1

INTEVENSI INOVASI PDCA

  • Upload
    others

  • View
    4

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: INTEVENSI INOVASI PDCA

INTEVENSI INOVASI PDCA

Anjuran: Institut Kualiti & Pengembangan Ilmu (InQKA)

Hakcipta InQKA

© Jun 2018, InQKA UiTM

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 2: INTEVENSI INOVASI PDCA

2 Objektif Sesi

Di akhir sesi ini, peserta akan mengetahui ;

kaedah penyelesaian masalahdengan ciptaan inovasi berimpak

tinggi.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 3: INTEVENSI INOVASI PDCA

3 PDCA

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 4: INTEVENSI INOVASI PDCA

4 Proses PDCA

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 5: INTEVENSI INOVASI PDCA

5 Modus Operansi PDCA

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 6: INTEVENSI INOVASI PDCA

6

Pemilihan & SasaranProjek

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 7: INTEVENSI INOVASI PDCA

7 PEMILIHAN PROJEKAktiviti yang perlu dilaksanakan:• Kenalpasti masalah• Jika projek melebihi 5, wajar disenarai

pendek menggunakan kaedah yang sesuai.

• Analisis setiap masalah yang dikenalpasti mengunakan data sejarah

• Pilih masalah yang hendakdiselesaiakan menggunakan kaedahyang sesuai

• Definisikan masalah yang dipilih• Jelaskan latar belakang,VOB dan

VOC masalah• Jelaskan signifikan projek• Jelaskan terminologi yang diguna

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 8: INTEVENSI INOVASI PDCA

8 Kenalpasti Projek

SENARAI MASALAH YANG DIKENALPASTI GAMBAR PENCADANG ISU BERKAITAN

PROJEK

1. Sistem Pendaftaran PelajarBalik Lewat ke Kampus kurangberkesan

Hanya 30% pelajar-pelajar yang balik lewat

ke Kampus yang direkodkan dikenakan

tindakan.

2. Kes tidak membawa ID Pelajar meningkat

Kes pelajar tidakmembawa Kad ID

pelajar dalam trend meningkat.

3. Kes kesalahan trafik pelajarmeningkat 20% saman trafik

pelajar rosak

4. Kesukaran memeriksaKenderaan Pelajar Menyingkatkan tempoh

pemeriksaan pelajar.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 9: INTEVENSI INOVASI PDCA

9 Senarai Pendek Projek

Bil Cadangan Masalah Objektif Unit Objektif UiTM LonjakanPPPM(PT)

1 Kos Baikpulih Mesin PencetakYang Tinggi

2 Sukar mengemaskini inventoriICT

3 Kawalan suhu “Access Point” Muafakat Wifi

4 Updating OS Online

5 Kos Pembelian Toner Yang Semakin Meningkat

6 Auto PC Formating

7 Data Sistem Inventori TidakDikemaskini

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 10: INTEVENSI INOVASI PDCA

10 Analisis Awal Projek

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 11: INTEVENSI INOVASI PDCA

11 Pemilihan Projek

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 12: INTEVENSI INOVASI PDCA

12 Definisi Projek

• What? Apa masalahnya?

• Why? Mengapa masalah dipilih?

• When? Bila Berlaku?

• Where? Dimana berlaku?

• Who? Siapa yang terlibat?

• How? Bagaimana kumpulan maklum masalah berlaku?

• PengurusanSistemKurangTeratur

What

• 70% pesalahtidak dapatdikesan

Why • Sekarang

When

• Pej Polis Bantuan

Where • Polis Bantuan, Pesalah, Pegawai HEP

Who

• Ada suratpertuduhansalah.

How

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 13: INTEVENSI INOVASI PDCA

13 Latar Belakang, VOB dan VOC Projek

Latar Belakang Voice of Business (VOB)Disepanjang tempoh 2017, daripada 310 permohonanditerima hanya 50% iaitu 155 permohonan diluluskan dalamtempoh 14 hari daripada tarikhditerima.

Bidang Tugas HEPHEP bertanggungjawabmenerima dan meluluskanpermohonan pelajarmenganjurkan projek.

Piagam Pelanggan HEPPermohonan pelajar untukmenganjurkan projek diluluskandalam tempoh 14 hari daripadatarikh permohonan diterima.

Voice of Customers (VOC)Sebanyak 24% atau 75 program pelajar dibatalkan kerana lewatmendapat kelulusan Fakulti.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 14: INTEVENSI INOVASI PDCA

14 Signifikan Projek

• Mematuhi piagam pelanggan FakultiFungsi Organisasi

• Melaksanakan program pembangunanpelajar yang telah dirancang

KehendakPelanggan

• Mewujudkan pelajar yang berketrampilanPemegang Taruh

• Mengutamakan pembangunan kendiridan sahsiah pelajar

Keadaan danEkosistem Semasa

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 15: INTEVENSI INOVASI PDCA

15 Terminologi Projek

BorangLampiran

C

• Borang yang digunakan olehpelajar untuk memohon kelulusanbagi penganjuran program

Program Pelajar

• Program akademik, sukan, sosialatau sebagainya selain program pembangunan pelajar yang dianjurkan oleh Fakulti.

TAPA• Jawatankuasa Tabung Amanah

yang menyediakan peruntukanuntuk pelajar melaksanakanprogram.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 16: INTEVENSI INOVASI PDCA

16 SASARAN PROJEK

Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Laksanakan penandarasan di

kalangan rakan strategik dan/atauindustri

• Senaraikan amalan terbaik rakanstrategik dan/atau industri berkaitanprojek

• Tetapkan sasaran projek danjustifikasinya

• Nyatakan jangkaan outcome terhadaporganisasi, pelanggan dan pemegangtaruh serta komuniti

• Nyataan jangkaan impak terhadaporganisasi, pelanggan dan pemegangtaruh serta komuniti

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 17: INTEVENSI INOVASI PDCA

17 Penandarasan Projek

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 18: INTEVENSI INOVASI PDCA

18 Amalan Terbaik Berkaitan Projek

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 19: INTEVENSI INOVASI PDCA

19 Sasaran Projek & Justifikasi

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 20: INTEVENSI INOVASI PDCA

20 Jangkaan Outcome Projek

• 80% piagam pelanggandicapaiOrganisasi

• 100% program diluluskandilaksanakanPelanggan

• Menambah PencalonanAnugerah Aktiviti Pelajar

PemegangTaruh

• Program komuniti pelajarmeningkat 50%Komuniti

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 21: INTEVENSI INOVASI PDCA

21 Jangkaan Impak Projek

• Kepuasan hati pelangganmeningkat 50%Organisasi

• 80% pelajar menyertaiprogram anjuran pelajarPelanggan

• Calon akhir Anugerah AktivitiPelajar

PemegangTaruh

• Generasi pintar yang pedulikomunitiKomuniti

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 22: INTEVENSI INOVASI PDCA

22 Kelulusan Pelaksanaan Projek

KEBENARAN MELAKSANAKAN PROJEK

PERMOHONAN MELAKSANAKAN PROJEK

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 23: INTEVENSI INOVASI PDCA

23

Analisis PeluangPenambahbaikan

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 24: INTEVENSI INOVASI PDCA

24 ANALISIS SEBAB/PUNCA MASALAH

Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Kenalpasti sebab/punca yang

mengakibatkan masalahmenggunakan Rajah Sebab Akibatatau Rajah Ishikawa menggunakankaedah 5WHY

• Analisis setiap sebab/punca dengankaedah yang sesuai untuk diketahuikebenarannya.

• Rumus sebab/punca sebenar yang mengakibatkan masalah.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 25: INTEVENSI INOVASI PDCA

25 Memahami Rajah Sebab Akibat

Rajah Sebab Akibat• Mengenalpasti sebab/punca yang

mengakibatkan sesuatu masalah• Terdapat 4 Faktor Utama yang

mempengaruhi berlakunya masalahiaitu Manusia, Peralatan, Kaedah danBahan.

• Rajah Sebab Dan Akibat dikenali juga dengan Rajah Ishikawa atau Rajah Tulang Ikan.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 26: INTEVENSI INOVASI PDCA

26 Analisis Sebab Dan Akibat

Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Lukis garisan besar dari Kiri ke Kanan.

Nyatakan masalah di hujung garisansebelah kanan. Nyatakan masalah di hujung garisan sebelah kanan.

• Kenalpasti Faktor-faktor yang mengakibatkan masalah. Lukis garisankecil menyambungkan faktor-faktor kegarisan besar

• Kenalpasti sebab/punca bagi setiap faktormenggunakan kaedah 5WHY yang mengakibatkan masalah. Lukis garisanhalus menyambungkan sebab/punca kesetiap faktor yang berkaitan.

• Cloud sebab/punca paling akhir (Why terakhir) iaitu sebab/punca paling mungkin.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 27: INTEVENSI INOVASI PDCA

27 Analisis Sebab/Punca Masalah

Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Agih ahli untuk menganalisis sebab/punca

yang dikenalpasti• Analisis hendaklah melaporkan data dan

fakta yang digunakan dan rumusan analisis• Berasaskan laporan buat keputusan sama

ada sebab/punca adalah benar atau tidak.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 28: INTEVENSI INOVASI PDCA

28 Sebab/Punca Paling Mungkin

Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Rumus sebab/punca benar iaitu

sebab/punca paling mungkin yang mengakibatkan masalah

• Lukiskan sebab/punca benar atausebab/punca paling mungkin mengikutfaktor yang berkaitan dalam Rajah SebabDan Akibat 2

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 29: INTEVENSI INOVASI PDCA

29

Cadangan Inovatif & Kreatif danPelaksanaannya

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 30: INTEVENSI INOVASI PDCA

30 CADANGAN PENYELESAIAN MASALAH

Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Kenalpasti dan nilai cadangan-

cadangan penyelesaian masalah• Rumus cadangan penyelesaian dan

rancangan tindakan penyelesaian• Laksanakan ujicuba dengan

pemantauan.• Dapatkan pengiktirafan pihak

bertauliah akan kebergunaan tindakanpenyelesaian

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 31: INTEVENSI INOVASI PDCA

31 Memahami Rajah Pokok

Rajah Pokok (Tree Diagram)• Kenalpasti cadangan-cadangan

penyelesaian atau inovasi bagi bagimengatasi setiap sebab/punca paling mungkin yang mengakibatkanmasalah

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 32: INTEVENSI INOVASI PDCA

32 Analisis Inovasi

Aktiviti yang perlu dilaksanakan:• Senaraikan semua inovasi• Analisis kewajaran bagi pelaksanaan

inovasi menggunakan kaedah yang sesuai

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 33: INTEVENSI INOVASI PDCA

33 Strategi Pelaksanaan Inovasi

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 34: INTEVENSI INOVASI PDCA

34 Pemantauan Ujicuba Inovasi

0

50

100

150

200

250

Jan '18 Feb '18 Mac '18 Apr '18 Mei '18 Jun '18

Rekod Daftar & Pertuduhan PelajarBalik Lewat

Daftar Pertuduhan

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 35: INTEVENSI INOVASI PDCA

35 Semakan UjicubaAktiviti yang dicadangkan:• Rumus data/fakta pelaksanaan uji cuba..• Laksana penambahbaikan inovasi dengan

tumpuan kepada nilai kefungsian, jikaperlu.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 36: INTEVENSI INOVASI PDCA

36 Spesifikasi Inovasi

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 37: INTEVENSI INOVASI PDCA

37 Pengiktirafan Pakar

Prestasikebergunaaninovasi

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 38: INTEVENSI INOVASI PDCA

38

Penyeragaman & Pemantauan

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 39: INTEVENSI INOVASI PDCA

39 PENYERAGAMAN PROJEK

Aktiviti yang dicadangkan• Pohon kelulusan dokumentasi

baru/pindaan inovasi (MPK/FM/SOP) berkaitan inovasi projek daripada Ketua Jabatan.

• Pohon kelulusan penggunaan inovasiprojek dalam jabatan.

• Anjurkan latihan penggunaan inovasiprojek

• Laksana dan pantau keberkesanan dankeberhasilan penggunaan inovasi projek.

• Atur strategi penyeragaman• Laksana dan pantau keberkesanan dan

keberhasilan penyeragaman inovasi projek

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 40: INTEVENSI INOVASI PDCA

40 Kelulusan SOP

KelulusanKetua Jabatan

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 41: INTEVENSI INOVASI PDCA

41 Kelulusan Penggunaan Projek

KelulusanKetua Jabatan

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 42: INTEVENSI INOVASI PDCA

42 Latihan/Demonstrasi Projek

Perakuankebergunaaninovasi olehpengguna

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 43: INTEVENSI INOVASI PDCA

43 Pantau Penggunaan Projek

0

50

100

150

200

250

Jan '18 Feb '18 Mac '18 Apr '18 Mei '18 Jun '18

Rekod Daftar & Pertuduhan PelajarBalik Lewat

Daftar Pertuduhan

KeperluanPenambahbaikan

TindakanDiambil

Ahli Bertugas

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 44: INTEVENSI INOVASI PDCA

44 Strategi Penyeragaman Projek

Jadual penyeragaman dan perakuan penggunaLokasi Penyeragaman Tarikh Mulai Ahli Pemantau TindakanPenyesuaian

MaklumbalaskebergunaanolehPengguna

MaklumbalaskebergunaanolehPengguna

MaklumbalaskebergunaanolehPengguna

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 45: INTEVENSI INOVASI PDCA

45 Pantau Penyeragaman Projek

0

200

400

Jan '18 Feb '18 Mac '18 Apr '18 Mei '18 Jun '18

Prestasi Kebergunaan Lokasi 1

Daftar Pertuduhan

0

200

400

Jan '18 Feb '18 Mac '18 Apr '18 Mei '18 Jun '18

Prestasi Kebergunaan Lokasi 2

Daftar Pertuduhan

0

200

400

Jan '18 Feb '18 Mac '18 Apr '18 Mei '18 Jun '18

Prestasi Kebergunaan Lokasi 3

Daftar Pertuduhan

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 46: INTEVENSI INOVASI PDCA

46 PENGEMBANGAN PROJEK

Aktiviti yang dicadangkan:• Pohon pelindungan Harta Intelek inovasi

produk daripada RIBU/MyIPO• Laksana latihan/demonstrasi inovasi

produk kepada kumpulan sasaran.• Rancang dan laksana penyeragaman

penggunaan inovasi projek• Laksana promosi inovasi projek.• Terus pantau keberkesanan dan

keberhasilan inovasi projek.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 47: INTEVENSI INOVASI PDCA

47 Sijil Pelindungan Harta Intelek

Sijilpelindunganharta intelekdaripada RIBU atau MyIPO

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 48: INTEVENSI INOVASI PDCA

48 Promosi Inovasi Projek

Tarikh & Lokasi Perkongsian Bersama Maklumbalas

Maklumbalaskebergunaaninovasi

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 49: INTEVENSI INOVASI PDCA

49

Keberhasilan Projek

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 50: INTEVENSI INOVASI PDCA

50 OUTCOME PROJEK

OUTCOME PROJEK• Laporkan pencapaian sasaran projek

secara terperinci.• Laporkan pencapaian jangkaan Outcome

projek secara terperinci• Kos projek dilaporkan secara terperinci.

Nyatakan jumlah penjimatan/penjanaanyang diperolehi dalam tempoh projek

• Jelaskan nilai tambah yang dihasilkandalam inovasi dan impaknya.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 51: INTEVENSI INOVASI PDCA

51 Pencapaian Sasaran Projek

Sasaran

• Kelulusanprojekdalam

tempoh 14hari

Pencapaian Sebenar

• Kelulusanprojekdalam

tempoh 7hari.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 52: INTEVENSI INOVASI PDCA

52 Pencapaian Outcome Projek

Aspek Jangkaan Pencapaian

Fungsi Organisasi

Kehendak Pelanggan

Pemegang Taruh

Keadaan & EkosistemSemasa

80%

100%

CalonAnugerah

50%

95%

100%

FinalisAnugerah

70%

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 53: INTEVENSI INOVASI PDCA

53 Keberkesanan Kos Projek

Kos Projek

HasilProjek

RM 550

RM 10,000

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 54: INTEVENSI INOVASI PDCA

54 Nilai Tambah Inovasi

• PaperlessKos Permohonan

• Lead time permohonan hanya 30 minit

Tempoh Proses Permohonan

• Mesyuarat 1 jam TAPA meluluskan20 permohonan

ProduktivitiKerja

• Kelulusan permohonan bolehdiketahui sehari selepas mesyuarat

Kepuasan HatiPelanggan

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 55: INTEVENSI INOVASI PDCA

55 IMPAK PROJEK

5

IMPAK PROJEK• Laporkan pencapaian jangkaan impak

projek terhadap; a) fungsi organisasi; b) kehendak pelanggan; c) piawai pemegangtaruh, dan d) keadaan dan ekosistemsemasa secara terperinci.

• Nyatakan spin-off daripada inovasi projek, jika ada.

• Nyatakan tahap kesediaan replikasi ataupengkomersialan inovasi projek

• Sediakan laporan keseluruhan projek.

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 56: INTEVENSI INOVASI PDCA

56 Pencapaian Impak Projek

Aspek Jangkaan Pencapaian

Fungsi Organisasi

Kehendak Pelanggan

Pemegang Taruh

Keadaan & EkosistemSemasa

80%

100%

CalonAnugerah

50%

95%

100%

FinalisAnugerah

70%

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 57: INTEVENSI INOVASI PDCA

57 Spin-Off Projek

One-touchanalisis penganjuran

projek pelajar

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 58: INTEVENSI INOVASI PDCA

58 Tahap kesediaan Pengembangan Projek

Sistem Stand-alone yang mudahadaptasi ke Sistem

Online© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018

Page 59: INTEVENSI INOVASI PDCA

Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA)

Universiti Teknologi MARA

Blok A, Aras 5,

Bangunan Akademik 2,

40450 Shah Alam, Selangor

Tel: +603 5543 5702/5711/5703/5713/5732

Faks: +603 5543 5721/5722

Laman Web: http://inqka.uitm.edu.my/

Emel: [email protected]

Terima Kasih

Like and Follow us :

Rujukan:

1) Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2016

2) Slaid taklimat KIK HB MAMPU & INTAN

3) https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_89.htm

Draf: 01, Pindaan: 00, tarikh: Februari 2018

© Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM 2018