INFORME PORMENORIZADO DEL PROCESO DE EMPALME

MUNICIPIO DE SONSÓN

DESPACHO DEL ALCALDE

OFICINA DE CONTROL INTERNO

CODIGO: 101.17.08

FECHA ACTUALIZACION:

Acuerdo 005 21/10/ 2011

VERSIÓN: 02

INFORME PORMENORIZADO DEL

PROCESO DE EMPALME

En cumplimiento de comunicación No 0083 del 15 de enero de

2016 enviada por la Procuraduría General de la Nación


Silvana Castañeda Castaño

Asesora de Control Interno

Nelson Fernando Gómez Gómez

Personero Municipal

Abril 19 de 2016




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INFORME PORMENORIZADO DEL PROCESO DE EMPALME 1. Preparación y planeación del proceso de Empalme Con el fin de dar cumplimiento a las directrices entregadas por la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación en la Circular Conjunta 018 del 3 de septiembre de 2015, desde la Oficina de Control Interno del Municipio de Sonsón fue enviada a los Secretarios de Despacho y Jefes de Dependencia lo siguiente




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Cada uno de los formatos relacionados en la Circular 007 fue enviado a través del correo electrónico institucional de cada una de las dependencias para su diligenciamiento y posterior entrega y se brindó asesoría permanente para preparar la información y poder realizar el proceso de empalme de manera adecuada y oportuna, teniendo en cuenta que la información deberá estar disponible el 31 de octubre para poder iniciar las jornadas de empalme con el equipo entrante.




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2. Conformación del Equipo de Empalme El 26 de octubre en Consejo de Gobierno el Alcalde Dioselio Bedoya López solicita al Consejo de Gobierno una buena disposición para el proceso de empalme a iniciarse en el mes de noviembre. Se acuerda para agilidad del proceso enviar a un oficio al Alcalde Electo Obed Zuluaga, manifestando la disposición de iniciar el proceso, solicitando designar un vocero por su parte y el cronograma para los encuentros de la comitiva del empalme. Se nombra a David Humberto Ocampo, Secretario de Planeación, como coordinador de dicho proceso por parte de la Administración Municipal y a todos los miembros del Consejo de Gobierno como integrantes de la Comisión de Empalme por parte de la Administración saliente. Desde Control Interno se recuerda a los Secretarios de Despacho y Jefes de Dependencia el compromiso de entregar oportunamente la información diligenciada en los formatos definidos por la Procuraduría y la Contraloría para el proceso de empalme. 3. Comunicación del Alcalde Saliente para el Alcalde Electo El 27 de octubre el Alcalde Saliente Dr. Dioselio Bedoya López envía al Alcalde Electo Dr. Obed Zuluaga Henao una comunicación manifestando la voluntad de realizar un proceso de empalme transparente y oportuno, mediante oficio con radicado 00031101 Le solicita además que saliente designe a una persona por parte de su equipo que coordine el proceso de empalme y le informa que por parte de la Administración saliente fue designado el Ingeniero David Humberto Ocampo Suárez quien ocupa el cargo de Secretario de Planeación, proporcionando sus datos de contacto. Le solicita en dicha comunicación informar el nombre de la persona designada por él con el fin de acordar la fecha de encuentro e iniciar el proceso de empalme.

Se le informa además que en dicho encuentro se llevará a cabo la instalación y formalización de la comisión de empalme, de la cual harán parte los voceros de ambos equipos, con el objetivo de concertar la agenda de trabajo, cronograma y actividades a realizar para adelantar el empalme y que los entes descentralizados (E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Sonsón, E.S.P. Aguas del Páramo de




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Sonsón y Centro de Bienestar del Anciano - CBA) estarán presentes, esto con el fin de permitir una adecuada articulación de las entidades públicas del municipio. Teniendo en cuenta que el Alcalde Electo no envía da respuesta a la comunicación enviada, el Alcalde saliente realiza llamada telefónica donde acuerdan realizar la Instalación de la Comisión de Empalme el 9 de noviembre a las 9 am en la Sala de Juntas Luis Alfredo Cardona 4. Instalación de la Comisión de Empalme El 9 de noviembre de 2015 se reúnen en la Sala de Juntas de la Alcaldía Municipal de Sonsón los miembros de la comisión de empalme por parte de los equipos saliente y entrante con el fin dar inicio formal al proceso de empalme. El Alcalde Dioselio Bedoya López dio inicio a la Instalación de la Comisión de Empalme, designado oficialmente como Coordinador del proceso al Ingeniero David Humberto Ocampo, Secretario de Planeación. El Dr. Obed Zuluaga se presenta ante el Consejo de Gobierno, plantea brevemente sus principales retos y proyectos con la administración municipal. Además presenta el grupo de personas que lo acompañarán en el proceso de empalme. Nombra a María Eugenia Hernández como coordinadora de este por parte de su comitiva. Todos los asistentes a la reunión hacen una breve presentación personal y se acuerda que los coordinadores del proceso de empalme se reunirán para elaborar el cronograma, el cual el cual será enviado a los miembros de la comisión de empalme tanto del equipo entrante como saliente La Jefe de Control Interno Silvana Castañeda Castaño y el Personero Municipal Nelson Fernando Gómez Gómez, en cumplimiento de la circular conjunta N. 018 del 3 de septiembre de 2015, deberán velar por la correcta aplicación de dicho proceso. 5. Cronograma de Empalme El mismo día en que se Instala la Comisión de empalme se reúnen los coordinadores para elaborar el Cronograma de Empalme para el mes de noviembre, cuya ejecución inicia al día siguiente. Finalizando el mes de noviembre se elabora cronograma para el mes de diciembre. (Se anexa documento y actas




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de sesiones de empalme realizadas en las diferentes dependencias de la Administración Municipal) 6. Invitación al Alcalde Electo a la Reunión de Empalme de Mandatarios

convocada por la Procuraduría El Alcalde Dioselio Bedoya López envía oficio de invitación al Dr. Obed Zuluaga Henao para que asista al Encuentro de Mandatarios programado por la Procuraduría para el 27 de noviembre de 2015 en el Centro Comercial San Nicolás del municipio de Rionegro, mediante oficio con radicado 0003231 del 10 de noviembre. 7. Invitación al Alcalde Electo a taller sobre la implementación de la política

pública de víctimas. El 18 de noviembre se envía oficio al Alcalde Electo con radicado 0003290 solicitando su presencia o la de un delegado para participar en jornada de asistencia técnica denominada “Procesos de Impacto en la implementación de la política pública de víctimas 2012-2015 y su importancia en el proceso de empalme a realizarse el lunes 23 de noviembre.

8. Consolidación de Información y elaboración de Informe de Gestión

Preliminar

Durante el mes de octubre y los primeros días del mes de noviembre las diferentes dependencias enviaron a la Secretaría de Planeación y a la Oficina de Control Interno la información solicitada para adelantar el proceso de empalme y para consolidar el Informe de Gestión Preliminar que debería publicarse en la página web del municipio antes del 1 de diciembre de 2015. Se realizó seguimiento permanente a la entrega de información por parte de las diferentes dependencias y se enviaron recordatorios a través del correo electrónico por parte de la Oficina de Control Interno.




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9. Publicación de Informe de Gestión y formatos en la página web El 30 de noviembre se publica el informe en la página web y se entrega a la Comisión de Empalme de la Administración entrante copia del informe con todos los anexos, a fin de que pudieran revisar la información y aclarar dudas en las sesiones de empalme a realizarse en el mes de diciembre.




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10. Asistencia el Encuentro de Mandatarios

El 27 de noviembre de 2015 asisten al Encuentro de Mandatarios en el Centro Comercial San Nicolás del municipio de Rionegro el Alcalde Saliente Dr. Dioselio Bedoya López acompañado de la Asesora de Control Interno y el Alcalde Electo Dr. Obed Zuluaga Henao con la coordinadora del proceso de empalme Dra. María Eugenia Hernández Castañeda y algunos miembros de su equipo para recibir capacitación por parte de la Procuraduría sobre el proceso de empalme y su importancia. En dicho encuentro la Procuraduría hace entrega de una cartilla que orienta el proceso, define plazos y relaciona la normatividad correspondiente.




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11. Entrega de Informe de Gestión Preliminar al Alcalde Electo El 2 de diciembre de 2015 se realiza entrega del Informe de Gestión Preliminar al Alcalde Electo Doctor Obed de Jesús Zuluaga Henao mediante radicado 0003448, con los formatos definidos por el DNP y el DAFP para facilitar el proceso de empalme. El Alcalde saliente manifiesta en dicha comunicación la disposición a resolver cualquier inquietud sobre la información entregada. 12. Invitación al Alcalde Electo a participar en la reunión del Cabildo de

Adulto Mayor. El Alcalde saliente le recuerda al Doctor Obed Zuluaga el compromiso de acompañar la reunión del Cabildo del Adulto Mayor a realizarse el jueves 10 de diciembre en la Sala de Juntas de la Alcaldía Municipal, mediante oficio con radicado 0003485 del 5 de diciembre. 13. Recordatorio al Alcalde Electo para que asista a la entrega oficial del

cargo a realizarse el 31 de diciembre de 2015 El 30 de diciembre de 2015 el Alcalde Saliente envía comunicación al Alcalde Electo mediante oficio con radicado 0003830, recordando el compromiso para la entrega oficial del cargo a realizarse el 31 de diciembre de 2015 en la Sala de Juntas de la Alcaldía Municipal y se hace entrega de la Circular No. 23-4 del 4 de diciembre de 2015 enviada por la directora de Vigilancia de las Regalías del Departamento Nacional de Planeación. 14. Entrega del Acta de Gestión por parte del Alcalde Saliente El 31 de diciembre de 2015 el Alcalde Saliente Doctor Dioselio Bedoya López realiza entrega oficial de su cargo y de la respectiva Acta de Gestión, en cumplimiento de la Ley 951 de 2005. La reunión se realiza a las 3:00 pm y en representación del Alcalde Electo Doctor Obed Zuluaga Henao asiste la Doctora María Eugenia Hernández Castañeda, a quien el Alcalde Saliente le hace entrega del Acta de Gestión. A la reunión asiste el Personero Municipal Doctor Nelson Gómez Gómez, la Asesora de Control Interno, el Secretario de Planeación y dos abogadas del equipo entrante. (Se anexa acta de reunión firmada por todos los asistentes.




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El Doctor Obed Zuluaga Henao devuelve copia firmada del Acta de Gestión el 7 de enero de 2016, la cual se anexa al presente informe. 15. Recordatorio por parte de la Oficina de Control interno a los servidores

públicos salientes de la obligación de entregar informe de gestión. El 13 de enero se envía correo electrónico a los servidores públicos salientes recordando la obligación de realizar entrega del informe de gestión de acuerdo a lo estipulado en la Ley 951 de 2005, en su artículo 5. Se les solicita entregar dicho informe a más tardar el 23 de enero de 2016. Se envía recordatorio el 21 de enero de 2016. Se anexa Ley 951 de 2005 Todos los funcionarios salientes entregaron informe de Gestión, copia de dichos informes reposa en la Oficina de Control Interno. 16. Envío de comunicación a los servidores públicos entrantes El 28 de enero de 2016 se envía por parte de la Oficina de Control Interno correo electrónico a los servidores públicos entrantes recordando la obligación de verificar el contenido del acta de gestión recibida y sus anexos en un término de 30 días, contados a partir de la recepción del despacho. Se les informa que durante dicho lapso los servidores públicos salientes podrán ser requeridos para hacer aclaraciones y proporcional información adicional. Así mismo se les informa que en caso de detectar irregularidades en los documentos y recursos recibidos, deberán hacerlas del conocimiento del órgano de control, a fin de que los servidores públicos salientes puedan proceder a su aclaración dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, o en su caso, se proceda de conformidad con la Ley de Responsabilidad de los servidores públicos del Estado. Se anexa Ley 951 de 2005 17. Entrega de Observaciones al Acta de Informe de Gestión por parte de

Servidores públicos entrantes El 19 de febrero de 2016 el Alcalde entrante Doctor Obed de Jesús Zuluaga Henao remite a la Oficina de Control Interno observaciones al Acta de Gestión del Alcalde Saliente Doctor Dioselio Bedoya López con radicado 0000564 La Oficina de Control Interno remite observaciones y realiza solicitud de aclaración al Doctor Dioselio Bedoya López mediante oficio enviado el 22 de febrero con radicado




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0000582, quien da respuesta a las mismas el 18 de marzo mediante oficio con radicado 001209. Desde la Oficina de Control Interno se remite comunicación al Doctor Obed Zuluaga Henao mediante oficio con radicado 0000977 solicitando la revisión de las respuestas dadas a las observaciones, de tal forma que si persisten irregularidades sean documentas y notificadas a las autoridades competentes. Se solicita además que en caso de notificar irregularidades a las autoridades competentes se envíe copia a la Oficina de Control Interno para ser enviadas a la Procuraduría Provincial. La Secretaria de Gobierno Doctora Francia Irene Cifuentes Arango también realiza observaciones al Acta de Gestión del Ex Secretario de Gobierno Héctor Iván Sánchez Pareja mediante radicado 0000575 del 20 de febrero de 2016. Desde la Oficina de Control Interno se solicita a dicho funcionario respuesta a las observaciones presentadas mediante oficio del 23 de febrero con radicado 0000617, quien da respuesta a dichas observaciones el 7 de marzo de 2016 mediante oficio con radicado 001020. El 3 de marzo de 2016 el Director de Infraestructura Educativo Jorge Serrano Leal remite a la oficina de Control Interno las observaciones al Acta de Gestión presentada por la Doctor María Victoria Ocampo Benítez Ex Secretaria de Educación mediante radicado 0000732, desde la Oficina de Control Interno se solicita respuesta a dichas observaciones mediante oficio con radicado 000739 del 4 de marzo de 2016, quien da respuesta a las mismas el 31 de marzo mediante oficio con radicado 001343. Al Director de Infraestructura Educativa y a la Secretaria de Gobierno y se les envía comunicación desde la Oficina de Control Interno solicitando revisar las respuestas dadas por los servidores públicos salientes, de tal forma que si persisten irregularidades sean documentas y notificadas a las autoridades competentes. Se solicita además que en caso de notificar irregularidades a las autoridades competentes se envíe copia a la Oficina de Control Interno para ser enviadas a la Procuraduría Provincial, mediante radicados 0001092 y 0001137 respectivamente. Las observaciones, solicitudes de aclaración y respuestas han sido notificadas al Personero Municipal a través del correo electrónico institucional.




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El 18 de abril de 2016 el Director de Infraestructura Educativa remite a la Oficina de Control Interno mediante radicado 0001399 inconsistencias encontradas en la ejecución de los Contratos de Obra Pública 013-2014 y 024 -2015, dichos documentos se anexan al presente informe en documentos físicos. El Personero Municipal remitirá las inconsistencias reportadas en el componente de Infraestructura Educativa que persistieron y fueran documentas por la Administración entrante, a la Contraloría General de Antioquia para que se adelanten las investigaciones fiscales correspondientes. Listado de Anexos enviados en CD Anexo 1. Evidencias proceso de empalme Anexo 2. Observaciones y respuesta a observaciones Anexo 3. Evidencia del seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno Anexo 4. Actas sesiones de empalme Anexo 5. Informe de Gestión y formatos definidos por el DNP Atentamente, SILVANA CASTAÑEDA CASTAÑO NELSON FERNANDO GÓMEZ G. Asesora de Control Interno Personero Municipal (ORIGINAL FIRMADO)

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