Embed Size (px)
Citation preview
SISTEMA DE DETECCION DE INCENDIOS
JAVIER ERNESTO RUIZ FLÓREZ.
MARÍA CAROLINA URIBE GAVIRIA
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA.
ÁREA DE POSTGRADOS.
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C.
2019
SISTEMA DE DETECCION DE INCENDIOS
JAVIER ERNESTO RUIZ FLÓREZ.
MARÍA CAROLINA URIBE GAVIRIA
Trabajo de grado para optar al título de Especialista de gerencia de Proyectos
Asesor
CAMILO ANDRES VELANDIA SANCHEZ
UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA
ÁREA DE POSTGRADOS.
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
BOGOTÁ D.C.
2019
Agradecimientos
A nuestras familias por su amor y apoyo incondicional, por ser el motor e inspiración para alcanzar
nuestras metas.
A la universidad Piloto de Colombia y a nuestros tutores, por brindarnos nuevas opciones de estudio,
como es el sistema virtual, con el que se deja a un lado restricciones como el tiempo, y el compartir en
familia para tener una formación que nos permite seguir creciendo como líderes y personas
responsables a todo nivel.
Especiales agradecimientos a todos los interesados que a través del desarrollo de este trabajo nos
dedicaron tiempo valioso para construir e identificar sus necesidades para un mejor desarrollo de este
proyecto. Gracias por su importante colaboración y especial disposición.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 1
RESUMEN EJECUTIVO ......................................................................................................... 2
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 3
1. ANTECEDENTES........................................................................................................... 4
1.1. Descripción De La Organización ............................................................................ 4
1.1.1 Objetivos estratégicos de la organización. .......................................................... 6
1.1.2 Políticas institucionales. ....................................................................................... 7
1.1.3 Misión, Visión y Valores. ..................................................................................... 7
1.1.4 Estructura organizacional. .................................................................................. 8
1.1.5 Mapa estratégico. .................................................................................................. 9
1.1.6 Cadena de valor de la organización. ................................................................. 10
2. MARCO METODOLÓGICO ...................................................................................... 12
2.1. Tipos y Métodos de Investigación ......................................................................... 12
2.2. Herramientas Para La Recolección De Información .......................................... 14
2.3. Fuentes de Información ......................................................................................... 15
2.4. Supuestos y Restricciones ...................................................................................... 15
3. ESTUDIOS Y EVALUACIONES ................................................................................ 18
3.1. Estudio Técnico. ..................................................................................................... 18
3.1.1. Diseño conceptual de la solución. ...................................................................... 18
3.1.2. Análisis y descripción del proceso. .................................................................... 20
3.1.3. Definición del tamaño y localización del proyecto. .......................................... 23
3.1.4. Requerimiento para el desarrollo del proyecto ............................................... 25
3.2. Estudio de Mercado ............................................................................................... 28
3.2.1. Población. ............................................................................................................ 29
3.2.2. Dimensionamiento de la demanda. ................................................................... 29
3.2.3. Dimensionamiento de la oferta. ......................................................................... 30
3.2.4. Precios. ................................................................................................................. 33
3.2.5. Punto de equilibrio oferta- demanda. ............................................................... 35
3.3. Estudio Económico – financiero ............................................................................ 36
3.3.1. Estimación de Costos de inversión del proyecto. ............................................. 36
3.3.2. Definición de Costos de operación y mantenimiento del proyecto. ................ 36
3.3.3. Flujo de caja del proyecto caso. ......................................................................... 37
3.3.4. Determinación del costo de capital, fuentes de financiación y fondos. .......... 38
3.3.5. Evaluación Financiera del proyecto (indicadores de rentabilidad o de
beneficio-costo o de análisis de valor o de opciones reales). ............................................. 41
3.4. Estudio Social y Ambiental.................................................................................... 43
3.4.1. Descripción y categorización de impactos ambientales. .................................. 44
3.4.2. Definición de flujo de entradas y salidas. ......................................................... 53
3.4.3. Estrategias de mitigación de impacto ambiental. ............................................ 55
4. EVALUACIÓN Y FORMULACIÓN .......................................................................... 58
4.1. Planteamiento del Problema ................................................................................. 58
4.1.1. Análisis de involucrados. .................................................................................... 58
4.1.2. Árbol de problemas. ........................................................................................... 61
4.1.3. Árbol de objetivos. .............................................................................................. 61
4.2. Alternativas de solución ......................................................................................... 63
4.2.1. Identificación de acciones y análisis de alternativas........................................ 63
4.2.2. Descripción de alternativa seleccionada ........................................................... 67
4.2.3. Justificación del proyecto. .................................................................................. 67
5. INICIO DE PROYECTO ............................................................................................. 69
5.1. Caso De Negocio ..................................................................................................... 69
5.2. Plan De Gestión De La Integración ...................................................................... 70
5.2.1. Acta de constitución............................................................................................ 70
5.2.2. Informe de avance del Proyecto. ....................................................................... 72
5.2.3. Registro de Lecciones Aprendidas. ................................................................... 82
5.2.4. Control Integrado de Cambios. ......................................................................... 85
6. PLANES DE GESTIÓN ................................................................................................ 87
6.1. Plan De Gestión Del Alcance ................................................................................. 87
6.1.1. Enunciado del alcance. .......................................................................................... 87
6.1.2 Estructura detallada de trabajo EDT. .................................................................. 89
6.1.3. Diccionario de la EDT. .......................................................................................... 92
6.1.4. Matriz de trazabilidad de requisitos. ................................................................... 93
6.1.5. Validación del Alcance .......................................................................................... 94
6.2. Plan De Gestión Del Cronograma ......................................................................... 95
6.2.1. Listado de las actividades con estimación de duraciones esperadas. ................ 95
6.2.2. Línea base del cronograma. .................................................................................. 99
6.2.3. Diagrama de red .................................................................................................. 106
6.2.4. Diagrama de la ruta crítica. ................................................................................ 108
6.2.5 Aplicación de una de las técnicas de desarrollar el cronograma: (Compresión
Del Cronograma, nivelación de recursos o planificación Ágil De Liberaciones). ........ 113
6.3. Plan de gestión de los costos ................................................................................ 117
6.3.1 Estimación de costos ............................................................................................. 117
6.3.2 Línea base de costos. ............................................................................................. 120
6.3.3 Presupuesto por actividades ................................................................................ 122
6.3.4. Indicadores de medición de desempeño ............................................................ 129
6.3.5 Aplicación técnica del valor ganado con curva S avance .................................. 133
6.4. Plan de Gestión de Calidad. ................................................................................ 135
6.4.1 Métricas de Calidad. ............................................................................................ 135
6.4.2 Documentos de prueba y evaluación ................................................................... 137
6.4.3. Entregables verificados ....................................................................................... 142
6.5. Plan de gestión de Recursos ................................................................................. 144
6.5.1 Estructura de desglose de recursos. .................................................................... 144
6.5.2 Asignaciones de recursos físicos y Asignaciones del equipo del proyecto. ...... 145
6.5.3 Calendario de recursos. ........................................................................................ 149
6.5.4 Plan de capacitación y desarrollo del equipo. .................................................... 151
6.6. Plan de gestión de comunicaciones ..................................................................... 155
6.6.1 Sistema de información de comunicaciones. ...................................................... 155
6.6.2. Diagramas de flujo de la información ............................................................... 158
6.6.3. Matriz de comunicaciones................................................................................ 159
6.7. Plan de Gestión de Riesgo .................................................................................... 161
6.7.1 Risk Breakdown Structure (RiBS) ...................................................................... 162
6.7.2 Matriz Probabilidad Impacto y el Umbral ........................................................ 162
6.8. Plan de Gestión de Adquisiciones ....................................................................... 169
6.8.1 Definición y criterios de valoración de proveedores ......................................... 169
6.8.2 Criterios de contratación, ejecución y control de compras y contratos .......... 183
6.8.3 Cronograma de compra con la asignación del responsable .............................. 184
6.9. Plan de gestión de interesados ............................................................................. 185
6.9.1. Registro de Interesados. ...................................................................................... 185
6.9.2. Matriz de evaluación del involucramiento de Interesados. ............................. 188
6.9.3. Estrategias para involucrar los interesados. ..................................................... 188
LISTADO DE ILUSTRACIONES
Figura 1 Estructura Organizacional ............................................................................................. 8
Figura 2 - Mapa Estrátegico ........................................................................................................ 9
Figura 3 - Cadena de valor de la Energía Eléctrica ................................................................... 11
Figura 4 - Equipos afectados por incendios .............................................................................. 13
Figura 5- Flujograma del proceso de atención de Fire Detection System ................................. 28
Figura 6 - Matriz RAM .............................................................................................................. 49
Figura 7 - Ciclo de vida ............................................................................................................. 53
Figura 8 - Salidas y entradas Ciclo de vida ............................................................................... 54
Figura 9 - Matriz de Interesados ................................................................................................ 59
Figura 10- Árbol de problemas .................................................................................................. 61
Figura 11- Árbol de Objetivos ................................................................................................... 62
Figura 12 – Árbol de soluciones ................................................................................................ 63
Figura 13- Modelo de Gestión de Beneficios del proyecto ....................................................... 74
Figura 14 - Beneficios deseados con Fire Detection System .................................................... 78
Figura 15 - Cierre y registro de lecciones aprendidas ............................................................... 84
Figura 16 - Solicitud de cambio ................................................................................................ 86
Figura 17 - Esquema detallado de trabajo EDT ........................................................................ 89
Figura 18 - Diagrama de Gantt ................................................................................................ 101
Figura 19 - Diagrama de Red .................................................................................................. 107
Figura 20 - Actividades sobre asignadas No. 1 ....................................................................... 114
Figura 21 - Corrección No. 1 Asignación recursos ................................................................. 114
Figura 22 - Actividades sobre asignadas No.2 ........................................................................ 115
Figura 23- Corrección actividades sobre asignadas No. 2 ....................................................... 116
Figura 24- Corrección actividades sobre asignadas No.3 ........................................................ 116
Figura 25 - Estado de costo por C.C ........................................................................................ 118
Figura 26 - Estado de costos Recursos de trabajo ................................................................... 118
Figura 27 - Distribución de costos ........................................................................................... 119
Figura 28 -Detalle de costos .................................................................................................... 119
Figura 29 - Informe General de Costos ................................................................................... 121
Figura 30 - Costo por actividad ............................................................................................... 123
Figura 31 Seguimiento Presupuestal simulado ........................................................................ 133
Figura 32 Seguimiento Físico simulado .................................................................................. 134
Figura 33 Tratamiento de no conformidades ........................................................................... 143
Figura 34 - RBS ....................................................................................................................... 145
Figura 35- Calendario de Recursos ......................................................................................... 149
Figura 36 - Risk Breakdown Structure .................................................................................... 162
Figura 37 Probabilidad Vs Impacto ......................................................................................... 163
Figura 38 Mapa de Gestión de Adquisiciones ......................................................................... 183
Figura 39 Cronogramas de Adquisiciones .............................................................................. 184
LISTADO DE TABLAS
Tabla 1 - Evaluación de ofertas ................................................................................................. 31
Tabla 2 - Proveedor 1 ................................................................................................................ 33
Tabla 3 - Proveedor 2 ................................................................................................................ 34
Tabla 4 - Inversión del Proyecto................................................................................................ 36
Tabla 5- Gastos asociados a emergencias e incendios ocurridos .............................................. 37
Tabla 6 - Gastos mantenimiento ................................................................................................ 37
Tabla 7 – Flujo de caja Fire Detection System .......................................................................... 38
Tabla 8 - Financiamiento ........................................................................................................... 40
Tabla 9 - Relación B/C .............................................................................................................. 41
Tabla 10 - Cálculo del PRC ....................................................................................................... 42
Tabla 11 - VPN .......................................................................................................................... 42
Tabla 12 - TIR ........................................................................................................................... 42
Tabla 13 - Análisis Pestle .......................................................................................................... 45
Tabla 14- Huella de carbono ..................................................................................................... 55
Tabla 15 - Estrategias de sostenibilidad .................................................................................... 56
Tabla 16 - Listado de interesados .............................................................................................. 60
Tabla 17 - Project Charter ......................................................................................................... 70
Tabla 18 – Avance Hito levantamiento de Información para ingeniería ................................... 72
Tabla 19 - Matriz de Beneficios ................................................................................................ 75
Tabla 20 - Enunciado de alcance ............................................................................................... 87
Tabla 21 - Diccionario de la EDT ............................................................................................. 92
Tabla 22 - Matriz de trazabilidad de requisitos ......................................................................... 93
Tabla 23 – Duración de actividades .......................................................................................... 96
Tabla 24 - Horarios estimados ................................................................................................. 106
Tabla 25 - Ruta critica ............................................................................................................. 108
Tabla 26 - Cálculo de Varianzas.............................................................................................. 111
Tabla 27 Estado de Avance Presupuestal ................................................................................ 130
Tabla 28 Estado de Avance Presupuestal Real ........................................................................ 131
Tabla 29 Programación y Ejecución Física ............................................................................. 132
Tabla 30 Indicadores de calidad .............................................................................................. 136
Tabla 31 Lista de verificación de la Calidad ........................................................................... 138
Tabla 32 Inspecciones de Calidad ........................................................................................... 139
Tabla 33 Solicitudes de Cambio .............................................................................................. 141
Tabla 34- Negociación de recursos ......................................................................................... 146
Tabla 35 - Competencias y responsabilidades ......................................................................... 148
Tabla 36 - Sistema de Información de Comunicaciones ......................................................... 156
Tabla 37 - Flujo de información .............................................................................................. 159
Tabla 38 - Matriz de comunicaciones del Proyecto ................................................................ 160
Tabla 39 Plan de Gestión de Riesgos del proyecto ................................................................. 161
Tabla 40 Matriz de Riesgos ..................................................................................................... 164
Tabla 41 - Evaluación de ofertas ............................................................................................. 170
Tabla 42 - Proveedor 1 ............................................................................................................ 174
Tabla 43 - Proveedor 2 ............................................................................................................ 175
Tabla 44 Evaluación Técnica de Ofertas ................................................................................. 177
Tabla 45 Evaluación Técnica de Ofertas ................................................................................. 182
Tabla 46- Lista de interesados ................................................................................................. 185
Tabla 47 - Registro de interesados .......................................................................................... 187
Tabla 48 Matrices de Cooperación-impacto e interés/influencia ............................................ 188
Tabla 49 -Estrategia de Gestión de los interesados ................................................................. 189
1
INTRODUCCIÓN
Este documento permitirá al lector conocer el proyecto bajo denominación “Sistema de
detección de incendios”, el cual fue desarrollado en 6 capítulos, en donde en las primeras
secciones comprenderá todos los antecedentes que soportan el proyecto, el marco metodológico
que permitió justificar la mejor alternativa de solución al problema encontrado, los estudios que
permitieron junto con las evaluaciones sustentar la propuesta elegida y generar los requerimientos
necesarios para desarrollar del caso de negocio aquí propuesto. Así mismo y ya en su última
sección dará a conocer cada uno de los planes de gestión que permitirán el inicio, la planeación,
ejecución, control y cierre del proyecto, y que son: plan de gestión, plan de cronograma, de
costos, de calidad, de recursos humanos, de comunicación, de riesgo, de adquisiciones y de
interesados de acuerdo a la guía que nos brinda el PMBOK y que permitirá al lector explorar en
detalle tanto la sustentación como el desarrollo del proyecto cuyo alcance es el realizar el diseño,
el suministro, la construcción, el montaje, las pruebas y la puesta en marcha de un sistema de
detección en la subestación el Papayo de alta tensión de Enertolima S.A. E.S.P, en la ciudad de
Ibagué.
2
RESUMEN EJECUTIVO
En reconocimiento de la importancia de ser previsivos a fin de evitar catástrofes y eventos que
puedan llegar a causar daños materiales y/o pérdidas de vidas, y de acuerdo al riesgo inherente que
se presenta en la distribución del fluido eléctrico, la compañía Enertolima S.A. E.S.P. identifica
que dentro de sus objetivos estratégicos están los temas de la seguridad a la vida y la previsión de
riesgos asociados a la distribución del servicio público domiciliario como temas prioritarios. De
allí que aspectos relacionados con la previsión de la ocurrencia de un incendio en las subestaciones
de alta tensión y la gran afectación que se presentaría en caso de ocurrencia de este hecho, sean
aspectos suficientes para realizar un proyecto que satisfaga dicha necesidad de buscar un sistema
de detección que permita mitigar las consecuencias que ocurrirían en caso de un siniestro y/o la
eliminación definitiva de alarmas fallidas en las subestaciones de alta tensión(TA) donde hoy el
92% de estas son falsas produciendo una pérdida considerable en el flujo y en la credibilidad de
los sistemas asociados a estos hechos. En consecuencia en este documento se desarrollara a través
del desarrollo de los diferentes planes de gestión el proyecto que permitirá realizar el diseño, el
suministro, la construcción, el montaje, las pruebas y la puesta en servicio de un sistema de
prevención y protección contra incendios que cubra con los requisitos legales, brinde una solución
óptima y a un bajo costo de mantenimiento.
3
OBJETIVOS
Objetivo General
Crear el sistema de detección de incendios más óptimo para la subestación del Papayo que
permita cumplir con la normatividad vigente y con los requerimientos técnicos y financieros
exigidos por Enertolima S.A
Objetivos Específicos
• Identificar los requerimientos técnicos para el diseño, suministro, montaje y puesta en
servicio del sistema de detección de incendios para la subestación objeto del proyecto.
• Realizar el estudio de viabilidad económico de la implementación del sistema de
detección de incendios propuesto para las subestaciones de alta tensión de la
compañía.
• Seleccionar el proveedor más idóneo para que cumpla las exigencias tanto técnicas
como comerciales dadas por la compañía para la implementación del sistema de
detección de incendios.
4
1. ANTECEDENTES
1.1. Descripción De La Organización
ENERTOLIMA S.A como empresa distribuidora y comercializadora de energía eléctrica
del departamento del Tolima, opera el sistema eléctrico con subestaciones de distribución de
115 y 34.5Kv, localizadas por todo el departamento. El STR (Sistema de Trasmisión Regional)
que opera la compañía, hace parte del STR del CENTRO SUR, el cual se conecta al STN
(Sistema de Trasmisión Nacional) a través de las subestaciones San Felipe y Mirolindo,
mediante dos bancos de Autotransformadores de 150MVA 220/115 uno propiedad de la
compañía y otra propiedad de ISA. En relación con las conexiones en el nivel de tensión IV
existen dos conexiones con la CHEC mediante los circuitos Cajamarca-Regivit y Mariquita-
Victoria 115kV, con Enertolima mediante dos líneas Flandes-La Guaca 115kV y con Electro
Huila con dos circuitos Prado- El Bote 115 kV.
En su infraestructura se encuentran de 75 subestaciones con una capacidad de
transformación de 969.3 MVA, 9 de ellas con tensión primaria en el nivel IV, 250 líneas en
niveles de tensión IV, III y II y cerca de 17142 transformadores en el nivel de tensión I con una
capacidad de transformación de 824,213 MVA; diseminados por los 23.639 km2 de superficie
del departamento del Tolima, alcanzando niveles de cobertura cercanos al 94,19% en los 47
municipios del departamento, en lo que podría considerarse un sistema disperso y radial. La
5
gestión operativa y de mantenimiento es realizada bajo una clasificación geográfica de su red
mediante cuatro zonas: Norte, Sur, Centro y Oriente.
Así mismo, Enertolima S.A. E.S.P está sujeta al control, inspección y vigilancia por parte
de la superintendencia de servicios públicos domiciliarios, lo que la obliga al cumplimiento de
toda la normatividad relacionada con la prestación del servicio de energía, a cumplir con las
condiciones uniformes de los contratos celebrados entre la compañía y el usuario, y a que sus
obras, equipos y procedimientos cumplan con los requisitos técnicos señalados por los
ministerios. De allí que al encontrarse hallazgos en los últimas informes anuales por parte del
ente de control acerca de que las subestaciones no cuentan con sistemas automáticos de
detección y extinción de incendios, o que las subestaciones tele controladas no tienen
comunicación con estos, obligan a la compañía a realizar evaluación de los sistemas actuales y
a tomar acciones a fin de evitar que agentes externos como el agua y el polvo produzcan falsas
alarmas, lo que hasta la fecha a involucrado un alto costo en los desplazamientos de verificación
con personal especializado, y una pérdida de credibilidad en los sistemas instalados.
Descripción general de la organización.
ENERTOLIMA S.A ESP es una Distribuidora que entrega energía eléctrica
aproximadamente a 460.305 clientes segmentados en clientes regulados y no regulados en el
departamento del Tolima.
6
Direccionamiento estratégico de la organización.
La planeación estratégica de ENERTOLIMA es un proceso que abarca la definición de la
misión y mega de compañía, el análisis de la situación interna y externa, la definición de las
metas de la organización, el establecimiento de la estrategia general para alcanzarlas y la
preparación de una jerarquía completa de indicadores y planes para integrar, gestionar y
coordinar las actividades. De allí que a continuación se presenten los objetivos estratégicos, la
misión, visión y otros aspectos relevantes en el cumplimiento de los planes derroteros que tiene
hoy la compañía.
1.1.1 Objetivos estratégicos de la organización.
ENERTOLIMA S.A E.S.P. como empresa del sector eléctrico definió incluir dentro de los
retos estratégicos el monitorear la eficiencia de costos y gastos operacionales y no operacionales,
incorporar tecnología con el fin de realizar gestión en tiempo real, tener procesos operativos con
uso intensivo de tecnología, gestionar el cumplimiento de exigencias en temas ambientales y
legales exigidos, entre otros. Así las cosas, enfocados a estos objetivos y al mapa estratégico de la
organización y a sus objetivos trazados para 2017- 2021 se fijó: apoyar las perspectivas financieras
en cuanto a crecer y generar valor al buscar una eficiencia de los gastos operativos, también apoyar
la perspectiva del cliente y el mercado en cuanto se pretende disminuir las interrupciones de
7
servicio por falsas alarmas como también la perspectiva interna al ligar optimizar procesos y
garantizar la disponibilidad del servicio.
1.1.2 Políticas institucionales.
Dentro de las políticas institucionales se desarrollan los proyectos de acuerdo a una misión y
visión bajo el slogan “somos energía que crece, genera valor y contribuye a la calidad de vida
de la comunidad de nuestros clientes, colaboradores y proveedores y accionistas”. De allí que
toda actuación debe tener 5 perspectivas que se aplican a toda la organización y donde el proyecto
Fire Detection System busca aportar no solo a brindar alivio financiero, sino a proporcionar
aprendizaje y crecimiento, cultura organizacional, mejores procesos internos y por supuesto un
adecuado manejo al cliente en cuanto al servicio prestado.
1.1.3 Misión, Visión y Valores.
ENERTOLIMA S.A. E.S.P bajo el slogan “somos energía que crece, genera valor y contribuye
a la calidad de vida de la comunidad de nuestros clientes, colaboradores y proveedores y
accionistas” ha construido su misión, su visión y sus valores, los cuales se trazan de manera taxativa
y dentro de una premisa de entregar soluciones de energía eléctrica y servicios conexos y
complementarios, eficientes y confiables. A fin de que en el 2021 sea un referente a nivel nacional
en la prestación de servicio de energía enmarcado esto dentro de los valores corporativos de
8
Honestidad, Responsabilidad, Equidad y Respeto. Por ello, enfocados al cumplimiento cabal de
estos pilares se quiere brindar una mitigación al riesgo de incendios en las subestaciones evitando
hechos lamentables e irresponsables en caso de omitir un tema tan delicado como es una catástrofe.
1.1.4 Estructura organizacional.
ENERTOLIMA S.A. E.S.P a nivel organizacional tiene la siguiente estructura funcional.
Figura 1 Estructura Organizacional
Fuente: Enertolima
S.A E.S.
9
1.1.5 Mapa estratégico.
El mapa estratégico traduce la estrategia de la empresa, la cual se expresa a través de
cinco perspectivas que agrupan los once (11) objetivos estratégicos, tanto de medio como de
resultado, así:
Figura 2 - Mapa Estrátegico
Y es aquí que el proyecto aportará directamente dado que no solo aportan a las 5 perspectivas
como son la financiera, cliente y Mercado, Interna, Aprendizaje y Crecimiento y a la Cultura
organizacional sino que se ubica en varios de los 11 objetivos estratégicos allí planteados como
son: La optimización de los procesos, mejorar la calidad del servicio, crecer y generar valor,
Fuente: Enertolima
S.A E.S.
10
mejorar la satisfacción del cliente, y mejorar el flujo de caja dado que con el sistema a ser usado
se logrará la no interrupción del servicio de manera innecesaria, o a cubrir unos costos asociados
que son altos sin motivo alguno hasta lograr una optimización de los procesos dado que busca la
integración con los centros de control de las subestaciones a fin de evitar decisiones que ponen en
riesgo a las personas y/o activos de la compañía.
1.1.6 Cadena de valor de la organización.
A partir del año 2016 al crear la planeación estratégica de 2017 – 2021 la Compañía fortaleció
su cadena de valor reconociendo que aunque sus actividades básicas son la generación, transmisión,
la distribución y comercialización de energía eléctrica ENERTOLIMA ha trazado sus ventajas
competitivas soportada en el mantenimiento e inversión de los bienes relacionados y servicios
conexos dado que sin estos sería imposible alcanzar su mega objetivo de llegar al año 2021 a ser
referente a nivel nacional de la prestación del servicio de energía.
11
Figura 3 - Cadena de valor de la Energía Eléctrica
Fuente: SEC 2016
Por ende, es requerido dentro de cada una de las actividades que como negocio realiza
ENERTOLIMA especialmente en la de la transmisión del fluido eléctrico de las redes de alta
tensión que se interconectan por medio de las subestaciones no se vea interrumpido y que por ende
la distribución a los usuarios finales y la transformación de la energía a un voltaje de 100V, que es
la carga usada por los hogares y centros comerciales o a 220 V en las zonas industriales, no sufra
fluctuaciones o largas interrupciones con lo cual se hace necesario mantener en buen estado los
transformadores, tableros de control y en general todos los bienes asociados o cualesquiera factores
que conlleven a un calentamiento o no aislamiento de la tensión eléctrica.
12
2. MARCO METODOLÓGICO
El marco desarrolla la metodología del proyecto incluyendo el tipo de investigación, las
técnicas y herramientas que serán utilizados para realizar la investigación a fin que se sustente o
se permita deducir que se da buscar una solución al problema del riesgo de ocurrencia de un
incendio en las subestaciones de alta tensión.
2.1. Tipos y Métodos de Investigación
Con el procedimiento de una investigación objetiva se busca establecer los hechos para que a
través de la observación y el aprendizaje de datos históricos, se logré realizar un análisis y se
establezcan mediciones reales con los que se obtienen datos confiables buscando explicaciones
contrastadas y generalizables que permitan deducir cuales son los aspectos, restricciones o
supuestos que el sistema de detección de incendios deba tener para cumplir con los objetivos del
proyecto.
Así las cosas, a partir de información escrita y recopilación de fuentes históricas secundarias
(lecciones aprendidas) de los últimos 10 años, se inicia a deducir la relación que los distintos
equipos tienen con relación a los incendios producidos en las subestaciones. (Ver la Figura No. 4).
Allí se puede observar que los equipos averiados producto de los incendios en subestaciones se
13
incrementan cuando se presenta una falla de un transformador, como se observa en los 3 años:
2009, 2012 y 2014, en donde al producirse una falla en el transformador se aumenta
significativamente los daños en las celdas y en los equipos de 115V.
Fuente: Autores
Pero sometamos esos datos a un mayor análisis, es decir, indaguémonos sí se podría deducir que
la mayor cantidad de fallas está directamente relacionada con las fallas en transformadores, ¿porque
sucede esto?
Analizando los datos de las fallas ocurridas y su análisis de causa raíz, se encuentra que cuando
la falla se produce en una celda de distribución de 11,4kV, la cual NO ES DESCONECTADA del
transformador por el centro de control, ya sea por falta de la señalización o de una alarma, o porque
0
2
4
6
8
10
12
14
16
2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
Celdas Transformadores CSBateria Equipos 115kV
Figura 4 - Equipos afectados por incendios
14
no es confiable el sistema de detección que se tiene, afecta directamente dado que se mantiene una
energía constante que afecta las celdas adyacentes desencadenándose una reacción en cadena,
produciendo que los sistema de protección queden inhabilitados y se someta al transformador a una
alta potencia, con lo cual se calientan exageradamente los bobinados de cobre produciendo una
explosión e incendio también del transformador, haciendo que la presencia de supervisores móviles
sea correctiva y no preventiva ya que se enfrentan a una conflagración y a una pérdida de equipos
afectando notablemente el flujo de la compañía y la continuidad del servicio.
2.2. Herramientas Para La Recolección De Información
Partiendo que el estudio se inició con una revisión bibliográfica histórica sobre los daños
ocasionados y causas origen de un incendio en las subestaciones. Se hizo además una revisión de
los documentos técnicos de las subestaciones de Alta Tensión en donde se clasificó, organizó y
seleccionó la información relevante para el proyecto. Con posterioridad se realizó a través de la
observación como herramienta principal soporte de esta investigación, una evaluación de los
sistemas de detección de incendios del 30 de las 75 subestaciones con las que cuenta Enertolima
especialmente en el municipio del Tolima y sus alrededores de allí que se levantará una formulario
que comprende aspectos técnicos, de seguridad, de mantenimiento, de comunicación y de soporte.
Además se analizaron las estadísticas sobre alarmas y daños a la infraestructura o equipos averiados
por causa de un evento de un conato de incendio.
15
2.3. Fuentes de Información
Para el planteamiento y viabilidad de la solución planteada se tiene como fuente de
información la norma NFPA 72 código de sistemas de alarma y detección de incendios
www.nfpa.org/smokealarms/.
Además de la reglamentación de sistemas de detección de incendios en instalaciones
eléctricas se toman las exigencias solicitadas por el ente regulador CREG, y resolución
regulatoria del ministerio de minas y energía No. 180466 de 2007, (Art 15 sec I. Los sistemas
de detección de incendios deben operar mínimo a las señales de temperatura y humo).
2.4. Supuestos y Restricciones
Supuestos
Se asume que el sistema debe ser instalado por persona idóneo, dados los riesgos de
realizar trabajos en la subestación de alta tensión.
Se asume que todos los equipos y diseños cumplen con las especificaciones y
normativas técnicas vigentes.
Se asume que todos los materiales necesarios para el sistema sean estos nacionales o
extranjeros estarán listos para las fechas estipuladas y con la calidad esperada.
Se asume que el suministro de materiales para la ejecución de los trabajos será continuo.
16
Se asume que las condiciones de seguridad de la zona son estables y no presentan riesgo
para la continuidad de los trabajos.
Restricciones
La ejecución del proyecto presenta las siguientes restricciones.
Suministro de los sistemas de protección contra incendios en los tiempos y fechas
estipulados en el proyecto, según el proveedor designado.
Los estudios y montaje requieren el acompañamiento y certificación de personal
especializado diferente al contratado para el suministro y montaje del sistema,
involucrando a la aseguradora y cuerpo de bomberos para la verificación de sistemas
de protección contra incendios.
Coordinación con Análisis de Operación y disponibilidad de maniobra que
supongan la intervención de activos.
Según lo requerido durante el alistamiento se tendrán activos cercanos en servicio,
previa evaluación de riesgos y correcta demarcación de zona segura y zona de
trabajo.
El contrato de suministro e instalación de los equipos debe conocer y cumplir todas
las normas de seguridad y calidad exigidas por ENERTOLIMA. S.A. y contar con
la experticia al trabajar en instalaciones electicas de alta tensión.
17
La disponibilidad del contrato para el suministro y montaje de los activos para ser
intervenidos son una situación crítica de la cual depende el avance del proyecto Aspectos que
constituyen restricciones para la ejecución del proyecto, tales como fechas, presupuestos,
horarios, disponibilidad de recursos, disponibilidad de espacio físico, habilidades de los
miembros del equipo de trabajo, etc.
18
3. ESTUDIOS Y EVALUACIONES
3.1. Estudio Técnico.
3.1.1. Diseño conceptual de la solución.
“Fire Detection System” como servicio integrado contempla realizar la instalación de un sistema
de detección y extinción de incendios en las subestaciones de ENERTOLIMA S.A. E.S.P.
El alcance del servicio contemplará:
Medidas, ensayos y levantamientos de información en campo.
1) Estudios, cálculos, diseños y especificaciones detalladas para los aspectos eléctricos,
electromecánicos y electrónicos.
2) Elaboración, ejecución y seguimiento del Plan de Manejo Ambiental.
3) Elaboración, ejecución, seguimiento y actualizaciones del Plan de Calidad
4) Elaboración, ejecución y seguimiento de planes y programas de seguridad y salud
ocupacional.
5) Fabricación, pruebas y suministro de equipos, sistemas, estructuras, conductores,
accesorios y demás componentes y materiales necesarios para el correcto funcionamiento
del sistema de detección y alarmas contraincendios en la subestación de ENERTOLIMA.
6) Suministro de repuestos.
7) Montaje de conductores y accesorios para protección contra descargas atmosféricas.
19
8) Montaje de equipos y sistemas para el sistema de detección y alarmas contraincendios en
la subestación elegida para la prueba piloto.
9) Programación, configuración y ajuste de equipos y sistemas.
10) Pruebas de campo y puesta en servicio de equipos y sistemas.
11) Capacitación.
12) Pruebas de estabilidad y confiabilidad del sistema de detección y alarmas contraincendios
en las subestaciones donde se implemente.
13) Elaboración y entrega de la documentación del proyecto.
14) Diseño, suministro, instalación, pruebas y puesta en servicio de un sistema de detección y
alarma contra incendios en la subestación escogida.
15) El diseño e instalación del sistema de detección y alarmas contraincendios debe contemplar
las siguientes zonas:
Sala de control
Celdas de media tensión (Compartimiento de control y protección, Compartimiento de
Potencia)
Tableros de control y protección
Cuartos de batería
Tableros de comunicaciones
Cárcamos de cables de control y potencia.
Patios de transformadores de potencia.
20
Transformadores de servicios auxiliares
16) Desmantelamiento de obras provisionales, limpieza y entrega del proyecto. Es
responsabilidad del Proveedor acometer todas las acciones adicionales no comprendidas en
el anterior listado pero que sean necesarias para la construcción, suministros, montajes,
pruebas, puesta en servicio
17) El proveedor debe garantizar la integración del sistema de detección y alarmas
contraincendios con el sistema SCADA/COS utilizando uno de los siguientes protocolos
de comunicaciones:
DNP 3.0
IEC 61850
3.1.2. Análisis y descripción del proceso.
El proyecto “Fire Detection System” en tanto la selección de la tecnología tendrá en cuenta los
siguientes parámetros:
- Realizar el diseño, suministro, construcción, montaje y pruebas del sistema de
detección de incendios según lo solicitado por el cliente
- El diseño e instalación del sistema de detección de incendios debe contemplar las
siguientes zonas de las Subestaciones
Sala de control
21
Celdas de media tensión (Compartimiento de control y protección,
Compartimiento de Potencia)
Tableros de control y protección
Cuartos de baterías (detección de ambientes ácidos y atmosferas explosivas)
Tableros de comunicaciones
Cárcamos de cables de control y potencia.
Transformadores de servicios auxiliares
- Medidas, ensayos y levantamientos de información en campo.
- Estudios, cálculos, diseños y especificaciones detalladas para los aspectos eléctricos,
electromecánicos, electrónicos y de telecontrol y tele gestión.
- Elaboración, ejecución y seguimiento del Plan de Manejo Ambiental.
- Elaboración, ejecución, seguimiento y actualizaciones del Plan de Calidad
- Elaboración, ejecución y seguimiento de planes y programas de seguridad y salud
ocupacional.
- Pruebas y suministro de equipos, sistemas, estructuras, conductores, accesorios y
demás componentes y materiales necesarios para el correcto funcionamiento del
sistema de detección de incendios.
- Suministro de repuestos.
- Montaje de conductores y accesorios para protección contra descargas atmosféricas.
- Programación, configuración y ajuste de equipos y sistemas.
22
- Pruebas de campo y puesta en servicio de equipos y sistemas.
- Capacitación acerca del funcionamiento, mantenimiento y operación de los sistemas
instalados.
- Pruebas de estabilidad y confiabilidad del sistema de detección de incendios en las
subestaciones donde se implemente.
- Elaboración y entrega de la documentación exigida en el proyecto.
- Desmantelamiento de obras provisionales, limpieza y entrega del proyecto. Es
responsabilidad del Proveedor acometer todas las acciones adicionales no
comprendidas en el anterior listado pero que sean necesarias para la construcción,
suministros, montajes, pruebas, puesta en servicio.
- El proveedor debe garantizar la integración del sistema de detección de incendios con
los sistemas de tele gestión y supervisión remota con centro de control, además de la
integración con sistemas de detección integrados en los equipos instalados.
La propuesta contempla la instalación de sistemas de monitoreo, los cuales se encarguen de
vigilar los equipos que funcionan en la instalación eléctrica, tales como: interruptores,
transformadores, celdas de control, cuartos de baterías y sistemas electrónicos de protecciones
eléctricas, identificado previamente los puntos más críticos en la subestación eléctrica, los
cuales se encuentran en la casa de control, donde están las celdas de distribución de más de
11,000V con sus interruptores de desconexión automática en caso de detección de falla en la
23
red. Se aclara que estas celdas son alimentadas desde un transformador de Potencia de 40MVA
que a su vez es alimentado por la red de 115mil Voltios (115kV) y lo reduce a 11kV, y que por
motivos de las altas corrientes circulantes estas celdas son selladas conteniendo el interruptor
dentro del gabinete, lo cual en ocasiones puede presentar una falla de dicho interruptor
desencadenando un corto circuito de más de 30KA,( límite de resistencia) produciéndose una
explosión de la celda y un conato de incendio, en caso de no realizar la desconexión inmediata
del transformador que lleva la energía a estas celdas se puede producir el daño del transformador
asociado, explosión del mismo y por ende la pérdida de la subestación.
A este punto es necesario instalar en estas celdas monitores de detección los cuales absorben
y analizan las partículas del ambiente, que en caso de detectar un nivel de CO2 y otros gases
producto de la combustión, inmediatamente generará una señal de alarma al centro de control,
advirtiendo la generación de un conato de incendio, para que éste realice la desconexión del
sistema con el fin de contener el sitio de la falla y evitar mayores daños.
3.1.3. Definición del tamaño y localización del proyecto.
La subestación designada para la implementación del sistema de detección de incendios se
encuentra ubicadas en el perímetro urbano a saber: Subestación Papayo ubicada en la avenida
Mirolindo de la comuna 9 de Ibagué, Tolima.
24
El proyecto se ejecutará de acuerdo con las prácticas vigentes y salvo que el cliente indique lo
contrario, deberá respetar todas las reglas que permitan su buena ejecución.
En cuanto a los manuales de procedimiento, se obliga a mantener actualizados los
procedimientos utilizados en el desarrollo de las actividades y a cumplir los que suministren o le
indique el cliente., por lo tanto, se deberán entregar al cliente los procedimientos de trabajo que
utilizará para el desarrollo de la totalidad de las actividades cuando el Gestor del proyecto lo solicite
y al momento de iniciar el servicio para su revisión, aprobación, complementación e integración al
Sistema Normativo del cliente.
Así mismo, todos los trabajos realizados deberán estar de acuerdo con los reglamentos y
normas que sean aplicables, las cuales deben ser de pleno conocimiento del instalador, entre ellos:
Ley General de Servicios Públicos Domiciliarios N° 142 de 1994
Ley Eléctrica N° 143 de 1994
Reglamento técnico de instalaciones Eléctricas RETIE
Leyes, reglamentos, normas y disposiciones medioambientales vigentes.
Sistemas de Gestión vigentes en la compañía. (SGC, SGA, SGSST, Normatividad COSO, etc.)
Normas de Construcción de Enertolima vigentes.
Norma Sismo resistente NSR de 2010
ANSI American National Standard Institute.
25
IEC International Electrotechnical Commission.
IEEE Institute of Electrical and Electronic Engineers.
ASTM American Society for Testing and Materials.
AWS American Welding Society.
NESC National Electrical Safety Code.
NEC National Electrical Code.
AISC American Institute of Steel Construction, Inc.
ICONTEC Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación
3.1.4. Requerimiento para el desarrollo del proyecto
El sistema de detección idóneo para ser instalado deberá como mínimo tener las siguientes
características:
Oportuna detección de situaciones de fuego, humo o calor que permitan manejar una
evacuación ordenada y mitigar daños potenciales por fuego, sin posibilidad de falsas
alarmas
Soluciones adaptadas las instalaciones y con posibilidad de ser integradas a sistemas de
supresión de fuego
26
Fácil integración a los sistemas de telecontrol y tele gestión, CCTV con visibilidad en
tiempo real y realice de forma automática la detección y notificación de condiciones
anormales
Emisión de alertas cuando los detectores estén sucios o casi sucios y son más vulnerables a
problemas, estas no deben confundirse con alarmas de incendio.
Los sensores deberán evaluar la información ambiental y efectuar compensaciones por
contaminación para mantener la sensibilidad del detector y aumentar la inmunidad contra
alarmas no deseadas
Los elementos de detección de monóxido de carbono (CO) deben operar en forma
independiente o en combinación con un sensor de humo o calor para ayudar a reducir las
alarmas innecesarias
Y todas las características adicionales que mejoren la calidad de la detección de incendio, estas
pueden ser modificadas en el diseño dependiendo de las necesidades y tecnología a implementar:
Equipos para detección de incendios
Central IHM de control y supervisión direccionable de detección de incendios y alarmas
capaces de cubrir 100 puntos con baterías, pantalla táctil en color, integración sistemas de
tele gestión y telecontrol.
Estación manual de alarma con protector
Módulo de monitoreo
27
Sirena con estrobo
Detectores fotoeléctricos con base
Detectores foto térmicos con base
Detectores térmicos con basé
Detectores de Hidrogeno (cuarto de baterías)
Detectores de Aspiración direccionable de 800m2
Equipos de Infraestructura
Tuberías EMT ¾” con accesorios
Cables de incendio 2x18 AWG
Tuberías sistema de aspiración
Boquillas de aspiración
Cable térmico lineal
Lo anterior es de carácter informativo y depende del diseño suministrado por el contrato de
instalación y aprobado por ENERTOLIMA S.A E.S.P. Igualmente se solicita el suministro de
la totalidad de los equipos, herramientas, ductería, y demás elementos que se utilicen en el
montaje o hagan parte del sistema de detección de incendios, así como los equipos de prueba
que se requieran para verificar el correcto funcionamiento del sistema.
28
Flujogramas del proceso de atención con el proyecto implementado
Figura 5- Flujograma del proceso de atención de Fire Detection System
Fuente: Autores
3.2. Estudio de Mercado
Este estudio permitirá evaluar si la demanda a este servicio justifica la puesta en marcha del
proyecto aquí expuesto y denominado “Fire Detection System”
29
3.2.1. Población.
Es claro que este proyecto pese a tener un alcance en una subestación en la ciudad de Ibagué de
propiedad de Enertolima S.A. E.S.P, denominada El Papayo, se estima sea puesto en marcha en
todas aquellas subestaciones, en donde en los últimos años y de acuerdo a la investigación realizada
e inspecciones de la Superintendencia de servicios se debe cumplir con el requerimiento legal so
pena de ser sancionada la compañía.
3.2.2. Dimensionamiento de la demanda.
Establecido que el cliente que requiere este servicio es Enertolima S.A E.S.P. quien tiene que
cumplir con el requisito legal de tener un sistema confiable para los siniestros de incendio en las
subestaciones, toda vez que se entiende que estos lugares son espacios que de acuerdo con sus
materiales y condiciones técnicas presentan un alto riesgo en la ocurrencia de un siniestro. De allí
que se hace necesario realizar la escogencia en el mercado de un proveedor que cumpla con los
requisitos establecidos en la descripción del proceso y en todo el estudio técnico, a fin de que una
vez finalizado la prueba piloto se establezca la réplica de este sistema en las subestaciones en donde
se requiere el cumplimiento de este requisito legal a fin de poder optimizar las medidas preventivas
y minimizar la aplicación de planes de respuesta a eventos que no corresponden a un incendio
cierto.
30
3.2.3. Dimensionamiento de la oferta.
Respecto de la oferta es claro que este tipo de sistemas se han llevado a cabo en las subestaciones
de energía eléctrica. Sin embargo, y como se mencionará en el numeral de las alternativas son
varias las posibles soluciones al requerimiento de un sistema de detección. Sin embargo, sus costos
de instalación y mantenimiento han sobrepasado el presupuesto asignado por la demanda.
Allí es que cobra importancia que dentro del análisis a realizar en “Fire Detection System” se
requiere hacer un análisis minucioso de ofertas de proveedores que con experiencia en el manejo
de sistemas de detección de incendio en subestaciones cumplan con los requisitos exigidos a nivel
regulatorio y técnico. Para lo anterior, se realizará una métrica para selección de la mejor oferta sin
descuidar la triple restricción y menos la restricción de calidad ya que esta se convierte en una
máxima para el proyecto dado las consecuencias a nivel social (salvar vidas), ambiental y
económico (mitigación de pérdidas económicas al operar acciones en alertas falsas).
A continuación, se establecerá establece la evaluación de las ofertas que se hará a las propuestas
presentadas y de acuerdo a la importancia del proyecto:
31
Tabla 1 - Evaluación de ofertas
ITEM REQUISITOS OBLIGATORIOS HIGH SECURITY
A1 Experiencia de la firma PUNTAJE OBSERVACIÓN
1
EXPERIENCIA DE LA FIRMA
1
Experiencia especifica de mínimo 10 años en instalación y
suministro de sistemas de detección de incendios con experiencia
en instalaciones en subestaciones eléctricas
1. La firma cumple con la experiencia solicitada. Califique
1,0 2. La firma no cumple con la experiencia solicitada.
Califique 0 A1 TOTAL 1
A2 Grupos Operativos (Cantidad y tipo) PUNTAJE OBSERVACIÓN
2
UNIDAD OPERATIVA
1
SE SOLICITA
ESPECIFICAR EL
ALCANCE PARA
RETIRO DEL
DESMONTAJE
DELANTIGUO SISTEMA
DE DETECCIÓN SI
EXISTE
Se contemplan todos los servicios operativos incluidos en las
especificaciones técnicas a modo referencial (En caso de no
ofrecer todos los servicios el proveedor debe sustentar como
soportará éstos) 1. Los servicios presentados es igual a la
Especificación Técnica o los propuestos están conformes.
Califique 1,0 2. Los servicios no corresponden a la
Especificación Técnica y no cumplen los servicios de operación.
Califique 0
3
CANTIDAD TOTAL DE SERVICIOS OPERATIVOS
1
Se contemplan todos los servicios operativos de acuerdo
con las cantidades a ejecutar en el contrato
1. La cantidad de servicios presentada es superior al 90%
califique 1,0 2. La cantidad de servicios presentada está entre el
70% y el 90% califique 0,5 3. La cantidad de servicios presentada
es inferior al 70% califique 0 A2 TOTAL 2
ITEM REQUISITOS OBLIGATORIOS NOMBRE
VEHICULOS CUMPLE OBSERVACION
4
TIPOS DE VEHICULOS OPERATIVOS Y DE
SUPERVISIÓN
0
ENVIAR DETALLE
DE CANTIDAD DE
VEHICULOS Y TIPO
Se contemplan todos los tipos de vehículos incluidos a modo
referencial en las especificaciones técnicas del servicio o el
Proveedor sustenta adecuadamente como soportará cada servicio.
1. Los tipos de vehículos presentados cumplen técnicamente
con lo definido en la Especificación califique 1,0 2. Los tipos de
vehículos presentados no cumplen técnicamente con lo definido
en la Especificación califique 0
5
CANTIDAD TOTAL DE VEHICULOS OPERATIVOS
Y DE SUPERVISIÓN
0,5
Se contemplan todos los tipos de vehículos incluidos en las
especificaciones técnicas del servicio a modo referencial o el
Proveedor sustenta adecuadamente como soportará cada tipo de
servicio 1. La cantidad de vehículos presentada cumple con lo
solicitado en las especificaciones técnicas califique 1,0 2. La
cantidad de vehículos presentada no cumple con lo solicitado en
las especificaciones técnicas califique 0,5 A3 TOTAL 0,5
32
6
HERRAMIENTAS Y SUMUNISTRO DE EQUIPOS
1
Se contemplan las herramientas y el suministro de los
equipos para el sistema SDI para ejecutar los servicios de acuerdo
con lo solicitado en las especificaciones técnicas
1. Las herramientas y los equipos a suministrar propuestos
cumplen con lo solicitado en las especificaciones técnicas
califique 1.0
2. Las herramientas y los equipos a suministrar propuestos no
cumplen con lo solicitado en las especificaciones técnicas
califique 0
7
PLAN DE MONTAJE
0 SE REQUIERE PLAN
DE MONTAJE
1. El Oferente presenta plan de Montaje del SDI con equipos
instructivos y herramientas califique 1.0
2. El Oferente no presenta plan de Montaje del SDI con
equipos instructivos y herramientas califique 0
A4 TOTAL 1
8
UNIDAD ADMINISTRATIVA
1
Se contempla lo solicitado a nivel de Unidad administrativa
incluida en las Especificaciones Técnicas del servicio a modo
referencial.
1. La cantidad de servicios administrativos presentado
cumple con los servicios incluidos en las especificaciones
técnicas y sus anexos califique 1,0
2. La cantidad de servicios administrativos presentado no
cumple con los servicios incluidos en las especificaciones
técnicas y sus anexos califique 0
9
UNIDAD DE APOYO (Calidad, medio ambiente y
prevencionista)
1
Se contemplan los servicios de apoyo incluidos en las
especificaciones técnicas a modo referencial (En caso de no
ofrecer todos los servicios, el proveedor debe sustentar como
soportará éstos)
1. Los servicios presentados es igual a la Especificación
Técnica o los propuestos están conformes. Califique 1,0
2. Los servicios no corresponden a la Especificación Técnica
y no cumplen los servicios de operación. Califique 0
10
INFRAESTRUCTURA FISICA – SEDES
0
SE SOLICITA
DETALLE DE SEDE
ADMINISTRATIVA
Se contempla la Sede incluida en las especificaciones
técnicas del servicio a modo referencial.
1. La sede presentada es de características similares a la
solicitada. Califique 1,0
2. La sede presentada no cumple con lo solicitado. Califique
0
A5 TOTAL 2
Fuente: Autores
33
3.2.4. Precios.
Durante este proceso se solicitará a los proveedores su participación en el proceso previo
cumplimiento y verificación de las exigencias técnicas y legales, a su vez que se solicita el
reconocimiento de la firma dentro del mercado y la certificación de experiencias de montaje de
sistemas similares en instalaciones eléctricas.
Tabla 2 - Proveedor 1
Fuente: Prosegur SAS
34
Tabla 3 - Proveedor 2
35
Fuente: Tyco Fire SAS
Con base a las tablas de precios presentadas por los oferentes se realizara la selección del
proveedor, las políticas de contratación permiten realizar un proceso de adjudicación para la
verificación de las variables técnicas, de calidad y precio, cada una tiene un peso para la selección,
y se realizan además verificación del punto medio entre precio y cumplimiento de requisitos, con
el fin de garantizar el cumplimiento del contrato, tener un punto de equilibrio con respecto al
servicio que oferta el proveedor y evitar inconvenientes durante la ejecución.
3.2.5. Punto de equilibrio oferta- demanda.
De acuerdo con la tabla del punto anterior se concluye que el equilibrio para cubrir la
demanda entendida ésta como un requisito legal que conlleve a mejores condiciones económicas
36
en su aplicación y uso, es que el proveedor cumpla con aspectos tales como: experiencia,
conocimiento de condiciones legales, sistemas adecuados, costos de mantenimiento, entre otros.
3.3. Estudio Económico – financiero
3.3.1. Estimación de Costos de inversión del proyecto.
En cuanto Inversiones para poner en marcha el proyecto Fire Detection System se identifican
los siguientes ítems bajo una estimación análoga de proyectos similares y cotizaciones realizadas
por proveedores idóneos:
Tabla 4 - Inversión del Proyecto
Fuente: Autores
3.3.2. Definición de Costos de operación y mantenimiento del proyecto.
Según los estudios identificados se verifican los siguientes gastos asociados a la atención de
emergencias y a gastos asociados en reparación de los daños en caso de un incendio en un lapso de
5 años:
INVERSION 287.000.000
Dirección del Proyecto 121.147.650
Ingenieria Básica 48.204.450
Adquisiciones 40.887.000
Instalaciones 35.113.869
Pruebas 5.579.000
Capacitacion 9.166.150
Contingencias 26.901.881
37
Tabla 5- Gastos asociados a emergencias e incendios ocurridos
Fuente: Autores
Por otro lado, se contemplan como gastos los siguientes datos
Tabla 6 - Gastos mantenimiento
Fuente: Autores
3.3.3. Flujo de caja del proyecto caso.
Para efectos de realizar el flujo de caja se tendrán en cuenta como ingresos del proyecto, los
valores que actualmente gasta la compañía en: la atención de las falsas alarmas generadas, en la
reparación de celdas y/o materiales y en compra de materiales deteriorados por la ocurrencia de un
incendio a causa de un sistema obsolescente o no confiable.
Así mismo, se aclara que el ejercicio se realiza a 5 años ya que es un lapso donde de acuerdo a
los datos históricos existe la probabilidad de ocurrencia de 2.5 incendios de magnitud media y de
1.5 de magnitud alta, escenario que para el ejercicio no se tomará en cuenta (Magnitud alta) dado
Cantidad/valor item Cantidad/valor item
$ 180.000 valor desplazamiento 1.000.000,00£ Compra y cambio de transformador
$ 70.000 valor revision por alarma $ 500.000.000 reparación materiales generales por evento
4 Eventos falsos mes $ 200.000.000 reparación y/o cambio celdas
$ 50.000 Mantenimientos innecesarios
1.770.000$ gastos mes
GASTOS ASOCIADOS EN CASO DE INCENDIO
(OCCURRENCIA DE 2.5 EN 5 AÑOS) GASTOS ASOCIADOS A ATENCION DE EMERGENCIAS
Mantenimiento Mensual 50.000$
Baterias ( c/5 años) 200.000$
38
que en estos casos se requiere cambio de transformador y este está en el orden de US$1.000.000
por ende se realiza el ejercicio de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia de un incendio de
magnitud media y los precios se afectan aplicando una inflación del 6% anual.
Tabla 7 – Flujo de caja Fire Detection System
Fuente: Autores
Se muestran los flujos de inversión en manteniendo proyectados Vs los ahorros en
intervenciones de emergencia estimadas conforme el histórico de fallas con los sistemas actuales
y los costos promedio asociados a la reparación de los elementos averiados por la consecuencia de
no tener el sistema en óptimas condiciones, de allí que las utilidades correspondan a los valores
ahorrados por la empresa dada la no ocurrencia de eventos, luego de descontados los gastos de
mantenimiento del valor de la inversión en el sistema “Fire Detection System, de allí que se busca
un ahorro de más de 400 millones anuales proyectados a 5 años.
3.3.4. Determinación del costo de capital, fuentes de financiación y fondos.
39
De acuerdo a que dentro del proyecto " Fire Detection System" requiere una inversión de
alrededor de $ 286.642.931 se da inicio a realizar un estudio del mercado financiero para buscar la
financiación de la inversión inicial validando las diferentes tasas de interés que le ofrecen a
Enertolima S.A. E.S.P en el sector bancario y en una duración menor al año de ejecución del
proyecto.
Así las cosas, se realizará una búsqueda de un préstamo en el sector bancario por la suma de $
287.000.000 a 10 meses, acudiendo para ello, a los bancos de mayor reconocimiento nacional a fin
de validar las tasas de interés para un préstamo empresarial y poder estimar qué entidad financiera
nos ofrece los mejores beneficios para el proyecto.
Luego de realizar el contacto con 14 entidades bancarias se efectúa el análisis correspondiente
de las tasas ofrecidas a la empresa Enertolima S.A. E.S.P. las cuales son de tipo preferencial de
acuerdo al tipo de empresa que soporta el crédito. Sobre las mismas se hizo la conversión de las
tasas efectivas anuales a efectivas mes vencida (EMV) para aplicar la fórmula que nos permitiera
conocer el valor de la cuota mensual.
Los resultados obtenidos se muestren en la siguiente gráfica:
40
Tabla 8 - Financiamiento
Fuente: Autores
De acuerdo a los resultados de la tabla No. 8 se concluye entonces que el banco que representa
un mayor beneficio económico es el Banco Santander, al ofrecer una tasa del 6% EA que en
comparación con los otros bancos es la más baja.
Teniendo en cuenta que los aspectos ofrecidos por otros bancos como: portafolios que incluyen
sobregiros, tarjeta de crédito con tasa preferencial para el director del proyecto, redes de cajeros a
nivel nacional, pagos de nómina en línea, entre otros, no fueron importantes dentro del análisis de
acuerdo al tipo de cliente tomador (Enertolima S.A, E.S.P). Por lo que para llegar a tomar la
Monto del Crédito
Plazo (Meses)
Cliente
Fecha elaboración:
Entidad Tasa EA Tasa EM Cuota Mensual Diferencia
Banco Santander 6,00% 0,49% $ 29.473.939 $ 0
ITAÚ 6,41% 0,52% $ 29.525.743 $ 51.804
Av Villas 6,47% 0,52% $ 29.533.312 $ 59.373
Banco Popular 6,52% 0,53% $ 29.539.618 $ 65.679
Banagrario 6,56% 0,53% $ 29.544.662 $ 70.723
Citibank 6,75% 0,55% $ 29.568.600 $ 94.661
Banco Colpatria 7,68% 0,62% $ 29.685.362 $ 211.423
Bancolombia 7,69% 0,62% $ 29.686.614 $ 212.675
Banco GNB Sudameris 8,03% 0,65% $ 29.729.129 $ 255.190
Banco de Bogota 8,08% 0,65% $ 29.735.374 $ 261.435
Banco Davivienda 8,12% 0,65% $ 29.740.368 $ 266.429
Banco de Occidente 8,21% 0,66% $ 29.751.601 $ 277.662
Banco Pichincha S.A. 8,92% 0,71% $ 29.839.995 $ 366.056
BBVA Colombia 9,77% 0,78% $ 29.945.310 $ 471.371
Crédito comercial preferencial
COMPARATIVO SIMULACION DE CREDITO EMPRESARIAL
$ 287.000.000
10
Enertolima S.A E.S.P
12/10/2018
41
decisión de cual banco seleccionar, el hecho más relevante fue la menor tasa ofrecida sobre el
crédito.
De acuerdo a lo anterior, en el presente proyecto de inversión, el valor del dinero se ve reflejado
en la cantidad de intereses que se deben pagar por el préstamo solicitado al banco, lo cual permite
en el transcurso del proyecto poder desarrollarlo (costo de oportunidad) ya que ante la ausencia de
dinero no sería posible el desarrollo de este. Así mismo, se concluye que al tomar la decisión de
adquirir el crédito con el Banco Santander y de acuerdo al tipo cliente (Enertolima S.A,) se está
frente a una oportunidad de un mejor costo comparado este con un crédito de libre inversión
personal
3.3.5. Evaluación Financiera del proyecto (indicadores de rentabilidad o de
beneficio-costo o de análisis de valor o de opciones reales).
Ahora bien, ya con los datos del flujo de caja se realiza el cálculo de B/C obteniendo los
siguientes resultados.
Tabla 9 - Relación B/C
Fuente: Autores
Suma Ingresos $ 1.786.366.025,82
Suma Egresos $ 7.421.060,20
Costo Inversion 294.421.060
B/C 6,07
RELACION BENEFICIO / COSTO
42
Cálculo Del PRC
Tabla 10 - Cálculo del PRC
Fuente: Autores
Cálculo de VPN (Valor Presente Neto)
Tabla 11 - VPN
VPN 1.488.936.569 Fuente: Autores
Cálculo De La TIR (Tasa Interna De Retorno)
Tabla 12 - TIR
TIR 131,04% Fuente: Autores
De acuerdo a los cálculos realizados nos corresponde concluir si tiene o no este proyecto una
viabilidad financiera, de allí que nos preguntemos:
¿Cómo se interpretan la VPN, la TIR, el B/C y el PRC para evaluar la viabilidad financiera de
este proyecto?
La respuesta parte de la interpretación de los mismos, así que por ejemplo, al tener este proyecto
una VPN de $1.488.936.569 significa que este proyecto tiene una conveniencia económica para su
0 1 2 3 4 5
Flujo (287.000.000)$ 362.860.611$ 392.836.000$ 416.406.160$ 441.390.530$ 467.873.961$
VP (287.000.000)$ 344.596.971$ 354.286.446$ 356.641.627$ 359.012.464$ 361.399.061$
(287.000.000)$ 57.596.971$ 411.883.417$ 768.525.044$ 1.127.537.507$ 1.488.936.569$
* Cifras expresadas en Pesos
287.000.000 0,83 AÑOS
RECUPERACION DEL CAPITAL
43
realización y que por ende al comparar si el monto de la inversión se colocase en el sector bancario
con una tasa rentable a octubre de 2018, no obtendría un rendimiento comparable más aun cuando
su TIR es de 131,04% lo que significa que provee una alta rentabilidad para el inversionista con
una inversión inicial de $287.000.000, la cual después de realizado el estudio se mantiene para la
inversión, esto explicado en que el proyecto está permitiendo realizar una capitalización de dineros
que antes se gastaban en la reparación de un incendio y en este caso se logra que dichos dineros se
inviertan en otras necesidades.
Así mismo, podemos interpretar del resultado del PRC (0,83 años) que el tiempo que el proyecto
dura en recuperar el capital invertido es menor a un periodo de un año. Téngase en cuenta que para
este ejercicio nos ubicamos bajo la probabilidad que en 5 años solo suceden incendios de rango
medio que no conllevan el gasto de cambio de transformador evento que por el precio que involucra
este evento hace que el periodo de recuperación sea menor al que estamos obteniendo en un
escenario de incendios de magnitud media.
Ahora bien, al interpretar el cálculo de costo beneficio (B/C) podemos concluir que al ser del
6,07 es viable el proyecto, dado que el indicador es muy superior a cero.
3.4. Estudio Social y Ambiental
44
3.4.1. Descripción y categorización de impactos ambientales.
Al realizar el análisis correspondiente del cómo se realizaría la ejecución del proyecto “
Fire detection system”, bajo un principio de sostenibilidad, y analizar detalladamente el entorno,
la identificación de los riesgos e impactos que la ejecución del mismo puede causar al entorno y al
dar una calificación a los puntos más críticos que a nivel social, económico y ambiental el proyecto
puede causar, se observan como el proyecto tendrá incidencia en tanto en aspectos económicos,
sociales y especialmente ambientales al destacarse que del uso que el equipo de trabajo dé a
aspectos como: el transporte, la energía eléctrica, el consumo de agua, la generación de residuos
y/o su disposición final, el proyecto cumplirá con la mitigación de los impactos detectados. De allí
que se fijen unas metas y mediciones alcanzables para buscar una reducción en los impactos
negativos identificados.
Para lo anterior, y con el fin de identificar los factores que hacen parte del entorno del
proyecto y que de alguna manera pueden incidir (positiva o negativamente) en el éxito del proyecto
se desarrolló el análisis PESTLE, analizando factores políticos, económicos, sociales, tecnológicos,
legales y ambientales que deben tenerse en cuenta, y que en detalle se podrán conocer en la tabla a
continuación:
45
Tabla 13 - Análisis Pestle
Componente Factor
Descripción
del factor en el
entorno del
proyecto
Fase de análisis Nivel de
incidencia ¿Describa cómo
incide en el
proyecto?
¿Cómo potenciaría
los efectos positivos
y disminuiría los
negativos?
I P I
m C
C
r
M
n N I P
M
p
Social Cultural
(Seguridad)
De acuerdo al
sector donde se
ubica el
proyecto se
tiene en cuenta
la seguridad del
sector y de la
subestación
como tal
X X X X X X
Si durante cualquier
etapa del proceso se
presentasen eventos
de inseguridad
(atracos, ataques
contra subestación) o
simplemente
amenaza en contra de
la infraestructura
eléctrica podrían
presentarse efectos
negativos sobre el
cronograma, los
costos, y el equipo
humano del proyecto.
Se tendrán controles
de seguridad y
acompañamiento
para el personal en
vehículos de acuerdo
hora de salida.
Legal Legislación
en proceso
Entrada en
vigencia de
requisitos
legales que no
se han
contemplado
desde el inicio
del proyecto
X X X X X X
Es un tema
prioritario si estas
cambian las normas
debiesen
contemplarse otros
costos o nuevas
implementaciones al
diseño o uso del
sistema.
Se identificarán las
actividades que
pueden ser afectadas
por el cambio de la
normatividad, se
realizará un ajuste al
cronograma y se
validará el
presupuesto para no
interrumpir las
actividades.
Tecnológico Tecnología
disponible
Se referencia
nueva
tecnología para
control de
incendios al
solo activarse
por presencia
de humo y/o
aumento de
temperatura
X X
Principalmente se
toma este factor
como prioritario
dado que con este se
evitarán reprocesos
de generación de
falsas alarmas. Ya
que dejaran de sonar
o verse averiados por
simples movimientos
o el daño por polvo
Menores costos en
mantenimiento y en
reacción a alarmas
falsas.
46
Ambiental Agua
La zona de
Engativá
presenta varias
fuentes hídricas
y hay
compromiso
con el PLAN
AMBIENTAL
LOCAL DE
ENGATIVA
X X X X X
El personal que
laborará en la
subestación deberá
tener un manejo
adecuado del recurso
hídrico
Se continuará
realzando apoyo de
uso adecuado del
recurso hídrico al
personal del proyecto
y subestación en
general
Ambiental Contamina
ción
Polución X X X X X X
Tránsito de vehículos
dado que la zona
presenta alto flujo
vehicular sobre la
Avenida 68
Se mantendrán las
comunicaciones y
planes de seguridad
para el uso de
mascarillas
Presencia de
partículas de
polvo por el
aislamiento
propio de la
subestación
X X
Este factor debe ser
tomado en cuenta
dado que hay muchas
partículas de polvo
que afectan el
mantenimiento de los
equipos y producen
afectación al
personal de la zona.
Se mantendrán los
controles de este
particular, aislando
los equipos para que
se vean afectando
según nuevas
tecnologías. Como
así mismo se exigirá
el uso de los
elementos de
protección para el
personal.
Ambiental
Disposició
n final de
residuos
solidos
La zona de
Engativá
presenta varios
problemas por
disposición
final de
residuos
mixtos y de
obra
(carreteros).
X X
Dichos escombros
ocasionan
interrupción en la
salida de la
subestación en caso
de emergencia por
incendio
Se mantendrán los
puntos verdes ya
utilizados dentro de la
subestación y se
mantendrán las
rondas para evitar la
colocación de
escombros en la zona
Disposición
final de los
elementos que
por efecto de
mantenimiento
deban ser
cambiados en
el sistema de
detección de
incendios
(baterías,
computadores,
cables, entre
otros)
X X
Es claro que estos
elementos deben
tener una disposición
final adecuada a fin
de evitar la
generación de
contaminantes y que
sean los expertos
quienes les den la
disposición final y
segura.
Se deberán manejar
controles de
disposición final de
baterías como
elemento de cambio
en los tiempos de
mantenimiento de los
equipos. Se
mantendrá el punto
de reciclaje para estos
elementos.
47
Ambiental
Amenazas
naturales
sismo
De acuerdo a
que el proyecto
se desarrolla en
la zona de
Engativá y esta
presenta -
Amenaza
sísmica en
especial por la
Falla
Geológica del
Río Juan
Amarillo.
X X X X X
Un sismo
dependiendo de su
intensidad, podría
afectar el desarrollo
del proyecto
retrasando su
programación,
afectando al personal
e incluso variando en
alguna medida los
costos.
Se mantendrán los
simulacros de
evacuación y
capacitaciones
constantes sobre este
tema
Categoría: Fase: Nivel de incidencia:
I: Iniciación Mn: Muy negativo
Político P: Planificación N: Negativo
Económico Im: Implementación I: Indiferente
Social C: Control P: Positivo
Tecnológico Cr: Cierre Mp: Muy positivo
Ambiental
Fuente: Autores
Ahora bien, de acuerdo a los resultados obtenidos se concluye que los factores ambientales que
hoy tienen incidencia positiva son el agua, el aire, la disposición final de los materiales de
mantenimiento y equipos, de acuerdo a que tanto a nivel empresarial como de la alcaldía son temas
prioritarios y hoy se encuentran apoyos (tecnologías) y/o redes sociales con empresas
comprometidas con los puntos verdes de reciclaje para una mejor disposición final de estos
residuos. Por el contrario, los factores calificados como negativos o muy negativos debiesen ser
llevarlos a que sean positivos, que según análisis se puede concluir que gran parte de esta incidencia
negativa se puede ver reducida por la previsión o anticipación a los factores amenazantes.
Así mismo y con el fin de prever los escenarios para la evaluación de los riesgos ambientales
asociados al proyecto, se da enfoque al análisis de la instalación eléctrica el Papayo, durante el
48
proceso de instalación y puesta en servicio del sistema de detección de incendios la cual es el más
crítico durante la ejecución del proyecto.
Teniendo en cuenta que los “Aspectos Ambientales son los elementos de un negocio, un
producto o servicio capaces de interactuar con el medio ambiente (norma ISO 14001)”. Los
Impactos Ambientales se consideran como los cambios (positivos o negativos) causados en el
medio ambiente por los Aspectos Ambientales relacionados con las actividades asociados al
proyecto,
La identificación de los Escenarios se realizará a partir de la selección del tipo de actividad
realizada:
Actividades: Procesos directamente relacionados con la infraestructura y el ciclo de vida
del proyecto es este caso las actividades de montaje y puesta en servicio, en donde se interactúa
con la generación de residuos sólidos, emanación de gases por uso de maquinaria y vehículos,
utilización de redes sanitarias, uso de agua y energía, actividades de apoyo (administración, legal,
reporting, etc.). Estos recaen bajo el control o la influencia del gestor del proyecto.
Condiciones operativas: Dentro del proyecto se contemplan dos escenarios: Normal y
anormal, dentro de la cuales se considera condiciones normales (actividades planificadas) y
anormales (condiciones transitorias y excepcionales) Tales como emergencias las cuales son
incidentes o accidentes inesperados o potenciales. Por ejemplo, una condición anormal puede
49
consistir en una interferencia externa en la línea eléctrica con la consecuente generación de una
interrupción temporal. Una condición de emergencia puede ser el derrame de aceite mineral, las
cuales son evaluadas a continuación en la Matriz RAM.
Figura 6 - Matriz RAM
50
Fuente: Autores
Otros aspectos calificados como de alto Impacto en el proyecto es la generación de residuos
sólidos y el riesgo de derrames de aceite dieléctrico, los cuales tienen un control y seguimiento
CA
TEG
OR
ÍA
RIES
GO
PER
SO
NA
S
DA
ÑO
S A
IN
STA
LA
CIO
NES
AM
BIEN
TA
L
EC
ON
ÓM
IC
OS
(C
OS
TO
S)
TIEM
PO
IM
AG
EN
Y
C
LIEN
TES
OTR
OS
VA
LO
RA
CIÓ
N IM
PA
CTO
/ P
RO
BA
BILID
AD
VA
LO
RA
CIÓ
N G
LO
BA
L
PLA
N D
E R
ES
PU
ES
TA
AC
CIÓ
N D
E
TR
ATA
MIEN
TO
AMBIENTE
Emisiones de CO2 por uso de
maquinaria, vehiculos, y
motores de combustion
3C 1A 3C 3C 3C 3C 0 18 M Mitigar
1. Cumplimiento de Normatividad ambiental de
vehiculos y verificacion de cumplimiento analissis de
gases tecnomecanica.
2. Equipos con motores de combustion deben cumplir
con minimo de emanacion de gases y evitar su uso en
lo posible.
AMBIENTE Sismo, inundaciones 5A 5A 3A 5A 5A 3A 0 23 M Aceptar
1. Realizar simulacros de evacuacion continuamente.
2. Tener kit de emergencias para catastrofes, punto
de encuentro alejado lo mas posible de equipos
electricos.
AMBIENTE
Uso, manipulación de liquidos
inflamables (Pintura liquida,
Pintura en aerosol para
marcación de mojones y
estacas)
3C 1B 3B 2C 1B 1B 0 18 M Mitigar
Uso de equipos de contención, proteccion facial, los
elementos deben tener proteccion antiderrames y
proteger sumideros
AMBIENTEOrden Público
5A 5A 5A 5A 5A 5A 0 23 M Transferir
Equipos de comunicación con conexión a seguridad
instaalciones y policia nacional para reportar
intromisiones,
Conocimiento de hospital mas cercano y telefonos de
emergencia.
Debe permanecer un vehiculo con conductor siempre
que haya personal en las instalaciones para traslados
de emergencia.
51
detallados, la generación de residuos es controlada mediante la separación de los elementos según
sus características en residuos aprovechables( vidrio, plástico, cartón y papel) haciendo separación
en la fuente y entrega por parte de la organización a centros de reciclaje bajo las políticas de la ISO
14001
Los residuos generados por la obra son clasificados según los siguientes tipos de orden
general:
Residuos Industriales Peligrosos
Corresponde a aquellos residuos provenientes de las actividades de obra contención de
derrames y otras actividades que manipulen sustancias peligrosas. En esta clasificación están
presentes elementos tales como; envases vacíos impregnados con sustancias peligrosas, polvo
absorbente ocupado para la contención de derrames, tierra contaminada, envases SF6, baterías,
filtros de aceites, aceites y solventes usados, trapos y materiales menores contaminados con
hidrocarburos, residuos eléctricos y electrónicos entre otros.
Residuos Industriales no Peligrosos o Inertes
Corresponden a los residuos provenientes de las actividades de construcción, operación y
mantención que no revisten peligro para la salud de las personas ni para el medio ambiente. En esta
clasificación están presentes elementos tales como; metales, escombros, hormigón de descarte,
madera, clavos, alambres, plásticos, repuestos o partes de repuestos en desuso, chatarra y fierros,
52
artefactos desechados en mal estado, entre otros, que podrán ser almacenados temporalmente en
los patios de acopio destinados para dicho propósito. Este tipo de residuo deberá ser tratado como
residuo industrial no peligroso, siempre y cuando no haya estado en contacto con una sustancia
peligrosa.
Residuos domésticos
Corresponde a aquellos residuos provenientes de las actividades de construcción, operación y
mantención, oficinas administrativas, servicios higiénicos y de comedores habilitados en cada
proyecto o faena. En esta clasificación están presentes elementos como restos de comida, envases
de comida, papeles, cartones, entre otros
Finalmente el riesgo de derrames de aceite también es un riesgo que se mitiga de manera
que se tiene para cada transformador un foso de contención con un 120% de capacidad del aceite
contenido con lo cual se mitiga cualquier evento que se presente dentro de la subestación, además
se cuenta en sitio con kits de derrames los cuales contienen materiales oleofilicos que contienen el
aceite y lo absorben de manera que contengan cualquier emanación con el fin de evitar la afectación
de sumideros y cuencas hídricas
Los demás aspectos que se consideran si bien inciden dentro del proyecto, se consideran de
baja probabilidad por lo cual se realiza su manejo y mitigación según corresponda, con el fin de
evitar contratiempos en el proyecto y dar una mayor perspectiva del entorno y la afectación que el
proyecto pueda tener sobre este.
53
3.4.2. Definición de flujo de entradas y salidas.
Para dar definición del flujo de entradas y salidas se identifica el ciclo de vida del proyecto, el cual
están divido así:
Figura 7 - Ciclo de vida
Fuente: Autores
De allí que identificados procedemos a identificar las entradas y salidas que se presentan en
cada una de ellas, evidenciadas en la siguiente ilustración:
54
Figura 8 - Salidas y entradas Ciclo de vida
Fuente: Autores
55
3.4.3. Estrategias de mitigación de impacto ambiental.
Partiendo de la identificación de los impactos ambientales del proyecto procederemos de
acuerdo a la estimación de la huella de carbono a conocer qué fuentes nos generan mayor impacto
con el fin de determinar las estrategias de mitigación correspondientes.
De allí que el cálculo de huella de carbono arrojo los siguientes datos:
Tabla 14- Huella de carbono
Fuente: Autores
Así las cosas, y partiendo en general para todo el ciclo de vida del proyecto se generaran en
promedio doscientos cincuenta y cuatro punto ochenta y nueve (254,89) toneladas de CO2, se
concluye que es necesario implementar políticas o procedimientos que minimicen el consumo de
combustible por ejemplo uso de camionetas con energías menos contaminantes como gas natural,
evitar el uso del vehículo para actividades que no sean necesarias, (no se utilizara el vehículo para
el transporte domiciliario, se buscara la eficiencia en el transporte transportando los materiales
necesarios en la menor cantidad de viajes.
Por lo antes visto y de acuerdo a la normatividad vigente de orden nacional y a la
normatividad interna de la compañía, se generarán las siguientes estrategias que a lo largo del
ETAPA EMISION (Ton CO2) TOTAL
ENERGIA ELETRICA COMBUSTIBLE
DISEÑO 10,358 26,641 36,999
MONTAJE 13,9944 138,5328 152,5272
PUESTA EN MARCHA 5,9976 59,3712 65,3688
TOTAL 30,35 224,545 254,895
56
proyecto podrán irse midiendo a fin de cumplir con el objetivo de mitigación de los impactos
negativos y/o potencialización de los aspectos positivos que de acuerdo a los numerales anteriores
producirá el proyecto.
Tabla 15 - Estrategias de sostenibilidad
Nombre de la
estrategia Principales actividades de la estrategia Objetivo Meta
PLAN DE
IMPACTO Y USO
EFICIENTE DE
RECURSO
VEHICULAR
Se realizarán las adiciones a normatividad
interna respecto del uso vehicular
Calificación de ofertas técnicas de acuerdo al
cumplimiento de la normatividad interna
Campaña de concientización del plan en la
etapa de diseños al personal contratista.
Elaboración de matrices de control y uso de
vehículos (evidencia de cumplimiento de las
restricciones de uso)
Inspecciones periódicas del uso de vehículos,
estado general y cumplimiento de
documentación del vehículo.
Revisar que se
esté dando
cumplimiento al uso
adecuado de los
vehículos utilizados a
servicio de la
Compañía.
Disminución de
impacto de CO2 por
uso de estos
1). Inferior a
0,25 (dato actual
del índice de
contaminación
por vehículo)
2).
Disminución del
30% de consumo
de combustible
respecto del
valor actual en 3
meses
TE QUIERO
VER DE VERDE -
USO EFICIENTE
DE RECURSO
HÍDRICO
Se divulgará campaña de uso eficiente de
agua especialmente en el uso de los baños y
sanitarios disponibles en el proyecto.
Se entregará volante de uso eficiente de agua
y uso adecuado de baños disponibles
Se realizará la verificación de la Instalación
de difusores de agua en los grifos y estado de
los sensores de proximidad para el uso en los
lavamanos
Medición de consumo de agua mensual
Disminuir el
consumo de agua
destinada para uso
domestico
Disminución
del 20% de
consumo
mensual de agua,
TE QUIERO
VER DE VERDE -
PLAN DE USO
EFICIENTE DE
LA ENERGÍA
Se realizará divulgación del Plan de uso
eficiente de energía el cual contempla:
Capacitación al personal del proyecto
Medición bimestral de consumos en horarios
no autorizados dentro del plan
Verificación de instalación de luminarias
LED
Inspecciones durante las primeras 3 semanas
y colocación de comparendos ambientales en
caso de presentarse incumplimientos
Disminuir el
consumo de energía
eléctrica por el no uso
adecuado de
luminarias y equipos
electrónicos
Disminución
del 10% del
consumo de
energía en total a
partir del valor
actual.
EMISIÓN DE
RUIDO Realización de inspecciones en etapa de
instalación del sistema a fin de evitar uso de
maquinaria industrial pesada en horarios
nocturnos o fines de semana.
Evitar quejas de
la comunidad por
emisión de ruidos por
la obra
0
reclamaciones
por ruido por la
comunidad
57
Nombre de la
estrategia Principales actividades de la estrategia Objetivo Meta
TE QUIERO
VER DE
VERDE- DISPOSI
CIÓN FINAL DE
RESIDUOS
SOLIDOS
Instalación de punto verde en zona
estratégica.
Campañas de sensibilización “te quiero ver de
Verde” y de explicación de tipos de residuos
al personal del proyecto
Verificaciones de uso continuo durante los
primeros 3 meses del contrato (manejo de
comparendos ambientales)
Verificación trimestral de cumplimiento del
uso adecuado de recursos
Renovación contractual con Lito S.A.S para
tratamiento y disposición final.
Controlar la
disposición de
residuos sólidos
producidos por el
proyecto y su
entorno
Aprovecham
iento de más del
60% de los
residuos
generados.
TE QUIERO
VER DE VERDE
–
USO DE
SUSTANCIAS
CONTAMINANT
ES
1. Divulgación del anexo de uso de sustancias
contaminantes
2. Elaboración de matriz de registro de
productos en uso.
3. Visitas de control de productos
Prohibir el uso de
sustancias
contaminantes en áreas
de influencia de servicio
Cero
inconformidades
ambientales por
uso de elementos
que contengan
elementos
perjudiciales
declarados.
“RECÍCLATE
”
Divulgación de plan de reducción de papel y
plástico que contempla el plan RECÍCLATE
CAP. 1.
Se elaborarán acompañamientos durante las
primeras 3 semanas especialmente en ciclo de
vida de diseño
Se realizarán visitas periódicas de control
Se realizará medición de disminución de uso
de papel y plástico en el punto verde
Disminuir el uso
de papel y plástico
Disminuir el
uso de papel en
un 40 %
mensual.
Fuente: Autores
58
4. EVALUACIÓN Y FORMULACIÓN
4.1. Planteamiento del Problema
Al no existir un sistema de detección de incendios confiable, y luego de repetidas fallas en
instalaciones debido a las demoras en la mitigación de incendios, se genera la necesidad de la
modernización e instalación de un sistema de detección de incendios moderno, utilizando nuevos
desarrollos en tecnología para hacer una localización temprana de la falla y aviso a la central de
control y operación con tiempo prudente de mitigación para la desconexión de las fuentes de
alimentación de la falla y generadora del incendio.
4.1.1. Análisis de involucrados.
Inicialmente se analizan las razones de interés por las cuales las personas estarían interesadas o se
vieran afectadas con la ejecución del proyecto. Lo anterior permitió identificar las siguientes partes
tanto internas como externas a EnertolimaS.A E.S.P.
59
Figura 9 - Matriz de Interesados
Fuente: Autores
Del análisis del Listado de los interesados y luego de un análisis de los grados de influencia e
interés frente al proyecto, se concluye que se presenta un alto interés por parte de los
Stakeholders en general para el desarrollo del proyecto estando en un margen del 3,4% promedio
entre los 9 involucrados. Sin embargo, de los 9 Stakeholders 3 presentan una calificación de
interés de 2 puntos, pero al validar estos tienen una gran influencia en el proyecto. Por ende, hay
un bajo grado de opositores 22% sin embargo al tener estos un grado de influencia es alto, se
hace necesario tenerlos monitoreados o informados durante la ejecución para asegurar el
cumplimiento del alcance, también el ente regulador es un opositor de alta importancia ya que el
no lograr el objetivo de instalación de sistemas de detección de incendios lo exime de pagar el
reconocimiento tarifario a la empresa y puede inclusive multar si no se cumplen sus exigencias.
Sistemas de deteccion de incendios en
subestaciones AT
Planificación
Contabilidad y administracion economica
Logistica y suministros
Subestaciones, cliente
Diseños e ingenieria
Telecontrol y gestion remota
Contrato de mano de obra
Ente Regulador
60
Así mismo algunos interesados que son clave para el desarrollo del proyecto presentan poco
interés, aunque no son opositores se deben presionar ya que inciden tanto en el suministro como
la autorización de consignaciones para realizar las actividades en subestaciones.
Tabla 16 - Listado de interesados
Fuente: Autores
Nombre UbicaciónRol en el
proyecto
Información
de contactoExpectativas
Partidario/
Neutral/
Reticente
Grado de
influencia
Grado de
interés
Carlos
EcheverryInterno Patrocinador Planificación
Administrativo
y económicoPartidario 5 5
Andrés Castro Interno Cliente interno Operación Técnico Partidario 3 5
Lida Milán InternoProveedor
interno
Aprovisionami
entos
Administrativo
y LegalNeutro 3 3
Mónica
PinedaInterno
Proveedor
internoIngeniería Técnico Partidario 5 5
Martin Ovalle InternoProveedor
internoLogística Administrativo Neutro 3 3
Héctor Rojas InternoProveedor
internoTelecontrol Técnico Partidario 3 2
Giovanni
HernándezInterno
Proveedor
interno
Programación
de la operaciónTécnico Partidario 4 2
Arnoldo
ArenasExterno
Proveedor
externo
Empresa
colaboradora
mano de obra
Administrativo
y técnicoOpositor 5 4
CREG Externo Ente Regulador
Corporación de
Vigilancia y
auditoria
Legal Opositor 5 2
61
4.1.2. Árbol de problemas.
En la Figura 10, se presenta el árbol de problemas, con las causas y los efectos de la
problemática actual identificada dentro de las subestaciones de AT (Alta Tensión).
Figura 10- Árbol de problemas
Fuente: Autores
4.1.3. Árbol de objetivos.
En la figura 11, se presenta el árbol de objetivos, con las causas y efectos de la
implementación de la solución propuesta
62
Figura 11- Árbol de Objetivos
Fuente: Autores
63
4.2. Alternativas de solución
En la figura 12, se presenta la matriz de soluciones originadas por los medios propuestos.
Figura 12 – Árbol de soluciones
Fuente: Autores
4.2.1. Identificación de acciones y análisis de alternativas
Una vez verificado el problema se plantean varias alternativas como:
- Instalación de un nuevo sistema de detección de incendios con nuevas tecnologías
- Instalación de un sistema de extinción de incendios.
- Reparación y recuperación del sistema existente,
64
- Conseguir repuestos y contrato de mantenimiento
- Incluir dentro de los alcances de los nuevos proyectos la instalación del sistema de
detección de incendios
- Instalación de un nuevo sistema de detección de incendios que sea confiable.
Al indagarnos acerca de la relación o exclusión entre ellas se encuentra que: Se presen tan 3
alternativas de solución. A saber,
ALTERNATIVA 1:
La reparación del sistema existente junto con la consecución de repuestos y un contrato de
mantenimiento. Esta alternativa ya fue verificada y se determinó que debido a la tecnología
anticuada y obsoleta con la cual se realiza la detección de un posible incendio, no es confiable, y
hay una alta probabilidad de enviar señales falsas a la central de control lo cual no cumple con la
solución requerida en el proyecto.
ALTERNATIVA 2:
Corresponde a la instalación de un sistema de extinción de incendios, dicha alternativa se planteó
y se instaló en una subestación como plan piloto, este sistema era de tecnología de extinción a
través de agua pulverizada, y pese a que se instaló como protección contra incendios en
transformadores de 120 MVA de 500kV a 115kV, debido a los altos costos de instalación y
65
mantenimiento, los cuales ascendían a más de 700 millones de pesos anuales, para la verificación
de funcionamiento, llenado y lavado de tanques de almacenamiento, cambio de filtros y válvulas,
no fue viable dado que al no realizarse el correspondiente mantenimiento, el sistema se obstruye,
y queda sin posibilidad de reparación.
Se realizó el descarte de tecnologías que usan agua, debido al daño que produce a los equipos y el
poco control de la emisión la cual termina afectando de forma crítica todos los equipos eléctricos
y electrónicos de la subestación haciendo más daño que el mismo incendio. La tecnología con CO2
aunque no afecta los aparatos eléctricos, presenta un inconveniente en seguridad debido a que el
sistema no es muy confiable y tiene un 15% de probabilidad de accionamiento accidental
produciendo la descarga de CO2 concentrado en el área, esto crea un riesgo en la seguridad de las
personas por desplazamiento abrupto del oxígeno, otro inconveniente es su alto costo ya que la
instalación tiene un valor oscilado entre los 300 y 400 millones de pesos y una vez accionado el
CO2 su recarga tiene un valor de más del 70 % del valor de instalación de un nuevo sistema, por
ende se descarta esta alternativa.
ALTERNATIVA 3
Esta opción pretende realizar la instalación de un sistema de detección de incendios con reporte
remoto de localización y con un reporte de falla que sea confiable, este sistema es similar a los
66
sistemas de detección anteriormente instalados pero a diferencia cuenta con nueva tecnología de
aspiración con detección de las partículas propias de las emisiones de incendios como:
Oxido de Hidrogeno
Azufre
Nitrógeno
Óxido de Azufre
Oxido de Nitrógeno
Con esto se corrigen los inconvenientes presentados en los anteriores equipos lo cual permite
atender de manera previa y oportuna los posibles incendios y permite tomar decisiones a la central
de control para la desconexión del sistema que presenta la conflagración de manera remota
asegurando la integridad tanto de los equipos como de las personas; otro beneficio es su bajo costo
de mantenimiento y la recuperación de la credibilidad en el sistema. Estadísticamente la
probabilidad de envío de alarmas falsas es de un 10%, comparado al anterior sistema el cual tenía
una tasa de falla del 85% lo que conlleva a que las decisiones para aislar un equipo sean acertadas
y se minimicen las perdidas entre un 70 y 80% al poder realizar de manera oportuna la desconexión
de usuarios y evitar las perdidas por daños de los equipos.
67
Las anteriores alternativas fueron evaluadas por un comité de expertos de las áreas directamente
involucradas en el montaje, área técnica de mantenimiento, cumplimiento de la normatividad,
exigencias del ente regulador, área financiera y contable.
4.2.2. Descripción de alternativa seleccionada
De acuerdo a lo anterior y a los análisis expuestos se define que la alternativa 3 sea la
seleccionada ya que presenta una solución óptima al problema. Ahora bien, se presenta el dilema
de su instalación en más 70 subestaciones lo que implica tomar la decisión de presentar un plan
piloto de instalación en 1 subestación para verificar la aplicación de la nueva tecnología descrita,
corroborar sus beneficios e identificar los inconvenientes que puedan presentarse. Esta decisión es
concertada entre los diversos Stakeholders involucrados y debido a la incidencia financiera del
comportamiento del sistema se tomará el método experimental para comprobar la tecnología, la
tasa de fallas y su confiabilidad, con ello se extendería la instalación a las 69 subestaciones
restantes.
4.2.3. Justificación del proyecto.
Debido a las frecuentes averías del SDI en las subestaciones de ENERTOLIMA, se han
presentado incendios catastróficos con grandes pérdidas económicas en los últimos 10 años, esto
68
conlleva a la necesidad de tener un sistema de detección confiable por lo cual nace el proyecto para
la modernización de sistemas de detección de incendios en subestaciones. El objetivo de este
proyecto es: Realizar el diseño, suministro, construcción, montaje, pruebas y puesta en servicio de
un sistema de prevención y protección contra incendios en las subestaciones de ENERTOLIMA.
El cual debe cumplir la normatividad NFPA propia de los sistemas de detección y extinción de
incendios, normatividad RETIE exigida para los tableros y las áreas interiores. El proveedor debe
diseñar, especificar, suministrar, instalar, probar y poner en servicio el sistema de detección de
incendios con las siguientes características
Señalización con alarmas sonoras y visuales
Integración con los sistemas de control y supervisión REMOTA propios de la empresa.
Eliminacion de señales falsas
Reporte de estado y solicitudes de mantenimiento o reparación remota.
Fácil mantenimiento.
Representación nacional del proveedor para adquisición de repuestos y solicitudes de
garantía.
69
5. INICIO DE PROYECTO
5.1. Caso De Negocio
Debido al deterioro y finalización de vida útil de los sistemas de detección de incendios
existentes en las subestaciones de AT (Alta Tensión) de ENERTOLIMA y puesta en servicio
de nuevas instalaciones sin la protección contra incendios, se presentan alertas falsas de reportes
en la central de control generando señales espurias que saturan el canal de comunicaciones, éstas
movilizan a los equipos de atención móvil para su verificación, produciendo gastos innecesarios
y creando un comportamiento pasivo que en caso de que se presente realmente un incendio no
se advierta la gravedad de la alarma, con la seriedad requerida y no se tomen las medidas de
control como identificación, desconexión y aislamiento de los equipos de manera remota, lo
cual pone en riesgo la integridad de los activos y la seguridad de las personas, además de generar
grandes pérdidas ocasionadas por los incidentes a los equipos.
Así las cosas, “Fire Detection System” pretende solucionar esta problemática a través de la
modernización de los sistemas de detección de incendios con nuevas tecnologías que garanticen
la credibilidad del sistema y reducir al menos un 5% la generación de señales falsas, con esto el
centro de control podrá tomar de manera inmediata las medidas de mitigación y desconexión
70
del servicio para evitar daños considerables a los equipos. Lo anterior bajo la normatividad
vigente y las exigencias actuales de los entes de control.
5.2. Plan De Gestión De La Integración
Una vez identificado el alcance del proyecto y sus requisitos, se entrará a realizar este
numeral denominado Plan de Gestión de la integración donde se constituirá el Acta de constitución.
5.2.1. Acta de constitución.
Tabla 17 - Project Charter
ACTA DE PROYECTO
CODIGO 1
NOMBRE PROYECTO FIRE DETECTION
SYSTEM
CLIENTE/ ORGANIZACIÓN ENERTOLIMAS.A. E.S.P. PATROCINADOR CARLOS ECHEVERRY
GERENTE(S) PROYECTO JAVIER RUIZ Y CAROLINA URIBE
FECHA DE INICIO DE PROYECTO
1/06/2019 FECHA DE FIN DE
PROYECTO 25/3/2020
FECHA DE ELABORACIÓN DEL ACTA Junio 2019
OBJETIVO DEL PROYECTO
Realizar el diseño, suministro, construcción, montaje, pruebas y puesta en servicio de un sistema de prevención y
protección contra incendios en una subestación de ENERTOLIMA(Papayo). Con el cumplimiento de la normatividad exigida para los tableros y las áreas interiores el proveedor debe diseñar, especificar, suministrar, instalar, probar y poner en servicio un sistema de detección de incendios con sus respectivas alarmas sonoras y visuales con señalización en el SCADA. Los detectores solo deben actuar con la presencia de humo, y no deben activarse con la suciedad, polvo u otros contaminantes del ambiente
.
ANTECEDENTES Y/O JUSTIFICACION
Se presentan alertas falsas de reportes en la central de control generando señales espurias que saturan el canal de
comunicaciones, movilicen a los equipos de atención móvil para verificación, produciendo gastos innecesarios y minimizando la criticidad y atención de las alarmas, esto produce que en caso de realmente generarse un incendio no se tome la gravedad de la alarma y no se tomen las medidas de control temprano como identificación, desconexión y aislamiento de los equipos de manera remota, poniendo en riesgo la integridad de los activos y la seguridad de las personas además grandes pérdidas generadas por los incidentes producidos por fallas o accidentes en los equipos.
71
RIESGOS INCIALES DE ALTO NIVEL
Ausencia de contratistas o declaración desierta de la licitación. Módulos fuera de servicio por afectación durante montaje del sistema de detección. Entrega incompleta de equipos utilizados para el desarrollo del proyecto. Contacto directo o indirecto con equipos energizados
REQUISITOS PARA LA APROBACION DEL PROYECTO
El proyecto será aceptado una vez cumpla y apruebe las Pruebas de estabilidad y confiabilidad del sistema de detección y alarmas contraincendios en la subestación de Papayo. Además de cumplir a cabalidad con normatividad vigente IEEE 979, ANSI o NFPA y acatamiento a exigencias de la CREG. y la realización de capacitación y entrega de procedimientos de mantenimiento del sistema
REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO
* Se debe garantizar la integración del sistema de detección y alarmas contraincendios con el sistema SCADA/COS utilizando uno de los siguientes protocolos de comunicaciones: DNP 3.0 o IEC 61850
* El diseño e instalación del sistema de detección y alarmas contraincendios debe contemplar las siguientes zonas de las Subestaciones de ENERTOLIMA: Sala de control, Celdas de media tensión (Compartimiento de control y protección, Compartimiento de Potencia), Tableros de control y protección, Cuartos de batería, Tableros de comunicaciones, Cárcamos de cables de control y potencia, Patios de transformadores de potencia y Transformadores de servicios auxiliares.
REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO
Las actividades por desarrollar dentro del proyecto deberán cumplirá cabalidad con los planes de calidad, de Manejo Ambiental y seguridad y salud ocupacional que Enertolima exige para este tipo de proyectos. Y cumplimiento de las políticas de
Gestión de órdenes de trabajo. (PC119)
HITOS DEL PROYECTO
Contratar diseños e instalación Pruebas e integración a centro del control Levantamientos de información Puesta en servicio Montaje del sistema de detección según diseño Cierre del proyecto
SERVIDUMBRES Y/O PREDIOS
SUBESTACIONES PROPIAS DE LA COMPAÑÍA (PAPAYO)
DISEÑOS E INGENIERÍA
DISEÑOS E INGENIERÍA CONTRATADOS CON LA FIRMA CONTRATISTA AL ADJUDICARSE EL CONTRATO
SUMINISTROS
SUMINISTROS CONTRATADOS CON LA FIRMA CONTRATISTA, SEGÚN CRITERIOS DE DISEÑO
OBRAS
MANO DE OBRA PARA MONTAJE SUMINISTRADA POR LA EMPRESA CONTRATISTA
PRESUPUESTO ESTIMADO $ 260.098.119
NOMBRE CUENTA VALOR ALCANCE
DIRECCION PROYECTO
121.147.650
Ingeniería para sistemas de detección de incendios, suministro, montaje, pruebas y puesta en servicio. Implementación piloto en
dos subestaciones.
INGENIERIA BASICA
48.204.450
MATERIALES
40.887.000
PRUEBAS Y CIERRE
49.859.019
Total 260.098.119 NIVELES DE AUTORIDAD
Se otorga al DP del este proyecto la autoridad para seleccionar al equipo de trabajo del proyecto. Aprobará lo concerniente a: Presupuesto, plan de comunicaciones, decisiones de personal (Staffing) y decisiones técnicas
durante la ejecución del proyecto. Será responsable de: agenda, logística, patrocinador y dirección del proyecto
72
ACEPTACIÓN
Subgerente / Jefe Departamento / Jefe División Firma
OBSERVACIONES
Se realiza un plan piloto para determinar el comportamiento de la solución con el fin de extender las mejores prácticas a otras instalaciones
Fuente: Autores
5.2.2. Informe de avance del Proyecto.
Actualmente el proyecto está en proceso de inicio con un avance del 12% y con un 78% de
cumplimiento la Planificación y un 52% en el Grupo de Dirección del proyecto.
Tabla 18 – Avance Hito levantamiento de Información para ingeniería
Fuente: Autores
Plan de Gestión de Beneficios.
73
Con el fin de garantizar que se cumpla el retorno de la inversión esperado por la
organización y se cumplan con las expectativas de los interesados en el proyecto se explicarán los
diferentes procesos que se realizaron con el propósito involucrar a los interesados e identificar cada
uno de los beneficios que se esperan identificando prioritariamente la necesidad de generar cambios
que contribuyan a la mejora del proyecto y satisfacción de los interesados.
De allí que se analicen 8 procesos, a fin de que estos nos permitan describir el modelo de gestión
de beneficios de Fire Detection System. Así las cosas y para mayor comprensión iniciaremos a
enunciarles el objeto de cada proceso realizado y sus resultados.
Descripción Del Modelo a aplicar en el plan de Gestión De Beneficios
En el siguiente esquema se muestran los principales elementos y/o componentes que se
realizarán en el modelo de beneficios y en donde se reconoce a la comunicación como parte
central de la integración.
74
Figura 13- Modelo de Gestión de Beneficios del proyecto
Fuente: Autores
A) PLANIFICACIÓN se define cómo realizar las actividades de gestión de beneficios del
proyecto, se aclara qué se considerará beneficio y qué no, se identifican los roles y responsables
de la gestión; así como la forma de identificar, soportar, cuantificar, proyectar, monitorear y
certificar los beneficios.
Aquí y con la participación de los interesados y teniendo en cuenta el alcance del proyecto se
elaboró la siguiente matriz
75
Tabla 19 - Matriz de Beneficios
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIOS
CLASE DE
BENEFICIO TIPO DE
BENEFICIO
DESCRIPCIÓN DEL
BENEFICIO
ROL DE LA
GESTION
RESPONSABLEDE
LA GESTION
FORMA DE
IDENTIFICAR
CUANTIFI
-CABLE
CUALITA-
TIVO
Jurídico
Económico
Eliminación
riesgo de sanción
regulatoria
Interventoría Calidad Auditorias
satisfactorias de la
CREG
X X
Económico Disminución de
desplazamiento
de móviles
Operación Centro de control Cantidad de
asistencias debido
a alarmas de
incendio
X X
Económico Disminución de
daños por
atención
temprana
Recuperación
rápida de equipos
Mantenimiento Averías
producidas por el
evento
X
Económico Menor frecuencia
de mantenimiento
Mantenimiento Mantenimiento Equipos con
menor frecuencia
de mantenimiento
X
Social Mayor seguridad
para las personas
Alertas tempranas
para evacuación
HSEQ Accidentes
producidos por
incendios
X
Económico Remuneración de
activos por ente
regulador
Reporte de activos Gestión Contable Cantidad de dinero
remunerado por el
ente regulador
X
Social Disminución del
tiempo de
desconexión de
clientes
Recuperación
rápida del servicio
Atención de
emergencias,
centro de control
Disminución de
Tiempo sin
servicio de
clientes por el
evento
X
Calidad Mejora de
indicador de
Frecuencia
Seguimiento de
calidad de la
energía
Calidad Disminución del
indicador SAIFI
X
Calidad Mejora de
Indicador de
Duración
Seguimiento de
calidad de la
energía
Calidad Disminución del
Indicador SAIDI
X
Social Mejorar la
imagen de la
compañía
Área comercial Intangible X
Social Satisfacción del
cliente
Área comercial Intangible X
Fuente: Autores
B) IDENTIFICACION: - se identifican los beneficios que puede generar el proyecto, los
cuales deben ser cualificados mediante la identificación y separación aquellos que son cuantitativos
76
de los cualitativos, para definir cuáles serán considerados en el modelo financiero del proyecto.
Según lo detallado en la matriz de beneficios se determinan las características de cada hito y su
clase.
C) SOPORTE: de los beneficios identificados se deben buscar los documentos que soportarán
los cálculos de los mismos; dichos documentos pueden ser contratos, informes técnicos, estudios
de tiempos y movimientos, datos históricos, reportes y memorias de cálculo que sean necesarios
para reflejar el valor del beneficio identificado, se llevaran registros de las horas hombre y
desplazamiento de cuadrilla comparadas contra las actividades de atención de alarmas con el
antiguo sistema para determinar la disminución de dinero correspondiente.
D) CUANTIFICACION: Los beneficios deben ser expresados en términos de variables físicas
que midan su magnitud. Es importante definir siempre, la unidad de medida. Esta cuantificación
permite convertir las unidades físicas en unidades monetarias con el único objeto de disponer de
una unidad de medición común que permita efectuar operaciones matemáticas entre las diferentes
variables y, obtener su formulación. El instrumento utilizado para ello, son los precios de cada bien
o servicio; así las horas hombre se multiplican por la remuneración respectiva, obteniéndose el
costo por cada hora disminuida.
((Horas cuadrilla antes del sistema día) (Costo hora cuadrilla)) *365= Costo anual antes (CAA)
77
((Horas cuadrillas después del sistema día) (Costo hora cuadrilla)) *365= Costo anual después
(CAD)
CAA-CAD=Valor comparado de la solución.
Calculo del indicador de duración y frecuencia comparado con el de años anteriores
E) PROYECCIÓN: se proyectan los posibles beneficios trazando una línea de tiempo sobre
las distintas etapas que los interesados observan y que las dividen en: 1) diseños- montaje-puesta
en marcha; 2) Mantenimiento 3) Mediciones de servicio; 4) Análisis e informes de control y
productividad del nuevo sistema
78
Figura 14 - Beneficios deseados con Fire Detection System
Fuente. Autores
F) MONITOREO: se realiza el seguimiento y control de los beneficios, el líder de gestión de
beneficios (o quien haga las veces) dependiendo en qué estado se encuentre el proyecto efectuará
un seguimiento sobre el estado de los beneficios, las certificaciones, sus soportes y evolución,
según como se haya proyectado.
79
Esto se realiza a través de registros e indicadores de seguimiento del sistema instalado, la
cantidad de alarmas falsas generadas por el nuevo sistema, así como su comportamiento en la
gestión de mantenimiento, ciclos de vida útil, stock de repuestos.
G) CERTIFICACIÓN: es la etapa donde se revisa y comprueba que los beneficios planeados
se obtuvieron. Aquí se tomarán las métricas antes propuestas y se realizará la revisión de cada
formula y soporte de los beneficios identificados en la planeación. (Certificación ex-ante) al igual
y dentro de la ejecución del proyecto se realizará una certificación Ex-Post, en caso de que se
cumpliese un hito antes de tiempo.
H) COMUNICACIÓN: se realiza el proceso de comunicación que se debe efectuar durante
todo el ciclo de gestión de beneficios, en todas las fases de maduración del proyecto y que involucra
todos los Stakeholders del mismo. En esta dinámica, se deben consideraran temas como: los
canales de comunicación a utilizar, qué se debe comunicar, cuándo y a quién comunicar, de manera
que el seguimiento de las reuniones kick-off meeting en los puntos críticos del proyecto da las
herramientas de seguimiento a todos los interesados y se muestran los resultados de avances,
indicadores, cumplimiento de ANS definidos, igualmente se realizaran informes periódicos
mensualizados de nivel de inversiones real Vs Planificado, avances y desvíos en cronogramas y
reuniones extraordinarias con los implicados en diseño ejecución y seguimiento para determinar
planes de acción y responsabilidades.
80
En este Modelo planteado, los beneficios se clasifican en el proceso de identificación, dentro de
los cuales se pueden encontrar beneficios cuantitativos y calificativos de allí los clasificamos si
corresponden a una optimización de recursos y beneficios por reducción de costos, así:
*BENEFICIOS TANGIBLES POR OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS. Dentro de este tipo
de beneficios se subdividen en:
BENEFICIOS POR EFICIENCIA / PRODUCTIVIDAD. Se generan cuando se
disminuyen los recursos invertidos en el proceso o en la actividad (Recursos humanos,
Tecnológicos o de Infraestructura). Así las cosas, por acción del proyecto de instalación del
sistema de detección de incendios, se plantea la reducción en la utilización de móviles de
operación en un 30% por un valor de COP $155 millones Mensuales. Beneficio =
(155.000.000 x 0.3 = 46.500.000) El beneficio está dado por la disminución de móviles y
genera un beneficio económico de $ 46.500.000 al mes.
BENEFICIOS POR EVITAR, MINIMIZAR, TRASLADAR O MITIGAR RIESGOS.
Como su nombre lo indica se generan al evitar, minimizar, trasladar o mitigar los riesgos,
ya sean éstos del proceso, de la operación, de cumplimiento de alguna normatividad o ley
o, de reporte ante algún ente de control. El valor está asociado al valor monetario del
81
impacto cuando potencialmente se materializa un riesgo (puede ser el valor de lo que cuesta
el plan de emergencia ante un evento, el plan de atención del evento, o lo que la empresa
deja de percibir como ingreso por acción de un evento catastrófico o riesgoso). Con el
sistema de detección de incendios se mitiga en un 90% la probabilidad de que suceda un
evento catastrófico que se ha venido presentado en la organización 1 vez al año en
promedio, este evento ha tenido un costo anual de USD$ 5 millones. El beneficio del
proyecto está dado en la reducción del 90% del valor de ese costo al disminuir la
probabilidad de ocurrencia en esa misma proporción así:
Beneficio = (USD 5.000.000 X 90% = 4.500.000)
El beneficio es un valor dejado de gastar de USD$ 4.500.000 al año por acción del
proyecto. Para este ejemplo se considera que el 90% está debidamente soportado con
estudios, datos históricos, análisis probabilísticos, estudios técnicos que no dejen margen
de duda. Un aspecto a tener en cuenta: los beneficios por eficiencia / productividad y por
evitar, minimizar, trasladar o mitigar riesgos, aunque se puedan cuantificar y asignar un
valor monetario, no necesariamente, significa que estos dineros vayan a ingresar en efectivo
a la organización. Por esta razón, queda a consideración del líder del proyecto o de la oficina
de Gestión de Proyectos decidir si los incluyen como valores en sus modelos financieros.
BENEFICIOS NETAMENTE CUANTITATIVOS. Son aquellos que se dan por la
diminución de los costos de operación, disminución de recursos u optimización de las
82
operaciones que si se pueden convertir en efectivo para la compañía. El proyecto promete
una disminución del 10% anual en los gastos de operación y mantenimiento de la
organización mediante la implementación del nuevo sistema de detección de incendios.
Actualmente, los gastos anuales son de unos $ 500 millones. El beneficio del proyecto es
igual a 500.000.000 x 10%= 50.000.000, que corresponde a una disminución anual del
gasto de 50 millones al año. Se da por sentado que el 10% se encuentra justificado y
soportado con estudios y análisis técnicos.
BENEFICIOS INTANGIBLES. Son aquellos beneficios que no se pueden evidenciar
financieramente. Por lo cual el proyecto pretende disminuir los tiempos de corte para mejorar la
imagen de la compañía en un 20% y la satisfacción del cliente en un 30%. En estos casos, aunque
podemos dar una magnitud de mejora no es tan fiable su método de comprobación y soporte,
obedece a valores muy subjetivos según el punto de vista.
5.2.3. Registro de Lecciones Aprendidas.
Conociendo de antemano que las lecciones aprendidas son los éxitos sucedidos y/
recomendaciones a realizar dentro del proyecto deben ser documentadas y recopiladas a través de
todo el ciclo de vida del proyecto, con el fin de mejorar rendimientos futuros.
83
Es así como por medio del aprender de los errores ocurridos evitamos reprocesos, u obtenemos
respuestas ya probadas a problemas similares que surgen en los procesos. Por eso la importancia
de tener una plantilla que permita a independientemente el personal del equipo de trabajo que
evidencie estos hechos se permita evaluar la acción que tomo para la corrección de una práctica,
herramienta o acción desarrollada y que es por medio de esta herramienta objeto de mejora, con lo
cual esta lección se convierte en un activo de los procesos de la organización o más conocido parte
de los OPA´S de la compañía.
Así las cosas y reconociendo que el registro de lecciones aprendidas es una entrada fundamental
para varios de los de los planes de gestión del proyecto como también la salida del proceso de
gestión del conocimiento del proyecto y se reconoce como una herramienta vital se prevé utilizar
la siguiente plantilla para identificar claramente los siguientes aspectos:
Fecha:
Por qué rol fue identificada
En qué proceso de identifica la lección aprendida
Qué acción se tomo
Cuál fue su resultado e incidencia
Quién debe ser informado de la lección aprendida y porque medio todo alineado al plan de
gestión de comunicaciones
84
Figura 15 - Cierre y registro de lecciones aprendidas
Fuente: Autores
Iniciacion Planeación Ejecución Control Cierre
Ejecutivos(s) Gerente del Proyecto Equipo de Proyecto Todo el personal Otros
¿Quién?
e-mail Intranet/pagina Web Preguntas Frecuentes Comunicado interno Otros
¿Cuál?
Si No
PLANTILLA DE DOCUMENTACION DE LECCIONES APRENDIDAS
NOMBRE DEL PROYECTO
PREPARADO POR
FECHA
No. LECCION APRENDIDA
Nombre propuesto para la Lección Aprendida:
Rol en el equipo del Proyecto:
Grupo de procesos
¿Cómo debe ser distribuida esta lección aprendida?
Nombre(s) del anexo(s):
1.
2.
¿Ha anexado referencia(s) ejemplo(s)y/omaterial adicional(es)?
¿Qué comportamiento se recomienda para el futuro?
¿Dónde y cómo éste conocimiento, pude ser utilizado más adelante en el proyecto actual?
¿Dónde y cómo éste conocimiento, se puede utilizar en un proyecto futuro?
¿Quién debe ser informado sobre la lección aprendida?
Proceso especifico de la Gerencia de Proyecto que esta siendo utilizado:
Practica especifica, herramienta o técnica que está siendo utilizada
¿Cuál fue el resultado o impacto de la incidencia
¿Cuál es la lección aprendida?
¿Qué acción se tomo?
85
5.2.4. Control Integrado de Cambios.
El control de cambios como proceso importante dado que no solo en este se reciben las
solicitudes de cambio sino que se aprueban, gestionan los cambios a entregables, o a documentos
de proyecto o al plan de dirección estará precedido por un comité de cambios donde se tomarán las
decisiones a lugar ( aceptación o rechazo del cambio), evaluación de impactos, actualización de
documentos del proyecto o líneas base, notificación a los interesados del cambio y del impacto y
gestión del proyecto de acuerdo al nuevo Plan que se produzca por el cambio solicitado.
Para lo anterior en este proyecto se manejará una plantilla de control de cambios que permitirá
un mejor análisis de los cambios a realizar, sus impactos, y su notificación.
86
Figura 16 - Solicitud de cambio
Fuente: www.PMOInformatica.com
Datos de la solicitud de cambio
Nro control de solicitud de cambio
Solicitante del cambio
Área del solicitante
Lugar
Patrocinador del proyecto
Gerente del proyecto
Categoría de cambioMarcar todas las que apliquen:
Causa / origen del cambio
Descripción de la propuesta de cambio
Justificación de la propuesta de cambio
Impacto del cambio en la línea baseAlcance:
Cronograma:
Costo:
Calidad:
Implicaciones de recursos (materiales y capital humano)
Implicaciones para los interesados
Implicaciones en la documentación del proyecto
Riesgos
Comentarios
Aprobación
Firmas del comité de cambiosNombre Rol / Cargo Firma
Solicitud de cambio
Fecha: [dd/mm/aaa]
Alcance CronogramaCostosCalidadRecursosProcedimientosDocumentaciónOtro
Solicitud de cliente Reparación de defectoAcción correctivaAcción preventivaActualización / Modificación de documentoOtros
87
6. PLANES DE GESTIÓN
6.1. Plan De Gestión Del Alcance
Dentro de este numeral nos aseguraremos de incluir todos los requerimientos para
completar el proyecto. De allí que aquí se defina la línea base del alcance, dando a conocer la EDT,
el diccionario del EDT, el enunciado del alcance, y la matriz de trazabilidad de los requisitos, temas
que se verán a continuación:
6.1.1. Enunciado del alcance.
Tabla 20 - Enunciado de alcance
Nombre del Proyecto: Fire Detection System
Fecha última actualización: 28 de junio de 2019
Preparado por: Fire Team
1. Descripción del proyecto
Realizar el diseño, suministro, construcción, montaje, pruebas y puesta en servicio de un sistema de prevención y
protección contra incendios en dos subestaciones de ENERTOLIMA (Papayo). Con el cumplimiento de la normatividad
exigida para los tableros y las áreas interiores el proveedor debe diseñar, especificar, suministrar, instalar, probar y poner en
servicio un sistema de detección de incendios con sus respectivas alarmas sonoras y visuales con señalización en el SCADA.
Los detectores solo deben actuar con la presencia de humo, y no deben activarse con la suciedad, polvo u otros contaminantes
del ambiente.
2. Alcance del producto
1) Medidas, ensayos y levantamientos de información en campo.
2) Estudios, cálculos, diseños y especificaciones detalladas para los aspectos eléctricos, electromecánicos y electrónicos.
3) Elaboración, ejecución y seguimiento del Plan de Manejo Ambiental.
4) Elaboración, ejecución, seguimiento y actualizaciones del Plan de Calidad
5) Elaboración, ejecución y seguimiento de planes y programas de seguridad y salud ocupacional.
6) Fabricación, pruebas y suministro de equipos, sistemas, estructuras, conductores, accesorios y demás componentes y
materiales necesarios para el correcto funcionamiento del sistema de detección y alarmas contraincendios en las subestaciones
de ENERTOLIMA.
7) Suministro de repuestos.
8) Montaje de conductores y accesorios para protección contra descargas atmosféricas.
9) Montaje de equipos y sistemas para el sistema de detección y alarmas contraincendios en las subestaciones de
ENERTOLIMA elegidas para la prueba piloto.
10) Programación, configuración y ajuste de equipos y sistemas.
11) Pruebas de campo y puesta en servicio de equipos y sistemas.
12) Capacitación.
88
13) Pruebas de estabilidad y confiabilidad del sistema de detección y alarmas contraincendios en las subestaciones donde
se implemente.
14) Elaboración y entrega de la documentación del proyecto.
15) Diseño, suministro, instalación, pruebas y puesta en servicio de un sistema de detección y alarma contra incendios en
las subestaciones de ENERTOLIMA escogidas.
16) El diseño e instalación del sistema de detección y alarmas contraincendios debe contemplar las siguientes zonas de las
Subestaciones de ENERTOLIMA
Compartimiento de Potencia); Tableros de control y protección; Cuartos de batería; Tableros de comunicaciones; Cárcamos
de cables de control y potencia; Patios de transformadores de potencia y Transformadores de servicios auxiliares
17) Desmantelamiento de obras provisionales, limpieza y entrega del proyecto. Es responsabilidad del Proveedor
acometer todas las acciones adicionales no comprendidas en el anterior listado pero que sean necesarias para la construcción,
suministros, montajes, pruebas, puesta en servicio
18) El proveedor debe garantizar la integración del sistema de detección y alarmas contraincendios con el sistema
SCADA/COS utilizando uno de los siguientes protocolos de comunicaciones: DNP 3.0 y/o IEC 61850
3. Exclusiones
No hace parte del proyecto el mantenimiento de los activos intervenidos no hace parte de la instalación de sistemas
de protección contra incendios solucionar inconvenientes de operación o maniobra de los activos, el mantenimiento
de los equipos instalados no hace parte del proyecto a excepción de temas de garantía según el fabricante.
4. Supuestos
Se asume que el contrato para suministro y montaje estará listo en las fechas estipuladas en el cronograma de
trabajo.
Se asume que todos los equipos y diseños cumplen con las especificaciones y normativas técnicas vigentes.
Cumplimiento del contratista con el suministro del personal requerido en el frente de trabajo.
Cumplimiento en la entrega de los materiales en las fechas estipuladas y con la calidad esperada.
Se asume que el suministro de materiales para la ejecución de los trabajos será continuo
Se asume que las condiciones de seguridad de la zona son estables y no presentan riesgo para la continuidad de los
trabajos.
5. Restricciones
Suministro de los sistemas de protección contra incendios en los tiempos y fechas estipulados en el proyecto, según
el proveedor designado
Los estudios y montaje requieren el acompañamiento y certificación de personal especializado diferente al
contratado para el suministro y montaje del sistema, involucrando a la aseguradora y cuerpo de bomberos para la
verificación de sistemas de protección contra incendios.
Coordinación con Análisis de Operación y disponibilidad de maniobra que supongan la intervención de activos
Según lo requerido durante el alistamiento se tendrán activos cercanos en servicio, previa evaluación de riesgos y
correcta demarcación de zona segura y zona de trabajo.
El contrato de suministro e instalación de los equipos debe conocer y cumplir todas las normas de seguridad y
calidad exigidas por ENERTOLIMA. S.A. y contar con la experticia al trabajar en instalaciones electicas de alta
tensión.
6. Riesgos preliminares identificados
Ausencia de contratistas o declaración desierta de la licitación.
Módulos fuera de servicio por afectación durante montaje del sistema de detección.
Entrega incompleta de equipos utilizados para el desarrollo del proyecto.
Contacto directo o indirecto con equipos energizados.
7. Requisitos de aprobación
El proyecto será aceptado una vez cumpla y apruebe las Pruebas de estabilidad y confiabilidad del sistema de
detección y alarmas contraincendios en las subestaciones de Papayo. Además de cumplir a cabalidad con
normatividad vigente IEEE 979, ANSI o NFPA y acatamiento a exigencias de la CREG. y la realización de
capacitación y entrega de procedimientos de mantenimiento del sistema
Fuente: Autores
89
6.1.2 Estructura detallada de trabajo EDT.
Figura 17 - Esquema detallado de trabajo EDT
Fuente: Autores
92
6.1.3. Diccionario de la EDT.
Tabla 21 - Diccionario de la EDT
Fuente: Autores
Código de la EDT Descripción Tiempo Costo
1.1 Dirección del Proyecto
Se da inicio al proyecto de sistemas de
detección de incendios por ende se requiere
realizar la planeación y administración necesaria
para cumplir con el alcance del proyecto74,82 $ 121.147.650
1.1.1 Planificación
Se identificaran los Supuestos, Restricciones,
Riesgos y Oportunidades que ofrece el
proyecto. Se estimaran los planes de gestión del
cronograma, de costos, de alcance, de riesgos y
de calidad 58,66 $ 79.269.750
1.1.2 Administración
Etapa en la que se identificaran las actividades
para la consecución del sistema de incendios y
se realizara la verificación del plan de
adquisiciones. 37,49 $ 41.877.900
1.2. Ingeniería Básica
Consecución de datos requeridos para la
elaboración de diseño y aceptación de los
mismos. 54,35 $ 48.204.450
Levantamientos, Recopilación y Verificación de
información técnica 9,17 $ 6.477.750
Elaboración de diseños
Verificación de Normas
Evaluación Diseños por Cuerpo de bomberos y
aseguradora
Elaboración de diseños 40,01 $ 34.747.200
Solicitud de certificaciones necesarias
Presentación de diseño 5,17 $ 6.979.500
Valoración y aceptación por parte de
EnertolimaS.A.
Plan de Adquisiciones según diseño 106 $ 40.887.000
Solicitud de materiales requeridos según
diseños, entrega de materiales y verificaciones
1.4 InstalacionesEtapa de instalación del sistema de detección de
incendios. Y Puesta en servicio 42,5 $ 35.113.869
1.4.1 Previas
Alistamiento y realización de toda obra civil
requerida para la instalación del sistema, entrega
del área de trabajo. 4 $ 2.860.000
1.4.2 De ingeniería
Instalación de los materiales adquiridos para la
operación del sistema, verificación
cumplimientos de requisitos y normas. 23,33 $ 17.616.169
1.4.3 Hardware Configuración del sistema con puesto de control 15,17 $ 14.637.700
1.5 Pruebas y evaluación
Etapa de valoración y certificación del sistema
tanto en funcionamiento, mantenimiento y
operatividad del sistema de detección de
incendios. 7,3 $ 5.579.000
1.5.1 FuncionamientoInventario y check list, Pruebas de
comunicación. Garantías de instalación 2 $ 2.048.000
1.5.2 Documentación del
usuario
check list de aceptación. Entrega de protocolos
y PES. Evaluación realizada por el cliente.5,3 $ 3.531.000
1.6 Capacitación
Etapa donde luego de poner en marcha se hace
las capacitaciones de uso del sistema a personal
de la zona y personal involucrado. 11,66 $ 9.166.150
1.6.1 Manuales
Entrega de los manuales de funcionamiento y
operatividad del sistema de detección. Entrega
de protocolos 3,16 $ 4.512.600
1.6.2 Reuniones
Escenarios en los que se realizarán las
capacitaciones y entregaran los protocolos
correspondientes. 8,5 $ 4.653.550
1.2.1 Preliminares
1.2.2 Estudios
1.2.3. Aprobación del cliente
1.3. Adquisiciones
SISTEMA DETECCIÓN DE INCENDIOS AT (Alta tensión)
93
6.1.4. Matriz de trazabilidad de requisitos.
Tabla 22 - Matriz de trazabilidad de requisitos
ID Entregable Criterios de Aceptación Observaciones
1 Ingeniería Elaboración de diseños según criterios
definidos por Enertolima y reglamentación
vigente que aplique. Planos firmados.
Se definirán los equipos y materiales
requeridos y tiempo de instalación.
Dimensionamiento correcto del sistema
requerido.
Designación de rutas de cableados y
equipos, determinando la necesidad de
maniobras.
Diseños eléctricos y mecánicos, ruta del
sistema y planificación de maniobras si
aplica
Análisis y diseño involucrando la
integración a los sistemas de
comunicaciones y telecontrol si aplica.
Presentar los diseños a
aseguradoras y/o cuerpo de bomberos
para aprobación, si se requiere.
2 Suministro del
sistema de
extinción,
Verificación que el sistema entregado este
acuerdo con el diseño.
Los equipos pueden ser
suministrados parcialmente previo al
montaje y el total de suministro
durante las obras siempre y cuando no
implique retrasos en la instalación.
Verificación del estado de los equipos
según check list de entrega
Verificación de la calidad de los equipos y
el cumplimiento de las normas.
3 Construcción y
montaje del
sistema.
Verificación que las obras sean construidas
de acuerdo con el diseño suministrado.
Incluye realización de maniobras
si aplica.
Verificación de resultados de las pruebas
realizadas a los equipos acordes con norma,
protocolos de fábrica y protocolos de
equipos similares.
Verificación de la ejecución de las obras en
cuanto a dimensionamiento.
Verificación de la calidad de las obras y el
cumplimiento de las normas.
Montaje de equipos, cumplimiento con el
manual de montaje dado por el fabricante y
con los diseños.
Verificación visual de cumplimiento de
normas de seguridad y calidad.
Verificación de la limpieza de la
subestación al terminar el montaje de los
equipos.
94
ID Entregable Criterios de Aceptación Observaciones
4 Pruebas al sistema
de protección
contra incendios
Verificación de montaje del sistema
completo.
Se realizarán las verificaciones con
acompañamiento de aseguradora y/o
cuerpo de bomberos para certificar y
poder poner en servicio el sistema. Equipos Instalados (Marcación, conexiones
firmes, configuración, señalización y
pruebas).
Verificación de cumplimento de
normatividad RETIE, demarcación y
señalización.
Verificación y pruebas de integración a
sistema SCADA o de comunicaciones que
aplique y protocolo de pruebas al Centro de
Control de Enertolima.
5 Capacitación -
Puesta en servicio
Entrega de protocolos a responsable de la
subestación y puesta en servicio en
acompañamiento del responsable de la
instalación por parte de mantenimiento.
Se solicitará acompañamiento de
responsable de la instalación durante
las pruebas y puesta en servicio.
Verificar la realización de capacitación y
entrega de procedimientos de
mantenimiento.
Se solicitarán si aplican los
certificados de aprobación de
aseguradora y cuerpo de bomberos.
Verificar la limpieza de la subestación y
entrega de repuestos a responsable de la
instalación si aplica.
Fuente: Autores
6.1.5. Validación del Alcance
Dado que esta validación corresponde a la aceptación de los entregables, esta se realizará por
entregable de acuerdo a los criterios de aceptación y verificaciones manifiestas en el plan del
alcance del proyecto, el plan de gestión de requisitos y la línea base del alcance. Al igual se basará
en la matriz de trazabilidad de requisitos, los informes de calidad, documentación de requisitos y
registro de las lecciones aprendidas. Es claro que cada uno de los entregables será evaluado de
acuerdo a su etapa del ciclo de vida del proyecto o EDT al igual que a los cambios que se incorporen
dentro de los documentos del proyecto. Las herramientas para utilizar serán las inspecciones y las
95
reuniones que se realicen con el proveedor en cada una de las etapas del proyecto. De allí se
obtendrán los entregables aceptados y se realizarán de ser procedente la actualización al registro
de lecciones aprendidas, documentos de requisitos y/o matriz de requisitos.
6.2. Plan De Gestión Del Cronograma
Dentro de este capítulo nos aseguraremos que el proyecto se finalice de manera oportuna,
para ello se realizará la definición de actividades que se desarrollaran en el proyecto todo de
acuerdo a la EDT realizada, se establecerá la secuencia y se estimará la duración de las mismas, se
elaborará el diagrama de Red del proyecto a fin de identificar la ruta crítica, se determinará la
duración del proyecto, y se dará una probabilidad de cierre del mismo a un 84,1% de éxito.
De allí que en este capítulo se realicen los 6 procesos que contiene la gestión del
cronograma y que se enuncian en: la planificar la gestión del cronograma, definir las actividades,
secuenciar las actividades, estimar su duración, desarrollar y controlar el cronograma.
6.2.1. Listado de las actividades con estimación de duraciones esperadas.
Partiendo de la EDT contemplada en el numeral 6.1.2. se realizará el listado de actividades
con su duración estimada bajo la técnica PERT y se realizará la secuencia de estas, a fin de que se
96
calcule en los próximos numerales la ruta crítica y se pueda realizar el Diagrama de Red del
proyecto.
Así las cosas, se tiene que las actividades a realizar en el proyecto son:
Tabla 23 – Duración de actividades
Paquetes de
Trabajo No. Nombre de la Actividad
Predeces
ora
Duración
Optimista
Duración
Esperada
Duración
Pesimista PERT
1.1.1 Planificación
1 Elaboración de Especificación Técnicas
para la consecución proveedor 15 30 45 30,0
2 Envío de invitaciones a Licitación 1 1 2 3 2,0
3 Recepción de ofertas técnicas 2 4 5 8 5,3
4 Recepción de ofertas comerciales 8 4 5 10 5,7
5 Negociación de precios 4 2 5 8 5,0
6 Adjudicación de licitación 5 1 2 5 2,3
1.1.2
Administración
7 Calificación de oferentes como
"Proveedor" en el sistema 3 1 3 5 3,0
8 Evaluación de ofertas técnicas 7 2 5 10 5,3
9 Firma de contrato 6 1 2 5 2,3
10 Ingreso de valores de negociación en
sistema contable 9 1 2 8 2,8
11 Aprobación de presupuesto 10 2 3 8 3,7
12 Recepción de pólizas 11 3 5 10 5,5
13 Inicio de labores 12 2 1 5 1,8
1.2.1 Preliminares
14 Levantamiento de información en campo 13 1 2 5 2,3
15 Solicitud de información al cliente 13 2 3 5 3,2
16 Recepción de información del cliente 15 3 4 5 4,0
17 Digitalización de información levantada 14,16 1 2 3 2,0
1.2.2 Estudios
18 Ingeniería conceptual 17 9 10 12 10,2
19 Revisión 1 18 2 3 5 3,2
20 Ingeniería básica 19 9 10 12 10,2
21 Revisión 2 20 3 4 5 4,0
22 Ingeniería detalle 21 11 12 16 12,5
97
Paquetes de
Trabajo No. Nombre de la Actividad
predeces
ora
Duración
Optimista
Duración
Esperada
Duración
Pesimista PERT
1.2.3. Aprobación
del cliente
23 Revisiones del cliente 22 2 3 5 3,2
24 Emisión de ingeniería ( Diseño) 23 1 2 3 2,0
1.3.1 Materiales
Nacionales
25 Elaboración requisiciones para compra
de materiales 24 3 5 8 5,2
26 Elaboración de órdenes de compra 25 0,75 1 2 1,1
27 Envío de órdenes de compra 26 0,25 0,3 0,5 0,3
28 Fabricación de materiales 27 7 8 10 8,2
29 Consolidado de materiales 28 6 7 8 7,0
30 Entrega a cliente 29 1 2 3 2,0
1.3.2 Materiales
Internacionales
31 Elaboración requisiciones para compra
de equipos 24 4 5 8 5,3
32 Elaboración de órdenes de compra 31 1 2 3 2,0
33 Envío de órdenes de compra 32 1 2 3 2,0
34 Fabricación de equipos 1 33 28 30 38 31,0
35 Fabricación de equipos 2 34 41 45 49 45,0
36 Consolidado en Miami 35 7 8 10 8,2
37 Transporte Miami – Colombia 36 3 5 8 5,2
38 Nacionalización 37 4 5 8 5,3
39 Entrega al cliente 38 1 2 3 2,0
1.4.1 Previa 40
Limpieza y cerramiento de zona de
instalación 30.39 1 2 3 2,0
41 Perforación de paredes 40 1 2 3 2,0
1.4.2 De Ingeniería
42 Instalación de tubería 41 7 8 10 8,2
43 Instalación de cableado 42 6 8 10 8,0
44 Instalacion de equipos 43 5 7 10 7,2
1.4.3 De Hardware
45 Conexionado de equipos 44 3 4 5 4,0
46 Comisionamiento 45 5 8 12 8,2
47 Arranque 46 2 3 4 3,0
1.5.1
Funcionamiento
48 Prueba de comunicación 47 0,5 0,75 1 0,8
49 Prueba de Resistencia 47 1 2 3 2,0
1.5.2
Documentación del
usuario
50 Entrega de protocolos 48,49 1 2 5 2,3
51 Entrega de PES 50 2 3 4 3,0
1.6.1 Manuales
52 Entrega de manual de funcionamiento 49 1 2 4 2,2
53 Entrega de fichas técnicas de repuestos 49 1 2 3 2,0
54 Entrega de manual de operatividad
equipos 49 2 3 5 3,2
98
Paquetes de
Trabajo No. Nombre de la Actividad
predeces
ora
Duración
Optimista
Duración
Esperada
Duración
Pesimista PERT
1.6.2 Reuniones
55 Convocatoria a reunión de capacitación 52,53,54 1 2 3 2,0
56 Consecución de sala de reunión 55 1 2 5 2,3
57 Elaboración de capacitación 56 1 2 3 2,0
58 Elaboración acta de capacitación 57 1 2 4 2,2
Fuente: Autores
Se recalca que la para la estimación de la duración de las actividades se tuvo en cuenta el
calendario de proyecto y recurso adecuado, se pensó en los supuestos (incertidumbre y riesgos)
que podrían alterar la realización de la actividad a fin de poder estimar por tres valores (Técnica
PERT) un rango más aproximado de la duración de cada actividad. Se aclara que las estimaciones
realistas y optimistas se realizaron en apoyo del Juicio de Expertos (Proveedores) especialmente
en los paquetes de trabajo tales como: Planificación, Estudios, Compra de materiales (Nacionales
e Internacionales) sin dejar de lado la disponibilidad de los recursos a necesitar. Sobre las demás
actividades, se hizo uso de la estimación análoga partiendo que Enertolima tiene datos históricos
en actividades de proyectos similares, especialmente sobre las actividades de Planeación y
Administración. De allí que para las estimaciones pesimistas se calcularan bajo supuestos de
incertidumbres y riesgos por actividad. (Peor escenario)
De aquí y ya con un cálculo de la duración de cada actividad, se estimará en los próximos
numerales: la ruta crítica para conocer la duración del proyecto, y con ello calcular la duración
del proyecto con una probabilidad del 84%
99
6.2.2. Línea base del cronograma.
Conociendo que la línea base del cronograma es la última versión del cronograma a fin de
que sea aprobada por el patrocinador, se presenta a continuación el cronograma y el diagrama de
Gantt correspondiente. Como también, se adjunta el cronograma en el siguiente recuadro:
101
Figura 18 - Diagrama de Gantt
102
103
104
105
Fuente: Autores
106
Tener presente que para la elaboración del cronograma presentado se configuro un calendario
denominado “360” el cual contempla todos los festivos que en Colombia se van a presentar a partir
de la fecha de inicio del proyecto y se manejó el siguiente esquema de horarios y días laborales
Tabla 24 - Horarios estimados
HORARIOS DE TRABAJO ESTIMADO
DIAS HORAS DE TRABAJO
Lunes a viernes 7:00 a 12:00 - 13:00 a las 17:00
Sábado 7:00 a 12:00
Fuente: Autores
6.2.3. Diagrama de red
Luego de la identificación de actividades a realizar y su correspondiente duración, en este
numeral se realizará el diagrama de Red correspondiente al proyecto, a fin de determinar:
1. La ruta crítica
2. La duración del proyecto
3. Y las holguras de las actividades
De acuerdo a ello, se muestra a continuación dicho diagrama:
107
Figura 19 - Diagrama de Red
Fuente: Autores
0,0 1 30,0 30,0 2 32,0 32,0 3 37,3 45,7 4 51,3 51,3 5 56,3 56,3 6 58,70,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 37,3 7 40,3 40,3 8 45,7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 58,7 9 61,00,0 30,0 30,0 30,0 2,0 32,0 32,0 5,3 37,3 0,0 0,0 0,0 0,0 45,7 5,7 51,3 51,3 5,0 56,3 56,3 2,3 58,7 0,0 0,0
37,3 3 40,3 40,3 5,33 45,7 58,7 2,3 61,0
61,0 10 63,8 63,8 11 67,5 67,5 12 73,0 73,0 13 74,8 74,8 14 77,1 82,0 17 84,00,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 4,9 4,9 0,0 0,0
61,0 2,8 63,8 63,8 3,7 67,5 67,5 5,5 73,0 73,0 1,8 74,8 79,7 2,3 82,0 82,0 2,0 84,0
74,8 15 78,0 78,0 16 82,00,0 0,0 0,0 0,0
74,8 3,2 78,0 78,0 4,0 82,084,0 18 94,2 94,2 19 97,3 97,3 20 107,5 107,5 21 111,5 111,5 22 124,0 124,0 23 127,2 127,2 24 129,20,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
84,0 10,2 94,2 94,2 3,2 97,3 97,3 10,2 107,5 107,5 4,0 111,5 111,5 12,5 124,0 124,0 3,2 127,2 127,2 2,0 129,2
129,2 25 134,4 129,2 31 134,582,2 82,2 0,0 0,0
211,4 5,2 216,6 129,2 5,3 134,5 134,5 32 136,5 235,2 40 237,20,0 0,0 0,0 0,0
134,4 26 135,5 134,5 2,0 136,5 235,2 2,0 237,282,2 82,2
216,6 1,1 217,7 136,5 33 138,5 237,2 41 239,2 277,7 48 278,50,0 0,0 0,0 0,0 3,4 3,4
135,5 27 135,8 136,5 2,0 138,5 237,2 2,0 239,2 281,1 0,8 281,9 279,7 50 282,082,2 82,2 2,2 2,2
217,7 0,3 218,0 138,5 34 169,5 239,2 42 247,3 274,67 47 277,7 281,9 2,3 284,20,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 277,7 49 279,7
135,8 28 144,0 138,5 31,0 169,5 239,2 8,2 247,3 274,7 3,0 277,7 0,0 0,0 282,0 51 285,082,2 82,2 277,7 2,0 279,7 2,2 2,2
218,0 8,2 226,2 169,5 35 214,50 247,3 43 255,3 266,5 46 274,7 284,2 3,0 287,20,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0
169,5 45,0 214,5 247,3 8,0 255,3 266,5 8,2 274,7144,0 29 151,082,2 82,2 255,3 44 262,5 262,50 45 266,5 279,7 52 281,9 279,7 53 281,7 279,7 54 282,8
226,2 7,0 233,2 214,50 36 222,7 0,0 0,0 0,0 0,0 1,0 1,0 1,2 1,2 0,0 0,00,0 0,0 255,3 7,2 262,5 262,5 4,0 266,5 280,6 2,2 282,8 280,8 2,0 282,8 279,7 3,2 282,8
151,0 30 153,0 214,5 8,2 222,782,2 82,2 282,8 55 284,8
233,2 2,0 235,2 222,7 37 227,8 0,0 0,00,0 0,0 282,8 2,0 284,8
222,7 5,2 227,8284,83 56 287,16
227,8 38 233,2 233,2 39 235,2 0,0 0,00,0 0,0 0,0 0,0 284,8 2,3 287,2
227,8 5,3 233,2 233,2 2,0 235,2287,2 57 289,2
0,0 0,0287,2 2,0 289,2
289,2 58 291,30,0 0,0
289,2 2,2 291,3
FIN
INICIO
108
Luego de haber presentado el Diagrama de Red podemos llegar a las siguientes
conclusiones:
1. La ruta crítica está compuesta por 46 actividades (actividades con recuadro rojo)
2. 12 actividades presentan holguras al estar fuera de la ruta crítica
3. Se concluye que la duración del proyecto en 291,3 días.
6.2.4. Diagrama de la ruta crítica.
Partiendo de la Figura No. 19 del Diagrama de Red se puede distinguir que la ruta crítica
(recuadros rojos) está compuesta por las siguientes actividades:
Tabla 25 - Ruta critica
No. Nombre de la Actividad
Duración
Optimista
Duración
Pesimista
PERT
1
Elaboración de Especificación Técnicas para la
consecución proveedor 15 45 30,0
2 Envío de invitaciones a Licitación 1 3 2,0
3 Recepción de ofertas técnicas 4 8 5,3
4 Recepción de ofertas comerciales 4 10 5,7
5 Negociación de precios 2 8 5,0
6 Adjudicación de licitación 1 5 2,3
7
Calificación de oferentes como "Proveedor" en el
sistema 1 5 3,0
8 Evaluación de ofertas técnicas 2 10 5,3
9 Firma de contrato 1 5 2,3
109
No. Nombre de la Actividad
Duración
Optimista
Duración
Pesimista
PERT
10
Ingreso de valores de negociación en sistema
contable 1 8 2,8
11 Aprobación de presupuesto 2 8 3,7
12 Recepción de pólizas 3 10 5,5
13 Inicio de labores 2 5 1,8
15 Solicitud de información al cliente 2 5 3,2
16 Recepción de información del cliente 3 5 4,0
17 Digitalización de información levantada 1 3 2,0
18 Ingeniería conceptual 9 12 10,2
19 Revisión 1 2 5 3,2
20 Ingeniería básica 9 12 10,2
21 Revisión 2 3 5 4,0
22 Ingeniería detalle 11 16 12,5
23 Revisiones del cliente 2 5 3,2
24 Emisión de ingeniería (Diseño) 1 3 2,0
31
Elaboración requisiciones para compra de
equipos 4 8 5,3
32 Elaboración de órdenes de compra 1 3 2,0
33 Envío de órdenes de compra 1 3 2,0
34 Fabricación de equipos 1 28 38 31,0
35 Fabricación de equipos 2 41 49 45,0
36 Consolidado en Miami 7 10 8,2
37 Transporte Miami – Colombia 3 8 5,2
38 Nacionalización 4 8 5,3
39 Entrega al cliente 1 3 2,0
40 Limpieza y cerramiento de zona de instalación 1 3 2,0
41 Perforación de paredes 1 3 2,0
110
No. Nombre de la Actividad
Duración
Optimista
Duración
Pesimista
PERT
42 Instalación de tubería 7 10 8,2
43 Instalación de cableado 6 10 8,0
44 Instalación de equipos 5 10 7,2
45 Conexionado de equipos 3 5 4,0
46 Comisionamiento 5 12 8,2
47 Arranque 2 4 3,0
49 Prueba de resistencia 1 3 2,0
54 Entrega de manual de operatividad equipos 2 5 3,2
55 Convocatoria a reunión de capacitación 1 3 2,0
56 Consecución de sala de reunión 1 5 2,3
57 Elaboración de capacitación 1 3 2,0
58 Elaboración acta de capacitación 1 4 2,2
Duración del proyecto 291,3
Fuente: Autores
De lo anterior, afirmaríamos que el proyecto tomará en terminar 291,3 días o menos con
una probabilidad de 50% o durará 291,3 días o más con una probabilidad del otro 50%.
De allí que utilicemos la campana de Gauss o la distribución normal a fin de calcularle
una probabilidad del 84,1% de acuerdo a la metodología.
Así las cosas, y conociendo la ruta crítica identificada se sacan las varianzas por actividad,
calculándolas de acuerdo a la siguiente fórmula:
s= (𝑃−𝑂
6)
2
De donde se obtienen los siguientes resultados:
111
Tabla 26 - Cálculo de Varianzas
No. Nombre de la Actividad
Duración
Optimista
Duración
Pesimista
PERT varianza
1
Elaboración de Especificación Técnicas para la
consecución proveedor 15 45 30,0 25,0
2 Envío de invitaciones a Licitación 1 3 2,0 0,1
3 Recepción de ofertas técnicas 4 8 5,3 0,4
4 Recepción de ofertas comerciales 4 10 5,7 1,0
5 Negociación de precios 2 8 5,0 1,0
6 Adjudicación de licitación 1 5 2,3 0,4
7
Calificación de oferentes como "Proveedor" en el
sistema 1 5 3,0 0,4
8 Evaluación de ofertas técnicas 2 10 5,3 1,8
9 Firma de contrato 1 5 2,3 0,4
10
Ingreso de valores de negociación en sistema
contable 1 8 2,8 1,4
11 Aprobación de presupuesto 2 8 3,7 1,0
12 Recepción de pólizas 3 10 5,5 1,4
13 Inicio de labores 2 5 1,8 0,3
15 Solicitud de información al cliente 2 5 3,2 0,3
16 Recepción de información del cliente 3 5 4,0 0,1
17 Digitalización de información levantada 1 3 2,0 0,1
18 Ingeniería conceptual 9 12 10,2 0,3
19 Revisión 1 2 5 3,2 0,3
20 Ingeniería básica 9 12 10,2 0,3
21 Revisión 2 3 5 4,0 0,1
22 Ingeniería detalle 11 16 12,5 0,7
23 Revisiones del cliente 2 5 3,2 0,3
24 Emisión de ingeniería (Diseño) 1 3 2,0 0,1
112
No. Nombre de la Actividad
Duración
Optimista
Duración
Pesimista
PERT varianza
31 Elaboración requisiciones para compra de equipos 4 8 5,3 0,4
32 Elaboración de órdenes de compra 1 3 2,0 0,1
33 Envío de órdenes de compra 1 3 2,0 0,1
34 Fabricación de equipos 1 28 38 31,0 2,8
35 Fabricación de equipos 2 41 49 45,0 1,8
36 Consolidado en Miami 7 10 8,2 0,3
37 Transporte Miami – Colombia 3 8 5,2 0,7
38 Nacionalización 4 8 5,3 0,4
39 Entrega al cliente 1 3 2,0 0,1
40 Limpieza y cerramiento de zona de instalación 1 3 2,0 0,1
41 Perforación de paredes 1 3 2,0 0,1
42 Instalación de tubería 7 10 8,2 0,3
43 Instalación de cableado 6 10 8,0 0,4
44 Instalación de equipos 5 10 7,2 0,7
45 Conexionado de equipos 3 5 4,0 0,1
46 Comisionamiento 5 12 8,2 1,4
47 Arranque 2 4 3,0 0,1
49 Prueba de resistencia 1 3 2,0 0,1
54 Entrega de manual de operatividad equipos 2 5 3,2 0,3
55 Convocatoria a reunión de capacitación 1 3 2,0 0,1
56 Consecución de sala de reunión 1 5 2,3 0,4
57 Elaboración de capacitación 1 3 2,0 0,1
58 Elaboración acta de capacitación 1 4 2,2 0,3
Total, varianza 48,2
Fuente: Autores
113
Por lo anterior, y ya teniendo presente que la sumatoria de los resultados de varianza de
cada actividad de la ruta crítica suman 48,2 semanas, se procede a calcular la raíz cuadrada de
este valor, obteniendo el siguiente resultado:
𝜎 = √48.2 = 6,94
De allí que 𝜎 represente la desviación estándar, lo que significa si se suma este valor a la
duración de las actividades de la ruta crítica o a la duración del proyecto (291,3 días) con este
valor, se obtendrá la duración del proyecto con una probabilidad del 84,1% así:
𝐷𝑅 = 𝐷𝑢𝑟𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒 𝑙𝑎𝑠 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑟𝑢𝑡𝑎 𝑐𝑟𝑖𝑡𝑖𝑐𝑎
𝑇 = 𝐷𝑅 + 𝜎 = 𝟐𝟗𝟖, 𝟑
Por ende, el proyecto se puede realizar con una duración de 298,3 días con una
probabilidad del 84%.
6.2.5 Aplicación de una de las técnicas de desarrollar el cronograma: (Compresión Del
Cronograma, nivelación de recursos o planificación Ágil De Liberaciones).
En el desarrollo de la asignación de recursos y materiales asociados al proyecto se
determinaron las cantidades de recursos, inicialmente se plantea un recurso de 3 personas en diseño
y debido a la sobreasignación detectada fue necesario asignar un recurso adicional para ajustar la
carga de trabajo y evitar el desvío de tiempo asociado.
Para el ejercicio en el siguiente diagrama se muestran las sobreasignaciones detectadas
114
Figura 20 - Actividades sobre asignadas No. 1
Fuente: Autores
Se detecta sobreasignación en las actividades de levantamiento de información y solicitud
de información, con el fin de solucionar esta sobreasignación se realiza un ajuste y redistribución
de los recursos poniendo un recurso adicional.
Figura 21 - Corrección No. 1 Asignación recursos
Fuente: Autores
115
Adicional dentro del desarrollo de las actividades se determina una sobre ejecución en el
personal de montaje, dentro del grupo de trabajo de Instalación de hardware en la actividad de
arranque, también durante la ejecución de las actividades de Prueba de comunicación y prueba de
resistencia, durante la entrega de protocolos, entrega de PES, Entrega de Manuales, fichas y
operatividad.
Figura 22 - Actividades sobre asignadas No.2
Fuente: Autores
La sobreasignación detectada se soluciona mediante la misma metodología usada
anteriormente, realizando una redistribución de actividades y asignando recursos adicionales
116
Figura 23- Corrección actividades sobre asignadas No. 2
Fuente: Autores
Figura 24- Corrección actividades sobre asignadas No.3
Fuente: Autores
117
Debido a la reasignación de recursos no se presentaron cambios en los tiempos de entrega,
ni tampoco un aumento significativo de los costos.
6.3. Plan de gestión de los costos
A través de las gestiones de los recursos y planificación detallada de las actividades, se
desarrolla el plan de gestión de recursos, donde se logra realizar la estimación. Presupuestar y
controlar los costos asociados al proyecto con el fin de completar el proyecto en los tiempos
adecuados y dentro del presupuesto aprobado, dentro del siguiente plan se detallan los recursos
asociados a cada actividad del proyecto, materiales y costos asociados dentro de un estudio de la
distribución de roles y carga de trabajo asignada al personal. Cabe destacar que dentro del
proyecto o se estima la realización de horas extras.
6.3.1 Estimación de costos
En el presente informe se detalla la sumatoria de costos totalizados por paquetes de trabajo
y cuentas de control, con las reservas de contingencia.
118
Figura 25 - Estado de costo por C.C
Fuente: Autores
Figura 26 - Estado de costos Recursos de trabajo
119
Fuente: Autores
Figura 27 - Distribución de costos
Fuente: Autores
Figura 28 -Detalle de costos
Fuente: Autores
120
6.3.2 Línea base de costos.
A continuación, se muestra la línea base y el presupuesto del proyecto, incluyendo la reserva
de gestión, donde se determina un presupuesto global de $260.098.119MM COP, la reserva de
gestión es del 10 % adicional la cual es de $26.009.811 MM COP, adicional se tiene un valor de
contingencia de $5.583.753 de acuerdo al plan de gestión del riesgo elaborado, según se detalla en
el siguiente informe.
121
Figura 29 - Informe General de Costos
Fuente: Autores
122
6.3.3 Presupuesto por actividades
A continuación se detallan los presupuestos determinados por actividad, desarrollados
según la asignación de las actividades, distribución de los recursos, costos, teniendo en cuenta que
no se permite dentro del proyecto el cambio de las fechas de entrega, por lo cual en las actividades
que detectaron sobreasignación de recursos se plantearon nuevos grupos de trabajo y nuevos
recursos, finalmente se detalla el costo asociado a cada actividad según lo indicado en la definición
del EDT del proyecto.
123
Figura 30 - Costo por actividad
124
125
126
127
128
129
Fuente: Autores
6.3.4. Indicadores de medición de desempeño
Se realiza la evaluación de los indicadores de desempeño en tres puntos de control del
cronograma, para identificar el estado de los trabajos en tiempo y costos, se efectúa análisis de
los resultados en el ítem
130
Indicadores de desempeño en el punto de control 15/02/2019
Avance Presupuestal
Estimado de Ejecución durante el Proyecto
Tabla 27 Estado de Avance Presupuestal
Fuente: Autores
131
Ejecución Real, acumulado y resultado del Indicador presupuestal Mensualizado
Tabla 28 Estado de Avance Presupuestal Real
Fuente: Autores
132
Indicador de avance Físico
Se detalla cada uno de los entregables globales y su porcentaje de avance con respecto a lo
planificado, cada KPI se asigna un peso porcentual para la totalidad del proyecto.
Tabla 29 Programación y Ejecución Física
Fuente: Autores
133
6.3.5 Aplicación técnica del valor ganado con curva S avance
Se realiza la simulación en tres periodos de tiempo con el fin de analizar el comportamiento de
indicadores de seguimiento en los eventos supuesto en el desarrollo del proyecto, como tal el
proyecto se encuentra en avance actualmente presenta un 35% de avance total con lo cual se
realiza el cálculo de Valor ganado según los indicadores actuales del proyecto, como se evidencia
en la curva de seguimiento presupuestal para la Fecha presenta una tendencia de con respecto al
presupuesto asignado Vs el presupuestado, lo cual indica que aunque se mantiene el presupuesto
asignado se estima tener una mayor ejecución los durante los primeros meses con una drástica
disminución en los meses finales del proyecto, con respecto a la ejecución real se identifica una
mayor tendencia a mantener el BIP esperado, sin embargo en el mes de enero se incrementó el
costo acercándose un poco al Forecast planteado, lo cual es debido a la llegada de equipos que
presentaban un retraso en su entrega.
Figura 31 Seguimiento Presupuestal simulado
Fuente: Autores
134
Figura 32 Seguimiento Físico simulado
Fuente: Autores
Informe de estado del valor ganado
Análisis de resultados: Una vez realizada la simulación, a corte del 2 de Septiembre de 2019 se
evidencia de acuerdo con los indicadores, que el proyecto mantiene su avance según lo
presupuestado a la fecha se han invertido 110 millones de pesos lo cual implica el 45% del
presupuesto sin embargo el atraso en la entrega por parte de los proveedores hace que el
indicador de seguimiento de los KPIs del proyecto se encuentre en el 35%, como plan de mejora
se plantea un ajuste a la ejecución acelerando el montaje de los equipos tanto en SE1 como en
SE2, además de seguir los lineamientos de ajuste para seguimiento de proveedores para las
medidas punitivas del caso, sin embargo no representa modificaciones al alcance o presupuesto
del proyecto.
135
6.4. Plan de Gestión de Calidad.
A través del presente documento se presentarán los conceptos de gestión de calidad para
los cuales se tiene en cuenta la aplicación de la metodología PMI, incluyendo las entradas del
proceso de control, las herramientas aplicadas y las salidas definidas toda aplicado al proyecto
denominado Fire Detection System a fin de cumplir con los objetivos de calidad fijados
(requisitos), e identificar dentro del control del proyecto procesos ineficaces o causas que lleven a
una no conformidad.
6.4.1 Métricas de Calidad.
Los objetivos de calidad del proyecto podrán ser evaluados mediante los respectivos
indicadores de gestión que estén definidos con el fin de validar el cumplimiento de las metas
propuestas, así como la efectividad de este. Los indicadores que evaluar serían:
136
Tabla 30 Indicadores de calidad
Fuente: Autores
Gestión Y Control De Calidad
La gestión y control de la calidad se efectuará en el seguimiento y monitoreo continuo al
desempeño de los procedimientos que soporten y permitan calcularlas, de acuerdo a las
herramientas y técnicas fijadas a fin de tomar decisiones oportunas y/o generar las acciones
preventivas y/o correctivas necesarias durante todo el proyecto.
El control de la calidad se ejecutará por medio de la revisión de los entregables, con ello se
podrá verificar si se están ejecutando los lineamientos establecidos. Dicha revisión deberá
realizarse de acuerdo a los formatos establecidos a fin de que se rindan los informes de
desempeño correspondientes.
137
Cualesquiera observaciones que se presenten en el control a la calidad deberán someterse a
revisión y verificación de que se han subsanado las observaciones o ajustes a fin de poder dar por
aceptado el mismo y generar reporte del incidente presentado a fin de retroalimentar al equipo y
generar la lección aprendida correspondiente.
6.4.2 Documentos de prueba y evaluación
La gestión y control de la calidad se efectuará en el seguimiento y monitoreo continuo al
desempeño de los procedimientos que soporten y permitan calcularlas, de acuerdo a las
herramientas y técnicas fijadas a fin de tomar decisiones oportunas y/o generar las acciones
preventivas y/o correctivas necesarias durante todo el proyecto.
A continuación, se muestran los documentos definidos para caracterizar los indicadores de
calidad en el proyecto.
138
Tabla 31 Lista de verificación de la Calidad
Fuente; Autores
El siguiente formato RG055 se toma como entrada para el registro de las inspecciones de calidad
con lo cual se evidencia el control de calidad en las actividades desarrolladas en campo.
139
Tabla 32 Inspecciones de Calidad
Fuente: Autores
140
Solicitudes de Cambio
De acuerdo a lo contemplado en el numeral 4, se establece así mismo que en caso de que alguna
acción correctiva y/o preventiva consecuencia de una no conformidad requiera un cambio este
deberá pasar por el comité de cambios establecidos a fin de que se realice el seguimiento y
monitoreo necesario que ayude a establecer la efectividad de las acciones implementadas.
El control de cambios como proceso importante dado que no solo en este se reciben las
solicitudes de cambio sino que se aprueban, gestionan los cambios a entregables, o a documentos
de proyecto o al plan de dirección estará precedido por un comité de cambios donde se tomarán
las decisiones a lugar ( aceptación o rechazo del cambio), evaluación de impactos, actualización
de documentos del proyecto o líneas base, notificación a los interesados del cambio y del impacto
y gestión del proyecto de acuerdo al nuevo Plan que se produzca por el cambio solicitado.
Para lo anterior en este proyecto se manejará una plantilla de control de cambios que permitirá un
mejor análisis de los cambios a realizar, sus impactos, y su notificación.
141
Tabla 33 Solicitudes de Cambio
Fuente: Administración_exitosa_de_proyectos P. Lledó
142
El control de la calidad se ejecutará por medio de la revisión de los entregables, con ello se podrá
verificar si se están ejecutando los lineamientos establecidos. Dicha revisión deberá realizarse de
acuerdo a los formatos establecidos a fin de que se rindan los informes de desempeño
correspondientes.
Cualesquiera observaciones que se presenten en el control a la calidad deberán someterse a
revisión y verificación de que se han subsanado las observaciones o ajustes a fin de poder dar por
aceptado el mismo y generar reporte del incidente presentado a fin de retroalimentar al equipo y
generar la lección aprendida correspondiente.
6.4.3. Entregables verificados
Las auditorias como herramienta principal de la gestión de la calidad se realizarán de manera
mensual y deberán vigilar el seguimiento al cumplimiento de los lineamientos de calidad de todo
el proyecto, para ello se establecerá un cronograma de estas que se ceñirá y tendrá como
referencia el siguiente flujograma
Plan de no conformidades
A continuación, se muestra el diagrama para el tratamiento de no conformidades, desde su
registro hasta su cierre.
143
Figura 33 Tratamiento de no conformidades
Fuente: Enertolima
Ya aclarando el flujograma de la no conformidad damos respuesta al interrogante acerca de
¿Cómo establecer un plan de acción para dar solución a una no conformidad que se pueda llegar a
detectar durante la ejecución de su proyecto?
El plan de acción se comienza a enunciar desde el registro de la no conformidad de acuerdo a
que desde allí debe ser claro sobre qué genera esta no conformidad (un requisito, objetivo,
incumplimiento de un requisito legal, el reclamo de los interesados, auditorías internas, externas,
inspecciones, etc.) De allí que de un muy buen levantamiento de la no conformidad se cree el
plan de acción o acción correctiva o acción preventiva a tomar para evitar que nuevamente se
presente dicha no conformidad. Por lo anterior, al tener un debido registro donde se establezca el
144
requisito incumplido, una descripción o evidencia de la no conformidad se pueda buscar la causa
origen y corregir el impacto producido designando en primer momento al personal responsable de
la ocurrencia de la no conformidad. A partir de allí el plan de acción correctivo debe considerar
por lo menos los siguientes campos:
¿Qué se hace?;
¿Quién lo hace?;
¿Cuándo se hace?
Analizando así mismo la necesidad de realizar un análisis de riesgo y una medición que
permita evaluar sí las acciones tomadas cumplieron con la eficiencia buscada.
Por último, si el plan de acción fue eficaz, el proceso termina y se genera las lecciones
aprendidas correspondientes que se convierten en activos de la organización.
6.5. Plan de gestión de Recursos
6.5.1 Estructura de desglose de recursos.
A fin de realizar la estimación de recursos de las actividades a desarrollar en el proyecto “fire
detection System” se presenta a continuación el equipo y recursos necesarios a través de una
estructura de desglose que permite identificar el tipo y cantidad de recursos.
Así las cosas, se da a conocer la Estructura de desglose de los Recursos (RBS) del proyecto.
145
Figura 34 - RBS
Fuente: Autores
6.5.2 Asignaciones de recursos físicos y Asignaciones del equipo del proyecto.
EL EQUIPO DE TRABAJO deberá prestar un servicio integral, para lo cual, deberá presentar
una estructura organizacional que al menos incluya, la gestión de los requerimientos de recurso
humano, aspectos jurídicos, administrativos, financieros, políticas de LA EMPRESA y los entes
reguladores y jurídicos, e implemente un sistema de gestión integral, que involucre aspectos de
146
seguridad industrial, salud ocupacional, medio ambientales y calidad, como también el manejo y
actualización de la información, contando con el recurso necesario y competente para la
planeación, coordinación, ejecución y verificación de la calidad de las actividades objeto de la
Proyecto.
Para ello en este proyecto se tiene definido realizar una negociación de los equipos
técnicos que a nivel administrativo cumplan con el perfil y las competencias para trabajar en este
proyecto directamente con el área de recursos humanos o la gerencia a quien se le asigne el
proyecto. En caso de enfrentarnos a la situación de seleccionar entre varias personas uno de los
roles, o no contar con el 100% de la disponibilidad de las dichas personas, se utilizaría la
herramienta de Decisiones multicriterio (Lledó, 2017) a fin de crear una matriz que permita
evaluar los criterios tales como: disponibilidad, conocimiento técnico, experiencia en gestoría de
contrato, y costo, los cuales serían prioritarios para participar en este proyecto para que así al
darles un valor cuantificable se pueda negociar objetivamente el personal para el proyecto.
Tabla 34- Negociación de recursos
Fuente: Lledó, 2017
Por otro lado, y en caso de no poder contar con una buena disponibilidad de uno de los
miembros del equipo en un 100% se negociaría de acuerdo a la importancia de conocimiento
147
técnico especifico y experiencia, aspectos que tomarían una mayor calificación y por ende se
propondrían crear equipos virtuales que de manera segura permitan mantener una flexibilidad en
los horarios y se trabaje más a resultados y calidades del trabajo y factiblemente obteniendo una
reducción de costos.
Es claro que dentro del proyecto y a fin de lograr la asignación del equipo humano y recurso
físico se realizó el detalle de competencias y responsabilidad a fin de cumplir con las exigencias
propias del proyecto. A continuación, se presentan la tabla con la asignación correspondiente de
competencias requeridas según la responsabilidad:
148
Tabla 35 - Competencias y responsabilidades
Fuente: Autores
Así mismo y respecto de los recursos físicos se tendrá en cuenta que como mínimo se deberá
contar con los recursos de oficina y técnicos contemplados en el desglose de los Recursos (RBS)
149
6.5.3 Calendario de recursos.
Se muestra a través de diagrama Gantt, la planificación para la adquisición del recurso,
teniendo en cuenta los recursos humanos y plan de adquisiciones físicas, con el fin de definir la
secuencia de actividades y necesidades de recurso durante el avance del proyecto, con el fin de
evitar desvíos y tener un panorama claro de todo el esquema del proyecto.
Figura 35- Calendario de Recursos
150
Fuente: Autores
Los trabajos se regirán por un cronograma en el que se indica claramente los tiempos de
ejecución de los trabajos.
Los servicios podrán ser requeridos en jornadas diurnas y nocturnas y tanto en días hábiles
como festivos en casos excepcionales.
El horario laboral cotidiano estará contemplado de lunes a jueves de 7:00 a.m. a 17:00 p.m.
con una hora de almuerzo desde las 12:00 hasta las 13:00 y el día viernes horario corrido de 7:30
a.m. a 14:00 para el personal administrativo. El personal de trabajo en campo tendrá horario de
lunes a sábado de 7:00 a 16:00 con una hora de almuerzo de 12:00 a 13:00.
151
Como se define en el cronograma de recursos, se realiza la priorización de actividades según
lo requerido en el avance de proyecto, esto con el fin de finalizar las actividades que ya no son
necesarias dentro del proyecto una vez que su alcance ha sido cumplido, por lo cual se garantizan
los recursos suficientes y necesarios en cada etapa, de manera que se eviten sobrecostos y se
agilice la consecución de recursos dentro de los plazos establecidos desde la planificación de los
recursos requeridos en el proyecto.
6.5.4 Plan de capacitación y desarrollo del equipo.
En este numeral se contemplara lo que se entiende por desarrollo del equipo de trabajo que no
es más que el “proceso de mejorar las competencias, la interacción entre los miembros del equipo
y el ambiente general del equipo” (Guía del PMBOK, 2017) en pro de obtener un mejor
desempeño de los mismos en sus trabajos o actividades asignadas dentro del proyecto, reducir la
deserción y mantener motivado al equipo de trabajo en aras de cumplir con el objetivo del
proyecto y poder aplicar frases como las de Jeff Sutherland ““El compromiso de trabajar juntos
sólo ocurre cuando las personas están de acuerdo en objetivos comunes y luego luchan para
mejorar como personas y como equipo”.
De acuerdo a lo anterior, se asignará al director del proyecto la tarea de crear un ambiente que
facilite el trabajo y mantenga motivado al equipo para asumir nuevos retos que se den a lo largo
del proyecto. Así mismo, mantenga informado al equipo de cualesquiera de los cambios a realizar
como también se le delegara el reconocimiento y recompensa por el buen desempeño del equipo.
Todo esto bajo el uso de unas herramientas que tales como:
152
Comunicación abierta y eficaz
Fomento a la resolución de conflictos (Método de ADR)
Trabajo en equipo (Escalera de Tuckman)
Reconocimientos y recompensas
Reuniones de: Motivación permanente, Empoderamiento del equipo, aumento de confianza y
cohesión, Interdependencia, entre otras.
Plan de comunicaciones (Tecnologías de comunicación)
Evaluaciones individuales y del equipo
Descubrimiento de habilidades de los miembros del equipo.
Equipos virtuales y co-ubicación.
Capacitaciones
Factores Motivaciones
Así las cosas, veamos como los anteriores conceptos se aplicarían en el equipo de trabajo
asignado para este proyecto
- Respecto de la ubicación del equipo de trabajo se prevé que:
1. El equipo administrativo estará ubicado en la misma ubicación física en el piso 4 del
Edificio Corporativo de Enertolima área de Proyectos
2. Respecto del equipo de construcción se utilizará la herramienta de equipos virtuales
partiendo el equipo técnico estaría ubicado en su sede y de acuerdo a las actividades a realizar en
153
las subestaciones asignadas, a estos se les permitirá el uso de este mecanismo a fin evitar
desplazamientos por ejemplo para presentación de informes o reuniones de temas puntuales y
validaciones técnicas que se realicen desde centro de control y las subestaciones.
- Acerca del Plan de comunicaciones y puntualmente el uso de tecnologías de comunicación
estas se permitirá el uso de video conferencias bajo el uso de Skype corporativo de la empresa, el
uso de una FTP por canal dedicado para el repositorio de actas, presentación de diseño y pruebas
que sustenten el desempeño del equipo de uso bilateral, como también el uso de correos
electrónicos.
- Respecto de las reuniones a desarrollar con el equipo se establece claramente que en este
proyecto se establecerán reuniones de varios tipos
1. Motivaciones (Reconocimiento, de aumento de confianza y cohesión). Actividades lúdicas
que permitan desarrollar estos temas en el equipo de trabajo
2. Empoderamiento de equipo: Lluvias de ideas en la etapa de planeación donde se permita
una participación de todo el personal a fin de que se sientan parte del proyecto y se reconozcan
habilidades propias en el personal del equipo.
3. Informativas o de avances: Donde se recopile toda la información de avances, se valide si
hay o no conflictos, se identifiquen actividades en riesgo, entre otros aspectos relevantes a ser
informados al equipo de trabajo
4. De desarrollo del equipo (reconocimiento de interdependencia o correlación de las
actividades a desarrollar)
5. De convivencia. Actividades fuera de la oficina que permitan acercamiento entre el equipo.
154
6. De retroalimentación: Las cuales se realizarán con una periodicidad de dos cada 6 meses
por el superior jerárquico
- Así mismo, y respecto del manejo de conflictos se establecería el uso de las herramientas del
Método de ADR, con lo cual y de acuerdo al nivel de conflicto y tipo de conflicto en el que se
vea inmerso el equipo de trabajo permitirá la resolución y manejo oportuno de los mismos.
- Por último y para mejor entendimiento del plan describiremos a continuación, dos de las
partes prioritarias dentro del desarrollo del equipo, como son: La capacitación y la evaluación de
desempeño.
Por otro lado, se establecerá un plan motivacional basado en la teoría de Maslow para ello se
manejarán recompensas tales como subsidios de alimentación para el personal no
profesionalizado o como participación a todos los miembros del equipo de las actividades lúdicas
que ofrece Enertolima tales como: día de Halloween, día de la familia, caminatas ecológicas y
actividades deportivas
Entendido este tema de capacitación como una parte esencial en el desarrollo del equipo y por
ende en el éxito del proyecto, tal y como lo menciona Alberto Duran ““Los problemas nos son
grandes porque lo sean por si mismos sino porque los equipos son limitados” por ende es
necesario hablar que este tema se realizara de la siguiente manera en el proyecto Fire Detection
System:
- En caso de que las recompensas sobre formación mencionadas en el siguiente numeral se
dieren se realizarán de modo formal a través de convenios que actualmente tiene la compañía con
la Universidad EAN.
155
- Para temas puntuales como formación en Metodología Agile se realizarían formalmente con
el área de formación de la compañía.
- Así mismo todo el personal involucrado en el proyecto y bajo el entendido de que debe ser
un equipo interdependiente y cohesionado deberá ser capacitado en conocer los roles, funciones y
responsabilidades de todo el equipo.
- Así mismo y de acuerdo a qué es un proyecto técnico e involucra el uso de un sistema de
detección de incendios se realizará una capacitación acerca del uso y mantenimiento de este al
personal involucrado y con dicha responsabilidad.
Las anteriores capacitaciones relacionadas se encuentran definidas dentro del plan de recursos
como programadas. Sin embargo, es claro que en caso de requerirse alguna puntual de acuerdo a
las observaciones que se den en terreno en temas como de seguridad, calidad, o como resultado
de las evaluaciones de desempeño u otras causas serán tenidas en cuenta para que se realicen de
acuerdo a las prioridades de estas.
6.6. Plan de gestión de comunicaciones
6.6.1 Sistema de información de comunicaciones.
De acuerdo con el análisis de los interesados del proyecto, necesidades previstas desde la
planeación de este como de su ejecución se identifican los requisitos de información para
establecer los medios, la difusión y custodia de la información que surja dentro del proyecto
156
Por lo anterior, se estableció un plan de gestión de comunicaciones del proyecto
Tabla 36 - Sistema de Información de Comunicaciones
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE COMUNICACIONES
PROYECTO
Fire Detection System
1. COMUNICACIONES DEL PROYECTO: (Especificar la matriz de comunicaciones del proyecto).
Se definirá el ciclo de las comunicaciones del proyecto de acuerdo a la definición del plan de gestión de comunicaciones que
se aplicará al mismo y a las necesidades de los stakeholders identificados y mapeados
2. PROCEDIMIENTO PARA TRATAR INCIDENTES: (Defina el procedimiento para procesar y resolver los
incidentes, especificando la forma de capturarlas y registrarlas, el modo en que se abordará su tratamiento y resolución, la forma de controlarlas y
hacerles seguimiento, y el método de escalamiento en caso de no poder resolverlas).
Se establece en 5 pasos dentro de un procedimiento para tratar incidentes, el cual se establece a continuación
1. IDENTIFICACION Y REGISTRO
En esta se describirá la incidencia de manera precisa (ubicación, causas, fecha) se categorizará su gestión (leve, grave,
muy grave)
Igualmente se realizará el registro
2. ANALISIS DE LA INCIDENCIA Aquí se analizará el origen, causa y consecuencias de la incidencia, al igual se
identificarán los riesgos derivados de ésta, dándole un valor (cuantitativo y cualitativo) e impactos respecto de variables
como: Plazo, calidad, presupuesto
3. INTERVENCION sobre la INCIDENCIA: Se realizará de acuerdo a la identificación y análisis de la incidencia el
protocolo a seguir sea este
a. Plan de acción
b. Acciones preventivas
c. Asignación de responsable para seguimiento y subsanación
d. Plazo de actuación
e. Plan de información a afectados
4. SEGUIMEINTO Y CONTROL Aquí se determinará el procedimiento de vigilancia y seguimiento, para ello se fijarán
los indicadores correspondientes
5. PROPUESTA DE MEJORA
Este procedimiento se fijará de manera escrita y bajo No. De registro consecutivo, se establece además que el director del
Proyecto será el responsable que cada uno de los miembros de equipo lo conozca y lo sepa aplicar en caso de presencia de
alguna incidencia.
3. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR LA MATRIZ DE
COMUNICACIONES: (deberá ser revisada y/o actualizada cada vez que):
Si en el desarrollo del proyecto se llegase a identificar un cambio en el involucramiento de un stakeholder (cambios en el
mapeo, salida, cambio de roles) o la incorporación de otro involucrado se requerirá realizar la actualización de la matriz de
comunicaciones para ello se seguirá este procedimiento
1. 1. Identificación y clasificación de stakeholders.
2. 2. Determinación de requerimientos de información.
3. 3. Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
4. 4. Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
CONTROL DE VERSIONES
Versión Revisada por Aprobada por Fecha
157
5. 5. Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones. (director del proyecto)
6. 6. Difusión del nuevo Plan de Gestión de las Comunicaciones.
4. GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: (Defina guía para reuniones, conferencias,
correo electrónico, etc.). GUÍAS PARA REUNIONES
1.
Debe fijarse la agenda con anterioridad.
2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.
3. Se debe empezar puntual.
4. Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los procesos grupales de trabajo, y
los métodos de solución de controversias.5
6. Se debe terminar puntual.
7. Se debe emitir un Acta de Reunión, la cual se debe repartir a los participantes (previa revisión por parte de ellos).
GUÍAS PARA CORREO ELECTRÓNICO
1.
El asunto de los correos electrónicos deberá empezar con la frase “Cordial saludo “.
2. Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto de la empresa y los proveedores deberán ser enviados por el Project Manager,
para establecer una sola vía formal de comunicación con el Cliente.
3. Los enviados por los proveedores y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto de la Empresa deberán ser copiados
al Project Manager (si es que éstos no han sido considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con los proveedores
estén en conocimiento de los responsables de la parte contractual.
4. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto de la Empresa, deberán ser copiados a la lista de contactos del equipo
que contiene las direcciones de todos los miembros, para que estén permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto.
5. GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO: (Defina las guías para
codificación, almacenamiento, recuperación, y reparto de los documentos del proyecto). GUÍAS PARA CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
La codificación de los documentos del proyecto será la siguiente: 0011_DCP_V-.DDD
Dónde: 0011 = Código del Proyecto= ‘PROD’
DCP = Nombre del Documento= Project charter, cronograma del proyecto, etc.
CCC = Versión del Documento=’v1_0’, ‘v2_0’, etc.
DDD = Formato del Archivo=doc, exe, pdf, mpp, etc.
GUÍAS PARA ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
El almacenamiento de los documentos del proyecto deberá seguir las siguientes pautas: 1. Durante la ejecución del proyecto cada miembro del equipo mantendrá en su máquina una carpeta con la misma
estructura que el WBS del proyecto, donde guardará en las subcarpetas correspondientes las versiones de los
documentos que vaya generando.
2. Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deberá eliminar los archivos temporales
de trabajo de los documentos y se quedará con las versiones controladas y numeradas (ver guías para el control de
versiones), las cuales se enviarán al Project Manager.
3. El Project Manager consolidará todas las versiones controladas y numeradas de los documentos, en un archivo
final del proyecto, el cual será una carpeta con la misma estructura del WBS, donde se almacenarán en el lugar
correspondiente los documentos finales del proyecto. Esta carpeta se archivará en la Biblioteca de Proyectos de la
Empresa, y se guardará protegido contra escritura.
4. Se publicará una Relación de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para consulta.
5. Los miembros de equipo borrarán sus carpetas de trabajo para eliminar redundancias de información y
multiplicidad de versiones.
158
GUÍAS PARA RECUPERACIÓN Y REPARTO DE DOCUMENTOS
1. La recuperación de documentos a partir del repositorio documental de Proyectos de la Empresa es libre para todos los
integrantes del Equipo de Proyecto.
2. La recuperación de documentos a partir del repositorio de Proyectos de la Empresa para otros miembros de que no
sean del equipo del Proyecto requiere autorización del Project Manager.
3. El acceso a la información del proyecto por parte de personas que no son de la Empresa requiere autorización de
Gerencia General, pues esta información se considera confidencial, tanto para la Empresa como para los proveedores.
4. El reparto de documentos digitales e impresos es responsabilidad del Project Manager.
5. El reparto de documentos impresos no contempla el control de copias numeradas.
6. GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: (Defina guías para registro y control ordenado de las
versiones de los documentos del proyecto). 1. 1. Todos los documentos de Gestión de Proyectos están sujetos al control de versiones, el cual se hace insertando una cabecera
estándar con el siguiente diseño:
2.
2. Cada vez que se emite una versión del documento se llena una fila en la cabecera, anotando la versión, quien emitió el
documento, quién lo revisó, quién lo aprobó, a que fecha corresponde la versión, y por qué motivo se emitió dicha versión.
3. Debe haber correspondencia entre el código de versión del documento que figura en esta cabecera de Control de Versiones y el
código de versión del documento que figura en el nombre del archivo (ver Guía para Codificación de Documentos), según:
AAAA_BBB_CCC.DDD Dónde: AAAA= Código del Proyecto= ‘PROD’
BBB= Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs,org,ram,etc.
CCC= Versión del Documento=’v1_0’, ‘v2_0’, etc.
DDD= Formato del Archivo=doc., exe, pdf,mpp,etc.
CONTROL DE VERSIONES
Versión Revisada por Aprobada por Fecha
Fuente: Autores
6.6.2. Diagramas de flujo de la información
De acuerdo a las comunicaciones que se desarrollen en el proyecto se brinda de apoyo un flujo
de información distinguiendo los tipos de reuniones, de correos e informes.
159
Tabla 37 - Flujo de información
COMUNICACIONES TIPOS FRECUENCIA
REUNIONES
De definición de procesos, procedimientos, criterios Mensual*
De toma de decisiones Cada vez que se requieran*
De revisiones Quincenal
De seguimiento Mensual
CORREOS Internos Cada vez que se requieran
Externos Cada vez que se requieran
INFORMES De avance Mensual*
De estado Mensual*
Fuente: Autores
Igualmente se generan restricciones generales sobre las comunicaciones que se generen en el
sistema de información.
1. La información de los informes no será entregada hasta no tener la firma de quien elaboro,
reviso y aprobó.
2. Las comunicaciones escritas solo serán firmadas por la dirección del
Proyecto, momento en el cual lo categoriza para ser divulgado a los interesados
correspondientes.
6.6.3. Matriz de comunicaciones.
En este proceso se establecen los medios de comunicación que serán utilizados de acuerdo a
las necesidades y requisitos de información de los interesados.
Así las cosas, a continuación, se presenta la matriz de comunicaciones del proyecto Fire
Detection System
.
160
Tabla 38 - Matriz de comunicaciones del Proyecto
7.
Fuente: Autores
CONTROL DE VERSIONES Versión Revisada por Aprobada por Fecha
MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO PROYECTO Fire Detection System
INFORMACIÓN POR COMUNICAR RESPONSABLE DE
COMUNICAR
GRUPO
RECEPTOR
METODOLOGÍA O
TECNOLOGÍA SEGUIMIENTO CÓDIGO DE EDT
Informe de avance
Cambios al proyecto
Reuniones de definición, de toma de
decisiones, de revisiones, comunicaciones
públicas
Javier Ruiz
Todos los
involucrado
s
Reuniones
Informativas
Correo
electrónico
Mensual
/ cuando sea
necesario
1
Contrataciones del proveedor Lida Millán Director del
proyecto
Gerencia
general
Boletín escrito
Reunión
informativa
Al inicio
del proyecto
1.1.
Informes de Ingeniería
Informe de avance y estado
Mónica Pineda Equipo
directivo
Boletín escrito
Reunión
informativa
Quincen
al
1.2
Informe de estado de Suministros Martin Ovalle Equipo
directivo
Correo electrónico Quincenal 1.3
Informe de pruebas de Telecomunicaciones Héctor Rojas Equipo
directivo
involucrado
Correo electrónico Quincenal 1.5
Dirección de contrato de ejecución
Informes de avance
Proyectos de mejora
Requisitos del cliente
Manuales
Arnoldo Arenas
Equipo
directivo
Boletín escrito
Reunión
informativa
Quincenal 1.2, 1.3, 1.4, 1.5. 1.6
Informes del Montaje
Informe de avance y estado
Andrés Castro Equipo
directivo
involucrado
Correo electrónico Quincenal 1,.4, 1.5, 1.6
Informes de pruebas.
Informe de avance y estado
Carlos Barrios
Equipo
directivo
involucrado
Correo electrónico Quincenal 1.5
161
6.7. Plan de Gestión de Riesgo
De acuerdo a que todo proyecto este afecto a eventos o condiciones inciertas que pueden
causar un efecto positivo o negativo se presenta un GIR (Gestión Integral de Riesgos) del
proyecto Fire Detection System con el cual se busca realizar la identificación, evaluación,
medición, estrategias frente a cada uno y control de los riesgos a los que está expuesto el
proyecto y su correspondiente éxito.
De allí que a continuación se indique la metodología utilizada en la creación del plan de
gestión de riesgos y se definan los correspondientes Roles y Responsabilidades respecto de esta
área de conocimiento:
Tabla 39 Plan de Gestión de Riesgos del proyecto
METODOLOGIA
1. Se logra investigar en los activos de la compañía si se tenían proyectos similares y si estos tenían una matriz de
riesgos
2. Luego de validado que no se tenía documentación se realiza a través de entrevistas y Juicio de expertos la
identificación de cada uno de los riesgos partiendo del Project Charter y la EDT (supuestos y restricciones)
3. De allí que se identificaron los roles y responsabilidades de cada uno de los miembros del proyecto
4. Se categorizaron los riesgos identificados de acuerdo a su causa
5. Se entró a validar su probabilidad/impacto cualificándolos y posteriormente cuantificarlos (dando una prioridad y un
responsable)
6. Se realiza análisis y se emiten informes de riesgos para tomar decisiones
7. Se concluyen cuáles van a ser las respuestas a cada uno de ellos y que estrategias se van a tomar frente a cada riesgo
(plan de respuestas)
8. Se genera un documento que permita validar la periodicidad, las causas y respuestas al mismo. (Matriz de riesgos)
9. Se decide cómo realizar los controles a las estrategias o planes de acción propuestos.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROL RESPONSABILIDAD
SPONSOR Encargado de controlar y monitorear todos los riesgos que se presenten en la
planeación del proyecto
DIRECTOR DEL
PROYECTO
Encargado de controlar y monitorear todos los riesgos que se presenten en la
ejecución del proyecto Encargado de alimentar el plan de respuesta a la ocurrencia
del riesgo
GESTOR DE
APROVISIONAMIENTO
Responsable del controlar las compras y levantamiento de adquisiciones con la
mitigación de riesgos en este proceso Encargado de informar los riesgos que se
presenten en su proceso
CLIENTE INTERNO Informar los riesgos que frente a los requerimientos técnicos propios del proyecto
puedan afectar el desarrollo del proyecto
SUPERVISOR DE RED Encargado de informar los riesgos encontrados o previstos desde su rol
162
6.7.1 Risk Breakdown Structure (RiBS)
En la imagen No.36 se muestra la Estructura Desglose de Riesgo, donde se enumeran las
categorías y subcategorías de donde pueden surgir riesgos, identificadas para este proyecto
Figura 36 - Risk Breakdown Structure
Fuente: Autores
6.7.2 Matriz Probabilidad Impacto y el Umbral
163
Con el fin de realizar una matriz nutrida y un análisis cualitativo ajustado al proyecto se han
creado: una matriz de probabilidad y 3 de Impacto respecto de la triple restricción (Alcance,
tiempo y costos) a fin de que al analizar estas en cada uno de los riesgos se puedan priorizar,
cuantificar y otorgar respuestas de manera oportuna, validando cualesquiera efectos que esta
identificación produzca (ampliar o reducir la línea base del costo, o cambiar el cronograma de
este)
Figura 37 Probabilidad Vs Impacto
DEFINICIONES DE PROBABILIDAD
Probabilidad Periodicidad Valor
MUY ALTA Evento que ocurre más tres veces al mes 5
ALTA Evento que ocurre más dos veces al mes 4
MEDIO Evento que ocurre más una vez al mes 3
BAJO Evento que ocurre más dos veces al semestre 2
MUY BAJO Evento que ocurre una vez al semestre 1
PROBABILIDAD E IMPACTO
Probabilidad/valor ALCANCE TIEMPO COSTO
MUY ALTA/5
Que el entregable no cumple con más del
80% de los criterios de aceptación en
porcentaje mayor del 80%
31 - 40 días de la
duración estimada
impacto > 20% del
presupuesto
ALTA/4
Que el entregable no cumple entre el 41%
- 79% de los criterios de aceptación en
porcentaje mayor del 80%
21 - 30 días de la
duración estimada > 10% y < 20%
MEDIO/3
Que el entregable no cumple entre el 21%
- 40% de los criterios de aceptación en
porcentaje mayor del 80%
16 - 20 días de la
duración estimada > 5% y < 10%
BAJO/2
Que el entregable no cumple entre el 11%
- 20% de los criterios de aceptación en
porcentaje mayor del 80%
10 - 15 días de la
duración estimada menor al 5%
MUY BAJO/1
Que el entregable no cumple entre el 0% -
10% de los criterios de aceptación en
porcentaje mayor del 80%
14- 5 días de la
duración estimada
desfase mínimo o
no afecta al costo
Fuente: Autores
164
6.7.3 Matriz de riesgos
Tabla 40 Matriz de Riesgos
PLAN DE GESTION DE RIESGOS
Sección 1- Identificación Sección 2- Análisis Cualitativo Sección 3 - Análisis Cuantitativo Sección 4 - Estrategia
de Respuesta Sección 5 - Análisis de Implementación
Respuesta
ID #
Categoría del
Riesgo
Descripción de Amenaza/Oport
unidad
Área de I
Rep. P I Matriz de Riesgo Severidad (%)
Prob. Indiv
Meses
Impacto ($)
Efecto ($)
Estrategia
Acciones de Rta
P I Severidad (%)
P. Ind Meses I ($) Efecto
($)
R-001 Recursos
Riesgo de Ausencia o retraso en los materiales del sistema debido a No previsión de cumplimiento de subcontratistas o impedimentos en la entrega de estos al proveedor
Tie
mp
o Profesio
nal Senior de Suministros
ALT
O
ALT
O
Pro
bab
ilid
ad
MA
49% 70% 0,5 91.034.342 44.606.827
Tra
nsfe
rir
Asegurar los contratos de proveedores a través de seguros y apremios, hacer un seguimiento semanal del avance de compras y entregas.
MU
Y B
AJO
ALT
O
7% 10% 0,5 $
13.004.906 910.343
A X
M
B
MB
MB B M A MA
Impacto
R-002 Cliente
Riesgo de costos altos de mantenimiento debido a por aprobación de diseño sin el lleno de los requisitos T
iem
po C
osto
Profesional Senior de Ingeniería
MO
DE
RA
DO
MO
DE
RA
DO
Pro
bab
ilid
ad
MA
25% 50% 3 32.512.265 8.128.066
Evitar
Revisión detallada de los diseños y exigencias de cumplimiento con asesoría de expertos para lograr obtener una aprobación adecuada de proyectos.
MU
Y B
AJO
BA
JO
3% 10% 2 $
4.334.969 130.049
A
M X
B
MB
MB B M A MA
Impacto
R-003 Cliente
Riesgo de Daño de sistema en el montaje del sistema debido a por sobrecargas en la subestación T
iem
po C
osto
Profesional Experto de puesta en marcha M
OD
ER
AD
O
MU
Y B
AJO
Pro
bab
ilid
ad
MA
5% 50% 0,25 2.709.355 135.468
Mitig
ar
Coordinación de maniobras de
desconexión del sistema si se
considera riesgo eléctrico,
contemplar dentro de los diseños la
instalación de sistemas de
Puesta a tierra para evitar
sobrecargas.
MU
Y B
AJO
BA
JO
3% 10% 1 $
2.167.484 65.025
A
M X
B
MB
MB B M A MA
Impacto
R-004 A l c a n c e
T i e m p o
C o s t o
B A J O
B A J O
Pro
bab
ili
da
d
MA 9% 30% 1 6.502.453 1.950.736 T r a n s f e r i r M U Y
B A J O
B A J O
3% 10% 2 130.049
165
PLAN DE GESTION DE RIESGOS
Sección 1- Identificación Sección 2- Análisis Cualitativo Sección 3 - Análisis Cuantitativo Sección 4 - Estrategia
de Respuesta Sección 5 - Análisis de Implementación
Respuesta
ID #
Categoría del
Riesgo
Descripción de Amenaza/Oport
unidad
Área de I
Rep. P I Matriz de Riesgo Severidad (%)
Prob. Indiv
Meses
Impacto ($)
Efecto ($)
Estrategia
Acciones de Rta
P I Severidad (%)
P. Ind Meses I ($) Efecto
($)
Cumplimiento
Riesgo de Declaración desierta de la licitación debido a no definición de posibles proveedores y complejidad en las especificaciones técnicas
Jefe de Contratación
A Solicitar la compra de
los sistemas de detección de
incendios según lo indicado en las
Especificaciones técnicas, realizar
convocatorias con proveedores
nacionales y asesoría externa para lograr
especificaciones técnicas adecuadas
con lo existente en el mercado.
$ 4.334.969
M
B X
MB
MB B M A MA
Impacto
R-005 Cumplimient
o
Riesgo de detención del trabajo operativo debido al no cumplimiento de planes de calidad, seguridad y/o ambiental por parte del proveedor
Tie
mp
o C
osto
Director del proyecto A
LT
O
ALT
O
Pro
bab
ilid
ad
MA
49% 70% 3 45.517.171 22.303.414
Mitig
ar
Estricto seguimiento desde la
materialización del contrato para el
cumplimiento de las exigencias de
seguridad calidad y ambiental, adicional durante el montaje
del sistema de detección de
incendios, acompañamiento de
proveedor para montaje y
capacitación según se requiera.
BA
JO
MO
DE
RA
DO
15% 30% 3 $
19.507.359 2.926.104
A X
M
B
MB
MB B M A MA
Impacto
R-006 Cliente
Riesgo de Impedimento de no instalación del sistema debido a no se permite ingreso a subestación T
iem
po C
osto
Ingeniero de montaje B
AJO
MO
DE
RA
DO
Pro
bab
ilid
ad
MA
15% 30% 0,5 3.251.226 487.684
Mitig
ar
Cumplimiento de los
procedimientos de seguridad al
ingreso a subestaciones, capacitaciones para ingresar a subestaciones a cada trabajador,
solicitud de tarjetas de
ingreso para supervisores y cumplimiento para solicitar
autorizaciones externas.
MU
Y B
AJO
MO
DE
RA
DO
5% 10% 0,5 1.083.742 54.187
A
M
B X
MB
MB B M A MA
Impacto
R-007 A l c a n c e
T i e m p o
C o s t o
M U Y
B A J O
M U Y
A L T O
Pro
bab
ili
da
d
MA 9% 10% 0,5 1.083.742 97.537 T r a n s f e r i r M U Y
B A J O
M U Y
A L T O
9% 10% 0,5 1.083.742 97.537
166
PLAN DE GESTION DE RIESGOS
Sección 1- Identificación Sección 2- Análisis Cualitativo Sección 3 - Análisis Cuantitativo Sección 4 - Estrategia
de Respuesta Sección 5 - Análisis de Implementación
Respuesta
ID #
Categoría del
Riesgo
Descripción de Amenaza/Oport
unidad
Área de I
Rep. P I Matriz de Riesgo Severidad (%)
Prob. Indiv
Meses
Impacto ($)
Efecto ($)
Estrategia
Acciones de Rta
P I Severidad (%)
P. Ind Meses I ($) Efecto
($)
Stakeholders
Riesgo de incumplimiento de especificaciones técnicas del proveedor debido a Declaración de quiebra o cierre de la compañía
Jefe de Contratación
A Desde la
contratación se exige la
comprobación de la solidez de
la empresa y se realiza la exigencia de pólizas de
cumplimiento para evitar
inconvenientes a cargo del proveedor
M
B
MB X
MB B M A MA
Impacto
R-008 Cumplimient
o
Riesgo de incumplimiento de la calidad del producto debido a políticas del proveedor no se ajustan al plan de calidad de la compañía T
iem
po C
osto
Jefe de Contratación B
AJO
MO
DE
RA
DO
Pro
bab
ilid
ad
MA
15% 30% 0,25 1.625.613 243.842
Evitar
Exigencia de cumplimiento de las
especificaciones técnicas donde se
detallan las características
técnicas de cada elemento, además de
cumplimiento de la garantía de los
equipos, durante la contratación se
realiza la exigencia de alineación con las políticas internas de
la compañía.
MU
Y B
AJO
MO
DE
RA
DO
5% 10% 0,25 541.871 27.094
A
M
B X
MB
MB B
M A MA
R-009 Cumplimient
o
Riesgo de No comunicación del sistema con el puesto de control debido a No verificación de intercomunicación entre los sistemas T
iem
po C
osto
Ingeniero de montaje
MO
DE
RA
DO
MO
DE
RA
DO
Pro
bab
ilid
ad
MA
25% 50% 0,5 5.418.711 1.354.678
Tra
nsfe
rir
Pruebas de comunicación
con acompañamien
to del área encargada, análisis y estudio de
telecomunicaciones para la
integración de los sistemas
MU
Y B
AJO
MO
DE
RA
DO
5% 10% 1 2.167.484 108.374
A
M X
B
MB
MB B M A MA
Impacto
167
PLAN DE GESTION DE RIESGOS
Sección 1- Identificación Sección 2- Análisis Cualitativo Sección 3 - Análisis Cuantitativo Sección 4 - Estrategia
de Respuesta Sección 5 - Análisis de Implementación
Respuesta
ID #
Categoría del
Riesgo
Descripción de Amenaza/Oport
unidad
Área de I
Rep. P I Matriz de Riesgo Severidad (%)
Prob. Indiv
Meses
Impacto ($)
Efecto ($)
Estrategia
Acciones de Rta
P I Severidad (%)
P. Ind Meses I ($) Efecto
($)
R-010 Legales
Riesgo de No cumplimiento de normatividad debido a Cambio de la normatividad sobre la detección de incendios a nivel nacional
Alc
ance Profesio
nal Senior de Suministros
BA
JO
MO
DE
RA
DO
Pro
bab
ilid
ad
MA
15% 30% 1 6.502.453 975.368
Acepta
r
La contratación se basa en las especificaciones técnicas las
cuales son realizadas con
asesoría de expertos en las
normas y exigencias
internacionales para los
sistemas de detección de incendios, en
caso de modificación de
la normatividad se contempla
la adaptación a los cambios normativos.
MU
Y B
AJO
MO
DE
RA
DO
5% 10% 0,5 1.083.742 54.187
A
M
B X
MB
MB B M A MA
Impacto
R-011 Cumplimient
o
Riesgo de NO poder transportar el sistema debido a por no previsión de este por parte del proveedor T
iem
po C
osto
Profesional Senior de Ingeniería
BA
JO
MO
DE
RA
DO
Pro
bab
ilid
ad
MA
15% 30% 0,5 3.251.226 487.684
Tra
nsfe
rir
Dentro de las actividades requeridas
contempladas dentro de las
especificaciones de
contratación se contempla la inclusión del transporte
dentro de los valores
globales.
MU
Y B
AJO
MO
DE
RA
DO
5% 10% 0,3 650.245 32.512
A
M
B X
MB
MB B M A MA
Impacto
168
PLAN DE GESTION DE RIESGOS
Sección 1- Identificación Sección 2- Análisis Cualitativo Sección 3 - Análisis Cuantitativo Sección 4 - Estrategia
de Respuesta Sección 5 - Análisis de Implementación
Respuesta
ID #
Categoría del
Riesgo
Descripción de Amenaza/Oport
unidad
Área de I
Rep. P I Matriz de Riesgo Severidad (%)
Prob. Indiv
Meses
Impacto ($)
Efecto ($)
Estrategia
Acciones de Rta
P I Severidad (%)
P. Ind Meses I ($) Efecto
($)
R-012 Seguridad
Riesgo de Presentación de incidentes o accidentes de funcionarios del proveedor debido a Falta de elementos de protección especial o incumplimiento a planes de seguridad
Tie
mp
o C
osto
Ingeniero de montaje B
AJO
MU
Y A
LT
O
Pro
bab
ilid
ad
MA
27% 30% 1 6.502.453 1.755.662
Acepta
r
Aplicación de planes de
seguridad y programas de la compañía para previsión de la accidentalidad, inspecciones constantes
mínimo 2 por semana para
verificación del cumplimiento de las exigencias de seguridad y salud ocupacional, en
caso de incumplimiento se
detienen las labores y según su magnitud se
contempla la aplicación de
apremios según lo indicado en el
contrato.
BA
JO
BA
JO
9% 30% 3 19.507.359 1.755.662
A
M
B X
MB
MB B M A MA
Impacto
R-013 Recursos
Riesgo de Costos debido a no adquisición oportuna de los recursos especializados
Tie
mp
o Profesio
nal Senior de Suministros
MO
DE
RA
DO
MO
DE
RA
DO
Pro
bab
ilid
ad
MA
25% 50% 1 10.837.422 2.709.355
Mitig
ar
Seguimiento a la adquisición
de los recursos especializados y verificación en caso de
inconveniente para a través de diferentes interesados contactar el
servicio especializado
BA
JO
BA
JO
9% 30% 0,5 3.251.226 292.610
A
M X
B
MB
MB B M A MA
Impacto
Fuente: Autores
169
6.8. Plan de Gestión de Adquisiciones
Para el proyecto Fire Detection System se requiere contratar el suministro, instalación, pruebas
y puesta en servicio de un sistema de detección de incendios para una subestación de energía en
la ciudad de Ibagué. Este proceso se realiza a través de la creación de unas especificaciones
técnicas realizadas con un comité de expertos en los cuales se definen los requerimientos y
alcances.
A través de las especificaciones técnicas se procede a la realización de un proceso de selección
de proveedores solicitando la presentación de las ofertas técnicas y económicas, las cuales son
evaluadas y calificadas por el comité de expertos. Junto con el gerente del proyecto se procede
realizar la evaluación financiera en la cual el área de aprovisionamientos se encarga de la
realización de las mejoras de las ofertas económicas y determinar a quien se le adjudica la
contratación.
6.8.1 Definición y criterios de valoración de proveedores
Como se ha dicho, es claro que existe un proceso de evaluación de proveedores el cual se
encuentra dentro del procedimiento de adjudicación, en este sentido se plantean los criterios tanto
técnicos como financieros, uno de estos criterios es el cumplimiento de los requerimientos
solicitados a través de las especificaciones técnicas elaboradas por el comité de expertos junto
con los involucrados dentro del proyecto, para la elaboración de dicho pliego de condiciones se
debe permitir a todos los participantes el acceso a la licitación en condiciones de igualdad y no
crear obstáculos que impidan la libre competencia, en estos se debe definir claramente el objetivo
y alcances del contrato, se especifica la documentación técnica que debe aportar el proveedor
participante en conjunto con la oferta técnica, además se debe contener la definición de la
170
valoración técnica de las ofertas presentadas y la forma en que serán valorados, la evaluación de
estas ofertas se basan en el objeto del contrato y no en el oferente, esta no debe ser subjetiva ni
discriminatoria, en este documento se afirma que actividades pueden ser objeto de
subcontratación si se admite este modelo, se indica también si se admiten variantes o
excepciones, incluye las exigencias de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos
laborales.
Para facilitar el proceso de evaluación de proveedores y como soporte documental del proceso
se realiza el siguiente documento en el cual se valida mediante un check list el cumplimiento de
los requisitos exigidos para los oferentes con el cual se pondera cada selección y se asigna un
peso, el cual da una calificación final con la sumatoria de cada uno de los criterios de selección
determinados
Véase tabla 1 Evaluación de Ofertas
Tabla 41 - Evaluación de ofertas
ITEM REQUISITOS OBLIGATORIOS HIGH SECURITY
A1 Experiencia de la firma PUNTAJE OBSERVACIÓN
1
EXPERIENCIA DE LA FIRMA
1 Experiencia especifica de mínimo 10 años en instalación y suministro de
sistemas de detección de incendios con experiencia en instalaciones en subestaciones eléctricas
1. La firma cumple con la experiencia solicitada. Califique 1,0
2. La firma no cumple con la experiencia solicitada. Califique 0
A1 TOTAL 1
A2 Grupos Operativos (Cantidad y tipo) PUNTAJE OBSERVACIÓN
2
UNIDAD OPERATIVA
1
SE SOLICITA ESPECIFICAR EL ALCANCE PARA RETIRO DEL DESMONTAJE DE ANTIGUO SISTEMA DE DETECCIÓN SI EXISTE
Se contemplan todos los servicios operativos incluidos en las especificaciones técnicas a modo referencial (En caso de no ofrecer todos los servicios el proveedor debe sustentar como soportará éstos)
1. Los servicios presentados es igual a la Especificación Técnica o los propuestos están conformes. Califique 1,0
2. Los servicios no corresponden a la Especificación Técnica y no cumplen los servicios de operación. Califique 0
CANTIDAD TOTAL DE SERVICIOS OPERATIVOS
171
ITEM REQUISITOS OBLIGATORIOS HIGH SECURITY
3
Se contemplan todos los servicios operativos de acuerdo con las cantidades a ejecutar en el contrato
1 1. La cantidad de servicios presentada es superior al 90% califique 1,0
2. La cantidad de servicios presentada está entre el 70% y el 90% califique 0,5
3. La cantidad de servicios presentada es inferior al 70% califique 0
A2 TOTAL 2
ITEM REQUISITOS OBLIGATORIOS NOMBRE
VEHICULOS CUMPLE OBSERVACION
4
TIPOS DE VEHICULOS OPERATIVOS Y DE SUPERVISIÓN
0
ENVIAR DETALLE
DE CANTIDAD DE
VEHICULOS Y TIPO
Se contemplan todos los tipos de vehículos incluidos a modo referencial
en las especificaciones técnicas del servicio o el Proveedor sustenta
adecuadamente como soportará cada servicio.
1. Los tipos de vehículos presentados cumplen técnicamente con lo
definido en la Especificación califique 1,0
2. Los tipos de vehículos presentados no cumplen técnicamente con lo
definido en la Especificación califique 0
5
CANTIDAD TOTAL DE VEHICULOS OPERATIVOS Y DE SUPERVISIÓN
0,5
Se contemplan todos los tipos de vehículos incluidos en las
especificaciones técnicas del servicio a modo referencial o el Proveedor
sustenta adecuadamente como soportará cada tipo de servicio
1. La cantidad de vehículos presentada cumple con lo solicitado en las
especificaciones técnicas califique 1,0
2. La cantidad de vehículos presentada no cumple con lo solicitado en las
especificaciones técnicas califique 0,5
A3 TOTAL 0,5
6
HERRAMIENTAS Y SUMUNISTRO DE EQUIPOS
1
Se contemplan las herramientas y el suministro de los equipos para el
sistema SDI para ejecutar los servicios de acuerdo con lo solicitado en las
especificaciones técnicas
1. Las herramientas y los equipos a suministrar propuestos cumplen con
lo solicitado en las especificaciones técnicas califique 1.0
2. Las herramientas y los equipos a suministrar propuestos no cumplen
con lo solicitado en las especificaciones técnicas califique 0
7
PLAN DE MONTAJE
0 SE REQUIERE PLAN
DE MONTAJE
1. El Oferente presenta plan de Montaje del SDI con equipos instructivos
y herramientas califique 1.0
2. El Oferente no presenta plan de Montaje del SDI con equipos
instructivos y herramientas califique 0
A4 TOTAL 1
8 UNIDAD ADMINISTRATIVA
1 Se contempla lo solicitado a nivel de Unidad administrativa incluida en las
Especificaciones Técnicas del servicio a modo referencial.
172
ITEM REQUISITOS OBLIGATORIOS HIGH SECURITY
1. La cantidad de servicios administrativos presentado cumple con los
servicios incluidos en las especificaciones técnicas y sus anexos califique 1,0
2. La cantidad de servicios administrativos presentado no cumple con los
servicios incluidos en las especificaciones técnicas y sus anexos califique 0
9
UNIDAD DE APOYO (Calidad, medio ambiente y prevencionista)
1
Se contemplan los servicios de apoyo incluidos en las especificaciones
técnicas a modo referencial (En caso de no ofrecer todos los servicios, el
proveedor debe sustentar como soportará éstos)
1. Los servicios presentados es igual a la Especificación Técnica o los
propuestos están conformes. Califique 1,0
2. Los servicios no corresponden a la Especificación Técnica y no cumplen
los servicios de operación. Califique 0
10
INFRAESTRUCTURA FISICA – SEDES
0
SE SOLICITA
DETALLE DE SEDE
ADMINISTRATIVA
Se contempla la Sede incluida en las especificaciones técnicas del servicio
a modo referencial.
1. La sede presentada es de características similares a la solicitada.
Califique 1,0
2. La sede presentada no cumple con lo solicitado. Califique 0
A5 TOTAL 2
Fuente: Autores
La estrategia de la licitación y el criterio de adjudicación son definidas por la organización a
través del área encargada del proceso licitatorio, los cuales decidirán a quien sea adjudicada la
licitación utilizando algunas de las siguientes alternativas:
• Menor precio: En esta el único criterio de valoración es el precio, en esta los
criterios técnicos sirven para determinar los mínimos obligatorios que el
proveedor deberá cumplir para que su oferta sea considerada valida bajo los
conceptos técnicos y así pueda ser analizada posteriormente desde un criterio
financiero
• Propuesta más favorable: La adjudicación será tomada por el licitador que haga la
propuesta más favorable, los criterios de la valoración deberán estar vinculados de
173
manera directa con el objeto del contrato, dichos criterios deberán ser informados
previamente en el pliego de la licitación detallando la ponderación relativa, la cual
pude ser expresada fijando una banda de valoración, solamente cuando lo anterior
no sea posible se indicara los criterios de importancia de manera decreciente a
cada atributo.
• Proceso de licitación: Durante este proceso se solicitará a los proveedores su
participación en el proceso y previo cumplimiento y verificación de las exigencias
técnicas y legales, a su vez que se solicita el reconocimiento de la firma dentro del
mercado y certificación de experiencias de montaje de sistemas similares en
instalaciones eléctricas, dentro de las solicitudes de oferta se solicitan los
documentos RFI para la presentación de los oferentes.
174
Tabla 42 - Proveedor 1
175
Tabla 43 - Proveedor 2
176
Con base a las tablas de precios presentadas por los oferentes se realizara la selección del
proveedor, las políticas de contratación permiten realizar un proceso de adjudicación para la
verificación de las variables técnicas, de calidad y precio, cada una tiene un peso para la selección,
y se realizan además verificación del punto medio entre precio y cumplimiento de requisitos, con
el fin de garantizar el cumplimiento del contrato, tener un punto de equilibrio con respecto al
servicio que oferta el proveedor y evitar inconvenientes durante la ejecución.
Dentro de las actividades de aceptación de las ofertas presentadas se realiza una matriz de
evaluación técnica, en la cual se tendrán en cuenta criterios tales como:
La experiencia de la firma
El dimensionamiento operativo
Criterios del modelo de operación
El plan de materialización
177
Cada uno de estos tiene unas características de cumplimiento que son evaluadas a través de la
matriz dependiendo del cumplimiento de cada uno de los ítems solicitados, la ponderación esta
predeterminada con lo cual al calificar cada criterio se realiza la sumatoria de la ponderación y
se obtiene la calificación técnica como herramienta de selección del proveedor idóneo para el
servicio solicitado.
La siguiente matriz muestra el proceso de selección a través de la calificación de los criterios
de evaluación técnica para ofertas.
Validación A
Tabla 44 Evaluación Técnica de Ofertas
178
179
Evaluación técnica de ofertas
ITEM REQUISITOS OBLIGATORIOS OFERTA 1
A1 Experiencia de la firmaCantidad y Tipo
referencialPUNTAJE OBSERVACION 0
1
EXPERIENCIA DE LA FIRMA
Experiencia especifica de mínimo 10 años en instalación y
suministro de sistemas de detección de incendios con
experiencia en instalaciones en subestaciones eléctricas
1. La firma cumple con la experiencia solicitada. Califique
1,0
2. La firma no cumple con la experiencia solicitada.
Califique 0
1,0
1A1 1,0
A2 Grupos Operativos (Cantidad y tipo)Cantidad y Tipo
referencialPUNTAJE OBSERVACION 0
2
UNIDAD OPERATIVA
Se contemplan todos los servicios operativos incluidos en
las especificaciones tecnicas a modo referencial (En caso
de no ofrecer todos los servicios el proveedor debe
sustentar como soportará éstos)
1. Los servicios presentados es igual a la Especificación
Tecnica o los propuestos están conformes. Califique 1,0
2. Los servicios no corresponden a la Especificación
Tecnica y no cumplen los servicios de operación. Califique
0
1,0
SE SOLICITA ESPECIFICAR EL
ALCANCE PARA RETIRO DEL
DESMONTAJE DE ANTIGUO
SISTEMA DE DETECCION SI EXISTE 1
3
CANTIDAD TOTAL DE SERVICIOS OPERATIVOS
Se contemplan todos los servicios operativos de acuerdo
con las cantidades a ejecutar en el contrato
1. La cantidad de servicios presentada es superior al 90%
califique 1,0
2. La cantidad de servicios presentada está entre el 70% y
el 90% califique 0,5
3. La cantidad de servicios presentada es inferior al 70%
califique 0
1,0
A2 2,0
ITEM REQUISITOS OBLIGATORIOS NOMBRE DE LA EMPRESAVEHICULOS Cantidad y Tipo CUMPLE OBSERVACION
4
TIPOS DE VEHICULOS OPERATIVOS Y DE SUPERVISIÓN
Se contemplan todos los tipos de vehiculos incluidos a
modo referencial en las especificaciones tecnicas del
servicio o el Proveedor sustenta adecuadamente como
soportará cada servicio
1. Los tipos de vehiculos presentados cumplen
0,0
ENVIAR DETALLE DE CANTIDAD DE
VEHICULOS Y TIPO
5
CANTIDAD TOTAL DE VEHICULOS OPERATIVOS Y DE
SUPERVISIÓN
Se contemplan todos los tipos de vehiculos incluidos en las
especificaciones tecnicas del servicio a modo referencial o
el Proveedor sustenta adecuadamente como soportará
cada tipo de servicio
1. La cantidad de vehiculos presentada cumple con lo
solicitado en las especificaciones técnicas califique 1,0
2. La cantidad de vehiculos presentada no cumple con lo
solicitado en las especificaciones técnicas califique 0,5
0,5
A3 0,5
6
HERRAMIENTAS Y SUMUNISTRO DE EQUIPOS
Se contemplan las herramientas y el suministro de los
equipos para el sistema SDI para ejecutar los servicios de
acuerdo con lo solicitado en las especificaciones técnicas
1. Las herramientas y los equipos a suministrar propuestos
cumplen con lo solicitado en las especificaciones técnicas
califique 1.0
2. Las herramientas y los equipos a suministrar propuestos
no cumplen con lo solicitado en las especificaciones
técnicas caifique 0
1,0
7
PLAN DE MONTAJE
1. El Oferente presenta plan de Montaje del SDI con
equipos instructivos y herramientas califique 1.0
2. El Oferente no presenta plan de Montaje del SDI con
equipos instructivos y herramientas califique 0
0,0
SE REQUIERE PLAN DE MONTAJEA4 1,0
8
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Se contempla lo solicitado a nivel de Unidad administrativa
incluida en las Especificaciones Tecnicas del servicio a
modo referencial.
1. La cantidad de servicios administrativos presentado
cumple con los servicios incluidos en las especificaciones
tecnicas y sus anexos califique 1,0
2. La cantidad de servicios administrativos presentado no
cumple con los servicios incluidos en las especificaciones
tecnicas y sus anexos califique 0
1,0
9
UNIDAD DE APOYO (Calidad, medio ambiente y
prevencionista)
Se contemplan los servicios de apoyo incluidos en las
especificaciones técnicas a modo referencial (En caso de
no ofrecer todos los servicios, el proveedor debe sustentar
como soportará éstos)
1. Los servicios presentados es igual a la Especificación
Tecnica o los propuestos están conformes. Califique 1,0
2. Los servicios no corresponden a la Especificación
Tecnica y no cumplen los servicios de operación. Califique
0
1,0
10
INFRAESTRUCTURA FISICA - SEDES
Se contempla la Sede incluida en las especificaciones
técnicas del servicio a modo referencial.
1. La sede presentada es de características similares a la
solicitada. Califique 1,0
2. La sede presentada no cumple con lo solicitado.
Califique 0
0,0
SE SOLICITA DETALLE DE SEDE
ADMINISTRATIVA
A5 2,0
TOTAL
TOTAL
EVALUACIÓN TÉCNICA DE OFERTAS
LICITACION MONTAJE Y PUESTA EN SERVICIO SDI
TOTAL
TOTAL
TOTAL
180
Validación B
181
Validación C
Fuente: Autores
Una vez evaluados los anteriores criterios se realiza la ponderación como se muestra en el
siguiente diagrama en el cual se especifican los criterios de aceptación o rechazo previo el
porcentaje de cumplimiento de las exigencias anteriormente señaladas
182
Tabla 45 Evaluación Técnica de Ofertas
Fuente: Enertolima
183
6.8.2 Criterios de contratación, ejecución y control de compras y contratos
Dentro del proyecto Fire detection System y de acuerdo a las políticas de contratación de la
entidad se descarta la contratación directa dado que por presupuesto excede el límite de US
15.000, por lo cual se debe realizar es un proceso de selección a través de una licitación
realizando una sería de actividades que se detallan en el esquema siguiente.
Figura 38 Mapa de Gestión de Adquisiciones
Fuente: Autores
De acuerdo a lo anterior, y para mayor claridad una vez se realice cada una de las etapas y/o
actividades a realizar para la adjudicación del contrato para el proyecto Fire detection System en
alineación con las políticas internas de la organización se firmará un CONTRATO DE PRECIO
FIJO, con lo cual la valoración de la actividad a desarrollar y el material que se suministra no
sufre ninguna variación siempre y cuando se mantenga las condiciones contractuales definidas en
184
el contrato, dentro del proceso licitatorio creado para este proyecto los participantes deben incluir
dentro de la oferta realizada la estimación de horas de trabajo, materiales requeridos provisiones
de riesgo y ganancia extra, a través de las especificaciones técnicas realizadas por el equipos de
trabajo.
6.8.3 Cronograma de compra con la asignación del responsable
Como se recalco anteriormente es claro que al no haber compra sino la escogencia de un
proveedor en el proyecto es el area de adquisiciones en cabeza del profesional de adquisiciones
quien deberá garantizar que cada una de las actividades que hacen parte del proceso licitatorio se
hagan en los tiempos estimados los cuales de suyo ya tienen un plan de contingencia asociado de
acuerdo a que esta etapa es de alto impacto en el éxito del mismo. De alli que se muestre a
continuación el cronograma estimado
Figura 39 Cronogramas de Adquisiciones
Fuente: Autores
185
6.9. Plan de gestión de interesados
6.9.1. Registro de Interesados.
Los directores del proyecto junto con el patrocinador realizaran un listado y documentaran
todas las personas u organizaciones que se verán envueltas, o afectados de manera positiva o no
por el proyecto, así como todos los que influyan en el mismo o presenten algún interés con “Fire
Detection System”
Tabla 46- Lista de interesados
CONTROL DE VERSIONES
Versión Elaborada
por
Aprobada
por
Fecha Ajuste
1 03/12/2018 DP 15/12/2018 Listado original
2 10/02/2019 DP 10/02/2019 Identificación de más
interesados LISTA DE INTERESADOS
PROYECTO Fire Detection System
Rol General Interesado
Sponsor Jefe de Planeación
Suministros Profesional Senior de Suministros
Contratación Jefe de contratación
Ingeniería Profesional senior de Ingeniería
Telecomunicaciones Profesional de comunicaciones
Proveedor externo Empresa colaboradora – director del proyecto
Ente regulador CREG (Comisión de Regulación Energía y Gas)
Ingeniero de Montaje Ingeniero de montaje del sistema
Especialista funcional Profesional experto en puesta en marcha y pruebas
Cliente final Jefe de activos
Fuente: Autores
De allí que con este listado se realice un mapeo de los interesados partiendo por realizar con
ellos un levantamiento de información básica (rol, cargo, datos de contacto) y se realicen
matrices (Poder/interés, Influencia/Impacto y Poder/influencia) donde se puedan determinar sus
186
intereses, su nivel de involucramiento, su potencial de influencia sobre el proyecto, a fin que una
vez ubicados en cualesquiera de los cuadrantes e identificados sus intereses y su clasificación
(Desconocedores, Reticentes, Neutrales, Partidarios o Lideres) se busque gestionar de la mejor
manera y por el medio de comunicación más expedito la integración del mismo para con el
proyecto y su éxito.
En continuidad con lo anterior, se establece que a cada uno de los interesados se le aplicarán
entrevistas y/o reuniones en donde se pueda completar el registro de interesados del proyecto
resultados que se verán en el registro de interesados.
187
Tabla 47 - Registro de interesados
Fuente: Autores
CONTROL DE VERSIONES
Versión Revisada por Aprobada por Fe
cha 01 Javier Ruiz Carolina Uribe REGISTRO DE INTERESADOS
PROYECTO Fire detection system
IDENTIFICACIÓN EVALUACIÓN CLASIFICACIÓN
INTERESADO INFORMACIÓN DE CONTACTO ROL EN EL
PROYECTO
PODER/
INTERESES
INFLUENCI
A/
IMPACTO
PODER/
INFLUENCIA
FASE DE
MAYOR
INTERÉS
INTERNO /
EXTERNO
MATRIZ DE
EVALUACIÓN
INTERESADOS ACTUAL DESEADO
Andrés Castro enertolima.com; Celular:
3208764565
Sponsor Alto/Alto Alto/Alto Alto/Alto
Todo el
proyecto. Interno P L
Lida Millán Lida.millan@ enertolima.com
Celular 3219433342
Contrataciones Alto/Bajo Alto/Alto Alto/Alto
Planificación Interno D P
Mónica Pineda Monica.pineda@ enertolima.com
Celular: 3157866576
Ingeniería Bajo/Alto Alta/Alto Bajo/Alto
Diseños Interno D P
Martin Ovalle martin.ovalle@ enertolima.com
Celular: 3134538767
Suministros Bajo/Alto Bajo/Alto Bajo/bajo
Ejecución Interno D P
Héctor Rojas Hector.rojas@ enertolima.com
Celular: 3127659834
Telecomunicacio
nes Bajo/ Alto Bajo/Alto Bajo/bajo
Ejecución Interno D N
Arnoldo
Arenas
Celular 3156754346
Dirección de
contrato de
ejecución
Alto/Alto Alto/Alto Alto/Alto Ejecución
Externo N P
Comisión de
Regulación
Energía y Gas
CREG
[email protected] Control y
seguimiento
Normativo Alto/Alto Alto/Alto Alto/Alto
Entrega
Externo R P
Andrés Castro [email protected] Ingeniero de
Montaje Bajo/Alto Alto/Alto Bajo/Alto
Ejecución y
entrega Externo D P
Carlos Barrios [email protected] Especialista
Funcional Bajo/Alto Alto/Alto Bajo/Alto Ejecución y
entrega Interno D P
Javier Cardozo Javier.cardozo@ enertolima.com m Cliente Final Alto/Bajo Alto/Alto Alto/Alto Entrega Interno D P
188
6.9.2. Matriz de evaluación del involucramiento de Interesados.
Luego de realizado el entregable del Registro de interesados e identificadas las necesidades,
interés e impacto de los interesados, se desarrollarán estrategias de involucramiento y
compromiso de los interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto. De manera que en esta
etapa se analicen los resultados de las matrices realizadas en el numeral anterior y se generen las
estrategias según el impacto de los interesados identificado a fin de mitigar o potencializar dichos
impactos.
De allí que en este numeral veamos los resultados del análisis de los interesados en el proyecto
Fire Detection System y analicemos matrices como Cooperación/impacto e interés/influencia
para determinar la estrategia a tomar:
Tabla 48 Matrices de Cooperación-impacto e interés/influencia
Fuente. Autores
6.9.3. Estrategias para involucrar los interesados.
189
Tabla 49 -Estrategia de Gestión de los interesados
Fuente: Autores
CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha
por
Revisada
por
Aprobada por Fecha Motivo
01 Javier
Ruiz
Carolina
Uribe
12-02-
19
Identificación de
estrategias ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE INTERESADOS
PROYECTO Fire Detection System
INTERESADOS
(PERSONAS O
GRUPOS)
EXPECTATIVAS/INTERESES
PRINCIPALES PROBLEMAS PERCIBIDOS
ESTRATEGIA POTENCIAL PARA GANAR
SOPORTE O REDUCIR OBSTÁCULOS
FRECUENCIA DE
COMUNICACIÓN
Gestores de
Contrato
Desarrollo del proyecto dentro de
los tiempos y recursos asignados
Retraso en suministros por
parte del proveedor
Reuniones para levantamiento y
cumplimiento de necesidades
Reuniones de seguimiento y avances
Semanal
Diseño e
ingeniería
Aval y recepción de diseños,
ejecución del montaje según los
diseños planteados.
Revisión de diseños
Imprevistos con los
suministros.
Cumplimiento normatividad
Integralidad del sistema de
detección
Reuniones de seguimiento
Levantamiento de requerimientos
Reuniones de tomas de decisiones en
conjunto
Semanal
Sponsor Cumplimiento del proyecto Control de estados
financieros y tiempo
Calificación del contratista
Información del avance
Reuniones de avance y seguimiento del
proyecto
Entrevista para validación de requerimientos
a contratista
Inicio del proyecto
Semanal
Jefe de
contratación
Margen de ganancia en la
contratación
Tipo de contratación
Presupuesto asignado
Consecución de proveedores
Validación de requerimientos
Reuniones de levantamiento de necesidades
Reuniones exploratorias del alcance del
proyecto y sus requerimientos técnicos
Reuniones de acompañamiento para
calificación técnica de las propuestas.
Envío de reportes de cumplimiento o no del
contratista
Inicio del proyecto
En etapa de
contratación de manera
semanal
Luego de
contratación de manera
mensual
CREG Cumplimiento normatividad
vigente
No credibilidad en el
proyecto
Desconocimiento del
proyecto
Reuniones informativas del sistema a ser
utilizado
Reuniones de validación requerimientos
Planeación del
proyecto
De manera
semestral
190
Aquí el director del Proyecto realizará el seguimiento de los impactos del proyecto en los
interesados y viceversa. De acuerdo a ello, evaluará si al presentarse un cambio en el estado de
involucramiento de los interesados es necesario realizar análisis de causa- raíz, replantear
estrategias y/o evaluar nuevamente al interesado a fin de conocer su estado actual respecto de su
participación con el proyecto.
191
CONCLUSIONES
A través del desarrollo del presente documento se logró establecer el proceso de adjudicación,
e implementación del sistema de detección de incendios en una subestación de distribución
eléctrica perteneciente a la empresa Enertolima, cumpliendo la normatividad vigente con
respecto a dichos sistemas además de las exigencias solicitadas en la definición de
especificaciones técnicas determinadas por la compañía.
Se lograron Materializar los puntos de referencia del diseño, suministro, montaje, y puesta en
servicio de un sistema de detección de incendios.
Se realizó la selección del proveedor idóneo para la compra de los equipos en cumplimiento
de las exigencias técnicas y comerciales del sponsor.
Se identificó la mejor solución para el reemplazo del sistema de detección de incendios en las
subestaciones eléctricas.
Se realizó el análisis de beneficios de la implementación del sistema, y su aplicabilidad en las
demás instalaciones de la compañía
192
LISTA DE REFERENCIAS
Caem, 2007 – Herramienta de Cálculo de la huella de carbono a nivel sectorial
Chamoun, Y, (2002). Administración profesional de proyectos: la guía México: Mc Graw-
Hill
Clifford F. Gray, Erik W. Larson (2009) Administración de proyectos. Cuarta edición
Comisión Ambiental Local., 2017. Plan ambiental local Engativá 2017-2020.
Consejo Local de Gestión de Riesgos - CLGR., 2017. Caracterización General de Escenarios
de Riesgo
Consejo Local de Gestión de Riesgos - CLGR., 2017. Caracterización General de Escenarios
de Riesgo
Dr. Joel Carboni Change Delivery, Competence, this third install Characteristic of Sustainable
Project. Recuperado de https://bit.ly/2MXLntp
193
DNP, 2009 – Guía Metodológica para la formulación de indicadores
Enertolima (2011). Informe ejecutivo de gestión operador de Red. Compañía Energética del
Tolima
Ester Pascual, 2017 Ejemplo de cómo el ruido contamina el medio ambiente
Gido & Clements, (2012), Administración de exitosa de Proyectos, p.352
Gramalote 2015, Estudio de impacto ambiental
Greenpeace, s, f; Actúa Consejos para una vida sostenible.
Instituto Colombiano de Geología y Minería - INGEOMINAS. Modelo Hidrogeológico
Conceptual de la Sabana de Bogotá. 2000 – 2002
Lledó Pablo. (2017). Administración de proyectos: El ABC para un director de proyectos
exitoso. Pablo Lledó Project Management.
Ortegón (2005) Metodología del marco lógico. p.70
194
Porras Noelia (2014), Plan de Gestión de recursos humanos p.19
Project Management Institute, 2017. A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
Sixth Edition, PM
Ruiz Liliana, Rada Waldir (2015) estudio de factibilidad, construcción y puesta en marcha de
pozos profundos, para el municipio de la jagua del pilar - la baja guajira. Proyecto de grado.
Superintendencia de servicios Públicos (2015). Evaluación Integral De Prestadores Compañía
Energética Del Tolima S.A. E.S.P. Dirección técnica de gestión de energía.
