Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

POKOK BAHASAN

A.

B.

C.

D.

Lingkaran Kehidupan Arsip

Filing dan Tujuannya

Unsur Dasar & Peralatannya

Permasalahan Kearsipan

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

Lingkaran Lingkaran KKehidupan ehidupan AArsip rsip

(Life spand of control archive)(Life spand of control archive)

Lingkaran Lingkaran KKehidupan ehidupan AArsip rsip

(Life spand of control archive)(Life spand of control archive)

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

Filing dan TujuannyaFiling dan Tujuannya

Filing adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem penataan tertentu melalui prosedur sistematis, sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan kembali secara tepat dan tepat.

Tujuannya:1. Menyediakan warkat jika diperlukan2. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari3. Mengumpulkan warkat yang berhubungan satu sama

lain4. Memanfaatkan tempat penyimpanan dan sarananya5. Mengamankan warkat penting dari pencurian dan

kebakaran6. Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi yang

terkandung pada warkat, khususnya warkat rahasia

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

1.Filing Sistem Abjad (Alfabetic system)Sistem Abjad merupakan dasar dari semua sistem lainnya.

Dasar-dasar Filing yang sering dijumpai

Dasar-dasar Filing yang sering dijumpai

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

2. Filing Sistem Subyek (Subject System)

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

3. Filing Sistem Nomor (Numeric System)

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

4. Filing Sistem Wilayah (Geographic System)

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

5. Filing Sistem Kronologis (Chronology System)

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

Unsur-unsur Dasar Penyelenggaraan Filing

Unsur-unsur Dasar Penyelenggaraan Filing

1.Pegawai yang memenuhi syarat, terlatih dalam melaksanakan/mengurus arsip pada umumnya dan sistem filing khususnya.

2.Prosedur kerja yang sederhana dan efektif3.Perlengkapan minimal yang layak4.Tempat penyimpanan yang memenuhi

persyaratan bagi keamanan arsip 5.Perlunya laporan secara teratur

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

Peralatan FilingPeralatan Filing

1.Sekat atau guide, digunakan sebagai pemisah sekaligus petunjuk antara kelompok masalah yang satu dan kelompok masalah yang lain sesuai dengan penggolongan masalah pada klasifikasi arsip.

2.Folder, digunakan sebagai tempat penyimpan lembaran arsip atau dokumen.

3.Filling Cabinet atau lemari arsip sebagai tempat menyimpan berkas atau folder.

4.Rak arsip (baik dari kayu maupun dari metal)

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

Sekat atau guide

Folder,

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

• Filling Cabinet • Rak arsip

Lemari arsip pintu masuk ke dalam

Lemari arsip dengan sistem pintu masuk ke dalam dinding lemari dapat menghemat pemakaian ruangan, karena daun pintu masuk ke dalam sisi lemari ketika dibuka

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

Compact Rolling Shelving

Merupakan lemari penyimpan arsip yang disusun sejajar di atas rel dan menggunakan bantuan roda, sehingga mudah untuk digerakkan/dirapatkan satu dengan yang lain.

Terbuat dari bahan Cold Rolled Steel Plate (SPSS) denagn ketebalan 0.8mm dan dilapisi dengan cat oven.

Sangat tepat untuk menyimpan map ordner, box arsip atau map gantung.

Rak baja ketebalan 1.2mm maupun rel penggantung dapat diatur tinggi rendahnya sesuai dengan kebutuhan.

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

Rotary Filing System

Lemari dengan sistem berputar didukung dengan penggunaan pintu bergeser ke dalam (retracting door) menyebabkan sistem ini lebih menghemat tempat dengan daya tampung yang besar dibandingkan dengan lemari biasa.

Efisiensi total pada sistim pengarsipanHemat Ruangan (60%)Hemat WaktuTanpa Resiko kesalahan indexing

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

Permasalahan KearsipanPermasalahan Kearsipan

1. Arsip diterima, kemudian disimpan, tetapi tidak dapat ditemukan lagi karena sesuatu hal,

2. Kalaupun ditemukan tapi memerlukan waktu yg panjang utk menemukannya krn hampir membongkari tumpukan-tumpukan atau berkas-berkas arsip,

3. Arsip makin hari makin bertambah volumenya, akibat dari pertambahan volume tsb maka antara arsip yg berguna & arsip yg tdk bernilai guna bercampur aduk,

4. Peningkatan volume arsip berakibat pula kurangnya tempat penyimpanan, sehingga sering dipaksakan dipergunakan untuk menampung arsip dengan melebihi kapasitas tempat penyimpanan,

5. Sarana dalam mengendalikan pengurusan arsip amat sederhana, bahkan kadang-kadang terlalu minim, dan

6. Kurangnya tenaga terlatih untuk mengurus arsip, bahkan tidak jarang bagian arsip ditangani oleh pegawai yang tidak terlatih.

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

Usaha PemecahanUsaha Pemecahan

1. Menyusun perencanaan kearsipan (general policy of records management) sesempurna mungkin.

2. Mempersiapkan aparatur di bidang kearsipan yang mampu berinovasi dalam menciptakan sistem informasi kearsipan dengan mengikuti perkembangan teknologi.3. Penataan dan penyimpanan dokumen ulang (melirik

untuk menggunakan penyimpanan elektronik). 4. Peningkatan SDM di bidang kearsipan adalah suatu upaya konkrit dalam menunjang penataan arsip yang

proporsional.5. Perlu ditanamkan bahwa bagian kearsipan berderajat

sama dengan bagian yang lain, 6. Melakukan pemasyarakatan kearsipan yang merupakan aspek yang sangat penting dalam upaya menumbuhkan

kondisi sadar arsip di kalangan aparatur pemerintah, swasta dan masyarakat.

7. Penyelenggaraan penyusutan arsip secara berkala.

Oleh : Armiati, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang

Padang, 08 april 2013

SEE YOU.....SEE YOU.....