KERTAS KERJA 1.docx

  • View
    300

  • Download
    3

Embed Size (px)

Text of KERTAS KERJA 1.docx

BIDANG TUGASPEMBANTU PERKERANIAN DAN OPERASI UNIT DOKUMEN PELAJAR (HEP) (PN. ANIDA BT ADNAN)

WAKTU BERTUGASHARIREHAT PAGIREHAT TENGAHARI

AHAD-RABU

9.00 PAGI 9.15 PAGI12.45-2.00 TGHR

KHAMIS

9.00 PAGI 9.15 PAGI12.00-2.30 TGHR

WAKTU BERTUGAS DAN WAKTU REHAT

PEMBANTU PERKERANIAN DAN OPERASI UNIT DOKUMEN PELAJAR (HEP)

MASA BERTUGAS : AHAD - RABU (7.30 PAGI - 4.30 PETANG)KHAMIS (7.30 PAGI 3.00 PETANG)

RANCANGAN TUGAS DAN JUSTIFIKASI JANGKAMASA TUGAS UTAMA DAN BEBANAN TUGAS

RANCANGAN TAHUNAN 2014-2015BILPERANCANGAN TUGAS HARIAN

BULANAN

TAHUNAN

CATATANJANGKA MASA YANG DIGUNA PADA TUGAS TAMBAHAN MELEBIHI TUGAS UTMA

(UNIT HEP)

1. FAIL PERIBADI PELAJAR///Kemaskini dari masa ke semasaSemasa dan setiap hari

2. SIJIL PROGRAM DALAMAN PELAJAR///Mengikut Program & Aktiviti di dalam Takwim Sepanjang tahunSemasa dan setiap hari

3. SIJIL PROGRAM LUAR PELAJAR///Mengikut Program & Aktiviti Sepanjang tahunSemasa dan setiap hari

4. SIJIL BERHENTI PELAJAR TINGKATAN 5.///April- Disember - FebruariSebelum Mac tahun berikutnya

5. TESTIMONIAL PELAJAR TINGKATAN 5.///April- Disember - FebruariSebelum Mac tahun berikutnya

6. KEDATANGAN PELAJAR///Januari- awal NovemberSetiap hari

(PENTADBIRAN )

7. Maklumat PPD JB/Web PPD JB/ emailSetiap hari

8. KEDATANGAN PELAJAR/Januari -November

(UNIT AKADEMIK)

9. FAIL KSSM SETIAP PELAJAR TINGKATAN 1 (KEMASUKAN BARU)//November Februari/ jika perluSemasa bergantung kuantiti & tempahan

(UNIT KUALITI)

15.FAIL DAN TULANG FAIL /Dari masa ke semasa atas arahanSemasa bergantung kuantiti & tempahan

(PEJABAT AM)

16.KERJA PEJABAT JIKA PERLU///Menanggung tugas Semasa

(PPH)

18.

TUGAS MAJLIS-MAJLIS RASMI TAHUNAN LPH/Hujung tahun Oktober Januari 3 bulan semasa, sebelum dan selepas

TUGAS-TUGAS UTAMA BEBANAN TUGAS TAMBAHAN

TUGAS UTAMA 1. (HEP)

1. FAIL PERIBADI PELAJAR2. SIJIL PROGRAM DALAMAN PELAJAR3. SIJIL PROGRAM LUAR PELAJAR4. SIJIL BERHENTI PELAJAR T5 5. TESTIMONIAL PELAJAR T56. TUGAS KEDATANGAN PELAJAR

2. (PENTADBIRAN) MAKLUMAT PPD JB

BEBANAN TUGAS TAMBAHAN

1. KERJA-KERJA SET KAUNTER TEMUDUGA IBUBAPA/PELAJAR KEMASUKAN PELAJAR T1 & T42. KERJA-KERJA SET KAUNTER PENDAFTARAN PELAJAR MASUK T1 & T43. UNIT KUALITI4. UNIT AKADEMIK5. AHLI JAWATANKUASA MAJLIS PPH

(1) TUGAS - FAIL PERIBADI PELAJAR

PERINCIAN TUGAS UTAMA JUSTIFIKASI PERINGKAT KERJA

(HEP)(1) TUGAS - FAIL PERIBADI PELAJAR

1. Menyiapkan fail pelajar baru iaitu fail peribadi fail hijau dan fail biru @kad 001, setiap pengambilan kemasukan T1 dan T4 setiap tahun.2. Memastikan fail lengkap dengan dokumen yang diminta ketika proses kemasukan seperti gambar, salinan kad pengenalan, alamat terkini dan sebagainya.3. Jika tidak lengkap, guru mentor perlu minta dari pelajar semasa perjumpaan KP.4. Mengemaskini maklumat pelajar dan kelas dalam sps.(rujuk PK HEP)5. Mengemaskini maklumat pelajar yang baru masuk/daftar ke SMIH.(rujuk PK HEP)6. Menyediakan fail peribadi pelajar baru.7. Mengemaskini maklumat / senarai nama mentor/KP yang terkini.(rujuk PK HEP)8. Mengemaskini fail peribadi setiap pelajar lama mengikut KP masing-masing.9. Mengemaskini fail-fail Mentor/KP dari masa ke semasa.10. Kemaskini pelajar yang berhenti dan kemasukan baru (semasa)11. Memastikan guru/mentor menyimpan semula fail yang diambil, mengikut manual yang dipapar pada pintu almari fail.12. Memastikan semua maklumat pelajar dan KP disimpan didalam fail unit dokumen pelajar.13. Memastikan dan merekod sijil dan fail pelajar yang dimaklumkan berhenti ke unit dokumen .(rujuk Kerani Pentadbiran)14. Menyiapkan label nama Mentor/KP untuk memudahkan urusan simpanan fail dan rujukan fail bila perlu.

JUSTIFIKASI : Penyusunan dan perancangan kerja dibuat awal dan teratur. Jumlah pelajar setiap kali kemasukkan T1 awal tahun adalah lebih kurang 150 orang. Fail-fail perlu siap di susun dalam fail kotak KP masing-masing seawal Januari. Maka kerja-kerja berkaitan pengurusan menyiapkan fail-fail peribadi pelajar dalam jumlah tersebut memerlukan masa yang panjang. Antara bulan Oktober hingga awal Januari. Tenaga kerja yang ada tidak mencukupi untuk menyiapkan kerja-kerja tersebut tanpa bantuan. Mengambil inisiatif sendiri pertolongan tenaga anak-anak sehingga lewat malam hampir setiap hari selepas waktu pejabat. Mengambil inisiatif memberi upah kepada sesiapa yang membantu dengan wang sendiri. Waktu pejabat saya terpaksa banyak membantu kerja-kerja pentadbiran , kemasukan, sps dan semakan-semakan yang berulang kali, pun masih tidak kecukupan tangan . Hasil dapatan tugas tidak boleh selesai dengan sempurna kerana bebanan kerja lain lagi dalam masa yang sama dan tiada pembantu yang membantu.

KERJA-KERJA MENYIAPKAN FAIL PERIBADI PELAJAR (Tempat : Bilik Dokumen)

TEMPAH FAIL PERIBADI HIJAUBELI FAIL BIRU KAD 001DARI SYKT MUAFAKAT & RAINBOW

SIAPKAN SUSUN SATU-SATU SET FAIL TERSEBUT ,SEBELUM PENDAFTARAN SETIAP KEMASUKAN T1, T4 & SEMASA

PASTIKAN IBUBAPA PELAJAR MENGISI MAKLUMAT PERIBADI & TAMPAL GAMBAR DI MUKA HADAPAN FAIL TERSEBUT SEMASA MENDAFTAR

MAKLUMAT DAN SALINAN DOKUMEN Eg IC DAN SEBAGAINYA SPT YANG DIMINTA PERLU LENGKAP DAN ADA DALAM FAIL.

SORT / ASINGKAN FAIL TERSEBUT KEPADA PELAJAR LELAKI DAN PEREMPUAN MEGIKUT ABJAD

SIMPAN DI BILIK DOKUMEN SEHINGGA DAPAT SENARAI MENTOR / KP MASING-MASING DARI PK

SENARAI KP DITERIMA , SORT PILIH FAIL PERIBADI PELAJAR TERSEBUT IKUT KP /MENTOR MASING-MASING

FAIL PELAJAR YANG TELAH DI SORT MASUK KE KOTAK FAIL BESAR DLM ALMARI MENGIKUT SUSUNAN YANG TELAH SIAP DENGAN MANUAL FAIL DIPINTU ALMARI

(2) SIJIL PROGRAM DALAMAN DAN (3) SIJIL LUAR PELAJAR

PERINCIAN TUGAS UTAMA JUSTIFIKASI PERINGKAT KERJA

(2) TUGAS - SIJIL-SIJIL PROGRAM DALAMAN DAN(3) SIJIL LUAR -PELAJAR1. Memastikan selepas setiap program tahunan sekolah dikeluarkan sijil kepada pelajar terlibat. (tindakan Guru/pengarah Program)2. Senarai nama perlu di sediakan secara microsoft office excel untuk memudahkan kerja membuat sijil. (Tindakan SU Program)3. Atau memastikan guru-guru terlibat mengisi borang buat sijil yang disediakan selepas siap sesuatu program atau aktiviti besar yang diadakan di sekolah dan diserahkan dengan kadar segera kepada unit dokumen pelajar dengan segera.4. Memastikan guru-guru yang terlibat dengan sebarang program luar menyediakan sijil pelajar yang telah siap atau sijil kosong dari luar dan menyediakan senarai nama pelajar yang terlibat dalam bentuk excel untuk dikeluarkan sijil kepada mereka.5. Memastikan sijil-sijil disiapkan secepat mungkin selepas aktiviti atau program sekolah. 6. Memastikan sijil-sijil yang telah siap di pilih mentornya (sort) untuk rujukan dimasukkan kedalam fail pelajar secepat mungkin.7. Memastikan semua senarai dan permohonan sijil di rekod dan difailkan untuk rujukan.8. Memastikan sijil-sijil organisasi seperti pusat sumber ,asrama,koperasi dan sebagainya menyediakan sijil-sijil pelajar terlibat secepat mungkin. (tindakan Guru bagi Organisasi tersebut)9. Memastikan semua sijil-sijil luar seperti MSSD,MSSM,MSSJ dan sebagainya diserahkan kepada unit dokumen pelajar secepat mungkin untuk dimasukkan ke fail pelajar yang terlibat.(tindakan EN & AA)10. Memastikan semua sijil-sijil KRS disediakan oleh guru-guru terlibat secepat mungkin.(tindakan Guru KRS)11. Memastikan semua sijil-sijil AJK Organisasi Debat dan Pertandingan Debat di hantar kepada unit fail pelajar dari semasa ke semasa.12. Memastikan sijil-sijil akademik tingkatan diserah awal ke unit dokumen untuk proses memasukkan ke fail peribadi pelajar sebelum keputusan SPM dikeluarkan. (tindakan NMS,NM,SSB,NT,ZS)13. Memastikan sijil-sijil organisasi yang lain siap seperti Kelas,Koperasi , MDP, Asrama, PRS, Pustakawan, Panel diskusi Pelajar siap mengikut masa.14. Memastikan kerja-kerja proses membuat sijil dari awal yang melalui beberapa peringkat di rekod.

CADANGAN UNTUK KERJA PEMBUATAN SIJIL1. Semua program atau aktiviti yang ada keluarkan sijil hendaklah di hantar ke unit dokumen secepat yang mungkin selepas program untuk kemaskini dan dimasuk ke fail peribadi.2. Senarai nama pelajar yang perlu diberi sijil perlu dihantar secepat mungkin selapas tamat program diemail terus dalam bentuk soft copy excel.3. Borang Sijil Berhenti dan Testimonial yang diedarkan kepada guru2 mentor untuk diisi oleh pelajar hendaklah dihantar mengikut tarikh yang diarahkan ke Unit Dokumen untuk kerja2 pengisian maklumat dan disiapkan.JUSTIFIKASI : Penyusunan dan perancangan kerja dibuat awal dan teratur. Jumlah pelajar keseluruhan 700 orang setiap tahun Sijil-sijil perlu siap sepatutnya selepas tamat Program. Ini adalah supaya pelajar menerima setiap sijil yang pelajar terlibat, tidak ada tunggakkan atau kes sijil tidak dikeluarkan. Maka kerja-kerja berkaitan pengurusan menyiapkan sijil-sijil penyertaan pelajar dalam jumlah banyak untuk setiap program tersebut. Kerja dilakukan peringkat demi peringkat ,dan setiap peringkat memerlukan staf yang membantu. Terutama kerja-kerja sort kepada mentor dan masukkan kedalam fail mentor dan pelajar. Memerlukan masa tumpuan yang agak banyak dan berulang semula dengan program lain sepanjang tahun. Tenaga kerja yang ada tidak mencukupi untuk menyiapkan kerja-kerja tersebut tanpa bantuan. Seperti biasa ,mengambil inisiatif sendiri pertolongan tenaga anak-anak sehingga lewat malam hampir setiap hari selepas waktu pejabat. Mengambil inisiatif memberi upah kepada sesiapa yang membantu dengan wang sendiri. Semasa tugas ini di pegang oleh staf lepas juga beliau telah mengambil inisiatif minta bantuan staf lain dengan upah duit sendiri. Waktu pejabat saya terpaksa banyak membantu kerja-kerja pentadbiran ,