, etc.), cu atât se extinde clasa de interogări pe care le poate satisface combinaţia sursă-ambalaj.

Navigare pe Internet În anumite situaţii este avantajos să privim bazele de date convenţionale ca

fiind semistructurate. Un exemplu este activitatea de navigare în Internet. În general, utilizatorul nu poate interoga o bază de date fără a-i cunoaşte

schema. Din nefericire însă, aceasta este adeseori greu de înţeles, datorită mărimii exagerate (zeci de tabele, de exemplu) şi a terminologiei opace, nestandard, folosite de către proiectanţii bazei de date. Descifrarea schemei ar fi considerabil uşurată de facilitatea de a interoga datele având doar o înţelegere parţială a structurii lor. De exemplu, în cazul bazei de date cinematografice din World-Wide Web „The internet movie database” , următoarele interogări ar fi de folos:

- În care atribut găsim şirul de caractere “Casablanca”? - Există în baza de date numere întregi mai mari decât 216? - Ce obiecte din baza de date au un atribut al cărui nume începe cu “act”? Şi în acest domeniu, modelul semistructurat se dovedeşte a fi folositor.

Spre deosebire de modelele de date convenţionale, care diferenţiază între schema (tipul, structura) şi instanţa (valoarea) datelor, modelul de date semistructurat reprezintă cele două tipuri de informaţie în mod uniform, permiţând interogarea lor simultană. Din acest motiv, datele semistructurate se numesc şi autodescriptive.

Cubul de date şi OLAP Sistemele de suport pentru decizii (Decision support systems) sunt utilizate

de către companiile moderne pentru integrarea într-o bază de date centrală data warehouse (magazia centrală de date), a datelor provenind din baze de date mici operaţionale folosite în diferite domenii de activitate/filiale ale companiei.

Datele astfel acumulate sunt analizate în timp real (OLAP: On-Line Analitical Processing) pentru a asista conducerea companiei în luarea deciziilor strategice de dezvoltare (de exemplu, analizând vânzările unui anumit produs pe trimestru şi zonă geografică, se poate stabili o nouă strategie de marketing pentru acest produs).

Datele din magazia centrală de date sunt modelate sub forma unui (hiper)cub de date multidimensional care poate fi analizat la nivelul subcuburilor de granularitate arbitrară. Subcuburile se obţin prin agregarea cuburilor din care provin.

De exemplu, prin însumarea vânzărilor trimestriale pentru fiecare zonă, cubul de date tridimensional reprezentând vânzările pe trimestru şi zona geografică poate fi redus la un subcub bidimensional (plan) reprezentând vânzările pe zona geografică. Agregarea este o operaţie costisitoare, efectuarea ei eficientă pe un volum mare de date reprezentând ţelul principal al cercetării în acest domeniu.

Noi modele tranzacţionale În mod tradiţional, tranzacţiile modelează unităţi de lucru atomice şi

izolate, efectuate asupra datelor sistemului de gestiune a bazelor de date. Izolarea

105

tranzacţiilor nu permite crearea tranzacţiilor complexe, mari, din tranzacţii simple. Acest model a avut succes atâta vreme cât tranzacţiile efectuau un număr mic de operaţii simple asupra datelor cu structură simplă. Aplicaţii ca proiectarea asistată de calculator, automatizarea activităţii de birou, controlul producţiei, gestiunea activităţilor necesită noi modele tranzacţionale, noi metode de gestiune a tranzacţiilor, şi noi limbaje de specificare a tranzacţiilor. Limbajele tranzacţionale sunt limbaje de nivel înalt, de obicei inspirate din logica cu predicate de ordinul întâi.

Dacă limbajele tradiţionale specificau interogări şi actualizări, noile limbaje tranzacţionale se concentrează asupra relaţiei dintre tranzacţii, exprimând dependenţe de tipul: tranzacţia T2 nu poate porni înainte ca T1 să se termine, sau T2 poate începe dacă T1 întoarce o valoare mai mare ca 25.

Un excelent exponent al noii generaţii de limbaje tranzacţionale este Transaction Datalog, un limbaj deductiv care menţine în acelaşi timp toate proprietăţile tranzacţiilor clasice, cum ar fi: persistenţă, atomicitate, izolare, terminare şi rollback (revenire). Limbajul este însoţit de un model teoretic natural şi de o teorie sigură pentru demonstraţii, permiţând astfel demonstrarea echivalenţei între diverse expresii din acest limbaj. Acest fapt este crucial pentru optimizare - care constă din înlocuirea unei planificări cu o alta echivalentă din punct de vedere al efectului său asupra datelor, dar mai eficientă din punct de vedere al costului execuţiei. Mai mult, deoarece putem demonstra că efectul unei tranzacţii complexe asupra setului de date este sau nu cel scontat, se asigură consistenţa datelor.

TEST DE EVALUARE

Care afirmaţii sunt adevărate (A) sau false (F) 1. Tipul de dată este folosit pentru descrierea unei mulţimi de obiecte care au aceeaşi reprezentare. 2. Bazele de date orientate pe obiecte permit crearea de obiecte complexe, din componente simple, fiecare neavind atribute, dar propriul comportament. 3. Tehnicile de organizare a datelor în colecţii de date sunt: clasa şi baza de date. 4. Organizarea datelor în fişiere are ca avantaj redundanţa scăzută a datelor. 5. Conceptele folosite în organizarea datelor sunt: entitate, clasa, atribut. 6. Descrierea structurii modelului de date presupune definirea operatoriilor şi a regulilor de integritate care acţionează asupra modelului. 7. Modelul de date relaţional prezintă următoarea anomalie de actualizare: la inserare nu se pot introduce noi realizări pentru o înregistrare subordonată dacă nu sunt cunoscuţi superiorii. 8. În cazul modelului relaţional, normalizarea conduce la obţinerea unei scheme conceptuale a modelului într-o formă normalizată în care se vor elimina anomaliile de actualizare. 9. Într-o asociere de tipul unu-la-unu o înregistrare din tabelul A poate avea cel puţin o înregistrare corespunzatoare în tabelul B şi invers, unei înregistrări din tabelul B îi corespunde cel mult o înregistrare în tabelul A. 10. Într-o asociere de tipul unu-la-mulţi unei înregistrări din tabelul A îi corespund mai multe înregistrări din tabelul B, iar unei înregistrări din tabelul B îi corespunde cel puţin o înregistrare din tabelul A. 11. Într-o asociere de tipul mulţi-la-mulţi unei înregistrări din tabelul A îi pot corespunde mai multe înregistrări din tabelul B, iar unei înregistrări din tabelul B îi pot corespunde, de asemenea, mai multe înregistrări din tabelul A.

106

12. Limbajul de definire a datelor asigură specificarea zonelor de lucru permanente şi tranzitorii. 13. Limbajul de manipulare a datelor permite accesul la înregistrări prin adresa sau prin conţinutul acestora, reordonări ale câmpurilor de date, definirea şi izolarea datelor confidenţiale. 14. Limbajul de manipulare a datelor permite parcurgerea structurilor şi a legăturilor existente, accesul la înregistrări prin adresa sau prin conţinutul acestora, actualizări ale înregistrărilor, reordonări ale câmpurilor de date, definirea tranzacţiilor şi a condiţiilor de eroare. 15. Limbajul de descriere a stocării datelor oferă posibilităti de asociere a fişierelor la programele de aplicaţie, a dispozitivelor fizice, alocare de spaţii de fişiere, specificarea zonelor de lucru permanente şi tranzitorii, definirea şi izolarea datelor confidenţiale. 16. Nivelul virtual sau conceptual (nivelul administratorului bazei de date) se referă la definirea structurii datelor din baza de date astfel încât aceasta să îndeplinească cerinţele tuturor utilizatorilor, în condiţii de redundanţă minimă şi controlată a acesteia. 17. Nivelul fizic (nivelul inginerului de sistem) priveşte modul de stocare şi de structurare a datelor pe suportul fizic sau de memorare a datelor în fişiere. 18. Nivelul logic sau intern (nivelul programatorului de aplicaţie) califică o structură de date ce are o realitate în planul semnificaţiei sau utilizării, dar nu şi în implementarea fizică; califică forma în care fiecare utilizator vede structurarea datelor, în funcţie de aplicaţia pe care o foloseşte sau în funcţie de resursele de date pe care administratorul bazei de date i le pune la dispoziţie. 19. În modelul relaţional regulile stabilesc modul de manipulare a datelor, structurile sunt obiecte definite ce conţin date şi care sunt accesibile utilizatorului, iar operaţiile reprezintă acţiuni prin care sunt manipulate datele sau obiectele schemei bazei de date. 20. Modelul relaţional este format din două mulţimi de operatori pe relaţii: algebra relaţională şi calculul relaţional. 21. Algebra relaţionala permite derivarea procedurală a operaţiilor. 22. Definirea proprietăţilor structurale ale relaţiilor se realizează prin tehnica normalizării. 23. Extensibilitatea schemei bazei de date include prelucrarea declaraţiilor limbajului de baza de date, specificând crearea, mutarea sau identificarea definirilor de clasă. 24. Câmpurile text constau numai din text şi au maxim 255 de caractere, în acestea putând fi incluse şi secvenţele de salt la început de rând/salt la rând nou.

Răspunsuri 1 A 2 F 3 F 4 F 5 F 6 F 7 F 8 A 9 F 10 F 11 A 12 F 13 F 14 A 15 F 16 A 17 F 18 F 19 A 20 A 21 F 22 A 23 A 24 F

REZUMATUL TEMEI Se prezintă conceptul şi arhitectura bazelor de date cât şi modelele de date

(modelul ierarhic, modelul reţea, modelul relaţional, modelul orientat-obiect). Pentru a defini baza de date relaţională se prezintă abordarea relaţională

(operatori relaţionali, proprietăţi ale bazelor de date relaţionale, proprietăţile relaţiilor tabelare) iar ca exemplu se alege baza de date ORACLE

107

TEMA VII MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR ELECTRONICE DIN CADRUL

FIRMEI

Unităţi de învăţare: - Noţiunea de document electronic - Conceptul de management al documentelor electronice (structura unui

sistem de management al documentelor, avantajele utilizării unui sistem de management al documentelor electronice, implementarea unui sistem de management al documentelor)

- Managementul fluxurilor de lucru Obiectivele temei: - Semnificaţia documentului electronic - Prezentarea conceptului de management al documentelor electronice

(structura unui sistem de management al documentelor, avantajele utilizării unui sistem de management al documentelor electronice, cerinţe de implementare a unui sistem de management al documentelor)

- Managementul fluxurilor de lucru Timpul alocat temei: 2 ore Bibliografie recomandată: 1. BUŞE Florian, Utilizarea tehnologiei informaţiei în domeniul managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002 1. DE MARCO, T., LISTER, T., Peopleware. Productive Projects and Teams, Dorset House Publishing, New York, 1999 2. KHOSHAFIAN, S., BUCKIEWICZ, M., Groupware&workflow, Masson, Paris, 1998 3. LEVAN, S., LIEGMANN, A., Le groupware: informatique, management et organisation, Ed. Hermes, Paris, 1994 4. LEYMANN, F. ROLLER, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000 7.1. Noţiunea de document electronic Utilizarea calculatoarelor, în cele mai diverse medii de afaceri, a modificat

modul în care se realizează schimbul de informaţii şi comunicarea. Astăzi documentele sunt tot mai mult percepute sub formă electronică şi conţin numeroase tipuri de informaţie: text, imagini, date, foi de calcul, grafice, desene CAD, voce şi secvenţe video. Documentele constituie suportul pentru informaţie, o conţin dând acesteia formă şi structură. Se poate afirma în spiritul celor menţionate că un document face ca informaţia să fie inteligibilă.

De-a lungul timpului, documentul electronic a fost definit în diverse moduri. Aceste definiţii s-au modificat ca urmare a evoluţiei tehnologiei.

Se poate spune că un document este un instantaneu al unui set de informaţii care poate:

• să încorporeze multe tipuri complexe de informaţie; • să existe în mai multe locuri din reţea; • să depindă de alte documente pentru informaţii; • să se modifice dinamic pe măsură ce documentele subordonate sunt

actualizate;

108

• să aibă o structură complexă sau să conţină tipuri complexe de date; • dacă există permisiunea în acest sens, să poată fi accesat şi modificat de

mai multe persoane simultan. În dicţionarul IBM există următoarea definiţie: “în informatică, un

document este o unitate denumită şi structurată de text, imagini, sunete sau alte formate care poate fi stocată, extrasă şi schimbată între sisteme şi utilizatori ca o unitate separată”.

Din prezentarea făcută se desprind pentru documente două caracteristici importante:

• sunt unităţi structurate de informaţie înregistrată, adică un document are o structură logică de relaţii între elemente mici de date - paragrafe, celule, imagini - care compun documentul;

• trebuie să poată fi administrate ca unităţi discrete în sistemele informatice, adică un document trebuie să poată fi deosebit de alte documente electronice, inclusiv de alte versiuni ale aceluiaşi document. Dacă iniţial, prin document se înţelegea un singur fişier de date, astăzi documentele compuse şi cele multimedia sunt stocate în mai multe fişiere de date şi au nevoie de câteva aplicaţii informatice pentru a putea fi cel puţin vizualizate.

Pentru a putea îndeplinii funcţiile cerute, un document electronic trebuie să întrunească anumite calităţi, acestea trebuind să fie:

• disponibile şi accesibile - documentele electronice trebuie să poată fi identificate, să poată fi stocate în deplină siguranţă şi să poată fi uşor extrase pentru a fi folosite;

• prelucrabile - este necesar să se poată face actualizarea documentelor electronice şi de asemenea, ele trebuie să poată fl folosite ca bază pentru alte documente;

• precise - trebuie să se poată facă distincţie între diversele versiuni ale unui aceluiaşi document pentru a permite accesul la informaţii exacte.

7.2. Conceptul de management al documentelor electronice Orice operaţiune efectuată asupra unui document înseamnă managementul

acestuia. Totuşi, un sistem de administrare a documentelor electronice (EDMS - Electronic Document Management System) se referă la un mediu informatizat care permite crearea, organizarea, stocarea, extragerea, manipularea şi controlarea circulaţiei documentelor în formă electronică.

Experienţa a arătat că există două clase de administrare a documentelor: • administrarea imaginilor fixe ale paginilor; • administrarea documentelor editabile, cum ar fi fişierele procesoarelor de texte

sau foile de calcul tabelar. Aceste două clase sunt substanţial diferite deoarece imaginile paginilor sunt

statice, în vreme ce documentele editabile se pot modifica dinamic. Funcţiile asociate celor două clase diferă. Sistemele ce tratează imagini se

concentrează pe accesul la documente având ca funcţii principale intrarea, indexarea şi extragerea informaţiilor. Sistemele care tratează documentele editabile se concentrează asupra creării documentelor, având ca funcţii principale editarea în grup, controlul fluxului şi controlul revizuirilor.

Totuşi limitele dintre cele două clase tind să dispară. Producătorii nu se mai specializează pe una din clase, tendinţa fiind către sistemele integrate de administrare a documentelor care încorporează un spectru larg de funcţii. Aceste sisteme controlează crearea şi utilizarea documentelor pe toată durata lor de viaţă, între diferitele platforme software, între aplicaţii şi mai ales între diferitele compartimente ale unei companii.

109

7.2.1. Elementele şi structura unui sistem de management al documentelor

Elementele unui sistem de management al documentelor reprezintă

utilitare software menite să asigure funcţiile necesare administrării documentelor dintr-o firmă.

Deşi nu face parte ca atare din aplicaţie, o infrastructură corespunzătoare este o cerinţă implicită pentru rea1izarea administrării documentelor. Infrastructura este constituită din calculatoare desktop, staţii de lucru şi servere conectate prin reţele LAN şi/sau WAN. Infrastructura trebuie să asigure independenţa faţă de formatul fişierelor, nume lungi de fişiere şi urmărirea legăturilor.

Crearea documentelor trebuie să fie facilitată de utilitare soft. Cele mai sofisticate dintre acestea permit generarea structurată sau ghidată a documentelor, obligându-i pe autori să introducă datele în anumite moduri.

Fluxul de lucru reprezintă coordonarea sarcinilor, a datelor şi a oamenilor pentru a face o activitate mai eficientă, mai rentabilă şi mai adaptabilă la schimbări. El înseamnă controlul informaţiei pe parcursul tuturor fazelor activităţii. Calea urmată de un anumit document este determinată de tipul acestuia, de activităţile ce guvernează un document şi funcţiile din organizaţie. Fluxul de lucru asigură suport pentru creare, revizuire, rutare, comentare, aprobare şi stabilirea termenelor.

Fluxul de lucru constituie aspectul cel mai important al administrării documentelor deoarece el permite firmelor să preia controlul asupra fluxului documentelor şi să-i crească eficienţa. In mod uzual, gestionarea fluxurilor de lucru a fost implementată în pachete soft separate, dar începe să fie parte a sistemelor integrate de administrare a documentelor.

Partea cea mai importantă a unui sistem de administrare a documentelor este constituită din baza de date şi motoarele de căutare care asigură suport pentru stocarea şi găsirea documentelor.

Prezentarea şi distribuirea se referă la forma şi modul în care se furnizează informaţia utilizatorilor. Sistemul de administrarea documentelor trebuie să permită distribuirea informaţiei în formate diferite cum ar fi vizualizarea într-o reţea (de exemplu Internet), distribuirea pe suport CD-ROM sau imprimarea pe hârtie.

Un sistem de administrare a documente1or electronice trebuie să cuprindă în mod necesar următoarele:

• o zonă de stocare, de păstrare a documentelor; • o metodă de plasare a documentelor în zona de stocare; • o metodă de localizare şi identificare a documentelor din zona de

stocare; • o metodă de extragere a documentelor din zona de stocare. Pe lângă aceste cerinţe minimale, un asemenea sistem ar trebui să mai

cuprindă multe din următoarele: • blocare: un mecanism care să asigure faptul că un document poate fi

modificat, la un moment dat, de către un singur utilizator; • controlul versiunilor: metode de urmărire a modificărilor suferite de un

singur document; • securitate: pentru a controla‚ care utilizatori pot avea acces la un

document şi cu ce scop; • structura organizatorică: metode de a organiza documentele în grupuri,

în funcţie de relaţiile dintre ele;

110

• căutarea liberă după text: posibilităţi de localizare a documentelor pe baza textului;

• atribute ale documentelor: informaţii asociate documentelor (cum ar fi data elaborării, titlul etc.);

• fluxul documentelor: posibilitatea de a transmite în mod controlat documentele de la un utilizator la altul;

• scanare, OCR (recunoaşterea optică a caracterelor): metode de convertire a documentelor pe hârtie în format electronic;

• publicare: metode de a combina documentele în seturi coerente cu scopul de a fi distribuite.

7.2.2. Avantajele utilizării unui sistem de management al documentelor

electronice Pentru multe organizaţii, utilizarea unui sistem de management al

documentelor electronice poate aduce avantaje considerabile. Printre acestea se numără:

• valorificarea capitalului intelectual, deoarece informaţia este creată o dată şi folosită de mai multe ori;

• controlul fluxului informaţiilor pe întregul parcurs al activităţilor; • creşterea vitezei de regăsire şi extragere a informaţiilor; • evitarea pierderii şi distrugerii accidentale a documentelor; • uşurarea utilizării informaţiilor de către noii angajaţi; • reducerea duratei ciclurilor de lucru şi elaborarea mai rapidă a

produselor; • asigurarea unui răspuns rapid la evenimente; • creşterea productivităţii angajaţilor; • creşterea calităţii produselor prin posibilitatea exercitării unui control

mai riguros asupra documentaţiei produselor; • reducerea costurilor prin eliminarea activităţilor redundante. 7.2.3. Implementarea unui sistem de management al documentelor Este posibil ca o firmă să aibă probleme cu privire la gestionarea

documentelor sale şi să aibă nevoie de un sistem informatizat de management a lor. O astfel de situaţie poate să apară dacă organizaţia se confruntă frecvent cu marea majoritate a situaţiilor următoare:

• sunt generate regulat documente; • sunt primite în mod regulat documente; • există probleme cu privire la regăsirea unor documente stocate anterior; • există o multitudine de fişete cu arhiva organizaţiei; • se întâmplă ca mai multe persoane să acceseze din locuri diferite acelaşi

document; • există documente vitale pentru funcţionarea organizaţiei; • apar întârzieri ale activităţilor din cauza lipsei de informaţii; • există informaţii importante neintegrate în sistemul informatic; • există dubii asupra corectitudinii informaţiei; • se doreşte partajarea şi refolosirea informaţiei. Dacă situaţiile prezentate se întâlnesc frecvent, atunci în compania

respectivă va trebui implementat un sistem de management informatizat a documentelor.

Pentru introducerea sistemului, activităţile de implementare trebuie planificate şi urmărite riguros, etapele de parcurs fiind:

111

1. Stabilirea politicii şi a practicilor pentru firmă Administrarea documentelor electronice trebuie planificată la nivel de

firmă, desemnând corespunzător responsabilităţile ce revin fiecăruia. Este foarte important ca, pe durata planificării şi implementării sistemului să se informeze exact fiecare utilizator în parte asupra responsabilităţilor care îi revin în acest proces.

Politicile şi procedurile trebuie să fie elaborate astfel să corespundă cu sistemul informatic existent în ceea ce priveşte:

• stabilirea şi administrarea spaţiului de lucru electronic al firmei; • elaborarea şi implementarea convenţiilor de denumire a documentelor şi

directoarelor; • determinarea, stabilirea şi asumarea responsabilităţilor; • implementarea măsurilor de securitate şi de control al accesului; • coordonarea stocării documentelor; • alinierea practicilor din sistemul informatic al firmei la practicile

administrării documentelor. 2. Organizarea spaţiului de lucru informatizat Spaţiul de lucru informatizat este mediul în care lucrează utilizatorul. Este

o combinaţie de elemente cum ar fi organizarea logică a documentelor electronice şi interfaţa folosită pentru comunicarea cu utilizatorul.

Un spaţiu de lucru informatizat organizat pe baza unor principii respectate cu stricteţe în toată firma este extrem de important pentru administrarea documentelor, fiind necesare etapele:

• partajarea spaţiului de lucru informatizat; spaţiul trebuie partajat în cadrul firmei, cu nivele de acces diferenţiate, stabilite după cerinţele utilizatorilor;

• organizarea documentelor electronice în spaţiul de lucru partajat; documentele electronice trebuie să fie organizate cu grijă, prin stabilirea unor structuri standardizate de directoare.

Organizarea spaţiului de lucru electronic partajat presupune stabilirea dacă un document trebuie menţinut în spaţiul partajat sau dacă acesta va fi plasat în directorul unei persoane. Pornind de la premisa că firma este alcătuită din grupuri de lucru, există anumite documente care nu aparţin unui anumit grup. Acestea sunt administrate mai bine la nivel de firmă.

Se pot identifica trei nivele ale spaţiului de lucru: • firmă: conţine documente finalizate şi care trebuie să fie disponibile în

întreaga organizaţie; • grup de lucru: conţine documente în curs de elaborare şi care sunt

utilizate de către grupul de lucru. Utilizatorii pot accesa directorul firmei pentru a obţine copii de referinţă ale documentului de firmă;

• individual: conţine documente care nu trebuie partajate între grupuri sau să fie accesibile în toată organizaţia.

Este recomandabil ca, în cadrul spaţiului de lucru, documentele să fie organizate în directoare şi subdirectoare, folosind caracteristicile de ierarhizare a subdirectoarelor. Acesta permite ca structura să oglindească funcţiile şi activităţile din firmă.

3. Convenţia de denumire a documentelor Se recomandă adoptarea unei convenţii standardizate cu privire la

denumirea documentelor. In cazul ideal, este de dorit ca numele documentelor să se bazeze pe cuvinte dintr-un vocabular bine stabilit şi controlat. Datorită caracterului ierarhic al structurii de directoare, nu este necesar ca numele documentelor să reflecte denumirile folosite pentru directoare şi subdirectoare.

112

4. Produsele software Există deja pe piaţă o multitudine de produse care asigură managementul

documentelor. La analiza acestora, trebuie să se ţină cont de modul în care ele corespund structurii aplicaţiilor, infrastructurii informatice şi planurilor de extindere ale firmei. De asemenea, trebuie acordată o mare atenţie modului în care se elaborează şi se accesează documentele. Nu în ultimul rând, este necesar să se analizeze modul în care aceste produse software se încadrează în cadrul politicii firmei cu privire la stocarea şi circulaţia informaţiilor.

Produsele comerciale oferă o varietate de unelte de administrare sistematică a documentelor. Printre funcţiile tipice ale produselor software pentru administrarea documentelor se numără:

• mecanisme pentru descrierea şi căutarea documentelor: aceste mecanisme pot fi adaptate să includă atributele documentelor pentru a îndeplini anumite criterii.

• funcţii care să asigure inviolabilitatea înregistrărilor: pentru îndeplinirea acestor funcţii, documentele trebuie să fie păstrate în condiţii de siguranţă, prevenind accesul, modificarea sau ştergerea neautorizată.

• controlul securităţii şi al accesului: majoritatea aplicaţiilor asigură nivele multiple de acces şi alte funcţii de securitate.

• integrare: multe produse se pot integra cu prelucrarea documentelor sub formă de imagini, cu controlul fluxurilor de lucru, cu sisteme de administrarea înregistrărilor şi cu alte produse.

5. Managementul sistemului Implementarea unui sistem de management a documentelor depinde de

unele probleme de management operativ. Acestea se referă la managementul de zi cu zi a acestui sistem şi sunt:

• aprovizionarea şi suportul hardware, software şi upgrade; • desemnarea responsabilităţilor pentru evaluarea performanţelor tehnice şi

punerea la punct a sistemului de administrare a documentelor electronice; • educarea utilizatorilor, incluzând instruirea teoretică şi practică cu privire

la utilizarea noului sistem de gestiune. Este foarte important să se asigure o migrare sigură a documentelor

electronice de-a lungul generaţiilor de software şi hardware, în special în cadrul înregistrărilor şi documentelor complexe. Conversia datelor de la un sistem la altul prezintă riscul de distrugere a datelor, mai ales pentru documentele compuse. Aceste riscuri trebuie să fie identificate încă din faza de studiu de implementare şi să fie minimizate prin alegerea unui sistem de administrare a documentelor care are strategii de migrare dar formulate. În plus, procedurile de migrare a datelor trebuie să fie foarte bine documentate şi erorile sistemului trebuie să fie notate pentru a-i asigura siguranţa în funcţionare.

Un management bun al documentelor electronice ale unei firme reprezintă o parte importantă a resurselor informaţionale, trebuind să reflecte nevoile de informaţie din firmă. De aceea este important să se acorde atenţie planificării aspectelor de întreţinere, legate de planificarea stocării, ştergerii şi dispunerii documentelor. De exemplu, trebuie să se facă verificări periodice ale documentelor electronice pentru a avea garanţia că sunt păstrate cele necesare, ca să se evite confuzia cu privire la versiunea curentă şi că spaţiul de stocare este folosit eficient.

Ştergerea documentelor trebuie să se bazeze pe un set de criterii consecvente, iar utilizatorii trebuie să ştie că au sarcina de a efectua regulat aceste operaţiuni de întreţinere. De exemplu, printre criteriile pe care se bazează ştergerea documentelor se numără:

113

• necesitatea: dacă documentul nu mai este necesar ca bază pentru crearea altor documente, atunci el poate fi şters;

• versiunea: versiunile anterioare de lucru ale unui document finalizat pot fi şterse.

Amplasarea documentelor se referă la transferarea pe dispozitive de stocare, ce poate însemna mutarea pe un director dedicat, pe CD sau memory stick.

Pentru a asigura secretul datelor dintr-o firmă este necesar ca utilizatorii să fie informaţi de faptul că majoritatea sistemelor de operare nu şterg efectiv documentele, ci numai îndepărtează numele acestuia din director. Pentru a şterge efectiv documentul este necesar să se suprascrie conţinutul acestuia sau să se distrugă fizic suportul de stocare.

7.3. Managementul fluxurilor de lucru

Documentele care circulă în cadrul unei organizaţii sunt generate, modificate şi distribuite pe trasee informaţionale prestabilite. În vederea automatizării procesului de repartizare a documentelor pe utilizatori, sistemele electronice de management al documentelor includ aplicaţii de flux, care determină cu precizie momentul în care se trimite un document, numărul de exemplare şi destinatarii. În scopul definirii acestei categorii de aplicaţii software, în literatura de specialitate sunt folosite următoarele concepte:

1. Managementul fluxurilor de lucru: ansamblu de metode şi tehnici precum şi un set de reguli de utilizare a acestora prin care se realizează modelarea şi urmărirea în dinamică a fluxurilor de lucru din cadrul unei organizaţii.

2. Flux de lucru: reprezentare grafică a unui proces desfăşurat în cadrul companiei, prin prisma fluxurilor şi circuitelor informaţionale stabilite între entităţile organizatorice din cadrul acesteia.

3. Sistem de management al fluxurilor de lucru: subsistem informatic sau modul al unui sistem electronic de management al documentelor, utilizat în vederea descrierii şi urmăririi activităţilor derulate în cadrul organizaţiei.

Din punct de vedere funcţional, sistemul de management al fluxurilor de lucru cuprinde două componente:

• Componenta statică: include aplicaţii informatice utilizate pentru modelarea fluxurilor de lucru pentru fiecare tip de activitate desfăşurată în cadrul organizaţiei. De regulă, această componentă include interfeţe grafice uşor de utilizat de către personalul operator, folosind seturi de simboluri prin intermediul cărora sunt descrise : entităţile organizatorice implicate în desfăşurarea unui anumit proces (persoane sau departamente), procedurile care compun procesul respectiv, succesiunea de desfăşurare a fiecărei proceduri, regulile în funcţie de care se modifică ordinea procedurilor, documentele care parcurg fiecare circuit informaţional descris anterior.

• Componenta dinamică: cuprinde aplicaţii software folosite în scopul urmăririi efective a fluxurilor de lucru în cadrul sistemului.

TEST DE EVALUARE 1. Cum se defineşte un sistem de administrare a documentelor electronice?

Răspuns:

2. Ce reprezintă trebuinţele (nevoile) umane?

Sistemul de administrare a documentelor electronice (EDMS - Electronic Document Management System) se referă la un mediu informatizat care permite crearea, organizarea, stocarea, extragerea, manipularea şi controlarea circulaţiei documentelor în formă electronică.

114

2. Ce trebuie să cuprindă în mod necesar un sistem de administrare a documente1or electronice? Răspuns: Exerciţii Exemplu 1 rezolvat:

Un document este un instantaneu al unui set de informaţii care poate: a) să încorporeze multe tipuri complexe de informaţie şi să existe în mai

multe locuri din reţea; b) să depindă de alte documente pentru informaţii; c) să se modifice dinamic pe măsură ce documentele subordonate sunt

actualizate; d) să aibă o structură complexă sau să conţină tipuri complexe de date; e) dacă există permisiunea în acest sens, să poată fi accesat şi modificat de

mai multe persoane simultan.

Rezolvare • • • • • Exemplu 2 rezolvat:

Documentele au două caracteristici importante: a) sunt unităţi structurate de informaţie înregistrată, adică un document

are o structură logică de relaţii între elemente mici de date - paragrafe, celule, imagini - care compun documentul;

b) trebuie să poată fi administrate ca unităţi discrete în sistemele informatice, adică un document trebuie să poată fi deosebit de alte documente electronice, inclusiv de alte versiuni ale aceluiaşi document. Dacă iniţial, prin document se înţelegea un singur fişier de date, astăzi documentele compuse şi cele multimedia sunt stocate în mai multe fişiere de date şi au nevoie de câteva aplicaţii informatice pentru a putea fi cel puţin vizualizate.

c) trebuie să fie disponibile şi accesibile - documentele electronice trebuie să poată fi identificate, să poată fi stocate în deplină siguranţă şi să poată fi uşor extrase pentru a fi folosite;

d) trebuie să fie prelucrabile - este necesar să se poată face actualizarea documentelor electronice şi de asemenea, ele trebuie să poată fl folosite ca bază pentru alte documente;

e) trebuie să fie precise - trebuie să se poată facă distincţie între diversele versiuni ale unui aceluiaşi document pentru a permite accesul la informaţii exacte.

Rezolvare • • O O O Exemplu 3 rezolvat:

Pentru a putea îndeplinii funcţiile cerute, un document electronic trebuie să întrunească anumite calităţi, acestea trebuind să fie:

a) trebuie să fie disponibile şi accesibile - documentele electronice trebuie să poată fi identificate, să poată fi stocate în deplină siguranţă şi să poată fi uşor

Un sistem de administrare a documente1or electronice trebuie să cuprindă în mod necesar următoarele:

• o zonă de stocare, de păstrare a documentelor; • o metodă de plasare a documentelor în zona de stocare; • o metodă de localizare şi identificare a documentelor din zona de

stocare; • o metodă de extragere a documentelor din zona de stocare.

115

extrase pentru a fi folosite; b) trebuie să fie prelucrabile - este necesar să se poată face actualizarea

documentelor electronice şi de asemenea, ele trebuie să poată fl folosite ca bază pentru alte documente;

c) trebuie să fie precise - trebuie să se poată facă distincţie între diversele versiuni ale unui aceluiaşi document pentru a permite accesul la informaţii exacte.

d) sunt unităţi structurate de informaţie înregistrată, adică un document are o structură logică de relaţii între elemente mici de date - paragrafe, celule, imagini - care compun documentul;

e) trebuie să poată fi administrate ca unităţi discrete în sistemele informatice, adică un document trebuie să poată fi deosebit de alte documente electronice, inclusiv de alte versiuni ale aceluiaşi document. Dacă iniţial, prin document se înţelegea un singur fişier de date, astăzi documentele compuse şi cele multimedia sunt stocate în mai multe fişiere de date şi au nevoie de câteva aplicaţii informatice pentru a putea fi cel puţin vizualizate.

Rezolvare • • • O O

Exemplu 4 rezolvat: Sistemele ce tratează imagini se concentrează pe accesul la documente având

ca funcţii principale: a) intrarea informaţiilor b) indexarea informaţiilor c) extragerea informaţiilor d) editarea în grup a informaţiilor e) controlul fluxului informaţiilor

Rezolvare • • • O O

Exemplu 5 rezolvat: Sistemele care tratează documentele editabile se concentrează asupra creării

documentelor, având ca funcţii principale: a) editarea în grup a informaţiilor b) controlul fluxului informaţiilor c) controlul revizuirilor informaţiilor d) intrarea informaţiilor e) indexarea informaţiilor

Rezolvare • • • O O

REZUMATUL TEMEI

Complexitatea activităţilor economice desfăşurate în cadrul organizaţiilor

generează o serie de aspecte negative legate de organizarea şi accesarea informaţiilor cuprinse în documente. De cele mai multe ori, aceste probleme includ volumul mare de documente operate, existenţa unor proceduri complicate de generare a documentelor, restricţiile de timp în procesarea anumitor categorii de documente, numărul mare de erori apărute în completarea acestora etc. In contextul în care specialiştii apreciază că documentul reprezintă cea mai importantă sursă de informaţii a organizaţiei moderne, modul în care o companie reuşeşte să elimine aceste neajunsuri reprezintă unul din factorii cheie ai succesului ei pe piaţă.

116

Pentru a răspunde la această provocare, se impune o transformare a noţiunii de document dintr-o accepţiune clasică („act prin care se adevereşte, se constată sau se preconizează un fapt, se conferă un drept, se recunoaşte o obligaţie; text scris sau tipărit) inscripţie sau altă mărturie servind la cunoaşterea unui fapt real, actual sau din trecut” (DEX)) într-o accepţiune modernă şi anume aceea de document digital, administrat prin intermediul unor aplicaţii informatice dedicate.

Un sistem de management al documentelor şi fluxurilor de lucru reprezintă un sistem informatic utilizat pentru introducerea, stocarea; prelucrarea şi administrarea documentelor în format electronic.

Un astfel de sistem informatic urmăreşte fluxurile de documente şi circuitele pe care acestea le parcurg, pe toată durata ciclului lor de viaţă (din momentul generării, până în momentul arhivării).

117

TEMA VIII TEHNOLOGIILE WORKFLOW ŞI APLICAŢII IN GESTIONAREA

DOCUMENTELOR

Unităţi de învăţare: - Terminologia tehnologiilor workflow - Concepte de bază workflow (procese şi activităţi, instanţe, specificaţii) - Structura unui sistem workflow - Cerinţele unui produs informatic workflow - Taxonomia aplicaţiilor workflow - Jucătorii pieţei aplicaţiilor workflow Obiectivele temei: - cunoaşterea trminologiei tehnologiilor workflow; - cunoaşterea conceptelor de bază workflow (procese şi activităţi, instanţe,

specificaţii); - cunoaşterea cerinţelor unui produs informatic workflow. - taxonomia aplicaţiilor workflow - prezentarea jucătorilor pieţei aplicaţiilor workflow Timpul alocat temei: 4 ore Bibliografie recomandată: 1. BUŞE Florian, Utilizarea tehnologiei informaţiei în domeniul managerial, Editura Dacia, Cluj-Napoca, 2002 1. DE MARCO, T., LISTER, T., Peopleware. Productive Projects and Teams, Dorset House Publishing, New York, 1999 2. KHOSHAFIAN, S., BUCKIEWICZ, M., Groupware & workflow, Masson, Paris, 1998 3. LEVAN, S., LIEGMANN, A., Le groupware: informatique, management et organisation, Ed. Hermes, Paris, 1994 4. LEYMANN, F. ROLLER, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000 5. Courbon, J-C., Tajan, S., Groupware et intranet, Dunod, Paris, 1999

8.1. Terminologia tehnologiilor workflow Odată ce o organizaţie ajunge la un anumit nivel de complexitate - fie ca

structură, fie ca mod de funcţionare - ipoteza că fiecare ştie ce are de făcut începe să nu se mai verifice. Mai mult, organizaţiile moderne renunţă tot mai mult la organizarea strict ierarhică, abordând tehnici mult mai dinamice care scurtează circuitele clasice şi distribuie responsabilităţile. „Fişa postului” devine inoperantă, dar locul ei trebuie luat de mecanisme care să pună în practică proceduri suficient de clare pentru a putea fi urmate şi suficient de elastice pentru a se adapta la toate situaţiile. În plus, totul trebuie să fie controlabil, să poată fi urmărit, monitorizat şi, în cele din urmă, optimizat. Răspunsul tehnologiei informaţiei la această provocare se numeşte workflow management.

Limba română nu a ajuns să creeze un echivalent convenabil pentru un termen atât de sintetic cum este workflow. Traducere brutală ar putea fi „fluxul de lucru”, ceea ce ne sugerează o definiţie absolut informală şi imprecisă:

„Un ansamblu de activităţi care trebuie efectuate pentru a duce o treabă la bun sfârşit”.

118

Putem să considerăm această schiţă de definiţie un punct de plecare convenabil, astfel încât prin rafinări succesive să ajungem să punem în evidenţă elementele fundamentale ale tematicii.

Pentru încurajarea interesului privind gestiunea fluxului de prelucrare şi folosirea de standarde, de recomandări, de cele mai bune practici în domeniu s-a creat o organizaţie internaţională, numită „Workflow Management Coalition – WKMC”.

WKMC propune următoarea definiţie pentru un sistem workflow (sistem de gestiune a fluxurilor de prelucrare):

„Un sistem de workflow este un sistem, care defineşte complet, gestionează şi execută fluxuri de prelucrare prin execuţia de aplicaţii software a căror ordine de execuţie este dirijată de o reprezentare cu ajutorul calculatorului, utilizând logica fluxului de prelucrare”.

Produsele workflow asigură infrastructura pentru automatizarea, ameliorarea fluxurilor de lucru şi încadrarea sarcinilor în cadrul proceselor desfăşurate la nivelul organizaţiei.

Workflow desemnează un ansamblu de hărţi organizaţionale de sarcini şi activităţi desfăşurate de un număr de persoane sau de diverse entităţi. Noţiunea de workflow management este astfel sinonimă cu administrarea şi automatizarea proceselor de afaceri. Datorită acestei funcţionalităţi, tehnologia a fost integrată în aplicaţiile integrate de gestiune a firmelor, în sistemele Enterprise Resource Planning (ERP) şi workflow-ul este una din piesele grele ale acestora.

Aşa cum au remarcat numeroşi experţi, tehnologiile workflow şi groupware sunt antitetice:

• workflow - automatizează regulile formale; • groupware - facilitează în special, interacţiunile informale dintre

grupurile de lucru sprijinind comunicarea, coordonarea şi cooperarea necesară desfăşurării lucrărilor comune.

În ceea ce priveşte relaţia groupware - workflow, aceasta poate fi redată numai în relaţie directă cu celelalte tehnologii cuprinse în zona Computer-Supported Cooperative Work şi axele sale de cercetare: colaborarea, comunicare şi coordonare (figura 8.1).

119

Figura 8.1. Relaţia groupware-management în funcţie de axele comunicare-

colaborare-coordonare

8.2. Concepte de bază workflow La modul cel mai simplu, workflow este sinonim cu informatizarea

proceselor pe care le desfăşuram zilnic la locul de muncă. Aplicaţia automatizează toate acţiunile, activităţile sau sarcinile presupuse de un proces. Nu necesită structurare, iar principala sa funcţie constă în sprijinirea execuţiei proiectelor de către o echipă. Aplicaţiile workflow responsabilizează indivizii şi grupurile de lucru care lucrează în diverse medii (structurate sau nestructurate) şi modelează cu ajutorul calculatoarelor toate procesele reale desfăşurate în diverse sisteme informatice (figura 8.2).

Figura 8.2. Procese şi workflow

(sursa: Leymann, F. Roller, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000)

Modelul procesului descrie structura organizaţiei din „lumea reală” (sunt avute în vedere procesele întreprinderii, cultura colectivă şi tehnologiile existente). Fiecare proces este detaliat şi transpus în modele workflow cu ajutorul

PROCESE REALE Modelul procesului

CALCULATOR Modelul workflow

Instanţa

Proces

Instanţa

Workflow

Comunicare

Coordonare Colaborare

Video Conferinţă

Workflow

Workflow management

Bulletin Board

Aplicaţii distribuite hypertext Editarea colaborativă Sisteme de planificare a documentelor a activităţilor Suport pentru întâlniri electronice

e-mail

BD speciale

Workflow

Workgroup computing

Spaţiu de date

Sisteme de comunicare

120

instanţelor. Rezultatul constituie baza pe care va fi implementat produsul workflow. Modelarea este realizată în cadrul etapei de concepţie.

Dacă datele care intră în sistem nu sunt corespunzătoare, atunci şi rezultatul prelucrării lor va fi, de asemenea, necorespunzător. Produsul workflow va fi ales în funcţie de caracteristicile întreprinderii, urmărindu-se etapele de analiză, concepţie şi evaluare. Pentru un mediu cooperativ este recomandabilă o soluţie cu următoarele caracteristici:

• Informatizată. Evident, aplicaţia nu poate fi desfăşurată decât într-un mediu complet informatizat. Implementarea este facilă în cazul unei echipe mici care îşi desfăşoară activitatea într-o reţea locală cu un mediu omogen. Complicaţiile apar în cazul sistemelor distribuite în care fiecare site are propria sa autonomie în materie de platforme hardware şi software. Dacă este cazul se va opta pentru produse puternice care permit schimbul informaţional pe medii eterogene şi distribuite. Podusele informatice Indaco Registry, Lotus Notes fac parte din aceasta categorie.

Cooperativă. Arhitectura reţelei pe care va fi implementată soluţia determină grupurile de utilizatori: locali sau la distanţă (situate în birouri, clădiri, regiuni, ţări sau pe continente diferite). Funcţionalităţile de cooperare workflow se suprapun peste relaţiile de cooperare existente. Sistemul generează dosare, formulare, aprobări şi arbori decizionali. Circuitul se desfăşoară în condiţii optime dacă sunt specificate toate protocoalele de transport şi platformele implicate. Caracteristica este foarte importantă pentru că pot exista cazuri de incompatibilitate cu produsul workflow ales.

• Asistenţă în realizarea lucrărilor. Distingem, în funcţie de această caracteristică, două tipuri de produse workflow: unul care realizează ameliorarea globală a lucrărilor desfăşurate şi cel de-al doilea care rulează în funcţie de sarcinile şi obiectivele stabilite iniţial.

8.2.1. Procese şi activităţi Prima precizare importantă pe care o putem face este faptul că fluxul de

lucru reprezintă un proces. S-ar putea spune că este însuşi procesul, dar accepţiunea care o vom folosi este cea de reprezentare a unui proces.

În al doilea rând, trebuie limitată generalitatea termenului „proces”. Este vorba despre procese lucrative, realizate de obicei într-un context organizaţional şi care au o finalitate bine definită, pe care o vom numi „obiectiv”. Termenul utilizat este business process, dar aceasta nu înseamnă neapărat „economic”. Un proces juridic, de pildă, poate fi reprezentat printr-un workflow.

În fine, este firesc ca un proces complex să poată fi structurat în sub-procese. Acestea au o anumită independenţă, dar sunt parte integrantă a proceselor în care sunt înglobate. Pe lângă faptul că permite stăpânirea complexităţii, o astfel de structurare are avantaje care devin evidente mai cu seamă în situaţia în care un sub-proces face parte din mai multe procese. Analogia cu subrutinele unui program este imediată.

Procesele reprezintă ansambluri de activităţi. Activităţile sunt considerate indivizibile din perspectivă logică, în sensul că o activitate incompletă nu contribuie la desfăşurarea procesului, nu apropie obiectivul vizat. Activităţile sunt „paşii” unui proces către obiectiv. Trebuie menţionat însă că „perspectiva logică” invocată depinde de punctul de vedere, astfel încât o activitate poate reprezenta uneori un sub-proces.

Activităţile implică anumite resurse. În primul rând este vorba de participanţii la fluxul de lucru, care pot fi persoanele sau maşinile care realizează

121

efectiv munca. Pe de altă parte, este vorba de resurse informaţionale necesare pentru evidenţă şi pentru deciziile care trebuie luate în desfăşurarea procesului.

Succesiunea activităţilor este definită de tranziţii, care reprezintă materializarea regulilor care guvernează procesul. O tranziţie poate fi considerată o tripletă formată din activitatea-sursă (cea care s-a încheiat), activitatea-ţintă (cea care urmează să fie executată) şi o condiţie, care se evaluează pe baza informaţiilor asociate activităţilor implicate şi a contextului.

În mod firesc, succesiunea activităţilor este direcţionată spre îndeplinirea obiectivului (downstream), dar această succesiune nu este în mod necesar liniară, secvenţială. În funcţie de condiţii, tranziţiile pot descrie ramificări sau chiar iteraţii, caz în care avem de-a face cu tranziţii upstream).

8.2.2. Instanţe Procesele, activităţile şi tranziţiile descrise mai sus sunt generice. Ele

modelează fluxul de lucru. Un sistem de administrare a fluxului de lucru (Workflow Management System - WMS) va folosi acest model pentru a automatiza şi a monitoriza instanţe ale proceselor astfel definite. Printr-o analogie cu limbajele de programare, modelul procesului este similar cu o clasă, pe când o instanţă este similară cu un obiect aparţinând acelei clase.

O instanţă a unui proces se creează ca urmare a unui eveniment (event) recunoscut ca atare de către WMS. Acesta poate fi declanşat explicit de către utilizator (de pildă se introduce în sistem o comandă de la un client) sau poate fi determinat de aplicaţii controlate de WMS (de pildă o comandă venită prin situl Web).

Crearea unei instanţe implică în mod obişnuit ataşarea unui set de informaţii care vor fi purtate în mod constant de acea instanţă pe tot parcursul fluxului de lucru. Este important să notăm aici o referinţă la definiţia procesului (deoarece WMS poate gestiona mai multe procese), un identificator al instanţei (deoarece mai multe instanţe ale procesului pot fi active la un moment dat), o informaţie de stare (importantă în monitorizarea procesului) şi informaţii adiacente (documente relevante, istoricul parcurgerii fluxului etc.). De fapt, din punctul de vedere al WMS, instanţa este tocmai acest pachet de informaţii - pe care trebuie să îl direcţioneze prin activităţile procesului până într-unul din punctele de ieşire - motiv pentru care unele sisteme numesc instanţa „jeton” (token).

Crearea instanţei procesului este cel mai adesea considerată o activitate în sine (uneori doar din considerente formale), ceea ce înseamnă că intră în acţiune tranziţiile, care determină cărei activităţi trebuie să-i fie înaintat „jetonul”. Se naşte astfel o instanţă a activităţii respective.

O instanţă a unei activităţi (uneori numită şi „sarcină” - task) poate fi uneori realizată în mod automat, dar de cele mai multe ori implică o muncă pe care trebuie să o realizeze un utilizator. În această situaţie se creează un aşa-numit work item care este asignat unui participant la fluxul de lucru. Interfaţa unui WMS cu utilizatorul se concretizează de regulă într-o listă de sarcini (worklist).

Există câteva probleme esenţiale pe care WMS trebuie să le rezolve în conducerea şi monitorizarea unei instanţe a unui proces. Mai precis, WMS trebuie să stabilească ce trebuie făcut, când trebuie făcut şi de către cine trebuie făcut.

Determinarea sarcinilor (ce) Se bazează în mod normal pe evaluarea condiţiilor stabilite pentru tranziţii,

dar problema nu este atât de simplă deoarece pot apărea ramificări complexe (descrise generic ca and, or sau xor splits). De pildă anumite activităţi trebuie

122

realizate în paralel (ramificare and-split), caz în care se instanţiază mai multe taskuri.

Sincronizarea (când) Uneori taskurile urmează în secvenţă (deci se poate genera imediat un

work item), dar există multe situaţii în care momentul lansării unui nou task depinde de o serie de condiţii. De pildă de disponibilitatea unor resurse sau de îndeplinirea tuturor sarcinilor rezultate dintr-un and-split (situaţie denumită and-join). De asemenea, adesea temporizarea sarcinilor face parte chiar din definiţia activităţii iar WMS trebuie să urmărească încadrarea în termene precise.

Determinarea participanţilor (cine) Descrierea fluxului de lucru (adică definirea procesului) se bazează pe

resurse generice, care se precizează abia la nivelul instanţei. Resursele umane se descriu la nivel de roluri, care reprezintă grupuri de persoane echivalente din perspectiva competenţelor. Desemnarea persoanei care să îndeplinească o sarcină corespunzătoare unui rol este o sarcină a WMS şi se bazează pe politici specifice. De pildă, există situaţii în care un work item este încredinţat unei echipe (apare într-o listă de sarcini partajată şi dispare când cineva şi-a asumat-o), dar şi situaţii când încredinţarea este foarte precisă (de pildă anumite aprobări pot fi date doar de cel care îndeplineşte rolul de director).

În fine, o altă sarcină importantă a unui WMS este tratarea excepţiilor. Nici un proces real nu este atât de regulat încât să poată fi definit complet şi definitiv, astfel încât WMS trebuie să fie suficient de flexibil pentru a semnala cazurile atipice şi de acţiona în consecinţă (adesea prin „încredinţarea” cazului unui operator uman cu competenţa necesară).

8.2.3. Specificaţii Dată fiind complexitatea tehnologiilor implicate în domeniul desemnat

prin termenul workflow, industria informatică a resimţit nevoia unui set de standarde care să precizeze noţiunile şi să formalizeze specificaţiile astfel încât diversele produse de la diverşi furnizori să poată fi evaluate comparativ şi, eventual, chiar să conlucreze. Astfel s-a format Workflow Management Coalition (WfMC - www.wfmc.org), care a publicat numeroase documente, printre care se remarcă descrierile XML ale diverselor interfeţe (WAPI - Workflow APIs and Interchange formats) şi un glosar general care unifică terminologia.

Principalele definiţii: Workflow (flux de lucru): Automatizarea completă sau parţială a unui

proces de business, în care documente, informaţii şi sarcini sunt trecute de la un participant la altul pentru realizarea unor acţiuni, în concordanţă cu un set de reguli procedurale.

Workflow Management System (sistem de administrare a fluxului de lucru): Un sistem care defineşte, creează şi administrează realizarea fluxurilor de lucru folosind programe software, rulând pe unul sau mai multe „motoare de workflow” (workflow engines), capabile să interpreteze modelul (definiţia) procesului, să interacţioneze cu participanţii şi, atunci când este nevoie, să invoce utilizarea uneltelor şi aplicaţiilor informatice.

Business Process (proces): Un set de proceduri sau de activităţi interconectate care împreună realizează un obiectiv al afacerii sau un scop politic (policy goal), de obicei în contextul unei structuri organizaţionale care defineşte roluri şi relaţii funcţionale.

Activity (activitate). Descrierea unei operaţii (piece of work) care formează un pas logic într-un proces. O activitate poate fi manuală, care nu

123

suportă automatizare computerizată, sau automată (activitate de workflow). O activitate automată necesită resurse umane şi/sau computerizate pentru a permite executarea procesului. Când este nevoie de o resursă umană, o activitate este alocată unui participant la fluxul de lucru.

Instance (instanţă): Reprezentare a unui caz particular (enactment) a unui proces sau a unei activităţi dintr-un proces, împreună cu datele asociate. Fiecare instanţă reprezintă un fir separat de execuţie a procesului sau activităţii, care poate fi controlat independent şi care va avea propria stare internă şi propria identitate vizibilă din exterior, care poate fi utilizată de exemplu pentru a memora şi a regăsi informaţii cu caracter istoric (audit data) relative la respectiva instanţă.

Workflow Participant (participant, actor, agent): O resursă care efectuează munca reprezentată de instanţa unei activităţi din fluxul de lucru. Această muncă se prezintă, de regulă, ca una sau mai multe operaţii elementare (work item) atribuite unui participant la fluxul de lucru prin intermediul unei liste de sarcini (worklist).

8.3. Structura unui sistem workflow Structural, elementele de baza (figura 8.3) ale unui sistem workflow sunt: • operaţia. Un workflow este descompus în operaţii elementare. Operaţia

reflectă prelucrarea suferită de informaţie la intrarea în sistem şi valoarea pe care o are adăugată la ieşire. Sunt implicate şi resurse suplimentare (scanner) software-ul acestuia;

• actorul. Este persoana responsabilă de execuţia operaţiei. Uneori, o sarcină poate fi încredinţată mai multor utilizatori, sau un singur utilizator poate realiza mai multe sarcini;

• reguli. Operaţia se desfăşoară în condiţii optime dacă este definit un set de reguli ce vor fi respectate în procesul de prelucrare şi pe parcursul operaţiilor următoare. Spre deosebire de procesele manuale, unde indivizii aplică singuri procedurile impuse, în cadrul sistemului workflow regulile sunt programate şi declanşarea lor are loc automat;

• circuitul. Un motor de transport face legătura între activităţile urmărite. Reduce la minimul necesar timpii de tranzit dintre operaţiuni;

• informaţia. Este un alt factor cheie workflow. Informaţiile implicate sunt definite în prealabil.

Figura 8.3.Elemente de bază workflow

(sursa: Courbon, J-C., Tajan, S., Groupware et intranet, Dunod, Paris, 1999, p.97)

Descrierea elementelor de bază descoperă o sumă întreagă de probleme tehnice, legate în special, de implementarea regulilor, a motorului de transport şi a

Resursa Actor

Operaţia Reguli Circuitul Operaţia

Informaţia

124

managementului informaţiilor. Traseul informaţional în cadrul unui sistem workflow poate fi organizat secvenţial, paralel sau condiţional.

8.4. Cerinţele unui produs informatic workflow Piaţa oferă numeroase produse care susţin că încorporează caracteristici

workflow. Recomandarea este că un produs poate fi considerat soluţie workflow dacă are următoarele caracteristici:

• oferă posibilităţi de proiectare a formularelor electronice (pentru fiecare sarcină descrisă în diagramă);

• deţine instrumente de proiectare a diagramelor workflow; • comunică cu alte aplicaţii externe; • cuplează formularele electronice la bazele de date ale întreprinderii; • colectează la nivelul fiecărei activităţi desfăşurate informaţii cu privire

la executarea sarcinilor; • la nivelul fiecărei activităţi, informaţiile care descriu intrări pot fi

descompuse pe sarcini componente, la nivel de detaliu; • în diagrama workflow pot fi incluse şi traseele condiţionale; • monitor pentru urmărirea desfăşurării proceselor workflow; • posibilităţi de evaluare a procesului workflow pe ansamblul lui; • permit simulări şi testări de comportamente; • sprijină un grup mare de utilizatori; • suportă şi se suportă cu multiple platforme. 8.5. Taxonomia aplicaţiilor workflow Pornind de la clasificările existente în literatura de specialitate, pot fi

realizate mai multe reprezentări ale taxonomiei aplicaţiilor workflow. Cele mai frecvente clasificări au în vedere structura, tipul de modelare pe care îl suportă afacerea, tipul de circuit informaţional invocat de persoanele implicate (formal sau informal), ce rezultate sunt aşteptate din partea tehnologiei workflow şi în ce domeniu este aplicat (industrial, administrativ, service etc.).

În schema din figura 8.4, GIGA Information Group clasifică aplicaţiile workflow în funcţie de valoarea afacerii, nivelul ei de automatizare şi de frecvenţa cu care se realizează aceasta.

Figura 8.4. Clasificarea aplicaţiilor workflow în funcţie de valoarea afacerii, frecvenţa şi nivelul de automatizare al proceselor

(sursa: Leymann, F. Roller, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000)

Ad hoc Administrativ Colaborativ Producţie

automatizare completă ţinta (focus) orientare resurse umane

Valoarea afacerii

Frecvenţa

Nivel de automatizare

125

Valoarea afacerii defineşte importanţa workflow-ului în activitatea

companiei, procesele cu valoare ridicată constituind nucleul firmei (figura 8.5). Prin modelare se urmăreşte eliminarea necunoscutelor organizaţionale.

Figura 8.5. Clasificarea aplicaţiilor workflow în funcţie de valoarea

afacerii şi frecvenţa ei (sursa: Leymann, F. Roller, D., Production workflow. Concepts and techniques, 2000)

Cele mai complexe aplicaţii sunt workflow-urile de producţie şi cele ad-

hoc. Între aceste doua soluţii sunt încadrate cele semistructurate (workflow administrativ) care acoperă procesele flexibile (tabelul 8.1).

Tabelul 8.1. Comparaţie între tipuri diferite de workflow Workflow de

producţie Workflow semistructurat

Workflow ad-hoc

Proces nivel înalt de structurare

parţial structurat parţial structurat se produc încă schimbări dinamice

Tip de activitate descrisă în avans

parţial descrisa în avans

nu este descrisă în avans

Relaţia dintre activităţi

este cunoscută parţial cunoscută necunoscută

Dependenţa dintre activităţi

poate fi planificată în

parţial planificată planificare inexistentă

Atribuirea responsabilităţilor

stabilită din start

parţial prestabilită determinată dinamic pe măsura execuţiei procesului workflow

(sursa: Borghoff, U.M., Schlichter, J.H., Computer-Supported Cooperative Work, Springer,2000, p.336)

1. Workflow colaborativ Aceste soluţii sunt concentrate pe echipele care lucrează împreună pentru a

îndeplini un obiectiv sau o sarcină de lucru. Grupurile pot fi orientate pe proiect sau dispersate, dar cu interese comune în zonele de interes.

Soluţiile sunt potrivite proceselor cu valoare mare dintr-o afacere, care se realizează numai de câteva ori (nu sunt repetitive sau au o frecvenţă redusă).

126

Înfiinţarea unei companii, crearea documentaţiei tehnice pentru un produs software sau adoptarea unei politici manageriale de marcă sunt procese care se înscriu în această categorie. Toate sunt esenţiale pentru imaginea firmei şi sunt elementele indispensabile succesului afacerii. Procesele sunt extrem de complexe şi pot fi descompuse în sarcini particulare descrise, în prealabil în proiecte. Utilizarea workflow-ului colaborativ în sprijinul muncii de echipă este elementul vital al succesului organizaţional.

2. Workflow de producţie sau tranzacţional Soluţiile care modelează informaţional producţia se suprapun proceselor

„cu greutate”, specifice şi au legătura directă cu obiectul de activitate al organizaţiei respective. Acestea reflectă evoluţia în timp a activităţii de producţie, implică majoritatea departamentelor întreprinderii şi presupun existenţa unei structuri care sprijină implementarea: workflow management system. Prin acest tip de workflow:

• creşte productivitatea; • firma este expusă financiar; • exemplele de proceduri tranzacţionale: dosare de împrumut, de asigurări

sau reclamaţii, demonstrează nivelul de risc presupus de automatizarea acestora, cea mai frecventă operaţiune este cea de auditare;

• complexitatea sarcinilor presupune intervenţia repetată a experţilor, în special în cazul deciziilor complicate;

• informaţia manipulată este extrem de voluminoasă (conţine foarte multe imagini);

• lucrările implică accesul unui număr important de persoane la dosare. Workflow-ul de producţie este cea mai complexă formă şi se

caracterizează prin următoarele: este domeniul esenţial al BPR (Business Process Reenginering); permite atingerea celor mai înalte nivele de calitate şi precizie, prin

executarea unor sarcini repetitive, de obicei, în regim non-stop; administrează procese complexe de mare amplitudine; sunt integrate în aplicaţii de mare anvergură de tip Enterprise Resourse

Planning, Supply Chain Management, Customer Relationship Management; urmând evoluţia tehnologiilor actuale, capată dimensiuni din ce în ce

mai inteligente, fiind incluse în aplicaţii de tip Business Analitics; se comportă ca un motor de reguli şi acoperă (datorită „inteligenţei”

lor) aproape toate aspectele informale.

Figura 8.6. Model workflow de automatizare a unui dosar de solicitare

împrumut (sursa: Khoshafian, S., Buckiewicz, M., Groupware & workflow, InterEditions, Paris, 1998,

p.206)

127

Aşa cum workflow-ul de producţie poate fi integrat în alte aplicaţii, este

posibilă şi descompunerea lui în două segmente: • soluţii workflow autonome (independente), funcţionale în mod

independent, fără soft adiţional, cu excepţia sistemelor de gestionare a bazelor de date şi celor de mesagerie electronică. Au interfaţa utilizator individuală şi comunică cu alte aplicaţii în vederea accesului la date; acoperă o arie largă de aplicaţii;

• soluţii workflow integrate, încapsulate în alte aplicaţii de mai mare anvergură: ERP, SCM sau CRM. Funcţionalitatea sistemului workflow integrat este exploatată la nivelul unui program adiţional. Componentele workflow execută controlul strict al funcţiilor aplicaţiei, rezolvă cozile de aşteptare şi sprijină procesarea excepţiilor.

3. Workflow ad-hoc Lucrul în grup presupune şi executarea a numeroase sarcini sau activităţi

asociate proiectelor şi prelucrărilor intensive nestructurate, neprevăzute şi aleatorii, generate de evenimentele în curs de desfăşurare.

De exemplu, workflow-ul ad-hoc acoperă sfera activităţilor care se referă la promovarea unui produs nou, studiul pieţei, angajarea unui candidat etc. Dacă execuţia workflow-ului pentru acest tip de proiect presupune încadrarea într-un timp limită pentru îndeplinirea obiectivelor, responsabilităţile individuale pot fi schimbate dinamic. Workflow-ul ad hoc implică intervenţia celor mai creativi şi mai inventivi utilizatori.

Cele mai utilizate instrumente pentru realizarea acestor sarcini sunt procesorul de texte, programul de calcul tabelar şi produsele de mesagerie electronică, completate cu un produs pentru managementul proiectelor care se ocupă de planificarea şi controlul operaţiunilor prevăzute iniţial (ex. Microsoft Project, MacProject).

Prin natura lui, workflow-ul ad-hoc este orientat către comunicare, spre deosebire de workflow-ul de producţie care vizează în special prelucrări în funcţie de circuitele existente şi de regulile prestabilite iniţial. Exemplul pe care l-am ilustrat la workflow-ul de producţie, cel al unui dosar prin care se solicită un împrumut este relevant. În acest capitol vom lua un exemplu cu realizarea unui studiu de piaţă pe baza de chestionare (figura 8.7). Cercetarea situaţiei pieţei presupune interacţiunea responsabililor, intervenţia lor trebuie să fie flexibilă şi, în consecinţă, rolul lor se schimbă frecvent.

Figura 8.7. Model workflow ad-hoc de realizare a unui studiu de piaţă cu

ajutorul chestionarelor (sursa: Courbon, J-C., Tajan, S., Groupware et intranet, Dunod, Paris, 1999, p.100)

128

4. Workflow administrativ Al patrulea tip de workflow se bazează pe mesageria electronică şi

aplicaţiile sale principale. Se ocupă de sarcinile administrative, repetitive (aprobarea cheltuielilor, cererile de achiziţii, cereri de bilete pentru călătorii, vacanţe etc.). În principal, se urmăreşte simplificarea sarcinilor de rutină şi ameliorarea productivităţii acestora. Dintre activităţile acoperite de workflow-ul administrativ, menţionăm două categorii:

• activităţi ce pot fi incluse şi în serviciile de mesagerie electronică: crearea de formulare simple, rutarea formularelor, interacţiuni legate de completarea unui formular, stabilirea termenelor limită, adnotărilor, alarmelor;

• activităţi administrative, fără legătura directă cu lucrul în grup: întâlniri pentru congrese, rambursarea sumelor, comenzi de materiale birotice sau înscrierea în stagii de formare profesională.

Acest tip de workflow este caracteristic oricărui circuit formularistic, se bazează pe mesageria electronică, are în vedere în special flexibilitatea şi mai puţin productivitatea.

În afară de această abordare, evoluţia societăţii informaţionale, inclusiv globalizarea afacerilor şi dezvoltarea acestora în mediul electronic, a conturat şi o altă clasificare, după modul în care se desfăşoară un sistem workflow între două sau mai multe organizaţii. Din acest punct de vedere se poate vorbi de workflow în lanţ şi workflow pe activităţi.

1. Workflow în lanţ Specifică acestui caz este iniţierea procesului workflow, care are loc într-o

organizaţie. După executarea sarcinilor, controlul este acordat organizaţiei următoare din circuit pentru ca şi aceasta să intervină cu operaţiunile specifice, iar fluxul continuă până la încheierea procesului. Astfel, procesul nu se încheie în compania în care a fost iniţiat.

Exemplu: Proces de aprovizionare pentru o aplicaţie workflow în lanţ distribuită

Compania A trebuie să se aprovizioneze cu materia primă necesară desfăşurării procesului de producţie. Evenimentul iniţiază prima acţiune a procesului workflow de aprovizionare care are loc la nivelul motorului workflow al companiei A. Motorul A trimite un mesaj motorului companiei B (furnizorul de materie primă) prin expedierea unei comenzi, înregistrând în acelaşi timp şi trimiterea comenzii. Prima activitate se referă la întocmirea şi expedierea comenzii de aprovizionare. Sosirea acesteia la motorul B declanşează următoarea activitate a procesului: planificarea vânzării. În continuare, motorul B, în funcţie de regulile existente în compania B, ia decizii privind comanda (dacă poate fi acoperită, care este preţul, care este intervalul de timp în care poate fi onorată cererea), iar procesul se încheie.

Practica nu recomandă implementarea acestui sistem între două companii aflate în aceeaşi reţea, întrucât simpla trimitere a comenzii nu garantează recepţia şi acceptul ei. Organizaţia emitentă trebuie să se asigure că instrucţiunile sale vor fi respectate în forma lor iniţială. Este dificil de controlat stadiul de execuţie al sarcinilor pe parcursul fluxului.

În schimb, implementarea acestui tip de workflow aduce mari beneficii unei organizaţii care doreşte să fluidizeze circuitul departamental.

Exemplu: Proces de aprovizionare pentru o aplicaţie workflow în lanţ internă

Compania A trebuie să se aprovizioneze cu materia primă necesară desfăşurării procesului de producţie. Motorul A plasat la serviciul aprovizionare trimite mesaje motorului B aflat la magazie prin care anunţă primirea unei

129

comenzi, apoi motorului C aflat la secţiile de producţie prin care anunţă că va putea lucra comanda şi motorului D aflat la contabilitate pentru întocmirea notelor contabile aferente şi procesul poate continua.

2. Workflow pe activităţi În practică, această formă de workflow este des întâlnită, majoritatea

tranzacţiilor comerciale funcţionând după acest model. Procesul este iniţiat într-o organizaţie, apoi controlul este trecut următoarei companii pentru executarea unei activităţi, iar după realizarea acesteia, controlul revine la prima organizaţie, urmând ca procesul să se finalizeze sau să continue în alte companii. Motorul workflow poate monitoriza fluxul şi astfel managerul va şti cu exactitate ce se întâmplă cu propria firma. Prin automatizarea comenzilor, a emiterii facturilor şi a efectuării plaţilor, organizaţiile se pot înscrie pe coordonatele comerţului electronic.

Exemplu: Proces de aprovizionare pentru o aplicaţie workflow pe activităţi

Compania B (furnizorul) livrează materia primă conform comenzii de aprovizionare. Evenimentul este declanşat de expedierea facturii fiscale companiei A spre achitare. Compania A analizează şi verifică corectitudinea datelor: denumirea, adresa şi codul fiscal al furnizorului şi clientului; data facturii trebuie să fie aceeaşi cu data recepţiei; materiile prime primite corespund cu cele comandate; condiţiile de recepţie; valoarea ce va trebui achitată. Odată cu validarea documentului este autorizată şi plata. Atât compania A cât şi compania B primesc chitanţe pe care le înregistrează şi procesul se încheie.

8.6. Tipuri de workflow Cu toate că WfMC furnizează specificaţii unitare şi cuprinzătoare în

privinţa tuturor aspectelor legate de fluxuri de lucru, persistă câteva clasificări care se bazează pe elementul care joacă „rolul central” în descrierea şi desfăşurarea fluxurilor de lucru:

Workflow bazat pe activităţi (AWF): este orientat asupra activităţilor şi a succesiunii lor, corespunzând astfel fidel specificaţiilor WfMC.

Workflow bazat pe entităţi (EWF): este orientat asupra unei anumite entităţi, care, de regulă se concretizează într-un document (acesta este sensul pe care îl dăm în continuare entităţii). Un astfel de flux de lucru descrie mai degrabă traseul documentului decât succesiunea activităţilor.

Ambele abordări au domenii la care se pretează şi domenii la care nu se pretează. Diferenţa fundamentală este că în primul caz (AWF) entitatea (ceea ce am numit „jeton”) este implicită iar stările ei nu sunt expuse utilizatorului (tranziţiile conectează activităţi), pe când în al doilea caz (EWF) entitatea este bine precizată iar stările (status) sunt expuse explicit, dar nu mai sunt evidenţiate explicit activităţile (tranziţiile conectează stări). De aici derivă diferenţe semnificative şi din perspectiva utilizatorului:

AWF: Utilizatorul alege ce să facă (alege un work item din worklist) iar aplicaţia WMS stabileşte care sunt entităţile asupra cărora se exercită acţiunea utilizatorului.

EWF: Utilizatorul alege entitatea (un document) asupra căreia poate realiza anumite acţiuni (în funcţie de rolul său în fluxul de lucru şi de starea documentului).

Unificarea celor două abordări este adesea dificilă. De pildă, în cadrul unei redacţii de presă, fluxul de lucru este centrat pe documente (deci abordarea firească este EWF), dar se pot pune în evidenţă şi activităţi (specifice AWF):

130

Un autor (acesta este un rol în care se încadrează redactorii şi colaboratorii) elaborează (aceasta este o activitate) un articol (aceasta este entitatea) care este în starea privat. Când îl termină, îl propune spre publicare. Odată propus, articolul trece în stare în aşteptare (sau pending) până când un editor (rol jucat de redactorii coordonatori de secţiuni) îl evaluează (activitate, numită şi review) şi îl trece în starea aprobat (caz în care este trimis spre tehnoredactare şi de acolo spre corectură) sau îl trece în starea refuzat (caz în care se reîntoarce la autor şi trece din nou în starea privat). Un articol aprobat (eventual tehnoredactat şi corectat) poate fi oricând retras de redactorul-şef (un rol), caz în care poate trece în starea rezervat (păstrat pentru o publicare ulterioară) sau poate fi scos din flux. Tot redactorul-şef este cel care poate trece un articol în starea bun de tipar. Anumite articole publicate (o stare) parcurg apoi un sub-proces de publicare pe Web. Toate articolele publicate ies din flux în momentul în care ajung în starea arhivat (deşi există posibilitatea de a re-intra pentru o nouă publicare, eventual ca material suplimentar pentru un articol nou).

Trebuie menţionat că fiecare tranziţie este însoţite de note (explicaţii) care sunt parte integrantă a istoricului fluxului, că entitatea (articolul) nu este doar un simplu document (e de fapt un dosar care poate cuprinde mai multe documente) şi, în fine, procesul este mult mai complicat în realitate, deoarece intervin şi alte procese (de pildă cel privind materialele publicitare, sau consultarea unor experţi). Nu am pus în evidenţă procesul iniţial (stabilirea conţinutului, care la rândul lui este subordonat stabilirii planului editorial).

8.7. Jucătorii pieţei FileNet (www.filenet.com) este unul din liderii pieţei, furnizând o suită

completă de administrare a conţinutului (inclusiv document imaging şi document management). Componenta de workflow se cheamă Business Process Manager şi se remarcă printr-o interfaţă grafică foarte elegantă pentru modelarea proceselor şi prin setul de modele prestabilite pentru procese tipice.

Sun Microsystems a devenit un furnizor important după ce a cumpărat Forté Software şi produsul acesteia, Conductor, pe care l-a integrat apoi în iPlanet Integation Server. Se remarcă posibilitatea de a folosi simultan mai multe motoare de workflow interoperabile.

Hewlett-Packard furnizează Changengine (cunoscut şi sub denumirea HP Process Manager), un soft de workflow management în care integrează şi tehnologie de la Netscape Communications. Accentul este pus pe integrare iar preţurile încep de la 70.000 de dolari.

Staffware (www.staffware.com) este unul dintre „clasicii” domeniului, fiind o firmă britanică orientată exclusiv spre soluţii de workflow şi business process management. Staffware Process Suite este produsul de bază, dispunând şi de versiuni specifice pentru diverse domenii.

Fujitsu a devenit un furnizor de soluţii workflow după ce a preluat compania britanică ICL, care la rândul ei deţinea firma finlandeză TeamWare, specializată în tehnologii groupware. Componenta de workflow se cheamă acum InterStage i-Flow şi se remarcă prin posibilităţile de integrare cu aplicaţiile existente şi cu aplicaţii web.

IBM nu putea să lipsească de pe o piaţă în care a jucat un rol de pionierat cu FlowMark, unul dintre primele motoare de workflow independente de aplicaţii generale de administrare a documentelor. După ce l-a redenumit MQSeries Workflow, IBM l-a integrat în seria WebSphere, astfel încât acum se cheamă

131

WebSphere MQ Workflow. Unul dintre punctele forte este alinierea la normele WfMC.

Versata a intrat în piaţă tot printr-o achiziţie, preluând astfel produsul firmei Verve, care acum este o componentă din Versata Logic Suite numită Process Logic Designer. Remarcabil la acest produs este faptul că a fost conceput din start ca o soluţie embedded, adică un motor de workflow care să poată fi înglobat în alte aplicaţii.

SAP este liderul pieţei mondiale de ERP (Enterprise Resources Planning) şi nu se poate lipsi de această tehnologie integratoare. Remarcabil este faptul că SAP Business Workflow se integrează nu doar cu modulele specializate ale suitei mySAP Business Suite ci şi cu diverse alte aplicaţii de workgroup şi administrare de documente, cum ar fi Lotus Notes, Micrsoft Exchange Server sau Novell GroupWise.

Desigur, mai există numeroase soluţii de workflow, dintre care cele mai multe sunt componente ale unor aplicaţii complexe sau ale unor suite de aplicaţii. Alegerea nu este uşoară şi, având în vedere preţurile, serviciile unei firme de consultanţă sunt aproape obligatorii.

TEST DE EVALUARE 1. Care este definiţia pecare WKMC o propune pentru un sistem

workflow (sistem de gestiune a fluxurilor de prelucrare) ? Răspuns: 2. Ce reprezintă trebuinţele (nevoile) umane? 2. Cu ce concept este sinonimă noţiunea de workflow management? Răspuns: Exerciţii Exemplu 1 rezolvat: Aplicaţiile workflow nu necesită structurare, iar funcţiile sale constau

în: a. automatizează toate acţiunile, activităţile sau sarcinile presupuse de un

proces; b. sprijinirea execuţiei proiectelor de către o echipă; c. responsabilizează indivizii şi grupurile de lucru care lucrează în

diverse medii (structurate sau nestructurate); d. modelează cu ajutorul calculatoarelor toate procesele reale desfăşurate

în diverse sisteme informatice; e. asigură un mecanism de securizare eficient.

Rezolvare • • • • O

Noţiunea de workflow management este sinonimă cu administrarea şi automatizarea proceselor de afaceri.

Un sistem de workflow este un sistem, care defineşte complet, gestionează şi execută fluxuri de prelucrare prin execuţia de aplicaţii software a căror ordine de execuţie este dirijată de o reprezentare cu ajutorul calculatorului, utilizând logica fluxului de prelucrare.

132

Exemplu 2 rezolvat: Modelul procesului descrie structura organizaţiei din „lumea reală”

(sunt avute în vedere procesele întreprinderii, cultura colectivă şi tehnologiile existente). Fiecare proces este detaliat şi transpus în modele workflow cu ajutorul:

a. instanţelor; b. circuitului; c. informaţiei; d. regulilor; e. o structură arborescentă.

Rezolvare • O O O O Exemplu 3 rezolvat: Produsul workflow este ales în funcţie de caracteristicile

întreprinderii, urmărindu-se etapele de analiză, concepţie şi evaluare. Pentru un mediu cooperativ este recomandabilă o soluţie cu următoarele caracteristici:

a. informatizată; b. cooperativă; c. asistenţă în realizarea lucrărilor; d. operaţia; e. circuitul.

Rezolvare • • • O O De rezolvat 1. Elementele de bază din structura unui sistem workflow sunt: a. operaţia; b. actorul; c. reguli; d. circuitil; e. informaţia Rezolvare O O O O O O

REZUMATUL TEMEI

Globalizarea afacerilor a dus tehnologiile workflow în această zonă şi observăm, integrarea lor în toate tehnologiile importante.

Tema prezintă modelul conceptual al sistemului de workflow, folosind terminologia şi arhitectura standard utilizată, pe baza căruia se elaborează, în prezent, software-ul aferent.

In ceea ce priveşte stadiul actual privind sistemele de gestiune a fluxului de prelucrare, pe piaţa internaţională de software există sisteme care sprijină: fluxul de prelucrare de producţie/administrativă (exemplu, sistemele COSA, FLOWMARK, OPEN/ WORKFLOW, STAFFWARE, VISUAL WORKFLOW etc.), fluxul de prelucrare ad-hoc (exemplu, software-ul ENSEMBLE), procese cooperative (exemplu acestea pot fi sprijinite de instrumente de grup, cum ar fi LOTUS NOTES ŞI MICROSOFT EXCHANGE). Instrumentele LOTUS NOTES ŞI MICROSOFT EXCHANGE nu sprijină controlul logistic al proceselor fluxului de prelucrare, dar ele pot fi folosite ca nivel de comunicare care aparţine unui sistem al fluxului de prelucrare.

133

TEMA IX TEHNOLOGIA CLIENT/SERVER

Utilizatorii calculatoarelor personale (PC-uri) şi-au dat seama că au nevoie să

folosească informaţiile în comun. Astfel au apărut reţelele locale (LAN - Local Area Network) care permiteau PC-urilor să comunice între ele. Odată cu răspândirea reţelelor, utilizatorii de PC-uri au hotărât că o reţea LAN putea să îndeplinească treaba unui mainframe mai bine, mai repede şi mai ieftin, astfel încât reţelele s-au răspândit peste tot.

Unul dintre aspectele cele mai provocatoare ale modului de lucru client/server (cel puţin din punct de vedere tehnic) îl reprezintă configurarea unei reţele astfel încât să permită calculatoarelor de birou să comunice unul cu altul, ci şi cu oricare mainframe sau minicalculator conectat la reţea.

Tehnologia client/server joacă un rol decisiv în planurile de informatizare ale majorităţii firmelor importante şi chiar celor mai mici, care încep treptat să se afirme.

9.1. Definirea tehnologiei client/server Tehnologia client/server constă în folosirea a trei componente de bază pentru

realizarea unei activităţi în comun: un calculator client, un calculator server şi o reţea care le conectează.

Tehnologia client/server împarte o aplicaţie în trei componente de bază - un client, un server şi o reţea care conectează clientul la server (se poate privi reţeaua ca fiind slash-ul din termenul client/server). Atât clientul, cât şi serverul sunt calculatoare cu grade variate de putere de calcul, ce colaborează la îndeplinirea sarcinilor.

În multe cazuri, calculatorul client este un calculator personal ce se află pe biroul utilizatorului. Calculatorul server este un server de reţea, care poate fi un PC mai puternic, un minicalculator (numit midrange - calculator de putere medie) sau un mainframe. Reţeaua este, în orice caz, necesară pentru a conecta clientul la server.

Această definiţie pare a fi destul de simplă. Întrebarea se referă desigur la ce se poate sau ce ar trebui să se poată face cu această tehnologie client/server. Iată câteva exemple:

• Crearea de aplicaţii de gestiune adaptate cerinţelor utilizatorului, care obţin accesul la datele de pe calculatoare mainframe, dar sunt la fel de uşor de utilizat ca şi aplicaţiile obişnuite de pe PC, de tipul programelor de prelucrare de text sau al programelor de calcul tabelar.

• Dezvoltarea aplicaţiilor care realizează o legătură între datele aflate pe sisteme de calcul de obicei incompatibile.

• Construirea unui aşa-numit Sistem Executiv de Informaţii, care sintetizează cantitatea foarte mare de informaţii ce este stocată în mod obişnuit pe calculatoarele mainframe şi o prezintă într-o formă care poate fi înţeleasă chiar şi de directorul general al unei mari companii.

9.2. Pasivitate şi calcul pasiv Cea mai bună modalitate pentru a înţelege ce este activitatea client/server este de a

privi extremele a ceea ce ar putea fi numit calcul pasiv - aplicaţii în care fie clientul fie serverul lucrează pasiv, refuzând să colaboreze.

Clienţi pasivi Într-un sistem mainframe demodat clientul este un terminal "pasiv" (neinteligent), care

are o putere de calcul minimă, iar serverul este însuşi calculatorul mainframe. Calculatorul

134

server face aproape toată treaba în acest tip de organizare. Iată de ce calculatoarele mainframe sunt atât de importante.

Acest tip de folosire a calculatorului este numit uneori prelucrare gazdă (host processing) deoarece calculatorul gazdă - calculatorul mainframe - îndeplineşte toate activităţile de prelucrare. Clientul - adică terminalul - este doar un spectator.

Menţionăm următoarele elemente privitoare la prelucrarea gazdă. Mai multe terminale client pot accesa un singur calculator gazdă. Pentru ca prelucrarea

gazdă să se facă în mod satisfăcător, calculatorul gazdă însuşi trebuie să fie suficient de puternic pentru a servi atâtea terminale client câte aplicaţii le apelează. Intr-un sistem naţional de rezervare a biletelor de avion, aceasta poate să însemne zeci de mii de terminale client. Iată de ce calculatoarele mainframe sunt atât de puternice şi de scumpe.

Terminalul pasiv nu trebuie să fie un terminal al unui mainframe demodat. El poate foarte bine să fie un PC performant care se preface a fi un terminal pasiv. Este un fapt obişnuit ca firmele să înlocuiască vechile terminale cu PC-uri. Utilizatorii pot folosi PC-urile pentru activităţi specifice PC-ului, cum ar fi prelucrarea de text sau prelucrările tabelare sau îl pot face să lucreze ca un terminal pasiv pentru a avea acces la aplicaţiile de pe mainframe. O dată trecut în modul de lucru ca terminal pasiv, PC-ul poate să rămână neutilizat, în timp ce calculatorul gazdă face toată treaba.

Servere pasive Alternativa la un terminal pasiv este un server pasiv. Este situaţia în care se află

majoritatea aplicaţiilor care se execută într-o reţea locală. Întreaga activitate a aplicaţiei are loc pe un calculator client, un PC, aflat pe biroul utilizatorului. Calculatorul server este solicitat atunci când este necesar un fişier sau trebuie tipărit ceva, dar el nu lucrează propriu-zis.

Un server pasiv poate avea numai una sau ambele funcţii prezentate mai jos. El poate fi:

• server de tipărire (file server), ceea ce înseamnă că discul său găzduieşte fişierele utilizate de aplicaţii, sau

• server de tipărire (print server), ceea ce înseamnă că are ataşată o imprimantă. Într-o reţea mică, acelaşi calculator poate fi atât server de fişiere cât şi server de

tipărire. Într-o reţea mai mare, cele două servere sunt de obicei calculatoare diferite. Sistemele cu server pasiv devin rapid ineficiente atunci când sunt conectaţi mulţi

utilizatori la sistem. Pentru a vedea de ce, să presupunem că există 5 utilizatori care pot avea acces la o bază de date cu clienţi, de dimensiuni mari, ce se află pe serverul de fişiere. Dacă unul dintre utilizatori se hotărăşte să afişeze o listă a tuturor clienţilor ale căror vânzări au depăşit în ultimul an 1000$, întregul fişier de clienţi trebuie trimis prin reţea de la calculatorul server la calculatorul client al utilizatorului. Aceasta poate determina o legătură de mai lungă durată în reţea, încetinind activitatea celorlalţi patru utilizatori. Cu toate acestea, situaţia este probabil tolerabilă. Dar să presupunem că există 500 de utilizatori nu 5, iar o sută dintre ei doresc lista clienţilor ale căror vânzări depăşesc 1000$. Acum întregul fişier trebuie să fie trimis prin reţea simultan la 100 de calculatoare client diferite. Întreaga reţea va funcţiona cu viteză mică.

Soluţia acestei probleme este activitatea client/server

9.3. Altă definiţie a activităţii client/server Activitatea client/server este un efort de a găsi echilibrul între cele două extreme pe

care le presupun activităţile cu client pasiv sau server pasiv.

135

Tipul de organizare client/server presupune existenţa de calculatoare complet apte să lucreze la ambele capete ale cablului de reţea, şi încearcă să distribuie lucrul în mod echitabil în avantajul tuturor.

Distribuţia exactă între calculatoarele client şi cele server variază în funcţie de tipul aplicaţiei. Totuşi, de obicei, calculatorul client este responsabil cu toate activităţile cerute de prezenţa interfeţei moderne , uşor de utilizat, de tip Windows, completată cu casete de dialog, butoane, bare de derulare, meniuri pictograme, sistem Help şi toate celelalte accesorii necesare pentru a face programul uşor de folosit(sau cel puţin să-l facă pe utilizator să creadă că este uşor de folosit). Calculatorul server este responsabil cu administrarea accesului la bazele de date: nu chiar găsirea înregistrărilor, dar sortarea lor, selectarea acelora de care are nevoie clientul, eventual asigurarea că alţi clienţi nu încearcă să modifice înregistrările care se vizualizează şi o serie întreagă de alte activităţi.

Principalul avantaj al activităţii client/server faţă de activitatea cu client pasiv constă în faptul că, în cazul client/server, devine mai uşoară adăugarea a tot felul de artificii necesare pentru a face programul mai uşor de utilizat. Dacă serverul ar trebui să execute toate activităţile, nu ar mai fi timp pentru manipularea tuturor casetelor de dialog şi a altor elemente interesante ale interfeţei cu care sunt obişnuiţi utilizatorii mediului Windows şi pe care doresc să le aibă la dispoziţie pe toate calculatoarele client conectate la server. În plus, încărcarea în reţea ar putea fi copleşitoare dacă serverul ar trebui să trimită o cantitate imensă de informaţii spre terminal doar pentru a afişa o simplă casetă de dialog. Avantajele tehnologiei client/server faţă de activitatea cu server pasiv pot fi ilustrate printr-un exemplu. Să presupunem că un utilizator doreşte să afişeze toţi clienţii care au realizat vânzări de peste 1000$ în ultimul an. În loc să trimită întregul fişier cu clienţi prin reţea către calculatorul client, calculatorul client cere calculatorului server să-i trimită clienţii cu vânzări peste 1000$. Atunci serverul efectuează o căutare în întregul fişier de clienţi pentru a-i extrage pe cei solicitaţi şi doar aceste înregistrări sunt trimise prin reţea către calculatorul client. Lucrând împreună, clientul şi serverul economisesc transferul prin reţea, trimiţând numai cele câteva înregistrări de care este nevoie şi nu întreg fişierul. Accesul la baza de date, aşa cum este descris în acest exemplu, reprezintă numai o modalitate de utilizare a tehnologiei client/server.

9.4. Restricţii determinate de tehnologia client/server Acum, după ce s-au prezentat câteva idei de bază despre ce este tehnologia client/server, se

vor lămuri câteva lucruri despre ceea ce tehnologia client/server nu este. Client/server nu este sinonim cu lucrul în reţea. Tehnologia client/server nu poate

exista în absenţa lucrului în reţea, dar existenţa reţelei nu implică o activitate client/server. Se face adesea confuzie între cele două noţiuni deoarece în reţelele locale se foloseşte termenul de client pentru calculatoarele conectate în reţea şi de server pentru calculatoarele dedicate partajării spaţiului pe disc şi al imprimantelor. Pentru ca o aplicaţie să fie o aplicaţie client/server veritabilă serverul trebuie să realizeze mai mult decât simpla partajare a fişierelor şi a imprimantelor, el trebuie să partajeze execuţia aplicaţiilor cu calculatoarele client.

Client/server nu este acelaşi lucru cu accesul la o bază de date. Accesul la o bază de date este una dintre cele mai obişnuite activităţi din sistemele client/server, dar nu toate aplicaţiile ce folosesc baze de date sunt client/server şi nu toate aplicaţiile client/server utilizează baze de date. De exemplu, dacă se foloseşte un program de gestiune a bazelor de date, cum ar fi: Paradox sau dBase pentru a crea o aplicaţie de baze de date şi apoi se mută fişierele bazei de date pe un server de fişiere dintr-o reţea, nu înseamnă că s-a creat o aplicaţie client/server, deoarece calculatorul server nu face nimic mai mult decât să găzduiască fişierele bazei de date.

136

Client/server nu este o interfaţă grafică cu utilizatorul (GUI). O altă activitate obişnuită în aplicaţiile client/server este aceea de a asigura calculatorului client o interfaţă grafică cu utilizatorul plăcută. Cu toate acestea, nu toate aplicaţiile ce folosesc o interfaţă grafică, cum este cea a mediului Windows, sunt aplicaţii client/server, iar aplicaţiile client/server nu trebuie să aibă, în mod obligatoriu, o interfaţă grafică cu utilizatorul.

Client/server nu este o retehnologizare a afacerilor. Tehnologia client/server în sine nu îmbunătăţeşte modul în care firma face afaceri. Tehnologia client/server este asociată adesea cu retehnologizarea deoarece este o tehnologie nouă care, utilizată corespunzător, poate implementa un gen de aplicaţii netradiţionale, un lucru normal în eforturile de retehnologizare. Totuşi, tehnologia client/server şi retehnologizarea nu reprezintă unul şi acelaşi lucru.

Client/server nu este miniaturizare(downsize). Client/server este adesea gândit ca o justificare a abandonării calculatoarelor mainframe. Uneori funcţionează în acest fel, alteori nu. Un proiect client/server ar putea cere înlocuirea terminalelor neinteligente cu calculatoare personale utilizate drept clienţi, renunţând la mainframe în loc să-l folosească drept server. În acest sens, de fapt client/server reprezintă o mărire a dimensiunii (upsize) aplicaţiei.

Client/server nu este sinonim cu sistemele deschise. Sistemele deschise se referă la tehnicile de transformare a sistemelor de calcul, iniţial incompatibile, într-unele compatibile. Succesul proiectelor client/server depinde adesea de sistemele deschise, deoarece ele necesită existenţa unei posibilităţi de comunicare între reţelele bazate pe PC-uri şi cele bazate pe calculatoare mainframe. Sistemele deschise reprezintă doar unul dintre multele criterii pe care trebuie să le îndeplinească un proiect client/server.

Client/server nu este o conspiraţie. Tehnologia client/server nu este o conspiraţie a adepţilor PC-urilor folosită pentru îndepărtarea calculatoarelor mainframe îmbătrânite ca să-şi asigure siguranţa slujbei. Este, în cea mai bună parte, o recunoaştere a ceea ce este mai bun în cele două lumi. Este o modalitate de dezvoltare a aplicaţiilor care sunt la fel de uşor de folosit ca aplicaţiile pe PC şi la fel de sigure ca aplicaţiile mainframe.

Client/server nu este un glonţ de argint. Etichetarea unui proiect ca fiind client/server nu-i va garanta acestuia succesul.

9.5. O trecere în revistă a aplicaţiilor client/server Acum, după ce s-au evidenţiat, pe de o parte, câteva definiţii referitoare la client/server iar

pe de altă parte câteva dintre promisiunile cu privire la această tehnologie, este momentul să aruncăm o privire rapidă asupra tipurilor obişnuite de aplicaţii client/server. Aplicaţiile client/server care interesează se vor regăsi printre cele descrise.

Aplicaţii de baze date Aplicaţiile client/server la care se gândesc în primul rând majoritatea oamenilor sunt

cele de baze de date. Într-o aplicaţie de baze de date client/server soft-ul de baze de date se execută pe

calculatorul server, iar un program care poate accesa baza de date se execută pe calculatorul client. Programul client, numit front end, permite utilizatorilor să acceseze informaţia stocată în baza de date folosind o interfaţă de tip Windows. Programul de pe server, numit back end, corespunde părţii care realizează controlul bazei de date în aplicaţia respectivă. Programul front end solicită servicii celui back end prin interogarea serverului. Aceste interogări se fac prin intermediul comenzilor limbajului de interogare structurată (SQL). Programul back end prelucrează cererile SQL şi transmite rezultatele programului front-end.

137

000

Figura 9.1. La prelucrarea bazelor de date client/server, clientul este punctul de plecare iar serverul, punctul terminus.

Figura 9.1 prezintă versiunea client/server a unei aplicaţii de baze de date. Clientul

este responsabil cu interfaţa cu utilizatorul (GUI) şi cu logica sistemului (partea programului care implementează condiţiile în care se desfăşoară afacerile, ca de exemplu, dacă trebuie sau nu permise creditele sau dacă se pot face reduceri de preţuri la o comandă), iar serverul asigură accesul la baza de date.

Calculatorul server din acest tip de organizare poate fi aproape orice: un PC cu procesor Intel, cu sistem de operare de reţea - Windows NT, OS/2, Unix sau NetWare; un minicalculator, ca de exemplu un IBM AS/400 sau un DEC VAX; sau un calculator mainframe, cum ar fi un IBM 3090 cu sistem MVS. În cazul calculatoarelor client, poate rula aproape orice produs software care poate accesa bazele de date SQL dintr-o reţea. De exemplu:

• Programe de baze de date pentru calculatoarele PC, incluzând Paradox, Microsoft Access şi Lotus Approach;

• Programe de baze de date sub Windows, scrise în limbajele de programare C sau C++;

• Programe realizate cu Visual Basic, Power Builder, SQL Windows sau orice alt instrument de programare de tip „vizual".

Prelucrarea tranzacţiei O tranzacţie este o mulţime de două sau mai multe actualizări ale bazelor de date, care

trebuie executate obligatoriu împreună. De exemplu, o singură comandă a clientului poate necesita efectuarea de actualizări în fişierul clientului, în fişierul de inventar, fişierul de comenzi, fişierul de facturi şi oricare alt fişier care mai este implicat. Prelucrarea tranzacţiei are grijă ca toate bazele de date să fie actualizate pentru una sau mai multe tranzacţii. Actualizarea tuturor acestor baze de date trebuie să fie făcută integral sau să fie ignorată în totalitate.

Vă puteţi imagina problemele care ar putea să apară dacă programul ar fi actualizat fişierul de facturi primite, dar nu şi pe cel de comenzi: clientul ar primi o factură dar n-ar primi produsul!

Un alt termen pentru prelucrarea tranzacţiilor este OLTP (On Line Transaction Processing). Aplicaţiile OLTP sunt uneori denumite şi aplicaţii critice, deoarece de ele depinde soarta firmei: dacă se înlătură aplicaţia OLTP şi firma va da faliment.

Prelucrarea tranzacţiilor a constituit zeci de ani activitatea de zi cu zi a calculatoarelor mainframe. Până de curând, reţelele locale de calculatoare PC şi tehnologia client/server au

Prelucrarea bazei de date client/server

• GUI • Logica

afacerii

• Acces la baza de date Cerere SQL

Rezultate

Client Server

138

fost utile pentru a accesa baze de date simple şi nu pentru prelucrările de tranzacţii foarte complexe. Aceste aplicaţii au nevoie de mai multă viteză, putere şi fiabilitate decât au putut să ofere până de curând multe sisteme client/server.

Toate acestea înseamnă schimbare, pe măsură ce tehnologia client/server se dezvoltă. Acum, modelul client/server poate fi folosit pentru prelucrări complexe de tranzacţii, care înainte erau posibile numai în arhitecturile bazate pe calculatoare mainframe.

Figura 9.2 arată balanţa activităţii între client şi server într-o aplicaţie de prelucrare a tranzacţiilor. Clientul, aşa cum se poate observa, este deocamdată responsabil cu gestionarea interfeţei grafice cu utilizatorul şi, în parte, pentru logica sistemului. Totuşi, calculatorul server are funcţii suplimentare în afara realizării accesului simplu la baze de date. Poate, de asemenea, să realizeze o parte din logica sistemului cerută de aplicaţie (de exemplu, ce trebuie făcut dacă articolul comandat de client nu este disponibil la depozitul principal). În plus, are îndatoriri suplimentare în iniţierea tranzacţiilor şi refacerea, în cazul în care tranzacţia eşuează la jumătatea drumului, asigurându-se că actualizările din bazele de date făcute până în acel moment sunt anulate.

Prelucrarea simplă a tranzacţiilor poate fi realizată cu ajutorul multor implementări ale limbajului SQL, ce folosesc facilităţi numite proceduri stocate. O procedură stocată este o secvenţă de comenzi scrise în limbajul SQL, care efectuează actualizările necesare asupra bazei de date. (O funcţie corelată cu aceasta, numită declanşator (trigger), este şi ea folosită uneori. Aceasta este similară cu procedura stocată, dar este apelată în mod automat atunci când apare un anume eveniment, cum ar fi actualizarea unui anumit câmp al unei baze de date).

000

Figura 9.2. Serverul se ocupă de accesul la baza de date. Prelucrarea tranzacţiilor determină complicaţii atunci când este implicat mai mult

decât un singur server pentru o singură tranzacţie, ceea ce se întâmplă adesea. De exemplu, baza de date ce conţine inventarul şi baza de date a clienţilor pot fi stocate pe servere separate. În acest caz, prelucrarea tranzacţiei trebuie să asigure faptul că toate actualizările bazelor de date sunt sincronizate.

Poşta electronică(e-mail) Una dintre cele mai obişnuite forme ale activităţii client/server este reprezentată de

poşta electronică. Folosind poşta electronică se poate trimite şi primi mesaje la/de la alţi utilizatori din reţea, în loc să scrieţi un mesaj pe o bucată de hârtie şi să-l introduceţi într-un plic şi să-l puneţi în cutia poştală pentru a fi preluat şi dus la destinaţie. Poşta electronică stochează mesaje pe disc şi le expediază electronic vecinilor de reţea cărora le este adresat.

Prelucrarea tranzacţiei client/server

• GUI • Logica afacerii

• Acces la baza de date

• Logica afacerii • Conectare • Refacerea

tranzacţiei

Tranzacţie

Rezultate

Client Server

139

Poşta electronică reprezintă o soluţie foarte bună atunci când este implicată doar o singură reţea locală. Multe pachete de programe pentru reţelele locale conţin un program e-mail adecvat.

Poşta electronică este ceva mai complicată atunci când sunt implicate mai multe reţele locale. O firmă care are mai multe sedii şi o platformă de calculatoare eterogenă are nevoie de un fel de coloană vertebrală pentru poşta electronică, astfel încât orice membru al firmei să poate trimite şi primi mesaje la/de la orice alt membru al firmei, fără să-şi facă probleme dacă aceştia se află într-o reţea locală NetWare, într-un sistem AS/400 din Bucureşti sau lucrează la un calculator mainframe din Timişoara.

Un bun sistem e-mail poate să integreze poşta electronică din interiorul firmei cu cea către sau de la lumea de afară. Cu alte cuvinte, sistemul e-mail poate asigura accesul la autostrada informaţională. De asemenea, poate permite să se expedieze un mesaj la o destinaţie, aceasta deoarece intervine tehnologia client/server.

Într-o reţea de dimensiuni mari, un calculator server poate fi configurat astfel încât să funcţioneze ca server dedicat de poştă electronică. Aceste servere nu fac altceva decât să trimită şi să recepţioneze mesaje. Componenta server a pachetului de programe pentru poşta electronică se execută pe calculatorul server de e-mail.

În prezent, Microsoft Mail reprezintă cea mai importantă ofertă soft client/server pentru poşta electronică. În timp ce realizarea actuală a produsului Lotus cc:Mail nu se bazează pe modelul client/server, Lotus se pregăteşte să scoată o nouă versiune care să corespundă acestui model.

Microsoft Office aduce programul client pentru Microsoft Mail. Dacă toţi utilizatorii dintr-o reţea au deja Microsoft Office se poate configura un sistem client/server e-mail cumpărând produsul Microsoft Mail Server.

Poşta electronică reprezintă o formă utilă dar primitivă de comunicaţie electronică. Sistemul Groupware, prezentat în continuare, reprezintă modul real de comunicare.

Groupware Un alt tip de aplicaţie client/server poartă numele de groupware. Nu trebuie să credeţi

că aceasta înseamnă că fiecare angajat al unei instituţii trebuie să poarte acelaşi tricou, cu sigla firmei pe el. Groupware este un nou tip de aplicaţie, proiectată să permită lucrul eficient în comun în proiecte colaborative. Groupware include dar nu se limitează la:

• Poşta electronică; • Direcţionarea şi stabilirea fluxului de expediţie al documentelor; • Gestiunea documentelor compuse (multimedia); • Programarea şi gestiunea calendarului; • Prelucrări de imagini; • Gestiunea formelor.

Groupware este ideal pentru aplicaţiile care se concentrează pe tipuri variate de documente care trebuie să fie create, revizuite, actualizate folosite de diferiţi utilizatori.

De exemplu, serviciul client se învârteşte în multe firme în jurul unui formular de comandă care a fost creat la primul apel al serviciului. Mulţi oameni pot fi implicaţi în completarea formularului de comandă, în revizuirea lui, trecerea lui către indivizi care pot stăpâni mai bine situaţia, înregistrarea apelului astfel încât să nu cadă în proverbiala capcană, trimiterea sa la forurile superioare dacă este necesar ş.a.m.d. până la satisfacerea clientului, când pe formular se pune ştampila „rezolvat". Formularul de comandă este actualizat ori de câte ori este contactat clientul. În groupware, toţi cei care sunt implicaţi în prelucrarea formularului îl pot accesa electronic şi trimite înainte şi înapoi.

Cel mai cunoscut produs groupware este Lotus Notes. Lotus Notes include un puternic limbaj de comenzi script care vă permite să se creeze aplicaţii în întregime personalizate. Este mai mult decât un sistem de poştă electronică luxos.

140

Cosmetizarea aplicaţiilor proiectate anterior Ultimul tip de aplicaţii client/server pe care se pot întâlni sunt aplicaţiile moştenite,

care au fost îmbunătăţite. Aceste sisteme client/server sunt realizate atunci când utilizatorii îşi dau seama că nu mai suportă să folosească terminale şi doresc să se treacă imediat la sistemul de elaborare a statelor de plată în mediul Windows. Lucrând suplimentar, un grup de programatori trece la treabă pentru a converti sistemul de realizare a statelor de plată în mediul Windows.

Cum o fac? Rescriu toate programele din COBOL în C? Nici gând. Nici unul dintre programatori nu ştie destul despre limbajul C şi probabil că nici n-ar putea găsi codul sursă original al programelor scrise în COBOL, aşa că nu ştiu de unde să înceapă.

În schimb, ei pot folosi un program cunoscut sub denumirea de screen scraper (răzătoare de ecran). Acesta studiază display-urile folosite de programul pentru statele de plată şi apoi le converteşte în interfaţă Windows, adăugând casete de dialog, meniuri, adăugându-i tot felul de îmbunătăţiri. Apoi, face în aşa fel încât calculatorul mainframe să creadă că PC-ul ce lucrează în mediul Windows este de fapt un terminal. Sistemul de state de plată, ce se execută pe calculatorul mainframe, nu realizează că ceva s-a schimbat. El trimite date pentru un display, dar programul screen scraper le recepţionează şi generează o casetă de dialog Windows.

Problema cu programele screen scraper este că ele nu merg suficient de departe în îmbunătăţirea aplicaţiilor existente. Nu fac decât să pună o faţă zâmbitoare pe aceleaşi vechi programe. Aceasta nu duce decât la îmbunătăţirea, în mică măsură, a utilizării şi mai aplanează (cel puţin pentru un timp) nemulţumirile utilizatorilor, dar nu aduc o îmbunătăţire semnificativă.

Programele screen scraper pot fi utile în cazul în care s-a pierdut codul sursă original al aplicaţiei de pe calculatorul mainframe sau dacă aplicaţia este atât de complicată încât rescrierea ei ar fi un adevărat coşmar.

Cel mai bine cunoscut produs client/server din această categorie este EASEL, realizat de Easel Corp.

9.6. Tipuri de servere în tehnologia client/server Calculatoarele server au utilizări variate în sistemele client/server. În cele ce urmează

se descriu cele mai obişnuite tipuri de servere. Servere de fişiere Serverele de fişiere asigură spaţiul de disc centralizat care poate fi folosit conform

necesităţilor calculatoarelor client din reţea. Utilizarea cea mai obişnuită constă în stocarea programelor şi fişierelor de date. De exemplu, un grup de lucru de dimensiuni mici poate utiliza spaţiul disc de pe un server de fişiere pentru stocarea documentelor create de procesoarele de text.

Serverele de fişiere trebuie să se asigure că doi utilizatori nu încearcă să actualizeze acelaşi fişier în acelaşi timp. Aceasta se realizează prin blocarea unui fişier pe perioada în care un utilizator actualizează fişierul, astfel încât alţi utilizatori să nu poată să aibă acces la fişier până ce primul utilizator nu a terminat. Pentru fişierele document (de exemplu, fişiere create de un procesor de text sau un program de calcul tabelar) este blocat întregul fişier. În cazul bazelor de date, blocarea poate fi aplicată doar porţiunii care conţine înregistrarea sau înregistrările în curs de actualizare.

Multe reţele locale se bazează pe modelul serverului de fişiere: Câteva calculatoare client sunt conectate la un server de fişiere pentru a folosi în comun programe şi fişiere de date. Sistemul de operare NetWare, realizat de firma Novell, presupune că unul sau mai multe calculatoare dintr-o reţea sunt servere dedicate de fişiere.

141

Producătorii de reţele LAN şi consultanţii spun uneori că sistemele lor sunt client/server deoarece folosesc servere de fişiere. Totuşi, un simplu server de fişiere de reţea nu poate primi calificativul de client/server deoarece activitatea unei aplicaţii nu este împărţită între calculatoarele client şi calculatorul care este server de fişiere. Calculatorul client îndeplineşte întreaga activitate. Serverul de fişiere acţionează ca un dispozitiv de disc aflat la distanţă.

Serverele de fişiere sunt dublate adesea de servere de tipărire. Servere de tipărire Unul dintre principalele motive pentru care micile societăţi îşi instalează reţele este

acela că pot partaja imprimantele laser al căror preţ este ridicat. În unele cazuri, un calculator este dedicat activităţii de server de tipărire, al cărui unic scop este de colectare a informaţiilor ce urmează a fi trimise către imprimantă de către calculatoarele client şi de tipărire a lor într-o anumită ordine.

Un singur calculator poate fi, în acelaşi timp, server de fişiere şi server de tipărire, dar performanţele vor fi îmbunătăţite dacă vor fi folosite calculatoare diferite pentru cele două tipuri de servere.

Folosind imprimante laser ieftine, sub 500$ fiecare, pare ispititor să i se asigure fiecărui utilizator propria imprimantă laser, decât să fie folosit un server de tipărire. Dar firma trebuie să plătească pentru asta. În loc să cumpere 5 imprimante a 500$ fiecare, se poate procura o imprimantă laser de 2.500$ şi să o folosească în comun.

Pot fi folosite şi alte resurse pentru a fi folosite în comun prin intermediul serverelor dedicate. Printre exemplele obişnuite pot fi amintite modemurile, faxurile şi unităţile CD-ROM.

Servere pentru bazele de date Un server de bate de date este un calculator care rulează un sistem gestiune a bazelor

de date (DBMS), bazat pe un limbaj SQL. Calculatoarele client trimit cereri SQL serverului de baze de date, care face acces la baza de date stocată pe el pentru a procesa cererea şi pentru a întoarce rezultatele calculatoarelor client.

SQL este limbajul standard pentru accesarea bazelor de date relaţionale. Servere de aplicaţii Un server de aplicaţii este un calculator server ce rulează de obicei programe mari de

aplicaţii. Serverele de aplicaţii sunt folosite adesea atunci când se face trecerea aplicaţiilor scrise pentru calculatoarele mainframe. De exemplu, un minicalculator AS/400 poate fi utilizat pentru a rula programele ce erau înainte executate pe un calculator mainframe.

9.7. Caracteristicile tehnologiei client/server Client/server distribuie prelucrarea între calculatoarele din reţea Esenţa modelului client/server constă în faptul că activitatea de prelucrare a unei

aplicaţii de calculator este divizată pe mai multe calculatoare care solicită servicii unul de la altul. Calculatorul care adresează cererea se numeşte client, iar cel care o rezolvă se numeşte server.

Majoritatea clienţilor dispun de o interfaţă GUI În majoritatea sistemelor client/server, rolul calculatorului client este de a asigura o

interfaţă grafică cu utilizatorul (GUI) astfel încât utilizatorul să poată avea acces cu uşurinţă la sistem.

Interfaţa GUI este de obicei Windows, dar poate fi şi OS/2, Unix Motif sau chiar Macintosh.

De observat că interfaţa GUI nu reprezintă o cerinţă a modelului client/server. Se întâmplă doar ca modelului client/server să i se potrivească acest tip de aplicaţie.

142

Majoritatea serverelor asigură prelucrare SQL Într-o aplicaţie client/server tipică, calculatorul client asigură interfaţa GUI, iar

calculatorul server asigură accesul la baza de date prin intermediul unui server SQL. Avantajul acestui model este evident dacă ne gândim cum funcţionează o aplicaţie de baze de date când nu e utilizat modul de lucru client/server. Fără client/server, un calculator trebuie să analizeze fiecare înregistrare doar pentru a selecta înregistrările care corespund unui criteriu de căutare. Fiecare înregistrare trebuie transmisă prin reţea. În cazul client/server, calculatorul client trimite cererea SQL calculatorului server, care o prelucrează şi înapoiază doar acele înregistrări care se potrivesc condiţiilor solicitate.

Regulile afacerii pot fi direcţionate spre client sau spre server În majoritatea sistemelor client/server, clientul se ocupă cu detaliile interfeţei cu

utilizatorul, iar serverul cu detaliile accesului la baza de date. O altă componentă importantă a aplicaţiei o reprezintă regulile afacerii - logica care implementează politica afacerii, cum ar fi, de exemplu, aprobarea sau nu a unui credit, stabilirea acordării sau nu a unei reduceri pentru un client ş.a.m.d. Astfel de reguli pot fi implementate atât în porţiunea client a unei aplicaţii client/server, cât şi în cea server.

Dacă sunt localizate pe server, regulile afacerii pot fi implementate prin intermediul programelor care apelează un mecanism de apel al procedurilor la distanţă (RPC - Remote Procedure Call) sau proceduri stocate într-un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD).

Programele client sunt de obicei realizate cu un instrument de programare vizuală Programele care rulează pe calculatoarele client sunt, de obicei, realizate folosind unul

dintre noii descendenţi ai instrumentelor de programare vizuală, ca Powersoft PowerBuilder, Microsoft Visual Basic sau Borland Delphi.

Programarea vizuală permite să se creeze o interfaţă GUI deplasând diferite elemente de control pe o formă goală, apoi codificând procedurile care sunt apelate atunci când sunt activate elementele de control sau când apare un eveniment. Programarea vizuală poate părea ciudată dezvoltatorilor experimentaţi care lucrează pe calculatoarele mainframe, dar conceptele sunt de neocolit şi trebuie să fie deprinse repede.

Prelucrarea tranzacţiilor este unul dintre atuurile cele mai importante ale modulului de lucru client/server

Prelucrarea tranzacţiilor este elementul cel mai important al activităţii client/server. Pe parcursul istoriei lor de 30 de ani, calculatoarele mainframe au asigurat prelucrarea tranzacţiilor necesare aplicaţiilor critice. Instrumentele client/server au început să se apropie de sofisticările oferite de prelucrările tranzacţiilor pe calculatoarele mainframe.

Aplicaţiile critice client/server trebuie să fie capabile să suporte tranzacţiile care sunt distribuite pe mai multe servere, astfel încât dacă apare o defecţiune în orice loc în momentul tranzacţiei, toate actualizările de pe toate serverele afectate de tranzacţie să fie refăcute.

Middleware este produsul software ce se află între client şi servere Middleware este produsul software care se execută între clienţi şi servere. Principalul

scop al produselor middleware este să faciliteze succesul comunicaţiilor dintre clienţi şi servere. Sistemele de operare de reţea şi protocoalele pot fi considerate middleware, dar majoritatea oamenilor consideră produsele middleware ca fiind cele care reconciliază neînţelegerile dintre clienţi şi servere, cum ar fi, de exemplu, diferitele dialecte SQL de pe variatele servere SGBD.

Standardele client/server au început să se impună Standardele client/server se proiectează foarte intens, astfel că la câteva luni apare câte

un nou standard. Din fericire totuşi, industria a început să se concentreze în jurul unui grup relativ mic de standarde care devin dominante.

Obiectele pot reprezenta viitorul modului de lucru client/server

143

Obiectele au apărut deja de câţiva ani, dar noţiunea de obiecte distribuite de abia acum se impune. Obiectele distribuite sunt componente software care au interfeţe bine definite şi pot fi distribuite în mod transparent peste tot în reţea. Un produs special middleware, denumit ORB (object request broker - intermediar al solicitării obiectelor) localizează obiectele de care este nevoie şi realizează interacţiunile dintre obiecte.

Preţul client/server este mai mare decât cred mulţi utilizatori Dacă există o concepţie comună greşită referitoare la modul de lucru client/server, ea

se referă la faptul că acest cadru de lucru ar fi mai ieftin decât cel tradiţional bazat pe calculatorul mainframe. Studiile au arătat că acest lucru este fals. În timp ce preţul de cumpărare al produselor hard - calculatoarele PC în comparaţie cu calculatoarele mainframe - poate fi mai mic, costul total al dezvoltării şi întreţinerii unui sistem client/server este, de obicei, mai mare decât costul unui sistem mainframe echivalent, în primul rând datorită faptului că sistemele client/server necesită mai multă întreţinere şi instruire decât rivalele lor calculatoarele mainframe.

9.8. Particularităţile sistemelor file-server şi client/server în reţelele de

calculatoare Calculatoarele personale şi staţiile de lucru pot fi utilizate fie ca sisteme de-sine-

stătătoare (stand-alone systems) pentru execuţia diferitelor aplicaţii informatice, fie într-o configuraţie de reţea. În ultima variantă s-a pornit de la constatarea că, dacă o dată este necesară unui angajat dintr-un birou, ea poate fi utilizată fie de un coleg de birou, fie de alţii din birouri diferite. Prin interconectarea calculatoarelor, ei pot folosi în comun datele, dar şi anumite echipamente - cele mai cunoscute fiind imprimantele.

O reţea locală se bazează pe un set de calculatoare personale, fiecare cu propria-i memorie, astfel încât să se poată folosi în comun toate echipamentele şi software-ul din reţea. Fiecare PC şi staţie de lucru se află la o distanţă de aproximativ 35 de metri de un alt echipament similar, cu o lungime totală a cablului de circa 1500 de metri. Dintre toate calculatoarele, unul mai puternic, minicalculator sau un sistem superior, este folosit ca file-server, în care se vor afla bazele de date şi aplicaţiile folosite în comun de celelalte calculatoare ale reţelei.

Arhitectura file-server Pentru a înţelege poziţia serverului într-o reţea, prezentăm o configuraţie model în

figura 9.3. Într-un mediu de lucru bazat pe reţele, toate operaţiunile asupra datelor se efectuează

la staţiile de lucru, de unde se lansează astfel de cereri. În reţea se pot folosi mai multe servere. Un file-server este un echipament care administrează operaţiunile cu fişiere şi este folosit de fiecare punct de lucru al reţelei. Intr-o configuraţie bazată pe file-server, acesta acţionează ca un hard disk suplimentar pentru fiecare PC. De exemplu, un PC anurne poate recunoaşte unitatea logică F:, ce poate fi un volum de disk stocat în file-serverul din reţea. Programele din PC pot efectua referirea la fîşierele din server prin specificarea căii pe care se af1ă directoarele, respectiv fişierele necesare.

Atunci când se foloseşte un SGBD în mediul de lucru bazat pe file-server, fiecare PC-client este autorizat să folosească programele de aplicaţii SGBD ca şi cum acestea i-ar aparţine. În astfel de condiţii, există o singură bază de date pe server şi mai multe copii exploatate concurenţial pe fiecare PC activ. Caracteristica esenţială a reţelelor bazate pe clienţi este aceea că manipularea datelor este efectuată pe PC-ul clientului, nu pe server. File-serverul acţionează ca un echipament care stochează datele comune şi figurează ca o extensie a unui PC. În plus, el oferă resurse suplimentare (unităţi de discuri, imprimante) şi aplicaţii de cornunicare (cum ar fi poşta electronică). Softul de pe file-server creează cozi de aşteptare a

144

cererilor, el situându-se deasupra programelor de aplicaţii ale fiecărui PC din reţea, pentru a asigura funcţiile de administrare a tuturor datelor. Aceasta înseamnă că dacă o aplicaţie solicită doar înregistrările aflate în contul unui client din baza de date aflată pe server, fişierul care conţine toate conturile cu înregistrările clienţilor va fi transmis prin reţea la acel PC, unde se vor extrage înregistrările dorite. Controalele pe linia securităţii, precum şi blocarea fişierelor sau a înregistrărilor sunt efectuate prin PC-uri, ceea ce conduce la un proces complex de dezvoltare a aplicaţiilor multi-server.

Utilizarea reţelelor locale bazate pe file-server este limitată de trei elemente esenţiale: • un transfer excesiv de date; • nevoia utilizării unor staţii de lucru (clienţi) foarte puternice; • descentralizarea controlului datelor.

Deficienţele menţionate reprezintă cauza trecerii la o nouă arhitectură, cunoscută sub numele de client/server.

Arhitectura client/server O îmbunătătire esenţială a sistemelor bazate pe reţele locale s-a înregistrat prin

arhitectura client/server, în care prelucrările din aplicaţii sunt împărţite (nu ca o condiţie obligatorie) între client şi server. Clientului îi revine, îndeosebi, responsabilitatea administrării interfeţei-utilizator, inclusiv prezentarea datelor, iar serverul va avea misiunea stocării datelor şi a accesului prin interogările primite. Diferenţa dintre arhitecturile file-server şi client/server este redată în fig 9.4.

Într-o arhitectură tipică client/server, toate operaţiunile de restaurare a datelor, de securitate şi de gestionare a accesului concurenţial sunt centralizate la server, ceea ce în configuraţiile anterioare se efectua la nivelul fiecărui PC din reţeaua locală. Funcţiile centrale SGBD, deseori, sunt numite motor-bază de date în mediile de lucru client/server. Unii specialişti fac referinţă la funcţiile centrale SGBD ca fiind funcţii back-end, în timp ce prestaţiile bazate pe client ale aplicaţiilor către utilizatori prin intermediul PC-urilor şi staţiilor de lucru sunt numite aplicaţii front-end. Mai mult, într-o arhitectură client/server, serverul onorează toate cererile de date astfel încât numai datele care îndeplinesc anumite criterii sunt transmise staţiilor client prin intermediul reţelei. Acesta este marele avantaj al sistemului client/server faţă de cel bazat pe file-server. Cât timp serverul prestează toate serviciile partajate ale bazelor de date, rămâne în sarcina softului clientului să se concentreze asupra interfeţei cu utilizatorul şi asupra funcţiilor de manipulare a datelor. Rezultă că serverul trebuie să fie mult mai puternic în sistemul client/server decât în cel de file-server.

Aplicaţiile realizate într-un astfel de sistem diferă de cele ale sistemelor de gestiune a bazelor de date centralizate, bazate pe un calculator mare. Diferenţa majoră constă în faptul că fiecare client este o componentă inteligentă a sistemului de prelucrare a aplicaţiei. Cu alte cuvinte, programul aplicaţiei executat de către client este rulat direct pe staţii, şi nu pe server. Programul aplicaţiei gestionează toate interacţiunile cu utilizatorul şi cu echipamentele locale (imprimante, tastaturi, ecrane ş.a.), astfel încât se poate vorbi despre o „diviziune a muncii” între server - considerat ca motor al bazei de date - şi client: motorul bazei de date gestionează toate funcţiile de accesare şi control al bazelor de date. PC-ul client transmite comenzile de prelucrare privind baza de date către motorul bazelor de date. Spre deosebire de acest sistem, în varianta centralizării prelucrărilor pe calculatoare mari, toate componentele sistemului informaţional sunt gestionate şi executate de calculatorul central.

Un alt avantaj al arhitecturii bazate pe client/server constă în posibilităţile decuplării mediului clientului de cel al serverului. Un client poate consta dintr-o multitudine de tipuri individuale (de calculatoare, de sisteme de operare, de programe de aplicaţii), ceea ce înseamnă că un client poate executa orice aplicaţie din sistem care să îşi genereze comenzile adecvate, deseori prin limbajul SQL, pentru a solicita date serverului. De exemplu, programul aplicaţiei poate fi scris în Quattro Pro, FoxPro, dBASE IV sau în orice alt limbaj de generaţia

145

a patra, care are o interfaţă a programului de aplicaţii (Application Program Interface = API) pentru motorul bazelor de date. Motorul bazelor de date poate fi DB2 (de pe un calculator IBM sau de pe un minicalculator) sau Sybase, sau Oracle executate pe o multitudine de platforme. Interfaţa programului de aplicaţii (API) apelează rutinele bibliotecii care rutează transparent comenzile SQL de la aplicaţiile front-end ale clientului către serverul bazei de date. O interfaţă a programului de aplicaţii poate lucra cu softul front-end existent, cum ar fi limbajele generaţiei a treia sau generatoarele de rapoarte ale clientului şi poate să includă propriile modalităţi de construire a aplicaţiilor. Atunci când există câteva interfeţe ale programelor de aplicaţii pentru instrumente de dezvoltare a aplicaţiilor în diferite medii, se poate spune că există o independenţă considerabilă pentru dezvoltarea aplicaţiilor decătre client în cel mai convenabil mediu de programare front-end. Cu titlu de exemplu, sunt prezentate în continuare câteva dintre cele mai uzuale medii API utilizate în acest scop:

1111

Figura 9.3. Model de configuraţie a unei reţele locale

• SQL Link al firmei Borland care permite programelor scrise în Paradox să acceseze

SQL Server (atât pentru Microsoft, cât şi pentru Sybase), Oracle Server, DB2/2 al IBM-ului, dar şi alte câteva motoare pentru baze de date.

• DataEase SQL care permite programelor scrise în limbajul DataEase să acceseze bazele de date din SQL Server, Database Manager, precum şi de pe Oracle Server.

• @SQL (Add-In) din LOTUS 1-2-3 (din versiunile 2.01, 2.2 şi superioare) care

REŢEA LOCALĂ

CLIENT, cu următoarele funcţii

• prelucrează/scanează tabele • gestionează programele din

aplicaţii prin: - interfeţe-utilizator - prelucrări ale bazelor de date - generare interogări

• asigură integritatea şi

CLIENT CLIENT

• Cereri de date • Cereri de blocare a datelor

• Fişiere complete de date • Starea blocărilor

DATE

FILE SERVER, cu funcţiile: • Stocare fişiere • Blocare înregistrări • Hard disk suplimentar pentru client • Gestiune trafic reţea

146

permite accesul la bazele de date SQL Server. • Q+E (Add-In) din Excel care permite accesul la baza de date din SQL Server,

Database Manager, Oracle Server. • SQL Wîndows (versiunea 3.1) al firmei Gupta Technologies oferă posibilitatea proiectării

ecranelor, generării rapoartelor ş.a. Ele constituie componente front-end pentru SQL Base, SQL Server, Oracle, Database Manager, DB2, Btrieve, Teradata şi alte servere. 111

Figura 9.4. Comparaţie între arhitectura file-server şi clien/server

• SQL Base, SQL Server, Oracle, Database Manager, DB2, Btrieve, Teradata şi alte servere.

• PowerBuilder al Powersoft Corporation, care permite unei palete foarte largi de instrumente de programare orientate-obiect să îşi construiască aplicaţii-client care să acceseze servere pentru baze de date, cum ar fi: Sybase, Microsoft SQL Server, SQL Base, Oracle, DB2.

• Object/1, versiunea 3.0, al mdbs, Inc., care este un mediu de programare orientat-obiect pentru un client OS/2 şi servere pentru baze de date SQL Server, Oracle, OS/2 Data Manager, precum şi MDBS IV al mdbs-ului.

Utilizarea arhitecturii client/server se concretizează în câteva avantaje esenţiale pentru cei ce o folosesc, cum ar fi:

• datorită preţurilor mult mai reduse ale microcalculatoarelor, companiile îşi pot amplifica substanţial beneficiile înregistrate prin apelarea la microcalculatoare;

• datorită apropierii locului prelucrării de cel al sursei datelor supuse acestui proces,

CLIENT

SERVER

CLIENT SERVER

2) Serverul trensmite tot fişierul

1) Clientul solicită date

2) Serverul transmite numai rezultatul cererii

1) Clientul solicită date

a) Arhitectura File-Server

b) Arhitectura Client/Server

147

se reduce timpul de trafic din reţea, precum şi cel de obţinere a răspunsului; • se valorifică posibilitatea folosirii interfeţelor grafice ale utilizatorului prin apelarea

la tehnicile prezentării vizuale disponibile pe staţiile de Iucru; • se încurajează trecerea spre sistemele deschise.

Se cuvine să facem menţiunea că sistemele care n-au fost concepute de la început pe arhitectura client/server pot înregistra unele eşecuri generate de compatibilitatea tipurilor de date, optimizarea interogărilor, bazele de date distribuite, administrarea datelor în medii distribuite, generatoarele de coduri de programe din CASE, integrarea sistemelor de operare ş.a.

Întrebări pentru verificarea cunoştinţelor

1. Definiţi tehnologia client/server şi precizaţi restricţiile determinate de tehnologia client/srver. 2. Descrieţi tipurile obişnuite de aplicaţii client/server. 3. Descrieţi cele mai obişnuite tipuri de servere în tehnologia client/server. 4. Descrieţi caracteristicile tehnologiei client/server. 5. Care sunt particularităţile sistemelor file-server şi client server în reţelele de calculatoare?

148

TEMA X SISTEMELE ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)

10.1. Necesitatea implementării aplicaţiilor ERP ERP (Enterprise Resource Planning)constă în integrarea tuturor proceselor economice

şi optimizarea resurselor disponibile. ERP a evoluat ca un produs software dedicat producţiei (ciclului de fabricaţie, în

speţă) într-un portofoliu de aplicaţii care acoperă producţia, gestiunea comenzilor şi clienţilor, gestiunea aprovizionării şi furnizorilor, contabilitatea generală, gestiunea depozitelor şi logistica, precum şi resursele umane.

Studiile arată că implementarea unei soluţii ERP nu înseamnă neapărat înlocuirea completă a aplicaţiilor existente, dacă acestea corespund cerinţelor informaţionale ale organizaţiei.

În condiţiile unei baze de date unice, o soluţie ERP combină toate sistemele funcţionale într-unul singur, integrat, informaţiile sunt partajate şi comunicarea între departamente este deschisă şi nelimitată.

Tendinţa internaţională este de adoptare a software-ului integrat de gestiune de tip ERP. Un impediment principal privind adoptarea îl reprezintă şi costurile ridicate presupuse de o asemenea achiziţie. De asemenea, trebuie să observăm că şi cultura managerilor lasă de dorit. Foarte mulţi sunt reticenţi şi nu investesc în tehnologii, adoptă politici de supravieţuire pe termen scurt, şi nu de dezvoltare pe termen lung.

Segmentul de piaţă al întreprinderilor mici şi mijlocii este cu totul particular deoarece în comparaţie cu marile corporaţii, din punct de vedere financiar decizia implementării unei soluţii ERP este destul de greu de luat, în primul rând din cauza costurilor acesteia. Dincolo de eforturile presupuse privind implementarea unei soluţii ERP, în celălalt taler al balanţei atârnă greu posibilitatea obţinerii avantajelor strategice faţă de concurenţă, intrarea în lumea e-Business şi apropierea faţă de clienţi şi furnizori prin realizarea unui lanţ valoric (supply-chain) eficient.

10.2. Ce este un software ERP? Un ERP este o aplicaţie software complexă multi-modulară care integrează procesele

economice ale întreprinderii cu scopul optimizării şi creşterii eficienţei acestora. Din punctul de vedere al funcţionalitătilor, un software ERP acoperă următoarele

domenii de interes ale unei afaceri: planificarea producţiei, gestiunea achiziţiilor, gestiunea stocurilor, interacţiunea cu furnizorii, gestiunea relaţiilor cu clienţii, urmărirea comenzilor, gestiunea financiară, gestiunea resurselor umane.

Pornind de la premisa că întregul este mai mult decât suma părţilor, un ERP realizează integrarea şi sincronizarea funcţiunilor întreprinderii. Este un excelent mijloc de integrare şi ordonare a informaţiei, fluidizând schimbul de date între departamente.

Schimbările tot mai rapide din mediul de afaceri şi creşterea în complexitate a activităţilor din cadrul unei companii necesită o adaptare permanentă, într-un ritm alert, care adeseori pune la încercare capacităţile de efort şi analiză ale factorului uman. Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) au fost create ca soluţie la aceste provocări, fiind capabile să proceseze un volum foarte mare de date şi informaţii agregate în scopul optimizării şi eficientizării proceselor.

149

10.3. La ce serveşte un ERP?

• Strângerea relaţiilor cu clienţii şi furnizorii, prin realizarea unui lanţ eficient • Reducerea costurilor producţiei şi stocurilor • Planificarea integrală a resurselor întreprinderii • Îmbunătăţirea globală a productivităţii • Maximizarea profitului, prin flexibilitate şi reactivitate sporită la cerinţele pieţei

De ce se implementează un sistem ERP în companie? Pentru că cifrele următoare vorbesc de la sine despre avantajele unei soluţii ERP: • reducerea stocurilor - 18% • reducerea costurilor cu materiale - 5% • reducerea costurilor adiţionale/salarii - 8% • creşterea vânzărilor şi a satisfacţiei clienţilor - 12% • îmbunătăţirea controlului financiar contabil - 16% Producţia este cel mai important proces în lanţul valorii într-o întreprindere

producătoare, iar calitatea şi competitivitatea pe piaţă a produselor rezultate din procesul de producţie este esenţială. Pentru îndeplinirea acestor deziderate este esenţială eficienţa sistemului informatic de gestiune a activităţii. Numai implementarea unei soluţii informatice perfect modelate pe specificul activităţilor unei întreprinderi producătoare poate asigura premisele competitivităţii acesteia.

10.4. Justificarea investiţiei într-un sistem ERP

• Eficientizarea întreprinderii • Standardizarea proceselor economice • Eliminarea insulelor informaţionale • Modularitate şi arhitectură deschisă, care facilitează adoptarea tehnologiilor viitoare

10.5. Beneficii ale utilizării ERP 1) Siguranţă în manevrarea informaţiilor Caracteristicile tehnice ale trebuie să asigure protecţia maximă a datelor din sistem.

Existenţa mai multor niveluri de acces a utilizatorilor garantează siguranţa manipulării datelor; fiecare angajat din întreprindere are anumite drepturi de citire, scriere sau ştergere, ceea ce nu permite deteriorarea şi accesul necontrolat la informaţiile diferitelor departamente.

2) Sortarea calitativă a informaţiei Informaţia, cea mai importantă sursă a competitivităţii organizaţiei, trebuie utilizată

eficient. Într-un mediu de lucru tot mai dinamic, caracterizat printr-un timp de reacţie scăzut şi prin creşterea responsabilităţii individuale, accesul la informaţiile utile în cel mai scurt timp reprezintă garanţia reacţiei imediate, în timp real, la schimbare. Sistemul trebuie să dea posibilitatea de a găsi instantaneu exact informaţia de care aveţi nevoie, fără a pierde timp preţios cu căutarea dosarelor în cadrul mai multor departamente.

3) Promptitudine şi reacţie imediată Sistemul asigură procesarea rapidă a datelor introduse, permiţând cunoaşterea în orice

moment a rezultatelor şi monitorizarea stadiului de evoluţie a proceselor din întreprindere. Permite managerilor de la orice nivel ierarhic să reacţioneze în timp real la informaţiile semnalate de sistem şi la cererile din partea clienţilor prin luarea deciziilor potrivite.

4) Flexibilitate şi trasabilitate

150

Sistemul se adaptează perfect necesităţilor de schimbare ale întreprinderii, impuse de dinamica mediului concurenţial în care evoluează aceasta. Modificările legislative survenite ulterior sunt uşor de înglobat în sistem, precum şi extinderea ulterioară a funcţionalităţilor la cererea expresă a utilizatorilor. Se poate cunoaşte cu exactitate tot ceea ce se întâmplă în întreprindere, şi în special în procesul de producţie până la obţinerea produsului finit şi vânzarea acestuia la clienţi. Prin referenţierea documentelor (preluarea automată a datelor dintr-un document în documentele aferente proceselor succesive), fluxul circulaţiei lor este uşor de urmărit în timp real. Să se poată planifica şi urmări resursele, astfel încât acestea să fie exploatate într-un mod optim. Să se obţină creşterea controlului şi a vizibilităţii proceselor întreprinderii.

5) Alocarea resurselor umane şi de timp pentru activităţi direct generatoare de plusvaloare

ERP trebuie să asigure prelucrarea automată a multor informaţii, generând liste şi rapoarte, sarcini care sunt consumatoare de timp şi resurse dacă sunt încredinţate spre executare personalului din întreprindere. Astfel, trepuie să se poată redirecţiona resursele umane şi de timp spre activităţile direct productive, rezultatul imediat fiind sporul de productivitate.

6) Reducerea substanţială a erorii umane Prin automatizare, sistemul trebuie să asigure acurateţea datelor. Angajaţii nu vor fi

mai fi nevoiţi să introducă aceleaşi date de mai multe ori (toate documentele şi informaţiile sunt introduse o singură dată în sistem), ceea ce înseamnă implicit diminuarea considerabilă a erorilor datorate neglijenţei, nepriceperii sau neatenţiei acestora. Informaţia furnizată de sistem va avea un nivel calitativ ridicat, prin eliminarea inconsistenţelor între diferitele surse de date.

7) Reducerea costurilor Printr-o mai corectă gestiune a resurselor productive se pot simplifica şi îmbunătăţi

activităţile din întreprindere, iar calculaţiile de costuri realizate de sistem să ofere posibilitatea de a monitoriza îndeaproape procesele mari consumatoare de resurse. Fluxurile aprovizionării şi producţiei se vor desfăşura după modelul “Just In Time” • reducerea la minimum a stocurilor şi a capitalului imobilizat în stocuri. Preluarea de către sistem a multor sarcini dificil de realizat de către angajaţi generează economisirea resurselor (materiale, timp, mână de lucru) şi reorientarea acestora spre acele activităţi unde sunt strict necesare.

8) Creşterea productivităţii şi a eficienţei Mai buna repartizare a sarcinilor de muncă şi economisirea de resurse se vor

concretiza în sporuri de productivitate. Prin interpretarea semnalelor din partea sistemului, managerii vor fi capabili să identifice procesele deficitare şi să acţioneze în direcţia eficientizării pe termen mediu şi lung a acestora.

9) Optimizarea şi integrarea proceselor din întreprindere Centralizarea datelor din toate departamentele întreprinderii într-o singură bază de

date duce la accesarea operativă şi facilă a informaţiilor. Gestionarea atentă a fluxului de informaţii atât în interiorul cât şi în exteriorul companiei şi operativitatea în luarea deciziilor sunt consecinţe directe ale integrării proceselor şi a îmbunătăţirii funcţionale a lor în urma implementării sistemului informatic integrat.

10) Funcţionarea afacerii la parametri ridicaţi de competitivitate Avantajele enumerate mai sus se concretizează în creşterea competitivităţii

întreprinderii. Sistematizarea activităţilor productive şi auxiliare permite managerilor focalizarea atenţiei spre identificarea de noi oportunităţi pe piaţă, în direcţia extinderii sau a diversificării portofoliului de clienţi, şi spre găsirea de noi avantaje competitive.

151

10.6. Caracteristicile de bază alu unui ERP performant Caracteristicile de bază alu unui ERP performant sunt următoarele • Sistem multicompanie (să poată ţine evidenţa pentru un număr nelimitat de sucursale, filiale, puncte de lucru şi firme) • Sistem multilingv (să permită configurarea limbii în care vor fi afişate toate meniurile în sistem, pe fiecare staţie de lucru în parte) • Lucrul cu mai multe valute, cu conversia automată a valorii dintr-o valută în alta • Conversie automată în unităţi de măsură alternative • Sistem multi-utilizator, care să permită adăugarea ulterioară de utilizatori suplimentari • Ergonomie ridicată (sistem uşor de configurat şi parametrizat, posibilitatea memorării setărilor fiecărui utilizator, precum şi personalizarea rapoartelor generate de sistem) • Uşurinţa în utilizare, să fie accesibil chiar şi utilizatorilor cu cunoştinţe minime de operare pe calculator; meniurile şi funcţionalităţile pot fi apelate cu ajutorul mouse-ului sau prin combinaţii de taste • Concepţie unitară a modulelor, abordare bazată pe procese • Sistem scalabil (să poată porni de la o configuraţie minimă, ulterior putându-se adăuga module suplimentare) • Sistem modular, să permită acces partajat (pe nivele de acces şi drepturi de utilizator) la functionalităţi • Prelucrări rapide pe volum mare de date • Posibilitatea testării unor scenarii, fără a altera ireversibil datele reale ale întreprinderii • Preluarea automată a datelor în documentele care urmează în desfăşurarea procesului, prin referenţiere (ex: pe factura de livrare să se poate prelua automat datele din comanda -client) • Bază de date centralizată (conferă siguranţă în exploatare) • Flexibilitate, adaptare uşoară la cerinţele clienţilor şi la modificările legislative • Facilităţi pentru extindere ulterioară a functionalităţilor • Interfaţă grafică „user-friendly” (ferestre customizabile), utilizare uşoară, asistenţă prin help context-senzitiv • Posibilitatea configurării meniurilor din aplicaţie • Aplicaţie de instant messaging şi calculator incorporate • Posibilitatea lucrului pe proiecte • Task Manager să fie încorporat (să permită planificarea tipăririi la imprimantă a rapoartelor, la data şi ora dorită) • Editor de rapoarte încorporate • Generarea de analize şi rapoarte pentru managerii de la vârful ierarhiei • Import/export date din/în diferite formate • Posibilitatea actualizării sistemului prin Internet • Securitate sporită (facilităţi de salvare a datelor în orice moment, şi pe suport extern) • Posibilitatea preluării prin migrare a datelor din programele informatice utilizate anterior • Sistem dezvoltat cu tehnologiile de ultimă oră .NET şi MS SQL Server • Arhitectură client-server pe 3 nivele

152

10.7. Tehnologie necesară pentru un software ERP

Responsabilii IT şi administratorii de sistem din companie trebuie să constate din descrierea software-lui ERP că sistemul trebuie să ofere o instalare rapidă, iar caracteristicile sale tehnice să necesite un volum de muncă minim pentru întreţinerea sistemului:

Arhitectura pe 3 nivele: Conferă sistemului flexibilitate, scalabilitate şi modularitate. • Business-logic-ul aplicaţiei este realizat în proceduri stocate şi în componente

.NET concepute ca module independente orientate pe funcţionalităţi economice. Aceste componente gestioneaza accesul la date, validează datele introduse, gestionează tranzacţii de actualizare a datelor şi păstrează date statice, general valabile în aplicaţie. Serverul de aplicaţie gestionează utilizatorii concurenţi, asigură managementul versiunilor (actualizează pe fiecare staţie client fişierele aplicaţiei conform versiunii existente pe server)

MS SQL Server 2000 - server de baze de date • asigură prelucrări rapide pe volum mare de date • conferă securitate sporită datelor • permite implementarea unor modele generale ale fenomenului economic ale

căror detalii sunt configurabile de către utilizator • oferă instrumente de analiză şi suport decizional • face posibilă preluarea, în procesul de implementare, a datelor din aplicaţiile

existente prin intermediul unor fişiere de diferite formate (Excel, XML, text, etc.) Tehnologiile .NET (ADO.NET, remoting, reflection) şi limbajul C# Reprezintă tehnologii de ultimă oră, ale căror beneficii sunt incontestabile:

arhitectură scalabilă, securitate sporită, conectivitate crescută, dezvoltare mai rapidă, costuri IT mai scăzute, instalare şi mentenanţă mai uşoare. Au permis crearea unui sistem modern, cu interfaţă ergonomică, intuitivă, multilingvă şi perfect customizabilă, care oferă facilităţi ca:

• tabele customizabile de către utilizator (prin funcţiunea Drag & Drop se pot rearanja coloanele şi se adauga coloane noi)

• componenta Browse în ferestrele în care este vizibil la un moment dat doar un articol, care permite vizualizarea tuturor articolelor din categoria respectivă

• formuri HTML, care permit culegerea datelor prin intermediul Internet-ului (browser-ul Internet Explorer), prin staţii “thin client” dotate cu resurse minimale hardware şi software

• vizualizările sub formă de arbore customizabile prin Drag & Drop • rearanjarea ordinii tab-urilor în fereastra de lucru • existenţa unui browser integrat pentru fişiere Excel, Word sau pagini HTML • adăugarea dinamică de extensii (add-in) care rezolvă probleme specifice clienţilor

(particularităţi ale profilului de activitate al clientului) şi care pot fi apoi integrate în sistem pornind de la o bază tehnică minimă, de către orice dezvoltator

Instrumente • rapoarte dezvoltate cu Crystal Reports şi editor de rapoarte (utilizatorul poate

personaliza rapoartele, atât la nivel de staţie client, cât şi pentru întregul sistem) • export de date către alte instrumente de raportare (Microsoft Excel sau Microsoft

Access) • calculator “de buzunar” • modul de gestionare task-uri care permite atribuirea şi urmărirea executării de

sarcini pentru utilizatori • aplicaţie de instant messaging (integrată în serverul de aplicaţie)

153

Alte caracteristici tehnice • utilizatorul să poată semnala erori de funcţionalitate prin intermediul unui

instrument integrat de interceptare a erorilor generate de sistem, instrument care să facă parte din sistemul de asigurare a calităţii. Aceste erori, însoţite de o descriere detaliată, să se înregistreaze automat într-o aplicaţie internă care permite planificarea şi urmărirea rezolvării tuturor solicitărilor referitoare la sistem

• prin intermediul aceluiaşi instrument se gestionează propunerile de dezvoltare de noi funcţionalităţi venite din partea utilizatorilor

• se pot specifica modalităţi de dispunere a ferestrelor aplicaţiei, culorile utilizate, etc.

• utilizatorul să îşi poată defini ordinea şi modalitatea de parcurgere a câmpurilor (tasta Enter, tasta TAB)

• sistem multicompanie, care să permită gestiunea unui număr teoretic nelimitat de companii – filiale, sucursale, companii independente, etc. – denumite în sistem “mandanţi”

• sistem multiutilizator, oricând putând fi adăugaţi utilizatori suplimentari, ale căror drepturi de citire, scriere şi ştergere sunt gestionate de către un sistem de administrare încorporat. Setările personale ale fiecărui utilizator să fie memorate de către sistem. În cazul în care se lucrează cu mai multe firme (“mandanţi”) să se poată alege versiuni diferite pentru fiecare machetă, funcţionalitate, în funcţie de specificul activităţii

• actualizarea versiunilor aplicaţiei să se poată realiza prin descărcarea de pe Internet a unui fişier .zip, prin intermediul unei opţiuni de meniu de pe orice staţie de lucru. Noua versiune este instalată automat pe toate staţiile de către serverul de aplicaţie

• sistem utilizabil în reţele Intranet – LAN şi VPN, ceea ce permite conectarea filialelor unei companii, dispersate geografic prin intermediul softului

10.8. ERP în România Putem fi de acord că, din punctul de vedere al ofertei, progresele sunt notabile,

întreprinderile româneşti care au ales calea integrării, în ciuda efortului financiar presupus şi a dificultăţilor de implementare a unui pachet Enterprise Resource Planning, au optat pentru două căi principale de acţiune. Prima a avut în vedere realizarea de baze de date solide din categoria Oracle sau SQL, pe care au fost grefate apoi aplicaţiile de gestiune; a doua a avut în vedere integrarea aplicaţiilor „insulare" existente în sisteme de gestiune trans-funcţionale. Piaţa marilor întreprinderi se delimitează net de cea a firmelor mici şi mijlocii, având posibilitatea de a acoperi financiar investiţii în soluţii de prim rang, puternice din categoria SAP şi Oracle. Trebuie să recunoaştem însă că şi peisajul economic românesc este cu totul particular pentru că ceea ce se înţelege la noi prin întreprindere mare diferă de ceea ce întâlnim pe piaţa occidentală, astfel că foarte multe dintre acestea se încadrează, de fapt, în clasa celor mijlocii ca putere financiară, cifră de afaceri şi extindere geografică. Este şi motivul pentru care doar două companii din grupul BOPSE (SAP, Oracle, JD Edwards, PeopleSoft, BaaN Invensys) şi-au deschis filiale în România - SAP şi Oracle. Mai mult succes au furnizorii din segmentul de mijloc: QAD reprezentat de Crescendo International şi Scala, prin Scala România. Acestora li se adaugă ambiţioasele case producătoare de software autohtone, care au început cu realizări notabile pe piaţa aplicaţiilor de gestiune şi au devenit apoi furnizori de soluţii integrate din categoria ERP. Nominalizăm companii din România: Siveco România, Crisoft, Transart.

În legătură cu evoluţia mai degrabă modestă a pieţei soluţiilor ERP în România, cel mai frecvent invocată este absenţa/insuficienţa resurselor financiare. Ezitările în adoptarea soluţiilor ERP sunt cauzate însă şi de alte motive:

- rezistenţa la schimbare, în condiţiile în care ERP înseamnă regândirea modului de

154

desfăşurare a activităţilor, ceea ce nu se poate face lin şi fără sacrificii; - ignoranţa şi lacunele educaţionale ale unor manageri, incapabili sau nedispuşi să

înţeleagă impactul şi importanţa tehnologiilor informaţionale în mediul concurenţial actual; - probleme de adaptare a soluţiei la particularităţile organizaţiei beneficiare. Procesul

de adaptare este dificil şi durează. în plus, furnizorii trebuie să colaboreze cu specialişti din interior care sunt familiarizaţi cu subtilităţile organizaţiilor beneficiare. Procesul de implementare pare nesfârşit pentru că efortul nu este încheiat în momentul în care sistemul devine operaţional, ci este reluat la fiecare upgrade. De fapt, „fiecare sfârşit e un nou început" pentru că ERP face posibilă conexiunea realităţii economice la avantajele aduse de evoluţia continuă a tehnologiilor informaţionale;

- costurile colaterale, uneori deosebit de consistente. Cea mai subevaluată categorie de cheltuieli este cea legată de pregătirea utilizatorilor sistemului integrat, care restructurează şi remodelează procesele şi fluxurile. înţelegerea acestor modificări este vitală pentru succesul proiectului şi presupune un grad înalt de pregătire a specialiştilor, precum şi disponibilitatea acestora pentru pregătirea profesională continuă. Deloc neglijabile sunt şi cheltuielile pentru fazele de testare, pentru consultanţă şi întreţinerea sistemului;

- pierderea datelor existente în vechiul sistem informaţional. Este una dintre ideile preconcepute vehiculate de inamicii ERP. De regulă, la capitolul facilităţi pentru un sistem ERP este inclus şi transferul datelor între sisteme, indiferent de platforma de baze de date care a fost utilizată. Afacerea poate fi însă reglată din start şi pot fi prevăzute în contract toate condiţiile;

- teama de eşec. Menţionăm posibila scădere în performanţă la nivelul firmei, înregistrată în perioada de punere în funcţiune a noului sistem. Efortul se plăteşte, reacţia este normală şi, după ce se stabilizează totul, eficienţa este reflectată de rezultatele firmei: cifră de afaceri, profit, număr de clienţi etc.

Decizia de implementare a unui soft ERP trebuie să fie fundamentată pe o listă foarte precisă de criterii de selecţie şi pe analiza comparativă a mai multor variante de aplicaţii în ceea ce priveşte:

- obligativitatea respectării cadrului legal în România şi alinierea la legislaţia şi normele europene,

- posibilitatea operării în monedă naţională, implementarea monedei unice europene, dar şi lucrul facil cu valute,

• prelucrări în timp real, structura modulară a software-ului aplicativ care presupune implementarea

etapizată şi extinderea ulterioară ale ariei funcţionale acoperite, • independenţa de platforma hardware, • caracteristicile tehnologice proprii produsului ERP respectiv, • asigurarea unui nivel înalt al securităţii şi integrităţii datelor, • flexibilitatea în creşterea numărului de utilizatori, • avantajele directe, • posibilitatea justificării clare a investiţiei, • minimizarea riscurilor.

Suitele ERP sunt sinonimele competitivităţii în condiţiile ascuţirii competiţiei la nivel internaţional şi a globalizării pieţelor. în România însă, aceste platforme nu pot avea succes în condiţiile veşnicului blocaj economico-financiar. Ele funcţionează perfect şi cheltuielile pot fi amortizate în timp scurt în condiţiile unei economii stabile. De aceea, foarte multe oferte au fost adaptate, rezultatul însemnând de fapt pierderea unor caracteristici cotate ca esenţiale ERP şi realizarea de fapt a unor sisteme informatice financiar-contabile mai sofisticate.

Totuşi, premisele unei evoluţii susţinute a ERP sunt date de: - potenţialul pieţei, acoperită în proporţie de doar 30% pe plan mondial (şi probabil

155

numai 1% în România); - revoluţia e-Business prin care afacerile sunt transferate în mediul electronic şi devin

tot mai colaborative pe o piaţă ale cărei venituri cresc continuu. 10.9. Tendinţe ERP În condiţiile societăţii informaţionale, ERP a trebuit să evolueze de la tactic la

strategic şi să se redefinească astfel încât organizaţiile să poată beneficia de avantajele oferite de contextul e-Business în care se desfăşoară afacerile astăzi. Astfel, aplicaţiile tradiţionale ERP au suferit mutaţii semnificative şi ireversibile. Se apreciază că acestea vor deveni o platformă ce va sprijini afacerile electronice prin integrarea aplicaţiilor Customer Relationship Management, Supply Chain Management şi Business Intelligence în arhitectura existentă (actualele suite ERP certifică acest fapt).

Evoluţia acestor platforme nu poate fi contestată: ”ERP a murit, trăiască EAI” afirmă Bruce Bond, analist la Gartner Group. Ce este EAI? Enterprise Applications Integration este o nouă sintagmă născută din mariajul mai multor tehnologii. Ideea că însuşi ERP este supus proceselor de integrare cu alte platforme ERP (ERP2ERP), cu Business-to-Business (B2B), platforme workflow (fie proprietare, fie componente ale produselor groupware: ex. Lotus Notes), mai vechile platforme Electronic Data Interchange şi mai noile Business Process Management (BPM) este evidentă. Suita tradiţională va fi înlocuită deci cu una extinsă în afara termenului de EAI, vehiculându-se şi XRP - eXtended enterprise Resource Planning, cRP - Collaborative Resource Planning sau iERP - inter-Enterprise Resource Planning.

Oricum s-ar numi, noua generaţie de produse ERP va fi orientată pe client şi va oferi aplicaţii extinse dincolo de limitele întreprinderii prin interacţiuni e-Business şi colaborarea cu partenerii de afaceri. Greoaiele soluţii ERP vor dobândi agilitate, caracteristică-cheie într-un mediu economic dinamic, dirijat de tehnologiile Internet.

Întrebări pentru verificarea cunoştinţelor 1. Enumeraţi beneficiile ale utilizării ERP 2. Enumeraţi caracteristicile de bază alu unui ERP performant 3. Care sunt tendinţele ERP-urilor

156

TESTE DE EVALUARE

TEST 1

Întrebări de tipul „alegere multiplă” 1. Un sistem informaţional asigura prin componentele sale: a) reţeaua internet a unei societăţi comerciale; b) transmiterea conţinutului deciziilor de către nivelele operaţionale; c) transmiterea informaţiilor necesare diverselor nivele de decizie; d) calculatoarele necesare dotării societăţii comerciale; e) transmiterea informaţiilor necesare diverselor nivele de decizie şi a

conţinutului deciziilor de către nivelele operaţionale Rezolvare O O O O • 2. Care este definiţia corectă a sistemului informaţional: a) un ansamblu de informaţii, fluxuri informaţionale proceduri

informaţionale şi a mijloace de prelucrare transmitere şi stocare a informaţiilor care acţionează intercorelat în vederea realizării obiectivelor fundamentale ale unei firme;

b) un ansamblu interconectat într-o concepţie sistemică a datelor, informaţiilor, fluxurilor informaţionale, procedurilor informaţionale şi a mijloacelor de prelucrare transmitere şi stocare a informaţiilor care acţionează intercorelat în vederea realizării obiectivelor fundamentale ale unei firme;

c) un ansamblu format din toate calculatoarele performante din dotarea unei firme;

d) un ansamblu format din toate calculatoarele performante sau obişnuite din dotarea unei firme;

e) un ansamblu format din toate calculatoarele performante din dotarea unei firme dar conectate la reţeaua internet a unei societăţi comerciale.

Rezolvare O • O O O 3. Sistemele informatice pentru management pot fi clasificate în

funcţie de: a) nivelurile de performanţă şi domeniile de utilitate pe care le asigură; b) transmiterea informaţiilor necesare diverselor nivele de decizie; c) nivelurile ierarhice şi domeniile de activitate pe care le asigură; d) performanţa calculatoarelor dintr-o reţea de calculatoare; e) performanţa conexiunii la reţeaua internet a unei societăţi comerciale. Rezolvare O O • O O 4. Care dintre următoarele module nu face parte din structura bazei

de date care asigura funcţionarea subsistemelor informatice pentru managementul unei societăţi:

a) modulul care defineşte structura intrărilor în baza de date; b) modulul care defineşte structura conceptuală a bazei de date; c) modulul care reprezintă structura ieşirilor bazei de date; d) modulul care defineşte structura reţelei de calculatoare; e) modulul care defineşte intrările în baza de date. Rezolvare O O O • O

157

5. Modulul care defineşte structura intrărilor în baza de date este dat

de: a) ansamblul procedurilor informaţionale prin care se asigură încărcarea

bazei de date; b) ansamblul procedurilor organizaţionale prin care se asigură încărcarea

bazei de date; c) ansamblul procedurilor de comunicare prin care se asigură încărcarea

bazei de date; d) ansamblul procedurilor de calcul prin care se asigură încărcarea bazei

de date; e) semnalele electrice din sistem. Rezolvare • O O O O 6. Modulul care reprezintă structura ieşirilor bazei de date conţine: a) ieşirile rezultate din prelucrarea semnalelor electrice din sistem; b) ieşirile rezultate din prelucrarea comenzilor ierarhice; c) ieşirile rezultate din prelucrarea bazelor de date; d) ieşirile rezultate din prelucrarea materialelor din proces; e) ieşirile rezultate din printarea modulelor sistemului. Rezolvare O O • O O 7. La descrierea funcţionarii sistemului informaţional nu trebuie sa se

aibă în vedere unul din următoarele elemente: a) conţinutul activităţii analizate şi procedeele de realizare a rolului

acesteia; b) costul sistemului informatic; c) compartimentul unde se exercita activitatea; d) competentele şi atribuţiile pe care le au compartimentele; e) persoanele care participă la realizarea activităţii. Rezolvare O • O O O 8. Din analiza fluxurilor informaţionale nu rezultă informaţii utile

pentru: a) stabilirea sarcinilor pe fiecare loc de munca; b) stabilirea sarcinilor pentru perfecţionarea sistemului de diviziune şi

cooperare în muncă; c) constituirea diverselor servicii, birouri, direcţii sau ateliere, secţii de

producţie; d) stabilirea legăturilor intre entităţile create; e) alegerea echipei manageriale. Rezolvare O O O O • 9. Considerăm următoarele principii metodologice de realizare a

sistemelor informatice: 1. Includerea componentelor de avarie (back-up); 2. Asigurarea independenţei structurii sistemului informatic; 3. Proiectarea sistemului trebuie să înceapă de la ieşirile acestuia; 4. Abordarea realizării noului sistem trebuie să se facă de pe poziţia

întregului; 5. Implementarea trebuie să înceapă de la nivelul strategic care

asigură o eficienţa economică maximă.

158

Care este succesiunea corectă? a) 3, 4, 2, 5, 1; b) 3, 4, 5, 1, 2; c) 1, 2, 3, 4, 5; d) 5, 4, 3, 2, 1; e) 1, 3, 4, 2, 5. Rezolvare • O O O O 10. Una din etapele de mai jos nu face parte din etapele metodologice

ale proiectării unui sistem informatic pentru management: a) analiza preliminară; b) analiza financiară a firmei; c) proiectarea noului sistem; d) experimentarea şi implementarea; e) exploatarea şi intretinerea. Rezolvare O • O O O 11. Care din următoarele categorii de personal nu se regăseşte în

proiectarea unui sistem informatic: a) Analist; b) Programator; c) Manager de proiect; d) Inginer sistem; e) Administrator de reţea. Rezolvare O O O • O 12. Pentru a analiza problema ce se cere rezolvată printr-un proiect şi

pentru a schiţa logica şi algoritmii globali de rezolvare este nevoie de: a) Analist; b) Programator; c) Inginer de sistem; d) Manager de proiect; e) Administrator de reţea. Rezolvare • O O O O 13. Persoana care transpune logica schematică a problemei în

program executabil de către calculator este: a) Analist; b) Programator; c) Administrator al bazei de date; d) Manager de proiect; e) Administrator de reţea. Rezolvare O • O O O 14. Persoana care poartă răspunderea organizării, coordonării şi

controlării unui proiect informatic de anvergură şi controlează, comandă şi răspunde pentru toate resursele implicate (financiare, tehnice şi umane) este:

a) Analist; b) Programator; c) Inginer de sistem; d) Manager de proiect; e) Administrator de reţea.

159

Rezolvare O O O • O 15. Persoana calificată şi experimentată care îşi asumă sarcina

gestionării reţelei de calculatoare şi care configurează traficul prin reţea este: a) Analist; b) Programator; c) Inginer de sistem; d) Manager de proiect; e) Administrator de reţea. Rezolvare O O O O • 16. Pentru a asigura buna funcţionare a echipamentelor din reţeaua

de calculatoare avem nevoie de: a) Analist; b) Programator; c) Inginer de sistem; d) Administrator de reţea; e) Manager de proiect. Rezolvare O O • O O 17. Precizaţi care dintre următoarele tipuri de programe nu este

implicat în procesul managerial: a) programe pentru asistenţa financiar-contabilă; b) programe pentru modelarea proceselor derulate şi de organizare

simbolică a resurselor; c) programe pentru controlul circulaţiei documentelor; d) programe pentru administrarea patrimoniului; e) browsere. Rezolvare O O O O • 18. Care din următoarele tipuri de programe nu este implicat în

procesul managerial: a) programe pentru gestionarea operaţiunilor comerciale; b) programe pentru navigare pe internet; c) programe pentru planificarea resurselor de timp; d) programe de administrare a informaţiilor specializate; e) programe pentru administrarea diferitelor componente de

infrastructură. Rezolvare O • O O O 19. Precizaţi dintre următoarele tipuri de programe care nu este

implicat în procesul managerial: a) programe pentru gestionarea mentenanţei; b) programe pentru desenare; c) programe pentru administrarea aprovizionării şi a distribuţiei; d) programe pentru evaluarea şi/sau asistarea calităţii; e) programe de management unificat al resurselor de întreprindere Rezolvare O • O O O 20. Cea mai importantă sursă de eficienţă pe care o poate ocaziona un

sistem informaţional bine organizat se referă la: a) folosirea şi valorificarea cât mai complexă a resurselor existente sau la

160

cele necesare desfăşurării procesului de producţie şi desfacerii produselor;

b) contul de dobânzi al societăţii; c) folosirea cunoştinţelor din lumea afacerilor; d) relaţiile cu persoane influente; e) comercializarea tuturor activelor. Rezolvare • O O O O

TEST 2

Întrebări de tipul „alegere multiplă”

1. Organizarea datelor în fisiere prezinta avantaje si dezavantaje. Care dintre variantele urmatoare este un avantaj? 1 redundanta ridicata; 2 izolarea datelor; 3 actualizarea datelor; 4 dependenta programelor fata de date; 5 localizare rapida prin indexare. 2. În definirea unei baze de date se folosesc urmatoarele notiuni: A) Colectia de date B) Limbajul Visual Basic C) Descrierea datelor D) Relatiile dintre date E) Programare F) Tastatura calculatorului. Specificati raspunsul corect: 1 B+E+F 2 A+C+D 3 A+B+C+D+E+F 4 A+B+C 5 D+E+F 3. Arhitectura bazei de date se refera la: 1 baza de date propriu zisa, analiza sistemului, proiectarea structurii bazei de date, încarcarea datelor, exploatarea si întretinerea bazei de date. 2 baza de date propriu zisa, sistemul de gestiune al bazei de date, încarcarea datelor, exploatarea si întretinerea bazei de date. 3 baza de date propriu zisa, sistemul de gestiune al bazei de date, set de proceduri manuale si automate, dictionar al bazei de date, mijloace hard si personal implicat. 4 baza de date propriu zisa, proiectarea structurii bazei de date, încarcarea datelor, exploatarea si întretinerea bazei de date. 5 baza de date propriu zisa, set de proceduri manuale si automate, încarcarea datelor, dictionar al bazei de date, mijloace hard si personal implicat. 4. Modelul de date rela’ional se caracterizeaz[ printr-o singura structur[ de date denumit[: 1 relatie sau înregistrare. 2 relatie sau atribut. 3 relatie sau câmp de date. 4 relatie sau tabel.

161

5. Nivelele de structurare a componentelor unei baze de date, în functie de clasa de utilizatori, sunt: 1 baza de date propriu-zisa, sistemul de gestiune al bazei de date, set de proceduri manuale si automate, dictionar al bazei de date, mijloace hard si personal implicat. 2 nivelul logic, nivelul de analiza a sistemului si nivelul de proiectare a structurii bazei de date. 3 nivelul logic, nivelul de analiza si nivelul fizic. 4 nivelul logic, nivelul conceptual sau global si nivelul de exploatare al bazei de date. 5 nivelul logic, nivelul conceptual sau global si nivelul fizic. 6. Structura arborescenta a unei colectii de date este caracterizata de existenta: 1 unei relatii de ordine între elementele colectiei de date. 2 unei relatii de ordine între elementele sistemului ierarhic superior si elementele sistemului ierarhic inferior. 3 unei structuri punctuale între elementele colectiei de date. 4 unei structuri retea între elementele colectiei de date. 5 unei structuri liniare între elementele colectiei de date. 7. În teoria bazelor de date, un atribut nu poate fi: 1 Atribut compus sau bloc, constituit din cel putin doua atribute. Valoarea sa este reprezentata de valorile atributelor componente. 2 Atribut calculat sau dedus. Valoarea sa nu este cunoscuta direct, ci calculata pe baza valorilor altor atribute. 3 Atribut câmp sau indus. Valoarea sa este dedusa inductiv din valorile alaturate câmpului respectiv. 4 Atribut simplu, adica acel atribut care are valori atomice. 5 Atribut repetitiv sau multivaloare, adica un atribut care la un moment dat are mai multe valori care apar sub forma unor liste de valori. 8. În teoria bazelor de date, tehnica entitate-asociere permite construirea modelului structural sub forma unei diagrame entitate-asociere, prin parcurgerea urmatorilor pasi: 1 identificarea componentelor, identificarea asocierilor, stabilirea semnificatiei legaturii si identificarea nodurilor-eticheta (sub forma de romb). 2 identificarea componentelor, identificarea asocierilor, identificarea atributelor si stabilirea atributelor de identificare a entitatilor. 3 identificarea componentelor, identificarea atributelor, identificarea erorilor de asociere si stabilirea atributelor de identificare a entitatilor. 4 identificarea asocierilor, identificarea atributelor, stabilirea atributelor de identificare a entitatilor si marcarea acestora pentru operatia de stergere. 5 identificarea componentelor, identificarea asocierilor, identificarea erorilor de asociere si stabilirea entitatilor pentru stergere. 9. Jonctiunile pe care le pune la dispozitie SQL-ul sunt: 1 Jonctiuni externe, jonctiuni stânga, jonctiuni dreapta, echi-jonctiuni, non-echi-jonctiuni, jonctiuni interne; 2 Jonctiuni interne, jonctiuni stânga, jonctiuni dreapta, echi-jonctiuni, non-echi-jonctiuni, auto-jonctiunea;

162

3 Jonctiuni externe, jonctiuni stânga, jonctiuni dreapta, echi-jonctiuni, non-echi-jonctiuni, auto-jonctiunea. 10. La bazele de date orientate obiect, un obiect înglobeaza urmatoarele elemente: A) Specificarea operatiilor B) Structura de date; C) Schema bazei de date; D) Implementarea operatiilor. 1 A+B+C 2 A+B+D 3 C+D 4 A+C 5 A+B+C 11. Sistemul de gestiune a bazei de date, SGBD sau DBMS (Data-Base Management System) reprezinta: 1 un ansamblu complex de programe care asigura interfata dintre baza de date si utilizator; 2 un ansamblu complex de programe care asigura interfata dintre utilizator si calculator; 3 un ansamblu complex de programe care asigura interfata dintre utilizator si date. 12. Un sistem baza de date este format, ca structura generala, din: 1 colectii de date, baza de date, SGBD, programe de aplicatie si utilitare, utilizatori; 2 colectii de date, tabele, SGBD, programe de aplicatie si utilitare; 3 tabele, baza de date, SGBD, programe de aplicatie si utilitare, utilizatori. 13. Functiile generale ale unui SGBD sunt: 1 descrierea datelor, partajarea datelor, utilizarea bazei de date, protectia bazei de date; 2 descrierea datelor, manipularea datelor, utilizarea bazei de date, administrarea bazei de date; 3 descrierea datelor, partajarea datelor, utilizarea bazei de date, administrarea bazei de date. 14. Cele trei nivele de organizare a datelor într-o baza de date sunt: 1 intern, conceptual si fizic; 2 logic, conceptual si fizic; 3 conceptual, virtual si fizic. 15. Realizarea unei baze de date se obtine prin parcurgerea etapelor: 1 analiza sistem, proiectarea structurii bazei de date, popularea bazei de date cu date, exploatarea si întretinerea bazei de date. 2 analiza sistem, proiectarea structurii bazei de date, popularea (încarcarea) bazei de date cu date, administrarea bazei de date. 3 analiza datelor, proiectarea structurii bazei de date, popularea (încarcarea) bazei de date cu date, exploatarea si întretinerea bazei de date. 16. În evolutia istorica, bazele de date si sistemele de gestiune a bazelor de date (SGBD) asociate au cunoscut trei generatii:

163

1 sistemele ierarhice si relationale, sistemele retea, sistemele în tehnologie avansata (orientate obiect, relationale orientate obiect, deductive, distribuite, multibaze, active, multimedia, online etc.) 2 sistemele ierarhice si retea, sistemele relationale, sistemele în tehnologie avansata (orientate obiect, relationale orientate obiect, deductive, distribuite, multibaze, active, multimedia, online etc.). 3 sistemele ierarhice si relationale, sistemele retea, sistemele în tehnologie avansata (orientate obiect, relationale, deductive, distribuite, multibaze, active, multimedia, online etc.). 17. Modelul relational este fundamentat pe: 1 reguli, tabele si operatii. 2 reguli, structuri si operatii. 3 reguli, tabele si operatiuni. 18. Tipurile de operatii acceptate de algebra relationala sunt: 1 operatii de baza, operatii derivate, operatii suplimentare; 2 operatii de baza, operatii derivate, operatii externe; 3 operatii interne, operatii derivate, operatii externe. 19. Într-o baza de date, pentru validarea relatiei între doua tabele: 1 cheia externa trebuie sa fie de acelasi tip si sa aiba aceeasi valoare cu a cheii primare. 2 cheia externa trebuie sa fie de acelasi tip si sa aiba aceeasi dimensiune cu a cheii primare. 3 cheia externa trebuie sa fie de acelasi grad si sa aiba aceeasi dimensiune cu a cheii primare. Răspunsuri Întrebare R Întrebare R Întrebare R Întrebare R Întrebare R Întrebare R

1 5 2 2 3 3 4 4 5 5 6 17 3 8 2 9 2 10 2 11 1 12 1

13 2 14 2 15 1 16 2 17 2 18 119 2