IV ENCUENTRO MEJORES PRÁCTICAS Y TENDENCIAS PARA CONTADORES PÚBLICOS

IV ENCUENTROMEJORES PRÁCTICAS Y TENDENCIAS PARA

CONTADORES PÚBLICOS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

PROFESIONALIZACIÓN PROFESIONALIZACIÓN DE LAS PYMEDE LAS PYME

Expositor: Norberto J. Bruschi

27 de julio de 2012

LAS PYME EN LA ARGENTINA

Representan el 99% de las empresas argentinas.*

Aportan el 42% de las ventas.*

Emplean el 69% de los trabajadores.*

* Fuente: SEPYME **Fuente: Fundación Observatorio PYME

Hay alrededor de 1.800.000 (con monotributistas y microempresarios).**

Alrededor del 40% está concentrado en Capital y GBA. (Menos del 3% del territorio nacional).**

Otros núcleos: Mendoza (Capital y San Rafael), Córdoba, Santa Fe (Rosario, Reconquista, Venado Tuerto, Rafaela), Zárate, Cam-pana, Escobar, Pilar.**

Alrededor del 20% exportan.**

80% tienen dificultades para conseguir operarios calificados de nivel terciario, 40% para encontrar mano de obra no calificada y 30% para incorporar profesionales universitarios jóvenes.**

Norberto J. Bruschi - Bértora

PYME FAMILIARES

Sólo el 5% de las empresas familiares supera la tercera generación del negocio.*

AUNQUE HAY FIRMAS FAMILIARES MUY EXITOSAS:

Arcor (Pagani) Banco Galicia (Escasany, Ayerza y Braun Menéndez) Loma Negra (Fortabat) Medicus (Aufiero, All, Pavlovski) Techint (Rocca) Supermercados Coto (Alfredo Coto)

Norberto J. Bruschi - Bértora* Fuente: Consultora McKinsey

Existen principalmente dos decisiones que uno debe tomar en la vida:

1)Aceptar las cosas como son. 2)Aceptar la responsabilidad para cambiarlas.

Denis Waitley

Escritor y conferencista estadounidense (1933). Consultor en desarrollo Escritor y conferencista estadounidense (1933). Consultor en desarrollo de negocios y autor de best-sellers. de negocios y autor de best-sellers.

Esta exposición está basada en el siguiente pensamiento:


LA CONSULTORÍA


Diagnóstico:

1. No hay un Plan Estratégico.2. El sistema de contabilidad es obsoleto.3. El personal no es idóneo.4. No hay un Reglamento de Compras.

La Consultoría de mala fama

Recomendaciones:

1. Tener un Plan Estratégico.2. Reemplazar el sistema de contabilidad.3. Contratar personal idóneo.4. Formular un Reglamento de Compras.


Consultor proveedor de soluciones

1. Lo que el Consultor hace absolutamente por sí solo.

Ejemplo: Implantación de un Data Center y una LAN, llave en mano.

2. Lo que el Consultor hace por sí solo, relevando información.

Ejemplo: Formulación del Reglamento de Compras.

3. Lo que el Consultor hace que se haga.

Ejemplo: Dirección de proyectos o suministro de metodologías.

RE-SUL-TA-DOSNorberto J. Bruschi - Bértora

PUNTO DE PARTIDA

Toda organización, o todo departamento o parte de ella, es tan buena o tan mala como

quien la lidera.

La primera virtud del príncipe es saber de quiénes rodearse.

Nicolás Maquiavelo


Dirección Estratégica

Dirección Táctica

Supervisión

Líderes de Equipo

Operarios

PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL


Dirección Estratégica

Dirección Táctica

Supervisión

Líderes de Equipo

Operarios

PIRÁMIDE ORGANIZACIONAL


LIDERAZGO

DIRECCIÓN GENERAL

Problemas característicos


No se practican algunas de las planificaciones siguientes:

Planeamiento estratégico y táctico

Plan Operativo Anual (POA)

Presupuestos

Plan de Sistemas

Plan de Seguridad

Plan de Recuperación de Desastres (DRP) o Plan de Continuidad de Negocio (BCP)

Planeamiento de la producción

Administración de Proyectos (PM)

DIRECCIÓN GENERAL – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS


No se practican algunos de los controles siguientes:

Control del POA

Control presupuestario

Control de Proyectos

Auditoría Interna

Tablero de Comando (Balanced Scorecard)

Control de Costos de Producción

Control de la Seguridad




No se dispone de sistemas contables que proporcionen adecuada información para la toma de decisiones y el control

de gestión, tal como:

Balances mensuales

Revisiones analíticas

Control de Costos

Cash-flow mensual


DIRECCIÓN GENERAL

Soluciones


SOLUCIÓN 1:Formulación de los siguientes planes:

Plan Estratégico (5 años) y Plan Táctico (3 años)

Plan Operativo Anual (POA), incluyendo el Plan de Producción

Plan de Seguridad

Plan de Continuidad de Negocio (BCP)

Administración de Proyectos (PM)

Plan de Sistemas

Presupuestos: De Ventas De Compras Económico (De Ingresos, Egresos y Resultados) Financiero (Flujo de fondos)

DIRECCIÓN GENERAL - SOLUCIONES

Impositivo


SOLUCIÓN 2:Implantación de los siguientes controles:

(Los controles de los planes estarían incluidos en sus respectivos diseños).

Control de Proyectos (Incluido en PM).

Servicio externo de Auditoría Interna.

Tablero de Comando (Balanced Scorecard).

DIRECCIÓN GENERAL - SOLUCIONES

Sistemas contables que permitan la disposición de un Sistema de Información Gerencial confiable.


ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN

Problemas característicos



Los propietarios no se limitan a ejercer su función de dirección, sino que intervienen en el nivel operativo.

(Tener la propiedad de la empresa no obliga a trabajar en ella).

Si los que dirigen son familiares, se trata de tomar las decisiones por consenso, de modo que nadie se sienta mal. Pero las decisiones “promedio” rara vez son las mejores.

No hay organigrama o, si lo hay, suele no haber correspondencia entre el organigrama formal y el real, presentarse casos de “uno sobre uno”, violarse el principio de la unidad de mando o haber exceso de niveles que dificultan la comunicación y la circulación de la información.



Soluciones


Fuerte conducción

unificada

CEO (Gerente General)

IMPRESCINDIBLE:


SOLUCIÓN:

Rediseño de la estructura de organización


REQUIERE: Coaching de Directores para definir:

Los roles y las responsabilidades de cada uno.Las relaciones de autoridad.Las relaciones de trabajo.El proceso de toma de decisiones.Las retribuciones. La aprobación de la nueva estructura diseñada por el consultor.

TODO ELLO PARA EMPRENDER…Norberto J. Bruschi - Bértora

LA PROFESIONALIZACIÓN LA PROFESIONALIZACIÓN DE LA PYMEDE LA PYME


MANUALESProblemas característicos


MANUALES – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

No hay Manual de Funciones.

No hay Manual de Procedimientos Administrativos.

No hay Manual de Normas.

No hay Manual de Autorizaciones.


MANUALESSoluciones


SOLUCIÓN 1:

Elaborar el Manual de Funciones

Diseño del organigrama general.

Elaboración de organigramas departamentales.

Definición de funciones comunes a cargos similares.

Definición de funciones de cada puesto del organigrama.

Diseño, redacción y edición del Manual de Organización.

MANUALES - SOLUCIONES


SOLUCIÓN 2:

Elaborar el Manual de Procedimientos Administrativos

Relevamiento de procedimientos actuales, por proceso y subproceso.

Diagnóstico y recomendaciones de mejoras en todos los procesos.

Descripción de los procedimientos de todos los procesos.

Diseño, redacción y emisión del Manual de Procedimientos Administrativos.



SOLUCIÓN 3:

Elaborar el Manual de Normas Administrativas

Relevamiento e inventario de normas existentes.

Diagnóstico y recomendaciones de mejoras en las normas.

Formulación de normas faltantes.

Diseño, redacción y emisión del Manual de Normas Administrativas.



SISTEMASProblemas

característicos


Las instalaciones de Sistemas suelen poner a la PYME en estado extremadamente crítico

Es común que no haya un recinto (data center, sala de sistemas, centro de datos o como quiera llamárselo)

que asegure:

la seguridad,la integridad,la privacidad

y la confidencialidad de la información,

la protección de los activos informáticos y la continuidad de las operaciones de la firma.

SISTEMAS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS


No hay normas de sistemas.

No se hacen pruebas de restauración de backups.

No hay Plan de Sistemas.

No hay Plan de Recuperación de Desastres.

La administración de correos se encuentra tercerizada.

La ubicación del rack es inadecuada: Los servidores están expuestos a cualquier acto malintencionado o accidente no intencionado.

No hay refrigeración para los equipos.

Se utilizan clones poco confiables.

Todo o gran parte del software carece de licencia.

Hay usuarios que usan escritorio remoto sin VPN ni encriptación.

Los servidores no tienen arreglo redundante de discos (RAID).

No hay filtro de navegación.

El antivirus no está licenciado.

SISTEMAS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS(Aspectos principales)


Relación entre cantidad de PC y notebooks y cantidad de impre-soras. Es muy común que un mal diseño de la red determine la existencia de impresoras innecesarias.

¿La configuración de hardware, software de base y programas de aplicación es la más conveniente? ¿El software está licenciado? ¿Está actualizado?

SISTEMAS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

¿Las bases de datos con información de personas están inscriptas en la DNPDP, de acuerdo con la Ley 25326?

Responsabilidad por daños y perjuicios, sanciones penales, apercibimien-to, suspensión, clausura de la base de datos, multa de hasta $ 100.000.

Para analizar


SISTEMASSoluciones(No excluyentes)


SOLUCIÓN 1:Instaurar un Data Center y una LAN dotados de todas las

condiciones de óptimo funcionamiento y seguridad.

SISTEMAS – SOLUCIONES

SOLUCIÓN 2:Asegurar la existencia de la unidad de organización de Tecnología de la Información (Sistemas), integrada por

personal idóneo de acuerdo con las características de la empresa.

SOLUCIÓN 3:Elaborar e implantar el Plan de Sistemas, el Plan de Seguridad

y el Plan de Recuperación de Desastres.


SOLUCIÓN 4:Elaborar e implantar las Normas de Sistemas, en especial: 1.Norma de backup.2.Norma de control de acceso físico.3.Norma de control de acceso lógico.4.Políticas de uso aceptable de Internet, correo electrónico y dispositivos móviles. 5.Política de escritorio y pantalla limpios. 6.Norma de administración de contraseñas, filtros y perfiles.


SOLUCIÓN 5:Licenciar el software.

Para ello, analizar opciones pagas y gratuitas, y formular el plan de legalización paulatina.


Designar un Administrador del Proyecto (PM) calificado y experimentado.

Seleccionar módulos a implementar y definir sus prioridades y secuencias necesarias.

Acordar con la firma implementadora un SLA, con cotización y facturación por entregables.

Definir tareas, duración de cada una y orden de precedencia.

Definir metodología de implementación.

Formular el cronograma de implementación.

Definir hitos de control calendarizados en etapas cortas.

Determinar los miembros del equipo de implementación y las tareas de cada uno para alcanzar cada hito.

Definir la migración de archivos y los procesos paralelos.

Capacitar a los usuarios referentes de cada área.

Implantar y optimizar los módulos.

AL IMPLEMENTAR UN SISTEMA PARA EL CORE DEL NEGOCIO


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RECURSOS HUMANOS

Problemas Característicos


La clave para la eficiencia de toda la organización


Las personas no son un recurso de la organización. Las personas son la organización.

Peter Senge


No hay práctica sistemática de: oCoaching ejecutivo.oCoaching ontológico.oMentoring.

No hay un plan de detección y formación de líderes.

No hay un plan de descubrimiento y desarrollo del talento.

No hay un método sólido de evaluación del desempeño por ponderación de factores.

No hay un plan de generación y fortalecimiento del alto desempeño de individuos y de equipos.

No hay un house organ (revista interna).

Cuando no hay Presupuesto, no puede haber incentivación con otorgamientos de bonus por cumplimiento de las metas presupuestarias.

RECURSOS HUMANOS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS


No hay comunicaciones efectivas.

RECURSOS HUMANOS

Soluciones


SOLUCIÓN 1:Instaurar la práctica del Coaching Ejecutivo y el Coaching

Ontológico, empezando por los Directores en sesiones individuales y conjuntas.

RECURSOS HUMANOS - SOLUCIONES

SOLUCIÓN 2:Formular y poner en práctica un plan de formación de líderes,

detectando los empleados con potencial y aplicando con ellos eI programa de desarrollo del liderazgo.

SOLUCIÓN 3:Poner en práctica un taller para el desarrollo del talento y el

logro del alto desempeño individual y grupal.

SOLUCIÓN 4:Formular un método específico para la evaluación del personal sobre la base de la ponderación de factores.


COMPRASProblemas

característicos


COMPRAS – PROBLEMAS CARACTERÍSTICOS

No hay un Reglamento de Compras.

No hay un Registro de Proveedores.

No hay un Catálogo de Artículos.

Las compras no están centralizadas.

No hay Manual de Autorizaciones de Compras.


COMPRASSolución


Elaborar y poner en práctica controlada el Reglamento de Compras aplicable a todas las adquisiciones, sea de materias

primas, de cualesquiera otros bienes o insumos, o de servicios.

COMPRAS - SOLUCIÓN

El Reglamento de Compras, por sí solo y en tanto sea rigurosamente cumplido, soluciona todos los problemas de compras y puede generar importantes economías. Además,

permite delegar la gestión, porque proporciona puntos específicos de control consistente. Sin embargo, para ello debe estar perfectamente elaborado y contemplar todos los aspectos

de las compras y sus tramitaciones.


RESUMEN DE SOLUCIONES PRINCIPALES

Para la profesionalización de las PYME


Coaching de Directores Plan Estratégico (5 años) y Plan Táctico (3 años) Rediseño de la estructura de organización Instaurar la unidad de TIC. Elaboración del Manual de Organización Elaboración del Manual de Procedimientos Administrativos Plan Operativo Anual (POA), incluyendo el Plan de Producción Presupuestos Tablero de comando Plan de Sistemas Plan de Seguridad Plan de Continuidad de Negocio (BCP) Administración de Proyectos (PM) Servicio externo de Auditoría InternaInstaurar el Data CenterElaborar Normas de SistemasLegalizar el softwareInstaurar Administración de ProyectosPoner en marcha el plan de detección y formación de líderesPoner en marcha el plan de desarrollo de talentos y alto desempeñoDiseñar el método de evaluación del desempeñoFormular e implantar el Reglamento de Compras y sus prácticas

RESUMEN DE SOLUCIONES PRINCIPALES


Norberto J. Bruschi

Tel.: 4342 2544

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mailto:[email protected]

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IV ENCUENTRO MEJORES PRÁCTICAS Y TENDENCIAS PARA CONTADORES PÚBLICOS