INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN AGAMA RI

Panduan Penggunaan e-Document Tahun 2016

Aplikasi e-Document PAGE 1

Kata Pengantar

Puji dan Syukur senantiasa panjatkan penyusun kehadirat Allah SWT yang dengan berkat Rahmat dan Hidayah-Nya, maka aplikasi e-Document ini berhasil diselesaikan.

e-Document merupakan aplikasi berbasis web untuk menginvetarisir kegiatan-kegiatan dan berikut serta dengan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kegiatan tersebut.

e-Document ini adalah sebuah aplikasi web based pendukung kegiatan Audit di lingkungan Kementerian Agama RI. Aplikasi ini merupakan bagian dari Sistem e-Audit yang sedang dibangun oleh Inspektorat Jenderal Kementerian Agama RI. Panduan Penggunaan e-Document ini adalah buku panduan teknis bagaimana menggunakan aplikasi e-Document.

Akhir kata, semoga panduan e-Document ini bermanfaat dan mampu mempermudah kegiatan Audit sebagaimana peruntukannya. Dan kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah turut serta dalam mengembangkan aplikasi ini.

Aplikasi e-Document PAGE 2

Pendahuluan e-Document adalah sebuah aplikasi webbase yang dikembangkan oleh Tim Pengembang yang dibentuk Inspektorat Jenderal Kementerian Agama RI sebagai salah satu sarana yang mendukung proses audit di lingkungan Kementerian Agama RI dalam hal kelengkapan dokumen di setiap proses kegiatan.

Tujuan diadakannya e-Document ini adalah mempermudah Auditor dalam menginvetarisir, menguji, dan memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan:

1. Kegiatan 2. SAIBA 3. SAS 4. RKA-KL 5. SIMAK-BMN

Pengisian dokumen-dokumen tersebut dilakukan oleh setiap Satuan Kerja yang berada di bawah Kementerian Agama RI.

Modul-modul yang terdapat pada aplikasi ini antara lain:

1. Administrasi a. Management User b. Aktifasi User c. Ubah data User

2. Dashboard 3. Dokumen

a. Kegiatan i. Pengisian data kegiatan.

ii. Pengisian/upload berkas yang berhubungan dengan kegiatan yang sesuai dengan KPI dan atau KKA Pendukungnya

iii. Edit dan Hapus data dan berkas. b. SAIBA

i. Pengisian data SAIBA ii. Pengisian/upload berkas SAIBA

iii. Edit dan Hapus data dan berkas. c. SAS

i. Pengisian data SAS ii. Pengisian/upload berkas SAS

iii. Edit dan Hapus data dan berkas d. RKA-KL

i. Pengisian data RKA-KL ii. Pengisian/upload berkas RKA-KL

iii. Edit dan Hapus data dan berkas. e. SIMAK-BMN

i. Pengisian data SIMAK-BMN ii. Pengisian/upload berkas SIMAK-BMN

iii. Edit dan Hapus data dan berkas.

Aplikasi e-Document PAGE 3

Penggunaan Aplikasi

Login

Dengan menggunakan browser (disarankan: Google Chrome), buka website http://simwas.kemenag.go.id/e-doc, halaman yang pertama muncul adalah halaman login.

Gunakan “Username” dan “Password” yang telah diberikan oleh administrator untuk masuk ke aplikasi. Sebagai salah satu bentuk pengamanan aplikasi maka dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan reCaptcha, selesaikan soal yang diberikan oleh reCaptcha. Kemudian tekan tombol “Login”.

Gambar 1. Halaman Login

Setelah berhasil login maka selanjutnya akan muncul “Dashboard” yang berisi informasi jumlah berkas, besar ukuran berkas, jumlah total user dan jumlah total satuan kerja.

Aplikasi e-Document PAGE 4

Gambar 2. Dashboard

Administrasi

Administrator adalah orang di Inspektorat Jenderal Kementerian Agama RI yang ditunjuk untuk mengelola User.

Untuk mengakses menu administrator di pojok kanan sebelah atas pada nama klik menu “Daftar Pengguna” untuk menampilkan daftar pengguna.

Gambar 3. Menu Daftar Pengguna (Administrator)

Gambar 4. Daftar Pengguna

− Tambah Pengguna

Untuk menambahkan pengguna aplikasi ini tekan tombol “Tambah Pengguna” hingga muncul form penambahan pengguna.

Aplikasi e-Document PAGE 5

Gambar 5. Form Tambah Pengguna

Isikan semua data pengguna kemudian tekan tombol “Simpan” untuk menambahkan pengguna atau tombol “Tutup” untuk menggagalkan.

Secara default data pengguna belum diaktifkan untuk menghindari penggunaan data pengguna tersebut oleh pihak yang tidak berkepentingan. Silahkan baca pada bagian Aktifasi untuk mengaktifkan pengguna.

− Edit Data Pengguna

Untuk mengubah data pengguna, pada silahkan tekan nomor urut pengguna yang akan diubah datanya, kemudian tekan “Edit” untuk memunculkan form ubah data pengguna.

Gambar 6. Menu Daftar Pengguna

Aplikasi e-Document PAGE 6

Gambar 7. Form Edit Pengguna

Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan perubahan atau tekan tombol “Tutup” untuk menggagalkan.

Data yang diubah tidak termasuk perubahan password. Jika ingin mengubah password, silahkan lihat pada bagian ubah password.

− Aktifasi Pengguna

Pada menu daftar pengguna silahkan tekan “Aktifkan” untuk mengaktifkan pengguna atau “Non-Aktifkan” untuk di non-aktifkan.

− Ubah Password

Pada menu daftar pengguna tekan “Edit Password” untuk memunculkan form ubah password pengguna.

Aplikasi e-Document PAGE 7

Gambar 8. Form Edit Password

Edit password ini selain oleh administrator, setiap pengguna bisa juga untuk mengubah passwordnya masing-masing.

Pengguna

Baik Auditor maupun Pengguna bisa mengakses ke menu utama, tapi dengan tingkat otorisasi berbeda:

Edit Password

Sebaiknya hal yang pertama kali dilakukan setelah berhasil login pertama kali adalah mengubah Password. Untuk mengubah Password pada pengguna, tekan “Nama” yang terdapat pada pojok kanan atas, kemudian tekan “Ubah Password” untuk menampilkan sebagaimana terdapat pada Gambar 8.

Gambar 9. Menu Pengguna

Aplikasi e-Document PAGE 8

Menu Utama

Pada menu utama terdapat 3 menu Yaitu Dashboard, Upload Dokumen dan Upload ADK.

Gambar 10. Menu Utama

Gambar 11. Menu Upload Dokumen

Gambar 12. Menu Upload ADK

Aplikasi e-Document PAGE 9

Upload Dokumen

Kegiatan

Keterangan Upload Data

Gambar 13. Daftar Kegiatan

Untuk menambahkan data kegiatan silahkan tekan tombol “Buat Data Upload” hingga keluar form “Keterangan Upload Dokumen”.

Gambar 14. Form Keterangan Upload Dokumen

Isikan semua data yang dibutuhkan kemudian tekan tombol “Simpan” untuk menambahkan atau tekan tombol “Tutup” untuk menggagalkan.

Upload Berkas

Pada menu yang terdapat pada nomor urut daftar “Kegiatan”, tekan “Open Detail” untuk menampilkan daftar KPI dan atau KKA Pendukung.

Aplikasi e-Document PAGE 10

Gambar 15. Menu Kegiatan

Gambar 16. Daftar KPI dan KKA Pendukung

Untuk memulai meng-upload dokumen yang berhubungan dengan KPI atau KKA Pendukung silahkan tekan tombol “Upload” untuk mengeluarkan form upload.

Gambar 17. Form Upload

Aplikasi e-Document PAGE 11

Isikan file yang akan di-upload, kemudian tekan tombol “Upload” untuk mengupload dokumen atau tekan tombol “Tutup” untuk menggagalkan.

Besar ukuran file tidak boleh lebih dari 2 MB, pada satu KPI atau KKA Pendukung bisa meng-upload banyak file. File yang diperbolehkan untuk diupload file dengan ekstensi PDF, XLS, XLSX, DOC, DOCX, JPG, JPEG.

Upload ADK

Pada menu “Upload ADK” memiliki operasional yang hampir sama, yaitu:

- Tekan tombol “Buat Data Upload” untuk menampilkan form tambah. - Menu operasional terdapat pada nomor urut. - Tekan menu “Upload File ...” untuk meng-upload berkas.

RKA-KL

Daftar RKA-KL

Gambar 18. Daftar RKA-KL

Gambar 19. Form Tambah RKA-KL

Aplikasi e-Document PAGE 12

Upload Berkas RKA-KL

File yang diperbolehkan untuk diupload file dengan ekstensi “.(2 digit terakhir tahun anggaran) / .15”

Gambar 20. Form Upload RKA-KL

SAIBA

Daftar SAIBA

Gambar 21. Daftar SAIBA

Aplikasi e-Document PAGE 13

Gambar 22. Form Tambah SAIBA

Upload Berkas SAIBA.

File yang diperbolehkan untuk diupload file dengan ekstensi “.bck”

Gambar 23. Form Upload SAIBA

SAS

Daftar SAS

Gambar 24. Daftar SAS

Aplikasi e-Document PAGE 14

Gambar 25. Form Tambah SAS

Upload Berkas SAS

File yang diperbolehkan untuk diupload file dengan ekstensi “.BAC”

Gambar 26. Form Upload SAS

Aplikasi e-Document PAGE 15

SIMAK-BMN

Daftar SIMAK-BMN

Gambar 27. Daftar SIMAK-BMN

Gambar 28. Form Tambah SIMAK-BMN

Upload Berkas SIMAK-BMN

File yang diperbolehkan untuk diupload file dengan ekstensi “.BAC”

Gambar 29. Form Upload SIMAK-BMN

Aplikasi e-Document PAGE 16

DIGITALISASI DOKUMEN

Pengertian : Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner,camera,file recorder) untuk menghasilkan dokumen elektronik. Teknik Digitalisasi Dokumen : • Dokumen Capture: Perubahan Format dari bentuk asli (Books, Film, Audio) ke digital, misal dengan cara discan

secara manual dengan scanner • Dokumen Management : proses pengolahan koleksi digital misal dirubah dari jenis file

doc/xls/ppt/jpg ke pdf

Proses Digitalisasi Dokumen

Aplikasi e-Document PAGE 17

Kebutuhan Digitalisasi Dokumen : • Komputer (dengan Hard disk dan memori yang cukup) • Scaner & driver sesuai dengan merk Scan • Adobe Acrobat (sofware untuk membuka file dokumen format PDF-Portable Document) • Sofware untuk menkonversi atau mengubah file dokumen ke dalam format PDF-Portable

Document (doPDF8) • Sofware/aplikasi (Microsoft Word, Excel, Power Point, dll) Untuk mengkonversi secara

langsung Manajemen dokumen dengan proses pengolahan dokumen digital yaitu mengubah format office ((Microsoft Word, Excel, Power Point, dll)) ke format PDF menggunakan software doPDFv7. Berikut langkah-langkah mengubah file anda ke dalam bentuk PDF :

1. Buka file dokumen anda

2. Cetak dokumen anda dengan mengklik icon Windows di sebelah kiri atas, dan pilih menu print

Aplikasi e-Document PAGE 18

3. Akan muncul jendela print, kemudian pilih opsi doPDF v7 pada kolom Printer. Kemudian klik OK

4. Akan muncul jendela cetak doPDF, silakan browse direktori penyimpanan file yang anda inginkan dan akan muncul jendela browse direktori. Pada jendela tersebut, silakan anda memilih hasil PDF dengan kualitas sedang dengan kapasitas kecil (Small PDF) atau kualitas bagus dengan kapasitas besar (High Quality Images), lalu klik Save. Kemudian klik OK pada jendela cetak doPDF.

5. Dokumen PDF hasil proses convert file .doc ke .pdf dapat anda lihat pada direktori yang telah anda pilih.

Aplikasi e-Document PAGE 19

Document Capturing dengan Scanning Dokumen menggunakan software Capture Perfect 3.1 Sebelum melakukan scanning dokumen, adapun hal-hal yang harus anda persiapkan yaitu : 1. Scanner 2. Driver scanner (diinstal di komputer agar windows mengenali scanner) 3. Software OCR (misalnya: Omnipage SE) versi gratis dari Omnipage atau bonus bawaan scanner.

Berikut langkah-langkah melakukan scanning dokumen dan mengubahnya ke dalam bentuk PDF : 1. Buka aplikasi Capture Perfect 3.1., pilih menu “Scan” kemudian pilih opsi “Scanner Setting”

2. Kemudian akan muncul jendela “User Preference.

Pada jendela User Preference, perhatikan pada menu ”Color Mode”, ”Page Size”, “Dots per inch” , silakan anda atur resolusi dan kualitas gambar hasil scan. - Semakin tinggi resolusi dan kualitas gambar, maka semakin tinggi juga ukuran file PDF yang

dihasilkan dan tentunya semakin bagus kualitasnya - Semakin tinggi ukuran Dots per inch, maka semakin tinggi juga ukuran file PDF yang

dihasilkan dan tentunya semakin tinggi kualitasnya

Aplikasi e-Document PAGE 20

Silakan klik OK apabila anda sudah yakin dengan kustomisasi yang dilakukan. 3. Perhatikan menu di atas, pilih menu “Scan” kemudian pilih opsi “Scan Batch to File”

4. Kemudian akan muncul jendela direktori penyimpanan file hasil Scan. Pilih direktori yang anda inginkan, lalu klik “Save”

Aplikasi e-Document PAGE 21

6. Dokumen PDF hasil scan dari scanner dapat anda lihat pada direktori yang telah anda pilih.