KOPERASI PROFESIONAL PUTRAJAYA BERHAD (KOPROJAYA)

PANDUAN 1: PENGURUSAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

KOPERASI PROFESIONAL PUTRAJAYA BERHAD TUJUAN Panduan ini dikeluarkan berpandukan Garis Panduan (GP) 14: Garis Panduan Pengurusan Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi di bawah seksyen 86B Akta Koperasi 1993 (Akta) sebagai panduan kepada koperasi untuk mengurus dan mengendalikan Mesyuarat Agung Tahunan (MAT) KOPROJAYA secara teratur menurut seksyen 39 Akta. LATAR BELAKANG 1. MAT merupakan forum bagi anggota-anggota koperasi untuk mengetahui dan

menilai pengurusan dan prestasi koperasi sejak setahun yang lalu. Anggota-anggota koperasi juga boleh menegur, mengawal dan mengambil tindakan yang perlu jika wujud sebarang kelemahan, kesalahan, pertikaian dan penyelewengan dalam koperasi.

2. Tertakluk kepada Akta, Peraturan dan Undang-Undang Kecil, Mesyuarat Agung merupakan kuasa tertinggi dalam struktur pengurusan koperasi. Dengan ini, MAT merupakan majlis utama untuk anggota-anggota KOPROJAYA menilai prestasi, menimbang, memutus dan meluluskan sebarang cadangan yang berkaitan dengan perancangan masa depan KOPROJAYA khususnya dalam tempoh satu tahun yang akan datang.

3. Garis Panduan ini dapat membantu KOPROJAYA dari segi:

(1) Membuat persiapan awal sebelum MAT diadakan; (2) Memastikan urusan MAT berjalan dengan teratur dan mematuhi undang-

undang; (3) Menentukan perkara-perkara penting dalam hal ehwal koperasi diberi

perhatian dan dibincangkan dengan teliti dalam MAT; dan (4) Memastikan keputusan yang dibuat adalah jelas.

PERANAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 4. Tertakluk kepada Akta, Peraturan dan Undang-Undang Kecil, Mesyuarat Agung

merupakan kuasa tertinggi dalam struktur pengurusan koperasi. Dengan ini, MAT merupakan majlis utama untuk anggota-anggota KOPROJAYA menilai prestasi, menimbang, memutus dan meluluskan sebarang cadangan yang berkaitan dengan perancangan masa depan KOPROJAYA khususnya dalam tempoh satu tahun yang akan datang.

5. Peranan MAT adalah seperti berikut:

(1) Penyampaian Maklumat Anggota-anggota KOPROJAYA akan mendapat maklumat melalui laporan atas hal ehwal perjalanan dan pencapaian koperasi termasuklah apa-apa arahan, pandangan dan teguran Suruhanjaya sejak MAT yang terakhir.

(2) Penilaian MAT merupakan forum bagi membolehkan anggota atau perwakilan menilai prestasi, kecekapan dan keberkesanan pengurusan KOPROJAYA sejak MAT yang terakhir. Ini membolehkan koperasi memperbaiki dan meningkatkan perkhidmatan dan pengurusannya pada masa hadapan.

(3) Perancangan

MAT merupakan platform bermulanya idea dan cadangan daripada anggota kepada Lembaga KOPROJAYA. Idea dan cadangan ini menggambarkan kehendak atau keperluan bersama anggota KOPROJAYA bagi membolehkan dan memudahkan KOPROJAYA merancang sebarang perkhidmatan atau aktiviti yang akan dilaksanakan pada masa hadapan.

(4) Pengawalan

MAT merupakan kuasa kawalan ke atas sebarang kelemahan, salah laku, penyelewengan dan pelanggaran terhadap Undang-Undang Kecil KOPROJAYA atau Aturan-Aturan. Anggota-anggota KOPROJAYA bolehlah mengambil tindakan ke arah memperbaiki pengurusan koperasi khususnya dari segi pematuhan kepada perundangan dan nilai-nilai koperasi.

PERSIAPAN SEBELUM MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 6. Lembaga koperasi pada amnya bertanggungjawab atas semua urusan MAT.

Antara tindakan-tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut :

(1) Pencalonan Anggota Lembaga KOPROJAYA Koperasi hendaklah memastikan proses pencalonan Anggota Lembaga Koperasi dilaksanakan dengan teratur seperti mana yang digariskan di Lampiran 1.

(2) Pengauditan Akaun KOPROJAYA Bendahari hendaklah memastikan akaun diuruskan dengan kemas kini menurut seksyen 58 Akta bagi membolehkan akaun berkenaan diaudit dan dibentang bersekali dengan lain-lain laporan dalam MAT itu selaras dengan kehendak subseksyen 59(1) Akta.

(3) Persiapan Buku Laporan Tahunan

Semua perkara berkaitan yang hendak dibentangkan dalam MAT hendaklah disediakan dalam Buku Laporan Tahunan. Buku Laporan Tahunan hendaklah mengandungi sekurang-kurangnya perkara-perkara berikut:

(i) Agenda Mesyuarat Agung Tahunan. (ii) Minit Mesyuarat Agung Tahunan bagi tahun sebelumnya. (iii) Laporan Lembaga dan Jawatankuasa Audit Dalaman. (iv) Penyata Kewangan Teraudit. (v) Anggaran Belanjawan.

(4) Notis Mesyuarat Agung Tahunan

Notis MAT yang mengandungi maklumat tarikh, masa, tempat dan agenda mesyuarat hendaklah disampaikan kepada anggota atau perwakilan sekurang-kurangnya lima belas (15) hari sebelum MAT. Satu salinan notis hendaklah disampaikan kepada Suruhanjaya menurut seksyen 41 Akta.

(5) Kelulusan Kekurangan Kuorum

Dalam keadaan tertentu sekiranya kuorum tidak mencukupi bagi maksud: (i) Mengadakan MAT; dan/atau (ii) Meminda undang-undang kecil koperasi maka koperasi dinasihatkan

mendapat kelulusan pengurangan kuorum daripada Suruhanjaya. (6) Keselamatan

Keselamatan tempat mesyuarat hendaklah dipastikan dengan mendapatkan kerjasama pihak berkuasa keselamatan, sekiranya perlu.

(7) Protokol

Nasihat dan kerjasama dari Bahagian Istiadat hendaklah diperolehi sekiranya ada upacara perasmian MAT yang melibatkan orang kenamaan.

(8) Senarai Anggota atau Perwakilan

Senarai anggota atau perwakilan yang sah dan layak hadir menurut Undang-Undang Kecil koperasi di dalam MAT hendaklah disediakan untuk urusan pendaftaran dan semakan semasa hari MAT berkenaan.

(9) Pengundian

Satu Jawatankuasa Kecil Pengundian hendaklah ditubuhkan untuk memastikan pengurusan pengundian berjalan dengan teratur dan betul.

(10) Mesyuarat Khas Lembaga sebelum Mesyuarat Agung Tahunan Lembaga hendaklah mengadakan mesyuarat khas untuk memastikan kesempurnaan persiapan MAT pada tarikh yang ditentukan. Lembaga hendaklah meneliti semua perkara yang hendak dilakukan dan dibincangkan semasa MAT termasuk usul bertulis yang diterima daripada anggota tidak kurang daripada tujuh hari sebelum MAT diadakan.

(11) Usul ke Mesyuarat Agung Tahunan

(i) Semua usul yang diterima tidak kurang daripada tujuh hari sebelum MAT hendaklah dibentang dalam MAT.

(ii) Usul yang dikemukakan yang di luar daripada bidang kuasa pengurusan koperasi hendaklah didengar, ditimbang dan diputuskan di MAT.

(iii) Usul bertindih yang diterima bolehlah diselaraskan.

MEMULAKAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 7. MAT hendaklah dimulakan, selepas tamatnya upacara majlis perasmian, jika

ada; dengan melantik Pengerusi Mesyuarat mengikut cara yang ditetapkan dalam Undang-Undang Kecil koperasi.

8. MAT hendaklah dikendalikan mengikut Etika Mesyuarat Agung seperti di

Lampiran 2.

SEMASA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN DILAKSANAKAN 9. Peranan Anggota atau Perwakilan

Anggota atau perwakilan hendaklah menjalankan tugasnya dengan penuh tanggungjawab dalam MAT bagi memastikan kesinambungan koperasi pada masa hadapan. Peranan ini boleh dilaksanakan oleh anggota dengan mengambil perhatian kepada perkara-perkara berikut:

(1) Akaun Koperasi, Laporan Berkanun Lembaga, Laporan Juruaudit

dan Pandangan Suruhanjaya Ke atas Akaun Koperasi Setiap anggota KOPROJAYA atau perwakilan adalah bertanggungjawab untuk menyemak, menilai dan mengambil tindakan yang sewajarnya ke atas sebarang isu yang berkaitan dengan akaun-akaun, Laporan Berkanun Lembaga, laporan Juruaudit dan pandangan Suruhanjaya ke atas akaun-akaun koperasi dan subsidiari atau subsidiari-subsidiarinya, jika ada.

(2) Laporan Lembaga

Setiap anggota hendaklah menyemak, mengkaji dan menilai laporan pengurusan Lembaga berkenaan dengan kedudukan koperasi dan subsidiari atau subsidiari-subsidiarinya, jika ada.

(3) Belanjawan Tahunan Setiap anggota hendaklah menilai Belanjawan Tahunan Koperasi dengan teliti. Penilaian tersebut bertujuan untuk memastikan pengurusan KOPROJAYA berbelanja secara berhemat. Perbelanjaan sebenar bagi tahun sebelumnya yang telah dilakukan hendaklah dibandingkan dengan anggaran belanjawan yang dibuat. Begitu juga dengan anggaran belanjawan pada tahun yang akan datang hendaklah mengambil kira perancangan masa depan serta kemampuan kewangan semasa koperasi. Mengikut Peraturan- peraturan Koperasi, perbelanjaan koperasi tidak boleh melebihi lima (5) peratus daripada amaun yang diperuntukkan dalam belanjawan kecuali dengan kelulusan MAT.

(4) Pelaburan

(i) Koperasi hendaklah: (a) Memastikan prestasi pelaburan sedia ada

dibentangkan dalam MAT; (b) menentukan skop dan had bagi setiap aktiviti

pelaburan yang akan dilakukan; dan (c) memperincikan setiap jenis pelaburan yang akan dibuat.

(ii) Setiap anggota atau perwakilan hendaklah menilai prestasi

pelaburan-pelaburan koperasi sedia ada dan yang akan dibuat untuk memastikan ianya memberi manfaat kepada anggota atau perwakilan.

(5) Had Maksimum Keterhutangan

(i) Anggota atau perwakilan hendaklah : (a) mengambil tahu mengenai tujuan pinjaman yang hendak dibuat;

dan (b) menentukan had maksimum keterhutangan.

(ii) Penetapan had maksimum keterhutangan hendaklah selaras dengan

kehendak GP9: Garis panduan Mengenai Pengambilan Simpanan Khas dan Deposit atau Penerimaan Pinjaman.

(6) Elaun Anggota Lembaga Koperasi dan Saraan Pengarah Subsidiari

Anggota atau perwakilan hendaklah menyemak dan mengkaji sama ada elaun kepada anggota Lembaga koperasi dan saraan pengarah subsidiari adalah berpatutan dan wajar. Elaun dan saraan hendaklah berdasarkan kepada prestasi dan keupayaan kewangan semasa koperasi dan subsidiari atau subsidiari-subsidiarinya, jika ada.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT AGUNG TAHUNAN 10. Pelantikan Pegawai-pegawai Koperasi

(1) Mesyuarat Lembaga khas hendaklah diadakan sebaik sahaja MAT berakhir

untuk melantik Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari koperasi di kalangan anggota Lembaga.

(2) Koperasi hendaklah mengemukakan kepada Suruhanjaya suatu senarai anggota Lembaga tidak lewat daripada lima belas (15) hari selepas MAT selaras dengan kehendak perenggan 14(1)(a) Akta.

11. Minit Mesyuarat Agung Tahunan

(1) Koperasi hendaklah memastikan minit MAT:

(a) disediakan dengan betul, tepat dan lengkap; (b) ditentusahkan oleh Jawatankuasa Penentusahan minit MAT; dan (c) dikemukakan kepada Suruhanjaya tidak lewat daripada 30 hari

selepas tarikh MAT selaras dengan kehendak perenggan 14(1)(b) Akta.

12. Tarikh Kuat Kuasa Garis panduan ini dikuatkuasakan pemakaiannya mulai 1 Julai 2018.

LAMPIRAN 1

PROSES PENCALONAN ANGGOTA LEMBAGA KOPERASI

URUSAN PENCALONAN 1. Urusan pemilihan calon anggota Lembaga koperasi hendaklah dikendalikan oleh:

(1) Jawatankuasa yang dibentuk oleh Lembaga; atau (2) Lembaga.

JAWATANKUASA PENCALONAN 2. Lembaga hendaklah menetapkan komposisi Jawatankuasa dan menentukan

bidang tugas mereka. Jawatankuasa bolehlah terdiri daripada pegawai, anggota atau perwakilan dan mana-mana orang yang dilantik oleh Lembaga.

3. Pengerusi Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada mana-mana anggota dilantik

Lembaga, di mana pada setiap masa dan dalam semua hal adalah tertakluk kepada penyeliaan dan arahan Jawatankuasa dan hendaklah:

(1) Melaksanakan keputusan-keputusan Jawatankuasa; (2) Menjalankan mana-mana tugas Jawatankuasa yang diwakilkan kepadanya

oleh Jawatankuasa; (3) Menandatangani bagi pihak Jawatankuasa segala notis, pengumuman dan

sebarang dokumen yang dikeluarkan atas nama dan bagi pihak Jawatankuasa; dan

(4) Mempunyai kuasa dan tanggungjawab yang ditetapkan oleh Jawatankuasa. 4. Jawatankuasa mempunyai tanggungjawab seperti berikut :

(1) Memastikan perkara-perkara berkaitan dengan pencalonan menurut kehendak Akta, Peraturan-Peraturan Koperasi, perintah, garis panduan dan undang-undang kecil koperasi;

(2) Mengawal dan menyelia perjalanan pencalonan supaya pelaksanaannya teratur, adil dan saksama; dan

(3) Mewakilkan apa-apa tanggungjawab dan tugasnya kepada mana-mana orang yang difikirkan perlu tertakluk kepada terma dan syarat atau sekatan yang ditentukan.

5. Dalam hal ketiadaan Jawatankuasa, Lembaga hendaklah mempunyai kuasa dan

kewajipan sebagaimana yang diberikan kepada Jawatankuasa tersebut.

DAFTAR PEMILIH 6. Daftar pemilih ialah senarai anggota yang mempunyai segala hak dan kewajipan

sebagai seorang anggota sebagaimana yang terkandung di dalam undang-undang kecilnya. Mereka layak untuk hadir mesyuarat agung, mengundi dan menjadi calon anggota Lembaga koperasi.

7. Lembaga bertanggungjawab menyediakan daftar pemilih bagi Mesyuarat Agung

Tahunan:

Daftar anggota hendaklah dijadikan sebagai asas dalam penyediaan daftar pemilih. Daftar pemilih hendaklah mengandungi butiran anggota sekurang-kurangnya seperti berikut:

(1) Nama anggota; (2) Nombor dan tarikh keanggotaan; (3) Nombor kad pengenalan; dan (4) Alamat surat-menyurat.

8. Lembaga hendaklah menyerah daftar pemilih kepada Jawatankuasa bersama

dengan notis dalam tempoh tidak kurang dua (2) bulan sebelum tarikh mesyuarat agung.

9. Anggota atau perwakilan tidak boleh disenaraikan dalam daftar pemilih jika:

(1) Tidak menjelaskan bayaran syer bagi perolehan hak yang ditentukan dalam Undang-Undang Kecil koperasi;

(2) Keanggotaanya telah digantung di bawah Undang-Undang Kecil koperasi; (3) Telah memberi notis menarik diri dari menjadi anggota di bawah Undang-

Undang Kecil koperasi; atau (4) Hilang kelayakan sebagai anggota di bawah Undang-Undang Kecil koperasi

SYARAT DAN KELAYAKAN CALON 10. Seseorang calon layak untuk dipilih menjadi anggota Lembaga koperasi

sekiranya:

(1) Tidak pernah disabitkan atas satu kesalahan di bawah Akta atau kesalahan boleh daftar;

(2) Tidak pernah dipecat atas suatu perintah Suruhanjaya sebagai pegawai sesuatu koperasi;

(3) Tiada percanggahan kepentingan dalam mana-mana aktiviti yang diusahakan oleh koperasi itu; atau

(4) Genap tempoh tiga (3) tahun menjadi anggota koperasi; dan (5) Terlibat secara aktif sebagai jawatankuasa dalam sekurang-kurangnya

tujuh (7) program koperasi.

NOTIS PENAMAAN CALON

11. Notis Penamaan Calon secara bertulis, atau dengan apa-apa cara lain, hendaklah dikeluarkan sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum tarikh penamaan calon dibuka. Notis tersebut hendaklah menyatakan :

(1) Bilangan kekosongan Lembaga; (2) Masa dan tarikh penamaan calon dibuka; (3) Masa dan tarikh penamaan calon ditutup; (4) Cara mana Borang Penamaan Calon boleh diperoleh; dan (5) Tarikh mesyuarat agung tahunan

12. Borang Penamaan Calon hendaklah diterima dalam tempoh yang ditentukan oleh

koperasi.

BORANG PENAMAAN CALON 13. Pencalonan hendaklah dibuat dalam Borang Penamaan Calon rasmi yang

ditetapkan oleh koperasi. 14. Jawatankuasa hendaklah menolak Borang Penamaan Calon yang diterima setelah

tamat tempoh penamaan calon.

LAMPIRAN 2

ETIKA MESYUARAT AGUNG

1. PERHIMPUNAN Anggota-anggota koperasi hendaklah berhimpun di suatu tempat pada masa dan tarikh yang telah ditetapkan seperti mana dalam notis mesyuarat.

2. BAHASA RASMI

Bahasa Rasmi bagi mesyuarat hendaklah Bahasa Malaysia. Walau bagaimanapun, bahasa-bahasa lain dibenarkan mengikut kesesuaian.

3. PENGERUSI MESYUARAT

Pengerusi mesyuarat hendaklah sebagaimana ditetapkan oleh Undang- Undang Kecil.

4. AGENDA MESYUARAT

Agenda mesyuarat hendaklah sebagaimana dinyatakan dalam Notis Mesyuarat. 5. KUORUM

Kuorum hendaklah sebagaimana ditetapkan oleh undang-undang kecil dan Peraturan-Peraturan Koperasi.

6. MINIT MESYUARAT AGUNG YANG LALU

Minit mesyuarat agung yang lalu akan diedarkan dan dibentang untuk pengesahan. Selain dari pembetulan minit, perbincangan ke atasnya tidak dibenarkan. Hanya selepas pengesahan dibuat, anggota-anggota boleh bertanya sekadar mendapat penjelasan sahaja. Perbahasan terhadapnya tidak dibenarkan.

7. SETIAUSAHA MESYUARAT

Setiausaha atau orang yang diarahkannya hendaklah mencatat perjalanan mesyuarat. Minit Mesyuarat hendaklah disiapkan dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh mesyuarat agung diadakan.

8. HAK-HAK ANGGOTA

Anggota-anggota yang layak hadir dalam mesyuarat mempunyai hak untuk bercakap, menyuarakan pendapat, pandangan, cadangan dan mengundi atas sesuatu perkara yang dibincangkan dalam agenda mesyuarat.

9. LAPORAN TAHUNAN

(1) Laporan Tahunan yang mengandungi Laporan Lembaga dan Penyata

Kewangan Teraudit akan dibentangkan untuk dibincangkan setelah minit mesyuarat agung yang lalu disahkan. Penerimaannya hendaklah di bawah syor ″Telah diterima dan diluluskan”.

(2) Laporan Tahunan hendaklah diberi keutamaan daripada perkara lain. Sesuatu syor boleh dibuat terhadap mana-mana perkara dalam laporan tersebut dan ia hendaklah dibuat dengan persetujuan Pengerusi Mesyuarat.

10. TERTIB BERCAKAP

(1) Anggota yang ingin bercakap hendaklah bangun dan apabila diberi keizinan oleh Pengerusi, beliau hendaklah berdiri dan mengajukan ucapannya kepada Pengerusi Mesyuarat.

(2) Apabila lebih daripada seorang anggota bangun untuk bercakap, anggota

yang terdahulu hendaklah diberi keutamaan untuk bercakap. Walau bagaimanapun, keputusan terletak kepada Pengerusi mesyuarat agung.

(3) Anggota tidak boleh bercakap lebih daripada sekali di atas sebarang usul

atau pindaan yang sama kecuali (sebagai pembawa usul atau pindaan kepada usul itu) untuk menjawab. Sekiranya ada pindaan dibuat ke atas usul asal, anggota berkenaan boleh bercakap sekali lagi terhadap pindaan yang dibuat itu.

(4) Seseorang anggota tidak boleh mengganggu anggota lain yang sedang

bercakap, kecuali:

(a) jika hendak membuat teguran berkenaan perkara tertib mesyuarat. Ketika itu anggota yang sedang bercakap hendaklah menarik perhatian kepada perkara yang hendak disampaikan untuk pengetahuan mesyuarat dan diserahkan kepada Pengerusi Mesyuarat untuk memutuskannya; atau

(b) jika hendak menerangkan apa-apa perkara yang disampaikan oleh

anggota yang bercakap itu dalam ucapannya dengan syarat anggota yang sedang bercakap itu mahu memberi laluan dan anggota yang hendak mencelah itu diberi izin oleh Pengerusi Mesyuarat.

(5) Jika seseorang anggota mengganggu seorang anggota lain yang sedang

bercakap semasa mesyuarat sedang berjalan atau menggunakan bahasa kasar atau biadab dan ingkar mematuhi arahan Pengerusi Mesyuarat apabila diminta menjaga tertib mesyuarat, namanya akan dicatat oleh Pengerusi Mesyuarat. Ia akan diminta meninggalkan bilik mesyuarat dan tidak akan dibenarkan masuk selagi ia tidak meminta maaf yang memuaskan dan diterima oleh Pengerusi Mesyuarat.

(6) Jika Pengerusi Mesyuarat memberi arahan untuk bertenang, atau apa-apa

arahan yang ada kaitan dengan mesyuarat, anggota yang sedang bercakap hendaklah kembali duduk dan anggota lain tidak dibenarkan bercakap sehingga Pengerusi Mesyuarat memberi kebenaran untuk meneruskan perbincangan.

11. HAD MASA BERCAKAP

Pembawa usul atau pindaan tidak dibenarkan bercakap lebih daripada lima minit. Anggota yang membicarakan usul selepas itu tidak dibenarkan melebihi tiga (3) minit, kecuali jika dibenarkan masa tambahan oleh Pengerusi Mesyuarat. Tambahan masa yang diberi hendaklah tidak melebihi dua (2) minit.

12. ISI-ISI UCAPAN

(1) Anggota hendaklah menghadkan percakapan kepada perkara yang dibincangkan sahaja, dan tidak boleh mengeluarkan apa-apa yang tidak ada kaitan dengan perkara yang dibincangkan itu.

(2) Perkara-perkara yang dalam pertimbangan atau perbicaraan mahkamah

tidak boleh dibincang. (3) Perkara-perkara yang telah diputuskan oleh mesyuarat tidak boleh

dipertimbangkan semula kecuali dengan adanya usul tersendiri bagi membatalkan keputusan mesyuarat berkenaan dengan perkara itu.

(4) Seseorang anggota tidak boleh menggunakan bahasa kasar atau biadab dan

tidak boleh mengeluarkan sangkaan buruk terhadap orang lain. (5) Nama, kelakuan dan sifat Seri Paduka Baginda Yang Di Pertuan Agong atau

nama DYMM Raja-Raja Melayu atau TYT Yang Di Pertua Negeri Pulau Pinang, Melaka, Sabah dan Sarawak tidak boleh digunakan bagi mempengaruhi mesyuarat.

(6) Seseorang anggota yang bercakap tidak boleh menggunakan:

(a) perkatan-perkataan derhaka kepada negeri; (b) perkataan-perkataan yang membangkitkan perasaan melawan

terhadap kerajaan yang memerintah, dan (c) perkataan-perkataan yang menaikkan perasaan sakit hati dan

permusuhan antara kaum dan agama di Malaysia.

(7) Jika pada pendapat Pengerusi, bahawa apa-apa usul atau pindaan atau perbahasan yang akan dijalankan atas usul atau pindaan itu tujuannya melanggar peraturan ini, maka Pengerusi boleh menolak usul atau pindaan berkenaan itu, atau memberhentikan perbahasan itu dan memerintahkan supaya usul atau pindaan berkenaan itu tidak dibahaskan lagi.

13. MENUTUP UCAPAN/PERBAHASAN Setelah sesuatu usul dikemukakan kepada mesyuarat, seorang anggota boleh mencadangkan usul itu diputuskan. Jika pada pendapat Pengerusi, usul itu tidak bercanggah dengan mana-mana peraturan, maka usul itu boleh dikemukakan untuk diputuskan dengan serta merta. Ia hendaklah diputuskan dengan tidak boleh dipinda atau dibincang walaupun pembawa usul asal atau pindaan tidak berpeluang menjawab.

14. USUL (MOTION)

(1) Sebarang cadangan pertama di dalam satu perkara itu akan dikenali sebagai usul asal dan semua cadangan mengenai perkara yang sama dikenali sebagai pindaan.

(2) Tiap-tiap usul atau pindaan-pindaan kepadanya hendaklah ada pencadang

dan penyokongnya dan hendaklah dibentangkan secara bertulis. (3) Tiap-tiap usul yang hendak dimasukkan ke dalam agenda hendaklah

dihantar secara bertulis kepada Setiausaha koperasi sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum mesyuarat agung diadakan.

(4) Seseorang anggota yang ingin menarik balik atau mengubah atau meminda

isi-isi sesuatu usul yang dibuat olehnya boleh berbuat demikian dengan memberitahu secara bertulis berkenaannya kepada Setiausaha sebelum tarikh mesyuarat agung. Walau bagaimanapun, disyaratkan pindaan itu pada pendapat Pengerusi tidak mengubah asas atau tujuan yang terkandung dalam usul asal itu.

(5) Apabila sesuatu usul itu ditarik balik selepas ianya dimasukkan dalam

agenda mesyuarat agung, Pengerusi, apabila tiba masanya, mengisytiharkan dalam mesyuarat agung bahawa usul tersebut telah ditarik balik dan tidak boleh dibahas lagi.

15. CADANGAN DAN SOKONGAN

(1) Sesuatu usul atau pindaan tidak boleh dibincangkan atau dibahas sehingga ia mendapat sokongan. Jika tiada sokongan, usul atau pindaan itu gugur dengan sendirinya.

(2) Seseorang anggota tidak boleh mencadang atau menyokong lebih daripada

sekali bagi sesuatu usul. Pencadang atau penyokong sesuatu usul atau pindaan usul tidak boleh mengemukakan (mencadang) atau menyokong pindaan lain kepada usul tersebut.

16. PINDAAN Jika sebarang pindaan dikemukakan dan disokong terhadap sesuatu usul, pindaan selanjutnya tidak boleh dibuat sehingga pindaan terdahulu itu dibatalkan. Apabila pindaan kepada usul tersebut diisytiharkan, usul yang dipinda menjadi usul asal, yang mana pindaan-pindaan selanjutnya boleh dikemukakan tertakluk kepada para 18 Etika ini.

17. HAK MENJAWAB

(1) Pembawa usul (termasuk pembawa pindaan yang menjadi usul asal) mempunyai hak untuk menjawab dengan syarat dia hendaklah menjawab kepada ucapan yang dibuat olehnya terdahulu. Perkara-perkara baru tidak boleh dibangkitkan. Setelah menjawab, usul hendaklah diundi dengan segera untuk mendapatkan suara majoriti anggota-anggota yang hadir.

(2) Jika usul asal telah diganti dengan pindaan, hak menjawab diberikan

kepada orang yang membawa pindaan. 18. USUL TERGEMPAR

Sebarang usul yang tidak dimasukkan ke dalam agenda mesyuarat agung tidak boleh dikemukakan dalam mesyuarat untuk dibahas

19. PENGUNDIAN

(1) Semua perkara hendaklah diputuskan dengan kelebihan undi kecuali perkara-perkara berkaitan dengan Pindaan Undang-undang Kecil. Jika undi sama banyak, perkara yang dibincangkan disifatkan kalah. Pengerusi tiada undi pemutus.

(2) Pengerusi mesyuarat tidak boleh mengundi berkenaan sebarang perkara

mengenai dirinya. 20. ADAB ANGGOTA TIDAK BERCAKAP

Masa mesyuarat sedang berjalan:

(1) Anggota hendaklah masuk ke dewan atau keluar daripada dewan atau membawa diri dalam dewan dengan tertib adab;

(2) Seseorang anggota tidak boleh melintas ruangan tengah dewan tanpa apa-

apa urusan; (3) Anggota-anggota tidak boleh membaca surat-surat khabar, buku- buku,

surat-surat atau lain-lain kecuali dengan perkara-perkara yang ada kaitan dengan perkara yang dibahas; dan

(4) Masa seseorang anggota bercakap, anggota lain hendaklah diam dan tidak mengganggu

21. KUASA PENGERUSI MESYUARAT DAN TERTIB DALAM MESYUARAT

(1) Bila anggota-anggota ditegur oleh pengerusi berkenaan dengan peraturan mesyuarat atau bangun semasa perbahasan berjalan, mana-mana anggota yang sedang bercakap atau yang hendak bercakap, hendaklah duduk dan Mesyuarat hendaklah diam supaya percakapan Pengerusi dapat didengar dan tidak terganggu.

(2) Adalah menjadi tanggungjawab Pengerusi memastikan supaya etika

mesyuarat ini dipatuhi dan keputusannya mengenai apa-apa perkara peraturan mesyuarat tidak boleh diminta ditimbangkan semula.

(3) Pengerusi setelah menarik perhatian mesyuarat kepada kelakuan seseorang

anggota yang degil dengan menyebutkan perkara- perkara yang tidak kena mengena dengan perkara mesyuarat boleh memerintahkan dia berhenti bercakap.

(4) Pengerusi hendaklah memerintahkan mana-mana anggota yang

berkelakuan tidak baik keluar dengan serta merta daripada mesyuarat. (5) Anggota yang diperintahkan keluar menurut perenggan 21(d), dengan serta

merta hendaklah keluar dari dewan mesyuarat dan tidak dibenarkan masuk hingga habis mesyuarat.

(6) Jika sesuatu perkara berbangkit mengenai prosedur, maka proses

pengundian untuk membuat keputusan adalah tidak diperlukan. Adalah memadai dengan keputusan pengerusi sahaja. Sekiranya perkara yang dibincangkan melibatkan perkara hakiki (substantive) maka keputusan hendaklah dibuat secara pengundian.

(7) Jika mesyuarat agung membincangkan sesuatu perkara yang melibatkan

kepentingan pengerusi, maka mesyuarat hendaklah dipengerusikan oleh seorang yang lain sehingga keputusan telah dibuat. Dalam hal ini prinsip ″Natural Justice″ hendaklah terpakai.

(8) Pengerusi hendaklah menasihatkan anggota yang hadir dalam mesyuarat

supaya sentiasa berada di dalam dewan mesyuarat sepanjang mesyuarat diadakan bagi memastikan kuorum mesyuarat adalah mencukupi pada setiap masa.

(9) Jika berlaku kekacauan besar dan luar jangka dalam mesyuarat, Pengerusi

boleh, jika pandangannya wajar, menangguhkan mesyuarat tanpa perlu meminta keputusan mesyuarat selama yang ditetapkan olehnya.