iXLOG Standards im Workflow-Umfeld

iXLOG Standards im Workflow-Umfeld

Datum: 05.08.2015

Ersteller: Matthias Brüggen

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Strategischer Ansatz

Übersicht über die Standards

Beispiele

Vorgehensweise in Projekten

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„

“Strategischer Ansatz

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• Wiederkehrende Anforderungen von Kunden zu ein und denselben Themen

• Anforderungen zu einem Thema sind allgemeingültig

• Es handelt sich in allen Unternehmen (zumeist) um alltägliche Prozesse

Ausgangssituation

„ Das haben wir doch schon mal

bei Kunde X gemacht “

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• Transportfertige Templates mit Grundfunktionen (Stichwort: Allgemeingültigkeit)

• Erweiterungsmöglichkeiten vorsehen, um Kundenwünsche mit wenig Aufwand zu integrieren

• Aufnahme von Kundenwünschen in unser Template, wenn die Funktion dem Prinzip der „Allgemeingültigkeit“ unterliegt

• Wiedererkennungswert steigern durch das Vereinheitlichen von Dialogen/Programmen

Strategischer Ansatz

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• Das Rad muss nicht in jedem Projekt neu erfunden werden

• Der Kunde kann den Workflow nach kürzester Zeit produktiv nutzen

• Durch das Wachsen der Lösung wird diese immer besser

Vorteile

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„

“Übersicht über die Standards

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• Bestellanforderungsprüfung/-freigabe

• Kontraktprüfung/-freigabe

• Bestellprüfung/-freigabe

• Eingangsrechnungsszenario (Erfassung, Prüfung, Freigabe)

• Automatisierte Vorgangssteuerung (einheitliche Arbeitsvorräte)

• Bewertungsklassenänderung

• Mahnwesen (SD)

Standards

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„

“Beispiel: BANF-Workflow

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Ausgangssituation

• Bestellanforderungen werden auf Papier angelegt

• Mitarbeiter müssen wissen bei wem die Freigaben einzuholen sind

• Eine Vielzahl an Papierdokumenten muss durch die Firma geschleust werden

• Nachdem alle Unterschriften eingeholt sind, wandert das Dokument zurück in den Einkauf um die Bestellung anzulegen

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Info-Mail, dass bestellt wurde

Wie fühlen sich die Mitarbeiter dabei?

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Wie sollten sie sich eigentlich fühlen?

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Anlage der BANF

Kostenfreigabe der BANF

Vorgesetztenfreigabe der BANF

Bestellung der BANF

Info-Mail, dass bestellt wurde

Neuer Prozess

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• Automatisieren durch einen Workflow

• Individuell definierbare Freigabestrategien und Freigabefunktionen

• Transparenter Prozess

Grundlagen

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Durch den Kunden definierbare

Freigabe-funktionen

Individuelle Freigabeverfahren

Sich dynamisch anpassender

Dialog

Bestell-anforderungs-

leitstand

Freigabe per SAP GUI, per E-Mail oder SAP Fiori

Highlights

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Details

• Einrichten einer einfachen Freigabestrategie in SAP-Standard (Stichwort: fehlende Granularität)

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Details


• Eigenes Regelwerk zur individuellen Definition von Freigabestrategien

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Details



• Vorgesehene Erweiterungsspots für spezielle Kundenwünsche (Beispiel: Regeln für Bearbeiterfindung)

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Details




• Workitem-Dialog in allen Arbeitsschritten gleich dank dynamischer Anpassung (im Customizing einstellbar)

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Details




• Workitem-Dialog in allen Arbeitsschritten gleich dank dynamischer Anpassung (im Customizing einstellbar)

• Transparenz auf Grund eines Bestellanforderungsleitstands

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Bearbeitungsmöglichkeiten

„ Der Workitem-Dialog als

klassisches Arbeitswerkzeug aus

dem Business Workplace heraus “

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„ Der Leitstand als alternatives

Arbeitswerkzeug “

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„ Die Freigabe per Mail

als Beginn der mobilen

Möglichkeiten “

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„ SAP Fiori als der vorzeitige Höhepunkt der mobilen

Möglichkeiten “

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„

“Beispiel: Automatisierte Vorgangssteuerung

(einheitliche Arbeitsvorräte)

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Ausgangssituation

• Die Mitarbeiter haben unsortierte Arbeitsvorräte

• Auf Grund der vielen Arbeitsschritte weiß der Mitarbeiter nicht wo er beginnen soll

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Lösung

• Klar strukturiere und definierte Arbeitsvorräte schaffen

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Wie erreichen wir das?

• Schrittweises Aktivieren und Deaktivieren der Vorgänge (bspw. in Fertigungs- & Serviceaufträgen)

• Adressieren der aktiven Aufgaben an eine definierte Empfängergruppe

• Darstellung der Arbeitsvorräte in dem zur Empfängergruppe passenden Gerät

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Nutzen

• Jedem Mitarbeiter wird ein machbarer Arbeitsvorrat zur Verfügung gestellt

• Einzelne Vorgänge können gezielt wiederholt werden, auch wenn der Vorgang bereits zurückgemeldet wurde (Stichwort: Nacharbeit)

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„ Klassisch in der SAP GUI (Transaktion COOIS) “

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„ HTML-Control in der SAP GUI “

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„ Individuell angepasst als BSP innerhalb der SAP GUI “

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„ Als BSP-Seite im Browser “

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„ Bearbeitung auf einem Tablet (als BSP) “

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„ Mobile Bearbeitung in SAP Fiori “


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„

“Beispiel: Eingangsrechnungs-verarbeitung

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Mahnungen als eigenständiges

SAP-Objekt

Differenzierung nach

Dokumentart

Sich dynamisch anpassender

Dialog

Rechnungs-leitstand

Freigabe per SAP-Standard,

E-Mail oder Fiori

Highlights

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„ Wiedererkennungswert steigern durch das Vereinheitlichen von Dialogen/Programmen “

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Dialogbearbeitung

BANF

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Dialogbearbeitung

Rechnung

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„

“Vorgehensweise in Optimierungsprojekten

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Optimierungsprojekte

IST-Prozessanalyse

Grob-Definition / Strukturierung der Sollprozesse

Entwicklung

Schulung- & Einführungsunterstützung

Ableiten der Programmier-anforderungen

Detaillierung von gekapselten, produktiv-nutzbaren Soll-

Prozessbausteinen

Testing

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Anforderungen

Funktionale Spezifikation

Technische Spezifikation

Implementierung

User Acceptance Test

IntegrationTest

Unit Test

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„

“Dokumentation in Optimierungsprojekten

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IST-Prozessanalyse


Entwicklung




Prozessbausteinen

Testing

Dokumentation:

• Ist-Prozess in Visio

• Auf Wunsch: Powerpoint

Präsentation der Ist-Situation

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IST-Prozessanalyse


Entwicklung




Prozessbausteinen

Testing

Dokumentation:

• Soll-Prozess in Visio

• Auf Wunsch: Powerpoint

Präsentation der Soll-Prozesse

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IST-Prozessanalyse


Entwicklung




Prozessbausteinen

Testing

Dokumentation:

• Funktionale Spezifikation

• Projektplan / OP-Liste

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IST-Prozessanalyse


Entwicklung




Prozessbausteinen

Testing

Dokumentation:

• Technische Spezifikation

• Customizing Dokumentation

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IST-Prozessanalyse


Entwicklung




Prozessbausteinen

Testing

Dokumentation:

• Unit / Entwickler –Tests

• Integrations – Tests

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IST-Prozessanalyse


Entwicklung




Prozessbausteinen

Testing

Dokumentation:

• Schulungsunterlagen

• Handbücher

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IST-Prozessanalyse


Entwicklung




Prozessbausteinen

Testing

Durchgehende Dokumentation:

• Monatspräsentationen

• Quartalspräsentationen

• Workshop-Protokolle

Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit!

Fragen

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Kontaktieren Sie uns.Wir beraten Sie gerne!

Matthias Brüggen

iXLOG Unternehmensberatung GmbHNordring 2965719 Hofheim

Tel.: +49 (0) 6192 80 70 12- 0E-Mail: [email protected]

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