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Jorge Victoria, PMP, ITILf, Green Belt

Director ConsultoríaALPHA CONSULTORIA

www.alpha-consultoria.com Mayo 2013

Terminar bien es empezar bien: Elpoder de la junta de kick off

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“EL INICIO ES

LA PARTE MAS

IMPORTANTEDEL TRABAJO”

Platón

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Que NO es una junta

de Kick-Off• Una junta de kick-off no es una

reunión social

• (Aunque a veces se puede incluir unevento de integración posterior)

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Que es una junta de Kick-Off• Es un hito que marca para la

Organización el arranque formal de lasactividades del proyecto

•

No confundir con el Project Charter , elcual lo que determina es la existenciaformal del proyecto

• Esta junta solo sucede una vez en cada

proyecto , por lo que es muy importanteaprovecharla al máximo

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Sabia usted que el PMBOK®

no menciona la junta dekickoff?

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Pregunta

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Una excelente junta de kick-offgarantiza un proyecto exitoso?

Una mala junta de kick-off garantizaun proyecto problemático?

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Objetivos de la junta de Kick-Off• Lograr que el Patrocinador de un mensaje fuerte y claro acerca de la importancia

del proyecto y expectativas de cooperación de la organización (posicionamientodel proyecto)

• Establecer un compromiso con el equipo de proyectos del cliente

• Establecer un clima de confianza para el proyecto

• Posicionarse con el cliente y los usuarios como un PM con la capacidad paragestionar el proyecto y llevarlo a buen término

• Aclarar dudas y expectativas de los involucrados

• Confirmar roles y responsabilidades esperados de los involucrados

• Iniciar el proceso de Manejo del Cambio (Sensibilización )

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Etapas de la junta de kick-off

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1. Antes de la junta ( PREPARACIÓN)

2. Durante la junta ( EJECUCIÓN)

3. Después de la junta ( SEGUIMIENTO)

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ANTES DE LA JUNTA

• CONOCE TU PROYECTO – Debes ser capaz de responder las siguientes preguntas:

• Porqué se está haciendo el proyecto? (OBJETIVO)• Que le dará al Negocio (BENEFICIOS)• Cuales son sus entregables principales? (ALCANCE)• Fechas críticas ((MILESTONES)• Presupuesto asignado (Si Aplica)• Premisas (SUPUESTOS, RESTRICCIONES, EXCLUSIONES, RIESGOS)

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ANTES DE LA JUNTA

• CONOCE EL ENTORNO DEL PROYECTO – Relevancia política y estratégica – Áreas del Negocio que impacta –

Dependencia que tiene de otros proyectos – Dependencia de otros proyectos hacia este – Nivel de autoridad del PM en la Organización – Recursos compartidos

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ANTES DE LA JUNTA

• CONOCE A TUS PRINCIPALES STAKEHOLDERS – Patrocinador del Proyecto – Gerencias/Direcciones que aportan el presupuesto – Gerencias/Direcciones usuarias – Gerencias/Direcciones que aportan los recursos – Gerencias/Direcciones que autorizan los entregables

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ANTES DE LA JUNTA

• ESTABLECE UNA AGENDA CLARA QUE RESPONDA LOSIGUIENTE

– Porqué? Porqué se está haciendo el proyecto. Que se busca resolver –

Que? En que consiste la solución. Que se va a hacer – Como? Como se va a trabajar – Cuando? Cuando se tendrán que hacer las cosas – Quien? Quien va a hacer que

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ANTES DE LA JUNTA

• PREPARACIÓN DE LA PRESENTACIÓN EJECUTIVA – Revisión con los responsables de parte del cliente (PM/Patrocinador)

• De los mensajes que se quieren dar en la junta• De los tópicos a incluir• De los presentadores de cada tópico y de su duración• Creación de la Agenda y desarrollo de la presentación

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ANTES DE LA JUNTA

• LOGÍSTICA – Definición de lista de asistentes – Definición de fecha , hora y lugar –

Definición de materiales y equipo para la junta – Envío de la invitación con tiempo

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Ejemplo de guion para la junta de kick-off

• Apertura de la junta - PATROCINADOR• Presentación del proyecto a alto nivel – PATROCINADOR• Mención de la importancia del proyecto – PATROCINADOR• Presentación del detalle del proyecto – PM

– Alcance funcional y geográfico – WBS – Cronograma e hitos clave

• Presentación de las metodologías del proyecto – PM –

Metodología de gestión de proyectos – Metodologías de desarrollo de la Solución

• Presentación de miembros del equipo del proyecto - MIEMBROS• Presentación de las reglas de trabajo del equipo – CLIENTE

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DURANTE LA JUNTA

• La junta se divide en dos partes principales:

• Parte dirigida por el Patrocinador – En la primera parte de la junta Altos directivos y otras partes interesadas son invitados a

esta breve reunión que no debe durar más de 30 minutos. El patrocinador del proyectoofrece una breve descripción del proyecto, porqué se está haciendo, lo que logrará ycual es el valor para el Negocio.

• Parte dirigida por el(los) PM(s) –

La segunda parte es una sesión inicial de trabajo para el equipo del proyecto. En esta sepresentan todos los miembros y se entra al detalle de temas como el alcance funcional ygeográfico, entregables, cronograma y recursos. Así mismo se revisan a detalle roles yresponsabilidades y se aclaran expectativas.

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POSTERIOR A LA JUNTA

• Elaborar y distribuir en los dos días siguientes la minuta de la reunión,indicando claramente los compromisos y tareas adquiridos por ambaspartes y el responsable de cumplirlos

• Mandar un comunicado a los involucrados clave que no participaron en elkick-off del arranque oficial del proyecto

• Reunirse con el interlocutor y/o patrocinador para contrastar impresionesy recoger cualquier punto discordante, que permita orientar nuestraposición

• Ser riguroso en los compromisos adquiridos

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Unos últimos tips…

• Desarrollar todas las actividades de preparación y ejecución junto con elPM del cliente (si aplica).

• Considera hacer una junta interna de kickoff con tu equipo, sobre todo sihabrá varias áreas y proveedores incluidos.

• No entres a mucho detalle ni quieras resolver problemas en la junta,recuerda que solo es el kickoff.

• Asigna una persona que apunte todo lo que discuta y se acuerde en la

reunión.• Administra bien el reloj durante la junta para que termine a tiempo y se

vean todos los puntos de la agenda.

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Director de ConsultoríaALPHA CONSULTORIA jvictoria@alpha-consultoria.com

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