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Jalios - De l'intranet de communication à l'intranet collaboratif

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Vision de Jalios • Il y a une continuité de demandes qui vont de la communication à la collaboration.• Il y a une continuité de demandes qui vont de la communication à la collaboration.• Il n’y a pas de frontière nette :

• entre Projet (collaboratif) et Communauté (réseau social)• la frontière peut évoluer dans le temps : une communauté devenir un projet.• un espace départemental est à cheval entre communication et collaboration

• Le documentaire concerne aussi bien• L’internet (exemples : HAS, CURIA,…)• L’intranet (Caisses régionales du Crédit Agricole, Norauto,…)

• Les sites de communication deviennent de plus en plus participatifs (FNCA, …)

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Jalios répond à cette variété de besoins par une solution « tout-en-un » modulaire.• Tout-en-un :• Tout-en-un :

• La conception intégrée apporte une ergonomie cohérente.• ll y a une synergie entres les composants• Elle permet de se focaliser sur la logique utilisateur.

• Modulaire• Il est possible de ne mettre en œuvre qu’une partie.• Cela permet la mise en œuvre par étapes ; c’est ce que Jalios préconise.

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• La caractéristique de Jalios est sa couverture fonctionnelle.• Cette couverture est reconnue par les sociétés de conseil.• Cette couverture est reconnue par les sociétés de conseil.• Lecko a évalué plus de 40 solution.• Jalios est une alternative à Sharepoint.• Il faut intégrer plusieurs solutions pour obtenir la même couverture que Jalios.

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• La solution Jalios répond à une forte demande : • 102% de croissance en 4 ans• 102% de croissance en 4 ans• Développement à l’international (Europe, Canada, Afrique)

• La demande dépend peu des secteurs • Usages : Communication, Base documentaire, Gestion de connaissances, Collaboration, Veille,…• Internet (BNP RE, MMA, RATP, Intranet, INRIA,…) • Et Intranet (Natixis, RATP, Natixis, )

• La solution Jalios répond aux exigences des grands comptes

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• Profiter des outils Intranet de nouvelle génération : • autant ou mieux que ses concurrents• autant ou mieux que ses concurrents

• Dans les métiers du savoir, mieux gérer les connaissances :• productivité des équipes organisées • innovation grâce à la transversalité

• Gérer la diversité de l’entreprise malgré les force centrifuges :• croissance externe• éclatement géographique• diversité des métiers et des offres

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• Obtenir que les personnes viennent consulter les informations diffusées• Un site de collaboration attire plus qu’un site de communication• Un site de collaboration attire plus qu’un site de communication• Exemple : annuaire (très consulté) uniquement accessible sur l’intranet pour obtenir des visiteurs.

• Remonter les informations à diffuser :• pas uniquement descendantes mais aussi montantes et transverses.• éviter que la DirCom soit un goulot d’étranglement.• exemple : fiches marketing, fiches techniques, cas client.

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• Répondre à la forte demande actuelle :• Réseau Social d’Entreprise RSE (assurer la sécurité)• Réseau Social d’Entreprise RSE (assurer la sécurité)• Prendre en compte les attentes utilisateurs• Éviter les silos applicatifs : Projet technique ET Projet accompagnement

• Définir une architecture sur le long terme : quelle intégration RSE / collaboratif / Intranet ?

• Pour Jalios l’Intranet 2.0 doit gérer toutes les informations hors SI métier.• Ce sont ces informations qui sont capitales pour gérer les connaissances.• Le RSE s’impose mais comme outils devant s’intégrer à un intranet collaboratif.

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• L’entreprise demande plus d’efficacité à ses collaborateurs• Maitriser les connaissances au niveau de l’entreprise• Maitriser les connaissances au niveau de l’entreprise• Travailler de façon plus collaborative

• L’entreprise a besoin de personnes qui s’épanouissent : • pour les conserver, pour les satisfaire (exemple : favoriser la mobilité interne)• pour obtenir plus d’eux grâce à leur implication

• Accompagner le personnel pour profiter des nouvelles possibilités (Intranet 2.0 / RSE) • nouveau mode de management• valorisation des personnes

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• Besoin d’outils pour les projets : • où trouver la dernière version d’un document ? • où trouver la dernière version d’un document ? • où en sont mes collaborateurs ?• comment collecter les bonnes idées ? • comment transférer le savoir à de nouveaux arrivants

• Nouveau type de management• Le RSE permet / nécessite un nouveau type de management• Le manageur devient animateur• Les managers jouent un rôle clé : il est essentiel qu’ils adhérent au projet collaboratif / RSE

• Il est important d’impliquer et d’accompagner les managers

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• Les employés sont parfois réticents• il faut les accompagner, les former parfois• il faut les accompagner, les former parfois• leur présenter les objectifs et les attentes• il faut valoriser les personnes et pas seulement l’information

• Les employés sont parfois demandeurs• l’Intranet doit répondre à leurs besoins :

• trouver l’information• trouver les personnes capables de les renseigner

• ils doivent pouvoir se l’approprier (Mon portail)• se faire (re)connaitre • favoriser l’évolution de carrière… dans l’entreprise

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• Tous ces besoins convergent ver un Intranet collaboratif 2.0• Le tout a plus de valeur que la somme de chaque partie • Le tout a plus de valeur que la somme de chaque partie • Besoin d’implication collégiale et notamment RH, managers, employés

• Catalyser l’intelligence collective c’est :• permettre de collaborer intelligemment • un outil informatique qui met en valeur les personnes et pas seulement l’information• favoriser la communication et la collaboration• éviter d’enfermer les personnes dans leur rôle et permettre la transversalité

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• On oppose parfois • Espace collaboratif outillant un groupe organisé de l’entreprise• Espace collaboratif outillant un groupe organisé de l’entreprise• Communauté regroupant des personnes de façon transverse grâce au RSE

• Il existe cependant une continuité :• axe de collaboration (organisée / spontanée) comparable à l’axe (communication / collaboration)• Continuité d’usages • Besoins fonctionnel selon les participants• Selon les cas : partage documentaire, wiki, blog, conversationnel, gantt,…

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• Révolution ?• Pour certains les RSE amènent la révolution.• Pour certains les RSE amènent la révolution.• L’entreprise 2.0 révolutionne le management

• plus de transversalité• moins de fonctionnement en silo

• Évolution ?• Les entreprises peuvent tirer parti des nouveautés collaboratives en conservant leur culture.• Toutes les populations ne vont pas à la même vitesse

• C’est un choix d’entreprise• Il faut s’adapter au cas de chaque entreprise… • … et profiter des opportunités offertes par ces nouveaux outils. • L’important est de maintenir le cap dans la durée• Le piège serait de se contenter de tester « pour voir ».• C’est pour cela que l’implication des directions est indispensable.

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• La fédération nationale du crédit agricole • sert à fédérer les 39 caisses régionales• sert à fédérer les 39 caisses régionales• constitue un réseau en soi• besoin de fédérer les dirigeants et les responsables (exemple : marketing)

• La solution mise en œuvre est • un site internet donnant une image moderne (large usage de la vidéo)• couplé à un espace intranet réservé aux employés du crédit agricole

• fiche profil riche• espaces collaboratifs = clubs• espace documentaire transverse

• Chiffres• 8.500 participants• 75 clubs• 20.000 contenus (dont 600 vidéos)

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• La croix rouge se décrit comme un réseau • 50.000 bénévoles• 50.000 bénévoles• 17.000 salariés• 977 délégations locales• 684 établissements• 101 délégations départementales

• Besoins• Façonner un sentiment d'appartenance• Renforcer le rôle de relais des dirigeants élus et salariés• Améliorer l’accompagnement des grands chantiers• Assouplir le dispositif de communication interne • Garantir la cohérence nationale des réseaux• Développer la collaboration transverse

• Retours• 6.000 membres • 60 communautés (2 sur des loisirs)• Personnalisation selon le profil de l’utilisateur• Gouvernance des espaces : validation pour éviter les doublons et le cloisonnement

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• Ingénico : une entreprise avec forte croissance externe• Chiffre d’affaires : 1Md€ (moins de 20 ans)• Chiffre d’affaires : 1Md€ (moins de 20 ans)• 17 millions de terminaux en service dans le monde• 3.600 collaborateurs• 125 pays

• Besoins• Fédérer le management, les régions, le marketing, la veille• Fédérer les acteurs autour des projets client

• Retours • 11 espaces métiers• 20 espaces collaboratifs• Mise en œuvre par étape

• Communication transversale• Collaboration : fonctionnelle / géographique• A venir : extranet

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• Micropole• 1.300 collaborateurs• 1.300 collaborateurs• Chiffre d’affaires : 120 M€

• Besoins• Référentiel entreprise : Documentation, Communication• Espaces collaboratifs pour tous les projets• Salariés : connaissance, sentiment d’appartenance, collaboration, communication interne• Solution ergonomique, évolutive, adaptable par entité• Portail unique pour les outils informatiques

• Retours• Projet en phase pilote (100 utilisateurs)• Piloté par la DRH, ce qui témoigne de la stratégie d’entreprise• Selon « l’observatoire de l’intranet » seuls 6% des projets sont pilotés par la DRH• Rideau rouge : les employés auront la primeur de la découverte de leur intranet• Mise en œuvre SaaS pour se focaliser sur la dimension stratégique de la mise en œuvre

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• Page d’accueil de Jalios Agora• l’offre SaaS de Jalios• l’offre SaaS de Jalios• contenant tous les composants de la solution Jalios

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Chaque département ou entité de l’entreprise dispose d’un espace rédactionnel « classique »« classique »

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• La page d’accueil d’un espace collaboratif présente un tableau de bord.• Les services sont choisis par l’animateur de l’espace.• Les services sont choisis par l’animateur de l’espace.• Les services disponibles à la création sont ceux du modèle d’espace choisi• Les transparents suivants illustrent quelques uns des services offerts en standard

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• Les conversations rénovent totalement les forums• en mettant en avant les participants• en mettant en avant les participants• et en leur permettant de valoriser les informations par des commentaires et les évaluations

• Plusieurs types de conversation existent• boite à idées : les retours font émerger les innovations• foires aux questions (FAQ) : capitaliser les connaissances• simples conversations

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• Les conversations de types FAQ• permettent de voter pour les questions et les réponses• permettent de voter pour les questions et les réponses• d’indiquer la meilleure réponse d’après celui qui a posé la question

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• Fonctionnalités multimédia• Images, Vidéos, Audio• Images, Vidéos, Audio• Fonctions dédiées (retailler les images, convertir les vidéos)• dépôt multiple

• Classement thématique des documents

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• Jmag : magazine automatique• Bookmark collaboratif• Bookmark collaboratif• Aussi simple que le bookmark (1 clic + commentaire, choix d’image et tagging)• Exemple de « Curation » : exploitation d’information externe

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• Plusieurs types de blogs• Blog collaboratif d’un espace (plusieurs auteurs)• Blog collaboratif d’un espace (plusieurs auteurs)• Blog personnel

• Le billets sont consultables• dans l’espace collaboratif• sur la fiche profil de leur auteur

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• Le partage de documents est souvent l’ossature de la collaboration• Classement• Classement• Gestion des versions• Gestion des droits• Recherche plein texte

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• Recherche multicritères proposé pour raffiner les recherches• texte• texte• types de contenus / de documents• date• langue• auteurs

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• L’add-in office rend la publication sur l’intranet aussi simple qu’une sauvegarde locale• en éditant depuis le site web, un verrou est posé sur le document• en éditant depuis le site web, un verrou est posé sur le document• le 1er dépôt d’un document peut se faire depuis les application Office• Distinctif : Jalios JCMS supporte les anciennes versions d’Office (exemple 2002).

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• Le profil enrichi est un des éléments caractéristiques du RSE • Il regroupe des informations de 3 origines :• Il regroupe des informations de 3 origines :

• Provenant de l’annuaire LDAP• Automatiques (communautés, documents, activité,…)• Déclaratives (parcours, présentation, relations,…)

• Communication synchrone :• Indication de disponibilité• Communication XMPP (comme Google Talk) ou Lync (de Microsoft)

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Page 35: Jalios - De l'intranet de communication à l'intranet collaboratif

• Portail personnalisé• Chaque utilisateur compose ses propres pages à partir des services de l’intranet• Chaque utilisateur compose ses propres pages à partir des services de l’intranet• Choix des services• Choix de la disposition

• Appropriation de l’intranet• Bureau personnel

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Page 36: Jalios - De l'intranet de communication à l'intranet collaboratif

• Le portail personnalisé• donne aussi accès à des flux RSS externes• donne aussi accès à des flux RSS externes• et à des gadgets

• L’ouverture ou non des flux externes est un choix de paramétrage de l’intranet.

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• L’intranet est accessible par Smartphone • Depuis iPhone, Android, BlackBerry V6 et V7• Depuis iPhone, Android, BlackBerry V6 et V7• Fournit l’accès à la fois en consultation et en contribution

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• Offre licence : • qualité industrielle• qualité industrielle• sécurité• extensibilité• ouverture sur le SI

• Offre Agora :• hébergement haut de gamme• VM dédiée• Disponibilité 99,9%, temps de rétablissement, bandes passante : garantis avec pénalité

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• Pour la mise en œuvre de Jalios JCMS • Un réseau de partenaires peut assurer la mise en œuvre• Un réseau de partenaires peut assurer la mise en œuvre• Couverture : France, Belgique, Luxembourg, Suisse et Canada, Afrique

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• Pour Jalios Agora : package de 3 jours• Découverte du service (1/2 journée) Démonstration fonctionnelle complète • Découverte du service (1/2 journée) Démonstration fonctionnelle complète • Réussir votre réseau collaboratif d'entreprise (1/2 journée) Méthodologie• Administration des espaces éditoriaux (1 journée)• Administration des espaces collaboratifs (1 journée)

• L’accompagnement est important car un projet Intranet 2.0 touche toute l’entreprise :• Direction : stratégie• Management intermédiaire : organisation (facteur clé, souvent sous-estimé)• Personnel : pédagogie, implication

• Il n’y a pas de « recette » car il faut s’adapter à chaque entreprise• projet, culture, contexte humain• pourtant moins de la moitié des entreprise se font accompagner et le taux baisse avec la taille.

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• « Loi de 1-9-90 » Jacob Nielsen• 90% des utilisateurs restent de simples lecteurs et ne contribuent jamais• 90% des utilisateurs restent de simples lecteurs et ne contribuent jamais• 9% contribuent occasionnellement • 1% sont à l’origine de la plupart des contributions• C’est souvent pire : Wikipédia (99,8 - 0,2 - 0,003)

• Le rôle des intermédiaires est essentiel : c’est eux qui valorisent l’information• exemple boite à idées : réagir et voter pour les bonnes idées

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• Au-delà d’un projet informatique• D’un coté, l’entreprie doit profiter des opportunités (les concurrents le feront)• D’un coté, l’entreprie doit profiter des opportunités (les concurrents le feront)• De l’autre, la solution doit s’adapter à l’entreprise

• Force de Jalios :• Non seulement la couverture fonctionnel actuelle• Mais aussi celle à venir : ouverture et stratégie d’innovation de Jalios

• Conseils • Ne pas tout mettre en œuvre, surtout dans un espace collaboratif. • Mettre en œuvre progressivement• S’adapter à chaque communauté et groupe de participants

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