Kebijakan Kearsipan Nasional(Peranan UU No. 43/2009 ttg Kearsipan

dalam Pelaksanaan UU No. 14/2008 ttg KIP dan UU No. 11/2008 ttg ITE)

Oleh

M. Asichin, M. HumKepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Disampaikan pada Pelatihan Budaya Dokumentasi dan

Sertifikasi bagi Aparatur Pemerintah di Provinsi Banten Le Dian Hotel. Serang, 7 Oktober 2011.

Arsip Nasional Republik Indonesia

Menjadikan arsip sebagai simpul

pemersatu bangsa

4

5

Misi ANRI1. Memberdayakan arsip sebagai tulang

punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan.

2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi.

3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah 4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif

dan jatidiri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.

5. Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian dan ilmu pengetahuan bagi kesejateraan rakyat sesuai peraturan perUndang-Undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan bangsa.

1. Membangun jati diri, identitas dan membangun rasa kesatuan, dan persatuan merupakan keharusan, karena semangat berbangsa, bermasyarakat dan ancaman disintegrasi bangsa, keutuhan NKRI.

2. Krisis multi dimensi setelah runtuhnya ORBA telah membawa pengaruh yang besar terhadap semakin lemahnya rasa kepercayaan diri dalam berbangsa dan bernegara, sikap menguatnya ketergantungan, sikap apatis, inferioritas.

3. Menipisnya semangat nasionalisme dan patriotisme berakibat menyebabkan melemahnya kemampuan bangsa dalam mengelola ciri keindonesiaan yang saling toleransi, saling menghormati, kekeluargaan dan kebersamaan.

4. Sehingga menurun sikap rasa cinta tanah air, bangsa, dan negara Indonesia menimbulkan sikap kohesifitas kelompok etnik, kedaerahan dan keagamaan, sehingga dapat menimbulkan konflik horizontal, kegiatan separatisme, terorisme, dsb.

Akibatnya terjadi perubahan sikap hidup materialistik, individualistik, hedonistik dan presentik

Orientasi hidup kekinian yang cenderung melupakan masa lalu dan mangabaikan masa depan

Pencerminan adanya pendangkalan rasa kesadaran sejarah (historical consciouness)

Perlu membangun kembali rasa kesadaran sejarah bangsa (national historical consciouness)

Dimana rekaman itu diperoleh ?

Arsip (sebagai rekaman sejarah masa lalu)

(Prof. Djoko Suryo, Akuisisi arsip sebagai Upaya Membangun Identitas Dan Jati Diri Bangsa, Rakor Akuisisi dan Penyerahan Arsip, Badan Arsip Daerah Jawa Timur, 28 November 2005

Berbagai perubahan penting pada tahun 1998 menjadi tonggak dimulainya era reformasi : di bidang politik, pemerintahan, hukum, ekonomi, dan birokrasi, yang dilandasi oleh keinginan untuk mewujudkan pemerintahan demokratis dan mempercepat terwujudnya kesejahteraan rakyat.

“….Nasionalisme, Patriotisme, Wawasan Kebangsaan, Rasa Kebangsaan, Cinta Tanah Air adalah sesuatu yang harus kita kemas kini kan, kita aplikasikan, kita aktualisasikan menghadapi tantangan masa sekarang ini.”

(Sambutan Presiden RI pada acara Pembekalan Wawasan Kebangsaan kepada Peserta Pelayaran VI/2006 di Istana Negara, 11 Juli 2006)

Pertama adalah hubungan pendidikan dengan pembentukan watak, atau yang kita kenal dengan character building.

Kedua, kaitan pendidikan dengan kesiapan dalam menjalani kehidupan setelah seseorang selesai mengikuti pendidikan itu.

Ketiga, kaitan pendidikan dan lapangan pekerjaan, yang ini juga menjadi prioritas dalam pembangunan 5 tahun mendatang.

Keempat, bagaimana kita membangun masyarakat berpengetahuan atau knowledge society yang kita mulai dari meningkatkan basis pengetahuan masyarakat.

Kelima atau yang terakhir, bagaimana kita bisa membangun budaya inovasi, the culture of innovation yang sangat diperlukan agar negara kita benar-benar menjadi negara yang maju di abad 21 ini.

(Sambutan Presiden Republik Indonesia Pada Acara “Puncak Peringatan Hari Pendidikan Nasional Tahun 2010” Istana Negara, 11 Mei 2010)

Wawasan kebangsaan merupakan jiwa, cita-cita, atau falsafah hidup yang tidak lahir dengan sendirinya. Ia sesungguhnya merupakan hasil konstruksi dari realitas sosial dan politik (socially and politically constructed). (Bennedict Anderson, 2002)

Amanat Presiden tentang “Nation and Character Building” Tahun 1963

1. Dalam amanat saja, Lahirnja Pantjasila, saja telah mengemukakan fikiran-fikiran jang mendasari proses “NATION BUILDING”, jaitu adanja keinginan bersama untuk membangunkan djiwa Bangsa jang bersatu, persatuan karakter karena persamaan nasib dan patriotisme.

2. Proses “NATION BUILDING” itu terus-menerus memerlukan aktivitas jang dinamis, pemupukan mental dan djiwa jang ingin bersatu, persamaan watak atas dasar persamaan nasib, patriotisme, rasa setia-kawan dan rasa loyal terhadap Tanah Air Indonesia.

Siapa jang tidak berdiri diatas landasan “NATION BUILDING” tadi, sesungguhnja dihinggapi oleh penjakit “retak dalam djiwa”, karena mungkin djiwanja dikuasai oleh loyalitas-kembar atau loyalitas-ganda.

3. Saja membenarkan usaha-usaha djiwa muda dalam pembinaan kesatuan Bangsa ini, dengan menghilangkan sikap-sikap dan sifat-sifat menjendiri (eksklusivisme), dengan djalan penjatuan, pembauran (asimilasi) dalam tubuh Bangsa Indonesia.

4. Saja gandrung akan kesatuan dan persatuan Bangsa Indonesia, saja tidak mau mengenal pembatasan “asli” dan “tidak asli”, persukuan, serta pementjilan-pementjilan jang berupa apapun dalam kesatuan tubuh Bangsa Indonesia.

  Bogor, 15 Djuli 1963. PEMIMPIN BESAR REVOLUSI BANGSA INDONESiA,

S U K A R NO

Amanat Pemimpin Besar Revolusi

1.Orde Lama Presiden Republik Indonesia yang Pertama (Ir. Soekarno)telah meletakan bentuk/bangunan negara bangsa (National-

State) tetapi juga dengan dasar filosofi negara/ pandangan hidup negara(philosipiche gronslaag)

Nation and character buildingIndonesia dikagumi dan dihormati oleh bangsa-bangsa di Asia-

Afrika (Konfrensi Asia Afrika 1955)Kemudian sejarah mencatat tidak berlanjut karena

ditunggangi kepentingan politik yaitu “Politik sebagai Panglima”2.Orde Baru

Konsep “Manusia Indonesia Seutuhnya” melalui P4 (Pedoman, Penghayatan dan Pengamalan Pancasila),

Kemudian sejarah mencatat tidak berlanjut karena sifat indoktrinasi dan tiada contoh “keteladanan” dan ditunggangi kepentingan politik yaitu “ekonomi sebagai panglima”

3.Orde ReformasiKonsep “ Desain Induk Pembangunan Karakter Bangsa” Perkembangan ke depan ?

Perkembangan Pembangunan Karakter Bangsa Sejak Kemerdekaan

Kunci keberhasilan hidup yang sesungguhnya ternyata terletak pada attitude, karakter atau watak. Setelah watak, baru keberanian (courage), lalu kemampuan (ability). Bukan semata-mata pada kepintaran, inteligensia, maupun kerja keras. Ini kira-kira kesimpulan yang dikemukakan cendikiawan China Lu Kun (1536-1618) pada Dinasti Ming, Saigo Takamori (1827-1877), serta Kazuo Inamori, pendeta, pebisnis, dan salah satu guru manajemen terkemuka dunia pada saat ini.

TM. Luthfi Yazid (Pengajar dan peneliti di Fakultas Hukum Universitas Gakushuin,

Tokyo) Majalah Gatra 18 Mei 2011, Hal 63.

“ Karakter bangsa khususnya pada generasi muda/pelajar

Indonesia”

Pancasila

Karakter- latin ”kharakter”, ”kharassein”, dan “kharax”, Inggris “character”, Yunani “character” dari “charassein” yang berarti membuat tajam, membuat dalam. Kamus Purwadarminta karakter diartikan “sebagai tabiat, watak, sifat-sifat kejiwaan atau akhlak atau budi pekerti yang membedakan seseorang dari pada yang lain”. (Posted on 03/05/2010 by adetruna)

Perubahan dan/atau penambahan kurikulum yang diinginkan:

21

Proklamasi dalam foto

22Ditulis tangan oleh Bung Karno

23Diketik oleh Sayuti Melik

25

26

“Apabila dokumen2 negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat menundjukkan adanja dokumen2 tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan se-mata2 karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebut oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akan menanggung akibat dari pada hilangnja informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah dalam usaha2-nja memberi pelajanan kepada rakjat.”

[Soeharto, Presiden Republik Indonesia 1969]

“Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat … Arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa.”

(R.J. Alfaro, 1937)

29

"Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah aset yang paling berharga. Ia merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya."

(Sir Arthur Doughty, 1924)30

Arsip

adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

(UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2)

32

1. Arsip Tekstual Paper Records/Paper Based Records Conventional Records Human Readable Records Eye Readable Records Hard Copy

2. Arsip Audio-Visual Audio-visual Based Records

2.1. Gambar Statik Still Images 2.2. Citra Bergerak Moving Images 2.3. Rekaman Suara Sound Recording

3. Arsip Kartografik & Kearsitekturan

Cartographic & Architectural

Records

4. Arsip Bentuk Mikro Microfilm, Microfiche, - Computer Output Microfilm

5. Arsip Elektronik Electronic Records/Electronic Based-Records Computer Records Machine Readable Records

Dalam Dictionary of Archival Terminology, Records Management diartikan “That area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of record(s)”.

Mina M. Johnson dan Norman F. Kallaus mengartikan sebagai “All of the activities dealing with the creation of these records, their maintenance for active use and in temporary storage and their destruction or permanent storage. Sedangkan Milburn D. Smith III mengartikan sebagai

“A comprehensive records management program concerns it self with control of records from their creation thought the active and inactive stages to their disposition”Selanjutnya dikatakan bahwa “Records management provides tools for effective and efficient information control

Sehingga dapat dikatakan bahwa Manajemen Arsip Dinamis adalah bagaimana mengelola (how to manage) arsip (dinamis) sejak diciptakan/dibuat, dipergunakan dan dirawat sampai dengan disusutkan secara efektive dan efisien.

Keuntungan-keuntungan yang diperoleh

Menurut Susan Z. Diamond keuntungan-keuntunganYang diperoleh dari penerapan manajemen

kearsipan bagi Organisasi adalah:a. Faster retrieval of information b. Fewer lost or misplaced recordsc. Compliance with legal retention requirementsd. Reduction of expenditures of filling equipment

and suppliese.Control over the creation of new recordsf. Protection of vital records

KOMPONEN DARI RECORDS MANAGEMENT TERDIRI ATAS:

1. RECORDS CREATIONa. Forms Designb. Form Managementc. Preparation and Management of Correspondenced. Reports Managemente. Words and Text Processing

2. RECORDS USE AND MAINTENANCEa. Filing and Retrieval Systemsb. Files Managementc. Mail and Telecommunication Managementd. Selection and Management of Office Copying Machinese. Systems Analysisf. Vital Records Programsg. Records Centers

3. RECORDS DISPOSALa. Identification and description of records seriesb. Development of records retention and disposal schedulesc. Records Appraisald. Records Destructione. Transfer of records to the archives

Sumber :Michel RoperFunction of Archival Institution in the Creation Maintenance and Disposal of Contemporary Records

PENGGUNAAPENGGUNAA

N N &&

PEMELIHARAAPEMELIHARAANN

PENYUSUTANPENYUSUTAN

PENCIPTAAN PENCIPTAAN

* Disain Formulir & Manajemen

* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah* Manajemen Laporan* Manajemen Produk Hukum

* Pengurusan Surat* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik* Manajemen Arsip aktif* Manajemen Arsip Inaktif* Program arsip Vital* Disaster prevention & recovery plan* Program Perawatan

*Survei/Inventarisasi arsip* Penilaian arsip* Jadwal retensi* Pemindahan arsip inaktif* Pemusnahan* Penyerahan arsip Statis ke ANRI

Manajemen Arsip DinamisManajemen Arsip Dinamis(Records Management)(Records Management)

Life Cycle of Records (1st Cycle)Life Cycle of Records (1st Cycle)

PenciptaanPenciptaan(Creation)(Creation)

Penggunaan Penggunaan (Use) &(Use) &

PemeliharaanPemeliharaan(Maintenance)

PenyusutanPenyusutan(Disposition)(Disposition)

PERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGISPERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGIS

Reformasi Penyelenggaraan NegaraReformasi Penyelenggaraan Negara Perkembangan Teknologi Informasi dan Perkembangan Teknologi Informasi dan

KomunikasiKomunikasi Perkembangan Teori KearsipanPerkembangan Teori Kearsipan

Reformasi Penyelenggaraan NegaraReformasi Penyelenggaraan Negara Perkembangan Teknologi Informasi dan Perkembangan Teknologi Informasi dan

KomunikasiKomunikasi Perkembangan Teori KearsipanPerkembangan Teori Kearsipan

Diprakarsai oleh International Council on Archives (ICA) , Diprakarsai oleh International Council on Archives (ICA) , beberapa universitas seperti University of British Columbia - UBC beberapa universitas seperti University of British Columbia - UBC (Kanada), University of Pittsburgh (Amerika), Monash University (Kanada), University of Pittsburgh (Amerika), Monash University (Australia) serta lembaga riset kearsipan “InterPARES” (Australia) serta lembaga riset kearsipan “InterPARES” (International Research on Permanent Authentic Records in (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) Electronic Systems)

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASIDAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASI

Perubahan cara bekerjaPerubahan cara bekerja Perubahan cara berkomunikasiPerubahan cara berkomunikasi Perubahan persepsi tentang efisiensiPerubahan persepsi tentang efisiensi Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan

penggunaan informasi/arsippenggunaan informasi/arsip Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola

arsiparsip

Perubahan cara bekerjaPerubahan cara bekerja Perubahan cara berkomunikasiPerubahan cara berkomunikasi Perubahan persepsi tentang efisiensiPerubahan persepsi tentang efisiensi Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan

penggunaan informasi/arsippenggunaan informasi/arsip Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola

arsiparsip

BENTUK LAHAN BARU ARSIPBENTUK LAHAN BARU ARSIP

E-mailE-mail Website InternetWebsite Internet BasisdataBasisdata Dokumen Multimedia Dokumen Multimedia Spread SheetSpread Sheet, dll., dll.

E-mailE-mail Website InternetWebsite Internet BasisdataBasisdata Dokumen Multimedia Dokumen Multimedia Spread SheetSpread Sheet, dll., dll.

KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP

• Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual

• Dari gedung ke server

• Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIPKEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP

• Penemuan kembali yang efisien • Kontrol akses• Akses jarak jauh• On-line Finding Aid • EAD: Encoded Archival Description

DAMPAK TERHADAP KOMUNIKASIDAN DISEMINASI ARSIPDAMPAK TERHADAP KOMUNIKASIDAN DISEMINASI ARSIP

• Penggunaan intranet dan internet• Penggunaan surat elektronik (e-mail)• Penggunaan situs-web (website dan portal• Perhatian pimpinan terhadap pemanfaatan

teknologi informasi dan komunikasi (TIK)

47

1.INFORMATION INTEGRITY2.FINDING FILES (INDEXING)3.SECURITY AND PRIVACY4.ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE)5.SCHEDULING/DISPOSAL6.CORPORATE LEVEL RETRIEVAL7.LINKS TO PAPER FILES8.BACK UPS

(RON ELLIOT, CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT)

1. TATA PERKANTORAN WORD PROCESSING ELECTRONIC MAIL KEUANGAN & KEPEGAWAIAN

2. SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENYUSUTAN ARSIP LOKASI ARSIP PENILIKAN ARSIP PEMINJAMAN ARSIP JALAN MASUK – INVENTARIS

(YULIANTI L. PARANI)48

1. KETERGANTUNGAN MANUSIA2. PENGAMANAN A. SISTEM (SOFT WARE) B. AKSES INFORMASI PASSWORD PENGATURAN AKSES INFORMASI (OTORITAS)3. PEMBUKTIAN DALAM HUKUM ACARA (PERSIDANGAN)4. FRAGILITAS KOMPUTER: A. TERHADAP MEDIA B. KONDISI LINGKUNGAN C. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI D. MANUSIA

PENGGUNAAN TEKNOLOGI OTOMASI (INFORMASI) TIDAK MEMBAWA KANTOR TANPA KERTAS SAMA SEKALI (PAPERLESS OFFICE) ARTI PENTING MEDIA KERTAS TETAP PENTING DISAMPING MEDIA ELEKTRONIKA KARENA MASALAH OTENTISITAS PEMBUKTIAN DIPERSIDANGAN

49

50

Namun dilihat dari sisi lain dampak penggunaan

otomasi perlu mendapat perhatian, yaitu

ketergantungan manusia pada komputer

menjadi tinggi, masalah pengamanan yang

meliputi pengamanan terhadap sistem dan

pengamanan terhadap akses informasi,

masalah legalitas pembuktian, dan

penggunaan teknologi komputer rawan

terhadap medianya, kondisi lingkungan,

penyimpanannya, perkembangan teknologi

dan rawan terhadap tindakan manusia.

51

Informasi yang dihasilkan oleh suatu Sistem Informasi elektronik adalah bersifat netral, yakni sepanjang sistem tersebut berjalan baik tanpa gangguan, maka input dan output yang dilahirkan adalah sebagaimana mestinya. Oleh karena itu arsip elektronik yang dihasilkan oleh sistem elektronik yang telah dilegasilir atau dijamin para profesional yang berwenang, jika tetap berjalan sebagaimana mestinya sepanjang tidak dibuktikan lain oleh pihak lain dapat diterima sebagaimana layaknya Akta Otentik. Hal ini mengingat keberadaan dokumen tersebut tidak dapat disangkal lagi (non repudiation) mempunyai kekuatan hukum mengikat para pihak (Edmon Makarim, Kompilasi Hukum Telematika 2003)

Peran Kearsipan dalam Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP

KERANGKA HUKUM KIP DI INDONESIA

UU No. 39/1999Tentang HAM

UU No. 40/1999Ttg PERS

UU No. 40/1999Ttg PERS

Pengelolaan arsip dalam mendukung Reformasi Birokrasi

Pengelolaan arsip dalam pelayanan Informasi Publik

Pengelolaan arsip dalam mendukung UU No 14 Tahun 2008

Arsip Sebagai Alat Bukti

ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK)

Dalam Dictionary of Archival Terminology

yang dikeluarkan ICA, menyebutkan bahwa

arsip elektronik adalah

“Records/archives usually in code, recorded

on a medium such as magnetic tape,

punched card, whose contents are

accessible only by machine and organize in

accordance with the principle of provenance

as district from data archives”

56

57

Dokumen Elektronik adalah setiap informasi yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh oleh orang yang mampu memahaminya.

(UU ITE Pasal 1 angka 4)

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi.

ASAS DAN TUJUAN ITE

(UU ITE Pasal 3)

Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk:a. mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai

bagian dari masyarakat informasi dunia;b. mengembangkan perdagangan dan

perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat;

c. meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik;

d. membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap Orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab; dan

e. memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi.

Tujuan lanjutan .....

ASAS DAN TUJUAN ITE

(UU ITE Pasal 4)

60

1.INFORMATION INTEGRITY2.FINDING FILES (INDEXING)3.SECURITY AND PRIVACY4.ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE)5.SCHEDULING/DISPOSAL6.CORPORATE LEVEL RETRIEVAL7.LINKS TO PAPER FILES8.BACK UPS

(RON ELLIOT, CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT)

1. TATA PERKANTORAN WORD PROCESSING ELECTRONIC MAIL KEUANGAN & KEPEGAWAIAN

2. SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PENYUSUTAN ARSIP LOKASI ARSIP PENILIKAN ARSIP PEMINJAMAN ARSIP JALAN MASUK – INVENTARIS

(YULIANTI L. PARANI)61

1. KETERGANTUNGAN MANUSIA2. PENGAMANAN A. SISTEM (SOFT WARE) B. AKSES INFORMASI PASSWORD PENGATURAN AKSES INFORMASI (OTORITAS)3. PEMBUKTIAN DALAM HUKUM ACARA (PERSIDANGAN)4. FRAGILITAS KOMPUTER: A. TERHADAP MEDIA B. KONDISI LINGKUNGAN C. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI D. MANUSIA

PENGGUNAAN TEKNOLOGI OTOMASI (INFORMASI) TIDAK MEMBAWA KANTOR TANPA KERTAS SAMA SEKALI (PAPERLESS OFFICE) ARTI PENTING MEDIA KERTAS TETAP PENTING DISAMPING MEDIA ELEKTRONIKA KARENA MASALAH OTENTISITAS PEMBUKTIAN DIPERSIDANGAN

62

63

Namun dilihat dari sisi lain dampak penggunaan

otomasi perlu mendapat perhatian, yaitu

ketergantungan manusia pada komputer

menjadi tinggi, masalah pengamanan yang

meliputi pengamanan terhadap sistem dan

pengamanan terhadap akses informasi,

masalah legalitas pembuktian, dan

penggunaan teknologi komputer rawan

terhadap medianya, kondisi lingkungan,

penyimpanannya, perkembangan teknologi

dan rawan terhadap tindakan manusia.

64

Undang-undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang

Hukum Acara Pidana, yang menurut pasal 184

tentang alat bukti adalah :

keterangan Saksi

Keterangan Ahli

Surat

Petunjuk

Keterangan Terdakwa

ASPEK LEGAL ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK)

65

Pasal 184 UU Nomor 8 Tahun 1981

tersebut telah dianulir dengan pasal

15 ayat (1) UU Nomor 8 Tahun 1997,

yaitu telah berubah/berkembangnya

wawasan media arsip sebagai alat

bukti yang semula hanya dalam

media kertas (surat) menjadi lebih

luas yaitu dalam bentuk “media

mikro film atau media lainnya”

(media lainnya dapat berarti media

apapun selain kertas, seperti

misalnya “media elektronik”).

66

Hukum Acara Perdata pasal 164 Herzien Inlands Reglement (HIR) atau Reglemen Indonesia yang Diperbaharui (RiB) Straatsblaad 1941 Nomor 44 dan pasal 1903 KUH Perdata, alat bukti sebagai berikut :

1. Surat

2. Pengakuan

3. Persangkaan

4. Keterangan Ahli

5. Sumpah

67

Bukti surat dalam pasal 1904 KUH Perdata, dikenal kategori “tertulis” yaitu :

1. Akta Otentik

2. Akta Bawah Tangan

Akta otentik lebih kuat dibanding Akta Bawah Tangan karena mempunyai kekuatan pembuktian formil, pembuktian mengikat dan pembuktian keluar

68

Mengingat pasal 1905 KUH Perdata, bahwa Akta Otentik adalah akta yang dibuat menurut bentuk Undang-Undang dan dihadapan seorang pegawai umum yang berwenang ditempat itu (Notaris)

Contoh : Akta Jual Beli Tanah

69

Informasi yang dihasilkan oleh suatu Sistem Informasi elektronik adalah bersifat netral, yakni sepanjang sistem tersebut berjalan baik tanpa gangguan, maka input dan output yang dilahirkan adalah sebagaimana mestinya. Oleh karena itu arsip elektronik yang dihasilkan oleh sistem elektronik yang telah dilegasilir atau dijamin para profesional yang berwenang, jika tetap berjalan sebagaimana mestinya sepanjang tidak dibuktikan lain oleh pihak lain dapat diterima sebagaimana layaknya Akta Otentik. Hal ini mengingat keberadaan dokumen tersebut tidak dapat disangkal lagi (non repudiation) mempunyai kekuatan hukum mengikat para pihak (Edmon Makarim, Kompilasi Hukum Telematika 2003)

70

Alat bukti dalam Tindak Pidana Korupsi

1.Pasal 26 UU No.31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi, sbb:Penyelidikan, penuntutan, dan pemeriksaan di sidang pengadilan terhadap tindak pidana korupsi, dilakukan berdasarkan hukum acara pidana yang berlaku, kecuali ditentukan lain dalam undang-undang ini.

2.Pasal 26 A. UU No.20 Tahun 2001 Tentang Perubahan atas UU No.31 Tahun 1999 Tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi. Alat bukti yang sah dalam bentuk petunjuk sebagaimana dimaksud psl.188 ayat (2) UU No.18 Tahun 1981 Tentang Hukum acara pidana, khusus untuk tindak pidana korupsi juga dapat diperoleh:

a. Alat bukti yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima dan disimpan secara elektronik dengan alat optik atau yang serupa dengan itu; dan

b. Dokumen, yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat dilihat, dibaca dan atau didengar yang dapat dikeluarkan dengan atau tanpa suatu sarana, baik yang tertuang diatas kertas, benda fisik apapun selain kertas, maupun yang terekam secara elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda, angka, atau perforasi yang memiliki makna.

71

Alat Bukti Dalam Cyber Crime dan Regulasi Tindak Pidana Terorisme

Pasal 27, alat bukti pemeriksaan tindak pidana terorisme, meliputi :

1. Alat bukti sebagaimana dimaksud dalam Hukum Acara Pidana

2. Alat bukti lain berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima, atau disimpan secara elektronik dengan alat optik atau yang serupa dengan itu, dan

3. Data, rekaman, atau informasi yang dapat dilihat, dibaca, dan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang di atas kertas, benda fisik apapun selain kertas, atau terekam secara elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada :

a. tulisan, suara, atau gambar

b. peta, rancangan, foto, atau sejenisnya

c. huruf, tanda, angka, simbol, atau dapat dipahami oleh orang mampu

membaca atau memahaminya.

(Perpu Nomor 1 tahun 2002 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Terorisme yang ditetapkan dengan UU Nomor 15 Tahun 2003, jo Perpu Nomor 2 Tahun 2002 tentang Pemberlakuan Perpu Nomor 1 Tahun 2002 tentang Penerapan Perpu Nomor 2 Tahun 2002)

Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah.

( Ayat (1) Pasal 5 UU ITE)

( Ayat (4) Pasal 5 UU ITE)

Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk:a.surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; danb.surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

(UU ITE Pasal 5Ayat (1))

Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli, Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaan.

74

Alat bukti penyelidikan, penuntutan dan pemeriksaan di sidang pengadilan menurut ketentuan Undang-undang ini adalah sebagai berikut:

a. alat bukti sebagaimana dimaksud dalam ketentuan Perundang-undangan; danb. alat bukti lain berupa Informasi Elektronik dan /atau Dokumen elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 angka 1 dan angka 4 serta Pasal 5 ayat (1), ayat (2), dan ayat (3)

(UU ITE Pasal 44)

75

Di Australia penetapan peraturan tidak seragam

1)Di dalam hukum yang berlaku umum di negara bagian “Pengaturan Keaslian Dokumen “ pihak yang berpekara di harapkan membuktikan isi dokumen, dokumen asli ditunjukkan tidak berupa copy atau dokumen sekunder yang diperoleh dari itu.

2) Dalam kenyataannya ada beberapa pengecualian yang dibuat dalam peraturan persidangan, seringkali menerima copy dokumen pada pembuktian. Dibeberapa negara bagian, Queensland, Victoria dan Australia Barat mempunyai ketentuan peraturan perundang-undangan yang telah merubah “Peraturan Keaslian Dokumen” yang membolehkan untuk menerima arsip microfilm sebagai pengganti arsip kertas, yang harus mendapat persetujuan/legislisasi dan pemerintah negara bagian

76

Di Malaysia

Amandemen Evident act 1950 pada Tahun 1997 Malaysia mencanangkan negara berbasis TI sejak Tahun 1996 melalui Proyek Malaysia Super Coridor (MSC).

Masuknya alat bukti elektronik yaitu: penambahan pada pasal 62 tentang alat bukti primer yaitu: dokumen yang dikeluarkan dari computer merupakan alat bukti primer.

77

Federal Rules of Evidence (AS)

Federal Rules of Evidence 803 (8) (Seperti dikutip NARA, 1990 : A-4) mengemukakan bahwa catatan elektronis diakui sebagai alat bukti/pengadilan federal, yang digunakan pada waktu pengadilan berlangsung, jika dapat dipercaya dalam suatu penetapan dokumentasi dengan melalui kegiatan sistem operasional pengelolaan arsip dan kontrol secara teliti.

78

Persyarat yang harus dipenuhi menurut hukum AS

- Dokumen yang dihasilkan dan disimpan secara elektronis, secara konsisten diciptakan melalui proses yang sama dan mempunyai standarisasi dalam penelusurannya kembali.

- Prosedur pengamanan untuk mencegah tidak terjadinya upaya menambah, modifikasi atau menghapus suatu arsip dan sistem proteksi yang memadai.

Prof. Ahmad Ramli, Dokumen Elektronik Arsip (Cyber Crime)

79

Digitalisasi menimbulkan kerawanan, bahwa “Electronic Records” in today’s information systems can easily be manipulated without having any trace. For this reason their value as evidence in courts is weak, if they are accepted at all.

In 1997 the ICA’s Committee on Electronic Records asserted that the value of electronic records as evidence in courts was weak, if they were admitted as evidence at all.23

Permasalahan dalam UU 8/1997 (pasal 13) jo PP 88/1999 (pasal 14 ayat 1) oleh internal perusahaan legalisasinya dapat menimbulkan conflict of interest, bahwa legalisasi dapat diatur-atur atau dimanipulasi sehingga bila timbul kasus di pengadilan dapat dianggap sebagai legalisasi sepihak.

UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010 UU ini mendorong peningkatan UU ini mendorong peningkatan

kualitas pelayanan publik melalui kualitas pelayanan publik melalui pengelolaan dan pelayanan informasi pengelolaan dan pelayanan informasi yang mudah diakses masyarakatyang mudah diakses masyarakat

UU ini mendorong Reformasi birokrasiUU ini mendorong Reformasi birokrasi Sejak dini harus dipersiapkan Sejak dini harus dipersiapkan

berbagai perangkat agar implementasi berbagai perangkat agar implementasi UU KIP dapat dilakukan secara UU KIP dapat dilakukan secara konsistenkonsisten

PengertianPengertian• INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg

dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu BADAN PUBLIK dan/atau diterima oleh suatu BADAN PUBLIK yg berkaitan dgn penyelenggaraan negara yg berkaitan dgn penyelenggaraan negara (Psl 1 ayat 2).(Psl 1 ayat 2).

• BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif, BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yg legislatif, yudikatif, dan badan lain yg fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dgn fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dgn penyelenggaraan negara, yg sebagian atau penyelenggaraan negara, yg sebagian atau seluruh dananya berasal dari APBN seluruh dananya berasal dari APBN dan/atau APBD (Psl 1 ayat 3).dan/atau APBD (Psl 1 ayat 3).

• KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri yg berfungsi menjalankan UU ini dan yg berfungsi menjalankan UU ini dan peraturan pelaksanaannya, menetapkan peraturan pelaksanaannya, menetapkan juknis standar layanan informasi publik dan juknis standar layanan informasi publik dan menyelesaikan sengketa informasi publik menyelesaikan sengketa informasi publik melalui mediasi dan/atau ajudikasi non melalui mediasi dan/atau ajudikasi non litigasi (Psl 1 ayat 4).litigasi (Psl 1 ayat 4).

Pasal 28F

Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala saluran yang tersedia.

Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak azasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegarayang demokratis

Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan

yangterbuka untuk umum)

Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789 (Liberte, Egalite, dan Fraternite)

Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini:1.Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi pemerintah masa lalu;2.Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu negara;3.Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip untuk masyarakat umum/publik

1. Access:- The availability of Record/ Archives for Consultation as a result both of legal authorisation and the existence of finding aids.- In automatic data processing the method of placing data into and retrieving it from a memory, e.g. direct access, random access, sequential access.

2. Toegankelijkheid (existences of finding aids) en

openbaarheid (legal authorisation)

(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)

1. Clearance An Administrative determination than an individual may

have acces to restricted records or information of a specified category

2. Resticted AccessA limitation on acces to records/archives or to individual documents to information of specified type, imposed by general or specific regulations detemining acces date or general exclussions from acces

3. Security Classification The restriction on acces to and use of records/archives or information therein imposed by a government in the interests of national security. The records or information concerned are referect to classified records or classified information

(Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)

1. Pengguna (siapapun dilayani);2. Kepekaan Informasi ( dalam perlindungan

pribadi);3. Pembatasan ( dari instansi pencipta);4. Standar dan Indeks (sarana temu balik);5. Pelayanan Copy (arsip/dokumen);6. Hak Cipta (intelektual);7. Pengawasan terhadap khasanah arsip (holding)8. Kondisi fisik arsip (media rekam);9. Pengamanan arsip/dokumen (tidak menunjukkan

asli arsip/dokumen);10.Kebijakan pada pengguna ruang baca (reading

room).

Arsip statis harus dibuka untuk publik, karena tujuan lembaga kearsipan didirikan ketersiedian arsip statis untuk dipergunakan, tetapi dalam keadaan tertentu halangan kebebasan (untuk mendapat informasi) dapat dihilangkan karena 4 (empat) hal:

1. Arsip statis yang berisi tentang militer yang dapat mempengaruhi keamanan dan keselamatan bangsa masa sekarang dan yang akan datang. Tidak semua arsip militer tertutup, arsip tentang sejarah militer dapat dibuka untuk publik bila pembukaannya tidak bertentangan dengan keamanan dan keselamatan negara;

2. Arsip yang berisi kebijaksanaan Luar Negeri, kebijaksanaan yang menentukkan hubungan dari pemerintah dengan pemerintah lain yang bersifat peka harus tetap tertutup untuk beberapa sebelum dapat dibuka kepada publik declassified

3. Arsip tentang rahasia bisnis/ finansial perusahaan;

4.Arsip yang berisi informasi pribadi (privacy):− marital status− finger print− medical history− personal information bank

(TR Schellenberg, Modern Archives, Principles And Techniques)

1. Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik.

2. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas.

3. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap Pemohon Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana.

4. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya.

(pasal 2 UU KIP)

a. menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik;

b. mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik;

c. meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik;

d. mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan;

(pasal 3 UU KIP)

d. mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak;

e. mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau

f. meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.

(pasal 3 UU KIP)

1. Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik

2. Menyediakan Informasi Publik yang akurat,benar, dan tidak menyesatkan

3. Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien

4. Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik

5. Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keaman negara

(pasal 7 UU KIP)

6. Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan noneletronik

(pasal 7 UU KIP)

7. Kewajiban Badan Publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian Informasi Publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

(pasal 8 UU KIP)

Badan publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan , yang mencakup:

1. Informasi yang dapat membahayakan negara

2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat

3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi

4. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan

5. Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan

Pasal 13

1. Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan sederhana, setiap Badan Publik :

a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dan

b. Membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara cepat, mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan informasi publik yang berlaku secara nasional.

2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sbgmn dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional

Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan/atau tidak menerbitkan InformasiPublik berupa Informasi Publik secara berkala, InformasiPublik yang wajib diumumkan secara serta-merta, Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atauInformasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah).

Pasal 52

(Pasal 52 UU KIP)

Pimpinan Satuan kerja, Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri)(Eselon II /unit kerja mandiri)bertanggungjawab atas bertanggungjawab atas otentisitas dokumen yang tercipta otentisitas dokumen yang tercipta

PPIDPPID

kegiatan

kegiatan

Arsip

Arsip

Arsip

Arsip

Dibantu : Arsiparis, Pranata Humas,Pranata Komputer

disediakan

diumumkan

Dg alasan:politik, ekonomi, sosial, dan hankam

tertutup

Dg alasan pengambilan keputusan publik

Arsip

Arsip

kegiatan

kegiatan

kebijakan

Organisasi

program

Tugas &Fungsi Informasi

Informasi

Informasi

terbuka

kegiatan

ArsipArsip

Dibantu oleh : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer

disediakan

diu

mu

mka

n

ArsipArsip

kegiatan

kegiatan Informasi

Informasi

Informasi

Alasan :Politik, ekonomi,Sosial, hankam

Terbuka

Pimpinan Satuan kerja, Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri)(Eselon II /unit kerja mandiri)bertanggungjawab atas bertanggungjawab atas pengelolaan arsip yang tercipta pengelolaan arsip yang tercipta

PPIDBertanggung jawab dalam pengelolaan informasi

ArsipArsipArsipArsip

Tertutup

Unit Kearsipan

Unit kerja pemilik kegiatan

Unit kerja kearsipan

Unit kerja kehumasan

Kebijakan KegiatanProgramKegiatan

alasan pengambilan keputusan publik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

Dokumen otentik

PPID

informasiinformasi

SKPD

KEPALA DAERAH

DPRD

SET.DAERAH

BIRO humas

Camat

INFOKOM

BAWAS

Lurah

Lurah

SKPD

Desa

SET.WAN.

BIRO

= Pusat Layanan Informasi

PPID dan PUSAT LAYANAN INFORMASI DAERAH

= Posisi PPID