JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAH Wisma Kewangan ?· diterima sebagai bukti bayaran yang telah dibuat.…

  • Published on
    18-Mar-2019

  • View
    212

  • Download
    0

Embed Size (px)

Transcript

Tel.: 088-272000 Faks: 088-212655 E-mel: bn.jbn@sabah.gov.my

Bil. JBNS: NO.A/400-2146/A/Klt.3/( 31 )

Tarikh: 09 Oktober 2014

Setiausaha Kerajaan NegeriSemua Setiausaha Tetap KementerianSemua Ketua JabatanSemua Pegawai DaerahSemua Penolong Pegawai Daerah, Daerah KecilSemua Bendahari Daerah

PEKELILING JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAH BILANGAN 4 TAHUN 2014JADUAL PEMBAYARAN SARAAN BULANAN ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM NEGERI, ANGGOTAPENTADBIRAN DAN AHLI DEWAN UNDANGAN NEGERI (APDUN) DAN KETUA-KETUA MASYARAKAT(PHEANS) BAGI TAHUN 2015

1. TUJUAN

Tujuan surat pekeliling ini adalah untuk :

1.1 Mengumumkan tarikh pembayaran gaji dan elaun bulanan Anggota PerkhidmatanAwam Negeri serta Anggota Pentadbiran dan Ahli Dewan Undangan Negeri, tarikhpembayaran pencen bulanan bagi mantan Anggota Pentadbiran dan Ahli DewanUndangan Negeri ( APDUN ) dan tarikh pembayaran elaun tetap bulanan Ketua -Ketua Masyarakat ( PHEANS ) bagi tahun 2015.

1.2 Mengumumkan tarikh akhir penghantaran / penerimaan input saraan ( termasuk SistemE - PAY A3 dan SISPEN ) bagi tahun 2015.

1.3 Mengumumkan tarikh pengembalian Baucar Bayaran Saraan JBN 14 ( PIN 1 / 2009 )

1.4 Menjelaskan garis panduan penyediaan bayaran / potongan saraan yang dibuat melaluiSistem Gaji Pusat (SGP), Sistem Baucar Berasingan (SBB) dan Sistem Pencen (SISPEN).

1.5 Menjelaskan peraturan-peraturan lain yang berkaitan dengan bayaran/potongan saraan.

2. JADUAL PEMBAYARAN GAJI DAN ELAUN, PENCEN BULANAN DAN ELAUN TETAPBULANAN SERTA JADUAL PENGHANTARAN / PENERIMAAN INPUT SARAAN( TERMASUK SISTEM E - PAY A3 DAN SISPEN ) BAGI TAHUN 2015.

2.1 Tarikh Pembayaran Saraan Bulanan bagi Tahun 2015 adalah seperti dalam Lampiran A.

2.2 Jadual Penghantaran Input Gaji dan Elaun termasuk Sistem E - Pay A3 bagi Tahun2015 adalah seperti dalam Lampiran B.

2/....

JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAHWisma Kewangan

Jalan Tunku Abdul RahmanBeg Berkunci No. 205888595 Kota Kinabalu

Sabah, Malaysia

mailto:bn.jbn@sabah.gov.my

- 2 -

PEKELILING JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAH BIL. 4 TAHUN 2014 09 OKTOBER 2014

2.3 Jadual Tarikh Penutupan Perubahan / Pengemaskinian Input Gaji dan Elaun untukJabatan Kerja Raya, Jabatan Tanah dan Ukur, Jabatan Pertanian dan Jabatan Perhutanan(Jabatan Mengakaun Sendiri ) bagi Tahun 2015 adalah seperti dalam Lampiran C.

Nota: Ketua Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) adalah diminta untuk memastikanpenutupan perubahan / pengemaskinian Input dibuat tepat mengikut Jadualseperti di Lampiran C. Input gaji dan elaun hendaklah dihantar lebih awalsupaya pihak JPKN dapat memproses bayaran gaji melalui Sistem Gaji PusatJabatan Bendahari Negeri Sabah dengan lancar tanpa sebarang kelewatan.

2.4 Jadual Penghantaran Input Pencen (APDUN) (SISPEN) bagi Tahun 2015 adalah sepertidalam Lampiran D.

2.5 Jadual Penghantaran / Penerimaan Input Elaun Tetap Bulanan Ketua - ketua Masyarakat( PHEANS ) bagi Tahun 2015 adalah seperti dalam Lampiran E.

3. GARIS PANDUAN PENYEDIAAN BAYARAN/POTONGAN SARAAN BULANAN MELALUISISTEM GAJI PUSAT

Untuk memastikan input saraan bulanan dapat diproses dengan lancar dan dibayar mengikut jadual,Ketua Jabatan adalah diminta untuk mematuhi garis panduan seperti berikut:

3.1 Mengisi dengan betul dan lengkap, borang - borang perubahan / pengemaskinian ( inputmanual ) seperti Borang PAY-A1(Pin. 96), Borang PAY-A2(Pin.96), Borang PAY-A2.1(Pin.96),Borang PAY-A3(Pin.96) dan Sistem E-PAY A3. Ini termasuk nombor pekerja, nomborahli/rujukan KWSP, nombor rujukan cukai pendapatan dan penggunaan kod-kod komputerseperti kod bayaran, kod potongan, kod bank dan sebagainya.

Nota: Ketua Jabatan dinasihatkan supaya tidak menggunakan kod potongan gaji bagi

sebarang jenis potongan baru sekiranya kod Akaun Amanah bagi potongan tersebutbelum diwujudkan untuk Jabatannya. Untuk mendapatkan kod Akaun Amanahberkenaan, Ketua Jabatan hendaklah terlebih dahulu memohon daripada BahagianAkaun Pusat, Jabatan Bendahari Negeri.

Ketua Jabatan juga bertanggungjawab untuk memastikan kod yang digunakanuntuk bayaran gaji dan elaun anggota di bawah kawalan masing - masing adalahbetul dan mematuhi struktur kod akaun dalam Sistem Perakaunan KerajaanNegeri Sabah selaras dengan keperluan Sistem Belanjawan Ubahsuai ( MBS ).Senarai kod bayaran / potongan gaji yang dikemaskini boleh didapati di dalamlaman web Jabatan Bendahari Negeri Sabah.

3.2 Menghantar borang - borang perubahan / pengemaskinian saraan lengkap dengandokumen sokongan termasuk dokumen sokongan untuk Sistem E PAY A3 keSeksyen Gaji dan Pencen pada atau selewat - lewatnya dua ( 2 ) hari selepas tarikhakhir penghantaran / penerimaan input saraan seperti di Lampiran B dan E.

Nota: Input saraan yang dihantar pada tarikh selain daripada tempoh yangdinyatakan di para 3.2 di atas tidak akan diterima kecuali bagi perkara sepertiyang dinyatakan dalam para 3.3. Input saraan dalam Sistem E-PAY A3 akan ditegurjika dokumen sokongan tidak dihantar mengikut tempoh yang ditetapkan di para 3.2di atas. Pemprosesan semula input yang mendapat teguran adalah seperti di para3.4.

3/....

- 3 -

PEKELILING JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAH BIL. 4 TAHUN 2014 09 OKTOBER 2014

3.3 Pemberhentian bayaran / potongan saraan bagi pegawai yang meletak jawatan,bersara, meninggal dunia dan dipecat boleh dibuat dengan menggunakan borangPAY A3 ( Pin.96 ). Borang tersebut hendaklah dihantar bersama dokumen sokonganke Seksyen Gaji dan Pencen tidak lewat daripada 18 hari bekerja sebelum tarikhpembayaran saraan seperti dalam Lampiran A.

Nota: Arahan pemberhentian bayaran / potongan saraan yang lewat daripada tempohyang dinyatakan di para 3.3 di atas tidak akan diterima. Segala urusanberhubung dengan penahanan / kutipan balik bayaran / potongan saraandaripada pihak bank / agensi berkenaan adalah dibawah tanggungjawab KetuaJabatan. Bagi bayaran saraan melalui e-banking, Ketua Jabatan hendaklahmengemukakan surat arahan penahanan saraan terus kepada Seksyen Gajidan Pencen, Jabatan Bendahari Negeri Sabah selewat lewat 3 hari berkerjasebelum tarikh pembayaran saraan seperti dalam Jadual. Surat arahanberkenaan hendaklah disalinkan kepada Cash Management EMRO, AllianceBank Malaysia Berhad, Lot 84, 2nd Floor, Jalan Gaya, 88000 KotaKinabalu.

3.4 Menyemak dengan teliti dan memastikan semua input saraan adalah tepat, lengkapdan teratur sebelum menghantar ke Seksyen Gaji dan Pencen, Jabatan BendahariNegeri. Semua input yang mendapat teguran HANYA diterima untuk pemprosesansemula pada bulan berikutnya dan hendaklah dihantar mengikut jadual penghantaraninput pada bulan berkenaan. Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua inputyang dihantar ada tersenarai dalam Laporan Ringkasan Sistem E - PAY A3.

Nota: Untuk memastikan keteraturan Sistem Kawalan Dalaman di Seksyen Gaji danPencen, Jabatan Bendahari Negeri, teguran akan dibuat ke atas input yangtiada tersenarai dalam Laporan Ringkasan Sistem E - PAY A3. Senarai borang- borang perubahan / pengemaskinian ( input manual ) saraan hendaklah dibuatmenggunakan Borang SGP 11 ( dalam Pekeliling JBNS Bil. 8 Tahun 2011 ).Penghantaran input manual tanpa Borang SGP 11 tidak akan diterima.

3.5 Menyemak dengan teliti Baucar Bayaran Saraan dan laporan / penyata potongansebelum dijadualkan ke SISVOT dan menghantar kembali semua salinan asal yangtelah lengkap ditandatangani ke Seksyen Gaji dan Pencen, Jabatan Bendahari Negeriuntuk pembayaran selewat - lewatnya empat ( 4 ) hari sebelum tarikh pembayaransaraan. Jadual penghantaran kembali Baucar Bayaran Saraan adalah seperti diLampiran F. Ketua Jabatan adalah diingatkan untuk mematuhi sepenuhnya PekelilingJBNS Bil. 7 Tahun 2010 Para 3 bagi mengelak kelewatan pembayaran saraanbulanan. Kegagalan untuk menghantar kembali Baucar Bayaran Saraan akanmengakibatkan pembayaran gaji anggota melalui eBanking akan tertangguhsementara menunggu pengembalian Baucar Bayaran Saraan yang telah diambiltindakan sewajarnya. Ketua Jabatan akan bertanggungjawab sepenuhnya ke ataskelewatan pembayaran gaji anggotanya.

Nota: Ketua Jabatan hendaklah memaklumkan secara bertulis ke Jabatan inidengan serta - merta jika terdapat sebarang kesilapan pada baucar / laporanberkenaan dan mengambil tindakan seperti yang dikehendaki di para 3.1.Ketua Jabatan juga dikehendaki membuat pengesahan bertulis jika berlakukehilangan salinan asal dokumen / laporan bayaran / potongan gaji.

4/....

- 4 -

PEKELILING JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAH BIL. 4 TAHUN 2014 09 OKTOBER 2014

4. GARIS PANDUAN PENYEDIAAN BAYARAN SARAAN BULANAN / HARIAN MELALUISISTEM BAUCAR BERASINGAN ( SBB )

4.1 Menyedia baucar bayaran am bagi saraan bulanan yang dibayar melalui SistemBaucar Berasingan (SBB) dengan tepat berserta dokumen sokongan yang lengkap,teratur dan jelas dan menghantar ke pejabat pembayar selewat - lewatnya tujuh (7)hari sebelum tarikh pembayaran seperti yang ditetapkan dalam Lampiran A.

Nota: Jika baucar bayaran lewat dihantar atau mendapat teguran maka saraanbulanan yang dibayar melalui Sistem Baucar Berasingan tidak dapat dibayarmengikut jadual.

4.2 Menyedia baucar bayaran am bagi saraan harian dengan tepat berserta dengandokumen sokongan yang lengkap, teratur dan jelas dan menghantar ke pejabatpembayar pada minggu pertama bulan berikutnya.

4.3 Lanjutan kepada pembangunan Sistem Gaji Modul Baru oleh Jabatan PerkhidmatanKomputer Negeri ( JPKN ), borang PAY B ( Pin.96 ) tidak perlu dikemukakan untukbayaran saraan bulanan melalui Sistem Baucar Berasingan. Walau bagaimanapun,bagi Jabatan Mengakaun Sendiri ( JMS ) semua bayaran saraan bulanan yang dibuatmelalui Sistem Baucar Berasingan masih kekal menggunakan borang PAY - B ( Pin.96 ).

5. GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PEMBAYARAN TUNGGAKAN / PELARASAN GAJI

5.1 Selain daripada surat - surat yang berkaitan, semua pembayaran tunggakan / pelarasangaji harus disokong dengan bukti bayaran yang telah dibuat. HANYA salinan slip gaji /e - slip gaji atau salinan baucar bayaran am atau Laporan Bayaran Saraan yangdicetak oleh Jabatan Perkhidmatan Komputer Negeri ( JPKN ) SAHAJA yang bolehditerima sebagai bukti bayaran yang telah dibuat. Jabatan adalah dinasihati untukmenyimpan rekod - rekod pembayaran dengan teratur bagi memudahkan pemprosesanbayaran tunggakan / pelarasan gaji.

5.2 Semua pembayaran tunggakan / pelarasan gaji hendaklah dibuat melalui Sistem E-PAY A3.

Nota: Perenggan 6.2.1 ( 3.5.2 ) dalam pekeliling Jabatan Bendahari Negeri SabahBil. 10 Tahun 2000 adalah dibatalkan.

5.3 Pembayaran tunggakan / pelarasan gaji melalui Sistem Baucar Berasingan ( SBB )hendaklah merujuk kepada pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Bilangan 5 Tahun1997, pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Bil. 10 Tahun 2000 perenggan 6.2.1( 3.5.1 ) dan pekeliling JBNS Bil. 8 Tahun 2013 perenggan 3 .

5.4 Sesalinan borang JBN 54 ( a ) / JBN 54 ( b ) hendaklah diberi kepada penerimasebagai rujukan apabila mengisi borang pengisytiharan pendapatan tahun lepas bagimaksud pengiraan cukai. Ini adalah kerana dibawah Sistem Belanjawan Ubahsuaisemua tunggakan saraan bagi tahun - tahun lepas adalah disatukan menggunakankod objek yang sama sebagai satu tahun tunggakan.

5/....

- 5 -

PEKELILING JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAH BIL. 4 TAHUN 2014 09 OKTOBER 2014

6. GARIS PANDUAN PENYEDIAAN BAYARAN / POTONGAN PENCEN DAN GANJARANAPDUN MELALUI SISTEM PERAKAUNAN PENCEN ( SISPEN) .

Untuk memastikan pembayaran pencen dan ganjaran mantan Anggota Pentadbiran dan AhliDewan Undangan Negeri adalah teratur, Ketua Jabatan diminta untuk mematuhi garispanduan berikut :

6.1 Mengisi lengkap borang - borang permohonan faedah persaraan dan / atau borang- borang permohonan faedah terbitan dengan tepat dan lengkap. Borang hendaklahdisokong dengan dokumen berkaitan seperti yang dikehendaki dalam borangberkenaan bagi membantu pejabat ini menyemak dan memproses bayaran denganlancar.

6.2 Mengemaskini data pesara / penerima pencen dalam Sistem Perakaunan Pencen( SISPEN ) menggunakan Borang Input Sistem Perakaunan Pencen denganmaklumat yang tepat dan disokong dengan dokumen berkaitan.

6.3 Mematuhi sepenuhnya arahan pengisian SURAT AKUAN PESARA MASIH HIDUP( BORANG PEN. 3 ) dan SURAT PENGESAHAN / AKUAN PENERIMA PENCENTERBITAN ( BORANG PEN. ( T ) 6) sepertimana yang dimaklumkan dalam suratJabatan ini rujukan A ( E AGP ) PENCEN. 400 0 / 1 ( 1 ) bertarikh 05 Januari 2013.Ketua Jabatan hendaklah menahan pembayaran pencen sekiranya tidak menerimaborang ini daripada pesara / penerima pencen dalam tempoh yang ditetapkan.

6.4 Menghantar input bulanan ( semua salinan cetak yang berkaitan ) ke SeksyenGaji dan Pencen, Jabatan Bendahari Negeri selewat - lewatnya dua ( 2 ) hariselepas tarikh akhir penghantaran input seperti yang ditetapkan dalam JADUALPENGHANTARAN INPUT PENCEN ( Lampiran D ).

6.5 Menyemak dengan teliti Baucar Bayaran Saraan [ JBN.14 ( Pindaan 1 / 2009 ) ]dan laporan / penyata potongan sebelum dijadualkan ke SISVOT dan menghantarkembali semua salinan asal yang telah lengkap ditandatangani ke Seksyen Gajidan Pencen, Jabatan Bendahari Negeri selewat - lewatnya empat ( 4 ) hari sebelumtarikh pembayaran saraan.

6.6 Jabatan Bendahari Negeri hanya akan menghantar data...

Recommended

View more >