Jaunais “Arhīvu likums” (spēkā no 01.01.2011)

Rīga, 2010.gada 10.jūnijs

Galvenās izmaiņas arhīvu sistēmas pēc likuma pieņemšanas

Izveidots Latvijas Nacionālais arhīvs, apvienojot visas arhīvu sistēmas iestādes vienā

Latvijas Valsts vēstures arhīvu,

Latvijas Valsts arhīvu,

Latvijas Valsts Kinofotofonodokumentu arhīvu,

Personāla dokumentu valsts arhīvu,

11 zonālos valsts arhīvus,

Centrālo mikrofotokopēšanas un dokuementu restaurācijas laboratoriju

Latvijas Nacionālais arhīvs (LNA) ir

kultūras ministra pārraudzībā esoša tiešās pārvaldes iestāde, kuras struktūra veidota tā, lai šī iestāde darbotos pēc funkcionālā un teritoriālā principa un nodrošinātu savu administratīvo darbu.

LNA direktoru uz pieciem gadiem ieceļ Ministru kabinets pēc kultūras ministra ieteikuma.

Kultūras ministrijas kompetence

izstrādā valsts politiku dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā;

organizē un koordinē šā likuma un citu normatīvo aktu īstenošanu dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā;

izstrādā normatīvo aktu projektus dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā;

nodrošina arhīvu speciālistu sertifikāciju;

izskata personu iesniegumus par LNA un akreditētu privātu arhīvu darbību.

LNA funkcijas

uzkrāj Latvijā un ārpus Latvijas radītus dokumentus ar arhīvisko vērtību;

nodrošina LNA glabāto dokumentu pieejamību, veicot to izvērtēšanu, aprakstīšanu un uzziņu sistēmu veidošanu;

pieņem glabāšanā un saglabā LNA uzkrātos dokumentus ar arhīvisku vērtību, veido nodrošinājuma kopiju un izmantošanas kopiju fondu;

nodrošina arhīva dokumentu pieejamību un izmantošanu, popularizēšanu un sabiedrības informēšanu, izsniedz arhīva izziņas, apliecinātas dokumentu kopijas, izrakstus un norakstus;

LNA funkcijas (turpinājums)

izvērtē dokumentus šai likumā noteiktajā kārtībā;

uzrauga dokumentu pārvaldības kārtības ievērošanu institūcijās un šajā likumā noteiktajos gadījumos – akreditētos privātajos arhīvos, sniedzot metodisko palīdzību dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā;

veic pārbaudes institūcijās dokumentu pārvaldības jomā un šajā likumā noteiktajos gadījumos – akreditētajos privātajos arhīvos dokumentu pārvaldības un nacionālā mantojuma saglabāšanas, pieejamības un izmantošanas jautājumos, izskata administratīvo pārkāpumu lietas un uzliek administratīvos sodus;

LNA funkcijas (turpinājums)

akreditē privātos arhīvus;

veic pētījumus un metodisko darbu dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā;

izsniedz rakstveida licences to LNA arhīvā uzkrāto dokumentu izmantošanai, kuru autortiesības pieder valstij;

izveido un uztur nepieciešamās informācijas sistēmas šajā likumā noteikto funkciju veikšanai.

Galvenās izmaiņas

Definēts Nacionālais dokumentārais mantojuma jēdziensNoteiktas par dokumentu pārvaldību valstī atbildīgās iestādes – sakārtota šī jomaNoteikti institūciju pienākumi dokumentu un arhīvu pārvaldībāDefinēti dokumentu izvērtēšanas kritēriji un noteikta to izvērtēšanas kārtībaIeviests jauns jēdziens – publisko dokumentu pārvēršanaSakārtoti dokumentu pieejamības un izmantošanas jautājumi arhīvosNoteikta arhīvistu sertificēšanaSakārtota privāto arhīvu joma – dota privātā dokumenta, privātā arhīva un akreditēta privātā arhīva definīcija un noteikti privātpersonu pienākumi privāto dokumentu pārvaldībā

Nacionālais dokumentārais mantojums

ir nacionālā kultūras mantojuma daļa, ko veido:

1) LNA uzkrātie dokumenti ar arhīvisku vērtību;

2) institūciju uzkrātie patāvīgi glabājamie dokumenti ar arhīvisku vērtību;

3) privātie dokumenti ar arhīvisku vērtību;

4) No ārvalstīm iegūtie dokumenti ar arhīvisku vērtību vai to apliecinātas kopijas.

Arhīvu likumā noteiktas

Īpašumtiesības uz Nacionālajā dokumentārajā mantojumā (NDM) iekļautajiem dokumentiem un darbības ar tiem;

NDM iekļauto dokumentu izvešanas uz laiku no Latvijas kārtība;

Definēts NDM reģistrs, noteikts tā pārzinis un turētājs;

Reģistrā iekļauto nacionālajā bibliotēku krājumā un nacionālajā muzeju krājumā ietilpstošo dokumentu aprakstīšanas un uzskaites kārtība.

Sakārtota dokumentu pārvaldības joma

dotas ar dokumentu pārvaldību saistīto jēdzienu definīcijas;noteikts institūciju pienākums - nodrošināt savas darbības dokumentēšanu;- izveidot dokumentu sistēmu;- veikt dokumentu pārvaldības iekšējo kontroli un uzraudzību;- nodrošināt dokumentu glabāšanu, izmantošanu un pieejamību līdz nodošanai institūcijas arhīvā;- pienākums saskaņot klasifikācijas shēmas, dokumentu glabāšanas termiņus, uzziņu sistēmas un dokumentu iznīcināšanas aktus. uzdots Ministru kabinetam izstrādāt noteikumus – publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās, kritērijus dokumentu glabāšanas termiņu noteikšanai un tehniskās prasības dokumentu saglabāšanai institūciju arhīvos.

Ieviests jauns jēdziens – dokumenta arhīviskā vērtība un noteikta dokumentu izvērtēšanas kārtība

Arhīviskā vērtība ir dokumenta informatīvais nozīmīgums

vai šā dokumenta pierādijumvērtība,

ko izvērtē šajā likumā noteiktajā kārtībā

Ministru kabinetam uzdots noteikt dokumenta arhīviskās vērtības noteikšanas kārtību

Dokumentu izvērtēšanas kritēriji

dokuments atspoguļo publiskās pārvaldes darbības, valsts politikas veidošanu un īstenošanu;

dokuments ir ilgstoši izmantojams institūcijas vai privātpersonas pienākumu un tiesību īstenošanai un aizsardzībai;

dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme;

dokumenta izcelsme un ārējās īpatnības;

dokuments atspoguļo notikuma vai fakta īpašo raksturu;

dokumenta autora nozīmīgums.

Publisko dokumentu pārvēršana

LNA un institūcijām dotas tiesības publiskos dokumentus pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidēNoteiktas prasības iegūtajam dokumentam- tas nodrošina publiskā dokumenta satura un metadatu atveidošanu un izmantošanu;- tas nodrošina publiskā dokumenta integritāti;- tiek nodrošināts tā autentiskums un atbilstība publiskajam dokumentam;Pārvēršanas process ietver pārbaudi un kontroli;Pārvēršanas procesā dokuments tiek aizsargāts pret neatļautu piekļūšanu, papildinājumiem, izmaiņām vai iznīcināšanu;Pārvēršanas process tiek dokumentēts.

Publisko dokumentu iznīcināšana pēc to pārvēršanas

Publiskos dokumentus pēc to pārvēršanas atbilstoši noteiktajām prasībām drīkst iznīcināt.

Nedrīkst iznīcināt tādus dokumentus:

- kuriem to ārējo īpatnību dēļ ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme;

- kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa;

- kuri saglabājami atbilstoši cita likuma noteikumiem vai nepieciešami institūcijas vai privātpersonas pienākumu pildīšani un tiesību aizsardzībai.

Dokumentu pieejamības un izmantošanas ierobežojumi

Noteiktas institūcijas, kuru dokumenti satur ar nacionālo drošību, aizsardzību un ārlietām saistītu informāciju, kuras atklāšana var radīt kaitējumu valsts un sabiedrības interesēm.Tiesības šīm dokumentiem institūcijas vadītājam noteikt 30 gadus ilgu informācijas pieejamības ierobežojuma periodu.Noteikts informācijas pieejamības ierobežojuma periods dokumentiem, kuri satur sensitīvus personu datus vai informāciju par personu privāto dzīvi - 30 gadus pēc tās personas nāves, uz kuru tas attiecas;- 110 gadus pēc personas dzimšanas, ja nav iespējams konstatēt personas nāves datumu;- 75 gadus pēc dokumenta radīšanas, ja nav iespējams konstatēt ne personas nāves, ne dzimšanas datumu.

Arhīvistu sertificēšana

Likums nosaka, ka pakalpojumus publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā var sniegt tikai personas, kuras saņēmušas sertifikātu (sākot no 2015.gada 1.janvāra).

Sertifikāts ir beztermiņa.

Sertifikātu piešķiršanas un anulēšanas kārtību nosaka Ministru kabinets.

Kultūras ministrija nodrošina arhīva speciālistu sertifikāciju.

Privātie dokumenti un privātie arhīvi

Likumā definēts;

- privātā dokumenta jēdziens -

- privātā arhīva jēdziens – privāto tiesību juridiskā persona vai tās struktūrvienība

Noteikti privātā arhīva pienākumi:

- izsniegt arhīva izziņas vai dokumentu apliecinātas kopijas, norakstus vai izrakstus uz arhīvā esošo privāto dokumentu pamata;

- nodrošināt saglabāšanu un aizsardzību;

- nodrošināt pieejamību, ievērojot šajā likumā un citos likumos noteikto kārtību.

Privāto arhīvu akreditācija

Akreditē uz pieciem gadiem, ja:

- ir dibinātāja apstiprināts arhīva nolikums vai statūti;

- nodrošināta dokumentu saglabāšanai nepieciešamā vide, telpas un drošības sistēmas;

- nodrošināta dokumentu uzskaite un aprakstīšans likumā noteiktajā kārtībā;

- nodrošināta dokementu pieejamība

- pakalpojumus veic sertificēti speciālisti.

Akreditēta privāta arhīva tiesības

Glabāt institūcijas uz laiku glabājamos dokumentus, noslēdzot rakstveida līgumu;

Sniegt metodisko palīdzību institūcijām publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā.