JABATAN PERBENDAHARAAN NEGERI SARAWAK:LESEN PERDAGANGAN

Pendaftaran Projek : Lesen Perdagangan

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

Prosedur dan tempoh kelulusan Mengurangkan karenah birokrasi, Mengurangkan masa memproses, Mengurangkan dokumentasi, Mengurangkan kos pematuhan

Sasaran Projek Skop Projek

• Sasaran : Mempercepatkan proses kelulusan• Faedah: Mengurangkan masa menunggu• Bil Hari ( sekarang): -Permohonan baru Lesen Perdagangan = 30 minitPermohonan pembaharuan Lesen Perdagangan=

20 minit

Proses: Proses Lesen PerdaganganMula: Terima permohonanTamat: Serah lesen

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Encik Jumastapha Bin Lamat

Profil Projek 29.11.12 29.11.12 Ketua Projek: Encik Kushairi Bin Johan

Mapping As-Is 29.11.12 30.11.12Penolong Projek: Encik Mohd Shariffini Bin Mohd. Yusuf

Value Analysis 19.12.12 19.12.12 Setiausaha Projek : Puan Ong Mei Kuan

Penambah baikan 19.12.12 20.12.12 Ahli Pasukan: -

Mapping To-Be 20.12.12 21.12.12

Verifikasi proses 14.05.13 15.05.13

Profil Projek

PROSES ‘AS IS’Lesen Perdagangan:

I. Permohonan BaruII. Pembaharuan

Pemohon

Pembantu Tadbir(Kaunter)

Timbalan Pemungut/ Pen. Akauntan (bagi pihak)

Kembalikan dan beri ulasan

MP: 1 Min

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Terima & semak Borang

Permohonan I.R.D. No. 8 dan dokumen

sokongan beserta cop perniagaan

MP: 1 Min

Masukkan data permohonan

(nama pemohon & syarikat) dalam sistem TRALIS.

MP: 1 Min

Lengkap?

Lesen telah

wujud?

Kembalikan kepada pemohon

untuk dilengkapkan

MP: 1 Min

Terima Borang Permohanan I.R.D

No. 8 dan dokumen sokongan

MP: 1 min

MM: 10 Min

MM: 1 Min

MM: 1Min

MM: 1 Min

MM: 1 Min

MM: 1 Min

Kategorikan Perniagaan

menurut ordinan

MP: 2 Min

jelas?

Bincang untuk pengesahan

kategori

MP: 3 Min

Ya

Tidak

MM: 2 Min

Buat Bayar

MP: 2 Min

Cetak lesen dan resit

MP: 1 Min

Semak & tandatangan pada Lesen

MP: 2 Min

PROSES PERMOHONAN BARU LESEN PERDAGANGAN (As-Is)

MM: 1 Min

Terima dan tandatangan Lesen

PerdaganganMP: 1Min

LULUS30 Minit

MM: 1 Min

MM: 1 Min

Pemohon

Pembantu Tadbir(Kaunter)

Timbalan Pemungut/ Pen. Akauntan (bagi pihak)

Tidak

Ya

Terima & semak Lesen

Perdagangan dan cop perniagaan

MP: 1 Min

Dapatkan maklumat dari sistem TRALIS dan kemaskini maklumat baru

lesen.

MP: 1 Min

Lengkap?

Kembalikan kepada pemohon

untuk dilengkapkan

MP: 1 Min

Kemukakan Lesen Perdagangan Asal atau laporan polis atau surat sumpah (jika lesen hilang)

dan cop perniagaanMP: 1 min

MM: 7 Min

1 Min Cetak lesen dan resit

MP: 1 Min

Tandatangan pada Lesen

MP: 2 Min

PROSES MEMPERBAHARUI LESEN PERDAGANGAN (As-Is)

MM: 2 Min

Terima Lesen Perdagangan

MP: 1Min

MM: 1 Min

Buat Bayaran

MP: 2 Min

LULUS20 Minit

# ActivityCustomer

Value Added(VA)

Customer Non Value Added

Masa Proses

(MP)

Masa Menunuggu

(MM)Masa

BVA NVA Minit Minit Minit

1 Terima borang permohonan I.R.D 8 dan dokumen sokongan

√ 1 10 11

2 Semak Borang Permohonan I.R.D 8 dan dokumen sokongan

√ 1 1 2

3 Masukkan data permohonan dalam sistem TRALIS

√ 1 1 2

4 Kategorikan perniagaan menurut ordinan √ 2 - 2

5 Bincang untuk pengesahan kategori √ 3 1 4

6 Buat Bayaran √ 2 - 2

7 Cetak lesen dan resit √ 1 2 3

8 Tandatangan pada lesen √ 2 1 3

9 Terima Lesen Perdagangan √ 1 - 1

JUMLAH 14 16 30

Value Analysis untukPermohonan Baru Lesen Perdagangan

(1/2)

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and OptimizeNVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

# ActivityCustomer

Value Added(CVA)

Customer Non Value Added

Masa Proses

Masa Menunggu

(MM)

Masa Diambil

(MD)BVA NVA

1Kemukakan Lesen Perdagangan Asal atau laporan polis atau surat sumpah (jika lesen hilang) dan cop perniagaan

√ 1 7 8

2 Semak Lesen Perdagangan dan cop perniagaan

√ 1 1 2

3Dapatkan maklumat dari sistem TRALIS dan kemaskini maklumat baru lesen

√ 1 - 1

4 Buat Bayaran √ 2 - 2

5 Cetak lesen dan resit√ 1 2 3

6 Tandatangan pada Lesen √ 2 1 3

7 Terima Lesen Perdagangan √ 1 - 1

Jumlah9 11 20

Rule of Thumb: CVA and BVA – Simplify, Combine and OptimizeNVA – Eliminate Interval – Eliminate or optimize

Value Analysis untukPermohonan Pembaharuan Lesen

Perdagangan (1/2)

Pemohon

Pembantu Tadbir(Kaunter)

Timbalan Pemungut/ Pen. Akauntan (bagi pihak)

Kembalikan dan beri ulasan

MP: 1 Min

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Terima & semak Borang

Permohonan I.R.D. No. 8 dan dokumen

sokongan beserta cop perniagaan

MP: 1 Min

Masukkan data permohonan

(nama pemohon & syarikat) dalam sistem TRALIS.

MP: 1 Min

Lengkap?

Lesen telah

wujud?

Kembalikan kepada pemohon

untuk dilengkapkan

MP: 1 Min

Terima Borang Permohanan I.R.D

No. 8MP: 1 min

MM: 10 Min

MM: 1 Min

MM: 1Min

MM: 1 Min

MM: 1 Min

MM: 1 Min

Kategorikan Perniagaan

menurut ordinan

MP: 2 Min

jelas?

Bincang untuk pengesahan

kategori

MP: 3 Min

Ya

Tidak

MM: 2 Min

Buat Bayar

MP: 2 Min

Cetak lesen dan resit

MP: 1 Min

Semak danTandatangan

pada Lesen

MP: 2 Min

PROSES PERMOHONAN BARU LESEN PERDAGANGAN

MM: 1 Min

Terima Lesen Perdagangan

MP: 1Min

Lagend

VA

BVA

NVA

Cadangan membuat pre-sign

Pemohon akan menyemak maklumat yang dimasukkan dalam sistem TRALIS

Menyediakan senarai terperinci

kategori perniagaan yang terbaru sebagai

rujukan standard

Sediakan borang TL &

Borang 2 untuk dimuat

turun di laman

sesawang

No. giliran akan

dikemukakan oleh PT

selepas pemohon mengisi borang

MM: 1 Min

MM: 1 Min

Pemohon

Pembantu Tadbir(Kaunter)

Timbalan Pemungut/ Pen. Akauntan (bagi pihak)

Tidak

Ya

Terima dan semak Lesen

Perdagangan dan cop perniagaan

MP: 1 Min

Dapatkan maklumat dari sistem TRALIS dan kemaskini maklumat baru

lesen.

MP: 1 Min

Lengkap?

Kembalikan kepada pemohon

untuk dilengkapkan

MP: 1 Min

Kemukakan Lesen Perdagangan Asal atau laporan polis atau surat sumpah (jika lesen hilang)

dan cop perniagaanMP: 1 min

MM: 7 Min

1 Min Cetak lesen dan resit

MP: 1 Min

Tandatangan pada Lesen

MP: 2 Min

PROSES MEMPERBAHARUI LESEN PERDAGANGAN

MM: 2 Min

Terima Lesen Perdagangan

MP: 1Min

Buat Bayaran

MP: 2 Min

MM: 1 Min

Cadangan memperbaharui lesen 3 tahun

sekali

Pembaharuan Lesen Perdagangan melalui

laman sesawang. Penjimatan masa dan

kos mengambil borang pada

pemohon.

Cadangan membuat pre-sign

Tambahan Penambahbaikan

PROSES ‘TO BE’Lesen Perdagangan:

I. Permohonan BaruII. Pembaharuan

Pemohon

Pembantu Tadbir(Kaunter)

Timbalan Pemungut/ Pen. Akauntan (bagi pihak)

Tidak

Ya

Terima & semak Borang

Permohonan I.R.D. No. 8 dan dokumen

sokongan beserta cop perniagaan

MP: 1 Min

Masukkan data permohonan (nama pemohon & syarikat)

dalam sistem TRALIS.

MP: 1 Min

Lengkap?

Kembalikan kepada

pemohon untuk dilengkapkan

MP: 1 Min

Terima Borang Permohanan I.R.D

No. 8

MP: 1 min

MM: 5 Min

MM: 1 Min

MM: 1Min

MM: 1 Min

Kategorikan Perniagaan

menurut ordinan

MP: 2 Min

Buat Bayaran

MP: 2 Min

Cetak lesen dan resit

(yang telah pre-sign)

MP: 1 Min

PROSES PERMOHONAN BARU LESEN PERDAGANGAN (TO-BE)

Terima dan tandatangan Lesen

Perdagangan

MP: 1Min

LULUS15 Minit

Pemohon

Pembantu Tadbir(Kaunter)

Timbalan Pemungut/ Pen. Akauntan (bagi pihak)

Tidak

Ya

Terima & semak Lesen

Perdagangan dan cop perniagaan

MP: 1 Min

Dapatkan maklumat dari sistem TRALIS dan kemaskini maklumat baru

lesen.

MP: 1 Min

Lengkap?

Kembalikan kepada pemohon

untuk dilengkapkan

MP: 1 Min

Kemukakan Lesen Perdagangan Asal atau laporan polis atau surat sumpah (jika lesen hilang)

dan cop perniagaanMP: 1 min

MM:2 Min

1 Min Cetak lesen dan resit

MP: 1 Min

PROSES MEMPERBAHARUI LESEN PERDAGANGAN (To-Be)

Terima Lesen Perdagangan

MP: 1Min

Buat Bayaran

MP: 2 Min

LULUS10 Minit

No. Perkara Sebelum SelepasKadar

Penambah baikan (%)

1. Kecekapan Kerja 46.67% 73.33% 57.12%2. Masa keseluruhan proses 30 Minit 15 Minit 50.00 %

Perbandingan Sebelum dan Selepas Projek

No. Perkara Sebelum SelepasKadar

Penambah baikan (%)

1. Kecekapan Kerja 47.05% 70.00% 48.78 %2. Masa keseluruhan proses 20 Minit 10 Minit 50.00 %

Proses Permohonan Baru

Proses Permohonan Pembaharuan

Lesen PerdaganganItem / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

1. Asas Undang-undang (nyatakan akta/peraturan)

-Businesses, Professions and Trade Licensing Ordinance 1955 sama

Borang I.R.D. No. 8 adalah dibawah LHDN dan Jabatan Perbendaharaan Negeri hanya pejabat perlaksana untuk Proses Lesen Perdagangan

Penambahbaikan:1. Borang I.R.D. No.8

didownload ke laman sesawang.

2. Membuat pre-sign.

3. Menyediakan senarai terperinci kategori perniagaan yang terbaru sebagai rujukan standard.

4. Pembaharuan dilakukan secara online.

5. Pembaharuan dari satu tahun dipanjangkan ke tiga tahun.

2. Piagam Pelanggan (Masa Kelulusan) 1 hari 1 Jam

3. Caj/bayaran• Borang• Proses• Kelulusan

a) Lesen Perdagangan - RM25.00 Sama

4. Nama Borang Baru: Borang I.R.D. No. 7 & I.R.D. 8Pembaharuan: Borang I.R.D. No. 7 Sama

5. Tempoh sahlaku 1 tahun 3 tahun

6. Pembaharuan 1 tahun 3 tahun

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan Permohonan Baru dan Pembaharuan

Lesen PerdaganganItem / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

7. Agensi yang dirujuk a) Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) Kuching Sama

8a. Keperluan Dokumen sokongan

Bagi KATEGORI :- i) Syarikat Sdn. Bhd.ii) Syarikat Berhad

Permohonan Baru Lesen Perdagangan, dokumen yang diperlukan ialah:-a) Borang 49b) Borang 44c) Borang 9d) Tenancy Agreement /Land titlee) Memorandum of Article f) Letter of undertaking(jika perlu)g) Cop Syarikath) Permit yang berkaitani) Borang TL

a) Tenancy Agreement /Land title

b) Memorandum of Articlec) Letter of undertaking

(jika perlu)d) Cop Syarikat e) Permit yang berkaitan

Cadangan:-a) Borang 49, 44 & 9 tidak

diperlukan dengan syarat sistem TRALIS dapat menjana data dari sistem pejabat SSM/Pejabat Daerah.

b) Borang TL (Jabatan Perangkaan Malaysia) tidak diperlukan dengan syarat Jabatan Perangkaan Malaysia boleh memperolehi data yang diperlukan melalui sistem TRALIS.

Bagi Permohonan Pembaharuan Lesen Perdagangan, dokumen yang diperlukan ialah:-

a) Borang TLb) Lesen Perdagangan yang asal

yang hendak diperbaharuic) Permit yang berkaitan

a) Lesen Perdagangan yang asal yang hendak diperbaharui

b) Permit yang berkaitan

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan Permohonan Baru dan Pembaharuan

Lesen PerdaganganItem / Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan / Isu

8b. Keperluan Dokumen sokongan

Bagi KATEGORI :- i) Syarikat Perseoranganii) Syarikat Perkongsian

Bagi Permohonan Baru Lesen Perdagangan, dokumen yang diperlukan ialah:-

a) Sijil Pendaftaran Perniagaanb) Tenancy Agreement/Land tittlec) Cop Syarikatd) Permit yang berkaitane) Borang TL

a) Tenancy Agreement /Land titleb) Cop Syarikat c) Permit yang berkaitan

Cadangan:-a) Borang 49, 44 & 9 tidak

diperlukan dengan syarat sistem TRALIS dapat menjana data dari sistem pejabat SSM/Pejabat Daerah.

b) Borang TL (Jabatan Perangkaan Malaysia) tidak diperlukan dengan syarat Jabatan Perangkaan Malaysia boleh memperolehi data yang diperlukan melalui sistem TRALIS.

Bagi Permohonan Pembaharuan, dokumen yang diperlukan ialah:-

a) Borang TLb) Lesen Perdagangan yang asal

yang hendak diperbaharuic) Permit yang berkaitan

a) Lesen Perdagangan yang asal yang hendak diperbaharui

b) Permit yang berkaitan

9. Kaedah Permohonan Sistem TRALIS Sistem TRALIS -

Ringkasan Penemuan dan Cadangan Penambahbaikan Permohonan Baru dan Pembaharuan